Mục tiêu nghiên cứu
Đối với công ty, việc đánh giá hoạt động thu mua hàng hóa dựa trên thời gian và số lượng hàng nhập-xuất là rất quan trọng, từ đó đề xuất các hướng phát triển và kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động thu mua Đối với sinh viên thực hiện đề tài báo cáo, đây là cơ hội để tích lũy kinh nghiệm và đưa ra các giải pháp góp phần vào sự phát triển của công ty.
Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp phân tích thống kê giúp tổng hợp số liệu và đánh giá sơ bộ tình hình kinh doanh của công ty Đồng thời, việc phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động thu mua của công ty cũng đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình này.
Kết cấu của đề tài
Ngoài lời mở đầu và kết luận, đề tài được trình bày trong 3 chương với các nội dung cơ bản:
Chương 1: Giới thiệu về công ty.
Chương 2: Hoạt động thu mua của công ty TNHH TM và DV HMPChương 3: Giải pháp và kiến nghị.
GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY
Tổng quan về công ty
Tên công ty: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ HÓA CHẤT HOÀNG MINH PHÁT
Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Hóa chất Hoàng Minh Phát (HOANG MINH PHAT CTS CO., Ltd) có trụ sở chính tại 56/14A Trần Bình Trọng, phường 5, quận Bình Thạnh, thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam.
Số điện thoại: 0283 55 00 495 Fax: 0283 89 57 805 Email: hoachathoangminhphat@gmail.com
Công ty TNHH Một Thành Viên đã được Sở Kế hoạch Đầu tư thành phố Hồ Chí Minh cấp chứng nhận đăng ký doanh nghiệp vào ngày 20 tháng 11 năm 2017.
Chức năng hoạt động của công ty
Chúng tôi cung cấp sản phẩm hóa chất chất lượng cho khách hàng và phân phối hàng hóa đến các đại lý Luôn đồng hành cùng khách hàng, chúng tôi xây dựng mối quan hệ gắn kết và phát triển bền vững Đồng thời, chúng tôi cam kết góp phần tạo ra một môi trường xanh, sạch cho xã hội.
HMP hướng tới việc trở thành công ty hàng đầu trong lĩnh vực cung cấp hóa chất và thiết bị y tế, phát triển bền vững nhờ vào sức mạnh tri thức, sự đoàn kết tập thể và công nghệ tiên tiến Với cấu trúc tổ chức nhẹ nhàng, tài chính vững mạnh và hoạt động kinh doanh ổn định, HMP áp dụng công nghệ thông tin trong quản trị doanh nghiệp để nâng cao hiệu quả hoạt động.
Sự hài lòng của khách hàng là yếu tố quan trọng nhất đối với công ty Điều này được thể hiện rõ ràng qua từng sản phẩm và dịch vụ mà công ty cung cấp Các nguyên tắc phục vụ khách hàng được xây dựng nhằm đảm bảo trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.
Đáp ứng nhanh chóng và hiệu quả mọi yêu cầu của khách hàng.
Đảm bảo sự hoạt động liên tực đối với các dịch vụ mà Công ty cung cấp.
Đảm bảo sự cung cấp dịch vụ với giá cả hợp lý và sức cạnh tranh cao.
Luôn quan tâm đến chính sách đào tạo nhân viên để đảm bảo tính chuyên môn cao.
Ngành nghề hoạt động
Công ty hiện đang tập trung chuyên môn và nguồn lực tài chính cho các lĩnh vực hoạt động sau:
Chúng tôi cung cấp hóa chất cho nhiều lĩnh vực như dệt nhuộm, xử lý nước thải, y tế, xây dựng và hệ thống bán lẻ Ngoài ra, chúng tôi cũng cung cấp thiết bị y tế bao gồm thiết bị khử khuẩn, vật tư y tế tiêu hao, đồng phục bệnh viện, cũng như các thiết bị bảo hộ như khẩu trang và nhiệt kế.
Dịch vụ vận chuyển: Vận chuyển hàng hóa và cho thuê xe tại tp.HCM; sản phẩm dịch vụ sửa chữa, phụ kiện xe.
Sơ đồ bộ máy tổ chức và chức năng các phòng ban
1.4.1 Sơ đồ cơ cấu của tổ chức
Hình 1.1 Sơ đồ phòng ban (theo cấp độ từ cao đến thấp) công ty HMP 1.4.2 Chức năng của các phòng ban
Cơ cấu tổ chức của công ty được thiết kế theo mô hình chiến lược của Ban Giám đốc, với tiêu chí “Đơn giản – Hiệu quả” Công ty nhấn mạnh sự phối hợp chặt chẽ giữa các trung tâm chức năng và các phòng ban hỗ trợ để đạt được hiệu quả cao nhất trong hoạt động.
Cơ cấu tổ chức của công ty được thể hiện qua mô hình thông tin hai chiều tương tác, giúp mệnh lệnh cấp cao nhất truyền đạt nhanh chóng và rõ ràng đến tất cả nhân viên Công ty cũng áp dụng hệ thống quản trị trực tuyến, đặt công việc lên hàng đầu nhằm đảm bảo thực hiện kế hoạch theo yêu cầu.
Ban giám đốc, gồm Tổng Giám đốc, Phó Giám đốc và Giám đốc tư vấn, là thành phần lãnh đạo chủ chốt của công ty, chịu trách nhiệm định hướng chiến lược và đưa ra quyết định cho các phòng ban dưới.
Thiết lập một hệ thống quản trị phù hợp với văn hóa công ty là rất quan trọng, bao gồm việc xây dựng một khuôn khổ vững chắc dựa trên các chính sách và quy định được thiết lập bởi phòng dự án và phòng hành chính.
Giám sát và điều khiến những báo cáo tổng hợp các phòng ban đưa ra.
Lập kế hoạch cho sự phát triển bền vững, lâu dài của công ty.
Ra quyết định đồng ý, hoặc bãi bỏ những nhu cầu của phòng ban, nhân viên.
Xây dựng mối quan hệ vững chắc với giới truyền thông là rất quan trọng, vì vậy cần chỉ định nhân viên phù hợp để đại diện cho công ty trên các kênh báo chí Đồng thời, cần có những phương án ứng phó hiệu quả khi đối mặt với thông tin xuyên tạc, nhằm bảo vệ uy tín và hình ảnh của công ty.
Kết nối với bộ phận Marketing và Phòng Kỹ thuật để quản lý trang web, Fanpage và sự hiện diện trực tuyến của công ty Bộ phận này cũng chịu trách nhiệm lên kế hoạch cho các sự kiện, làm MC và tổ chức buổi diễn thuyết, đồng thời tạo điều kiện cho các đối tác tham quan công ty.
Xây dựng chiến lược và kế hoạch phát triển CNTT trong từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp
Báo cáo tình trạng hoạt động của hệ thống máy tính công ty và đề xuất giải pháp khắc phục sự cố là rất quan trọng Cần điều hành và quản lý hiệu quả các server, đồng thời giám sát hoạt động công nghệ thông tin (CNTT) để đảm bảo hệ thống luôn hoạt động ổn định.
Lên kế hoạch tham mưu, tư vấn cho Ban Giám đốc công ty về các vấn đề thực hiện quá trình, thực hiện các dự án.
Tổng hợp thông tin liên quan đến doanh nghiệp để xây dựng hồ sơ năng lực cho doanh ngiệp khi tham gia đấu thầu.
Cuối năm nay, công ty sẽ tách nhóm Thu mua thành một bộ phận độc lập nhằm đáp ứng nhu cầu tối thiểu chi phí cho doanh nghiệp.
Kết hợp với phòng Kinh doanh về phân tích hành vi khách hàng, các chiến lược phát triển doanh thu.
Xây dựng chiến lược phát triển sản phẩm hiệu quả, quản lý đa kênh linh hoạt, và tìm kiếm các phương án thu hút khách hàng là những yếu tố quan trọng Đồng thời, việc đánh giá hiệu quả các hoạt động truyền thông của Phòng ban Truyền thông cũng đóng vai trò then chốt trong việc tối ưu hóa quy trình marketing.
Kết hợp với Phòng web/SEO để tối ưu hóa cách truyền thông công ty trên thị trường.
Nghiên cứu thị trường, tìm kiếm khách hàng tiềm năng, cung cấp các sản phẩm của công ty phù hợp với thị hiếu của họ.
Góp phần vào chiến lược Marketing, đưa các biện pháp kinh doanh theo từng thời điểm.
Theo dõi, hối thúc tiến độ hoàn thành đơn hàng của các phòng ban liên quan
Bộ phận Chăm sóc Khách hàng
Nhận mọi thông tin về khiếu nại của khách hàng, đưa ra phương hướng xử lý,trình cấp trên xin ý kiến và thảo luận tại cuộc họp giao ban.
Lên kế hoạch thăm hỏi khách hàng thường xuyên để duy trì mối quan hệ tốt Tổ chức thực hiện và giám sát kế hoạch, đồng thời điều chỉnh khi cần thiết Ghi nhận ý kiến của khách hàng nhằm cải tiến và nâng cao chất lượng dịch vụ của doanh nghiệp.
Tổ chức thực hiện việc đo lường mức độ hài lòng của khách hàng để hiểu rõ nguyên nhân dẫn đến các đánh giá không tốt Qua đó, cần phân tích các yếu tố chưa đạt và đề xuất giải pháp cải tiến nhằm nâng cao trải nghiệm khách hàng.
Phòng kế toán-tổng hợp
Thực hiện công việc về nghiệp vụ chuyên môn tài chính kế toán theo quy định của Nhà nước
Theo dõi sự vận động vốn kinh doanh của doanh nghiệp dưới mọi hình thái và cố vấn cho Ban lãnh đạo về các vấn đề liên quan.
Tham mưu cho Ban Tổng Giám đốc về chế độ kế toán và những thay đổi qua từng thời kỳ trong hoạt động kinh doanh.
Cùng với các bộ phận khác tạo nên mạng lưới thông tin quản lý nhân sự, tài chính,…
Hiện nay, phòng KT có Nhóm thu mua hàng hóa, chịu trách nhiệm chuẩn bị hồ sơ, đơn hàng và chứng từ để ký kết với các nhà cung cấp uy tín Nhóm này cũng đề xuất các phương án mua hàng với giá ưu đãi nhằm tiết kiệm chi phí cho công ty Đồng thời, nhóm mua hàng phối hợp với phòng kinh doanh để lập các chứng từ cần thiết cho hoạt động thu mua.
Dự kiến vào năm 2022, công ty sẽ thành lập một phòng ban riêng biệt cho hoạt động thu mua, nhằm nâng cao doanh thu tổng thể.
Phòng hành chính-nhân sự:
Tiếp nhận và xử lý các công việc nội bộ trong doanh nghiệp.
Tiếp khách, xử lý các công văn mà khách hàng gửi tớiTổ chức sắp xếp hội thảo, hội nghị cho công ty
Lưu trữ và phát hành văn bản, con dấu, đồng thời chịu trách nhiệm trước ban giám đốc và pháp luật về tính pháp lý Đảm bảo an toàn lao động và vệ sinh trong công ty, đồng thời lên kế hoạch tập huấn về bảo hộ lao động.
Tổ chức kiểm tra sức khỏe thường xuyên cho người lao động
Lập kế hoạch và triển khai công tác tuyển dụng nhằm đáp ứng nhu cầu hoạt động của doanh nghiệp.
Công ty thông báo đến nhân viên các quy định và chính sách quan trọng, bao gồm ca làm việc, tài khoản cá nhân, chính sách lương thưởng, chế độ bảo hiểm và quy định về nghỉ phép.
Tiến hành lập kế hoạch và triển khai đào tạo cho nhân viên cũ để nâng cao kiến thức, kỹ năng đáp ứng yêu cầu công việc.
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm 2020-2021
Bảng 1.1 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh công ty 2020-2021
STT Chỉ tiêu Năm 2021 Năm 2020 So sánh
CP quản lý doanh nghiệp
(Nguồn: Kết quả hoạt động kinh doanh năm 2021)
Theo báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm 2021, công ty ghi nhận lợi nhuận sau thuế đạt 4.189 tỷ đồng, tăng 810.714 triệu đồng, tương đương 24% so với năm 2020 (3.379 tỷ đồng) Sự gia tăng này xuất phát từ nhiều yếu tố khác nhau.
Mặc dù gặp phải thách thức từ dịch bệnh kéo dài, doanh thu bán hàng của công ty vẫn ghi nhận sự tăng trưởng mạnh mẽ, đạt 67,376,468 tỷ đồng trong năm 2021, tăng 8,821,275 tỷ so với năm 2020 Sự điều chỉnh trong chiến lược bán hàng đã góp phần quan trọng vào việc đạt được doanh thu cao hơn mong đợi.
Trong năm 2021, chi phí bán hàng đã giảm mạnh từ 989,562,000 triệu đồng xuống còn 854,781,111 triệu đồng, tương đương 86,37% so với năm 2020 Công ty đã áp dụng các chính sách như loại bỏ một số thủ tục và linh hoạt trong phương thức vận chuyển hàng hóa để hạn chế chi phí này.
Chi phí tài chính đã giảm 44.377 triệu đồng nhờ vào sự chênh lệch tỷ giá và lãi suất gửi ngân hàng Bên cạnh đó, chi phí lãi vay cũng giảm do những biến động trên thị trường thế giới.
Quản lý doanh nghiệp hiệu quả phụ thuộc vào các chính sách nhân sự hợp lý, bao gồm việc phân bổ nhân viên một cách tối ưu và thực hiện các biện pháp cắt giảm nhân sự khi cần thiết, nhằm kiểm soát chi phí quản lý trong năm.
2021 là 658.922 triệu đồng, thấp hơn so với cùng kỳ năm 2020 (889.562 triệu đồng)
Mức lợi nhuận sau thuế của công ty TNHH TM DV HMP đã tăng mạnh, mặc dù dịch bệnh Covid-19 buộc doanh nghiệp phải điều chỉnh hoạt động linh hoạt và cắt giảm một số chi phí Sự chuyển đổi sang hình thức kinh doanh trực tuyến cũng đánh dấu một bước tiến mới cho công ty.
Thuận lợi, khó khăn và định hướng phát triển của công ty
Công ty đã xây dựng nền tảng vững chắc thông qua việc áp dụng công nghệ tiên tiến trong quản trị hàng hóa và nhân lực Các dự án được đầu tư theo tiêu chuẩn quốc tế, đảm bảo chất lượng và tiến độ giao hàng cho khách hàng Đội ngũ tư vấn và chuyên viên của công ty được đào tạo chuyên môn cao, mang đến dịch vụ tốt nhất.
Linh hoạt phương án bán hàng qua các thời kỳ, tận dụng những cơ hội tiềm năng và bán hàng mới mức giá hợp lý
Kể từ khi thành lập vào năm 2017, công ty TNHH TM DV Hoàng Minh Phát đã thiết lập nhiều mối quan hệ đối tác vững chắc với các nhà cung cấp uy tín như Nhà máy Hóa chất Biên Hòa và Công ty CP Mía đường sông Lam Công ty đang hướng tới việc mở rộng hợp tác với các doanh nghiệp lớn hơn, với mục tiêu liên kết thêm 3-5 doanh nghiệp có tầm ảnh hưởng trong ngành công nghiệp hóa chất vào năm 2022, nhằm nâng cao uy tín trên thị trường Ngoài ra, công ty cũng đang hợp tác hiệu quả với các bệnh viện lớn tại thành phố Hồ Chí Minh.
Từ Dũ, bệnh viện Chợ Rẫy, và là nhà cung cấp đáng tin cậy của họ kể từ khi thành lập.
Công tác mua hàng tại công ty Hoàng Minh Phát luôn tuân thủ nguyên tắc bình đẳng, với 90% đối tác là các nhà cung cấp lâu dài Nhiều nhà cung ứng thường xuyên áp dụng chính sách ưu đãi cho công ty, giúp Hoàng Minh Phát nhận được mức chiết khấu cao khi đặt hàng lớn, đặc biệt vào đầu tháng 1 và giữa năm từ tháng 6 đến tháng 8.
Quá trình chuyển đổi sang công nghệ hóa hệ thống đã nâng cao hiệu quả trong việc kiểm kê kho và giao nhận hàng hóa, giúp công ty thực hiện các hoạt động này một cách chuyên nghiệp và đúng thời gian hơn.
Công ty có nguồn vốn vững mạnh, đủ khả năng chi trả cho các đơn hàng lớn với tỷ lệ nhận hàng và lấy hàng đạt 98% Các nhà cung cấp luôn tin tưởng và hỗ trợ công ty trong việc thực hiện công nợ trong vòng 90 ngày từ ngày đặt hàng, mà không cần huy động hoặc vay mượn từ các tổ chức tài chính.
Công ty Hoàng Minh Phát hiện đang hợp tác với các đối tác trong nước, đảm bảo nguồn hàng đáng tin cậy Trong tương lai, sau khi hoàn thành giai đoạn cơ bản của hệ thống, công ty sẽ mở rộng hợp tác với các nhà cung cấp lớn trên thị trường quốc tế.
Công ty cam kết minh bạch trong các chính sách bảo hiểm và bảo hành sản phẩm, đảm bảo quyền lợi cho khách hàng khi hàng hóa bị lỗi hoặc không thể sử dụng trong quá trình ký kết hợp đồng thương mại.
Từ đó, kịp thời phát hiện những sản phẩm không đảm bảo chất lượng và trả về nhà cung cấp.
Công ty TNHH TM DV Hoàng Minh Phát, mặc dù đã đạt được nhiều thành tích ấn tượng, vẫn đối mặt với một số khó khăn cả về nội bộ lẫn khách quan, điều này đã ảnh hưởng đến khối lượng hàng hóa thu mua cũng như doanh thu mà công ty nhận được.
Hoạt động xây dựng kế hoạch trong ngành hàng hóa gặp nhiều phức tạp do việc chuyển đổi từ quy trình truyền thống sang hệ thống máy tính Sự đặc thù của ngành hàng khiến việc nắm bắt nhu cầu thị hiếu trở nên khó khăn, dẫn đến việc cần nhiều thời gian cho phân tích hành vi khách hàng Đặc biệt, bộ phận mua hàng chỉ thực hiện mua sắm khi có yêu cầu từ phòng kinh doanh, điều này đôi khi dẫn đến tình trạng thiếu hàng và phải mua với giá cao từ bên ngoài Hệ quả là cơ cấu nguồn hàng chưa phong phú và bị hạn chế về nhóm khách hàng.
Một số nhà cung cấp vẫn chưa xây dựng được mối quan hệ bền vững, dẫn đến việc thông tin thường xuyên thay đổi Do đó, khả năng đánh giá thông tin từ các nhà cung cấp này chưa đạt hiệu quả cao.
Chi phí vận chuyển và giao dịch đang gia tăng, đặc biệt đối với các đơn hàng xa Việc phát sinh đơn hàng lớn đôi khi gặp khó khăn do đội ngũ giao nhận bị kẹt hoặc quản lý đội xe không hiệu quả, dẫn đến việc công ty phải sử dụng dịch vụ vận chuyển outsource, làm tăng thêm chi phí vận chuyển.
Việc phối hợp giữa bộ phận Mua hàng, Kho và Giao nhận hàng hóa vẫn chưa được thực hiện một cách đồng bộ, dẫn đến tình trạng thông tin đơn hàng bị bỏ sót và tiềm ẩn nguy cơ mất doanh thu cho công ty.
Mặc dù nhân viên có trình độ cao, nhưng sự thiếu thống nhất trong cách điều độ và phối hợp giữa các phòng ban đã dẫn đến một số hiểu lầm và khó khăn trong quy trình làm việc Việc xử lý đơn hàng còn nhiều bước phức tạp, gây khó khăn trong việc tìm kiếm tài liệu gốc Thêm vào đó, số lượng nhân viên trong bộ phận Thu mua không đủ, đôi khi tạo áp lực lên nhân viên, dẫn đến giảm năng suất làm việc.
1.6.3 Định hướng lĩnh vực hoạt động:
Tìm kiếm các sản phẩm tối ưu nhất
Chất lượng sản phẩm được đặt lên hàng đầu
Xây dựng, tổ chức chương trình, sự kiện truyền thông…
Quảng cáo biển tấm lớn, tập trung mảng Marketing cho Fanpage(sắp thành lập)
Cung cấp các thiết bị y tế chất lượng tốt nhất, nhà cung cấp uy tín
HOẠT ĐỘNG THU MUA HÀNG HÓA CỦA CÔNG TY TNHH
Phân tích về hoạt động thu mua của công ty
2.1.1 Khái niệm, đặc điểm, vai trò của ngành thu mua
Thu mua, hay còn gọi là Purchasing, là một hoạt động quan trọng trong doanh nghiệp, đảm bảo cung cấp đầy đủ vật tư và nguyên vật liệu cho sản xuất cũng như hàng hóa cho các hoạt động của công ty Quá trình thu mua bao gồm nhiều bước, từ việc chuẩn bị và xem xét nhu cầu cho đến tiếp nhận và thanh toán.
Xác định các tiêu chuẩn
Nghiên cứu và lựa chọn nhà cung cấp
Quản lý hợp đồng cung cấp
Thanh toán và sau thanh toán Đặc điểm:
Đảm bảo được các yếu tố: chi phí thấp, thời gian cung ứng nhanh, chất lượng chuỗi cung ứng được cải thiện.
Chủ yếu thực hiện trong chức năng giao dịch, nhận hàng và thanh toán.
Có thể sử dụng trực tiếp nguồn nhân lực, hoặc thuê ngoài (Outsource).
Linh hoạt trong việc đàm phán về chất lượng, giá cả hàng hóa.
Có hai hình thức thu mua hàng hóa chính là thu mua hàng hóa trực tiếp (Purchasing) và thu mua hàng hóa không trực tiếp (MRO-Purchasing: Maintenance Repair Overhaul/Operation Purchasing) Công việc chính của các hình thức này là thu mua thiết bị và vật tư phục vụ cho hoạt động sản xuất.
Bộ phận thu mua tại công ty HMP đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa chi phí và tiết kiệm thời gian, đồng thời phối hợp chặt chẽ với các phòng ban khác để hoàn thiện quy trình mua hàng Mục tiêu là nâng cao hiệu quả mua sắm, từ đó gia tăng hiệu suất cho toàn bộ chuỗi cung ứng.
Hỗ trợ hoàn thiện yêu cầu mua hàng: Xem xét và hỗ trợ các phòng ban hoàn thiện các trường thông tin như số lượng, chất lượng sản phẩm,
Quản lý quy trình mua hàng hiệu quả là yếu tố then chốt trong việc tối ưu hóa hoạt động doanh nghiệp Để đạt được điều này, cần thường xuyên đánh giá và cải thiện các quy trình nội bộ, bao gồm việc phê duyệt đơn mua hàng và tăng cường trao đổi thông tin giữa các phòng ban Việc này không chỉ giúp nâng cao hiệu suất làm việc mà còn đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong quy trình mua sắm.
Quản lý nền tảng cung ứng
2.1.2 Quy trình thu mua của Công ty
Các bước làm việc được thực hiện theo bảng mô tả sau:
Bảng 2.1 Bảng quy trình mua hàng công ty TNHH TM DV Hoàng Minh Phát
Bước thực hiện Nội dung công việc thực hiện
Bước 1: Lập kế hoạch mua hàng
Sản lượng xuất khẩu của kỳ trước, kế hoạch sản xuất và tiêu thụ trong kỳ hiện tại, cùng với tồn kho thực tế và tồn kho định mức (bao gồm tồn tối thiểu và tồn tối đa) là những yếu tố quan trọng cần được xem xét để đảm bảo hiệu quả trong quản lý sản xuất và kinh doanh.
Phòng mua hàng thực hiện kế hoạch mua hàng trong kỳ trên hệ thống.
Hệ thống sẽ tự động tính toán và gợi ý số lượng hàng hóa vật tư, nguyên vật liệu, kế hoạch mua trong kỳ theo công thức sau
- Kế hoạch mua trong kỳ = Tồn tối thiểu - Tồn đầu kỳ + kế hoạch sử dụng
- Kế hoạch sử dụng được tính dựa trên kế hoạch sản xuất, đơn hàng bán hàng và kế hoạch bán hàng.
Bước 2: Lập đơn hàng mua hàng (P/O)
Dựa trên kế hoạch mua hàng hoặc nhu cầu phát sinh đột xuất từ các phòng ban thông qua thông báo qua email hoặc phiếu yêu cầu, phòng mua hàng sẽ tiến hành lập đơn hàng mua (P/O - Purchasing Order) trên hệ thống.
Bước 3: Phê duyệt đơn hàng – hỏi giá
Thực hiện việc tiếp nhận đơn hàng:
Dựa trên lượng tồn kho, nhu cầu sản xuất và kế hoạch sản xuất, nhân viên có thẩm quyền sẽ xem xét và phê duyệt số lượng đơn hàng mua hàng theo quy định của thẩm quyền.
- Phân loại yêu cầu theo nhu cầu
Để yêu cầu báo giá, cần cung cấp đầy đủ thông tin như tên hàng, số lượng, xuất xứ, thời gian nhận hàng, thuế GTGT, phương thức thanh toán và bảo hành Sau đó, gửi yêu cầu này đến các nhà cung cấp tiềm năng và lập bảng phân tích giá để lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất.
Lập bảng giá vốn, gửi cho phòng kế toán kiểm tra và gửi lại cho bộ phận kinh doanh của công ty
Bước 4: Nhập kho theo đơn hàng
Sau khi đơn hàng được phê duyệt và đặt tại nhà cung cấp, hàng hóa sẽ được thực hiện thủ tục nhập kho theo đơn hàng đã đặt Tiếp theo, hàng sẽ trải qua các quy trình thanh toán, cấp phát vật tư và bán hàng cho các phòng ban còn lại.
Thông báo cho kho về lượng hàng hóa và thông tin chi tiết thông qua Phiếu Nhập Kho là bước quan trọng Đồng thời, cần yêu cầu bộ phận Giao nhận thực hiện việc nhận các mặt hàng về kho và lấy hóa đơn về phòng nếu có.
Trong trường hợp hàng hóa bị đổi trả, người mua lô hàng cần thương thảo với nhà cung cấp về đơn hàng mới và quy trình vận chuyển hàng trả lại, đặc biệt khi sản phẩm gặp lỗi hoặc hư hỏng do bảo quản không đúng cách trước khi giao hàng.
Bước 5: Kế toán phê duyệt phiếu nhập kho
Sau khi nhận được chứng từ hóa đơn đầu vào, kế toán sẽ tiến hành phê duyệt phiếu nhập kho, hạch toán giá mua và công nợ, kê khai thuế, sau đó chuyển sang quy trình thanh toán.
Để thực hiện thanh toán cọc trước, PMH cần gửi đề nghị thanh toán kèm theo ghi chú đơn hàng và bổ sung hóa đơn (bao gồm hóa đơn lẻ hoặc hóa đơn VAT) cho bộ phận Kế toán.
Để thực hiện tạm ứng mua hàng, cần lập phiếu tạm ứng và ghi rõ số đơn hàng cùng mã hàng Sau khi nhận hàng, tiến hành đề nghị hoàn ứng và bổ sung hóa đơn (bao gồm hóa đơn lẻ hoặc VAT).
Đối với công nợ, Bộ phận Mua hàng cần thực hiện đề nghị thanh toán, bao gồm thông tin chuyển khoản và đính kèm hóa đơn (hóa đơn lẻ hoặc VAT) để Bộ phận Kế toán lưu trữ cho từng đối tác doanh nghiệp.
Bước 6: Thanh toán – Lưu hồ sơ
Kết quả hoạt động thu mua hàng hóa của công ty năm 2020-2021
2.2.1 Thực trạng thu mua hàng hóa của công ty năm 2021
Về xác định nhu cầu và số lượng hàng
Bộ phận kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc xác định nhu cầu mua hàng của khách hàng và đưa ra các yêu cầu mua hàng phù hợp Dựa trên nhu cầu thực tế, bộ phận kinh doanh sẽ đề xuất mua hàng bổ sung để đáp ứng yêu cầu của khách hàng hoặc bổ sung hàng hóa cho kho của bộ phận kho-giao hàng, đảm bảo quá trình giao hàng diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
Kết quả mua hàng sẽ được phê duyệt bởi Trưởng phòng Kinh doanh và gửi đến phòng Kế toán-Tổng hợp để chờ xác nhận Trưởng phòng Kế toán sẽ xem xét khả năng tài chính của công ty để điều chỉnh giá trị đơn hàng trước khi trình Giám đốc phê duyệt.
Thực trạng Nhà cung cấp của công ty TNHH TM DV HMP
Hình 2.1 Bảng các nhà cung cấp tiêu biểu của công ty TNH TM DV HMP 2021
Công ty hiện đang sử dụng nguồn hàng không truyền thống và thường xuyên thay đổi nhà cung cấp để đáp ứng nhu cầu của khách hàng Việc phụ thuộc vào đơn đặt hàng khiến một số nhà cung cấp cũ không thể đáp ứng yêu cầu Mỗi năm, công ty phát sinh thêm nhiều nhà cung cấp tiềm năng mới, mang đến sự đa dạng về hàng hóa và chế độ ưu đãi phong phú hơn.
Nhà cung ứng hiện tại chưa hoàn toàn đáp ứng nhu cầu đa dạng về chủng loại hàng hóa mà công ty mong muốn nhập, mặc dù họ luôn cung cấp đủ số lượng hàng hóa và đảm bảo thời gian giao hàng tốt.
Năng lực tài chính của nhà cung cấp hiện tại đủ để đáp ứng các đơn hàng vừa và nhỏ của công ty Tuy nhiên, công ty vẫn đang tìm kiếm nhà cung cấp mới có khả năng cung cấp số lượng lớn Việc thay đổi nhà cung cấp có thể gây ra một số bất lợi ban đầu, và đôi khi công ty phải chấp nhận rủi ro để mở ra cơ hội kinh doanh bền vững trong tương lai.
2.2.2 Chỉ tiêu đánh giá công tác quản trị mua hàng, tồn kho của công ty
2.2.2.1 Chỉ tiêu đáp ứng nhu cầu mua hàng
Công ty Hoàng Minh Phát cam kết kiểm tra kỹ lưỡng số PO và yêu cầu từ phòng ban kinh doanh, chỉ thực hiện mua hàng khi các yêu cầu này được phê duyệt, đảm bảo tỷ lệ đơn hàng bán ra đạt doanh thu lý tưởng trên 90%.
2.2.2.2 Chỉ tiêu đảm bảo nguồn vốn doanh nghiệp
Các hoạt động mua bán cần được ghi chép và kiểm kê thường xuyên để đảm bảo lượng hàng thu mua không bị thiếu hụt hoặc dư thừa, nhằm tránh phát sinh chi phí bảo quản và lưu trữ cho doanh nghiệp.
2.2.3 Phân tích chung về lượng hàng thu mua của công ty
Bảng 2.1 Tình hình hoạt động thu mua của công ty 2020-2021
Năm Tồn đầu kỳ Nhập Xuất Tồn cuối kỳ
Nguồn: Tài liệu nội bộ công ty TNHH TM DV Hóa chất HMP
Nhận xét và phân tích:
Vào năm 2021, lượng hàng hóa tồn đầu kỳ đạt 1.477.300 sản phẩm, tăng 138,11% so với năm 2020 với 620.431 sản phẩm Nguyên nhân chính dẫn đến tình trạng này là do các chính sách quản lý tồn kho và chiến lược kinh doanh gặp khó khăn, khiến hàng hóa tồn đọng vào cuối năm trước Bên cạnh đó, hoạt động nhập khẩu từ các nhà cung cấp lâu năm cũng gặp trở ngại do tình trạng thông quan hàng hóa bị trì trệ tại các cửa khẩu, trong khi người tiêu dùng có xu hướng ưu tiên hàng nhập khẩu hơn hàng nội địa, dẫn đến hàng hóa nội địa của công ty bị tồn đọng.
Vào năm 2021, tổng số lượng hàng thu mua giảm mạnh, chỉ đạt 3.311.455 sản phẩm, tương đương 33,92% so với 9.762.394 sản phẩm trong năm 2020 Nguyên nhân của sự sụt giảm này cần được phân tích kỹ lưỡng.
Vào năm 2021, mặc dù đã dự đoán trước tình hình dịch bệnh và giảm lượng hàng nhập, công ty vẫn đảm bảo lượng tồn kho không vượt quá mức cho phép Kết quả là, vào cuối kỳ, lượng tồn kho đã giảm rõ rệt so với năm 2020.
Công ty đang mở rộng lĩnh vực kinh doanh với việc bổ sung ngành vận tải và các sản phẩm liên quan Trong giai đoạn giãn cách xã hội từ tháng 6 đến tháng 9 năm 2021, nhu cầu vận chuyển hàng hóa thiết yếu gia tăng, dẫn đến việc công ty tập trung mạnh mẽ vào lĩnh vực này Tuy nhiên, lượng hàng hóa nhập khẩu trong thời gian này giảm sút do khách hàng không có nhu cầu cao.
Công ty đã tái hợp tác với một số nhà cung cấp không đạt tiêu chuẩn chất lượng và tăng cường kiểm tra nguồn hàng nhập kho Nhằm đáp ứng xu hướng tiêu dùng, công ty cũng đã phân bổ đồng đều hàng hóa có nguồn gốc ngoại và nội địa.
Về lượng hàng xuất ra, năm 2021 công ty xuất 4106763 sản phẩm, tức chiếm
Tỷ lệ 46,11% so với năm 2020 đạt 8.905.525, chủ yếu do sự thay đổi trong thị hiếu người tiêu dùng và lượng hàng nhập khẩu hạn chế Sản phẩm chủ yếu được cung cấp cho các bệnh viện lớn, tổ chức và khách hàng lâu năm.
Công ty đã linh hoạt mở rộng lĩnh vực kinh doanh dịch vụ, đáp ứng nhu cầu người tiêu dùng và giảm tồn kho so với năm 2020 Bằng cách nắm bắt nhu cầu hàng hóa theo thời điểm cụ thể và đầu tư vào sản phẩm chủ lực từng quý, số lượng hàng hóa bị trả về đã giảm đáng kể, thể hiện nỗ lực chuyển mình sang công nghệ số.
2.2.4 Phân tích sản lượng thu mua theo mặt hàng
Phương trình kinh tế: ∑ Q n = ∑ Q Tổngcác mặt hàng (sản phẩm)
2.2.4.1 Phân tích sản lượng theo loại hàng Hóa chất
Bảng 2.2.Lượng hàng thu mua năm 2020-2021 theo loại hàng Hóa chất
Năm Tồn đầu kỳ Nhập Xuất Tồn cuối kỳ
Nguồn: Tài liệu nội bộ công ty TNHH TM DV Hóa chất HMP
Nhận xét và phân tích:
Năm 2021, lượng hàng hóa tồn kho giảm còn 608.430 sản phẩm, giảm 855.231 sản phẩm so với năm 2020 (1.473.812 sản phẩm) Công ty đã giảm lượng hàng thu mua xuống 2.972.455 sản phẩm, so với 9.037.806 sản phẩm năm 2020 Lượng xuất hàng cũng giảm nhẹ, chỉ còn 3.805.515 sản phẩm, dẫn đến lượng hàng lưu kho cuối năm giảm xuống còn 640.752 sản phẩm Nguyên nhân của sự giảm sút này chủ yếu xuất phát từ các yếu tố khách quan.