Đang tải... (xem toàn văn)
Đề cương Quản trị văn phòng Học viện Hành chính Quốc gia Đề cương Quản trị văn phòng Học viện Hành chính Quốc gia Đề cương Quản trị văn phòng Học viện Hành chính Quốc gia vĐề cương Quản trị văn phòng Học viện Hành chính Quốc giaĐề cương Quản trị văn phòng Học viện Hành chính Quốc gia
CHƯƠNG 1 Câu 1: Anh (chị), hãy nêu và phân tích khái niệm VP Cho ví dụ minh hoạ - Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho hoạt động điều hành của lãnh đạo, giúp nhà lãnh đạo điều hành công việc, đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức đó - Ví dụ: + Văn phòng Quốc hội là cơ quan tham mưu, giúp việc cao nhất của Quốc hội, thực hiện các nhiệm vụ do Quốc hội, Ủy ban Thường vụ Quốc hội giao - Phân tích khái niệm: + Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức: ● Văn phòng là một bộ phận cấu thành của cơ quan, tổ chức, có vị trí, vai trò quan trọng trong việc thực hiện các nhiệm vụ, chức năng của cơ quan, tổ chức đó + Văn phòng có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho hoạt động điều hành của lãnh đạo: ● Văn phòng là nơi thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin từ bên trong và bên ngoài cơ quan, tổ chức, từ đó cung cấp cho lãnh đạo những thông tin cần thiết, chính xác, kịp thời để lãnh đạo đưa ra các quyết định đúng đắn + Văn phòng giúp nhà lãnh đạo điều hành công việc, đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức đó: ● Văn phòng giúp nhà lãnh đạo điều hành công việc bằng cách thực hiện: soạn thảo văn bản, lập kế hoạch, tổ chức thực hiện công việc, theo dõi, kiểm tra, tổng hợp báo cáo, ● Văn phòng cũng đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức đó, bao gồm: cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện, Câu 2: Văn phòng đảm nhiệm những nhiệm vụ nào? Trong các nhiệm vụ đó nhiệm vụ nào là quan trọng nhất? Vì sao? 1 Nhiệm vụ của văn phòng 1.1 Tổ chức bộ máy của văn phòng - Thường xuyên kiện toàn bộ máy - Xây dựng đội ngũ công chức trong văn phòng - Từng bước HĐH công tác hành chính – văn phòng - Chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ văn phòng cho các văn phòng cấp dưới hoặc đơn vị chuyên môn khi cần thiết là nhiệm vụ số một của văn phòng 1.2 Tổ chức xây dựng và theo dõi chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan và của văn phòng - Xây dựng ctrinh, k.h, ctac có nội dung khác nhau sao cho phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của mỗi phòng ban - Tổng hợp kế hoạch của các phòng ban khác, xây dựng thành kế hoạch công tác chung cho toàn cơ quan, đơn vị - Văn phòng theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện kế hoạch chung của toàn cơ quan, nhắc việc cho lãnh đạo và giúp lãnh đạo triển khai thực hiện 1.3 Tổ chức thu thập xử lý và đảm bảo thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý - Thông tin được ví như máu chạy khắp cơ thể và nuôi sống cơ quan, tổ chức Không có thông tin sẽ không có quyết định đúng đắn từ phía lãnh đạo cơ quan, đơn vị - Văn phòng là đầu mối thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau của tổ chức Mọi nguồn thông tin đến văn phòng đều được thu thập, xử lý, chuyển phát và lưu trữ Vì vậy văn phòng cần xây dựng và đôn đốc thực hiện các quy định về vtlt trong toàn cơ quan, đơn vị 1.4 Tổ chức xây dựng các quy chế hoạt động của cơ quan và văn phòng - “Nước có phép nước, gia có gia quy”, “gia quy” của cơ quan, tổ chức nói chung, văn phòng nói riêng chính là quy chế hoạt động, bao gồm: + những quy định bắt buộc thực hiện dựa trên sự thống nhất tuân thủ của toàn cơ quan, đơn vị - Quy chế này khiến cho hoạt động của cơ quan, đơn vị đi vào nền nếp và phù hợp với sứ mệnh, mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ mà cơ quan đơn vị xác định Đây là nhiệm vụ đầu tiên khi tổ chức bắt đầu đi vào hoạt động 1.5 Tổ chức công tác đón tiếp khách, đối nội, đối ngoại, an ninh trật tự - Văn phòng đảm nhận công tác lễ tân, đón tiếp khách khi tới cơ quan, đơn vị làm việc Ngoài ra, văn phòng còn đảm nhiệm công tác đối nội, đối ngoại, giữ gìn mối quan hệ tốt đẹp với cơ quan cấp trên, cấp dưới, ngang cấp cũng như đối tác - Bên cạnh đó, công tác vệ sinh môi trường cảnh quan, an ninh trật tự, phòng chống cháy nổ tại trụ sở làm việc cũng do bộ phận văn phòng phụ trách Để thực hiện tốt công tác này, văn phòng ban hành các quy chế phòng cháy chữa cháy, tổ chức tập huấn công tác phòng chống cháy nổ theo định kỳ và hướng dẫn của đơn vị phòng cháy chữa cháy chuyên nghiệp 1.6 Thực hiện CTVT, LT hồ sơ tài liệu - Có vị trí quan trọng trong việc kiểm soát nguồn thông tin ra – vào cơ quan, đơn vị 1.7 Tư vấn về văn bản cho thủ trưởng - Văn phòng luôn là bộ phận kiểm soát, đảm bảo các văn bản được ban hành ra khỏi cơ quan, đơn vị luôn đầy đủ về nội dung, chính xác về thể thức, thẩm quyền ban hành theo quy định của cơ quan, Nhà nước 1.8 Chủ trì hoặc phối hợp tổ chức các cuộc họp - Văn phòng luôn đảm nhiệm chủ trì và ghi biên bản các cuộc hợp giao ban và các cuộc hợp đột xuất - Bên cạnh đó, văn phòng sẽ là đơn vị phối hợp với các phòng ban chuyên môn trong việc tổ chức các cuộc họp do phòng ban chuyên môn đó chủ trì hoặc có sự yêu cầu phối hợp từ lãnh đạo cơ quan 1.9 Phối hợp với các đơn vị tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo Văn phòng luôn là đơn vị đảm nhiệm công tác hậu cần (liên hệ công tác, dự trù kinh phí, đặt phòng, chuẩn bị phương tiện ) đảm bảo chuyến công tác đạt hiệu quả cao nhất 1.10 Đảm bảo cơ sở vật chất cho hoạt động của cơ quan - Văn phòng luôn duy trì một nguồn kinh phí đảm bảo cho các hoạt động của văn phòng diễn ra suôn sẻ - Văn phòng là bộ phận tiếp nhận những yêu cầu về mặt cơ sở hạ tầng, trang thiết bị văn phòng, không gian và điều kiện làm việc từ các phòng ban, đơn vị trong cơ quan - Quản lý việc sử dụng cơ sở vật chất sao cho đạt hiệu quả cao nhất 2 Ví dụ Tại văn phòng của QH, chức năng tham mưu tổng hợp được thể hiện qua các nv: ● Tổng hợp, phân tích tình hình hoạt động của QH, bao gồm: hoạt động lập pháp, hoạt động giám sát, … ● Xây dựng kế hoạch hoạt động của Quốc hội, bao gồm: kế hoạch lập pháp, kế hoạch giám sát, kế hoạch quyết định các vấn đề quan trọng của đất nước, ● Giúp lãnh đạo QH tổ chức thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của Quốc hội 3 Trong các nhiệm vụ đó nhiệm vụ nào là quan trọng nhất? Vì sao? - TC thu thập xử lý và đảm bảo thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý là nhiệm vụ quan trọng nhất Vì Hoạt động này là hoạt động thường xuyên liên tục, quan trọng đối với việc ban hành các quyết định quản lý của lãnh đạo Hoặc - Tổ chức xây dựng và theo dõi chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan và của văn phòng là nhiệm vụ quan trọng nhất: đây là nhiệm vụ nổi bật nhất của chức năng tham mưu, tổng hợp của vp Chỉ riêng Vp mới xây dựng kế hoạch công tác cho cả cơ quan, các phòng ban chuyên môn khác không làm điều này Chức năng này nâng vị thế của vp ở trong hoạt động cơ quan Câu 5 - Câu 14: Trình bày cơ cấu tổ chức của văn phòng? Nêu mối quan hệ giữa văn phòng với các bộ phận thuộc văn phòng và mối quan hệ giữa các bộ phận đó: 1 Cơ cấu tổ chức * Đối với cơ quan có quy mô hoạt động lớn (bộ, chính phủ, UBND tỉnh, huyện, tập đoàn kinh tế lớn) Lãnh đạo văn phòng (Chánh văn phòng, 2-3 phó chánh VP: công tác chuyên môn, quản trị tiến bộ,) → Phòng ban chuyên môn giúp việc (phòng tổng hợp, phòng quản trị quyết định, phòng văn thư lưu trữ, phòng tài chính kế toán, phòng tổ chức cán bộ) * Đối với cơ quan có quy mô hoạt động vừa và nhỏ (trường học, doanh nghiệp) Lãnh đạo văn phòng (Trưởng phòng, phó phòng) → Bộ phận, chuyên viên giúp việc (bộ phận hành chính, chuyên viên hành chính, bộ phận tổng hợp, chuyên viên tổng hợp, lễ tân, văn thư lưu trữ) 2 Mối quan hệ giữa văn phòng với các bộ phận thuộc văn phòng và mối quan hệ giữa các bộ phận đó * Mối quan hệ giữa văn phòng với các bộ phận thuộc văn phòng Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị, có chức năng giúp lãnh đạo, quản lý điều hành mọi hoạt động của cơ quan, đơn vị Các bộ phận thuộc văn phòng là các bộ phận chuyên môn giúp việc cho văn phòng trong việc thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của mình * Mối quan hệ giữa các bộ phận thuộc văn phòng - Bộ phận tổng hợp là bộ phận đầu mối: tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo văn phòng trong việc quản lý, điều hành chung các hoạt động của văn phòng Các bộ phận khác có trách nhiệm phối hợp với bộ phận tổng hợp trong việc thực hiện các nhiệm vụ chung của văn phòng - Bộ phận hành chính: quản lý, điều hành các hoạt động hành chính của văn phòng Các bộ phận khác có trách nhiệm phối hợp với bộ phận hành chính trong việc thực hiện các thủ tục hành chính, văn thư, lưu trữ, tiếp khách, lễ tân, - Bộ phận VTLT: thu thập, xử lý, lưu trữ, bảo quản tài liệu, hồ sơ của văn phòng Các bộ phận khác có trách nhiệm phối hợp với bộ phận văn thư - lưu trữ trong việc cung cấp, sử dụng tài liệu, hồ sơ - Bộ phận tin học: ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác của văn phòng Các bộ phận khác có trách nhiệm phối hợp với bộ phận tin học trong việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác của mình - Bộ phận quản trị thiết bị: quản lý, bảo trì, bảo dưỡng các thiết bị, máy móc của văn phòng Các bộ phận khác có trách nhiệm phối hợp với bộ phận quản trị thiết bị trong việc sử dụng, bảo quản các thiết bị, máy móc của văn phòng - Bộ phận y tế: chăm sóc sức khỏe cho cán bộ, công chức, viên chức của văn phòng Các bộ phận khác có trách nhiệm phối hợp với bộ phận y tế trong việc tổ chức các hoạt động chăm sóc sức khỏe cho cán bộ, công chức, viên chức - Đội xe: quản lý, sử dụng xe của văn phòng Các bộ phận khác có trách nhiệm phối hợp với đội xe trong việc sử dụng xe của văn phòng - Bộ phận bảo vệ: bảo vệ an ninh, trật tự, tài sản của văn phòng Các bộ phận khác có trách nhiệm phối hợp với bộ phận bảo vệ trong việc bảo vệ an ninh, trật tự, tài sản của văn phòng Câu 6: Phân tích nguyên tắc hoạt động của văn phòng Cho ví dụ minh họa - Có 2 nguyên tắc: Nguyên tắc thủ trưởng lãnh đạo: Lãnh đạo văn phòng chịu trách nhiệm cao nhất trước thủ trưởng cơ quan, trước pháp luật về mọi hoạt động của văn phòng, có quyền giao quyền, ủy quyền, phân công công việc, kiểm tra giám sát mọi hoạt động của văn phòng, báo cáo kết quả - VD: Nếu VPCP không hoàn thành việc tổng hợp ý kiến của các bộ, ngành, địa phương về một dự án luật quan trọng thì thủ trưởng văn phòng chính phủ sẽ phải chịu trách nhiệm trước Thủ tướng Chính phủ Nguyên tắc phối hợp liên kết: phối hợp với các phòng ban chuyên môn khác trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, các cán bộ phải liên kết phối hợp với nhau để giải quyết các nhiệm vụ - VD: VPCP phối hợp với Bộ Tư pháp tham mưu, giúp Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ trình Quốc hội, Ủy ban Thường vụ Quốc hội thông qua các dự án luật, dự thảo nghị quyết; trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ ban hành các nghị định, quyết định Câu 1 (Câu 3,4,17): Phân tích các chức năng của văn phòng? Cho ví dụ 2.1 Chức năng tham mưu tổng hợp - Tham mưu tổng hợp là hoạt động đề xuất các ý tưởng, sáng kiến, phương án độc đáo, và các giải pháp có tính chất tổng thể, khả thi cho thủ trưởng cơ quan trên cơ sở tổng hợp những ý kiến tham mưu khác, thông tin hữu ích có liên quan a Tham mưu trong việc tổ chức bộ máy của văn phòng - Các nội dung thông tin cần tổng hợp: ● Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng ● Quy mô cơ quan ● Tính chất công việc ● Nguồn lực tài chính - Các nội dung tham mưu cụ thể: ● Cơ cấu tổ chức của văn phòng; ● Số lượng và chất lượng nguồn nhân lực; ● Sắp xếp vị trí công tác phù hợp - Văn phòng thường xuyên kiện toàn bộ máy, xây dựng đội ngũ công chức trong văn phòng, từng bước hiện đại hóa công tác hành chính – văn phòng; - Dựa trên việc xem xét toàn diện chức năng, nhiệm vụ và yêu cầu nâng cao chất lượng hoạt động của văn phòng để tham mưu xây dựng mô hình tổ chức tối ưu - Văn phòng căn cứ vào địa vị pháp lý; chức năng nhiệm vụ; khối lượng công việc; quy mô cơ quan; điều kiện thực tế của cơ quan để tổ chức cơ cấu bộ máy văn phòng cho phù hợp b Tham mưu xây dựng các quy chế làm việc và tổ chức thực hiện các quy chế hoạt động trong cơ quan; - Các nội dung thông tin cần tổng hợp ● Văn bản hướng dẫn xây dựng quy chế của Nhà nước ● Các văn bản hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ ● Tính chất đặc thù của cơ quan, đơn vị - Các nội dung tham mưu cụ thể: ● Xây dựng hệ thống các quy chế ● Tổ chức các hình thức triển khai thực hiện ● Đề xuất sửa đổi, bổ sung và hoàn thiện các quy định, quy chế - Quy chế này khiến cho hoạt động của cơ quan, đơn vị đi vào nền nếp và phù hợp với sứ mệnh, mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ mà cơ quan, đơn vị xác định; - Văn phòng là đơn vị chủ trì xây dựng các quy chế hành chính, những mảng công việc văn phòng trực tiếp quản lý Ngoài ra, văn phòng cũng phối hợp với các bộ phận xây dựng các quy chế khác không thuộc lĩnh vực quản lý của văn phòng - Với chức năng tham mưu trong tổ chức điều hành công việc, văn phòng là đơn vị tham mưu cho lãnh đạo cơ quan tổ chức triển khai thực hiện các văn bản đó trong thực tiễn quản lý, lãnh đạo, điều hành - Trong quá trình triển khai các quy chế, VP là đơn vị giúp lãnh đạo bộ hướng dẫn, đôn đốc và kiểm tra thực hiện các quy định trong các cơ quan, đơn vị trực thuộc - Từ cơ sở là đơn vị hướng dẫn triển khai, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các quy định, quy chế, văn phòng có sơ sở tham mưu, đề xuất sửa đổi, bổ sung và hoàn thiện các quy định, quy chế đó c Tham mưu trong việc xây dựng kế hoạch, chương trình công tác - Các nội dung thông tin cần tổng hợp: ● Chương trình, kế hoạch cấp trên giao ● Chương trình, kế hoạch các phòng ban chuyên môn gửi đến ● Chương trình, kế hoạch cấp dưới gửi lên ● Kết quả chương trình, kế hoạch của năm trước ● Thông tin sự vụ đột xuất diễn ra hàng ngày - Các nội dung tham mưu cụ thể: ● Xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác (ngày, tuần, tháng, quý,năm) ● Giúp lãnh đạo cơ quan tổ chức thực hiện các chương trình, kế hoạch - Các bộ phận chuyên môn cũng như văn phòng đều phải xây dựng những kế hoạch riêng cho bộ phận mình Nhưng các kế hoạch đó phải được kết nối, hỗ trợ với nhau trong một hệ thống hoàn chỉnh để đạt mục tiêu chung Nhiệm vụ của Văn phòng là bố trí, sắp xếp chương trình kế hoạch tổng hợp làm việc hàng tuần, tháng, quý, 6 tháng, năm của cơ quan; - Vai trò tham mưu của văn phòng trong xây dựng chương trình, kế hoạch công tác thể hiện ở chỗ xác định các nội dung trọng tâm, trọng điểm cần tập trung giải quyết, thứ tự thời gian thực hiện, phân công cho các đơn vị, tổ chức, cá nhân chủ trì thực hiện; các đơn vị, tổ chức, cá nhân phối hợp thực hiện; các điều kiện, nguồn lực để thực hiện, đề xuất các giải pháp hữu hiệu để thực hiện, dự kiến kết quả cuối cùng phải đạt được - Vai trò tham mưu của văn phòng thể hiện ở chỗ đảm bảo cho chương trình công tác vừa bao quát tổng hợp, vừa cụ thể và không bỏ sót việc - Tham mưu xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác phải bảo đảm tính khả thi, tính hiện thực để các chương trình, kế hoạch công tác được lãnh đạo cơ quan phê duyệt và trở thành những chương trình mang lại hiệu quả cao - Văn phòng giữ nhiệm vụ đôn đốc, kiểm tra, giải quyết những công việc đột xuất, khó khăn trở ngại khi thực hiện các chương trình kế hoạch đó để đạt hiệu quả d Tham mưu tổng hợp thông tin phục vụ cho hoạt động lãnh đạo, điều hành - Thông tin là nguồn lực quan trọng đối với mọi cơ quan, tổ chức; Người lãnh đạo cơ quan, đơn vị không thể có thời gian để tự thu thập, xử lý thông tin; - Văn phòng được giao nhiệm vụ thu thập, chuyển phát tất cả các thông tin đi – đến, phân loại và xử lý thông tin Văn phòng tổng hợp báo cáo tình hình hoạt động của các đơn vị trong cơ quan; đề xuất các biện pháp thực hiện phục vụ sự chỉ đạo và điều hành của thủ trưởng; - Văn phòng là nơi quản lý, lưu trữ thông tin của toàn cơ quan, đơn vị e Tham mưu tổ chức công tác hậu cần - Các nội dung thông tin cần tổng hợp: ● Xác định nội dung, đặc điểm của từng nhiệm vụ hậu cần ● Các thông tin về ND, đối tượng, thành phần, thời gian, địa điểm, nguồn lực… - Các nội dung tham mưu cụ thể: ● Chủ đề, nội dung, đối tượng, thành phần, thời gian, địa điểm, nguồn lực… - Công tác hậu cần là công tác mang tính chất hỗ trợ tổ chức các hoạt động thường niên, đột xuất của cơ quan đơn vị - Văn phòng tham mưu cho lãnh đạo cơ quan trong công tác tổ chức hội họp; các chuyến đi công tác; mua sắm, bổ sung trang thiết bị trong cơ quan, đơn vị cũng như công tác ngoại giao giữa cơ quan, đơn vị với các đối tác g Tham mưu trong việc tổ chức quản lý công tác văn thư – lưu trữ - Các nội dung thông tin cần tổng hợp: ● Số lượng văn bản đi – đến ● Thực trạng công tác văn thư – lưu trữ của cơ quan ● Nguồn nhân lực ● Trang thiết bị, cơ sở vật chất - Các nội dung tham mưu cụ thể: ● Tổ chức thực hiện công tác văn thư – lưu trữ ● Xây dựng quy chế văn thư – lưu trữ ● Hướng dẫn nghiệp vụ ● Tổ chức kiểm tra, đánh giá ● Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ - Văn phòng là bộ phận quản lý CTVTLT tại cơ quan, đơn vị, công tác này có vị trí quan trọng trong việc kiểm soát nguồn thông tin ra – vào cơ quan; - Văn phòng bộ tham mưu trong việc xử lý, phân phối văn bản đến của bộ cho các đơn vị, cá nhân trong bộ; đôn đốc, kiểm tra giải quyết văn bản đến; - Tham mưu trong việc xây dựng ban hành, tổ chức hướng dẫn thực hiện quy chế về công tác văn thư – lưu trữ; - Tham mưu trong việc chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ; - Văn phòng tham mưu cho lãnh đạo cơ quan đưa công tác văn thư lưu trữ đi vào nề nếp và phát huy được giá trị 2.2 Chức năng đảm bảo hậu cần - Khái niệm hậu cần dùng để ám chỉ những cv mang tính chất hỗ trợ, phục vụ a Tổ chức mua sắm trang thiết bị, phương tiện làm việc cho cơ quan - Yêu cầu của việc mua sắm trang thiết bị: Đầy đủ về số lượng; đảm bảo chất lượng; tương thích về công nghệ; phù hợp về giá cả; kịp thời với công việc b Tổ chức quản lý, sử dụng trang thiết bị, phương tiện làm việc - Giai đoạn mua sắm trang thiết bị: VP cần tiến hành khảo sát kỹ lưỡng dựa trên các nguồn thông tin thực tế - Giai đoạn sử dụng trang thiết bị: Trong giai đoạn này văn phòng cần xây dựng các định mức sử dụng trang thiết bị Trong quá trình SD, mọi sự cố của trang thiết bị luôn được phản ánh tới văn phòng, văn phòng có nhiệm vụ sửa chữa và bảo dưỡng - Giai đoạn kết thúc quá trình sử dụng: Sau khi nhận thấy trang thiết bị hết khấu hao, không còn khả năng SD, tránh lãng phí chi phí sửa chữa, VP tiến hành lập biên bản đánh giá tình trạng trang thiết bị, lập kế hoạch xin thanh lý trang thiết bị - Nguyên tắc quản lý, sử dụng trang thiết bị: Sử dụng đúng mục đích; bảo quản theo quy định; bảo dưỡng theo định kỳ; thay thế, sửa chữa khi cần thiết c Tổ chức phục vụ các cuộc hội họp của cơ quan Trong công tác tổ chức hội họp được chia làm ba giai đoạn: + Trước cuộc họp: Nắm được mục đích, yêu cầu cuộc họp; thành phận dự họp; thảo chương trình nghị sự được phê duyệt; in ấn tài liệu có liên quan; chuẩn bị công tác thư ký, lễ tân; chuẩn bị bàn ghế, trang trí phòng họp; kiểm tra thiết bị và sự phối hợp với các bộ phận + Trong cuộc họp: Hỗ trợ khi có trục trặc trang thiết bị; thư ký cuộc họp; giữ gìn an ninh, trật tự + Sau cuộc họp: Kiểm tra hoặc trực tiếp dọn dẹp phòng họp; kiểm tra điện nước và cảm ơn người tham gia; biên tập một số loại văn bản theo yêu cầu của lãnh đạo; triển khai nội dung, thông báo các nội dung đã thông qua cho các phòng ban; d Tổ chức các chuyến đi công tác của cơ quan Văn phòng tổ chức các chuyến đi công tác cho lãnh đạo theo ba giai đoạn: + Giai đoạn trước chuyến đi: Là những công việc văn phòng phải thực hiện trước mỗi chuyến đi công tác của lãnh đạo ● Phác thảo chuyến đi ● Lập hồ sơ chuyến đi ● Đối chiếu chính sách của cơ quan ● Đăng ký trước: các phương tiện đi lại, nơi ăn, chốn ở ● Soạn thảo lịch trình chuyến đi: ● Lên kế hoạch đảm nhận trách nhiệm ở nhà ● Kiểm tra chuyến đi phút chót + Giai đoạn trong chuyến đi: Văn phòng hỗ trợ cán bộ được ủy quyền giải quyết công việc tại cơ quan, lập bảng theo dõi công việc + Giai đoạn sau chuyến đi: Sau khi lãnh đạo đi công tác trở về, văn phòng có trách nhiệm báo cáo tổng hợp các hoạt động diễn ra trong thời gian lãnh đạo vắng mặt Văn phòng sắp xếp thời gian hỗ trợ lãnh đạo trong thời gian lãnh đạo vắng mặt Ngoài ra, văn phòng làm các thủ tục thanh toán các chi phí, gửi lời cảm ơn những người đã tiếp xúc, giúp đỡ lãnh đạo trong quá trình công tác e Tổ chức công tác bảo vệ, y tế, chăm lo đời sống cho cán bộ trong cơ quan - Công tác bảo vệ: + Hiện nay, tại các cơ quan, đơn vị công tác đảm bảo an ninh trật tự, phòng chống cháy nổ, y tế nội bộ đều do văn phòng phụ trách + Các đơn vị chủ yếu thuê dịch vụ bảo vệ, đặc biệt những cơ quan, đơn vị kinh doanh lĩnh vực bất động sản + Văn phòng chủ trì, phối hợp xây dựng các quy chế đảm bảo an toàn, an ninh, phòng chống cháy nổ - Chăm lo đời sống cho cán bộ cơ quan: + Đều thực hiện nguyên tắc chấp hành chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước + Đều thực hiện nguyên tắc tập trung dân chủ, tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách - Khác nhau: + Chức năng: ● CQHCNN là cơ quan công quyền, có thêm chức năng đại diện ● Doanh nghiệp: chức năng giao dịch, chức năng truyền thông nội bộ, pháp lí + Nhiệm vụ: cụ thể hóa chức năng trên: ● CQHCNN: chức năng đại diện: đại diện cho cơ quan tiếp xúc với dân ● Doanh nghiệp: chức năng giao dịch: phục vụ cho các hoạt động thương mại + Cơ cấu tổ chức bộ máy: ● VP: thiết kế tương đối đầy đủ, tinh gọn → mối liên hệ chặt chẽ với nhau ● Cơ quan hành chính nhà nước: + Nguyên tắc hoạt động: ● Văn phòng trong các cơ quan đảng và văn phòng trong các cơ quan hành chính nhà nước đề cao nguyên tắc thủ trưởng lãnh đạo ● Văn phòng trong các doanh nghiệp và văn phòng trong các tổ chức chính trị xã hội nghề nghiệp đề cao nguyên tắc phối hợp, liên kết CHƯƠNG 2 Câu 7: Phân tích khái niệm QTVP? Cho ví dụ minh họa - QTVP là một lĩnh vực thuộc quản trị nói chung, liên quan tới việc tổ chức, điều hành và phối hợp các công việc của văn phòng nhằm xử lý, cung cấp và sử dụng thông tin kịp thời, đầy đủ phục vụ hoạt động quản lý của cơ quan, hướng tới các mục tiêu chung của tổ chức - Phân tích khái niệm: + Quản trị văn phòng là một lĩnh vực thuộc quản trị nói chung: bao gồm các hoạt động quản trị như lập kế hoạch, tổ chức, điều hành, kiểm tra, đánh giá, + Liên quan tới việc tổ chức, điều hành và phối hợp các công việc của văn phòng bao gồm: ● Công tác hành chính - tổng hợp ● Công tác tổ chức - nhân sự ● Công tác kế toán - tài chính + Nhằm xử lý, cung cấp và sử dụng thông tin kịp thời, đầy đủ phục vụ hoạt động quản lý của cơ quan: Thông tin là nguồn lực quan trọng của tổ chức, vì vậy quản trị văn phòng cần đảm bảo thông tin được xử lý, cung cấp và sử dụng một cách hiệu quả, đáp ứng nhu cầu của các nhà quản lý trong quá trình ra quyết định + Hướng tới các mục tiêu chung của tổ chức: có thể bao gồm: nâng cao hiệu quả hoạt động, tăng năng suất lao động, giảm thiểu chi phí, nâng cao chất lượng sản phẩm… - Ví dụ: + Một công ty có kế hoạch tổ chức một hội nghị khách hàng Để tổ chức thành công hội nghị này, bộ phận văn phòng của công ty cần thực hiện các công việc sau: ● Hoạch định: Xây dựng kế hoạch tổ chức hội nghị, bao gồm các nội dung như: thời gian, địa điểm, nội dung, khách mời, ngân sách, ● Tổ chức: Phân công nhiệm vụ cho các bộ phận, cá nhân liên quan ● Điều hành: Giám sát, điều phối các công việc chuẩn bị hội nghị ● Kiểm tra: Kiểm tra, đánh giá chất lượng công tác chuẩn bị hội nghị Câu 8 - Câu 13: Lãnh đạo văn phòng cần đảm bảo những tiêu chuẩn nào? * Khái niệm tiêu chuẩn nhà quản trị văn phòng: Là những quy định, yêu cầu về phẩm chất đạo đức, chuyên môn nghiệp vụ, kỹ năng dùng làm chuẩn để đánh giá toàn diện nhà QTVP nhằm nâng cao khả năng và hiệu quả công việc của nhà quản trị 1 Nhóm tiêu chuẩn trình độ chuyên môn - NQT phải được trang bị những kiến thức hành chính văn phòng một cách bài bản - Nhà quản trị hành chính văn phòng phải là người được đào tạo bài bản về chuyên môn hành chính văn phòng - Là người am hiểu chuyên sâu về nghiệp vụ hành chính văn phòng nói chung, cụ thể của cơ quan, đơn vị đó nói riêng - Phải là người có kinh nghiệm thực tế phong phú và sâu rộng trong trong lĩnh vực VP - Nhà QTVP cần trang bị những kiến thức chuyên môn khác phù hợp với chức năng và nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị 2 Nhóm tiêu chuẩn về kỹ năng nghiệp vụ hành chính - Tùy vào quy mô của mỗi cơ quan, đơn vị, nhà quản trị văn phòng có thể là nhà quản trị cấp trung gian hoặc cấp tác nghiệp Điều này đòi hỏi trực tiếp ở nhà quản trị văn phòng các kỹ năng nghiệp vụ hành chính cụ thể + Kỹ năng tham mưu tổng hợp + Kỹ năng soạn thảo văn bản + Kỹ năng thu thập và quản lý thông tin + Kỹ năng kiểm tra, giám sát 3 Nhóm tiêu chuẩn phẩm chất đạo đức - Nhà quản trị văn phòng sống và làm việc theo pháp luật và những giá trị đạo đức truyền thống của dân tộc Nếu không có tiêu chuẩn này nhà quản trị văn phòng rất dễ tạo tiền lệ xấu trong cơ quan, đơn vị cũng như ảnh hưởng tới uy tín cá nhân + Luôn tôn trọng đồng nghiệp + Công bằng, khách quan + Trung thực 4 Nhóm tiêu chuẩn về các kỹ năng mềm - Kỹ năng mềm là nhóm kỹ năng ngoài những kỹ năng chuyên môn, nghiệp vụ thuần túy - Kỹ năng mềm hỗ trợ nhà quản trị văn phòng thực hiện tốt nhất kỹ năng chuyên môn, nghiệp vụ, đưa nhà quản trị văn phòng lên hai chữ chuyên nghiệp - Nhà quản trị văn phòng cần đáp ứng các tiêu chuẩn về kỹ năng mềm như sau: + Kỹ năng thuyết trình + Kỹ năng giao tiếp + Kỹ năng kiềm chế cảm xúc + Kỹ năng ứng dụng tin học + Nhà QTVP còn cần có kỹ năng nhân sự Kỹ năng nhân sự giúp nhà quản trị văn phòng tương tác, giao tiếp, điều khiển, sử dụng nhân sự trong văn phòng một cách có hiệu quả Câu 9: Phân tích khái niệm nhà quản trị văn phòng? Nêu vị trí của nhà quản trị văn phòng trong cơ quan, tổ chức a Khái niệm nhà quản trị văn phòng Nhà quản trị văn phòng là người thực hiện chức năng quản trị các nghiệp vụ hành chính cũng như các nguồn lực trong văn phòng nhằm hỗ trợ việc thực hiện các mục tiêu chung của tổ chức b Phân tích khái niệm nhà quản trị văn phòng - Nhà quản trị văn phòng là người thực hiện chức năng quản trị các nghiệp vụ hành chính và các nguồn lực trong văn phòng: + Quản trị các nghiệp vụ hành chính · Tiếp nhận, xử lý, lưu trữ văn bản, tài liệu · Hỗ trợ công tác họp, hội nghị, hội thảo · Tổ chức các hoạt động văn hóa, thể thao, · Quản lý tài sản, trang thiết bị, + Các nguồn lực trong văn phòng: Nhân lực, Tài lực, Vật lực, Tin lực - Hỗ trợ việc thực hiện các mục tiêu chung của tổ chức: có thể là tăng trưởng, phát triển, cải thiện chất lượng dịch vụ, c Vị trí nhà QTVP - Về mặt tổ chức: Nhà QTVP là người đứng đầu bộ phận văn phòng, trực thuộc lãnh đạo của cơ quan, tổ chức Họ có trách nhiệm quản lý, điều hành các hoạt động của bộ phận văn phòng, bao gồm: + Quản lý nhân sự văn phòng: tuyển dụng, đào tạo, đánh giá nhân viên + Quản lý hành chính văn phòng: quản lý hồ sơ, tài liệu + Quản lý tài chính văn phòng: quản lý chi tiêu, báo cáo tài chính + Hỗ trợ các hoạt động kinh doanh: tổ chức các cuộc họp, hội nghị, tiếp khách, - Về mặt chuyên môn: Nhà QTVP là người có chuyên môn về QTVP Họ được đào tạo bài bản về các kiến thức và kỹ năng cần thiết để thực hiện các hoạt động quản trị văn phòng Các kiến thức và kỹ năng đó bao gồm: + Kiến thức về tổ chức, quản lý + Kiến thức về hành chính văn phòn + Kiến thức về tài chính kế toán + Kỹ năng mềm Câu 10 - Câu 7: Phân tích vai trò của nhà QTVP Vai trò nào QT nhất A Vai trò lãnh đạo - “Lãnh đạo, điều hành là khả năng truyền cảm hứng, gây ảnh hưởng, lôi cuốn của một người đến những người khác trong tổ chức, xã hội để nhận được sự đồng thuận và tự nguyện làm theo những sắp đặt nhằm đạt được mục tiêu chung do tổ chức, xã hội đã đặt ra” - Vai trò lãnh đạo của nhà quản trị VP được thể hiện thông qua các hoạt động sau: + Vai trò người giải quyết các xáo trộn + Vai trò người phân phối tài nguyên + Vai trò đàm phán B Vai trò thông tin - Theo quan điểm triết học: “Thông tin là sự phản ánh của tự nhiên và xã hội (thế giới vật chất) bằng ngôn ngữ, ký hiệu, hình ảnh hay nói rộng hơn bằng tất cả các phương tiện tác động lên giác quan của con người” Trong mỗi cơ quan, đơn vị, thông tin được xem là mạch máu của TC, nó là chất keo đặc biệt để gắn kết những bộ phận của tổ chức lại với nhau - Vai trò thông tin thể hiện qua những nội dung sau: 1 Vai trò thu thập, theo dõi và xử lý các thông tin 2 Vai trò truyền đạt thông tin + Truyền đạt thông tin nội bộ + Truyền đạt thông tin ra bên ngoài C Vai trò đại diện - Riêng đối với lãnh đạo Văn phòng thường được giao nhiệm vụ Thủ trưởng cơ quan, được Thủ trưởng giao ký ủy quyền Chủ tài khoản của Cơ quan, đơn vị - Thực hiện nhiệm vụ là người phát ngôn căn cứ theo quyết định của Trưởng cơ quan, đơn vị, trực tiếp chỉ đạo và chịu trách nhiệm về hoạt động của Trang tin điện tử của cơ quan + Ngoài ra, lãnh đạo văn phòng còn là người đại diện cơ quan, đơn vị thường xuyên tham gia các chương trình, sự kiện, là người trực tiếp tham gia đón tiếp các vị khách quý, quan trọng tới làm việc tại cơ quan đơn vị - Được ký thừa lệnh Thủ trưởng để đôn đốc các đơn vị trong ngành, các phòng ban thuộc cơ quan, đơn vị thực hiện một số công việc cụ thể sau khi có ý kiến chỉ đạo của Thủ trưởng cơ quan D Vai trò liên kết - Thể hiện thông qua một số công việc sau: + Văn phòng thường xuyên liên kết, phối hợp với các bộ phận chuyên môn trong cơ quan, đơn vị để thực hiện công việc chung của cơ quan; + Lãnh đạo Văn phòng thường xuyên giữ mối liên hệ công việc với văn phòng cơ quan cấp trên, cấp dưới tạo ra sự liên kết trong công việc giữa các cấp + Lãnh đạo văn phòng thường xuyên phát động, chỉ đạo các hoạt động tập thể cho cán bộ, nhân viên trong tổ chức nhằm tăng cường tình đoàn kết và hiểu biết lẫn nhau góp phần tạo thuận lợi cho quá trình giải quyết công việc * Vai trò nào là quan trọng nhất? Vì sao? Các vai trò khác của nhà quản trị văn phòng cũng quan trọng, nhưng vai trò lãnh đạo là quan trọng nhất vì: + Là vai trò chủ đạo, quyết định đến các vai trò khác + Là vai trò xuyên suốt, cần thiết trong mọi hoạt động của VP + Là vai trò đòi hỏi nhiều kỹ năng, kiến thức và kinh nghiệm nhất Câu 11: Phân tích nội dung của kỹ năng hoạch định trong quản trị văn phòng 1 Phân loại hoạch định: - Hoạch định chiến lược: đặt vấn đề tổng quát, sau đó nghiên cứu môi trường bên ngoài, rồi định hướng cho tổ chức - Hoạch định chiến thuật: kế hoạch tổng quát cho các bộ phận chuyên môn - Hoạch định tác vụ, tác nghiệp: kế hoạch cụ thể, chi tiết Hoạch định trong quản trị văn phòng là hoạch định tác nghiệp Đặc điểm của hoạch định hành chính văn phòng được thực hiện trong thời gian ngắn hạn, rất chi tiết về các nội dung tiến hành và thường bị ảnh hưởng, tác động bởi các điều kiện bên ngoài, chính vì vậy thường bị thay đổi và điều chỉnh cho phù hợp với thực tiễn 2 Nội dung của hoạch định trong hành chính văn phòng Một bản kế hoạch dù ở cấp độ nào cũng bao gồm sáu nội dung cơ bản sau: - Xác định công việc cần thực hiện (what) - Tại sao cần thực hiện công việc đó (why) - Thời gian thực hiện (when) - Địa điểm thực hiện (where) - Biện pháp thực hiện (how) - Đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm thực hiện (who) +Khi tiến hành hoạch định, người chịu trách nhiệm cần xác định rõ ràng sáu yếu tố trên và tính toán, cân nhắc những điểm hợp lý nhất, từ đó xây dựng được bản kế hoạch có tính khả thi cao, dễ áp dụng, quản lý và kiểm soát cho việc hoàn thành nhiệm vụ - Hoạch định trong văn phòng tập trung vào các nội dung công việc sau: + Xây dựng công tác thường kỳ của cơ quan, của văn phòng + Xây dựng lịch công tác hàng tuần, tháng, quý năm trong nhiều năm + Lập kế hoạch tổ chức các cuộc họp, hội nghị, lễ kỷ niệm trong doanh nghiệp + Lập kế hoạch TC các chuyến công tác của lãnh đạo và các thành viên trong doanh nghiệp; + Lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị, xây dựng hoàn thiện cơ sở vật chất phục vụ hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp 3 Hoạch định kế hoạch * Hoạch định kế hoạch năm + Nội dung của kế hoạch công tác năm: · Nội dung các mục tiêu công việc · Thời gian thực hiện · Mức độ quan trọng của các công việc (giúp các bộ phận xác định công việc trọng tâm và đánh giá công việc cuối năm) * Hoạch định kế hoạch tháng + Nội dung kế hoạch tháng: · Các công việc quan trọng trong tháng · Phần các công việc cụ thể gồm: nội dung công việc, thời gian thực hiện, người thực hiện · Các công việc chưa xác định được lịch (nhưng phải làm trong tháng hoặc tháng sau) * Hoạch định kế hoạch tuần + Nội dung kế hoạch tuần: · Các công việc quan trọng trong tuần · Phần các công việc cụ thể gồm nội dung công việc, thời gian thực hiện, người thực hiện, ghi chú (yêu cầu kết quả) · Các công việc chưa xác định được lịch (nhưng phải làm trong tuần hoặc tuần sau) 4 Các công cụ hoạch định - Bảng danh sách các việc phải làm hôm nay kèm theo ô kiểm tra xem đã thực hiện được hay chưa - Bảng kế hoạch công việc trong tuần xếp theo thứ tự tầm quan trọng và các ô cần phải làm ngay và nên làm - Lịch thời biểu hàng ngày bao gồm các cột ghi giờ, hoạt động, tầm quan trọng, cột kiểm tra các gián đoạn, cột đánh dấu đích thân mình thực hiện hay người khác - Bên cạnh các công cụ nêu trên, các công cụ hỗ trợ khác như: lịch treo tường, lịch bàn, nhật ký, sổ tay Câu 12: Phân tích nội dung của kỹ năng nhân sự trong quản trị văn phòng - Kỹ năng nhân sự là một trong những kỹ năng quan trọng nhất mà một nhà quản trị văn phòng cần có Kỹ năng này giúp nhà quản trị văn phòng tương tác, giao tiếp, điều khiển, sử dụng nhân sự trong văn phòng một cách có hiệu quả - Tương tác với nhân viên + Kỹ năng nhân sự giúp nhà quản trị văn phòng có thể tương tác với nhân viên một cách hiệu quả Nhà quản trị văn phòng cần có khả năng giao tiếp rõ ràng, mạch lạc, thuyết phục để truyền đạt thông tin đến nhân viên Ngoài ra, nhà quản trị văn phòng cần có khả năng lắng nghe, thấu hiểu nhân viên để có thể hiểu được nhu cầu và nguyện vọng của họ - Giao tiếp với nhân viên + Kỹ năng nhân sự cũng giúp nhà quản trị văn phòng giao tiếp với nhân viên một cách hiệu quả Nhà quản trị văn phòng cần có khả năng xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với nhân viên để tạo môi trường làm việc thân thiện, hòa đồng Ngoài ra, nhà quản trị văn phòng cần có khả năng giải quyết các xung đột giữa nhân viên một cách hiệu quả - Điều khiển nhân viên + Kỹ năng nhân sự giúp nhà quản trị văn phòng có thể điều khiển nhân viên một cách hiệu quả Nhà quản trị văn phòng cần có khả năng lập kế hoạch, phân công công việc, giám sát, đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên Ngoài ra, nhà quản trị văn phòng cần có khả năng tạo động lực cho nhân viên để họ phát huy hết khả năng của mình - Sử dụng nhân sự + Kỹ năng nhân sự giúp nhà quản trị văn phòng có thể sử dụng nhân sự một cách hiệu quả Nhà quản trị văn phòng cần có khả năng tuyển dụng, đào tạo, phát triển nhân viên Ngoài ra, nhà quản trị văn phòng cần có khả năng quản lý chi phí nhân sự một cách hiệu quả - Một số cách để nhà quản trị văn phòng có thể phát triển kỹ năng nhân sự của mình: + Tham gia các khóa đào tạo về kỹ năng nhân sự + Đọc sách, báo, tạp chí về kỹ năng nhân sự + Tham gia các hội thảo, hội nghị về kỹ năng nhân sự