Để đạtđược những mục tiêu có hiệu quả cao nhất trong quá trình thực hiện hóa các mục tiêu vàgiảm thiểu tối đa những rủi ro thì đòi hỏi một tổ chức phải thực hiện tốt chức năng lập kếhoạc
lOMoARcPSD|38594337 TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI PHÂN HIỆU TẠI TP.HCM KHOA HÀNH CHÍNH HỌC TÊN ĐỀ TÀI: TRÌNH BÀY VAI TRÒ VÀ CHỨC NĂNG LẬP KẾ HOẠCH LIÊN HỆ THỰC TIỄN TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: QUẢN LÝ HỌC ĐẠI CƯƠNG Mã phách:………………………………….(Để trống) TP HỒ CHÍ MINH - 2022 Downloaded by NGUYEN BAY (tailieuso.17@gmail.com) lOMoARcPSD|38594337 TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI PHÂN HIỆU TẠI TP.HCM KHOA HÀNH CHÍNH HỌC TÊN ĐỀ TÀI: TRÌNH BÀY VAI TRÒ VÀ CHỨC NĂNG LẬP KẾ HOẠCH LIÊN HỆ THỰC TIỄN TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: QUẢN LÝ HỌC ĐẠI CƯƠNG Mã phách:………………………………… Tp Hồ Chí Minh – 2022 2 Downloaded by NGUYEN BAY (tailieuso.17@gmail.com) lOMoARcPSD|38594337 Lời cảm ơn “Lời nói đầu tiên, em xin chân thành cảm ơn Trường Đại học Nội vụ đã đưa học phần Quản lý học đại cương vào chương trình học của sinh viên và giảng dạy của thầy (cô) để giúp cho sinh viên hiểu hơn về những chức năng, vai trò của hoạt động quản lý trong tổ chức Và em muốn gửi lời cảm ơn một lần nữa đến Giảng viên-cô Phạm Thị Toàn đã giảng dạy, quan tâm và truyền đạt những kiến thức quý báu của mình cho sinh viên nói chung và cho em nói riêng suốt thời gian diễn ra học phần Nhờ có những kiến thức mà cô đã truyền đạt đã giúp các sinh viên cũng như là em đã hiểu hơn về cách thức quản lý, vận hành của một tổ chức Những kiến thức nhận được từ cô chính là những hành trang cho chúng em sau này trên con đường công danh sự nghiệp Có lẽ kiến thức là thứ vô tận không thể tiếp thu hết trong ngày một ngày hai, mỗi cá nhân đều luôn tồn tại những hạn chế chế nhất định và tiếp thu thực tế có khá nhiều bỡ ngỡ Vì vậy, trong quá trình làm bài tiểu luận này, chắc chắn sẽ không hoàn hảo và tránh những sự sai sót về kiến thức, về nội dung Bản thân em rất mong nhận được sự nhận xét, ý kiến đóng góp, phê bình từ phía Thầy (cô) để bài của em được hoàn thiện hơn Lời cuối cùng, em xin kính chúc Thầy (cô) nhiều sức khỏe, hạnh phúc, thành công trên con đường sự nghiệp giảng dạy Em xin chân thành cảm ơn!” 3 Downloaded by NGUYEN BAY (tailieuso.17@gmail.com) lOMoARcPSD|38594337 MỤC LỤC 1 Cơ sở lý luận 1 1.1 Khái niệm quản lý 1 1.2 Khái niệm chức năng quản lý 1 1.3 Khái niệm kế hoạch 1 1.4 Khái niệm lập kế hoạch 1 2 Phân loại lập kế hoạch 2 2.1 Phân loại theo phạm vi 2 2.2 Phân loại theo thời gian 2 2.3 Phân loại theo tính cụ thể .3 2.4 Phân loại theo đối tượng 3 3 Vai trò lập kế hoạch .3 4 Liên hệ thực tiễn 5 5 Kết luận 6 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 6 4 Downloaded by NGUYEN BAY (tailieuso.17@gmail.com) lOMoARcPSD|38594337 A.LỜI MỞ ĐẦU Một tổ chức được ra đời phải được bởi sự kết hợp giữ hai hoặc nhiều thành viên Những thành viên phối hợp với nhau theo một cách thức nhất định và cùng hướng đến một mục tiêu chung mà tổ chức đã đề ra Trong thực tế, dù nhìn nhận dưới góc độ nào thì tổ chức nói chung hay tổ chức nhà nước, hoạt động theo đuổi mục tiêu lợi nhuận hay phi lợi nhuận thì đều chịu tác động của những sự biến động môi trường, đều cố gắng hướng đến một mục tiêu chung mà tổ chức đã đề ra một cách nhanh nhất và có hiệu quả nhất Để đạt được những mục tiêu có hiệu quả cao nhất trong quá trình thực hiện hóa các mục tiêu và giảm thiểu tối đa những rủi ro thì đòi hỏi một tổ chức phải thực hiện tốt chức năng lập kế hoạch Lập kế hoạch được xem là một khâu vô cùng quan trọng, phức tạp mà đòi hỏi phải tiến hành nhiều hoạt động và cần có sự góp sức từ nhiêu bộ phận Đây cũng xem như chức năng cơ bản nhất trong các chức năng của hoạt động quản lý, là cơ sở đề thực hiện các chức năng khác Vì vậy, lập kế hoạch quyết định phần lớn thành công hay thất bại của một tổ chức Trước sự vận động không ngừng của các yếu tố kinh tế, chính trị, văn hóa – xã hội và ngay cả sự thay đổi trong chính bản thân của tổ chức đã đặt nó vào trong các mối qyuan hệ phức tạp và cần có những sự chuẩn bị trước để kịp thời thích nghi với tình huống, khi đó chức năng lập kế hoạch càng bộ lộ rõ nét vai trò của mình Do đó, việc nghiên cứu phân tích về chức năng lập kế hoạch để hiểu và nâng cao hiệu cả của chức năng này cực kì quan trọng Nội dung bài tiểu luận sau đây sẽ cung cấp nhưng thông tin cơ bản về chức năng lập kế hoạch cũng như vai trò của nó trong hoạt động quản lý, thực tiễn về lập kế hoạch trong cơ quan, tổ chức nói chung và cơ quan hành chính nhà nước nói riêng diễn ra như thế nào.? 5 Downloaded by NGUYEN BAY (tailieuso.17@gmail.com) lOMoARcPSD|38594337 B PHẦN NỘI DUNG I Cơ sở lý luận 1 Khái niệm 1.1 Khái niệm kế hoạch Kế hoạch: Là tập hợp các hoạt động được tính toán trước Nó là dự định của nhà quản lý cho các công việc tương lai của tổ chức về mục tiêu, nội dung, phương thức quản lý và các nguồn lực được chương trình hóa 1.2 Khái niệm lập kế hoạch Lập kế hoạch là một hoạt động có ý thức của con người nó được tiến hành trước khi con người thực hiện bất kỳ một hoạt động nào đó Việc lập kế hoạch có thể được phân chia thành hai loại: Kế hoạch chính thức và kế hoạch phi chính thức Chức năng lập kế hoạch: Cho đến nay có rất nhiều quan niệm về chức năng lập kế hoạch như quan điểm của Steyner, Henrypayh, Roneer, Taylor,…Với mỗi quan điểm, mỗi cách tiếp cận khác nhau, chức anwng lập kế hoạch đều có nhưng định nghĩa nhất định Tuy nhiên, về cơ bản đều bật lên những khẳng định: Lập kế hoạch là quá trình xác định các mục tiêu của tổ chức, hình thành các chiến lược chung để đạt được mục tiêu đó và xây dựng các phương pháp chi tiết để kết hợp và điều phối công việc của tổ chức tới địch một cách nhanh nhất và hiệu quả nhất Qua đó, tìm ra cách thực phối hợp tốt nhất để tận dụng, phát huy tói đa nguồn lực của tổ chức, biếc các nguồn lực tiềm năng thành cơ hội để thúc đẩy tổ chức phát triển Thực chất việc lập kế hoạch là xây dựng chương trình hành động, chương trình huy động và điều phối các nguồn lực nhằm đạt các mục tiêu và mục đích của tổ cức đã đề ra thông qua sự hợp tác chặt chẽ giữa các thành viên trong tổ chức Lập kế hoạch là khâu đầu tiên của quá trình hoạt động quản lý, do đó nếu lập kế hoạch không tốt sẽ dẫn đến kết quả mục tiêu sẽ không thực hiện được hoặc thực hiện nhưng không có hiệu quả cao như mong muốn Nó sẽ quyết định lớn đến việc tổ chức có thực hiện tốt hay không các chức năng tiếp theo Kết quả của lập kế hoạch đó chính là bản kế hoạch, một văn bản hoặc đó là những ý tưởng xác định phương hướng hành động mà tổ chức hành động Lập kế hoạch là cần thiết Thứ nhất, do sự bất định của tương lai nên việc lập kế hoạch trở nên tất yêu, tương lai càng xa thì kế hoạch càng kém chắc chắn Thứ hai, ngay cả tương lai có độ chắc chắn cao thì việc lập kế hoạch vẫn là cần thiết vì nhà quản lý cần phải tìm cách tốt nhất để đạt mục tiêu Thứ ba, nhà quản lý cần phải đưa ra các kế hoạch để mọi bộ phận, mọi thành viên trong tổ chức có thể biết tiến hành công việc như thế nào 6 Downloaded by NGUYEN BAY (tailieuso.17@gmail.com) lOMoARcPSD|38594337 Lập kế hoạch đòi hỏi người quản lý phải xác định trước xem tổ chức cần phải làm những việc gì, làm như thế nào, những ai làm, khi nào làm và làm ở đâu Hay nói cách khác quá trình lập kế hoạch phải liên quan đến tất cả các nhà quản lý cũng như thành viên trong toàn bộ tổ chức Do đó cũng thông qua việc lập kế hoạch thì người quản lý mới có cơ sở để tổ chức các hoạt động cần thiết trong một tổ chức Lập kế hoạch nghĩa là trả lời cho các câu hỏi sau: + What? (Làm cái gì?): Tương ứng với việc xác định mục tiêu +Who? (Ai làm gì?): Tương ứng với việc xây dựng nội dung kết hợp phân công công việc cho cá nhân, bộ phận cụ thể để đảm nhận công việc +When? (Khi nào làm?): Tương ứng với việc xác định thời gian để thực hiện +Where? (Làm ở đâu?): Tương ứng với việc xác định địa điểm thực hiện +How? (Làm như thế nào?): Tương ứng với việc lựa chọn phương thức Các câu hỏi trên vừa mô tả yêu cầu phải đáp ứng đối với một bản kế hoạch, vừa thực hiện các nội dung sẽ có trong bản kế hoạch Chỉ cần một nội dung không thể tiến hành hoặc thực hiện nhưng sơ sài sẽ làm cho toàn bộ bản kế hoạch không còn giá trị Quán trình lập kế hoạch phải liên quan đến tất cả các đối tượng, sự đóng góp của chính những nhà quản lý các bộ phận và toàn bộ các thành viên trong tổ chức Vì vậy, nhờ có bản kế hoạch người quản lý mới có cơ sở để triển khai, giám sát và đánh giá các hoạt động của tổ chức 2 Vai trò của lập kế hoạch Mục đích của tất cả các kế hoạch và kế hoạch phụ trợ cho nó nhằm hoàn thành những mục đích và mục tiêu của cơ sở Tầm quan trọng của lập kế hoạch được thể hiện ở vai trò của các kế hoạch với tư cách là sản phẩn của quá trình lập kế hoạch -Các kế hoạch giúp tổ chức ứng phó với những thay đổi trong tương lai Do sự bất định của tương lai nên việc lập kế hoạch trở thành tất yếu Thông qua việc lập kế hoạch, nhà quản lý có thể dự đoán trước được những gì sẽ diễn ra trong tương lai, lường trước được những khó khăn, thậm chí giúp chúng tránh được những do dự Tuy nhiên, cũng cần phải lưu ý, kế hoạch mang tính tương đối, “kế hoạch tốt nhất cũng không thể lường trước hết những gì có thể xảy ra trong tương lai” (Henry Fayol) Lập kế hoạch cho khoảng thời gian dài thì độ chính xác càng giảm, -Các kế hoạch hướng nỗ lực vào việc hoàn thành các mục tiêu 7 Downloaded by NGUYEN BAY (tailieuso.17@gmail.com) lOMoARcPSD|38594337 Lập kế hoạch là nhằm đạt được các mục tiêu của tổ chức Các kế hoạch sẽ thống nhất được nổ lực của các cá nhân, bộ phận trong tổ chức góp phần vào việc thực hiện các mục tiêu Nhờ có các kế hoạch, nhà quản lý phối hợp các hoạt động của các cá nhân cũng như các bộ phận trong việc thực hiện các hoạt động của các cá nhân cũng như các bộ phận trong việc thực hiện nhiệm vụ chung nhằm đạt mục tiêu chung -Các kế hoạch tạo ra khả năng tiết kiệm các nguồn lực Các kế hoạch sẽ góp phần tối thiểu hóa chi phí về nguồn lực vì nó chú trọng vào hiệu quả và sự phù hợp của hoạt động Khi lập kế hoạch, nhà quản lý đã xây dựng các phương án và lựa chọn các phương án tối ưu để đạt mục tiêu Mặt khác, các kế hoạch có thể biến các hoạt động không được phối hợp thành những nổ lục có định hướng chung, bảo đảm các hoạt động diễn ra đều đặn, nhịp nhàng, cân đối; khắc phục tình trạng không ăn khớp, chồng chéo, bất hợp lý gây tốn kém, lãng phí nguồn lực của cơ quan, xã hội -Các kế hoạch là cơ sở để thực hiện chức năng kiểm sát Lập kế hoạch xác định các mục tiêu, các kết quả cần đạt được và chính các mục tiêu này lại là tiêu chuẩn để kiểm tra, đánh giá hoạt động của từng bộ phận, từng cá nhân Tren cơ sở đã được lập, nhà quản lý tiến hành các hoạt động giám sát, kiểm tra, thanh tra hay thực hiện chức năng kiểm soát 3 Các thành phần của kế hoạch và phân loại kế hoạch 3.1 Các thành phần của kế hoạch Thông thường một bản kế hoạch sẽ bao gồm 4 phần cơ bản sau: -Các mục tiêu -Phương pháp và biện pháp -Nguồn lực -Sự thực hiện dự kiến( Sự phân công công việc, phân bổ việc sử dụng các nguồn lực.) Các thành phần này của kế hoạch luôn hỗ trợ và bổ sung cho nhau trong quá trình lập nên một bản kế hoạch Cần quan tâm đến tất cả các phần này trong một kế hoạch vì nếu như chỉ quan tâm đến một thành phần thì bản kế hoạch sẽ không mang lại hiểu quả như mong đợi và có thể thiếu đi tính thực tế và hiệu quả trong quá trình thực hiện 3.2 Phân loại kế hoạch Phương pháp phổ biến nhất là mô tả các kế hoạch theo bề rộng (phạm vi) của chúng, theo khôn khổ thời gian và theo tính cụ thể Tuy nhiên, các cách phân lọai kế hoạch này 8 Downloaded by NGUYEN BAY (tailieuso.17@gmail.com) lOMoARcPSD|38594337 không độc lập với cách phân loại khác.Chẳng hạn, có mối quan hệ chặt chẽ giữa các kế hoạch dài hạn và ngắn hạn với các loại kế hoạch chiến lược và thực thi 3.2.1 Phân loại theo phạm vi Theo cách phân loại này, kế hoạch này được chia thành kế hoạch chiến lược và kế hoạch thực thi hay kế hoạch hành động Các kế hoạch áp dụng cho toàn bộ tổ chức, thiết lập các mục tiêu toàn diện và xác định vị trí tương lai của tổ chức trong môi trường gọi là kế hoạch chiến lược Các kế hoạch ghi rõ chi tiết về cách thức đạt được các mục tiêu toàn diện được gọi là kế hoạch thực thi 3.2.2 Phân loại theo khuôn khổ thời gian Theo khuôn khổ thời gian, kế hoạch được phân thành dài hạn, trung hạn và ngắn hạn -Kế hoạch ngắn hạn là kế hoạch có thời gian thức hiện từ 1 năm trở xuống -Kế hoạch trung hạn thường là kế hoạch có thời hạn từ 1 năm đến dưới 5 năm -Kế hoạch dài hạn là kế hoạch có thời gian thực hiện từ 5 năm trở lên 3.2.3 Phân loại theo tính cụ thể Bằng trực giác, chúng ta không thể khẳng định kế hoạch nào là cụ thể, hay nói cách khác, mọi kế hoạch đều là kế hoạch định hướng Tuy nhiên, khi chúng ta đi sâu vào nghiên cứu các kế hoạch theo tính cụ thể, có thể phân các kế hoạch thành kế hoạch định hướng và kế hoạch cụ thể Kế hoạch cụ thể có các mục tiêu xác định rõ rang và không cần giải thích thêm, không có sự mơ hô, không có sự hiểu lầm Kế hoạch có độ không chắc chắn cao, đòi hỏi người thực hiện duy trì tính linh hoạt để ứng phó với những thay đổi không thể lường trước được gọi là kế hoạch định hướng Các ké hoạch này đưa ra trọng tâm nhưng không bó buộc người tổ chức phải thực hiện theo những mục tiêu cụ thể hoặc các đường lối hành động cụ thể 3.2.4 Phân loại theo đối tượng -Kế hoạch nhân sự: Là kế hoạch xác định nhu cầu nhân sự tương lai cho một cơ quan, tổ chức về số lượng, chất lượng và thời điểm cung cấp; xác định những biện pháp cần thiết để đáp ứng nhu cầu nhân sự đó nhằm bảo đảm cho cơ quan, tổ chức hoàn thành những chức năng, nhiệm vụ của mình -Kế hoạch tài chính (ngân sách): là kế hoach xác định khả năng thu và nhu cầu chi ngân sách, bao gồm tổng thu, tổng chi và các khoản mục thu, chi trong kỳ ngân sách Đồng thời, xác định các biện pháp để tận thu và sửu dụng các khoản chi ngân sách một cách có hiệu quả 9 Downloaded by NGUYEN BAY (tailieuso.17@gmail.com) lOMoARcPSD|38594337 -Giai đoạn 2: Thiết lập kế hoạch hành động, Để hoàn thành các mục tiêu định trước, cần lập kế hoạch xác định trước các hành động Đồng thời, phân công công việc giữa các bộ phận trong tổ chức thông qua việc xây dựng các kế hoạch tiến độ thực hiện, ngân sách của tổ chức, các thủ tục thực thi -Giai đoạn 3: Thẩm định các kết quả Đo lường các kết quả đạt được so với mục tiêu dự kiến ban đầu Sau đó, đưa ra các biện pháp điều chỉnh sự cần thiết Giai đoạn này còn được gọi là gia đoạn đánh giá việc thực hiện kế hoạch 6 Các nguyên tắc thực hiện chức năng lập kế hoạch 6.1 Mục tiêu Mọi hoạt động quản lý đều hướng đến tới những mục tiêu nhất định và hoạt động lập kế hoạch cũng vậy Do đó, mục đích của mọi kế hoạch là phải hướng nỗ lực của các cá nhân, bộ phận vào việc hoàn thành mục tiêu chung 6.2 Hiệu quả Các nguồn lực của tổ chức là có hạn trong khi mong muốn của tổ chức là vô hạn Vì vậy, yêu cầu cơ bản của mọi hoạt động của tổ chức là phải đảm bảo tính hiệu quả, tức là với một nguồn lực nhất định phải đem lại kết quả cao nhất hoặc đạt một kết quả nhất định nhưng với chi phí về nguồn lực thấp nhất Nguyên tắc này đòi hỏi trong khi lập và thực hiện kế hoạch phải đảm bảo tính hiệu quả Hiệu quả của một kế hoạch được đo lường bằng việc so sánh kết quả mà nó đóng góp vào việc đạt các mục tiêu với những chi phí và hậu quả khác cần thiết để xây dựng, thực hiện kế hoạch 6.3 Khách quan Nhà quản lý lập kế hoạch là để thực hiện chúng nhằm đạt các kết quả mong muốn Do vậy, để đảm bảo tính khả thi của các kế hoạch, khi xây dựng cần dự trên những căn cứ khoa học, những yêu cầu khách quan và có tính thực tế, phù hợp với điều kiện cụ thể, tránh tình trạng chủ quan, duy ý chí, tạo nên những kế hoạch viễn vong, không bao giờ thực hiện được 6.4 Cân đối Khi xây dựng kế hoạch cần đảm bảo tính cân đối giữa các yếu tố cấu thành Chẳng hạn như, mục tiêu thì phải phù hợp với nguồn lực, các hoạt động phải được tiến hanhfnhipj nhàng, phải cân đối giữa nguồn lực với các biện pháp, giữa các phương tiện với con người…để tránh tình trạng dư thừa, lãng phí nguồn lực 6.5 Linh hoạt Các kế hoạch cũng chỉ là dự kiến về các hoạt động trong tương lai, trong khi đó tương lai luôn thay đổi, do đó bản thân các kế hoạch cũng chỉ mang tính tương đối Vì vậy, 11 Downloaded by NGUYEN BAY (tailieuso.17@gmail.com) lOMoARcPSD|38594337 các kế hoạch được xây dựng phải bảo đảm tính linh hoạt để giảm bớt các rủi ro do các sự kiện không mong đợi phát sinh 6.6 Phù hợp Trong quản lý, nhà quản lý phải xây dựng nhiều kế haochj khác nhau Ví dụ, theo thời gian có kế hoạch năm, kế hoạch quý, kế hoạch tháng,…và nhiều kế haochj về nhiều lĩnh vực khác nhau Vì vậy, để tránh tình trạng chồng chéo giữa các kế hoạch cần phải tính toán sao cho chúng thích hợp về thời gian và ăn khớp nhau II Liên hệ thực tiễn vai trò của chức năng lập kế hoạch trong hoạt động quản lý 12 Downloaded by NGUYEN BAY (tailieuso.17@gmail.com) lOMoARcPSD|38594337 C KẾT LUẬN Trong tổ chức nào, việc lập kế hoạch cũng vô cùng quan trọng Nếu xem chiến lược mà tổ chức đặt ra là đích, người ta có nhiều đường để tới đích, kế hoạch hoạch định rõ ràng đường ngắn để đưa tổ chức tới đích một cách nhanh nhất Vì vậy, chức năng lập kế hoạch trong hoạt động quản lý xã hội là rất cần thiết, là khâu đầu tiên của quá trình quản lý Do đó, nếu lập kế hoạch không tốt sẽ không thực hiện được mục tiêu hoặc thực hiện được nhưng không mang lại kết quả tốt như mong muốn Nó quyết định lớn đến việc một tổ chức có được vận hành tốt hay không Chức năng lập kế hoạch là tiền đề cho sự phát triển của một tổ chức, việc lập kế hoạch sẽ xác định được mục tiêu rõ ràng để những thành viên trong tổ chức thực hiện theo đúng chu trình, đúng đường lối mà tổ chức muốn hướng đến DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO -Giáo trình Quản lý học đại cương (PGS.TS Nguyễn Hữu Hải, 2015) [tr.120-127] 13 Downloaded by NGUYEN BAY (tailieuso.17@gmail.com)