XÂY DỰNG PHÂN HỆ KẾ TOÁN TRONG HỆ THỐNG ERP CỦA DOANH NGHIỆP THÀNH VINH

Đ Ạ I H Ọ C ĐÀ N Ẵ NG TRƯ Ờ NG Đ Ạ I H Ọ C BÁCH KHOA KHOA CÔNG NGH Ệ THÔNG TIN Đ Ồ ÁN T Ố T NGHI Ệ P NGÀNH: CÔNG NGH Ệ THÔNG TIN CHUYÊN NGÀNH: AN TOÀN THÔNG TIN Đ Ề TÀI : XÂY D Ự NG PHÂN H Ệ K Ế TOÁN TRONG H Ệ TH Ố NG ERP C Ủ A DOANH NGHI Ệ P THÀNH VINH Ngư ờ i hư ớ ng d ẫ n: T h S NGUY Ễ N TH Ế XUÂN LY Sinh viên th ự c hi ệ n: VÕ NHƯ HOÀN S ố th ẻ sinh viên: 1021 50098 L ớ p: 15T2 Đà N ẵ ng, 12 /2019 VÕ NHƯ HOÀN - XÂY D Ự NG PHÂN H Ệ K Ế TOÁN TRONG H Ệ TH Ố NG ERP C Ủ A DOANH NGHI Ệ P THÀNH VINH - 2019 Đ Ạ I H Ọ C ĐÀ N Ẵ NG TRƯ Ờ NG Đ Ạ I H Ọ C BÁCH KHOA KHOA CÔNG NGH Ệ THÔNG TIN Đ Ồ ÁN T Ố T NGHI Ệ P NGÀNH: CÔNG NGH Ệ THÔNG TIN CHUYÊN NGÀNH: AN TOÀN THÔNG TIN Đ Ề TÀI : XÂY D Ự NG PHÂN H Ệ K Ế TOÁN TRONG H Ệ TH Ố NG ERP C Ủ A DOANH NGHI Ệ P THÀNH VINH Ngư ờ i hư ớ ng d ẫ n: T h S NGUY Ễ N TH Ế XUÂN LY Sinh viên th ự c hi ệ n: VÕ NHƯ HOÀN S ố th ẻ sinh viên: 1021 50098 L ớ p: 15T2 Đà N ẵ ng, 12 /2019 Đ Ạ I H Ọ C ĐÀ N Ẵ NG TRƯ Ờ NG Đ Ạ I H Ọ C BÁCH KHOA KHOA CÔNG NGH Ệ THÔNG TIN C Ộ NG HÒA XÃ H Ộ I CH Ủ NGHĨA VI Ệ T NAM Đ ộ c l ậ p - T ự do - H ạ nh phúc NH Ậ N XÉT Đ Ồ ÁN T Ố T NGHI Ệ P I Thông tin chung: 1 H ọ và tên sinh viên: Võ Như Hoàn 2 L ớ p: 15T2 S ố th ẻ SV: 1021 50098 3 Tên đ ề tài: Xây d ự ng phân h ệ K ế toán trong h ệ th ố ng ERP c ủ a doanh nghi ệ p Thành Vinh 4 Ngư ờ i hư ớ ng d ẫ n: T h S Nguy ễ n Th ế Xuân Ly H ọ c hàm/ h ọ c v ị : Th ạ c s ỹ II Nh ậ n xét đ ồ án t ố t nghi ệ p: 1 V ề tính c ấ p thi ế t, sáng t ạ o và ứ ng d ụ ng c ủ a đ ồ án: (đi ể m đánh giá t ố i đa là 2đ) ……………………………………………………………………………………… …… ………………………………………………………………………………… 2 V ề k ế t qu ả gi ả i quy ế t các n ộ i dung nhi ệ m v ụ yêu c ầ u c ủ a đ ồ án: (đi ể m t ố i đa là 4đ) ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… 3 V ề hình th ứ c, c ấ u trúc, b ố c ụ c c ủ a đ ồ án t ố t nghi ệ p: (đi ể m đánh giá t ố i đa là 2đ) ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… 4 NCKH: (n ế u có bài báo khoa h ọ c ho ặ c ĐATN là đ ề tài NCKH: c ộ ng thêm 1đ) ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… 5 Các t ồ n t ạ i, thi ế u sót c ầ n b ổ sung, ch ỉ nh s ử a: ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… III Tinh th ầ n, thái đ ộ làm vi ệ c c ủ a sinh viên: (đi ể m đánh giá t ố i đa 1đ) ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… IV Đánh giá: 1 Đi ể m đánh giá: /10 2 Đ ề ngh ị : Đư ợ c b ả o v ệ đ ồ án/ B ổ sung thêm đ ể b ả o v ệ / Không đư ợ c b ả o v ệ Đà N ẵ ng, ngày tháng 12 năm 2019 Ngư ờ i hư ớ ng d ẫ n Đ Ạ I H Ọ C ĐÀ N Ẵ NG TRƯ Ờ NG Đ Ạ I H Ọ C BÁCH KHOA KHOA CÔNG NGH Ệ THÔNG TIN C Ộ NG HÒA XÃ H Ộ I CH Ủ NGHĨA VI Ệ T NAM Đ ộ c l ậ p - T ự do - H ạ nh phúc NH Ậ N XÉT PH Ả N BI Ệ N Đ Ồ ÁN T Ố T NGHI Ệ P I Thông tin chung: 1 H ọ và tên sinh viên: Võ Như Hoàn 2 L ớ p: 15T2 S ố th ẻ SV: 102150098 3 Đ ề tài: Xây d ự ng phân h ệ K ế toán trong h ệ th ố ng ERP c ủ a doanh nghi ệ p Thành Vinh 4 Ngư ờ i ph ả n bi ệ n: …… ………………… ……… H ọ c hàm/ h ọ c v ị : …………… II Nh ậ n xét, đánh giá đ ồ án t ố t nghi ệ p: TT Các tiêu chí đánh giá Đi ể m t ố i đa Đi ể m tr ừ Đi ể m còn l ạ i 1 Sinh viên có phương pháp nghiên c ứ u phù h ợ p, gi ả i quy ế t đ ủ nhi ệ m v ụ đ ồ án đư ợ c giao 80 1a - Hi ể u và v ậ n d ụ ng đư ợ c ki ế n th ứ c Toán và khoa h ọ c t ự nhiên trong v ấ n đ ề nghiên c ứ u 15 1b - Hi ể u và v ậ n d ụ ng đư ợ c ki ế n th ứ c cơ s ở và chuyên ngành trong v ấ n đ ề nghiên c ứ u 25 1c - Có k ỹ năng v ậ n d ụ ng thành th ạ o các ph ầ n m ề m mô ph ỏ ng, tính toán trong v ấ n đ ề nghiên c ứ u 10 1d - Có k ỹ năng đ ọ c, hi ể u tài li ệ u b ằ ng ti ế ng nư ớ c ngoài ứ ng d ụ ng trong v ấ n đ ề nghiên c ứ u 10 1e - Có k ỹ năng làm vi ệ c nhóm, k ỹ năng gi ả i quy ế t v ấ n đ ề 10 1f - Đ ề tài có giá tr ị khoa h ọ c, công ngh ệ ; có th ể ứ ng d ụ ng th ự c ti ễ n: 10 2 K ỹ năng vi ế t: 20 2a - B ố c ụ c h ợ p lý, l ậ p lu ậ n rõ ràng, ch ặ t ch ẽ , l ờ i văn súc tích 15 2b - Thuy ế t minh đ ồ án không có l ỗ i chính t ả , in ấ n, đ ị nh d ạ ng 5 3 T ổ ng đi ể m đánh giá: theo thang 100 Quy v ề thang 10 (l ấ y đ ế n 1 s ố l ẻ ) 4 Các t ồ n t ạ i, thi ế u sót c ầ n b ổ sung, ch ỉ nh s ử a: ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… 5 Ý ki ế n khác: ……………………………………………………………………………………… 6 Đ ề ngh ị : Đư ợ c b ả o v ệ đ ồ án/ B ổ sung thêm đ ể b ả o v ệ / Không đư ợ c b ả o v ệ Đà N ẵ ng, ngày tháng 12 năm 2019 Ngư ờ i ph ả n bi ệ n TÓM T Ắ T Đ Ồ ÁN Đ ề tài: Xây d ự ng phân h ệ K ế toán trong h ệ th ố ng ERP c ủ a doanh nghi ệ p Thành Vinh Sinh viên th ự c hi ệ n: Võ Như Hoàn S ố th ẻ SV: 1021 50098 L ớ p: 15 T2 Tóm t ắ t n ộ i dung đ ồ án: Qua th ờ i gian h ọ c t ậ p ở trư ờ ng và th ự c t ậ p hơn 1 năm ở môi ngư ờ i doanh nghi ệ p, em nh ậ n th ấ y quy trình qu ả n lý c ủ a các doanh nghi ệ p Vi ệ t Nam v ẫ n còn quá thô sơ, chưa áp d ụ ng đư ợ c s ự ti ế t b ộ c ủ a khoa h ọ c k ỹ thu ậ t, công ngh ệ thông tin Đ ể góp ph ầ n tăng hi ệ u qu ả công vi ệ c, tăng l ợ i nhu ậ n c ủ a công ty đòi h ỏ i b ộ ph ậ n qu ả n lý ph ả i hi ể u rõ đư ợ c h ọạ t đ ộ n g, tài chính hi ệ n t ạ i c ủ a công ty m ộ t cách nhanh chóng k ị p th ờ i đ ể có th ể đưa ra gi ả i pháp, chi ế n lư ợ t kinh doanh cho phù h ợ p Vì v ậ y, công ngh ệ hóa, chu ẩ n hóa quy trình kinh doanh, t ừ đó xây d ự ng phân h ệ k ế toán hoàn ch ỉ nh, phù h ợ p v ớ i quy đ ị nh c ủ a Nhà n ư ớ c cũng như d ễ d ạ ng trong vi ệ c th ố ng kê tình hình kinh doanh c ủ a doanh nghi ệ p, thu ậ n ti ệ n th ự c hi ệ n nghĩa v ụ khai báo thu ế v ớ i Nhà nư ớ c là nhu c ầ u t ấ t y ế u c ủ a các doanh nghi ệ p hi ệ n nay ERP là m ộ t trong nh ữ ng l ự a ch ọ n c ủ a doanh nghi ệ p v ừ a và l ớ n nh ằ m ho ạ c h đ ị nh đư ợ c ngu ồ n l ự c c ủ a doanh nghi ệ p Trong ph ạ m vi đ ồ án t ố t nghi ệ p, vì th ờ i gian, ngu ồ n l ự c có gi ớ i h ạ n nên em ch ọ n “Phân h ệ K ế toán” trong m ộ t h ệ th ố ng ERP c ủ a doanh nghi ệ p Thành Vinh - FURNITURE đ ể xây d ự ng và phát tri ể n H ệ th ố ng sau khi xây d ự ng xo ng h ứ a h ẹ n s ẽ đáp ứ ng đư ợ c cho các doanh nghi ệ p v ừ a và nh ỏ trong vi ệ c qu ả n lý tình hình k ế toán c ủ a doanh nghi ệ p thông qua các tính năng chính như sau: - Qu ả n lý tình hình tài chính c ủ a doanh nghi ệ p m ộ t cách ch ặ t ch ẽ và chính xác Đ ả m b ả o th ố ng kê đ ầ y đ ủ các ngu ồ n ti ề n và s ự luôn chuy ể n c ủ a dòng ti ề n trong doanh nghi ệ p cũng như v ớ i bên ngoài - Qu ả n lý công n ợ bán và công n ợ mua thông qua 2 s ổ cái công n ợ Vi ệ c qu ả n lý hóa đơn tr ở nên d ễ dàng và chính xác hơn, giúp doanh nghi ệ p linh ho ạ t trong vi ệ c thu chi ti ề n cũng như bù tr ừ công n ợ h ợ p lý, đ ả m b ả o tính chính xác cũng như có cái nhìn tr ự c quan nh ấ t v ề tình hình công n ợ - Qu ả n lý tài s ả n trong doanh nghi ệ p ch ặ t ch ẽ , đ ả m b ả o tính toán chính xác giá tr ị kh ấ u hao c ủ a tài s ả n đ ể có k ế ho ạ ch s ử d ụ ng phù h ợ p, t ránh lãng phí - Khai báo thu ế d ễ dàng v ớ i c ụ c Thu ế nh ờ vi ệ c tích h ợ p d ị ch v ụ Hóa đơn đi ệ n t ử c ủ a BKAV thông qua module Hóa đơn đi ệ n t ử Giúp cho vi ệ c kê khai thu ế c ủ a doanh nghi ệ p đư ợ c ki ể m soát ch ặ t ch ẽ , tr ở nên thu ậ n ti ệ n, nhanh chóng và minh b ạ ch hơn - Đ ả m b ả o đư ợ c các nghi ệ p v ụ t ổ ng h ợ p riêng bi ệ t c ủ a ngành k ế toán Đ Ạ I H Ọ C ĐÀ N Ẵ NG TRƯ Ờ NG Đ Ạ I H Ọ C BÁCH KHOA KHOA CÔNG NGH Ệ THÔNG TIN C Ộ NG HÒA XÃ HÔI CH Ủ NGHĨA VI Ệ T NAM Đ ộ c l ậ p - T ự do - H ạ nh phúc NHI Ệ M V Ụ Đ Ồ ÁN T Ố T NGHI Ệ P H ọ tên sinh viên: Võ Như Hoàn S ố th ẻ sinh viên: 102150098 L ớ p : 15T2 Khoa: Công Ngh ệ Thông Tin Ngành: An Toàn Thông Tin 1 Đ ề tài : Xây d ự ng phân h ệ K ế toán trong h ệ th ố ng ERP c ủ a doanh nghi ệ p Thành Vinh 2 Đ ề tài thu ộ c di ệ n: ☐ Có ký k ế t th ỏ a thu ậ n s ở h ữ u trí tu ệ đ ố i v ớ i k ế t qu ả th ự c hi ệ n 3 Các s ố li ệ u và d ữ li ệ u ban đ ầ u: …………………………………… …………………………………………… …… …………………………………………………………………………………………… ………………………………… … ……………………… ……………………… N ộ i dung các ph ầ n thuy ế t minh và tính toán: … ……………………………………………………………………………………… … ……………………… ……………………………………………………………… … ……………………………………………………………………………………… … ……………………………………………………………………………………… … ……………………………………………………………………………………… 4 Các b ả n v ẽ , đ ồ th ị ( ghi rõ các lo ạ i và kích thư ớ c b ả n v ẽ ): … ……………………………………………………………………………………… … ……………………………………………………………………………………… … ……………………………………………………………………………………… … ……………………………………………………………………………………… 5 H ọ tên ngư ờ i hư ớ ng d ẫ n: Ph ầ n/ N ộ i dung: 6 Ngày giao nhi ệ m v ụ đ ồ án: …… /…… /201 9 7 Ngày hoàn thành đ ồ án: …… /…… /201 9 Đà N ẵ ng, ngày tháng 12 năm 201 9 Trư ở ng B ộ môn ……………………… Ngư ờ i hư ớ ng d ẫ n I L Ờ I NÓI Đ Ầ U Trong su ố t th ờ i gian th ự c hi ệ n và hoàn thành đ ồ án này, em đã nh ậ n đư ợ c s ự giúp đ ỡ và hư ớ ng d ẫ n t ậ n tình c ủ a các Th ầ y, các Cô và các b ạ n trong Khoa Công ngh ệ Thông tin Trư ờ ng Đ ạ i h ọ c Bách khoa - Đ ạ i h ọ c Đà N ẵ ng Em xin g ử i l ờ i c ả m ơn chân thành và sâu s ắ c t ớ i các Th ầ y Cô trong Khoa đã gi ả ng d ạ y và truy ề n đ ạ t nh ữ ng ki ế n th ứ c c ầ n thi ế t, nh ữ ng kinh nghi ệ m quý báu cho chúng em có th ể th ự c h i ệ n đ ồ án này Trư ớ c tiên, em xin chân thành c ả m ơn th ầ y giáo T h S Nguy ễ n Th ế Xuân Ly gi ả ng viên khoa công ngh ệ thông tin – Trư ờ ng Đ ạ i H ọ c Bách Khoa Đà N ẵ ng đã ch ỉ b ả o t ậ n tình, giúp đ ỡ em trong su ố t quá trình h ọ c t ậ p và th ự c hi ệ n đ ề tài này Th ứ hai, em xi n chân thành c ả m ơn Công ty c ổ ph ầ n BYS đã t ạ o đi ề u ki ệ n giúp đ ỡ em trong quá trình th ự c t ậ p cũng như h ỗ tr ợ t ố i đa đ ể em có th ể hoàn thành đ ồ án này M ặ c dù đã có c ố g ắ ng hoàn thi ệ n đ ồ án trong ph ạ m vi và kh ả năng cho phép nhưng không tránh kh ỏ i nh ữ ng th i ế u sót, r ấ t mong nh ậ n đư ợ c s ự ý ki ế n đóng góp, nh ậ n xét đánh giá c ủ a quý Th ầ y Cô Em chân thành c ả m ơn! II LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan: 1 N ộ i dung trong đ ồ án này là do tôi th ự c hi ệ n dư ớ i s ự hư ớ ng d ẫ n tr ự c ti ế p c ủ a th ầ y T h S Nguy ễ n Th ế Xuân Ly, cùng v ớ i s ự h ỗ tr ợ t ừ Công ty c ổ ph ầ n BYS 2 Các tham kh ả o dùng trong đ ồ án đ ề u đư ợ c trích d ẫ n rõ ràng tên tác gi ả , tên công trình, th ờ i gian, đ ị a đi ể m công b ố 3 N ế u có nh ữ ng sao chép không h ợ p l ệ , vi ph ạ m, tôi xin ch ị u hoàn toàn trách nhi ệ m Sinh viên th ự c hi ệ n Võ Như Hoàn iii M Ụ C L Ụ C NH Ậ N XÉT PH Ả N BI Ệ N Đ Ồ ÁN T Ố T NGHI Ệ P TÓM T Ắ T Đ Ồ ÁN L Ờ I NÓI Đ Ầ U I L Ờ I CAM ĐOAN II M Ụ C L Ụ C III DANH M Ụ C HÌNH Ả NH VI DANH M Ụ C B Ả NG BI Ể U VIII L Ờ I M Ở Đ Ầ U 1 CHƯƠNG 2: T Ổ NG QUAN Đ Ề TÀI 3 1 1 Gi ớ i thi ệ u đ ề tài 3 1 2 M ụ c tiêu c ủ a đ ề tài 4 1 3 Xác đ ị nh ph ạ m vi th ự c hi ệ n 4 1 4 Xác đ ị nh ph ạ m vi c ủ a đ ề tài 5 1 5 Gi ả i pháp th ự c hi ệ n 5 1 6 Gi ớ i thi ệ u v ề h ệ th ố ng ERP 5 1 6 1 ERP là gì? 5 1 6 2 Nh ữ ng l ợ i ích mà ERP mang l ạ i cho doanh nghi ệ p 6 1 6 3 M ộ t s ố h ệ th ố ng ERP hi ệ n nay 6 1 7 Gi ớ i thi ệ u t ổ ng quan v ề K ế toán trong doanh nghi ệ p Thành Vinh 7 1 7 1 Quy trình qu ả n lý công n ợ ph ả i tr ả 8 1 7 2 Quy trình qu ả n lý công n ợ ph ả i thu 9 1 7 3 Quy trình qu ả n lý T ạ m ứ ng 10 iv 1 7 4 Quy trình qu ả n lý Tài s ả n c ố đ ị nh 12 1 7 5 Quy trình qu ả n lý Công c ụ d ụ ng c ụ 14 CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH VÀ THI Ế T K Ế H Ệ TH Ố NG 16 2 1 Kh ả o sát th ự c t ế 16 2 2 Mô t ả bài toán 17 2 3 Các lo ạ i yêu c ầ u 18 2 3 1 Yêu c ầ u nghi ệ p v ụ 18 2 3 2 Yêu c ầ u ngư ờ i dùng 18 2 3 3 Y êu c ầ u c ủ a phân h ệ k ế toán trong h ệ th ố ng 18 2 4 Sơ đ ồ ng ữ c ả nh 19 2 5 Sơ đ ồ phân rã ch ứ c năng 19 2 6 Mô hình Use Case 21 2 6 1 Sơ đ ồ Use Case t ổ ng quát 21 2 6 2 Sơ đ ồ Use Case Nhân viên k ế toán tài s ả n 23 2 6 3 Sơ đ ồ Use Case Nhân viên k ế toán công n ợ 24 2 6 4 Sơ đ ồ Use Case Nhân viên k ế toán thanh toán 25 2 6 5 Sơ đ ồ Use Case K ế toán trư ở ng 26 2 6 6 Sơ đ ồ Use Case Admin 26 2 7 Sơ đ ồ ho ạ t đ ộ ng (Activity Diagram): 27 2 8 Thiết kế cơ sở d ữ liệu: 32 2 8 1 Quy t ắ c đ ặ t tên 32 2 8 2 Mô t ả m ộ t s ố b ả ng d ữ li ệ u chính trong phân h ệ K ế toán 32 CHƯƠNG 4: TRI Ể N KHAI XÂY D Ự NG H Ệ TH Ố NG 51 3 1 Tri ể n khai xây d ự ng h ệ th ố ng 51 3 1 1 Các công c ụ đ ể xây d ự ng h ệ th ố ng 51 3 1 2 Ki ế n trúc h ệ th ố ng 51 3 1 3 Ki ể m th ử h ệ th ố ng 52 v 3 2 M ộ t s ố k ế t qu ả đ ạ t đư ợ c 53 CHƯƠNG 5: K Ế T LU Ậ N 64 4 1 K ế t qu ả đ ạ t đư ợ c 64 4 2 H ạ n ch ế c ủ a ứ ng d ụ ng 64 4 3 Hư ớ ng phát tri ể n trong tương lai 65 TÀI LI Ệ U THAM KH Ả O 66 PH Ụ L Ụ C 67 VI DANH M Ụ C HÌNH Ả NH Hình 1 1 T ổ ng quan v ề ERP 5 Hình 1 2 Các thành ph ầ n c ủ a phân h ệ K ế toán trong ERP 7 Hình 1 3 Quy trình công n ợ ph ả i tr ả 8 Hình 1 4 Quy trình công n ợ ph ả i thu 9 Hình 1 5 Quy trình t ạ m ứ ng 10 Hình 1 6 Quy trình qu ả n lý Tài s ả n c ố đ ị nh 12 Hình 1 7 Quy trình qu ả n lý Công c ụ d ụ ng c ụ 14 Hình 2 1 Sơ đ ồ ng ữ c ả nh phân h ệ K ế toán 19 Hình 2 2 Sơ đ ồ phân rã ch ứ c năng 20 Hình 2 3 Sơ đ ồ use case t ổ ng quát 21 Hình 2 4 Sơ đ ồ use case nhân viên k ế toán tài s ả n 23 Hình 2 5 Sơ đ ồ use case nhân viên k ế toán công n ợ 24 Hình 2 6 Sơ đ ồ use case nhân viên k ế toán thanh toán 25 Hình 2 7 Sơ đ ồ use case K ế toán trư ở ng 26 Hình 2 8 Sơ đ ồ use case Admin h ệ th ố ng 26 Hình 2 9 Sơ đ ồ ho ạ t đ ộ ng ch ứ c năng đăng nh ậ p 27 Hình 2 10 Sơ đ ồ ho ạ t đ ộ ng ch ứ c năng qu ả n lý đơn bán hàng 27 Hình 2 11 Sơ đ ồ ho ạ t đ ộ ng ch ứ c năng qu ả n lý hóa đơn bán hàng 28 Hình 2 12 Sơ đ ồ ho ạ t đ ộ ng ch ứ c năng qu ả n lý ngư ờ i dùng 28 Hình 2 13 Sơ đ ồ ho ạ t đ ộ ng ch ứ c năng phân qu y ề n h ệ th ố ng 29 Hình 2 14 Sơ đ ồ ho ạ t đ ộ ng ch ứ c năng t ạ o m ớ i 29 Hình 2 15 Sơ đ ồ ho ạ t đ ộ ng ch ứ c năng ch ỉ nh s ử a 30 Hình 2 16 Sơ đ ồ ho ạ t đ ộ ng ch ứ c năng duy ệ t 30 Hình 2 17 Sơ đ ồ ho ạ t đ ộ ng ch ứ c năng post s ổ 31 Hình 2 18 Sơ đ ồ ho ạ t đ ộ ng ch ứ c năng Unpost s ổ 31 Hình 3 1 Màn hình đăng nh ậ p h ệ th ố ng 53 Hình 3 2 Màn hình trang ch ủ h ệ th ố ng 53 Hình 3 3 Qu ả n lý danh m ụ c tài kho ả n 54 Hình 3 4 C ấ u hình lo ạ i ch ứ ng t ừ 54 Hình 3 5 Qu ả n lý đơn bán hàng 55 Hình 3 6 Qu ả n lý hóa đơn bán hàng 55 Hình 3 7 C ấ n tr ừ phi ế u thu 56 VII Hình 3 8 Phân b ổ ti ề n cho hóa đơn bán hàng 56 Hình 3 9 Đ ề ngh ị thu ti ề n 57 Hình 3 10 Thu ti ề n khách hàng 57 Hình 3 11 Phi ế u chi 58 Hình 3 12 Phi ế u thu 58 Hình 3 13 T ạ m ứ ng 59 Hình 3 14 Phi ế u hoàn ứ ng 59 Hình 3 15 Báo có ngân hàng 60 Hình 3 16 Báo n ợ ngân hàng 60 Hình 3 17 Tài s ả n c ố đ ị nh 61 Hình 3 18 Công c ụ d ụ ng c ụ 61 Hình 3 19 Phi ế u k ế toán 62 Hình 3 20 Bù tr ừ công n ợ trên ch ứ ng t ừ 62 Hình 3 21 Nghi ệ p v ụ t ổ ng h ợ p (Kh ấ u hao tài s ả n) 63 Hình 3 22 Hóa đơn đi ệ n t ử 63 VIII DANH M Ụ C B Ả NG BI Ể U B ả ng 1 1 Các bư ớ c th ự c hi ệ n quy trình công n ợ ph ả i tr ả 8 B ả ng 1 2 Các bư ớ c th ự c hi ệ n quy trình công n ợ ph ả i thu 9 B ả ng 1 3 Các bư ớ c th ự c hi ệ n quy trình qu ả n lý T ạ m ứ ng 10 B ả ng 1 4 Các bư ớ c th ự c hi ệ n quy trình qu ả n lý Tài s ả n c ố đ ị nh 12 B ả ng 1 5 Các bư ớ c th ự c hi ệ n quy trì nh qu ả n lý Công c ụ d ụ ng c ụ 14 B ả ng 2 1 Mô t ả chi ti ế t sơ đ ồ Use case t ổ ng quát 22 B ả ng 2 2 ADUserGroup s (Nhóm ngư ờ i dùng) 32 B ả ng 2 3 ADUsers (Ngư ờ i dùng) 33 B ả ng 2 4 HREmployee s (Nhân viên) 33 B ả ng 2 5 ARCustomer s (Khách hàng) 34 B ả ng 2 6 APSuppliers (Nhà cung c ấ p) 34 B ả ng 2 7 ICProducts (S ả n ph ẩ m) 35 B ả ng 2 8 ACAccounts (Danh m ụ c tài kho ả n) 36 B ả ng 2 9 ACDocumentTypes (Lo ạ i ch ứ ng t ừ ) 36 B ả ng 2 10 AC Entry Type s (Lo ạ i bút toán) 36 B ả ng 2 11 GECurrencyUnits (Lo ạ i ti ề n t ệ ) 36 B ả ng 2 12 CSCashFunds (Qu ỹ ti ề n m ặ t) 37 B ả ng 2 13 CSCompanyBank s (Ngân hàng) 37 B ả ng 2 14 APPaymentVoucher s (Phi ế u chi) 37 B ả ng 2 15 APPaymentVoucherItem s (Item phi ế u chi) 38 B ả ng 2 16 ARReceiptVoucher s (Phi ế u thu) 38 B ả ng 2 17 ARReceiptVoucherItem s (Item phi ế u thu) 39 B ả ng 2 18 ACBankTransaction s (Báo n ợ / Báo có ngân hàng) 39 B ả ng 2 19 ACBankTransaction Items (Item báo n ợ / báo có) 40 B ả ng 2 20 HRAdvanceRequest s (T ạ m ứ ng) 40 B ả ng 2 21 HRAdvanceRequestItem s (Item t ạ m ứ ng) 41 B ả ng 2 22 HRAdvanceRefund s (Phi ế u hoàn ứ ng) 41 B ả ng 2 23 HRAdvanceRefundItemInvoice s (Item hóa đơn c ủ a Phi ế u hoàn ứ ng) 42 B ả ng 2 24 HRAdvanceRefundItemRequest s (Item t ạ m ứ ng c ủ a Phi ế u hoàn ứ ng) 42 B ả ng 2 25 ARSaleOrder s (Đơn bán hàng) 43 B ả ng 2 26 ARSaleOrderItem s (Item đơn bán hàng) 44 B ả ng 2 27 ARInvoice s (Hóa đơn bán hàng) 45 B ả ng 2 28 ARInvoiceItem s (Item hóa đơn bán hàng) 46 B ả ng 2 29 ARPaymentProposal s (Đ ề ngh ị thu ti ề n) 47 B ả ng 2 30 ARPaymentProposal Items (Item đ ề ngh ị thu ti ề n) 47 B ả ng 2 31 ARClearingDetail s (C ấ n tr ừ phi ế u thu) 48 IX B ả ng 2 32 ARCustomerPayment s (Thu ti ề n khách hàng) 48 B ả ng 2 33 ARCustomerPaymentTimePayment s (Item thu ti ề n khách hàng) 48 B ả ng 2 34 ARClearInvoice s (Phân b ổ ti ề n hóa đơn bán hàng) 49 B ả ng 2 35 ARClearInvoiceInvoices (Item hóa đơn Phân b ổ ti ề n) 49 B ả ng 2 36 ARClearInvoiceDocument s (It em ch ứ ng t ừ c ủ a Phân b ổ ti ề n hóa đơn) 50 Đ ề tài : Xây d ự ng Phân h ệ K ế toán trong ER P GVHD: ThS Nguy ễ n Th ế Xuân Ly S VTH : Võ Như Hoàn Trang 1 L Ờ I M Ở Đ Ầ U Thành l ậ p t ạ i Vi ệ t Nam năm 2010, Công ty c ổ ph ầ n BYS chuyên cung c ấ p d ị ch v ụ tư v ấ n tri ể n khai gi ả i pháp Qu ả n lý t ổ ng th ể doanh nghi ệ p (ERP) Đư ợ c thành l ậ p b ở i các chuyên gia nhi ề u kinh nghi ệ m trong lĩnh v ự c Công ngh ệ thông tin & T ư v ấ n tri ể n khai ERP có nhi ề u năm làm vi ệ c t ạ i Đ ứ c và Úc, c ộ ng v ớ i s ự h ỗ tr ợ v ề công ngh ệ , đào t ạ o và chuy ể n giao gi ả i pháp t ừ Nhà cung c ấ p gi ả i pháp ERP c ủ a nư ớ c ngoài V ớ i l ợ i th ế đó, đ ộ i ngũ nhân viên BYS luôn không ng ừ ng n ỗ l ự c, sáng t ạ o và nâng cao ch ấ t lư ợ ng gi ả i pháp nh ằ m xây d ự ng m ộ t gi ả i pháp ERP c ủ a ngư ờ i Vi ệ t v ớ i s ứ m ệ nh: “ Tôn tr ọ ng và cam k ế t mang đ ế n cho khách hàng gi ả i pháp qu ả n lý t ố t nh ấ t v ớ i chi phí h ợ p lý Đ ồ ng th ờ i, xây d ự ng m ố i quan h ệ tin c ậ y, uy tín, h ợ p tác cùng phát tri ể n v ớ i các đ ố i tác trong lĩnh v ự c Công ngh ệ thông tin ” Th à nh Vinh l à công ty h à ng đ ầ u Vi ệ t Nam chuyên v ề thi ế t k ế , s ả n xu ấ t đ ồ g ỗ , trang trí n ộ i th ấ t, thi công h ệ th ố ng đi ệ n, m ạ ng, l ạ nh và xây d ự ng đư ợ c th à nh l ậ p ngày 04/02/1992 Hơn 22 năm kinh nghi ệ m l à nh à tiên phong trong ng à nh trang tr í n ộ i th ấ t, v ớ i 2 showroom trưng bày đa d ạ ng các s ả n ph ẩ m ph ụ c v ụ cho nhi ề u đ ố i tư ợ ng và 1 nhà xư ở ng t ạ i TP HCM, cùng đ ộ i ngũ nhân viên chuyên nghi ệ p và thân thi ệ n Sau th ờ i gian tìm hi ể u, Ban giám đ ố c Thành Vinh quy ế t đ ị nh ký k ế t v ớ i Côn g ty CP BYS d ự án: “Tư v ấ n & tri ể n khai Gi ả i pháp qu ả n lý BYS ERP”, d ự án đư ợ c Kick off vào ngày 17/01/2019 v ớ i mô hình BYS WOOD - Gi ả i pháp qu ả n lý t ổ ng th ể và chuyên sâu nh ằ m đáp ứ ng yêu c ầ u qu ả n lý c ủ a các doanh nghi ệ p t ừ S Ả N XU Ấ T, GIA CÔNG đ ế n THI Ế T K Ế , PHÂN PH Ố I, BÁN L Ẻ , THI CÔNG N Ộ I NGO Ạ I TH Ấ T Qua th ờ i gian hơn 1 năm h ọ c t ậ p và làm vi ệ c trong môi trư ờ ng chuyên nghi ệ p t ạ i công ty BYS, em đã đư ợ c các anh ch ị t ạ i đây truy ề n đ ạ t nh ữ ng ki ế n th ứ c v ề ERP như: các nghi ệ p v ụ c ủ a quy trình mua bán hàng, nghi ệ p v ụ k ế toán cơ b ả n, các ki ế n th ứ c v ề ERP đ ặ c thù c ủ a ngành g ỗ … bên c ạ nh đó em còn đư ợ c tìm hi ể u và s ử d ụ ng các b ộ công c ụ phát tri ể n c ủ a công ty, tham gia th ả o lu ậ n, phân tích và đưa ra các gi ả i pháp nh ằ m đáp ứ ng yêu c ầ u c ủ a khách hàng Sau th ờ i gian dài đ ư ợ c trau d ồ i ki ế n th ứ c và tr ả i qua các bài ki ể m tra năng l ự c ở công ty, em đã đư ợ c tham gia vào đ ộ i ngũ phát tri ể n d ự án “Tư v ấ n & tri ể n khai Gi ả i pháp qu ả n lý BYS ERP cho doanh nghi ệ p Thành Vinh ” C ụ th ể , trong d ự án này, em đư ợ c phân công đ ả m nhi ệ m công vi ệ c xây d ự ng và phát tri ể n phân h ệ K ế toán Đây là m ộ t phân h ệ r ấ t quan tr ọ ng trong d ự án ERP , vì nó qu ả n lý toàn b ộ các giao d ị ch c ủ a m ộ t công ty, cũng như nh ữ ng bi ế n chuy ể n v ề tài chính, n ề n móng đ ể có th ể xây d ự ng nh ữ ng báo cáo th ố ng kê nh ằ m có cái nhìn t ổ ng quan và chính xác v ề tình hình kinh doanh c ủ a m ộ t doanh nghi ệ p Đ ề tài : Xây d ự ng Phân h ệ K ế toán trong ER P GVHD: ThS Nguy ễ n Th ế Xuân Ly S VTH : Võ Như Hoàn Trang 2 Qua s ự th ố ng nh ấ t h ỗ tr ợ gi ữ a công ty BYS v ớ i cá nhân em, trong báo cáo này em xin trình bày v ề nh ữ ng v ấ n đ ề mà em đã tham gia t ạ i công ty, c ụ th ể là các quy trình trong phân h ệ k ế t oán Nh ữ ng thành ph ầ n đư ợ c trình bày trong báo cáo chưa ph ả i là toàn b ộ phân h ệ k ế toán mà ch ỉ là nh ữ ng ph ầ n nh ỏ trong phân h ệ , là n ề n móng cơ s ở đ ể phát tri ể n h ệ th ố ng báo cáo m ộ t cách chính xác và tr ự c quan nh ấ t Báo cáo g ồ m có 4 chương: Chương 1: “ T ổ ng quan đ ề tài ”: M ô t ả t ổ ng quan v ề phân h ệ K ế toán trong h ệ th ố ng ERP , m ụ c tiêu và ph ạ m vi th ự c hi ệ n c ủ a đ ề tài đ ể đáp ứ ng nh ữ ng yêu c ầ u đ ặ t ra c ủ a doanh nghi ệ p Chương 2 : “Phân tích và thi ế t k ế h ệ th ố ng”: D ự a vào nh ữ ng nghi ệ p v ụ cơ b ả n c ủ a K ế toán cũng như quá trình kh ả o sát th ự c t ế ở doanh nghi ệ p, ti ế n hành p hân tích nghi ệ p v ụ , ch ỉ rõ các yêu c ầ u c ủ a h ệ th ố ng Chương 3 : “ Tri ể n khai xây d ự ng h ệ th ố ng ”: Gi ớ i thi ệ u các công c ụ áp d ụ ng, gi ớ i thi ệ u giao di ệ n các quy trình đã th ự c hi ệ n đư ợ c Chương 4 : “K ế t lu ậ n” : Nêu rõ k ế t qu ả mà s ả n ph ẩ m đ ạ t đư ợ c là gì, đi ề u gì chưa gi ả i quy ế t đư ợ c, hư ớ ng phát tri ể n c ủ a s ả n ph ẩ m trong tương lai Đ ề tài : Xây d ự ng Phân h ệ K ế toán trong ER P GVHD: ThS Nguy ễ n Th ế Xuân Ly S VTH : Võ Như Hoàn Trang 3 CHƯƠNG 1: T Ổ NG QUAN Đ Ề TÀI 1 1 Gi ớ i thi ệ u đ ề tài D ự án “Tư v ấ n & tri ể n khai Gi ả i pháp qu ả n lý BYS ERP cho doanh nghi ệ p Thành Vinh” đư ợ c xây d ự ng d ự a trên BYS WOOD – gi ả i pháp qu ả n lý t ổ ng th ể và chuyên sâu nh ằ m đáp ứ ng yêu c ầ u qu ả n lý c ủ a các doanh nghi ệ p t ừ s ả n xu ấ t, gia công đ ế n thi ế t k ế , phân ph ố i, bán l ẻ , thi công n ộ i ngo ạ i th ấ t v ớ i mô hình h ệ th ố ng áp d ụ ng như sau: - Qu ả n lý Giao nh ậ n và l ắ p đ ặ t ( Mobile App) - Qu ả n lý Nhân s ự - Ch ấ m công tính lương ( Mobile App) - Qu ả n lý K ế toán - Tài Chính - Giá thành d ự án - Qu ả n lý Bán hàng (d ự án) - Qu ả n lý Mua hàng - Qu ả n lý kho & hàng t ồ n kho (Mobile App) - Qu ả n lý K ế ho ạ ch s ả n xu ấ t - Qu ả n l ý l ệ nh s ả n xu ấ t - Qu ả n lý Năng su ấ t và Mobile App th ố ng kê s ả n xu ấ t Trong báo cáo đ ồ án t ố t nghi ệ p này, em xin trình bày ph ầ n Qu ả n lý K ế toán – Tài chính (Phân h ệ k ế toán) – là phân h ệ mà em đ ả m nh ậ n tr ự c ti ế p trong d ự án này Vì gi ớ i h ạ n th ờ i gian th ự c hi ệ n đ ồ án cũng như ti ế n đ ộ th ự c t ế c ủ a d ự án nên em xin phép ch ỉ gi ớ i thi ệ u các ph ầ n cơ b ả n c ủ a phân h ệ k ế toán, bao g ồ m: 1 K ế toán qu ỹ - ngân sách : qu ả n lý các kho ả n thu, kho ả n chi, báo n ợ , báo có, theo dõi vi ệ c qu ả n lý các qu ỹ ti ề n m ặ t , tài kho ả n ngân hàng, tình hình nh ậ n n ợ và tr ả n ợ vay ngân hàng c ủ a doanh nghi ệ p 2 K ế toán công n ợ ph ả i thu : theo dõi chi ti ế t các kho ả n n ợ ph ả i thu t ừ khách hàng 3 K ế toán công n ợ ph ả i tr ả : theo dõi chi ti ế t các kho ả n n ợ ph ả i tr ả cho nhà cung c ấ p trong quá trình mua hàng 4 K ế toán tài s ả n c ố đ ị nh: qu ả n lý và theo dõi s ố lư ợ ng c ủ a TSCĐ , các chi phí xây d ự ng cơ b ả n d ở dang (CPXDCBDD) c ấ u thành nên tài s ả n, th ự c hi ệ n ch ạ y kh ấ u hao tài s ả n đ ị nh k ỳ 5 K ế toán công c ụ d ụ ng c ụ : qu ả n lý vi ệ c xu ấ t nh ậ p kho , c ấ p CCDC cho các phòng ban, b ộ ph ậ n, cá nhân theo mã đ ị nh danh, ch ạ y phân b ổ CCDC đ ị nh k ỳ 6 K ế toán t ổ ng h ợ p: qu ả n lý và kê khai các hóa đơn giá tr ị gia tăng c ủ a doanh nghi ệ p cho chi c ụ c thu ế , th ự c hi ệ n các nghi ệ p v ụ t ổ ng h ợ p khác Đ ề tài : Xây d ự ng Phân h ệ K ế toán trong ER P GVHD: ThS Nguy ễ n Th ế Xuân Ly S VTH : Võ Như Hoàn Trang 4 1 2 M ụ c tiêu c ủ a đ ề tài Hi ệ n nay t ạ i Vi ệ t Nam có r ấ t nhi ề u h ệ th ố ng qu ả n lý, ho ạ ch đ ị nh ngu ồ n l ự c như Bravo, Oracle, SAP ERP,… đư ợ c các doanh nghi ệ p tri ể n khai Tuy nhiên, đ ể áp d ụ ng đư ợ c các h ệ th ố ng này vào b ộ máy qu ả n lý c ủ a doanh nghi ệ p thì chi phí b ỏ ra không h ề nh ỏ (t ừ 2000 - 5000$ cho user/năm), đây chính là rào c ả n l ớ n đ ể các doanh nghi ệ p ở Vi ệ t Nam có th ể ti ế p c ậ n đư ợ c v ớ i các h ệ th ố ng này Đ ể gi ả i quy ế t bài toán chi phí b ỏ ra cho m ộ t h ệ th ố ng qu ả n lý t ổ ng th ể doanh nghi ệ p nhưng v ẫ n đáp ứ ng đư ợ c nh ữ ng yêu c ầ u cơ b ả n và ho ạ t đ ộ ng hi ệ u qu ả c ủ a m ộ t h ệ th ố ng ERP , ứ ng d ụ ng c ẩ n ph ả i xây d ự ng đư ợ c quy trình th ố ng nh ấ t và rõ ràng, phù h ợ p v ớ i đ ặ c thù c ủ a doanh nghi ệ p, bên c ạ nh đó c ầ n ph ả i có giao di ệ n thân thi ệ n và d ễ s ử d ụ ng đ ể đem l ạ i nh ữ ng tr ả i nghi ệ m th ỏ a mái cho ngư ờ i s ử d ụ ng Riêng phân h ệ K ế toán, c ầ n ph ả i qu ả n lý đ ầ y đ ủ và chính xác các s ố li ệ u liên quan đ ế n công n ợ cũng như tình hình tài chính c ủ a doanh nghi ệ p, th ể hi ệ n tr ự c quan các s ố li ệ u thông qua các báo cáo th ố ng kê đ ể ngư ờ i qu ả n tr ị có cái nhìn t ổ ng quan cũng như làm cơ s ở đ ể khai báo v ớ i các cơ quan qu ả n lý Nhà nư ớ c Trong báo cáo này s ẽ t ậ p trung gi ả i quy ế t v ấ n đ ề c ủ a các lĩ nh v ự c cơ b ả n c ủ a K ế toán như: K ế toán thanh toán (Qu ỹ - ngân hàng ) , qu ả n lý công n ợ mua, qu ả n lý công n ợ bán, qu ả n lý tài s ả n c ố đ ị nh, công c ụ d ụ ng c ụ , k ế toán thu ế (khai báo các hóa đơn VAT v ớ i chi c ụ c thu ế ) cùng m ộ t s ố nghi ệ p v ụ c ủ a k ế toán t ổ ng h ợ p 1 3 Xác đ ị nh ph ạ m vi th ự c hi ệ n H ệ th ố ng đư ợ c xây d ự ng d ự a trên cơ s ở quy trình nghi ệ p v ụ k ế toán c ủ a công ty n ộ i th ấ t Thành Vinh đ ả m b ả o m ộ t s ố yêu c ầ u sau: - Ứ ng d ụ ng đư ợ c xây d ự ng đ ể ch ạ y trong h ệ th ố ng m ạ ng c ủ a công ty v ớ i h ệ đi ề u hành Windows - Ứ ng d ụ ng xây d ự ng đư ợ c xây d ự ng g ồ m hai l ớ p: l ớ p ngư ờ i dùng ( user), l ớ p ngư ờ i qu ả n lý (admin) L ớ p ngư ờ i dùng s ẽ đư ợ c ngư ờ i qu ả n lý phân quy ề n đ ể có th ể s ử d ụ ng các module khác nhau tùy thu ộ c vào nhi ệ m v ụ cũng như c ấ p b ậ c c ủ a ngư ờ i dùng đó - Đ ể đ ả m b ả o yêu c ầ u b ả o m ậ t c ủ a doanh nghi ệ p, ứ ng d ụ ng ch ỉ có th ể dùng đư ợ c khi máy tính c ủ a ngư ờ i dùng truy c ậ p vào m ạ ng n ộ i b ộ c ủ a doanh nghi ệ p - Ứ ng d ụ ng có h ỗ tr ợ ngư ờ i dùng khai báo các hóa đơn VAT v ớ i chi c ụ c thu ế thông qua module Hóa đơn đi ệ n t ử v ớ i đi ề u ki ệ n doanh nghi ệ p ph ả i đăng ký s ử d ụ ng d ị ch v ụ Hóa đơn đi ệ n t ử v ớ i bên th ứ 3, c ụ th ể là BKAV và qu ả n tr ị viên ph ả i cài đ ặ t các thông tin c ầ n thi ế t ở module C ấ u hình hóa đơn đi ệ n t ử Đ ề tài : Xây d ự ng Phân h ệ K ế toán trong ER P GVHD: ThS Nguy ễ n Th ế Xuân Ly S VTH : Võ Như Hoàn Trang 5 1 4 Xác đ ị nh ph ạ m vi c ủ a đ ề tài Đ ố i v ớ i ngư ờ i qu ả n lý (admin) : H ệ th ố ng cung c ấ p cho ngư ờ i qu ả n lý các module đ ể th ự c hi ệ n vi ệ c khai báo và c ấ u hình các thông s ố c ầ n thi ế t cũng như phân quy ề n s ử d ụ ng các module cho ngư ờ i dùng tùy vào nhi ệ m v ụ và c ấ p b ậ c c ủ a ngư ờ i dùng Đ ố i v ớ i ngư ờ i dùng (nhân viên) : Cho phép ngư ờ i s ử d ụ ng các module đã đ ư ợ c phân quy ề n b ở i ngư ờ i qu ả n lý đ ể th ự c hi ệ n các nghi ệ p v ụ đư ợ c phân công 1 5 Gi ả i pháp th ự c hi ệ n - Tìm ki ế m, thu th ậ p tài li ệ u v ề quy trình k ế toán cơ b ả n c ủ a m ộ t doanh nghi ệ p - Kh ả o sát và phân tích quy trình k ế toán t ạ i doanh nghi ệ p Thành Vinh D ự a vào nh ữ ng d ữ li ệ u doanh nghi ệ p cung c ấ p và tài li ệ u kh ả o sát th ự c ti ễ n , t i ế n hành phân tích, xây d ự ng gi ả i pháp cho phân h ệ k ế toán c ủ a công ty Thành Vinh - Xây d ự ng tài li ệ u đ ặ c t ả - Xây d ự ng h ệ th ố ng cơ s ở d ữ li ệ u - Phân tích, thi ế t k ế và xây d ự ng h ệ th ố ng 1 6 Gi ớ i thi ệ u v ề h ệ th ố ng ERP 1 6 1 ERP là gì? ERP (Enterprise Resource Planning) là h ệ th ố ng qu ả n lý ho ạ ch đ ị nh tài nguyên doanh nghi ệ p giúp công ty ho ạ t đ ộ ng hi ệ u qu ả , thúc đ ẩ y quá trình phát tri ể n Ph ầ n m ề m ERP đem đ ế n s ự chuyên nghi ệ p và chu ẩ n hóa các quy trình ho ạ t đ ộ ng cho doanh nghi ệ p Hình 1 1 T ổ ng quan v ề ERP Đ ề tài : Xây d ự ng Phân h ệ K ế toán trong ER P GVHD: ThS Nguy ễ n Th ế Xuân Ly S VTH : Võ Như Hoàn Trang 6 Ph ầ n m ề m ERP là m ộ t mô hình ứ ng d ụ ng công ngh ệ thông tin vào qu ả n lý ho ạ t đ ộ ng kinh doanh, thu th ậ p d ữ li ệ u, lưu tr ữ , phân tích di ễ n gi ả i B ộ tích h ợ p bao g ồ m nhi ề u công c ụ : k ế ho ạ ch s ả n ph ẩ m, chi phí s ả n xu ấ t, k ế toán, ti ế p th ị , bán hàng, mua hàng, qu ả n l ý kho qu ỹ ,… phù h ợ p v ớ i các t ậ p đoàn, công ty l ớ n Thư ờ ng thì trong các doanh nghi ệ p n ế u không s ử d ụ ng ERP , m ỗ i phòng ban s ẽ s ử d ụ ng m ộ t ph ầ n m ề m khác nhau Khi dù ng t ừ ng ph ầ n m ề m m ộ t cách riêng l ẻ như v ậ y , vi ệ c k ế t n ố i các d ữ li ệ u l ạ i v ớ i nhau g ặ p r ấ t nh i ề u khó khăn cũng như không có s ự đ ồ ng b ộ hóa d ữ li ệ u n ộ i b ộ Đ ố i v ớ i d ữ li ệ u l ớ n thì vi ệ c ph ố i h ợ p gi ữ a các b ộ ph ậ n tr ở nên khó khăn hơn và vô cùng t ố n kém H ệ th ố ng ERP s ẽ gom nhóm t ấ t c ả các thành ph ầ n riêng l ẻ l ạ i v ớ i nhau trên m ộ t cơ s ở d ữ li ệ u h ợ p nh ấ t, m ọ i phòng ban đ ề u có th ể truy c ậ p và chia s ẽ d ữ li ệ u cho nhau t ạ o nên m ộ t h ệ th ố ng đ ồ ng b ộ 1 6 2 Nh ữ ng l ợ i ích mà ERP mang l ạ i cho doanh nghi ệ p - Chu ẩ n hóa quy trình ho ạ t đ ộ ng cho doanh nghi ệ p - Ngư ờ i qu ả n lý có th ể ki ể m soát đư ợ c ho ạ t đ ộ ng c ủ a t ấ t c ả các phòng ban nh ằ m ngăn ch ặ n các r ủ i ro có th ể x ả y ra - Ho ạ ch đ ị nh ngu ồ n l ự c, tăng hi ệ u su ấ t ho ạ t đ ộ ng t ổ ng th ể c ủ a doanh nghi ệ p - Gi ả m thi ể u chi phí, tăng doanh thu và l ợ i nhu ậ n - B ả o m ậ t thông tin khách hàng và doanh nghi ệ p 1 6 3 M ộ t s ố h ệ th ố ng ERP hi ệ n nay a) Ph ầ n m ề m ERP đóng gói: là m ộ t lo ạ i ph ầ n m ề m đư ợ c các nhà s ả n xu ấ t đ ầ u tư nghiên c ứ u, t ổ ng h ợ p t ừ r ấ t nhi ề u kh ả o sát nhu c ầ u th ự c t ế các nghi ệ p v ụ ho ặ c m ộ t s ố lĩnh v ự c nào đó c ủ a doanh nghi ệ p T ừ nh ữ ng d ữ li ệ u thu th ậ p đư ợ c k ế t h ợ p v ớ i nh ữ ng chu ẩ n m ự c, nghi ệ p v ụ đ ặ c trưng c ủ a doa nh nghi ệ p, nhà s ả n xu ấ t s ẽ t ậ p h ợ p thành nh ữ ng đi ể m chung và xây d ự ng nên m ộ t mô hình t ổ ng th ể Ph ầ n m ề m ERP đóng gói v ớ i nh ữ ng ch ứ c năng c ố đ ị nh ứ ng d ụ ng cho nhi ề u doanh nghi ệ p ở các lĩnh v ự c khác nhau - Ưu đi ể m: Chi phí h ợ p lý, d ễ s ử d ụ ng, th ờ i gian tri ể n khai nhanh, đư ợ c c ậ p nh ậ t thư ờ ng xuyên d ự a trên phân tích nh ữ ng yêu c ầ u m ớ i c ủ a khách hàng - Như ợ c đi ể m: Không đáp ứ ng đư ợ c hoàn toàn nh ữ ng yêu c ầ u đ ặ c thù c ủ a doanh nghi ệ p, c ủ a ngành Do đó, n h ữ ng công ty có đ ặ c thù quá khác bi ệ t thư ờ ng l ự a ch ọ n s ử d ụ n g ph ầ n m ề m vi ế t theo yêu c ầ u b) Ph ầ n m ề m ERP vi ế t theo yêu c ầ u: là lo ạ i ph ầ n m ề m đư ợ c các nhà s ả n xu ấ t thi ế t k ế , xây d ự ng thích ứ ng nh ữ ng đ ặ c đi ể m , yêu c ầ u đ ặ c thù theo quy trình ho ạ t đ ộ ng mà doanh nghi ệ p đang áp d ụ ng, do chính doanh nghi ệ p đưa ra đ ề xu ấ t phát tri ể n Đ ề tài : Xây d ự ng Phân h ệ K ế toán trong ER P GVHD: ThS Nguy ễ n Th ế Xuân Ly S VTH : Võ Như Hoàn Trang 7 - Ưu đi ể m: Đ áp ứ ng 100% yêu c ầ u c ủ a khách hàng, đ ồ ng th ờ i nh ậ n đư ợ c s ự h ỗ tr ợ chu đáo trong công tác tri ễ n khai, b ả o trì và nâng c ấ p ph ầ n m ề m - Như ợ c đi ể m: Th ờ i gian tri ể n khai lâu hơn và chi phí cao hơn c) Ph ầ n m ề m ERP nư ớ c ngoài: Hi ệ n nay có r ấ t nhi ề u ph ầ n m ề m ERP nư ớ c ngoài đư ợ c s ử d ụ ng r ộ ng rãi t ạ i Vi ệ t Nam có th ể k ể đ ế n như ERP SAP, Oracle ERP, Microsoft Dynamics, Sage ERP - Ưu đi ể m: Q uy trình đư ợ c chu ẩ n hóa và đư ợ c xây d ự ng trên n ề n t ả ng công nghê cao, đã tri ể n khai thành công t ạ i nhi ề u doanh nghi ệ p trên th ế gi ớ i - Như ợ c đi ể m: Chi phí đ ắ t đ ỏ nên các doanh nghi ệ p v ừ a và nh ỏ khó có th ể s ử d ụ ng, bên c ạ nh đó các ph ầ n m ề m ERP này l ạ i không đáp ứ ng đư ợ c các chu ẩ n m ự c K ế toán cũng như đ ặ c thù ho ạ t đ ộ ng c ủ a các doanh nghi ệ p t ạ i Vi ệ t Nam 1 7 Gi ớ i thi ệ u t ổ ng quan v ề K ế toán trong doanh nghi ệ p Thành Vinh Hình 1 2 Các thành ph ầ n c ủ a phân h ệ K ế toán trong ERP V ớ i vai trò là trung tâm lưu tr ữ m ọ i thông tin liên quan đ ế n tài chính k ế toán c ủ a toàn b ộ h ệ th ố ng, phân h ệ k ế toán s ẽ k ế th ừ a thông tin t ừ các phân h ệ khác trong ERP, t ừ đó t ổ ng h ợ p và x ử lý s ố li ệ u đ ể ph ụ c v ụ cho các nghi ệ p v ụ ti ế p theo liên quan đ ế n công n ợ , giá thành, qu ỹ ti ề n ,… c u ố i cùng là đưa ra cái nhìn t ổ ng quan v ề tình hình kinh doan h c ủ a doanh nghi ệ p d ự a trên các báo cáo th ố ng kê Dư ớ i đây là quy trình cơ b ả n c ủ a các thành ph ầ n chính trong phân h ệ K ế toán theo tài li ệ u do doanh nghi ệ p Thành Vinh cung c ấ p, đang đư ợ c áp d ụ ng th ự c t ế t ạ i doanh nghi ệ p : Đ ề tài : Xây d ự ng Phân h ệ K ế toán trong ER P GVHD: ThS Nguy ễ n Th ế Xuân Ly S VTH : Võ Như Hoàn Trang 8 1 7 1 Quy trình qu ả n lý công n ợ ph ả i tr ả Hình 1 3 Quy trình công n ợ ph ả i tr ả B ả ng 1 1 Các bư ớ c th ự c hi ệ n quy trình công n ợ ph ả i tr ả Bư ớ c th ự c hi ệ n Công vi ệ c Ngư ờ i th ự c hi ệ n Mô t ả bư ớ c th ự c hi ệ n Bư ớ c 1 Đ ề ngh ị mua hàng Phòng ban Căn c ứ vào nhu c ầ u các phòng ban, Nhân viên phòng ban l ậ p đ ề ngh ị mua hàng đ ể ph ụ c v ụ công vi ệ c Bư ớ c 2 T ạ o đơn mua hàng Phòng mua hàng Căn c ứ theo Đ ề ngh ị mua hàng d ị ch v ụ đã đư ợ c duy ệ t, Phòng mua hàng l ự a ch ọ n nhà cung c ấ p, g ử i đơn đ ặ t hàng cho nhà cung c ấ p và c ậ p nh ậ t đơn hàng mua vào h ệ th ố ng đ ể theo ti ế n đ ộ mua hàng Bư ớ c 3 Nh ậ p H óa đơn mua hàng K ế toán công n ợ ph ả i tr ả D ự a trên hóa đơn mua hàng do NCC g ử i, k ế toán công n ợ ph ả i tr ả c ậ p nh ậ t hóa đơn và h ạ ch toán k ế toán vào h ệ th ố ng Bư ớ c 4 1 1 T ạ o Đ ề ngh ị thanh toán K ế toán công n ợ ph ả i tr ả Căn c ứ vào đơn hàng, h ợ p đ ồ ng và đi ề u kho ả n thanh toán trên h ợ p đ ồ ng K ế toán công n ợ ph ả i tr ả l ậ p đ ề ngh ị th anh toán trình BGD duy ệ t Bư ớ c 4 1 2 T ạ o phi ế u chi/UNC K ế toán thanh toán Căn c ứ vào DNTT đã duy ệ t, K ế toán thanh toán l ậ p P hi ế u chi, UNC tr ả ti ề n cho NCC Bư ớ c 4 2 T ạ o phi ế u C ấ n tr ừ / Bù tr ừ công n ợ K ế toán công n ợ ph ả i tr ả Căn c ứ vào hóa đơn, tình hình công n ợ c ủ a NCC và các phi ế u chi c ọ c, K ế toán công n ợ ph ả i tr ả th ự c hi ệ n C ấ n tr ừ / Bù tr ừ công n ợ cho hóa đơn mua hàng Bư ớ c 5 Xác nh ậ n th ự c chi Qu ỹ D ự a trên DNTT và Phi ế u chi/UNC, Ch ứ ng t ừ C ấ n tr ừ /Bù tr ừ , Th ủ qu ỹ chi ti ề n ho ặ c chuy ể n kho ả n và xác nh ậ n th ự c chi , xác nh ậ n bù tr ừ sau khi đã hoàn t ấ t Đ ề tài : Xây d ự ng Phân h ệ K ế toán trong ER P GVHD: ThS Nguy ễ n Th ế Xuân Ly S VTH : Võ Như Hoàn Trang 9 1 7 2 Quy trình qu ả n lý công n ợ ph ả i thu Hình 1 4 Quy trình công n ợ ph ả i thu B ả ng 1 2 Các bư ớ c th ự c hi ệ n quy trình công n ợ ph ả i thu Bư ớ c th ự c hi ệ n Công vi ệ c Ngư ờ i th ự c hi ệ n Mô t ả bư ớ c th ự c hi ệ n Bư ớ c 1 Ch ố t báo giá, h ợ p đ ồ ng bán Khách hàng Theo quy trình CRM , nhân viên kinh doanh chăm sóc khách hàng và ch ố t báo giá v ớ i khách hàng Bư ớ c 2 T ạ o đơn bán hàng Kinh doanh Nhân viên kinh doanh d ự a trên h ợ p đ ồ ng và báo giá, c ậ p nh ậ t thông tin đơn hàng đ ể theo dõi ti ế n đ ộ bán hàng Bư ớ c 3 T ạ o H óa đơn bán hàng K ế toán cô ng n ợ ph ả i thu Căn c ứ vào đơn hàng bán, k ế toán công n ợ ph ả i thu l ậ p hóa đơn và h ạ ch toán ghi nh ậ n công n ợ ph ả i thu và doanh thu bán hàng Bư ớ c 4 1 1 T ạ o Đ ề ngh ị thu ti ề n K ế toán công n ợ ph ả i thu Căn c ứ vào đi ề u kho ả n h ợ p đ ồ ng bán , đơn bán hàng ho ặ c hóa đơn bán hàng đ ế n h ạ n thanh toán, k ế toán ph ả i thu l ậ p Đ ề ngh ị thu ti ề n g ử i khách hàng yêu c ầ u thanh toán Bư ớ c 4 1 2 T ạ o phi ế u thu / Gi ấ y báo có K ế toán thanh toán Khi khách hàng tr ả ti ề n, k ế toán thanh toán l ậ p phi ế u thu/Gi ấ y báo có đ ể ghi nh ậ n vi ệ c thu ti ề n khách hàng Bư ớ c 4 2 T ạ o phi ế u C ấ n tr ừ / Bù tr ừ công n ợ K ế toán công n ợ ph ả i thu Căn c ứ vào hóa đơn, tình hình công n ợ c ủ a khách hàng và các phi ế u thu c ọ c, K ế toán công n ợ ph ả i thu th ự c hi ệ n C ấ n tr ừ / Bù tr ừ công n ợ cho hóa đơn bán hàng Bư ớ c 5 Xác nh ậ n th ự c thu Qu ỹ D ự a trên Phi ế u thu , tình hình thu ti ề n th ự c t ế , các Ch ứ ng t ừ C ấ n tr ừ /Bù tr ừ , Th ủ qu ỹ xác nh ậ n th ự c thu , bù tr ừ sau khi đã hoàn t ấ t Đ ề tài : Xây d ự ng Phân h ệ K ế toán trong ER P GVHD: ThS Nguy ễ n Th ế Xuân Ly S VTH : Võ Như Hoàn Trang 10 1 7 3 Quy trình qu ả n lý T ạ m ứ ng Hình 1 5 Quy trình t ạ m ứ ng B ả ng 1 3 Các bư ớ c th ự c hi ệ n quy trình qu ả n lý T ạ m ứ ng Bư ớ c th ự c hi ệ n Công vi ệ c Ngư ờ i th ự c hi ệ n Mô t ả bư ớ c th ự c hi ệ n Bư ớ c 1 1 Đ ề ngh ị t ạ m ứ ng lương Phòng ban Nhân viên căn c ứ theo quy đ ị nh v ề t ạ m ứ ng lương, l ậ p đ ề ngh ị t ạ m ứ ng lương Bư ớ c 1 2 Đ ề ngh ị t ạ m ứ ng công tác, mua hàng Phòng ban Nhân viên đư ợ c giao công vi ệ c đi công tác ho ặ c mua hàng cho công ty Căn c ứ theo quy đ ị nh công tác l ậ p Đ ề ngh ị t ạ m ứ ng Bư ớ c 2 Duy ệ t K ế toán trư ở ng Căn c ứ theo Đ ề ngh ị t ạ m ứ ng và công vi ệ c giao cho nhân viên, K ế toán trư ở ng ho ặ c Ban giám đ ố c d ự a theo quy đ ị nh duy ệ t Đ ề ngh ị t ạ m ứ ng đúng so v ớ i quy đ ị nh Bư ớ c 3 T ạ o Phi ế u chi / UNC K ế toán D ự a theo phi ế u Đ ề ngh ị t ạ m ứ ng đã duy ệ t, K ế toán l ậ p phi ế u chi / UNC và h ạ ch toán k ế toán, in phi ế u chi đ ể BGĐ ho ặ c K ế toán trư ở ng ký duy ệ t và chuy ể n Th ủ qu ỹ th ự c hi ệ n vi ệ c chi ti ề n Đ ề tài : Xây d ự ng Phân h ệ K ế toán trong ER P GVHD: ThS Nguy ễ n Th ế Xuân Ly S VTH : Võ Như Hoàn Trang 11 Bư ớ c 4 Th ự c chi Th ủ qu ỹ D ự a vào Đ ề ngh ị t ạ m ứ ng và Phi ế u chi đã đư ợ c ký duy ệ t , Th ủ qu ỹ th ự c hi ệ n vi ệ c chi ti ề n và xác nh ậ n th ự c chi trên h ệ th ố ng Bư ớ c 5 L ậ p Đ ề ngh ị hoàn ứ ng Phòng ban Căn c ứ vào công vi ệ c đư ợ c giao, t ậ p h ợ p các ch ứ ng t ừ g ố c liên quan đ ế n thanh toán (hóa đơn, vé, Bill bán l ẻ ) t ổ ng h ợ p l ậ p đ ề ngh ị hoàn ứ ng so v ớ i Đ ề ngh ị t ạ m ứ ng trư ớ c đó Bư ớ c 6 Duy ệ t K ế toán trư ở ng Căn c ứ vào Đ ề n gh ị hoàn ứ ng, công vi ệ c đư ợ c giao c ủ a nhân viên đã hoàn thành và theo quy đ ị nh c ủ a công ty th ự c hi ệ n vi ệ c Duy ệ t ch ứ ng t ừ trên h ệ th ố ng Bư ớ c 7 H ạ ch toán k ế toán K ế toán D ự a vào Đ ề ngh ị hoàn ứ ng đã duy ệ t c ậ p nh ậ t thông tin đ ể h ạ ch toán k ế toán và ki ể m tra p h ầ n chênh l ệ ch: - + S ử d ụ ng không h ế t thì thu l ạ i ph ầ n ti ề n dư + Chi thêm n ế u s ử d ụ ng vư ợ t quá s ố ti ề n đã đư ợ c t ạ m ứ ng Bư ớ c 8 1 Phi ế u thu s ử d ụ ng không h ế t K ế toán Căn c ứ chênh l ệ ch: T ạ m ứ ng l ớ n hơn Hoàn ứ ng: K ế toán l ậ p và in phi ế u thu do không s ử d ụ ng h ế t đ ể K ế toán trư ở ng ký duy ệ t Bư ớ c 8 2 Chi thêm K ế toán Căn c ứ chênh l ệ ch: T ạ m ứ ng nh ỏ hơn Hoàn ứ ng: K ế toán l ậ p và in phi ế u chi đ ể K ế toán trư ở ng ký duy ệ t Bư ớ c 9 Th ự c chi Th ủ qu ỹ Căn c ứ theo ch ứ ng t ừ thu, chi đã ký, Th ủ qu ỹ th ự c hi ệ n vi ệ c thu, chi ti ề n và xác nh ậ n trên h ệ th ố ng Đ ề tài : Xây d ự ng Phân h ệ K ế toán trong ER P GVHD: ThS Nguy ễ n Th ế Xuân Ly S VTH : Võ Như Hoàn Trang 12 1 7 4 Quy trình qu ả n lý Tài s ả n c ố đ ị nh Hình 1 6 Quy trình qu ả n lý Tài s ả n c ố đ ị nh B ả ng 1 4 Các bư ớ c th ự c hi ệ n quy trình qu ả n lý Tài s ả n c ố đ ị nh Bư ớ c th ự c hi ệ n Công vi ệ c Ngư ờ i th ự c hi ệ n Mô t ả bư ớ c th ự c hi ệ n Bư ớ c 1 L ậ p yêu c ầ u mua TSCĐ Phòng ban Các phòng ban căn c ứ vào nhu c ầ u v ề TSCĐ c ầ n dùng đ ể ph ụ c v ụ công vi ệ c l ậ p yêu c ầ u mua TSCĐ trình lên BGD duy ệ t Bư ớ c 2 Duy ệ t mua TSCĐ K ế toán trư ở ng/ B GĐ D ự a trên đ ề xu ấ t yêu c ầ u mua TSCĐ, tình hình ho ạ t đ ộ ng th ự c t ế và quy đ ị nh c ủ a công ty BG Đ duy ệ t yêu c ầ u mua TSCĐ Bư ớ c 3 1 T ạ o mã TSCĐ K ế toán D ự a trên yêu c ầ u mua TSCĐ, đ ố i v ớ i TSCĐ mua v ề s ử d ụ ng không c ầ n ph ả i t ậ p h ợ p nhi ề u chi phí và th ờ i gian dài đ ể hình thành TSCĐ, Nhân viên k ế toán ph ụ trách s ẽ t ạ o mã TSCĐ và thông báo phòng mua hàng mua TSCĐ Bư ớ c 3 2 1 T ạ o mã CPXD DD K ế toán D ự a trên yêu c ầ u TSCĐ, đ ố i v ớ i TSCĐ đư ợ c hình thành lâu dài, c ầ n ph ả i t ậ p h ợ p chi phí trư ớ c khi hình thành TSCĐ, nhân viên k ế toán ph ụ trách s ẽ t ạ o mã Chi phí xây d ự ng d ở dang đ ể t ậ p h ợ p chi phí Đ ề tài : Xây d ự ng Phân h ệ K ế toán trong ER P GVHD: ThS Nguy ễ n Th ế Xuân Ly S VTH : Võ Như Hoàn Trang 13 Bư ớ c 3 2 2 T ậ p h ợ p chi phí phát sinh CPXD DD K ế toán Khi có ch ứ ng t ừ h ạ ch toán liên quan đ ế n chi phí xây d ự ng cơ b ả n d ở dang, K ế toán s ẽ ch ọ n mã CPXDDD đ ể t ổ ng h ợ p chi phí hình th ành nên TSCĐ Bư ớ c 4 Ghi tăng TSCĐ K ế toán Sau khi đ ủ b ộ ch ứ ng t ừ hình thành TSCĐ, K ế toán l ậ p khai báo tăng tài s ả n đ ể b ắ t đ ầ u theo dõi TSCĐ và tính kh ấ u hao, phân b ổ t ừ ng tháng Bư ớ c 5 Đi ề u chuy ể n TSCĐ K ế toán, Phòng thi ế t b ị Trong quá trình s ử d ụ ng, khi TSCĐ có đi ề u chuy ể n t ừ phòng ban này qua phòng ban khác, nhân viên ph ụ trách theo dõi TSCĐ s ẽ l ậ p phi ế u đi ề u chuy ể n TSCĐ Bư ớ c 6 Kh ấ u hao TSCĐ K ế toán Cu ố i m ỗ i tháng, k ế toán s ẽ th ự c hi ệ n bút toán ch ạ y kh ấ u hao TSCĐ đ ể ghi nh ậ n kh ấ u hao vào chi phí hàng tháng Bư ớ c 7 L ậ p đ ề xu ấ t thanh lý TSCĐ Phòng ban s ử d ụ ng Khi TSCĐ không còn s ử d ụ ng đư ợ c n ữ a ho ặ c b ị hư h ỏ ng c ầ n ph ả i thanh lý thì các phòng ban s ử d ụ ng đ ề xu ấ t thanh lý TSCĐ Bư ớ c 8 Duy ệ t đ ề xu ấ t K ế toán trư ở ng/ BGĐ Căn c ứ vào yêu c ầ u thanh lý TSCĐ, BG Đ duy ệ t thanh lý theo quy đ ị nh Bư ớ c 9 Ghi gi ả m TSCĐ K ế toán D ự a trên đ ề xu ấ t đư ợ c duy ệ t, k ế toán khai báo gi ả m TSCĐ không theo dõi TSCĐ và h ạ ch toán k ế toán liên quan TSCĐ khai báo gi ả m Bư ớ c 10 Xu ấ t hóa đơn K ế toán TSCĐ đã khai báo gi ả m n ế u bán TSCĐ ra bên ngoài, k ế toán s ẽ xu ấ t hóa đơn và thu ti ề n thanh lý Đ ề tài : Xây d ự ng Phân h ệ K ế toán trong ER P GVHD: ThS Nguy ễ n Th ế Xuân Ly S VTH : Võ Như Hoàn Trang 14 1 7 5 Quy trình qu ả n lý Công c ụ d ụ ng c ụ Hình 1 7 Quy trình qu ả n lý Công c ụ d ụ ng c ụ B ả ng 1 5 Các bư ớ c th ự c hi ệ n quy trình qu ả n lý Công c ụ d ụ ng c ụ Bư ớ c th ự c hi ệ n Công vi ệ c Ngư ờ i th ự c hi ệ n Mô t ả bư ớ c th ự c hi ệ n Bư ớ c 1 L ậ p yêu c ầ u mua CCDC Phòng ban Các phòng ban căn c ứ vào nhu c ầ u v ề CCDC c ầ n dùng đ ể ph ụ c v ụ công vi ệ c l ậ p yêu c ầ u mua CCDC trình lên BGD duy ệ t Bư ớ c 2 Duy ệ t mua CCDC K ế toán trư ở ng/ BG Đ Căn c ứ theo yêu c ầ u mua CCDC, BG Đ duy ệ t mua CCDC d ự a theo quy đ ị nh và tình hình ho ạ t đ ộ ng Bư ớ c 3 1 1 Quy trình mua hàng Mua hàng Th ự c hi ệ n quy trình mua hàng đ ể mua CCDC vào kho Bư ớ c 3 1 2 T ạ o phi ế u xu ấ t dùng CCDC K ế toán, Phòng thi ế t b ị Phòng thi ế t b ị căn c ứ theo yêu c ầ u đ ề xu ấ t CCDC, c ấ p phát cho ngư ờ i s ử d ụ ng và th ự c hi ệ n xu ấ t kho CCDC Bư ớ c 3 2 H ạ ch toán k ế toán không theo dõi t ồ n kho K ế toán CCDC không theo dõi hàng t ồ n kho, k ế toán h ạ ch toán ghi nh ậ n giá tr ị CCDC Đ ề tài : Xây d ự ng Phân h ệ K ế toán trong ER P GVHD: ThS Nguy ễ n Th ế Xuân Ly S VTH : Võ Như Hoàn Trang 15 Bư ớ c 4 Hình thành CCDC K ế toán K ế toán ph ụ trách s ẽ t ổ ng h ợ p ch ứ ng t ừ , khai báo hình thành CCDC T ạ o mã th ẻ CCDC nh ằ m theo dõi CCDC và phân b ổ vào chi phí hàng tháng Bư ớ c 5 T ạ o phi ế u đi ề u chuy ể n CCDC Phòng thi ế t b ị , k ế toán Khi thay đ ổ i ngư ờ i s ử d ụ ng CCDC, nhân viên ph ụ trách theo dõi th ự c hi ệ n khai báo đi ề u chuy ể n ngư ờ i s ử d ụ ng CCDC Bư ớ c 6 Ch ạ y Phân b ổ CCDC K ế toán Hàng tháng, k ế toán s ẽ ch ạ y phân b ổ CCDC đ ể ghi nh ậ n vào chi phí Bư ớ c 7 L ậ p đ ề xu ấ t thanh lý CCDC Phòng ban Căn c ứ vào các CCDC không còn s ử d ụ ng đư ợ c, nhân viên ph ụ trách báo h ỏ ng , l ậ p đ ề xu ấ t thanh lý công c ụ d ụ ng c ụ Bư ớ c 8 Duy ệ t đ ề xu ấ t thanh lý K ế toán trư ở ng / BGĐ Căn c ứ vào đ ề xu ấ t thanh lý CCDC và tình hình th ự c t ế , BG Đ xét duy ệ t thanh lý theo quy đ ị nh c ủ a doanh nghi ệ p Bư ớ c 9 Ghi gi ả m CCDC K ế toán D ự a trên đ ề xu ấ t đư ợ c duy ệ t, k ế toán khai báo gi ả m CCDC không theo dõi CCDC và h ạ ch toán k ế toán liên quan khai báo gi ả m Bư ớ c 10 Xu ấ t hóa đơn K ế toán N ế u CCDC đư ợ c bán ra ngoài, k ế toán s ẽ xu ấ t hóa đơn bán CCDC và thu ti ề n thanh lý CCDC Đ ề tài : Xây d ự ng Phân h ệ K ế toán trong ER P GVHD: ThS Nguy ễ n Th ế Xuân Ly S VTH : Võ Như Hoàn Trang 16 CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH VÀ THI Ế T K Ế H Ệ TH Ố NG 2 1 Kh ả o sát th ự c t ế Sau khi th ự c hi ệ n kh ả o sát th ự c t ế t ạ i doanh nghi ệ p Thành Vinh , b ộ ph ậ n kh ả o sát khách hàng c ủ a BYS nh ậ n th ấ y r ằ ng đa ph ầ n các quy trình trong phân h ệ k ế toán t ạ i Thành Vinh đư ợ c th ự c hi ệ n trên m ộ t ph ầ n m ề m k ế toán đ ộ c l ậ p v ớ i nh ữ ng phân h ệ khác Phân h ệ k ế toán v ẫ n chưa có s ự liên k ế t ch ặ t ch ẽ v ớ i phân h ệ mua bán hàn g hóa, s ả n xu ấ t, nhân s ự … nên vi ệ c qu ả n lý v ẫ n t ồ n t ạ i nh ữ ng khó khăn, chưa có s ự nh ấ t quán B ứ c tranh t ổ ng quát v ề k ế toán ở doanh nghi ệ p Thành Vinh v ẫ n chưa th ậ t s ự rõ ràng Các quy trình qu ả n lý TSCĐ, qu ả n lý CCDC, qu ả n lý Qu ỹ - ngân sách ho ạ t đ ộ ng khá ổ n đ ị nh do đư ợ c ch ạ y trên ph ầ n m ề m k ế toán riêng bi ệ t (ph ầ n m ề m k ế toán Misa) , tuy nhiên các quy trình khác như qu ả n lý công n ợ mua, công n ợ bán, tính giá thành, h ạ ch toán lương , t ạ m ứ ng mua hàng … v ẫ n còn t ồ n t ạ i nhi ề u v ấ n đ ề do chưa th ể đ ồ ng b ộ hóa v ớ i c ác phân h ệ khác liên quan H ệ th ố ng báo cáo v ẫ n chưa th ậ t s ự đáp ứ ng đ ầ y đ ủ nh ữ ng yêu c ầ u mà đ ộ i ngũ qu ả n lý c ủ a Thành Vinh đ ặ t ra, d ẫ n đ ế n vi ệ c qu ả n lý và ho ạ ch đ ị nh chi ế n lư ợ c phát tri ể n cho doanh nghi ệ p v ẫ n chưa th ậ t s ự hi ệ u qu ả Trong b ố i c ả nh c ụ c Thu ế , chi c ụ c thu ế trên đ ị a bàn thành ph ố H ồ Chí Minh ch ỉ đ ạ o b ắ t bu ộ c tri ể n khai hóa đơn đi ệ n t ử t ừ tháng 05/2019 đ ể phù h ợ p v ớ i l ộ trình b ắ t bu ộ c s ử d ụ ng hóa đơn đi ệ n t ử c ủ a t ấ t c ả các doanh nghi ệ p, t ổ ch ứ c kinh t ế , h ộ , cá nhân kinh doanh t ạ i Ngh ị đ ị nh 119/2 018/NĐ - CP Đây là yêu c ầ u b ắ t bu ộ c tri ể n khai hóa đơn đi ệ n t ử đã đư ợ c nêu rõ t ạ i Ngh ị quy ế t 01/NQ - CP: “ M ở r ộ ng áp d ụ ng hóa đơn đi ệ n t ử , cơ b ả n hoàn thành trong năm 2019 ở Hà N ộ i, thành ph ố H ồ Chí Minh ” Tuy nhiên đ ế n th ờ i đi ể m kh ả o sát (tháng 6 /2019) doanh nghi ệ p Thành Vinh v ẫ n chưa s ử d ụ ng d ị ch v ụ hóa đơn đi ệ n t ử , đây là v ấ n đ ề c ầ n ph ả i đư ợ c gi ả i quy ế t k ị p th ờ i trư ớ c tháng 12 năm 2019 đ ể tu ầ n th ủ đúng ch ỉ đ ạ o c ủ a chi c ụ c Thu ế thành ph ố , đ ồ ng th ờ i ti ế t ki ệ m chi phí và ti ệ n l ợ i cho doanh nghi ệ p trong vi ệ c kê khai thu ế H ệ th ố ng m ạ ng n ộ i b ộ cũng như đư ờ ng truy ề n Internet t ạ i các cơ s ở c ủ a Thành Vinh tương đ ố i t ố t, đáp ứ ng đư ợ c vi ệ c k ế t n ố i qua l ạ i gi ữ a các chi nhánh v ớ i server đ ể đ ả m b ả o vi ệ c đ ồ ng b ộ d ữ li ệ u đư ợ c chính xác Các máy tính trong doanh nghi ệ p đa ph ầ n có c ấ u hình đ ả m b ả o cho vi ệ c cài đ ặ t ph ầ n m ề m Các nhân viên ở phòng k ế toán đã có th ờ i gian ti ế p xúc lâu v ớ i các ph ầ n m ề m k ế toán khác nên vi ệ c thao tác trên ph ầ n m ề m không g ặ p nhi ề u khó khăn Tuy nhiên nhân viên ở các b ộ ph ậ n liên quan khác v ẫ n chưa quen v ớ i vi ệ c s ử d ụ ng ph ầ n m ề m trong quy trình ho ạ t đ ộ ng nên c ầ n có th ờ i gian đ ể đào t ạ o và s ử d ụ ng chính xác và linh ho ạ t các ch ứ c năng đ ể có hi ệ u qu ả t ố t nh ấ t Đ ề tài : Xây d ự ng Phân h ệ K ế toán trong ER P GVHD: ThS Nguy ễ n Th ế Xuân Ly S VTH : Võ Như Hoàn Trang 17 2 2 Mô t ả bài toán Phân h ệ k ế toán trong ERP là m ộ t phân h ệ r ấ t quan tr ọ ng vì ph ầ n l ớ n ho ạ t đ ộ ng c ủ a các b ộ ph ậ n đ ề u liên quan đ ế n k ế toán, đích đ ế n cu ố i cùng c ủ a m ộ t doanh nghi ệ p v ẫ n là doanh thu, l ợ i nhu ậ n K ế toán trong ERP có quy mô r ộ ng hơn và ph ứ c t ạ p hơn so v ớ i m ộ t ph ầ n m ề m k ế toán chuyên d ụ ng, b ở i vì k ế toán trong ERP ph ả i có s ự liên k ế t, k ế th ừ a và đ ồ ng b ộ d ữ li ệ u t ừ các phân h ệ khác đ ể t ạ o thành m ộ t quy trình t ổ ng th ể chu ẩ n m ự c trong doanh nghi ệ p Nh ờ s ự đ ồ ng b ộ và k ế th ừ a qua l ạ i gi ữ a các thành ph ầ n trong ERP mà phân h ệ k ế toán nói chung cũng như các phân h ệ khác nói riêng luôn đư ợ c c ậ p nh ậ t s ố li ệ u thư ờ ng xuyên và đ ồ ng nh ấ t nên s ố li ệ u s ẽ c ự c kì chính xác Đ ể đáp ứ ng đư ợ c yêu c ầ u chung như trên, các thành ph ầ n c ủ a k ế toán trong ERP ph ả i gi ả i quy ế t đư ợ c các v ấ n đ ề c ụ th ể như: - K ế toán công n ợ bán và công n ợ mua: đ ả m b ả o vi ệ c qu ả n lý chính xác và hi ệ u qu ả quá trình thanh toán công n ợ theo hóa đơn, theo đ ố i tư ợ ng thông qua các ch ứ c năng thu chi ti ề n m ặ t, báo n ợ báo có ngân hàng, c ấ n tr ừ và bù tr ừ công n ợ linh ho ạ t V ớ i các tính năng tra c ứ u và các báo cáo chi ti ế t, ngư ờ i qu ả n t r ị có th ể tìm ki ế m nhanh chóng các thông tin công n ợ chi ti ế t c ủ a t ừ ng đ ố i tư ợ ng m ộ t cách chính xác và đưa ra các quy ế t đ ị nh thanh toán nhanh chóng và phù h ợ p, có l ợ i nh ấ t cho doanh nghi ệ p cũng như đ ề xu ấ t các kho ả n thanh toán phù h ợ p cho t ừ ng doanh nghi ệ p và cho t ừ ng khách hàng - K ế toán thanh toán – t ạ m ứ ng: qu ả n lý vi ệ c thanh toán và t ạ m ứ ng m ộ t cách ch ặ t ch ẽ , rõ ràng, chính xác Linh ho ạ t trong vi ệ c thu chi t ạ m ứ ng mua hàng đ ể giúp cho vi ệ c mua hàng nhanh chóng, d ễ dàng, k ị p th ờ i đáp ứ ng nhu c ầ u c ủ a b ộ ph ậ n kinh doanh Xác đ ị nh đư ợ c kho ả n chênh l ệ ch t ỷ giá trong quá trình thanh toán ngo ạ i t ệ nh ằ m xác đ ị nh đư ợ c lãi l ỗ đ ể h ạ ch toán cho phù h ợ p - K ế toán tài s ả n (bao g ồ m TSCĐ và CCDC) qu ả n lý đ ầ y đ ủ , chính xác và ch ặ t ch ẽ s ố lư ợ ng cũng như giá tr ị c ủ a tài s ả n đ ể ch ạ y kh ấ u hao và phân b ổ chi phí cho h ợ p lý - K ế toán giá thành ph ả i ph ố i h ợ p ch ặ t ch ẽ v ớ i quy trình s ả n xu ấ t đ ể tính toán chính xác giá bán cho các s ả n ph ẩ m nh ằ m đ ả m b ả o s ố li ệ u đ ầ u vào cho quy trình bán hàng, giúp cho vi ệ c kinh doanh có hi ệ u qu ả , đem l ạ i l ợ i nhu ậ n - K ế toán t ổ ng h ợ p ph ả i đ ả m b ả o đ ầ y đ ủ và chính xác các ch ứ c năng x ử lý s ố li ệ u cu ố i k ỳ đ ể làm cơ s ở cho các báo cáo th ố ng kê c ủ a h ệ th ố ng - H ệ th ố ng báo cáo ph ả i đ ầ y đ ủ và chính xác nh ằ m giúp cho ban lãnh đ ạ o có cái nhìn t ổ ng quan v ề tình hình ho ạ t đ ộ ng c ủ a doanh nghi ệ p, đ ể đưa ra các chi ế n lư ợ c phát tri ể n cho doanh nghi ệ p trong tương lai Đ ề tài : Xây d ự ng Phân h ệ K ế toán trong ER P GVH

Tiêu đề	Xây Dựng Phân Hệ Kế Toán Trong Hệ Thống ERP Của Doanh Nghiệp Thành Vinh
Tác giả	Võ Như Hoàn
Người hướng dẫn	ThS. Nguyễn Thế Xuân Ly
Trường học	Đại học Đà Nẵng
Chuyên ngành	Công Nghệ Thông Tin
Thể loại	Đồ án tốt nghiệp
Năm xuất bản	2019
Thành phố	Đà Nẵng

Định dạng
Số trang	82
Dung lượng	4,08 MB