Tiểu Luận Đề tài: GIAO TIẾP GIỮA NHÂN VIÊN VỚI QUẢN LÍ

Giao tiếp vốn là một hoạt động thiết yếu của con người. Trong lính vực kinh doanh, giao tiếp đóng vai trò quan trọng, có thể quyết định sự thành công hay thất bại của một doanh nghiệp. Ngày nay giao tiếp kinh doanh không chỉ là gặp gỡ, thiết lập mối quan hệ hay qua các báo cáo kết quả kinh doanh mà hiệu quả của giao tiếp trong kinh doanh chính là sự tiếp nhận thông tin chính xác, nhanh chóng của các bên tham gia trong kinh doanh, nhiều doanh nghiệp đã và đang sự dụng thông tin hiệu quả để phát triển sản phẩm, cung cấp dịch vụ… tạo ra lợi thế cạnh tranh trên thị trương, bên cạnh đó trong cuộc sống hằng ngày luôn tồn tại các mối quan hệ giao tiếp, vì mỗi con người là tổng thể các mối quan hệ xã hội.

BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP HỒ CHÍ MINH

KHOA CÔNG NGHỆ CƠ KHÍ

 Giảng viên hướng dẫn : NGUYỄN ĐỨC LỘC

Sinh viên thực hiện : TRẦN NGUYỄN KHÁNH MINH MSSV: 22630841

NGUYỄN HỮU PHƯỚC MSSV: 22631491

TP.HCM, ngày … tháng … năm …

TIỂU LUẬN NHÓM 5

Đề tài: GIAO TIẾP GIỮA NHÂN VIÊN

VỚI QUẢN LÍ

Trang 2 / 16

MỤC LỤC

MỤC LỤC 2

MỞ ĐẦU 3

Lý do chọn đề tài 3

I TỔNG QUAN LÝ LUẬN CHUNG VỀ KỸ NĂNG GIAO TIẾP TRONG QUẢN LÝ 4

1.1 Khái niệm giao tiếp 4

1.2 Vai trò của giao tiếp giữa nhân viên với quản lí 5

II THỰC TRẠNG CÁC VẤN ĐỀ ỨNG XỬ ĐỒNG NGHIỆP TRONG CÔNG SỞ VÀ GIẢI PHÁP 6

2.1 Giới Thiệu Công Ty 6

2.2 Thực Trạng – Vấn Đề 6

2.3 Đánh Giá 7

2.3.1 Những tính chất tốt 7

2.3.2 Những tính chất chưa tốt 7

III GIẢI PHÁP-BIỆN PHÁP 9

3.1 Tôn trọng cấp trên, sử dụng lời nói đúng chuẩn mực khi giao tiếp: 9

3.2 Tôn trọng công việc, tôn trọng deadline là văn hóa ứng xử của cấp dưới với cấp trên 10

3.3 Chào hỏi là phép lịch sự tối thiểu cũng là văn hóa ứng xử của cấp dưới với cấp trên 10

3.4 Phải có chính kiến riêng nhưng trên nền tảng lời nói có văn hóa: 10

3.5 Không “tò mò”, bàn luận về đời tư của cấp trên: 11

3.6 Văn hóa ứng xử của cấp trên đối với nhân viên 11

KẾT LUẬN 13

Trang 3 / 16

MỞ ĐẦU

Lý do chọn đề tài

Giao tiếp vốn là một hoạt động thiết yếu của con người Trong lính vực kinh doanh, giao tiếp đóng vai trò quan trọng, có thể quyết định sự thành công hay thất bại của một doanh nghiệp Ngày nay giao tiếp kinh doanh không chỉ là gặp gỡ, thiết lập mối quan hệ hay qua các báo cáo kết quả kinh doanh mà hiệu quả của giao tiếp trong kinh doanh chính là sự tiếp nhận thông tin chính xác, nhanh chóng của các bên tham gia trong kinh doanh, nhiều doanh nghiệp đã và đang sự dụng thông tin hiệu quả để phát triển sản phẩm, cung cấp dịch vụ… tạo ra lợi thế cạnh tranh trên thị trương, bên cạnh đó trong cuộc sống hằng ngày luôn tồn tại các mối quan hệ giao tiếp, vì mỗi con người là tổng thể các mối quan hệ xã hội

Văn hóa ứng xử là một vấn đề vô cùng quan trọng đối với cuộc sống của chúng

ta Trong tất cả các mối quan hệ trong xã hội chúng ta đều phải giao tiếp, ứng xử với nhau Để tạo nên một mối quan hệ tốt chúng ta cần phải có cách giao tiếp và ứng xử tốt Ngày nay, với thông điệp “ toàn cầu hóa” càng khẳng định hơn nữa vai trò của giao tiếp nói chung và môi trường quản lý nói riêng

Trong môi trường làm việc bao gồm tổng hòa nhiều mối quan hệ khác nhau giữa cấp trên và cấp dưới, giữa các đồng nghiệp với nhau, hay còn là mối quan hệ với những người ngoài công sở như công dân hay doanh nghiệp nào đó…Việc điều hòa các mối quan hệ này sao cho hợp lý là một việc vô cùng cần thiết Tuy nhiên, hiện nay việc ứng xử, giao tiếp trong môi trường công sở dường như đang bị lơ là và xem nhẹ, đặc biệt là mối quan hệ giữa đồng nghiệp với quản lí nhiều khi vẫn còn chưa được chú trọng, nhất là khi có những quan điểm tiêu cực rằng “không thể che giấu sự coi thường nhân viên” và vì vậy nên “không bao giờ biết hài lòng”.Vì vậy để giao tiếp và điều hòa

Trang 4 / 16

tốt mối quan hệ đó là cả một nghệ thuật và sự cố gắng của cả nhân viên và quản lí Chính vì vậy, tôi chọn đề tài: “ Kỹ năng ứng xử quản lí với nhân viên”

I TỔNG QUAN LÝ LUẬN CHUNG VỀ KỸ NĂNG GIAO TIẾP TRONG QUẢN LÝ

1.1

Khái niệm giao tiếp

Với những góc độ và mục đích nghiên cứu người ta đưa ra nghiều quan điển khác nhau về giao tiếp Một số quan điểm về giao tiếp như sau:

“Giao tiếp là nói một điều gì đó với ai đó”; “Giao tiếp là việc truyền đạt hướng dẫn, chỉ dẫn giữa người này và người khác, có dẫn đến hành động.”…

Trong các lý luận về giao tiếp xã hội, tồn tại một khái niệm khá phổ biến coi giao tiếp như một qua trình thông tin, quá tình này bao gồm việc thực hiện và duy trì sự liên

hệ giữa các cá nhân Theo Osgood C.E, nhà tâm lý học xã hội người Mỹ thì giao tiếp bao gồm các hành động riêng lẻ nữa mà thực chất là chuyển giao thông tin và tiếp nhận thông tin Đối với các nhà quản

lý thì giao tiếp được xem là sự trao đổi thông tin; là chuyển tải ý tưởng từ người

Tóm lại, với rất nhiều quan niệm khác nhau nhưng những quan niệm này đều có

chung một cách hiểu: “Giao tiếp là quá trình chuyển giao, tiếp nhận và xử lý thông tin giữa người này với người khác để đạt được mục tiêu” 3

1.2

Vai trò của giao tiếp giữa nhân viên với quản lí

Một khi chúng ta đã tham gia công việc tại cơ quan, hòa mình vào tập thể, chúng

ta cần hiểu rõ nội quy luật lệ của nơi đó Không chỉ có thế, chúng ta cần phải tìm hiểu những tổ chức cao hơn lẫn những cá nhân đang sống và làm việc trong tập thể có liên quan đến vị trí công việc của mình Trong một cơ quan, chúng ta có nhiều mối quan hệ, như mối quan hệ với cấp trên, mối quan hệ với nhữn đồng nghiệp, mối quan hệ với khách hàng… Cũng có thể nói, mục đích duy nhất của việc xây dựng văn hóa làm việc chính là tạo ra môi trường làm việc lành mạnh, thúc đẩy hiệu quả công việc Bởi lẽ, nếu sếp đối

xử không đúng với các nhân viên thì sẽ không nhận được sự nể phục, cẩn trọng Mọi công việc chỉ được hoàn thành qua loa và không đặt tâm huyết vào đó

Còn nếu nhân viên không tôn trọng sếp, cư xử và dùng lời ăn tiếng nói không đúng thì sẽ ảnh hưởng rất nhiều tới công việc Không nhận được sự tín nhiệm thậm chí là

có cơ hội mất đi việc làm nếu sai phạm

Trang 7 / 16

II THỰC TRẠNG CÁC VẤN ĐỀ ỨNG XỬ ĐỒNG NGHIỆP

TRONG CÔNG SỞ VÀ GIẢI PHÁP

2.1 Giới Thiệu Công Ty

Garage ô tô Bá Thành được ra đời nhằm mục đích đáp ứng tất cả những

yêu cầu của Quý vị cho một chiếc xe ôtô và cũng là tâm huyết của ban giám đốc

nhằm xây dựng nên một Garage mua bán, sửa chữa, cung cấp phụ tùng xe ôtô

chuyên nghiệp, đáng tin cậy nhất trên thị trường Việt Nam

Với hai xưởng dịch vụ có diện tích gần 6000m2, mặt bằng lý tưởng thuận

lợi giao thông 2 chiều, khuôn viên rộng có sức chứa lớn, đầy đủ các trang thiết bị

hiện đại và dụng cụ tối tân nhất để đáp ứng mọi nhu cầu của quý khách hàng khi

đến với Garage ô tô Bá Thành

2.2 Thực Trạng – Vấn Đề

diễn ra ở mức báo động Dẫn đến việc “mất điểm” trong việc gầy dựng mối quan

hệ Lâu dần, việc này sẽ tạo nên một thói quen xấu khó bỏ, làm giảm khả năng giao tiếp Ngại hỏi, lười trao đổi để làm tốt công việc của mình Đồng thời cũng như

mất dần sự tự tin khi làm việc với tổ nhóm khác nhau trong công ty

 Không tập trung lắng nghe:Đây là một trong những thực trạng

giao tiếp phổ biến ở các gara nói chung Một vài việc nhỏ, không tập trung lắng

nghe có thể dẫn đến việc hiểu làm và làm sai Tốn thời gian và công sức làm đi làm

lại nhiều lần Hoặc nghiêm trọng là xảy ra hư hỏng trên xe của khách hàng

 Không chú trọng đến cấp bậc khi giao tiếp:

Sự thân thiện hoặc gần gũi luôn là một trong những yếu tố giúp người giao tiếp trở nên thú vị và thể hiện sự tôn trọng đối với người khác Song, không phải ai cũng có thể

để bạn “xa xả, huyên thuyên” hoặc nói leo Đặc biệt là với những người giữ cấp bậc, địa

vị cao hơn bạn Khi nói chuyện với sếp, nhân viên chỉ nên làm rõ các quan điểm, nói

Trang 8 / 16

trọng tâm, vào thẳng vấn đề Đưa ra các ý chính, trao đổi chính xác những việc cần phải giải quyết Cần phải tập trung lắng nghe, cần thiết hơn là ghi chép những nhận xét của sếp với nhóm hoặc chính bản thân bạn!

Ngược lại, cũng không ít người gặp phải thực trạng giao tiếp ở công sở hiện nay Chẳng hạn như sếp quá hóng hách, hoặc luôn nói giọng chỉ đạo người khác Vấn đề này không hiếm, chúng thường xuất hiện ở những môi trường làm việc theo lối xưa cũ Không hề cải tiến hoặc thay đổi Cách này sẽ khiến nhiều nhân viên cấp thấp không hài lòng, không phục sếp hoặc làm việc trong tâm trí miễn cưỡng

2.3 Đánh Giá

2.3.1 Nh ng tính ch t t t ững tính chất tốt ất tốt ốt

 Môi trường làm việc năng động: Với quan niệm xem con người là nguồn

lực quan trọng tạo nên sự thành công và phát triển bền vững của doanh nghiệp,

Thaco luôn chú trọng việc đầu tư xây dựng đội ngũ nhân sự có ý chí, trách nhiệm,

tích cực với công việc; sáng tạo và không ngừng nâng cao chuyên môn để có thể

làm việc trong môi trường kỷ luật, đóng góp vào sự phát triển của công ty, cũng

như trở thành người có ích cho xã hội, đất nước

 Cơ hội học tập và phát triển bản thân: Đào tạo và phát triển nguồn nhân

lực là một trong những chính sách mà Bá Thành luôn quan tâm và ưu tiên hàng

đầu Với quan niệm: Coi đào tạo là nhân tố then chốt trong phát triển nguồn nhân

lực, Bá Thành thường xuyên tổ chức những khóa đào tạo nhằm nâng cao kỹ năng,

chuyên môn cho cán bộ công nhân viên,

2.3.2 Nh ng tính ch t ch a t t ững tính chất tốt ất tốt ưa tốt ốt

 Không chú trọng đến cấp bậc khi giao tiếp :

Sự thân thiện hoặc gần gũi luôn là một trong những yếu tố giúp người giao tiếp trở nên thú vị và thể hiện sự tôn trọng đối với người khác Song, không phải ai cũng có thể để bạn “xa xả, huyên thuyên” hoặc nói leo

Trang 9 / 16

 Thường Xuyên diễn ra tình trạng trì trệ trong công việc:

Đây là một trong những thói quen không tốt, có thể gặp ở nhiều người nhưng không phải ai cũng nhận ra Nói như vậy bởi trì hoãn công việc có thể bắt đầu từ những việc rất nhỏ, từ đôi ba phút lần lữa hay từ suy nghĩ “để mai làm cũng được” Trì hoãn công việc một lần có thể không sao nhưng nhiều lần thì có thể gây ảnh hưởng rất nhiều, trước là bản thân bạn và sau là những người xung quanh

 Lười Giao Tiếp :

Ngại hỏi, lười trao đổi để làm tốt công việc của mình Đồng thời cũng như mất dần sự tự tin khi làm việc hội nhóm hoặc với người lạ

Người không có chính kiến riêng sẽ dễ dàng bị cuốn theo những lời nhận xét

đánh giá, hay tự làm bản thân bị căng thẳng, rối bời, mất phương hướng trong công việc, không dám đứa ra ý kiến cá nhân, ý tưởng công việc

Sự quan tâm, đôi lúc có phần thái quá và tò mò của đồng nghiệp là điều không hiếm gặp tại công sở Đó còn chưa kể những câu hỏi soi mói, mang tính “công kích” trong một số trường hợp

Trang 10 / 16

III GIẢI PHÁP-BIỆN PHÁP

Văn hóa ứng xử của cấp dưới với cấp trên đúng chừng mực là vấn đề hiển nhiên mà ai cũng cần phải ghi nhớ Tuy nhiên, hầu hết mọi người đều chỉ nhận ra

nó khi gặp phải tình huống phải đối diện trực tiếp với sếp của mình Và gần như, lúc này mọi lý thuyết về văn hóa ứng xử đều không thể giải quyết vấn đề Điều này đặc biệt đúng với những bạn sinh viên mới ra trường và chưa có kinh nghiệm nhiều Vậy thì bạn không nên bỏ qua những vấn đề quan trọng sau:

3.1

Tôn trọng cấp trên, sử dụng lời nói đúng chuẩn mực khi giao tiếp:

Thái độ vẫn được xem là sự khởi đầu những mối quan hệ, và thậm chí là của những cơ hội Hãy tưởng tượng bạn là một người mới đến cơ quan, thái độ cư

xử đúng mực như sự khiêm nhường phù hợp, tôn trọng những người ở cơ quan và công việc họ đang làm, những câu chào và cử chỉ thân thiện sẽ đem lại thiện cảm của bao người, dù đó là những cán bộ kế toán khó tính nhất, cán bộ tín dụng hay bảo vệ và người phục vụ

Đối với cấp trên, sự tôn trọng còn đặc biệt cần thiết hơn rất nhiều lần Bởi lẽ, họ là người trực tiếp quản lý, giao việc và đánh giá năng lực, hiệu quả công việc của bạn Hơn thế, họ còn là người có tiếng nói, kỹ năng xuất sắc thì mới có thể đảm nhiệm được vai trò lãnh đạo Nếu bị nhân viên của mình tỏ thái

độ không tôn trọng thì quả là một điều vô cùng khó chịu đối với họ

Trên một phương diện nào đó, khi bạn thể hiện được sự tôn trọng và lễ phép nhất định thì cách cư xử của sếp cũng có phần thân thiện và dễ chịu hơn Điều này không phản ánh lên tính tiêu cực trong việc đối xử với nhân viên Tuy nhiên, chúng ta đều phải công nhận rằng, khi bạn tạo được thiện cảm tốt thì các lỗi nhỏ trong công việc cũng sẽ bị nhắc nhở một cách “có thiện cảm” hơn Không những thế, đây còn là phép lịch sự khi giao tiếp với cấp trên cơ bản nhất mà mỗi nhân viên phải thực hiện

Trang 11 / 16

3.2

Tôn trọng công việc, tôn trọng deadline là văn hóa ứng xử của cấp dưới với cấp trên

Cách đơn Một văn hóa ứng xử với cấp trên cũng được đánh giá cao chính là thông qua deadline Đây cũng chính là cách để cấp trên đánh giá năng lực của nhân viên Đối với các công việc được giao, hãy học cách tôn trọng nó và tôn trọng deadline

3.3

Chào hỏi là phép lịch sự tối thiểu cũng là văn hóa ứng xử của cấp dưới với cấp trên

Từ xưa đến nay, nét văn hóa “lời chào cao hơn mâm cỗ” được áp dụng cho tất cả mọi trường hợp trong đời sống hằng ngày Một lời chào thân thiện, vui vẻ mỗi buổi sáng đến công ty sẽ mang lại năng lượng tích cực Điều này không những giúp bạn trở nên tươi tắn, vui vẻ và hào hứng trong công việc mà còn làm cho người nhận được lời chào cảm thấy vui vẻ

3.4 Phải có chính kiến riêng nhưng trên nền tảng lời nói có văn hóa:

Một thực tế cho thấy rằng, dù ở cương vị cấp trên hay nhân viên thì đều có

những cảm xúc riêng Trong quá trình làm việc, ai cũng có nhu cầu bộc lộ nên cảm

xúc tiêu cực để thể hiện chính kiến và tiếng nói riêng của mình

Cần mạnh dạn bày tỏ ý kiến cá nhân hoặc các kiến nghị, đề xuất trước khi

lãnh đạo quyết định các vấn đề liên quan đến bản thân và đơn vị, Chia sẻ với cấp

trên khi cơ quan đạt thành tích tốt; cảm thông và nỗ lực hoàn thành tốt các công

việc được giao để thiết thực giúp cấp trên và cơ quan khi gặp khó khăn ,chủ động

và thường xuyên báo cáo tình hình, kết quả thực hiện công việc với cấp trên; khi

gặp khó khăn, vướng mắc cần báo cáo để xin ý kiến giải quyết của cấp trên

Có tiếng nói riêng, có chính kiến riêng là điều rất đáng được trân trọng

Thậm chí, nét tính cách này rất được đề cao trong công việc Tuy nhiên, cách thể

hiện bằng lời nói thiếu văn hóa sẽ đạp đổ tất cả mọi sự cố gắng của bạn Vì vậy

hãy sử dụng lời nói, từ ngữ đúng đắn, hợp hoàn cảnh và có văn hóa

Trang 12 / 16

3.5 Không “tò mò”, bàn luận về đời tư của cấp trên:

Một điều tối kỵ và không được cho phép trong văn hóa công sở chính là “tò mò”, bàn luận về cấp trên của mình Trên thực tế, chúng ta không khó bắt gặp

những hình ảnh một vài ba nhân viên cùng nhau bàn luận, phán xét và kể những

câu chuyện về cấp trên của mình Đây quả thực là điều vô cùng không đúng và

đánh mất đi thuần phong mỹ tục của con người Việt Nam

Đây là một nét tính cách rất xấu và không được phép xuất hiện ở môi

trường công sở Bởi lẽ, điều này có thể ảnh hưởng rất lớn đến mối quan hệ giữa

sếp và nhân viên Đồng thời, hình ảnh các nhân viên tụ tập và bàn tán về một

người nào đó trông thật không đẹp tại một môi trường đề cao tính nghiêm túc như

vậy Và đây cũng là một văn hóa ứng xử của cấp dưới với cấp trên không nên tồn

tại trong môi trường làm việc

3.6

Văn hóa ứng xử của cấp trên đối với nhân viên

Trong một môi trường làm việc, ngoài xây dựng một văn hóa ứng xử của cấp dưới với cấp trên Chúng ta cũng nên xây dựng văn hóa ngược lại: cấp trên nên ứng xử với cấp dưới như thế nào?

Nói về cách của cấp dưới thì chúng ta cũng không thể bỏ qua những điều mà cấp trên cần phải ghi nhớ để có phong thái lãnh đạo đúng đắn Sự thành công của một người cấp trên không chỉ nằm ở hiệu suất công việc mà đội nhóm của người này đảm nhận Nó còn thể hiện ở tình cảm đồng nghiệp, thái độ của nhân viên và không khí làm việc tại văn phòng

Cấp trên cần gương mẫu trong việc thực hiện các chuẩn mực về văn hóa công sở nói chung, văn hóa giao tiếp, ứng xử nói riêng, tạo dựng hình ảnh tốt đẹp để cấp dưới tin tưởng, tự hào, tôn trọng Khi đơn vị có thành tích tốt, cấp trên cần chia sẻ và cảm ơn sự

nỗ lực và những đóng góp của tập thể người lao động