Quan tri vat tu doc

QUẢN TRỊ VẬT TƯ  Công tác xây dựng kế hoạch cung ứng vật tư Công ty chuyên sản xuất và phân phối các sản phẩm chăm sóc tóc nên đặc điểm vật tư đưa vào sản xuất là chủng loại vật tư đa dạng, số lượng lớn, phải bảo quản kĩ càng. Chính vì vậy, kế hoạch mua sắm vật tư là một trong những khâu hết sức quan trọng trong công tác quản trị vật tư của doanh nghiệp. Kế hoạch cung ứng vật tư tại công ty do phòng Kế hoạch – Vật tư đảm nhiệm. Phòng Kế hoạch – Vật tư có nhiệm vụ nghiên cứu tình hình sản xuất thực tế năm trước do phòng kế toán gửi xuống rồi thông qua đó lập kế hoạch sản xuất từng kì. Ngoài ra, phòng kế hoạch còn phải thực hiện các công việc liên quan đến việc ký kết hợp đồng kinh tế với các đơn vị khác để thực hiện các công việc liên quan đến marketing, quảng cáo sản phẩm… Phòng kế hoạch phải tạo mối liên hệ chặt chẽ với khách hàng, sẵn sàng cung ứng đủ số lượng sản phẩm cần thiết cho khách hàng. Ngoài việc phải lập kế hoạch sản xuất và tiêu thụ sản phẩm, phòng Kế hoạch – Vật tư còn phải tổ chức sản xuất, đảm bảo cung ứng đủ nguồn vật tư cần thiết cho sản xuất. Phải tính toán chi tiết lượng vật tư dự trữ cần thiết cho cả giai đoạn sản xuất trong kì. Phải lập kế hoạch chiến lược cho sản xuất và tiêu thụ trong thời gian tới. Tính toán chi phí sản xuất, chi phí bán hàng, chi phí quản lý để từ đó xác định giá thành sản phẩm một cách tối ưu nhất. Phòng Kế hoạch – Vật tư thông qua định mức tiêu hao vật tư do phòng Kĩ thuật đưa ra và căn cứ vào số lượng sản phẩm kì kế hoạch, lượng phế phẩm thu hồi của kì trước và lượng phế phẩm phát sinh cho phép… rồi lập kế hoạch cung ứng cho từng sản phẩm trong kì. Sau khi lập kế hoạch sẽ trình lên ban giám đốc. Nếu được ban giám đốc phê chuẩn, phòng Kế hoạch – Vật tư tiến hành thực hiện công tác cung ứng vật tư cho quá trình sản xuất trong toàn công ty sao cho quá trình sản xuất diễn ra liên tục đảm bảo tiến độ sản xuất. Vật tư dùng để sản xuất sản phẩm công ty phải tìm kiếm trên thị trường. Chính vì vậy, việc xác định nhà cung ứng có ý nghĩa tích cực đến vấn đề sản xuất, xem xét vấn đề giá cả, chất lượng, thời gian và địa điểm giao hàng. Công ty xác định từ hai đến ba nhà cung ứng, tham khảo giá và các yêu cầu khác nhau lựa chọn sao cho chi phí thấp, có lợi nhất. Công ty sản xuất một khối lượng hàng hóa rất lớn với các chủng loại đa dạng phong phú, do vậy nhu cầu tiêu dùng vật tư phục vụ cho sản xuất sản phẩm là rất lớn. Các loại nguyên liệu chính dùng để sản xuất sản phẩm như các loại hóa chất ( Titanium dioxide: chất tạo màu; Sodium Laureth Sulfate : chất tạo bọt; Dimethiconol: chất làm mềm, bóng tóc, Cyclomethicone: chất bảo vệ tóc, làm tóc dày hơn; Fragrance: chất tạo mùi hương… ) công ty mua tại Công ty TNHH TM Hóa Chất – Thiết bị Đoàn Lê ( 168/3/7 Lê Thị Bạch Cát, phường 11, quận 11, tp.HCM – Website: http://dlchem.com.vn/ ), Đối với vật liệu chai nhựa, công ty mua tại Công Ty TNHH Sản Xuất & Thương Mại Nhật Tiến ( 675 – 677 Hồng Bàng, phường 6, quận 6, tp.HCM )  Công tác xây dựng và quản lý định mức tiêu dùng vật tư Định mức tiêu dùng nguyên vật liệu là lượng tiêu dùng lớn nhất cho phép để sản xuất ra một đơn vị sản phẩm hoặc để hoàn thành một công việc nào đó trong những điều kiện tổ chức và kĩ thuật nhất định của thời kì kế hoạch, vì vậy mà công tác xây dựng và quản lý định mức tiêu dùng vật tư tại doanh nghiệp luôn được chú trọng. Để đảm bảo vật tư một cách tốt nhất cho sản xuất thì không thể không coi trọng việc nâng cao chất lượng của công tác định mức. Phòng kế hoạch vật tư sau khi cấp phát vật tư cho các phân xưởng để tiến hành sản xuất sản phẩm phải cho cán bộ đi kiểm tra, theo dõi tình hình sử dụng vật tư ở từng phân xưởng, từ đó đưa ra được các quyết định quản lý và sử dụng vật tư hợp lý hơn. Nếu các phân xưởng sử dụng vật tư sản xuất sản phẩm vượt khỏi định mức đặt ra quá nhiều thì cán bộ kĩ thuật kết hợp với cán bộ vật tư và quản đốc phân xưởng cùng tìm ra nguyên nhân ND giải quyết, nếu cần thì phải đề ra một định mức khác hợp lý hơn. Bảng dự toán kế hoạch định mức vật tư năm 2012( số lượng 120 000 sản phẩm)- dò lại trên mạng trang web vatgia.com. Tên sản phẩm TT Tên vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền($) Thành Tiền ( VNĐ) Dầu gội dưỡng tóc 1 Titanium dioxide Kg 2,000 2 Sodium Laureth Sulfate Kg 2,000 3 Dimethiconol Kg 2,000 4 Cyclomethicone Kg 2,000 5 Fragrance Kg 2,000 6 Water Ml 50,000 Dầu xả dưỡng tóc 1 Keratin Kg 2,800 2 Ceramide Kg 3,000 3 Water Ml 34,000 Kem ủ tóc 1 Stearyl Alcohol Kg 1,500 2 Glycerin Kg 1,200 3 Cetyl Alcohol Kg 2,000 4 Vitamin E Ml 300 Chai đựng thành phẩm 1 Chai 500ml Chai 20,000 2 Chai 1000ml Chai 10,000 Chi phí nguyên vật liệu sản xuất một chai: Tiền Đô la( vì nhập), tiền Viêt( để tính tổng)  Công tác tổ chức tiếp nhận vật tư Công tác tổ chức tiếp nhận vật tư là bước chuyển giao trách nhiệm giữa bộ phận mua, vận chuyển và bộ phận quản lý vật tư. Phòng kế hoạch vật tư có nhiệm vụ xem xét tất cả các sổ sách, hợp đồng trong kì sản xuất để từ đó xác định chính xác số lượng các loại vật tư cần mua và từ đó xác định rõ thời gian đi mua, thời gian giao hàng và thời gian sử dụng các loại vật tư đó. Khi vật tư được nhà cung ứng vận chuyển đến kho, đại diện của phòng kế hoạch sau khi nhận hóa đơn hay phiếu xuất kho của người bán gửi đến sẽ tiến hành kiểm tra đối chiếu với các bản hợp đồng để quyết định chấp nhận hay không chấp nhận lô hàng đó. Nếu không có sai sót gì thì đại diện phòng Kế hoạch – Vật tư làm thủ tục tiến hành nhập kho. Trên cơ sở hóa đơn, giấy báo nhận hàng và các biên bản kiểm nghiệm, phòng Kế hoạch – Vật tư lập “phiếu nhập kho” thành ba liên. Trong đó một liên giao cho người nhập, một liên giao cho phòng Kế hoạch – Vật tư, một liên giao cho thủ kho làm căn cứ biên nhận vật tư. Hóa đơn người bán được chuyển cho phòng Kế toán để làm thủ tục thanh toán. Vật tư sau khi làm đầy đủ mọi thủ tục tiếp nhận được chuyển nhanh vào nhà kho của công ty, bộ phận quản lý vật tư có trách nhiệm bảo quản vật tư tránh cho vật tư khỏi tình trạng hư hỏng, mất mát.  Công tác cấp phát vật tư Công tác tổ chức cấp phát vật tư được thực hiện theo hình thức hạn mức. Theo hình thức này, phòng Kế hoạch – Vật tư căn cứ vào hệ thống định mức tiêu dùng trong kì kế hoạch về tiến độ sản xuất để tiến hành lập phiếu cấp định mức hàng tháng giao cho phân xưởng sản xuất và thủ kho căn cứ vào phiếu đó chuẩn bị định kì và cấp phát theo số lượng ghi trong phiếu. Hình thức cấp phát theo định mức của công ty không chỉ quy định cả về số lượng mà còn cả về thời gian cấp phát nhằm đảm bảo chính xác công tác cấp phát vật tư cho cả bộ phận sử dụng và bộ phận cấp phát, trong trường hợp đã hết nguyên vật liệu mà chưa hoàn thành kế hoạch sản xuất thì phải có lệnh của giám đốc nhà kho mới cấp bổ sung để bộ phận sản xuất hoàn thành kế hoạch của mình, còn trường hợp thừa nguyên vật liệu mà không ảnh hưởng gì đến sản phẩm thì công ty đã có thành tích tiết kiệm vật tư và được khấu trừ vào hạn mức tháng sau và được thưởng % theo giá trị tiết kiệm đó. Để cấp phát vật tư cho sản xuất sản phẩm, cán bộ vật tư của phân xưởng trực tiếp lên phòng Kế hoạch – Vật tư viết hóa đơn rồi dùng hóa đơn đã được ký nhận trực tiếp xuống kho để nhận vật tư. Thủ kho có trách nhiệm cấp vật tư theo đúng số lượng, chất lượng, quy cách đã ghi trong hóa đơn. Thông thường trong kì sản xuất, ngoài kế hoạch sản xuất đã được lập từ đầu kì, công ty còn có rất nhiều kế hoạch sản xuất bổ sung dựa vào các hợp đồng phát sinh của khách hàng. Khi đó, giám đốc kí lệnh sản xuất rồi chuyển đến phòng Kế hoạch – Vật tư yêu cầu thực hiện. Thông qua lệnh sản xuất, phòng kế hoạch tính toán lượng vật tư bổ sung cho các phân xưởng rồi chuyển xuống cho các quản đốc phân xưởng. Các phân xưởng thực hiện nhận vật tư tại kho theo đúng quy định rồi tiến hành sản xuất theo đúng tiến độ đã đề ra. Khi tiến hành công tác cấp phát vật tư, mọi thủ tục, giấy tờ phải được thực hiện chính xác, đầy đủ để đảm bảo tính kỉ luật cao trong sản xuất cũng như điều hành. Hóa đơn xuất kho vật tư bao gồm 4 liên:  1 liên lưu kho  1 liên kho giữ  1 liên phân xưởng giữ  1 liên chuyển sang phòng tài chính Công tác cấp phát vật tư phục vụ cho quá trình sản xuất phải được diễn ra một cách chính xác và kịp thời, tạo điều kiện thuận lợi cho phân xưởng hoàn thành kế hoạch sản xuất của mình. Từ đó nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh trong toàn công ty.  Công tác thống kê, kiểm kê vật tư Công tác thống kê, kiểm kê, theo dõi phải được diễn ra một cách thường xuyên và liên tục. Cán bộ vật tư trong công ty không chỉ kiểm tra tình hình sử dụng vật tư trên cơ sở các tài liệu hạn mức cấp phát, số liệu hạch toán xuất kho của công ty cho các phân xưởng sử dụng, báo cáo của phân xưởng về tình hình sử dụng vật tư mà còn tiến hành kiểm tra thực tế về việc tiêu dùng vật tư ở từng phân xưởng và từng công nhân sử dụng để xác minh được sự đúng đắn của các tài liệu báo cáo, từ đó đưa ra các biện pháp giải quyết phù hợp với tình hình thực tế. Tham khảo :  !"!!# $$$%#"&&""'()(*+(+!()(**(&,()(**(+! ()(**("()(**(+"(-("()(**("()(**("*()(*+(+()(** (&*./ $$$!! . phòng kế hoạch còn phải thực hiện các công việc liên quan đến việc ký kết hợp đồng kinh tế với các đơn vị khác để thực hiện các công việc liên quan đến marketing, quảng cáo sản phẩm… Phòng kế hoạch. lớn, phải bảo quản kĩ càng. Chính vì vậy, kế hoạch mua sắm vật tư là một trong những khâu hết sức quan trọng trong công tác quản trị vật tư của doanh nghiệp. Kế hoạch cung ứng vật tư tại công ty. toán kế hoạch định mức vật tư năm 2012( số lượng 120 000 sản phẩm)- dò lại trên mạng trang web vatgia.com. Tên sản phẩm TT Tên vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền($) Thành Tiền ( VNĐ) Dầu