Hoàn thiện công tác kiểm soát chi phí xây lắp tại công ty cổ phần nam công việt nam

Kiểm soát nội bộ là một quá trình không thể thiếu trong quá trình kinh doanh của các công ty, doanh nghiệp. Nhờ kiểm soát nội bộ, nhà quản trị có thể quản lý, kiểm tra, giám sát được quá trình hoạt động của doanh nghiệp từ đó hỗ trợ thông tin cho nhà quản trị trong quá trình quản trị doanh nghiệp. Đặc biệt kiểm soát chi phí là một trong những khía cạnh được các nhà quản trị quan tâm hàng đầu, bởi các công ty thi công xây dựng thì chi phí xây lắp là chi phí chủ yếu ảnh hưởng đến lợi nhuận và sự sống còn của doanh nghiệp. Do đặc thù của hoạt động thi công xây lắp thì các chi phí và quá trình thi công được chia làm nhiều giai đoạn, thời gian kéo dài nên việc tập hợp và theo dõi chi phí khó khăn, có nhiều chi phí vượt dự toán và không ổn định, phù thuộc vào từng giai đoạn thi công và từng công trình. Do đó, kiểm soát tốt chi phí xây lắp là việc cần thiết đối với doanh nghiệp, vừa hạ thấp được giá thành sản phẩm mà vẫn đảm bảo được chất lượng công trình. Công ty Cổ Phần Nam Công Việt Nam đi vào hoạt động từ năm 2015, đến nay công ty đã góp phần tạo nên hàng loạt những công trình lớn, được chủ đầu tư đánh giá tốt về các khía cạnh hoạt động. Tuy nhiên, trên thực tế trong những năm qua, công tác kiểm soát nội bộ nói chung và công tác kiểm soát chi phí nói riêng tại Công ty Cổ phần Nam Công Việt Nam vẫn còn tồn tại một số hạn chế, chưa đáp ứng được yêu cầu của ban quản lý. Như tình trạng chậm tiến độ thi công, các chi phí nguyên vật liệu, nhân công, máy thi công, sản xuất chung,..so sánh với định mức giữa số chi phí thực tế và số dự toán của hồ sơ hạng mục công trình đã bị vượt dự toán, vượt dự trù kinh phí thi công gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến hiệu quả và năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp, khiến giá đấu thầu nâng cao từ đó không đấu thầu thành công, công ty không có công trình để thi công. Để thắng thầu công ty cần phải có sự chuẩn bị kỹ càng và đầy đủ nhất là chi phí xây lắp chính vì vậy làm sao để kiểm soát tốt các chi phí tránh tổn thất, giảm thiểu tổn thất, nâng cao hiệu quả quản lý của các nguồn lực tại công ty.

PHAN THỊ THANH VÂN

HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN

NAM CÔNG VIỆT NAM

LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN

ĐÀ NẴNG – NĂM 2022

PHAN THỊ THANH VÂN

HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN

NAM CÔNG VIỆT NAM

Chuyên ngành : Kế toán

LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN

Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS PHAN THANH HẢI

ĐÀ NẴNG – NĂM 2022

trình hoàn thành luận văn này, tôi đã nhận được rất nhiều sự động viên, giúp

đỡ của nhiều cá nhân và tập thể

Trước hết, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến Thầy PGS.TS PhanThanh Hải, người đã hướng dẫn tôi thực hiện luận văn này ngay từ lúc địnhhình các nghiên cứu ban đầu cho đến lúc hoàn chỉnh luận văn

Xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Ban Giám hiệu, Khoa Đào tạo sauđại học, Quý thầy cô giáo Trường Đại học Duy Tân đã tạo điều kiện cho tôitrong quá trình học tập và nghiên cứu

Cuối cùng tôi xin gửi lời cảm ơn đến gia đình, bạn bè, đồng nghiệp,những người đã luôn đồng hành cùng tôi trong quá trình học tập và thực hiện

đề tài nghiên cứu của mình

Trân trọng cảm ơn !

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu khoa học của riêng tôi.Các số liệu, kết quả nêu trong Luận văn là trung thực và chưa từng được aicông bố trong bất kỳ công trình nào khác

Tôi xin cam đoan rằng mọi sự giúp đỡ cho việc thực hiện Luận văn này

đã được cảm ơn và các thông tin trích dẫn trong Luận văn đã được chỉ rõnguồn gốc

Tác giả luận văn

Phan Thị Thanh Vân

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3

4 Phương pháp nghiên cứu 3

5 Bố cục luận văn 4

6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu 4

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ XÂY LẮP TRONG DOANH NGHIỆP 7

1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 7

1.1.1 Khái niệm về kiểm soát nội bộ 7

1.1.2 Chức năng của kiểm soát nội bộ 8

1.1.3 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ 8

1.1.4 Các yếu tố cấu thành của kiểm soát nội bộ 9

1.2 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CHI PHÍ XÂY LẮP TRONG DOANH NGHIỆP XÂY LẮP 14

1.2.1 Khái niệm và phân loại chi phí xây lắp 14

1.2.2 Đặc điểm của chi phí xây lắp ảnh hưởng đến công tác kiểm soát 18

1.3 NỘI DUNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ XÂY LẮP TRONG DOANH NGHIỆP XÂY LẮP 21

1.3.1 Nội dung kiểm soát nội bộ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 21

1.3.2 Nội dung kiểm soát nội bộ chi phí nhân công trực tiếp 25

1.3.3 Nội dung kiểm soát nội bộ chi phí máy thi công 28

1.3.4 Nội dung kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất chung 30

2.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TÌNH HÌNH CÔNG TY 34

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 34

2.1.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty 35

2.1.3 Mô hình tổ chức bộ máy quản lý 39

2.1.4 Tổ chức bộ máy kế toán của công ty 41

2.2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NAM CÔNG VIỆT NAM 44

2.2.1 Thực trạng công tác KSNB chi phí nguyên vật liệu trực tiếp tại Công ty cổ phần Nam Công Việt Nam 46

2.2.2 Thực trạng công tác KSNB nhân công trực tiếp tại Công ty cổ phần Nam Công Việt Nam 56

2.2.3 Thực trạng công tác KSNB chi phí máy thi công tại Công ty cổ phần Nam Công Việt Nam 60

2.2.4 Thực trạng công tác KSNB chi phí sản xuất chung tại Công ty cổ phần Nam Công Việt Nam 63

2.3 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NAM CÔNG VIỆT NAM 67

2.3.1 Những kết quả đạt được 67

2.3.2 Những tồn tại hạn chế trong công tác kiểm soát chi phí xây lắp tại công ty Cổ phần Nam Công Việt Nam 73

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 76

CHƯƠNG 3 HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NAM CÔNG VIỆT NAM 77

3.1.1 Mục đích hoàn thiện công tác KSNB chi phí xây lắp 773.1.2 Nguyên tắc hoàn thiện công tác KSNB chi phí xây lắp 78

3.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NAM CÔNG VIỆT NAM 79

3.2.1 Hoàn thiện chính sách nhân sự, sử dụng lao động 793.2.2 Hoàn thiện công tác KSNB đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp tạicông ty 803.2.3 Hoàn thiện công tác KSNB đối với chi phí nhân công trực tiếp tại côngty 873.2.4 Hoàn thiện công tác KSNB đối với chi phí máy thi công tại công ty 893.2.5 Hoàn thiện công tác KSNB đối với chi phí sản xuất chung tại công ty 90

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 92 KẾT LUẬN 93

TÀI LIỆU THAM KHẢO

bảng Tên bảng Trang

2.1 Tình hình và kết quả hoạt động kinh doanh của Công

2.3 Bảng tổng hợp dự trù kinh phí theo dự toán 46

2.4 Tổng hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp theo hạng

sơ đồ Tên sơ đồ Trang

2.1 Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của Công ty 392.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty 422.3 Quy trình xét duyệt NVL cho công trình 482.4 Quy trình mua NVL cung ứng cho công trình 512.5 Quy trình xuất NVL cho công trình 532.6 Lưu đồ quy trình kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp 592.7 Lưu đồ quy trình kiểm soát hoạt động máy thi công 623.1 Mua vật tư và chuyển thẳng cho công trình 82

3.4 Lựa chọn nhà cung ứng nhân công giao khoán 883.5 Quy trình kiểm soát chi phí, dịch vụ mua ngoài 91

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Kiểm soát nội bộ là một quá trình không thể thiếu trong quá trình kinhdoanh của các công ty, doanh nghiệp Nhờ kiểm soát nội bộ, nhà quản trị cóthể quản lý, kiểm tra, giám sát được quá trình hoạt động của doanh nghiệp từ

đó hỗ trợ thông tin cho nhà quản trị trong quá trình quản trị doanh nghiệp.Đặc biệt kiểm soát chi phí là một trong những khía cạnh được các nhàquản trị quan tâm hàng đầu, bởi các công ty thi công xây dựng thì chi phí xâylắp là chi phí chủ yếu ảnh hưởng đến lợi nhuận và sự sống còn của doanhnghiệp

Do đặc thù của hoạt động thi công xây lắp thì các chi phí và quá trình thicông được chia làm nhiều giai đoạn, thời gian kéo dài nên việc tập hợp vàtheo dõi chi phí khó khăn, có nhiều chi phí vượt dự toán và không ổn định,phù thuộc vào từng giai đoạn thi công và từng công trình Do đó, kiểm soáttốt chi phí xây lắp là việc cần thiết đối với doanh nghiệp, vừa hạ thấp đượcgiá thành sản phẩm mà vẫn đảm bảo được chất lượng công trình

Công ty Cổ Phần Nam Công Việt Nam đi vào hoạt động từ năm 2015,đến nay công ty đã góp phần tạo nên hàng loạt những công trình lớn, đượcchủ đầu tư đánh giá tốt về các khía cạnh hoạt động Tuy nhiên, trên thực tếtrong những năm qua, công tác kiểm soát nội bộ nói chung và công tác kiểmsoát chi phí nói riêng tại Công ty Cổ phần Nam Công Việt Nam vẫn còn tồntại một số hạn chế, chưa đáp ứng được yêu cầu của ban quản lý

Như tình trạng chậm tiến độ thi công, các chi phí nguyên vật liệu, nhâncông, máy thi công, sản xuất chung, so sánh với định mức giữa số chi phíthực tế và số dự toán của hồ sơ hạng mục công trình đã bị vượt dự toán, vượt

dự trù kinh phí thi công gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến hiệu quả và năng

lực cạnh tranh của doanh nghiệp, khiến giá đấu thầu nâng cao từ đó khôngđấu thầu thành công, công ty không có công trình để thi công Để thắng thầucông ty cần phải có sự chuẩn bị kỹ càng và đầy đủ nhất là chi phí xây lắpchính vì vậy làm sao để kiểm soát tốt các chi phí tránh tổn thất, giảm thiểu tổnthất, nâng cao hiệu quả quản lý của các nguồn lực tại công ty.

Xuất phát từ lý do đó, tác giả đã chọn đề tài: “Hoàn thiện công tác kiểm

soát chi phí xây lắp tại Công ty Cổ phần Nam Công Việt Nam.” làm đề tài

nghiên cứu cho luận văn thạc sĩ của mình Mục đích của nghiên cứu này lànhằm phát hiện các vấn đề tồn đọng và đề xuất một số giải pháp để hoàn thiệncông tác kiểm soát chi phí xây lắp giúp cải thiện hiệu quả hoạt động, gópphần vào xây dựng thương hiệu của công ty trong công cuộc cạnh tranh trênthị trường khốc liệt hiện nay

2 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

Mục tiêu chung: Đánh giá thực trạng công tác kiểm soát chi phí xây lắptại Công ty Cổ phần Nam Công Việt Nam trong thời gian qua, trên cơ sở đóphát hiện được các hạn chế do nguyên nhân từ đâu để đưa ra các biện phápkhắc phục trong thòi gian tới

Để thực hiện mục tiêu đó theo quan điểm của tác giả có các nhiệm vụnghiên cứu sau:

- Hệ thống hoá các cơ sở lý luận có liên quan đến công tác kiểm soát chiphí xây lắp trong doanh nghiệp

- Thu thập các thông tin dữ liệu để phục vụ cho công tác đánh giá thựctrạng công tác kiểm soát chi phí xây lắp được công ty thực hiện trong thờigian vừa qua

- Đề xuất và nêu ra các giải pháp cụ thể về việc kiểm soát từng khoảnmục chi phí trong chi phí xây lắp góp phần hoàn thiện công tác kế toán nóichung và kiểm soát chi phí xây lắp của công ty nói riêng

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Công tác kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tgạicông ty bao gồm việc kiểm soát từ khâu lập dự toán kinh phí công trình, kiểmsoát quá trình thi công và đánh giá kết quả thực hiện so với dự toán sau khihoàn thành công trình

- Không gian nghiên cứu: Công ty Cổ phần Nam Công Việt Nam

- Thời gian nghiên cứu: Thực trạng hoạt động giai đoạn 2018-2020 vàgiải pháp cho giai đoạn từ năm 2021 trở về sau

4 Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp nghiên cứu chung: phương pháp định tính dựa trên cơ sở

của việc thu thập số liệu thứ cấp của công ty trong giai đoạn từ năm 2018 đến

2020 Thu thập các tài liệu kế toán: chứng từ, sổ sách, báo cáo, của Công ty

Cổ phần Nam Công Việt Nam liên quan đến chi phí xây lắp và kiểm soát nội

bộ chi phí xây lắp trong thời gian qua tại công ty bên cạnh đó luận văn còn sửdụng một số các phương pháp cụ thể

Phương pháp nghiên cứu cụ thể:

- Phương pháp so sánh: So sánh khuôn khổ mô hình lý thuyết theoCOSO 2013 với mô hình KSNB đang áp dụng tại Công ty

- Phương pháp quan sát: Tiến hành quan sát thực tế công tác KSNB tạiCông ty từ bộ máy quản lý đến chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban liênquan đến công tác kiểm soát để tìm hiểu thực trạng công tác KSNB tại Công ty

- Phương pháp phân tích: Nghiên cứu và tìm hiểu về thực trạng hệ thốngKSNB tại Công ty phân tích chi phí, quy trình kiểm soát để đánh giá nhữngkết quả đạt được và những tồn tại của doanh nghiệp

- Phương pháp lập luận: Đưa ra những nhận định chính xác, có cơ sởkhoa học dựa trên so sánh cơ sở lý luận và thực tiễn để đề xuất các giải pháphợp lý để hoàn thiện công tác KSNB chi phí xây lắp tại tại doanh nghiệp

5 Bố cục luận văn

Bên cạnh lời mở đầu, luận văn có bố cục bao gồm 3 chương

Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp trong

doanh nghiệp

Chương 2: Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tai

Công ty Cổ phần Nam Công Việt Nam

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chi phí xây

lắp tại Công ty Cổ phần Nam Công Việt Nam

6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu

Nội dung về công tác kiểm soát chi phí xây lắp trong các doanh nghiệp

về xây dựng đã được rất nhiều các tác giả thực hiện từ trước cho đến nay,trong khuôn khổ phạm vi tìm kiếm tài liệu thì tác giả nhận thấy có một số cácluận văn tương đồng như sau

(1) Luận văn “Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại Công ty

Cổ phần tư vấn Đầu tư và Xây dựng Giao Thông Quảng Bình”, của tác giả ĐỗThị Thanh Nhung (2021), luận văn thạc sĩ tại Đại học Kinh Tế Đà Nẵng năm

2021 Qua nghiên cứu tác giả đã hệ thống hóa và phát triển những vấn đề lýluận về KSNB và KSNB chi phí sản xuất trong các doanh nghiệp Trên cơ sở

đó, trình bày thực trạng công tác KNSB CPSX tại Công ty Cổ phần tư vấnĐầu tư và Xây dựng Giao Thông Quảng Bình giai đoạn 2019 – 2021 mộtcách hệ thống Ưu điểm của đề tài đó là tác giả đã tiếp cận công tác KSNB chiphí xây lắp theo từng khoản mục chi phí phân tích và nhận ra được các rủi rocũng như xây dựng được các thủ tục kiểm soát đối với từng khoản mục Đánhgiá được ưu nhược điểm của các thủ tục kiểm soát của công ty và nhận rađược mặt hạn chế về thủ tục kiểm soát các chi phí của công ty từ đó xây dựngđược các biện pháp để hoàn thiện hơn về thủ tục kiểm soát các khoản mụcnày Tuy nhiên nhược điểm của công trình đó các quy trình kiểm soát chi phí

khá rõ ràng, khoa học đối với thông tin kế toán phục vụ kiểm soát và thủ tụckiểm soát nhưng vẫn mang nặng tính lý thuyết

(2) Luận văn “Hoàn thiện công tác kiểm soát chi phí kinh doanh tạicông ty cổ phần Nhất Phong Vận, Đà Nẵng”, của tác giả Đỗ Văn Hùng(2020), luận văn thạc sĩ tại Đại học Duy Tân năm 2020 Qua nghiên cứu, tácgiả đã hệ thống hóa và phát triển những vấn đề lý luận về KSNB CPKD trongcác doanh nghiệp Trên cơ sở đó, trình bày thực trạng công tác KNSB CPKDtại công ty cổ phần Nhất Phong Vận giai đoạn 2018-2020 một cách hệ thống

Ưu điểm của đề tài đó là tác giả đã tiếp cận công tác KSNB theo kiểu kết hợpgiữa các yếu tố của COSO trong hệ thống KSNB với đi sâu công tác KSNBtừng loại chi phí như giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lýdoanh nghiệp Đề tài đi sâu mô tả thủ tục kiểm soát với các lưu đồ rõ ràng, cụthể phản ánh một cách khách quan những kết quả đã đạt được cũng nhưnhững vấn đề còn tồn tại cần hoàn thiện và lý giải những nguyên nhân kháchquan và chủ quan của tình trạng trên Từ đó, đề xuất một số giải pháp nhằmhoàn thiện tổ chức công tác kiểm soát chi phí xây lắp tại Công ty

(3) Luận văn “Kiểm soát nội bộ chi phí tại Công ty THNN Anh Tuấn”,của tác giả Đào Duy Phước (2019), luận văn thạc sĩ tại Đại học Quy Nhơnnăm 2019 Luận văn nêu lên các quan điểm khác nhau về KSNB, sự cần thiếtxây dựng hệ thống KSNB trong công ty, các bộ phận cấu thành hệ thốngKSNB Tuy nhiên nhược điểm là việc chỉ trình bày kết quả nghiên cứu theophương pháp nghiên cứu định tính thuần tùy Nội dung các giải pháp tuy đadạng song nhiều giải pháp thiêu tính khả thi, cụ thể

(4) Luận văn “Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chi phí tại Công ty Cổ phầnThủy Điện A Vương”, của tác giả Nguyễn Quỳnh Phương (2018), luận vănthạc sĩ tại Đại học Kinh Tế Đà Nẵng năm 2018 Đây là luận văn thạc sĩchuyên ngành kế toán đã bảo vệ thành công tại Đại học Kinh Tế Trên cơ sở

nghiên cứu thực trạng công tác KSNB chi phí theo hướng tiếp cận từng yếu tốcủa KSNB theo quan điểm COSO trong giai đoạn 2015-2017, tác giả củacông trình đã đề xuất hoàn thiện công tác KSNB chi phí theo từng yếu tố Cácgiải pháp đề xuất chỉ phù hợp với đặc thù công ty kinh doanh trong lĩnh vựcthủy điện.

Như vậy qua quá trình đánh giá tổng quan các nghiên cứu và tài liệu liên quanđến đề tài, tác giả nhận thấy rằng có khoảng trống nghiên cứu như sau :

+ Nghiên cứu trong phạm vi KSNB chi phí nói chung và CPXL nói riêng đãđược nhiều tác giả thực hiện từ trước đến nay Tuy nhiên hiện nay chưa cómột đề tài hoàn chỉnh, có sự cập nhật cả ở mặt lý luận và thực tiễn phù hợpvới các thay đổi tất yếu của nền kinh tế trong lĩnh vực thiết kế, phát triển vàvận hành hệ thống kiểm soát chi phí xây lắp

+ Trong không gian cụ thể tại Công ty cồ phần Nam Công Việt Nam chưa cóbất kỳ công bố nào có liên quan đến việc KSNB chi phí nói chung và CPXLnói riêng

Chính vì vậy đây là cơ sở để tác giả quyết định thực hiện nghiên cứucủa mình và trình bày kết quả nghiên cứu đó qua các nội dung cụ thể cácchương như sau:

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ XÂY LẮP

TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP

1.1.1 Khái niệm về kiểm soát nội bộ

Kiểm soát nội bộ có tên tiếng anh là Internal Controls Đây là một trongnhững cụm từ chuyên ngành thường xuyên thấy trong các công ty, doanhnghiệp Đây là một chức năng kinh doanh quan trọng của một bộ máy tổ chứctrong công ty, doanh nghiệp để tránh và bài trừ những gian lận trọng kế toán

Theo định nghĩa của Hiệp hội Kiểm toán nội bộ (IIA), Kiểm soát nội bộ (KSNB) là một hệ thống quy trình do các cấp quản lý , Hội đồng quản trị (HĐQT) và các nhân viên của đơn vị thực hiện, được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện mục tiêu hoạt động hữu hiệu và hiệu quả, báo cáo tài chính đáng tin cậy, các luật lệ và quy định được tuân thủ.

Năm 2013 COSO (The Committee of Sponsoring Organizations of theTreadway Commission) đã ban hành bản cập nhất mới là COSO Internal

Control 2013 bổ sung khái niệm KSNB so với COSO năm 1992, theo đó,

“KSNB là một quá trình chịu ảnh hưởng bởi Hội đồng quản trị, các nhà quản

lý và các nhân viên khác của một tổ chức, được thiết kế để cung cấp mọi sự đảm bảo hợp lý trong việc thực hiện các mục tiêu sau: Sự tin cậy của Báo cáo tài chính; Sự tuân thủ các luật lệ và quy định; Sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động”.

Luật Kế toán 2015 cho rằng “KSNB là việc thiết lập và tổ chức thực hiện trong nội bộ đơn vị kế toán các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ phù hợp với quy định của pháp luật nhằm bảo đảm phòng ngừa, phát hiện, xử

lý kịp thời rủi ro và đạt được yêu cầu đề ra” [Điều 39 Luật Kế toán số

88/2015/QH13, có hiệu lực từ 01/01/2017]

Qua các định nghĩa trên cho thấy kiểm soát nội bộ được các nhà quản lýthiết lập để điều hành mọi nhân viên, mọi hoạt động và kiểm soát không chỉgiới hạn trong chức năng tài chính, kế toán mà nó còn phải kiểm soát mọichức năng khác như về hành chính, quản lý sản xuất và hoạch định

1.1.2 Chức năng của kiểm soát nội bộ

Thông qua kiểm soát nội bộ, nhà quản lý có thể nhìn nhận được nhữngthiếu sót trong hệ thống tổ chức để đề ra các biện pháp điều chỉnh kịp thời.Khi có kiểm soát, nhà quản lý sẽ có đầy đủ thông tin để ra quyết định thíchhợp nhằm thích ứng với môi trường, đạt được mục tiêu đề ra

Kiểm soát nội bộ hữu hiệu sẽ giúp các nhà quản lý hạn chế và ngănngừa những rủi ro không cần thiết hoặc những thiệt hại không đáng có, đảmbảo tính liên hoàn, chính xác của các số liệu tài chính, kế toán, thống kê, phục

vụ cho việc lập báo cáo tài chính kịp thời và hợp lệ, tuân thủ theo các yêu cầupháp định có liên quan

Kiểm soát nội bộ đòi hỏi được thực hiện ở mọi khâu hoạt động, mọicấp quản lý đều hình thành các chốt chặn kiểm soát để thực hiện việc kiểmtra, giám sát và cung cấp các thông tin hữu ích giúp người quản lý thực hiệnhoạt động tốt hơn, hiệu quả hơn

1.1.3 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ

Theo quan điểm của uỷ ban thuộc Hồi đồng quốc gia Hoa Kỳ (COSO),

hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm các mục tiêu sau đây

Bảo vệ các nguồn lực Các nguồn lực của tổ chức có những đặc điểm riêng

biệt, tồn tại ở dạng hữu hình hoặc vô hình và được phân loại thành vật lực,nhân lực và tài lực Với từng nguồn lực sẽ có cách thức bảo vệ, kiểm soátkhác nhau nhằm theo dõi, phát triển nguồn lực cũng như bảo vệ nguồn lựcdoanh nghiệp trước những nguy hại từ bên ngoài, tránh bị đánh cắp, hư hỏng

nguồn lực của doanh nghiệp.

Đảm bảo sự tin cậy của thông tin Việc đảm bảo tính tin cậy của thông

tin nói chung và báo cáo tài chính nói riêng là nền móng vững chắc cho việctạo lập nên một hệ thống kiểm soát nội bộ, nhằm cung cấp, phản ánh kịp thờicác thông tin phát sinh trong quá trình hoạt động của một doanh nghiệp

Sự hữu hiệu, hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý Sự hữu hiệu và

sự hiệu quả hoạt động hệ thống kiểm soát nội bộ hướng tới là là mục tiêu bảo

vệ tài sản của tổ chức, bảo mật thông tin, sử dụng hiệu quả các nguồn lực…

Sự tuân thủ các luật lệ quy định Trong mọi hoạt động của doanh nghiệp

luôn lấy luật lệ, quy định làm kim chỉ nam để đi theo Việc một hành độngphát sinh có dấu hiệu làm trái, sai phạm với quy định hiện hành của quốc gia

có thể mang lại hậu quả nặng nề cho cả một tập thể doanh nghiệp, đồng thờiluật lệ và các quy định góp phần hình thành nên khung xương của một tổchức và tổ chức này phải hoạt động trong một khuôn khổ mà luật pháp chophép

Như vậy, các mục tiêu của công tác kiểm soát rất rộng, bao trùm lênmọi mặt hoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triểncủa đơn vị

1.1.4 Các yếu tố cấu thành của kiểm soát nội bộ

Theo quan điểm truyền thống, hệ thống kiểm soát nội bộ được cấu thành bởi 3 yếu tố hay còn gọi là 3 bộ phận, đó là : Môi trường kiểm soát, hệ thống

kế toán, các loại kiểm soát và thủ tục kiểm soát.

Còn theo căn cứ vào quy định của COSO (2013) và nội dung chuẩn mựckiểm toán số 315 (VSA) quan điểm, hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm 5 yếu

tố, đó là : Môi trường kiểm soát, quy trình đánh giá rủi ro, hệ thống thông tin

và truyền thông, hoạt động kiểm soát và cuối cùng là giám sát kiểm soát Cáchoạt động diễn ra luôn phải được kiểm soát một cách chặt chẽ nhằm đảm bảo

độ chính xác, tin cậy cho những thông tin đầu ra để phục vụ cho những đối

tượng có nhu cầu tiếp xúc qua thông tin, đặc biệt là đối với những đối tượngbên ngoài.

1.1.4.1 Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát là tập hợp những tiêu chuẩn, các quy trình, cấutrúc cung cấp cho việc thiết lập hệ thống kiểm soát trong một doanh nghiệp.Chịu trách nhiệm cho việc thiết lập nên các chủ trương chung trong toàndoanh nghiệp về tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát đi chung với nhữngmong đợi, mục tiêu về hành vi kỷ luật sẽ do hội đồng quản trị và ban điềuhành cấp cao của doanh nghiệp chịu trách nhiệm

Theo COSO 2013, môi trường kiểm soát gồm các nguyên tắc sau:

- Nguyên tắc 1: Đơn vị chứng minh các cam kết về tính trung thực và giátrị đạo đức Điều này thể hiện rằng người quản lý phải chứng tỏ đơn vị quantâm đến tính trung thực và giá trị đạo đức

- Nguyên tắc 2: Hội đồng quản trị phải chứng tỏ sự độc lập với ngườiquản lý và đảm nhiệm chức năng giám sát trong việc thiết kế và vận hành hệthống KSNB

- Nguyên tắc 3: Nhà quản lý dưới sự giám sát của Hội đồng quản trị cầnthiết lập cơ cấu tổ chức, các loại báo cáo, phân định trách nhiệm và quyền hạnnhằm đạt được mục tiêu của đơn vị

- Nguyên tắc 4: Đơn vị phải chứng tỏ sự cam kết về việc sử dụng nhânviên có năng lực thông qua tuyển dụng, duy trì và phát triển nguồn nhân lựcphù hợp với mục tiêu của đơn vị

- Nguyên tắc 5: Đơn vị cần yêu cầu các cá nhân chịu trách nhiệm báocáo về trách nhiệm của họ trong việc đáp ứng các mục tiêu của tổ chức [12,tr.3]

1.1.4.2 Đánh giá rủi ro kiểm soát

Theo trường phái hiện đại, rủi ro được hiểu là sự bất trắc có thể đo

lường được, vừa mang tính tích cực, vừa mang tính tiêu cực Rủi ro có thểmang đến những tổn thất mất mát cho con người nhưng cũng có thể mang lạinhững lợi ích, những cơ hội Nếu tích cực nghiên cứu rủi ro, người ta có thểtìm ra những biện pháp phòng ngừa, hạn chế những rủi ro tiêu cực, đón nhậnnhững cơ hội mang lại kết quả tốt đẹp cho tương lai.

Tùy theo loại hình doanh nghiệp cũng như lĩnh vực kinh doanh mà mộtrủi ro xảy ra có thể là nguy hại đối với doanh nghiệp này nhưng đồng thời lại

là cơ hội đối với một doanh nghiệp khác Việc nhận diện, phân tích và đốiphó rủi ro cần sự phối hợp của nhiều bộ phận trong doanh nghiệp, nhà quản lý

sẽ cân nhắc nhận diện rủi ro xảy ra mang lại cơ hội hay gây nguy hại chodoanh nghiệp, từ đấy tham khảo qua ý kiến của các bộ phận trong doanhnghiệp mà đưa ra hướng đối phó với rủi ro xảy ra

Theo COSO 2013, đánh giá rủi ro gồm các nguyên tắc sau:

- Nguyên tắc 6: Đơn vị phải thiết lập mục tiêu rõ ràng và đầy đủ để nhậndiện và đánh giá rủi ro phát sinh trong việc đạt mục tiêu của đơn vị Các mụctiêu đơn vị thường thiết lập gồm: mục tiêu hoạt động, mục tiêu báo cáo tàichính và phi tài chính, mục tiêu tuân thủ

- Nguyên tắc 7: Đơn vị phải nhận diện rủi ro trong việc đạt được mụctiêu của đơn vị, tiến hành phân tích rủi ro cần được quản trị

- Nguyên tắc 8: Đơn vị cần xem xét các loại gian lận tiềm tàng khi đánhgiá rủi ro không đạt được mục tiêu của đơn vị

- Nguyên tắc 9: Đơn vị cần xác định và đánh giá những thay đổi của môitrường ảnh hưởng đến hệ thống KSNB [12, tr.5-7]

1.1.4.3 Hoạt động kiểm soát

Các hoạt động kiểm soát được hiểu là các hoạt động thông qua nhữngchính sách, thủ tục chỉ thị của nhà quản trị các cấp nhằm thực hiện việc giảmthiểu rủi ro xảy ra đối với doanh nghiệp trong quá trình kinh doanh, đồng thời

ngăn chặn các sự cố xảy ra có thể làm gián đoạn quá trình hoạt động củadoanh nghiệp Các hoạt động kiểm soát phân chia theo nhiều cấp độ khácnhau và tồn tại trong suốt quá trình hoạt động của doanh nghiệp.

Theo COSO 2013, hoạt động kiểm soát gồm những nguyên tắc sau:

- Nguyên tắc 10: Đơn vị phải lựa chọn, thiết lập các hoạt động kiểm soát

để góp phần hạn chế các rủi ro giúp đơn vị đạt được mục tiêu trong giới hạnchấp nhận được

- Nguyên tắc 11: Đơn vị lựa chọn và phát triển hoạt động kiểm soátchung với công nghệ hiện đại để hỗ trợ sự thành công cho việc đạt được mụctiêu của đơn vị

- Nguyên tắc 12: Đơn vị triển khai hoạt động kiểm soát thông qua nộidung các chính sách đã được thiết lập và triển khai thành các thủ tục [12, tr.8]

1.1.4 4 Hệ thống thông tin và truyền thông

Trong thời đại hiện nay, thông tin được xem là một loại nguồn lực cực

kỳ quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp góp phần viết nên trang sử vàngcho tập thể doanh nghiệp ấy Việc thu thập thông tin hiện nay được cácdoanh nghiệp cực kỳ trú trọng và đầu tư khai thác Thông tin thu thập đượcphải có ích, mang tính tức thời và đảm bảo độ chính xác cho doanh nghiệp,bắt nguồn từ môi trường bên trong cũng như môi trường bên ngoài

Truyền thông là quá trình liên tục trao đổi thông tin, tư tưởng, tìnhcảm… chia sẻ kỹ năng và kinh nghiệm giữa hai hoặc nhiều người nhằm tăngcường hiểu biết lẫn nhau, thay đổi nhận thức, tiến tới thay đổi hành vi vàthái độ phù hợp với nhu cầu phát triển của cá nhân, của nhóm, của cộngđồng và xã hội (Nguyễn Văn Dũng)

Để quá trình truyền thông nội bộ có hiệu quả thì quá trình truyềnthông phải bao phủ tất cả các cá nhân, tổ chức trong doanh nghiệp, phảiđược thực hiện giữa cấp trên xuống cấp dưới, cấp dưới lên cấp trên và cáccấp ngang hàng với nhau

Truyền thông giúp nguồn thông tin di chuyển trong nội bộ công ty, hỗtrợ truyền đạt các chỉ thị của nhà quản trị xuống nhân viên Việc truyềnthông kịp thời giúp các nhân viên nắm bắt thông tin và thực hiện đúng theochỉ thị của nhà quản trị, tránh xảy ra sai sót.

Truyền thông bên ngoài là việc doanh nghiệp trao đổi thông tin vớicác đối tượng bên ngoài như khách hàng, nhà cung cấp, nhà phân phối….nhằm hỗ trợ doanh nghiệp đưa thông tin đến đúng đối tượng doanh nghiệphướng đến Trong quá trình truyền thông, cần tránh các sự cố khiến thông tinbị thất thoát, không đến được mục tiêu truyền thông hoặc xảy ra tình trạngthông tin bị tam sao thất bản trong quá trình truyền thông

Thông tin và truyền thông thường được hiện thực hóa thông qua hìnhthức văn bản hoặc các báo cáo chứa đựng các chỉ thị, chính sách cần thiếtcho sự quản lý trong doanh nghiệp Truyền thông giúp tạo nên một hệ thốngthông tin liên lạc trong doanh nghiệp cũng như với các đối tượng bên ngoài.Việc kiểm soát truyền thông và thông tin góp phần xây dựng nên một hệthống kiểm soát nội bộ vững chắc của doanh nghiệp, giúp quá trình trao đổi,tiếp nhận thông tin trở nên thuận tiện hơn

Theo COSO 2013, thông tin và truyền thông gồm các nguyên tắc sau:

- Nguyên tắc 13: Đơn vị thu thập, truyền đạt và sử dụng thông tin thíchhợp, có chất lượng để hỗ trợ những bộ phận khác thuộc hệ thống KSNB

- Nguyên tắc 14: Đơn vị cần truyền đạt trong nội bộ những thông tin cầnthiết nhằm hỗ trợ chức năng kiểm soát

- Nguyên tắc 15: Đơn vị cần truyền đạt cho các bên liên quan, các đốitượng bên ngoài, những vấn đề liên quan đến hoạt động KSNB như cổ đông,chủ sở hữu, khách hàng, nhà cung cấp [12, tr.10-15]

1.1.4.5 Giám sát các kiểm soát

Giám sát là việc không thể thiếu và là cơ sở để đưa ra đánh giá về hệthống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp Thông qua quá trình giám sát,

doanh nghiệp có thể phát hiện các sai sót, thiếu hụt của hệ thống từ đấy đưa racác hướng điều chỉnh cho phù hợp Ngoài ra giám sát còn giúp doanh nghiệpnhận biết hướng đi của hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm tránh toàn hệ thống đilệch với mục tiêu hoạt động được đặt ra ban đầu Giám sát còn giúp chodoanh nghiệp đo lường, xem xét mức độ phù hợp của hệ thống hiện tại so vớithực tiễn, cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp để có những can thiệp kịp thời.Theo COSO 2013, giám sát gồm những nguyên tắc sau:

- Nguyên tắc 16: Đơn vị phải lựa chọn, triển khai và thực hiện việc đánhgiá liên tục, hoặc định kỳ để biết chắc rằng liệu những bộ phận của hệ thốngKSNB có hiện hữu và đang vận hành đúng

- Nguyên tắc 17: Đơn vị phải đánh giá và thông báo những yếu kém của

hệ thống KSNB kịp thời cho các đối tượng có trách nhiệm bao gồm nhà quảnlý và Hội đồng quản trị để có biện pháp khắc phục [12, tr.17]

Tóm lại trên đây là năm thành phần cơ bản và 17 nguyên tắc và thuộctính của các thành phần cơ bản của hệ thống KSNB KSNB không phải là mộtchuỗi quá trình nối tiếp mà là một thành phần chỉ ảnh hưởng đến thành phầntiếp theo Đó là một quá trình lặp đi lặp lại, đa chiều mà mỗi thành phần cóthể tác động qua lại lẫn nhau

1.2 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CHI PHÍ XÂY LẮP TRONG DOANH NGHIỆP XÂY LẮP

1.2.1 Khái niệm và phân loại chi phí xây lắp

1.2.1.1 Khái niệm chi phí xây lắp

Chi phí xây lắp chỉ sự hao phí về nguồn lực của doanh nghiệp dùng choviệc xây dựng, cải tạo, mở rộng hay trang bị lại kỹ thuật công trình Cácnguồn lực được nhắc đến ở đây bao gồm nhân lực, vật lực và tài lực củadoanh nghiệp chi trả cho các nghiệp vụ liên quan đến xây lắp Chi phí xây lắpđược biểu đạt bằng tiền tệ để tạo nên sự thuận lợi trong vấn đề kiểm soát chiphí trong doanh nghiệp

1.2.1.2 Phân loại chi phí xây lắp

Phân loại chi phí giúp doanh nghiệp có một góc độ nhìn nhận chuyên sâuhơn về từng loại chi phí trong quá trình kinh doanh đồng thời còn giúp chodoanh nghiệp dễ dàng phân biệt, đánh giá cũng như hỗ trợ các kế toán viêntrong nghiệp vụ hoạch toán chi phí phát sinh trong doanh nghiệp Các chi phítrong doanh nghiệp cần được phân loại một cách khoa học, thống nhất vàphải phù hợp theo quy định của pháp luật đề ra Hiện nay có một vài cáchphân loại chi phí như sau :

 Phân loại chi phí xây lắp theo nội dung kinh tế

Để phục vụ cho việc tập hợp và quản lý chi phí theo nội dung kinh tếban đầu thống nhất của nó mà không xét đến công dụng cụ thể, địa điểm phátsinh, chi phí được phân theo yếu tố Cách phân loại này giúp cho việc xâydựng và phân tích định mức vốn lưu động cũng như việc lập, kiểm tra vàphân tích dự toán chi phí Theo quy định hiện hành ở Việt Nam, toàn bộ chiphí được chia thành các yếu tố:

- Chi phí nguyên liệu, vật liệu : gồm toàn bộ giá trị nguyên vật liệuchính, vật liệu, phục tùng thay thế, công cụ dụng cụ sử dụng trong sản xuấtkinh doanh

- Chí phí nhiên liệu, động lực sử dụng vào quá trình sản xuất

- Chi phí nhân công: tiền lương và các khoản phụ cấp theo lương phảitrả cho công nhân viên chức

- Chi phí BHXH, BHYT, KPCĐ trích theo tỷ lệ quy định trên tổng sốtiền lương và phụ cấp phải trả cho cán bộ công nhân viên

- Chi phí khấu hao TSCĐ: tổng số khấu hao TSCĐ phải trích trong kỳcủa tất cả TSCĐ sử dụng trong sản xuất kinh doanh

- Chi phí dịch vụ mua ngoài: toàn bộ chi phí dịch vụ mua ngoài dùngcho sản xuất kinh doanh

- Chi phí bằng tiền khác: toàn bộ chi phí khác bằng tiền chưa phản ánhvào các yếu tố trên dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh

 Phân loại chi phí xây lắp theo mục đích và công dụng kinh tế

Theo cách phân loại này, chi phí xây lắp được phân chia thành các khoảnmục như sau :

Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chỉ

các khoản giá trị liên quan đến nguyên vật liệu, vật liệu chính, vật liệu phụhoặc là các công cụ dụng cụ… được sử dụng trực tiếp trong việc tạo ra sảnphẩm, dịch vụ Ở khía cạnh chi phí xây lắp, chi phí nguyên vật liệu là cáckhoản giá trị phát sinh dùng trong việc xây dựng, cải tạo, mở rộng hay trangbị lại kỹ thuật công trình Khoản chi phí này thường chiếm tỷ trọng lớn trongtổng giá trị của công trình (55% đến 70% tổng giá trị công trình)

Chi phí nhân công trực tiếp: Chi phí nhân công trực tiếp là các khoản

tiền lương, tiền công và các khoản phải chi trả khác cho nhân công trực tiếpxây dựng nên công trình… Các yếu tố góp phần cấu tạo nên khoản mục chiphí nhân công trực tiếp này bao gồm các khoản tiền lương chính, phụ và cáckhoản trích theo lương cho công nhân trực tiếp tham gia vào việc xây dựngcông trình theo sự chỉ đạo, phân công của doanh nghiệp Tuy nhiên có mộtlưu ý về chi phí nhân công trực tiếp là đối với nhân công doanh nghiệp thuêngoài thì sẽ không được tính các khoản trích theo lương

Chi phí máy thi công: Đây là khoản chi phí có liên quan trực tiếp đến

việc sử dụng xe và máy thi công dùng trong quá trình xây lắp công trình Cácyếu tố cấu thành nên khoản mục chi phí máy thi công này bao gồm các chiphí về vật tư, lao động, khấu hao và chi phí bằng tiền trực tiếp cho quá trình

sử dụng máy thi công

Liên quan đến khoản chi phí cho việc sử dụng máy thi công sẽ bao gồmhai loại chi phí sau đây :

- Chi phí thường xuyên : Là những khoản chi phí phát sinh hằng ngàydùng trong việc sử dụng máy thi công bao gồm chi phí khấu hao máy mócthiết bị, lương chính cho lao động điều khiển máy, nhiên liệu dùng cho máy,phí sửa chữa, tiền thuê xe máy và các khoản chi phí khác phát sinh có liênquan

- Chi phí tạm thời :Là các khoản chi phí dùng cho việc tháo lắp, vậnhành thử, vận chuyển… máy thi công và các khoản chi phí phát sinh có tínhtạm thời nhằm phục vụ cho máy thi công như chi phí cho lán che máy ở côngtrường, bệ để máy ở khu vực thi công…

Các khoản chi phí thường xuyên sẽ được phản ánh trực tiếp một lần vàochi phí sử dụng máy thi công trong kỳ còn chi phí tạm thời sẽ được phân bổdần theo thời gian sử dụng các công trình tạm hoặc theo thời gian thi côngtrên công trường

Chi phí sản xuất chung: Là các khoản chi phí trực tiếp khác và các

chi phí về tổ chức, quản lý phục vụ hoạt động xây lắp Các yếu tố cấu thànhnên chi phí sản xuất chung bao gồm các khoản chi phí cho việc sửa chữa,thuê ngoài, chi phí cho điện nước, điện thoại, chi phí mua tài liệu kỹ thuật,giấy phép chuyển giao công nghệ, bằng sáng chế, tiền thuê tài sản cố địnhdùng cho hoạt động của đội Ngoài ra các khoản trích về kinh phí công đoàn,bảo hiểm y tế và bảo hiểm xã hội theo đúng tỷ lệ quy định của luật pháp hiệnhành trích theo tiền lương phải trả cho nhân viên quản lý đội và khoản chi phíkhấu hao tài sản cố định phát sinh dùng trong việc vận hành của các đội cũngđược tính là chi phí sản xuất chung

- Trong thực tế, đây là khoản chi phí phát sinh khó xác định, dễ gây nênsai sót trong quá trình hạch toán cũng như phản ánh vào các loại phần mềm

theo dõi hỗ trợ nghiệp vụ kế toán Chúng bao gồm nhiều thành phần cónhững đặc điểm khác nhau và thường ít biểu hiện một cách cụ thể qua mốiliên hệ Nợ và Có Các kế toán viên cần nâng cao trình độ chuyên môn, rènluyện kỹ năng nghiệp vụ để tránh phát sinh những sai sót trong quá trình thựchiện các nghiệp vụ liên quan, góp phần nâng cao tính hiệu quả của hệ thốngkiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp.

-Bên cạnh đó, trong quá trình xây dựng sẽ thường xuất hiện các khoảnthiệt hại phát sinh do việc phá đi làm lại, ngừng sản xuất và thiệt hại do thiêntai tự nhiên gây ra Đây là khoản chi phí phát sinh không mong muốn vàkhông nằm trong kế hoạch dự trù chi phí của doanh nghiệp

Phân loại chi phí xây lắp theo phương pháp tập hợp chi phí và mối quan hệ với đối tượng chịu chi phí.

-Chi phí trực tiếp là những chi phí có quan hệ trực tiếp tới việc xây lắpcông trình, hạng mục công trình hoặc với một khối lượng công việc nhất định.Căn cứ vào số liệu từ chứng từ kế toán để ghi nhận trực tiếp cho từng đốitượng tập hợp chi phí

-Chi phí gián tiếp là những chi phí có liên quan đến việc xây lắp nhiềucông trình, nhiều hạng mục công trình, nhiều khối lượng công việc Nhữngchi phí này phải phân bổ cho các đối tượng chịu chi phí thông qua những tiêuthức thích hợp

Cách phân loại chi phí xây lắp có ý nghĩa trong việc xác định phươngpháp kế toán thích hợp và phân bổ chi phí cho các đối tượng một cách đúngđắn và hợp lý

1.2.2 Đặc điểm của chi phí xây lắp ảnh hưởng đến công tác kiểm soát

Chi phí xây lắp có tính phức tạp cũng như đặc điểm riêng biệt gây ra khókhăn, sai sót trong quá trình kiểm soát của doanh nghiệp Sau đây là một sốđặc điểm của chi phí xây lắp gây ảnh hưởng đến công tác kiểm soát trong

doanh nghiệp:

- Với đặc thù trong ngành xây dựng, chi phí xây lắp chiếm một tỷ trọngrất lớn trong toàn bộ chi phí của doanh nghiệp Việc sai sót, nhầm lẫn trongquá trình kiểm soát chi phí xây lắp sẽ gây ra những mất mát, tổn thất rất lớncho bản thân doanh nghiệp cũng như các cá nhân có liên quan

- Việc quản lý chi phí xây lắp cần sự phối hợp của nhiều cá nhân hoặc tổchức trong doanh nghiệp đẫn đến công tác triển khai các quyết định, thủ tụckiểm soát khó đi đến thống nhất chung cũng như tiêu hao một lượng lớn thờigian của doanh nghiệp

- Việc thi công, xây lắp được thực hiện qua nhiều giai đoạn và tùy theotừng giai đoạn mà sẽ có các khoản chi phí phát sinh khác nhau Việc kiểmsoát sẽ trở nên khó khăn hơn xuất phát từ việc các thông tin, dữ liệu đượcphản ánh có quy mô lớn cũng như cơ cấu kiểm soát chi phí xây lắp qua từnggiai đoạn là không đồng nhất Đối với từng giai đoạn, doanh nghiệp nên cómột cơ chế quản lý, kiểm soát chi phí xây lắp khác nhau cho phù hợp với tìnhhình thực tiễn của mỗi giai đoạn

- Việc xây lắp có quy mô rộng lớn, cần sự phối hợp thực hiện của nhiềucá nhân, phòng ban trong doanh nghiệp Chính vì thế việc kiểm soát chi phíxây lắp ở một quy mô lớn được cấu thành từ nhiều bộ phận và việc hết sứckhó khăn Hệ thống kiểm soát nội bộ phải vững mạnh cũng như đưa ra đượccác quy định, quy trình thực hiện nghiệp vụ để nhân viên căn cứ làm theo theoquy mô toàn doanh nghiệp và các bộ phận phòng ban Bên cạnh đó việc thuthập, lưu trữ về thông tin chi phí xây lắp phải được thực hiện một cách minhbạch, quan liêu, tránh xảy ra gian lận, câu kết giữa các bộ phận nhằm khaikhống, lừa đảo gây thiệt hại cho doanh nghiệp Việc xây dựng một hệ thốngkiểm soát nội bộ vững mạnh, minh bạch, có hiệu quả là việc hết sức khó khăncũng như rất cần đến yếu tố đạo đức của mỗi cá nhân trong hệ thống

- Một đặc điểm của quá trình xây lắp đấy là có tính lưu động cao Việclưu động giữa các địa điểm làm việc với nhau sẽ thường xuyên gây ra nhữngtổn thất về các trang thiết bị, máy móc, công cụ dụng cụ của doanh nghiệp.Các máy móc, thiết bị thông thường sẽ được bảo quản ngoài trời, có các tấmbọc phủ lên, điều này vẫn chưa thể làm giảm những thiệt hại cho máy móc,thiết bị, cũng như môi trường làm việc được cấu thành từ những lều cán tạmthời, không đảm bảo tính an toàn lao động cho người công nhân, dễ dẫn đếnnhững hư hại về tài sản, thiệt hại về nhân lực gây ra những tổn thất to lớn chodoanh nghiệp Nhằm cải thiện phần nào tình trạng này, công tác kiểm soát nội

bộ của doanh nghiệp phải hoạt động một cách chặt chẽ, đưa ra các quy định

về an toàn lao động cũng như vận chuyển, bàn giao tài sản, máy móc, trangthiết bị trong quá trình vận hành Đặc biệt các yếu tố về an toàn lao động phảiđược ưu tiên phát triển, bên cạnh đó hệ thống kiểm soát trong doanh nghiệpphải chú trọng đến công tác dự báo, dự phòng các rủi ro có thể xảy ra trongquá trình hoạt động

- Chi phí xây lắp là khoản chi phí chiếm tỷ trọng lớn nhất đối với doanhnghiệp xây dựng nên việc quản lý chi phí xây lắp cần thực hiện một cách cẩnthận, tránh xảy ra sai sót Việc xác định chi phí giá thành của mỗi nguyên vậtliệu hay việc thu thập thông tin về những nhà cung cấp nguyên vật liệu sẽ gâyảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.Các hệ thống thu thập, phân tích, lưu trữ thông tin về môi trường bên trong,bên ngoài doanh nghiệp phải được trú trọng phát triển, một nhà cung cấp tốthơn hay thông tin về các đối thủ cạnh tranh đều có thể gây ảnh hưởng đến lợiích của toàn doanh nghiệp Bên cạnh đó việc phân bổ nguồn lực không phùhợp cũng làm ảnh hưởng đến chi phí xây lắp phát sinh, hệ thống kiểm soát chiphí xây lắp hoạt động có hiệu quả sẽ cung cấp các thông tin hữu ích, phản ánhđúng thực trạng của dòng chi phí đồng thời hỗ trợ nhà quản trị ra quyết địnhtrong việc phân bổ nguồn lực sao cho hợp lý, nhằm tối đa hóa lợi nhuận thu

về, giúp doanh nghiệp ngày càng phát triển, đời sống người lao động ngàycàng được nâng cao.

1.3 NỘI DUNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ XÂY LẮP TRONG DOANH NGHIỆP XÂY LẮP.

1.3.1 Nội dung kiểm soát nội bộ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.

Trong tổng chi phí sản phẩm xây lắp thì chi phí nguyên vật liệu chínhchiếm một tỷ trọng lớn Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là các chi phí vềnguyên liệu, vật liệu sử dụng trực tiếp cho hoạt động xây lắp hoặc sử dụngcho sản xuất sản phẩm, thực hiện dịch vụ, lao vụ của doanh nghiệp xây lắp

Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là những chi phí về nguyên vật liệuchính, nguyên vật liệu ohụ, các cấu kiện hoặc các bộ phận rời, vật liệu luânchuyển tham gia cấu thành nên thực thể sản phẩm xây lắp (không kể vật liệuphục vụ cho máy móc thi công, phương tiện thi công và những vật liệu tínhtrong chi phí sản xuất chung)

Chi phí nguyễn vật liệu trực tiếp bao gồm các khoản

- Vật liệu xây dựng: Cát, đá, sỏi, sắ, thép, xi măng

- Vật liệu khác: bột màu, đinh,

- Nhiên liệu than củi dùng để nấu nhựa

- Vật kết cấu: bê tông đúc sẵn

a) Các rủi ro thường xảy ra đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:

- Vì chi phí nguyên liệu vật liệu chiếm tỷ trọng rất lớn trong tổng chiphí sản xuất và việc quản lý rất khó khăn, nên có các rủi ro thường xảy ra sau:

- Vì các hoạt động xây lắp diễn ra ở công trường, việc quản lý, tính toán

và đo lường chi phí nguyên liệu, vật liệu thường làm một cách hình thức hoặcthậm chí bỏ qua không làm, dẫn tới làm cho chi phí nguyên liệu, vật liệu trựctiếp tăng hoặc giảm đi so với thực tế

- Việc đánh giá, kiểm kê khối lượng, giá trị nguyên vật liệu sử dụngkhông hết vào công trình (thực tế kế toán đã hạch toán vào giá trị công trình)

cũng hầu như không được xác định, kiểm kê làm cho giá thành thực tế côngtrình bị tăng cao không phản ánh đúng với giá thành thực tế của công trình.

- Chưa thực hiện đầy đủ các thủ tục nhập kho, xuất kho nguyên vật liệu;kiểm kê xác định số nguyên vật liệu tồn lại để điều chỉnh giảm giá thành

- Phần lớn các doanh nghiệp xây lắp đều thực hiện khoán cho các độihoặc các xí nghiệp trực thuộc thi công từng công trình cụ thể nên nếu quản lýkhông tốt đặc biệt là việc kiểm soát đối chiếu chứng từ trước khi hạch toánchi phí nguyên vật liệu sẽ dẫn đến hiện tượng tiêu cực như mua hóa đơn, khaikhống nguyên liệu, mua nguyên liệu không đảm bảo chất lượng, mua nguyênvật liệu không đúng với chủng loại, cấp bậc… làm cho giá thành thực tế côngtrình, hạng mục công trình bị nâng lên

- Các rủi ro về khâu hạch toán, hạch toán sai tài khoản, xác định khôngđúng chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Hạch toán sai thứ tự nghiệp vụ nhập,xuất kho, sai tài khoản, các trường hợp NLV xuất bán, và xuất thẳng chocông trình không qua kho

- Các vật liệu phụ, sử dụng luân chuyển cho các công trình như gỗ, ván,khuôn, được hạch toán toàn bộ giá trị một lần cho công trình sử dụng đầutiên mặc dù còn sử dụng cho công trình khác nữa

- Các hoạt động thu mua, nhập kho, xuất kho nguyên vật liệu trực tiếp chưalàm theo quy trình hoặc không đầy đủ hoá đơn chứng từ vẫn cho thông qua

- Các biện pháp quản lý hàng tồn kho còn hạn chế, chưa rõ ràng và chi tiết

- Không có sự tách bạch rõ ràng trách nhiệm giữa thủ kho, kế toán kho

- Không có quy định, tiêu chuẩn bảo quản nguyên vật liệu rõ ràng

- Các rủi ro khác

b) Mục tiêu của kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.

+ Kiểm tra xem chi phí nguyên vật liệu trực tiếp có được hạch toánchính xác và có căn cứ hợp lý, tính toán, đánh giá đúng và ghi sổ kế toán kịpthời, đầy đủ, đúng khoản mục hay không

+ Đảm bảo nguyên vật liệu được đầy đủ, đồng bộ và cung cấp kịp thờiphục vụ cho hoạt động kinh doanh.

+ Kiểm tra có các sai phạm trong khâu thu mua, sử dụng, và bảo quảnnguyên vật liệu, tránh lãng phí, thất thoát nguồn nguyên vật liệu

+ Kiểm tra việc tính toán giá xuất kho của vật tư hàng hóa có nhất quángiữa các kỳ hay không

+ Kiểm tra việc trình bày và khai báo giá chi phí nguyên vật liệu trựctiếp trên báo cáo tài chính có phù hợp, đúng đắn hay không

+ Kiểm tra việc phê duyệt các chứng từ có đúng thẩm quyền hay không

c) Căn cứ kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

+ Qui định và việc thực hiện qui định về các thủ tục KSNB đối với cácnghiệp vụ nhập - xuất kho vật tư, hàng hóa

+ Các chứng từ gốc (phiếu nhập kho, xuất kho ), các sổ kế toán tổnghợp, các sổ kế toán chi tiết có liên quan (sổ TK 621, TK 152)

+ Báo cáo tài chính: báo cáo kết quả kinh doanh

+ Tài liệu về kế hoạch, dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

d) Thủ tục kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Theo tác giả, việc kiểm soát nguyên vật liệu trực tiếp có thể liên quanđến các quá trình di chuyển của nguyên vật liệu trong khi doanh nghiệp hoạtđộng Cụ thể là các quá trình: Kiểm soát quá trình tìm tiếm, đàm phán với nhàcung cấp nguyên vật liệu, kiểm soát quá trình mua hàng, kiểm soát quá trìnhxuất kho nguyên vật liệu và kiểm soát quá trình sử dụng nguyên vật liệu

-Kiểm soát quá trình tìm kiếm, đàm phán với nhà cung cấp nguyên vật liệu: Quá trình tìm kiếm nhà cung cấp cần được thực hiện một cách kỹ lưỡng,

cẩn thận, có sự cân nhắc, so sánh giữa các nhà cung cấp với nhau Doanhnghiệp phải đảm bảo không bỏ sót bất kì cơ hội tiếp xúc với một nhà cung cấpnào trong khả năng của doanh nghiệp Việc đàm phán cũng cần phản có chiến

lược nhằm đạt được tối đa lợi ích doanh nghiệp nhận được khi quyết định lựachọn nhà cung ứng nguyên vật liệu cho mình.

Bộ phận thu mua sẽ chịu trách nhiệm cho việc tìm kiếm cũng như đàmphán với các nhà cung cấp cho doanh nghiệp Quá trình thực hiện cần đượcghi chép, lưu trữ nhằm cung cấp thông tin cho nhà quản trị xem xét

- Kiểm soát quá trình mua vật liệu, nhập kho: Bộ phận thu mua sẽ chịu

trách nhiệm giám sát, kiểm tra suốt quá trình thu mua nguyên vật liệu Cácchứng từ, hóa đơn liên quan phải được kiểm kê kỹ lưỡng, phản ánh với bộphận kế toán cũng như lưu trữ các thông tin, giấy tờ có liên quan đến côngđoạn thu mua Các vấn đề về giá, vận chuyển, chịu trách nhiệm hoặc bảohiểm… phòng khi trường hợp rủi ro có liên quan xảy ra cần được bộ phậnthu mua đàm phán, ký kết với nhà cung cấp trong hợp đồng thương mại

Việc nhập kho cần sự đối chiếu, phối hợp giữa bộ phận thu mua và bộphận lưu kho Hóa đơn, biên bản xuất nhập kho về nguyên vật liệu cần đượckiểm kê, sao lưu đồng thời phản ánh lên bộ phận kế toán Số lượng, chấtlượng nguyên vật liệu nhập kho cần được đảm bảo chính xác, đúng với quyđịnh trên hóa đơn, biên lai… đồng thời các bên giao, nhận phải tiến hành kýtên vào các phiếu xuất, nhập liên quan đến việc nhập kho nguyên vật liệunhằm đảm bảo đúng quy trình nghiệp vụ cũng như làm căn cứ cho việc chịutrách nhiệm khi có sự cố xảy ra sau này

-Kiểm soát quá trình xuất kho nguyên vật liệu thi công công trình: Bộ

phận kho căn cứ theo hoạch định, phân bổ, bảng kế hoạch cụ thể của các bộphận có quyền hạn liên quan nhằm tiến hành thực hiện nghiệp vụ xuất khonguyên vật liệu dùng cho việc thi công công trình Quá trình xuất kho nguyênvật liệu phải được giám sát, theo dõi, các giấy tờ hỗ trợ quá trình làm việc nhưphiếu xuất kho, phiếu xin cấp vật tư từ các phòng ban, biên bản giao nhận từcác bên liên quan… phải đảm bảo đầy đủ và được phản ánh cho bộ phận kế

toán Tránh các trường hợp giao nhận nguyên vật liệu thông qua giao tiếpbằng miệng hoặc không có giấy tờ đảm bảo, chứng nhận cho việc xuất kho.

-Kiểm soát quá trình sử dụng nguyên vật liệu: Các phòng ban khi nhận

được nguyên vật liệu cần thiết cho quá trình hoạt động của mình cần triểnkhai phân bổ và kiểm soát nguyên vật liệu trong quá trình hoạt động Nguyênvật liệu phải đảm bảo được sử dụng đúng mục đích đề ra, tránh để xảy ra cáctình trạng mất cắp nguyên vật liệu đặc biệt với đặc thù ngành xây dựng thìviệc mất cắp nguyên vật liệu là vấn đề thường xuyên xảy ra, rất khó để khắcphục nếu doanh nghiệp không có một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả.Nguyên vật liệu sau khi được sử dụng phải được đặt ngay ngắn trên các giáđựng, kệ, giỏ… Có màn che chắn và cử người trông coi Bộ phận các phòngban tiến hành kiểm kê nguyên vật liệu theo các khoản thời gian trong ngày,đảm bảo nguyên vật liệu không bị mất cắp, được bảo quản ngay ngắn, tránhxảy ra tổn thất cho doanh nghiệp cũng như chủ đầu tư

1.3.2 Nội dung kiểm soát nội bộ chi phí nhân công trực tiếp.

a) Các rủi ro thường xảy ra đối với chi phí nhân công trực tiếp

Chi phí nhân công là một khoản chi phí cũng chiếm một tỷ trọng lớntrong chi phí xây lắp tuy nhiên, rất khó để xác định chính xác và phù hợp chiphí này và có nhiều rủi ro như:

- Đa số công ty sử dụng nhân công khoán, khó xác định được chi phíthuế

- Nhân công thay đổi liên tục do yếu tố công việc, không ổn định nhâncông

- Lương nhân công thay đổi theo từng công trình, không thống nhất

- Rủi ro về khâu hạch toán nhân công, giữ công nhân khoán và đội côngnhân ở công ty

- Rủi ro chấm công thừa, thiếu công khi không có ban chỉ huy côngtrình hay chỉ huy trưởng chỉ huy.

b) Mục tiêu của kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp

+ Kiểm tra xem chi phí nhân công trực tiếp có được hạch toán chính xác

và có căn cứ hợp lý, tính toán, đánh giá đúng và ghi sổ kế toán kịp thời, đầy

đủ, đúng khoản mục hay không

+ Đảm bảo nhân công tuân thủ đúng và kịp thời tiến độ làm việc phục vụcho hoạt động kinh doanh

+ Kiểm tra việc trình bày và khai báo chi phí nhân công trực tiếp trênbáo cáo tài chính có phù hợp, đúng đắn hay không

+ Kiểm tra việc phê duyệt các chứng từ có đúng thẩm quyền hay không

c) Căn cứ kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp

+ Qui định và việc thực hiện qui định về các thủ tục KSNB đối với cácnghiệp vụ hạch toán nhân công

+ Các chứng từ gốc (hợp đồng giao khoán, bảng chấm công, bảng lương,các khoản trích theo lương), các sổ kế toán tổng hợp, các sổ kế toán chi tiết cóliên quan (sổ TK 622)

+ Báo cáo tài chính: báo cáo kết quả kinh doanh

+ Tài liệu về kế hoạch, dự toán chi phí nhân công trực tiếp

d) Thủ tục kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp

Doanh nghiệp cần có một hệ thống kiểm soát nhân công hiệu quả, giúpmang lại lợi ích tối đa cho doanh nghiệp trong quá trình sử dụng nhân cônglao động

-Kiểm soát bằng chính sách tiền lương: Lương là thứ quan tâm hàng đầu

của hầu hết các lao động, việc doanh nghiệp có một chính sách tiền lương phùhợp, xứng đáng với công sức của người lao động sẽ nhằm phần nào giữ chân

được người lao động ở lại gắn bó với doanh nghiệp.

Mức lương chi trả cho người lao động không được thấp hơn mức lươngvùng của doanh nghiệp, thời hạn chi trả lương phải minh bạch, có thể chophép người lao động ứng lương khi có trường hợp cần thiết… những yếu tố

ấy sẽ giúp cho doanh nghiệp dễ dàng quản lý, kiểm soát người lao động hơn,đồng thời tạo nên một môi trường làm việc chuyên nghiệp cho công nhân

-Kiểm soát bằng chính sách đôn thúc, khen thưởng: Các yếu tố liên quan

đến sức khỏe, tình trạng hôn nhân, quá trình làm việc… cần được doanhnghiệp lưu ý và kiểm soát một cách hiệu quả Khi khả năng làm việc của mộtngười công nhân có dấu hiệu giảm sút hay tiền lương trong tháng vừa rồi thấpmột cách bất thường, doanh nghiệp cần lưu ý, hỏi han, động viên, hoặc khích

lệ người lao động tùy theo tình trạng của họ Việc này cần sự lắng nghe, thấuhiểu bên phía nhà quản trị nhằm hỗ trợ người lao động giải quyết khúc mắc,

an tâm trở lại với công việc

Bên cạnh đó, khen thưởng là một hình thức hiệu quả nhằm thúc đẩy tinhthần, hiệu quả làm việc của người lao động Một chính sách khen thưởng, ưuđãi tốt sẽ kích thích khả năng làm việc cũng như khiến nhân viên tâm huyết,gắn bó với doanh nghiệp hơn

-Kiểm soát bằng phân công, phân nhiệm trong công tác lao động

 Bộ phận nhân sự: Tuyển dụng, ký hợp đồng lao động và quản lý hồ sơlao động

 Bộ phận sử dụng lao động: Quản lý lao động và chấm công

 Bộ phận tính lương : Căn cứ vào bảng chấm công, kết quả công việc

và các chứng từ liên quan khác sẽ thực hiện tính lương, lập bảng lương

 Bộ phận thanh toán lương: Căn cứ vào bảng lương và hồ sơ nhân sựtiến hành thanh toán lương cho người lao động

 Các công tác nhân sự cần được chia ra cho từng bộ phận có chuyên

môn liên quan nhằm dễ dàng thực hiện nghiệp vụ cũng như thuận tiện trongviệc lưu trữ, kiểm soát thông tin về người lao động.

-Kiểm soát chi phí tiền lương thông qua việc đối chiếu số liệu trên sổ sách và chứng từ: Tiền lương được chi trả cho người lao động phải được

kiểm soát dựa trên các mức lương, thưởng, phụ cấp có liên quan nhằm đảmbảo lợi ích cho người lao động Việc đối chiếu, kiểm toán các yếu tố như tênnhân viên, ngày công, các mức lương thưởng, hỗ trợ nếu có cần được thựchiện kỹ lưỡng, tránh xảy ra sai sót dẫn đến các sự việc không mong muốnphát sinh

Bên cạnh đó cần kiểm tra thường xuyên tình hình nhân công trên côngtrình, tránh trường hợp trốn lao động, đảm bảo tính minh bạch, hợp lý về mặttiền lương chi trả

Các biến động liên quan đến các vấn đề này cần được theo dõi, bộ phậnnhân sự có trách nhiệm theo dõi các yếu tố liên quan, đồng thời thống kê,phân tích, báo cáo cho nhà quản trị trong các kỳ báo cáo cũng như khi có biếnđộng xảy ra

1.3.3 Nội dung kiểm soát nội bộ chi phí máy thi công.

a) Các rủi ro thường xảy ra đối với chi phí máy thi công

- Không theo dõi các khoản chi phí sử dụng máy thi công như nhiênliệu, và thời gian sử dụng máy, khi đưa đến công trường sử dụng

- Không phân chia trách nhiệm cho nhân viên vận hành máy riêng mà

để cho tổ đội tự vận hành

- Khi sử dụng xong máy thi công nhưng không điều động về kho ngay

mà để lại ở công trường khi không còn mục đích sử dụng

- Trường hợp cho thuê máy thi công không được theo dõi và ghi nhận

- Không theo dõi chi phí khấu hao TSCĐ và phân bổ chi phí sử dụngcho từng công trình

- Hạch toán chi phí máy thi công sai, dẫn đến xác định giá thành côngtrình sai.

b) Mục tiêu của kiểm soát chi phí máy thi công

+ Kiểm tra xem các chi phí được hạch toán vào chi phí máy thi công cóđảm bảo có căn cứ hợp lý, tính toán, đánh giá và ghi sổ kế toán kịp thời, đầy

đủ, đúng khoản mục hay không

+ Kiểm tra việc tính khấu hao và phân bổ chi phí khấu hao máy thi côngcho các công trình chịu chi phí có đúng đắn, hợp lý và nhất quán hay không.+ Kiểm tra việc trình bày và khai báo chi phí máy thi công trên báo cáotài chính có phù hợp, đúng đắn hay không

+ Kiểm tra việc phê chuẩn các chứng từ, lệnh điều máy có đúng thẩmquyền hay không

+ Kiểm tra nội dung các khoản chi phí và số tiền thực tế phát sinh cóđúng với dự toán đã lập hay không

+ Kiểm tra các khoản chi phí có phù hợp với qui định tại đơn vị và đảmbảo tiết kiệm hay không

c) Căn cứ kiểm soát chi phí máy thi công

+ Qui định và việc thực hiện qui định về các thủ tục KSNB đối với chiphí máy thi công

+ Các chứng từ gốc (bảng phân bổ chi phí nhiên liệu, nhật trình xemáy ), các sổ kế toán tổng hợp, các sổ kế toán chi tiết có liên quan (sổ TK623)

+ Bảng theo dõi, và trích khấu hao và phân bổ chi phí TSCĐ

+ Báo cáo tài chính: Báo cáo kết quả kinh doanh

+ Tài liệu về định mức, kế hoạch, dự toán sử dụng máy thi công

d) Thủ tục kiểm soát chi phí máy thi công

Các chi phí dùng cho máy thi công phải được theo dõi, kiểm soát chặtchẽ Các khoản chi phí như tiền xăng, dầu, người sử dụng máy… cần đượckiểm kê, lưu trữ, phân tích, đánh giá thường xuyên nhằm đưa ra các giải pháphạn chế chi phí phát sinh cũng như phát hiện, can thiệp kiệp thời khi chi phídành cho máy thi công có dấu hiệu phát sinh nhiều hơn kế hoạch đề ra.

Lập bảng dự trù sử dụng chi phí máy thi công, khi xuất máy thi côngphải có lệnh điều động xe máy do lãnh đạo phê duyệt Phân chia trách nhiệmquản lí và sử dụng xe máy cho nhân viên vận hành

Khi sử dụng nhân viên vận hành phải ghi rõ vào nhật trình xe máy: Khốilượng công việc, số giờ ca máy làm việc, mức tiêu hao nhiên liệu, phụ tùng

… và được ký xác nhận của tổ, đội trưởng công trình

Kế toán công trình phải theo dõi, trích khấu hao và phân bổ hợp lý chiphí TSCĐ đối với từng xe máy Đồng thời phải hạch toán theo dõi riêng chiphí sử dụng máy thi công để phục vụ công tác tính giá thành công trình, hạngmục công trình

1.3.4 Nội dung kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất chung.

a) Các rủi ro thường xảy ra đối với chi phí sản xuất chung.

- Khoản chi cho hoạt động mua ngoài không đầy đủ chứng từ, hóa đơnhợp lệ

- Không theo dõi và phân bổ chi phí khấu hao của công cụ dụng cụ

- Không có kế hoạch dự toán cho khoản mục chi phí sản xuất xuấtchung

- Hạch toán chi phí lương của nhân viên vận hành và quản lý máy mócvào khoản mục chi phí nhân công trực tiếp

- Chi phí nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ được dùng cho quản lý độikhông được theo dõi, kiểm tra

- Không có sự xét duyệt khi phát sinh chi phí mua ngoài vượt khỏi sựtrù kinh phí.

- Tạm ứng và chi mua ngoài không có sự xét duyệt của bộ phận có thẩmquyền

b) Mục tiêu của kiểm soát chi phí sản xuất chung.

+ Kiểm tra xem các chi phí được hạch toán vào chi phí sản xuất chung

có đảm bảo có căn cứ hợp lý, tính toán, đánh giá và ghi sổ kế toán kịp thời,đầy đủ, đúng khoản mục hay không

+ Kiểm tra việc tính khấu hao và phân bổ chi phí khấu hao công cụ dụng

cụ cho các công trình chịu chi phí có đúng đắn, hợp lý và nhất quán haykhông

+ Kiểm tra việc phân bổ chi phí sản xuất chung cho từng công trình chịuchi phí có đúng đắn, hợp lý và nhất quán hay không

+ Kiểm tra việc phê chuẩn các chứng từ, phiếu chi, phiếu tạm ứng cóđúng thẩm quyền hay không

+ Kiểm tra nội dung các khoản chi phí và số tiền thực tế phát sinh cóđúng với dự toán đã lập hay không

+ Kiểm tra các khoản chi phí có phù hợp với qui định tại đơn vị và đảmbảo tiết kiệm hay không

c) Căn cứ kiểm soát chi phí sản xuất chung

+ Qui định và việc thực hiện qui định về các thủ tục KSNB đối với chiphí sản xuất chung

+ Các chứng từ gốc (hóa đơn dịch vụ mua ngoài, phiếu chi, phiếu tạmứng,…) các sổ kế toán tổng hợp, các sổ kế toán chi tiết có liên quan (sổ TK627)

+ Bảng theo dõi, và trích khấu hao và phân bổ công cụ dụng cụ

+ Báo cáo tài chính: Báo cáo kết quả kinh doanh