THỰC HIỆN PHÁP LUẬT VỀ CHỨNG THỰC, TỪ THỰC TIỄN HOẠT ĐỘNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN GÒ VẤP, THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

ích của các cá nhân, tổ chức trong xã hội thì nhà nước phải xây dựng hành lang pháp lý quy định về thẩm quyền, trách nhiệm của cơ quan nhà nước về chứng thực; quyền và nghĩa vụ pháp lý c

NGUYỄN NGỌC BẢO DUY

THỰC HIỆN PHÁP LUẬT VỀ CHỨNG THỰC, TỪ THỰC TIỄN HOẠT

ĐỘNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN GÒ VẤP,

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG

Chuyên ngành: Luật Hiến pháp và Luật hành Chính

Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 10/2023

NGUYỄN NGỌC BẢO DUY

THỰC HIỆN PHÁP LUẬT VỀ CHỨNG THỰC, TỪ THỰC TIỄN HOẠT

ĐỘNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN GÒ VẤP,

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG

Chuyên ngành: Luật Hiến pháp và Luật Hành chính

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan Đề án này là một quá trình nghiên cứu của tôi Các số liệu dẫn chứng, trích dẫn trong Đề án mà tôi thể hiện đảm bảo tính xác thực và có nguồn gốc tại Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp, Phòng Tư pháp quận Gò Vấp, thành phố Hồ Chí Minh; những vấn đề được đề cập trong bài viết của tôi chưa được sử dụng cho các công trình nghiên cứu khác

Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 18 tháng 10 năm 2023

Học viên

Nguyễn Ngọc Bảo Duy

LỜI CẢM ƠN

Đề án này được tôi thực hiện, hoàn thành trong thời gian công tác tại Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp và Ủy ban nhân dân Phường 15, quận Gò Vấp, thành phố Hồ Chí Minh

Trước hết, tôi xin tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới tập thể quý Thầy, Cô của Học viện Hành chính Quốc gia theo dõi xuyên suốt quá trình học và thực hiện đề án này

Đặc biệt, cho tôi gửi lời cám ơn sâu sắc và biết ơn đến TS Bùi Thị Hải đã quan tâm, luôn tận tình hướng dẫn tôi thực hiện nghiên cứu đề tài và hoàn thành

đề án này

Tôi cảm ơn đến Lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp, Phòng

Tư pháp quận Gò Vấp đã hỗ trợ, tạo điều kiện cho tôi tiếp cận số liệu một cách nhanh và chính xác, hiệu quả

Trong quá trình thực hiện nghiên cứu, tôi sẽ không thể tránh khỏi những thiếu sót về việc tập hợp số liệu, thời gian thực hiện, thể hiện bài đề án, tài liệu, kiến thức còn chưa được sâu và rộng…

Học viên

Nguyễn Ngọc Bảo Duy

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do xây dựng đề án …1

2 Tổng quan tình hình nghiên cứu 3

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề án 5

4 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu đề án 5

5 Phương pháp nghiên cứu 6

6 Hiệu quả của đề án ứng dụng trong thực tiễn 7

7 Kết cấu đề án 7

Chương 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ THỰC HIỆN PHÁP LUẬT VỀ CHỨNG THỰC CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP HUYỆN 8

1.1 Pháp luật về chứng thực 8

1.2 Thực hiện pháp luật về chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp huyện 12

1.3 Các yếu tố ảnh hưởng thực hiện pháp luật chứng thực 33

Chương 2 THỰC TRẠNG THỰC HIỆN PHÁP LUẬT VỀ CHỨNG THỰC TỪ THỰC TIỄN HOẠT ĐỘNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN GÒ VẤP, THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 37

2.1 Các đặc điểm về chứng thực của Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp 37

2.2 Thực tiễn thực hiện pháp luật chứng thực của Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp…… 40

2.3 Đánh giá chung về thực hiện pháp luật chứng thực của Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp 43

Chương 3 GIẢI PHÁP VÀ LỘ TRÌNH BẢO ĐẢM THỰC HIỆN PHÁP LUẬT CHỨNG THỰC CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN GÒ VẤP, THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 49

3.1 Phương hướng bảo đảm thực hiện pháp luật chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp huyện 49

3.2 Giải pháp bảo đảm thực hiện pháp luật về chứng thực của Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp 52

KẾT LUẬN 64 TÀI LIỆU THAM KHẢO

tờ chỉ cấp một lần, không cấp lại như bằng đại học, cao đẳng ) Trong khi đó, người dân luôn có nhu cầu sử dụng giấy tờ vào các mục đích khác nhau nên

phải sao bản chính ra thành các bản sao

Để tạo uy tín với chủ thể nhận giấy tờ bản sao và đảm bảo hạn chế tối

đa tình trạng giả mạo giấy tờ, pháp luật đã có những quy định về chứng thực giấy tờ Người thực hiện chứng thực phải kiểm tra, đối chiếu kỹ bản chính, giấy tờ văn bản làm cơ sở chứng thực bản sao Trường hợp có dấu hiệu về tính hợp pháp của bản chính giấy tờ, văn bản thì yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân

có liên quan cung cấp thông tin cần thiết xác minh Với sự phát triển của kinh

tế - xã hội, nhu cầu chứng thực giấy tờ của con người ngày càng nhiều thì vai trò của hoạt động chứng thực ngày càng được khẳng định

Ủy ban nhân dân cấp huyện vừa có thẩm quyền chứng thực giấy tờ, vừa trách nhiệm thực hiện một số các hoạt động khác liên quan đến chứng thực Hàng năm Ủy ban nhân dân quận ban hành kế hoạch về kiểm tra công tác phổ biến, giáo dục pháp luật, kế hoạch chuyên đề công tác công tác chứng thực,

hộ tịch, hòa giải cơ sở và công tác tư pháp tại Ủy ban nhân dân các phường; thông qua kết quả kiểm tra để đề ra các kết quả đạt được, một số thiếu sót để

từ đó đưa ra những kiến nghị và chỉ đạo Chủ tịch UBND phường phát huy những những kết quả đạt được, kịp thời chấn chỉnh và khắc phục hạn chế Do

đó, Ủy ban nhân dân cấp huyện có vai trò rất quan trọng trong việc thực hiện

pháp luật về chứng thực

Trên cơ sở kết quả đạt được NĐ số 79 ngày 18/5/2007 của CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký Nghị định số 23 và các văn bản thi hành, hoạt động chứng thực trên địa bàn Tp.HCM

có nhiều chuyển biến tích cực: trình tự, thủ tục chứng thực đã được đơn giản hóa và công khai, giảm thời gian chờ đợi và chi phí đi lại của tổ chức, cá nhân; đồng thời đề cao tinh thần trách nhiệm của cán bộ, tiếp nhận và xử lý hồ sơ Trước đây thì việc chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản có giá trị dưới 50 triệu đồng thuộc thẩm quyền của UBND cấp huyện; hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản có giá trị trên 50 triệu đồng thì thuộc thẩm quyền của phòng công chứng, UBND cấp xã không được giao thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản nên đã gây khó khăn cho người dân trong việc đi lại Để khắc phục hạn chế trên, Nghị định số 23 ngày 16/02/2015 đã giao thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản cho Ủy ban nhân dân cấp xã Thay đổi này góp phần tạo thuận lợi cho người dân trong việc di chuyển, đồng thời với phần lớn các trường hợp, UBND cấp xã thường nắm rõ về nhân thân, chủ thể giao dịch nên sẽ đảm bảo giải quyết nhanh hơn

Tuy nhiên, bên cạnh những thuận lợi thì NĐ số 23 ngày 16/02/2015 vẫn còn một số khó khăn, vướng mắc Cụ thể, Nghị định số 23 ngày 16/02/2015 quy định, khi tiến hành chứng thực bản sao từ bản chính sẽ không phải lưu trữ Hiện nay, tình trạng giả mạo giấy tờ, giả mạo người khác thực hiện các thủ tục công chứng, chứng thực đang là vấn đề nghiêm trọng xảy ra ở thành phố HCM

và ở các tỉnh, thành phố khác với thủ đoạn thực hiện tinh vi, phức tạp Theo

dữ liệu thì từ năm 2016 đến năm 2021, các Phòng Tư pháp quận, huyện, thành phố và UBND phường, xã, thị trấn đã phát hiện hơn 176 vụ việc giả mạo giấy

tờ, người yêu cầu chứng thực Chính vì những khó khăn đó làm cho việc thực

hiện pháp luật về chứng thực nói chung, của Ủy ban nhân dân cấp huyện nói riêng gặp phải một số khó khăn Đứng trước bối cảnh đó, việc nghiên cứu và

đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả thực hiện pháp luật về chứng thực là cần thiết, đáp ứng nhu cầu đòi hỏi của xã hội

Cùng với các quận, huyện khác của thành phố Hồ Chí Minh, quận Gò Vấp là địa phương có điều kiện kinh tế - xã hội phát triển hàng đầu cả nước,

số lượng dân cư sinh sống trên địa bàn rất lớn Nhu cầu chứng thực giấy tờ ở đây vì thế mà cũng rất nhiều Hơn nữa, dân cư trên địa bàn quận Gò Vấp có nhiều người dân di cư từ các tỉnh thành khác về sinh sống do đó việc chứng thực các loại giấy tờ cho họ cần phải thận trọng hơn, thực hiện nhiều thủ tục Việc nâng cao hiệu quả công tác chứng thực có ý nghĩa quan trọng giúp quận

Gò Vấp giải quyết được khó khăn, vướng mắc trong công tác này

Vì tất cả những lí do trên, tôi đã chọn đề tài: “Thực hiện pháp luật về chứng thực, từ thực tiễn hoạt động của Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp, thành phố Hồ Chí Minh” làm đề án tốt nghiệp cao học của mình

2 Tổng quan tình hình nghiên cứu

- Nguyễn Thu Hương (2018), Áp dụng pháp luật về chứng thực qua thực tiễn tại huyện Phúc Thọ, Tp Hà Nội, Đề án thạc sĩ Luật học, Khoa Luật của trường ĐH Quốc gia HN Luận văn này đã khẳng định việc thực hiện pháp luật

về chứng thực là theo hình thức áp dụng pháp luật Tức là hoạt động của cơ quan nhà nước có thẩm quyền căn cứ theo quy định của pháp luật từ đó đề ra các quyết định cho trường hợp cụ thể Tôi học hỏi quan điểm này nhưng cũng đặt ra thêm những câu hỏi khác là ngoài hình thức áp dụng pháp luật, thực hiện pháp luật về công chứng còn theo hình thức nào nữa không? Có thể đây là điểm khác biệt giữa đề án của tôi và tác giả Nguyễn Thu Hương nếu như tôi có thể lập luận để chỉ ra rằng thực hiện pháp luật về chứng thực ngoài hình thức áp dụng pháp luật còn có các hình thức khác

- Đề án về Chứng thực của Ủy ban nhân dân xã từ thực tiễn huyện Mỹ Đức, thành phố HN, Đề án thạc sĩ Luật học, Học viện KHXH của tác giả Nguyễn Thị Thúy Vân thực hiện vào năm 2017 Đề án này phân tích những vấn

đề lý luận, thực trạng pháp luật về chứng thực của UBND cấp xã và được minh chứng bởi thực tiễn thực hiện từ các xã trên địa bàn huyện Mỹ Đức, thành phố

HN Mặc dù cấp nghiên cứu của tác giả Thúy Vân và tôi không giống nhau (giữa cấp xã và cấp huyện) nhưng tôi có thể học hỏi một số phân tích lý luận về chứng thực của tác giả Nguyễn Thị Thúy Vân Đồng thời, thông qua đánh giá của đề án, tôi có thể hiểu phạm vi chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã và sau đó tôi có thể so sánh với Ủy ban nhân dân cấp huyện

- Luận văn đề tài với tên: “Quản lý nhà nước về chứng thực - qua thực tiễn thành phố HN”, Đề án thạc sĩ Luật học, Khoa Luật - Đại học Quốc gia Hà Nội Đề án phân tích sâu về vấn đề quản lý nhà nước về chứng thực Do đó, tôi

có thể học hỏi phần kết quả nghiên cứu này khi thực hiện luận án bởi quản lý nhà nước là một trong những nội dung của thực hiện pháp luật về chứng thực

- Hai luận văn của tác giả Phan Chí Trung ( thực hiện năm 2022) với tên

đề tài:” Thực hiện pháp luật về chứng thực trên địa bàn quận Hoàn Kiếm, thành phố HN”, Luận văn thạc sĩ Luật học, Học viện HCQG và Đỗ Hồng Phúc (2020), Thực hiện pháp luật về chứng thực từ thực tiễn quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội,

Đề án thạc sĩ Luật học, Học viện HCQG

Hai luận văn trên có nhiều điểm tương đồng về lý luận với đề tài đề án của tôi nên tôi có thể học hỏi khi thực hiện luận án của mình Tuy nhiên, do phạm vi về không gian có sự khác biệt nên đề án của tôi vẫn có điểm mới so với hai đề án nói trên

- Ngoài các đề án, luận văn nêu trên, còn nhiều các bài viết đăng tải trên các tạp chí và sách chuyên khảo về thực hiện pháp luật chứng thực Một số ví

dụ điển hình như sau:

+ Công chứng và chứng thực, Tạp chí Dân chủ và pháp luật, Bộ Tư pháp,

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề án

3.1 Đối tượng nghiên cứu

Đề án này nghiên cứu thực hiện pháp luật về chứng thực, từ thực tiễn hoạt động của UBND quận Gò Vấp, Thành phố HCM

3.2 Phạm vi nghiên cứu

- Phạm vi về không gian: quận Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh

- Phạm vi về thời gian: Từ năm 2014 đến nay, nhưng tập trung chủ yếu vào các năm 2020, 2021, 2022, 2023

- Phạm vị nội dung: thực hiện pháp luật về chứng thực của UBND quận

Gò Vấp

4 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu đề án

4.1 Mục tiêu:

Nghiên cứu những vấn đề lý luận về thực hiện pháp luật về chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp huyện; đánh giá thực tiễn thực hiện pháp luật về chứng thực từ thực tiễn hoạt động của Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh Trên cơ sở đó, đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả thực hiện pháp luật về chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp huyện nói chung, của Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp, thành phố Hồ Chí Minh nói riêng

4.2 Nhiệm vụ:

Nhằm đạt được mục tiêu đã nêu ở trên mục 3.1, đề án tập trung nghiên cứu một số nhiệm vụ như sau:

- Xác định khái niệm, đặc điểm, nội dung, hình thức thực hiện pháp luật

về chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp huyện;

- Xác định vai trò và các yếu tố bảo đảm của thực hiện pháp luật về chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp huyện;

- Phân tích, đánh giá thực tiễn thực hiện pháp luật về chứng thực của Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh

- Xác định các yêu cầu đối với việc nâng cao hiệu quả thực hiện pháp luật về chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp huyện nói chung, của Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp, thành phố Hồ Chí Minh nói riêng

- Đề xuất một số giải nâng cao hiệu quả thực hiện pháp luật của Ủy ban nhân dân cấp huyện nói chung, của Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh nói riêng

5 Phương pháp nghiên cứu

*Phương pháp luận: Phép DVBC và phép DVLS của CN Mác – Lê nin

*Phương pháp nghiên cứu thực tiễn:

- Phương pháp phân tích, đánh giá

- Phương pháp thống kê, tổng hợp tài liệu

- Phương pháp so sánh

- Phương pháp tổng kết thực tiễn

6 Hiệu quả của đề án ứng dụng trong thực tiễn

- Kết quả được thể hiện trong các đề án có thể làm tài liệu tham khảo cho việc cho các học viên tiếp theo đi sâu hơn, học tập, giảng dạy chuyên về nội dung thực hiện pháp luật về chứng thực Qua đó, các nhà chính sách pháp luật hoặc các nhà đầu tư dựa trên kết quả của nghiên cứu này mà đưa ra đường lối chính sách cụ thể và có phương pháp duy trì cho sự phát triển bền vững

- Cung cấp hệ thống cơ sở khoa học lý luận về thực hiện pháp luật chứng thực của UBND cấp huyện Những lập luận và phân tích chính sách có giá trị tham khảo đối với các nhà quản lý và lãnh đạo, cán bộ, công chức khi thực hiện nhiệm vụ và thực thi pháp luật

- Kết quả nghiên cứu của đề án là cơ sở cho việc điều chỉnh và triển khai hoạt động thực hiện pháp luật về chứng thực trong hoạt động của Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh

- Từ thực tiễn khi thực hiện đề án này để đánh giá được công tác chứng thực thực hiện tại UBND quận Gò Vấp và từ đó đề ra những đề xuất, kiến nghị trên cơ sở khó khắn, vướng mắc đối với các cơ quan cấp trên

7 Kết cấu đề án

Đề án được kết cấu thành 03 Chương được trình bày như sau:

- Chương 1: Một số vấn đề lý luận và pháp lý thực hiện pháp luật về chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp huyện

- Chương 2: Thực trạng thực hiện pháp luật về chứng thực từ thực tiễn hoạt động của Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp, thành phố HCM

- Chương 3: Giải pháp và lộ trình bảo đảm thực hiện pháp luật về chứng thực của Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp, thành phố HCM

Chương 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ THỰC HIỆN PHÁP LUẬT

VỀ CHỨNG THỰC CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP HUYỆN

tế, hành chính luôn diễn ra sôi động, đa dạng và ngày càng tăng Trong suốt quá trình phát triển, loài người luôn tìm ra những giải pháp để hoạt động chứng thực đạt hiệu quả tốt nhất

Trong xã hội có nhà nước, mỗi cá nhân, tổ chức đều có những loại giấy

tờ, bằng cấp, chứng chỉ để thể hiện giá trị nhân thân Các cá nhân, tổ chức thường chỉ được cấp một, một vài bản gốc các loại giấy tờ nhất định, trong khi

đó nhiều hoạt động ngoài cuộc sống cần họ phải xuất trình giấy tờ để chứng minh vấn đề nhân thân Do đó, với chức năng là chủ thể quản lý vĩ mô, nhà nước thực hiện hoạt động chứng thực các loại giấy tờ nhân thân của cá nhân, tổ chức

Theo khái niệm về pháp lý, NĐ 23 về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch là văn bản quy định trực tiếp về chứng thực nhưng trong nội dung không thể hiện

1 Từ điển Tiếng Việt, Nxb Đà Nẵng, tr.193

riêng định nghĩa hai từ “chứng thực”

Từ những sự phân tích nói trên, chúng ta có thể hiểu: Chứng thực là việc

cơ quan nhà nước có thẩm quyền xác nhận một sự việc là có thật, là đúng đắn hoặc một văn bản, tài liệu là chính xác để phục vụ đời sống xã hội

Như vậy, về phía các địa phương, UBND quận, huyện đã xác định tính chất quan trọng của hoạt động chứng thực từng địa phương nên đã quan tâm kịp thời triển khai NĐ 23 và các văn bản hướng dẫn thi hành thông qua các hình thức: ban hành văn bản chỉ đạo thực hiện công tác trên địa bàn; niêm yết công khai các văn bản quy phạm pháp luật, thủ tục hành chính liên quan liên quan đến lĩnh vực chứng thực tại trụ sở UBND quận, huyện và UBND phường,

xã, thị trấn

Các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn Thành phố cũng đã có quan tâm, quán triệt đến các công chứng viên thực hiện NĐ số 23 và các văn bản hướng dẫn thi hành về công tác chứng thực, thường xuyên cử công chứng viên tham gia các Hội nghị tập huấn về công tác do Sở Tư pháp tổ chức

phương diện chủ thể quyết định toàn bộ quá trình, phương thức thực hiện pháp luật dựa trên sự tự do ý chí của chính mình nhiều hơn Hay nói đơn giản hơn, thực hiện pháp luật là quá trình chủ thể thực hiện những gì mình mong muốn nhưng trên cơ sở quy định của pháp luật

Trong quản lý nhà nước, việc thực hiện pháp luật có ý nghĩa rất lớn, giúp nhà nước đạt được mục tiêu quản lý vĩ mô Thông qua thực hiện pháp luật, các nguồn luật khác như tập quán pháp, tiền lệ pháp, văn bản quy phạm pháp luật được hiện thực hóa trong đời sống xã hội và trở thành hành vi hợp pháp của chủ thể Chính vì thế, mục đích điều chỉnh trong các quy phạm pháp luật được triển khai trong thực tế Các đường lối, chính sách của nhà nước trở thành hiện thực mới phát huy được vai trò, tác dụng theo định hướng của nhà nước đã đề

ra Thông qua đó, các quan hệ xã hội được phát triển theo trật tự an toàn, ổn định

Chính quá trình thực hiện pháp luật và với sự trợ giúp của một số các hoạt động khác như tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật sẽ giúp nâng cao nhận thức, ý thức pháp luật của mọi cá nhân, tổ chức trong xã hội Bản thân các chủ thể cũng mong muốn được thực hiện đúng quyền và nghĩa vụ pháp lý Bên cạnh thông qua việc thực hiện pháp luật những khiếm khuyết của pháp luật sẽ được bộc lộ và nhờ đó đề xuất các giải pháp sửa đổi, bổ sung cho phù hợp

Tóm lại, thực hiện pháp luật là giai đoạn không thể thiếu của quá trình quản lý nhà nước Thực hiện pháp luật không chỉ có ý nghĩa đối với nhà nước

mà còn có ý nghĩa với mọi cá nhân, tổ chức khác trong xã hội Bởi thực hiện pháp luật luôn là hành vi hợp pháp của các chủ thể và thông qua đó quyền và

lợi ích hợp pháp của nhiều cá nhân, tổ chức trong xã hội được bảo đảm

Chứng thực là một trong những nội dung về quản lý nhà nước Để đảm bảo cho hoạt động này diễn ra theo một trật tự hợp lý, đảm bảo quyền và lợi

ích của các cá nhân, tổ chức trong xã hội thì nhà nước phải xây dựng hành lang pháp lý quy định về thẩm quyền, trách nhiệm của cơ quan nhà nước về chứng thực; quyền và nghĩa vụ pháp lý của cá nhân, tổ chức trong xã hội phát sinh trong các hoạt động chứng thực; trình tự, thủ tục thực hiện hoạt động chứng thực Để những quy định đó đi vào cuộc sống thì cần trải qua một quá trình triển khai thực hiện pháp luật

Như vậy: “Thực hiện pháp luật về chứng thực là hoạt động có mục đích nhằm hiện thực hóa các quy định của pháp luật về việc các cơ quan có thẩm quyền xác nhận một sự việc là có thật, là đúng đắn hoặc một văn bản, tài liệu

là chính xác để phục vụ đời sống xã hội, làm cho những quy định đó đi vào cuộc sống, trở thành những hành vi thực tế hợp pháp của các chủ thể pháp luật”

Khoa học pháp lý ngày nay được thực hiện pháp luật gồm 04 hình thức

và đó cũng là 04 hình thức thực hiện pháp luật về chứng thực Cụ thể:

- Tuân thủ pháp luật: là hình thức thực hiện pháp luật, không thực hiện

các hành vi bị nghiêm cấm Trong thực hiện pháp luật về chứng thực chủ thể thường kiềm chế không làm những hành vi sau để tránh vi phạm pháp luật: (1) Cán bộ chứng thực gây phiền toái cho cá nhân, tổ chức có nhu cầu chứng thực; (2) Cá nhân, tổ chức có nhu cầu chứng thực có thái độ chống đối cán bộ chứng thực

- Thi hành pháp luật: là hình thức thực hiện pháp luật trong đó chủ thể

pháp luật thực hiện những nghĩa vụ của mình một cách chính xác và đầy đủ Thực hiện pháp luật về chứng thực dưới hình thức thi hành pháp luật thường thể hiện như sau: (1) Cán bộ chứng thực phải thực hiện đúng trách nhiệm của mình khi chứng thực cho các cá nhân, tổ chức; (2) Cá nhân, tổ chức phải thực hiện các nghĩa vụ pháp lý khi được chứng thực (ví dụ nghĩa vụ thanh toán lệ phí)

- Sử dụng pháp luật: là hình thức thực hiện pháp luật trong đó các chủ thể pháp luật thực hiện các quyền pháp luật cho phép Thông thường, các chủ thể thực hiện pháp luật chứng thực dưới hình thức sử dụng pháp luật với các nội dung sau: Cá nhân, tổ chức có quyền yêu cầu cơ quan nhà nước chứng thực theo nhu cầu của họ; Cá nhân, tổ chức có quyền giám sát hoạt động của cơ quan nhà nước trong suốt quá trình chứng thực

- Áp dụng pháp luật: là hình thức thực hiện pháp luật trong đó cơ quan

nhà nước có thẩm quyền căn cứ vào những quy định của pháp luật nhằm đưa

ra các quyết định, bản án áp dụng cho các cá nhân, tổ chức cụ thể trong xã hội Hình thức thực hiện pháp luật này chỉ do CQNN, chủ thể thực hiện khi có thẩm quyền Công chức thực hiện chứng thực đúng thẩm quyền chứng thực của họ cho những cá nhân, tổ chức cụ thể trong xã hội Như vậy, ta có thể hiểu rằng việc áp dụng văn bản pháp luật nhằm đi đến kết quả là một quá trình thực hiện pháp luật

Như vậy, mỗi loại quy phạm pháp luật về chứng thực được thực hiện ở các hình thức khác nhau Loại quy phạm có nội dung cấm đoán thì thực hiện ở hình thức tuân thủ pháp luật Loại quy phạm mang tính chất bắt buộc thì được thực hiện theo hình thức thi hành pháp luật Loại quy phạm cho phép, quy định

về quyền thì thực hiện theo hình thức sử dụng pháp luật

Tóm lại, cơ quan nhà nước là chủ thể có thẩm quyền đặc biệt nhất Áp dụng pháp luật là hình thức thực hiện pháp luật đặc biệt nhất vì chủ thể thực hiện pháp luật chỉ có thể là Có thể khẳng định trong thực hiện pháp luật về chứng thực hình thức phổ biến nhất là áp dụng pháp luật (hình thức được thực hiện bởi cơ quan nhà nước) Chứng thực là hoạt động của cơ quan nhà nước có thẩm quyền và là một trong những nội dung quan trọng trong quản lý nhà nước

1.1.2 Đặc điểm, vai trò của thực hiện pháp luật về chứng thực

1.1.2.1 Đặc điểm của thực hiện pháp luật về chứng thực

Là một trong những hoạt động thực hiện pháp luật thuộc lĩnh vực cụ thể

Do đó, bên cạnh những đặc điểm chung của thực hiện pháp luật (Bằng hành vi

cụ thể của con người; Phải tuân theo các yêu cầu của pháp luật; Là hoạt động

có mục đích; Được đảm bảo bằng sức mạnh cưỡng chế nhà nước) thì thực hiện hoạt động thực hiện pháp luật về chứng thực mang những đặc điểm riêng Cụ thể:

Thứ nhất, hoạt động thực hiện pháp luật về chứng thực chỉ phát sinh khi xuất hiện yêu cầu tự nguyện của cá nhân, tổ chức trong xã hội có nhu cầu xác thực một vấn đề hay một loại giấy tờ nào đó Do đang đề cập đến phạm vi trong Tp.HCM là một trung tâm kinh tế, xã hội lớn của cả nước thì nhu cầu giao dịch dân sự liên quan tới chứng thực của con người cũng tăng lên theo chiều hướng tăng Nhiều hoạt động cần sự xác thực để đảm bảo tính chính xác Mà thông thường, các cá nhân, tổ chức trong xã hội sẽ dễ dàng tin tưởng khi được nhà nước xác thực Đây là căn cứ đầu tiên làm phát sinh các quan hệ pháp luật về chứng thực

Thứ hai, chủ thể, đối tượng của hoạt động thực hiện pháp luật về chứng thực rất phong phú và đa dạng

Chủ thể chủ yếu tham gia quan hệ pháp luật về chứng thực bao gồm cơ quan nhà nước có thẩm quyền về chứng thực và cá nhân, tổ chức có nhu cầu chứng thực Đây được coi là hoạt động quản lý nhà nước, bên chủ thể quản lý

là cơ quan nhà nước có thẩm quyền và trách nhiệm xác thực cho cá nhân, tổ chức trong xã hội Thông qua việc thực hiện chức năng này, nhà nước đạt được mục tiêu quản lý vĩ mô là đảm bảo trật tự, an toàn cho cá nhân, tổ chức sinh sống trong xã hội Cá nhân, tổ chức vừa là bên bị quản lý bởi quy định của nhà nước, vừa là chủ thể được hưởng lợi từ dịch vụ công này Với sự xác nhận của

nhà nước, họ có niềm tin vào những đối tượng được chứng thực Sự đa dạng của chủ thể trong quan hệ thực hiện yếu tố chứng thực được thể hiện ở chỗ có nhiều chủ thể, cơ quan nhà nước được trao thẩm quyền chứng thực; có nhiều

cá nhân, tổ chức trong xã hội có nhu cầu chứng thực

Chính vì có nhiều cá nhân, tổ chức trong xã hội có nhu cầu chứng thực nên đối tượng chứng thực cũng rất đa dạng Hơn nữa, vì kinh tế - xã hội phát triển nên quan hệ xã hội, quan hệ pháp luật phát triển ngày càng phức tạp do đó các loại giấy tờ trong xã hội cũng nhiều lên đáng kể Chính vì vậy, đối tượng cần được chứng thực vì thế mà trở nên phong phú, đa dạng Hơn nữa, mỗi cá nhân, tổ chức nhu cầu chứng thực cũng khác nhau do đó, mỗi cán bộ chứng thực

sẽ tiếp nhận chứng thực nhiều loại giấy tờ khác nhau

Thứ ba, công tác chứng thực được thực hiện theo đúng thẩm quyền, trình

tự, thủ tục, nội dung, hình thức văn bản chứng thực theo quy định Công tác chỉ đạo, hướng dẫn, tập huấn nghiệp vụ công tác chứng thực được Ủy ban nhân dân quận, huyện thực hiện thường xuyên, kịp thời

1.1.2.2 Vai trò của thực hiện pháp luật về chứng thực

Thứ nhất, thực hiện pháp luật về chứng thực đúng pháp luật và chính xác

sẽ góp phần đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp của công dân Bởi vì, khi một loại giấy tờ, sự việc nào đó được nhà nước chứng thực là đúng đắn thì có thể giúp cá nhân, tổ chức tham gia vào nhiều quan hệ pháp luật khác nhau Ví dụ: trong hồ sơ tuyển dụng của mỗi cá nhân có bản sao bằng tốt nghiệp là căn cứ

để cá nhân đó khẳng định với nhà tuyển dụng về trình độ, năng lực chuyên môn phù hợp với vị trí việc làm Ở khía cạnh khác, chính việc khẳng định tính xác thực của đối tượng nào đó còn giúp bảo vệ quyền lợi của những người khác trong xã hội Ví dụ: Nhờ có các văn bằng tốt nghiệp, chứng chỉ hành nghề sau khi được chứng thực thì các nhà tuyển dụng sẽ mạnh dạn trong việc tuyển chọn

đúng người có trình độ chuyên môn vào vị trí phù hợp

Thứ hai, mối quan hệ giữa thực hiện pháp luật về chứng thực và phát triển kinh tế - xã hội là mối quan hệ tương hỗ Nhờ có các đối tượng đã được chứng minh mà con người dám tham gia vào nhiều các quan hệ pháp luật hơn, đặc biệt là các quan hệ pháp luật về kinh tế, thương mại Thông qua đó, các hoạt động kinh tế - xã hội ngày càng kích thích phát triển Ngược lại kinh tế -

xã hội phát triển là điều kiện để nâng cao chất lượng hoạt động chứng thực với

sự hỗ trợ của khoa học công nghệ, trình độ nguồn nhân lực

Thứ ba, nâng cao hiệu quả thực hiện pháp luật về chứng thực góp phần khẳng định các giá trị xã hội, tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa Mọi công dân trong một đất nước đều phải tuân theo pháp luật Thực hiện pháp luật về chứng thực phải dựa trên các yêu cầu của pháp luật về thẩm quyền, trình tự, thủ tục, đối tượng, nội dung… Như vậy, thông qua thực hiện đúng quy định của pháp luật về chứng thực sẽ giúp tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa

Thứ tư, nâng cao hiệu quả thực hiện pháp luật về chứng thực góp phần hoàn thiện pháp luật về chứng thực nói riêng, hệ thống pháp luật nói chung Bởi vì, quá trình thực hiện pháp luật về chứng thực sẽ có những phát hiện về

sự bất cập, không phù hợp với thực tiễn của pháp luật chứng thực Các chủ thể thực hiện pháp luật sẽ phát hiện và có các đề xuất cụ thể nhằm hoàn thiện pháp luật chứng thực đảm bảo phù hợp với thực tiễn Hay nói cách khác đây chính

là quá trình kiểm chứng pháp luật chứng thực trong thực tiễn

Thứ năm, nâng cao hiệu quả thực hiện pháp luật về chứng thực giúp nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý nhà nước Như đã phân tích, chứng thực là một trong những nội dung của hoạt động quản lý nhà nước (cùng với các hoạt động quản lý nhà nước khác) Trong khi đó, nhu cầu chứng thực trong xã hội không ngừng gia tăng mỗi ngày nên nếu không thực hiện tốt pháp luật về chứng thực

sẽ dẫn đến tình trạng “ứ đọng” công việc cần giải quyết Có thể đó sẽ là nguyên nhân tạo nên những bất bình trong nhân dân Do đó, phải thực hiện tốt pháp luật về chứng thực mới giải giảm thiểu, loại trừ được những tiêu cực trong quản

và thông qua đó thúc đẩy hội nhập kinh tế quốc tế sâu rộng Ngược lại, nếu hoạt động thực hiện pháp luật về chứng thực kém hiệu quả sẽ kìm hãm quá trình hội nhập kinh tế quốc tế Hơn nữa, quá trình quản lý nhà nước nói chung, hoạt động chứng thực nói riêng thuận lợi sẽ tạo ra môi trường đầu tư thuận lợi để thu hút các nhà đầu tư quốc tế đến Việt Nam

1.1.3 Nguyên tắc, chủ thể, đối tượng, các trường hợp thực hiện pháp luật về chứng thực

1.1.3.1 Nguyên tắc thực hiện pháp luật về chứng thực

Nguyên tắc thực hiện pháp luật về chứng thực là những tư tưởng chính

trị, pháp lý chỉ đạo chi phối một cách toàn diện các quan hệ pháp luật phát sinh trong quá trình chứng thực Theo đó, các chủ thể thực hiện pháp luật về chứng

thực dựa theo các nguyên tắc cơ bản như sau: Nguyên tắc khách quan trong

thực hiện chứng thực; Nguyên tắc bình đẳng trong thực hiện chứng thực; Nguyên tắc đảm bảo tính pháp chế trong thực hiện chứng thực; Nguyên tắc đảm bảo bí mật trong thực hiện chứng thực

Thứ nhất, nguyên tắc khách quan trong thực hiện chứng thực

Đây được coi là nguyên tắc quan trọng nhất trong thực hiện pháp luật về

chứng thực Khách quan trong hoạt động chứng thực được hiểu là việc xác thực của cơ quan nhà nước hoàn toàn dựa theo các quy định của pháp luật cả về mặt nội dung (chứng thực những đối tượng nào) và cả về mặt thủ tục (trình tự chứng thực) Cán bộ nhà nước thực hiện chức năng chứng thực không vì yêu hay ghét

cá nhân, tổ chức có nhu cầu chứng thực mà không chứng thực hoặc chứng thực không hiệu quả cho họ Việc thực hiện chứng thực được coi là một loại thẩm quyền, trách nhiệm của cơ quan nhà nước có thẩm quyền

Thứ hai, nguyên tắc bình đẳng trong thực hiện chứng thực

Mỗi cá nhân, tổ chức đều có quyền yêu cầu cơ quan nhà nước thực hiện chứng thực khi có nhu cầu Những đối tượng thuộc trường hợp được chứng thực theo quy định của pháp luật thì đều được chứng thực mà không có trường hợp ngoại lệ hoặc ưu tiên riêng Ngoài ra, cơ quan nhà nước và cá nhân, tổ chức

có nhu cầu chứng thực cũng bình đẳng với nhau theo hướng cơ quan phải có trách nhiệm chứng thực cho cá nhân, tổ chức; cá nhân, tổ chức phải cung cấp các loại giấy tờ theo quy định của pháp luật để cơ quan nhà nước có đủ căn cứ cho việc xác nhận sự thật

Thứ ba, nguyên tắc đảm bảo tính pháp chế trong thực hiện chứng thực

Mọi cá nhân, tổ chức và cơ quan nhà nước có thẩm quyền khi thực hiện hoạt động chứng thực phải tuân thủ nghiêm chỉnh các quy định của pháp luật

Sự tuân thủ nghiêm chỉnh pháp luật thể hiện ở những phương diện chủ yếu như sau: (1) Đúng về đối tượng chứng thực; (2) Đúng về thẩm quyền chứng thực; (3) Đúng về trình tự, thủ tục chứng thực Bản thân cá nhân, tổ chức có nhu cầu chứng thực cũng cần tìm hiểu quy định của pháp luật để thực hiện đúng quyền

và nghĩa vụ pháp lý nhằm tránh tình trạng không chuẩn bị đủ hồ sơ, giấy tờ để cung cấp cho cơ quan nhà nước nên sẽ mất rất nhiều thời gian cho hoạt động chứng thực Hoặc bản thân họ không hiểu rõ pháp luật nên bị “bắt nạt” khi thực

hiện yêu cầu chứng thực

Thứ tư, nguyên tắc đảm bảo bí mật trong thực hiện chứng thực

Cơ quan nhà nước có thẩm quyền khi nhận được yêu cầu chứng thực thì thực hiện đúng trách nhiệm theo quy định của pháp luật mà tuyệt đối không can thiệp vào mục đích chứng thực của cá nhân, tổ chức Hoặc việc thực hiện hoạt động chứng thực của mỗi cá nhân tổ chức cũng được đảm bảo bí mật, không công khai trên các phương tiện thông tin đại chúng Đặc biệt, với những trường hợp nếu việc để lộ bí mật kết quả chứng thực có thể ảnh hưởng tới uy tín, danh

dự, tài sản của cá nhân, tổ chức thì cơ quan chứng thực cần phải cẩn trọng hơn trong việc giữ bí mật thông tin

1.1.3.2 Chủ thể thực hiện pháp luật về chứng thực

Chủ thể chủ yếu thực hiện pháp luật về chứng thực gồm cơ quan nhà nước

có thẩm quyền về chứng thực và cá nhân, tổ chức có nhu cầu chứng thực Hai nhóm chủ thể này quyền lợi vừa đối lập, vừa thống nhất với nhau Mỗi bên chủ thể thực hiện đầy đủ nghĩa vụ của mình để đảm bảo, tôn trọng quyền của chủ thể phía bên kia

- Cơ quan nhà nước có thẩm quyền về chứng thực

Vì chứng thực được coi là một trong những nội dung về quản lý nhà nước nên thẩm quyền chứng thực được trao cho cơ quan quản lý nhà nước Nhu cầu chứng thực hàng ngày rất lớn nên không thể tập trung thẩm quyền chứng thực cho một chủ thể Hơn nữa, chứng thực không phải là hoạt động quản lý nhà nước phức tạp, đòi hỏi chuyên môn, nghiệp vụ quá chuyên sâu Do đó, thẩm quyền chứng thực có thể trao cho cơ quan quản lý nhà nước tại địa phương Nhưng nhiều chủ thể có nhu cầu chứng thực và mỗi chủ thể có nhu cầu chứng thực các đối tượng khác nhau (từ đơn giản đến phức tạp) nên thẩm quyền chứng thực được trao cho các cơ quan nhà nước ở các cấp khác nhau

Cơ quan nhà nước được nhà nước giao thẩm quyền căn cứ vào yêu cầu chứng thực và các văn bản quy định của pháp luật để quyết định ra văn bản áp dụng pháp luật về chứng thực Chính vì vậy, chủ thể này thực hiện pháp luật về chứng thực chủ yếu dưới hình thức áp dụng pháp luật

- Cá nhân, tổ chức có yêu cầu chứng thực

Nhóm chủ thể này rất phong phú và đa dạng bao gồm hầu hết mọi cá nhân, tổ chức trong xã hội Tất nhiên, mỗi cá nhân, tổ chức trong xã hội ở những thời điểm khác nhau có nhu cầu chứng thực khác nhau Cá nhân, tổ chức sống trong xã hội có nhà nước chịu sự quản lý của nhà nước Đồng thời, họ có quyền yêu cầu nhà nước thực hiện một số nhiệm vụ, trách nhiệm nhằm đảm bảo quyền lợi của họ Nhưng khi yêu cầu nhà nước thực hiện các trách nhiệm nào đó thì

cá nhân, tổ chức cũng phải đảm bảo các nghĩa vụ đối ứng với nhà nước Cụ thể hơn, cá nhân, tổ chức có quyền yêu cầu cơ quan có thẩm quyền thực hiện việc chứng thực cho họ nhưng họ phải thực hiện các nghĩa vụ như cung cấp thông tin chứng minh đối tượng cần chứng thực, nộp lệ phí theo quy định… Do đó,

cá nhân, tổ chức trong xã hội thực hiện pháp luật chứng thực theo hình thức sử dụng pháp luật và thi hành pháp luật

1.1.3.3 Đối tượng thực hiện pháp luật chứng thực

Đối tượng của hoạt động thực hiện pháp luật về chứng thực là những văn bản, tài liệu trong phạm vi luật định có giá trị chứng minh những yêu cầu của

cá nhân, tổ chức là có thật, là đúng đắn Việc xác định đối tượng của thực hiện pháp luật về chứng thực vừa mang tính khách quan, vừa mang tính chủ quan Xét theo phương diện khách quan, đối tượng của hoạt động chứng thực phải tuân thủ theo quy định của pháp luật Theo đó, pháp luật có quy định xác định những đối tượng nào được chứng thực nhưng mỗi cá nhân, tổ chức ở những thời điểm khác nhau có nhu cầu chứng thực những đối tượng khác nhau Đối

tượng của hoạt động thực hiện pháp luật về chứng thực mang những đặc điểm như sau:

- Đối tượng cần chứng thực phong phú, đa dạng: Đối tượng cần chứng thực phong phú, đa dạng do quan hệ pháp luật trong nền kinh tế thị trường đa dạng Có nhiều quan hệ pháp luật, các cá nhân, tổ chức khi tham gia vào buộc phải chứng thực một, một số loại giấy tờ hoặc đối tượng nào đó Theo dự đoán, các quan hệ pháp luật sẽ phát triển ngày càng phức tạp hơn nữa nên đối tượng cần chứng thực sẽ mở rộng hơn Đó là kết quả tất yếu của quá trình phát triển nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa và hội nhập kinh tế quốc tế

- Đối tượng cần chứng thực phải có giá trị chứng minh: Chứng thực là xác nhận một sự vật, hiện tượng nào đó là có thật Vậy, chính bản thân đối tượng cần chứng thực phải chứa các thông tin để khẳng định đó là bản chính,

là sự vật hiện tượng có thật Cơ quan nhà nước có thẩm quyền căn cứ vào những thông tin đó để xác thực Tất nhiên, phạm vi chứng thực không phải là toàn bộ thông tin có trên đối tượng chứng thực

- Đối tượng cần chứng thực có vai trò nhất định trong đời sống xã hội: Khi xây dựng các quy định pháp luật, nhà nước đã xác định không phải mọi loại giấy tờ đều có thể trở thành đối tượng cần chứng thực Một trong những tiêu chí quan trọng để xác định đối tượng cần chứng thực là phải có ý nghĩa trong quản lý nhà nước và có ý nghĩa đối với đời sống xã hội Tức là những đối tượng đó được sử dụng vào hoạt động kinh tế - xã hội nào đó nhằm tạo ra giá trị trực tiếp và gián tiếp cho xã hội

- Đối tượng cần chứng thực có thể thay đổi Sự thay đổi này có thể do điều kiện kinh tế - xã hội thay đổi dẫn đến nhu cầu chứng thực thay đổi Số lượng đối tượng cần chứng thực có thể tăng lên hoặc giảm đi tùy thuộc vào nhiều yếu tố Ví dụ: Nếu khoa học kỹ thuật phát triển, hệ thống dữ liệu về dân

cư hoàn thiện thì có thể giảm bớt một số giấy tờ nhân thân Và như vậy, đối tượng chứng thực sẽ giảm đi Hoặc nếu xã hội phát triển số lượng các loại hợp đồng tăng lên thì đối tượng cần được chứng thực tăng

1.1.3.4 Các trường hợp thực hiện pháp luật về chứng thực

Thứ nhất, chứng thực bản sao từ bản chính

Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính Bản sao y (hay tên gọi đầy đủ là bản sao y công chứng) là bản sao đầy đủ nội dung, thể thức của bản gốc và được công chứng, chứng thực bởi cơ quan có thẩm quyền được Nhà nước cấp phép hoạt động Bản sao y này theo quy định của pháp luật phải được sao y từ bản chính/bản gốc

Trên thực tế vẫn có một số hoạt động mà cá nhân, tổ chức chấp nhận bản sao không có chứng thực (bản photo) nhưng để tránh tình trạng lừa đảo thì cần thiết phải sử dụng bản sao có chứng thực Những trường hợp chấp nhận bản sao không chứng thực thường là những công việc tính chất không quan trọng hoặc người nhận bản sao có nhiều cơ sở để biết sự thật

Thứ hai, chứng thực chữ ký

Chứng thực chữ ký là một hoạt động rất phổ biến trong hoạt động tư

pháp Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định tại khoản 3 Điều 2: “Chứng thực

chữ ký” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định pháp luật chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực Việc chứng thực chữ ký trước hết là nhu cầu của người dân khi thực hiện các giao dịch dân sự, trong đó các văn bản, giấy tờ cần chứng thực chữ ký thông thường do người dân tự lập nên như Di chúc, Đơn đề nghị xác nhận, Giấy lĩnh tiền, văn bản thỏa thuận Trên thực tế, có các loại giấy tờ cần có chứng thực chữ ký, bao gồm: giấy tờ liên quan đến việc tặng, cho, chuyển nhượng quyền

sở hữu tài sản có giá trị; giấy tờ liên quan đến việc thừa kế tài sản (như Tờ khai thừa kế, Giấy từ chối nhận di sản thừa kế…), Sơ yếu lý lịch, Bản dịch phải hợp pháp hóa lãnh sự…

Thứ ba, chứng thực hợp đồng, giao dịch

Hiểu một cách khái quát, hợp đồng, giao dịch là sự thỏa thuận giữa các bên nhằm xác lập, thay đổi, chấm dứt quyền và nghĩa vụ của các bên trong quan

hệ pháp luật Trong đời sống xã hội, mỗi cá nhân, tổ chức thường tham gia nhiều các hợp đồng, giao dịch để phục vụ nhu cầu sinh hoạt, công việc Tuy nhiên, để đảm bảo một bản hợp đồng, giao dịch có hiệu lực thì cần phụ thuộc vào nhiều yếu tố Trong khi đó có nhiều thông tin người tham gia hợp đồng, giao dịch không thể hoặc khó có thể kiểm chứng chính xác như năng lực hành

vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký, dấu điểm chỉ của chủ thể giao kết hợp đồng, giao dịch dân sự Hoặc nếu có thể các bên tham hợp đồng, giao dịch muốn đảm bảo tính xác thực của một số thông tin như thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch

1.2 Thực hiện pháp luật về chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp huyện

1.2.1 Khái niệm

Thực hiện pháp luật chứng thực là quá trình bao gồm nhiều hoạt động vừa độc lập vừa có sự liên kết lẫn nhau Mỗi hoạt động trong quá trình đó có ý nghĩa, vai trò nhất định với kết quả cuối cùng của chứng thực Việc xác định các bước thực hiện các hoạt động đó theo tuần tự trước sau rất quan trọng và ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả chứng thực Nếu không xác định hoặc không thực hiện đúng thứ tự đó có thể dẫn đến tình trạng tốn kém thời gian, công sức

để đi xử lý tài liệu chứng thực Các bước đó gồm:

Bước 1: Phân tích, đối chiếu để khẳng định yêu cầu chứng thực có phù hợp với quy định của pháp luật hay không

Giai đoạn này đòi hỏi người có thẩm quyền phải nghiên cứu để phân loại cho đúng, từ đó tuân thủ các quy định về thủ tục đối với vụ việc chứng thực Chủ thể có thẩm quyền chứng thực phải xác định được:

- Đối tượng cần chứng thực có được chứng thực theo quy định của pháp luật hay không Nếu đối tượng không thuộc trường hợp được chứng thực thì cán bộ có thẩm quyền giải thích cho cá nhân, tổ chức có nhu cầu chứng thức (nếu có thể bằng văn bản)

- Cơ quan nhà nước có thẩm quyền chứng thực loại đối tượng đang được yêu cầu chứng thực hay không Tương tự như trên, nếu cơ quan nhà nước không

có thẩm quyền chứng thực thì cán bộ tiếp nhận hồ sơ cũng phải giải thích cho

cá nhân, tổ chức có nhu cầu chứng thực

- Phạm vi chứng thực cũng cần được xác định rõ ràng trong giai đoạn này Bởi vì, pháp luật quy định không phải hoạt động chứng thực là chứng thực mọi vấn đề của đối tượng được chứng thực

- Thời gian thực hiện hoạt động chứng thực và thông báo cho cá nhân, tổ chức để họ lựa chọn thời điểm nhận kết quả chứng thực phù hợp

Bước 2: Lựa chọn quy phạm pháp luật tương ứng cần áp dụng để thực hiện chứng thực

Trên cơ sở khẳng định vụ việc mà đối tượng nêu ra đúng là yêu cầu chứng thực, cần tìm kiếm quy phạm pháp luật để áp dụng cho phù hợp Vì đối tượng cần chứng thực đa dạng và liên quan đến nhiều ngành nghề, lĩnh vực khác nhau Do đó, ngoài việc áp dụng các quy phạm pháp luật chung về thẩm quyền, trình tự, thủ tục chứng thực thì còn phải quan tâm đến các quy định trong văn bản chuyên ngành

Ví dụ: Công văn 4528/TCT-PC năm 2015 về công chứng, chứng thực

hợp đồng cho thuê nhà ở do Tổng cục Thuế ban hành; Thông tư BTTTT quy định chế độ báo cáo về hoạt động chứng thực chữ ký số do Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành Ngoài ra, phải đảm bảo quy phạm đem ra áp dụng phải là quy phạm về chứng thực đang có hiệu lực và không bị mâu thuẫn với quy phạm pháp luật hiện hành khác

17/2014/TT-Bước 3: Làm sáng tỏ nội dung, ý nghĩa của quy phạm pháp luật về chứng thực được áp dụng

Giai đoạn này đòi hỏi người có thẩm quyền chứng thực trên cơ sở kiến thức và kinh nghiệm thực tiễn để xác định nội dung của quy phạm pháp luật điều chỉnh hoạt động chứng thực Yếu tố cần làm sáng tỏ nhất trong nội dung pháp luật về chứng thực ở giai đoạn này là xác định đúng thẩm quyền và phạm

vi chứng thực Thông qua đó, cơ quan nhà nước nhấn mạnh lại hoạt chứng thực đang diễn ra là hợp pháp

Bước 4: Ban hành văn bản chứng thực

Cơ quan nhà nước có thẩm quyền bằng việc ban hành một đoạn văn bản ghi lời xác nhận của người có thẩm quyền về đối tượng chứng thực Hay nói cách khác, cơ quan có thẩm quyền sẽ ban hành văn bản ghi nhận lời cam kết trong hoạt động chứng thực Văn bản chứng thực đó phải đảm bảo đúng thẩm quyền, rõ ràng, đúng thể thức, phù hợp với quy phạm pháp luật được áp dụng Việc ghi văn bản chứng thực không thể xuất phát từ ý muốn chủ quan hoặc tình cảm cá nhân của người có thẩm quyền chứng thực

Bước 5: Cấp văn bản có lời chứng xác nhận đối tượng chứng thực cho cá nhân, tổ chức có nhu cầu chứng thực và thực hiện thủ tục quản lý theo quy định của pháp luật

Đây là giai đoạn cuối cùng trong hoạt động thực hiện pháp luật về chứng thực Cá nhân, tổ chức có nhu cầu chứng thực được cấp một văn hoặc nhiều

văn bản cho một đối tượng được chứng thực Thông thường, một số loại giấy

tờ nhân thân, pháp luật không giới hạn số lượng tối đa của văn bản xác nhận đối tượng chứng thực nhằm tạo điều kiện cho cá nhân, tổ chức có thể sử dụng văn bản đó vào nhiều mục đích khác nhau Đồng thời, việc cấp nhiều văn bản chứng thực cho mỗi lần chứng thực như vậy sẽ hạn chế được tình trạng các cá nhân, tổ chức phải thực hiện thủ tục chứng thực nhiều lần cho một đối tượng

để sử dụng vào những mục đích khác nhau Đó cũng là cách giảm tải khối lượng công việc cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền

1.2.2 Cơ sở pháp lý của thực hiện pháp luật về chứng thực

1.2.2.1 Văn bản pháp luật về chứng thực của các cơ quan nhà nước trung ương

Các văn bản quy phạm pháp luật về chứng thực ngày càng hoàn thiện và đáp ứng tốt hơn nhu cầu thực tiễn Tuy nhiên, đến thời điểm hiện tại, những quy định pháp luật về chứng thực vẫn chỉ thể hiện trong các văn bản dưới luật Văn bản quy phạm pháp luật quan trọng nhất về chứng thực đang có hiệu lực

thi hành là Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 16/2/2015 của Chính phủ về cấp

bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký

Sở Tư pháp đã tham mưu Ủy ban nhân dân Thành phố tổ chức triển khai thực hiện NĐ số 23, Thông tư số 20, Thông tư số 01 của Bộ Tư pháp đến UBND các cấp, các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn Thành phố; tham mưu UBND Thành phố đã ban hành các quy định về thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch trên địa bàn Tp HCM chuyển giao việc chứng thực toàn bộ hợp đồng, giao dịch từ UBND quận, huyện sang tổ chức hành nghề công chứng

và chuyển giao việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch về quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và các tài sản khác gắn liền với đất (trừ di chúc) từ UBND cấp xã sang tổ chức hành nghề công chứng được thực hiện từ ngày 01/6/2011

Bên cạnh đó, nhiều văn bản triển khai thực hiện văn bản quy phạm pháp luật về chứng thực cũng được các cơ quan nhà nước ở trung ương ban hành Cụ thể: Cục Hộ tịch, Quốc tịch, Chứng thực (thuộc Bộ Tư pháp) ban hành Công văn số 1352/HTQTCT-CT ngày 10/3/2015 về việc triển khai thực hiện Nghị định số 23/2015/NĐ-CP với mục đích thống nhất triển khai thực hiện Nghị định này; Tổng Cục thuế (thuộc Bộ Tài chính) ban hành Công văn số 4528/TCT-PC ngày 02/11/2015 về việc công chứng, chứng thực hợp đồng cho thuê nhà ở; Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành Thông tư số 17/2014/TT-BTTTT ngày 26/11/2014 quy định chế độ báo cáo về hoạt động chứng thực chữ ký số; Bộ Giao thông và Vận Tải ban hành Quyết định số 645/QĐ-BGTVT ngày 15/3/2013 ban hành quy chế quản lý, sử dụng chữ ký số, chứng thư số và dịch vụ chứng thực chữ ký số của Bộ Giao thông vận tải (Quy chế này quy định việc quản lý, sử dụng chữ ký số, chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng thuộc Ban Cơ yếu Chính phủ cấp trong giao dịch điện tử của Bộ Giao thông vận tải)

Đặc biệt, để phù hợp với điều kiện kinh tế xã hội mới, tức là sự thừa nhận của pháp luật đối với văn bản điện tử và sự phát triển mạnh mẽ của loại văn bản này trên thực tế, Chính phủ ban hành Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 08/4/2020 về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử

1.2.2.2 Văn bản chỉ đạo về chứng thực của Ủy ban nhân dân thành phố

Hồ Chí Minh

Từ khi Chính phủ ban hành Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 16/2/2015,

Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh, Sở Tư pháp Thành phố Hồ Chí Minh có nhiều văn bản hướng dẫn, chỉ đạo vấn đề chứng thực trên địa bàn Cụ thể:

- UBND thành phố đã ban hành QĐ số 2103/QĐ-UBND ngày 28/4/2016

công bố thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng quản lý của Sở Tư pháp (trong đó có lĩnh vực chứng thực); ngày 29/6/2018, UBND Tp HCM ban hành

QĐ 2700 công bố thủ tục hành chính mới ban hành, sửa đổi, bổ sung, thay thế, bãi bỏ các thủ tục trên Quyết định số 2700/QĐ-UBND ngày 29/6/2018 này quy định nhiều thủ tục thuộc chức năng quản lý của Sở Tư pháp trong đó có thủ tục chứng thực

- Quyết định số 860/QĐ-UBND ngày 11/3/2020 về việc phê duyệt quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng của Sở Tư pháp (trong đó có 03 quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính thuộc lĩnh vực chứng thực)

Nhờ hai Quyết định trên, việc giải quyết hồ của các cơ quan thực hiện chứng thực đảm bảo tính thống nhất, đúng quy định, tạo cơ chế minh bạch, rõ ràng trong việc theo dõi, kiểm tra, giám sát hồ sơ của người dân

- Văn bản số 1582/UBND-NCPC ngày 18/5/2021 của UBND Tp HCM

về việc tăng cường thực hiện các giải pháp phòng, chống giả mạo giấy tờ, chủ thể trong hoạt động công chứng, chứng thực trên địa bàn Thành HCM

- Chỉ thị số 06/CT-UBND của Ủy ban nhân dân Thành phố HCM ngày 30/6/2020 về tăng cường hiệu quả thi hành trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị của nhà nước và trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức trong phòng, chống vi phạm pháp luật và tội phạm

- Sở Tư pháp ban hành Văn bản số 4540/STP-BTTP về thực hiện chứng thực bản sao điện tử từ bản chính triển khai đến các Phòng Tư pháp quận, huyện

1.2.2.3 Nội dung thực hiện pháp luật về chứng thực của Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp

Với sự chỉ đạo sát sao của Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh, Sở

Tư pháp Thành phố Hồ Chí Minh, trong những năm qua Ủy ban nhân dân quận

Gò Vấp, Phòng Tư pháp quận Gò Vấp có nhiều văn bản triển khai thực hiện pháp luật về chứng thực Cụ thể:

- Tham mưu, chỉ đạo: từ năm 2014 đến nay, Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp thường xuyên có các Kế hoạch tập huấn về chứng thực như sau:

+ Kế hoạch số 13/KH-UBND ngày 01 tháng 7 năm 2014 về việc tổ chức tập huấn thẩm quyền chứng thực một số nội dung theo nội dung Công văn số 3086/HTQTCT-CT; Công văn số 1520/HTQTCT-CT; Công văn số 809/STP-BTTP

+ Kế hoạch số 35/KH-UBND ngày 03 tháng 3 năm 2015 về việc tổ chức tập huấn theo nội dung Nghị định số 23/2015/NĐ-CP

+ Kế hoạch số 01/KH-UBND ngày 21 tháng 01 năm 2016 về việc tổ chức tập huấn theo nội dung Thông tư số 20/2015/TT-BTP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch và Công văn số 4233/BTP-BTTP

+ Kế hoạch số 56/KH-UBND ngày 14 tháng 6 năm 2016 về việc tổ chức tập huấn nghiệp vụ chứng thực theo nội dung Công văn số 842/BTP- BTTP + Kế hoạch số 3397/KH-UBND ngày 26 tháng 6 năm 2017 về việc tổ chức Hội nghị tuyên truyền pháp luật, tập huấn về nghiệp vụ công tác chứng thực,

kỹ năng nhận dạng giấy tờ giả được thực hiện theo Quyết định số UBND ngày 23/01/2017 của Chủ tịch UBND quận

435/QĐ-+ Năm 2018, có lẽ do Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp ban hành Quyết định

số 09/2018/QĐ-UBND ngày 17/7/2018 về quy chế tổ chức và hoạt động của

Phòng Tư pháp quận Gò Vấp (trong đó có chứa nhiều nội dung về chức năng, nhiệm vụ chứng thực của Phòng Tư pháp) nên Ủy ban nhân dân Quận không

có kế hoạch tập huấn nghiệp vụ chứng thực

+ Ngày 17/7/2019, Ủy ban Nhân dân Quận Gò Vấp tổ chức tập huấn nghiệp vụ công tác chứng thực với sự tham dự của các đồng chí lãnh đạo Phòng

Tư pháp Quận, Chủ tịch - Phó Chủ tịch Ủy ban Nhân dân 16 Phường, các công chức trực tiếp phụ trách công tác chứng thực thuộc Ủy ban nhân dân Quận, công chức Tư pháp - Hộ tịch và công chức Văn phòng Thống kê của Ủy ban Nhân dân 16 Phường2

+ Ngày 26/5/2020, UBND quận Gò Vấp đã tổ chức Hội nghị tập huấn nghiệp vụ chứng thực năm 2020 Tham dự có các đồng chí: Phan Thanh Tùng (Trưởng phòng Bổ trợ tư pháp, Sở Tư pháp Thành phố); Nguyễn Thị Thu Hà -

Ủy viên thường vụ, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận; đại diện lãnh đạo và công chức Phòng Tư pháp; đại diện lãnh đạo và cán bộ, công chức trực tiếp thực hiện công tác chứng thực của Ủy ban nhân dân 16 phường trên địa bàn quận3

+ UBND quận Gò Vấp đã tổ chức Hội nghị tập huấn nghiệp vụ công tác cấp bản sao từ sổ gốc; chứng thực bản sao từ bản chính; chứng thực chữ ký; chứng thực hợp đồng, giao dịch năm 2021 ngày 30/3/2021.4

+ Ngày 24/3/2022, Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp tổ chức hội nghị tập huấn về nghiệp vụ cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch trên địa bàn quận năm 2022

cho hơn 40 đại biểu là lãnh đạo và công chức thuộc Phòng Tư pháp và Phòng

Tư pháp - Hộ tịch của UBND 16 phường5

+ Ngày 28/3/2023, Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp tổ chức hội nghị tập huấn về nghiệp vụ cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch trên địa bàn quận năm

+ Văn bản số 490/PTP ngày 13/4/2023 của Phòng Tư pháp về việc hướng dẫn nghiệp vụ chứng thực năm 2023

+ Văn bản số 446/UBND ngày 04/3/2016 của Phòng Tư pháp tổng hợp các khó khăn, vướng mắc để có

Hoạt động tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ chứng thực là một trong những

cơ sở quan trọng để đánh giá kết quả, tồn tại thực hiện pháp luật về chứng thực Chính vì vậy, Phòng Tư pháp quận Gò Vấp luôn luôn chú trọng công tác này Đặc biệt, khi có văn bản pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên ban hành mới

về công tác chứng thực thì Phòng Tư pháp quận Gò Vấp là cơ quan chuyên môn khẩn trương tham mưu ban hành các kế hoạch tập huấn cho cán bộ công

chức thực hiện nghiệp vụ chứng thực Đối tượng được tập huấn gồm đội ngũ công chức làm công tác chứng thực tại Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp và công chức Văn phòng - Thống kê, công chức Tư pháp -Hộ tịch 16 phường và các cán bộ, công chức có thẩm quyền trong ký hồ sơ chứng thực như: Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân 16 phường, Trưởng phòng, các Phó Trưởng phòng Tư pháp quận

- Phòng Tư pháp là phòng ban chuyên môn tham mưu UBND quận về lĩnh vực Tư pháp, thường xuyên:

+ Báo cáo đột xuất số 138/BC-UBND ngày 30 tháng 6 năm 2014 về tổng kết công tác chứng thực trên địa bàn quận Gò Vấp từ năm 2007 - 2014

+ Báo cáo số 275/BC-UBND ngày 09 tháng 10 năm 2015 của UBND quận

Gò Vấp về rà soát đội ngũ làm công tác chứng thực tại quận Gò Vấp

+ Báo cáo số 80/BC-UBND ngày 22 tháng 4 năm 2016 về kết quả thực hiện công tác chứng thực theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ

Những báo cáo nói trên thể hiện trách nhiệm quản lý chặt chẽ, kịp thời của Phòng Tư pháp quận Gò Vấp Qua nội dung của các báo cáo kịp thời này

về những khó khăn, vướng mắc phát sinh trong quá trình chứng thực sớm được đưa ra hướng giải quyết Đồng thời, những báo cáo này sẽ góp phần dần hoàn thiện các quy định pháp luật về chứng thực tại UBND quận

- Trong quá trình thực hiện, Ủy ban nhân dân quận đã kịp thời chuyển tải các thông tin, các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của Sở Tư pháp về chứng thực đến các phường như Công văn số 1318/STP-BTTP ngày 24/3/2015, Công văn

số 1838/STP-BTTP ngày 16/4/2015; Công văn số 6923/STP-BTTP ngày 23/12/2015; Công văn số 6997/STP-BTTP ngày 25/8/2016 để kịp thời triển khai, tổ chức thực hiện