Mục tiêu nghiên cứu
Đối với Công ty: Đánh giá được hoạt động thu mua hàng hóa, dựa theo thời gian và số lượng hàng nhập-xuất và đề xuất ra các hướng phát triển, những kiến nghị cho hoạt động thu mua trở nên hiệu quả và tốt hơn. Đối với sinh viên làm đề tài báo cáo: Tích lũy thêm kinh nghiệm và đưa ra những giải pháp cho sự phát triển của công ty.
Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp phân tích thống kê, tổng hợp số liệu và đánh giá sơ bộ tình hình kinh doanh của công ty, và phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động thu mua của công ty.
Kết cấu của đề tài
Ngoài lời mở đầu và kết luận, đề tài được trình bày trong 3 chương với các nội dung cơ bản:
Chương 1: Giới thiệu về công ty.
Chương 2: Hoạt động thu mua của công ty TNHH TM và DV HMP
Chương 3: Giải pháp và kiến nghị.
GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY
Tổng quan về công ty
Tên công ty: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ HÓA CHẤT HOÀNG MINH PHÁT
Tên công ty bằng tiếng nước ngoài: HOANG MINH PHAT CHEMICAL TRADING SERVICE COMPANY LIMITED (HOANG MINH PHAT CTS CO., Ltd) Địa chỉ trụ sở chính: 56/14A Trần Bình Trọng, phường 5, quận Bình Thạnh, thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam.
Công ty được chứng nhận đăng ký doanh nghiệp Công ty TNHH Một Thành Viên vào năm 2017 do Sở Kế hoạch Đầu tư thành phố Hồ Chí Minh cấp vào ngày 20 tháng11.
Chức năng hoạt động của công ty
Cung cấp các sản phẩm hóa chất cho khách hàng, phân phôi hàng hóa đến các cơ sở đại lý Luôn luôn đồng hành cùng Khách hàng để tạo nên mối quan hệ ngày càng gắn kết, cùng nhau phát triển thịnh vượng, đồng thời góp phần tạo nên một môi trường xanh, sạch cho xã hội.
HMP với định hướng trở thành một công ty cung cấp hóa chất, thiết bị y tế lớn mạnh, phát triển bền vững trên cơ sở kết hợp sức mạnh tri thức, tính doàn kết tập thể và công nghệ ở một tầm cao mới Với kết cấu ọn nhẹ, khả năng tài chính vững mạnh và kinh doanh ổn định, phương pháp quản trị doanh nghiệp áp dụng công nghê thông tin.
Sự hài lòng của khách hàng là quan trọng nhất Điều này được thể hiện qua từng dịch vụ, sản phẩm Công ty cung cấp Những nguyên tắc được xây dựng trong phục vụ khách hàng: Đáp ứng nhanh chóng và hiệu quả mọi yêu cầu của khách hàng. Đảm bảo sự hoạt động liên tực đối với các dịch vụ mà Công ty cung cấp Đảm bảo sự cung cấp dịch vụ với giá cả hợp lý và sức cạnh tranh cao.
Luôn quan tâm đến chính sách đào tạo nhân viên để đảm bảo tính chuyên môn cao.
Ngành nghề hoạt động
Công ty hiện đang tập trung chuyên môn và nguồn lực tài chính cho các lĩnh vực hoạt động sau:
Cung cấp hóa chất: dệt nhuộm; xử lý nước thải; y tế; xây dựng; hệ thống bán lẻ. Thiết bị y tế: thiết bị khử khuẩn; vật tư y tế tiêu hao; đồng phục trong bệnh viện; thiết bị y tế (đồ bảo hộ, khẩu trang, nhiệt kế)
Dịch vụ vận chuyển: Vận chuyển hàng hóa và cho thuê xe tại tp.HCM; sản phẩm dịch vụ sửa chữa, phụ kiện xe.
Sơ đồ bộ máy tổ chức và chức năng các phòng ban
1.4.1 Sơ đồ cơ cấu của tổ chức
Hình 1.1 Sơ đồ phòng ban (theo cấp độ từ cao đến thấp) công ty
HMP 1.4.2 Chức năng của các phòng ban
Cơ cấu tổ chức trong công ty được bố trí theo mô hình chiến lược do Ban Giám đốc đề ra với phương châm “Đơn giản – Hiệu quả”, Công ty yêu cầu vào sự phối hợp chặt chẽ giữa các trung tâm chức năng và phòng ban hỗ trợ.
Cơ cấu còn được thể hiện theo mô hình thông tin hai chiều tương tác, cho phép mệnh lệnh cấp cao nhất đi theo đường ngắn nhất, rõ nhất tới mọi nhân viên Công ty hiện cũng thực hiện hệ thống quản trị trực tuyến để đặt công việc lên hàng đầu, đảm bảo kế hoạch đề ra theo yêu cầu Cụ thể:
Là thành phần đứng đầu của công ty, Ban giám đốc bao gồm Tổng Giám đốc, Phó Giám đốc, Giám đốc tư vấn, là phòng ban định hướng chiến lược và quyết định những yêu cầu từ các phòng ban dưới.
Thiết lập hệ thống quản trị phù hợp với văn hóa công ty, bao gồm việc tạo khuôn khổ, dựa trên các chính sách, quy định (do phòng dự án, phòng hành chính lập)
Giám sát và điều khiến những báo cáo tổng hợp các phòng ban đưa ra.
Lập kế hoạch cho sự phát triển bền vững, lâu dài của công ty.
Ra quyết định đồng ý, hoặc bãi bỏ những nhu cầu của phòng ban, nhân viên.
Xây dựng mối quan hệ với giới truyền thông, chỉ định nhân viên phù hợp cho các kênh báo chí, tiếng nói của Công ty. Đề ra những phương án khi xảy ra những thông tin xuyên tạc, ảnh hưởng xấu đến công ty.
Kết nối với bộ phận Marketing , Phòng Kỹ thuật để quản lý trang web, Fanpage và sự hiện diện của công ty trên mạng xã hội, thông tin đại chúng Bộ phận này cũng lên kế hoạch, MC, buổi diễn thuyết, tạo điều kiện cho các đối tác tham quan công ty.
Xây dựng chiến lược và kế hoạch phát triển CNTT trong từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp.
Thực hiện báo cáo về tình trạng hoạt động của hệ thống, đề ra hướng giải quyết sự cố liên quan đến hệ thống máy tính của công ty. Điều hành và quản lý hoạt động các server, quản lý hoạt động CNTT.
Lên kế hoạch tham mưu, tư vấn cho Ban Giám đốc công ty về các vấn đề thực hiện quá trình, thực hiện các dự án.
Tổng hợp thông tin liên quan đến doanh nghiệp để xây dựng hồ sơ năng lực cho doanh ngiệp khi tham gia đấu thầu.
Trong cuối năm nay, công ty dự định tách nhóm Thu mua thành một bộ phận riêng biệt, vì sự cần thiết của Phòng ban này với nhu cầu tối thiểu chi phí cho công ty.
Kết hợp với phòng Kinh doanh về phân tích hành vi khách hàng, các chiến lược phát triển doanh thu.
Tạo chiến lược phát triển sản phẩm, quản lý đa kênh, tìm ra những phương án thu hút khách hàng, đánh giá hiệu quả các bài truyền thông của Phòng ban Truyền thông
Kết hợp với Phòng web/SEO để tối ưu hóa cách truyền thông công ty trên thị trường.
Nghiên cứu thị trường, tìm kiếm khách hàng tiềm năng, cung cấp các sản phẩm của công ty phù hợp với thị hiếu của họ.
Góp phần vào chiến lược Marketing, đưa các biện pháp kinh doanh theo từng thời điểm.
Theo dõi, hối thúc tiến độ hoàn thành đơn hàng của các phòng ban liên quan
Bộ phận Chăm sóc Khách hàng
Nhận mọi thông tin về khiếu nại của khách hàng, đưa ra phương hướng xử lý, trình cấp trên xin ý kiến và thảo luận tại cuộc họp giao ban.
Lên kế hoạch thăm hỏi khách hàng thường xuyên của công ty Tổ chức thực hiện, kiểm tra, giám sát, điều chỉnh kế hoạch Ghi nhận ý kiến của khách hàng để cải tiến doanh nghiệp.
Tổ chức thực hiện đo lường mức độ hài lòng của khách hàng Tìm hiểu nguyên nhân gây ra các đánh giá không tốt, chưa đạt của khách hàng, đề xuất giải pháp cải tiến
Phòng kế toán-tổng hợp
Thực hiện công việc về nghiệp vụ chuyên môn tài chính kế toán theo quy định của Nhà nước
Theo dõi sự vận động vốn kinh doanh của doanh nghiệp dưới mọi hình thái và cố vấn cho Ban lãnh đạo về các vấn đề liên quan.
Tham mưu cho Ban Tổng Giám đốc về chế độ kế toán và những thay đổi qua từng thời kỳ trong hoạt động kinh doanh.
Cùng với các bộ phận khác tạo nên mạng lưới thông tin quản lý nhân sự, tài chính,…
Hiện tại, phòng KT có Nhóm thu mua hàng hóa, và nhóm này có chức năng chuẩn bị các hồ sơ, đơn hàng, giấy tờ, chứng từ để ký kết với các nhà cung cấp uy tín; trình bày những phương án mua hàng với giá ưu đãi để tiết kiệm chi phí cho công ty. Nhóm mua hàng cũng liên kết với phòng kinh doanh để lập các chứng từ cần thiết cho hoạt động thu mua hàng hóa.
Dự kiến trong năm 2022, hoạt động thu mua sẽ được chia thành một phòng ban riêng biệt, vì tính cấp thiết của hoạt động này với việc tăng doanh thu chung của công ty.
Phòng hành chính-nhân sự:
Tiếp nhận và xử lý các công việc nội bộ trong doanh nghiệp.
Tiếp khách, xử lý các công văn mà khách hàng gửi tớiTổ chức sắp xếp hội thảo, hội nghị cho công ty
Lưu trữ, phát hành văn bản, con dấu và chịu trách nhiệm trước ban giám đốc và pháp luật về tính pháp lý. Đảm bảo an toàn lao động, vệ sinh trong công ty, lên kế hoạch tập huấn về bảo hộ lao động
Tổ chức kiểm tra sức khỏe thường xuyên cho người lao động
Lập kế hoạch và triển khai công tác tuyển dụng nhằm đáp ứng nhu cầu hoạt động của doanh nghiệp.
Thông báo các quy định, chính sách của công ty cho nhân viên: Ca làm việc, tài khoản cá nhân, chính sách lương thưởng, chế độ bảo hiểm, nghỉ phép…
Tiến hành lập kế hoạch và triển khai đào tạo cho nhân viên cũ để nâng cao kiến thức, kỹ năng đáp ứng yêu cầu công việc.
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm 2020-2021
Bảng 1.1 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh công ty 2020-2021
STT Chỉ tiêu Năm 2021 Năm 2020
(Nguồn: Kết quả hoạt động kinh doanh năm 2021)
Dựa vào bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm 2021 của doanh nghiệp,lợi nhuận sau thuế của công ty đạt 4.189 tỷ đồng, tăng thêm 810.714 triệu đồng (tăng thêm 24%) so với cùng kỳ năm 2020 (3.379 tỷ đồng) Nguyên nhân xuất phát từ các yếu tố:
- Doanh thu bán hàng có sự tăng trưởng tốt mặc dù đối mặt với thời gian dịch bệnh kéo dài, cụ thể doanh thu 2021 là 67,376,468 tỷ đồng, tăng thêm 8,821,275 tỷ so với năm 2020 Có thể thấy sự điều chỉnh trong cách bán hàng đã giúp công ty có được mức doanh thu cao hơn kỳ vọng.
- Chi phí bán hàng giảm đáng kể trong năm 2021, từ 989,562,000 triệu đồng xuống còn 854,781,111 triệu đồng, tức chi phí bán hàng năm 2021 chiếm 86,37% so với năm 2020 Loại bỏ một số thủ tục và linh hoạt trong cách vận chuyển hàng là những chính sách công ty áp dụng để hạn chế chi phí bán hàng này.
- Chi phí tài chính giảm 44.377 triệu đồng do sự chênh lệch tỷ giá, tiền lãi gửi ngân hàng, chi phí lãi vay cũng giảm do thị trường thế giới biến động.
- Tình hình quản lý doanh nghiệp có hiệu quả do các chính sách nhân sự, phân bổ nhân viên hợp lý và các chính sách cắt giảm nhân sự khi phần chi phí quản lý năm 2021 là 658.922 triệu đồng, thấp hơn so với cùng kỳ năm 2020 (889.562 triệu đồng).
Tóm lại, mức lợi nhuận sau thuế tăng nhiều, dù sự diễn biến khách quan của dịch bệnh Covid-19 đã khiến doanh nghiệp phải hoạt động linh hoạt hơn, cắt giảm một vài chi phí hoạt động, đặc biệt là chuyển xu hướng hoạt động sang hình thức trực tuyến; đó cũng là một sự chuyển biến mới cho công ty TNHH TM DV HMP.
Thuận lợi, khó khăn và định hướng phát triển của công ty
Công ty đạt được những nền tảng tốt khi áp dụng công nghệ tiên tiến vào việc quản trị hàng hóa và nhân lực Ngoài ra, các dự án được đầu tư với các tiêu chuẩn quốc tế, đảm bảo chất lượng và tiến độ giao cho khách hàng. Đội ngũ tư vấn, chuyên viên được đào tạo chuyên môn cao
Linh hoạt phương án bán hàng qua các thời kỳ, tận dụng những cơ hội tiềm năng và bán hàng mới mức giá hợp lý.
Từ khi thành lập vào năm 2017 đến hiện tại, công ty đã có được những mối quan hệ đối tác với nhiều nhà cung cấp uy tín, hợp đồng kinh doanh lâu dài với nhiều công ty: Nhà máy Hóa chất Biên Hòa, côn ty TNHH Nguyên liệu Đóng gói Miền Nam, Công ty CP Mía đường sông Lam,…và hiện công ty cũng đang mở rộng thêm mối quan hệ với các đối tác lớn hơn Mục tiêu trong năm 2022 sẽ liên kết thêm được 3-5 doanh nghiệp có tầm ảnh hưởng trong ngành công nghiệp hóa chất, từ đó thể hiện mức độ uy tín của doanh nghiệp trên thị trường. Đối với khách hàng , công ty TNHH TM DV Hoàng Minh Phát cũng đang hợp tác thuận lợi với các bệnh viện lớn trong khu vực thành phố Hồ Chí Minh: Bệnh viện
Từ Dũ, bệnh viện Chợ Rẫy, và là nhà cung cấp đáng tin cậy của họ kể từ khi thành lập.
Công tác mua hàng luôn dựa trên quy luật bình đẳng và 90% là những đối tác làm việc lâu dài Ngoài ra, nhiều nhà cung ứng hàng luôn tạo nhiều chính sách ưu đãi với công ty Hoàng Minh Phát, và công ty luôn nhận được mức chiết khấu cao trong những lô hàng lớn, cụ thể vào đầu tháng 1 và giữa năm (tháng 6-8)
Các hoạt động khác tại kho và giao nhận: Quá trình chuyển sang công nghệ hóa hệ thống công ty đã giúp việc kiểm kê số lượng kho và giao nhận hàng cho khách chuyên nghiệp hơn và đúng giờ hơn.
Nguồn vốn công ty có đủ khả năng chi trả cho những đơn hàng lớn, và tỷ lệ nhận hàng và lấy hàng cực kỳ cao (98%), đồng thời các nhà cung cấp vẫn luôn tin tưởng và hỗ trợ việc thực hiện công nợ trong thời gian 90 ngày kể từ ngày đặt hàng, mà công ty không cần phải huy động hoặc mượn nợ từ các tổ chức tài chính.
Hiện tại công ty vẫn đang làm việc với những đối tượng trong nước nên khả năng có nguồn hàng đáng tin cậy luôn cao Trong tương lai, sau khi hoàn thành giai đoạn cơ bản của hệ thống, công ty Hoàng Minh Phát sẽ hướng tới các nhà cung cấp lớn ở thị trường quốc tế.
Công ty luôn rõ ràng trong các chính sách bảo hiểm, bảo hành hàng hóa trong trường hợp hàng bị lỗi, không thể sử dụng trong lúc ký kết các hợp đồng thương mại.
Từ đó, kịp thời phát hiện những sản phẩm không đảm bảo chất lượng và trả về nhà cung cấp.
Bên cạnh những thành tích đáng khen ngợi, công ty TNHH TM DV Hoàng Minh Phát vẫn tồn tại một số khó khăn nội bộ và khách quan, gây ảnh hưởng đến lượng hàng thu mua và doanh thu nhận được
Hoạt động xây dựng kế hoạch vẫn gặp nhiều phức tạp do phải chuyển đổi quy trình truyền thống sang hệ thống trên máy tính Vì ngành hàng hóa mang tính đặc thù nên khó nắm bắt nhu cầu của thị hiếu, do đó luôn phải dành nhiều thời gian cho hoạt động lên kế hoạch phân tích hành vi khách hàng Đặc biệt, chỉ khi phòng kinh doanh có yêu cầu thì bộ phận mua hàng mới có thể mua hàng mà không cần quá nhiều nhu cầu dự trữ, nên đôi khi hàng thiếu buộc phải mua ngoài với mức giá cao Từ đó, cơ cấu về nguồn hàng chưa thực sự phong phú và bị hạn chế nhóm khách hàng.
Có một số nhà cung cấp chưa thể tạo mối quan hệ lâu dài, thông tin thường xuyên bị biến động Khả năng đánh giá thông tin nhà cung cấp chưa thực sự hiệu quả.
Chi phí vận chuyển và giao dịch còn cao, đặc biệt là các chi phí vận chuyển cho những đơn hàng xa Đôi lúc phát sinh những đơn hàng lớn nhưng đội ngũ giao nhận, vì lý do kẹt đơn hàng hoặc quản lý đội xe chưa hiệu quả, khiến công ty buộc dùng hình thức vận chuyển outsource(nguồn ngoài) gây ra lượng chi phí vận chuyển bị hao hụt.
Vẫn chưa thể phối hợp đều đặn giữa bộ phận Mua hàng, Kho và Giao nhận hàng hóa, thông tin đơn hàng đôi lúc bị bỏ sót, gây nguy cơ mất doanh thu cho công ty.
Trình độ nhân viên dù cao nhưng cách điều độ, phối hợp giữa các phòng ban không thống nhất đã gây nên một số hiểu lầm, khó khăn trong cách làm việc Cách xử lý đơn hàng đến còn nhiều quy trình, gây khó khăn khi tìm kiếm tài liệu gốc Mặt khác, lượng nhân viên trong bộ phận Thu mua không nhiều, đôi lúc gây áp lực làm việc lên nhân viên, khiến năng suất giảm mạnh.
1.6.3 Định hướng lĩnh vực hoạt động:
Tìm kiếm các sản phẩm tối ưu nhất
Chất lượng sản phẩm được đặt lên hàng đầu
Xây dựng, tổ chức chương trình, sự kiện truyền thông…
Quảng cáo biển tấm lớn, tập trung mảng Marketing cho Fanpage(sắp thành lập)Cung cấp các thiết bị y tế chất lượng tốt nhất, nhà cung cấp uy tín
HOẠT ĐỘNG THU MUA HÀNG HÓA CỦA CÔNG TY TNHH
Phân tích về hoạt động thu mua của công ty
2.1.1 Khái niệm, đặc điểm, vai trò của ngành thu mua
Khái niệm: Thu mua (hay còn gọi là Purchasing), là một trong những hoạt động quan trọng của một doanh nghiệp Hoạt động này đảm bảo cung cấp đầy đủ vật tư, nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất, hàng hóa cho hoạt động của công công ty dù là hoạt động lớn hay thường ngày Thu mua bao gồm nhiều quá trình như chuẩn bị và xem xét các nhu cầu, sau đó tiếp nhận và thanh toán, cụ thể:
Xác định các tiêu chuẩn
Nghiên cứu và lựa chọn nhà cung cấp Phân tích giá trị
Tài chính Đàm phán giá cả
Quản lý hợp đồng cung cấp
Thanh toán và sau thanh toán Đặc điểm: Đảm bảo được các yếu tố: chi phí thấp, thời gian cung ứng nhanh, chất lượng chuỗi cung ứng được cải thiện.
Chủ yếu thực hiện trong chức năng giao dịch, nhận hàng và thanh toán.
Có thể sử dụng trực tiếp nguồn nhân lực, hoặc thuê ngoài (Outsource)
Linh hoạt trong việc đàm phán về chất lượng, giá cả hàng hóa.
Có hai hình thức thu mua hàng hóa, bao gồm thu mua hàng hóa trực tiếp(Purchasing) và Thu mua hàng hóa không trực tiếp (MRO-Purchasing: Maintenance Repair Overhaul/Operation Purchasing), với công việc chính là thu mua các thiết bị, vật tư phục vụ sản xuất.
Vai trò: Vai trò ưu tiên hàng đầu của bộ phận thu mua trong công ty HMP là tối ưu hóa chi phí và tiết kiệm thời gian Hoạt động của phòng thu mua sẽ gắn liền với hoạt động của các phòng ban khác, hướng đến việc hoàn thiện và phát triển các quy trình, hiệu quả mua hàng, mang lại hiệu suất cho toàn chuỗi cung ứng Cụ thể là:
Hỗ trợ hoàn thiện yêu cầu mua hàng: Xem xét và hỗ trợ các phòng ban hoàn thiện các trường thông tin như số lượng, chất lượng sản phẩm,
Quản lý quy trình mua hàng hiệu quả: Thường xuyên đánh giá, cải thiện các quy trình nội bộ như: phê duyện đơn mua hàng, trao đổi thông tin giữa các phòng ban.
Quản lý nền tảng cung ứng
2.1.2 Quy trình thu mua của Công ty
Các bước làm việc được thực hiện theo bảng mô tả sau:
Bảng 2.1 Bảng quy trình mua hàng công ty TNHH TM DV Hoàng Minh Phát
Bước 1: Lập kế hoạch mua hàng
Nội dung công việc thực hiện
Sản lượng xuất của kỳ trước; Kế hoạch sản xuất trong kỳ, kế hoạch tiêu thụ trong kỳ; Tồn kho thực tế, tồn kho định mức “tồn tối thiểu,tồn tối đa”
Phòng mua hàng thực hiện kế hoạch mua hàng trong kỳ trên hệ thống.
Hệ thống sẽ tự động tính toán và gợi ý số lượng hàng hóa vật tư, nguyên vật liệu, kế hoạch mua trong kỳ theo công thức sau
- Kế hoạch mua trong kỳ = Tồn tối thiểu - Tồn đầu kỳ + kế hoạch sử dụng
- Kế hoạch sử dụng được tính dựa trên kế hoạch sản xuất, đơn hàng bán hàng và kế hoạch bán hàng.
Căn cứ vào kế hoạch mua hàng hoặc phát sinh nhu cầu đột xuất(thông báo mail hoặc có phiếu yêu cầu mua vật tư trực tiếp từ các phòng ban), phòng mua hàng sẽ thực hiện lập đơn hàng mua hàng (P/O- Puchasing Order) trên hệ thống,
Bước 3: Phê duyệt Thực hiện việc tiếp nhận đơn hàng: đơn hàng – hỏi giá
- Căn cứ vào lượng tồn kho, nhu cầu sản xuất, kế hoặc sản xuất …, thẩm quyền quy định, nhân viên có thẩm quyền duyệt số lượng của đơn hàng mua hàng
- Phân loại yêu cầu theo nhu cầu
- Lập yêu cầu báo giá đầy đủ thông tin cần thiết về : tên hàng, số lượng, xuất xứ, thời gian nhận hàng, thuế GTGT, thanh toán, bảo
Bước 2: Lập đơn hàng mua hàng
(P/O) hành và gửi cho các nhà cung cấp tiềm năng; đồng thời lập bảng phân tích giá và quyết định nhà cung cấp phù hợp nhất.
Lập bảng giá vốn, gửi cho phòng kế toán kiểm tra và gửi lại cho bộ phận kinh doanh của công ty
- Sau khi đơn hàng đã được phê duyệt và đặt hàng tại nhà cung cấp, hàng về sẽ tiến hàng thủ tục nhập kho theo đơn hàng đã đặt và chuyển qua các quy trình: Thanh toán và quy trình cấp phát vật tư, quy trình bán hàng cho các phòng ban còn lại.
Bước 4: Nhập kho - Thông báo cho kho về lượng hàng hóa, thông tin chi tiết của hàng theo đơn hàng hóa thông qua Phiếu Nhập Kho Đồng thời yêu cầu Giao nhận cần đi nhận các mặt hàng về kho và lấy hóa đơn về phòng (nếu có).
- Trong trường hợp hàng đổi trả, người trách nhiệm mua lô hàng cần giải quyết vấn đề với nhà cung cấp về đơn hàng mới, vận chuyển trả lại(khi hàng có lỗi, hàng hư hỏng do bảo quản không tốt trước khi vận chuyển.
Bước 5: Kế toán Sau khi có chứng từ hóa đơn đầu vào kế toán phê duyệt phiếu nhập phê duyệt phiếu kho và hạch toán giá mua, công nợ, kê thuế và chuyển qua quy nhập kho trình thanh toán.
- Đối với thanh toán cọc trước: Yêu cầu PMH làm đề nghị thanh toán, ghi chú đơn hàng, và bổ sung hóa đơn ( hóa đơn lẻ hoặcVAT) cho bộ phận Kế toán.
Bước 6: Thanh toán – Lưu hồ sơ
- Đối với tạm ứng mua hàng: Làm phiếu tạm ứng, ghi chú số đơn hàng, mã hàng, sau đó làm đề nghị hoàn ứng, bổ sung hóa đơn ( hóa đơn lẻ hoặc VAT) sau khi nhận hàng.
- Đối với công nợ: Bộ phận Mua hàng làm đề nghị thanh toán ( có ghi thông tin chuyển khoản), đính kèm hóa đơn (hóa đơn lẻ hoặc VAT) cho Bộ phận Kế toán lưu trữ đối với từng đối tác doanh nghiệp.
Kết quả hoạt động thu mua hàng hóa của công ty năm 2020-2021
2.2.1 Thực trạng thu mua hàng hóa của công ty năm 2021
Về xác định nhu cầu và số lượng hàng
- Bộ phận kinh doanh sẽ đưa ra các yêu cầu mua hàng, tùy theo nhu cầu của khách hàng, hoặc yêu cầu cần mua bổ sung hàng hóa về kho của bộ phận kho-giao hàng.
- Kết quả được duyệt thông qua Trưởng phòng Kinh doanh và gửi yêu cầu đến phòng Kế toán-Tổng hợp, chờ Trưởng phòng xác nhận Đồng thời, trưởng phòng Kế toán sẽ dựa trên khả năng tài chính của công ty, điều phối giá trị đơn hàng và chờ Giám đốc phê duyệt kết quả mua hàng.
Thực trạng Nhà cung cấp của công ty TNHH TM DV HMP
Hình 2.1 Bảng các nhà cung cấp tiêu biểu của công ty TNH TM DV HMP 2021
Nguồn hàng hiện tại của công ty không mang tính truyền thống, công ty thường xuyên thay đổi nhà cung cấp vì công ty phụ thuộc vào đơn đặt hàng của khách hàng nên đôi khi những nhà cung cấp cũ không thể đáp ứng yêu cầu Mỗi năm đều phát sinh thêm nhà cung cấp tiềm năng mới, đa dạng hơn về hàng hóa và đa dạng về chế độ ưu đãi
Về khả năng cung ứng : Nhà cung ứng hiện tại chưa đáp ứng được hoàn toàn nhu cầu của công ty về sự phong phú của chủng loại hàng hóa công ty muốn nhập, nhưng về lượng hàng và thời gian nhập hàng thì luôn đáp ứng tốt.
Năng lực tài chính của nhà cung cấp hiện tại vẫn có thể đáp ứng các đơn hàng vừa và nhỏ của công ty Tuy nhiên, công ty vẫn chưa tìm được nhà cung ứng với số lượng lớn nên nhu cầu tìm nhà cung cấp mới vẫn luôn được thực hiện Sự thay đổi sẽ gây vài bất lợi lúc ban đầu cho công ty, và đôi lúc công ty phải chấp nhận mạo hiểm để có được cơ hội kinh doanh lâu dài.
2.2.2 Chỉ tiêu đánh giá công tác quản trị mua hàng, tồn kho của công ty
2.2.2.1 Chỉ tiêu đáp ứng nhu cầu mua hàng.
Công ty Hoàng Minh Phát luôn kiểm tra kỹ càng số PO và yêu cầu từ phòng ban kinh doanh và thực hiện mua hàng khi những yêu cầu này được chấp thuận ( tỷ lệ đơn hàng bán ra đạt doanh thu lý tưởng trên 90%).
2.2.2.2 Chỉ tiêu đảm bảo nguồn vốn doanh nghiệp
Những hoạt động mua bán cần ghi lại, kiểm kê nhiều lần và đảm bảo lượng hàng thu mua không được thiếu, hoặc thừa và gây tốn chi phí bảo quản, lưu trữ của doanh nghiệp.
2.2.3 Phân tích chung về lượng hàng thu mua của công ty
Bảng 2.1 Tình hình hoạt động thu mua của công ty 2020-2021.
Năm Tồn đầu kỳ Nhập Xuất Tồn cuối kỳ
Nguồn: Tài liệu nội bộ công ty TNHH TM DV Hóa chất HMP
Nhận xét và phân tích:
Về lượng hàng hóa tồn đầu kỳ , năm 2021 lượng tồn hàng là 1477300 sản phẩm, tức tăng thêm 138,11% so với năm 2020 là 620431 sản phẩm Nguyên nhân khách quan xuất từ những chính sách quản lý tồn kho cùng chiến lược kinh doanh gặp nhiều trở ngại khiến lượng hàng tồn đọng nhiều vào cuối năm trước Đồng thời, hoạt động nhập khẩu các nguồn hàng của các nhà cung cấp lâu năm gặp trở ngại, khi thông quan hàng hóa bị trì trệ ở các cửa khẩu và tâm lý người tiêu dùng lại ưu tiên sử dụng các hàng nhập khẩu hơn nội địa khiến những hàng trong nước mà Công ty nhập về bị tồn đọng.
Về tổng số lượng hàng thu mua năm 2021 giảm rõ rệt khi 9762394 sản phẩm mua về trong năm 2020 còn 3311455vào năm 2021, tức lượng hàng mua vào chỉ chiếm33.92% so với năm trước Nguyên nhân xuất phát từ:
- Tình hình khách quan của dịch bệnh 2021, dù đã lường trước và nhập hàng ít hơn, đảm bảo lượng tồn kho không quá mức cho phép, công ty đã thành công khi lượng tồn kho năm 2021 giảm đi rõ rệt so với năm 2020 vào cuối kỳ.
- Công ty đang mở rộng lĩnh vực kinh doanh, thêm ngành nghề mới gồm vận tải và các sản phẩm của vận tải Trong thời gian giãn cách xã hội (6-9/2021), nhu cầu vận chuyển hàng hóa thiết yếu cũng được công ty đẩy mạnh hơn Từ đó, lượng hàng hóa chất trong thời gian này không nhập nhiều vì khách hàng không có nhu cầu.
- Công ty cũng đã làm việc lại với một số nhà cung cấp không đảm bảo tiêu chuẩn chất lượng hàng hóa và kiểm tra gắt hơn các nguồn hàng nhập vào kho Đồng thời, nhận thấy nhu cầu hàng ngoại địa chiếm xu thế, công ty phân bổ đều lượng hàng có nguồn gốc nước ngoài và nguồn gốc trong nước.
Về lượng hàng xuất ra, năm 2021 công ty xuất 4106763 sản phẩm, tức chiếm
46.11% với năm 2020 là 8905525 Nguyên nhân chủ yếu xuất phát từ thị hiếu người dùng và lượng hàng nhập về không nhiều, chỉ tập trung xuất cho các bệnh viện lớn và các tổ chức, khách hàng lâu năm.
Như vậy, công ty đã linh hoạt hơn trong việc mở rộng lĩnh vực kinh doanh dịch vụ phù hợp với thị hiếu người tiêu dùng, hạn chế được mức tồn kho như năm 2020. Nắm bắt được nhu cầu hàng hóa vào các thời điểm cụ thể, đầu tư vào các sản phẩm chủ lực của từng quý Số lượng hàng hóa bị trả về cũng giảm đi rất nhiều, thể hiện sự nỗ lực trong quá trình chuyển mình sang công nghệ số như hiện tại.
2.2.4 Phân tích sản lượng thu mua theo mặt hàng
Phương trình kinh tế: ∑ Q n = ∑ Q Tổngcác mặt hàng (sản phẩm)
2.2.4.1 Phân tích sản lượng theo loại hàng Hóa chất
Bảng 2.2.Lượng hàng thu mua năm 2020-2021 theo loại hàng Hóa chất
Năm Tồn đầu kỳ Nhập Xuất Tồn cuối kỳ
Nguồn: Tài liệu nội bộ công ty TNHH TM DV Hóa chất HMP
Nhận xét và phân tích:
Năm 2021, lượng hàng hóa chất tồn lại 608430 sản phẩm, giảm 855231 sản phẩm so với năm 2020 là 1473812 Trong năm, Công ty cũng đã giảm lượng hàng thu mua xuống 2972455 sản phẩm so với năm 2020 là 9037806 sản phẩm Với lượng tồn kho lớn và thu mua ít hóa chất, lượng xuất hàng đi cũng giảm nhẹ còn 3805515 sản phẩm vào năm 2021, từ đó lượng hàng lưu lại trong kho vào cuối kỳ năm này cũng xu hướng giảm theo, còn 640752 sản phẩm Nguyên nhân khách quan xuất phát từ
