Ôn kiểm tra quản lý dự án

Luyện đề thi VSTEP có thực sự cần thiết là câu hỏi của rất nhiều thí sinh. prepedu.com xin trả lời rằng, luyện đề là bước quan trọng nhất quyết định điểm số của bạn. Khác với tổng ôn kiến thức, luyện đề chuyên sâu sẽ giúp chúng ta nắm vững lý thuyết đã học, thành thạo kỹ năng xử lý các dạng bài trong đề thi VSTEP. Hơn nữa, nghiêm túc luyện 20 đề thi mẫu VSTEP trong giới hạn thời gian như thi thật còn giúp chúng ta xác định trình độ của bản thân hiện tại, điểm mạnh điểm yếu của mình để lên một kế hoạch chi tiết khắc phục những phần còn yếu.

ÔN KIỂM TRA QUẢN LÝ DỰ ÁN

1 Phân biệt QLDA và QLSX VD minh hoạ

Nhiệm vụ Có tính lặp đi lặp lại,

liên tục Nhiệm vụ Không có tính lặp đi lặp lại mà có tính chất mới mẻ

Tỷ lệ sử dụng nguồn lực thấp Tỷ lệ sử dụng nguồn lực cao Một khối lượng hàng hóa dịch vụ

được sản xuất trong một thời kỳ Tập trung vào 1 loại hay một sốlượng nhất định vào hàng hóa,

dịch vụ Sản xuất hàng loạt Sản xuất đơn chiếc

Thời gian tồn tại cty, DN lâu dài Thời gian tồn tại dự án có giới

hạn Các số liệu thống kê có sẵn và

có hữu ích đối với việc ra quyết

định

Các số liệu thống kê được sử dụng hạn chế trong dự án Không quá tốn kém khi chuộc lại

lỗi lầm Chi phí là vô cùng lớn, thậm chílà đổ bể dự án nếu phán đoán

sai

Tổ chức theo một nhóm là hình

Trách nhiệm rõ ràng và được

điều chỉnh theo thời gian Phân chia trách nhiệm tùy theo tính chất từng dự án Môi trường làm việc ổn đinh Môi trường làm việc thường

xuyên thay đổi

Ví dụ:

QLDA: Xây dựng một tòa nhà cao tầng hay xây dựng một đường

hầm là một dự án Quản lý dự án ở trong trường hợp này

QLSX: Nhà máy sản xuất ô tô là một ví dụ về quản lý sản xuất Tại

đây, quản lý sản xuất liên quan đến việc tối ưu hóa quy trình sản xuất, kiểm soát chất lượng và quản lý nguồn lực để sản xuất xe hơi với chất lượng cao và hiệu suất tối đa

2 Phân biệt AOA và AON VD minh hoạ

Phân biệt AOA và AON

Mỗi công việc được đặt trên 1

mũi

tên

Mỗi công việc được đặt vào 1 điểm nút (Ô)

Có thể sử dụng biến giả Không có biến giả

Có các sự kiện ở các điểm

Các mũi tên không được giao

nhau và không dùng các

đường cong

Các mũi tên có thể giao cắt nhau

Cách xây dựng phức tạp và

mất

nhiều thời gian

Cách xây dựng đơn giản, dễ dàng hơn AOA

Ví dụ minh họa

Công việc Công việc trước

AOA AON

3 Mục tiêu QLDA? Đánh đổi mục tiêu? VD minh hoạ

* Mục tiêu của QLDA:

Mục tiêu chung của các dự án là hoàn thành các công việc của dự án

theo đúng yêu cầu kĩ thuật và chất lượng, trong phạm vi ngân sách

được duyệt và theo tiến độ thời gian cho phép Ba mục tiêu này có

mối quan hệ chặt chẽ với nhau và có thể biểu hiện bằng công thức

sau:

C = f (P,T,S)

Trong đó:

- C: Chi phí

1

3

2

4 A

D

BĐ

A

B

D

C

KT

- P: Mức độ hoàn thành công việc

- T: yếu tố thời gian

- S: Phạm vi dự án

* Đánh đổi mục tiêu:

Đánh đổi mục tiêu dự án là việc hy sinh một mục tiêu nào đó để thực hiện tốt hơn mục tiêu kia trong điều kiện thời gian và không gian cho phép, nhằm thực hiện tốt nhất tất cả các mục tiêu dài hạn của quá trình quản lý dự án

Trên thực tế, không phải tất cả các dự án đều có thể thực hiện theo

kế hoạch mà thường có những thay đổi do nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan khác nhau nên đánh đổi mục tiêu là một kĩ năng của nhà quản lý dự án Việc đánh đổi mục tiêu diễn ra suốt trong quá trình quản lý, từ khi bắt đầu đến khi kết thúc Ở mỗi giai đoạn của dự án, có thể một mục tiêu nào đó trở thành yếu tố quan trọng nhất cần phải tuân thủ, trong khi các mục tiêu khác có thể thay đổi,

do đó, việc đánh đổi mục tiêu đều có ảnh hưởng đến kết quả thực hiện các mục tiêu khác

Khi phân tích đánh đổi mục tiêu trong quản lý dự án, thường đi theo

6 bước sau đây:

 Bước 1: Nhận diện và đánh giá khả năng xung khắc

 Bước 2: Nghiên cứu các mục tiêu của dự án

 Bước 3: Phân tích môi trường dự án và hiện trạng

 Bước 4: Xác định các lựa chọn

 Bước 5: Phân tích và lựa chọn khả năng tốt nhất

 Bước 6: Điều chỉnh kế hoạch dự án

Sau khi đã xác định được phương án đánh đổi hợp lý, nhà quản lý dự

án sẽ điều chỉnh kế hoạch của dự án theo nhằm hoàn thành dự án theo đúng mục tiêu ban đầu đã đề ra

* Ví dụ minh hoạ:

Ví dụ minh hoạ về đánh đổi mục tiêu trong quản lý dự án có thể là một dự án xây dựng công trình Ban đầu, mục tiêu của dự án có thể

là hoàn thành công trình trong một khoảng thời gian nhất định và dưới ngân sách đã định Tuy nhiên, sau khi tiến hành công việc, nhóm quản lý dự án nhận ra rằng việc tuân thủ ngân sách ban đầu sẽ dẫn đến giảm chất lượng công trình hoặc không đáp ứng đủ tiến độ

Để đảm bảo an toàn và chất lượng công trình, nhóm quản lý dự án quyết định thay đổi mục tiêu bằng cách tăng ngân sách để sử dụng

vật liệu và công cụ tốt hơn, thuê thêm nhân công và hợp đồng với các nhà cung cấp có uy tín hơn Điều này sẽ kéo dài thời gian hoàn thành công trình và tăng tổng chi phí

Việc đánh đổi mục tiêu trong trường hợp này cho phép nhóm quản lý

dự án tăng cường chất lượng công trình và đảm bảo an toàn cho công nhân Mặc dù thời gian và ngân sách đã thay đổi, nhưng mục tiêu cuối cùng là hoàn thiện một công trình chất lượng vẫn được đảm bảo

4 Khái niệm, đặc điểm, ưu nhược điểm, các mô hình QLDA Căn cứ vào điều kiện, năng lực của CĐT và yêu cầu của dự án:

+ CĐT trực tiếp quản lý dự án

+ Chủ nhiệm điều hành dự án

+ Mô hình chìa khoá trao tay

Trong phạm vi DN, căn cứ vào đặc điểm hình thành, vai trò và trách nhiệm của ban quản lí dự án

+ Quản lí dự án theo chức năng

+ Quản lí dự án dạng chuyên trách

+ Quản lí dự án theo ma trận

1 Chủ đầu tư trực tiếp quản lí dự án: là hình thức tổ chức quản lí mà chủ đầu

tư hoặc tự thức hiện dự án ( tự sản xuất, tự xây dựng, tự tổ chức giám sát và tự chịu trách nhiệm trước pháp luật) hoặc chủ đầu tư lập ra ban quản lí dự án để quán lí việc thực hiện các công việc dự án theo sự uỷ quyền

Đặc điểm:

 Chủ đầu tư trực tiếp thực hiện hay thành lập Ban QLDA để giúp CĐT tổ chức thực hiện các dự án do CĐT yêu cầu

 Ban QLDA tham gia 2 hoặc 3 khâu trong chu kì của dự án

 Nếu thành lập Ban QLDA thì Ban QLDA là một tổ chức không có tư cách pháp nhân độc lập vì vậy không được thành lập các Ban QLDA trực tiếp

 Ban QLDA được phép tổ chức quản lý nhiều dự án nếu được CĐT yêu cầu và chịu trách nhiệm trước CĐT và pháp luật về công việc được giao

 CĐT toàn quyền quyết định trong quá trình thực hiện dự án và chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ kết quả của dự án

Ưu điểm:

• Không phải đi thuê (giảm chi phí)

• Giảm thất thoát lãng phí (trực tiếp kiểm soát nên sát sao hơn)

• Thời gian thực hiện nhanh do luồng thông tin ngắn, chỉ trải qua 2 cấp, đồng thời

xử lý thông tin nhanh chóng, phản ứng nhanh trước những thay đổi

Nhược điểm:

• Đây không phải là mô hình QLDA chuyên nghiệp

• Bên cạnh đó đối với những dự án ĐT thường có rủi ro thì MH này nếu áp dụng

sẽ tập trung rủi ro (khi rủi ro phải gánh chịu 100%)

Điều kiện áp dụng:

• Những dự án có quy mô vốn nhỏ, tính chất kỹ thuật đơn giản, gắn với chuyên môn sâu của CĐT

• Đối với CĐT: CĐT phải có đầy đủ năng lực chuyên môn và kinh nghiệm quản lý

2 Chủ nhiệm điều hành dự án: Là mô hinhg tổ chức quản lí trong đó CĐT giao

cho ban quản lí dự án chuyên ngành hoặc thuê một tổ chức tư vấn quản lí có điều kiện, năng lực chuyên môn phù hợp với qui mô, tính chất của dự án làm chủ nhiệm điều hàn, quản lí việc thực hiện dự án

Đặc điểm:

➢CĐT giao hoặc thuê 1 Ban QLDA chuyên ngành hoặc 1 tổ chức tư vấn có đầy

đủ điều kiện, năng lực chuyên môn, kinh nghiệm quản lý làm chủ nhiệm điều hành

DA ➢ Chủ nhiệm điều hành DA là 1 tổ chức có tư cách pháp nhân độc lập, có đăng ký về tư vấn và quản lý hđ đầu tư

➢ Mọi quyết định của CĐT liên quan đến dự án được triển khai thông qua chủ nhiệm điều hành dự án

➢Chủ nhiệm điều hành dự án chịu trách nhiệm trước CĐT và pháp luật về quá trình tổ chức quản lý thực hiện dự án

Ưu điểm

• Là mô hình QLDA chuyên nghiệp

• Là mô hình phân tán rủi ro

Nhược điểm

• Chi phí cao

• Thời gian thực hiện kéo dài, luồng thông tin trải qua nhiều cấp độ hơn

• Có thể gây thất thoát, lãng phí lớn

Điều kiện áp dụng:

- Quy mô vốn lớn

- Tính chất kỹ thuật phức tạp

- Sử dụng nguồn vốn nhà nước

3 Mô hình chìa khoá trao tay: là hình thức tổ chức trong đó ban quản lí dự án

không chỉ là đại diện toàn quyền của CĐT-chủ dự án mà còn là “chủ” của dự án

Đặc điểm

➢CĐT tự lập dự án hoặc thuê tư vấn lập dự án

➢Sau khi dự án được phê duyệt, CĐT tổ chức đấu thầu và lựa chọn Tổng thầu

➢Tổng thầu là một tổ chức có tư cách pháp nhân và được toàn quyền quyết định trong quá trình thực hiện dự án và quản lý quá trình thực hiện dự án (CĐT k tham gia sau khi lựa chọn Tổng thầu)

➢Tổng thầu thực hiện toàn bộ dự án hoặc được phép thuê các nhà thầu phụ tiến hành một phần các công việc

➢CĐT phải thuê tư vấn giám sát quá trình thực hiện của Tổng thầu

Ưu điểm

• Là mô hình QLDA chuyên nghiệp

• Là mô hình phân tán rủi ro

• Luồng thông tin nhanh, thời gian thực hiện dự án nhanh

Nhược điểm

• Dễ gây thất thoát, lãng phí (yêu cầu CĐT phải thuê tư vấn GS nếu không rất dễ có sự câu kết…)

• Thường có sự câu kết giữa tư vấn giám sát và nhà thầu

Điều kiện áp dụng:

- Quy mô vốn lớn

- Tính chất kỹ thuật phức tạp

- Sử dụng nguồn vốn nhà nước

4 Tổ chức dự án theo chức năng: là (1) dự án được đặt vào một phòng chức năng

nào đó trong cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp (tuỳ thuộc vào tính chất của dự án) và (2) các thành viên quản lí dự án được điều động tạm thời từ các phòng chức năng khác nhau đến và họ vẫn thuộc quyền quản lí của phòng chức năng nhưng lại đảm bảo phần việc chuyên môn của mình trong quá trình quản lí điều hành dự án

Đặc điểm

➢Thành lập 1 nhóm QLDA và được đặt vào một phòng chức năng phụ thuộc vào đặc điểm, tính chất của dự án

➢Các nhân viên trong nhóm QLDA được điều chuyển tạm thời từ các phòng chức năng đến

➢Thông thường, trưởng phòng chức năng sẽ là trưởng nhóm QLDA

Ưu điểm

• Giảm chi phí

• Tận dụng được tối đa nguồn lực (một thành viên có thể thực hiện nhiều dự án)

• Không phải giải quyết vấn đề hậu dự án (các thành viên trở về vị trí ban đầu của mình)

Nhược điểm

• Là mô hình tổ chức QLDA không chuyên nghiệp

• Sự gắn kết giữa các thành viên trong nhóm không cao, sự phối hợp giữa các thành viên trong nhóm không nhịp nhàng, ăn khớp

• Luồng thông tin dài

• Các thành viên trong nhóm QLDA không nhận được sự ưu tiên đầy đủ, cần thiết cho việc QLDA

• Trưởng nhóm QLDA không được trao quyền đầy đủ

Điều kiện áp dụng:

- Dự án nhỏ, kỹ thuật đơn giản

5 Mô hình tổ chức chuyên trách quản lí dự án: là hình thức tổ chức quản lí mà các

thành viên ban quản lí dự án tách hoàn toàn khỏi phòng chức năng chuyên môn, chuyên thực hiện quản lí điều hành dự án theo yêu cầu được giao

Đặc điểm

➢Thành lập một phòng hay ban QLDA chuyên biệt, đứng song song với các phòng chức năng khác

➢Các thành viên của phòng QLDA tách biệt hoàn toàn với các phòng chức năng khác, chuyên làm nhiệm vụ quản lý quá trình thực hiện dự án

Ưu điểm

• Mô hình tổ chức quản lý chuyên nghiệp

• Ổn định về mặt nhân sự

• Sự phối hợp giữa các thành viên nhịp nhàng, ăn khớp

• Nhận được sự ưu tiên đầy đủ cho việc quản lý dự án

• Chủ nhiệm điều hành dự án hay trưởng phòng QLDA được trao quyền đầy đủ để giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan đến quá trùnh tổ chức, thực hiện DA

• Luồng thông tin ngắn

Nhược điểm

• Sử dụng không hợp lý thì sẽ gây lãng phí nhiều nguồn lực (Dự án nhiều nơi, thuê thêm chuyên gia) => gia tăng chi phí

• Phải giải quyết vấn đề hậu dự án

Điều kiện áp dụng:

- Dự án lớn, kĩ thuật phức tạp, thời gian dài

6 Tổ chức dự án theo ma trận: là sự kết hợp giữa mô hình tổ chức quản lí dự án

theo chức năng và mô hình tổ chức quản lí chuyên trách dự án

Đặc điểm

➢Có một chủ nhiệm chương trình quản lý tất cả các dự án trong DN

➢Mỗi dự án có một chủ nhiệm dự án riêng

➢Trong mỗi dự án có 2 loại nhân viên:

➢Nhân viên toàn thời gian: nhân viên chuyên QLDA

➢Nhân viên bán thời gian: nhân viên điều chuyển từ các phòng chức năng, phụ trách quản lý chuyên môn

Ưu điểm

• Mô hình tổ chức QLDA chuyên nghiệp

• Sử dụng linh hoạt và tối ưu nguồn lực trong DN

Nhược điểm

• Một nhân viên chịu sự quản lý của 2 thủ trưởng

• Dễ tạo nên “bệnh tập thể”

Điều kiện áp dụng:- Dự án có quy mô trung bình, nếu áp dụng cho những dự án lớn

thì dễ trở nên cồng kềnh, phức tạp và luồng thông tin dài