Thực trạng kế toán thanh toán tại công ty tnhh chương dương ec

Kế toán thanh toán bao gồm các công việc như: Quản lý công nợ, trích lập các khoản dự phòng nợ phải thu, thực hiện xử lý các khoản công nợ bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, ký séc hoặc

Tính cấp thiết của đề tài

Thanh toán là sự chuyển giao tài sản của một bên (người hoặc công ty, tổ chức) cho bên kia, thường được sử dụng khi trao đổi sản phẩm hoặc dịch vụ trong một giao dịch ràng buộc pháp lý

Với lƣợng vốn chủ sở hữu có hạn, doanh nghiệp không thể nào chi trả tất cả các khoản phát sinh trong hoạt động kinh doanh, dẫn đến phải chiếm dụng vốn của tố chức khác làm phát sinh quan hệ thanh toán

Trong tất cả các khoản phải thu của doanh nghiệp thì phải thu khách hàng chiếm vị trí quan trọng nhất Số tiền thu đƣợc từ khách hàng là nguồn tiền chính để doanh nghiệp có thể chi trả các khoản nợ và tiếp tục hoạt động kinh doanh của mình Việc quản lý và thu hồi nợ có hiệu quả nâng cao khả năng thanh toán của doanh nghiệp, đảm bảo cho doanh nghiệp có tình hình tài chính ổn định để vƣợt qua những rủi ro trong quá trình hoạt động kinh doanh của mình và quyết định sự liên lạc của quá trình hoạt động kinh doanh

Quan hệ thanh toán là yếu tố của hoạt động tài chính và là cơ sở cho công tác quản lý tài chính trong một doanh nghiệp Thông qua các thông tin về nghiệp vụ thanh toán chi tiết theo từng đối tƣợng, thời gian và tình hình thanh toán Điều này giúp cho các nhà quản lý nắm đƣợc tình hình thanh toán của doanh nghiệp rồi từ đó đƣa ra các chính sách thu hồi nợ, thanh toán nợ và cân đối tài chính doanh nghiệp giữa vốn chiếm dụng cà vốn bị chiếm dụng sao cho hợp lý Vì vậy, các nghiệp vụ liên quan đến việc thanh toán phát sinh đều đƣợc thể hiện qua chứng từ, sổ sách nên việc quản lý các khoản nợ và thu hồi nợ phải đƣợc tiến hành thông qua kế toán Việc quản lý thường xuyên và chi tiết của kế toán mà ban giám đốc có những quyết định đúng đắn, có nhƣng biện pháp kịp thời trong việc thu hồi nợ phải thu sớm nhất có thể từ phía khách hàng nhƣng vẫn phải đảm bảo duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng, đồng thời chi trả đúng hạn cho người bán nhằm nâng cao uy tín cho công ty

Quan hệ thanh toán với người mua người bán có ảnh hưởng quan trọng đến tình hình tài chính doanh nghiệp

Mục tiêu của đề tài

Mục tiêu tổng quát

Mục tiêu tổng quát của bài nghiên cứu là hoàn thiên thực trạng kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Chương Dương E&C.

Mục tiêu cụ thể

Mục tiêu 1: Nghiên cứu quy trình kế toán thanh toán đƣợc áp dụng tại các doanh nghiệp Việt Nam

Mục tiêu 2: Thực trạng công tác kế toán thanh toán tại công ty TNHH Chương Dương E&C

Mục tiêu 3: Nhận xét về ƣu điểu, hạn chế của thực trạng kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Chương Dương E&C Từ đó đề xuất giải pháp hoàn thiện thực trạng kế toán thanh toán tại doanh nghiệp.

Câu hỏi nghiên cứu

Để đạt đƣợc những mục tiêu nghiên cứu đã nêu trên, tác giả cần đặt vấn đề thông qua những câu hỏi để đạt đƣợc mục tiêu:

Câu hỏi thứ nhất: Khi nhắc đến cơ sở lý thuyết của kế toán thanh toán tại Việt Nam, người ta thường đề cập đến những nội dung gì?

Câu hỏi thứ hai: Thực trạng kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Chương Dương E&C được diễn ra như thế nào?

Câu hỏi thứ ba: Từ thực trạng công tác kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Chương Dương E&C, tác giả rút ra nhận xét gì về kế toán thanh toán tại công ty? Để khắc phục những hạn chế đã nêu, tác giả đề xuất những cách thức nào để hoàn thiện kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Chương Dương E&C?

Đối tƣợng nghiên cứu

 Đối tƣợng nghiên cứu của đề tài này là thực trạng kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Chương Dương E&C

 Phạm vi về không gian: Công ty TNHH Chương Dương E&C

 Phạm vi về thời gian: Năm tài chính 2022 của E&C (Từ tháng 01/2022 – 12/2022)

 Phạm vi về nội dung: Tập trung chủ yếu vào nội dung nghiên cứu kế toán phải thu khách hàng và kế toán phải trả người bán.

Phương pháp nghiên cứu

Quan sát trực tiếp, tham khảo tài liệu tại phòng kế toán: Quan sát cách hạch toán, ghi chép tại phòng kế toán, tìm kiếm thông tin qua các chứng từ, sổ sách sử dụng để có những thông tin cần thiết

Thu thập những thông tin liên quan đến đề tài thông qua các sách, giáo trình, bài giảng, công trình nghiên cứu, tạp chí khoa học, các trang mạng uy tín nhằm hệ thống hóa nội dung về cơ sở lý luận của đề tài

Phương pháp tổng hợp, phân tích và so sánh: So sánh giữa những dữ liệu thứ cấp và dữ liệu sơ cấp đã thu thập đƣợc, đối chiếu giữa lý thuyết và thực tế nhằm rút ra những kiến nghị để củng cố thực trạng kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Chương Dương E&C.

Nội dung nghiên cứu

 Nghiên cứu về lý thuyết kế toán thanh toán

 Tìm hiểu thực trạng kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Chương Dương E&C

 Rút ra ƣu điểm, hạn chế Thêm vào đó, đề xuất giải pháp nhằm khắc phục hạn chế trong thực trạng kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Chương Dương E&C.

Đóng góp của đề tài

Tác giả mong muốn đề tài nghiên cứu này góp phần vào củng cố xây dựng kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Chương Dương E&C Sự đóng góp này được thể hiện qua việc đề xuất các phương pháp nhằm cải thiện và tối ưu hóa thực trạng kế toán thanh toán tại công ty.

Tổng quan về lĩnh vực nghiên cứu

Nguyễn Bá Minh Đăng (2020) với công trình nghiên cứu “Kế toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán tại Công ty TNHH nước giải khát Suntory Pepsico do Công ty TNHH kiểm toán Grant Thornton Vietnam thực hiện.” Tác giả đã sử dụng phương pháp thu thập dữ liệu và phân tích kế toán thanh toán tại doanh nghiệp Qua đó khái quát những nội dung về mặt lý luận liên quan đến kế toán thanh toán và cách thức áp dụng lý luận vào thực tiễn khi thực hiện kế toán thanh toán cho một doanh nghiệp (Cụ thể là Công ty TNHH nước giải khát Suntory Pepsico)

Hồ Thị Hồng Ngọc (2023) với công trình nghiên cứu “Kế toán thanh toán tại Công ty TNHH chuyển phát nhanh DHL – VNPT” Tác giả đã sử dụng phương pháp thu thập và phân tích dữ liệu nhằm khái quát những lý luận về kế toán thanh toán Thêm vào đó, phân tích quy trình kế toán tại doanh nghiệp Sau cùng nêu những ƣu nhƣợc điểm của quy trình kế toán thanh toán tại Công ty TNHH chuyển phát nhanh DHL-VNPT cũng nhƣ những giải pháp nhằm hoàn thiện hạn chế trong quy trình kế toán thanh toán tại Công ty

Nguyễn Đông Tiên (2023) với công trình nghiên cứu “Kế toán vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán tại Công ty TNHH SXTM Tâm Nguyễn” Tác giải đã sử dụng phương pháp thu thập dữ liệu và phân tích dữ liệu để tóm lược lý thuyết về kế toán thanh toán Từ đó áp dụng lý luận vào thực tiễn khi kế toán thanh toán tại Công ty TNHH SXTM Tâm Nguyễn Vận dụng những kiến thức đƣa ra nhận xét về quy trình kế toán thanh toán tại công ty Từ đó đề xuất những giải pháp nhằm khắc phục những hạn chế đã nêu.

Kết cấu của khóa luận

Khóa luận tốt nghiệp được trình bày trong 3 chương chính (Chưa bao gồm phần mở đầu, kết luận):

 Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác kế toán thanh toán

 Chương 2: Thực trạng kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Chương Dương E&C

 Chương 3 Giải pháp củng cố kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Chương Dương E&C.

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN THANH TOÁN

Những vấn đề chung về kế toán thanh toán

Thanh toán là việc chi trả để giả quyết xong một khoản nợ Khoản nợ này bao gồm nợ phải thu khách hàng và nợ phải trả người bán Để thực hiện thanh toán khoản nợ, ta có thể dung nhiều phương thức, chẳng hạn như: Chi trả bằng tiền mặt, chuyển khoản bằng tiền gửi ngân hàng, ký séc hoặc lập ủy nhiệm thu/ủy nhiệm chi Trong giao dịch thương mại, bằng chứng để xác nhận những giao dịch thanh toán đã đƣợc thực hiện hoàn tất hay chƣa, tiền độ hoàn tất bao nhiêu phần trăm được thể hiện thông qua hợp đồng thương mại, biên bản xác nhận, hóa đơn giá trị gia tăng, đề nghị thanh toán (DNTT), biên bản nghiệm thu (BBNT), giấy báo nợ/giấy báo có,… và nhiều chứng từ kế toán khác

Kế toán thanh toán bao gồm các công việc nhƣ: Quản lý công nợ, trích lập các khoản dự phòng nợ phải thu, thực hiện xử lý các khoản công nợ bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, ký séc hoặc lập ủy nhiệm thu/ủy nhiệm chi cho doanh nghiệp Sau đó, kế toán sẽ lưu trữ chứng từ của các giao dịch phát sinh, cuối kỳ tổng hợp số liệu và đóng sổ, thực hiện các báo cáo liên quan đến tình hình thực hiện công nợ cho giám đốc hoặc những bộ phận liên quan khác

1.1.2 Đặc điểm của kế toán thanh toán

Do công việc kế toán thanh toán liên quan nhiều đến việc chi trả nợ cho người bán, thu hồi các khoản tiền từ khách hàng nên phải đảm bảo các khoản thanh toán công nợ phải đúng hạn, tránh trường hợp chiếm dụng vốn Để dảm bảo việc thanh toán diễn ra đúng hạn và khách hàng hay nhà cung cấp không phàn nàn về thời hạn thanh toán, người làm công tác kế toán cần phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:

 Xây dựng hệ thống quy tắc thanh toán và điều kiện thực hiện công nợ một cách logic và rành mạch trước khi xảy ra giao dịch Điều này nhằm thông tin cho khách hàng cũng nhƣ nhà cung cấp những điều kiện để ghi nhận thanh toán và thời gian thực hiện chi trả hoặc thu hồi công nợ Trong thực tế, có rất nhiều trường hợp nhà cung cấp hoặc khách hàng gửi thiếu chứng từ kế toán hoặc ghi sai thông tin trên chứng từ thanh toán, vì thế giao dịch phát sinh ấy chƣa đủ điều kiện để kế toán ghi nhận thanh toán, điều đó dẫn đến việc đến hạn thanh toán nhƣng kế toán vẫn chƣa thực hiện chi trả tiền, gây ra cự cãi không đáng có giữa các doanh nghiệp Tóm lại, việc làm rõ thông tin và điều kiện thanh toán ngay từ đầu, trước khi giao dịch phát sinh sẽ khiến công tác thanh toán công nợ đƣợc thực hiện một cách dễ dàng và nhanh gọn hơn

 Quản lý tốt các chứng từ đã nhận và nắm rõ những chứng từ kế toán chƣa được nhận để nhắc nhở khách hàng hoặc nhà cung cấp bổ sung trước kỳ hạn thanh toán

 Đối với những khách hàng có quan hệ giao dịch mua bán thường xuyên hoặc những khách hàng có số dự nợ lớn, cần chú ý theo dõi tiến trình thực hiện công nợ của khách hàng, trích lập khoản dự phòng phải thu khó đòi nếu đủ điều kiện Cuối kỳ, kế toán thanh toán nên kiểm tra công nợ, đối chiếu số dƣ nợ và yêu cầu khách hàng xác nhận bằng văn bản nếu cần thiết

 Hệ thống các tài khoản kế toán cấp 2, cấp 3, cấp 4 một cách có logic và quy tắc Sổ chi tiết, sổ cái, sổ tổng hợp công nợ phải thu, phải trả cần đƣợc trình bày hợp lý và dễ hiểu, dễ tổng hợp số liệu

1.1.3 Nhiệm vụ của kế toán thanh toán

Nhiệm vụ của kế toán thanh toán đƣợc mô tả dựa vào 2 quy trình chính của doanh nghiệp: Quy trình mua hàng – trả tiền và quy trình bán hàng - thu tiền Đây là quy trình cơ bản trong doanh nghiệp Tuy nhiên, tùy thuộc theo đặc thù của từng nghành nghề mà 2 quy trình này có thể biểu hiện theo những cách thức khác nhau nhằm phục vụ cho nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp

Hình 1.1 Quy trình mua hàng – thanh toán

Sơ đồ trên mô tả rõ về tiến trình thực hiện, công việc thực hiện, bộ phận thực hiện và công việc thực hiện của quy trình mua hàng Dựa vào sơ đồ trên, ta thấy nhiệm vụ của kế toán mua hàng nằm ở tiến trình 3 – Cân kho, 5 – Thực hiện mua và

6 - Giao nhận, thanh toán và kết thúc

Tiến trình 3 – Cân kho: Kế toán cùng với thủ kho xem xét để cân đối tồn kho và tồn PO (Purchasing order) theo công thức: Tổng lƣợng cần mua = Tổng yêu cầu mua tại các bộ phận – Tồn đầu – Tồn PO Lưu ý các trường hợp bộ phận mua hàng yêu cầu những hàng hóa trùng lắp với hàng hóa đã đƣợc lên danh sách trên PO và đang đợi nhà cung cấp giao hàng Nếu hàng hóa yêu cầu mua và cung ứng vẫn còn biểu thị trên PO nhƣng nhà cung cấp chƣa giao hàng thì phải đốc thúc tiến trình giao hàng của nhà cung cấp Tóm lại, trong tiến trình này, kế toán thanh toán cần nắm rõ những hàng hóa nào đã đƣợc lên PO và những hàng hóa nào chƣa đƣợc lên

PO để tránh trường hợp các bộ phận đề nghị mua hàng trùng lắp với các mặt hàng đã có sẵn trên PO

Tiến trình 5 – Thực hiện mua: Sau khi nhận xét duyệt chi trả từ giám đốc hoặc người/bộ phận được ủy quyền, bộ phận kế toán sẽ lập PO hoặc hợp đồng kinh tế Tùy theo nhu cầu và dự định mua hàng của doanh nghiệp mà kế toán sẽ chọn lập

PO hay hợp đồng kinh tế Hợp đồng kinh tế thường sẽ được lập khi hàng hóa hoặc dịch vụ được cung cấp có khoản phát sinh giá trị lớn hoặc phát sinh thường xuyên trong doanh nghiệp Trái ngƣợc với hợp đồng kinh tế, PO đƣợc lập đối với hàng hóa mà doanh nghiệp chỉ dự định nhập một số lƣợng nhất định trong một khoảng thời gian ngắn để thực hiện một dự án hoặc mục đích nào đó Trong hợp đồng kinh tế có thể chứa nhiều mã số PO mà những mã số PO này giúp phân biệt số lƣợng đơn đặt hàng trong một hợp đồng kinh tế

Kế toán cũng cần lưu ý doanh nghiệp có đang ký hợp đồng nguyên tắc về những mặc hàng nào với nhà cung cấp hay không Vì có những mặc hàng cụ thể mà công ty đã ký hợp đồng nguyên tắc với một nhà cung cấp nào đó để được hưởng mức giá ƣu đãi hoặc chiết khấu ƣu đãi cho doanh nghiệp Bù lại, hợp đồng nguyên tắc sẽ ràng buộc công ty chỉ đƣợc nhập mặt hàng đó đối với nhà cung cấp đã ký hợp đồng, không đƣợc mua hàng từ những nhà cung cấp khác, nếu không sẽ vi phạm hợp đồng nguyên tắc Trong trường hợp này, kế toán nên kiểm tra lại tên của nhà cung cấp liệu có đƣợc đề cập đến trong hợp đồng nguyên tắc nào hay không Nếu hàng hóa mua khác nhà cung cấp đƣợc đề cập đến trong hợp đồng nguyên tắc, kế toán nên thông báo để những bộ phận liên quan đổi lại nhà cung cấp và lập lại đề nghị xác nhận mua hàng

Sau khi đã lập PO hoặc hợp đồng kinh tế, kế toán sẽ gửi hợp đồng để xin ký duyệt, kiểm tra hạn mức nợ, đối chiếu kế hoạch thanh toán Nhƣ đã đề cập tại phần

“Đặc điểm của kế toán thanh toán”, kế toán cần thông báo và xác nhận rõ với nhà cung cấp về điều kiện giao hàng, thời gian nhận hàng, chất lƣợng sản phẩm, thời gian nhận tiền thanh toán,… Và những điều kiện khác để tránh sự cố phát sinh liên quan đến việc các bên không nắm rõ hoặc hiểu nhầm về thông tin thanh toán

Kế toán tiền và các khoản tương đương tiền

Tiền và các khoản tương đương tiền đóng vai trò quan trọng trong quy trình thanh toán của doanh nghiệp Khác với các loại tài sản khác, tiền và các khoản tương đương tiền thường có tính thanh khoản, khả năng chuyển đổi thành tiền cao, dễ dàng thực hiện các nghĩa vụ thanh toán của doanh nghiệp

Theo thông tƣ 200 của Bộ Tài Chính quy định năm 2014, tiền và các khoản tương đương tiền bao gồm: Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng (bao gồm tiền đang chuyển) và các khoản đầu tƣ tài chính có thời hạn không quá 3 tháng và có khả năng chuyển đổi thành tiền một cách dễ dàng

Các chứng từ cần có khi hạch toán, ghi nhận giao dịch của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tiền và các khoản tương đương tiền:

 Phiếu thu có đủ chữ ký theo quy định của chế độ chứng từ kế toán

 Phiếu chi có đủ chữ ký theo quy định của chế độ chứng từ kế toán

Tại Điểm a Khoản 1.4 Điều 112 Thông tƣ số 200/2014/TT-BTC quy định về trình bày báo cáo tài chính trên chỉ tiêu “Tiền và các khoản tương đương tiền” như sau:

“Chỉ tiêu này phản ánh các khoản đầu tƣ ngắn hạn có thời hạn thu hồi không quá 3 tháng kể từ ngày đầu tƣ có khả năng chuyển đổi dễ dàng thành một lƣợng tiền xác định và không có rủi ro trong việc chuyển đổi thành tiền tại thời điểm báo cáo

…Các khoản tương đương tiền có thể bao gồm: Kỳ phiếu ngân hàng, tín phiếu kho bạc, tiền gửi ngân hàng có kỳ hạn gốc không quá 3 tháng…

Khi phân tích các chỉ tiêu tài chính, ngoài các khoản tương đương tiền trình bày trong chỉ tiêu này, kế toán có thể coi tương đương tiền bao gồm cả các khoản có thời hạn thu hồi còn lại dưới 3 tháng kể từ ngày báo cáo (nhưng có kỳ hạn gốc trên

3 tháng) có khả năng chuyển đổi dễ dàng thành một lƣợng tiền xác định và không có rủi ro trong việc chuyển đổi thành tiền.”

Tại Điểm 1.2 Khoản 1 Điều 114 Thông tƣ số 200/2014/TT-BTC quy định:

“ Các khoản đầu tư ngắn hạn được coi là tương đương tiền trình bày trên báo cáo lưu chuyển tiền tệ chỉ bao gồm các khoản đầu tư ngắn hạn có thời hạn thu hồi hoặc đáo hạn không quá 3 tháng có khả năng chuyển đổi dễ dàng thành một lƣợng tiền xác định và không có rủi ro trong chuyển đổi thành tiền kể từ ngày mua khoản đầu tƣ đó tại thời điểm báo cáo Ví dụ kỳ phiếu ngân hàng, tín phiếu kho bạc, chứng chỉ tiền gửi… có thời hạn thu hồi hoặc đáo hạn không quá 3 tháng kể từ ngày mua.”

Căn cứ vào quy định nêu trên, trường hợp tại ngày kết thúc kỳ kế toán, đối với các hợp đồng tiền gửi có kỳ hạn gốc trên 3 tháng nhưng thời gian đáo hạn dưới

3 tháng, có khả năng chuyển đổi dễ dàng thành một lƣợng tiền xác định và không có rủi ro trong việc chuyển đổi thành tiền thì Công ty không đƣợc phân loại là tiền và tương đương tiền khi lập và trình bày báo cáo tài chính nhưng có thể được coi là tương đương tiền cho mục đích phân tích các chỉ tiêu tài chính

Như vậy, thông tư 200/2014/TT-BTC đã quy định tài khoản tiền và tương đương tiền bao gồm:

 128-Đầu tư nắm giữ đến ngày đáo hạn (Có kỳ hạn dưới 3 tháng)

Sơ đồ hạch toán tài khoản tiền mặt đƣợc mô tả qua tài khoản chữ T sau:

Hình 1.3 Sơ đồ hạch toán tiền mặt (TK111)

Nguồn: Tác giả tự tổng hợp

Sơ đồ hạch toán tài khoản tiền gửi ngân hàng đƣợc mô tả qua tài khoản chữ T sau:

Hình 1.4 Sơ đồ hạch toán tiền gửi ngân hàng (TK112)

Nguồn: Tác giả tự tổng hợp

Sơ đồ hạch toán tiền đang chuyển đƣợc mô tả qua tài khoản chữ T sau:

Hình 1.5 Sơ đồ hạch toán tiền đang chuyển (TK113)

Nguồn: Tác giả tự tổng hợp

Sơ đồ hạch toán các khoản đầu từ nắm giữ đến ngày đáo hạn đƣợc mô tả qua sơ đồ chữ T dưới đây:

Hình 1.6 Sơ đồ hạch toán khoản đầu tƣ nắm giữ đến ngày đáo hạn (TK128)

Nguồn: Tác giả tự tổng hợp

Hình 1.7 Sơ đồ hạch toán khoản đầu tƣ nắm giữ đến ngày đáo hạn (TK128)

Nguồn: Tác giả tự tổng hợp

Kế toán các khoản nợ phải thu

Phải thu khách hàng là khoản phải thu phát sinh khi doanh nghiệp đã cung cấp thành phẩm, hàng hóa và dịch vụ, đã đƣợc khách hàng chấp nhận thanh toán nhƣng chƣa thu đƣợc tiền Chi tiết hơn thì trong quá trình sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp thực hiện các hoạt động: cho vay; bán hàng hóa, dịch vụ, công cụ tài chính… chƣa nhận thanh toán ngay, chƣa nhận thanh toán đủ; cấp vốn cho đơn vị cấp dưới phụ thuộc; tạm ứng cho CBCNV; ký quỹ, ký cược, … từ đó phát sinh các quyền đòi nợ, đòi thanh toán gọi chung là những khoản nợ phải thu (tiếng Anh là Receivables hoặc Accounts receivable)

 Nợ phải thu xác định quyền lợi của doanh nghiệp về một khoản tiền, hàng hóa, dịch vụ, … mà doanh nghiệp sẽ thu về trong tương lai

 Nợ phải thu là một tài sản của doanh nghiệp đang để đang bị các đơn vị, tổ chức kinh tế, cá nhân khác sử dụng chiếm dụng mà doanh nghiệp có trách nhiệm phải thu hồi

 Tại thời điểm lập Báo cáo tài chính, các khoản nợ phải thu đƣợc thể hiện ở phần Tài sản của Bảng CĐKT

Kế toán mở sổ chi tiết theo dõi đến từng khách hàng về số tiền phải thu, đã thu, được ứng trước và còn phải thu Cuối niên độ kế toán, kế toán kiểm tra công nợ của từng khách hàng, nếu có những khoản nợ quá hạn hoặc chƣa đến hạn mà khách hàng gặp khó khăn về tài chính nhƣ phá sản, giải thể thì kế toán cần tính toán để lập dự phòng, nhằm phản ánh đúng tình hình tài chính của doanh nghiệp

Tuy nhiên, vì giới hạn về quy mô và thời gian nghiên cứu, bài luận này chỉ tập trung vào những tài khoản có giao dịch phát sinh thường xuyên, quy mô giao dịch lớn trong công ty thông thường nói chung và Công ty TNHH E&C nói riêng Vì thế, em xin phép thu hẹp quy mô nghiên cứu Kế toán khoản nợ phải thu thành Kế toán các khoản nợ phải thu khách hàng (TK131)

Các nghiệp vụ phát sinh các khoản phải thu đều đƣợc theo dõi qua chứng từ kế toán gốc

 Hóa đơn bán hàng thông thường

 Phiếu thu (có thể có)

Khi phát sinh khoản phải thu, trên chứng từ kế toán gốc sẽ ghi rõ số tiền phải thu Nếu khách hàng trả thì sẽ giảm khoản phải thu của khách hàng đó, nhiều doanh nghiệp thường dùng phiếu thu để ghi nhận nghiệp vụ này

Tài khoản kế toán sử dụng để hạch toán các khoản phải thu khách hàng là tài khoản kế toán 131 (đƣợc chi tiết đến từng đối tƣợng) Kết cấu của tài khoản kế toán

131 được trình bày trong sơ đồ dưới đây:

Bảng 1.1 Tài khoản 131 – Phải thu khách hàng

 Số tiền phải thu khách hàng phát sinh trong kỳ

 Số tiền chi hộ hoặc tiền thừa trả lại cho khách hàng

 Số tiền điều chỉnh chênh lệch tỷ giá tăng về số dƣ phải thu bằng ngoại tệ

 Số tiền giảm giá và chiết khấu thanh toán cho các khách hàng

 Số tiền đã thu của khách hàng (kể cả ứng trước)

 Số tiền điều chỉnh chênh lệch tỷ giá giảm về số dƣ phải thu bằng ngoại tệ cuối kỳ

 Nợ khó đòi đã xử lý

Số tiền còn phải thu của khách hàng Số tiền được khách hàng ứng trước

Nguồn: Tác giả tự tổng hợp

Sơ đồ hạch toán các khoản phải thu của khách hàng đƣợc mô tả qua sơ đồ chữ T dưới đây:

Hình 1.8 Sơ đồ hạch toán khoản phải thu của khách hàng (TK131)

Nguồn: Tác giả tự tổng hợp

Kế toán các khoản nợ phải trả

Nợ phải trả là tổng các khoản nợ phát sinh do doanh nghiệp đi vay và nợ các tổ chức hoặc cá nhân

Các mối quan hệ vay, nợ chủ yếu và phát sinh thường xuyên bao gồm các quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp; khách hàng; ngân hàng; các đối tác liên doanh, liên kết; các khoản thuế, phí, lệ phí phải nộp cho ngân sách Nhà nước; và các khoản thanh toán nội bộ của doanh nghiệp

Các khoản nợ phải trả đƣợc phân loại theo thời hạn thanh toán đƣợc chia thành:

 Nợ phải trả ngắn hạn: Là các khoản vay, nợ có thời hạn trả trong vòng một chu kỳ hoạt động bình thường hoặc trong vòng một năm Vay ngắn hạn được sử dụng cho các mục đích về vốn lưu động trong cả ba giai đoạn của quá trình sản xuất (dự trữ, sản xuất và tiêu thụ)

 Nợ phải trả dài hạn: Là các khoản vay, nợ có thời hạn trên một năm hoặc ngoài một chu kỳ hoạt động bình thường Vay dài hạn được sử dụng cho các mục đích xây dựng cơ bản và mua sắm tài sản cố định, mở rộng sản xuất kinh doanh, đầu tƣ dài hạn…

Tuy nhiên, vì giới hạn về quy mô và thời gian nghiên cứu, bài luận này chỉ tập trung vào những tài khoản có giao dịch phát sinh thường xuyên, quy mô giao dịch lớn trong công ty thông thường nói chung và Công ty TNHH E&C nói riêng Vì thế, em xin phép thu hẹp quy mô nghiên cứu Kế toán khoản nợ phải trả thành Kế toán các khoản nợ phải trả cho người bán (TK331)

Các nghiệp vụ phát sinh các khoản phải trả đều đƣợc theo dõi qua chứng từ kế toán gốc

 Hóa đơn bán hàng thông thường

 Phiếu chi (có thể có)

Khi phát sinh khoản phải trả, trên chứng từ kế toán gốc sẽ ghi rõ số tiền phải trả Nếu doanh nghiệp đã trả thì sẽ giảm khoản phải trả của nhà cung cấp đó, nhiều doanh nghiệp thường dùng phiếu chi để ghi nhận nghiệp vụ này

1.4.3 Tài khoản sử dụng Để phản ánh tình hình thanh toán với các nhà cung cấp, kế toán sử dụng tài khoản 331: “Phải trả cho người bán” Tài khoản 331 có thể có số dư bên Nợ trong các trường hợp: nhận ứng trước tiền hàng hoặc số tiền trả thừa cho người bán Tài khoản 331 mở chi tiết theo từng người bán

Bảng 1.2 Tài khoản 331 - Phải trả người bán

 Số tiền đã trả cho người bán (kể cả tiền đặt trước)

 Các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua và trả lại hàng mua, chiết khấu thanh toán đƣợc người bán chấp nhận trừ vào số nợ phải trả

 Các nghiệp vụ khác phát sinh làm giảm nợ phải trả người bán (thanh toán bù trừ, nợ vô chủ…)

 Tổng số tiền hàng phải trả cho người bán

 Số tiền ứng thừa được người bán trả lại

 Các nghiệp vụ khác phát sinh làm tăng nợ phải trả người bán (chênh lệch tỷ giá, điều chỉnh tăng giá tạm tính…)

Số tiền ứng trước cho người bán Số tiền còn phải trả người bán

Sơ đồ hạch toán các khoản phải trả cho người bán được mô tả qua sơ đồ chữ T dưới đây:

Hình 1.9 Sơ đồ hạch toán các khoản phải trả cho người bán (TK331)

Nguồn: Tác giả tự tổng hợp

Các trường hợp cần lưu ý khi làm kế toán thanh toán

Ngoài việc tìm hiểu về quy trình kinh doanh của công ty để biết công việc của kế toán thanh toán trong quy trình kinh doanh của công ty ấy Thêm vào đó, tìm hiểu về cách thức hạch toán, chứng từ thanh toán, cũng nhƣ quy trìn và các bút toán chính xác của từng nghiệp vụ, kế toán cũng cần lưu ý đến những trường hợp không đƣợc ghi nhận là chi phí đƣợc trừ khi tính thuế TNDN:

 Các giao dịch thu chi không liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệ Ví dụ, doanh nghiệp thuộc ngành nghề xây dựng nhƣng lại phát sinh hóa đơn mua vào của dịch vụ work shop cắm hoa dành cho giám đốc công ty Đây là khoản chi bất hợp lý, vì thế kế toán phải xác định rõ và loại khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, và ghi nhận vào tài khoản dành cho chi phí loại của công ty (nếu có)

 Khoản phát sinh không có chứng từ kế toán Trong kế toán, không hề thiếu các trường hợp khoản giao dịch mua – bán hàng thực chất đã xảy ra nhưng kế toán không lưu giữa chứng từ hoặc làm mất, làm hòng chứng từ kế toán mà không bổ sung lại Đến khi thanh tra thuế kiểm tra thì mới phát hiện Trong trường hợp doanh nghiệp bán hàng cho khach hàng, hóa đơn giá trị lớn nhưng kế toán không lưu giữ chứng từ, hậu quả là thanh tra thuế đến kiểm tra và bắt phải loại khoản phát sinh trên ra khỏi chi phí tính thuế thu nhập doanh nghiệp Nếu khoản phát sinh này diễn ra từ những năm trước thì không những doanh nghiệp nộp thiếu thuế mà còn bị tính tiền chậm nộp thuế cho nhà nước theo quy định pháp luật

 Khoản chi bằng tiền mặt có giá trị trên 20 triệu, không tính các khoản chi lương cho người lao động Bởi vì các giao dịch được thanh toán không dung tiền mặt, đại biểu trong trường hợp này là thanh toán qua tài khoản ngân hàng của cá nhân, tổ chức phát sinh giao dịch mua bán với công ty, thì khoản thu – chi này đã đƣợc thể hiện rõ qua tài khoản ngân hàng, các thông tin về người thực hiện giao dịch và người nhận giao dịch cũng rõ rang hơn, ngoài ra, còn giúp giảm thiểu tình trạng mua bán hóa đơn giữa các doanh nghiệp

 Các lọa tiền phạt của doanh nghiệp, ví dụ nhƣ phạt vi phạm giao thông, pjatj chậm nộp thuế, các loại phạt vi phạm hành chính nói chung,… đều không đƣợc tính vào chi phí đƣợc trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp

Thông qua chương 1 - Cơ sở lý luận về kế toán thanh toán, ta được tiếp xúc nhiều hơn về quy trình kế toán thanh toán tại công ty

Song song với việc đƣợc tìm hiểu về quy trình thanh toán của mua hàng và bán hàng cho doanh nghiệp Chương 1 còn đề cập đến những khái niệm, chứng từ kế toán cần lưu trữ, cách hạch toán,… Một cách cụ thể và đơn giản nhất mà kế toán thanh toán cần lưu ý khi thực hiện công việc của mình Tài khoản phải thu khach hàng và phải trả người bán chỉ là hai trong số những tài khoản công nợ liên quan đến việc hạch toán của kế toán thanh toán Nếu nói về công nợ phải thu, bên ngoài khoản phải thu khach hàng còn có khoản trả trước cho người bán, dự phòng phải thu khó đòi, phải thu nội bộ, phải thu khác,… Nếu nói về nợ phải trả, bên cạnh khoản phải trả cho người bán, còn có khoản phải trả cho người lao động, các khoản bảo hiểm trả cho người lao động, thuế trả trả, phải nộp cho nhà nước, vay và nợ thuê tài chính,… Trong bài luận văn này, em chỉ nêu hai khoản giao dịch thông thường phát sinh phổ biến, thường xuyên, chiếm số lượng lớn trên bảng cân đối kế toán vào bài luận để đi sâu vào phân tích và có cái nhìn cụ thể và rõ ràng hơn về Cơ sở lý luận của kế toán thanh toán

Trong chương 2 – Thực trạng kế toán thanh toán tại công ty TNHH Chương Dương E&C, chúng ta sẽ được tiếp cận với quy trình kế toán thanh toán thực tế tại doanh nghiệp Tổng quan về công ty TNHH Chương Dương E&C, quy trình hạch toán bằng phần mềm tại công ty và các phần hành tiêu biểu liên quan đến kế toán thanh toán tại doanh nghiệp cung được trình bày rõ ràng trong chương này.

THỰC TRẠNG KẾ TOÁN THANH TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH CHƯƠNG DƯƠNG E&C 31

Tổng quan về Công ty TNHH Chương Dương E&C

2.1.1 Giới thiệu chung về công ty

Một số thông tin cơ bản của Công ty TNHH Chương Dương E&C:

 Công ty TNHH Chương Dương E&C có địa chỉ tọa lạc tại địa chỉ Tầng 3 (Khối đế), Lô B, Số 328 - 330 Võ Văn Kiệt, Phường Cô Giang, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam

 Người đại diện phát luật là ông Văn Minh Hoàng

 Ngày bắt đầu đi vào hoạt động của Công ty TNHH Chương Dương E&C là ngày 30 tháng 06 năm 2022

 Doanh nghiệp đƣợc quản lý bởi Chi cục Thuế quận 1

 Số vốn điều lệ trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đƣợc thông tin trên trang web https://chuongduongcorp.vn/ là 50 tỷ đồng

 Lĩnh vực ngành nghề kinh doanh chủ yếu tại công ty là xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng công trình nhà ở và các gói thầu khách theo yêu cầu của chủ đầu tƣ

Bởi vì kinh doanh về ngành nghề xây dựng, Công ty TNHH Chương Dương E&C có quy trình kinh doanh đặc biệt hơn so với các công ty có ngành nghề thông thường khác Vì thế, quy trình kế toán thanh toán và hạch toán của Công ty TNHH Chương Dương E&C cũng có những đặc điểm khác biệt so với những công ty kinh doanh lĩnh vực bán lẻ, tiêu dùng, … Cụ thể về điểm khác biệt, em sẽ liệt kê và phân tích rõ trong chương 2 – Thực trạng công tác kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Chương Dương E&C Đầu tiên, tổng quát về điểm khác biệt về quy trình kinh doanh của công ty chuyên về lĩnh vực xây dựng đƣợc mô tả qua chu trình sau:

Hình 2.1 Tổng quát quy trình kinh doanh của công ty thuộc ngành nghề xây dựng

Nguồn: Tác giả tự tổng hợp Đây là quy trình tổng quát của một công ty chuyên về lĩnh vực xây dựng Tuy nhiên, tùy theo khả năng thực hiện của công ty cũng nhƣ quy mô của gói thầu mà một số công ty xây dựng sẽ không thực hiện tất cả quy trình này. Đối với công ty TNHH Chương Dương E&C, bởi vì quy mô doanh nghiệp nhỏ và chuyên môn của doanh nghiệp là xây dựng và sửa chữa, nên doanh nghiệp chỉ thực hiện Bước 6 – Tiến hành xây dựng công trình và đảm bảo chất lượng công trình theo yêu cầu của nhà đầu tƣ

Sở dĩ công ty xây dựng có đặc điểm khác biệt so với quy trình kinh doanh của công ty khác, nguyên nhân phần lớn do công ty nhận doanh thu khi hoàn thành mỗi gói thầu trong toàn bộ dự án Doanh nghiệp sản xuất sẽ tạo ra hàng hóa, mang đi bán và thu tiền về, doanh nghiệp thương mại sẽ mua hàng hóa và lưu trữ trong kho, sau đó bán hàng cho những khách có nhu cầu Tuy nhiên, bởi vì khối lƣợng sản phẩm của doanh nghiệp sản xuất rất lớn nên sẽ đƣợc chia thành các gói thầu cụ thể, mục đích là để chia nhỏ phần công việc, các nhà quản lý công trình dễ dàng theo dõi

Lên kế hoạch hoạch Quy dự án

Tiến hành xây dựng công trình tiến trình và chất lƣợng công trình Ngoài ra, chia nhỏ dự án thành cách gói thầu cụ thể còn góp phần tạo tính thanh khoản vốn cho doanh nghiệp

2.1.2 Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý công ty:

Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý tại công ty TNHH chương Dương E&C:

Hình 2.2 Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý tại công ty TNHH chương Dương E&C

Nguồn: Tác giả tự tổng hợp

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty bao gồm:

 Chủ doanh nghiệp: Đây là người sở hữu doanh nghiệp, người bỏ vốn để tạo ra và xây dựng doanh nghiệp Tại công ty TNHH Chương Dương E&C, anh Văn Minh Hoàng là người sở hữu doanh nghiệp

 Giám đốc: Về cơ bản, chức vị giám đốc có 2 kiểu Một là do người chủ thực sự của doanh nghiệp trực tiếp điều hành quy trình kinh doanh của doanh nghiệp Hai là người được thuê bên ngoài, được ủy quyền để thực hiện công tác quản lý và điều hành doanh nghiệp Người này cũng sẽ có đủ kiến thức chuyên môn để đốc thúc doanh nghiệp phát triển, tối thiểu hóa chi phí và tối đa hóa lợi nhuận

Phòng kế toán Phòng kĩ thuật Phòng quản lý công trình Đối với Công ty TNHH Chương Dương E&C, chức vị giám đốc thuộc kiểu thứ 2 – Người được chủ công ty đích thân ủy quyền để thực hiện tác công tác quản lý và điều hành doanh nghiệp Giám đốc công ty là anh Hoàng Kiếm Các phòng ban cơ bản của Công ty TNHH Chương Dương E&C:

 Phòng kế toán: Phòng kế toán có nhiệm vụ thực hiện các công việc liên quan đến kế toán, tài chính Là “quân sƣ” đắc lực trong việc cung cấp các số liệu sổ sách tổng hợp và chi tiết cho người quản lý công ty Giúp người quản lý công ty có cái nhìn trực quan và chính xác hơn khi đƣa ra những quyết định quan trọng trong kinh doanh cho quan nghiệp Đối với chủ công ty, sổ sách của phòng kế toán giúp chủ công ty theo dõi sự phát triển của doanh nghiệp Đối với cơ quan thuế, phòng kế toán sẽ là người làm báo cáo, nộp thuế cho doanh nghiệp

 Phòng kỹ thuật: Phòng kỹ thuật là bộ phận kiểm soát và giám sát chất lƣợng công trình giữa thực tế và bản vẽ kỹ thuật Người ở bộ phận kỹ thuật sẽ di chuyển giữa văn phòng và công trình thi công khi có yêu cầu về việc giám sát thực tế công trình so với bản vẽ

 Phòng quản lý công trình: Đây là phòng ban thực hiện xây dựng và quản lý công trình của công ty Có thể nói đây là phòng ban thực hiện công tác kinh doanh chính của doanh nghiệp Phòng ban này sẽ chịu trách nhiệm giám sát chất lƣợng công trình xem đã đạt yêu cầu chƣa, tiến hành giám sát tiến trình thi công của công trình

2.1.3 Tổ chức bộ máy kế toán trong công ty

2.1.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán

Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty TNHH Chương Dương E&C:

Hình 2.3 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty TNHH chương Dương E&C

Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH Chương Dương E&C

Chức năng, công việc của bộ máy kế toán bao gồm:

 Kế toán trưởng: Chức vụ kế toán trưởng được xem như người quyền lực nhất trong bộ phận kế toán tại doanh nghiệp Vị trí này đòi hỏi người kế toán trưởng phải thực hiện các công việc như: Tổng hợp số liệu và lên báo cáo tài chính, quản lý công việc của phòng kế toán, giám sát hoạt động quyết toán, phân tích và dự báo tình hình tài chính của doanh nghiệp cho người quản lý và chủ doanh nghiệp,…

 Kế toán kho: Người thực hiện công việc theo dõi và kiểm tra hoạt động Nhập – Xuất – Tồn của hàng hóa để theo dõi chính xác số lƣợng hàng hóa cũng như nguyên vật liệu hiện có của doanh nghiệp Thông thường, kế toán cho sẽ là người làm việc tại công trình để tiện theo dõi tình hình Nhập – Xuất – Tồn của nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ chứ không thường làm việc tại văn phòng công ty

 Kế toán thanh toán: Bộ phận kế toán thanh toán là bộ phận liên quan đến việc thực hiện thanh toán cho các khoản giao dịch của doanh nghiệp cũng nhƣ theo dõi công nợ tại doanh nghiệp Đây là bộ phận ghi nhận thu chi các

Thực trạng kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Chương Dương E&C

Tài khoản 111 đƣợc sử dụng để phản ánh tiền mặt tại quỹ mà doanh nghiệp đang nắm giữ Tài khoản 111 của Công ty TNHH Chương Dương E&C chỉ có tiểu khoản là 1111- Tiền mặt Việt Nam, bởi vì doanh nghiệp không nắm giữ tiền mặt bằng ngoại tệ Đối với các khoản giao dịch phát sinh bằng tiền mặt mà có tổng phát sinh trên 20 triệu, các khoản giao dịch trên đều không đƣợc xác định là chi phí đƣợc trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp Tuy nhiên, để tránh trường hợp doanh nghiệp lách luật bằng cách tách giao dịch ra thành nhiều lần thanh toán, các lần giao dịch phát sinh đều dưới 20 triệu để khoản giao dịch trên vẫn được trừ khi tỉnh thuế TNDN, Bộ Tài Chính có quy định rằng, nếu doanh nghiệp phát sinh chi mua hàng hóa, dịch vụ từ một nhà cung cấp có giá trị dưới 20 triệu đồng cho mỗi lần giao dịch, nhƣng tổng phát sinh các giao dịch trong một ngày vƣợt quá 20 triệu đồng thì chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là chứng từ cần phải có

Theo quy định khoản 2 Điều 15 Thông tƣ 219/2013/TT-BTC đƣợc sửa đổi bổ sung tại Thông tƣ 26/2015/TT-BTC, các khoản giao dịch phát sinh bằng tiền mặt có giá trị trên 20 triệu thì không đƣợc tính vào chi phí đƣợc trừ khi tính thuế TNDN Vì thế, những khoản phát sinh có giá trị trên 20 triệu bắt buộc phải đƣợc giao dịch bằng tài khoản ngân hàng và có chứng từ kế toán hợp lệ để tính vào chi phí đƣợc trừ khi tính thuế TNDN

Tài khoản 112 đƣợc sử dụng để phản ánh tiền gửi ngân hàng Tài khoản 112 thuộc loại tài khoản tài sản, có số phát sinh tăng ghi bên Nợ, số phát sinh giảm ghi bên Có và cuối kỳ có số dƣ bên Nợ Đối với Công ty TNHH Chương Dương E&C, tài khoản ngân hàng dùng để thanh toán và thu hồi khác khoản giao dịch phát sinh tại doanh nghiệp đƣợc thanh toán qua Ngân hàng Quân Đội MB-BANK Vì thế, mã tài khoản sử dụng của tài khoản 112 tại Công ty Chương Dương E&C là 1121.MBB

Các chứng từ kế toán thường phải được lưu trữ khi hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt bao gồm:

Hóa đơn mua hàng, bán hàng: Giao dịch bằng tiền mặt thường được thể hiện qua các các hóa đơn mua bán hàng hóa Hóa đơn có thể được thể hiện dưới dạng files tài liệu hoặc bản cứng bằng giấy Hóa đơn cần thể hiện thông tin về số hóa đơn, nội dung hàng hóa hoặc dịch vụ mà hai bên mua bán, số lƣợng hàng hóa, đơn gía, thuế suất và tổng tiền phải trả Đối với trường hợp nhân viên trong công ty mua hàng hóa của cá nhân hoặc hộ kinh doanh mà không thể xuất hóa đơn hợp lệ do cơ quan thuế ban hành, các hóa đơn đó sẽ đƣa vào chi phí loại khi tỉnh thuế thu nhập doanh nghiệp

Ví dụ về các tờ hóa đơn mua hàng không đúng tiêu chuẩn của cơ quan thuế mà công ty TNHH Chương Dương E&C đã mua:

Hình 2.8 Hóa đơn bán lẻ tại Công ty TNHH Chương Dương E&C

Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH Chương Dương E&C

Phiếu thu/Phiếu chi: Phiếu thu và phiếu chi dùng để làm căn cứ khi thu hoặc chi bằng tiền mặt Các khoản thu, chi tiền mặt có thể kể đến một vài phát sinh nhƣ: Trả lương bằng tiền mặt cho công nhân xây dựng, phiếu chi tạm ứng tiền mặt cho nhân viên mua sắm vật dụng, và những chứng từ liên quan khác,…

Sổ quỹ tiền mặt: Đây là một loại sổ đƣợc thiết kế để phản ánh hoạt đồng thu chi nguồn tiền và tổng quỹ tiền mặt của doanh nghiệp Nhờ có sổ quỹ tiền mặt, bộ phận kế toán và ban giám đốc có thể dễ dàng theo dõi nguồn phát sinh, số dƣ hiện có của doanh nghiệp để đƣa ra những quyết định kinh tế hợp lý Đƣợc thể hiện bằng đơn vị Việt Nam đồng và đƣợc sử dụng phổ biến ở mọi doanh nghiệp, từ doanh nghiệp lớn, trung bình và doanh nghiệp nhỏ Việc kiểm soát thu chi một cách cẩn thận, rõ ràng và hiệu quả là một trong những nguyen tắc quan trọng của doanh nghiệp Vì thế, sổ quỹ tiền mặt cần phải đƣợc trình bày một cách minh bạch và rõ rang Đây cũng là một trong những bằng chứng quan trọng ki kiểm toán viên thực hiện công việc kiểm toán hoặc kiểm kê khoản mục tiền mặt tại doanh nghiệp Đây là một trong những chứng từ phổ biến nhất khi ghi nhận khoản phát sinh tiền mặt tại công ty, cụ thể là Công ty TNHH Chương Dương E&C Ngoài những chứng từ đƣợc kể trên còn những chứng từ khác tùy theo bản chất và tỉnh huống cụ thể của giao dịch

Các chứng từ kế toán thường phải được lưu trữ khi hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến tiền gửi ngân hàng bao gồm:

Giấy báo nợ/giấy báo có: giấy báo nợ và giấy báo có là loại chứng từ phổ biến nhất của doanh nghiệp khi thực hiện giao dịch chuyển tiền qua tài khoản ngân hàng Giấy báo nợ phát hành để thông báo cho chủ tài khoản biết số tiền trong tài khoản giảm và nội dung của giao dịch thanh toán Đây là chứng từ mà bô phận kế toán thanh toán dùng làm căn cứ để ghi sổ sách, phản ánh về một khoản nợ đƣợc thực hiện vào tài khoản của doanh nghiệp Đối lập với giấy báo nợ là giấy báo có đƣợc phát hành tại ngân hàng Đây là chứng từ mà doanh nghiệp dùng để phản ánh một khoản ghi có đƣợc thực hiện vào tài khoản của doanh nghiệp, nó thông báo cho chủ tài khoản biết số tiền trong tài khoản tăng và nội dung của giao dịch thanh toán

Sổ phụ ngân hàng: Đây là một tài liệu dùng để ghi chép và liệt kê các giao dịch tài chính xuất hiện trong tài khoản tiền gửi của doanh nghiệp tại ngân hàng Sổ phụ ngan hàng đƣợc tạo ra để theo dõi và đối chiếu các giao dịch kế toán phát sinh trong ghi chép giữa ngân hàng và doanh nghiệp

Hóa đơn mua – bán hàng hóa: Đây là chứng từ phải có Hóa đơn mua – bán hàng hóa là loại chứng từ góp phần chứng minh giao dịch kinh tế đã đƣợc thực hiện

Các chứng từ giao dịch phát sinh liên quan đến giao dịch: Tùy theo bản chất giao dịch mà các chứng từ kế toán phát sinh sẽ khác nhau Thật không ngoa khi nói rằng, tiền và các khoản tương đương tiền là tài khoản tiên quan đến hầu hết tất cả tài khoản khác trong hệ thống tài khoản kế toán, đồng nghĩa với việc, tiền và các khoản tương đương tiền là loại tài khoản liên quan đến hầu hết các loại giao dịch phát sinh trong công ty Ví dụ nhƣ công ty mua máy xúc đất trả bằng tiền gửi ngân hàng, các chứng từ kế toán cần thu thập là: Hóa đơn giá trị gia tăng, đề nghị thanh toán, biên bản nghiệm thu hàng hóa, phiếu nhập kho (trong trường hợp máy xúc đất khi mua về không sử dụng ngay mà nhập ko chờ sử dụng cho hợp đồng sắp ký kết)

2.2.1.3 Phương pháp hạch toán và ví dụ minh họa

Ngày 05.10.2022, nhân viên Nguyễn Anh Tuấn rút tền gửi ngân hàng về nộp vào quỹ tiền mặt, số tiền đƣợc rút là 50,000,000 đồng

Các chứng từ phát sinh cho khoản giao dịch này bao gồm: Phiếu thu tiền mặt 50,000,000 đồng được ký bởi giám đốc công ty, kế toán trưởng, thủ quỹ và người nộp tiền mặt Ngoài ra, cần có giấy báo nợ tại tài khoản ngan hàng MB Bank – Nơi công ty đang mở tài khoản ngân hàng

Phiếu thu tiền mặt tại Công ty TNHH Chương Dương E&C:

Hình 2.9 Phiếu thu cho khoản phát sinh bằng tiền mặt tại Công ty TNHH Chương

Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH Chương Dương E&C

Dựa vào khoản phát sinh đƣợc thực hiện vào ngày 05.10.2022 này, kế toán thực hiện ghi nhận thanh toán trên phần mềm nhƣ sau:

Bảng 2.1 Khoản phát sinh liên quan đến Tiền và các khoản tương đương tiền được xuất từ sổ NKC của phần mềm Csp.exe

Ngày ctừ Số ctừ Tên khách Diễn giải Tk Ps nợ Ps có

Nguyễn Anh Tuấn ĐN_Rút TGNH về quỹ TM (trả đội Minh đợt 1 qua Vũ)

Nguyễn Anh Tuấn ĐN_Rút TGNH về quỹ TM (trả đội Minh đợt 1 qua Vũ)

Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH Chương Dương E&C

Hình ảnh trên là sổ chi tiết của tài khoản 111 đƣợc xuất từ phần mềm kế toán về file excel Dựa vào khoản giao dịch đƣợc truy xuất trên, ta thấy diễn giải của khoản giao dịch rất rối mắt và không cần thiết Nội dung nộp tiền có thể ghi vắt tắt và ngắn gọn để kế toán trưởng và kế toán tổng hợp dễ theo dõi và tổng hợp số liệu

2.2.2 Kế toán nợ phải thu

Trong danh mục hệ thống tài khoản kế toán Việt Nam áp dụng theo thông tƣ

200, tài khoản 131 đƣợc diễn giả là tài khoản nợ phải thu khách hàng Thông thường, đối với tài khoản phải thu khách hàng, các tiểu khoản của tài khoản này sẽ diễn giải những tên và mã khách hàng để kế toán dễ dàng ghi nhận trong sổ chi tiết của tài khoản 131 và theo dõi doanh thu của doanh nghiệp và tiến trình thực thu khoản doanh thu ấy

Tuy nhiên, đối với công ty TNHH Chương Dương E&C, bởi vì công ty chỉ vừa thành lập vào tháng 06 năm 2022 nên khoản phải thu của khách hàng còn đơn giản, chƣa phức tạp Vì thế, tài khoản 131 – Phải thu khách hàng của công ty TNHH Chương Dương E&C không có tiểu khoản

Tài khoản 131 – Phải thu khách hàng thường liên quan đến các tài khoản 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ và tài khoản 333 – Thuế phải nộp cho nhà nước

Các nghiệp vụ phát sinh các khoản phải thu đều đƣợc theo dõi qua chứng từ kế toán gốc, các chứng từ có thể kể đến nhƣ:

 Hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng

GIẢI PHÁP CỦNG CỐ THỰC TRẠNG KẾ TOÁN THANH TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH CHƯƠNG DƯƠNG E&C

Đánh giá thực trạng kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Chương Dương E&C

Trong thời gian thực tập và đƣợc học hỏi, tiếp thu kiến thức về thực trạng kế toán thanh toán, em nhận thấy rằng công ty có những mặt tích cực, cụ thể gồm 4 nội dung sau:

Về bộ máy quản lý của công ty: Có sự phân chia rõ ràng trong cách tổ chức, vận hành và thực thi công việc Quyền hành đƣợc phân chia theo hình tam giác, với đỉnh tam giác là chủ sở hữu công ty – Ông Văn Minh Hoàng, giám đốc trực tiếp quản lý và điều hành công ty là ông Hoàng Kiếm Dưới trướng của tổng giám đốc, các phòng ban đƣợc chia nhỏ để thực hiện những công việc với chuyên môn khác nhau, nhƣ: Phòng kế toán, phòng kỹ thuật, phòng quản lý công trình

Bộ phận kế toán: Đƣợc phân chia minh bạch công việc và trách nhiệm cho từng cá nhân Trong bộ phận kế toán có những phần hành công việc khác nhau nhƣ: kế toán lương, kế toán kho, kế toán thanh toán

Quy trình hạch toán: Đƣợc thực hiện bằng phần mềm kế toán, giúp giảm công việc cho kế toán Từ phần mềm kế toán có thể xuất những sổ sách và số liệu, chứng từ liên quan, ví dụ nhƣ: Sổ nhật ký chung, sổ cái, bảng cân đối phát sinh Khi xuất các số liệu tài chính liên quan, kế toán trưởng sẽ làm báo cáo tài chính và những báo cáo nội bộ cho doanh nghiệp

Về cách lưu trữ chứng từ kế toán: Chứng từ kế toán được lưu trữ đầy đủ và cẩn thận, thuận tiện cho công việc tìm kiếm và kiểm tra các dữ liệu trong quá khứ của doanh nghiệp

3.1.2 Hạn chế và nguyên nhân

Bên cạnh mặt tích cực và ưu điểm, Công ty TNHH Chương Dương cũng có những hạn chế, cụ thể gồm 5 nội dung sau:

Về kế hoạch, định hướng: Chƣa có báo cáo dự trù doanh thu, chi phí cho năm tiếp theo Đây là bước quan trọng giúp công ty đặt mục tiêu và lập kế hoạch, hoạch định hướng đi rõ ràng cho doanh nghiệp

Nguyên nhân do ban giám đốc và các nhà điều hành chƣa yêu cầu bộ phận kế toán thực hiện các báo cáo nội bộ liên quan đến vấn đề này

Về quy trình bộ máy quản lý tại công ty: Tại bộ phận kế toán thanh toán, công việc kế toán thanh toán do duy nhất một người đảm nhiệm Điều này tạo áp lực công việc của kế toán thanh toán, vì một người phải kiêm nhiệm rất nhiều công việc, từ việc trình ký giấy tờ, theo dõi hàng hóa, ghi nhận doanh thu, thanh toán tiền,… Song song đó, công ty chƣa ban hành quy trình mua hàng một cách rõ ràng và cụ thể, điều này làm cho bộ phận kế toán thanh toán khó khăn trong việc tập hợp chứng từ, và làm báo cáo chi tiết về chi phí phát sinh của từng bộ phận trong doanh nghiệp

Nguyên nhân tồn tại hạn chế về quy trình bộ máy quản lý tại công ty: Do công ty mới vừa thành lập nên công tác nhân sự của phòng kế toán còn tồn tại nhiều bất cập Quy trình mua hàng cũng vì thế mà chƣa đƣợc minh bạch, rõ ràng Tuy nhiên, nhờ vào sự chăm chỉ và cố gắng cũng nhƣ khả năng học hỏi và tinh thần sẵn sàng thay đổi của nhân viên, tác giả tin rằng trong tương lai, quy trình kinh doanh của công ty nói chung và công tác kế toán thanh toán nói chung sẽ đƣợc cải tiến và vận hành suôn sẻ

Về nội dung diễn giải khi hạch toán: Phần diễn giải khi hạch toán ghi dài dòng về những nội dung không liên quan đến bản chất giao dịch

Nguyên nhân do người làm công tác kế toán muốn ghi chú thẳng vào phần diễn giải là để ghi nhớ tình trạng của khoản thanh toán Tránh sai sót trong quá trình thu thập chứng chừng thanh toán và dễ dàng báo cáo với cấp trên về những trường hợp còn tồn đọng

Về bút toán hạch toán: Trong trường hợp hàng hóa mua về để phục vụ công tác xây dựng ngay lập tức thì không cần phải thông qua bút toán nhập kho hàng hóa Trong trường hợp ghi nhận khoản phát sinh có thuế giá trị gia tăng, cần rút gọn bút toán số liệu thuế để cuối kỳ dễ theo dõi khoản phát sinh trong sổ nhật ký chung bằng cách lọc hoặc pivot số liệu

Nguyên nhân: Cuối năm, trước khi quyết toán thuế giá trị gia tăng phải nộp cho nhà nước, người làm kế toán thuế sẽ cần kiểm tra liệu mình đã ghi nhận chính xác giá trị của số thuế giá trị gia tăng bằng cách xem tổng nợ - có của tài khoản đối ứng có liên quan đến số thuế giá trị gia tăng đã tách ra hạch toán riêng

Diễn giải chi tiết về hạn chế của quy trình mua hàng tại công ty:

Hình 3.1 Quy trình mua hàng tại công ty

Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH Chương Dương E&C

Hình 3.1 nêu quy trình mua hàng tại công ty Tuy nhiên, việc mua hàng đƣợc thực hiện bởi nhiều người nhưng việc ghi nhận thanh toán,gửi mail approve, tổng hợp chứng từ, hạch toán số liệu lên sổ,… chỉ được thực hiện bởi một người duy

Phát sinh chi phí cần mua

Gửi đề nghị thanh toán cho kế toán

Bàn giao chứng từ thanh toán nhất là kế toán thanh toán, điều này sẽ gây nhiều bất cập cho quy trình mua hàng và tổng hợp số liệu, chứng từ kế toán của doanh nghiệp

Nguyên nhân do công ty mới vừa thành lập không lâu nên chƣa thể tối ƣu hóa quy trình làm việc của bộ phận kế toán nhƣ những công ty đã có thời gian hoạt động lâu dài trong ngành nghề xây dựng Vì thế, Công ty TNHH Chương Dương cần thời gian để hoàn thiện công việc và quy trình kinh doanh, thúc đẩy khả năng phát triển và mở rộng doanh nghiệp

Chi tiết hạn chế về phần diễn giải khi hạch toán ghi dài dòng những nội dung không liên quan đến bản chất giao dịch:

Bảng 3.1 Cách thức trình bày nội dung diễn giải của doanh nghiệp

Ngày ctừ Số ctừ Diễn giải Tk Ps nợ Ps có

51 ĐN_Rút TGNH về quỹ TM (trả đội Minh đợt 1 qua Vũ)

51 ĐN_Rút TGNH về quỹ TM (trả đội Minh đợt 1 qua Vũ)

52 ĐN_Rrút TGNH về quỹ TM (Nghĩa chƣa đƣa Hóa đơn Vật tƣ)

52 ĐN_Rrút TGNH về quỹ TM (Nghĩa chƣa đƣa Hóa đơn Vật tƣ)

Giải pháp để củng cố thực trạng kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Chương Dương E&C 66 KẾT LUẬN CHƯƠNG 3

Giải pháp về kế hoạch, định hướng: Dự toán khoản chi phí phát sinh trong năm Dựa vào số lƣợng hợp đồng đã ký và dự định thực hiện trong năm kế tiếp, ban giám đốc có thể dự toán khoản doanh thu và chi phí phát sinh trong năm tiếp theo và đƣa ra con số cụ thể dự chi cho những chi phí phát sinh trong doanh nghiệp Cuối cùng, tiến hành dự chi cho khoản chi phí phát sinh của từng hợp đồng xây dựng

Giải pháp cải thiện quy trình mua hàng tại công ty: Dựa vào Hình 1.1 Sơ đồ quy trình mua hàng – trả tiền được đề cập trong Chương 1 – Cơ sở lý luận về công tác kế toán thanh toán, tác giả mong muốn tìm hiểu và cải thiện quy trình mua hàng của công ty, giúp công việc của bộ phận kế toán thanh toán trở nên nhẹ nhàng và hiệu quả hơn Ý tưởng của tác giả được tham khảo, đúc kết từ quy trình mua hàng của Công ty Cổ phần Phần mềm SS4U Từ quy trình này, tác giả đúc kết, đề xuất và đưa ra sơ đồ mua hàng tại Công ty TNHH Chương Dương E&C với mong muốn đóng góp một phần công sức của mình để nâng cấp quy trình mua hàng tại Công ty Đề xuất thay đổi quy trình mua hàng tại Công ty TNHH Chương Dương E&C:

Hình 3.2 Quy trình mua hàng đề xuất

Nguồn: Tác giả tự tổng hợp

Lập đề nghị mua hàng

Giám đốc/Người có thẩm quyền duyệt

Liên hệ và nhận báo giá từ NCC

Chọn NCC và xác nhận thông tin đơn hàng

Tạo đơn mua hàng (PO)

Nhận hàng và xử lý nếu có vấn đề phát sinh

Nhập giá trị đơn hàng thực tế phát sinh

Diễn giải đề xuất thay đổi quy trình mua hàng tại Công ty TNHH Chương Dương E&C:

Lập đề nghị mua hàng: Bộ phận mua hàng có nhu cầu mua hàng sẽ lập đề nghị mua hàng gửi giám đốc hoặc người được ủy quyền để xét duyệt đề nghị

Giám đốc/Người có thẩm quyền: Người có quyền hoặc được ủy quyền xét duyệt đề nghị mua hàng Nếu đề nghị mua hàng đƣợc thông qua, bộ phận có nhu cầu mua hàng gửi đề nghị đƣợc duyệt cho kế toán thanh toán

Liên hệ với nhà cung cấp để nhận báo giá: Bộ phận mua hàng là người liên hệ với nhà cung cấp để nhận báo giá hàng hóa sẽ mua

Chọn NCC và xác nhận thông tin đơn hàng: Bộ phận mua hàng xác định nhà cung cấp để đặt hàng Trong quá trình đó, xác nhận giá trị đơn hàng, số lƣợng, cách thức giao hàng, thời gian giao hàng,… và những thông tin có liên quan đến việc giao nhận và thanh toán hàng hóa

Tạo đơn mua hàng (PO): Tạo đơn mua hàng trên hệ thống và nhập thông tin liên quan đến nhà cung cấp, đơn đặt hàng và bộ phận đề nghị mua hàng

Khi hàng đến kho, nhận hàng và kiểm tra hàng hóa: Bộ phận mua hàng sẽ đảm nhiệm công việc này Nếu hàng hóa xảy ra vấn đề cần đổi trả hoặc giao hàng, bộ phận mua hàng sẽ liên hệ và thông tin với kế toán thanh toán, sau đó liên hệ với nhà cung cấp để làm thủ tục xử lý nhƣ: Đổi trả hàng hóa, yêu cầu nhà cung cấp giao lại hàng,… Trong trường hợp hàng hóa đạt chất lượng và nhà cung cấp giao đúng số lƣợng, bộ phận mua hàng tiến hành nhập kho hàng hóa và nhập goods receipt

Nhập goods receipt: Good receipt là số lƣợng hàng hóa đã nhận của từng loại hàng hóa Trong quá trình lập đề nghị mua hàng, một đơn mua hàng (PO) có thể có nhiều loại hàng hóa, NCC có thể chia PO thành nhiều lần giao hàng khác nhau Vì thế, nhập goods receipt sẽ giúp kế toán kiểm soát số lƣợng hàng hóa đã giao trong một đơn mua hàng Không những thế, goods receipt là một cách thức để bộ phận mua hàng thông báo với bộ phận kế toán thanh toán rằng đã nhận và nhập kho hàng hóa

Nhập giá trị thực tế đơn hàng phát sinh: Bộ phận kế thanh toán tiến hành nhập số lượng hàng thực tế giao trên hóa đơn, vì có trường hợp đơn giá hàng hóa thực tế giao sẽ khác biệt so với đơn giá trên bảng báo giá

Lưu trữ chứng từ thanh toán: Sau khi nhập kho và ghi nhận giá trị đơn hàng, bộ phận kho và bộ phận mua hàng sẽ lập đề nghị thanh toán gửi giám đốc hoặc người có thẩm quyền ký duyệt, sau đó gửi bộ chứng từ thanh toán (gồm chứng từ liên quan đến khoản phát sinh và đề nghị thanh toán đã duyệt) Bộ phận kế toán thanh toán tiến hành thu thập và lưu trữ các chứng từ có liên quan do bộ phận mua hàng gửi chứng từ

Cuối cùng, thanh toán cho nhà cung cấp: Tùy theo thỏa thuận thời hạn thanh toán của hai bên công ty mà thời gian thanh toán hàng hóa sẽ khác nhau Bộ phận kế toán thanh toán sẽ dựa vào thời hạn thanh toán mà hai bên đã thỏa thuận trước đó để lên lịch thanh toán cho nhà cung cấp

Dễ dàng nhìn thấy, với quy trình này, bộ phận kế toán chịu trách nhiệm trong việc tạo lập hồ sơ mua hàng, ghi nhận giá trị đơn hàng thực tế phát sinh và lưu trữ chứng từ, sau cùng lên lịch để thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp Nhờ quy trình trên, kế toán chỉ tập trung vào những công việc cụ thể và rõ ràng, tiết kiệm thời gian

Giải pháp đơn giản hóa nội dung diễn giả khi hạch toán: Chỉ ghi những diễn giả liên quan đến bản chất giao dịch và thông tin phục vụ cho quá trình tìm kiếm tài liệu Những nội dung phụ khác, ví dụ nhƣ chƣa nhận đƣợc chứng từ kế toán, kế toán thanh toán có thể lập file theo dõi riêng

Giải pháp về rút gọn bút toán hạch toán được tác giả đề cập trong chương 2 về trường hợp cụ thể và giải pháp trình bày bút toán dễ theo dõi khoản phát sinh, phục vụ cho việc tìm kiếm dữ liệu