Tiểu luận tìm hiểu một số phần mềm soạn thảotrực tuyến

Tính năng này cũng được xem là ưu điểm của Google Docs so với các phần mềm soạn thảo văn bản khác, kể cả là Word Office.2.2 Hỗ trợ chia sẻ, sửa đổi cùng nhiều người Trang 8 Bài tập Tin

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH –

MARKETING



BỘ MÔN: TIN HỌC ỨNG DỤNG

TIỂU LUẬN TÌM HIỂU MỘT SỐ PHẦN MỀM SOẠN THẢO

Lê Thị Thanh Xuân - 2221001912

Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 10 năm 2023

LỜI MỞ ĐẦU

Google là một công ty công nghệ đa quốc gia của Mỹ có trụ sở chính tại Mountain View, California Công ty được thành lập vào năm 1998 bởi Larry Page và Sergey Brin, hai sinh viên nghiên cứu tại Đại học Stanford Google là công ty lớn nhất thế giới về mặt vốn hóa thị trường và là một trong những công ty công nghệ có ảnh hưởng nhất trên thế giới

Được thành lập vào năm 1998 bởi Larry Page và Sergey Brin, hai sinh viên nghiên cứu tại Đại học Stanford Ban đầu, Google là một dự án nghiên cứu tại Đại học Stanford, được gọi là "BackRub" Dự án này sử dụng thuật toán PageRank để xếp hạng các trang web theo mức độ liên quan của chúng

Google trở thành công ty vào năm 1998 và được công chúng biết đến rộng rãi sau khi ra mắt công cụ tìm kiếm của mình vào năm 1999 Công cụ tìm kiếm của Googlenhanh chóng trở thành công cụ tìm kiếm phổ biến nhất trên thế giới

Trong bài tiểu luận này sẽ khái quát bộ văn phòng trực tuyến của Google, bao gồm Google Docs, Google Sheets, Google Forms… Bộ văn phòng của Google là một tập hợp các ứng dụng văn phòng trực tuyến được phát triển bởi Google Các phần mềm này được phát triển dựa trên nền tảng đám mây, cho phép người dùng soạn thảo, chỉnh sửa và chia sẻ tài liệu mọi lúc mọi nơi, chỉ cần có kết nối internet Qua

đó đưa ra ưu và nhược điểm của bộ văn phòng này khi đến tay của người sử dụng

MỤC LỤC

CHƯƠNG I: GOOGLE DOCS 3

1 Khái niệm về Google Docs 3

2 Các tính năng trên Google Docs 3

2.1 Cung cấp đầy đủ công cụ soạn thảo3

2.2 Hỗ trợ chia sẻ, sửa đổi cùng nhiều người 3

2.3 Cung cấp chế độ làm việc trực tuyến 4

3 So sánh Microsoft Word và Google Docs 4

3.1 Quá trình sử dụng và truy cập 4

3.2 Giá cả sử dụng 4

3.3 Tính năng kiểm soát và chủ động 5

3.4 Làm việc và cộng tác 5

3.5 Quá trình lưu file 5

4 Các thao tác trên Google Docs 7

4.1 Cách mở và tạo một tài liệu mới 7

4.2 Cách thêm tài liệu từ máy tính lên Google Tài Liệu 74.3 Cách chia sẻ Google Docs với người khác 7

5 Đối tượng sử dụng Google Documents 7

5.1 Dân văn phòng 7

5.2 Kế toán 8

5.3 Sinh viên 8

CHƯƠNG II GOOGLE SPREADSHEETS 9

1 Khái niệm Google Sheet 9

2 Các tính năng nổi bật của Google Sheet 9

2.1 Tạo và nhập dữ liệu Form dễ dàng 9

2.2 Hỗ trợ cho làm việc nhóm 9

2.3 Phân tích và tính toán dữ liệu chính xác 9

3 Google Sheets vs Microsoft Excel: Nên chọn ứng dụng nào? 103.1 Về Giá 10

3.2 Sự cộng tác 10

3.3 Tính toán và trực quan 10

3.4 Sự liền mạch và dễ dàng sử dụng 12

4 Các thao tác trên Google Sheets: 12

4.1 Tạo mới tập tin 12

4.2 Đổi tên và tải về máy tính 13

4.3 Mở quyền truy cập và chia sẻ 14

CHƯƠNG III: GOOGLE FORM 17

1 Khái niệm về Google Form 17

2 Chức năng 17

3 So sánh với Microsoft Form 19

4 Thao tác thiết kế mẫu khảo sát 20

CHƯƠNG IV: THU THẬP VÀ XỬ LÍ KẾT QUẢ KHẢO SÁT 26

1 Giới thiệu 26

2 Xử lý kết quả khảo sát trên Google form 26

3 Bảo mật và quyền riêng tư 30

4 Kết luận 31

CHƯƠNG I: GOOGLE DOCS

1 Khái niệm về Google Docs

Google Docs là trình xử lý văn bản hoàn toàn miễn

phí, đa nền tảng (đồng bộ hóa tài liệu trên điện thoại,

máy tính bảng và máy tính để bàn) hoạt động cả trực

tuyến và ngoại tuyến Tất cả những gì bạn cần là một

tài khoản Google, cùng một tài khoản miễn phí mà

bạn sử dụng cho G Suite hoặc Gmail của mình Ứng

dụng này bao gồm các tính năng như: soạn thảo văn

bản, soạn thảo trình chiếu và soạn thảo bảng tính

Với tiêu chí không cần tải phần mềm, không chi phí, không một trình duyệt cụ thểcùng với thiết bị cụ thể Google tạo ra một ứng dụng đa nền tảng, giúp người dùngtiếp cận một cách dễ dàng hơn dù là trên máy tính hay trên điện thoại Nhờ đó,Google Docs được rất nhiều người dùng đánh giá cao và ưu ái sử dụng

2 Các tính năng trên Google Docs

2.1 Cung cấp đầy đủ công cụ soạn thảo

Google Docs cung cấp nhiều công cụ hỗ trợ chỉnh sửa, được hiển thị ở ngay phần trên cùng của giao diện Trong mỗi tab sẽ có các lựa chọn chỉnh sửa khác nhau cực

kỳ tiện ích với người dùng, đặc biệt là tính năng soạn thảo văn bản bằng giọng nói,

hỗ trợ bạn nhập tài liệu thông qua nội dung được thu âm trực tiếp giúp người dùng tối ưu hóa năng suất và thời gian làm việc Tính năng này cũng được xem là ưu điểm của Google Docs so với các phần mềm soạn thảo văn bản khác, kể cả là Word Office

2.2 Hỗ trợ chia sẻ, sửa đổi cùng nhiều người

– Tính năng hỗ trợ chia sẻ, cho phép nhiều người xem và sửa đổi các tài liệu trên Google Docs thông qua việc nhập tên thành viên bạn muốn cho xem, chỉnh sửa hoặc gửi link chia sẻ file

Cross Cultural Advertising of Coca…Marketing 100% (1)

11

RESEARCH ON SERVICES OF CGV…marketing

65

Bài tập Tin học ứng dụng – nhóm 3

– Tài liệu Google Docs có thể được chia sẻ và chỉnh sửa cùng lúc với nhiều tài khoản người dùng khác nhau và tên của các thành viên sẽ được hiển thị trên giao diện Sau mỗi lần chỉnh sửa, nội dung đều được tự động lưu lại trong phần lịch sử

để các thành viên tiện theo dõi và dễ dàng tìm thấy khi cần Bạn cũng không phải lo

sẽ bị mất dữ liệu hay phải nhập lại nội dung nếu không may gặp sự cố về thiết bị hay về kết nối mạng

2.3 Cung cấp chế độ làm việc ngoại tuyến

Chế độ làm việc ngoại tuyến của Google Docs cho phép bạn soạn thảo, chỉnh sửa vàlưu tài liệu ngay cả khi bạn đang ngoại tuyến và không kết nối mạng Internet Để thực hiện tùy chọn này, người dùng chọn vào biểu tượng có 3 dấu gạch ngang và chọn Cài đặt Khi đó sẽ có nhiều lựa chọn hiện ra và bạn bật chế độ ngoại tuyến để

– Google Docs lại khác với Microsoft Word, quá trình sử dụng nền tảng này hoàntoàn là trực tuyến Bạn sẽ không cần phải tải xuống hay cài đặt bất kỳ thứ gì, chỉcần máy tính hoặc laptop của bạn kết nối được với Internet là sẽ dùng được ngayNgoài ra, Google Docs cho phép bạn sử dụng ở mọi trình duyệt như là Windows,Mac OS X, Linux, Chrome

3.2 Giá cả sử dụng

– Đối với trường hợp này thì Docs ghi điểm hoàn toàn với gói thông thường được

sử dụng hoàn toàn miễn phí

– Còn với Word, bạn sẽ bỏ ra những mức tiền nhất định để sử dụng như là:

 $149,99 là phí một lần

marketing dịch vụmarketing

service 100% (1)

2

 $69,99 / năm, $6,99/ tháng khi cài trên một máy tính

 $99,99/ năm, $9,99/ tháng khi cài đặt trên nhiều máy tính tối đa là 5

3.3 Tính năng kiểm soát và chủ động

Để mà so sánh Microsoft Word và Google Docs về mặt này thì chúng tôi đánh giá

cao hơn Microsoft Word Sẽ có khá nhiều sự cố khi làm việc ngoại tuyến cho dù cáctài liệu sẽ được lưu trữ lại tại đám mây Google Drive

Những sự cố thông thường mà các bạn gặp phải khi sử dụng Google Drive như là:

 Bạn không thể truy cập trực tuyến vào tệp

 Ứng dụng không tải được

 Vấn đề về đồng bộ hóa tệp

Trong những lúc này, Microsoft Word sẽ giúp ích cho bạn lúc bạn đang ở trong tìnhtrạng ngoại tuyến và các tài liệu sẽ được lưu lại ngay trên thiết bị đang sử dụng,điều này sẽ giúp bạn dễ dàng kiểm soát tài liệu hơn

3.4 Làm việc và cộng tác

Bạn có thể chia sẻ đường link từ Google Docs qua email hay bất kỳ phương thứcliên lạc nào để người khác có thể cộng tác hoặc có thể mời người khác cộng tác tạingay tài liệu Khi người nhận truy cập vào đường link dẫn tới thì bạn có thể thấyđược tên người đang tham gia hoặc hình đại diện bằng các con vật ẩn danh Bạn cóthể thể theo dõi trực tiếp các thay đổi từ cộng tác ngay trên tài liệu

Tong khi đó chỉ có Word bản trực tuyến mới làm được điều trên và bạn sẽ cần đăng

ký một tài khoản mà người cộng tác với bạn có thể không sở hữu được

3.5 Quá trình lưu file

Với Word, bạn cần phải nhớ lưu File trước khi thoát khỏi chương trình không thì sẽrắc rối lớn đấy Tuy nhiên khi sử dụng Docs, nó sẽ tự động lưu cho bạn một cáchliên tục khi đang làm việc Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm được khá nhiều thời gianhơn đấy

Khả năng tương thích

Google Docs cho phép bạn tải xuống và chỉnh sửa các tài liệu thuộc Word Ngoài

ra, bạn có thể tải xuống tài liệu trên Docs xuống dưới dạng Word với tiêu chuẩn.docx0

Bên cạnh đó ra, Google Docs còn cho phép xuất tài liệu với các phần mở rộng khácnhư là ODT, EPUB, HTML, RTF, TXT

Từ đó ta có thể nhận thấy được những ưu và nhược điểm như sau:

Công cụ sử dụng hoàn toàn miễn

phí

Google Docs cung cấp nhiều tính

năng online mà không cần tải về

máy, cho phép người dùng thực hiện

thao tác soạn thảo văn bản dễ dàng

với đầy đủ chức năng soạn thảo như:

Nhập dữ liệu bằng giọng nói, nhận

xét và trò truyền trực tiếp trên tài

liệu

Công cụ cho phép người dùng tạo tài

liệu online và chia sẻ cho nhiều

người Hỗ trợ, chia sẻ với nhiều

người và cho phép nhiều người được

quyền xem hoặc chỉnh sửa trực tiếp

trên văn bản, giúp nâng cao hiệu

suất công việc

Đặc biệt, công cụ còn hỗ trợ cho

người dùng chỉnh sửa khi không có

mạng

 Có thể khi dùng Google Docs để soạn thảo văn bản, khi tải về sẽ gặp một số lỗi nhỏ về căn chỉnh lề và định dạng văn bản

 Có một vài trường hợp khi chèn hình vào trong văn bản, người dùng không thể chỉnh sửa được tài liệu hoặc thậm chí không dùng được các tính năng khác

 Giao diện của Google Docs đôi khi

có thể bị lỗi, đặc biệt khi người dùngchèn ảnh vào trong văn bản, họ đôi khi có thể không chỉnh sửa được tài liệu

 Không có nhiều sự lựa chọn tính năng như Microsoft Word khi sử dụng với Google Docs

4 Các thao tác trên Google Docs

4.1 Cách mở và tạo một tài liệu mới

Về cách mở và tạo một Google Docs mới, bạn thực hiện như sau:

 Bước 1: Bạn truy cập vào Google Drive

 Bước 2: Ở góc phải bên trái màn hình, bạn nhấp vào biểu tượng 9 chấm tròn nhỏ bên cạnh Avatar tài khoản Google của mình Sau đó chọn Tài liệu

 Bước 3: Bạn nhấn vào dấu cộng nhiều màu để tạo mới tài liệu rồi bắt đầu soạn thảo văn bản

4.2 Cách thêm tài liệu từ máy tính lên Google Tài Liệu

Để thêm mới một tài liệu trong máy tính lên Google Docs, bạn cần thực hiện các bước sau đây

 Bước 1: Truy cập vào Google Drive và chọn nút Drive của tôi

 Bước 2: Trên màn hình chính, bạn nhấp vào Tải tệp lên và chọn tệp bạn muốn tải Sau đó, nhấn nút Open

4.3 Cách chia sẻ Google Docs với người khác

 Cách làm này rất đơn giản, bạn chỉ cần chọn vào nút Chia sẻ ở bên phải màn hình Bạn có thể chia sẻ riêng tư hoặc công khai với mọi người

 Bị hạn chế: Bạn nhập Gmail mà người bạn muốn chia sẻ và nhấn nút xong

 Bất kỳ ai có đường liên kết: Có thể xem, nhận xét hoặc chỉnh sửa tài liệu

5 Đối tượng sử dụng Google Documents

Tuy cách dùng Google Docs đơn giản nhưng không phải ai cũng biết Vậy những ai

là người nên sử dụng Google Docs để đạt được hiệu quả công việc cao nhất

5.1 Dân văn phòng

Đầu tiên, Google Docs là công cụ hữu ích dành cho những ai làm văn phòng, có

đầy đủ các chức năng soạn thảo, chỉnh sửa khi cần thiết Chỉ cần kết nối mạng, bạn

có thể làm việc trôi chảy, trao đổi, gửi link để xem xét, thảo luận với mọi ngườinhanh hơn

CHƯƠNG II GOOGLE SPREADSHEETS

1 Khái niệm Google Sheet

Google Sheet hay Google Trang tính là một chương trình

bảng tính nằm trong bộ sưu

tập ứng dụng của Google Drive và được cung cấp hoàn

toàn miễn phí bởi Google Được ra mắt vào năm 2006, hỗ

trợ cho 83 ngôn ngữ và đến nay đã có hơn 2 tỷ người

dùng Tiền thân của Google Sheet chính là ứng dụng

Microsoft Excel nên các tính năng tương đồng như đàn anh của mình

2 Các tính năng nổi bật của Google Sheet

2.1 Tạo và nhập dữ liệu Form dễ dàng

Một trong những ưu điểm đầu tiên của Google Sheets phải kể đến chính là tính năngtạo và nhập dữ liệu Form dễ dàng, đơn giản hóa quy trình làm việc của bạn khi xử

lý dữ liệu khách hàng truy cập vào website của bạn Bạn có thể tạo form các câu hỏi

để khách hàng điền vào khi truy cập, dữ liệu về các câu trả lời đó sẽ được tự động đăng nhập và phân loại trên Google Sheets của bạn

Để bắt đầu sử dụng tính năng này, bạn cần truy cập vào bảng tính Google Sheets chọn Insert > Form (Chèn > Biểu mẫu)

2.2 Hỗ trợ cho làm việc nhóm

Nếu như làm việc trên Excel đề cao tính cá nhân, làm việc độc lập thì Google Sheets lại là công cụ hỗ trợ làm việc nhóm đắc lực Tính năng này cho phép bạn mời bạn bè hay cộng sự của mình cùng tham gia làm việc trên bảng biểu của Google Sheets (hoặc chỉ cần xem, theo dõi) bảng tính mà bạn đang làm Trên Google Sheets, bạn có thể tạo URL cho phép bất cứ ai xem bảng tính hoặc mời cụ thể bạn bè/cộng sự Để thực hiện tính năng này, chọn nút Share ở góc bên phải màn hình và thay đổi quyền truy cập bảng tính mà bạn muốn

2.3 Có thể phân tích và tính toán dữ liệu chính xác

Tính năng phân tích và tính toán trong Google Sheets cung cấp một loạt công cụ mạnh mẽ để xử lý và hiểu dữ liệu của bạn Dưới đây là một số điểm chi tiết hơn về tính năng này.

hàm tính tổng

hàm tính trung bình 2.3.3 Tính toán số liệu có điều kiện

Tính toán Số Liệu Điều kiện: Bạn có thể sử dụng các hàm và công cụ để thực hiện tính toán dựa trên điều kiện Ví dụ, bạn có thể sử dụng hàm IF để thực hiện một loạttính toán dựa trên một điều kiện Điều này rất hữu ích khi bạn cần phân loại hoặc xử

lý dữ liệu dựa trên các quy tắc nhất định

Hàm điều kiện

Hàm tính tổng có điều kiện

3 Google Sheets vs Microsoft Excel: Nên chọn ứng dụng nào?

Điểm tương đồng giữa Microsoft Excel và Google Sheets là gì?

thực chất nó có nhiều điểm tương đồng về các tính năng bảng tính nên nhiều người dùng vẫn còn băn khoăn không biết nên sử dụng công cụ nào? Công cụ nào là phù hợp với tính chất công việc của mình? Vài điểm so sánh dưới đây sẽ giúp bạn đưa

ra cách nhìn tổng quan nhất về 2 công cụ bảng tính phổ biến này Và cũng sẽ cho ta thấy được những ưu nhược điểm của Google Sheets nhé

3.1 Sự cộng tác

Excel phù hợp với việc xử lý công việc mang tính chất cá nhân, làm việc độc lập trong khi đó, Google Sheets luôn được chú trọng phát triển nhiều tính năng mới giúp người dùng có thể dễ dàng chia sẻ và chỉnh sửa trực tuyến nội dung bảng tính với những người dùng khác

3.2 Tính toán và trực quan

Trong khi Excel là 1 phần mềm chuyên nghiệp với các hàm và các biểu đồ đa dạng được tích hợp trong cùng ứng dụng thì Google Sheets buộc bạn phải làm thủ công nếu muốn tạo các biểu đồ hay các hàm chuyên nghiệp

3.5 Sự liền mạch và dễ dàng sử dụng

Giao diện Excel thân thiện với người dùng, các tính năng bảng biểu tính toán phổ biến, tuy nhiên nhược điểm lớn nhất của Excel là không tự động lưu file nên bạn có thể sẽ bị mất dữ liệu nếu như gặp sự cố về thiết bị Trong khi đó, Google Sheets sẽ

tự động lưu các file vào Google Drive, bạn sẽ không lo bị mất dữ liệu hay phải nhậpliệu lại nếu không may gặp sự cố

Từ đó ta có thể nhận thấy được những ưu và nhược điểm như sau:

ƯU ĐIỂM NHƯỢC ĐIỂM

Tệp được lưu tự động mà không

cần thực hiện bất kỳ thao tác nào

Sử dụng được cả ở chế độ trực

tuyến và ngoại tuyến kết nối, tích

hợp được với hầu hết các ứng

dụng có trong Google Workspace

Gặp nhiều vấn đề trong việc xử lý

dữ liệu lớn Tính bảo mật không cao nếu như tài khoản google bị hacker xâm nhập

Trong nhiều trường hợp, Google sheets thường bị lỗi khi tải tệp xuống

4 Các thao tác trên Google Sheets:

4.1 Tạo mới tập tin

Để tạo được Google Sheet thì có các bước đơn giản như sau:

Bước 1: Bạn tìm kiếm trực tiếp trên Google hoặc truy cập tại đây, sau đó bạn là

theo hướng dẫn như hình dưới đây

Bước 2 : Bạn chọn vào mục “Truy cập Google Trang tính”

Bước 3: Bạn chọn hình dấu cộng như hình bên dưới là đã tạo được rồi Sau đó, bạn

điền thông tin dữ liệu của mình vào như một bảng Excel bình thường

4.2 Đổi tên và tải về máy tính

Việc đổi tên và tải về máy tính cũng rất đơn giản, bạn theo dõi các bước sau đây nhé

Bước 1: Bạn có thể đổi tên bằng cách chọn mục “Tệp”, sau đó chọn “Đổi tên”

Bước 2: Để tải về máy tính, bạn cũng vào mục “Tệp”, sau đó chọn “Tải xuống”

và chọn định dạng bạn muốn tải

4.3 Mở quyền truy cập và chia sẻ

Đây là một tính năng vô cùng hữu ích giúp hỗ trợ quá trình làm việc nhóm trở nên hiệu quả hơn

Bước 1: Bạn chọn vào nút “Chia sẻ” bên góc trên cùng phía bên phải của Google Sheet

Bước 2: Bạn chọn “Chia sẻ với bất kỳ ai có đường liên kết”.

Bước 3: Sau đó, bạn chỉnh sửa theo nhu cầu của bạn như: “Người xem”, “Người nhận xét”, “Người chỉnh sửa”