Tầm quan trọng của kiểm soát...9Chương 2: Thực Trạng...9Chương 3: Giải Pháp...11 Trang 4 Chương 1: Cơ Sở Lý Thuyết Mở đầu: Kiểm soát là một chức năng và là một công cụ quan trọng của nh
lOMoARcPSD|9242611 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC VĂN LANG – KHOA THƯƠNG MẠI 🖎🖎✍ Tiểu Luận Học Phần ĐỀ TÀI: CÁC YẾU TỐ TÁC ĐÔN ̣ G ĐẾN VAI TRÒ KIỂM TRA CỦA DOANH NGHIỆP HIỆN NAY GIANG VIÊN : TRẦN THANH TOAN BÔ MÔN : QUAN TRI HOC – 222_71MANA20013_05 Downloaded by tran quang (quangsuphamhoak35@gmail.com) lOMoARcPSD|9242611 NHÓM THỰC HIÊ ̣N : NHÓM 05 LÊ HỮU NGHĨA - 2175106050462 NGUYỄN TRƯƠNG THẠCH THẢO - 2175106050406 BÙI BẢO DUY – 197QT13423 NGUYỄN THÀNH PHÁT - 2173402010328 NGUYỄN HUỲNH THI - 197OT10459 LÂM MINH NHÂT ̣ - 2275106050319 LÊ THỊ THÙY TRANG – 197QT18798 NGUYỄN NGỌC TRÚC LAM – 207LH67080 NGUYỄN VĂN HOÀNG - 2275106050138 LÊ ĐOÀN BÌNH QUÂN - NHÓM TRƯỞNG - 2173402010154 NGUYỄN THỊ NGỌC ANH - 2173401156020 NGUYỄN QUỐC TIẾN - 2275156050513 Downloaded by tran quang (quangsuphamhoak35@gmail.com) lOMoARcPSD|9242611 Nội dung Chương 1: Cơ Sở Lý Thuyết Kiểm tra (kiểm sốt) gì? Các nội dung kiểm soát phương pháp kiểm soát Mục đích kiểm sốt .5 Các loại kiểm soát .6 Quy Trình Kiểm Sốt 6 Các nguyên tắc xây dựng chế kiểm soát .7 Doanh Nghiệp gì? 8 Ý nghĩa kiểm tra Vai trị kiểm tra(kiểm sốt) 10 Tầm quan trọng kiểm soát Chương 2: Thực Trạng Chương 3: Giải Pháp .11 Tổng Kếết 12 Downloaded by tran quang (quangsuphamhoak35@gmail.com) lOMoARcPSD|9242611 Chương 1: Cơ Sở Lý Thuyết Mở đầu: Kiểm soát chức công cụ quan trọng nhà quản trị hay doanh nghiệp Kiểm soát giúp nhà quản trị doanh nghiệp có thơng tin phản hồi giúp cho việc khắc phục nhược điểm công tác quản trị, đảm bảo tổ chức đạt mục tiêu xác định Kiểm soát không dừng lại hoạt động diễn kết thúc, cịn q trình kiểm soát trước việc xảy ra, điều đặc biệt quan trọng công tác quản trị tổ chức ngày nay, giúp cho tổ chức chủ động đối phó với nguy tới nhằm giảm thiểu rủi ro kinh doanh Chính lẽ mà nhà quản trị dù cấp bậc tổ chức phải thực tốt chức kiểm soát Kiểm tra (kiểm sốt) gì? - Kiểm tra (kiểm soát) doanh nghiệp chức quản lý liên quan đến việc giám sát hoạt động để đảm bảo cơng việc hồn thành theo kế hoạch sửa chữa sai lệch đáng kể - Hệ thống kiểm soát hiệu đảm bảo hoạt động hoàn thành theo cách dẫn đến việc đạt mục tiêu tổ chức - Tính hiệu hệ thống kiểm sốt xác định cách tạo điều kiện thuận lợi cho việc đạt mục tiêu Các nội dung kiểm soát phương pháp kiểm soát - Kiểm soát tài chính: doanh thu, chi phí, lãi lỗ, tiêu tài - Kiểm sốt thơng qua sử dụng cơng cụ kế toán – kiểm toán - Kiểm soát nhân sự: kiểm sốt an tồn, kỷ luật lao động - Kiểm sốt tình trạng thị trường: phân đọan thị trường, đối thủ, giá, sản phẩm, khách hàng … Downloaded by tran quang (quangsuphamhoak35@gmail.com) lOMoARcPSD|9242611 - Kiểm soát sản xuất: cơng nghệ, máy móc thiết bị, suất lao động, chất lượng sản phẩm… - Kiểm soát việc thực dự án đầu tư Các nội dung nói trên, nhà quản trị lĩnh vực kiểm tra để phát sai lệch chức riêng biệt này, sở có đề xuất xác thực -Các phương pháp họ thường dùng bao gồm phương pháp sau: Các phương pháp cổ truyền: + Phương pháp dựa vào số liệu thống kê + Phương pháp dựa vào báo cáo phân tích + Phương pháp dựa vào phân tích điểm hịa vốn + Phương pháp kiểm tra nguồn lực - Các phương pháp đại: + Phương pháp sơ đồ mạng + Áp dụng máy điện tốn Mục đích kiểm sốt Xác định rõ mục tiêu, kết đạt theo kế họach định - Bảo đảm nguồn lực sử dụng cách hữu hiệu - Xác định dự đóan biến động yếu tố đầu vào lẫn đầu - Xác định xác, kịp thời sai sót trách nhiệm cá nhân, phận tổ chức - Tạo điều kiện thực thuận lợi chức ủy quyền, huy, quyền hành chế độ trách nhiệm Downloaded by tran quang (quangsuphamhoak35@gmail.com) lOMoARcPSD|9242611 - Hình thành hệ thống thống kê, báo cáo theo biễu mẫu thích hợp - Đúc rút, phổ biến kinh nghiệm, cải tiến công tác quản trị Các loại kiểm soát - Kiểm soát lường trước (Feedforward Control) Loại kiểm soát ưa thích Mấu chốt: hành động trước xảy vấn đề => giúp phịng ngừa thay phải sửa chữa sau có thiệt hại (sản phẩm kém, khách…) u cầu thơng tin kịp thời, xác - Kiểm soát đồng thời (Concurrent Control) Kiểm sốt diễn hoạt động cơng việc tiến hành Thiết bị kỹ thuật (chẳng hạn máy tính hệ thống máy vi tính điều khiển) được thiết kế để phục vụ kiểm sốt đồng thời Hình thức phổ biến nhất: giám sát trực tiếp - Kiểm sốt thơng tin phản hồi (Feedback Control) : Bằng cách giám sát trực tiếp thực (trong hoạt động xảy ra), nắm bắt lệch lạc, trở ngại, vướng mắc trình thực để đảo bảo cho tổ chức có biện pháp tháo gỡ kịp thời, đảm bảo việc thực kế hoạch Việc thường xuyên theo dõi, giám sát, đánh giá hướng dẫn người lao động trình thực góp phần nâng cao hiệu loại hình kiểm sốt Quy Trình Kiểm Sốt (1) đo lường hiệu suất thực tế -Tiêu chí đo lường quan trọng quy trình kiểm sốt cách thức đo lường -Một số tiêu chí áp dụng cho tất tình huống: hài lịng nhân viên, số nhân viên nghỉ việc, tỉ lệ vắng mặt, chi tiêu phạm vi ngân sách… (bao gồm đa dạng hoạt động nhà quản lí) Downloaded by tran quang (quangsuphamhoak35@gmail.com) lOMoARcPSD|9242611 -Một số hoạt động khó áp dụng điều kiện định lượng để đo lường (2) so sánh hiệu suất thực tế với tiêu chuẩn -Xem xét khác biệt kết thực tế tiêu chuẩn (mục tiêu) Sai lệch phạm vi chấp nhận cần ý (3) thực hành động người quản lý để sửa chữa sai lệch tiêu chuẩn không phù hợp Các nguyên tắc xây dựng chế kiểm soát - Việc kiểm soát phải sở mục tiêu, chiến lược tổ chức phải phù hợp với cấp bậc đối tượng kiểm soát.Chẳng hạn, kiểm soát họat động bán hàng khác kiểm sốt phận tài chính, kiểm sốt cơng tác phó giám đốc khác kiểm sốt cơng tác tổ trưởng - Việc kiểm soát phải thiết kế theo yêu cầu nhà quản trị Kiểm soát nhằm làm cho nhà quản trị nắm bắt vấn đề xảy mà họ quan tâm Vì việc kiểm sốt phải xuất phát từ nhu cầu riêng nhà quản trị để cung cấp cho họ thông tin phù hợp - Việc kiểm soát phải thực điểm trọng yếu, yếu tố có ý nghia hoạt động tổ chức Đó điểm phản ảnh rõ mục tiêu, tình trạng khơng đạt mục tiêu, đo lường tốt sai lệch, biết người chịu trách nhiệm thất bại, tốn nhất, tiêu chuẩn kiểm tra hiệu - Việc kiểm soát phải khách quan Nếu việc kiểm soát thực với định kiến, thiên vị… cho kết không đúng, sai lệch - Việc kiểm sốt phải phù hợp với văn hóa tổ chức, phù hợp với bầu khơng khí tổ chức Nếu không tạo căng thẳng, mâu thuẫn khơng đáng có - Việc kiểm sốt phải tiết kiệm Hoạt động kiểm sốt ln địi hỏi chi phí định Do cần phải tính tốn để hoạt động kiểm soát tiết kiệm Downloaded by tran quang (quangsuphamhoak35@gmail.com) lOMoARcPSD|9242611 - Việc kiểm soát phải đưa đến hành động Việc kiểm soát có hiệu có sai lệch tiến hành sửa sai, điều chỉnh Nếu khơng việc kiểm sốt trở nên vơ nghĩa Doanh Nghiệp gì? -Doanh nghiệp tổ chức có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch, thành lập đăng ký thành lập theo quy định pháp luật nhằm mục đích kinh doanh Ý nghĩa kiểm tra - Chức kiểm soát trình đo lường kết thực tế so sánh với tiêu chuẩn nhằm phát sai lệch nguyên nhân sai lệch sở đưa biện pháp điều chỉnh kịp thời nhằm khắc phục sai lệch nguy sai lệch, đảm bảo tổ chức đạt mục tiêu kế hoạch vạch - Để kiểm soát có hiệu tổ chức địi hỏi thông tin tiêu chuẩn thực kết thực thực tế, hành động tiến hành để điều chỉnh cho sai lệch so với tiêu chuẩn - Kiểm soát tổ chức doanh nghiệp đề cập đến quy trình giám sát có hệ thống hoạt động tổ chức nhằm đảm bảo chúng tương thích với kỳ vọng đặt kế hoạch, mục tiêu chuẩn mực thực Để kiểm soát có hiệu quả: • thơng tin tiêu chuẩn thực • kết thực thực tế • hành động tiến hành Vai trò kiểm tra(kiểm soát) - Chức kiểm tra giúp nhà quản lý đảm bảo cho kế hoạch thực với hiệu cao thông qua việc xác định lại nguồn lực tổ chức (ở đâu, sử dụng, sử dụng nào) để từ sử dụng hiệu nguồn lực - Kiểm tra giúp nhà quản lý đánh giá mức độ thực kế hoạch, tìm kiếm nguyên nhân biện pháp khắc phục Downloaded by tran quang (quangsuphamhoak35@gmail.com) lOMoARcPSD|9242611 - Kiểm tra giúp nhà quản lý kịp thời định cần thiết để đảm bảo thực thi quyền lực quản lý hoàn thành mục tiêu đề Ngoài chức kiểm tra cịn giúp tổ chức theo sát ứng phó với thay đổi mơi trường Ví Dụ: McDonald’s Nhật Bản xin lỗi khách hàng cam kết kiểm sốt tốt an tồn thực phẩm sau vật thể nhựa tìm thấy thức ăn 10 Tầm quan trọng kiểm soát - Tổ chức thực định kiểm tra việc thực định giai đoạn trình quản lý Các giai đoạn gồm công việc như: truyền đạt định; lập kế hoạch tổ chức; điều chỉnh định; kiểm tra việc thực định tổng kết tình hình thực định Ở kiểm tra hiểu hình thức tác động có hướng đích nhằm quan sát hệ thống để phát sai lệch so với yêu cầu đề ra, tìm nguyên nhân từ có giải pháp phù hợp đảm bảo để đối tượng bị quản lý tự điều chỉnh hoạt động để đạt tới mục tiêu mà chủ thể quản lý xác định - Việc tìm áp dụng giải pháp phù hợp phụ thuộc nhiều yếu tố, có yếu tố thuộc chất lượng hiệu hoạt động kiểm tra Muốn cho cơng việc kiểm tra có kết quả, cần có kế hoạch rõ ràng, làm cung cấp tiêu xác đáng cho việc kiểm tra; xếp tổ chức khoa học, hợp lý nhằm xác định xác nhiệm vụ phận, cá nhân việc thực kế hoạch Cần tiến hành thường xuyên kết hợp linh hoạt nhiều hình thức kiểm tra : kiểm tra lường trước, kiểm tra điểm trọng yếu, kiểm tra trực tiếp, kiểm tra gián tiếp, kiểm tra định kỳ, kiểm tra bất thường, kiểm tra từ xuống, kiểm tra từ lên Chương 2: Thực Trạng - Kiểm tra giúp doanh nghiệp đánh giá tiêu chuẩn đề ra, mục tiêu mà doanh nghiệp đạt hay chưa đạt Đồng thời, kiểm tra giúp doanh nghiệp nhận biết sai lệch, nguyên nhân dẫn đến sai lệch trình hoạt động từ lúc bắt đầu đến kết thúc q trình hoạt động Từ đó, doanh nghiệp Downloaded by tran quang (quangsuphamhoak35@gmail.com) lOMoARcPSD|9242611 khắc phục nguyên nhân đưa biện pháp hay sách phù hợp cho cơng ty Ưu điểm kiểm tra doanh nghiệp - Xác định tình trạng tài doanh nghiệp: kiểm tra giúp xác định tình trạng tài doanh nghiệp bao gồm khoản thu chi nợ có tài sản vốn lợi nhuận Điều giúp cho nhà quản lý đưa định kinh doanh xác VD: Đảm bảo chế tác nghiệp tuân thủ theo quan điểm quản trị điều hành, hệ thống quy trình quy chuẩn hoạt động quản lý tài chính, dự án - Phát lỗi gian lận: Trong trình kiểm tra phát lỗi gian lận q trình kết tốn tài doanh nghiệp.Điều giúp cho nhà quản lý sữa chữa ngăn chặn sai sót tương lai - Cải thiện quy trình kế tốn tài chính: kiểm tra giúp đánh giá hiệu quy trình kế tốn tài doanh nghiệp Điều giúp cho nhà quản lý cải thiện quy trình nâng cao hiệu kinh doanh - Tăng tính minh bạch đáng tin cậy: kiểm tra giúp tăng tính minh bạch đáng tin cậy doanh nghiệp bên liên quan bao gồm cổ đông, nhà đầu tư đối tác kinh doanh VD: Đảm bảo tính liên hồn, xác số liệu tài chính, kế tốn, thống kê cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hay đầu tư - Đáp ứng yêu cầu pháp luật: kiểm tra giúp đáp ứng yêu cầu pháp luật kế toán tài doanh nghiệp Điều giúp cho doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật Khuyết điểm kiểm tra doanh nghiệp Downloaded by tran quang (quangsuphamhoak35@gmail.com) lOMoARcPSD|9242611 - Thiếu độc lập khách quan: Nếu phận nội doanh nghiệp thực kiểm tra, có mức độ thiếu độc lập khách quan trình đánh giá - Thiếu tài nguyên: Nếu doanh nghiệp thiếu tài nguyên, kiểm tra khơng thực đầy đủ kết kiểm tra khơng xác - Thiếu kế hoạch: Nếu doanh nghiệp khơng có kế hoạch kiểm tra chặt chẽ xác định mục tiêu cụ thể cho q trình kiểm tra, kết khơng đạt mong muốn - Thiếu tài liệu thông tin: Nếu tài liệu thông tin liên quan không cung cấp cho người thực kiểm tra, trình kiểm tra không hiệu - Thiếu kiến thức chuyên môn: Nếu nhân viên thực kiểm tra khơng có kiến thức chun mơn đầy đủ, kết kiểm tra khơng xác - Thời gian khơng liên tục: Nếu kiểm tra thực định kỳ không đạt tính liên tục, bỏ qua vấn đề quan trọng gây rủi ro cho doanh nghiệp - Thiếu quản lý giám sát: Nếu khơng có quản lý giám sát thích hợp q trình kiểm tra, rủi ro khơng xử lý cách vấn đề xuất VD: Khả đánh lừa, lẩn tránh nhân viên thông qua thoả thuận với với cá nhân, tổ chức bên ngồi cơng ty để biên thủ làm điều bất lợi cho công ty - Mất thời gian: kiểm tra doanh nghiệp nhiều thời gian để hoàn thành đặc biệt doanh nghiệp lớn có nhiều chi nhánh VD: Hao tốn nguồn lực cách vơ ích mà hiệu khơng đạt được, nhân viên quản lí cấp cao tốn thời gian để kiểm kê, sổ sách số liệu không đổi… VD1: Thực trạng DN, Khi so sánh DN theo quy mô, DN quy mô lớn đánh giá hiệu lực KS cao so với DN nhỏ Điều cho Downloaded by tran quang (quangsuphamhoak35@gmail.com) lOMoARcPSD|9242611 thấy, DN có quy mơ lớn KS tổ chức tốt có hiệu lực Ở DN quy mơ nhỏ, số thành phần KS chưa trọng đánh giá rủi ro, thông tin truyền thông Về môi trường kiểm soát: Hầu hết DN Việt Nam chưa trọng, chưa ban hành sách cụ thể liên quan đến tính trực giá trị đạo đức Hầu hết DN thực thi tính trực giá trị đạo đức, nhiều DN nhỏ vừa (không thiết lập phận kiểm tốn ) khơng hiểu rõ tính trực giá trị đạo đức Các DNNY DN lớn hầu hết dừng lại việc kiểm tra xem nhân viên có gian lận làm sai công việc mà ban lãnh đạo yêu cầu hay khơng mà chưa hiểu vai trị tính trực giá trị đạo đức tác động nhiều đến ý thức hành vi thành viên DN Về quy trình đánh giá rủi ro: Các DN chưa đánh giá cao quy trình đánh giá rủi ro, chưa thành lập phận chuyên trách đánh giá rủi ro mà chủ yếu dựa kinh nghiệm chủ sở hữu DN Mặc dù DN lớn xây dựng văn việc đánh giá rủi ro chưa thực chủ động vào việc nhận diện rủi ro, thường tập trung vào việc phát giảm thiểu rủi ro Về hệ thống thơng tin truyền thơng: Nhìn chung, DN xây dựng quy chế tổ chức cơng tác kế tốn đơn vị phù hợp với yêu cầu quản lý đơn vị, yêu cầu quản trị DN Tuy nhiên, trình thực hiện, cịn tượng kế tốn vi phạm nguyên tắc hạch toán kế toán chuẩn mực kế tốn, ảnh hưởng đến hệ thống thơng tin liên quan đến việc lập trình bày báo cáo tài chính, hệ thống thơng tin phục vụ mục đích quản trị DN Về hoạt động kiểm soát: Về bản, DN ban hành quy định, nhiên, chưa thực mô tả đầy đủ nhiệm vụ thành viên đơn vị Ở số DN, nhiệm vụ thành viên chồng chéo chưa thực phát huy hiệu quả, sách phê duyệt, ủy quyền, bất kiêm nhiệm không quy định rõ ràng Về giám sát kiểm soát: Nhà quản lý cấp cao chưa thực quan tâm tới việc kiểm sốt thường xun q trình hoạt động mà thường có kiện bất thường xảy thực kiểm sốt Các DN nhỏ vừa gần chưa tổ chức phận kiểm toán nội bộ; Các DN lớn thành lập phận kiểm toán nội Tuy nhiên, nhân thuộc phận kiểm toán nội thường không đảm bảo số lượng phù hợp với quy mô hoạt động; nội dung kiểm tra chưa toàn diện chưa ngăn chặn kịp thời vi phạm, tồn Downloaded by tran quang (quangsuphamhoak35@gmail.com) lOMoARcPSD|9242611 Chương 3: Giải Pháp - Xây dựng kế hoạch kiểm tra theo năm, theo quý theo tháng Trong kế hoạch, cần xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung phương pháp cách thức tổ chức kiểm tra, đối tượng kiểm tra, thời gian kiểm tra thông báo cho đối tượng cụ thể để người biết, theo dõi thực - Cải tiến phương pháp tra, kiểm tra, đánh giá chun mơn đảm bảo tính trung thực, công kiểm tra, đánh giá - Quá trình kiểm tra phải trung thực, nghiêm túc để tránh tình trạng người kiểm tra qua loa, người bị kiểm tra đối phó Khi kiểm tra xong, phải tổ chức rút kinh nghiệm, đánh giá khen thưởng kịp thời, phê bình, nhắc nhở đơn vị, người làm chưa tốt để họ khắc phục, sửa chữa Giữ vững quan điểm phương châm “Kiểm tra để thúc đẩy đoàn kết nội bộ, thúc đẩy việc thực quy chế chuyên môn ngày tốt hơn” - Sử dụng chức khác quản lý phân công lại công việc, tổ chức lại cấu quản lý, nhân sự, đào tạo lại nhân viên, thay đổi phong cách lãnh đạo, để gia tăng hiệu công việc - Xem xét lại kế hoạch, điều chỉnh kế hoạch sửa đổi mục tiêu - Kiểm tra cần tiến hành cách khách quan Trong trình kiểm tra cần giữ thái độ khách quan, tránh định kiến sẵn có khiến nhà quản lý đưa nhận xét, đánh giá không đối tượng kiểm tra kết kiểm tra để đảm bảo phản ánh thực tế Đối với phận cá nhân có chức năng, nhiệm vụ giống nhau, việc kiểm tra phải sử dụng thước đo đơn vị để đảm bảo tính cơng bằng, xác Tổng Kết - Kiểm soát bắt đầu việc xác định tiêu chuẩn kiểm sốt, kế đo lường kết thực tế sau tiến hành biện pháp điều chỉnh Downloaded by tran quang (quangsuphamhoak35@gmail.com) lOMoARcPSD|9242611 - Có loại hình kiểm sốt: Kiểm sốt trước cơng việc, kiểm sốt cơng việc kiểm sốt sau cơng việc Thực tiễn cho thấy loại hình kiểm sốt có tác dụng khác quản trị Trong q trình kiểm sốt nhà quản trị cần tiến hành đồng loại hình Tuy nhiên kiểm sốt trước cơng việc loại hình kiểm sốt tốn lại có hiệu Để thực kiểm soát nhà quản trị sử dụng nhiều cơng cụ khác lập ngân quỹ, phân tích thống kê, phân tích chun mơn kiểm sốt hành vi, nhiên lên cấp bậc cao kế hoạch ngân quỹ phân tích thống kê trở nên quan trọng, ngược lại xuống thấp việc phân tích chun mơn quan sát cá nhân trở nên quan trọng Downloaded by tran quang (quangsuphamhoak35@gmail.com)