Nguyen Ly Ke Toan.pdf

ĐẠI HỌC HUẾ BỘ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG  NGUYỄN THỊ CHINH LAM NGUYỄN VĂN HẬU BÀI GIẢNG NGUYÊN LÝ KẾ TOÁN Tháng 11/2017 PTIT i MỞ ĐẦU Đào tạo ng[.]

BỘ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG

- -

NGUYỄN THỊ CHINH LAM

NGUYỄN VĂN HẬU

BÀI GIẢNG

Tháng 11/2017PTIT

i

MỞ ĐẦU

Đào tạo ngành kế toán đang trở thành một trong những hướng đào tạo chủ yếu của nhiều trường đại học, cao đẳng trong cả nước Do vậy hệ thống bài giảng học liệu của ngành cũng đa dạng, phong phú, đặc biệt đối với môn học Nguyên lý kế toán – môn học nền tảng của ngành kế toán Với mong muốn xây dựng hệ thống bài giảng dành riêng cho giảng viên và sinh viên ngành kế toán của Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông, Khoa Tài chính – Kế toán đã tổ chức biên soạn thành công bài giảng “NGUYÊN LÝ KẾ TOÁN” Sau một thời gian sử dụng, hiện nay luật kế toán cũng như chế độ kế toán đã thay đổi và bài giảng “NGUYÊN LÝ KẾ TOÁN” cũng cần phải thay đổi cho phù hợp, do

đó, Bộ môn Kế toán – Kiểm toán, Khoa Tài chính – Kế toán đã tổ chức hiệu chỉnh bài giảng “NGUYÊN LÝ KẾ TOÁN” với kết cấu hiệu chỉnh thành 8 chương, sau mỗi chương là phần câu hỏi ôn tập và bài tập thực hành Nội dung các chương được hiệu chỉnh theo hướng cập nhật kiến thức mới, hiện đại, chọn lọc, đảm bảo tính khoa học của Nguyên lý kế toán, phù hợp với luật kết toán, chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán hiện hành Đáng chú ý trong lần hiệu chỉnh này là danh mục hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp hiện hành theo thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014 được sử dụng để minh họa cho cả phần lý thuyết và phần bài tập thực hành nguyên lý kế toán Bài giảng “NGUYÊN LÝ KẾ TOÁN” được hiệu chỉnh bởi TS Nguyễn Văn Hậu – Trưởng

bộ môn Kế toán Kiểm toán và ThS,NCS Nguyễn Thị Chinh Lam

Để bài giảng thực sự trở thành tài liệu hữu ích phục vụ cho hoạt động giảng dạy và học tập, chúng tôi mong nhận được những góp ý xây dựng của độc giả

Xin chân thành cảm ơn!

Hà nội, 11/ 2017

TẬP THỂ TÁC GIẢ

PTIT

ii

MỤC LỤC

CHƯƠNG 1: BẢN CHẤT CỦA HẠCH TOÁN KẾ TOÁN 3

1.1.Sự phát sinh, phát triển của hạch toán 3

1.1.1 Sự ra đời và phát triển của hạch toán qua các hình thái kinh tế xã hội 3

1.1.2 Phân loại hạch toán 4

1.2 Nhiệm vụ và yêu cầu của hạch toán kế toán 5

1.2.1 Nhiệm vụ của hạch toán kế toán 5

1.2.2 Yêu cầu đối vớihạch toán kế toán 6

1.3 Những khái niệm, nguyên tắc kế toán chung 6

1.4 Đối tượng của hạch toán kế toán 8

1.4.1 Đối tượng chung của hạch toán kế toán 8

1.4.2 Đối tượng cụ thể của hạch toán kế toán trong các đơn vị 9

CHƯƠNG 2: PHƯƠNG PHÁP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN 15

2.1 Nội dung, ý nghĩa của phương pháp chứng từ kế toán 15

2.1.1 Nội dung của phương pháp chứng từ kế toán 15

2.1.2 Ý nghĩa của phương pháp chứng từ 15

2.2 Chứng từ kế toán 16

2.2.1 Khái niệm, phân loại chứng từ kế toán 16

2.2.2 Những yếu tố của chứng từ kế toán 18

2.3 Kiểm kê tài sản hình thức biểu hiện của phương pháp chứng từ kế toán 20

2.3.1 Khái niệm kiểm kê 20

2.3.2 Trình tự kiểm kê tài sản 21

2.4 Trình tự xử lý và luân chuyển chứng từ kế toán 22

3.1 Nội dung, ý nghĩa của phương pháp tính giá 29

3.1.1 Nội dung của phương pháp tính giá 29

3.1.2 Ý nghĩa của phương pháp tính giá 30

3.2 Nguyên tắc tính giá 31

3.2.1 Nguyên tắc kế toán chung 31

3.2.2 Nguyên tắc cụ thể tính giá cho một số đối tượng kế toán 32

3.3 Trình tự tính giá 34

3.3.1 Tính giá tài sản cố định 34

3.3.2 Tính giá vật tư hàng hóa tăng 36

3.3.3 Tính giá thành sản phẩm, dịch vụ sản xuất 38

3.3.4 Tính giá vật tư xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và giá vốn sản phẩm, hàng hóa tiêu thụ 40

CHƯƠNG 4: PHƯƠNG PHÁP TÀI KHOẢN KẾ TOÁN 46

4.1 Nội dung, ý nghĩa của phương pháp tài khoản kế toán 46

4.2 Tài khoản kế toán và kết cấu của tài khoản kế toán 47

4.3 Phân loại tài khoản kế toán 50

4.3.1 Phân loại tài khoản kế toán theo nội dung kinh tế mà tài khoản phản ánh 50

PTIT

iii

4.3.2 Phân loại tài khoản kế toán theo công dụng và kết cấu của tài khoản 51

4.3.3 Phân loại tài khoản kế toán theo mức độ biểu thị đối tượng kế toán 54

4.3.4 Phân loại tài khoản kế toán theo quan hệ với các chỉ tiêu trong báo cáo tài chính 56

4.4 Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp Việt Nam 56

4.4.1 Hệ thống tài khoản kế toán 56

4.4.2 Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp Việt Nam 56

4.5 Cách ghi chép phản ánh vào tài khoản kế toán 66

4.5.1 Cách ghi đơn 66

4.5.2 Cách ghi kép 66

4.6 Kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép, phản ánh vào các tài khoản kế toán 70

4.6.1 Kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép phản ánh trên các tài khoản tổng hợp 70

4.6.2 Kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép phản ánh các nghiệp vụ trên tài khoản chi tiết 77

CHƯƠNG 5: PHƯƠNG PHÁP TỔNG HỢP CÂN ĐỐI KẾ TOÁN 83

5.1 Phương pháp tổng hợp cân đối kế toán 83

5.1.1 Nội dung phương pháp tổng hợp cân đối kế toán 83

5.1.2 Ý nghĩa của phương pháp tổng hợp cân đối - kế toán 84

5.2 Bảng cân đối kế toán 84

5.2.1 Nội dung và kết cấu của Bảng cânđối kế toán 85

5.2.2 Nguồn số liệu lập Bảng cân đối kế toán 86

5.2.3 Tính chất Bảng cân đối kế toán 87

5.2.4 Mối quan hệ giữa bảng cân đối kế toán và tài khoản kế toán 88

5.3 Báo cáo kết quả kinh doanh 88

5.3.1 Nội dung và kết cấu của Báo cáo kết quả kinh doanh 88

5.3.2 Nguồn số liệu lập Báo cáo kết quả kinh doanh 90

5.3.3 Tính chất Báo cáo kết quả kinh doanh 90

CHƯƠNG 6: KẾ TOÁN MỘT SỐ QUÁ TRÌNH SẢN XUẤT KINH DOANH CHỦ YẾU 93

6.1 Hạch toán kế toán quá trình mua hàng 93

6.2 Hạch toán kế toán quá trình sản xuất 97

6.3 Hạch toán kế toán quá trình bán hàng 102

CHƯƠNG 7: SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN 115

7.1 Sổ kế toán 115

7.1.1 Nội dung và nguyên tắc xây dựng mẫu số kế toán 115

7.1.2 Phân loại sổ kế toán 115

7.1.3 Quy định về sổ kế toán 119

7.2 Hình thức kế toán 122

7.2.1 Khái niệm hình thức kế toán 122

7.2.2 Các hình thức kế toán 123

CHƯƠNG 8: TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN 134

PTIT

iv

8.1 Ý nghĩa, nguyên tắc tổ chức công tác kế toán 134

8.2 Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán 135

8.2 Nội dung tổ chức công tác kế toán 136

8.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán 136

8.2.1.1 Lựa chọn mô hình tổ chức bộ máy kế toán phù hợp 136

8.2.1.2 Xác định các phần hành kế toán cần tổ chức tại đơn vị 139

8.2.2 Tổ chức thực hiện chế độ chứng từ kế toán và quản lý tài liệu kế toán 140

8.2.3 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán 142

8.2.4 Tổ chức thực hiện chế độ báo cáo kế toán 145

8.2 5 Tổ chức thực thiện chế độ kiểm tra kế toán và kiểm kê tài sản 147

8.2.5.1 Tổ chức kiểm tra kế toán 147

8.2.5.2 Tổ chức thực hiện kiểm kê tài sản 149

8.2.5.3 Tổ chức bảo quản lưu trữ tài liệu kế toán 149

8.2.6 Tổ chức bồi dưỡng nâng cao trình độ kế toán 151

PTIT

1

BẢNG DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

1 GTGT Giá trị gia tăng

2

BẢNG DANH MỤC SƠ ĐỒ

2 Sơ đồ 6.2: Kế toán quá trình mua hàng minh họa bằng số liệu 102

4 Sơ đồ 6.4: Kế toán quá trình bán hàng và xác định kết quả bán hàng 107

5 Sơ đồ 7.1: Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán nhật ký chung 126

6 Sơ đồ 7.2: Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán nhật ký - sổ cái 128

7 Sơ đồ 7.3: Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ 130

8 Sơ đồ 7.4: Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán nhật ký - chứng từ 132

9 Sơ đồ 7.5: Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán trên máy vi tính 133

PTIT

3

CHƯƠNG 1: BẢN CHẤT CỦA HẠCH TOÁN KẾ TOÁN

Nội dung của chương này nhằm tổng hợp những kiến thức nói về bản chất của hoạt động kế toán tại đơn vị Giúp cho người đọc hiểu được nguồn gốc phát sinh và phát triển của hạch toán, nêu lên những khác biệt cơ bản giữa hạch toán kế toán và những loại hạch toán khác Đồng thời nội dung của chương cũng làm rõ nội dung và đặc điểm đối tượng mà hạch toán kế toán theo dõi, phản ánh

1.1.Sự phát sinh, phát triển của hạch toán

1.1.1 Sự ra đời và phát triển của hạch toán qua các hình thái kinh tế xã hội

Lao động là yếu tố cơ sở quyết định sự tồn tại và phát triển của xã hội Khi hoạt động lao động dần được hoàn thiện cả về ý thức và kỹ năng thì xã hội cũng dần được phát triển theo Tuy nhiên, xã hội là tổng thể của rất nhiều cá thể với các hoạt động lao động khác nhau, do vậy để quản lý, theo dõi các hoạt động này cần phải có công cụ, đáp ứng yêu cầu trên yếu tố hạch toán đã ra đời

Hạch toán là quá trình quan sát, đo lường, tính toán, ghi chép phản ánh về các hoạt động kinh tế diễn ra trong quá trình tái sản xuất, nhằm cung cấp thông tin cho nhà quản

lý phục vụ cho công tác kiểm tra, giám sát, đảm bảo cho quá trình tái sản xuất đem lại hiệu quả cao

Như vậy có thể thấy, hạch toán bao gồm các giai đoạn từ quan sát, đến đo lường tính toán, ghi chép phản ánh và chức năng quan trọng nhất mà hạch toán thực hiện đó là cung cấp thông tin Trong đó, quan sát là giai đoạn đầu tiên, thông qua hoạt động quan sát có thể nắm bắt được hình thức biểu hiện của đối tượng; sau đó cần sử dụng các thước

đo thích hợp để đo lường về đối tượng thước đo sử dụng trong hạch toán có thể là thước

đo giá trị (thước đo tiền tệ), thước đo hiện vật, thước đo thời gian lao động; sau khi có kết quả đo lường cần sử dụng các phép tính, các phương pháp phân tích, đánh giá để xác lập các chỉ tiêu thông tin cần cung cấp; cuối cùng là giai đoạn thực hiện ghi chép, phản ánh lại những hoạt động đã quan sát, đo lường và tính toán

Hạch toán ra đời từ rất sớm, ngay khi con người sống dưới hình thái kinh tế xã hội đầu tiên- công xã nguyên thủy đã sử dụng đến công cụ hạch toán Kết quả của các cuộc khảo cổ cho thấy, bầy người nguyên thủy đã sản sinh ra hạch toán, trong hang động của bầy người nguyên thủy người ta tìm thấy những sợi dây có thắt nút, hay trên hang động

có hình vẽ của những con thú bên cạnh là những nút gạch liên tiếp Mặc dù ở thời kỳ này, chữ số và các hệ đếm chưa có nhưng những kết quả trên cho thấy bầy người nguyên thủy

có nhu cầu phản ánh lại kết quả của quá trình lao động và đã sáng tạo ra cách phản ánh, đây là những biểu hiện đầu tiên của hạch toán

Trải qua các hình thái kinh tế xã hội, phương thức lao động dần được hoàn thiện

và nâng cao, đi cùng quá trình đó hạch toán cũng phát triển Khi chuyển qua hình thái kinh tế xã hội chiếm hữu nô lệ, xã hội đã phân chia thành hai giai cấp: chủ nô và nô lệ, hạch toán đã xác định được đối tượng mà nó phục vụ đó chính là giai cấp thống trị - giai cấp chủ nô Các chủ nô sử dụng hạch toán để theo dõi quá trình mua bán các nô lệ: số lượng nô lệ nắm giữ, giá mua, giá bán và tổng kết kết quả quá trình mua bán Ghi nhận sự

PTIT

mà hạch toán theo dõi phản ánh phức tạp hơn nhiều Địa chủ sử dụng hạch toán để nắm bắt thông tin về số lượng đất đai nắm giữ, những tá điền đang làm thuê hoặc thuê đất, chi phí canh tác: giống cây, phân bón, thuê mướn nhân công…, kết quả thu nhận sau khi canh tác

Sự phát triển vượt bậc của hạch toán được ghi nhận dưới hình thái kinh tế xã hội công xã nguyên thủy Lúc này hạch toán thực sự trở thành công cụ quản lý không thể thiếu của giai cấp tư sản Lượng thông tin mà hạch toán theo dõi là hết sức phức tạp gắn kết trực tiếp với quá trình sản xuất kinh doanh của một thực thể kinh doanh, từ quá trình

tổ chức thu mua các yếu tố đầu vào (nguyên vật liệu, máy móc thiết bị…) đến quá trình sản xuất và tiếp đến là quá trình bán hàng và xác định kết quả

1.1.2 Phân loại hạch toán

Nếu tiếp cận hạch toán từ hình thức biểu hiện của nó thì hết sức đa dạng bởi vì hoạt động diễn ra trong quá trình tái sản xuất là hết sức đa dạng Tuy nhiên, dựa vào đặc điểm của đối tượng được theo dõi và đặc điểm thông tin hạch toán phản ánh có thể chia hạch toán thành 3 loại như sau:

- Hạch toán nghiệp vụ: là loại hạch toán trong đó theo dõi phản ánh trực tiếp từng nghiệp vụ kinh tế kỹ thuật, chẳng hạn như hạch toán nghiệp vụ theo dõi quá trình bán hàng, theo dõi quá trình sử dụng máy thi công… Thông tin hạch toán nghiệp vụ cung cấp

là cụ thể, chi tiết đáp ứng yêu cầu về mức độ nhanh chóng, kịp thời Tuy nhiên thông tin

do loại hạch toán này cung cấp không có tính chất khái quát, không có cái nhìn tổng thể

về vấn đề do khi phản ánh về đối tượng đã không có mối liên hệ với những yếu tố khác

- Hạch toán thống kê (thống kê): là một môn khoa học nghiên cứu giữa mặt lượng

và mặt chất của các hiện tượng kinh tế - xã hội số lớn tại những khoảng thời gian và địa điểm cụ thể, từ đó rút ra bản chất, quy luật của các hiện tượng này Đối tượng mà hạch toán thống kê theo dõi phản ánh là các hiện tượng kinh tế - xã hội ở phạm vi số lớn, để đưa ra kết quả, loại hạch toán này cần nghiên cứu đánh giá các kết quả được điều tra liên tục, do vậy thông tin mà hạch toán thống kê phản ánh có tính liên tục nhưng gắn trực tiếp với một khoảng thời gian và một không gian cụ thể

- Hạch toán kế toán (kế toán): là một môn khoa học theo dõi phản ánh về tình hình tài sản hiện có và những biến động tài sản tại một đơn vị khi đơn vị triển khai các hoạt động sản xuất kinh doanh Như vậy, đối tượng mà kế toán theo dõi khác hẳn với hai loại hạch toán trên, đó là tài sản của một đơn vị và sự vận động của nó, việc theo dõi này cũng liên tục nhưng không chỉ trong phạm vi một khoảng thời gian mà nó liên tục gắn liền với sự tồn tại của đơn vị Do vậy thông tin kế toán cung cấp không chỉ có tính liên tục mà còn có tính toàn diện

PTIT

5

1.2 Nhiệm vụ và yêu cầu của hạch toán kế toán

1.2.1 Nhiệm vụ của hạch toán kế toán

Xuất phát từ chức năng của kế toán là cung cấp thông tin về tài sản và sự vận động của tài sản cho người quản lý nhằm điều hành hoạt động sản xuất đem lại hiệu quả cao, thì nhiệm vụ của kế toán cũng cần bám sát theo chức năng trên.Nhiệm vụ kế toán bao gồm: 1) Thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tượng và nội dung công việc kế toán, theo chuẩn mực và chế độ kế toán

2) Kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính, các nghĩa vụ thu, nộp, thanh toán nợ; kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản; phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính, kế toán

3) Phân tích thông tin, số liệu kế toán; tham mưu, đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính của đơn vị kế toán

4) Cung cấp thông tin, số liệu kế toán theo quy định của pháp luật

Xuất phát từ yêu cầu quản lý và phạm vi cung cấp thông tin cho các đối tượng khác nhau, kế toán được chia thành kế toán quản trị và kế toán tài chính Mỗi loại đảm nhận những nhiệm vụ cụ thể khác nhau:

- Kế toán tài chính là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông

tin kinh tế, tài chính bằng báo cáo tài chính cho đối tượng có nhu cầu sử dụng thông tin của đơn vị kế toán

Nhiệm vụ của kế toán tài chính là theo dõi (quan sát), tính toán và phản ánh tình hình về tài sản, nguồn vốn cũng như tình hình và kết quả hoạt động của đơn vị nhằm phục vụ cho các đối tượng sử dụng thông tin bên trong và bên ngoài đơn vị, nhưng chủ yếu là các đối tượng bên ngoài

Kế toán tài chính cung cấp những thông tin về sự kiện xảy ra nên phải có dộ chính xác và tin cậy cao Mặt khác những thông tin này được thu thập trên cơ sở chứng từ và các bằng chứng thực tế, do vậy thông tin do kế toán tài chính cung cấp có tính pháp lệnh

- Kế toán quản trị là việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính theo yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính trong nội bộ đơn vị kế toán Nhiệm vụ của kế toán quản trị là qua số liệu của kế toán tài chính, xử lý và cung cấp thông tin về quá trình hình thành, phát sinh chi phí, tình hình quản trị tài sản, đơn vị trong việc hoạch định, kiểm soát và ra quyết định

Kế toán quản trị có đặc điểm cơ bản là không những phản ánh những sự kiện đã xảy ra, mà còn phản ánh những sự kiện đang và sẽ xảy ra trong tương lai

Thông tin của kế toán quản trị cung cấp gắn liền với những bộ phận chức năng hoạt động trong đơn vị Mặt khác kế toán quản trị có tính linh hoạt và thích ứng cao Nhiệm vụ của kế toán tài chính và kế toán quản trị tuy có khác nhau nhưng đều phục vụ chung cho một mục của người sử dụng kế toán Vậy, có thể tóm tắt nhiệm vụ của hạch toán kế toán nói chung là cung cấp thông tin mang tính xuyên suốt nhằm phản ánh

PTIT

6

thông tin về các sự kiện kinh tế đã xảy ra, đang xảy ra và sắp xảy ra trong một đơn vị đến các đối tượng quan tâm

1.2.2 Yêu cầu đối vớihạch toán kế toán

Thông tin kế toán cung cấp có một ý nghĩa, vai trò hết sức quan trọng ảnh hưởng lớn đến quá trình sản xuất kinh doanh của đơn vị Tuy nhiên phạm vi đối tượng sử dụng thông tin kế toán cung cấp không chỉ giới hạn là những nhà quản lý trong nội bộ đơn vị

mà còn nhiều đối tượng khác: các nhà đầu tư, các cấp quản lý, các ngân hàng, tổ chức tín dụng… do vậy, để những thông tin kế toán thực sự trở thành những thông tin hữu ích, thì chúng cần phải đáp ứng một số yêu cầu nhất định

Nhằm cung cấp thông tin cho những đối tượng trên, kế toán cần đáp ứng các yêu cầu sau:

1) Phản ánh đầy đủ nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh vào chứng từ kế toán, sổ

kế toán và báo cáo tài chính

2) Phản ánh kịp thời, đúng thời gian quy định thông tin, số liệu kế toán

Giá trị thông tin, kế toán sẽ được nâng cao khi chúng được cung cấp cho người sử dụng đúng thời điểm, mọi sự chậm trễ đều có thể ảnh hưởng tới quyết định đưa ra

3) Phản ánh rõ ràng, dễ hiểu và chính xác thông tin, số liệu kế toán

4) Phản ánh trung thực hiện trạng, bản chất sự việc, nội dung và giá trị của nghiệp

vụ kinh tế, tài chính

Nghĩa là các thông tin và số liệu kế toán phải được ghi chép, báo cáo trên cơ sở các bằng chứng đầy đủ khách quan và đúng với thực tế về hiện trạng, bản chất nội dung cũng như giá trị của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh Mặt khác, các thông tin và các số liệu kế toán phải được ghi chép và báo cáo đúng với thực tế, không bị xuyên tạc, không

1.3 Những khái niệm, nguyên tắc kế toán chung

Trong nền kinh tế tồn tại rất rất nhiều đơn vị hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác nhau và với nhiều quy mô khác nhau Ở góc độ vĩ mô hoạt động quản lý đối với các đơn

vị là hết sức khó khăn và phức tạp, đặc biệt là đối với hoạt động kế toán của các đơn vị

Do vậy, để thống nhất các hoạt động kế toán cần xây dựng hệ thống các khái niệm, nguyên tắc nhằm chỉ đạo, quản lý các hoạt động kế toán tại các đơn vị

1) Khái niệm đơn vị kế toán: Đơn vị kế toán là những thực thể kinh doanh có nhu cầu ghi chép phản ánh và lập các báo cáo kế toán Tại khoản 5 điều 4 Luật kế toán có quy định các đơn vị sau được coi là đơn vị kế toán (các đơn vị này có yêu cầu là phải lập các báo cáo tài chính):

PTIT

7

- Cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước

- Đơn vị sự nghiệp, tổ chức không sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước

- Doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế được thành lập và hoạt động theo pháp luật Việt Nam; chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài hoạt động tại Việt Nam

- Hợp tác xã

- Hộ kinh doanh cá thể, tổ hợp tác

2) Khái niệm thước đo tiền tệ: Tiền tệ là đơn vị cơ bản nhất kế toán sử dụng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tại đơn vị kế toán, nói cách khác kế toán chỉ phản ánh những hoạt động của đơn vị có khả năng quy đổi về tiền Thước đo tiền tệ được coi là thước đo khái quát nhất và tổng quát nhất khi kế toán sử dụng để phản ánh

3) Khái niệm kỳ kế toán: Kỳ kế toán là một khoảng thời gian được tính từ thời điểm đơn vị mở sổ để ghi chép phản ánh các nghiệp vụ kinh tế đến thời điểm khóa sổ để lập các báo cáo kế toán Kỳ kế toán có các loại: kỳ kế toán tháng, kỳ kế toán quý, kỳ kế toán năm (còn gọi là niên độ kế toán) Kỳ kế toán giúp người sử dụng thông tin kế toán (dưới hình thức các báo cáo kế toán) có thể so sánh phân tích thông tin ở những khoảng thời gian khác nhau

4) Khái niệm hoạt động liên tục: Giả định rằng các đơn vị kế toán sẽ hoạt động vô thời hạn hoặc ít nhất sẽ không bị giải thể trong tương lai gần Đây là một giả định tuy nhiên nó lại là điều kiện cơ bản quyết định việc áp dụng các nguyên tắc, chính sách kế toán Giả thiết này còn nhấn mạnh rằng tài sản của đơn vị không cần phải đánh giá theo giá thị trường trừ trường hợp có sự giảm giá hệ thống và liên tục, ta sẽ sử dụng nguyên tắc khác để chi phối Nếu đơn vị có nguy cơ bị phá sản, chuẩn bị ngưng hoạt động thì giá thị trường lại trở nên cần thiết khi lập báo cáo tài chính

5) Nguyên tắc giá phí: Việc phản ánh giá trị các tài sản, các khoản doanh thu, chi phí phải dựa trên giá gốc, giá ban đầu lúc nghiệp vụ kinh tế phát sinh Nguyên tắc này hỗ trợ cho công tác kế toán khi phản ánh giá trị đối tượng mà không chịu sự ảnh hưởng của giá cả thị trường

6) Nguyên tắc xác định doanh thu:

- Khái niệm doanh thu: Doanh thu là toàn bộ lợi ích kinh tế đơn vị thu được trong

kỳ kế toán từ các hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường và chủ yếu của đơn vị, góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu

- Thời điểm xác định doanh thu: việc xác định doanh thu phù thuộc vào loại hình sản phẩm dịch vụ đơn vị cung ứng

* Đối với đơn vị bán hàng: doanh thu được ghi nhận khi thực hiện chuyển giao quyền sở hữu về sản phẩm, hàng hóa từ người bán sang người mua và người mua chấp nhận thanh toán

PTIT

8

* Đối với đơn vị cung ứng dịch vụ: doanh thu được ghi nhận khi kết quả được xác định một cách đáng tin cậy, tức là đơn vị xác định được tương đối chắc chắn lợi ích kinh

tế thu được và chi phí bỏ ra để thực hiện dịch vụ

7) Nguyên tắc phù hợp: Khi đơn vị xác định được một khoản doanh thu thì cần chỉ

ra tương xứng với nó chi phí đơn vị bỏ ra để có được khoản doanh thu này Sự phù hợp được xem xét theo hướng chi phí phù hợp với doanh thu trên hai khía cạnh thời gian và quy mô

8) Nguyên tắc nhất quán: Trong công việc kế toán, việc áp dụng các khái niệm, nguyên tắc, phương pháp kế toán phải thực hiện nhất quán trong cả kỳ kế toán Bất kỳ sự thay đổi nào cũng cần được thực hiện ở một kỳ kế toán mới

9) Nguyên tắc khách quan: Khi phản ánh nghiệp vụ kinh tế, kế toán cần tôn trọng bản chất của nghiệp vụ, tránh để ý chí chủ quan chi phối

10) Nguyên tắc trọng yếu: Để giảm tải khối lượng công việc khi theo dõi phản ánh đối tượng, kế toán cần quan tâm đến các yếu tố chi phối bản chất của sự việc và ít quan tâm đến các yếu tố có ít tác dụng Thông tin được coi là trọng yếu trong trường hợp nếu thiếu thông tin hoặc thiếu chính xác của thông tin đó có thể làm sai lệch đáng kể báo cáo tài chính, làm ảnh hưởng đến quyết định kinh tế của người sử dụng báo cáo tài chính

Tính trọng yếu phụ thuộc vào độ lớn và tính chất của thông tin hoặc các sai sót được đánh giá trong hoàn cảnh cụ thể Tính trọng yếu của thông tin phải được xem xét trên cả phương diện định lượng và định tính

11) Nguyên tắc công khai: Kế toán cần phải thực hiện công khai tài liệu kế toán cho các đối tượng có liên quan đến nghiệp vụ

12) Nguyên tắc thận trọng: Thận trọng là việc xem xét, cân nhắc, phán đoán cần thiết để lập các ước tính kế toán trong các điều kiện không chắc chắn Nguyên tắc thận trọng đòi hỏi:

- Phải lập các khoản dự phòng nhưng không lập quá lớn;

- Không đánh giá cao hơn giá trị của các tài sản và các khoản thu nhập;

- Không đánh giá thấp hơn giá trị của các khoản nợ phải trả và chi phí;

- Doanh thu và thu nhập chỉ được ghi nhận khi có bằng chứng chắc chắn về khả năng thu được lợi ích kinh tế, còn chi phí phải được ghi nhận khi có bằng chứng về khả năng phát sinh chi phí

1.4 Đối tượng của hạch toán kế toán

1.4.1 Đối tượng chung của hạch toán kế toán

Quá trình sản xuất là đối tượng nghiên cứu, theo dõi phản ánh của nhiều môn khoa học trong đó có kế toán Tuy nhiên kế toán xem xét về quá trình sản xuất thông qua sự hình thành và vận động của tài sản (vốn) tại một đơn vị cụ thể

Trước hết, kế toán nghiên cứu theo dõi về tài sản của đơn vị ở trạng thái tĩnh Khi nghiên cứu tài sản ở góc độ này kế toán cho biết tài sản của đơn vị bao gồm những thứ

PTIT

9

loại nào (tài sản ngắn hạn và tài sản dài hạn) và chúng được hình thành từ những nguồn nào (nợ phải trả và vốn chủ sở hữu)

Khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh, tài sản của đơn vị sẽ biến động: ví

dụ khi đưa nguyên vật liệu vào sản xuất nguyên vật liệu sẽ bị tiêu hao và nó sẽ kết tinh trong sản phẩm tạo ra Do vậy kế toán không chỉ theo dõi tài sản ở trạng thái tĩnh mà còn theo dõi sự vận động của chúng khi tham gia vào quá trình sản xuất

Như vậy có thể thấy đối tượng chính mà kế toán theo dõi phản ánh:

- Tài sản của đơn vị

- Thuộc quyền sở hữu hoặc quyền kiểm soát lâu dài của đơn vị

- Phải có giá phí xác định

- Gắn với lợi ích trong tương lai của đơn vị

* Phân loại tài sản: mỗi đơn vị kế toán sẽ có hệ thống tài sản riêng phục vụ cho đặc thù sản xuất kinh doanh của mình, do vậy nếu chỉ dùng tên gọi thông thường của tài sản

để theo dõi thì hệ thống tài sản hết sức phức tạp Do vậy trong công tác kế toán sẽ phân chia hệ thống tài sản theo hai góc độ: theo kết cấu vốn kinh doanh và theo nguồn hình thành vốn kinh doanh trong đơn vị

 Phân loại tài sản theo kết cấu vốn kinh doanh: Theo cách phân loại này tài sản của đơn vị được nhìn nhận là bao gồm các loại vốn kinh doanh nào Xét theo tốc độ luân chuyển của bộ phận vốn khi tham gia vào quá trình sản xuất thì tài sản của đơn vị bao gồm hai loại: tài sản ngắn hạn và tài sản dài hạn

Tài sản ngắn hạn là bộ phận tài sản có thời gian sử dụng, luân chuyển và thu hồi trong một năm hay một chu kỳ kinh doanh Do tốc độ luân chuyển của bộ phận tài sản này rất nhanh nên vai trò của chúng là hết sức quan trọng đối với quá trình sản xuất Tùy thuộc vào đặc điểm của từng đơn vị mà quy mô của tài sản ngắn hạn sẽ khác nhau nhưng

về chủng loại thì tài sản ngắn hạn gồm những bộ phận sau:

- Vốn bằng tiền: Là bộ phận tài sản tồn tại dưới hình thái tiền tệ, bao gồm tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và tiền đang chuyển

- Các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn: Là bộ phận tài sản được sử dụng để đầu tư với mục đích kiếm lời và có thời hạn thu hồi trong vòng 1 năm hay 1 chu kỳ kinh doanh

PTIT

10

Thuộc bộ phận này có: Các khoản cho vay ngắn hạn, đầu tư cổ phiếu ngắn hạn…

- Các khoản phải thu: Là bộ phận tài sản của đơn vị nhưng đang bị các đơn vị, tổ chức, cá nhân khác nắm giữ sử dụng và đơn vị có trách nhiệm phải thu hồi Thuộc nhóm tài sản này bao gồm: Phải thu ngắn hạn đối với khách hàng, Phải thu nội bộ, Tài sản thiếu chờ xử lý…

- Hàng tồn kho: Là bộ phận tài sản tồn tại dưới hình thái vật chất có thể cân đo, đong, đếm, mục đích của nhóm tài sản này là nhằm dự trữ phục vụ cho quá trình sản xuất hoặc quá trình tiêu thụ Hàng tồn kho của đơn vị bao gồm: Hàng mua đang đi đường, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, thành phẩm chế dở, thành phẩm, hàng hóa…

- Tài sản ngắn hạn khác: bao gồm khoản tạm ứng cho cán bộ công nhân viên, chi phí trả trước ngắn hạn, các khoản ký cược ký quỹ ngắn hạn…

Tài sản dài hạn là bộ phận tài sản có thời gian sử dụng, luân chuyển và thu hồi trên một năm hay kéo dài qua 1 chu kỳ kinh doanh Tài sản dài hạn bao gồm các bộ phận sau:

- Các khoản phải thu: Khác với khoản phải thu thuộc tài sản ngắn hạn, các khoản phải thu thuộc tài sản dài hạn đơn vị có trách nhiệm phải thu hồi với thời hạn là trên 1 năm hay kéo dài hơn 1 chu kỳ kinh doanh

- Tài sản cố định: Là những tư liệu sản xuất có thời gian sử dụng ước tính trên 1 năm và có giá trị lớn, riêng về tiêu chuẩn giá trị sẽ không cố định ở những khoảng thời gian khác nhau, tiêu chuẩn này sẽ được quy định ở những mức khác nhau Thuộc loại sản

cố định có tài sản cố định hữu hình (nhà cửa, máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải…)

và tài sản cố định vô hình (bản quyền, thương hiệu, quyền sử dụng đất…)

- Bất động sản (BĐS) đầu tư là bất động sản, gồm: Quyền sử dụng đất; nhà, hoặc một phần của nhà, hoặc cả nhà và đất; cơ sở hạ tầng do người chủ sở hữu hoặc người đi thuê tài sản theo hợp đồng thuê tài chính, nắm giữ nhằm mục đích thu lợi từ việc cho thuê hoặc chờ tăng giá mà không phải để sử dụng trong sản xuất, cung cấp hàng hóa, dịch vụ hoặc sử dụng cho các mục đích quản lý hoặc bán trong kỳ hoạt động kinh doanh thông thường

- Các khoản đầu tư tài chính dài hạn: Là bộ phận tài sản được sử dụng để đầu tư với mục đích sinh lời có thời hạn thu hồi trên 1 năm hay qua 1 chu kỳ kinh doanh Thuộc bộ phận này bao gồm các khoản đầu tư vào công ty con, đầu tư vào công ty liên doanh, liên kết, đầu tư chứng khoán dài hạn, cho vay dài hạn

- Tài sản dài hạn khác: bao gồm chi phí đầu tư xây dựng cơ bản dở dang, chi phí trả trước dài hạn, các khoản ký cược ký quỹ dài hạn

 Phân loại tài sản theo nguồn hình thành vốn kinh doanh: Theo cách phân loại tài sản của đơn vị được nhìn nhận đã được tài trợ bởi những nguồn vốn nào Xét mối quan

hệ sở hữu của đơn vị đối với nguốn vốn thì nguồn hình thành vốn kinh doanh bao gồm 2 nguồn vốn: Nợ phải trả và vốn chủ sở hữu

Nợ phải trả: là nguồn vốn tài trợ cho tài sản của đơn vị dưới hình thức đơn vị đi vay, đi chiếm dụng vốn của các đơn vị, tổ chức, cá nhân khác và đơnvị phải có trách

PTIT

ký cược, ký quỹ ngắn hạn, phải trả nội bộ

- Nợ dài hạn: Là các khoản nợ trong đó thời hạn đơn vị có trách nhiệm hoàn trả là trên 1 năm hay dài hơn 1 chu kỳ kinh doanh Nợ dài hạn bao gồm: vay dài hạn, phải trả người bán, nhận ký cược ký quỹ dài hạn

Vốn chủ hữu: Bộ phận vốn này được hình thành do chính chủ sở hữu của đơn vị

bỏ ra và từ kết quả kinh doanh của đơn vị Tùy theo loại hình doanh nghiệp mà bộ phận vốn này sẽ được hình thành theo các cách khác nhau: Doanh nghiệp Nhà nước sẽ do Nhà nước cấp, công ty cổ phần thì vốn chủ sở hữu do các cổ đông đóng góp, công ty tư nhân

do chính chủ đơn vị bỏ ra Thuộc vốn chủ sở hữu bao gồm các nguồn vốn: nguồn vốn kinh doanh, lợi nhuận chưa phân phối, quỹ chuyên dùng, chênh lệch tỷ giá hối đoái, chênh lệch đánh giá lại tài sản

Từ những nội dung trên ta có tài sản được hình thành bởi hai nguồn vốn: Nợ phải trả và vốn chủ sở hữu, nên ta có phương trình kế toán sau:

TÀI SẢN = NGUỒN VỐN hay TÀI SẢN = NỢ PHẢI TRẢ + VỐN CHỦ SỞ HỮU

b) Sự vận động của tài sản

Như đã phân tích ở trên, khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh, tài sản của đơn vị sẽ biến động không ngừng Tuy nhiên sự vận động này có những đặc điểm chủ yếu sau:

- Tính chất hai mặt: Sự vận động của tài sản dù có đa dạng phong phú đến đâu cũng phải nằm ở 1 mặt trong 2 mặt biến động (biến động làm tăng đối tượng và biến động làm giảm)

- Thuộc 1 trong 3 quá trình chủ yếu: Sự vận động tài sản của đơn vị không tuân theo

1 quy luật cố định nào, tuy nhiên nó phải thuộc 1 trong 3 quá trình chủ yếu sau:

Quá trình mua hàng: Đây là giai đoạn đầu tiên của quá trình sản xuất, các đơn vị cần phải chuẩn bị sẵn sàng các yếu tố đầu vào: nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, máy móc thiết bị để có được các yếu tố này đơn vị phải tiến hành mua hàng Thuộc giai đoạn này các yếu tố tài sản như tiền, công nợ với người bán, thuế giá trị gia tăng, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ sẽ bị tác động

Quá trình sản xuất: Sau khi đã chuẩn bị các yếu tố đầu vào, đơn vị sẽ chuyển sang giai đoạn sản xuất, ở giai đoạn này các yếu tố đầu vào sẽ được kết hợp với nhau, kết thúc quá trình các thành phẩm sẽ được tạo ra Ở giai đoạn các yếu tố tài sản: nguyên vật liệu, hao mòn tài sản cố định, tiền lương, chi phí sản xuất sẽ bị tác động

PTIT

12

Quá trình bán hàng và xác định kết quả kinh doanh: Mục tiêu hoạt động của đơn

vị không chỉ dừng lại ở việc có được thành phẩm, các thành phẩm này phải được tiêu thụ trên thị trường và đem lại lợi nhuận cho đơn vị Ở giai đoạn này các yếu tố sẽ bị tác động: thành phẩm, hàng hóa, doanh thu, chi phí bán hàng

Trên thực tế khi hoạt động của các đơn vị diễn ra liên tục, các quá trình trên không nhất thiết phải diễn ra tuần tự theo thứ tự trên mà chúng sẽ đan xen với nhau, đồng thời quá trình mua hàng, quá trình sản xuất, quá trình bán hàng sẽ diễn ra cùng lúc, nhưng nếu xét riêng từng nghiệp vụ kinh tế thì chúng chỉ có thể thuộc 1 trong 3 quá trình

c) Những mối quan hệ kinh tế pháp lý ngoài đơn vị

Bên cạnh đối tượng là tài sản và sự vận động tài sản của đơn vị, kế toán cũng cần phải theo dõi phản ánh những mối quan hệ kinh tế pháp lý ngoài đơn vị Những mối quan

hệ này phát sinh trong trường hợp đơn vị giao dịch với các đơn vị kế toán khác tuy nhiên những mối quan hệ này có những nét đặc thù riêng Ví dụ khi đơn vị nhận gia công cho một đơn vị khác, đơn vị thuê gia công sẽ mang nguyên vật liệu đến cho đơn vị nhận thuê gia công để đơn vị gia công thành sản phẩm theo yêu cầu, tại đơn vị nhận thuê gia công phần nguyên vật liệu này không được coi là tài sản của đơn vị, tuy nhiên kế toán của đơn

vị phải có trách nhiệm theo dõi phản ánh

CÂU HỎI ÔN TẬP VÀ BÀI TẬP THỰC HÀNH Câu hỏi ôn tập:

Câu 1: Hạch toán là gì?

Câu 2: Thế nào là hạch toán kế toán?

Câu 3: Tại sao nói ở hình thái kinh tế xã hội tư bản chủ nghĩa, hạch toán kế toán đã phát triển vượt bậc?

Câu 4: Giữa hạch toán nghiệp vụ, hạch toán thống kê và hạch toán kế toán có những điểm giống và khác nhau nào?

Câu 5: Hạch toán kế toán có những nhiệm vụ gì?

Câu 6: Trình bày những yêu cầu của hạch toán kế toán

Câu 7: Nguyên tắc kế toán chung gồm những nguyên tắc nào?

Câu 8: Đối tượng chung của hạch toán kế toán và đối tượng cụ thể của hạch toán kế toán ở doanh nghiệp là gì?

Câu 9: Trong các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế khách nhau thì đối tượng hạch toán kế toán cụ thể khác nhau như thế nào?

Câu 10: Hãy cho biết khi doanh nghiệp bán hàng theo hai hình thức thanh toán ngay

và bán hàng trả chậm, trả góp thì doanh thu được xác định như thế nào? Nêu cơ sở của việc xác định

Câu 11: Hãy giải thích cơ sở hình thành phương trình kế toán Tài sản = Nguồn vốn

PTIT

13

Câu 12: Tại sao nói trong công tác kế toán, thước đo tiền tệ là thước đo khái quát, tổng quát nhất?

Câu 13: Hãy làm rõ tính chất hai mặt trong sự vận động của tài sản

Câu 14: Hãy cho biết sự khác nhau khi tài sản vận động tại đơn vị sản xuất và đơn vị thương mại

B Yêu cầu: Hãy xác định chỉ tiêu X?

Bài 2

Hãy sắp xếp các loại tài sản, nguồn vốn tại thời điểm đầu ngày 1/1/N theo tài liệu

ở bài 1

PTIT

PTIT

15

CHƯƠNG 2: PHƯƠNG PHÁP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

Để có thể phản ánh, xác minh những nghiệp vụ kinh tế phát sinh diễn ra hàng ngày trong một đơn vị kinh tế, người ta thường sử dụng phương pháp chứng từ kế toán với vai trò là phương pháp đầu tiên được sử dụng trong hệ thống phương pháp hạch toán kế toán

Xét trong mối quan hệ đó, nội dung của Chương này gồm các nội dung sau:

- Nghiên cứu về nội dung, ý nghĩa của phương pháp chứng từ kế toán;

- Tìm hiểu một cách tổng quan về chứng từ kế toán bao gồm nghiên cứu về nội dung, cách phân loại và các yếu tố của chứng từ kế toán;

- Thông qua việc tìm hiểu về trình tự xử lý và luân chuyển chứng từ kế toán để có được kiến thức cũng như cái nhìn về các công việc liên quan đến chứng từ kế toán ngoài thực tế

2.1 Nội dung, ý nghĩa của phương pháp chứng từ kế toán

2.1.1 Nội dung của phương pháp chứng từ kế toán

Phương pháp chứng từ kế toán là một phương pháp kế toán phản ánh các nghiệp

vụ kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành bằng các chứng từ kế toán, theo thời gian và địa điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế nhằm cung cấp kịp thời thông tin cho các cấp quản lý liên quan đồng thời làm cơ sở pháp lý cho việc ghi sổ kế toán

Theo đó, phương pháp chứng từ là phương pháp đầu tiên và quan trọng của hệ thống phương pháp hạch toán kế toán Nội dung của nó bao gồm 02 yếu tố cơ bản:

Thứ nhất, phản ánh nguyên trạng các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh thuộc đối tượng hạch toán kế toán phù hợp với đặc điểm của từng đối tượng và sự vận động của nó

Với nội dung này, phương pháp chứng từ có hình thức biểu hiện là hệ thống bản chứng từ để chứng minh hợp pháp việc hình thành các nghiệp vụ kinh tế, tài chính và phản ánh bằng cách ghi chép rõ ràng, đầy đủ, chính xác, trung thực và khách quan các nghiệp vụ đó theo thời gian, địa điểm phát sinh vào bản chứng từ Bản chứng từ này sẽ được dùng làm căn cứ để ghi sổ kế toán

Thứ hai, thông tin kịp thời về tình trạng và sự vận động của từng đối tượng hạch toán kế toán theo yêu cầu của nhà quản lý

Với hình thức biểu hiện là quy trình luân chuyển chứng từ Theo đó, chứng từ được luân chuyển giữa các bộ phận liên quan có nhu cầu về thông tin của các nghiệp vụ phát sinh được phản ánh trong bản chứng từ, giúp cho các bộ phận liên quan đó thu nhận,

xử lý và cung cấp những thông tin ban đầu về sự vận động của các đối tượng hạch toán

kế toán cho nhà quản lý

2.1.2 Ý nghĩa của phương pháp chứng từ

- Là phương pháp thích hợp nhất nhằm phản ánh nguyên hình trạng thái và sự vận động của các đối tượng hạch toán kế toán vốn đa dạng và biến đổi không ngừng

PTIT

16

- Là bằng chứng chứng minh tính hợp pháp của việc hoàn thành các nghiệp vụ kinh tế thuộc đối tượng hạch toán kế toán Qua đó, làm căn cứ cho việc bảo vệ tài sản của đơn vị, giải quyết các mối quan hệ kinh tế pháp lý thuộc đối tượng hạch toán kế toán, phục vụ cho công tác kiểm tra, thanh tra hoạt động sản xuất kinh doanh tại đơn vị

- Là phương tiện thông tin nhanh cho các nhà quản lý và công tác phân tích hoạt động kinh doanh tại đơn vị

- Là cơ sở để phân loại, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế để vào sổ kế toán theo dõi từng đối tượng hạch toán cụ thể

- Chứng từ gắn liền với quy mô, thời điểm phát sinh các nghiệp vụ kinh tế, cũng như trách nhiệm vật chất của các cá nhân, các đơn vị về nghiệp vụ đó nên chứng từ góp phần thực hiện triệt để hạch toán kinh doanh nội bộ, gắn liền với kích thích vật chất và trách nhiệm vật chất

b) Phân loại chứng từ

Chứng từ kế toán có nhiều loại và được tập hợp thành hệ thống chứng từ

Hệ thống chứng từ được chia thành 02 loại: Hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc và

hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn

- Hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc là hệ thống chứng từ phản ánh quan hệ kinh

tế giữa các pháp nhân hoặc có yêu cầu quản lý chặt chẽ mang tính chất phổ biến rộng rãi

Đối với loại chứng từ này, nhà nước tiêu chuẩn hóa về quy cách biểu mẫu, chỉ tiêu phản ánh và phương pháp lập và áp dụng thống nhất cho tất cả các doanh nghiệp, các thành phần kinh tế

- Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn chủ yếu là những chứng từ sử dụng trong nội bộ đơn vị Nhà nước hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng để các đơn vị trên cơ sở đó vận dụng vào từng trường hợp cụ thể thích hợp Các đơn vị có thể them bớt một số chỉ tiêu cụ thể, thích hợp với nội dung và yêu cầu phản ánh nhưng phải đảm bảo những yếu tố cơ bản của chứng từ và có sự thỏa thuận bằng văn bản của Bộ Tài chính

Để thuận tiện trong việc sử dụng và phân biệt từng loại chứng từ kế toán, người ta phân loại theo các cách sau:

b 1 Phân loại theo công dụng

Căn cứ vào công dụng chứng từ được chia thành chứng từ mệnh lệnh, chứng từ chấp hành và chứng từ liên hợp

- Chứng từ mệnh lệnh: Là loại chứng từ dùng để truyền đạt những mệnh lệnh hay chỉ thị của người lãnh đạo cho các bộ phận cấp dưới thi hành như: Lệnh chi tiền, lệnh

PTIT

17

điều động vật tư…Loại chứng từ này chỉ mới chứng minh nghiệp vụ kinh tế phát sinh chứ chưa nói tới mức độ hoàn thành của nghiệp vụ, do đó chưa đủ điều kiện ghi chép thanh toán vào sổ kế toán

- Chứng từ chấp hành: Là loại chứng từ biểu thị một nghiệp vụ kinh tế, tài chính

đã được thực hiện và đã hoàn thành như phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho, nhập kho,

do đó nó có đủ điều kiện để làm căn cứ ghi sổ kế toán Nhưng để đảm bảo tính pháp lý,

nó phải có chứng từ mệnh lệnh đính kèm

- Chứng từ thủ tục: Là loại chứng từ tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh (ví dụ: chứng từ ghi sổ trong hình thức kế toán chứng từ ghi sổ) có liên quan theo từng đối tượng kế toán cụ thể nhằm tạo sự tiện lợi trong việc ghi sổ và đối chiếu với các loại tài liệu Loại chứng từ này chỉ là chứng từ trung gian nên phải có chứng từ ban đầu

đi kèm theo thì mới đủ cơ sở pháp lý chứng minh cho các nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh

- Chứng từ liên hợp: Là loại chứng từ mang đặc điểm của 2 hoặc 3 loại chứng từ nêu trên như lệnh kiêm phiếu xuất kho hoặc hóa đơn kiêm phiếu xuất kho…

b 2 Phân loại theo địa điểm lập chứng từ

- Chứng từ bên trong: Là loại chứng từ được lập trong phạm vi đơn vị, không phụ thuộc vào đặc tính của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh Có một số chứng từ bên trong chỉ liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế, tài chính giải quyết trong nội bộ đơn vị Ví dụ: Phiếu xuất vật tư cho phân xưởng sản xuất, bảng kê thanh toán lương … Bên cạnh

đó, có một số chứng từ bên trong được lập tại đơn vị kế toán nhưng giải quyết các mối quan hệ kinh tế với các đơn vị bên ngoài Ví dụ: hóa đơn bán hàng, biên bản bàn giao tài sản cố định cho đơn vị khác, bảng kê thực hiện hợp đồng của đơn vị với đơn vị khác

- Chứng từ bên ngoài: Là những chứng từ về các nghiệp vụ có liên quan đến đơn

vị hạch toán nhưng lập từ các đơn vị khác như: hóa đơn mua hang, hợp đồng vận chuyển mua ngoài…

b 3 Phân loại chứng từ theo trình tự lập

- Chứng từ ban đầu: Còn được gọi là chứng từ gốc, là chứng từ được lập ngay khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh vừa hoàn thành như: Hóa đơn bán hang, phiếu thu, phiếu chi… nó có thể là cơ sở ghi trực tiếp vào sổ kế toán

- Chứng từ tổng hợp: Là loại chứng từ dùng để tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế cùng loại nhằm giảm nhẹ công tác kế toán và đơn giản trong việc ghi sổ kế toán như: Bảng tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại, các bảng kê… Chứng từ tổng hợp là cơ sở ghi vào sổ sách kế toán khi đính kèm theo nó là các chứng từ gốc hợp lệ

b 4 Phân loại theo số lần ghi các nghiệp vụ kinh tế trên chứng từ

- Chứng từ một lần: Là chứng từ trong đó việc ghi chép chỉ tiến hành một lần, sau

đó được chuyển vào ghi sổ kế toán

- Chứng từ nhiều lần: Là chứng từ ghi một loại nghiệp vụ kinh tế tiếp diễn nhiều lần Sau mỗi lần ghi các con số thường được cộng dồn Tới một giới hạn xác định trước, chứng từ được chuyển vào ghi sổ kế toán

PTIT

18

b 5 Phân loại theo tính cấp bách của thông tin trong chứng từ

- Chứng từ bình thường: Là chứng từ chứa đựng những thông tin thể hiện tính hợp quy luật của các nghiệp vụ xảy ra Những chứng từ này tiếp tục làm thủ tục theo các yếu

tố và trình tự quy định để ghi sổ, tổng hợp và thông tin theo định kỳ

- Chứng từ báo động: Là chứng từ chứa đựng những thông tin thể hiện mức độ diễn biến không bình thường của các nghiệp vụ kinh tế như vật tư sử dụng vượt định mức, thực hiện hợp đồng kinh tế không bình thường, thanh toán tiền vay không kịp thời… Những chứng từ này thường được xử lý kịp thời theo trình tự quy định trước khi đưa vào ghi sổ kế toán

b 6 Phân loại theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ ghi trên chứng từ

b 7 Phân loại theo dạng thể hiện dữ liệu và lưu trữ thông tin của chứng từ

- Chứng từ thông thường: Là chứng từ được thể hiện dưới dạng giấy tờ để chứng minh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đã thực sự hoàn thành mà không phải thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử

- Chứng từ điện tử: Là chứng từ được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính, hoặc trên vật mang tin như bảng từ, đĩa từ, thẻ thanh toán… Chứng từ điện tử là một hình thức của thông điệp dữ liệu, bao gồm: chứng từ kế toán điện tử; chứng từ thu, chi ngân sách điện tử; thông tin khai và thực hiện thủ tục hải quan điện tử; thông tin khai và thực hiện thủ tục thuế điện tử; chứng từ giao dịch chứng khoán điện tử; báo cáo tài chính điện tử; báo cáo quyết toán điện tử và các loại chứng từ điện tử khác phù hợp với từng loại giao dịch theo quy định của pháp luật

Khi cần thiết, chứng từ điện tử có thể chuyển sang chứng từ giấy, nhưng phải phản ánh toàn vẹn nội dung của chứng từ điện tử, có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ chứng từ điện tử sang chứng từ giấy, có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ chứng từ điện tử sang chứng từ giấy Ngược lại, chứng từ giấy có thể chuyển sang chứng từ điện tử với các điều kiện tương tự như trên

Chứng từ điện tử chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của các bên tham gia giao dịch, trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác; việc hủy chứng từ điện tử có hiệu lực theo đúng thời hạn do các bên tham gia đã thỏa thuận Chứng từ điện

tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền

2.2.2 Những yếu tố của chứng từ kế toán

PTIT

19

Để đảm bảo là công cụ theo dõi phản ánh nghiệp vụ kinh tế ngay khi phát sinh, chứng từ kế toán phải có đầy đủ các yếu tố sau:

- Tên gọi (1) và số hiệu của chứng từ (2):

+ Tên gọi của chứng từ: Là một cụm từ thường thể hiện nội dung khái quát của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh

Quan sát “Phiếu nhập kho” ta có thể nhận thấy nội dung khái quát của nghiệp vụ là nhằm chứng minh một nghiệp vụ nhâp kho (hàng hóa, nguyên vật liệu…) đã phát sinh

+ Số hiệu chứng từ thực chất là số thứ tự của chứng từ Việc thiết kế số hiệu chứng từ phải tuân theo những quy định cụ thể đối với từng ngành nghề, từng lĩnh vực hoạt động của đơn vị và từng loại nghiệp vụ kinh tế, tài chính phản ánh trên chứng từ

- Ngày tháng năm lập chứng từ (3):

Là các yếu tố xác định về thời gian, thứ tự nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, đây cũng là một yếu tố quan trọng phục vụ cho việc quản lý chứng từ cũng như thanh tra tài chính Nó cũng có ý nghĩa quan trọng trong việc giải quyết các tranh chấp pháp lý

- Tên gọi, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập (4) và nhận chứng từ (5):

Bên lập và bên nhận chứng từ kế toán có thể là các doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức hay cá nhân

Yếu tố này làm cơ sở cho việc xác định trách nhiệm vật chất đối với nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh Đồng thời làm cơ sở cho việc xác minh, đối chiếu và kiểm tra

về các nghiệp vụ kinh tế, tài chính khi có tranh chấp xảy ra

- Nội dung nghiệp vụ, kinh tế tài chính phát sinh (6):

Đây là một trong những yếu tố cơ bản nhất của chứng từ Nó chính là nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh, có tác dụng giải thích rõ hơn về ý nghĩa kinh tế của nghiệp vụ, tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, thanh tra tính hợp lý của chứng

từ kế toán

Nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính trên chứng từ phải được diễn đạt ngắn gọn,

rõ ràng, không được viết tắt, sửa chữa Các thuật ngữ được sử dụng trong nội dung chứng

từ phải đảm bảo thông dụng, dễ hiểu

- Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh kế tài chính ghi bằng sổ; tổng

số tiền của chứng từ dùng để thu chi, tiền ghi bằng số và bằng chữ (7):

Yếu tố này chỉ rõ đơn vị đo lường được sử dụng trong chứng từ (bao gồm thước

đo bằng hiện vật và giá trị được nhà nước quy định)

- Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ (8):

Đây là yếu tố cần thiết để có thể căn cứ vào đó quy trách nhiệm về tính chất hợp

lý, hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế cũng như tính chính xác của chứng từ đối với các cá nhân có liên quan Trên bản chứng từ, phải có ít nhất 02 chữ ký của các bên liên quan Chú ý:

PTIT

20

Những chứng từ dùng làm cơ sở trực tiếp ghi sổ có thêm chỉ tiêu định khoản kế toán

- Những chứng từ có liên quan đến bán hàng có thêm chỉ tiêu số thuế phải nộp

- Những chứng từ thể hiện mối quan hệ giữa các pháp nhân nhất thiết phải có đủ chữ ký của kế toán trưởng (người kiểm soát) và thủ trưởng đơn vị (người phê duyệt), có đóng dấu của đơn vị

2.3 Kiểm kê tài sản hình thức biểu hiện của phương pháp chứng từ kế toán

2.3.1 Khái niệm kiểm kê

Khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, để sao chụp lại các thông tin về nghiệp vụ kế toán dùng chứng từ kế toán, tuy nhiên để kiểm tra lại các thông tin trên bản chứng từ kế toán thì tùy theo đặc điểm của đối tượng kế toán sẽ có những phương pháp kiểm tra khác nhau Với những đối tượng có hình thái vật chất cụ thể có thể kiểm đếm, cân đo hoặc có những kho lưu trữ, nơi sử dụng cụ thể thì kế toán sẽ dùng kỹ thuật kiểm kê để kiểm tra đối tượng kế toán

Kiểm kê tài sản là việc cân, đong, đo, đếm số lượng; xác nhận và đánh giá chất lượng, giá trị của tài sản, nguồn vốn hiện có tại thời điểm kiểm kê để kiểm tra, đối chiếu với số liệu trong sổ kế toán

Đơn vị kế toán phải kiểm kê tài sản trong các trường hợp sau đây:

• Cuối kỳ kế toán năm;

• Đơn vị kế toán bị chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản hoặc bán, cho thuê;

• Đơn vị kế toán được chuyển đổi loại hình hoặc hình thức sở hữu;

• Xảy ra hỏa hoạn, lũ lụt và các thiệt hại bất thường khác;

• Đánh giá lại tài sản theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền;

• Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật

Sau khi kiểm kê tài sản, đơn vị kế toán phải lập báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê Trường hợp có chênh lệch giữa số liệu thực tế kiểm kê với số liệu ghi trên sổ kế toán, đơn vị kế toán phải xác định nguyên nhân và phải phản ánh số chênh lệch, kết quả

xử lý vào sổ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính

Việc kiểm kê phải phản ánh đúng thực tế tài sản, nguồn hình thành tài sản Người lập và ký báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê phải chịu trách nhiệm về kết quả kiểm kê

 Kiểm kê toàn diện, hoặc kiểm kê từng phần

Kiểm kê toàn diện: Là kiểm kê toàn bộ các tài sản của đơn vị (bao gồm: tài sản

cố định, vật tư, thành phẩm, vốn bằng tiền, công nợ…) Loại kiểm kê này, mỗi năm tiến hành ít nhất một lần trước khi lập bảng cân đối kế toán cuối năm

Kiểm kê từng phần: Là kiểm kê từng loại tài sản phục vụ yêu cầu quản lý

Chẳng hạn khi có nghiệp vụ bàn giao tài sản, khi muốn xác định chính xác một loại tài sản nào đó, khi thấy có hiện tượng mất trộm cắp ở một kho nào đó

 Vai trò của kế toán trong quá trình kiểm kê

PTIT

21

 Lên kế hoạch kiểm kê, dự trù những mặt hàng nào sẽ kiểm kể

 Giám sát kiểm kê, đối chiếu số thực tế và số trên sổ sách

 Tổng hợp kết quả kiểm kê, ra báo cáo kiểm kê và đề nghị hướng xử lý chênh lệch

2.3.2 Trình tự kiểm kê tài sản

Trình tự thủ tục kiểm kê tài sản được tiến hành theo một số bước như sau:

Bước 1: Thành lập Hội đồng kiểm kê tài sản của đơn vị

Thành phần Hội đồng kiểm kê tài sản của đơn vị bao gồm:

+ Giám đốc, thủ trưởng đơn vị làm Chủ tịch Hội đồng

+ Trưởng các bộ phận trực tiếp sử dụng tài sản;

+ Trưởng phòng quản lý tài sản;

+ Kế toán trưởng, kế toán tài sản (hoặc kế toán kho, thủ kho nếu kiểm kê kho vật liệu );

+ Một số uỷ viên khác (nếu cần), tuỳ theo khối lượng và tính chất của đợt kiểm kê

đó

Bước 2: Tiến hành kiểm kê tại các đơn vị trực thuộc

Hội đồng kiểm kê tài sản của đơn vị, bộ phận trực tiếp sử dụng tài sản tiến hành kiểm kê tài sản vào thời điểm kết thúc năm tài chính hoặc thời điểm cụ thể nhằm phục vụ cho mục đích nhất định và hoặc theo quy định hiện hành của nhà nước

Việc kiểm kê phải dựa trên số lượng tài sản thực tế hiện còn lưu giữ, sử dụng hoặc nhận giữ - gửi trông giữ hộ tránh việc kiểm kê những tài sản không thuộc sở hữu của doanh nghiệp như tài sản cá nhâ, tài sản do bên ngoài gửi trông giữ tạm thời

Bước 3: Tổng hợp số liệu

Căn cứ kết quả kiểm kê tài sản thực tế tại đơn vị, Hội đồng kiểm kê tài sản tổng hợp, xử lý số liệu kiểm kê, đối chiếu giữa bộ phân quản lý, bộ phận sử dụng và kế toán theo bảng biểu phù hợp với dặc điểm tài sản, mục đích kiểm kê nhưng phải đảm bảo các nội dung chủ yếu để đánh giá tình hình quản lý, sử dụng tài sản nội bộ gồm:

- Tài sản thừa, thiếu;

- Chênh lệch số lượng, giá trị giữa sổ sách và thực tế:

- Tài sản cần sửa chữa, nâng cấp, điều chuyển nội bộ

- Tài sản cần thanh lý: do hư hỏng, chi phí sửa chữa lớn, tiêu hao nhiều nhiên liệu, năng lượng, không hiệu quả …

Bước 4: Xử lý số liệu, lập Báo cáo kết quả kiểm kê

- Đánh giá tình hình quản lý tài sản trong tổ chức nói chung;

- Số liệu chênh lệch giữa kiểm kê thực tế và số liệu theo dõi của các bộ phận: nguyên nhân, lý do, biện pháp khắc phục;

- Lập kế hoạch sửa chữa, nâng cấp, bảo trì, điều chuyển: trên cơ sở nguyên nhân

cụ thể do bộ phận trực tiếp sử dụng tài sản báo cáo

PTIT

22

- Thống kê, phân loại tài sản đề nghị thanh lý: trên cơ sở nguyên nhân cụ thể do bộ phận trực tiếp sử dụng tài sản báo cáo

- Kiến nghị:

+ Nhận định chế độ quản lý tài sản nội bộ;

+ Chế độ luân chuyển, lưu giữ hồ sơ giữa các bộ phận;

+ Chế độ bảo trì, bảo hành, sửa chữa tài sản;

+ Thực hiện kiến nghị của kỳ kiểm kê trước;

+ Kiến nghị xử lý chênh lệch số liệu;

+ Giao trách nhiệm thực hiện, khắc phục

+ Khác

Bước 5:

+ Báo cáo chủ sở hữu tài sản về kết qủa kiểm kê

+ Chuyển báo cáo, kết quả điều hành của chủ sở hữu tài sản đến những bộ phận có liên quan

2.4 Trình tự xử lý và luân chuyển chứng từ kế toán

Luân chuyển chứng từ được xác định từ khâu lập (hoặc tiếp nhận chứng từ bên ngoài) đến khâu lưu trữ hoặc rộng hơn đến khâu huỷ chứng từ”

Trong thực tế, quy trình luân chuyển chứng từ được xác định từ khi lập (tức là thường từ bên ngoài doanh nghiệp) đến hết thời gian sử dụng, bảo quản hoặc huỷ chứng

từ theo quy định pháp luật

Do đó, trình tự xử lý và luân chuyển chứng từ bao gồm các bước sau:

Bước 1: Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ

Khi lập chứng từ cần tuân theo các quy định sau:

- Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán Chứng từ kế toán chỉ lập 1 lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh Nội dung chứng từ kế toán phải rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh

- Khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục không được ngắt quãng, phải gạch chéo các phần trống

- Trên chứng từ không viết tắt, không tẩy xóa, sửa chữa Khi viết sai vào mẫu chứng từ thì phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai Đối với các chứng từ liên quan trực tiếp đến tiền, khi phát hành sai cần phải gạch để hủy đi nhưng không xé rời khỏi cuống chứng từ

- Chứngtừ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định Đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả các liên theo cùng một nội dung bằng máy tính, máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy than Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liên nhưng không thể viết một lần tất cả các liên chứng từ thì có thể viết hai lần nhưng phải

PTIT

Các doanh nghiệp chưa có chức danh kế toán trưởng thì phải cử người phụ trách

kế toán để giao dịch với khách hàng, ngân hàng, chữ ký kế toán trưởng được thay bằng chữ ký của người phụ trách kế toán của đơn vị đó Người phụ trách kế toán phải thực hiện đúng nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền quy định cho kế toán trưởng

Chữ ký của người đứng đầu doanh nghiệp (Tổng Giám đốc, Giám đốc hoặc người được uỷ quyền), của kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) và dấu đóng trên chứng

từ phải phù hợp với mẫu dấu và chữ ký còn giá trị đã đăng ký tại ngân hàng Chữ ký của

kế toán viên trên chứng từ phải giống chữ ký đã đăng ký với kế toán trưởng

Kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) không được ký “thừa uỷ quyền” của người đứng đầu doanh nghiệp Người được uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người khác

Các doanh nghiệp phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, thủ kho, các nhân viên kế toán, kế toán trưởng (và người được uỷ quyền), Tổng Giám đốc (và người được

uỷ quyền) Sổ đăng ký mẫu chữ ký phải đánh số trang, đóng dấu giáp lai do Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được uỷ quyền) quản lý để tiện kiểm tra khi cần Mỗi người phải ký

ba chữ ký mẫu trong sổ đăng ký

Những cá nhân có quyền hoặc được uỷ quyền ký chứng từ, không được ký chứng

từ kế toán khi chưa ghi hoặc chưa ghi đủ nội dung chứng từ kế toán theo trách nhiệm của người ký

Việc phân cấp ký trên chứng từ kế toán do Tổng Giám đốc (Giám đốc) doanh nghiệp quy định phù hợp với luật pháp, yêu cầu quản lý, đảm bảo kiểm soát chặt chẽ, an toàn tài sản

Bước 2: Kiểm tra chứng từ kế toán

Để tăng tính thận trọng trong kế toán, trước khi làm căn cứ ghi vào sổ kế toán, các chứng từ kế toán cần phải được kiểm tra và phê duyệt

Những nội dung cần kiểm tra trong chứng từ bao gồm:

- Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán;

PTIT

24

- Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý và hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ

- Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán;

- Kiểm tra việc chấp hành quy chế quản lý chứng từ trong phạm vi nội bộ (đối với chứng từ do đơn vị lập)

Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế

độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước thì phải từ chối thực hiện, đồng thời phải báo ngay cho kế toán trưởng hoặc thủ trưởng đơn vị biết để xử lý kịp thời theo đúng quy định pháp luật hiện hành

Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và con số không

rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra phải trả lại hoặc báo cho nơi lập chứng từ biết

để làm lại hay làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán

Bước 3: Tổ chức luân chuyển chứng từ vàghi sổ kế toán

Sau khi kế toán kiểm tra kỹ lưỡng các yếu tố cơ bản trên chứng từ tiếp nhận bên ngoài hoặc do đơn vị lập, nếu xác minh là hoàn toàn đúng quy định thì mới dùng những chứng từ đó để định khoản và ghi sổ kế toán

Chứng từ đã qua kiểm tra được sử dụng đểcung cấp nhanh những thông tin cần

thiết cho các bộ phận liên quan được thể hiện qua công tác luân chuyển chứng từ

Luân chuyển chứng từ là giao chuyển chứng từ lần lượt tới các bộ phận có liên quan, để những bộ phận này nắm được tình hình, kiểm tra, phê duyệt lấy số liệu ghi vào

sổ kế toán Tùy theo từng loại chứng từ mà có trình tự luân chuyển phù hợp, nhanh chóng, kịp thời và không gây trở ngại cho công tác kế toán Do đó, cần xây dựng sơ đồ luân chuyển chứng từ kế toán cho từng loại chứng từ, trong đó quy định đường đi của chứng từ, thời gian cho mỗi bước luân chuyển, nhiệm vụ của người nhận được chứng từ

Ngoài ra, để nâng cao hiệu quả của luân chuyển chứng từ cần quan tâm đến việc cải tiến công tác kế toán theo hướng giảm số lượng chứng từ, đơn giản hóa nội dung cũng như hợp lý hóa thủ tục, ký, xét duyệt chứng từ

Bước 4: Bảo quản, lưu trữ và huỷ chứng từ kế toán

Vì chứng từ kế toán là tài liệu gốc, có giá trị pháp lý nên sau khi dùng làm căn cứ vào sổ, chứng từ kế toán phải được sắp xếp theo trình tự, đóng gói cẩn thận và phải được bảo quản lưu trữ để khi cần có cơ sở đối chiếu, kiểm tra

Trước khi đưa vào lưu trữ, chứng từ được sắp xếp, phân loại để thuận tiện cho việc tìm kiếm và bảo đảm không bị hỏng, mất

Thời gian bảo quản, lưu trữ hay huỷchứng từ kế toán được căn cứ vào Luật kế toán và các quy định pháp luật có liên quan

CÂU HỎI ÔN TẬP VÀ BÀI TẬP THỰC HÀNH

Câu hỏi ôn tập:

PTIT

25

Câu 1: Phương pháp chứng từ kế toán là gì? Vì sao nói đây là phương pháp quan trọng trong kế toán?

Câu 2: Thế nào là chứng từ kế toán?

Câu 3: Chứng từ kế toán được phân loại như thế nào?

Câu 4: Chứng từ kế toán bao gồm yếu tố chủ yếu nào? Khi nào doanh nghiệp được tự thiết kế mẫu chứng từ? Mẫu chứng từ này cần đáp ứng yêu cầu gì?

Câu 5: Hãy cho biết trình tự xử lý và luân chuyển chứng từ kế toán Muốn công tác luân chuyển được thực hiện hiệu quả, doanh nghiệp cần phải làm gì?

Câu 6: Ghi chép trên chứng từ kế toán phải tuân thủ những nguyên tắc nào?

Câu 7: Khi kiểm tra chứng từ cần kiểm tra những nội dung gì? Nếu phát hiện sai sót thì phải xử lý như thế nào?

Câu 8: Hãy cho biết tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ kế toán

Câu 9: Hiện nay việc bảo quản và lưu trữ chứng từ được quy định như thế nào?

Câu 10: Thế nào là kiểm kê?

Câu 11: Đơn vị phải kiểm kê tài sản trong những trường hợp nào?

Câu 12: Trình tự kiểm kê tài sản thực hiện thế nào?

Bài tập thực hành:

Bài 1

Hãy cho biết những yếu tố chủ yếu trên chứng từ kế toán dưới đây và cho biết chứng từ

kế toán đó thuộc loại nào?

PTIT

- Họ tên người nhận hàng: Công ty TNHH Lâm Vũ

- Địachỉ (bộ phận): Khu 6 - Thị Cầu - Bắc Ninh

- Lý do xuất kho: Xuất bán

- Xuất tại kho (ngăn hàng hóa) Công ty ABC.Địa điểm: 164 Đông Các - Ô Chợ Dừa -

Bài 2

Hãy cho biết những yếu tố chủ yếu trên chứng từ kế toán dưới đây và cho biết chứng từ

kế toán đó thuộc loại nào?

PTIT

27

HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số 01GTKT3/001

Liên 3: Nội bộ Ký hiệu AA/13P

Tên đơn vị: Công ty TNHH Lâm Vũ

Mã số thuế : 2300248950

Địa chỉ: Khu 6 - Thị Cầu - Bắc Ninh

Hình thức thanh toán : CK Số tài khoản :

STT Tên hàng hóa,

dịch vụ

Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền

Số tiền viết bằng chữ: Ba trăm ba mươi triệu đồng chẵn

Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị

PTIT

28

Bài 3

Hãy cho biết những yếu tố chủ yếu trên chứng từ kế toán dưới đây và cho biết chứng từ

kế toán đó thuộc loại nào?

Công ty ABC Mẫu số: 02-VT

- Họ tên người giao hàng: Công ty TNHH Minh Sơn

- Theo hóa đơn số 2001560 ngày 4 tháng 12 năm N củaCông ty TNHH Minh Sơn

- Nhập tại kho:Công ty ABC.Địa điểm:164 Đông Các - Ô Chợ Dừa- Đống Đa - Hà Nội

Số lượng

Đơn giá Thành tiền

Theo chứng

từ

Thực nhập

Tổng số tiền (Viết bằng chữ): Tám trăm năm mươi triệu đồng chẵn

Số chứng từ gốc kèm theo: Hóađơn GTGT số 2001560 ngày 04/12/N

Ngày 04 tháng 12 năm N

Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng

nhập)

(Đã ký)

PTIT

29

CHƯƠNG 3: PHƯƠNG PHÁP TÍNH GIÁ

Đối tượng của hạch toán kế toán, như đề cập ở chương 1 là tài sản trong các đơn

vị kế toán với tính hai mặt là vốn (giá trị của tài sản) và nguồn hình thành Trong quá trình hoạt động, tài sản vận động không ngừng với nhiều hình thái biểu hiện khác nhau

Để phản ánh giá trị hiện có và sự vận động của các đối tượng cụ thể, kế toán sử dụng phương pháp tính giá Chương này sẽ giúp cho người đọc hiểu được nội dung, ý nghĩa của phương pháp tính giá; các nguyên tắc kế toán ảnh hưởng đến việc tính giá; nội dung và cách thức tính giá các đối tượng kế toán chủ yếu như tài sản cố định, vật tư, hàng hóa , giá thành của sản phẩm, dịch vụ hoàn thành…

3.1 Nội dung, ý nghĩa của phương pháp tính giá

3.1.1 Nội dung của phương pháp tính giá

Kế toán phản ánh tài sản trong các đơn vị kế toán ở cả trạng thái tĩnh và trạng thái động Trạng thái tĩnh biểu hiện tình hình hiện có của tài sản với tính hai mặt là vốn (giá trị của tài sản) và nguồn hình thành Trạng thái động phản ánh sự vận động, biến đổi từ hình thái biểu hiện này sang hình thái biểu hiện khác Tài sản của các đơn vị có những đặc điểm sau:

- Có tính đa dạng về chủng loại và hình thái biểu hiện khác nhau và được đo lường bằng các thước đo khác nhau theo tính chất vật lý của các loại tài sản như: cái, chiếc, mét, lít, kilogam…

- Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, tài sản luôn vận động và biến đổi không ngừng cả về hình thái hiện vật và giá trị tài sản

- Hao phí các nguồn lực (tài sản) của đơn vị trong hoạt động sản xuất kinh doanh được biểu hiện dưới nhiều hình thái khác nhau như: vật tư, tiền lương, khấu hao, dịch vụ mua ngoài…

Với những đặc điểm trên cho nên để biểu hiện tổng hợp tình hình tài sản, sự vận động của tài sản cũng như tình hình chi phí và kết quả kinh doanh, kế toán cần thiết phải biểu hiện tất cả các đối tượng khác nhau về hình thái giá trị thông qua thước đo tiền tệ

Chính vì vậy tiền tệ là thước đo chủ yếu của kế toán Đây là thước đo mà thông qua nó kế toán kế toán mới thể hiện được chức năng cơ bản của mình là cung cấp thông tin về tình hình tài chính, tình hình và kết quả hoạt động cho các đối tượng sử dụng

- Việc sử dụng thước đo tiền tệ để tính toán và biểu hiện giá trị của các đối tượng

kế toán được thể hiện thông qua phương pháp tính giá Do vậy, có thể khái quát: “Tính

giá là phương pháp thông tin và kiểm tra về sự hình thành và phát sinh chi phí có liên quan đến từng loại tài sản của đơn vị kế toán như tài sản cố định, vật tư, sản phẩm hàng hóa, dịch vụ…” Như vậy, tính giá là phương pháp kế toán sử dụng đơn vị tiền tệ nhằm

qui đổi tất cả các đối tượng kế toán bằng thước đo chung - thước đo giá trị

- Đơn vị kế toán (theo Luật kế toán Việt nam) được hiểu là (1) Cơ quan nhà nước,

đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước; (2) Đơn vị sự nghiệp,

PTIT

30

tổ chức không sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước; (3) Doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế được thành lập và hoạt động theo pháp luật Việt Nam; chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài hoạt động tại Việt Nam; (4)Hợp tác xã; (5) Hộ kinh doanh cá thể, tổ hợp tác

- Trong công tác kế toán, phương pháp tính giá có thể biểu hiện dưới hình thức là các bảng tính giá và trình tự tính giá

Để phản ánh trung thực các đối tượng kế toán nhằm cung cấp thông tin cho nhiều đối tượng khác nhau, việc tính giá cần phải tuân thủ các nguyên tắc, chuẩn mực và các qui định của Nhà nước ban hành

Việc tính giá cần đảm bảo các yêu cầu sau đây:

- Tính chính xác (xác thực): giá trị của tài sản phải được xác định phù hợp với giá

cả thị trường và phù hợp với số lượng, chất lượng của tài sản Nếu việc tính giá không chính xác, thông tin do tính giá cung cấp sẽ mất tính xác thực, không đáng tin cậy, ảnh hưởng đến việc đề ra quyết của các đối tượng sử dụng thông tinh kế toán

- Tính thống nhất: tính giá phải đảm bảo thống nhất về phương pháp tính toán các đối tượng trong đơn vị kế toán và giữa các thời kỳ khác nhau Có như vậy, số liệu tính toán mới đảm bảo tính so sánh được giữa các thời kỳ của đơn vị kế toán và giữa các đơn

vị với nhau Qua đó, người sử dụng thông tin kế toán đánh giá được hiệu quả kinh doanh của từng đơn vị kế toán, từng thời kỳ khác nhau

3.1.2 Ý nghĩa của phương pháp tính giá

Bằng việc sử dụng thước đo tiền tệ, kế toán đã theo dõi, phản ánh được một cách tổng hợp và kiểm tra được các đối tượng hạch toán kế toán Qua đó, tính giá giúp cho các đơn vị kiểm tra giám sát một cách có hiệu quả tình hình hoạt động của đơn vị mình Đồng thời, cũng thông qua tính giá, kế toán tính toán và xác định được toàn bộ chi phí bỏ

ra có liên quan đến việc thu mua các yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất, chế tạo và tiêu thụ từng, sản phẩm hàng hóa Từ đó, kế toán đánh giá hiệu quả kinh doanh nói chung cũng như hiệu quả kinh doanh từng mặt hàng, từng loại sản phẩm, dịch vụ và từng hoạt động kinh doanh nói riêng

Tính giá là một trong các phương pháp của hạch toán kế toán, nó có quan hệ chặt chẽ với các phương pháp khác như chứng từ, đối ứng tài khoản, tổng hợp - cân đối kế toán Thông qua tính giá, kế toán mới ghi nhận, phản ánh được các đối tượng khác nhau vào chứng từ, tài khoản, sổ sách và tổng hợp các thông tin khác nhau qua các báo cáo Mặt khác, tính giá vật tư, tài sản, hàng hoá, dịch vụ không thể tiến hành một cách tuỳ tiện được mà phải dựa trên thông tin do chứng từ, tài khoản và các báo cáo cung cấp rồi tổng hợp lại

Trong quá trình hoạt động của đơn vị kế toán, có nhiều tài sản không thể hình thành ngay một lúc được mà hình thành dần dần trong một khoảng thời gian nhất định

Cụ thể, vật tư của doanh nghiệp có thể được hình hành thông qua quá trình mua sắm, sau đó thuê ngoài gia công chế biến rồi mới đưa vào nhập kho phục vụ cho việc sản xuất sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ Tài sản cố định cũng có thể hình thành thông qua

PTIT

31

quá trình xây dựng, lắp đặt trong một khoảng thời gian nhất định… Do vậy, kế toán phải kết hợp các phương pháp hạch toán khác nhau để ghi nhận sự hình thành giá trị của những tài sản này

3.2 Nguyên tắc tính giá

3.2.1 Nguyên tắc kế toán chung

Trong công tác kế toán, khi tính giá các đối tượng, người làm kế toán cần phải am hiểu và vận dụng các nguyên tắc kế toán chung sau đây:

* Nguyên tắc giá gốc

Nguyên tắc này yêu cầu khi xác định giá trị các đối tượng kế toán, đơn vị phải căn

cứ vào chi phí thực tế phát sinh hình thành nên tài sản Chi phí này gọi là giá gốc hay giá vốn ban đầu Giá gốc không thay đổi theo thời gian trừ khi có qui định khác trong chuẩn mực kế toán

Nguyên tắc này đòi hỏi với tài sản được mua sắm hoặc tạo lập dưới nhiều hình thức khác nhau thì kế toán phải ghi sổ theo toàn bộ chi phí thực tế liên quan đến việc tạo nên tài sản đó Giá trị ghi sổ này sẽ không thay đổi khi giá thị trường thay đổi trừ trường hợp được đánh giá lại tài sản theo quy định của nhà nước hoặc yêu cầu của công tác quản lý

* Nguyên tắc khách quan

Nguyên tắc khách quan đòi hỏi các tài liệu do kế toán cung cấp, các số liệu do kế toán phản ánh phải mang tính khách quan, trung thực dựa trên các bằng chứng xác thực

là cơ sở để thẩm tra khi cần thiết

Để thực hiện yêu cầu của nguyên tắc này, kế toán phải sử dụng các thước đo tiêu chuẩn Số liệu ghi sổ kế toán phải dựa trên những bằng chứng có thể kiểm tra được

* Nguyên tắc nhất quán

Nguyên tắc nhất quán yêu cầu kế toán phải sử dụng thống nhất các phương pháp, các chính sách kế toán khi tính toán giá trị của các đối tượng giữa các kỳ kế toán với nhau Trường hợp buộc phải thay đổi phương pháp, chính sách tính giá thì kế toán phải nêu rõ trong phần thuyết minh báo cáo tài chính

* Nguyên tắc thận trọng

Nguyên tắc thận trọng xuất hiện khi đơn vị cần ước tính hoặc phán đoán những đại lượng trong điều kiện không chắc chắn Nguyên tắc này đòi hỏi thu nhập được ghi nhận khi có chứng cứ chắc chắn còn chi phí được ghi nhận khi có chứng cứ có thể Trong việc tính giá, nguyên tắc này yêu cầu kế toán lựa chọn phương pháp nào tạo ra thu nhập nhỏ hơn hoặc giá trị tài sản được nhỏ hơn vì như vậy nó sẽ đảm bảo cho khoản thu nhập hoặc tài sản có giá trị chắc chắn hơn

* Nguyên tắc trọng yếu

Nguyên tắc trọng yếu cho rằng những sai sót nhỏ là không trọng yếu nếu các các khoản mục này không làm ảnh hưởng đến tính trung thực và hợp lý của báo cáo tài chính, không tác động tới việc ra quyết định của người sử dụng thông tin Vì vậy khi tính giá các đối tượng kế toán có thể bỏ qua những thông tin không trọng yếu, nhưng nhất thiết

PTIT

32

phải phản ánh các thông tin trọng yếu Tính trọng yếu phụ thuộc vào độ lớn và tính chất của thông tin hoặc các sai sót được đánh giá trong hoàn cảnh cụ thể

3.2.2 Nguyên tắc cụ thể tính giá cho một số đối tượng kế toán

Nguyên tắc 1: Xác định đối tượng tính giá phù hợp

Về mặt kế toán có thể phân chia hoạt động của doanh nghiệp thành các quá trình hoạt động khác nhau, cụ thể hoạt động của doanh nghiệp sản xuất có thể chia thành ba quá trình: quá trình cung cấp (quá trình tạp lập các yếu tố đầu vào), quá trình sản xuất và quá trình tiêu thụ sản phẩm Doanh nghiệp thương mại sẽ không có quá trình sản xuất, doanh nghiệp dịch vụ có quá trình sản xuất gắn liền với quá trình tiêu thụ Với mỗi quá trình, kế toán phải xác định được giá trị cho các đối tượng cụ thể

Trong quá trình tạo lập các yếu tố đầu vào, đối tượng cần tính giá là tài sản cố định, nguyên vật liệu, nhiên liệu, công cụ dụng cụ, hàng hóa mua vào… Đối tượng tính giá trong quá trình sản xuất là thành phẩm, bán thành phẩm, sản phẩm dở dang Với quá trình tiêu thụ, đối tượng cần tính giá là giá bán và giá vốn hàng hóa tiêu thụ, dịch của dịch vụ cung cấp…

Nguyên tắc 2: Phân loại chi phí hợp lý

Có nhiều yếu tố chi phí cấu thành nên giá trị của đối tượng tính giá, có loại liên quan trực tiếp đến từng đối tượng tính giá, có loại liên quan gián tiếp Vì vậy, kế toán cần phân loại chi phí một cách hợp lý, khoa học để tạo điều kiện cho việc tính giá Việc phân loại chi phí được tiến hành bằng nhiều cách khác nhau Mỗi một cách phân loại có một tác dụng khác nhau trong quản lý và hạch toán Để phục vụ cho việc tính giá sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, chi phí cần được phân loại theo nội dụng kinh tế của chi phí (yếu tố chi phí) hay theo công dụng kinh tế (khoản mục chi phí)

* Phân loại chi phí theo nội dung kinh tế (theo yếu tố)

Theo cách phân loại này chi phí của các đơn vị kế toán bao gồm các yếu tố chi phí sau:

- Chi phí nhân công: bao gồm các khoản tiền lương, tiền công phải trả cho người

lao động và các khoản trích theo lương như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm tế, kinh phí công đoàn, trợ cấp thất nghiệp

- Chi phí nguyên vật liệu: bao gồm giá mua, chi phí thu mua nguyên vật liệu sử

dụng cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Yếu tố này bao gồm: chi phí nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, chi phí nhiên liệu, phụ tùng thay thế, chi phí nguyên vật liệu khác

- Chi phí công cụ dụng cụ: bao gồm giá mua của công cụ dụng cụ dụng vào hoạt

động sản xuất kinh doanh

- Chi phí khấu hao tài sản cố định: bao gồm khấu hao của tất cả các tài sản cố định

phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

- Chi phí dịch vụ mua ngoài: bao gồm giá dịch vụ mua từ bên ngoài cung cáp cho

hoạt đông kinh doanh cảu doanh nghiệp như chi phí bảo hiểm, thuê nhà xưởng, dịch vụ vận chuyển, quảng cáo, gia công chế biến sản phẩm

PTIT

33

-Chi phí khác bằng tiền

* Phân loại theo công dụng kinh tế (theo khoản mục)

Theo tiêu thức này, chi phí trong kỳ kế toán của doanh nghiệp gồm :

- Chi phí sản xuất

Giai đoạn sản xuất là giai đoạn chế biến nguyên vật liệu thành thành phẩm bằng sức lao động của công nhân kết hợp với việc sử dụng máy móc thiết bị Chi phí sản xuất bao gồm ba khoản mục: chi phí nguyên liệu vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp

và chi phí sản xuất chung

+ Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp: Khoản mục chi phí này bao gồm các loại

nguyên liệu và vật liệu xuất dùng trực tiếp cho việc chế tạo sản phẩm Trong đó, nguyên vật liệu chính dùng để cấu tạo nên thực thể chính của sản phẩm và các loại vật liệu phụ khác có tác dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính để hoàn chỉnh sản phẩm về mặt chất

lượng và hình dáng

+ Chi phí nhân công trực tiếp: Khoản mục chi phí này bao gồm tiền lương phải

trả cho bộ phận công nhân trực tiếp sản xuất sản phẩm và những khoản trích theo lương của họ được tính vào chi phí Cần phải chú ý rằng, chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương của bộ phận công nhân phục vụ hoạt động chung của bộ phận sản xuất hoặc nhân viên quản lý các bộ phận sản xuất thì không bao gồm trong khoản mục chi phí này

mà được tính là một phần của khoản mục chi phí sản xuất chung

+ Chi phí sản xuất chung: Chi phí sản xuất chung là các chi phí phát sinh trong

phạm vi các phân xưởng để phục vụ hoặc quản lý quá trình sản xuất sản phẩm Khoản mục chi phí này bao gồm: chi phí vật liệu phục vụ quá trình sản xuất hoặc quản lý sản xuất, tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên quản lý phân xưởng, chi phí khấu hao, sửa chữa và bảo trì máy móc thiết bị, nhà xưởng, chi phí dịch vụ mua ngoài

phục vụ sản xuất và quản lý ở phân xưởng, v.v

Ngoài ra, trong kế toán quản trị còn dùng các thuật ngữ khác: chi phí banđầu để chỉ sự kết hợp của chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp; chi phí

chuyển đổi để chỉ sự kết hợp của chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung

- Chi phí ngoài sản xuất

Đây là các chi phí phát sinh ngoài quá trình sản xuất sản phẩm liên quan đến quá trình tiêu thụ sản phẩm hoặc phục vụ công tác quản lý chung toàn doanh nghiệp Thuộc loại chi phí này gồm có các khoản mục chi phí sau:

+ Chi phí bán hàng: Khoản mục chi phí này bao gồm các chi phí phát sinh phục

vụ cho khâu tiêu thụ sản phẩm Có thể kể đến các chi phí như chi phí vận chuyển, bốc dỡ thành phẩm giao cho khách hàng, chi phí bao bì, khấu hao các phương tiện vận chuyển,

tiền lương nhân viên bán hàng, hoa hồng bán hàng, chi phí tiếp thị quảng cáo, v.v

+ Chi phí quản lý doanh nghiệp: Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm tất cả các

chi phí phục vụ cho công tác tổ chức và quản lý quá trình sản xuất kinh doanh nói chung trên giác độ toàn doanh nghiệp Khoản mục này bao gồm các chi phí như: chi phí văn

PTIT

34

phòng, tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên quản lý doanh nghiệp,

khấu hao tài sản cố định của doanh nghiệp, các chi phí dịch vụ mua ngoài khác, v.v

+ Chi phí tài chính: Chi phí tài chính bao gồm các khoản chi phí liên quan đến

việc huy động và sử dụng nguồn vốn phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn

vị kế toán

Nguyên tắc 3: Lựa chọn tiêu thức phân bổ chi phí thích hợp

Một số khoản chi phí có liên quan trực tiếp đến nhiều đối tượng tính giá nhưng không thể tách riêng ra được Vì thế, cần lựa chọn tiêu thức phân bổ hợp lý sao cho gần sát với mức tiêu hao thực tế Thuộc những chi phí cần phân bổ này có thể bao gồm cả chi phí vật liệu, nhân công trực tiếp (do trong cùng một khoảng thời gian, một nhóm nhân công cùng tham gia chế tạo ra một số sản phẩm bằng cùng một lượng nguyên, vật liệu), chi phí sản xuất chung (là những chi phí chung phát sinh trong phạm vi phân xưởng, bộ phận sản xuất), chi phí vận chuyển, bốc dỡ, v.v…

Tiêu thức phân bổ chi phí cho từng đối tượng tính giá phụ thuộc vào quan hệ của chi phí với đối tượng tính giá Thông thường, các tiêu thức được lựa chọn là tiêu thức phân bổ chi phí theo hệ số, theo định mức, theo giờ máy làm việc, theo tiền lương công nhân sản xuất, theo chi phí vật liệu chính, theo số lượng, trọng lượng vật tư, sản phẩm, v.v… Chi phí phân bổ cho các đối tượng xác định như sau:

C i = H x T i

và

H= C

∑ T i

Trong đó : C là tổng chi phí cần phân bổ

Ci là chi phí phân bổ cho đối tượng i

H là hệ số phân bổ

Ti là giá trị tiêu thức phân bổ của đối tượng i Việc lựa chọn tiêu thức phân bổ nào cần căn cứ vào từng đối tượng cụ thể, dựa trên quan hệ của chi phí với đối tượng tính giá Ví dụ, chi phí vận chuyển, bốc dỡ vật tư, hàng hoá thu mua có thể phân bổ theo trọng lượng hay theo số lượng vật tư, hàng hoá chuyên chở, bốc dỡ (nếu không phải là hàng cồng kềnh) hay phân bổ theo thể tích (nếu là hàng cồng kềnh) Chi phí sản xuất chung có thể phân bổ theo tiền lương công nhân sản xuất (nếu trình độ cơ giới hoá đồng đều và tiền lương công nhân sản xuất chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất) hoặc theo số giờ máy làm việc (nếu xác định được số giờ máy làm việc cho từng đối tượng)…

35

đơn vị có quyền kiểm soát tài sản này trong thời gian dài nhưng không có quyền sở hữu

và hình thái biểu hiện cuả tài sản này mang đặc điểm của tài sản cố định hữu hình hoặc

vô hình

Tài sản cố định hữu hình là những tư liệu lao động chủ yếu có hình thái vật chất (từng đơn vị tài sản có kết cấu độc lập hoặc là một hệ thống gồm nhiều bộ phận tài sản liên kết với nhau để thực hiện một hay một số chức năng nhất định) thoả mãn các tiêu chuẩn của tài sản cố định hữu hình, tham gia vào nhiều chu kỳ kinh doanh nhưng vẫn giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu như nhà cửa, vật kiến trúc, máy móc, thiết bị…

Tài sản cố định vô hình là những tài sản không có hình thái vật chất, thể hiện một lượng giá trị đã được đầu tư thoả mãn các tiêu chuẩn của tài sản cố định vô hình, tham gia vào nhiều chu kỳ kinh doanh, như một số chi phí liên quan trực tiếp tới đất sử dụng; chi phí về quyền phát hành, bằng phát minh, bằng sáng chế, bản quyền tác giả, phần mềm tin học…

Để được ghi nhận là tài sản cố định (hữu hình hoặc vô hình) thì tài sản phải thỏa mãn đồng thời các điều kiện theo chuẩn mực kế toán Việt nam như sau:

- Chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai

- Nguyên giá được xác định một cách đáng tin cậy

- Có giá trị đủ lớn (theo qui định hiện hành là từ 30 triệu đồng trở lên)

- Thời gia sử dụng từ một năm trở lên

Giá trị của được ghi nhận vào sổ sách kế toán tại thời điểm bắt đầu đưa vào sử dụng được gọi là giá trị ban đầu (giá gốc) hay nguyên giá Đối với tài sản đang sử dụng thì giá trị của tài sản được đánh giá theo giá trị còn lại Giá trị còn lại của tài sản là phần chênh lệch giữa nguyên giá và giá trị hao mòn lũy kế Tùy theo từng loại tài sản và phương thức hình thành mà nguyên giá của tài sản được xác định khác nhau

a Tính giá tài sản cố định hữu hình

* Tài sản cố định hình thành do mua sắm

Nguyên giá = Giá mua thực tế + Chi phí trước khi sử dụng

- Giá mua thực tế là giá ghi trên hoá đơn của người bán là giá để người bán ghi nhận doanh thu Giá đó là giá không có thuế giá trị gia tăng (đối với doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ) hoặc có thể là tổng giá thanh toán bao gồm cả thuế giá trị gia tăng (với doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp) Ngoài ra, trong một số trường hợp nhất định, được tính vào giá mua tài sản còn bao gồm cả

số tiền được giảm giá (nếu có) và số thuế nhập khẩu phải nộp (nếu là hàng nhập khẩu)

- Chi phí trước khi sử dụng bao gồm: chi phí vận chuyển bốc dỡ, chi phí lắp đặt chạy thử, chi phí mang tính chất cố vấn về mặt kỹ thuật, các khoản thuế, phí , lệ phí phải nộp…Đây là các khoản chi phí phát sinh cho đến khi đưa tài sản cố định vào trạng thái sẵn sàng sử dụng

Ví dụ 3.1: Công ty Alpha là doanh nghiệp sản xuất, tính thuế giá trị gia tăng theo

phương pháp khấu trừ Tháng 2 năm N, công ty mua một dây truyền máy móc thiết bị từ

PTIT