Các yếu tố tác đông đến ̣ vai trò kiểm tra của doanh nghiêp hiện nay

Tầm quan trọng của kiểm soát...9Chương 2: Thực Trạng...9Chương 3: Giải Pháp...11 Trang 4 Chương 1: Cơ Sở Lý Thuyết Mở đầu: Kiểm soát là một chức năng và là một công cụ quan trọng của nh

B GIÁO D C VÀ ĐÀO T O Ộ Ụ Ạ

TR ƯỜ NG Đ I H C VĂN LANG – KHOA TH Ạ Ọ ƯƠ NG M I Ạ

🖎🖎✍ Tiểu Luận Học Phần

ĐỀ TÀI: CÁC YẾU TỐ TÁC ĐỘNG ĐẾN VAI TRÒ KIỂM TRA CỦA DOANH

NGHIỆP HIỆN NAY

GI NG VIÊN : TRẦN THANH TOAN A

B MÔN : QU N TR H C – 222_71MANA20013_05 Ô A I O

NHÓM THỰC HIÊ ̣N : NHÓM 05

LÊ HỮU NGHĨA - 2175106050462

NGUYỄN TRƯƠNG THẠCH THẢO - 2175106050406

BÙI BẢO DUY – 197QT13423

NGUYỄN THÀNH PHÁT - 2173402010328

NGUYỄN HUỲNH THI - 197OT10459

LÂM MINH NHẬT - 2275106050319

LÊ THỊ THÙY TRANG – 197QT18798

NGUYỄN NGỌC TRÚC LAM – 207LH67080

NGUYỄN VĂN HOÀNG - 2275106050138

LÊ ĐOÀN BÌNH QUÂN - NHÓM TRƯỞNG - 2173402010154 NGUYỄN THỊ NGỌC ANH - 2173401156020

NGUYỄN QUỐC TIẾN - 2275156050513

Nội dung

Chương 1: Cơ Sở Lý Thuyết 4

1 Kiểm tra (kiểm soát) là gì? 4

2 Các nội dung kiểm soát và phương pháp kiểm soát 4

3 Mục đích của kiểm soát 5

4 Các loại kiểm soát 6

5 Quy Trình Kiểm Soát 6

6 Các nguyên tắc xây dựng cơ chế kiểm soát 7

7 Doanh Nghiệp là gì? 8

8 Ý nghĩa của kiểm tra 8

9 Vai trò của kiểm tra(kiểm soát) 8

10 Tầm quan trọng của kiểm soát 9

Chương 2: Thực Trạng 9

Chương 3: Giải Pháp 11

T ng Kếết ổ 12

Chương 1: Cơ Sở Lý Thuyết

Mở đầu: Kiểm soát là một chức năng và là một công cụ quan trọng của nhà quản trị hay doanh nghiệp hiện nay

Kiểm soát giúp nhà quản trị hoặc doanh nghiệp có những thông tin phản hồi giúp cho việc khắc phục những nhược điểm của công tác quản trị, đảm bảo tổ chức đạt được những mục tiêu đã xác định Kiểm soát không chỉ dừng lại ở những hoạt động đã diễn ra

và đã kết thúc, nó còn là quá trình kiểm soát trước đối với những sự việc sắp xảy ra, điều này là đặc biệt quan trọng đối với công tác quản trị trong các tổ chức ngày nay, nó giúp cho tổ chức chủ động đối phó với những nguy cơ sắp tới nhằm giảm thiểu rủi ro trong kinh doanh Chính vì lẽ đó mà các nhà quản trị dù ở cấp bậc nào trong tổ chức cũng phải thực hiện tốt chức năng kiểm soát

1 Kiểm tra (kiểm soát) là gì?

- Kiểm tra (kiểm soát) doanh nghiệp là chức năng quản lý liên quan đến việc giám sát các hoạt động để đảm bảo rằng công việc được hoàn thành theo kế hoạch và sửa chữa bất

kỳ sai lệch đáng kể nào

- Hệ thống kiểm soát hiệu quả đảm bảo rằng các hoạt động được hoàn thành theo những cách dẫn đến việc đạt được các mục tiêu của tổ chức

- Tính hiệu quả của hệ thống kiểm soát được xác định bằng cách nó tạo điều kiện thuận lợi cho việc đạt được mục tiêu

2 Các nội dung kiểm soát và phương pháp kiểm soát

- Kiểm soát tài chính: doanh thu, chi phí, lãi lỗ, các chỉ tiêu tài chính

- Kiểm soát thông qua sử dụng công cụ kế toán – kiểm toán

- Kiểm soát nhân sự: kiểm soát về an toàn, kỷ luật lao động

- Kiểm soát về tình trạng thị trường: phân đọan thị trường, đối thủ, giá, sản phẩm, khách hàng …

- Kiểm soát sản xuất: công nghệ, máy móc thiết bị, năng suất lao động, chất lượng sản phẩm…

- Kiểm soát việc thực hiện các dự án đầu tư

Các nội dung nói trên, sẽ được các nhà quản trị trong từng lĩnh vực của mình kiểm tra

để phát hiện những sai lệch trong từng chức năng riêng biệt này, trên cơ sở đó có những

đề xuất xác thực

-Các phương pháp họ thường dùng bao gồm các phương pháp sau: Các phương pháp

cổ truyền:

+ Phương pháp dựa vào số liệu thống kê

+ Phương pháp dựa vào các bản báo cáo và phân tích

+ Phương pháp dựa vào phân tích điểm hòa vốn

+ Phương pháp kiểm tra các nguồn lực

- Các phương pháp hiện đại:

+ Phương pháp sơ đồ mạng

+ Áp dụng máy điện toán

3 Mục đích của kiểm soát

Xác định rõ các mục tiêu, kết quả đã đạt theo kế họach đã định

- Bảo đảm các nguồn lực được sử dụng một cách hữu hiệu

- Xác định và dự đóan sự biến động của các yếu tố đầu vào lẫn đầu ra

- Xác định chính xác, kịp thời các sai sót và trách nhiệm của từng cá nhân, bộ phận trong tổ chức

- Tạo điều kiện thực hiện thuận lợi các chức năng ủy quyền, chỉ huy, quyền hành và chế độ trách nhiệm

- Hình thành hệ thống thống kê, báo cáo theo những biễu mẫu thích hợp

- Đúc rút, phổ biến kinh nghiệm, cải tiến công tác quản trị

4 Các loại kiểm soát

- Kiểm soát lường trước (Feedforward Control)

 Loại kiểm soát được ưa thích nhất

 Mấu chốt: hành động trước khi xảy ra vấn đề => giúp phòng ngừa thay vì phải sửa chữa sau khi có thiệt hại (sản phẩm kém, mất khách…)

 Yêu cầu thông tin kịp thời, chính xác

- Kiểm soát đồng thời (Concurrent Control)

 Kiểm soát diễn ra trong khi một hoạt động công việc đang được tiến hành

 Thiết bị kỹ thuật (chẳng hạn như máy tính và hệ thống do máy vi tính điều khiển)

có thể được được thiết kế để phục vụ kiểm soát đồng thời

 Hình thức phổ biến nhất: giám sát trực tiếp

- Kiểm soát thông tin phản hồi (Feedback Control) : Bằng cách giám sát trực tiếp ngay trong khi thực hiện (trong khi hoạt động đang xảy ra), nắm bắt những lệch lạc, trở ngại, những vướng mắc trong quá trình thực hiện để đảo bảo cho tổ chức có những biện pháp tháo gỡ kịp thời, đảm bảo việc thực hiện kế hoạch Việc thường xuyên theo dõi, giám sát, đánh giá và hướng dẫn người lao động ngay trong quá trình thực hiện sẽ góp phần nâng cao hiệu quả của loại hình kiểm soát này

5 Quy Trình Kiểm Soát

(1) đo lường hiệu suất thực tế

-Tiêu chí đo lường có thể quan trọng đối với quy trình kiểm soát hơn cách thức đo lường

-Một số tiêu chí áp dụng được cho tất cả tình huống: sự hài lòng của nhân viên, số nhân viên nghỉ việc, tỉ lệ vắng mặt, chi tiêu trong phạm vi ngân sách… (bao gồm sự đa dạng trong hoạt động giữa các nhà quản lí)

-Một số hoạt động khó có thể áp dụng các điều kiện định lượng để đo lường

(2) so sánh hiệu suất thực tế với một tiêu chuẩn

-Xem xét sự khác biệt giữa kết quả thực tế và tiêu chuẩn (mục tiêu) Sai lệch ngoài phạm vi chấp nhận được cần được chú ý

(3) thực hiện hành động của người quản lý để sửa chữa các sai lệch hoặc các tiêu chuẩn không phù hợp

6 Các nguyên tắc xây dựng cơ chế kiểm soát

- Việc kiểm soát phải trên cơ sở mục tiêu, chiến lược của tổ chức và phải phù hợp với cấp bậc của đối tượng được kiểm soát.Chẳng hạn, kiểm soát họat động bán hàng sẽ khác kiểm soát bộ phận tài chính, kiểm soát công tác của phó giám đốc khác kiểm soát công tác của tổ trưởng

- Việc kiểm soát phải được thiết kế theo yêu cầu của nhà quản trị Kiểm soát là nhằm làm cho nhà quản trị nắm bắt được những vấn đề đang xảy ra mà họ quan tâm Vì vậy việc kiểm soát phải xuất phát từ những nhu cầu riêng của mỗi nhà quản trị để cung cấp cho họ những thông tin phù hợp

- Việc kiểm soát phải được thực hiện tại những điểm trọng yếu, những yếu tố có ý nghia đối với hoạt động của tổ chức Đó là các điểm phản ảnh rõ nhất mục tiêu, tình trạng không đạt mục tiêu, đo lường tốt nhất sự sai lệch, biết được ai là người chịu trách nhiệm

về sự thất bại, ít tốn kém nhất, tiêu chuẩn kiểm tra hiệu quả nhất

- Việc kiểm soát phải khách quan Nếu việc kiểm soát được thực hiện với những định kiến, thiên vị… sẽ cho kết quả không đúng, sai lệch

- Việc kiểm soát phải phù hợp với văn hóa tổ chức, phù hợp với bầu không khí của tổ chức Nếu không như vậy sẽ tạo ra những căng thẳng, mâu thuẫn không đáng có

- Việc kiểm soát phải tiết kiệm Hoạt động kiểm soát luôn đòi hỏi những chi phí nhất định Do vậy cần phải tính toán để làm sao hoạt động kiểm soát được tiết kiệm nhất

- Việc kiểm soát phải đưa đến các hành động Việc kiểm soát chỉ có hiệu quả khi nếu

có những sai lệch thì được tiến hành sửa sai, điều chỉnh Nếu không thì việc kiểm soát sẽ trở nên vô nghĩa

7 Doanh Nghiệp là gì?

-Doanh nghiệp là tổ chức có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch, được thành lập hoặc đăng ký thành lập theo quy định của pháp luật nhằm mục đích kinh doanh

8 Ý nghĩa của kiểm tra

- Chức năng kiểm soát là quá trình đo lường kết quả thực tế và so sánh với những tiêu chuẩn nhằm phát hiện sự sai lệch và nguyên nhân sự sai lệch trên cơ sở đó đưa ra biện pháp điều chỉnh kịp thời nhằm khắc phục sự sai lệch hoặc nguy cơ sai lệch, đảm bảo tổ chức đạt được các mục tiêu và các kế hoạch vạch ra

- Để kiểm soát có hiệu quả trong một tổ chức đòi hỏi những thông tin về các tiêu chuẩn thực hiện và kết quả thực hiện thực tế, cũng như là các hành động được tiến hành

để điều chỉnh cho đúng bất kì sai lệch nào so với tiêu chuẩn

- Kiểm soát trong tổ chức hoặc doanh nghiệp đề cập đến một quy trình giám sát có hệ thống các hoạt động của tổ chức nhằm đảm bảo chúng tương thích với các kỳ vọng đặt ra trong kế hoạch, các mục tiêu và chuẩn mực thực hiện Để kiểm soát có hiệu quả:

• thông tin về các tiêu chuẩn thực hiện

• kết quả thực hiện thực tế

• các hành động được tiến hành

9 Vai trò của kiểm tra(kiểm soát)

- Chức năng kiểm tra giúp các nhà quản lý đảm bảo cho kế hoạch được thực hiện với hiệu quả cao thông qua việc xác định lại các nguồn lực của tổ chức (ở đâu, ai sử dụng, sử dụng như thế nào) để từ đó sử dụng hiệu quả hơn những nguồn lực này

- Kiểm tra giúp các nhà quản lý đánh giá mức độ thực hiện kế hoạch, tìm kiếm nguyên nhân và biện pháp khắc phục

- Kiểm tra giúp các nhà quản lý kịp thời ra các quyết định cần thiết để đảm bảo thực thi quyền lực quản lý và hoàn thành các mục tiêu đã đề ra Ngoài ra chức năng kiểm tra còn giúp tổ chức theo sát và ứng phó với sự thay đổi của môi trường

Ví Dụ: McDonald’s Nhật Bản đã xin lỗi khách hàng và cam kết kiểm soát tốt hơn an toàn thực phẩm sau khi các vật thể như răng và nhựa được tìm thấy trong thức ăn

10 Tầm quan trọng của kiểm soát

- Tổ chức thực hiện quyết định và kiểm tra việc thực hiện quyết định là những giai đoạn tiếp theo của quá trình quản lý Các giai đoạn này gồm những công việc như: truyền đạt quyết định; lập kế hoạch tổ chức; điều chỉnh quyết định; kiểm tra việc thực hiện quyết định và tổng kết tình hình thực hiện quyết định Ở đây kiểm tra được hiểu là hình thức tác động có hướng đích nhằm quan sát cả hệ thống để phát hiện những sai lệch so với yêu cầu đề ra, tìm ra nguyên nhân và từ đó có những giải pháp phù hợp đảm bảo để đối tượng

bị quản lý tự điều chỉnh hoạt động để đạt tới mục tiêu mà chủ thể quản lý đã xác định

- Việc tìm ra và áp dụng các giải pháp phù hợp phụ thuộc rất nhiều yếu tố, trong đó có yếu tố thuộc về chất lượng và hiệu quả của hoạt động kiểm tra Muốn cho công việc kiểm tra có kết quả, cần có những kế hoạch rõ ràng, làm căn cứ cung cấp những chỉ tiêu xác đáng cho việc kiểm tra; sắp xếp tổ chức khoa học, hợp lý nhằm xác định chính xác nhiệm

vụ của từng bộ phận, cá nhân trong việc thực hiện kế hoạch Cần tiến hành thường xuyên

và kết hợp linh hoạt nhiều hình thức kiểm tra : kiểm tra lường trước, kiểm tra những điểm trọng yếu, kiểm tra trực tiếp, kiểm tra gián tiếp, kiểm tra định kỳ, kiểm tra bất thường, kiểm tra từ trên xuống, kiểm tra từ dưới lên

Chương 2: Thực Trạng

- Kiểm tra giúp doanh nghiệp đánh giá các tiêu chuẩn đề ra, những mục tiêu mà các doanh nghiệp đã đạt được hay chưa đạt được Đồng thời, kiểm tra giúp các doanh nghiệp nhận biết được những sai lệch, nguyên nhân dẫn đến những sai lệch trong quá trình hoạt động từ lúc bắt đầu đến khi kết thúc quá trình hoạt động đó Từ đó, các doanh nghiệp sẽ

khắc phục những nguyên nhân đó và đưa ra các biện pháp hay chính sách phù hợp cho công ty

 Ưu điểm trong kiểm tra doanh nghiệp

- Xác định được tình trạng tài chính của doanh nghiệp: kiểm tra giúp xác định được tình trạng tài chính của doanh nghiệp bao gồm các khoản thu chi nợ có tài sản vốn và lợi nhuận Điều này có thể giúp cho các nhà quản lý có thể đưa ra các quyết định kinh doanh chính xác hơn

VD: Đảm bảo cơ chế và tác nghiệp tuân thủ theo quan điểm quản trị điều hành, hệ thống quy trình quy chuẩn hoạt động cũng như quản lý tài chính, dự án

- Phát hiện lỗi và gian lận: Trong quá trình kiểm tra phát hiện lỗi và gian lận trong quá trình kết toán và tài chính của doanh nghiệp.Điều này giúp cho các nhà quản lý có thể sữa chữa và ngăn chặn các sai sót trong tương lai

- Cải thiện quy trình kế toán và tài chính: kiểm tra giúp đánh giá hiệu quả quy trình kế toán và tài chính của doanh nghiệp Điều này có thể giúp cho các nhà quản lý cải thiện quy trình và nâng cao hiệu quả kinh doanh

- Tăng tính minh bạch và đáng tin cậy: kiểm tra giúp tăng tính minh bạch và đáng tin cậy của doanh nghiệp đối với các bên liên quan bao gồm cổ đông, nhà đầu tư và đối tác kinh doanh

VD: Đảm bảo tính liên hoàn, chính xác của các số liệu tài chính, kế toán, thống kê cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hay đầu tư

- Đáp ứng yêu cầu của pháp luật: kiểm tra giúp đáp ứng các yêu cầu pháp luật về kế toán

và tài chính của doanh nghiệp Điều này giúp cho các doanh nghiệp tránh được rủi ro pháp lý và đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật

 Khuyết điểm kiểm tra của doanh nghiệp

- Thiếu sự độc lập và khách quan: Nếu các bộ phận nội bộ của doanh nghiệp thực hiện kiểm tra, có thể có một mức độ thiếu độc lập và khách quan trong quá trình đánh giá

- Thiếu tài nguyên: Nếu doanh nghiệp thiếu tài nguyên, kiểm tra có thể không được thực hiện đầy đủ hoặc kết quả kiểm tra không chính xác

- Thiếu kế hoạch: Nếu doanh nghiệp không có một kế hoạch kiểm tra chặt chẽ và xác định các mục tiêu cụ thể cho quá trình kiểm tra, kết quả có thể không đạt được những gì mong muốn

- Thiếu tài liệu và thông tin: Nếu các tài liệu và thông tin liên quan không được cung cấp cho những người thực hiện kiểm tra, quá trình kiểm tra sẽ không hiệu quả

- Thiếu kiến thức chuyên môn: Nếu nhân viên thực hiện kiểm tra không có kiến thức chuyên môn đầy đủ, kết quả kiểm tra có thể không chính xác

- Thời gian không liên tục: Nếu kiểm tra chỉ được thực hiện định kỳ hoặc không đạt được tính liên tục, có thể bỏ qua những vấn đề quan trọng và gây ra những rủi ro cho doanh nghiệp

- Thiếu sự quản lý và giám sát: Nếu không có sự quản lý và giám sát thích hợp trong quá trình kiểm tra, các rủi ro có thể không được xử lý đúng cách hoặc các vấn đề mới có thể xuất hiện

VD: Khả năng đánh lừa, lẩn tránh của nhân viên thông qua sự thoả thuận với nhau hoặc với các cá nhân, tổ chức bên ngoài công ty để biên thủ hoặc làm điều bất lợi cho công ty

- Mất thời gian: kiểm tra doanh nghiệp có thể mất nhiều thời gian để hoàn thành đặc biệt là khi doanh nghiệp lớn hoặc có nhiều chi nhánh

VD: Hao tốn nguồn lực một cách vô ích mà hiệu quả không đạt được, nhân viên quản lí cấp cao tốn thời gian để kiểm kê, sổ sách khi số liệu không đổi…

VD1: Thực trạng hiện nay của các DN, Khi so sánh giữa các DN theo quy mô, DN quy

mô càng lớn thì đánh giá về hiệu lực của KS càng cao hơn so với DN nhỏ Điều đó cho

thấy, các DN có quy mô càng lớn thì KS tổ chức tốt hơn và có hiệu lực hơn Ở DN quy

mô nhỏ, một số thành phần KS chưa được chú trọng như đánh giá rủi ro, thông tin và truyền thông

Về môi trường kiểm soát: Hầu hết DN Việt Nam đều chưa chú trọng, chưa ban hành chính sách cụ thể liên quan đến tính chính trực và các giá trị đạo đức Hầu hết các DN đều thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức, trong đó nhiều DN nhỏ và vừa (không thiết lập bộ phận kiểm toán ) không hiểu rõ tính chính trực và các giá trị đạo đức là gì Các DNNY và DN lớn hầu hết mới chỉ dừng lại ở việc kiểm tra xem nhân viên của mình

có gian lận hoặc làm sai các công việc mà ban lãnh đạo yêu cầu hay không mà cũng chưa hiểu được vai trò của tính chính trực và giá trị đạo đức sẽ tác động rất nhiều đến ý thức và hành vi của các thành viên trong DN

Về quy trình đánh giá rủi ro: Các DN chưa đánh giá cao quy trình đánh giá rủi ro, chưa thành lập bộ phận chuyên trách về đánh giá rủi ro mà chủ yếu dựa trên kinh nghiệm của chủ sở hữu DN Mặc dù các DN lớn đã xây dựng những văn bản trong việc đánh giá rủi

ro nhưng vẫn chưa thực sự chủ động vào việc nhận diện rủi ro, thường tập trung vào việc phát hiện và giảm thiểu rủi ro

Về hệ thống thông tin và truyền thông: Nhìn chung, các DN đã xây dựng quy chế tổ chức công tác kế toán trong đơn vị phù hợp với yêu cầu quản lý của đơn vị, cũng như yêu cầu

về quản trị DN Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện, vẫn còn hiện tượng kế toán vi phạm nguyên tắc hạch toán kế toán và chuẩn mực kế toán, ảnh hưởng đến hệ thống thông tin liên quan đến việc lập và trình bày báo cáo tài chính, cũng như hệ thống thông tin phục

vụ mục đích quản trị DN

Về các hoạt động kiểm soát: Về cơ bản, các DN đã ban hành các quy định, tuy nhiên, chưa thực sự mô tả đầy đủ nhiệm vụ của các thành viên trong đơn vị Ở một số DN, nhiệm vụ của các thành viên còn chồng chéo chưa thực sự phát huy hiệu quả, các chính sách phê duyệt, ủy quyền, bất kiêm nhiệm không được quy định rõ ràng

Về giám sát kiểm soát: Nhà quản lý cấp cao chưa thực sự quan tâm tới việc kiểm soát thường xuyên trong quá trình hoạt động mà thường chỉ khi có những sự kiện bất thường xảy ra thì mới thực hiện kiểm soát

Các DN nhỏ và vừa gần như chưa tổ chức bộ phận kiểm toán nội bộ; Các DN lớn cơ bản đều thành lập bộ phận kiểm toán nội bộ Tuy nhiên, nhân sự thuộc bộ phận kiểm toán nội

bộ thường không đảm bảo số lượng phù hợp với quy mô hoạt động; nội dung kiểm tra chưa toàn diện do đó chưa ngăn chặn kịp thời các vi phạm, tồn tại