Kiểm soát nội bộ trong nghiệp vụ ngân quỹ tại ngân hàng tmcp đầu tư và phát triển việt nam – chi nhánh bắc quảng bình

THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG NGHIỆP VỤ NGÂN QUỸ TẠI NGÂN HÀNG TMCP ĐẦU TƢ VÀ PHÁT TRIỂN VIỆT NAM CHI NHÁNH BẮC QUẢNG BÌNH .... Thực trạng kiểm soát nội bộ trong nghiệp vụ ngân quỹ t

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ

ĐOÀN HOÀNG THANH TÚ

KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG NGHIỆP VỤ NGÂN QUỸ TẠI NGÂN HÀNG TMCP ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN VIỆT NAM – CHI NHÁNH BẮC QUẢNG BÌNH

LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN

Đà Nẵng - Năm 2022

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ

ĐOÀN HOÀNG THANH TÚ

KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG NGHIỆP VỤ NGÂN QUỸ TẠI NGÂN HÀNG TMCP ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN VIỆT NAM – CHI NHÁNH BẮC QUẢNG BÌNH

LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN

Chuyên ngành: Kế toán

Mã số: 8.34.03.01

Đà Nẵng - Năm 2022

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 3

5 Kết cấu của luận văn 4

6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu 4

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG NGHIỆP VỤ NGÂN QUỸ TẠI NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI 9

1.1.Nghiệp vụ ngân quỹ của ngân hàng thương mại 9

1.1.1 Khái niệm nghiệp vụ ngân quỹ 9

1.1.2 Sự cần thiết của nghiệp vụ ngân quỹ trong ngân hàng thương mại 9

1.1.3 Các nghiệp vụ ngân quỹ chủ yếu của ngân hàng thương mại 10

1.2 Khái niệm, vai trò, mục tiêu và các nguyên tắc kiểm soát nội bộ tại ngân hàng thương mại 13

1.2.1 Khái niệm kiểm soát nội bộ 13

1.2.2 Vai trò, mục tiêu và các nguyên tắc cơ bản của kiểm soát nội bộ tại ngân hàng thương mại 14

1.3 Nội dung hoạt động kiểm soát nội bộ tại ngân hàng thương mại 19

1.3.1 Môi trường kiểm soát 19

1.3.2 Nhận dạng các loại rủi ro 22

1.3.3 Các thủ tục kiểm soát 23

1.3.4 Hệ thống thông tin 25

1.4 Các nhân tố ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát nội bộ nghiệp vụ kho quỹ tại ngân hàng thương mại 26

1.4.1 Các nhân tố bên ngoài 26

1.4.2 Các nhân tố bên trong 27

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG NGHIỆP VỤ NGÂN QUỸ TẠI NGÂN HÀNG TMCP ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN VIỆT

NAM CHI NHÁNH BẮC QUẢNG BÌNH 29

2.1 Đặc điểm hoạt động kinh doanh và tổ chức quản lý của ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam – chi nhánh Bắc Quảng Bình 29

2.1.1 Giới thiệu về chi nhánh 29

2.1.2 Mô hình tổ chức quản lý 30

2.1.3 Tình hình hoạt động kinh doanh tại Ngân hàng TMCP Đầu tư và phát triển Việt Nam- chi nhánh Bắc Quảng Bình 31

2.2 Khái quát về nghiệp vụ ngân quỹ tạiNgân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam- chi nhánh Bắc Quảng Bình 35

2.2.1 Nghiệp vụ đóng gói, niêm phong tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá 35

2.2.2 Kiểm đếm, giao nhận tiền mặt, tài sản 36

2.2.3 Bảo quản tiền mặt, tài sản 39

2.2.4 Nghiệp vụ ra vào kho tiền 40

2.2.5 Kiểm tra, kiểm kê, bàn giao tiền mặt, tài sản 41

2.2.6 Kiểm đếm ngân quỹ và xử lý tiền thừa, thiếu cuối ngày 43

2.3 Thực trạng kiểm soát nội bộ trong nghiệp vụ ngân quỹ tại ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam- chi nhánh Bắc Quảng Bình 45

2.3.1 Ảnh hưởng của môi trường kiểm soát tại ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam đối với nghiệp vụ ngân quỹ 45

2.3.2 Nhận diện các loại rủi ro trong nghiệp vụ ngân quỹ 47

2.3.3 Các thủ tục đối phó với rủi ro trong nghiệp vụ ngân quỹ 49

2.3.4 Hệ thống thông tin phục vụ cho hoạt động kiểm soát nội bộ trong nghiệp vụ ngân quỹ tại ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam chi nhánh Bắc Quảng Bình 63

2.4 Đánh giá chung về hoạt động kiểm soát nội bộ trong nghiệp vụ ngân quỹ tại ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam- chi nhánh Bắc Quảng Bình 66

2.4.1 Kết quả đạt được 66

2.4.2 Những hạn chế 67

CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG NGHIỆP VỤ NGÂN QUỸ TẠI NGÂN HÀNG TMCP ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN VIỆT NAM CHI NHÁNH BẮC QUẢNG BÌNH 69

3.1 Cơ sở đề xuất giải pháp 69

3.1.1 Định hướng chung trong hoạt động kiểm soát nội bộ tại ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam chi nhánh Bắc Quảng Bình 69

3.1.2 Yêu cầu đối với hoàn thiện hoạt động kiểm soát nội bộ trong nghiệp vụ ngân quỹ 71

3.2 Giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ trong nghiệp vụ ngân quỹ tại ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam chi nhánh Bắc Quảng Bình 71

3.2.1 Hoàn thiện môi trường kiểm soát 71

3.2.2 Hoàn thiện công tác nhận diện rủi ro trong nghiệp vụ ngân quỹ 73

3.2.3 Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát 74

3.2.4 Hoàn thiện hệ thống thông tin phục vụ cho kiểm soát nội bộ trong hoạt động ngân quỹ 75

3.2.5 Các giải pháp khác 77

3.3 Kiến nghị 82

3.3.1 Đối với Nhà nước 82

3.3.2 Đối với Ngân hàng Nhà nước Việt Nam 83

3.3.3 Kiến nghị với ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam 84

KẾT LUẬN 88 TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

BCTC Báo cáo tài chính

BIDV Ngân hàng thương mại cổ phần Đầu tư và Phát

triển Việt Nam

COSO Ủy ban Chống gian lận khi lập Báo cáo tài

chính thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ

HTKSNB Hệ thống kiểm soát nội bộ

NHTM Ngân hàng thương mại

DANH SÁCH CÁC BẢNG

Bảng 2.1: Một số kết quả hoạt động kinh doanh của BIDV – Chi nhánh Bắc Quảng

Bình 32Bảng 2.2 Tình hình kiểm tra công tác an toàn kho quỹ tại BIDV chi nhánh Bắc

Quảng Bình 42Bảng 2.3 Đánh giá của CBNV tại BIDV Bắc Quảng Bình về công tác tổ chức cán

bộ trong Ngân hàng 47Bảng 2.4 Các thủ tục kiểm soát đối với hoạt động bảo quản tiền mặt, tài sản 59Bảng 2.5 Các thủ tục kiểm soát kiểm đếm ngân quỹ và xử lý tiền thừa, thiếu cuối

ngày 61Bảng 2.6 Các thủ tục kiểm soát trên hệ thống máy tính 63Bảng 2.7 Đánh giá của CBNV tại BIDV Bắc Quảng Bình về hệ thống truyền thông

trong nghiệp vụ ngân quỹ 66

DANH SÁCH CÁC HÌNH

Hình 2.1: Mô hình tổ chức Chi nhánh 31

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Tiền thân của ngân hàng là các tổ chức kinh doanh tiền tệ mà hoạt động đầu tiên là thu đổi tiền, giữ hộ tiền cho khách hàng, nên có thể coi hoạt động ngân quỹ

là chức năng đặc thù đầu tiên của ngân hàng Khi nền kinh tế ngày càng phát triển, sản xuất và lưu thông hàng hóa, dịch vụ cung ứng mở rộng, đa dạng và phong phú thì thanh toán không dùng tiền mặt qua các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán được mở rộng nhưng lưu thông tiền mặt vẫn là cần thiết khách quan trong nền kinh

tế hàng hóa – tiền tệ để phục vụ chủ yếu cho các quan hệ trao đổi hàng hóa, thanh toán dịch vụ cung ứng, nợ nần giữa các tầng lớp dân cư với nhau Hoạt động ngân quỹ của ngân hàng thương mại vẫn đóng một vai trò rất quan trọng trong bối cảnh thói quen sử dụng tiền mặt của người dân tại Việt Nam hiện nay vẫn còn rất phồ biến

Là một nghiệp vụ rất quan trọng nên đi cùng với đó hoạt động ngân quỹ cũng tiềm ẩn rủi ro rất cao Trong thực tế khối lượng công việc trong hoạt động ngân quỹ ngày một tăng, nghiệp vụ ngày càng nhiều và phức tạp hơn do nhu cầu khách hàng ngày càng đa dạng, đòi hỏi hiệu quả quản lý phải được cải tiến từng ngày để theo kịp mức độ rủi ro tăng cao Ngân hàng cần có sự kiểm soátchặt chẽ phát huy cao độkĩ năng kiểm soát, nâng cao chất lượng giao dịch với khách hàng Việc lựa chọn hoạt động ngân quỹ làm đối tượng cụ thể để nghiên cứu còn xuất phát từ đặc điểm của ngân quỹ là đi liền với tiền và các tài sản tương đương tiền Ngân hàng nắm giữ lượng tiền rất lớn bao gồm tiền mặt và giấy tờ có giá, các ấn chỉ quan trọng và giấy

tờ tài sản thế chấp của khách hàng, do đó vấn đề an toàn và bảo mật cần được đảm bảo ở mức tối đa trong quá trình lưu giữ và vận chuyển tiền Lượng tiền quá lớn dẫn đến việc kiểm soát rủi ro gặp nhiều khó khăn, những hiện tượng vi phạm như biển thủ, tham ô và gian lận dễ xảy ra nếu không có sự kiểm soát chặt chẽ Cho nên nhất thiết phải tăng cường công tác kiểm soát nội bộ trong nghiệp vụ ngân quỹ

Tại ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam chi nhánh Bắc Quảng Bình (BIDV Bắc Quảng Bình) trong những năm qua đã không ngừng phát triển, mở

rộng hoạt động kinh doanh với dư nợ tín dụng và quy mô huy động vốn Cùng với

sự gia tăng về quy mô hoạt động thì nhu cầu về giao dịch tiền mặt của khách hàng cũng gia tăng nhanh chóng Các rủi ro trong nghiệp vụ ngân quỹ của chi nhánh cũng xuất hiện nhiều rủi ro như tiền giả, sự chênh lệch giữa tiền mặt và quyết toán,…Trong khi đó, công tác kiểm soát nội bộ trong nghiệp vụ ngân quỹ tại BIDV chi nhánh Bắc Quảng Bình còn nhiều hạn chế, cụ thể như: Bên cạnh đó, công tác kiểm soát nội bội đối với nghiệp vụ ngân quỹ tại BIDV chi nhánh Bắc Quảng Bình còn nhiều hạn chế như Chi nhánh chưa có mô hình, quy trình cụ thể để thực hiện công việc nhận diện, đánh giá rủi ro trong nghiệp vụ ngân quỹ KSNB chưa làm tốt chức năng ngăn chặn và giám sát mà mới chỉ thực hiện chức năng kiểm tra và xử lý các vấn đề đã phát sinh Một số tài khoản có nội dung tên sử dụng tương đồng, số lượng tài khoản quá nhiều và tương tự nhau dễ dẫn đến nhầm lẫn trong kiểm soát

Bộ máy kế toán hiện tại được bố trí chưa thực sự hiệu quả, đặc biệt là đối với việc

bố trí những cán bộ làm hậu kiểm Do đó, việc tăng cường hoạt động kiểm soát nội

bộ đối với hoạt động ngân quỹ là rất cần thiết Từ những lý do trên, tác giả đã lựa

chọn đề tài “Kiểm soát nội bộ trong nghiệp vụ ngân quỹ tại Ngân hàng TMCP

đầu tƣ và phát triển Việt Nam – chi nhánh Bắc Quảng Bình” làm luận văn tốt

nghiệp của mình

2 Mục tiêu nghiên cứu

- Phân tích thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ trong nghiệp vụ ngân quỹ tại Ngân hàng TMCP đầu tư và phát triển Việt Nam - CN Bắc Quảng Bình giai đoạn 2019 – 2021

- Đề xuất các giải pháp để hoàn thiện hoạt động kiểm soát nội bộ trong nghiệp vụ ngân quỹ tại Ngân hàng TMCP đầu tư và phát triển Việt Nam - CN Bắc Quảng Bình dựa trên cơ sở lý thuyết và thực trạng phân tích được

3 Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu

3.1 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của luận văn là hoạt động kiểm soát nội bộ trong nghiệp vụ ngân quỹ tại BIDV Bắc Quảng Bình

3.2 Phạm vi nghiên cứu

- Phạm vi không gian: Nghiên cứu được thực hiện tại BIDV Bắc Quảng Bình

- Phạm vi thời gian: Nghiên cứu thu thập dữ liệu thứ cấp trong 3 năm 2019 –

2021 Dữ liệu sơ cấp được thu thập dự kiến từ tháng 10/2021 đến hết tháng 11/2021

- Phạm vi nội dung: Nghiên cứu tập trung phân tích hoạt động kiểm soát nội

bộ trong nghiệp vụ ngân quỹ tại BIDV chi nhánh Bắc Quảng Bình theo 4 nội dung: (1) Môi trường kiểm soát; (2) Đánh giá rủi ro; (3) Các hoạt động kiểm soát; (4) Hệ thống thông tin và truyền thông;

4 Phương pháp nghiên cứu

4.1 Phương pháp thu thập dữ liệu

- Thu thập dữ liệu thứ cấp:

Các dữ liệu thứ cấp được thu thập bao gồm:

+ Các báo cáo về tổng kết hoạt động kinh doanh tại BIDV Bắc Quảng Bình năm 2019 – 2021

+ Các báo cáo nội bộ về hoạt động ngân quỹ của BIDV Bắc Quảng Bình năm 2019 – 2021

+ Các báo cáo nội bộ về hoạt động kiểm soát nội bộ trong hoạt động ngân quỹ tại BIDV Bắc Quảng Bình năm 2019 - 2021

- Thu thập dữ liệu sơ cấp

Dữ liệu sơ cấp được thu thập thông qua khảo sát bằng Bảng hỏi

Đối tượng khảo sát: Các cán bộ nhân viên ngân hàng tham gia vào hoạt động kiểm soát nội bộ trong nghiệp vụ ngân quỹ; Các cán bộ nhân viên ngân hàng trực tiếp thực hiện hoạt động ngân quỹ tại BIDV Bắc Quảng Bình

Mục đích khảo sát: Thu thập ý kiến đánh giá của các cán bộ nhân viên về tác động của môi trường kiểm soát đến hoạt động kiểm soát ngân quỹ tại Chi nhánh

Kích thước mẫu: Tác giả tiến hành khảo sát toàn bộ 32 cán bộ nhân viên ngân hàng có liên quan đến hoạt động kiểm soát nội bộ trong công tác ngân quỹ và làm việc trực tiếp liên quan đến nghiệp vụ ngân quỹ

- Phương pháp thực hiện khảo sát: tác giả tiến hành khảo sát trực tiếp các cán

bộ hoạt động kiểm soát nội bộ, các cán bộ giao dịch viên, cán bộ ngân quỹ, cán bộ

kế toán có liên quan hoạt động ngân quỹ của ngân quỹ để đánh giá công tác hoạt động kiểm soát nội bộ trong nghiệp vụ ngân quỹ tại chi nhánh

4.2 Phương pháp nghiên cứu

Để đạt được các mục tiêu nghiên cứu của Luận văn, các phương pháp phân tích dữ liệu được sử dụng bao gồm:

- Thống kê mô tả: Được sử dụng để thống kê, mô tả các ý kiến đánh giá của các cán bộ nhân viên về hoạt động kiểm soát nội bộ trong nghiệp vụ ngân quỹ tại BIDV Bắc Quảng Bình Các giá trị được thống kê mô tả bao gồm tần số, tỷ lệ Các

ý kiến đánh giá được thu thập thông qua phiếu khảo sát do các cán bộ trực tiếp làm việc trong chi nhánh điền thông tin

- So sánh: được sử dụng để so sánh đánh giá thực trạng hoạt động kinh doanh của BIDV chi nhánh Bắc Quảng Bình qua các năm và những đánh giá so sánh về hoạt động kiểm soát nội bộ trong hoạt động ngân quỹ qua các năm

- Phân tích, tổng hợp: được sử dụng để tiến hành phân tích, tổng hợp các dữ liệu, các nhận định để từ đó đánh giá vấn đề nghiên cứu

5 Kết cấu của luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận và kiến nghị, luận văn được kết cấu bao gồm 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ trong nghiệp vụ ngân quỹ tại ngân hàng thương mại

Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ trong nghiệp vụ ngân quỹ tại ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam chi nhánh Bắc Quảng Bình

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ trong nghiệp vụ ngân quỹ tại ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam chi nhánh Bắc Quảng Bình

6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu

Trong lĩnh vực ngân hàng - tài chính, một số nghiên cứu trong nước c ng được thực hiện theo hướng hoàn thiện hệ thống KSNB, theo hướng hiện đại, phù

hợp với thông lệ quốc tế Một số công trình tiêu biểu như:

Võ Hoài Thương (2015) với đề tài luận văn thạc sĩ “Kiểm soát nội bộ đối với

hoạt động thu chi tiền mặt tại Ngân hàng Thương mại cổ phần Á Châu – Chi nhánh Huế” của trường Đại học Kinh tế Huế Luận văn đã hệ thống hóa cơ sở lý thuyết về

hoạt động kiểm soát nội bộ nói chung và hoạt động kiểm soát nội bộ thu chi tiền mặt nói riêng tại NHTM Xác định được các nội dung về kiểm soát thu chi tại NHTM Trên cơ sở đó, phân tích thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ đối với hoạt động thu chi tại Chi nhánh trong giai đoạn 2012 – 2014 Đánh giá được những kết quả đạt được, hạn chế và nguyên nhân hạn chế Từ đó, đề xuất những giiar pháp nhằm hoàn thiện kiểm soát nội bộ đối với hoạt động thu chi tiền mặt tại ACB chi nhánh Huế đến năm 2020

Phạm Thanh Thủy (2016) với đề tài nghiên cứu khoa học cấp ngành “Đánh giá hoạt động kiểm soát nội bộ của ngân hàng thương mại Việt Nam và một số khuyến nghị” Đề tài đã trình bày các vấn đề lý luận cơ bản về KSNB, hệ thống KSNB trong các NHTM cũng như đặc điểm của ngành ngân hàng ảnh hưởng tới việc thiết kế và vận hành hệ thống của hệ thống KSNB Đề tài c ng trình bày khái niệm và nội dung đánh giá hệ thống KSNB theo năm thành phần chính theo COSO

là : Môi trường kiểm soát; Đánh giá rủi ro; Giám sát; Các hoạt động kiểm soát và Thông tin và truyền thông Đề tài đã tiến hành khảo sát để đánh giá thực trạng hệ thống KSNB trong các NHTM đồng thời c ng trình bày một số sai phạm trong lĩnh vực ngân hàng mà nguyên nhân của nó có liên quan đến hệ thống KSNB Đề tài đã

đề xuất các giải pháp để hoàn thiện hệ thống KSNB trong các NHTM Tuy nhiên,

đề tài chưa nghiên cứu về vai trò của quản lý nhà nước đối với hệ thống KSNB, các giải pháp chưa gắn với quản lý rủi ro một cách rõ nét dù tác giả đã nhận diện các loại rủi ro trong hoạt động của NHTM trong phần cơ sở lý luận

Trần Thị Thanh (2019) với đề tài luận văn thạc sĩ “Kiểm soát nội bộ hoạt

động ngân quỹ tại ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam – chi nhánh Phố Núi” của trường Đại học Kinh tế Đà Nẵng Luận văn đã hệ thống hóa cơ sở lý

luận về kiểm soát nội bộ nói chung và kiểm soát nội bộ hoạt động ngân quỹ nói

riêng trong các ngân hàng thương mại Theo đó, nội dung kiểm soát nội bộ đối với hoạt động ngân quỹ bao gồm: (1) Môi trường kiểm soát hoạt động ngân quỹ; (2) Đánh giá rủi ro trong hoạt động ngân quỹ; (3) Tổ chức hoạt động kiểm soát; (4) Thông tin; (5) Kiểm tra, giám sát hoạt động ngân quỹ Trên cơ sở lý thuyết đưa ra, luận văn đã đi sâu vào phân tích thực trạng công tác kiểm soát nội bội hoạt động ngân quỹ tại BIDV chi nhánh Phố Núi giai đoạn 2015 – 2019 trên 5 nội dung của hệ thống kiểm soát nội bộ đã được hệ thống hóa ở trên Đánh giá những kết quả đạt được, những hạn chế và nguyên nhân hạn chế Từ đó đề xuất các giải pháp phù hợp

để khắc phục các hạn chế trên Mặc dù đây là luận văn đề cập trực tiếp đến kiểm soát nội bộ hoạt động ngân quỹ Tuy nhiên, luận văn chưa đi sâu cụ thể vào phân tích rủi ro hoạt động ngân quỹ, các thủ tục kiểm soát cụ thể đối với từng loại rủi ro

đó, hệ thống thông để phục vụ cho các thủ tục kiểm soát và đánh giá tác động của môi trường đến kiểm soát hoạt động ngân quỹ tại chi nhánh

Nguyễn Bích Liên (2020) với luận án tiến sĩ “Hoàn thiện hoạt động kiểm soát nội bộ trong các ngân hàng thương mại Việt Nam” của trường học viện tài chính Luận án đã hệ thống hóa lý luận về KSNB, khung KSNB cho các NHTM Trong phần đánh giá thực trạng hoạt động KSNB tại các NHTM, tác giả cũng dựa trên khung đánh giá KSNB theo COSO để đánh giá các yếu tố cấu thành của KSNB Luận án cũng đề xuất các giải pháp hoàn thiện KSNB nhằm nâng cao hiệu lực của KSNB trong các NHTM Tuy nhiên, luận án chưa có những đánh giá KSNB

từ vai trò của Nhà nước từ góc độ quản lý kinh tế

Trần Phương Thùy (2021) với bài viết “Xác định rủi ro và kiểm soát an toàn

kho quỹ tại các ngân hàng” được đăng tải trên Tạp chí Tài chính, Kỳ 2 tháng

5/2021 Bài viết đã nêu ra được những rủi ro chính trong hoạt động kho quỹ của ngân hàng thương mại như Xuất nhập tiền mặt tại kho tiền hoặc tại bộ phận giao dịch, ra/vào, đóng/mở và quản lý kho tiền, canh gác bảo vệ kho… không tuân thủ quy định và hiệu lực kiểm soát không đầy đủ; Chìa khóa bảo quản tiền không được bảo quản đúng nơi quy định; rủi ro trong công tác ngân quỹ, rủi ro trong công tác thu chi tiền mặt…Trên cơ sở đó, tác giả đã đưa ra các biện pháp nhằm kiểm soát an

toàn kho quỹ Các biện pháp đưa ra có ý nghĩa quan trọng trong việc tăng cường hiệu quả hoạt động của các NHTM Việt Nam

Tổng quan các công trình nghiên cứ cho thấy, các công trình nghiên cứu đã

hệ thống hóa được cơ sở lý thuyết về hệ thống KSNB nói chung và kiểm soát hoạt động ngân quỹ tại NHTM nói riêng Các luận văn đều bám sát theo 5 nội dung của

hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm: (1) Môi trường kiểm soát; (2) Đánh giá rủi ro; (3) Các hoạt động kiểm soát; (4) Hệ thống thông tin; (5) Kiểm tra, giám sát hoạt động Trên cơ sở đó, đánh giá những kết quả đạt được, những hạn chế và nguyên nhân hạn chế Từ đó đề xuất những giải pháp phù hợp với đặc điểm từng NHTM, chi nhánh NHTM để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ của NHTM và hoàn thiện kiểm soát hoạt động ngân quỹ tại NHTM Tuy nhiên, các công trình nghiên cứu này phân tích vẫn còn khá chung đối với các thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ, chưa đi sâu vào phân tích cụ thể đối với các hoạt động quan trọng trong kiểm soát nội bộ hoạt động ngân quỹ

Trong phạm nghiên cứu của Luận văn, tác giả cũng bám sát vào nội dung của hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm 5 nội dung trên Tuy nhiên, luận văn sẽ đi sâu tập trung vào phân tích một số nội dung để làm nổi bật kiểm soát nội bộ hoạt động ngân quỹ Cụ thể, luận văn sẽ tập trung vào phân tích theo logic trình tự cụ thể như sau: Nội dung đầu tiên phải nhận diện các loại rủi ro có thể xảy ra trong hoạt động ngân quy theo từng loại nghiệp vụ ngân quỹ Tiếp đó, luận văn đi sâu vào phân tích các thủ tục kiểm soát được thực hiện để kiểm soát hoạt động ngân quỹ Hệ thống thông tin được sử dụng, cung cấp để thực hiện các thủ tục kiểm soát nội bộ và những tác động từ phía môi trường kiểm soát Với cách tiếp cận phân tích thực trạng kiểm soát này về cơ bản vẫn dựa trên 5 thành phần của hệ thống kiểm soát nhưng sẽ giúp cho luận văn tập trung nghiên cứu sâu hơn đối với những vấn đề cần thiết, cốt lõi trong hoạt động ngân quỹ Bên cạnh đó, hiện nay chưa có công trình nghiên cứu nào về kiểm soát nội bộ hoạt động ngân quỹ tại BIDV chi nhánh Bắc Quảng Bình Mỗi một chi nhánh có những đặc điểm, đặc thù khác nhau nên kết quả phân tích, đánh giá có những điểm khác biệt Từ đó, đưa ra các giải pháp phù hợp

với đặc điểm của BIDV chi nhánh Bắc Quảng Bình Vì vậy, đề tài nghiên cứu

“Hoạt động kiểm soát nội bộ trong nghiệp vụ ngân quỹ tại Ngân hàng TMCP

đầu tƣ và phát triển Việt Nam – chi nhánh Bắc Quảng Bình” đảm bảo tính cấp

thiết cả về lý thuyết và thực tiễn

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG NGHIỆP VỤ NGÂN QUỸ TẠI NGÂN HÀNG

THƯƠNG MẠI

1.1.Nghiệp vụ ngân quỹ của ngân hàng thương mại

1.1.1 Khái niệm nghiệp vụ ngân quỹ

Nghiệp vụ ngân quỹ Ngân hàng là toàn bộ hệ thống quy trình nghiệp vụ, những thao tác kỹ thuật, xử lý thông tin liên quan đến hoạt động ngân quỹ bao gồm phát hành, vận chuyển, bảo quản, thu, chi tiền mặt và công tác quản lý, kiểm tra, giám sát của các cán bộ lãnh đạo ngân hàng, nhằm tổ chức và điều hành tốt công tác ngân quỹ phục vụ ngày càng tốt hơn các yêu cầu của khách hàng trong nền kinh tế, bảo đảm an toàn tài sản của ngân hàng và của xã hội gửi tại ngân hàng, góp phần thực hiện mục tiêu kinh doanh, thực hiện có hiệu quả chính sách tiền tệ quốc gia (Hoàng Văn Tuấn, 2004)

1.1.2 Sự cần thiết của nghiệp vụ ngân quỹ trong ngân hàng thương mại

Tiền thân của ngân hàng là các tổ chức kinh doanh tiền tệ mà hoạt động đầu tiên là thu đổi tiền, giữ hộ tiền cho khách hàng, nên có thể coi hoạt động ngân quỹ

là chức năng đặc thù đầu tiên của ngân hàng

Để phục vụ cho quá trình sản xuất và lưu thông hàng hóa, tiền tệ vận động dưới hai hình thức, lưu thông tiền mặt và chu chuyển không dùng tiền mặt Nhưng

nó hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm mục đích là để cùng phát huy tốt, ngày càng hoàn thiện các chức năng của tiền tệ

Khi nền kinh tế ngày càng phát triển, sản xuất và lưu thông hàng hóa, dịch

vụ cung ứng mở rộng, đa dạng và phong phú thì thanh toán không dùng tiền mặt qua các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán được mở rộng nhưng lưu thông tiền mặt vẫn là cần thiết khách quan trong nền kinh tế hàng hóa – tiền tệ do (Hoàng Văn Tuấn, 2004):

- Lưu thông tiền mặt phục vụ chủ yếu cho quan hệ trao đổi hàng hóa, thanh toán dịch vụ cung ứng, thanh toán nợ nần …giữa các tầng lớp dân cư với nhau

- Trong quan hệ thanh toán giữa các đơn vị, cá nhân có tài khoản tiền gửi ở ngân hàng, kho bạc, các tổ chức tín dụng khác chủ yếu thực hiện thanh toán bằng chuyển khoản qua các tổ chức trung gian thanh toán nhưng vẫn cần thiết có quỹ tiền mặt để chi trả lương, tiền công, các khoản trợ cấp xã hội với người lao động, đặc biệt là trong quan hệ trao đổi hàng hóa, dịch vụ cung ứng, các khoản giao dịch có giá trị nhỏ, lẻ

- Nhiều doanh nghiệp vẫn trao đổi tiền mặt do ưu điểm là nhanh, hiệu quả sử dụng vốn cao Nhưng dễ dẫn tới tạo sơ hở cho việc tham ô, lợi dụng, biển thủ công quỹ, tài sản của Nhà nước Đồng thời công tác bảo quản, vận chuyển, kiểm đếm in

ấn, phát hành tiền với chi phí rất lớn

Vì vậy nghiệp vụ ngân quỹ phục vụ tốt hơn nhu cầu trao đổi hàng hóa, dịch

vụ trong nền kinh tế góp phần thúc đẩy sự tăng trưởng của nền kinh tế

1.1.3 Các nghiệp vụ ngân quỹ chủ yếu của ngân hàng thương mại

a Nghiệp vụ đóng gói và niêm phong tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá

Mỗi nghiệp vụ thu chi tiền mặt với khách hàng phải được nhân viên kho quỹ kiểm đếm từng tờ (tiền giấy) hoặc từng đơn vị (tiền kim loại), kiểm đúng tổng số rồi mới kiểm đếm trong từng túi, bó, thếp, thỏi; đếm xong túi, bó, thếp, thỏi này rồi mới đến sang túi, bó, thếp, thỏi khác; đếm túi, bó nguyên trước; đếm thếp, thoải và các

tờ lẻ, đơn vị lẻ sau; vừa đếm, vừa chọn lọc, sắp xếp tiền lành riêng, các tờ tiền giả, tiền mẫu, tiền hư hỏng do nguyên nhân có tính chất phá hoại; không để lẫn lộn tiền

đã đếm kiểm rồi với các tiền chưa đếm kiểm

Trước khi mở mỗi bó tiền hoặc túi tiền để đếm kiểm, nhân viên phải kiểm soát kỹ, bó hoặc túi tiền đó phải nguyên vẹn, còn nguyên niêm phong và đủ 10 thếp,

10 thỏi mới được cắt dây buộc để kiểm đếm

b Kiểm đếm, giao nhận tiền mặt, tài sản

- Mọi khoản thu chi tiền mặt của NHNN, các tổ chức tín dụng đều phải thực hiện thông qua quỹ ngân hàng

- Thu chi tiền mặt kể cả ngoại tệ phải tuân thủ đúng quy trình nghiệp vụ

- Thu chi tiền mặt phải căn cứ vào chứng từ kế toán hợp pháp theo quy định của pháp luật

- Mỗi chứng từ kế toán thu tiền mặt phải kèm theo một bảng kê phân loại tiền nộp do khách hàng lập hoặc một biên bản giao nhận tiền theo mẫu in sẵn thống nhất

- Trên chứng từ kế toán và bảng kê thu, chi các loại tiền hay biên bản giao nhận tiền phải đủ chữ ký của khách hàng, thủ quỹ, thủ kho tiền của ngân hàng đúng

vị trí quy định

- Khi phát hiện các loại tiền có dấu hiệu bị phá hoại, tiền giả, tiền mẫu… kiểm ngân phải báo cáo với trưởng quỹ hoặc thủ quỹ để lập biên bản, giữ lại hiện vật và xử lý theo quy định hiện hành

- Tất cả các ngân hàng có giao dịch tiền mặt trực tiếp với khách hàng có trách nhiệm phải thu nhận và đổi tiền rách nát thường xuyên, thuận tiện cho khách hàng mỗi khi họ yêu cầu

- Tiền chi ra là tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông

- Thu chi tiền mặt qua quỹ ngân hàng đều phải đếm kiểm qua tay hai người, nếu có một người thì phải tự mình kiểm tra lại Khi khách hàng nộp tiền mặt ngân hàng phải yêu cầu khách hàng tự kiểm đếm trước khi ngân hàng kiểm đếm

- Việc ghi chép lại trên sổ sách và xử lý chứng từ của từng món thu hay chi tiền mặt phải theo đúng quy trình nghiệp vụ

- Hàng ngày, hàng tháng các bảng kê phân loại tiền và biên bản giao nhận tiền được đóng thành 2 tập phần thu, chi Phần thu xếp lên trên, phần chi xuống dưới trong từng phần xếp theo thứ tự chứng từ kế toán từ đầu đến cuối ngày giao dịch

Quá trình giao nhận tiền mặt trong nội bộ của các tổ chức tín dụng được áp dụng giữa trụ sở chính, các chi nhánh, sở giao dịch của các tổ chức tín dụng nhằm điều hòa tiền mặt trong một hệ thống tín dụng với mục đích sử dụng vốn có hiệu quả đảm bảo đáp ứng nhu cầu tín dụng của các khách hàng mở tài khoản tại hệ thống tổ chức của mình

Tổng giám đốc tổ chức tín dụng ban hành quyết định giao nhận tiền mặt giữa hội sở chính với các chi nhánh, sở giao dịch và ngược lại trong hệ thống

c Bảo quản tiền mặt, tài sản

Tài sản quý trong hoạt động ngân hàng bao gồm: vàng, bạc và các loại kim loại quý khác, đá quý Ngoài hoạt động kinh doanh tiền tệ, các tổ chức tín dụng còn kinh doanh vàng, bạc, đá quý nhằm đa dang hóa hoạt động kinh doanh, thực hiện bình ổn thị trường vàng, bạc, thực hiện tốt chính sách tiền tệ quốc gia, đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của nền kinh tế

Giấy tờ có giá của ngân hàng bao gồm: Kỳ phiếu Ngân hàng, tín phiếu ngân hàng, các chứng chỉ tiền gửi, thẻ tiết kiệm, phiếu tiết kiệm, séc thanh toán

Tổ chức tín dụng phải hướng dẫn, chứng kiến, giám sát khi khách hàng tự tay gói và niêm phong tài sản quý, chứng từ có giá của minh trước khi đưa vào túi hoặc hộp bảo quản của ngân hàng cùng với bảng kê tài sản, tự khóa bằng khóa của khách hàng và niêm phong bên ngoài hộp/túi tài sản

d Ra vào kho tiền

Việc ra vào kho tiền là rất quan trọng có ảnh hưởng trực tiếp đến các rủi ro liên quan đến mất mát, không đúng quy định trong kho tiền Việc ra vào kho tiền tại chi nhánh NHTM được quy định cụ thể đối tượng được phép ra vào kho tiền, các trường hợp được phép vào kho tiền và các quy định cụ thể

e Kiểm tra, kiểm kê, bàn giao tiền mặt, tài sản

Mục đích: đảm bảo chính xác, phát hiện thừa thiếu tìm nguyên nhân và đề ra các biện pháp khắc phục, nâng cao tinh thần trách nhiệm, đảm bảo an toàn tuyệt đối tài sản trong quỹ

Kiểm kê quỹ nghiệp vụ

Kiểm kê quỹ nghiệp vụ được tiến hành mỗi ngày 1 lần vào cuối ngày làm việc khi quỹ nghiệp vụ không còn hoạt động nữa

Do thủ trưởng ngân hàng và kế toán trưởng thực hiện

Nội dung kiểm kê: đảm bảo tiền mặt tồn quỹ thực tế khớp đúng với số tiền trên sổ quỹ của thủ quỹ và nhật ký quỹ của kế toán

Trường hợp có người vắng mặt không tham gia trực tiếp vào quá trình kiểm

kê và bàn giao được thì theo quy định về ủy quyền có thể ủy quyền cho cấp phó nhưng phải được sự đồng ý của lãnh đạo cao nhất đơn vị Cuối ngày việc kiểm kê phải có cán bộ kiểm soát giám sát

Khi kiểm kê cuối ngày phải lập biên bản kiểm quỹ có đầy đủ chữ ký của các thành viên tham gia vào quá trình kiểm kê

1.2 Khái niệm, vai trò, mục tiêu và các nguyên tắc kiểm soát nội bộ tại ngân hàng thương mại

1.2.1 Khái niệm kiểm soát nội bộ

Định nghĩa hoạt động kiểm soát nội bộ của ngân hàng được quy định tại Khoản 1 Điều 3 Thông tư 13/2020/TT-NHNN quy định về hoạt động kiểm soát nội bộ của ngân hàng thương mại, chi nhánh ngân hàng nước ngoài do Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam ban hành, (có hiệu lực từ ngày 01/01/2021), theo đó:

Hoạt động kiểm soát nội bộ là tập hợp các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ, cơ cấu tổ chức của ngân hàng thương mại, chi nhánh ngân hàng nước ngoài được xây dựng phù hợp với quy định tại Luật các tổ chức tín dụng, Thông tư

này và các quy định của pháp luật có liên quan và được tổ chức thực hiện nhằm kiểm soát, phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời rủi ro và đạt được yêu cầu đề ra Hoạt động kiểm soát nội bộ thực hiện giám sát của quản lý cấp cao, hoạt động kiểm soát nội bộ, quản lý rủi ro, đánh giá nội bộ về mức đủ vốn và kiểm toán nội bộ (NHNN, 2020)

1.2.2 Vai trò, mục tiêu và các nguyên tắc cơ bản của kiểm soát nội bộ tại ngân hàng thương mại

a Vai trò

Hoạt động kiểm soát nội bộ tại NHTM một vai trò rất quan trọng trong hoạt động của NHTM Cụ thể như sau (Nguyễn Hữu Ánh, 2020):

Thứ nhất, bảo vệ tài sản và độ tin cậy của các thông tin tài chính

Kiểm soát tài chính đảm bảo rằng tổ chức tránh được các rủi ro tài chính và đảm bảo các thông tin tài chính được sử dụng trong kinh doanh và thông tin công

bố là đáng tin cậy Kiểm soát tài chính bảo vệ tài sản, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, làm cho các hoạt động của tổ chức đó được minh bạch, chủ động trước rủi ro

- Ngân hàng có một số lượng chủ nợ khổng lồ, sẵn sàng đòi lại khoản tiền đã gửi vào ngân hàng bất cứ lúc nào nếu không cảm thấy an tâm khi có những thông tin bất lợi về hoạt động của ngân hàng

- Ngân hàng cũng là một chủ nợ lớn, sử dụng tới khoảng 2/3 vốn để cho vay Cho vay là khoản mục sinh lời chủ yếu của các ngân hàng thương mại Rủi ro từ những khoản mục cho vay này ảnh hưởng không nhỏ tới hiệu quả kinh doanh ngân hàng

- Bộ máy tổ chức của ngân hàng cực lớn, bao gồm nhiều đơn vị thành viên phân bố trên một không gian rộng nên sự phân quyền rất mạnh, Ban quản trị rất khó nắm bắt được tổng thể hoạt động ngân hàng để kịp thời ra quyết định

- Thông qua hoạt động tín dụng, kinh doanh ngân hàng liên quan tới nhiều lĩnh vực kinh doanh khác trong nền kinh tế Do đó, các ngân hàng phải đối mặt với rất nhiều rủi ro và cực kỳ nhạy cảm khi môi trường kinh tế thay đổi

Hoạt động kiểm soát nội bộ được tổ chức tốt và phù hợp, giúp ngân hàng bảo

vệ tài sản và độ tin cậy của các thông tin tài chính, góp phần đem lại hiệu quả cho hoạt động kinh doanh của ngân hàng (Nguyễn Hồng Yến và cộng sự, 2020)

Thứ hai, bảo đảm việc tuân thủ luật pháp và các quy định

Luật pháp và các quy định được đề cập ở đây bao hàm cả pháp luật do nhà nước đặt ra và những quy định, quy chế nội bộ của một ngân hàng thương mại Đặc thù về tổ chức dẫn đến sự phân quyền mạnh mẽ trong nội bộ ngân hàng Do đó, ngoài việc đòi hỏi phải chấp hành pháp luật của nhà nước thì ban quản trị tối cao của ngân hàng thương mại cũng yêu cầu rất ngặt nghèo về việc phải tuân thủ các quy chế nội bộ Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ đảm bảo sự tuân thủ các nội quy, quy chế và quy trình mà Ban giám đốc đã thiết lập, áp dụng cho từng lĩnh vực hoạt động của ngân hàng cũng như các quy định của pháp luật trong những lĩnh vực đó; kịp thời phát hiện ra sự vi phạm để chấn chỉnh, giảm bớt nguy cơ tổn thất do những hoạt động đơn lẻ lệch khỏi quỹ đạo của ngân hàng đem lại

Ngân hàng với nhiều hoạt động kinh doanh liên quan đến tiền là hoạt động tiềm ẩn nhiều rủi ro, chịu nhiều sự điều chỉnh của pháp luật và cũng phải gánh chịu các quy định nội bộ ngặt nghèo nhất - những quy định hoàn toàn không đơn giản của ban quản trị ngân hàng Việc vi phạm bằng cách này hay cách khác, do chủ quan hay khách quan là không thể tránh khỏi Kiểm soát việc tuân thủ các quy định trong hoạt động ngân hàng sẽ giúp ban quản trị đánh giá đúng về thực trạng, kịp thời đưa ra những phán quyết để bảo vệ tài sản, hạn chế tổn thất cho ngân hàng (Nguyễn Hồng Yến và cộng sự, 2020)

Thứ ba, dự báo và ngăn ngừa rủi ro

Hệ thống kiểm soát nội bộ của một tổ chức đóng vai trò chủ chốt trong quản trị rủi ro Như ta đã biết, kiểm soát nội bộ không chỉ chú trọng tới công tác hậu kiểm, tức là công tác kiểm tra, kiểm toán nội bộ, tiến hành khi sự việc đã xảy ra Kiểm soát nội bộ mạnh phải ngăn chặn được sai phạm, dự báo và phòng ngừa rủi ro chứ không đơn thuần là tìm ra nguyên nhân để giải quyết hậu quả Đối với hoạt động ngân hàng, hay bất cứ một hoạt động kinh doanh nào khác, dự báo và ngăn

ngừa rủi ro đương nhiên sẽ tốt hơn và tốn ít chi phí hơn so với những tổn thất xảy

ra Đánh giá rủi ro trong quản trị rủi ro nhằm vào cả những rủi ro có thể lượng hóa (như rủi ro tín dụng, rủi ro lãi suất, rủi ro thanh khoản…) và rủi ro không lượng hóa được (như rủi ro nghiệp vụ, rủi ro luật pháp và rủi ro liên quan đến danh tiếng của ngân hàng) Quá trình đánh giá rủi ro để xác định loại rủi ro nào ngân hàng có thể kiểm soát được, loại nào không, phát hiện nguy cơ rủi ro mới thông qua việc xem xét các lĩnh vực hoạt động mới và các giao dịch mới của ngân hàng Đánh giá rủi ro trong quản trị rủi ro có nghĩa rộng hơn đánh giá rủi ro của kiểm soát nội bộ Kiểm soát nội bộ thường nhằm vào những rủi ro không lượng hoá được, bắt nguồn những nguyên nhân chủ quan từ phía ngân hàng, chủ yếu là rủi ro nghiệp vụ

Kiểm soát đối với khách hàng là một trong những biện pháp tốt để hạn chế rủi ro này Ngoài ra, như đã phân tích trong phần trước, tổn thất xảy ra với ngân hàng không chỉ xuất phát từ khách hàng Ngân hàng có thể phải gánh chịu tổn thất

từ chính nội bộ ngân hàng đem lại do việc không tuân thủ các chính sách và quy trình đã đặt ra trước đó Rủi ro cũng xảy ra do quy trình các hoạt động nghiệp vụ chưa được xây dựng chặt chẽ Kiểm soát nội bộ là một bộ phận hữu hiệu giúp ban giám đốc ngân hàng phát hiện việc không tuân thủ chính sách, điểm chưa phù hợp của chính sách để kịp thời chấn chỉnh, bổ sung, hạn chế nguy cơ tổn thất cho ngân hàng (Nguyễn Hồng Yến và cộng sự, 2020)

soát nội bộ, đảm bảo việc kiểm soát tốt, nâng cao chất lượng hoạt động của đơn vị, tránh tối thiểu rủi ro không đáng có

Mục tiêuvề một BCTC đáng tin cậy: Thông tin trên BCTC do bộ phận kế toán tổng hợp và xử lý là cơ sở quan trọng để các nhà quản lý ra quyết định Nhờ có HTKSNB hiệu quả, các thông tin trên BCTC sẽ đảm bảo trung thực, đầy đủ, minh bạch, chính xác và được bảo mật theo quy định của pháp luật

Mục tiêu tuân thủ pháp luật và quy định nội bộ: Các quy trình đặt ra được thực hiện một cách triệt để và nghiêm túc Đảm bảo các quyết định và chế độ quản

lý đưa ra dựa trên cơ sở mà các cơ quan có thẩm quyền đã quy định, được thực hiện đúng thể thức và giám sát mức độ hiệu quả cũng như tính hợp lý Đảm bảo việc ghi chép trung thực, kiểm toán khách quan, lập BCTC đầy đủ, đúng quy định

c Các nguyên tắc cơ bản của hoạt động kiểm soát nội bộ tại ngân hàng thương mại

Ủy ban Basel đưa ra 13 nguyên tắc chung làm khuôn khổ giúp các tổ chức tín dụng xây dựng, đánh giá KSNB Những nguyên tắc này là những yếu tố cần thiết của KSNB 13 nguyên tắc chung được chia thành 5 nhóm với những nguyên tắc cụ thể tương ứng như sau (Trần Cảnh Toàn, 2011):

a Giám sát quản lý và văn hóa kiểm soát

Nguyên tắc 1: HĐQT có trách nhiệm phê duyệt và định kỳ kiểm tra toàn bộ chiến lược kinh doanh và những chính sách chủ đạo của ngân hàng;

Nguyên tắc 2: Ban giám đốc có trách nhiệm thực hiện những chiến lược và chính sách đã được HĐQT phê duyệt; phát triển các quá trình nhằm xác định, đo lường, theo dõi và kiểm soát những rủi ro của ngân hàng; duy trì một cơ cấu tổ chức nhằm xác định rõ trách nhiệm, thẩm quyền và mối quan hệ giữa các bộ phận; bảo đảm trách nhiệm được giao thực hiện có hiệu quả; thiết lập các chính sách KSNB phfu hợp và theo dõi mức độ đầy đủ và hiệu quả của hệ thống KSNB

Nguyên tắc 3: HĐQT và ban giám đốc chịu trách nhiệm và nâng cao các tiêu chuẩn về tính thống nhất và đạo đức nghề nghiệp, thiết lập nền tảng văn hóa trong

đó nhấn mạnh và làm cho tất cả nhân viên hiểu rõ tầm quan trọng của KSNB trong ngân hàng

b Xác định và đánh giá rủi ro

Nguyên tắc 4: Một hệ thống KSNB hiệu quả cần nhận biết và đánh giá được các rủi ro trọng yếu có thể ảnh hưởng bất lợi đến việc thực hiện các mục tiêu của ngân hàng Sự đánh giá này cần bao quát mọi rủi ro của ngân hàng cũng như hệ thống ngân hàng

c Các hoạt động kiểm soát và phân công nhiệm vụ

Nguyên tắc 5: Các hoạt động kiểm soát phải là một công việc quan trọng trong các hoạt động thường nhật của ngân hàng Một hệ thống KSNB hiệu lực cần thiết lập một cơ cấu kiểm soát phù hợp với những hoạt độngkiểm soát được quy định ở mọi cấp; bao gồm các nội dung; Xem xét của ban giám đốc; kiểm soát hoạt động phù hợp với các phòng ban; kiểm tra tuân thủ mức độ giới hạn rủi ro và tiếp tục theo dõi các trường hợp không tuân thủ; hệ thống phê duyệt và ủy quyền; và hệ thống thẩm tra và đối chiếu

Nguyên tắc 6: Một hệ thống KSNB hiệu lực yêu cầu phải có sự phân công nhiệm vụ phù hợp và bảo đảm phân công nhiệm vụ phù hợp và bảo đảm nhân sự không được bất kiêm nhiệm

d Thông tin và trao đổi thông tin

Nguyên tắc 7: Một hệ thống KSNB hiệu lực yêu cầu phải có dữ liệu đầy đủ

và toàn diện về tài chính, hoạt động và tuân thủ cũng như thông tin thị trường về các

sự kiện và điều kiện có thể ảnh hưởng tới quá trình ra quyết định Thông tin phải đáng tin cậy, kịp thời, có thể tiếp cận và được cung cấp theo định dạng thống nhất

Nguyên tắc 8: Một hệ thống KSNB hiệu lực phải có hệ thống thông tin đáng tin cậy bao quát mọi hoạt động chủ yếu của ngân hàng Những hệ thống này bao gồm cả hệ thống lưu trữ, sử dụng dữ liệu dưới dạng điện tử và phải an toàn; được theo dõi độc lập và được hỗ trợ bởi những hệ thống dự phòng thích hợp

Nguyên tắc 9: Một hệ thống KSNB hiệu lực cần có kênh liên lạc hiệu lực để bảo đảm mọi nhân viên đều hiểu rõ và tuân thủ các chính sách và thủ tục liên quan

đến nhiệm vụ và trách nhiệm của họ; đảm bảo những thông tin cần thiết khác cũng được phổ biến đến những người có nhu cầu

e Giám sát và các hoạt động sửa chữa

Nguyên tắc 10: Tính hiệu lực của toàn bộ hệ thống KSNB của ngân hàng cần được theo dõi trên cơ sở liên tục Việc theo dõi những rủi ro trọng yếu phải là một phần trong hoạt động hàng ngày của ngân hàng cũng như đánh giá định kỳ của bộ phận kinh doanh và kiểm toán nội bộ

Nguyên tắc 11: Hệ thống KSNB cần được kiểm toán toàn diện, hiệu lực bởi những nhân viên hoạt động độc lập, được đào tạo thích hợp và có năng lực Bộ phận kiểm toán nội bộ như một phần trong hoạt động theo dõi hệ thống KSNB, phải được báo cáo trực tiếp cho HĐQT hoặc BKS và ban tổng giám đốc

Nguyên tắc 12: Những khiếm khuyết của KSNB được phát hiện bởi bộ phận kinh doanh, kiểm toán nội bộ hay các đơn vị kiểm soát khác phải được báo cáo kịp thời cho cấp lãnh đạo thích hợp; phải được khắc phục sớm Những khiếm khuyết trọng yếu về KSNB phải được báo cáo cho ban giám đốc và HĐQT

Nguyên tắc 13: Cơ quan giám sát cần yêu cầu mọi ngân hàng với quy mô khác nhau phải có hệ thống KSNB hiệu lực phù hợp với bản chất, mức độ phức tạp

và tính chất cố hữu của rủi ro trong các hoạt động nội bảng và ngoại bảng; đáp ứng yêu cầu thay đổi về môi trường và điều kiện kinh doanh của ngân hàng

1.3 Nội dung hoạt động kiểm soát nội bộ tại ngân hàng thương mại

1.3.1 Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát được thiết lập trong nội bộ đơn vị và có ảnh hưởng trực tiếp đến nhận thức kiểm soát của toàn thể nhân viên trong ngân hàng Cũng có thể hiểu, môi trường kiểm soát là những yếu tố của đơn vị có ảnh hưởng đến hoạt động của KSNB Môi trường kiểm soát tạo ra màu sắc chung ở ngân hàng, nơi mỗi người thực hiện nghĩa vụ kiểm soát của mình

Môi trường kiểm soát bao gồm môi trường bên trong và môi trường bên ngoài ngân hàng Các yếu tố của môi trường kiểm soát thể hiện thái độ, quan điểm, nhận thức cũng như sự tác động của nhà quản lý trong ngân hàng với nghiệp vụ

ngân quỹ Hoạt động kiểm tra kiểm soát đối với nghiệp vụ ngân quỹ ở ngân hàng có hiệu quả hay không phụ thuộc nhiều vào quan điểm quản lý của ngân hàng đó Quan điểm của nhà quản lý có coi trọng hay không coi trọng công tác kiểm tra, tập trung kiểm tra kiểm soát nhiều ở mặt này hay mặt khác, sẽ kéo theo việc nhận thức

và thực hiện của các thành viên trong ngân hàng trong tuân thủ nội quy, quy định, chế độ quản lý trong nghiệp vụ ngân quỹ được đề ra có được tuân thủ đầy đủ hay không (Nguyễn Hữu Ánh, 2020)

Các nhân tố của môi trường kiểm soát bao gồm:

- Đặc thù về quản lý là các quan điểm khác nhau của các nhà quản lý đơn vị đối với công tác quản lý nghiệp vụ ngân quỹ cũng như việc điều hành hoạt động đơn vị Môi trường quản lý sẽ chặt chẽ nếunhà quản lý muốn thiết lập các thủ tục kiểm soát chặt chẽ để thực hiện các mục tiêu đã đề ra đối với công tác quản lý nghiệp vụ ngân quỹ Trái lại, nếu nhà quản lý có suy nghĩ, hành vi hoạt động gian lận, lợi dụng thẩm quyền để tạo ra sơ hở nhằm trục lợi thì môi trường quản lý sẽ yếu kém, dễ dẫn đến sai phạm

+ Cơ cấu tổ chức là một hệ thống xác định về mối quan hệ vừa độc lập, vừa phụ thuộc trong tổ chức, thể hiện những nhiệm vụ rõ ràng, do ai thực hiện và thực hiện như thế nào, liên kết với các nhiệm vụ khác trong tổ chức ra sao, nhằm tạo ra

sự phối hợp trong công việc một cách linh hoạt và kịp thời, hiệu quả để đáp ứng mục tiêu của tổ chức Cơ cấu tổ chức cung cấp một cách khuôn khổ về cách hoạt động của đơn vị từ việc lên kế hoạch, thực hiện, kiểm soát và đánh giá Cơ cấu tổ chức thực chất là sự phân bổ quyền hạn, trách nhiệm giữa các thành viên trong một đơn vị sao cho không bị chồng chéo, thiếu sót, tạo khả năng kiểm tra chéo lẫn nhau Trong đơn vị, cơ cấu tổ chức được thiết lập hợp lý sẽ góp phần tạo ra môi trường kiểm soát tốt Cơ cấu tổ chức hiệu quả cao đảm bảo một hệ thống xuyên suốt từ trên xuống dưới, bắt đầu từ việc ban hành các quyết định, quy định, thực hiện triển khai theo quyết định, đảm bảo quy định đã đề ra, đến việc giám sát thực hiện các quyết định và quy định, ngăn ngừa các hành vi gian lận và sai phạm trong hoạt động kế toán ngân quỹ nói riêng và toàn bộ hoạt động nói chng của đơn vị, tạo ra môi trường

thuận lợi, thân thiện cho từng cá nhân, mỗi bộ phận phát huy được năng lực, sở trường, sự nhiệt huyết của mình, phối hợp hiệu quả với nhau, đóng góp tốt nhất vào việc hoàn thành mục tiêu

+ Chính sách nhân sự: thường đề cập đến việc tuyển dụng, định hướng, đào tạo, đánh giá, bổ nhiệm, khen thưởng, bồi dưỡng, quan tâm đời sống cho cán bộ nhân viên, bồi thường, hỗ trợ nếu có thiệt hại hay các hoàn cảnh ngoài ý muốn xảy

ra Đơn vị tuyển dụng dựa trên những tiêu chí có sẵn mà ban lãnh đạo đưa ra dựa trên quan điểm của mình Tiếp theo, việc đào tạo cần được cung cấp dựa trên yêu cầu công việc và năng lực của mỗi cán bộ, đảm bảo khả năng hoàn thành nhiệm vụ của cán bộ nhân viên, đảm bảo cho ai cũng được cập nhật kịp thời công nghệ, trình

độ và chuyên môn nghiệp vụ Đánh giá hiệu quả nên được tiến hành định kỳ để kiểm tra việc thực hiện của nhân viên thông qua kết quả công việc, hiệu suất làm việc, thái độ trong công việc Đóng góp ý kiến và đưa ra phản hồi cho nhân viên

về cách cải thiện bản thân và phát triển hơn nữa tiềm năng của họ Đựa ra chế độ thi đua, khen thưởng rõ ràng đối với những nhân viên có công, có đóng góp cống hiến cho sự phát triển của đơn vị

+ Ban kiểm soát cấp cao của đơn vị bao gồm Chủ tịch HĐQT và các thành viên HĐQT hoặc Giám đốc và các Phó giám đốc, Hội đồng thành viên (nếu có), Ban kiểm soát (BKS) không kiêm nhiệm chức vụ quản lý là những người am hiểu

về lĩnh vực chuyên môn, kiểm soát, có nhiệm vụ giám sát sự chấp hành pháp luật, giám sát tiến trình lập BCTC, giám sát tình hình sử dụng vốn của đơn vị

+ Công tác kế hoạch có sự chỉ đạo, hướng dẫn của Ban giám đốc về hệ thống

kế hoạch bao gồm kế hoạch chiến lược kinh doanh, kế hoạch phát triển sản phẩm dịch vụ, kế hoạch mua sắm tài sản, kế hoạch kế toán vốn, kế toán lợi nhuận, kế hoạch cân đối tài chính,… Dựa trên công tác kế hoạch được đề ra theo sát với tình hình thực tế của mỗi đơn vị và từng cá nhân thực hiện theo đó một cách nghiêm túc

và trách nhiệm thì công tác kế hoạch này sẽ trở thành một công cụ kiểm soát hữu hiệu Trong quá trình triển khai và thực hiện, các nhà quản lý cần theo dõi tiến độ thực hiện kế hoạch, đánh giá, phân tích các yếu tố có ảnh hưởng đến kế hoạch Từ

đó có thể kịp thời phát hiện những điểm bất thường, không hợp lý để đề ra cách ứng phó, điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp

+ Môi trường bên ngoài bao gồm môi trường chính trị, pháp luật, ảnh hưởng của kinh tế, văn hóa, xã hội và công nghệ Các môi trường này có tác động đến đơn

vị nhưng không nằm trongsự kiểm soát của các nhà quản lý Chúng cũng có ảnh hưởng đến thái độ, phong cách điều hành hoạt động của ban lãnh đạo Chính trị là yếu tố đầu tiên mà nhà quản trị quan tâm để dự báo mức độ an toàn trong hoạt động

Hệ thống pháp luật chất lượng sẽ đảm bảo môi trường kinh doanh lành mạnh, bình đẳng, buộc đơn vị kinh doanh chân chính, lập hệ thống kiểm soát có trách nhiệm, tuân thủ Diễn biến kinh tế sẽ cho đơn vị cơ hội và thách thức, ảnh hưởng đến chiến lược kinh doanh bởi lãi suất, tỷ giá hối đoái buộc đơn vị phải kiểm soát linh hoạt Môi trường văn hoá sẽ xác định cách sống, quan hệ đạo đức, lối làm việc Công nghệ phát triển giúp quá trình làm việc nhanh chóng, chính xác hơn, trợ giúp cho quá trình kiểm soát dễ dàng

Như vậy, môi trường kiểm soát ảnh hưởng quan trọng trực tiếp đến sự hiệu quả của các thủ tục kiểm soát đối với công tác quản lý nghiệp vụ ngân quỹ Môi trường kiểm soát tốt là cơ sở cho hoạt động KSNB hữu hiệu Tuy nhiên cũng không

vì thế mà có thể hiểu môi trường kiểm soát tốt thì KSNB cũng tốt, môi trường kiểm soát tốt chỉ là một yếu tố hỗ trợ cho việc KSNB tốt, và đồng thời chi phối đến các nhân tố khác cấu thành nên KSNB

1.3.2 Nhận dạng các loại rủi ro

Mỗi đơn vị dù với quy mô và cách thức hoạt động nào cũng đều phải đối mặt với rủi ro Do đó đơn vị cần nhận thức quan tâm đến việc đánh giá các rủi ro có thể gặp phải Trong nghiệp vụ ngân quỹ nói riêng và trong các nghiệp vụ khác nói chung thì việc nhận thức và đánh giá rủi ro đều cần thiết để đơn vị đưa ra phương

án phòng tránh, giải quyết khắc phục trong trường hợp xảy ra rủi ro cũng như dự phòng để bù đắp thiệt hại do rủi ro mang lại Có trường hợp việc đánh giá rủi ro thất bại, đơn vị cũng cần tìm nguyên nhân để khắc phục, xem xét lại xem việc kiểm soát nội bộ có thiếu sót cần hoàn thiện hay không, đó là bài toán các nhà quản lý luôn

phải suy nghĩ tìm giải đáp Có khi những rủi ro cũng đến từ yếu tố khách quan bên ngoài chứ không chỉ từ nội bộ doanh nghiệp, mục tiêu của doanh nghiệp là kiểm soát được các rủi ro này, đưa ra quy trình quy định hạn chế tối thiểu rủi ro

Rủi ro xảy ra trong nghiệp vụ ngân quỹ từ nội bộ đơn vị thường là do các nguyên nhân như quản lý thiếu minh bạch, thiếu coi trọng đạo đức nghề nghiệp, chất lượng cán bộ không cao, trình độ yếu kém, cơ sở hạ tầng kémchưa được đầu tư

mở rộng; quản lý chi phí mất cân đối hạn chế việc kiểm tra, kiểm soát cần thiết cho đơn vị,…

Nguyên nhân từ bên ngoài gây ra rủi ro cho nghiệp vụ ngân quỹ: Do thay đổi

về công nghệ, pháp lý mà đơn vị chưa thích ứng kịp; do các đối tác hay khách hàng

cố tình trục lợi, tìm cách lợi dụng các kẽ hở trong quy trình của ngân hàng Chính vì vậy, việc nhận thức và đánh giá để tránh rủi ro là rất cần thiết

Các bước đánh giá rủi ro: Xác định mục tiêu đánh giá bao gồm cơ bản là mục tiêu hiệu quả hoạt động quản lý ngân quỹ, mục tiêu nhận diện các rủi ro, phân tích và đánh giá rủi ro, đánh giá khả năng có thể xảy ra rủi ro hoặc tần suất xuất hiện rủi ro, nghiên cứu cách thức quản trị rủi ro, tìm ra hoạt động cần thiết để ứng phó rủi ro

Tóm lại, nhận dạng rủi ro là bước đầu để thực hiện việc kiểm soát, sau đó đơn vị có thể đi tới đánh giá rủi ro, phân tích để tìm ra nguyên nhân, cách ứng phó

và phương án giải quyết khắc phục thích hợp, đó là lúc đưa ra quy trình các thủ tục kiểm soát

1.3.3 Các thủ tục kiểm soát

Các thủ tục kiểm soát chính là các quy trình, các bước thực hiện hoạt động trong đơn vị theo quy định và tiêu chuẩn mà ban lãnh đạo đưa rađể giảm thiểu rủi ro trong quản lý ngân quỹ cũng như để đảm bảo chỉ thị hay mục tiêu chung mà ban lãnh đạo đề ra (Nguyễn Hữu Ánh, 2020) Bản chất thủ tục kiểm soát trong ngân hàng là những chính sách, thủ tục do ngân hàng đưa ra để bảo vệ tài sản của mình Hoạt động kiểm soát bao gồm sự kiểm soát trong toàn thể các hoạt động ở ngân hàng Thông qua các thủ tục trong hoạt động kiểm soát mà nhà quản lý có thể yên

tâm rằng tài sản đơn vị được bảo đảm an toàn nhất có thể Hoạt động kiểm soát có thể chia thành hai nhóm: Kiểm soát phòng ngừa và kiểm soát phát hiện Kiểm soát phòng ngừa là đề ra chính sách, thủ tục mang tính chất chuẩn mực, phân công nhiệm vụ, trách nhiệm hợp lý, giao quyền, ủy quyền đúng bảo đảm thực hiện thông suốt và hiệu quả các hoạt động

Thủ tục kiểm soát sẽ có hiệu quả cao nếu đảm bảo được: Ngân hàng có các chỉ số cơ bản và các định mức cố định về đánh giá hoạt động của mỗi cá nhân cũng như toàn hệ thống; Thường xuyên tổng hợp và công bố kết quả kinh doanh định kỳ,

so sánh kết quả với các định mức, chỉ số đã cố định để đánh giá, điều chỉnh kịp thời Trách nhiệm, quyền hạn và nghĩa vụ trong việc cấp phép, phê duyệt các đề án tài chính, kế toán ngân quỹ được xác định độc lập, rõ ràng, nhiều khâu kiểm duyệt;Có

hệ thống văn bản quy định rõ ràng cá nhân có thẩm quyền hoặc được uỷ quyền phê duyệt với mỗi loại vấn đề tài chính; Lưu trữ hồ sơ chứng từ dưới hình thức văn bản giấy hoặc điện tử hợp lệ để có thể xác định rõ ràng trách nhiệm thực hiện và giám sátcông việc đã thực hiện ở bất kỳ thời điểm nào; Đảm bảo giám sát, bảo vệ và bảo dưỡng tài sản, công cụ dụng cụ, trang thiết bị tránh khỏi mất mát, hư hỏng hoặc sử dụng không đúng mục đích; Nghiêm cấm hoặc có biện pháp phòng ngừa việc các lãnh đạo cao cấp có hành vi sử dụng nguồn kinh phí, tài sản của đơn vị cho mục đích cá nhân; Xây dựng hệ thống các thủ tục kiểm soát rõ ràng, đầy đủ và hợp lý, phù hợp với thực tế, dựa trên các nguyên tắc cơ bản sau:

Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Xác định sự độc lập và có trách nhiệm cá nhân trong các nghiệp vụ nhằm ngăn ngừa sai phạm, các hành vi lạm dụng quyền hạn để trục lợi cá nhân Đảm bảo một cán bộ không đảm nhiệm cùng lúc nhiều cương vị

Ví dụ như trong bộ phận kho quỹ ở ngân hàng không nên để một người vừa làm cán

bộ kế toán vừa đồng thời làm thủ quỹ thu chi tiền mặt, một người vừa làm giao dịch viên vừa kiểm soátnghiệp vụ

Nguyên tắc phân công phân nhiệm: Trách nhiệm và khối lượng công việc cần được phân chia cho nhiều bộ phận hoặc nhiều người trong cùng bộ phận để không có cá nhân nào thực hiện nhiều mặt của một nghiệp vụ, đồng nghĩa với việc

có sự chuyên môn hoá trong công việc, gắn được trách nhiệm cá nhân riêng biệt trong công việc, kiểm soát chéo sẽ hạn chế được sai sót, khi có sai phạm xảy ra sẽ

dễ phát hiện, dễ quy trách nhiệm và tìm cách khắc phục xử lý

Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn: ủy quyền là việc cấp trên giao lại cho cấp dưới một phần hay toàn bộ trách nhiệm, quyền hạn giải quyết công việc trong phạm vi nhất định, nhằm hạn chếviệc quyền hạn và trách nhiệm tập trung hết vào một người ở cấp cao, công việc sẽ được tập trung sát sao và đạt hiệu quả hơn do khối lượng công việc hợp lý Nguyên tắc này muốn đảm bảo một nghiệp vụ kinh tế nào cũng phải được phê chuẩn đúng đắn, đúng mục đích, đúng trách nhiệm và đúng luật pháp trước khi thực hiện

1.3.4 Hệ thống thông tin

Thông tin có thể được thu thập từ bên trong hay bên ngoài đều được nhưng phải đảm bảo nguồn thông tin đầy đủ, chi tiết, kịp thời đáp ứng được yêu cầu đề ra, thông tin được kiểm tra và phát triển dựa trên cơ sở chiến lược đã có, sau đó lập thành các bản báo cáo phù hợp để trình lên các nhà quản lý, nhà quản lý căn cứ vào

đó để điều hành và kiểm soát hoạt động

Các bộ phận trong ngân hàng cần thường xuyên cập nhật thông tin và báo cáo cho ban lãnh đạo Song song đó, bộ phận truyền thông của đơn vị cũng thông báo thường xuyên và kịp thời đểtất cả nhân viên cũng lãnh đạo hiểu rõ công việc của mình, tiếp nhận đầy đủ và chính xác chỉ thị, thông báo từ các cấp, hiểu rõ mối quan hệ và phối hợp tốt công việc với các thành viên khác, nắm được phương thứcphương tiện liên lạc, truyền thông trong đơn vị Tất cả nhân viên cũng như lãnh đạo đều có thể nắm rõ và hiểu được các nội quy, chuẩn mực của đơn vị đề ra, đảm bảo thông tin cần thiết trong đơn vị được cung cấp kịp thời, chính xác đến các cấp

có thẩm quyền theo quy định Đơn vị có thể thiết lập các kênh thông tin đơn giản dễ tiếp cận như đường dây nóng qua điện thoại, địa chỉ email, hòm thư góp ý,… cho phép khách hàng, nhân viên báo cáo về các hành vi, sự kiện bất thường có khả năng gây thiệt hại cho đơn vị Ban lãnh đạo qua đó xem xét và tiếp nhận thông tin kịp thời; Cần có bảo mật truy cập dữ liệu bằng việc đặt mật khẩu và yêu cầu đổi mật

khẩu định kỳ; Yêu cầu xây dựng các chương trình, kế hoạch phòng chống thiên tai, hiểm họa ngoài ý muốn và ứng cứu khi có sự cố mất thông tin số liệu

Truyền thông là một phần của hệ thống thông tin Truyền thông được coi là đạt hiệu quả khi việc cung cấp thông tin về hoạt động của đơn vị từ các cấp: như cấp trên đến cấp dưới, cấp dưới đến cấp trên hay từ các bộ phận và các nhân viên đến nhau được thông suốt, đầy đủ, chính xác, dễ tiếp cận Cùng với đó các thông tin cần cập nhật từ bên ngoài như các chính sách pháp luật thay đổi, cơ chế thị trường mới hay quy định mới từ ngân hàng nhà nước, quy định do các cơ quan có thẩm quyền ban hành cũng được cập nhật đầy đủ, giúp đảm bảo cho các thành viên hiểu trách nhiệm công việc của mình và tiếp nhận chỉ đạo của lãnh đạo đầy đủ, chính xác, tuân thủ pháp luật, quy định Thông tin từ phía khách hàng cũng cần được tiếp nhận khách quan và đầy đủ Qua đó việc thực hiện kiểm soát mới gắn với thực tế

1.4 Các nhân tố ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát nội bộ nghiệp vụ kho quỹ tại ngân hàng thương mại

1.4.1 Các nhân tố bên ngoài

- Sự hoàn thiện của khung thể chế

Mọi hoạt động kiểm soát đều dựa trên một hệ thống các quy định, quy trình, quy chế của NHNN và của bản thân mỗi NHTM Một hệ thống các quy trình, quy chế đầy đủ, rõ ràng và phù hợp với thực tiễn sẽ tạo tiền đề và là công cụ sắc bén của hoạt động kiểm soát Ngược lại, với một hệ thống quy trình, quy chế thiếu đồng bộ, không rõ ràng và không phù hợp với thực tiễn sẽ gây ra sự lãng phí nguồn lực kiểm soát, làm giảm chất lượng kiểm soát

- Sự độc lập của hệ thống kiểm soát

Với chức năng kiểm soát nội bộ hoạt động của các NHTM, hệ thống kiểm soát phải thực sự được chủ động và độc lập trong việc phân bổ các nguồn lực kiểm soát, trong quá trình ra các quyết định và thực hiện các hành động ứng xử đối với ngân hàng khi cần thiết

Trường hợp hệ thống kiểm soát nội bộ không thể độc lập trong các hoạt động của mình, đặc biệt khi chịu các áp lực của các nhà quản lý, lãnh đạo ngân hàng về

mặt chính trị, hoạt động kiểm soát nội bộ chỉ mang tính hình thức và không thể đảm bảo thực hiện các mục tiêu của nó

- Sự phát triển của NHTM

Sự phát triển và điều kiện hiện tại của NHTM tác động tới hiệu quả của hoạt động kiểm soát nội bộ Một hệ thống ngân hàng phát triển lành mạnh xét về cả quy

mô hoạt động, quy mô vốn, trình độ công nghệ, trình độ quản lý, năng lực tài chính

sẽ giảm đáng kể chi phí cho hoạt động thanh tra Ngược lại, hệ thống ngân hàng với năng lực cạnh tranh yếu sẽ đòi hỏi một nguồn lực kiểm soát lớn

1.4.2 Các nhân tố bên trong

- Quan điểm định hướng cho hoạt động kiểm soát:

Mục tiêu của hoạt động kiểm soát nội bộ là rõ ràng Nhưng trên thực tế, do

sự khác biệt về cơ chế chính sách mà quan điểm định hướng cho hoạt động kiểm soát nội bộ giữa các cơ quan kiểm soát và trong các thời kỳ khác nhau có thể khác nhau Điều này đôi khi có thể làm giảm chất lượng thực sự của hệ thống kiểm soát nội bộ

- Điều kiện hoạt động

Cơ sở vật chất và trang thiết bị phục vụ hoạt động kiểm soát nội bộ cũng như

cơ chế đãi ngộ đối với kiểm soát viên có tác động trực tiếp tới hiệu quả hoạt động kiểm soát nội bộ

Cơ sở vật chất và trang thiết bị lạc hậu, không đồng bộ sẽ cản trở quá trình thu thập và xử lý thông tin Thông tin về NHTM có thể không cập nhật, không đầy

đủ và thiếu chính xác dẫn đến việc phân bổ nguồn lực kiểm soát nội bộ không hợp

lý Bên cạnh đó, cơ chế đãi ngộ, bao gồm đãi ngộ vật chất, đãi ngộ phi vật chất cho kiểm soát viên cũng tác động không nhỏ tới chất lượng hệ thống kiểm soát nội bộ Một cơ chế thích đáng sẽ có tác dụng phát huy hết năng lực cá nhân, nâng cao tinh thần trách nhiệm trong công việc giảm thiểu được các tiêu cực của những người kiểm soát viên

- Nguồn nhân lực:

Nguồn nhân lực là một nhân tố hết sức quan trọng Chỉ với một đội ngũ kiểm

soát viên có trình độ chuyên môn, có chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp mới đảm bảo các nội dung thanh tra, giám sát đề ra được thực hiện đầy đủ và phản ánh đúng thực trạng, điều kiện hoạt động của ngân hàng và hệ thống ngân hàng

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG NGHIỆP VỤ NGÂN QUỸ TẠI NGÂN HÀNG TMCP ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN VIỆT NAM CHI NHÁNH BẮC QUẢNG BÌNH

2.1 Đặc điểm hoạt động kinh doanh và tổ chức quản lý của ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam – chi nhánh Bắc Quảng Bình

2.1.1 Giới thiệu về chi nhánh

Chi nhánh Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Bắc Quảng Bình, tiền thân là Chi điểm Bắc Quảng Bình, được thành lập tháng 4/1965 Tháng 7/1989, Chi nhánh Ngân hàng Đầu tư & Xây dựng Ba Đồn được thành lập sau khi tách tỉnh Bình Trị Thiên Năm 1993, đổi tên thành Chi nhánh Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Ba Đồn theo Quyết định số 69/QĐ-NH5 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam Đến tháng 11/2006 Chi nhánh Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Ba Đồn được nâng cấp thành Chi nhánh cấp 1 và chính thức đổi tên thành Chi nhánh Ngân hàng Đầu tư

& Phát triển Bắc Quảng Bình (thành lập theo QĐ 888/2005/QĐ-NHNN của NHNN)

Chi nhánh Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Bắc Quảng Bình trực thuộc Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam, là đại diện theo uỷ quyền của Ngân hàng Đầu

tư và Phát triển Việt Nam Cung ứng đầy đủ các dịch vụ của một ngân hàng hiện đại như: Huy động vốn, tức là khai thác và nhận tiền gửi tiết kiệm, tiền gửi thanh toán của tất cả các tổ chức, cá nhân trong nước và nước ngoài bằng đồng Việt Nam và ngoại tệ Tín dụng bao gồm, cho vay ngắn hạn, trung hạn và dài hạn bằng đồng Việt Nam và ngoại tệ đối với các tổ chức kinh tế, các cá nhân và hộ gia đình thuộc mọi thành phần kinh tế Dịch vụ thanh toán bao gồm trả lương tự động, chuyển tiền trong nước và nước ngoài, chi trả kiều hối Western Union, dịch vụ thẻ, mua bán ngoại tệ, các dịch vụ khác…

Với tốc độ phát triển của tỉnh Quảng Bình, Chi nhánh BIDV Bắc Quảng Bình đã thực hiện nhiều phương thức đầu tư tín dụng, tạo bước đột phá để đẩy nhanh tốc độ phát triển nền kinh tế của tỉnh, nhất là trong lĩnh vực đầu tư xây dựng

cơ sở hạ tầng, sản xuất vật liệu xây dựng, hoạt động thương mại và tài trợ xuất nhập khẩu Nhiều doanh nghiệp địa phương, công trình, dự án quan trọng của tỉnh đều

do Chi nhánh tài trợ vốn, góp phần hình thành nên nhiều cơ sở công nghiệp lớn của tỉnh, các cơ sở sản xuất, các tuyến đường nội tỉnh, nội thị, như Nhà máy Xi măng sông Gianh, hệ thống các nhà máy sản xuất gạch tuynel, gạch ceramic, đường tránh

TP Đồng Hới, cầu sông Gianh, các công trình, dự án trong khu công nghiệp cảng biển Hòn La và nhiều dự án khác, tạo ra hàng trăm tỷ đồng doanh thu đối với các doanh nghiệp, góp phần xác lập cân đối vĩ mô, dẫn dắt thị trường, ổn định sản xuất cho các doanh nghiệp và tạo nhiều công ăn việc làm, phúc lợi xã hội Bên cạnh việc tăng cường đầu tư phát triển, Chi nhánh còn làm tốt vai trò đòn bẩy cho kinh tế - xã hội tỉnh phát triển; góp phần thúc đẩy quá trình chuyển dịch cơ cấu kinh tế theo hướng công nghiệp hóa, hiện đại hóa; tăng tỷ trọng nhóm ngành công nghiệp, xây dựng và dịch vụ; tăng kim ngạch xuất khẩu; tạo nguồn thu lớn cho ngân sách tỉnh Luôn tiên phong đi đầu trong việc cắt giảm lãi suất, tháo gỡ khó khăn cho các doanh nghiệp Làm tốt vai trò tư vấn, giúp khách hàng vượt qua khó khăn, vươn lên tìm hướng sản xuất kinh doanh mới hiệu quả, một số doanh nghiệp từ trong khó khăn đã

có sự bứt phá, từng bước khẳng định được thương hiệu và uy tín trên thị trường trong nước và trong khu vực Chi nhánh BIDV Bắc Quảng Bình luôn đầu tư nghiên cứu, ứng dụng khoa học - kỹ thuật mới vào hoạt động kinh doanh, dịch vụ Tạo ra bước phát triển mới về chất lượng dịch vụ, về ứng dụng công nghệ hiện đại trong các hoạt động nghiệp vụ, cũng như trong công tác quản trị điều hành, theo hướng tăng dần tỷ trọng thu từ hoạt động dịch vụ trong tổng doanh thu của Chi nhánh

2.1.2 Mô hình tổ chức quản lý

Cơ cấu tổ chức của BIDV – Chi nhánh Bắc Quảng Bình được tổ chức theo

mô hình trực tuyến tham mưu, thực hiện các nghiệp vụ theo nguyên tắc tập trung dân chủ và chế độ một thủ trưởng

Hình 2.1: Mô hình tổ chức Chi nhánh

Nguồn: Phòng Tổ chức – hành chính BIDV – Chi nhánh Bắc Quảng Bình

2.1.3 Tình hình hoạt động kinh doanh tại Ngân hàng TMCP Đầu tư và phát triển Việt Nam- chi nhánh Bắc Quảng Bình

Nhờ không ngừng nỗ lực, BIDV – Chi nhánh Bắc Quảng Bình luôn hoàn thành kế hoạch kinh doanh đề ra Nguồn vốn huy động, dư nợ tín dụng cùng với doanh thu từ hoạt động dịch vụ luôn tăng đều qua các năm

PGD Lý Hòa

Khối tác nghiệp

Phòng QLRR

Phòng Quản trị tín dụng

Phòng GDKH

DN, CN

Phòng

QL và

DV ngân quỹ

Phòng QLNB

PGD Hòn

La

PGD Hòa Ninh

Phòng

KHCN

PGD Thanh Hà

PGD Ba Đồn PGD Tuyên Hóa