cÔN THI GIAO TIẾP TRONG KINH DOANH Câu 1 Những rào cản nào cần tránh trong quá trình giao tiếp? Hãy lấy ví dụ cụ thể để chứng minh *Những rào cản cần tránh trong quá trình giao tiếp 1 Sự mơ hồ của ngô[.]
Trang 1cÔN THI GIAO TIẾP TRONG KINH DOANH
Câu 1: Những rào cản nào cần tránh trong quá trình giao tiếp? Hãy lấy ví dụ cụ thể để chứng minh.
*Những rào cản cần tránh trong quá trình giao tiếp:
1 Sự mơ hồ của ngôn ngữ.
-Dẫn đến hiểu sai ý của người truyền đạt xảy ra khi một người không biết ý của người khác
-Dẫn tới giao tiếp kém hiệu quả, người ta cho rằng ý nghĩa của từ ngữ không đồng nhất, ý nghĩa của ngôn ngữ sẽ được hiểu khác nhau tùy vào mỗi người
Đề giao tiếp thành công thì người gửi và người nhận phải sử dụng ý nghĩa tượng trưng cho mỗi từ giống nhau
2 Hệ quy chiếu khác nhau.
-Hệ quy chiếu của từng người được hình thành bởi một tập hợp từ kinh nghiệm, sự giáo dục, văn hóa, sự kỳ vọng, tính cách và các yếu tố cá nhân khác
-Từng người đưa quan niệm và kỳ vọng của riêng mình vào trong tình huống giao tiếp kinh doanh Vì hệ quy chiếu của từng người là hoàn toàn khác nhau, nên mỗi người không bao giờ thấy chính xác những gì người khác thấy
Chú ý phát hiện sự khác nhau trong hệ quy chiếu của mình và của người cùng giao tiếp để có thể lựa chọn được cách thức giao tiếp hiệu quả
3 Thiếu kỹ năng sử dụng ngôn ngữ.
-Mỗi cá nhân cần có đầy đủ và thích hợp, thông thạo ngữ pháp và cấu trúc câu cơ bản trong văn nói và văn viết
- Kỹ năng xử lý thông tin cũng là kỹ năng không thể thiếu Vì khi chúng ta xử lý được mới hiểu rõ thông điệp và có thể phản hồi lại một cách thích hợp
4 Sự sao lãng
-Sự tác động của cảm xúc, tâm trạng, sức khỏe và sự gián đoạn do yếu tố kỹ thuật gây
ra (Những cảm xúc như vv, sợ hãi, buồn chán …) đều tác động mạnh mẽ đến cả ngườinhận và người gửi thông tin trong quá trình giao tiếp
Trang 2Để giảm thiểu sự ảnh hưởng của cảm xúc trong khi giao tiếp, cả người gửi và người nhận nên tập trung vào nội dung của thông điệp và cố gắng tránh bị cảm xúc chi phối.
*Ví dụ: Trong buổi thuyết trình của mình mà bạn bị ho Bạn nói được câu rồi bạn lại ho., điều đó ảnh hưởng đến bài thuyết trình của bạn Nó làm cho người nghe cảm thấy
bị ngắt quãng, tụt hứng khi nghe bạn thuyết trình, và từ đó hiệu quả bài thuyết trình của bạn không được cao
Câu 2: Giao tiếp trong nhóm làm việc cần lưu ý điều gì? Hãy phân tích 2 ví dụ về giao tiếp nhóm thành công và chưa thành công.
*Giao tiếp trong nhóm làm việc cần lưu ý những điều sau:
1 Dù đúng dù sai vẫn nên tôn trọng ý kiến đóng góp của các cá nhân
-Hãy lắng nghe một cách chân thành và nhận xét rõ ràng, chừng mực trên tinh thần xây dựng, đồng thời giữ hình ảnh thân thiện, chuyên nghiệp
Không phải ai cũng có thể đưa ra những ý kiến xác đáng vì mỗi người sẽ có góc nhìn nhận vấn đề khác nhau và ý kiến của các thành viên trong nhóm sẽ mang tính chất là xây dựng Cần có sự tôn trọng đúng mực đối với mọi sự đóng góp, không nên thẳng thắn phản bác
2 Chấp nhận sự khác biệt của từng cá thể, luôn nghĩ đến lợi ích chung
-Khi làm việc nhóm nên hạ “cái tôi” của mình xuống
Mỗi thành viên sẽ có năng lực chuyên môn, tính cách và cách nhìn nhận mọi thứ khác nhau, Vì thế nên hãy học cách tôn trọng và chấp nhận
3 Đối xử công bằng với các thành viên trong nhóm
-Tránh sự thiên vị, gây ảnh hưởng tiêu cực đến kết quả công việc thì khi làm việc Khi mọi vấn đề được xử lý, phân chia một cách minh bạch, rõ ràng thì các thành viên trong nhóm sẽ đặt niềm tin ở người đứng đầu và yên tâm làm việc hơn
4 Tránh làm việc theo số đông, chủ động giao tiếp, nêu lên ý kiến cá nhân và học hỏi.-LÀm việc nhóm cần sự góp sức và trí của nhiều người Vì vậy mỗi thành viên cần chủ động, tích cực nêu ý kiến và suy nghĩ của bản thân
Trang 3-Học hỏi các thành viên trong nhóm từ ý thức đến kiến thức để hoàn thiện bản thân hơn.
-Chủ động giao tiếp để tạo bầu không khí thân thiện, xây dựng mối quan hệ tốt với cácthành viên trong nhóm, giúp bạn có động lực làm việc hơn và cải thiện kết quả công việc nhóm hơn
*Ví dụ giao tiếp nhóm thành công:
Môn GTKD cô chia nhóm mỗi nhóm 5 người Sau khi chia nhóm theo sự lựa chọn của
mn xong, các bạn lập nhóm Zalo để trao đổi và làm BTN Buổi đầu mn cử ra nhóm trưởng Trước hết mọi người gth qua cho mọi người trong nhóm biết và sau đó cử 1 thành viên lên làm nhóm trưởng Sau khi đã cử ra 1 bạn làm nhóm trưởng và nhận được nội dung mà nhóm cần chuẩn bị để báo cáo lại cho cô trước lớp
Trước hết nhóm trưởng tìm hiểu qua thông tin nội dung của bài đó và phân chia mọi người theo từng nội dung
*Ví dụ giao tiếp nhóm không thành công:
Câu 3: Hãy trình bày nguyên tắc giao việc Những trường hợp nào cần tránh để giao việc hiệu quả hơn.
*Nguyên tắc giao việc:
1.Phân việc đúng khả năng của nhân viên
Mỗi nhân viên đều có những điểm mạnh và điểm yếu vì thế người quản lý cần hiểu được nó và phân chia công việc sao cho phù hợp để phát huy hết điểm mạnh của họ
Từ đó khiến nhân viên thấy được sự đóng góp có ích của mình trong công ty và hứng thú hơn trong công việc
2 Phân chia công việc rõ ràng và có deadline nhất định.
Nhà lãnh đạo nên chọn cách giao việc cho nhân viên qua các văn bản cụ thể kết hợp đàm thoại trực tiếp để họ có khả năng kiểm soát được tình hình công việc và thực hiện hiệu quả hơn
Giao việc rõ ràng về thời hạn thực hiện và deadline hoàn thiện cũng là điều mà các
Trang 4quản lý thông minh nên làm nhằm tạo dựng cho cấp dưới của mình thói quen thực hiệncông việc khoa học.
3 Thường xuyên kiểm tra, giám sát công việc.
Để bảo đảm tiến độ hoàn thiện công việc đúng lúc các nhà lãnh đạo cần chú ý kiểm tra, giám sát công việc Bạn hãy thường xuyên kiểm tra tiến độ thực hiện việc đã giao, nhưng tuyệt đối không hỏi nhân viên theo từng giờ hoặc nhiều lần trong 1 ngày
4 Không cho nhân viên quyền sử dụng email, con dấu của bạn.
Nhiều nhà lãnh đạo hiện nay thường có thói quen cho nhân viên sử dụng mail hoặc con dấu của mình để có thể giải quyết rất nhanh các công việc khi bận đi công tác Thếnhưng, đấy chỉ là giải pháp mang lại ích lợi trước mắt, xét về lâu dài thì việc này hoàn toàn không tốt Không chỉ gây tâm lý tự kiêu, ỷ lại ở nhân viên mà còn khiến nhà lãnh đạo có nhiều nguy cơ bị vượt quyền
5 Tỏ rõ uy nghiêm đúng lúc trong công việc với cấp dưới.
Trong công việc nhà lãnh đạo cần thể hiện được uy nghiêm của mình, tuy vậy tất cảmọi thứ cần ở cấp độ vừa phải, phù hợp và kịp thời
Trong công việc nên duy trì thái độ thân thiện, giúp đỡ cấp dưới hết lòng như bạn
bè Tuy vậy, khi nhân viên làm sai, nhà quản lý cần nghiêm túc cảnh cáo và xử phạt nghiêm minh để làm gương cho các nhân viên khác và giúp cấp dưới tránh tái phạm lần sau
6 Không quên trao đổi, phản hồi về công việc.
Đừng phó mặc nhân viên sau khi giao việc cho họ Người quản lý không cần phải ởbên cạnh kiểm tra chi tiết nhưng hãy luôn chú ý đến tình hình công việc mà họ đang thực hiện Nếu cần, có thể đưa ra ý kiến đóng góp đồng thời không quên cổ vũ tinh thần nếu nhân viên làm tốt
Sau khi nhân viên hoàn thành nhiệm vụ; là quản lý, cần đưa ra phản hồi bằng cách đánh giá kết quả Bên cạnh đó, cũng nên lắng nghe những chia sẻ của nhân viên từ đó
Trang 5cân nhắc tìm ra phương thức phù hợp để giúp họ có thể phát huy hết năng lực cho những nhiệm vụ sắp tới Và điều quan trọng nhất của việc đánh giá đó chính là làm những phép so sánh để có những điều chỉnh cho lần giao việc sau.
7 Chú ý và tạo dựng mối quan hệ tốt với nhân viên.
Xét trên phương diện công việc thì cấp dưới chính là những đồng nghiệp đắc
lực giúp bạn hoàn thành tốt công việc Song song đấy, xét trên góc độ tình cảm thì đâycũng là những người đồng nghiệp, bạn bè Vì lẽ đó, hãy chú ý và chủ động tạo
dựng mối quan hệ tốt với cấp dưới bằng những việc làm đơn giản như hỏi thăm, trò chuyện… Để hai bên thêm hiểu nhau và thực hiện công việc ăn ý hơn
*Những trường hợp cần tránh để giao việc hiệu quả hơn
-Giao việc cho sai người:
Nếu giao việc cho một người đang gặp nhiều áp lực, họ sẽ không thể thực hiện nhiệm
vụ của bạn với nỗ lực cần thiết, thậm chí sẽ bực bội vì khối lượng công việc nhiều hơn Tương tự như vậy, nếu bạn giao một nhiệm vụ phức tạp cho nhân viên chưa có nhiều kinh nghiệm, họ có thể gặp nhiều khó khăn và thất bại
-Giao quá nhiều việc cùng lúc
Cần lên kế hoạch trước Hãy giúp người nhận nhiệm vụ có đủ thời gian để hoàn thành công việc với kết quả tốt nhất Nếu bạn trì hoãn vì không chắc nhân viên có thể hoàn thành công việc hay không, hãy cân nhắc đào tạo thêm cho họ để cảm thấy tự tin hơn khi giao việc
-Không trao đủ quyền cho người nhận nhiệm vụ
Ví dụ như Nhân viên không có quyền truy cập vào các công cụ cần thiết hoặc tiếp cậncác kiến thức và tài liệu giúp họ làm việc hiệu quả hơn
-Giao nhiệm vụ không giám sát
Câu 4: Hãy trình bày nguyên tắc ủy quyền Để đảm bảo thành công trong việc ủy quyền, người quản trị cần thực hiện giao tiếp nào giúp người được ủy quyền thực hiện thành công công việc Hãy lấy một ví dụ để chứng minh.
*Nguyên tắc ủy quyền:
Trang 61 Tìm hiểu và chọn đúng người ủy quyền
Để tránh mất quá nhiều thời gian cho công tác ủy quyền thì bạn nên tìm hiểu trước những người đủ tin tưởng và đủ kiến thức để ủy quyền cho họ Bạn có thể đặt ra nhữngtiêu chuẩn chọn người riêng của mình
Những tiêu chuẩn đó có thể là kiến thức, kỹ năng chuyên môn, đạo đức, tác phong nghề nghiệp… Miễn là người đó phù hợp và bạn phải chọn đúng người có đủ tài năngmới tránh vấp phải các rủi ro nghiêm trọng
2 Áp dụng đúng các nguyên tắc giao quyền hạn.
Giao việc hoặc ủy quyền cho cấp dưới trong lãnh đạo là cần biết cách áp dụng những nguyên tắc giao quyền hạn chính xác Người lãnh đạo nếu hiểu rõ bản chất của từng nguyên tắc và áp dụng với đúng người thì sẽ đem lại hiệu quả cao
3 Nguyên tắc giao quyền theo mong muốn
Quyền được giao cho từng người quản lý cần phải tương ứng, nhằm đảm bảo rằng
họ có khả năng hoàn thành các kết quả mong muốn và nhằm đạt được mục tiêu quản
lý đã đề ra
4 Nguyên tắc bậc thang.
Nguyên tắc bậc thang nói về mỗi chuỗi các quan hệ quyền hạn trực tiếp từ cấp trênxuống cấp dưới xuyên suốt toàn bộ tổ chức Quyền hạn từ người quản lý cao nhất đển mỗi vị trí bên dưới càng rõ ràng thì các vị trí chịu trách nhiệm về việc ra quyết định sẽcàng có hiệu quả
5 Nguyên tắc quyền hạn theo cấp bậc và thống nhất mệnh lệnh
Các quyết định trong phạm vi quyền hạn của từng người phải được đẩy l lên trên theo
cơ cấu tổ chức Và phải thống nhất mệnh lệnh từ trên xuống dưới nhằm thực hiện mục tiêu chung đề ra
6 Nguyên tắc tương xứng giữa quyền hạn và trách nhiệm
Điều quan trọng cần nhớ là các hành động không thể lớn hơn trách nhiệm nằm
Trang 7trong quyền hạn được giao phó, cũng như không thể nhỏ hơn Bắt buộc phải có trách nhiệm và quyền hạn tương xứng nhau.
Ngoài ra, tất cả mọi người phải luôn luôn có trách nhiệm với công việc của mình, không được lạm dụng ủy quyền để trốn tránh trách nhiệm
7 Người ủy quyền phải giám sát người được ủy quyền
Để tránh xảy ra sai sót và kịp thời sửa chữa các sai lầm thì người ủy quyền phải
luôn luôn giám sát hiệu quả công việc của người được ủy quyền Lợi ích của việc giámsát là đảm bảo công việc hoạt động đúng tiến độ và tránh các trường hợp xấu xảy ra
8 Khích lệ tinh thần nhân viên thường xuyên
Những người được ủy quyền dù cảm thấy mình được tin tưởng hơn nhưng áp lực công việc sẽ khiến họ cảm thấy vô cùng mệt mỏi Vì vậy mà các nhà lãnh đạo luôn luôn cần gửi những lời khích lệ, động viên đến họ để họ được giải tỏa bớt stress hơn
9 Đánh giá hiệu quả
Sau khi đã thực hiện giao việc và ủy quyền xong, các công việc được hoàn thành thì các nhà lãnh đạo cũng cần rút ra những kinh nghiệm, xem xét hiệu quả công việc đã đạt được Phân tích những ưu, nhược điểm để phát huy và sửa chữa trong những lần sau
*Ví dụ ủy quyền:
Giám đốc A của Cty ABC đi công tác nước ngoài 1 tháng Và giám đốc đã tìm người
ủy quyền đó là PGĐ B là người sẽ thay mặt GĐ A quản lý trong tháng đó
Câu 5: Kỹ năng lắng nghe có vai trò như thế nào trong việc tạo dựng mối quan hệ trong kinh doanh Hãy trình bày một số lỗi thường gặp trong việc lắng nghe đối tác.
*Vai trò Kỹ năng lắng nghe trong việc tạo dựng mối quan hệ trong KD
-Lắng nghe thể hiện sự tôn trọng với đối phương
- Lắng nghe để thoả mãn nhu cầu thu thập thông tin
Trang 8- Lắng nghe để hiểu người khác một cách tốt hơn
- Lắng nghe nhắm thoả mãn nhu cầu của đối tượng
- Lắng nghe giúp người khác tiếp nhận thông tin hiệu quả
- Lắng nghe để giải quyết các mâu thuẫn, xung đột
-Lắng nghe giúp chúng ta gắn kết, tạo lập các mối quan hệ
-Lắng nghe giúp ta tiếp cận nhanh hơn với sự thành công
(Khi chúng ta biết lắng nghe sẽ tiếp thu tri thức tốt hơn, học hỏi được kinh nghiệm nhiều hơn, có cái nhìn thấu đáo hơn, được mọi người đánh giá phẩm chất chúng ta tốt hơn, có nhiều mối quan hệ tốt đẹp, bền vững hơn Và chỉ bấy nhiêu thôi cũng đủ chúng ta thành công hơn, trưởng thành hơn trong công việc, cuộc sống nên có câu nói:
“Hãy học cách lắng nghe, cơ hội có thể gõ cửa rất khẽ khàng”.)
*Một số lỗi thường gặp trong lắng nghe đối tác
-Thái độ lắng nghe chưa tốt: Ta thường ngộ nhận là ta biết rồi nên không muốn nghe hoặc chỉ nghe một phần, nhưng đến khi cần nhắc lại thì ta lại không nhớ Tệ hơn là ta chỉ nghe xem đối tác có gì sai, xấu để phản ứng lại
Câu 6: Hãy trình bày bố cục cơ bản của một bài thuyết trình Hãy chỉ ra những lỗi mà cá nhân bạn thường gặp trong thuyết trình.
*Bố cục cơ bản của một bài thuyết trình
1 Phần mở đầu
-Thu hút sự quan tâm, tập trung của người nghe
-Tạo cảm giác thoải mái, sẵn sàng tiếp thu
-Tạo niềm tin
-Hướng người nghe vào vấn đề và biến họ thành người chủ động lĩnh hội hay giải quyết
2 Phần chính
-Đưa giải pháp, ý kiến
- Lợi ích khi áp dụng giải pháp
Trang 9- Chương trình hành động/các việc làm cụ thể
3 Phần kết
- Tóm tắt
- Kết luận cuối cùng
*Những lỗi thường gặp phải trong thuyết trình
1 Nội dung không chất lượng
Ví dụ: Cùng một chủ đề, nếu trình bày cho team kỹ thuật sẽ phải nói hoàn toàn khác với team marketing hoặc sale, họ có những mối quan tâm riêng, và ngôn ngữ thuật ngữ
sử dụng cũng khác nhau, những team đó sẽ thấy hài lòng khi bạn dùng chung ngôn từ – thuật ngữ với họ
2 Lỗi trong trình bày slide
-Slide nhiều chữ, font không thống nhất
-Thiếu hình ảnh minh họa
-Liệt kê quá nhiều (Nhiều bài thuyết trình nếu bạn liệt kê quá mức, sử dụng cả gạch đầu dòng và đánh số, quá nhiều thông tin, hiệu ứng truyền đạt sẽ không hiệu quả như bạn mong muốn)
3 Chuẩn bị qua loa, sơ sài
-Người thuyết trình không tập luyên trước
-Không kiểm tra thiết bị kỹ thuật
(Thiết bị gặp lỗi sẽ ảnh hưởng đến thời gian thuyết trình mà còn thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp của bạn Thậm chí, những lỗi kỹ thuật nghiêm trọng có thể buộc bạn phải kết thúc buổi thuyết trình dù chưa truyền đạt được thông tin quan trọng đến ngườinghe Chuyện hay gặp nhất khi đi thuyết trình là máy chiếu không có cổng tương thích, cắm dây vào không chạy, …)
4 Khả năng kiểm soát buổi thuyết trình kém
-Đọc slide
-Không sử dụng giao tiếp phi ngôn ngữ
-Thuyết trình quá thời gian
Trang 10Câu 7: Giao tiếp phi ngôn ngữ có vai trò thế nào? Hãy lấy ví dụ về một số biểu hiện giao tiếp phi ngôn ngữ trong kinh doanh hiệu quả.
*Vai trò của giao tiếp phi ngôn ngữ
-Giao tiếp phi ngôn ngữ có tầm quan trọng rất lớn Nó giúp mỗi cá nhân trở nên tinh tếhơn, tự ý thức, điều khiển ngôn ngữ cơ thể và biết tự kiềm chế cảm xúc Đồng thời còngiúp chúng ta hiểu rõ đối tác đang tiếp cận để đưa ra kịp thời các định hướng đúng đắn
-Ngoài ra, tầm quan trọng của nó còn được thể trong những trường hợp khi bạn tiếp xúc lần đầu với 1 ai đó Ngoài việc để ý các cử chỉ, giọng nói, điệu bộ và nội dung của đối phương, bạn còn phải học cách đọc và hiểu ý nghĩa của chúng
Từ đó, bạn sẽ có kinh nghiệm giúp nhận biết được người đang giao tiếp, nhận ra chính mình và học cách kiểm soát chính bản thân tốt hơn trong giao tiếp
*Ví dụ:
Lê Dương Bảo Lâm livestream bán hàng
Câu 8: Hãy trình bày các hình thức giao tiếp với đối tác Trong tình huống nào sẽ thực hiện giao tiếp qua email và giao tiếp trực tuyến?
*Các hình thức giao tiếp với đối tác
-Giao tiếp với khách hàng, đối tác qua trực tiếp:
+Sử dụng tông giọng phù hợp, đủ nghe với đối phương, sử dụng câu từ ngắn gọn, xúc tích, tránh lặp từ và sử dụng từ ngữ địa phương Nên ngắt nghỉ câu sao cho phù hợp.+Để trở thành một đối tác đáng tin cậy, hãy sử dụng những biểu cảm linh động và tích cực Đừng giữ nét mặt không cảm xúc, mà hãy lắng nghe từng lời khách nói và đưa ra những biểu cảm thích hợp Mỉm cười nhẹ nhàng để thể hiện bạn đang lắng nghe Nhẹ nhàng bày tỏ sự lo âu khi nghe những thông tin không tích cực
+Nhớ tên khách hàng, đối tác: Hãy dùng tên riêng của họ khi bạn nói lời chào hỏi, cảm
ơn, tạm biệt … để làm cho bầu không khí trở nên nhẹ nhàng, thân thiện hơn Chỉ nên
sử dụng tên lúc đầu và lúc kết thúc
+Lắng nghe và phản hồi từ khóa chính cho giao tiếp 2 chiều