Mục tiêu nghiên cứu
Mục tiêu chung
Phân tích chất lượng kho và quản lý kho nguyên vật liệu của công ty Yum Yum Việt Nam cho thấy nhiều điểm cần cải thiện Đánh giá hiện trạng cho thấy quy trình quản lý chưa tối ưu, dẫn đến lãng phí và thiếu hiệu quả Để nâng cao hiệu quả quản lý kho, công ty cần áp dụng các giải pháp như cải tiến quy trình nhập xuất hàng, sử dụng công nghệ quản lý kho hiện đại và đào tạo nhân viên về kỹ năng quản lý kho Những biện pháp này sẽ giúp tối ưu hóa quản lý nguyên vật liệu, giảm thiểu chi phí và nâng cao hiệu suất làm việc.
Mục tiêu cụ thể
Thứ nhất, đề tài phân tích các cơ sở lí thuyết về quản trị kho
Thứ hai, đề tài phân tích thực trạng của công tác quản lí kho nguyên vật liệu của công ty Yum Yum Việt Nam
Đề tài này đề xuất các giải pháp nhằm cải thiện công tác quản lý kho nguyên vật liệu của công ty, xuất phát từ những hạn chế hiện tại trong việc quản lý kho.
Phương pháp nghiên cứu
Đề tài nghiên cứu sử dụng phương pháp định tính, bao gồm nghiên cứu tài liệu và phỏng vấn thành viên công ty Yum Yum Việt Nam Mục tiêu là thu thập thông tin và dữ liệu cả số và phi số để đánh giá công tác quản lý kho nguyên vật liệu Qua đó, tổng hợp và phân tích thông tin theo các tiêu chí nhất định, nhằm xác định các yếu tố tác động đến quản lý kho nguyên vật liệu của công ty.
Những đóng góp của đề tài
Ý nghĩa lý thuyết
Đề tài nghiên cứu tập trung vào việc hoàn thiện công tác quản lý kho nguyên vật liệu, một vấn đề đang được công ty Yum Yum Việt Nam và nhiều doanh nghiệp khác quan tâm Bài viết đã đánh giá thực trạng quản lý kho nguyên vật liệu của Yum Yum Việt Nam, từ đó chỉ ra những điểm mạnh và điểm yếu trong quy trình này.
Ý nghĩa thực tiễn
Sinh viên hy vọng rằng kết quả nghiên cứu sẽ hỗ trợ các nhà quản trị công ty Yum Yum Việt Nam tìm ra giải pháp hiệu quả để nâng cao quản lý kho nguyên vật liệu, từ đó thúc đẩy sự phát triển của công ty tại Bình Dương và khu vực Đông Nam Bộ Ngoài ra, đề tài cũng sẽ góp phần vào nguồn tài liệu học thuật cho các lĩnh vực nhà hàng – khách sạn, logistics và quản lý chuỗi cung ứng, cũng như cho trường đại học Thủ Dầu Một.
Kết cấu của đề tài
Đề tài này gồm có 3 chương:
CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ QUẢN LÍ KHO NGUYÊN VẬT LIỆU
Khái niệm
Kho là cơ sở logistics chuyên trách trong việc dự trữ, bảo quản và chuẩn bị hàng hóa, nhằm cung cấp dịch vụ chất lượng cao với chi phí tối ưu Đây là bộ phận thực hiện nhiều công đoạn quan trọng trong hoạt động logistics, bao gồm tổ chức và bảo quản hàng hóa dự trữ, cũng như chuẩn bị lô hàng theo yêu cầu của doanh nghiệp.
Kho nguyên vật liệu là không gian lưu trữ và bảo quản an toàn các loại nguyên vật liệu, phục vụ cho hoạt động xây dựng và sản xuất kinh doanh.
Vai trò của kho
Để đảm bảo tính liên tục trong sản xuất và phân phối hàng hóa, doanh nghiệp cần duy trì một lượng dự trữ nhất định trong kho Việc này giúp họ ứng phó hiệu quả với sự thay đổi của nhu cầu tiêu dùng và biến động nguồn cung, từ đó giảm thiểu rủi ro và tạo điều kiện cho việc điều hòa sản xuất.
Kho đóng vai trò quan trọng trong việc giảm chi phí sản xuất, vận chuyển và phân phối bằng cách quản lý hiệu quả định mức hao hụt hàng hóa Việc sử dụng cơ sở vật chất của kho một cách tiết kiệm và hiệu quả cũng góp phần tiết kiệm chi phí lưu thông.
Hỗ trợ cung cấp dịch vụ là yếu tố quan trọng, đảm bảo hàng hóa luôn sẵn sàng về số lượng, chất lượng và trạng thái lô hàng giao Điều này giúp thực hiện giao hàng đúng thời gian và địa điểm, nâng cao hiệu quả dịch vụ.
Hỗ trợ việc thực hiện quá trình “logistics ngược”: thông qua việc thu gom, xử lý, tái sử dụng bao bì, sản phẩm hỏng, sản phẩm thừa …
Mối liên hệ của kho với các hoạt đông logistics khác
Trong bối cảnh hiện nay, các doanh nghiệp cần nỗ lực giảm thiểu nhu cầu về kho bãi khi có thể Điều này yêu cầu họ phải hiểu rõ mối liên hệ giữa kho bãi và các hoạt động logistics khác.
Nhờ vào việc sử dụng cả hai hệ thống kho ở đầu vào và đầu ra trong quy trình sản xuất, doanh nghiệp có khả năng tiết kiệm chi phí vận chuyển hiệu quả.
Để tối ưu hóa sản xuất, doanh nghiệp cần nghiên cứu kỹ nhu cầu thị trường và điều chỉnh quy mô sản xuất cho phù hợp, tổ chức sản xuất từng lô hàng nhỏ nhằm tránh tình trạng hàng tồn kho Điều này giúp giảm chi phí quản lý kho, mặc dù chi phí sản xuất có thể tăng Ngược lại, sản xuất quy mô lớn có thể dẫn đến hàng tồn kho cao, quay vòng vốn chậm và ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả kinh doanh Do đó, mối liên hệ giữa kho, chi phí quản lý kho và chi phí sản xuất là yếu tố quan trọng mà doanh nghiệp cần chú trọng nghiên cứu.
Với các dịch vụ khách hàng: Nhờ có các kho hàng dự trữ mới có thể đáp ứng kịp thời được nhu cầu của khách
Chi phí logistics bao gồm chi phí quản lý kho và chi phí dự trữ, có mối quan hệ chặt chẽ với các khoản chi phí khác trong hoạt động logistics.
Chức năng của kho
Kho bãi hiện đại thường giữ những chức năng sau:
Gom hàng là quá trình tập hợp hàng hoá và nguyên liệu từ nhiều nguồn nhỏ lẻ, giúp kho trở thành điểm trung chuyển quan trọng Việc này cho phép hợp nhất thành lô hàng lớn, mang lại lợi thế về quy mô khi vận chuyển tới nhà máy hoặc thị trường bằng các phương tiện như toa xe hoặc thuyền.
Để đáp ứng đơn hàng đa dạng từ khách hàng, kho bãi cần tách lô hàng lớn và phối hợp nhiều loại hàng hóa thành một đơn hàng hoàn chỉnh Quá trình này đảm bảo hàng hóa sẵn sàng cho bán hàng và từng đơn hàng sẽ được vận chuyển đến khách hàng bằng các phương tiện nhỏ.
Bảo quản và lưu giữ hàng hoá là việc đảm bảo hàng hoá luôn nguyên vẹn về số lượng và chất lượng trong suốt quá trình tác nghiệp Điều này bao gồm việc tối ưu hóa diện tích và dung tích kho, đồng thời chăm sóc và giữ gìn hàng hoá trong kho một cách hiệu quả.
Hệ thống bảo quản và các loại kho hàng hóa
Bảo quản hàng hoá là chức năng quan trọng trong quản lý kho của doanh nghiệp, giúp duy trì chất lượng và an toàn cho sản phẩm Mỗi loại hình kho cần có hệ thống bảo quản phù hợp với yêu cầu và mục tiêu dự trữ cụ thể Hệ thống bảo quản bao gồm các yếu tố chính như nhiệt độ, độ ẩm, và quy trình kiểm soát hàng hoá, nhằm đảm bảo hiệu quả trong hoạt động kho.
Qui trình nghiệp vụ kho bao gồm nội dung và trình tự thực hiện các tác nghiệp liên quan đến hàng hóa lưu chuyển trong kho Qui trình này cần được xây dựng một cách tổng quát và cụ thể hóa chi tiết trong quá trình hoạt động Điều kiện không gian công nghệ kho, bao gồm cấu trúc nhà kho và các bộ phận diện tích trong kho, đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo các tác nghiệp diễn ra bình thường, liên tục và hiệu quả Điều này phải phù hợp với qui trình công nghệ kho, quá trình tổ chức lao động và việc bố trí các trang thiết bị đã được xác định.
Trang thiết bị công nghệ đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hàng hóa, tổ chức lao động và thực hiện các tác nghiệp liên quan đến hàng hóa trong kho Các công cụ và phương tiện lao động này hỗ trợ quá trình giao nhận hàng hóa, nâng cao hiệu quả và độ chính xác trong logistics.
Tổ chức lao động trong kho là việc phân công các loại lao động theo chức trách nhiệm vụ, liên quan đến hoạt động của kho Cần xây dựng nội quy và quy chế hoạt động kho phù hợp với các đối tượng liên quan như nhân viên kho và các bên giao dịch Đồng thời, cần thiết lập chế độ bảo quản hàng hóa theo lô, xây dựng định mức công tác, đặc biệt là quản lý định mức hao hụt hàng hóa trong từng khâu của quy trình nghiệp vụ kho.
Hệ thống thông tin và quản lý kho đóng vai trò quan trọng trong việc phối hợp hoạt động giữa các bộ phận và quản lý kho Hệ thống này bao gồm thẻ kho để theo dõi nhập-xuất hàng, hồ sơ nhà cung cấp, hồ sơ khách hàng, hồ sơ hàng hoá, hồ sơ đơn đặt hàng và các báo cáo liên quan Với sự phát triển của công nghệ thông tin hiện nay, việc xử lý các tài liệu này cần được thực hiện qua các phần mềm chuyên dụng để đảm bảo cập nhật, lưu trữ, tra cứu và cung cấp thông tin hiệu quả.
1.5.2 Các loại hình kho bãi
Phân loại theo đối tượng phục vụ:
Kho định hướng thị trường
Kho định hướng nguồn hàng
Phân loại theo quyền sở hữu:
Phân theo điều kiện thiết kế, thiết bị:
Phân loại theo đặc điểm kiến trúc:
Phân loại theo mặt hàng bảo quản:
Nghiệp vụ kho
Nghiệp vụ kho là tập hợp các hoạt động liên quan đến hàng hóa trong quá trình lưu trữ và vận chuyển, nhằm tối ưu hóa quá trình trao đổi hàng hóa với chi phí thấp nhất.
Quá trình nghiệp vụ kho phụ thuộc vào loại sản phẩm, vật tư và hình thức kho, nhưng đều trải qua ba bước chính: Nhập hàng, tác nghiệp kho và giao hàng Sơ đồ tổng quát của quy trình này được minh họa trong hình bên dưới.
1.6.1 Nghiệp vụ tiếp nhận hàng
Tiếp nhận là giai đoạn quan trọng trong chuỗi cung ứng, kết nối giữa mua hàng, vận chuyển và kho bãi Nó thể hiện mối quan hệ kinh tế - pháp lý giữa các bên liên quan như nguồn hàng, nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển và doanh nghiệp thương mại Do đó, quá trình tiếp nhận cần tuân thủ các yêu cầu nghiêm ngặt để đảm bảo hiệu quả và tính chính xác trong hoạt động logistics.
Hình 1.1 Quá trình tác nghiệp trong kho
Nguồn: Giáo trình Quản trị Logistics
Xác định trách nhiệm vật chất giữa đơn vị cung ứng và người nhận hàng là việc làm cần thiết để đảm bảo thực hiện đúng các cam kết kinh tế - pháp lý trong hợp đồng mua-bán và hợp đồng vận chuyển hàng hóa giữa người bán và người mua.
Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch nhập hàng và hợp đồng mua bán giữa các bên là rất quan trọng Qua việc tiếp nhận hàng, doanh nghiệp có thể thu thập thông tin về mua hàng và vận chuyển, do đó cần hạch toán chi tiết nghiệp vụ nhập kho Đảm bảo tiếp nhận hàng kịp thời, nhanh chóng và chính xác giúp tiết kiệm thời gian hàng hóa dừng lại, giải phóng nhanh phương tiện vận tải và đưa hàng vào kho bảo quản Tuy nhiên, tính kịp thời và nhanh chóng không được ảnh hưởng đến độ chính xác trong việc kiểm tra số lượng và chất lượng hàng hóa.
1.6.2 Quá trình tác nghiệp trong kho Đây là công đoạn cơ bản và phức tạp nhất, quyết định chất lượng công tác kho, thực hiện tốt chức năng của kho hàng hoá; yêu cầu với quá trình nghiệp vụ kho:
Phải giữ gìn tốt số lượng và chất lượng hàng hoá bảo quản ở kho, phấn đấu giảm đến mức thấp nhất hao hụt hàng hoá ở kho;
Tận dụng diện tích và dung tích kho, nâng cao năng suất các loại thiết bị và lao động kho;
Quá trình tác nghiệp kho bao gồm bốn nội dung chính: phân bố và chất xếp hàng hóa, chăm sóc và giữ gìn hàng hóa, cùng với tập hợp đơn hàng và chuẩn bị giao hàng Đặc biệt, việc chất xếp hàng vào vị trí hợp lý là rất quan trọng để tối ưu hóa không gian kho và đảm bảo hàng hóa được bảo quản tốt.
Việc phân bố và sắp xếp hàng hóa hợp lý trong kho không chỉ giúp bảo quản hàng hóa hiệu quả mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình tiếp nhận và xuất hàng Hơn nữa, cách tổ chức này còn tối ưu hóa diện tích và dung tích của kho, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc.
Nguyên tắc phân bố và chất xếp hàng hoá cần tuân theo khu vực và loại hàng, nhằm tránh ảnh hưởng tiêu cực giữa các loại hàng hoá và môi trường bảo quản Cần bố trí hàng hoá liên quan gần nhau để thuận tiện trong tiêu dùng, đồng thời đảm bảo trật tự và vệ sinh, giúp dễ dàng tìm kiếm, thấy, lấy và kiểm kê hàng hoá Cuối cùng, việc sắp xếp cũng phải đảm bảo tính mỹ quan cho kho hàng hoá.
Các hàng hoá có cùng điều kiện và kỹ thuật bảo quản có thể được lưu trữ trong cùng một khu vực kho Tuy nhiên, một số loại hàng hoá có đặc tính thương phẩm khác nhau có thể gây ảnh hưởng tiêu cực lẫn nhau, mặc dù chúng có cùng điều kiện bảo quản Do đó, những hàng hoá như chè và thuốc lá cần được cách ly để đảm bảo chất lượng.
Yêu cầu chung trong phân bố và chất xếp bao gồm việc tạo điều kiện thuận lợi cho các nghiệp vụ kho, đảm bảo an toàn cho con người, hàng hoá và phương tiện Đồng thời, cần tiết kiệm sức lao động, giảm chi phí và không ngừng nâng cao năng suất lao động, tối ưu hóa sức chứa của kho và công suất thiết bị.
Vị trí phân bố hàng hoá trong kho được xác định dựa trên ba yếu tố chính: thời gian lưu giữ, kích thước và hình khối của hàng hóa Đối với những hàng hoá liên quan đến tiêu dùng, việc phát hàng thường diễn ra cùng một lúc, do đó cần bố trí chúng gần nhau để thuận tiện cho quá trình phát Bên cạnh đó, việc bảo quản và chăm sóc hàng hóa cũng đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì chất lượng sản phẩm.
Trong quá trình bảo quản hàng hoá tại kho, các yếu tố bên ngoài có thể làm giảm số lượng và chất lượng sản phẩm Để bảo đảm điều kiện bảo quản tối ưu và phát hiện kịp thời hàng hoá bị suy giảm chất lượng, cần thiết lập một hệ thống quản lý bao gồm kiểm soát nhiệt độ, độ ẩm, vệ sinh và sát trùng kho, phòng cháy chữa cháy, bảo mật và giám sát chất lượng hàng hoá Đồng thời, việc giảm thiểu hao hụt hàng hoá là rất quan trọng.
Tổng hợp lô hàng là quá trình chuyển đổi hình thức hàng hoá để tạo thành lô hàng theo yêu cầu đơn hàng Việc này là cần thiết vì hàng hoá nhập kho dựa trên yêu cầu của kho và doanh nghiệp theo hợp đồng mua bán, trong khi hàng hoá giao từ kho lại phụ thuộc vào nhu cầu của khách hàng.
Kiểm tra thông tin về đơn đặt hàng và dự trữ hiện có trong kho
Chọn và lấy hàng ra khỏi nơi bảo quản
Biến đổi mặt hàng theo yêu cầu- tổng hợp lô hàng theo địa chỉ khách hàng c) Chuẩn bị gửi hàng
Sau khi tập hợp các đơn hàng theo yêu cầu của khách, bước tiếp theo là chuẩn bị cho quá trình vận chuyển, bao gồm các thao tác cần thiết để đảm bảo hàng hóa được giao đến tay khách hàng một cách an toàn và đúng hẹn.
Xếp theo thứ tự vào cửa phát hàng d) Phát hàng
THỰC TRẠNG QUẢN LÍ KHO NGUYÊN VẬT LIỆU CỦA
Tổng quan về công ty Yum Yum Việt Nam
Tên tiếng Việt: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ ẨM THỰC YUM YUM VIỆT NAM
Tên giao dịch: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ ẨM THỰC YUM YUM VIỆT NAM
Tên tiếng Anh: YUM YUM VIET NAM CUISINE TRADING SERVICE COMPANY LIMITED
Mã số thuế: 3702936116 Loại hình công ty: Công ty TNHH hai thành viên trở lên Địa chỉ liên lạc:
Trụ sở chính: số 21 Đường D3, Khu dân cư Phú Hòa 1, Phường Phú Hòa, Thành phố Thủ Dầu Một, Tỉnh Bình Dương
Văn phòng đại diện: Tầng 3A chung cư Compass One, 239 Đường Hoàng
Nguồn: Công ty TNHH Yum Yum Việt Nam
Cơ cấu vốn: Gồm vốn của 2 thành viên là ông Đồng Tấn Đạt và ông Nguyễn
Người đại diện công ty: Đồng Tấn Đạt Giám đốc: Nguyễn Hữu Ý
Ngày thành lập: 30/11/2020 Vốn điều lệ: 5.000.000.000đ
2.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển
Nhà hàng YumYumThai, được thành lập vào ngày 15/04/2018 tại số 143 đường Hoàng Văn Thụ, KDC Chánh Nghĩa, Thành phố Thủ Dầu Một, Bình Dương bởi ông Nguyễn Quang Hoàng Luân, nhằm mục tiêu mang ẩm thực Thái Lan đến gần hơn với người Việt.
Với tiền thân là nhà hàng YumYumThai, Công ty TNHH Thương mại Dịch
Vụ Ẩm thực Yum Yum Việt Nam được thành lập vào ngày 30 tháng 11 năm 2020, do ông Nguyễn Quang Hoàng Luân và ông Đồng Tấn Đạt làm hai thành viên sáng lập, với vốn điều lệ là 3.000.000.000 đồng.
Vào ngày 26/04/2021, công ty Yum Yum Việt Nam đã khai trương quán ăn KinKin tại địa chỉ 31 đường Hoàng Văn Thụ, KDC Chánh Nghĩa, Thành phố Thủ Dầu Một, Bình Dương, chuyên phục vụ hủ tiếu và cơm Thái.
Ngày 05/03/2022, nhà hàng YumYumThai khai trương tại địa chỉ mới 79 Hoàng Văn Thụ, KDC Chánh Nghĩa, Thành phố Thủ Dầu Một, Bình Dương Vốn điều lệ được tăng lên 5.000.000.000 đ
Mặc dù chỉ mới hoạt động trong gần 2 năm (2020 – 2022), Yum Yum Việt Nam đã nhanh chóng khẳng định vị thế của mình tại tỉnh Bình Dương nhờ vào chất lượng sản phẩm và sự tiến bộ không ngừng, thể hiện tiềm năng phát triển lớn trong tương lai.
2.1.3 Mục tiêu và ngành nghề kinh doanh a) Mục tiêu
“Ăn Lành Sống Mạnh – Sức Khỏe Vững Bền”
Công ty Yum Yum Việt Nam cam kết mang ẩm thực Thái Lan gần gũi hơn với người Việt bằng cách nghiên cứu và sáng tạo những món ăn đặc sắc, phù hợp với khẩu vị địa phương Để nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ, công ty không ngừng cải tiến và đào tạo nhân viên, mở rộng thị trường và chú trọng đến dịch vụ chăm sóc khách hàng Mục tiêu cuối cùng là mang đến trải nghiệm ẩm thực tốt nhất cho khách hàng.
Ngành nghề chủ yếu của công ty là kinh doanh các dịch vụ ăn uống khác, với
2 chi nhánh chính là Nhà hàng YumYumThai và quán ăn KinKin
Hình 2.3 Logo nhà hàng YumYumThai
Nguồn: Công ty TNHH Yum Yum Việt Nam
Hình 2.2 Logo quán ăn KinKin
Nguồn: Công ty TNHH Yum Yum Việt Nam
2.1.4 Cơ cấu tổ chức của công ty Yum Yum Việt Nam a) Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức của công ty Yum Yum Việt Nam được trình bày bằng sơ đồ sau: b) Nhiệm vụ, chức năng của các phòng ban
Hội đồng thành viên: cơ quan quyết định cao nhất của công ty, quyết định những vấn đề được Luật pháp và điều lệ công ty quy định
Giám đốc công ty có quyền tổ chức và quản lý các hoạt động kinh doanh bán hàng, đưa ra quyết định cho các vấn đề hàng ngày, đồng thời đề xuất các phương án kinh doanh và đầu tư Ngoài ra, giám đốc cũng ban hành các quyết sách nhằm tối ưu hóa lợi nhuận cho công ty và điều hành các phòng ban hiệu quả.
Phòng kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy tiêu thụ sản phẩm và quảng cáo, đồng thời xây dựng chiến lược kinh doanh hiệu quả Ngoài ra, phòng còn đề xuất các chiến lược giới thiệu sản phẩm và mở rộng sự thu hút của khách hàng, theo dõi tiến độ thực hiện các kế hoạch nhằm đảm bảo sự phát triển bền vững.
Hình 2.4 Sơ đồ công ty
Công ty TNHH Yum Yum Việt Nam tập trung vào việc mở rộng mối quan hệ với khách hàng cũ và thu hút khách hàng mới Đồng thời, công ty thực hiện các lệnh sản xuất nhằm đáp ứng nhu cầu của thị trường một cách hiệu quả.
Phòng kế toán có vai trò quan trọng trong việc hạch toán thu chi của doanh nghiệp, bao gồm quản lý tiền vốn, chi phí nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ Phòng kế toán cũng góp ý cho Ban giám đốc về tình hình tài chính trong từng giai đoạn hoạt động Ngoài ra, phòng còn xây dựng quy trình quản lý thu - chi, công nợ, tiền vốn và hàng tồn kho, đồng thời thực hiện báo cáo tài chính và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh để trình bày lên Giám đốc.
Phòng nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực nhằm đảm bảo công ty luôn có đủ nhân lực cho hoạt động sản xuất Ngoài ra, phòng cũng đại diện cho công ty trong việc xử lý tranh chấp tại nơi làm việc, quản lý thông tin nhân sự và các chế độ phúc lợi cho công nhân, nhân viên.
Thực trạng công tác quản lí kho nguyên vật liệu của công ty Yum Yum Việt Nam
2.2.1 Thông tin về kho vật liệu
Theo đối tượng phục vụ: Kho hướng nguồn hàng
Theo quyền sở hữu: Kho riêng
Theo điều kiện thiết kế, thiết bị: Kho thông thường
Theo đặc điểm kiến trúc: Kho kín
Theo mặt hàng bảo quản: Kho hỗn hợp
Thể tích: 42m 3 Kho gồm có 3 kệ
Kệ số 1 là một sản phẩm hình chữ nhật với kích thước dài 1,5m, rộng 1m và cao 1m, bao gồm 2 tầng và có khả năng chịu tải khoảng 150 kg mỗi tầng Khung kệ được làm bằng sắt chắc chắn, trong khi bề mặt được chế tác từ gỗ chất lượng cao.
Kệ số 2 có thiết kế hình chữ L, kích thước dài 1,5m, rộng 0,5m và cao 1m, với 2 tầng và khả năng chịu tải khoảng 80kg mỗi tầng Khung và bề mặt kệ được làm từ sắt, rất bền bỉ Sản phẩm này lý tưởng để lưu trữ hàng gia vị khô.
Kệ số 3 có thiết kế hình chữ nhật với kích thước dài 1,5m, rộng 0,4m và cao 0,5m, bao gồm 2 tầng và khả năng chịu lực lên đến 100kg Khung kệ được chế tạo từ sắt bền chắc, trong khi bề mặt được ốp đá hoa cương sang trọng Kệ này rất phù hợp để trưng bày hàng bar.
Ngoài ra, kho cũng có hệ thống đèn và 1 camera
Nguồn: Sinh viên tổng hợp
Kho có diện tích nhỏ hạn chế khả năng chứa hàng, dễ dẫn đến va chạm trong quá trình vận chuyển Khi doanh nghiệp mở rộng kinh doanh, họ sẽ phải chi phí cho việc mở rộng kho hoặc thuê kho bên ngoài Hơn nữa, kho chưa tận dụng tối đa chiều cao và mặt bằng, gây lãng phí cả về diện tích lẫn thể tích.
Kho hàng hiện đang thiếu kệ, dẫn đến việc hàng hóa chủ yếu được để dưới sàn Tình trạng này dễ dàng gây ra hao hụt hàng hóa do các yếu tố khách quan như độ ẩm và sự xâm nhập của động vật.
Hình 2.6 Chiều cao kho vẫn chưa được tận dụng hết
Nguồn: Sinh viên tổng hợp
Kho hàng hiện tại thiếu người quản lý cụ thể, dẫn đến tình trạng hàng hóa bừa bộn và không có tiêu chuẩn sắp xếp rõ ràng Việc kiểm soát số lượng hàng hóa diễn ra không thường xuyên, chủ yếu dựa vào các lần kiểm kê hàng tồn.
2.2.2 Đánh giá cơ sở vật chất của kho và không gian kho a) Ưu điểm
Kho có diện tích nhỏ, dễ quản lí
Các kệ trong kho đáp ứng được nhu cầu chất hàng
Có camera trong kho để đảm bảm bảo việc theo dõi hàng hóa b) Nhược điểm
Kho có diện tích nhỏ
Hình 2.7 Hàng hóa còn phải để dưới sàn
Nguồn: Sinh viên tổng hợp
Kho chưa sử dụng được tối đa độ cao và mặt bằng
Kho chưa có hệ thống chữa cháy tức thời
Kho có khá ít kệ
Kho không có thủ kho
2.2.3 Quy trình thu mua và nhập kho vật tư nguyên liệu a) Lưu đồ
Bảng 2.1 Qui trình thu mua và nhập kho nguyên liệu
Bước Trách nhiệm Nội dung Tài liệu
Các đơn vị có nhu cầu mua hàng, Đơn vị cung ứng
TGĐ (hoặc người được ủy quyền) BM-01
Báo giá, chào hàng, BM-02
Các đơn vị có nhu cầu mua hàng, Đơn vị cung ứng
TGĐ (hoặc người được ủy quyền)
Báo giá, chào hàng, BM-02, BM-03
6 Đơn vị cung ứng, TGĐ (hoặc người được ủy quyền), NCC
7 Đơn vị cung ứng, NCC
8 Đơn vị cung ứng, Các đơn vị có nhu cầu mua hàng
Tiếp nhận yêu cầu mua hàng
Tìm kiếm và đánh giá NCC
Kí hợp đồng, đơn hàng
Thực hiện, theo dõi quá trình mua hàng
9 Đơn vị cung ứng, Phòng KT
Theo hướng dẫn của phòng KT-
Nguồn: Sinh viên tổng hợp b) Nội dung
Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu mua hàng
Dựa trên nhu cầu sử dụng, các phòng chức năng trong công ty cùng với các nhà hàng, quán ăn sẽ lập yêu cầu mua hàng hóa và vật tư theo mẫu BM-01 Tùy thuộc vào từng yêu cầu, các đề xuất mua có thể đi kèm với giải trình từ đơn vị đề xuất.
Tùy theo loại hàng hóa, vật tư mà đơn vị cung ứng có thể mua trực tiếp hoặc tìm nhà cung cấp
TGĐ hoặc người được ủy quyền xem xét và phê duyệt kế hoạch mua hàng hóa, vật tư và duyệt phương thức mua
Sau khi được phê duyệt, từng mục của kế hoạch có thể thực hiện tiếp các bước
Bước 3: Tìm kiếm và đánh giá NCC
Nhân viên phụ trách căn cứ vào nội dung yêu cầu trong BM-01, để tìm kiếm NCC phù hợp
Căn cứ vào tiêu chí đánh giá, nhân viên phụ trách thực hiện đánh giá, xếp hạng NCC mới trước khi thực hiện mua hàng theo biểu mẫu BM-02
Cập nhật các NCC cũ và mới sau khi đánh giá đạt yêu cầu vào danh mục NCC đạt yêu cầu (BM-03)
Yêu cầu: 1 chủng loại sản phẩm có ít nhất 2 NCC
Bước 4: Thay đổi yêu cầu mua hoặc chủng loại vật tư
Nếu có sự thay đổi trong yêu cầu mua hàng, bao gồm loại hàng và số lượng, đơn vị cần thông báo bằng văn bản hoặc qua Email cho nhà cung cấp.
Nếu phải thay đổi về chủng loại vật tư, đơn vị cung ứng phải thông báo (bằng văn bản, Email) cho đơn vị có nhu cầu mua hàng
Các bên cùng thống nhất thay đổi danh mục hàng hóa và thực hiện lại bước 2
Bước 5: Phê duyệt nhà cung ứng
TGĐ (hoặc người được ủy quyền) phê duyệt lựa chọn nhà cung ứng
Bước 6: Kí hợp đồng, đơn hàng
Tuỳ theo từng loại vật tư cụ thể và từng trường hợp mua cụ thể, đơn vị cung ứng chuẩn bị hợp đồng hoặc đơn hàng
TGĐ (hoặc người được uỷ quyền) kí hợp đồng hoặc đơn hàng
Bước 7: Thực hiện mua hàng và theo dõi quá trình mua hàng
Đơn vị được giao nhiệm vụ mua hàng (NCC, đơn vị cung ứng) mua theo kế hoạch được duyệt
Tất cả thông tin liên quan đến việc mua hàng, bao gồm hợp đồng và đơn đặt hàng, sẽ được cập nhật vào sổ theo dõi quá trình mua hàng (BM-04) Điều này nhằm tạo cơ sở cho việc đánh giá lại nhà cung ứng.
Đơn vị cung ứng kiểm tra hàng hóa, vật tư đã mua về chủng loại và số lượng
Các đơn vị có nhu cầu mua hàng kiểm tra về chất lượng của vật tư, hàng hóa đã mua
Nếu hàng hóa, vật tư không đạt yêu cầu thì trả về NCC
Vật tư, hàng hóa sau khi được kiểm tra xác nhận đủ tiêu chuẩn, chất lượng, được là nhập kho và thanh toán
Đơn vị có nhu cầu mua hàng và đơn vị quản lý mua hàng lập báo cáo kết quả mua hàng theo BM-06
Bước 10: Lưu trữ hồ sơ
Hồ sơ của quá trình được lưu trữ theo quy định của công ty c) Biểu mẫu
Phiếu đề xuất vật tư BM-01
Phiếu đánh giá nhà cung cấp BM-02
Danh mục nhà cung cấp được chấp nhận BM-03
Sổ theo dõi quá trình mua hàng BM-04
Phiếu kiểm tra vật tư, hàng hóa BM-05
Báo cáo kết quả mua hàng BM-06
Danh sách các nhà cung cấp tổng hợp BM-08
Bảng tiêu chuẩn nhà cung cấp BM-09
Sổ theo dõi nhà cung cấp BM-10
2.2.4 Đánh giá quy trình thu mua và nhập vật tư nguyên liệu a) Ưu điểm
NCC có thể mua ngoài những hàng hóa được yêu cầu không có trong bảng kê b) Nhược điểm
NCC giao hàng không đạt chất lượng, không đúng yêu cầu
NCC giao hàng không đúng về số lượng, loại mặt hàng
NCC giao hàng không đúng thời gian, chậm so với ngày thỏa thuận giao
Hóa đơn không có đơn giá
NCC tăng giá hàng hóa nhưng không thông tin trước
Nhà cung cấp muốn thanh toán khi chưa đến hạn
Công ty chưa có đơn vị cung ứng riêng nên vẫn còn phải thuê ngoài
2.2.5 Quy trình kiểm kê định kì a) Lưu đồ
Bảng 2.2 Qui trình kiểm kê
Bước Trách nhiệm Nội dung Tài liệu
Cấp quản lí, nhân viên được ủy quyền Phiếu tồn
Cấp quản lí, nhân viên được ủy quyền Phiếu tồn
Cấp quản lí, nhân viên được ủy quyền Phiếu tồn
Cấp quản lí, nhân viên được ủy quyền Phiếu tồn
Cấp quản lí, Quản lí
Nguồn: Sinh viên tổng hợp
Xác nhận lại chênh lệch
Kiểm tra chênh lệch a) Nội dung
Mỗi ngày vào lúc 21h, bếp và quầy bar tiến hành kiểm kê hàng tồn kho cho các loại hàng như hàng bar, thịt và rau Nhân viên của bếp và quầy bar sẽ thực hiện quy trình kiểm kê, bao gồm các bước cụ thể để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả.
Nhân viên tiến hành kiểm đếm các loại hàng của từng khu vực:
Về số lượng: So sánh lượng hàng thực tế và lượng hàng ghi trong sổ tồn
Về chất lượng: Cập nhật những hàng hóa sắp hết hạn và số lượng tồn kho lớn
Bước 2: Kiểm tra kết quả kiểm đếm
So sánh kết quả kiểm đếm hàng hóa thực tế với số liệu ghi trong sổ sách Nếu không phát hiện chênh lệch bất thường, có thể tiếp tục thực hiện bước 5.
Bước 3: Kiểm tra lại hàng hóa bị chênh lệch
Cấp quản lý và nhân viên cần thực hiện kiểm kê và xác minh hàng hóa có sự chênh lệch Nếu không phát hiện chênh lệch nào, có thể tiến hành bước 5.
Bước 4: Xác nhận lại lượng chênh lệch
Cấp quản lí và nhân viên có trách nhiệm kiểm kê cùng xác nhận lại số lượng chênh lệch
Bước 5: Báo cáo với cấp trên
Cấp quản lý sẽ báo cáo với quản lý về kết quả kiểm kê Trong trường hợp có sự chênh lệch, cấp quản lý sẽ giải trình nguyên nhân Tiếp theo, sẽ lập kế hoạch mua sắm cho các mặt hàng đã hết.
Ngày 20 hàng tháng, Cấp quản lí sẽ tiến hành kiểm kê kho để quản lí hàng tồn kho và chuẩn bị nhập hàng mới cho tháng tiếp theo Việc kiểm kê sẽ do Cấp quản lí
Tiến hành kiểm đếm các loại hàng của từng khu vực:
Về số lượng: So sánh lượng hàng thực tế và lượng hàng ghi trong sổ tồn
Về chất lượng: Cập nhật những hàng hóa sắp hết hạn và số lượng tồn kho lớn
Cấp quản lí và nhân viên sẽ tiến hành việc kiểm đếm độc lập để kết quả được trực quan hơn
Bước 2: Kiểm tra kết quả kiểm đếm
So sánh kết quả kiểm đếm hàng hóa thực tế với số liệu ghi trong sổ sách là bước quan trọng Nếu không phát hiện chênh lệch đáng kể, bạn có thể tiếp tục thực hiện bước 5.
Bước 3: Kiểm tra lại hàng hóa bị chênh lệch
Qui trình nghiệp vụ kho
Các quy trình kho của công ty đã được xây dựng rõ ràng nhưng chưa được thực hiện đúng cách Cần có sự kiểm tra tại mỗi bước quy trình, với 1 đến 2 người phụ trách kiểm tra và lập báo cáo Các cấp quản lý cũng nên thường xuyên giám sát việc thực hiện các quy trình kho để đảm bảo hiệu quả và tính chính xác.
Công ty cần áp dụng quy tắc 5S vào quy trình làm việc để nâng cao hiệu quả Việc kiểm tra nên dựa trên các tiêu chí của 5S, sử dụng thang điểm để đánh giá Điều này giúp xác định những điểm yếu trong việc thực hiện quy trình và cải thiện hoạt động của công ty.
Trang thiết bị công nghệ
Công ty cần lắp đặt hệ thống chữa cháy tức thời để bảo vệ kho hàng khỏi hỏa hoạn Một giải pháp hiệu quả là sử dụng đầu phun tự động (sprinkler), với chỉ một đường ống chính và hai đầu phun phản ứng nhanh gắn trên trần nhà, phù hợp cho kho nhỏ Chi phí lắp đặt hệ thống này dao động từ 5 đến 7 triệu đồng.
Hình 3.1 Sprinkler tầm phủ rộng
Nguồn: Sinh viên tổng hợp
Lắp đặt kệ cao với sức chứa lớn giúp tối ưu hóa không gian kho Công ty có thể lựa chọn kệ sắt V lỗ 4 tầng, kích thước mặt kệ 0,5m x 1,5m và chiều cao 2m, với giá mỗi kệ là 1.872.000 đồng Số lượng kệ khuyến nghị nên mua là từ 3 đến 5 kệ để đạt hiệu quả tối đa trong việc lưu trữ.
Công ty cần lắp đặt các thiết bị như đèn chống côn trùng và bẫy để ngăn chặn động vật gây hại cho hàng hóa Việc này giúp bảo vệ tài sản và duy trì chất lượng sản phẩm.
Công ty TNHH Hòa Phát đang sử dụng dịch vụ chống côn trùng của Rentokill, đồng thời có thể tham khảo thêm các loại bẫy và biện pháp kiểm soát côn trùng hiệu quả trong kho của mình.
Bổ sung nhân sự
Dù quy mô kho nhỏ, công ty cần tuyển thêm một thủ kho và từ 1 đến 2 nhân viên kho để nâng cao hiệu quả quản lý và kiểm kê Việc bổ sung nhân sự này sẽ giúp quy trình làm việc trở nên nhanh chóng và chính xác hơn.
Việc bổ sung nhân sự cho vị trí quan trọng này cần sự chỉ đạo trực tiếp từ Tổng giám đốc, với thời gian từ 01/08/2022 đến 31/11/2022 Số lượng nhân sự bao gồm 1 thủ kho và 1 đến 2 nhân viên kho, hoặc có thể giao nhiệm vụ cho một số nhân viên phục vụ nhất định Công ty nên ưu tiên tuyển chọn ứng viên tốt nghiệp đại học hoặc cao đẳng chuyên ngành Logistics, Quản lý chuỗi cung ứng, hoặc Quản trị nhà hàng khách sạn Kế hoạch bổ sung nhân sự được thể hiện trong bảng dưới đây.
Bảng 3.1 Kế hoạch tuyển dụng nhân viên kho
Thời gian Công việc Người phụ trách
01/08 – 31/08/2022 Đăng tin tuyển dụng trên mạng xã hội và ở các chi nhánh
01/09 – 15/09/2022 Phỏng vấn những người ứng tuyển
15/09 – 30/09/2022 Chọn lọc ứng cử viên Tổng giám đốc 01/10 – 15/11/2022 Thử việc Trưởng phòng nhân sự
15/11 – 30/11/20022 Xem xét kết quả thử việc
Đưa ra kết quả chính thức
Tổng giám đốc Trưởng phòng nhân sự
Nguồn: Sinh viên tổng hợp
Hệ thống thông tin và quản lí kho
Để đảm bảo công tác kiểm tra và báo cáo hiệu quả, hồ sơ nhà cung cấp, sổ nhập kho, phiếu kê hàng và hóa đơn cần được lưu trữ cả ở dạng cứng và mềm Hồ sơ dạng cứng sẽ được phân loại thành từng cuốn và tệp riêng biệt, lưu trữ tại văn phòng công ty cũng như các chi nhánh Trong khi đó, hồ sơ dạng mềm sẽ được lưu trên máy tính của các chi nhánh, máy tính của những người phụ trách và trên Google Drive của công ty, bao gồm cả văn bản và hình chụp.
Công ty nên áp dụng phần mềm quản lý kho chuyên dụng để cải thiện hiệu quả quản lý hàng hóa Hiện nay, các phần mềm như Smartlog và KiotViet đang được nhiều doanh nghiệp ưa chuộng Đối với những công ty không chuyên về Logistics, phần mềm Misa là một lựa chọn phù hợp, thường được sử dụng trong các nhà hàng, với mức giá từ 4 – 7 triệu đồng/năm.
Hình 3.3 Giao diện phần mềm quản lí kho MISA