Tính cấp thiết của đề tài
Trong thời đại hội nhập quốc tế, các doanh nghiệp muốn phát triển cần phải có những biện pháp nhằm đẩy mạnh và nâng cao tính cạnh tranh của doanh nghiệp cả về chất lượng lẫn số lượng Doanh nghiệp vững mạnh cần kiểm soát được những hoạt động nội bộ trong đơn vị, tạo ra sức mạnh tổng thể giúp tạo điều kiện cho việc gia nhập và hoạt động với những đối tác chuyên nghiệp và trong những môi trường và lĩnh vực mới, thức đẩy sự phát triển toàn diện và bền vững Để kiểm soát được những hoạt động bên trong của đơn vị, nhà quản lý cần tập trung vào công tác kiểm soát nội bộ, đây được xem là yếu tố quan trọng giúp nhà quản lý kiểm soát được toàn bộ các hoạt động diễn ra trong doanh nghiệp, nhằm thực hiện mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận Tuy nhiên, tùy vào đặc điểm của từng doanh nghiệp mà công tác kiểm soát nội bộ được tổ chức khác nhau sao cho đảm bảo phù hợp với cơ cấu tổ chức, đặc thù và địa bàn hoạt động mà vẫn phát huy được hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ
Trong hệ thống kiểm soát nội bộ, công tác kiểm soát nội bộ chi phí luôn là đối tượng được quan tâm của nhà quản lý bởi tầm quan trọng của nó đối với doanh nghiệp Kiểm soát được chi phí trong doanh nghiệp sẽ giúp cho nhà quản lý đánh giá đúng chi phí phát sinh, từ đó đánh giá được đúng kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị thông qua chỉ tiêu lợi nhuận Bên cạnh đó, kiểm soát được chi phí trong doanh nghiệp sẽ giúp nhà quản lý vận dụng được các biện pháp tiết kiệm chi phí, giảm giá thành sản phẩm nhưng vẫn không làm thay đổi chất lượng sản phẩm, nâng cao sức cạnh tranh trên thị trường
Công ty Điện lực Quảng Bình là một doanh nghiệp nhà nước trực thuộc
Tổng Công ty Điện lực miền Trung, thuộc Tập đoàn Điện lực Việt Nam, Công ty chuyên sản xuất, kinh doanh điện năng, quản lý và vận hành lưới điện phân phối, các nhiệm vụ khác theo sự phân công của đơn vị cấp trên Là một đơn vị trực thuộc, quản lý hoạt động trên địa bàn tỉnh Quảng Bình, việc quản lý, và kiểm soát hoạt động trên địa bàn và báo cáo cho đơn vị cấp trên theo phân cấp quản lý của các đơn vị nhà nước, tổ chức theo cơ chế Tập đoàn và Tổng Công ty, đặt ra những yêu cầu cao đối với công tác kiểm soát nội bộ chi phí trong đơn vị Tuy nhiên hiện nay, tại Công ty Điện lực Quảng Bình công tác kiểm soát nội bộ chi phí chưa thật sự chặt chẽ, những kẽ hở trong công tác kiểm soát làm phát sinh một số những thất thoát, lãng phí, một số chi phí thiếu kiểm soát trong thời gian qua khiến cho kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị chưa đạt được kết quả mong muốn theo kế hoạch mà cấp trên giao
Với vai trò là Phó trưởng phòng Tài chính – Kế toán kiêm Kế toán tổng hợp tại đơn vị, bản thân nhận thức được tầm quan trọng của công tác kiểm soát nội bộ và việc hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chi phí trong doanh nghiệp là rất cần thiết và cấp bách, do vậy tôi quyết định chọn đề tài "Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chi phí tại Công ty Điện lực Quảng Bình" làm luận văn tốt nghiệp của mình.
Mục tiêu nghiên cứu
Luận văn tập trung giải quyết các mục tiêu chính sau đây:
- Đánh giá được thực trạng kiểm soát nội bộ chi phí tạiCông ty Điện lực Quảng Bình;
- Đề xuất giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ chi phí tạiCông ty Điện lực Quảng Bình
3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Kiểm soát chi phí tại Công ty Điện lực Quảng Bình
+ Phạm vi không gian: Tại Công ty Điện lực Quảng Bình
+ Phạm vi thời gian: Thời gian thu thập số liệu để đánh giá tình hình tài chính của Công ty là trong giai đoạn 2017-2020; thời gian thu thập thông tin liên quan đến kiểm soát nội bộ chi phí tại Công ty từ 03/8/2020 đến 08/11/2020
4 Phương pháp nghiên cứu Để phù hợp với mục tiêu nghiên cứu, luận văn sử dụng cách tiếp cận mô tả, giải thích, lập luận logic Các phương pháp nghiên cứu được thực hiện phù hợp với cách tiếp cận và mục tiêu nghiên cứu đề ra, cụ thể
Phương pháp quan sát, khám phá được vận dụng nhằm tìm hiểu thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chi phí tại Công ty Điện lực Quảng Bình Phương pháp đối chiếu, so sánh và giải thích được vận dụng để xem xét, đối chiếu dựa vào cơ sở lý thuyết có liên quan để đánh giá những ưu điểm, bất cập về công tác kiểm soát nội bộ chi phí tại Công ty Điện lực Quảng Bình Phương pháp lập luận đối sánh được vận dụng để đánh giá và biện luận về thực trạng kiểm nội bộ soát chi phí, nhằm đưa ra các giải pháp hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chi phí tại Công ty Điện lực Quảng Bình
Thông tin số liệu thu thập trong luận văn là nguồn thông tin số liệu thứ cấp có liên quan đến công tác kiểm soát nội bộ chi phí tại Công ty Điện lực Quảng Bình, bao gồm: Các số liệu về chi phí, thủ tục kiểm soát chi phí, môi trường kiểm soát liên quan đến chi phí, các thông tin chi tiết, tổng hợp và các báo cáo có liên quan của Công ty
5 Ý nghĩa thực tiễn của đề tài
Kết quả thực hiện đề tài có ý nghĩa rất lớn trong việc giúp bản thân hệ thống được các kiến thức đã học, nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung và kiểm soát nội bộ chi phí nói riêng; vận dụng được các phương pháp nghiên cứu khoa học để đánh giá thực trạng và đề xuất giải pháp liên quan đến kiểm soát nội bộ chi phí tại đơn vị mà mình đang công tác Đối với Công ty Điện lực Quảng Bình, việc thực hiện đề tài có ý nghĩa lớn trong việc nhìn nhận và đánh giá thực tiễn tại đơn vị, sau khi hoàn thành, luận văn sẽ là nguồn tham khảo quan trọng cho đơn vị trong việc triển khai các biện pháp kiểm soát chi phí hiệu quả, giúp doanh nghiệp giảm bớt khó khăn trong thời kỳ hội nhập và nước ta đang phải đối phó với tình hình dịch bệnh phức tạp như hiện nay
6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu
Hiện nay, đã có rất nhiều công trình nghiên cứu về kiểm soát nội bộ chi phí, doanh thu trong doanh nghiệp, như:
Luận văn thạc sĩ của Trần Ngọc Tuyết (2010) với đề tài: “Hoàn thiện kiểm soát chi phí tại Công ty Xăng dầu khu vực V” Bằng những lý luận cơ bản về kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp, tập trung vào chi phí quản lý kinh doanh trong doanh nghiệp, tác giả đã đi sâu tìm hiểu về các chu trình chi phí tại Công ty Xăng dầu khu vực V, đánh giá những ưu điểm, tồn tại và nguyên nhân (như: quy trình kiểm soát soát giá vốn hàng bán như mua hàng, xuất kho; kiểm soát chi phí bán hàng và chi phí quản lý như kiểm soát chi tiền lương, vận chuyển, các chi phí bằng tiền khác …) Trên cơ sở đó, tác giả đã đề xuất được những giải pháp thiết thực phù hợp với đặc thù của đơn vị liên quan đến công tác kiểm soát chi phí tại Công ty Xăng dầu khu vực V
Lê Thị Khánh Như (2012),với nghiên cứu “Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ chi phí và doanh thu tại Công ty TNHH MTV Cấp thoát nước Phú Yên” Tác giả đã dựa trên cơ sở những lý luận cơ bản về kiểm soát nội bộ doanh thu, chi phí trong doanh nghiệp được hệ thống hóa để tiến hành đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ doanh thu, chi phí tại Công ty TNHH MTV Cấp thoát nước Phú Yên.Từ đó đề xuất giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ chi phí và doanh thu hoạt động cấp nước tại Công ty TNHH MTV Cấp thoát nước Phú Yên
Liên quan đến công tác kiểm soát chi phí, Phạm Thị Hồng (2012) với đề tài “Hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chi phí tại Công ty TNHH môi trường đô thị Quy Nhơn” Luận văn đã hệ thống hóa cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp nói chung và công tác kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp nói riêng Trên cơ sở lý luận, luận văn đi sâu tìm hiểu thực trạng kiểm soát nội bộ chi phí tại Công ty TNHH môi trường đô thị Quy Nhơn Từ thực trạng, đối chiếu với lý luận để đưa ra đánh giá về hệ thống kế toán, các thủ tục kiểm soát (kiểm soát chi phí nguyên vật liệu, kiểm soát chi phí nhân công, kiểm soát chi phí chung), đưa ra được những ưu điểm và mặt còn tồn tại (quy trình kiểm tra chưa chặt chẽ, định mức kỹ thuật và định mức lao động chưa thỏa đáng, công tác kế hoạch chưa kịp thời, …) trong công tác kiểm soát nội bộ chi phí tại Công ty Từ đó, luận văn đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát chi phí như: Xây dựng chính sách nhân sự và kế hoạch, hoàn thiện cơ cấu quản lý, thiết lập quy trình kiểm tra chặt chẽ, xây dựng định mức kỹ thuật phù hợp hơn với yêu cầu kiểm soát chi phí tại đơn vị
Gần đây nhất vào năm 2019, Nguyễn Thu Trâm (2019) với nghiên cứu
“Kiểm soát nội bộ chi phí tại Công ty Điện lực Quảng Ngãi” cũng tập trung giải quyết những vấn đề còn tồn tại liên quan đến kiểm soát nội bộ chi phí tại
Công ty Điện lực Quảng Ngãi Luận văn đã đạt được những thành công nhất định khi hệ thống hóa được những lý luận cơ bản về kiểm soát nội bộ chi phí trong doanh nghiệp nói chung, đánh giá thực trạng và đề xuất giải pháp mang tính thực tiễn áp dụng tại Công ty Điện lực Quảng Ngãi nhằm kiểm soát chi phí, hạ giá thành sản phẩm, tăng hiệu quả hoạt động kinh doanh của Công ty
Xét về phương diện lý luận, hầu hết những nghiên cứu kể trên đều cung cấp những cơ sở lý luận về công tác kiểm soát nội bộ chi phí trong doanh nghiệp nói chung Xét về mặt thực tiễn, ứng với mỗi doanh nghiệp, những ưu điểm, nhược điểm của hệ thống kiểm soát nội bộ là khác nhau, ở mỗi doanh nghiệp sẽ có một môi trường kiểm soát, một triết lý quản lý khác biệt nhau giữa những nhà quản trị, ngoài ra việc thiết kế các thủ tục kiểm soát hay đặc thù về chi phí cũng khác nhau
Chính vì vậy, với phạm vi nghiên cứu được đề cập trong luận văn, khi xem xét công tác kiểm soát nội bộ chi phí tại Công ty Điện lực Quảng Bình, những tài liệu kể trên sẽ góp phần giúp tác giả nhìn nhận rõ hơn những hướng giải quyết cụ thể liên quan đến từng doanh nghiệp ở những giai đoạn khác nhau và sẽ là tài liệu quý giá giúp cho tác giả đề xuất được các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát chi phí tại Công ty Điện lực Quảng Bình
7 Bố cục của đề tài
Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn có kết cấu 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý thuyết về kiểm soát nội bộ chi phí trong doanh nghiệp
Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ chi phí tại Công ty Điện lực Quảng Bình
Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kiểm soát nội bộ chi phí tại Công ty Điện lực Quảng Bình
CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ
1.1 TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.1.1 Định nghĩa kiểm soát nội bộ
Mỗi một tổ chức ban hành quy định, ứng với những tôn chỉ khác nhau sẽ đưa ra những khái niệm khác nhau liên quan đến hệ thống kiểm soát nội bộ Dưới đây là một số những khái niệm được chấp nhận rộng rãi theo COSO
Theo COSO năm 1992 - Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về chống gian lận khi lập báo cáo tài chính, " KSNB là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự bảo đảm hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu dưới đây:
- Báo cáo tài chính đáng tin cậy
- Các luật lệ và quy định được tuân thủ
- Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả." (Bộ môn Kiểm toán, Trường Đại học kinh tế thành phố Hồ Chí Minh, 2012).
Hơn 20 năm sau, COSO đã ban hành bản cập nhật mới là COSO Internal Control 2013, theo khuôn khổ COSO, kiểm soát nội bộ là một tiến trình được thiết lập và vận hành bởi hội đồng quản trị, ban quản lý và các nhân sự khác, được thiết kế để đem lại một sự bảo đảm hợp lý đối với việc đạt được các mục tiêu hoạt động, mục tiêu báo cáo, và sự tuân thủ với các luật và quy định liên quan (Đường Nguyễn Hưng, 2016, tr.40)
Trong định nghĩa trên, một số nội dung cơ bản có thể hiểu như sau:
Phương pháp nghiên cứu
Để phù hợp với mục tiêu nghiên cứu, luận văn sử dụng cách tiếp cận mô tả, giải thích, lập luận logic Các phương pháp nghiên cứu được thực hiện phù hợp với cách tiếp cận và mục tiêu nghiên cứu đề ra, cụ thể
Phương pháp quan sát, khám phá được vận dụng nhằm tìm hiểu thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chi phí tại Công ty Điện lực Quảng Bình Phương pháp đối chiếu, so sánh và giải thích được vận dụng để xem xét, đối chiếu dựa vào cơ sở lý thuyết có liên quan để đánh giá những ưu điểm, bất cập về công tác kiểm soát nội bộ chi phí tại Công ty Điện lực Quảng Bình Phương pháp lập luận đối sánh được vận dụng để đánh giá và biện luận về thực trạng kiểm nội bộ soát chi phí, nhằm đưa ra các giải pháp hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chi phí tại Công ty Điện lực Quảng Bình
Thông tin số liệu thu thập trong luận văn là nguồn thông tin số liệu thứ cấp có liên quan đến công tác kiểm soát nội bộ chi phí tại Công ty Điện lực Quảng Bình, bao gồm: Các số liệu về chi phí, thủ tục kiểm soát chi phí, môi trường kiểm soát liên quan đến chi phí, các thông tin chi tiết, tổng hợp và các báo cáo có liên quan của Công ty.
Ý nghĩa thực tiễn của đề tài
Kết quả thực hiện đề tài có ý nghĩa rất lớn trong việc giúp bản thân hệ thống được các kiến thức đã học, nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung và kiểm soát nội bộ chi phí nói riêng; vận dụng được các phương pháp nghiên cứu khoa học để đánh giá thực trạng và đề xuất giải pháp liên quan đến kiểm soát nội bộ chi phí tại đơn vị mà mình đang công tác Đối với Công ty Điện lực Quảng Bình, việc thực hiện đề tài có ý nghĩa lớn trong việc nhìn nhận và đánh giá thực tiễn tại đơn vị, sau khi hoàn thành, luận văn sẽ là nguồn tham khảo quan trọng cho đơn vị trong việc triển khai các biện pháp kiểm soát chi phí hiệu quả, giúp doanh nghiệp giảm bớt khó khăn trong thời kỳ hội nhập và nước ta đang phải đối phó với tình hình dịch bệnh phức tạp như hiện nay.
CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP
TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.1.1 Định nghĩa kiểm soát nội bộ
Mỗi một tổ chức ban hành quy định, ứng với những tôn chỉ khác nhau sẽ đưa ra những khái niệm khác nhau liên quan đến hệ thống kiểm soát nội bộ Dưới đây là một số những khái niệm được chấp nhận rộng rãi theo COSO
Theo COSO năm 1992 - Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về chống gian lận khi lập báo cáo tài chính, " KSNB là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự bảo đảm hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu dưới đây:
- Báo cáo tài chính đáng tin cậy
- Các luật lệ và quy định được tuân thủ
- Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả." (Bộ môn Kiểm toán, Trường Đại học kinh tế thành phố Hồ Chí Minh, 2012).
Hơn 20 năm sau, COSO đã ban hành bản cập nhật mới là COSO Internal Control 2013, theo khuôn khổ COSO, kiểm soát nội bộ là một tiến trình được thiết lập và vận hành bởi hội đồng quản trị, ban quản lý và các nhân sự khác, được thiết kế để đem lại một sự bảo đảm hợp lý đối với việc đạt được các mục tiêu hoạt động, mục tiêu báo cáo, và sự tuân thủ với các luật và quy định liên quan (Đường Nguyễn Hưng, 2016, tr.40)
Trong định nghĩa trên, một số nội dung cơ bản có thể hiểu như sau:
- Kiểm soát nội bộ là một quá trình: Kiểm soát nội bộ bao gồm một chuỗi hoạt động kiểm soát hiện diện ở mọi bộ phận trong đơn vị và được kết hợp với nhau thành một thể thống nhất Quá trình kiểm soát là phương tiện để giúp cho đơn vị đạt được các mục tiêu của mình
- Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người: KSNB không chỉ là đơn thuần là những chính sách, thủ tục, biểu mẫu… mà chủ yếu do những con người trong tổ chức như HĐQT, BGĐ và các nhân viên thực thi Chính họ sẽ định ra mục tiêu, thiết lập cơ chế kiểm soát ở mọi nơi và vận hành chúng
- Kiểm soát nội bộ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý: KSNB cung cấp một sự đảm bảo hợp lý, chứ không phải đảm bảo tuyệt đối các mục tiêu sẽ đạt được Vì khi vận hành hệ thống kiểm soát, những yếu kém có thể xảy ra do các sai lầm của con người… nên dẫn đến không đạt được các mục tiêu KSNB có thể ngăn ngừa và phát hiện những sai phạm nhưng không thể đảm bảo là chúng không bao giờ xảy ra Hơn nữa, một nguyên tắc cơ bản trong việc đưa ra quyết định quản lý là chi phí cho quá trình kiểm soát không thể vượt quá lợi ích mong đợi từ quá trình kiểm soát đó Do đó, tuy người quản lý có thể nhận thức đầy đủ về các rủi ro, thế nhưng nếu chi phí cho quá trình kiểm soát quá cao thì họ vẫn không áp dụng các thủ tục để kiểm soát rủi ro (Bộ môn Kiểm toán, trường Đại học kinh tế thành phố Hồ Chí Minh, 2012; Đường Nguyễn Hưng, 2016)
Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 315: “KSNB là quy trình do Ban quản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan” (Bộ Tài chính, 2012, VSA 315)
Mặc dù có những khái niệm khác nhau, tuy nhiên hệ thống kiểm soát nội bộ đều được thiết để để đảm bảo những mục tiêu nhất định được trình bày ở mục 1.1.2
1.1.2 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ
Hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết kế nhằm đảm bảo các mục tiêu:
- Đối với báo cáo tài chính, kiểm soát nội bộ phải đảm bảo về tính trung thực và đáng tin cậy, bởi vì chính người quản lý đơn vị phải có trách nhiệm lập báo cáo tài chính phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành
- Đối với tính tuân thủ, kiểm soát nội bộ trước hết phải đảm bảo hợp lý việc chấp hành luật pháp và quy định Điều này xuất phát từ trách nhiệm của người quản lý đối với những hành vi không tuân thủ trong đơn vị Bên cạnh đó, kiểm soát nội bộ còn phải hướng mọi thành viên trong đơn vị vào việc tuân thủ các chính sách, quy định nội bộ của đơn vị, qua đó đảm bảo đạt được những mục tiêu của đơn vị
- Đối với mục tiêu sự hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động, kiểm soát nội bộ giúp đơn vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín, mở rộng thị phần, thực hiện các chiến lược kinh doanh của đơn vị
Như vậy, các mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ là rất rộng, chúng bao trùm lên mọi hoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp (Bộ môn Kiểm toán, trường Đại học kinh tế thành phố Hồ Chí Minh, 2012)
1.1.3 Các yếu tố cấu thành kiểm soát nội bộ
Theo COSO 2013, các yếu tố cấu thành nên hệ thống kiểm soát nội bộ gồm 5 bộ phận: Môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, hoạt động giám sát (các yếu tố này không thay đổi so với COSO 1992) Cụ thể: a Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát là một tập hợp các chuẩn mực, các quy trình và các cấu trúc tạo lập cơ sở cho sự vận hành kiểm soát nội bộ trong tổ chức bao gồm tất cả các nhân tố bên trong và các nhân tố bên ngoài đơn vị có ảnh hưởng đến quá trình hoạt động và tính hiệu quả của kiểm soát nội bộ Thông qua môi trường kiểm soát, bộ phận quản lý đánh giá được thái độ của toàn đơn vị đối với hệ thống kiểm soát nội bộ, đồng thời tạo ra các chính sách, trình tự, các chỉ dẫn đảm bảo cho sự giám sát liên tục và hữu hiệu đối với các mục tiêu đã đặt ra Các nhân tố chính của môi trường kiểm soát bao gồm:
- Triết lý quản lý và phong cách của ban lãnh đạo khi điều hành.Triết lý quản lý và phong cách điều hành thể hiện qua những quan điểm và suy nghĩ, qua tính cách và thái độ của người quản lý khi điều hành đơn vị Sự khác nhau trong triết lý quản lý và phong cách điều hành có thể ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát và tác động đến việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị
NỘI DUNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP
1.2.1 Nội dung chi phí của doanh nghiệp
Chi phí sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp bao gồm nhiều loại, nhiều khoản khác nhau về nội dung, tính chất, công dụng, vai trò, vị trí trong quá trình kinh doanh Để quản lý chi phí được tốt và tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán, chi phí phải được phân loại theo những tiêu thức khác nhau dựa vào những căn cứ khoa học, hợp lý và cơ chế quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước trong từng thời kỳ là hết sức quan trọng (Bộ môn Kiểm toán, trường Đại học kinh tế thành phố Hồ Chí Minh, 2012) a Phân loại chi phí theo nội dung kinh tế
Theo cách phân loại này, chi phí được chia thành các loại:
- Chi phí nguyên vật liệu là toàn bộ giá trị các loại nguyên vật liệu mua ngoài dùng cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
- Chi phí nhân công là toàn bộ các khoản tiền lương; tiền công và các khoản phụ cấp doanh nghiệp phải trả cho công nhân và nhân viên tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh; các khoản chi phí trích nộp theo lương như bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn mà doanh nghiệp phải nộp trong kỳ
- Chi phí khấu hao tài sản cố định là toàn bộ số tiền khấu hao các loại tài sản cố định trích trong kỳ
- Chi phí dịch vụ mua ngoài là toàn bộ số tiền doanh nghiệp phải trả cho các dịch vụ đã sử dụng vào hoạt động kinh doanh trong các kỳ do các đơn vị ở bên ngoài cung cấp
- Chi phí bằng tiền khác là các khoản chi phí bằng tiền ngoài các khoản đã nêu trên
Cách phân loại này giúp cho doanh nghiệp lập được dự toán chi phí theo các yếu tố, kiểm tra sự cân đối giữa kế hoạch cung cấp nguyên vật liệu, kế hoạch lao động tiền lương, kế hoạch khấu hao tài sản cố định, kế hoạch nhu cầu vốn lưu động b Phân loại chi phí theo cách ứng xử của chi phí
Cách “ứng xử” của chi phí (cost behavior) là thuật ngữ để biểu thị sự thay đổi của chi phí tương ứng với các mức độ hoạt động đạt được Các chỉ tiêu thể hiện mức độ hoạt động cũng rất đa dạng Trong doanh nghiệp sản xuất ta thường gặp các chỉ tiêu thể hiện mức độ hoạt động như: khối lượng công việc đã thực hiện, khối lượng sản phẩm sản xuất, số giờ máy hoạt động,v.v Khi xem xét cách ứng xử của chi phí, cũng cần phân biệt rõ phạm vi hoạt động (operating range) của doanh nghiệp với mức độ hoạt động (operating levels) mà doanh nghiệp đạt được trong từng kỳ Phạm vi hoạt động chỉ rõ các năng lực hoạt động tối đa như công suất máy móc thiết bị, số giờ công lao động của công nhân, mà doanh nghiệp có thể khai thác, còn mức độ hoạt động chỉ các mức hoạt động cụ thể mà doanh nghiệp thực hiện trong một kỳ trong giới hạn của phạm vi hoạt động đó
Khi nói đến cách ứng xử của chi phí, chúng ta thường hình dung đến một sự thay đổi tỉ lệ giữa chi phí với các mức độ hoạt động đạt được: mức độ hoạt động càng cao thì lượng chi phí phát sinh càng lớn và ngược lại Tuy nhiên, loại chi phí có cách ứng xử như vậy chỉ là một bộ phận trong tổng số chi phí của doanh nghiệp Một số loại chi phí có tính chất cố định, không phụ thuộc theo mức độ hoạt động đạt được trong kỳ, và ngoài ra, cũng có một số các chi khác mà cách ứng xử của chúng là sự kết hợp của cả hai loại chi phí kể trên Chính vì vậy, xét theo cách ứng xử, chi phí của doanh nghiệp được chia thành 3 loại: Chi phí khả biến, chi phí bất biến và chi phí hỗn hợp. c Phân loại chi phí theo chức năng của chi phí
Theo cách phân loại này, chi phí của doanh nghiệp bao gồm:
+ Chi phí vật tư trực tiếp bao gồm chi phí về nguyên liệu, nhiên liệu sử dụng trực tiếp tạo ra sản phẩm, dịch vụ
+ Chi phí nhân công bao gồm chi phí lương, tiền công, các khoản trích nộp của công nhân tạo ra sản phẩm và dịch vụ mà doanh nghiệp phải nộp theo quy định như bảo hiểm xã hội, kinh phí công đoàn, bảo hiểm y tế của công nhân sản xuất
+ Chi phí sản xuất chung và các chi phí sử dụng cho hoạt động sản xuất, chế biến của phân xưởng trực tiếp tạo ra sản phẩm hàng hoá, dịch vụ Bao gồm: Chi phí vật liệu, công cụ lao động nhỏ; khấu hao tài sản cố định phân xưởng, tiền lương các khoản trích nộp theo quy định của nhân viên phân xưởng, chi phí dịch vụ mua ngoài; chi phí khác bằng tiền phát sinh ở phạm vi phân xưởng
- Chi phí bán hàng là toàn bộ các chi phí liên quan tới việc tiêu thụ sản phẩm, dịch vụ, bao gồm cả chi phí bảo hành sản phẩm
- Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm các chi phí cho bộ máy quản lý và điều hành doanh nghiệp, các chi phí có liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp như: Chi phí công cụ lao động nhỏ, khấu hao tài sản cố định phục vụ bộ máy quản lý và điều hành doanh nghiệp; tiền lương và các khoản trích nộp theo quy định của bộ máy quản lý và điều hành doanh nghiệp; chi phí dịch vụ mua ngoài; chi phí khác bằng tiền phát sinh ở doanh nghiệp như chi phí về tiếp tân khánh tiết, giao dịch, chi các khoản trợ cấp thôi việc cho người lao động (có hướng dẫn cụ thể như Bộ Tài chính - Thương binh - Xã hội) v.v…
1.2.2 Xác định mục tiêu và xây dựng quy trình kiểm soát
Chi phí là một nội dung quan trọng trong hoạt động tài chính của mỗi doanh nghiệp Kiểm soát chi phí là một chức năng quản lý có ý thức và rất quan trọng trong quá trình quản lý của doanh nghiệp Đó là sự tác động của chủ thể quản lý nhằm nhận biết, hiểu biết các nội dung chi phí nhằm sử dụng hiệu quả nhất các khoản chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra Để làm tốt chức năng này, nhà quản lý cần trả lời các câu hỏi: Doanh nghiệp có những khoản mục chi phí nào? Tiêu chuẩn, định mức chi phí là bao nhiêu? chi phí nào chưa hợp lý? nguyên nhân vì sao? biện pháp giải quyết? Để tiến hành kiểm soát chi phí, nhà quản lý cần phải đưa ra các tiêu chuẩn, nội dung và mục tiêu kiểm soát chi phí, dựa trên các nguyên tắc thống nhất Từ đó xây dựng hệ thống kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp với những hình thức kiểm soát thích hợp, cùng chi phí kiểm soát, phương tiện công cụ được sử dụng cho hoạt động kiểm soát này và cuối cùng đi tới các giải pháp điều chỉnh (Nguyễn Đại Thắng, 2003)
1.2.3 Nhận diện rủi ro Để hoàn thiện hệ thống KSNB liên quan đến chi phí trong doanh nghiệp, đơn vị cần nhận diện rủi ro thường xảy ra trong quá trình xử lý nghiệp vụ như:
- Chi phí ghi nhận không đúng đối tượng phát sinh chi phí;
- Nhân viên không có thẩm quyền lại xuất hàng, gửi hàng;
- Xuất kho vật tư khi chưa cho phép;
- Xuất kho không đúng số lượng hoặc loại hàng;
- Chuyển hàng không đúng địa điểm công trình hoặc không đúng đối tượng chịu chi phí;
- Ghi sai nội dung hoặc tính công sai cho nhân viên trực tiếp sản xuất;
- Phân bổ chi phí không đúng kỳ và đối tượng chịu chi phí;
… Để hạn chế hoặc ngăn chặn những rủi ro trên, nhà quản lý cần thiết kế những thủ tục kiểm soát thích hợp để hệ thống kiểm soát nội bộ có thể thực hiện được những mục tiêu đề ra
1.2.4 Hoạt động kiểm soát chi phí a Nguyên tắc thiết lập các thủ tục kiểm soát
Ba nguyên tắc chung cho việc thiết lập các thủ tục kiểm soát trong hệ thống kiểm soát nội bộ đó là: nguyên tắc phân công, phân nhiệm; nguyên tắc bất kiêm nhiệm; ủy quyền và phê chuẩn b Thủ tục kiểm soát chi phí b.1 Kiểm soát nội bộ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
- Mục tiêu kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu với mục đích ngăn ngừa, hạn chế hư hỏng hoặc sử dụng lãng phí nguyên vật liệu trong quá trình sử dụng
- Các thủ tục kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Kiểm soát nội bộ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp bao gồm:
- Quản lý về mặt lượng, giá trị, phương pháp xác định giá thành, giá xuất kho phù hợp đặc điểm của nguyên vật liệu cũng như phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp
- Tổ chức quản lý, theo dõi quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, kiểm tra việc theo dõi, ghi chép, hạch toán, lưu hồ sơ, luân chuyển hồ sơ chứng từ và việc lập báo cáo định kỳ của đơn vị b.2 Kiểm soát nội bộ chi phí nhân công
- Mục tiêu kiểm soát nội bộ chi phí nhân công
THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY ĐIỆN LỰC QUẢNG BÌNH
ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ CỦA CÔNG
TY ĐIỆN LỰC QUẢNG BÌNH
2.1.1 Giới thiệu về Công ty Điện lực Quảng Bình
Tên cơ quan: CÔNG TY ĐIỆN LỰC QUẢNG BÌNH
Tên giao dịch quốc tế: QUANG BINH POWER COMPANY
Trụ sở làm việc: 01 Hữu Nghị – Thành phố Đồng Hới – Tỉnh Quảng
Website: https://pcquangbinh.cpc.vn
Công ty Điện lực Quảng Bình kinh doanh trong các lĩnh vực (được ghi rõ trong giấy phép đăng ký kinh doanh cấp lần thứ 13 ngày 29 tháng 9 năm
1 Truyền tải và phân phối điện
3 Xây dựng công trình điện
4 Hoạt động kiến trúc và tư vấn kỹ thuật có liên quan
5 Kiểm tra và phân tích kỹ thuật
6 Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác
7 Lắp đặt hệ thống điện
8 Vận tải hàng hóa bằng đường bộ
9 Cho thuê máy móc, thiết bị và đồ dùng hữu hình khác không kèm người điều khiển
2.1.3 Tổ chức bộ máy quản lý và bộ phận kế toán a Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty
Bộ máy tổ chức của Công ty theo mô hình trực tuyến chức năng, gồm:
- Ban Giám đốc: Giám đốc, Phó Giám đốc phụ trách kinh doanh, Phó Giám đốc phụ trách kỹ thuật, Phó Giám đốc phụ trách đầu tư xây dựng, Kế toán trưởng Cụ thể:
+ Giám đốc: do Chủ tịch EVNCPC bổ nhiệm sau khi được sự đồng ý bằng văn bản của EVN Giám đốc QBPC là người chỉ đạo xây dựng kế hoạch ngắn hạn, trung hạn và dài hạn về sản xuất, kinh doanh của QBPC
+ Các phó Giám đốc: Do Tổng giám đốc EVNCPC bổ nhiệm Phó Giám đốc là người giúp việc cho Giám đốc, được Giám đốc giao quản lý, điều hành một số lĩnh vực theo phân công cụ thể và chịu trách nhiệm trước Giám đốc, trước EVNCPC, trước pháp luật về các lĩnh vực được giao
+ Kế toán trưởng QBPC: Do Tổng giám đốc EVNCPC bổ nhiệm Kế toán trưởng giúp Giám đốc chỉ đạo, tổ chức thực hiện công tác quản lý tài chính kế toán, thống kê của toàn QBPC; chịu trách nhiệm trước Giám đốc QBPC, trước EVNCPC, trước pháp luật về các nhiệm vụ được phân công hoặc ủy quyền
- 13 phòng, ban chức năng; 7 Điện lực trực thuộc và 1 Đội Quản lý vận hành lưới điện cao thế
- Tổng số cán bộ công nhân viên chức là 621 người
BAN LÃNH ĐẠO CÔNG TY
II KHỐI PHÒNG BAN TRỰC THUỘC CÔNG TY
2 Phòng Tổ chức và Nhân sự
3 Phòng Kế hoạch – Vật tư
5 Phòng Tài chính-Kế toán
7 Phòng Quản lý Đầu tư
10 Phòng Thanh tra-Bảo vệ-Pháp chế
11 Phòng Công nghệ Thông tin
12 Phòng Kiểm tra Giám sát mua bán điện
13 Ban Quản lý dự án
KHỐI CÁC ĐƠN VỊ SẢN XUẤT
8 Đội Quản lý vận hành lưới Điện cao thế
Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty Điện lực Quảng Bình
Nguồn: trên Website của Công ty Điện lực Quảng Bình https://pcquangbinh.cpc.vn/b-may-t-chc/
KẾ TOÁN TRƯỞNG b Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán
Công ty thực hiện các chính sách, chế độ kế toán theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam, hệ thống kế toán Việt Nam và các quy định hiện hành có liên quan
Công ty áp dụng mô hình tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung, vừa phân tán, sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán được minh họa qua Sơ đồ 2.2
Sơ đồ 2.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Công ty Điện Lực Quảng Bình
Phòng Tài chính Kế toán là đơn vị tham mưu cho Giám đốc Công ty trong các lĩnh vực công tác với các chức năng, nhiệm vụ cụ thể như sau:
TRƯỞNG PHÒNG TÀI CHÍNH - KẾ TOÁN KIÊM KẾ TOÁN TRƯỞNG
PHÓ TRƯỞNG PHÒNG KIÊM KẾ
Kế toán công nợ phải thu và phải trả
Kế toán sửa chữa lớn
- Tham mưu tổ chức chỉ đạo và quản lý thống nhất các hoạt động kinh tế tài chính, hoạch toán kế toán, thống kê trong toàn Công ty theo đúng pháp luật của Nhà nước và của EVN và EVNCPC;
- Đảm bảo việc bảo toàn và phát triển vốn tại đơn vị, nhu cầu vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh, cân đối thu, chi để đảm bảo khả năng trả nợ các khoản vay;
- Kiểm tra, giám sát quá trình quản lý và sử dụng tài sản, đảm bảo đúng chế độ;
- Tham mưu cho Giám đốc Công ty các biện pháp, giải pháp nhằm tối ưu hóa chi phí trong hoạt động sản xuất kinh doanh
- Tổ chức thực hiện chế độ Kế toán, công tác thống kê tại Công ty theo đúng các quy định hiện hành của Nhà nước, EVN và EVNCPC
- Tổ chức triển khai thực hiện các quy định hiện hành về chính sách tài chính, kế toán, thuế, của Nhà nước, EVN và EVNCPC đảm bảo kịp thời và hiệu quả Cụ thể nhiệm vụ như sau:
2.1.4 Tổ chức công tác kế toán và quản lý tài chính
Hiện nay Công ty đang áp dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp hay còn gọi là hệ thống quản trị doanh nghiệp (ERP) trong công tác kế toán tại đơn vị Hệ thống ERP chuẩn của hàng Oracle là hệ thống Oracle EBS có rất nhiều chức năng, nhiều phân hệ (khoảng 250 phân hệ), chính vì thế giải pháp này rất đa dạng, phức tạp về các lĩnh vực nghiệp vụ khác nhau
Công ty đã áp dụng 10 phân hệ kế toán liên quan đến tài chính kế toán và vật tư, có thể chia 10 phân hệ thành 03 nhóm như sau:
Nhóm 1: Các phân hệ thanh toán gồm Account Receivable (AR): quản lý các khoản phải thu; Accounts Payables (AP): Quản lý các khoản phải trả;
Cash Management (CM): Kế toán tiền; Tax Account (TA): Quản lý thuế
Nhóm 2: Phân hệ Vật tư mua sắm gồm Purchasing Order (PO): Quản lý mua hàng; Inventory and Warehouse (INV): Quản lý kho, vật tư
Nhóm 3: Nhóm phân hệ tổng hợp hợp nhất gồm Fixed Assets (FA): Quản lý Tài sản cố định & Công cụ dụng cụ; Project Management (PM): Kế toán dự án; Costing (GL): Kế toán chi phí và tính giá thành; General Ledger (GL): Sổ cái, kế toán tổng hợp và hợp nhất báo cáo tài chính
Tính đến ngày 30/9/2020, Công ty đã triển khai chạy thử nghiệm để hiệu chỉnh 06 phân hệ nghiệp vụ còn lại là Hợp nhất báo cáo tài chính toàn Tập đoàn (HN_EVN); Quản lý tiền lương (PR); Quản lý các khoản vay (LE); Phân tích tài chính (FI); Quản lý đầu tư, rủi ro tài chính (EM), Kế hoạch tài chính (BU) 1
Giải pháp Oracle EBS giúp cho các phân hệ có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, biểu hiện qua sơ đồ liên kết qua Sơ đồ 2.3 như sau:
Sơ đồ 2.3 Sơ đồ liên kết hệ thống ERP Nguồn:http://evnit.vn/vi-VN/c68/287/Du-an-ERP-Nang-cao-nang-luc-quan- tri-cua-EVN.aspx
1 http://evnit.vn/vi-VN/c68/287/Du-an-ERP-Nang-cao-nang-luc-quan-tri-cua-EVN.aspx
Tổ chức kế toán và quản lý tài chính gồm các nội dung sau:
- Tổ chức ghi chép, tính toán, hạch toán, định khoản và phản ánh một cách kịp thời, trung thực và đầy đủ các yếu tố chi phí, bao gồm: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công và chi phí chung (khấu hao, chi phí tiền lương bộ phận quản lý, BHXH, ) theo đúng quy định hiện hành của Nhà nước và của Tổng Công ty
- Tổ chức ghi chép, tính toán, hạch toán, định khoản và phản ánh một cách kịp thời, trung thực, đầy đủ toàn bộ vật tư, tài sản, tiền vốn và tình hình biến động của vật tư, tài sản, tiền vốn, doanh thu và xác định kết quả sản xuất kinh doanh của toàn Công ty
ĐÁNH GIÁ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY ĐIỆN LỰC QUẢNG BÌNH
2.3.1 Ưu điểm a Về môi trường kiểm soát chi phí
Công ty Điện lực Quảng Bình là đơn vị trực thuộc Tổng công ty Điện lực miền Trung, công tác hạch toán, công tác kế hoạch, tổ chức bộ máy hay giám sát công việc hầu như thực hiện theo chỉ đạo của Tổng công ty Là đơn vị lâu năm và quản lý nhiều hạng mục công trình khác nhau, ứng dụng tiến bộ khoa học quản lý vào công tác quản trị, điều hành và kiểm soát chi phí do vậy công tác kiểm soát chi phí tại đơn vị mặc dù phát sinh nhiều và thường xuyên liên tục nhưng vẫn đảm bảo kiểm soát tốt chi phí phát sinh trong đơn vị
Công tác nhận diện và đánh giá rủi ro được Công ty triển khai sớm, hệ thống văn bản cập nhật Các thủ tục kiểm soát được thiết kế và thay đổi qua các năm phù hợp với điều kiện và yêu cầu quản lý thay đổi của đơn vị Hoạt động giám sát được giao cho bộ phận giám sát mua bán điện năng và Ban giám đốc nên đảm bảo hoạt động giám sát được diễn ra một cách thường xuyên, liên tục Các thủ tục kiểm soát được thiết kế và vận hành theo các nguyên tắc và mục tiêu cơ bản (nguyên tắc bất kiêm nhiệm, phân công phân nhiệm; ủy quyền, phê chuẩn; quản lý tài sản, ) do vậy đảm bảo hạn chế rủi ro và phát huy được tính hiệu quả của các thủ tục kiểm soát, giảm thất thoát và hạn chế rủi ro b Về kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Công ty đã thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ tương đối phù hợp, chặt chẽ từ văn phòng đến các Trung tâm Điện lực trực thuộc Do vậy việc kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phát sinh khá chặt chẽ Việc mua sắm trang cấp vật tư theo Tổng công ty Điện lực miền Trung giúp cho chi phí được giảm hơn khi kết hợp mua gói lớn với giá cả cạnh tranh hơn, tiết kiệm chi phí trong toàn ngành, thống nhất và tập trung c Về kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp
Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp thực hiện theo dõi song song ở 2 phòng là phòng nhân sự và phòng kế toán, điều này đảm bảo việc đối chiếu và kiểm soát thông tin một cách chặt chẽ Ngoài ra, sử dụng phần mềm quản lý nhân viên cũng giúp cho việc quản lý được hiệu quả, hạn chế tối đa các sai phạm Thủ tục kiểm soát thiết kế chặt chẽ và phù hợp d Về kiểm soát chi phí sản xuất chung
Hầu hết các chi phí sản xuất chung tại đơn vị đều được kiểm soát và quản lý một cách chặt chẽ Quy trình kiểm soát được ban hành và cập nhật thường xuyên Bộ phận quản lý thường xuyên cập nhật tình hình và theo dõi, phê duyệt những khoản chi phát sinh trong định mức và ngoài định mức Ngoài ra, các chi phí liên quan đến TSCĐ, các chi phí vật liệu, chi phí bằng tiền khác đa số theo quy định của Tổng công ty, từ đó có thêm một bộ phận giám sát chi phí phát sinh, hạn chế tối đa tình trạng xảy ra sai sót và gian lận e Về kiểm soát chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cũng được theo dõi một cách thường xuyên, liên tục, các thủ tục về phê duyệt và bất kiêm nhiệm được thực hiện khá chỉnh chu trong đơn vị Những trường hợp liên quan đến thiên tai, bất thường đều do Tổng công ty chỉ đạo thực hiện, giúp cho việc phát sinh chi phí không vượt quá so với kế hoạch mà Tổng công ty giao
2.3.2 Hạn chế a Về môi trường kiểm soát chi phí
Công tác tổ chức quản lý tại Công ty Điện lực Quảng Bình được tổ chức gần như tương tự các Công ty Điện lực khác trực thuộc Tổng công ty Điện lực miền Trung Tuy nhiên, việc thể hiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Điện lực Quảng Bình đang còn sơ sài, chưa thể hiện hết được những mối quan hệ chỉ đạo chức năng giữa các cấp quản lý, phòng ban và các trung tâm điện lực trực thuộc Do vậy, công ty cần thiết lập lại sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý công khai, khoa học hơn
Công tác đánh giá và nhận diện rủi ro tại Công ty Điện lực Quảng Bình đã có văn bản chỉ đạo, tuy nhiên xét về đối tượng đánh giá và nhận diện rủi ro tập trung nhiều vào Ban giám đốc, mặt khác, việc báo cáo rủi ro hàng tháng hoặc đột xuất vẫn chưa có những hướng dẫn cụ thể, cho đến nay công tác nhận diện và đánh giá rủi ro vẫn chưa thật sự triển khai sâu rộng trong Công ty và các bộ phận tác nghiệp b Về kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Liên quan đến kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Việc mua sắm trang cấp vật tư theo Tổng công ty Điện lực miền Trung giúp cho chi phí được giảm hơn khi kết hợp mua gói lớn với giá cả cạnh tranh hơn, tiết kiệm chi phí trong toàn ngành Tuy nhiên, việc mua sắm trang cấp tập trung cũng sẽ khiến cho các Công ty điện lực thành viên bị động, thời gian mua sắm và trang cấp vật tư kéo dài có thể sẽ làm lỡ mất những công trình hoặc làm chậm tiến độ công trình do đặc thù địa lý, khí hậu, thổ những gây ra sự bị động đối với Công ty Điện lực Quảng Bình
Liên quan đến chi phí phân bổ công tơ điện tử phát sinh sẽ tiến hành phân bổ theo chỉ đạo của tập đoàn vào tài khoản 154 (Xuất dùng: Nợ TK 242/
Có TK 152; Phân bổ: Nợ TK 154/ Có TK 242) Tiêu thức phân bổ thực hiện theo chỉ đạo của Tổng công ty Điện lực miền Trung, tuy nhiên những quy định về phân bổ lại phụ thuộc nhiều vào giá thành sản phẩm điện năng và cơ chế của Tổng công ty Điện lực miền Trung, vì vậy xảy ra tình trạng có năm phân bổ cao, có năm phân bổ thấp (năm 2017,2018, 2019 tỷ lệ phân bổ vào giá thành trong kỳ phát sinh là 50%, tức là thời gian phân bổ 24 tháng ) đến năm 2020, thực hiện theo công văn 5043 của Tập đoàn về việc quy định thời gian phân bổ công tơ vào giá thành trong kỳ phát sinh là 20%, tức là thời gian phân bổ 60 tháng
Ngoài ra, việc hạch toán trực tiếp vào tài khoản 154 đối với khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp như hiện nay có thể gây khó khăn trong quá trình theo dõi và tính toán giá thành sản phẩm c Về kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp
Hạn chế khi kiểm soát chi phí nhân công đó là việc chấm công tại đơn vị, sai sót xảy ra khi đối tượng nghỉ phép không gửi giấy phép cho bộ phận kiểm soát chấm công tại đơn vị Ngoài ra, còn có những trường hợp đi học, tập huấn, tham quan học tập v.v nhưng bộ phận chấm công không chấm đúng thực tế ảnh hưởng đến công tác tính lương Công tác chấm công thực hiện còn chậm ở một số phòng ban hoặc các đơn vị Điện lực, sai sót trong công tác tính quỹ tiền lương Công tác báo cáo chưa đồng nhất và chậm gửi về các phòng ban được giao trách nhiệm kiểm soát
Công tác nhập liệu trên phần mềm tính lương và quản lý nhân sự còn đang lỏng lẻo Mặt khác, tính lương của các bộ phận tách biệt giữa 2 bộ phận nhân sự khiến cho việc quản lý tập trung gặp khó khăn
Ngoài ra việc hạch toán chi phí vào tài khoản 154 cũng là một hạn chế khi điều này sẽ gây khó khăn trong quá trình theo dõi chi phí theo khoản mục phát sinh trong giá thành sản phẩm d Về kiểm soát chi phí sản xuất chung Đối với chi phí sản xuất chung, những khoản chi phí liên quan đến thiên tai được theo dõi trên tài khoản 627, điều này sẽ làm cho giá thành điện năng không ổn định Những khoản này cần được trích trước và phân bổ nhằm tránh gia tăng đột biến chi phí, dẫn đến tăng giá thành sản phẩm
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY ĐIỆN LỰC QUẢNG BÌNH
HOÀN THIỆN MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT
Trên cơ sở những hạn chế đã nêu trong mục 2.3.2, luận văn đề xuất một số giải pháp hoàn thiện môi trường kiểm soát như sau:
- Tập trung hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty Điện lực Quảng Bình
Mặc dù tổ chức quản lý tại Công ty Điện lực Quảng Bình được Tổng Công ty Điện lực Miền trung cơ cấu tương tự như các Điện lực tỉnh/ thành phố khác, tuy nhiên sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý được niêm yết trên website của Công ty lại khá sơ sài, chưa thể hiện được những mối liên hệ về chỉ đạo và phối hợp để giúp cho các đối tượng bên trong và bên ngoài hiểu hơn về công ty
Do đó, đề tài đề xuất hoàn thiện lại sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý theo
- Quan hệ chỉ đạo trực tiếp:
Phó giám đốc Kinh doanh
Kế toán trưởng Phó giám đốc kỹ thuật
P Tổ chức và nhân sự
P Thanh tra-bảo vệ- Pháp chế
P kiểm tra Giám sát bán điện
Minh Hóa Điện lực Tuyên Hóa Điện lực Quảng Trạch Điện lực
Bố Trạch Điện lực Đồng Hới Đội QLVH Lưới điện cao thế Điện lực
Lệ Thủy Điện Lực Quảng Ninh
Sơ đồ 3.1 Đề xuất sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty Điện lực Quảng Bình
Qua Sơ đồ 3.1, có thể thấy được quan hệ chỉ đạo trực tiếp và quan hệ phối hợp giữa các bộ phận và phòng ban trung tâm, điều này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ nhân viên, người ngoài liên hệ công tác được thuận lợi Đồng thời, một sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tốt sẽ giúp cho nhà quản trị có cái nhìn khái quát về các trung tâm chi phí trong đơn vị, tạo điều kiện thuận lợi trong công tác quản trị chi phí
Theo Sơ đồ 3.1, Công ty Điện lực Quảng Bình sẽ có 3 Phó Giám đốc phụ trách các vấn đề về XDCB, Kinh doanh, Kỹ thuật, ngoài ra Kế toán trưởng cũng do Tổng công ty bổ nhiệm chịu trách nhiệm về công tác tài chính kế toán cho toàn bộ Công ty, phụ trách trực tiếp phòng Kế toán tài chính
Phó Giám đốc phụ trách kỹ thuật sẽ phụ trách chỉ đạo trực tiếp 3 phòng là:
Ba phòng này sẽ đảm bảo phối hợp với các trung tâm kỹ thuật để đảm bảo mạng lưới điện và dịch vụ cung cấp điện năng được diễn tra một cách trôi chảy
Phó Giám đốc phụ trách kinh doanh sẽ chỉ đạo trực tiếp hai phòng ban đó là:
+ Kiểm tra giám sát bán điện
Hai phòng này sẽ cùng phối hợp với nhau để quyết định và giải quyết các công việc liên quan đến hoạt động liên quan đến tiêu thụ điện năng
Phó Giám đốc XDCB chuyên trách các dự án XDCB thường xuyên phát sinh tại Công ty, phối hợp chỉ đạo liên quan đến mảng mình phụ trách, phối hợp nhiệm vụ với tất cả các phòng ban khác trong Công ty và các Trung tâm Điện lực ở các huyện/ thành phố
- Tách bạch trách nhiệm giữa giám đốc và giám đốc kỹ thuật
Mặc dù theo Sơ đồ 3.1, hai vị trí Giám đốc và Phó Giám đốc kỹ thuật là tách biệt nhau, với những chức năng điều hành khác nhau Tuy nhiên hiện nay, Giám đốc và Phó Giám đốc kỹ thuật đang do cùng một người đảm nhiệm, điều này gây nên tình trạng áp lực công việc tập trung vào 1 cá nhân
Vì vậy, Công ty nên tách Phó Giám đốc phụ trách kỹ thuật cho một người khác phụ trách để tập trung quản lý chuyên môn
- Một số chính sách tại công ty:
Công ty cần rà soát soát loại các quy định về:
+ Chế độ và quy định tính lương của nhân viên: Hiện nay công ty tính lương phân biệt theo hai bộ phận, bộ phận văn phòng do bộ phận nhân sự tính lương và làm bảng lương, bộ phận trực tiếp do phòng kế toán Điều này làm cho việc tính lương và các quy định tiền lương ở 2 bộ phận này có những trở ngại trong việc thống nhất cách tính và thực hiện chuyển chứng từ phục vụ việc phản ánh tiền lương đối với bộ phận kế toán
+ Đề xuất với Tổng Công ty Điện lực Miền Trung về các chính sách ứng phó trong trường hợp đột xuất, quy định liên quan đến phân chia và phân bổ chi phí công tơ điện, chi phí sữa chữa và thay thế công tơ, tránh tình trạng điều chỉnh lợi nhuận thông qua các hành động điều chỉnh mức phân bổ chi phí liên quan đến chi phí bảo trì công tơ điện hay chi phí sữa chữa công tơ.
NHẬN DIỆN RỦI RO CHI PHÍ
Qua nội dung chương 2, có thể thấy công tác đánh giá và nhận diện rủi ro tại Công ty Điện lực Quảng Bình mặc dù đã có văn bản chỉ đạo, tuy nhiên vẫn chưa có những hướng dẫn cụ thể, chưa thật sự triển khai sâu rộng trong Công ty và các bộ phận tác nghiệp Do đó, đề tài đề xuất một số giải pháp tập trung hoàn thiện công tác nhận diện rủi ro ở các bộ phận cụ thể như sau:
- Xây dựng hệ thống nhận diện rủi ro một cách chi tiết và cụ thể hơn:
Một hệ thống cảnh báo và nhận diện, phát hiện rủi ro sớm sẽ giúp cho các nhà quản trị điều chỉnh và thực hiện những biện pháp và thủ tục kiểm soát nhằm ngăn chặn rủi ro một cách nhanh nhất
Việc nhận diện rủi ro cần bắt đầu từ bộ phận tác nghiệp, luận văn đề xuất xây dựng hệ thống phản hồi và nhận diện rủi ro trong quá trình tác nghiệp ở từng bộ phận, từng nhân viên nhằm cảnh báo sớm những rủi ro gặp phải Quy trình nhận diện rủi ro và cảnh báo sớm được tiến hành như Sơ đồ 3.2
Sơ đồ 3.2 Nhận diện rủi ro và cảnh báo sớm Giải thích quy trình:
(1) Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao, nếu phát sinh bất thường sẽ báo cáo nhanh cho trưởng Phòng/ Ban nơi nhân viên đó hoạt động hoặc người trực tiếp phụ trách bằng các phương thức nhanh như: Email, SMS, điện thoại, hoặc sử dụng App
(2) Sau kh nhận thông tin về những bất thường về rủi ro có thể gặp phải, Trưởng phòng/ban chịu trách nhiệm sẽ tiến hành phản hồi lại đối với các thông tin rủi ro, nếu phản hồi không đáng ngại thì mình sẽ cho thực hiện các
Trưởng bộ phận/ Bộ phận QL/
(1) Phát hiện bất thường Email/ điện thoại/ App/ SMS
(3) Hàng tuần Báo cáo rủi ro Văn bản/ email
(2), (4) Phản hồi ý kiến chỉ đạo giải pháp hành động
(3) Hàng tuần, hoặc định kỳ, nhân viên sẽ tổng hợp và báo cáo rủi ro, nêu rõ trường hợp nào đã khắc phục, trường hợp nào có quy cơ và trường hợp nào có nguy cơ cao để thực hiện các biện pháp đồng bộ
(4) Sau khi nhận được thông tin của con, trưởng bộ phận/ giám đốc đơn vị cũng sẽ thực hiện phản hồi lại đối với những rủi ro đã nêu trong Bảng tổng hợp
Việc báo cáo và trách nhiệm báo cáo rủi ro của nhân viên về hoạt động gì thì cần có sự phân công và chỉ đạo của Giám đốc đến các Trưởng phòng ban Có thể thực hiện theo nhiệm vụ được giao hoặc theo hoạt động hằng ngày
Minh họa về bảng phân công và bố trí nhiệm vụ báo cáo nhận diện và đánh giá rủi ro như Bảng 3.1
Bảng 3.1 Phân công nhiệm vụ và trách nhiệm báo cáo nhận diện rủi ro định kỳ
TT Họ tên nhân viên
Hoạt động chính của phòng/ ban trong tháng
Mẫu Báo cáo rủi ro đối với từng vị trí công tác hoặc từng hoạt động được giao cho từng phòng/ ban, đề xuất thực hiện theo Biểu 3.1
Báo cáo rủi ro đối với từng vị trí công tác hoặc từng hoạt động được giao
CÔNG TY ĐIỆN LỰC QUẢNG BÌNH
PHÒNG TÀI CHÍNH – KẾ TOÁN
Họ và tên nhân viên:
TT Công việc/ nhiệm vụ Rủi ro nhận diện Đề xuất giải quyết
Quảng Bình, ngày tháng năm 20
Người lập phiếu Trưởng phòng Giám đốc
Muốn công tác đánh giá rủi ro được thực hiện và mang lại hiệu quả trong việc giúp hạn chế rủi ro, thiết kế các biện pháp kiểm soát hữu hiệu đối với công tác kiểm soát chi phí tại Công ty Điện lực Quảng Bình Công ty cần thực hiện những bước công việc cụ thể như sau:
Bước 1: Ban Giám đốc và trưởng các phòng ban họp bàn về việc triển khai thực hiện công tác quản trị rủi ro, nhận diện và đánh giá rủi ro một các cụ thể
Bước 2: Ban hành quy chế quản trị rủi ro tại Công ty, trong đó, quy định rõ trách nhiệm của từng phòng/ ban/ bộ phận trong công tác nhận diện và đánh giá rủi ro Trả lời các câu hỏi như: ai nhận diện rủi ro? Ai tập hợp? Ai đánh giá? Ai viết báo cáo? Ai chỉ đạo các phương án ứng phó với rủi ro? toàn bộ sẽ được thể hiện trong quy chế, quy định về quản trị rủi ro của Công ty
Bên cạnh đó, việc xây dựng hệ thống các loại rủi ro có thể phát sinh và mã hóa chúng cũng là một yếu tố giúp cho việc đánh giá, nhận diện, báo cáo và đề xuất phương án hành động đúng mục tiêu, đúng loại và thống nhất cho toàn Công ty
Mẫu danh mục rủi ro và mã hóa rủi ro tại Công ty Điện lực Quảng Bình thể hiện qua Bảng 3.2
Bảng 3.2 Mẫu danh mục rủi ro và mã hóa rủi ro
TT Mã rủi ro Tên rủi ro Bộ phận có thể phát sinh
Bước 3: Xây dựng mẫu báo cáo và các mẫu đánh giá rủi ro cho từng phòng/ ban/ bộ phận, nhằm làm cơ sở thống nhất và có thể so sánh được trong tất cả các phòng/ bộ phận của toàn Công ty
Bước 4: Bộ phận được phân công nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc và báo cáo rủi ro tại Công ty (hiện nay là phòng Kế hoạch – Vật tư) sẽ dựa trên cơ sở quy chế, quy định về quản trị rủi ro, sẽ ban hành những văn bản hướng dẫn, triển khai cụ thể kế hoạch thực hiện nhận diện và đánh giá rủi ro
Công ty có thể ứng dụng ma trận RACI trong phân công nhiệm vụ, trách nhiệm, của các cá nhân hoặc bộ phận trong việc đánh giá và nhận diện rủi ro Cụ thể:
HOÀN THIỆN THỦ TỤC KIỂM SOÁT CHI PHÍ
3.3.1 Kiểm soát chi phí nguyên liệu, vật liệu
- Thiết lập những quy định cụ thể hơn trong trường hợp phát sinh chi phí nguyên vật liệu, chi phí công cụ dụng cụ đột xuất tại đơn vị, tránh trường hợp bị động khi theo kế hoạch trang cấp vật tư của Tổng công ty Điện lực Miền Trung
Không thể phủ nhận vai trò và mục đích của Tập đoàn Điện lực Việt
Nam trong việc tập trung trang cấp vật tư và thiết bị (phục vụ sửa chữa lớn, sửa chữa thường xuyên) tại các Điện lực thành viên Tuy nhiên, điều này gây nên một số khó khăn trong việc chậm trễ, kéo dài thời gian, bị động đối với Điện lực thành viên trong quá trình hoạt động
Do đó, Tổng công ty Điện lực Miền Trung có thể ban hành những quy định liên quan đến những hoạt động đột xuất cần có quy định cụ thể, giao quyền tự chủ 1 phần cho các Công ty điện lực thành viên nhằm rút ngắn thời gian mua sắm và trang cấp vật tư, tránh tình trạng có thể sẽ làm lỡ mất những công trình hoặc làm chậm tiến độ công trình do đặc thù địa lý, khí hậu, thổ những gây ra sự bị động đối với Công ty Điện lực Quảng Bình
- Thiết lập bổ sung các thủ tục kiểm soát và ban hành quy định về trình tự và lưu đồ đối với vật tư trang cấp của Tổng công ty và vật tư mua sắm tại đơn vị
Ngoài các thủ tục kiểm soát đã được thiết lập sẵn tại đơn vị, tác giả đề xuất thêm một số thủ tục kiểm soát được trình bày trong Bảng 3.4 nhằm hạn chế các sai phạm thường gặp trong quy trình kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Các sai phạm chủ yếu tập trung ở công đoạn ghi nhận và phân bổ số liệu liên quan
Bảng 3.4 Các thủ tục kiểm soát tăng cường được đề xuất đối chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
TT Sai phạm Thủ tục kiểm soát
1 Lệch số liệu chi phí phân bổ công tơ với chi phí thực tế phát sinh theo nguyên tắc phù hợp
Banh hành quy định thống nhất về tỷ lệ phần trăm và số kỳ phân bổ đối với chi phí sử dụng công – tơ
2 Nhiên liệu cấp cho xe không đúng thực tế sử dụng
Ban hành quy định về định mức hao phí nhiên liệu cấp theo số kilomet hành trình theo kế hoạch
3 Chi phí hộp công-tơ điện phát sinh cho khách hàng mới không phù hợp Đăng kí số lượng công – tơ cấp phát theo hợp đồng
Trên hợp đồng ghi rõ số công-tơ điện khách hàng yêu cầu
Nguồn: Tác giả tự đề xuất
Bên cạnh việc quy định những thủ tục kiểm soát tăng cường thì đơn vị nên ban hành quy định, hoặc lưu đồ cụ thể liên quan đến các bước tiến hành đối với những nghiệp vụ phước tạp thường xuyên xảy ra sai rót, cụ thể như nghiệp vụ nhập, xuất vật tư do mua ngoài và do cấp trên trang cấp
Tác giả đề xuất quy trình nghiệp vụ nhập xuất vật tư phục vụ cho nhu cầu phát sinh chi phí nguyên vật liệu trực tiếp tại Công ty, lưu đồ minh họa qua Sơ đồ 3.3
Sơ đồ 3.3 Quy trình xuất kho vật tư
Theo Sơ đồ 3.3, đơn vị hoặc người có nhu cầu bao gồm:
+ Đối với vật tư phục vụ công tác đầu tư xây dựng, sửa chữa lớn, giải quyết sự cố: Căn cứ nhu cầu vật tư, dự toán công trình, biên bản sự cố; đơn vị lập giấy đề nghị cấp vật tư trình các cấp phê duyệt gửi về phòng Kế hoạch và Vật tư để lập thủ tục xuất kho
Giấy đề nghị cấp vật tư
Giấy đề nghị cấp vật tư đã duyệt
Phiếu xuất kho đã duyệt
Phiếu xuất kho Đơn vị có nhu cầu
Phòng kế hoạch-vật tư
Kiểm tra thông tin về vật tư
Kiểm tra dự toán /KH
L ưu L ưu Phiếu xuất kho
+ Đối với vật tư phục vụ sửa chữa thường xuyên: căn cứ kế hoạch vật tư, dự toán công trình, Đơn vị lập giấy đề nghị cấp vật tư trình các cấp phê duyệt Căn cứ giấy đề nghị cấp vật tư, bộ phận quản lý vật tư lập thủ tục xuất kho vật tư
- Hoàn thiện công tác hạch toán chi phí bằng việc phản ánh vào tài khoản 621 đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thay cho tài khoản 154 như hiện nay
Hiện nay tại Công ty đang hạch toán trực tiếp toàn bộ các chi phí phát sinh liên quan đến chi phí nguyên vật liệu trực tiếp vào tài khoản 154 – chi phí sản xuất kinh doanh dở dang
Như vậy, đối với chi phí mua điện năng của Tổng công ty và chi phí phát sinh tại đơn vị đều được tập hợp thẳng vào tài khoản 154 Điều này là do đặc thì ngành điện, giá thành sản phẩm chính chủ yếu là giá bán điện của Tổng công ty Tuy nhiên, chi phí phát sinh tại đơn vị cũng là một phần trong giá thành sản phẩm Chính vì vậy, Công ty niên tách các chi phí nguyên vật liệu trực tiếp để theo dõi trên tài khoản 621 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp sau đó kết chuyển vào tài khoản 154, như vậy sẽ đúng với mục đích và nội dung của cả tài khoản 154 và 621
3.3.2 Kiểm soát chi phí nhân công
- Hoàn thiện quy trình chấm công và tính lương tại đơn vị, có thể phân quyền bổ sung cho bộ phận kế toán theo dõi và giám sát quá trình nhập liệu và tính lương thay vì bộ phận nhân sự như hiện nay
Với chi phí nhân công phát sinh, chi phí lương thực hiện theo kế hoạch giao đầu năm đối với các Công ty Điện lực, do vậy, trong năm các chi phí lương trong năm của Công ty là lương tạm tính, được thực hiện bởi 2 bộ phận
Kế toán và nhân sự Đến tháng 3 năm sau, sau khi có số liệu quyết toán cuối năm của Tổng công ty khi đó mới có số liệu chính thức về chi phí tiền lương của nhân viên trong công ty Điều này sẽ gây khó khăn trong việc ghi nhận tiền lương nhân viên trực tiếp tính vào giá thành hàng tháng Tuy nhiên, đây là quy định của Tập đoàn, do vậy phần chi phí lương kinh doanh của nhân viên sẽ thực hiện theo quy định đã nêu trên, phần lương tạm tính hàng tháng sẽ được thực hiện theo hệ số lương và hợp đồng tiền lương kí kết giữa nhân viên và công ty