Đề cương Quản trị văn phòng Học viện Hành chính Quốc gia Đề cương Quản trị văn phòng Học viện Hành chính Quốc gia Đề cương Quản trị văn phòng Học viện Hành chính Quốc gia vĐề cương Quản trị văn phòng Học viện Hành chính Quốc giaĐề cương Quản trị văn phòng Học viện Hành chính Quốc gia
Trang 1CHƯƠNG 1 Câu 1: Anh (chị), hãy nêu và phân tích khái niệm VP Cho ví dụ minh hoạ.
- Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý và
tổng hợp thông tin phục vụ cho hoạt động điều hành của lãnh đạo, giúp nhà lãnh đạo
điều hành công việc, đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động
chung của toàn cơ quan, tổ chức đó
- Ví dụ:
+ Văn phòng Quốc hội là cơ quan tham mưu, giúp việc cao nhất của Quốc hội, thực
hiện các nhiệm vụ do Quốc hội, Ủy ban Thường vụ Quốc hội giao
- Phân tích khái niệm:
+ Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức:
● Văn phòng là một bộ phận cấu thành của cơ quan, tổ chức, có vị trí, vai trò quantrọng trong việc thực hiện các nhiệm vụ, chức năng của cơ quan, tổ chức đó
+ Văn phòng có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho hoạt độngđiều hành của lãnh đạo:
● Văn phòng là nơi thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin từ bên trong và bên ngoài cơquan, tổ chức, từ đó cung cấp cho lãnh đạo những thông tin cần thiết, chính xác, kịpthời để lãnh đạo đưa ra các quyết định đúng đắn
+ Văn phòng giúp nhà lãnh đạo điều hành công việc, đồng thời đảm bảo các điều kiện vậtchất, kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức đó:
● Văn phòng giúp nhà lãnh đạo điều hành công việc bằng cách thực hiện: soạn thảovăn bản, lập kế hoạch, tổ chức thực hiện công việc, theo dõi, kiểm tra, tổng hợp báocáo,
● Văn phòng cũng đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung củatoàn cơ quan, tổ chức đó, bao gồm: cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện,
Câu 2: Văn phòng đảm nhiệm những nhiệm vụ nào? Trong các nhiệm vụ đó
nhiệm vụ nào là quan trọng nhất? Vì sao?
1 Nhiệm vụ của văn phòng
1.1 Tổ chức bộ máy của văn phòng
- Thường xuyên kiện toàn bộ máy
- Xây dựng đội ngũ công chức trong văn phòng
- Từng bước HĐH công tác hành chính – văn phòng
- Chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ văn phòng cho các văn phòng cấp dưới hoặc
đơn vị chuyên môn khi cần thiết là nhiệm vụ số một của văn phòng
Trang 21.2 Tổ chức xây dựng và theo dõi chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan và của văn phòng
- Xây dựng ctrinh, k.h, ctac có nội dung khác nhau sao cho phù hợp với chứcnăng, nhiệm vụ của mỗi phòng ban
- Tổng hợp kế hoạch của các phòng ban khác, xây dựng thành kế hoạch côngtác chung cho toàn cơ quan, đơn vị
- Văn phòng theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện kế hoạch chung của toàn
cơ quan, nhắc việc cho lãnh đạo và giúp lãnh đạo triển khai thực hiện
1.3 Tổ chức thu thập xử lý và đảm bảo thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý
- Thông tin được ví như máu chạy khắp cơ thể và nuôi sống cơ quan, tổ chức.Không có thông tin sẽ không có quyết định đúng đắn từ phía lãnh đạo cơ quan, đơn
vị
- Văn phòng là đầu mối thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau của tổchức Mọi nguồn thông tin đến văn phòng đều được thu thập, xử lý, chuyển phát vàlưu trữ
Vì vậy văn phòng cần xây dựng và đôn đốc thực hiện các quy định về vtlt trongtoàn cơ quan, đơn vị
1.4 Tổ chức xây dựng các quy chế hoạt động của cơ quan và văn phòng
- “Nước có phép nước, gia có gia quy”, “gia quy” của cơ quan, tổ chức nóichung, văn phòng nói riêng chính là quy chế hoạt động, bao gồm:
+ những quy định bắt buộc thực hiện dựa trên sự thống nhất tuân thủ của toàn cơquan, đơn vị
- Quy chế này khiến cho hoạt động của cơ quan, đơn vị đi vào nền nếp và phùhợp với sứ mệnh, mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ mà cơ quan đơn vị xác định
Đây là nhiệm vụ đầu tiên khi tổ chức bắt đầu đi vào hoạt động
1.5 Tổ chức công tác đón tiếp khách, đối nội, đối ngoại, an ninh trật tự
- Văn phòng đảm nhận công tác lễ tân, đón tiếp khách khi tới cơ quan, đơn vịlàm việc Ngoài ra, văn phòng còn đảm nhiệm công tác đối nội, đối ngoại, giữ gìn mốiquan hệ tốt đẹp với cơ quan cấp trên, cấp dưới, ngang cấp cũng như đối tác
- Bên cạnh đó, công tác vệ sinh môi trường cảnh quan, an ninh trật tự, phòngchống cháy nổ tại trụ sở làm việc cũng do bộ phận văn phòng phụ trách Để thực hiệntốt công tác này, văn phòng ban hành các quy chế phòng cháy chữa cháy, tổ chức tậphuấn công tác phòng chống cháy nổ theo định kỳ và hướng dẫn của đơn vị phòngcháy chữa cháy chuyên nghiệp
Trang 31.6 Thực hiện CTVT, LT hồ sơ tài liệu
- Có vị trí quan trọng trong việc kiểm soát nguồn thông tin ra – vào cơ quan,đơn vị
1.7 Tư vấn về văn bản cho thủ trưởng
- Văn phòng luôn là bộ phận kiểm soát, đảm bảo các văn bản được ban hành
ra khỏi cơ quan, đơn vị luôn đầy đủ về nội dung, chính xác về thể thức, thẩm quyềnban hành theo quy định của cơ quan, Nhà nước
1.8 Chủ trì hoặc phối hợp tổ chức các cuộc họp
- Văn phòng luôn đảm nhiệm chủ trì và ghi biên bản các cuộc hợp giao ban vàcác cuộc hợp đột xuất
- Bên cạnh đó, văn phòng sẽ là đơn vị phối hợp với các phòng ban chuyên môntrong việc tổ chức các cuộc họp do phòng ban chuyên môn đó chủ trì hoặc có sự yêucầu phối hợp từ lãnh đạo cơ quan
1.9 Phối hợp với các đơn vị tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo
Văn phòng luôn là đơn vị đảm nhiệm công tác hậu cần (liên hệ công tác, dựtrù kinh phí, đặt phòng, chuẩn bị phương tiện ) đảm bảo chuyến công tác đạt hiệuquả cao nhất
1.10 Đảm bảo cơ sở vật chất cho hoạt động của cơ quan
- Văn phòng luôn duy trì một nguồn kinh phí đảm bảo cho các hoạt động củavăn phòng diễn ra suôn sẻ
- Văn phòng là bộ phận tiếp nhận những yêu cầu về mặt cơ sở hạ tầng, trangthiết bị văn phòng, không gian và điều kiện làm việc từ các phòng ban, đơn vị trong
cơ quan
- Quản lý việc sử dụng cơ sở vật chất sao cho đạt hiệu quả cao nhất
2 Ví dụ
Tại văn phòng của QH, chức năng tham mưu tổng hợp được thể hiện qua các nv:
● Tổng hợp, phân tích tình hình hoạt động của QH, bao gồm: hoạt động lậppháp, hoạt động giám sát, …
● Xây dựng kế hoạch hoạt động của Quốc hội, bao gồm: kế hoạch lập pháp, kếhoạch giám sát, kế hoạch quyết định các vấn đề quan trọng của đất nước,
● Giúp lãnh đạo QH tổ chức thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của Quốc hội
3 Trong các nhiệm vụ đó nhiệm vụ nào là quan trọng nhất? Vì sao?
- TC thu thập xử lý và đảm bảo thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý là
nhiệm vụ quan trọng nhất Vì Hoạt động này là hoạt động thường xuyên liên tục,
Trang 4quan trọng đối với việc ban hành các quyết định quản lý của lãnh đạo.
Hoặc
- Tổ chức xây dựng và theo dõi chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan
và của văn phòng là nhiệm vụ quan trọng nhất: đây là nhiệm vụ nổi bật nhất của
chức năng tham mưu, tổng hợp của vp Chỉ riêng Vp mới xây dựng kế hoạch công táccho cả cơ quan, các phòng ban chuyên môn khác không làm điều này Chức năng nàynâng vị thế của vp ở trong hoạt động cơ quan
Câu 5 - Câu 14: Trình bày cơ cấu tổ chức của văn phòng? Nêu mối quan hệ giữa văn phòng với các bộ phận thuộc văn phòng và mối quan hệ giữa các bộ phận đó:
* Đối với cơ quan có quy mô hoạt động vừa và nhỏ (trường học, doanh nghiệp)
Lãnh đạo văn phòng (Trưởng phòng, phó phòng) → Bộ phận, chuyên viên giúp việc(bộ phận hành chính, chuyên viên hành chính, bộ phận tổng hợp, chuyên viên tổnghợp, lễ tân, văn thư lưu trữ)
2 Mối quan hệ giữa văn phòng với các bộ phận thuộc văn phòng và mối quan hệ giữa các bộ phận đó
* Mối quan hệ giữa văn phòng với các bộ phận thuộc văn phòng
Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị, có chức nănggiúp lãnh đạo, quản lý điều hành mọi hoạt động của cơ quan, đơn vị Các bộ phậnthuộc văn phòng là các bộ phận chuyên môn giúp việc cho văn phòng trong việc thựchiện các chức năng, nhiệm vụ của mình
* Mối quan hệ giữa các bộ phận thuộc văn phòng
- Bộ phận tổng hợp là bộ phận đầu mối: tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo văn
phòng trong việc quản lý, điều hành chung các hoạt động của văn phòng Các bộphận khác có trách nhiệm phối hợp với bộ phận tổng hợp trong việc thực hiện cácnhiệm vụ chung của văn phòng
- Bộ phận hành chính: quản lý, điều hành các hoạt động hành chính của văn
phòng Các bộ phận khác có trách nhiệm phối hợp với bộ phận hành chính trong việcthực hiện các thủ tục hành chính, văn thư, lưu trữ, tiếp khách, lễ tân,
Trang 5- Bộ phận VTLT: thu thập, xử lý, lưu trữ, bảo quản tài liệu, hồ sơ của văn
phòng Các bộ phận khác có trách nhiệm phối hợp với bộ phận văn thư - lưu trữtrong việc cung cấp, sử dụng tài liệu, hồ sơ
- Bộ phận tin học: ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác của văn
phòng Các bộ phận khác có trách nhiệm phối hợp với bộ phận tin học trong việc ứngdụng công nghệ thông tin trong công tác của mình
- Bộ phận quản trị thiết bị: quản lý, bảo trì, bảo dưỡng các thiết bị, máy móc
của văn phòng Các bộ phận khác có trách nhiệm phối hợp với bộ phận quản trị thiết
bị trong việc sử dụng, bảo quản các thiết bị, máy móc của văn phòng
- Bộ phận y tế: chăm sóc sức khỏe cho cán bộ, công chức, viên chức của văn
phòng Các bộ phận khác có trách nhiệm phối hợp với bộ phận y tế trong việc tổ chứccác hoạt động chăm sóc sức khỏe cho cán bộ, công chức, viên chức
- Đội xe: quản lý, sử dụng xe của văn phòng Các bộ phận khác có trách nhiệm
phối hợp với đội xe trong việc sử dụng xe của văn phòng
- Bộ phận bảo vệ: bảo vệ an ninh, trật tự, tài sản của văn phòng Các bộ phận
khác có trách nhiệm phối hợp với bộ phận bảo vệ trong việc bảo vệ an ninh, trật tự,tài sản của văn phòng
Câu 6: Phân tích nguyên tắc hoạt động của văn phòng Cho ví dụ minh họa.
- Có 2 nguyên tắc:
Nguyên tắc thủ trưởng lãnh đạo: Lãnh đạo văn phòng chịu trách nhiệm cao nhất
trước thủ trưởng cơ quan, trước pháp luật về mọi hoạt động của văn phòng, cóquyền giao quyền, ủy quyền, phân công công việc, kiểm tra giám sát mọi hoạt độngcủa văn phòng, báo cáo kết quả
- VD: Nếu VPCP không hoàn thành việc tổng hợp ý kiến của các bộ, ngành, địaphương về một dự án luật quan trọng thì thủ trưởng văn phòng chính phủ sẽ phảichịu trách nhiệm trước Thủ tướng Chính phủ
Nguyên tắc phối hợp liên kết: phối hợp với các phòng ban chuyên môn khác trong
quá trình thực hiện nhiệm vụ, các cán bộ phải liên kết phối hợp với nhau để giảiquyết các nhiệm vụ
- VD: VPCP phối hợp với Bộ Tư pháp tham mưu, giúp Chính phủ, Thủ tướngChính phủ trình Quốc hội, Ủy ban Thường vụ Quốc hội thông qua các dự án luật, dựthảo nghị quyết; trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ ban hành các nghị định,quyết định
Trang 6Câu 1 (Câu 3,4,17): Phân tích các chức năng của văn phòng? Cho ví dụ.
2.1 Chức năng tham mưu tổng hợp
- Tham mưu tổng hợp là hoạt động đề xuất các ý tưởng, sáng kiến, phương ánđộc đáo, và các giải pháp có tính chất tổng thể, khả thi cho thủ trưởng cơ quan trên
cơ sở tổng hợp những ý kiến tham mưu khác, thông tin hữu ích có liên quan
a Tham mưu trong việc tổ chức bộ máy của văn phòng
- Các nội dung thông tin cần tổng hợp:
● Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng
● Quy mô cơ quan
● Tính chất công việc
● Nguồn lực tài chính
- Các nội dung tham mưu cụ thể:
● Cơ cấu tổ chức của văn phòng;
● Số lượng và chất lượng nguồn nhân lực;
b Tham mưu xây dựng các quy chế làm việc và tổ chức thực hiện các quy chế hoạt động trong cơ quan;
- Các nội dung thông tin cần tổng hợp
● Văn bản hướng dẫn xây dựng quy chế của Nhà nước
● Các văn bản hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ
● Tính chất đặc thù của cơ quan, đơn vị
- Các nội dung tham mưu cụ thể:
● Xây dựng hệ thống các quy chế
● Tổ chức các hình thức triển khai thực hiện
● Đề xuất sửa đổi, bổ sung và hoàn thiện các quy định, quy chế
- Quy chế này khiến cho hoạt động của cơ quan, đơn vị đi vào nền nếp và phùhợp với sứ mệnh, mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ mà cơ quan, đơn vị xác định;
Trang 7- Văn phòng là đơn vị chủ trì xây dựng các quy chế hành chính, những mảngcông việc văn phòng trực tiếp quản lý Ngoài ra, văn phòng cũng phối hợp với các bộphận xây dựng các quy chế khác không thuộc lĩnh vực quản lý của văn phòng
- Với chức năng tham mưu trong tổ chức điều hành công việc, văn phòng làđơn vị tham mưu cho lãnh đạo cơ quan tổ chức triển khai thực hiện các văn bản đótrong thực tiễn quản lý, lãnh đạo, điều hành
- Trong quá trình triển khai các quy chế, VP là đơn vị giúp lãnh đạo bộ hướngdẫn, đôn đốc và kiểm tra thực hiện các quy định trong các cơ quan, đơn vị trựcthuộc
- Từ cơ sở là đơn vị hướng dẫn triển khai, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện cácquy định, quy chế, văn phòng có sơ sở tham mưu, đề xuất sửa đổi, bổ sung và hoànthiện các quy định, quy chế đó
c Tham mưu trong việc xây dựng kế hoạch, chương trình công tác
- Các nội dung thông tin cần tổng hợp:
● Chương trình, kế hoạch cấp trên giao
● Chương trình, kế hoạch các phòng ban chuyên môn gửi đến
● Chương trình, kế hoạch cấp dưới gửi lên
● Kết quả chương trình, kế hoạch của năm trước
● Thông tin sự vụ đột xuất diễn ra hàng ngày
- Các nội dung tham mưu cụ thể:
● Xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác (ngày, tuần, tháng, quý,năm)
● Giúp lãnh đạo cơ quan tổ chức thực hiện các chương trình, kế hoạch
- Các bộ phận chuyên môn cũng như văn phòng đều phải xây dựng những kếhoạch riêng cho bộ phận mình Nhưng các kế hoạch đó phải được kết nối, hỗ trợ vớinhau trong một hệ thống hoàn chỉnh để đạt mục tiêu chung Nhiệm vụ của Vănphòng là bố trí, sắp xếp chương trình kế hoạch tổng hợp làm việc hàng tuần, tháng,quý, 6 tháng, năm của cơ quan;
- Vai trò tham mưu của văn phòng trong xây dựng chương trình, kế hoạchcông tác thể hiện ở chỗ xác định các nội dung trọng tâm, trọng điểm cần tập trunggiải quyết, thứ tự thời gian thực hiện, phân công cho các đơn vị, tổ chức, cá nhân chủtrì thực hiện; các đơn vị, tổ chức, cá nhân phối hợp thực hiện; các điều kiện, nguồnlực để thực hiện, đề xuất các giải pháp hữu hiệu để thực hiện, dự kiến kết quả cuốicùng phải đạt được
- Vai trò tham mưu của văn phòng thể hiện ở chỗ đảm bảo cho chương trình
Trang 8công tác vừa bao quát tổng hợp, vừa cụ thể và không bỏ sót việc
- Tham mưu xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác phải bảo đảm tínhkhả thi, tính hiện thực để các chương trình, kế hoạch công tác được lãnh đạo cơquan phê duyệt và trở thành những chương trình mang lại hiệu quả cao
- Văn phòng giữ nhiệm vụ đôn đốc, kiểm tra, giải quyết những công việc độtxuất, khó khăn trở ngại khi thực hiện các chương trình kế hoạch đó để đạt hiệu quả
d Tham mưu tổng hợp thông tin phục vụ cho hoạt động lãnh đạo, điều hành
- Thông tin là nguồn lực quan trọng đối với mọi cơ quan, tổ chức;
Người lãnh đạo cơ quan, đơn vị không thể có thời gian để tự thu thập, xử lý thôngtin;
- Văn phòng được giao nhiệm vụ thu thập, chuyển phát tất cả các thông tin đi– đến, phân loại và xử lý thông tin Văn phòng tổng hợp báo cáo tình hình hoạt độngcủa các đơn vị trong cơ quan; đề xuất các biện pháp thực hiện phục vụ sự chỉ đạo vàđiều hành của thủ trưởng;
- Văn phòng là nơi quản lý, lưu trữ thông tin của toàn cơ quan, đơn vị
e Tham mưu tổ chức công tác hậu cần
- Các nội dung thông tin cần tổng hợp:
● Xác định nội dung, đặc điểm của từng nhiệm vụ hậu cần
● Các thông tin về ND, đối tượng, thành phần, thời gian, địa điểm, nguồn lực…
- Các nội dung tham mưu cụ thể:
● Chủ đề, nội dung, đối tượng, thành phần, thời gian, địa điểm, nguồn lực…
- Công tác hậu cần là công tác mang tính chất hỗ trợ tổ chức các hoạt độngthường niên, đột xuất của cơ quan đơn vị
- Văn phòng tham mưu cho lãnh đạo cơ quan trong công tác tổ chức hội họp;các chuyến đi công tác; mua sắm, bổ sung trang thiết bị trong cơ quan, đơn vị cũngnhư công tác ngoại giao giữa cơ quan, đơn vị với các đối tác
g Tham mưu trong việc tổ chức quản lý công tác văn thư – lưu trữ
- Các nội dung thông tin cần tổng hợp:
● Số lượng văn bản đi – đến
● Thực trạng công tác văn thư – lưu trữ của cơ quan
● Nguồn nhân lực
● Trang thiết bị, cơ sở vật chất
- Các nội dung tham mưu cụ thể:
● Tổ chức thực hiện công tác văn thư – lưu trữ
Trang 9● Xây dựng quy chế văn thư – lưu trữ.
● Hướng dẫn nghiệp vụ
● Tổ chức kiểm tra, đánh giá
● Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ
- Văn phòng là bộ phận quản lý CTVTLT tại cơ quan, đơn vị, công tác này có vịtrí quan trọng trong việc kiểm soát nguồn thông tin ra – vào cơ quan;
- Văn phòng bộ tham mưu trong việc xử lý, phân phối văn bản đến của bộ chocác đơn vị, cá nhân trong bộ; đôn đốc, kiểm tra giải quyết văn bản đến;
- Tham mưu trong việc xây dựng ban hành, tổ chức hướng dẫn thực hiện quychế về công tác văn thư – lưu trữ;
- Tham mưu trong việc chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ;
- Văn phòng tham mưu cho lãnh đạo cơ quan đưa công tác văn thư lưu trữ đivào nề nếp và phát huy được giá trị
2.2 Chức năng đảm bảo hậu cần
- Khái niệm hậu cần dùng để ám chỉ những cv mang tính chất hỗ trợ, phục vụ
a Tổ chức mua sắm trang thiết bị, phương tiện làm việc cho cơ quan
- Yêu cầu của việc mua sắm trang thiết bị: Đầy đủ về số lượng; đảm bảo chấtlượng; tương thích về công nghệ; phù hợp về giá cả; kịp thời với công việc
b Tổ chức quản lý, sử dụng trang thiết bị, phương tiện làm việc
- Giai đoạn mua sắm trang thiết bị: VP cần tiến hành khảo sát kỹ lưỡng dựatrên các nguồn thông tin thực tế
- Giai đoạn sử dụng trang thiết bị: Trong giai đoạn này văn phòng cần xâydựng các định mức sử dụng trang thiết bị Trong quá trình SD, mọi sự cố của trangthiết bị luôn được phản ánh tới văn phòng, văn phòng có nhiệm vụ sửa chữa và bảodưỡng
- Giai đoạn kết thúc quá trình sử dụng: Sau khi nhận thấy trang thiết bị hếtkhấu hao, không còn khả năng SD, tránh lãng phí chi phí sửa chữa, VP tiến hành lậpbiên bản đánh giá tình trạng trang thiết bị, lập kế hoạch xin thanh lý trang thiết bị
- Nguyên tắc quản lý, sử dụng trang thiết bị: Sử dụng đúng mục đích; bảo quảntheo quy định; bảo dưỡng theo định kỳ; thay thế, sửa chữa khi cần thiết
c Tổ chức phục vụ các cuộc hội họp của cơ quan
Trong công tác tổ chức hội họp được chia làm ba giai đoạn:
+ Trước cuộc họp: Nắm được mục đích, yêu cầu cuộc họp; thành phận dự họp; thảochương trình nghị sự được phê duyệt; in ấn tài liệu có liên quan; chuẩn bị công tác
Trang 10thư ký, lễ tân; chuẩn bị bàn ghế, trang trí phòng họp; kiểm tra thiết bị và sự phối hợpvới các bộ phận
+ Trong cuộc họp: Hỗ trợ khi có trục trặc trang thiết bị; thư ký cuộc họp; giữ gìn anninh, trật tự
+ Sau cuộc họp: Kiểm tra hoặc trực tiếp dọn dẹp phòng họp; kiểm tra điện nước vàcảm ơn người tham gia; biên tập một số loại văn bản theo yêu cầu của lãnh đạo;triển khai nội dung, thông báo các nội dung đã thông qua cho các phòng ban;
d Tổ chức các chuyến đi công tác của cơ quan
Văn phòng tổ chức các chuyến đi công tác cho lãnh đạo theo ba giai đoạn: + Giai đoạn trước chuyến đi: Là những công việc văn phòng phải thực hiện trước mỗichuyến đi công tác của lãnh đạo
● Phác thảo chuyến đi
● Lập hồ sơ chuyến đi
● Đối chiếu chính sách của cơ quan
● Đăng ký trước: các phương tiện đi lại, nơi ăn, chốn ở
● Soạn thảo lịch trình chuyến đi:
● Lên kế hoạch đảm nhận trách nhiệm ở nhà
● Kiểm tra chuyến đi phút chót
+ Giai đoạn trong chuyến đi: Văn phòng hỗ trợ cán bộ được ủy quyền giải quyết côngviệc tại cơ quan, lập bảng theo dõi công việc
+ Giai đoạn sau chuyến đi: Sau khi lãnh đạo đi công tác trở về, văn phòng có tráchnhiệm báo cáo tổng hợp các hoạt động diễn ra trong thời gian lãnh đạo vắng mặt.Văn phòng sắp xếp thời gian hỗ trợ lãnh đạo trong thời gian lãnh đạo vắng mặt.Ngoài ra, văn phòng làm các thủ tục thanh toán các chi phí, gửi lời cảm ơn nhữngngười đã tiếp xúc, giúp đỡ lãnh đạo trong quá trình công tác
e Tổ chức công tác bảo vệ, y tế, chăm lo đời sống cho cán bộ trong cơ quan
Trang 11+ Văn phòng chủ trì các hoạt động nhằm quan tâm đời sống vật chất và tinh thần chocán bộ, nhân viên trong cơ quang Ví dụ, văn phòng tổ chức các hoạt động thăm hỏi,hiếu hỉ, sinh nhật, ngày lễ
f Tổ chức công tác vệ sinh môi trường làm việc của cơ quan
- Văn phòng luôn hướng tới việc xây dựng một môi trường làm việc xanh –
sạch – đẹp – trong lành
- Văn phòng có nhiệm phụ lựa chọn công ty cung cấp dịch vụ, quản lý, lên lịch
và phân chia công việc, giám sát cho phù hợp
- Hàng tháng VP làm công tác đánh giá và phản hồi với đơn vị cung cấp DV
g Tổ chức các hoạt động lễ tân, khánh tiết
- Văn phòng thường được giao các nhiệm vụ chủ trì, phối hợp thực hiện việc
tổ chức các cuộc họp, chuẩn bị đón tiếp khách tới làm việc với cơ quan
- Lễ tân là bộ phận gây ấn tượng đầu tiên với khách khi tới thăm và làm việctại cơ quan Tại những cơ quan lớn có đội ngũ lễ tân chuyên nghiệp, tại các công ty
có quy mô nhỏ lễ tân thường là cán bộ kiêm nhiệm trong văn phòng
- Trong những sk lớn, văn phòng cần lựa chọn và có hướng dẫn nghiệp vụ cụthể cho những đối tượng này, thậm chí văn phòng có thể đi thuê dịch vụ nếu cầnthiết
- Lễ tân tốt giúp tiết kiệm thời gian làm việc cho lãnh đạo cơ quan, gây ấntượng tốt và thiện cảm với khách hành
h Quản lý tài khoản của văn phòng
- Để duy trì các hoạt động chi thường xuyên, VP luôn có một khoản tiền ứngtrước từ bộ phận Kế toán
- Mọi hoạt động chi tiêu của cơ quan, đơn vị luôn được thắt chặt, chính vì vậylãnh đạo văn phòng luôn quan tâm và giao công tác ứng và hoàn ứng, chi tiêu chonhững người có kinh nghiệm và tin cậy
3 Ví dụ
Tại VP của QH, chức năng đảm bảo hậu cần được thể hiện qua các nhiệm vụ sau:
● Quản lý, sử dụng con người, tài sản, tài chính, cơ sở vật chất, trang thiết bị,phương tiện, phục vụ cho hoạt động của văn phòng
● Tổ chức thực hiện các công tác văn thư, lưu trữ, hành chính, lễ tân, phục vụ, của Quốc hội
Trang 12Câu 4: So sánh chức năng của văn phòng với chức năng của các đơn vị chuyên môn khác trong cơ quan Cho ví dụ minh họa
tham mưu tất cả các hoạt động của cơ quan
Là bộ phận tham mưu, giúp việc cho lãnh
đạo cơ quan trong việc thực hiện các nhiệm
vụ quản lý nhà nước
Chuyên môn hóa về một lĩnh vực cụthể, tham mưu, đề xuất giải phápcho lãnh đạo cơ quan trong lĩnh vựcđó
Đảm bảo
hậu cần
giúp đỡ các phòng ban chuyên môn khác →
chức năng đặc thù của vp
Đảm bảo các ĐKVC, kỹ thuật, tài chính, nhân
lực phục vụ cho hoạt động của cơ quan
Đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹthuật, tài chính phục vụ cho hoạtđộng chuyên môn của lĩnh vực mìnhphụ trách
- Ví dụ minh họa:
+ Về chức năng tham mưu - tổng hợp
● VP Sở Tài chính tham mưu cho Giám đốc Sở trong việc xây dựng kế hoạch tàichính, dự toán ngân sách, phân bổ ngân sách, quản lý thu chi ngân sách,
+ Về chức năng đảm bảo hậu cần
● VP Sở GD&ĐT đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật, tài chính phục vụ chohoạt động của Sở, bao gồm: cơ sở vật chất, trang thiết bị, tài chính, nhânlực,
Câu 5: Hiện nay ở Việt Nam có mấy loại hình văn phòng? So sánh?
- Hiện nay ở Việt Nam có 5 loại hình văn phòng:
+ Một là văn phòng trong các cơ quan đảng
+ Hai là văn phòng trong các cơ quan hành chính nhà nước:
● CQHCNN có thẩm quyền chung: khối ubnd và VP chính phủ
● CQHCNN có thẩm quyền riêng: các cơ quan bộ, các bộ ngành ở trung ương,các sở ban ngành ở địa phương
+ Ba là văn phòng trong các doanh nghiệp
+ Bốn là văn phòng trong các đơn vị lực lượng vũ trang
+ Năm là văn phòng trong các tổ chức chính trị xã hội nghề nghiệp
- Giống nhau:
+ Đều có chức năng giúp việc, tham mưu, giúp việc cho CQ, TC, đơn vị chủ quản
+ Đều có nhiệm vụ tổng hợp, nghiên cứu, đề xuất, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, quản
lý, lưu trữ hồ sơ, tài liệu, phục vụ các hoạt động của cơ quan, TC, đơn vị chủ quản
Trang 13+ Đều thực hiện nguyên tắc chấp hành chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách,
pháp luật của Nhà nước
+ Đều thực hiện nguyên tắc tập trung dân chủ, tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách
- Khác nhau:
+ Chức năng:
● CQHCNN là cơ quan công quyền, có thêm chức năng đại diện
● Doanh nghiệp: chức năng giao dịch, chức năng truyền thông nội bộ, pháp lí
+ Nhiệm vụ: cụ thể hóa chức năng trên:
● CQHCNN: chức năng đại diện: đại diện cho cơ quan tiếp xúc với dân
● Doanh nghiệp: chức năng giao dịch: phục vụ cho các hoạt động thương mại
+ Cơ cấu tổ chức bộ máy:
● VP: thiết kế tương đối đầy đủ, tinh gọn → mối liên hệ chặt chẽ với nhau
● Cơ quan hành chính nhà nước:
+ Nguyên tắc hoạt động:
● Văn phòng trong các cơ quan đảng và văn phòng trong các cơ quan hành
chính nhà nước đề cao nguyên tắc thủ trưởng lãnh đạo
● Văn phòng trong các doanh nghiệp và văn phòng trong các tổ chức chính trị xã
hội nghề nghiệp đề cao nguyên tắc phối hợp, liên kết
CHƯƠNG 2 Câu 7: Phân tích khái niệm QTVP? Cho ví dụ minh họa.
- QTVP là một lĩnh vực thuộc quản trị nói chung, liên quan tới việc tổ chức, điều hành