XÂY DỰNG PHÂN HỆ KẾ TOÁN TRONG HỆ THỐNG ERP CỦA DOANH NGHIỆP THÀNH VINH

Đ Ạ I H Ọ C ĐÀ N Ẵ NG TRƯ Ờ NG Đ Ạ I H Ọ C BÁCH KHOA KHOA CÔNG NGH Ệ THÔNG TIN Đ Ồ ÁN T Ố T NGHI Ệ P NGÀNH: CÔNG NGH Ệ THÔNG TIN CHUYÊN NGÀNH: AN TOÀN THÔNG TIN Đ Ề TÀI : XÂY D Ự NG PHÂN H Ệ K Ế TOÁN TRONG H Ệ TH Ố NG ERP C Ủ A DOANH NGHI Ệ P THÀNH VINH Ngư ờ i hư ớ ng d ẫ n: T h S NGUY Ễ N TH Ế XUÂN LY Sinh viên th ự c hi ệ n: VÕ NHƯ HOÀN S ố th ẻ sinh viên: 1021 50098 L ớ p: 15T2 Đà N ẵ ng, 12 /2019 VÕ NHƯ HOÀN - XÂY D Ự NG PHÂN H Ệ K Ế TOÁN TRONG H Ệ TH Ố NG ERP C Ủ A DOANH NGHI Ệ P THÀNH VINH - 2019 Đ Ạ I H Ọ C ĐÀ N Ẵ NG TRƯ Ờ NG Đ Ạ I H Ọ C BÁCH KHOA KHOA CÔNG NGH Ệ THÔNG TIN Đ Ồ ÁN T Ố T NGHI Ệ P NGÀNH: CÔNG NGH Ệ THÔNG TIN CHUYÊN NGÀNH: AN TOÀN THÔNG TIN Đ Ề TÀI : XÂY D Ự NG PHÂN H Ệ K Ế TOÁN TRONG H Ệ TH Ố NG ERP C Ủ A DOANH NGHI Ệ P THÀNH VINH Ngư ờ i hư ớ ng d ẫ n: T h S NGUY Ễ N TH Ế XUÂN LY Sinh viên th ự c hi ệ n: VÕ NHƯ HOÀN S ố th ẻ sinh viên: 1021 50098 L ớ p: 15T2 Đà N ẵ ng, 12 /2019 Đ Ạ I H Ọ C ĐÀ N Ẵ NG TRƯ Ờ NG Đ Ạ I H Ọ C BÁCH KHOA KHOA CÔNG NGH Ệ THÔNG TIN C Ộ NG HÒA XÃ H Ộ I CH Ủ NGHĨA VI Ệ T NAM Đ ộ c l ậ p - T ự do - H ạ nh phúc NH Ậ N XÉT Đ Ồ ÁN T Ố T NGHI Ệ P I Thông tin chung: 1 H ọ và tên sinh viên: Võ Như Hoàn 2 L ớ p: 15T2 S ố th ẻ SV: 1021 50098 3 Tên đ ề tài: Xây d ự ng phân h ệ K ế toán trong h ệ th ố ng ERP c ủ a doanh nghi ệ p Thành Vinh 4 Ngư ờ i hư ớ ng d ẫ n: T h S Nguy ễ n Th ế Xuân Ly H ọ c hàm/ h ọ c v ị : Th ạ c s ỹ II Nh ậ n xét đ ồ án t ố t nghi ệ p: 1 V ề tính c ấ p thi ế t, sáng t ạ o và ứ ng d ụ ng c ủ a đ ồ án: (đi ể m đánh giá t ố i đa là 2đ) ……………………………………………………………………………………… …… ………………………………………………………………………………… 2 V ề k ế t qu ả gi ả i quy ế t các n ộ i dung nhi ệ m v ụ yêu c ầ u c ủ a đ ồ án: (đi ể m t ố i đa là 4đ) ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… 3 V ề hình th ứ c, c ấ u trúc, b ố c ụ c c ủ a đ ồ án t ố t nghi ệ p: (đi ể m đánh giá t ố i đa là 2đ) ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… 4 NCKH: (n ế u có bài báo khoa h ọ c ho ặ c ĐATN là đ ề tài NCKH: c ộ ng thêm 1đ) ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… 5 Các t ồ n t ạ i, thi ế u sót c ầ n b ổ sung, ch ỉ nh s ử a: ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… III Tinh th ầ n, thái đ ộ làm vi ệ c c ủ a sinh viên: (đi ể m đánh giá t ố i đa 1đ) ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… IV Đánh giá: 1 Đi ể m đánh giá: /10 2 Đ ề ngh ị : Đư ợ c b ả o v ệ đ ồ án/ B ổ sung thêm đ ể b ả o v ệ / Không đư ợ c b ả o v ệ Đà N ẵ ng, ngày tháng 12 năm 2019 Ngư ờ i hư ớ ng d ẫ n Đ Ạ I H Ọ C ĐÀ N Ẵ NG TRƯ Ờ NG Đ Ạ I H Ọ C BÁCH KHOA KHOA CÔNG NGH Ệ THÔNG TIN C Ộ NG HÒA XÃ H Ộ I CH Ủ NGHĨA VI Ệ T NAM Đ ộ c l ậ p - T ự do - H ạ nh phúc NH Ậ N XÉT PH Ả N BI Ệ N Đ Ồ ÁN T Ố T NGHI Ệ P I Thông tin chung: 1 H ọ và tên sinh viên: Võ Như Hoàn 2 L ớ p: 15T2 S ố th ẻ SV: 102150098 3 Đ ề tài: Xây d ự ng phân h ệ K ế toán trong h ệ th ố ng ERP c ủ a doanh nghi ệ p Thành Vinh 4 Ngư ờ i ph ả n bi ệ n: …… ………………… ……… H ọ c hàm/ h ọ c v ị : …………… II Nh ậ n xét, đánh giá đ ồ án t ố t nghi ệ p: TT Các tiêu chí đánh giá Đi ể m t ố i đa Đi ể m tr ừ Đi ể m còn l ạ i 1 Sinh viên có phương pháp nghiên c ứ u phù h ợ p, gi ả i quy ế t đ ủ nhi ệ m v ụ đ ồ án đư ợ c giao 80 1a - Hi ể u và v ậ n d ụ ng đư ợ c ki ế n th ứ c Toán và khoa h ọ c t ự nhiên trong v ấ n đ ề nghiên c ứ u 15 1b - Hi ể u và v ậ n d ụ ng đư ợ c ki ế n th ứ c cơ s ở và chuyên ngành trong v ấ n đ ề nghiên c ứ u 25 1c - Có k ỹ năng v ậ n d ụ ng thành th ạ o các ph ầ n m ề m mô ph ỏ ng, tính toán trong v ấ n đ ề nghiên c ứ u 10 1d - Có k ỹ năng đ ọ c, hi ể u tài li ệ u b ằ ng ti ế ng nư ớ c ngoài ứ ng d ụ ng trong v ấ n đ ề nghiên c ứ u 10 1e - Có k ỹ năng làm vi ệ c nhóm, k ỹ năng gi ả i quy ế t v ấ n đ ề 10 1f - Đ ề tài có giá tr ị khoa h ọ c, công ngh ệ ; có th ể ứ ng d ụ ng th ự c ti ễ n: 10 2 K ỹ năng vi ế t: 20 2a - B ố c ụ c h ợ p lý, l ậ p lu ậ n rõ ràng, ch ặ t ch ẽ , l ờ i văn súc tích 15 2b - Thuy ế t minh đ ồ án không có l ỗ i chính t ả , in ấ n, đ ị nh d ạ ng 5 3 T ổ ng đi ể m đánh giá: theo thang 100 Quy v ề thang 10 (l ấ y đ ế n 1 s ố l ẻ ) 4 Các t ồ n t ạ i, thi ế u sót c ầ n b ổ sung, ch ỉ nh s ử a: ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… 5 Ý ki ế n khác: ……………………………………………………………………………………… 6 Đ ề ngh ị : Đư ợ c b ả o v ệ đ ồ án/ B ổ sung thêm đ ể b ả o v ệ / Không đư ợ c b ả o v ệ Đà N ẵ ng, ngày tháng 12 năm 2019 Ngư ờ i ph ả n bi ệ n TÓM T Ắ T Đ Ồ ÁN Đ ề tài: Xây d ự ng phân h ệ K ế toán trong h ệ th ố ng ERP c ủ a doanh nghi ệ p Thành Vinh Sinh viên th ự c hi ệ n: Võ Như Hoàn S ố th ẻ SV: 1021 50098 L ớ p: 15 T2 Tóm t ắ t n ộ i dung đ ồ án: Qua th ờ i gian h ọ c t ậ p ở trư ờ ng và th ự c t ậ p hơn 1 năm ở môi ngư ờ i doanh nghi ệ p, em nh ậ n th ấ y quy trình qu ả n lý c ủ a các doanh nghi ệ p Vi ệ t Nam v ẫ n còn quá thô sơ, chưa áp d ụ ng đư ợ c s ự ti ế t b ộ c ủ a khoa h ọ c k ỹ thu ậ t, công ngh ệ thông tin Đ ể góp ph ầ n tăng hi ệ u qu ả công vi ệ c, tăng l ợ i nhu ậ n c ủ a công ty đòi h ỏ i b ộ ph ậ n qu ả n lý ph ả i hi ể u rõ đư ợ c h ọạ t đ ộ n g, tài chính hi ệ n t ạ i c ủ a công ty m ộ t cách nhanh chóng k ị p th ờ i đ ể có th ể đưa ra gi ả i pháp, chi ế n lư ợ t kinh doanh cho phù h ợ p Vì v ậ y, công ngh ệ hóa, chu ẩ n hóa quy trình kinh doanh, t ừ đó xây d ự ng phân h ệ k ế toán hoàn ch ỉ nh, phù h ợ p v ớ i quy đ ị nh c ủ a Nhà n ư ớ c cũng như d ễ d ạ ng trong vi ệ c th ố ng kê tình hình kinh doanh c ủ a doanh nghi ệ p, thu ậ n ti ệ n th ự c hi ệ n nghĩa v ụ khai báo thu ế v ớ i Nhà nư ớ c là nhu c ầ u t ấ t y ế u c ủ a các doanh nghi ệ p hi ệ n nay ERP là m ộ t trong nh ữ ng l ự a ch ọ n c ủ a doanh nghi ệ p v ừ a và l ớ n nh ằ m ho ạ c h đ ị nh đư ợ c ngu ồ n l ự c c ủ a doanh nghi ệ p Trong ph ạ m vi đ ồ án t ố t nghi ệ p, vì th ờ i gian, ngu ồ n l ự c có gi ớ i h ạ n nên em ch ọ n “Phân h ệ K ế toán” trong m ộ t h ệ th ố ng ERP c ủ a doanh nghi ệ p Thành Vinh - FURNITURE đ ể xây d ự ng và phát tri ể n H ệ th ố ng sau khi xây d ự ng xo ng h ứ a h ẹ n s ẽ đáp ứ ng đư ợ c cho các doanh nghi ệ p v ừ a và nh ỏ trong vi ệ c qu ả n lý tình hình k ế toán c ủ a doanh nghi ệ p thông qua các tính năng chính như sau: - Qu ả n lý tình hình tài chính c ủ a doanh nghi ệ p m ộ t cách ch ặ t ch ẽ và chính xác Đ ả m b ả o th ố ng kê đ ầ y đ ủ các ngu ồ n ti ề n và s ự luôn chuy ể n c ủ a dòng ti ề n trong doanh nghi ệ p cũng như v ớ i bên ngoài - Qu ả n lý công n ợ bán và công n ợ mua thông qua 2 s ổ cái công n ợ Vi ệ c qu ả n lý hóa đơn tr ở nên d ễ dàng và chính xác hơn, giúp doanh nghi ệ p linh ho ạ t trong vi ệ c thu chi ti ề n cũng như bù tr ừ công n ợ h ợ p lý, đ ả m b ả o tính chính xác cũng như có cái nhìn tr ự c quan nh ấ t v ề tình hình công n ợ - Qu ả n lý tài s ả n trong doanh nghi ệ p ch ặ t ch ẽ , đ ả m b ả o tính toán chính xác giá tr ị kh ấ u hao c ủ a tài s ả n đ ể có k ế ho ạ ch s ử d ụ ng phù h ợ p, t ránh lãng phí - Khai báo thu ế d ễ dàng v ớ i c ụ c Thu ế nh ờ vi ệ c tích h ợ p d ị ch v ụ Hóa đơn đi ệ n t ử c ủ a BKAV thông qua module Hóa đơn đi ệ n t ử Giúp cho vi ệ c kê khai thu ế c ủ a doanh nghi ệ p đư ợ c ki ể m soát ch ặ t ch ẽ , tr ở nên thu ậ n ti ệ n, nhanh chóng và minh b ạ ch hơn - Đ ả m b ả o đư ợ c các nghi ệ p v ụ t ổ ng h ợ p riêng bi ệ t c ủ a ngành k ế toán Đ Ạ I H Ọ C ĐÀ N Ẵ NG TRƯ Ờ NG Đ Ạ I H Ọ C BÁCH KHOA KHOA CÔNG NGH Ệ THÔNG TIN C Ộ NG HÒA XÃ HÔI CH Ủ NGHĨA VI Ệ T NAM Đ ộ c l ậ p - T ự do - H ạ nh phúc NHI Ệ M V Ụ Đ Ồ ÁN T Ố T NGHI Ệ P H ọ tên sinh viên: Võ Như Hoàn S ố th ẻ sinh viên: 102150098 L ớ p : 15T2 Khoa: Công Ngh ệ Thông Tin Ngành: An Toàn Thông Tin 1 Đ ề tài : Xây d ự ng phân h ệ K ế toán trong h ệ th ố ng ERP c ủ a doanh nghi ệ p Thành Vinh 2 Đ ề tài thu ộ c di ệ n: ☐ Có ký k ế t th ỏ a thu ậ n s ở h ữ u trí tu ệ đ ố i v ớ i k ế t qu ả th ự c hi ệ n 3 Các s ố li ệ u và d ữ li ệ u ban đ ầ u: …………………………………… …………………………………………… …… …………………………………………………………………………………………… ………………………………… … ……………………… ……………………… N ộ i dung các ph ầ n thuy ế t minh và tính toán: … ……………………………………………………………………………………… … ……………………… ……………………………………………………………… … ……………………………………………………………………………………… … ……………………………………………………………………………………… … ……………………………………………………………………………………… 4 Các b ả n v ẽ , đ ồ th ị ( ghi rõ các lo ạ i và kích thư ớ c b ả n v ẽ ): … ……………………………………………………………………………………… … ……………………………………………………………………………………… … ……………………………………………………………………………………… … ……………………………………………………………………………………… 5 H ọ tên ngư ờ i hư ớ ng d ẫ n: Ph ầ n/ N ộ i dung: 6 Ngày giao nhi ệ m v ụ đ ồ án: …… /…… /201 9 7 Ngày hoàn thành đ ồ án: …… /…… /201 9 Đà N ẵ ng, ngày tháng 12 năm 201 9 Trư ở ng B ộ môn ……………………… Ngư ờ i hư ớ ng d ẫ n I L Ờ I NÓI Đ Ầ U Trong su ố t th ờ i gian th ự c hi ệ n và hoàn thành đ ồ án này, em đã nh ậ n đư ợ c s ự giúp đ ỡ và hư ớ ng d ẫ n t ậ n tình c ủ a các Th ầ y, các Cô và các b ạ n trong Khoa Công ngh ệ Thông tin Trư ờ ng Đ ạ i h ọ c Bách khoa - Đ ạ i h ọ c Đà N ẵ ng Em xin g ử i l ờ i c ả m ơn chân thành và sâu s ắ c t ớ i các Th ầ y Cô trong Khoa đã gi ả ng d ạ y và truy ề n đ ạ t nh ữ ng ki ế n th ứ c c ầ n thi ế t, nh ữ ng kinh nghi ệ m quý báu cho chúng em có th ể th ự c h i ệ n đ ồ án này Trư ớ c tiên, em xin chân thành c ả m ơn th ầ y giáo T h S Nguy ễ n Th ế Xuân Ly gi ả ng viên khoa công ngh ệ thông tin – Trư ờ ng Đ ạ i H ọ c Bách Khoa Đà N ẵ ng đã ch ỉ b ả o t ậ n tình, giúp đ ỡ em trong su ố t quá trình h ọ c t ậ p và th ự c hi ệ n đ ề tài này Th ứ hai, em xi n chân thành c ả m ơn Công ty c ổ ph ầ n BYS đã t ạ o đi ề u ki ệ n giúp đ ỡ em trong quá trình th ự c t ậ p cũng như h ỗ tr ợ t ố i đa đ ể em có th ể hoàn thành đ ồ án này M ặ c dù đã có c ố g ắ ng hoàn thi ệ n đ ồ án trong ph ạ m vi và kh ả năng cho phép nhưng không tránh kh ỏ i nh ữ ng th i ế u sót, r ấ t mong nh ậ n đư ợ c s ự ý ki ế n đóng góp, nh ậ n xét đánh giá c ủ a quý Th ầ y Cô Em chân thành c ả m ơn! II LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan: 1 N ộ i dung trong đ ồ án này là do tôi th ự c hi ệ n dư ớ i s ự hư ớ ng d ẫ n tr ự c ti ế p c ủ a th ầ y T h S Nguy ễ n Th ế Xuân Ly, cùng v ớ i s ự h ỗ tr ợ t ừ Công ty c ổ ph ầ n BYS 2 Các tham kh ả o dùng trong đ ồ án đ ề u đư ợ c trích d ẫ n rõ ràng tên tác gi ả , tên công trình, th ờ i gian, đ ị a đi ể m công b ố 3 N ế u có nh ữ ng sao chép không h ợ p l ệ , vi ph ạ m, tôi xin ch ị u hoàn toàn trách nhi ệ m Sinh viên th ự c hi ệ n Võ Như Hoàn iii M Ụ C L Ụ C NH Ậ N XÉT PH Ả N BI Ệ N Đ Ồ ÁN T Ố T NGHI Ệ P TÓM T Ắ T Đ Ồ ÁN L Ờ I NÓI Đ Ầ U I L Ờ I CAM ĐOAN II M Ụ C L Ụ C III DANH M Ụ C HÌNH Ả NH VI DANH M Ụ C B Ả NG BI Ể U VIII L Ờ I M Ở Đ Ầ U 1 CHƯƠNG 2: T Ổ NG QUAN Đ Ề TÀI 3 1 1 Gi ớ i thi ệ u đ ề tài 3 1 2 M ụ c tiêu c ủ a đ ề tài 4 1 3 Xác đ ị nh ph ạ m vi th ự c hi ệ n 4 1 4 Xác đ ị nh ph ạ m vi c ủ a đ ề tài 5 1 5 Gi ả i pháp th ự c hi ệ n 5 1 6 Gi ớ i thi ệ u v ề h ệ th ố ng ERP 5 1 6 1 ERP là gì? 5 1 6 2 Nh ữ ng l ợ i ích mà ERP mang l ạ i cho doanh nghi ệ p 6 1 6 3 M ộ t s ố h ệ th ố ng ERP hi ệ n nay 6 1 7 Gi ớ i thi ệ u t ổ ng quan v ề K ế toán trong doanh nghi ệ p Thành Vinh 7 1 7 1 Quy trình qu ả n lý công n ợ ph ả i tr ả 8 1 7 2 Quy trình qu ả n lý công n ợ ph ả i thu 9 1 7 3 Quy trình qu ả n lý T ạ m ứ ng 10 iv 1 7 4 Quy trình qu ả n lý Tài s ả n c ố đ ị nh 12 1 7 5 Quy trình qu ả n lý Công c ụ d ụ ng c ụ 14 CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH VÀ THI Ế T K Ế H Ệ TH Ố NG 16 2 1 Kh ả o sát th ự c t ế 16 2 2 Mô t ả bài toán 17 2 3 Các lo ạ i yêu c ầ u 18 2 3 1 Yêu c ầ u nghi ệ p v ụ 18 2 3 2 Yêu c ầ u ngư ờ i dùng 18 2 3 3 Y êu c ầ u c ủ a phân h ệ k ế toán trong h ệ th ố ng 18 2 4 Sơ đ ồ ng ữ c ả nh 19 2 5 Sơ đ ồ phân rã ch ứ c năng 19 2 6 Mô hình Use Case 21 2 6 1 Sơ đ ồ Use Case t ổ ng quát 21 2 6 2 Sơ đ ồ Use Case Nhân viên k ế toán tài s ả n 23 2 6 3 Sơ đ ồ Use Case Nhân viên k ế toán công n ợ 24 2 6 4 Sơ đ ồ Use Case Nhân viên k ế toán thanh toán 25 2 6 5 Sơ đ ồ Use Case K ế toán trư ở ng 26 2 6 6 Sơ đ ồ Use Case Admin 26 2 7 Sơ đ ồ ho ạ t đ ộ ng (Activity Diagram): 27 2 8 Thiết kế cơ sở d ữ liệu: 32 2 8 1 Quy t ắ c đ ặ t tên 32 2 8 2 Mô t ả m ộ t s ố b ả ng d ữ li ệ u chính trong phân h ệ K ế toán 32 CHƯƠNG 4: TRI Ể N KHAI XÂY D Ự NG H Ệ TH Ố NG 51 3 1 Tri ể n khai xây d ự ng h ệ th ố ng 51 3 1 1 Các công c ụ đ ể xây d ự ng h ệ th ố ng 51 3 1 2 Ki ế n trúc h ệ th ố ng 51 3 1 3 Ki ể m th ử h ệ th ố ng 52 v 3 2 M ộ t s ố k ế t qu ả đ ạ t đư ợ c 53 CHƯƠNG 5: K Ế T LU Ậ N 64 4 1 K ế t qu ả đ ạ t đư ợ c 64 4 2 H ạ n ch ế c ủ a ứ ng d ụ ng 64 4 3 Hư ớ ng phát tri ể n trong tương lai 65 TÀI LI Ệ U THAM KH Ả O 66 PH Ụ L Ụ C 67 VI DANH M Ụ C HÌNH Ả NH Hình 1 1 T ổ ng quan v ề ERP 5 Hình 1 2 Các thành ph ầ n c ủ a phân h ệ K ế toán trong ERP 7 Hình 1 3 Quy trình công n ợ ph ả i tr ả 8 Hình 1 4 Quy trình công n ợ ph ả i thu 9 Hình 1 5 Quy trình t ạ m ứ ng 10 Hình 1 6 Quy trình qu ả n lý Tài s ả n c ố đ ị nh 12 Hình 1 7 Quy trình qu ả n lý Công c ụ d ụ ng c ụ 14 Hình 2 1 Sơ đ ồ ng ữ c ả nh phân h ệ K ế toán 19 Hình 2 2 Sơ đ ồ phân rã ch ứ c năng 20 Hình 2 3 Sơ đ ồ use case t ổ ng quát 21 Hình 2 4 Sơ đ ồ use case nhân viên k ế toán tài s ả n 23 Hình 2 5 Sơ đ ồ use case nhân viên k ế toán công n ợ 24 Hình 2 6 Sơ đ ồ use case nhân viên k ế toán thanh toán 25 Hình 2 7 Sơ đ ồ use case K ế toán trư ở ng 26 Hình 2 8 Sơ đ ồ use case Admin h ệ th ố ng 26 Hình 2 9 Sơ đ ồ ho ạ t đ ộ ng ch ứ c năng đăng nh ậ p 27 Hình 2 10 Sơ đ ồ ho ạ t đ ộ ng ch ứ c năng qu ả n lý đơn bán hàng 27 Hình 2 11 Sơ đ ồ ho ạ t đ ộ ng ch ứ c năng qu ả n lý hóa đơn bán hàng 28 Hình 2 12 Sơ đ ồ ho ạ t đ ộ ng ch ứ c năng qu ả n lý ngư ờ i dùng 28 Hình 2 13 Sơ đ ồ ho ạ t đ ộ ng ch ứ c năng phân qu y ề n h ệ th ố ng 29 Hình 2 14 Sơ đ ồ ho ạ t đ ộ ng ch ứ c năng t ạ o m ớ i 29 Hình 2 15 Sơ đ ồ ho ạ t đ ộ ng ch ứ c năng ch ỉ nh s ử a 30 Hình 2 16 Sơ đ ồ ho ạ t đ ộ ng ch ứ c năng duy ệ t 30 Hình 2 17 Sơ đ ồ ho ạ t đ ộ ng ch ứ c năng post s ổ 31 Hình 2 18 Sơ đ ồ ho ạ t đ ộ ng ch ứ c năng Unpost s ổ 31 Hình 3 1 Màn hình đăng nh ậ p h ệ th ố ng 53 Hình 3 2 Màn hình trang ch ủ h ệ th ố ng 53 Hình 3 3 Qu ả n lý danh m ụ c tài kho ả n 54 Hình 3 4 C ấ u hình lo ạ i ch ứ ng t ừ 54 Hình 3 5 Qu ả n lý đơn bán hàng 55 Hình 3 6 Qu ả n lý hóa đơn bán hàng 55 Hình 3 7 C ấ n tr ừ phi ế u thu 56 VII Hình 3 8 Phân b ổ ti ề n cho hóa đơn bán hàng 56 Hình 3 9 Đ ề ngh ị thu ti ề n 57 Hình 3 10 Thu ti ề n khách hàng 57 Hình 3 11 Phi ế u chi 58 Hình 3 12 Phi ế u thu 58 Hình 3 13 T ạ m ứ ng 59 Hình 3 14 Phi ế u hoàn ứ ng 59 Hình 3 15 Báo có ngân hàng 60 Hình 3 16 Báo n ợ ngân hàng 60 Hình 3 17 Tài s ả n c ố đ ị nh 61 Hình 3 18 Công c ụ d ụ ng c ụ 61 Hình 3 19 Phi ế u k ế toán 62 Hình 3 20 Bù tr ừ công n ợ trên ch ứ ng t ừ 62 Hình 3 21 Nghi ệ p v ụ t ổ ng h ợ p (Kh ấ u hao tài s ả n) 63 Hình 3 22 Hóa đơn đi ệ n t ử 63 VIII DANH M Ụ C B Ả NG BI Ể U B ả ng 1 1 Các bư ớ c th ự c hi ệ n quy trình công n ợ ph ả i tr ả 8 B ả ng 1 2 Các bư ớ c th ự c hi ệ n quy trình công n ợ ph ả i thu 9 B ả ng 1 3 Các bư ớ c th ự c hi ệ n quy trình qu ả n lý T ạ m ứ ng 10 B ả ng 1 4 Các bư ớ c th ự c hi ệ n quy trình qu ả n lý Tài s ả n c ố đ ị nh 12 B ả ng 1 5 Các bư ớ c th ự c hi ệ n quy trì nh qu ả n lý Công c ụ d ụ ng c ụ 14 B ả ng 2 1 Mô t ả chi ti ế t sơ đ ồ Use case t ổ ng quát 22 B ả ng 2 2 ADUserGroup s (Nhóm ngư ờ i dùng) 32 B ả ng 2 3 ADUsers (Ngư ờ i dùng) 33 B ả ng 2 4 HREmployee s (Nhân viên) 33 B ả ng 2 5 ARCustomer s (Khách hàng) 34 B ả ng 2 6 APSuppliers (Nhà cung c ấ p) 34 B ả ng 2 7 ICProducts (S ả n ph ẩ m) 35 B ả ng 2 8 ACAccounts (Danh m ụ c tài kho ả n) 36 B ả ng 2 9 ACDocumentTypes (Lo ạ i ch ứ ng t ừ ) 36 B ả ng 2 10 AC Entry Type s (Lo ạ i bút toán) 36 B ả ng 2 11 GECurrencyUnits (Lo ạ i ti ề n t ệ ) 36 B ả ng 2 12 CSCashFunds (Qu ỹ ti ề n m ặ t) 37 B ả ng 2 13 CSCompanyBank s (Ngân hàng) 37 B ả ng 2 14 APPaymentVoucher s (Phi ế u chi) 37 B ả ng 2 15 APPaymentVoucherItem s (Item phi ế u chi) 38 B ả ng 2 16 ARReceiptVoucher s (Phi ế u thu) 38 B ả ng 2 17 ARReceiptVoucherItem s (Item phi ế u thu) 39 B ả ng 2 18 ACBankTransaction s (Báo n ợ / Báo có ngân hàng) 39 B ả ng 2 19 ACBankTransaction Items (Item báo n ợ / báo có) 40 B ả ng 2 20 HRAdvanceRequest s (T ạ m ứ ng) 40 B ả ng 2 21 HRAdvanceRequestItem s (Item t ạ m ứ ng) 41 B ả ng 2 22 HRAdvanceRefund s (Phi ế u hoàn ứ ng) 41 B ả ng 2 23 HRAdvanceRefundItemInvoice s (Item hóa đơn c ủ a Phi ế u hoàn ứ ng) 42 B ả ng 2 24 HRAdvanceRefundItemRequest s (Item t ạ m ứ ng c ủ a Phi ế u hoàn ứ ng) 42 B ả ng 2 25 ARSaleOrder s (Đơn bán hàng) 43 B ả ng 2 26 ARSaleOrderItem s (Item đơn bán hàng) 44 B ả ng 2 27 ARInvoice s (Hóa đơn bán hàng) 45 B ả ng 2 28 ARInvoiceItem s (Item hóa đơn bán hàng) 46 B ả ng 2 29 ARPaymentProposal s (Đ ề ngh ị thu ti ề n) 47 B ả ng 2 30 ARPaymentProposal Items (Item đ ề ngh ị thu ti ề n) 47 B ả ng 2 31 ARClearingDetail s (C ấ n tr ừ phi ế u thu) 48 IX B ả ng 2 32 ARCustomerPayment s (Thu ti ề n khách hàng) 48 B ả ng 2 33 ARCustomerPaymentTimePayment s (Item thu ti ề n khách hàng) 48 B ả ng 2 34 ARClearInvoice s (Phân b ổ ti ề n hóa đơn bán hàng) 49 B ả ng 2 35 ARClearInvoiceInvoices (Item hóa đơn Phân b ổ ti ề n) 49 B ả ng 2 36 ARClearInvoiceDocument s (It em ch ứ ng t ừ c ủ a Phân b ổ ti ề n hóa đơn) 50 Đ ề tài : Xây d ự ng Phân h ệ K ế toán trong ER P GVHD: ThS Nguy ễ n Th ế Xuân Ly S VTH : Võ Như Hoàn Trang 1 L Ờ I M Ở Đ Ầ U Thành l ậ p t ạ i Vi ệ t Nam năm 2010, Công ty c ổ ph ầ n BYS chuyên cung c ấ p d ị ch v ụ tư v ấ n tri ể n khai gi ả i pháp Qu ả n lý t ổ ng th ể doanh nghi ệ p (ERP) Đư ợ c thành l ậ p b ở i các chuyên gia nhi ề u kinh nghi ệ m trong lĩnh v ự c Công ngh ệ thông tin & T ư v ấ n tri ể n khai ERP có nhi ề u năm làm vi ệ c t ạ i Đ ứ c và Úc, c ộ ng v ớ i s ự h ỗ tr ợ v ề công ngh ệ , đào t ạ o và chuy ể n giao gi ả i pháp t ừ Nhà cung c ấ p gi ả i pháp ERP c ủ a nư ớ c ngoài V ớ i l ợ i th ế đó, đ ộ i ngũ nhân viên BYS luôn không ng ừ ng n ỗ l ự c, sáng t ạ o và nâng cao ch ấ t lư ợ ng gi ả i pháp nh ằ m xây d ự ng m ộ t gi ả i pháp ERP c ủ a ngư ờ i Vi ệ t v ớ i s ứ m ệ nh: “ Tôn tr ọ ng và cam k ế t mang đ ế n cho khách hàng gi ả i pháp qu ả n lý t ố t nh ấ t v ớ i chi phí h ợ p lý Đ ồ ng th ờ i, xây d ự ng m ố i quan h ệ tin c ậ y, uy tín, h ợ p tác cùng phát tri ể n v ớ i các đ ố i tác trong lĩnh v ự c Công ngh ệ thông tin ” Th à nh Vinh l à công ty h à ng đ ầ u Vi ệ t Nam chuyên v ề thi ế t k ế , s ả n xu ấ t đ ồ g ỗ , trang trí n ộ i th ấ t, thi công h ệ th ố ng đi ệ n, m ạ ng, l ạ nh và xây d ự ng đư ợ c th à nh l ậ p ngày 04/02/1992 Hơn 22 năm kinh nghi ệ m l à nh à tiên phong trong ng à nh trang tr í n ộ i th ấ t, v ớ i 2 showroom trưng bày đa d ạ ng các s ả n ph ẩ m ph ụ c v ụ cho nhi ề u đ ố i tư ợ ng và 1 nhà xư ở ng t ạ i TP HCM, cùng đ ộ i ngũ nhân viên chuyên nghi ệ p và thân thi ệ n Sau th ờ i gian tìm hi ể u, Ban giám đ ố c Thành Vinh quy ế t đ ị nh ký k ế t v ớ i Côn g ty CP BYS d ự án: “Tư v ấ n & tri ể n khai Gi ả i pháp qu ả n lý BYS ERP”, d ự án đư ợ c Kick off vào ngày 17/01/2019 v ớ i mô hình BYS WOOD - Gi ả i pháp qu ả n lý t ổ ng th ể và chuyên sâu nh ằ m đáp ứ ng yêu c ầ u qu ả n lý c ủ a các doanh nghi ệ p t ừ S Ả N XU Ấ T, GIA CÔNG đ ế n THI Ế T K Ế , PHÂN PH Ố I, BÁN L Ẻ , THI CÔNG N Ộ I NGO Ạ I TH Ấ T Qua th ờ i gian hơn 1 năm h ọ c t ậ p và làm vi ệ c trong môi trư ờ ng chuyên nghi ệ p t ạ i công ty BYS, em đã đư ợ c các anh ch ị t ạ i đây truy ề n đ ạ t nh ữ ng ki ế n th ứ c v ề ERP như: các nghi ệ p v ụ c ủ a quy trình mua bán hàng, nghi ệ p v ụ k ế toán cơ b ả n, các ki ế n th ứ c v ề ERP đ ặ c thù c ủ a ngành g ỗ … bên c ạ nh đó em còn đư ợ c tìm hi ể u và s ử d ụ ng các b ộ công c ụ phát tri ể n c ủ a công ty, tham gia th ả o lu ậ n, phân tích và đưa ra các gi ả i pháp nh ằ m đáp ứ ng yêu c ầ u c ủ a khách hàng Sau th ờ i gian dài đ ư ợ c trau d ồ i ki ế n th ứ c và tr ả i qua các bài ki ể m tra năng l ự c ở công ty, em đã đư ợ c tham gia vào đ ộ i ngũ phát tri ể n d ự án “Tư v ấ n & tri ể n khai Gi ả i pháp qu ả n lý BYS ERP cho doanh nghi ệ p Thành Vinh ” C ụ th ể , trong d ự án này, em đư ợ c phân công đ ả m nhi ệ m công vi ệ c xây d ự ng và phát tri ể n phân h ệ K ế toán Đây là m ộ t phân h ệ r ấ t quan tr ọ ng trong d ự án ERP , vì nó qu ả n lý toàn b ộ các giao d ị ch c ủ a m ộ t công ty, cũng như nh ữ ng bi ế n chuy ể n v ề tài chính, n ề n móng đ ể có th ể xây d ự ng nh ữ ng báo cáo th ố ng kê nh ằ m có cái nhìn t ổ ng quan và chính xác v ề tình hình kinh doanh c ủ a m ộ t doanh nghi ệ p Đ ề tài : Xây d ự ng Phân h ệ K ế toán trong ER P GVHD: ThS Nguy ễ n Th ế Xuân Ly S VTH : Võ Như Hoàn Trang 2 Qua s ự th ố ng nh ấ t h ỗ tr ợ gi ữ a công ty BYS v ớ i cá nhân em, trong báo cáo này em xin trình bày v ề nh ữ ng v ấ n đ ề mà em đã tham gia t ạ i công ty, c ụ th ể là các quy trình trong phân h ệ k ế t oán Nh ữ ng thành ph ầ n đư ợ c trình bày trong báo cáo chưa ph ả i là toàn b ộ phân h ệ k ế toán mà ch ỉ là nh ữ ng ph ầ n nh ỏ trong phân h ệ , là n ề n móng cơ s ở đ ể phát tri ể n h ệ th ố ng báo cáo m ộ t cách chính xác và tr ự c quan nh ấ t Báo cáo g ồ m có 4 chương: Chương 1: “ T ổ ng quan đ ề tài ”: M ô t ả t ổ ng quan v ề phân h ệ K ế toán trong h ệ th ố ng ERP , m ụ c tiêu và ph ạ m vi th ự c hi ệ n c ủ a đ ề tài đ ể đáp ứ ng nh ữ ng yêu c ầ u đ ặ t ra c ủ a doanh nghi ệ p Chương 2 : “Phân tích và thi ế t k ế h ệ th ố ng”: D ự a vào nh ữ ng nghi ệ p v ụ cơ b ả n c ủ a K ế toán cũng như quá trình kh ả o sát th ự c t ế ở doanh nghi ệ p, ti ế n hành p hân tích nghi ệ p v ụ , ch ỉ rõ các yêu c ầ u c ủ a h ệ th ố ng Chương 3 : “ Tri ể n khai xây d ự ng h ệ th ố ng ”: Gi ớ i thi ệ u các công c ụ áp d ụ ng, gi ớ i thi ệ u giao di ệ n các quy trình đã th ự c hi ệ n đư ợ c Chương 4 : “K ế t lu ậ n” : Nêu rõ k ế t qu ả mà s ả n ph ẩ m đ ạ t đư ợ c là gì, đi ề u gì chưa gi ả i quy ế t đư ợ c, hư ớ ng phát tri ể n c ủ a s ả n ph ẩ m trong tương lai Đ ề tài : Xây d ự ng Phân h ệ K ế toán trong ER P GVHD: ThS Nguy ễ n Th ế Xuân Ly S VTH : Võ Như Hoàn Trang 3 CHƯƠNG 1: T Ổ NG QUAN Đ Ề TÀI 1 1 Gi ớ i thi ệ u đ ề tài D ự án “Tư v ấ n & tri ể n khai Gi ả i pháp qu ả n lý BYS ERP cho doanh nghi ệ p Thành Vinh” đư ợ c xây d ự ng d ự a trên BYS WOOD – gi ả i pháp qu ả n lý t ổ ng th ể và chuyên sâu nh ằ m đáp ứ ng yêu c ầ u qu ả n lý c ủ a các doanh nghi ệ p t ừ s ả n xu ấ t, gia công đ ế n thi ế t k ế , phân ph ố i, bán l ẻ , thi công n ộ i ngo ạ i th ấ t v ớ i mô hình h ệ th ố ng áp d ụ ng như sau: - Qu ả n lý Giao nh ậ n và l ắ p đ ặ t ( Mobile App) - Qu ả n lý Nhân s ự - Ch ấ m công tính lương ( Mobile App) - Qu ả n lý K ế toán - Tài Chính - Giá thành d ự án - Qu ả n lý Bán hàng (d ự án) - Qu ả n lý Mua hàng - Qu ả n lý kho & hàng t ồ n kho (Mobile App) - Qu ả n lý K ế ho ạ ch s ả n xu ấ t - Qu ả n l ý l ệ nh s ả n xu ấ t - Qu ả n lý Năng su ấ t và Mobile App th ố ng kê s ả n xu ấ t Trong báo cáo đ ồ án t ố t nghi ệ p này, em xin trình bày ph ầ n Qu ả n lý K ế toán – Tài chính (Phân h ệ k ế toán) – là phân h ệ mà em đ ả m nh ậ n tr ự c ti ế p trong d ự án này Vì gi ớ i h ạ n th ờ i gian th ự c hi ệ n đ ồ án cũng như ti ế n đ ộ th ự c t ế c ủ a d ự án nên em xin phép ch ỉ gi ớ i thi ệ u các ph ầ n cơ b ả n c ủ a phân h ệ k ế toán, bao g ồ m: 1 K ế toán qu ỹ - ngân sách : qu ả n lý các kho ả n thu, kho ả n chi, báo n ợ , báo có, theo dõi vi ệ c qu ả n lý các qu ỹ ti ề n m ặ t , tài kho ả n ngân hàng, tình hình nh ậ n n ợ và tr ả n ợ vay ngân hàng c ủ a doanh nghi ệ p 2 K ế toán công n ợ ph ả i thu : theo dõi chi ti ế t các kho ả n n ợ ph ả i thu t ừ khách hàng 3 K ế toán công n ợ ph ả i tr ả : theo dõi chi ti ế t các kho ả n n ợ ph ả i tr ả cho nhà cung c ấ p trong quá trình mua hàng 4 K ế toán tài s ả n c ố đ ị nh: qu ả n lý và theo dõi s ố lư ợ ng c ủ a TSCĐ , các chi phí xây d ự ng cơ b ả n d ở dang (CPXDCBDD) c ấ u thành nên tài s ả n, th ự c hi ệ n ch ạ y kh ấ u hao tài s ả n đ ị nh k ỳ 5 K ế toán công c ụ d ụ ng c ụ : qu ả n lý vi ệ c xu ấ t nh ậ p kho , c ấ p CCDC cho các phòng ban, b ộ ph ậ n, cá nhân theo mã đ ị nh danh, ch ạ y phân b ổ CCDC đ ị nh k ỳ 6 K ế toán t ổ ng h ợ p: qu ả n lý và kê khai các hóa đơn giá tr ị gia tăng c ủ a doanh nghi ệ p cho chi c ụ c thu ế , th ự c hi ệ n các nghi ệ p v ụ t ổ ng h ợ p khác Đ ề tài : Xây d ự ng Phân h ệ K ế toán trong ER P GVHD: ThS Nguy ễ n Th ế Xuân Ly S VTH : Võ Như Hoàn Trang 4 1 2 M ụ c tiêu c ủ a đ ề tài Hi ệ n nay t ạ i Vi ệ t Nam có r ấ t nhi ề u h ệ th ố ng qu ả n lý, ho ạ ch đ ị nh ngu ồ n l ự c như Bravo, Oracle, SAP ERP,… đư ợ c các doanh nghi ệ p tri ể n khai Tuy nhiên, đ ể áp d ụ ng đư ợ c các h ệ th ố ng này vào b ộ máy qu ả n lý c ủ a doanh nghi ệ p thì chi phí b ỏ ra không h ề nh ỏ (t ừ 2000 - 5000$ cho user/năm), đây chính là rào c ả n l ớ n đ ể các doanh nghi ệ p ở Vi ệ t Nam có th ể ti ế p c ậ n đư ợ c v ớ i các h ệ th ố ng này Đ ể gi ả i quy ế t bài toán chi phí b ỏ ra cho m ộ t h ệ th ố ng qu ả n lý t ổ ng th ể doanh nghi ệ p nhưng v ẫ n đáp ứ ng đư ợ c nh ữ ng yêu c ầ u cơ b ả n và ho ạ t đ ộ ng hi ệ u qu ả c ủ a m ộ t h ệ th ố ng ERP , ứ ng d ụ ng c ẩ n ph ả i xây d ự ng đư ợ c quy trình th ố ng nh ấ t và rõ ràng, phù h ợ p v ớ i đ ặ c thù c ủ a doanh nghi ệ p, bên c ạ nh đó c ầ n ph ả i có giao di ệ n thân thi ệ n và d ễ s ử d ụ ng đ ể đem l ạ i nh ữ ng tr ả i nghi ệ m th ỏ a mái cho ngư ờ i s ử d ụ ng Riêng phân h ệ K ế toán, c ầ n ph ả i qu ả n lý đ ầ y đ ủ và chính xác các s ố li ệ u liên quan đ ế n công n ợ cũng như tình hình tài chính c ủ a doanh nghi ệ p, th ể hi ệ n tr ự c quan các s ố li ệ u thông qua các báo cáo th ố ng kê đ ể ngư ờ i qu ả n tr ị có cái nhìn t ổ ng quan cũng như làm cơ s ở đ ể khai báo v ớ i các cơ quan qu ả n lý Nhà nư ớ c Trong báo cáo này s ẽ t ậ p trung gi ả i quy ế t v ấ n đ ề c ủ a các lĩ nh v ự c cơ b ả n c ủ a K ế toán như: K ế toán thanh toán (Qu ỹ - ngân hàng ) , qu ả n lý công n ợ mua, qu ả n lý công n ợ bán, qu ả n lý tài s ả n c ố đ ị nh, công c ụ d ụ ng c ụ , k ế toán thu ế (khai báo các hóa đơn VAT v ớ i chi c ụ c thu ế ) cùng m ộ t s ố nghi ệ p v ụ c ủ a k ế toán t ổ ng h ợ p 1 3 Xác đ ị nh ph ạ m vi th ự c hi ệ n H ệ th ố ng đư ợ c xây d ự ng d ự a trên cơ s ở quy trình nghi ệ p v ụ k ế toán c ủ a công ty n ộ i th ấ t Thành Vinh đ ả m b ả o m ộ t s ố yêu c ầ u sau: - Ứ ng d ụ ng đư ợ c xây d ự ng đ ể ch ạ y trong h ệ th ố ng m ạ ng c ủ a công ty v ớ i h ệ đi ề u hành Windows - Ứ ng d ụ ng xây d ự ng đư ợ c xây d ự ng g ồ m hai l ớ p: l ớ p ngư ờ i dùng ( user), l ớ p ngư ờ i qu ả n lý (admin) L ớ p ngư ờ i dùng s ẽ đư ợ c ngư ờ i qu ả n lý phân quy ề n đ ể có th ể s ử d ụ ng các module khác nhau tùy thu ộ c vào nhi ệ m v ụ cũng như c ấ p b ậ c c ủ a ngư ờ i dùng đó - Đ ể đ ả m b ả o yêu c ầ u b ả o m ậ t c ủ a doanh nghi ệ p, ứ ng d ụ ng ch ỉ có th ể dùng đư ợ c khi máy tính c ủ a ngư ờ i dùng truy c ậ p vào m ạ ng n ộ i b ộ c ủ a doanh nghi ệ p - Ứ ng d ụ ng có h ỗ tr ợ ngư ờ i dùng khai báo các hóa đơn VAT v ớ i chi c ụ c thu ế thông qua module Hóa đơn đi ệ n t ử v ớ i đi ề u ki ệ n doanh nghi ệ p ph ả i đăng ký s ử d ụ ng d ị ch v ụ Hóa đơn đi ệ n t ử v ớ i bên th ứ 3, c ụ th ể là BKAV và qu ả n tr ị viên ph ả i cài đ ặ t các thông tin c ầ n thi ế t ở module C ấ u hình hóa đơn đi ệ n t ử Đ ề tài : Xây d ự ng Phân h ệ K ế toán trong ER P GVHD: ThS Nguy ễ n Th ế Xuân Ly S VTH : Võ Như Hoàn Trang 5 1 4 Xác đ ị nh ph ạ m vi c ủ a đ ề tài Đ ố i v ớ i ngư ờ i qu ả n lý (admin) : H ệ th ố ng cung c ấ p cho ngư ờ i qu ả n lý các module đ ể th ự c hi ệ n vi ệ c khai báo và c ấ u hình các thông s ố c ầ n thi ế t cũng như phân quy ề n s ử d ụ ng các module cho ngư ờ i dùng tùy vào nhi ệ m v ụ và c ấ p b ậ c c ủ a ngư ờ i dùng Đ ố i v ớ i ngư ờ i dùng (nhân viên) : Cho phép ngư ờ i s ử d ụ ng các module đã đ ư ợ c phân quy ề n b ở i ngư ờ i qu ả n lý đ ể th ự c hi ệ n các nghi ệ p v ụ đư ợ c phân công 1 5 Gi ả i pháp th ự c hi ệ n - Tìm ki ế m, thu th ậ p tài li ệ u v ề quy trình k ế toán cơ b ả n c ủ a m ộ t doanh nghi ệ p - Kh ả o sát và phân tích quy trình k ế toán t ạ i doanh nghi ệ p Thành Vinh D ự a vào nh ữ ng d ữ li ệ u doanh nghi ệ p cung c ấ p và tài li ệ u kh ả o sát th ự c ti ễ n , t i ế n hành phân tích, xây d ự ng gi ả i pháp cho phân h ệ k ế toán c ủ a công ty Thành Vinh - Xây d ự ng tài li ệ u đ ặ c t ả - Xây d ự ng h ệ th ố ng cơ s ở d ữ li ệ u - Phân tích, thi ế t k ế và xây d ự ng h ệ th ố ng 1 6 Gi ớ i thi ệ u v ề h ệ th ố ng ERP 1 6 1 ERP là gì? ERP (Enterprise Resource Planning) là h ệ th ố ng qu ả n lý ho ạ ch đ ị nh tài nguyên doanh nghi ệ p giúp công ty ho ạ t đ ộ ng hi ệ u qu ả , thúc đ ẩ y quá trình phát tri ể n Ph ầ n m ề m ERP đem đ ế n s ự chuyên nghi ệ p và chu ẩ n hóa các quy trình ho ạ t đ ộ ng cho doanh nghi ệ p Hình 1 1 T ổ ng quan v ề ERP Đ ề tài : Xây d ự ng Phân h ệ K ế toán trong ER P GVHD: ThS Nguy ễ n Th ế Xuân Ly S VTH : Võ Như Hoàn Trang 6 Ph ầ n m ề m ERP là m ộ t mô hình ứ ng d ụ ng công ngh ệ thông tin vào qu ả n lý ho ạ t đ ộ ng kinh doanh, thu th ậ p d ữ li ệ u, lưu tr ữ , phân tích di ễ n gi ả i B ộ tích h ợ p bao g ồ m nhi ề u công c ụ : k ế ho ạ ch s ả n ph ẩ m, chi phí s ả n xu ấ t, k ế toán, ti ế p th ị , bán hàng, mua hàng, qu ả n l ý kho qu ỹ ,… phù h ợ p v ớ i các t ậ p đoàn, công ty l ớ n Thư ờ ng thì trong các doanh nghi ệ p n ế u không s ử d ụ ng ERP , m ỗ i phòng ban s ẽ s ử d ụ ng m ộ t ph ầ n m ề m khác nhau Khi dù ng t ừ ng ph ầ n m ề m m ộ t cách riêng l ẻ như v ậ y , vi ệ c k ế t n ố i các d ữ li ệ u l ạ i v ớ i nhau g ặ p r ấ t nh i ề u khó khăn cũng như không có s ự đ ồ ng b ộ hóa d ữ li ệ u n ộ i b ộ Đ ố i v ớ i d ữ li ệ u l ớ n thì vi ệ c ph ố i h ợ p gi ữ a các b ộ ph ậ n tr ở nên khó khăn hơn và vô cùng t ố n kém H ệ th ố ng ERP s ẽ gom nhóm t ấ t c ả các thành ph ầ n riêng l ẻ l ạ i v ớ i nhau trên m ộ t cơ s ở d ữ li ệ u h ợ p nh ấ t, m ọ i phòng ban đ ề u có th ể truy c ậ p và chia s ẽ d ữ li ệ u cho nhau t ạ o nên m ộ t h ệ th ố ng đ ồ ng b ộ 1 6 2 Nh ữ ng l ợ i ích mà ERP mang l ạ i cho doanh nghi ệ p - Chu ẩ n hóa quy trình ho ạ t đ ộ ng cho doanh nghi ệ p - Ngư ờ i qu ả n lý có th ể ki ể m soát đư ợ c ho ạ t đ ộ ng c ủ a t ấ t c ả các phòng ban nh ằ m ngăn ch ặ n các r ủ i ro có th ể x ả y ra - Ho ạ ch đ ị nh ngu ồ n l ự c, tăng hi ệ u su ấ t ho ạ t đ ộ ng t ổ ng th ể c ủ a doanh nghi ệ p - Gi ả m thi ể u chi phí, tăng doanh thu và l ợ i nhu ậ n - B ả o m ậ t thông tin khách hàng và doanh nghi ệ p 1 6 3 M ộ t s ố h ệ th ố ng ERP hi ệ n nay a) Ph ầ n m ề m ERP đóng gói: là m ộ t lo ạ i ph ầ n m ề m đư ợ c các nhà s ả n xu ấ t đ ầ u tư nghiên c ứ u, t ổ ng h ợ p t ừ r ấ t nhi ề u kh ả o sát nhu c ầ u th ự c t ế các nghi ệ p v ụ ho ặ c m ộ t s ố lĩnh v ự c nào đó c ủ a doanh nghi ệ p T ừ nh ữ ng d ữ li ệ u thu th ậ p đư ợ c k ế t h ợ p v ớ i nh ữ ng chu ẩ n m ự c, nghi ệ p v ụ đ ặ c trưng c ủ a doa nh nghi ệ p, nhà s ả n xu ấ t s ẽ t ậ p h ợ p thành nh ữ ng đi ể m chung và xây d ự ng nên m ộ t mô hình t ổ ng th ể Ph ầ n m ề m ERP đóng gói v ớ i nh ữ ng ch ứ c năng c ố đ ị nh ứ ng d ụ ng cho nhi ề u doanh nghi ệ p ở các lĩnh v ự c khác nhau - Ưu đi ể m: Chi phí h ợ p lý, d ễ s ử d ụ ng, th ờ i gian tri ể n khai nhanh, đư ợ c c ậ p nh ậ t thư ờ ng xuyên d ự a trên phân tích nh ữ ng yêu c ầ u m ớ i c ủ a khách hàng - Như ợ c đi ể m: Không đáp ứ ng đư ợ c hoàn toàn nh ữ ng yêu c ầ u đ ặ c thù c ủ a doanh nghi ệ p, c ủ a ngành Do đó, n h ữ ng công ty có đ ặ c thù quá khác bi ệ t thư ờ ng l ự a ch ọ n s ử d ụ n g ph ầ n m ề m vi ế t theo yêu c ầ u b) Ph ầ n m ề m ERP vi ế t theo yêu c ầ u: là lo ạ i ph ầ n m ề m đư ợ c các nhà s ả n xu ấ t thi ế t k ế , xây d ự ng thích ứ ng nh ữ ng đ ặ c đi ể m , yêu c ầ u đ ặ c thù theo quy trình ho ạ t đ ộ ng mà doanh nghi ệ p đang áp d ụ ng, do chính doanh nghi ệ p đưa ra đ ề xu ấ t phát tri ể n Đ ề tài : Xây d ự ng Phân h ệ K ế toán trong ER P GVHD: ThS Nguy ễ n Th ế Xuân Ly S VTH : Võ Như Hoàn Trang 7 - Ưu đi ể m: Đ áp ứ ng 100% yêu c ầ u c ủ a khách hàng, đ ồ ng th ờ i nh ậ n đư ợ c s ự h ỗ tr ợ chu đáo trong công tác tri ễ n khai, b ả o trì và nâng c ấ p ph ầ n m ề m - Như ợ c đi ể m: Th ờ i gian tri ể n khai lâu hơn và chi phí cao hơn c) Ph ầ n m ề m ERP nư ớ c ngoài: Hi ệ n nay có r ấ t nhi ề u ph ầ n m ề m ERP nư ớ c ngoài đư ợ c s ử d ụ ng r ộ ng rãi t ạ i Vi ệ t Nam có th ể k ể đ ế n như ERP SAP, Oracle ERP, Microsoft Dynamics, Sage ERP - Ưu đi ể m: Q uy trình đư ợ c chu ẩ n hóa và đư ợ c xây d ự ng trên n ề n t ả ng công nghê cao, đã tri ể n khai thành công t ạ i nhi ề u doanh nghi ệ p trên th ế gi ớ i - Như ợ c đi ể m: Chi phí đ ắ t đ ỏ nên các doanh nghi ệ p v ừ a và nh ỏ khó có th ể s ử d ụ ng, bên c ạ nh đó các ph ầ n m ề m ERP này l ạ i không đáp ứ ng đư ợ c các chu ẩ n m ự c K ế toán cũng như đ ặ c thù ho ạ t đ ộ ng c ủ a các doanh nghi ệ p t ạ i Vi ệ t Nam 1 7 Gi ớ i thi ệ u t ổ ng quan v ề K ế toán trong doanh nghi ệ p Thành Vinh Hình 1 2 Các thành ph ầ n c ủ a phân h ệ K ế toán trong ERP V ớ i vai trò là trung tâm lưu tr ữ m ọ i thông tin liên quan đ ế n tài chính k ế toán c ủ a toàn b ộ h ệ th ố ng, phân h ệ k ế toán s ẽ k ế th ừ a thông tin t ừ các phân h ệ khác trong ERP, t ừ đó t ổ ng h ợ p và x ử lý s ố li ệ u đ ể ph ụ c v ụ cho các nghi ệ p v ụ ti ế p theo liên quan đ ế n công n ợ , giá thành, qu ỹ ti ề n ,… c u ố i cùng là đưa ra cái nhìn t ổ ng quan v ề tình hình kinh doan h c ủ a doanh nghi ệ p d ự a trên các báo cáo th ố ng kê Dư ớ i đây là quy trình cơ b ả n c ủ a các thành ph ầ n chính trong phân h ệ K ế toán theo tài li ệ u do doanh nghi ệ p Thành Vinh cung c ấ p, đang đư ợ c áp d ụ ng th ự c t ế t ạ i doanh nghi ệ p : Đ ề tài : Xây d ự ng Phân h ệ K ế toán trong ER P GVHD: ThS Nguy ễ n Th ế Xuân Ly S VTH : Võ Như Hoàn Trang 8 1 7 1 Quy trình qu ả n lý công n ợ ph ả i tr ả Hình 1 3 Quy trình công n ợ ph ả i tr ả B ả ng 1 1 Các bư ớ c th ự c hi ệ n quy trình công n ợ ph ả i tr ả Bư ớ c th ự c hi ệ n Công vi ệ c Ngư ờ i th ự c hi ệ n Mô t ả bư ớ c th ự c hi ệ n Bư ớ c 1 Đ ề ngh ị mua hàng Phòng ban Căn c ứ vào nhu c ầ u các phòng ban, Nhân viên phòng ban l ậ p đ ề ngh ị mua hàng đ ể ph ụ c v ụ công vi ệ c Bư ớ c 2 T ạ o đơn mua hàng Phòng mua hàng Căn c ứ theo Đ ề ngh ị mua hàng d ị ch v ụ đã đư ợ c duy ệ t, Phòng mua hàng l ự a ch ọ n nhà cung c ấ p, g ử i đơn đ ặ t hàng cho nhà cung c ấ p và c ậ p nh ậ t đơn hàng mua vào h ệ th ố ng đ ể theo ti ế n đ ộ mua hàng Bư ớ c 3 Nh ậ p H óa đơn mua hàng K ế toán công n ợ ph ả i tr ả D ự a trên hóa đơn mua hàng do NCC g ử i, k ế toán công n ợ ph ả i tr ả c ậ p nh ậ t hóa đơn và h ạ ch toán k ế toán vào h ệ th ố ng Bư ớ c 4 1 1 T ạ o Đ ề ngh ị thanh toán K ế toán công n ợ ph ả i tr ả Căn c ứ vào đơn hàng, h ợ p đ ồ ng và đi ề u kho ả n thanh toán trên h ợ p đ ồ ng K ế toán công n ợ ph ả i tr ả l ậ p đ ề ngh ị th anh toán trình BGD duy ệ t Bư ớ c 4 1 2 T ạ o phi ế u chi/UNC K ế toán thanh toán Căn c ứ vào DNTT đã duy ệ t, K ế toán thanh toán l ậ p P hi ế u chi, UNC tr ả ti ề n cho NCC Bư ớ c 4 2 T ạ o phi ế u C ấ n tr ừ / Bù tr ừ công n ợ K ế toán công n ợ ph ả i tr ả Căn c ứ vào hóa đơn, tình hình công n ợ c ủ a NCC và các phi ế u chi c ọ c, K ế toán công n ợ ph ả i tr ả th ự c hi ệ n C ấ n tr ừ / Bù tr ừ công n ợ cho hóa đơn mua hàng Bư ớ c 5 Xác nh ậ n th ự c chi Qu ỹ D ự a trên DNTT và Phi ế u chi/UNC, Ch ứ ng t ừ C ấ n tr ừ /Bù tr ừ , Th ủ qu ỹ chi ti ề n ho ặ c chuy ể n kho ả n và xác nh ậ n th ự c chi , xác nh ậ n bù tr ừ sau khi đã hoàn t ấ t Đ ề tài : Xây d ự ng Phân h ệ K ế toán trong ER P GVHD: ThS Nguy ễ n Th ế Xuân Ly S VTH : Võ Như Hoàn Trang 9 1 7 2 Quy trình qu ả n lý công n ợ ph ả i thu Hình 1 4 Quy trình công n ợ ph ả i thu B ả ng 1 2 Các bư ớ c th ự c hi ệ n quy trình công n ợ ph ả i thu Bư ớ c th ự c hi ệ n Công vi ệ c Ngư ờ i th ự c hi ệ n Mô t ả bư ớ c th ự c hi ệ n Bư ớ c 1 Ch ố t báo giá, h ợ p đ ồ ng bán Khách hàng Theo quy trình CRM , nhân viên kinh doanh chăm sóc khách hàng và ch ố t báo giá v ớ i khách hàng Bư ớ c 2 T ạ o đơn bán hàng Kinh doanh Nhân viên kinh doanh d ự a trên h ợ p đ ồ ng và báo giá, c ậ p nh ậ t thông tin đơn hàng đ ể theo dõi ti ế n đ ộ bán hàng Bư ớ c 3 T ạ o H óa đơn bán hàng K ế toán cô ng n ợ ph ả i thu Căn c ứ vào đơn hàng bán, k ế toán công n ợ ph ả i thu l ậ p hóa đơn và h ạ ch toán ghi nh ậ n công n ợ ph ả i thu và doanh thu bán hàng Bư ớ c 4 1 1 T ạ o Đ ề ngh ị thu ti ề n K ế toán công n ợ ph ả i thu Căn c ứ vào đi ề u kho ả n h ợ p đ ồ ng bán , đơn bán hàng ho ặ c hóa đơn bán hàng đ ế n h ạ n thanh toán, k ế toán ph ả i thu l ậ p Đ ề ngh ị thu ti ề n g ử i khách hàng yêu c ầ u thanh toán Bư ớ c 4 1 2 T ạ o phi ế u thu / Gi ấ y báo có K ế toán thanh toán Khi khách hàng tr ả ti ề n, k ế toán thanh toán l ậ p phi ế u thu/Gi ấ y báo có đ ể ghi nh ậ n vi ệ c thu ti ề n khách hàng Bư ớ c 4 2 T ạ o phi ế u C ấ n tr ừ / Bù tr ừ công n ợ K ế toán công n ợ ph ả i thu Căn c ứ vào hóa đơn, tình hình công n ợ c ủ a khách hàng và các phi ế u thu c ọ c, K ế toán công n ợ ph ả i thu th ự c hi ệ n C ấ n tr ừ / Bù tr ừ công n ợ cho hóa đơn bán hàng Bư ớ c 5 Xác nh ậ n th ự c thu Qu ỹ D ự a trên Phi ế u thu , tình hình thu ti ề n th ự c t ế , các Ch ứ ng t ừ C ấ n tr ừ /Bù tr ừ , Th ủ qu ỹ xác nh ậ n th ự c thu , bù tr ừ sau khi đã hoàn t ấ t Đ ề tài : Xây d ự ng Phân h ệ K ế toán trong ER P GVHD: ThS Nguy ễ n Th ế Xuân Ly S VTH : Võ Như Hoàn Trang 10 1 7 3 Quy trình qu ả n lý T ạ m ứ ng Hình 1 5 Quy trình t ạ m ứ ng B ả ng 1 3 Các bư ớ c th ự c hi ệ n quy trình qu ả n lý T ạ m ứ ng Bư ớ c th ự c hi ệ n Công vi ệ c Ngư ờ i th ự c hi ệ n Mô t ả bư ớ c th ự c hi ệ n Bư ớ c 1 1 Đ ề ngh ị t ạ m ứ ng lương Phòng ban Nhân viên căn c ứ theo quy đ ị nh v ề t ạ m ứ ng lương, l ậ p đ ề ngh ị t ạ m ứ ng lương Bư ớ c 1 2 Đ ề ngh ị t ạ m ứ ng công tác, mua hàng Phòng ban Nhân viên đư ợ c giao công vi ệ c đi công tác ho ặ c mua hàng cho công ty Căn c ứ theo quy đ ị nh công tác l ậ p Đ ề ngh ị t ạ m ứ ng Bư ớ c 2 Duy ệ t K ế toán trư ở ng Căn c ứ theo Đ ề ngh ị t ạ m ứ ng và công vi ệ c giao cho nhân viên, K ế toán trư ở ng ho ặ c Ban giám đ ố c d ự a theo quy đ ị nh duy ệ t Đ ề ngh ị t ạ m ứ ng đúng so v ớ i quy đ ị nh Bư ớ c 3 T ạ o Phi ế u chi / UNC K ế toán D ự a theo phi ế u Đ ề ngh ị t ạ m ứ ng đã duy ệ t, K ế toán l ậ p phi ế u chi / UNC và h ạ ch toán k ế toán, in phi ế u chi đ ể BGĐ ho ặ c K ế toán trư ở ng ký duy ệ t và chuy ể n Th ủ qu ỹ th ự c hi ệ n vi ệ c chi ti ề n Đ ề tài : Xây d ự ng Phân h ệ K ế toán trong ER P GVHD: ThS Nguy ễ n Th ế Xuân Ly S VTH : Võ Như Hoàn Trang 11 Bư ớ c 4 Th ự c chi Th ủ qu ỹ D ự a vào Đ ề ngh ị t ạ m ứ ng và Phi ế u chi đã đư ợ c ký duy ệ t , Th ủ qu ỹ th ự c hi ệ n vi ệ c chi ti ề n và xác nh ậ n th ự c chi trên h ệ th ố ng Bư ớ c 5 L ậ p Đ ề ngh ị hoàn ứ ng Phòng ban Căn c ứ vào công vi ệ c đư ợ c giao, t ậ p h ợ p các ch ứ ng t ừ g ố c liên quan đ ế n thanh toán (hóa đơn, vé, Bill bán l ẻ ) t ổ ng h ợ p l ậ p đ ề ngh ị hoàn ứ ng so v ớ i Đ ề ngh ị t ạ m ứ ng trư ớ c đó Bư ớ c 6 Duy ệ t K ế toán trư ở ng Căn c ứ vào Đ ề n gh ị hoàn ứ ng, công vi ệ c đư ợ c giao c ủ a nhân viên đã hoàn thành và theo quy đ ị nh c ủ a công ty th ự c hi ệ n vi ệ c Duy ệ t ch ứ ng t ừ trên h ệ th ố ng Bư ớ c 7 H ạ ch toán k ế toán K ế toán D ự a vào Đ ề ngh ị hoàn ứ ng đã duy ệ t c ậ p nh ậ t thông tin đ ể h ạ ch toán k ế toán và ki ể m tra p h ầ n chênh l ệ ch: - + S ử d ụ ng không h ế t thì thu l ạ i ph ầ n ti ề n dư + Chi thêm n ế u s ử d ụ ng vư ợ t quá s ố ti ề n đã đư ợ c t ạ m ứ ng Bư ớ c 8 1 Phi ế u thu s ử d ụ ng không h ế t K ế toán Căn c ứ chênh l ệ ch: T ạ m ứ ng l ớ n hơn Hoàn ứ ng: K ế toán l ậ p và in phi ế u thu do không s ử d ụ ng h ế t đ ể K ế toán trư ở ng ký duy ệ t Bư ớ c 8 2 Chi thêm K ế toán Căn c ứ chênh l ệ ch: T ạ m ứ ng nh ỏ hơn Hoàn ứ ng: K ế toán l ậ p và in phi ế u chi đ ể K ế toán trư ở ng ký duy ệ t Bư ớ c 9 Th ự c chi Th ủ qu ỹ Căn c ứ theo ch ứ ng t ừ thu, chi đã ký, Th ủ qu ỹ th ự c hi ệ n vi ệ c thu, chi ti ề n và xác nh ậ n trên h ệ th ố ng Đ ề tài : Xây d ự ng Phân h ệ K ế toán trong ER P GVHD: ThS Nguy ễ n Th ế Xuân Ly S VTH : Võ Như Hoàn Trang 12 1 7 4 Quy trình qu ả n lý Tài s ả n c ố đ ị nh Hình 1 6 Quy trình qu ả n lý Tài s ả n c ố đ ị nh B ả ng 1 4 Các bư ớ c th ự c hi ệ n quy trình qu ả n lý Tài s ả n c ố đ ị nh Bư ớ c th ự c hi ệ n Công vi ệ c Ngư ờ i th ự c hi ệ n Mô t ả bư ớ c th ự c hi ệ n Bư ớ c 1 L ậ p yêu c ầ u mua TSCĐ Phòng ban Các phòng ban căn c ứ vào nhu c ầ u v ề TSCĐ c ầ n dùng đ ể ph ụ c v ụ công vi ệ c l ậ p yêu c ầ u mua TSCĐ trình lên BGD duy ệ t Bư ớ c 2 Duy ệ t mua TSCĐ K ế toán trư ở ng/ B GĐ D ự a trên đ ề xu ấ t yêu c ầ u mua TSCĐ, tình hình ho ạ t đ ộ ng th ự c t ế và quy đ ị nh c ủ a công ty BG Đ duy ệ t yêu c ầ u mua TSCĐ Bư ớ c 3 1 T ạ o mã TSCĐ K ế toán D ự a trên yêu c ầ u mua TSCĐ, đ ố i v ớ i TSCĐ mua v ề s ử d ụ ng không c ầ n ph ả i t ậ p h ợ p nhi ề u chi phí và th ờ i gian dài đ ể hình thành TSCĐ, Nhân viên k ế toán ph ụ trách s ẽ t ạ o mã TSCĐ và thông báo phòng mua hàng mua TSCĐ Bư ớ c 3 2 1 T ạ o mã CPXD DD K ế toán D ự a trên yêu c ầ u TSCĐ, đ ố i v ớ i TSCĐ đư ợ c hình thành lâu dài, c ầ n ph ả i t ậ p h ợ p chi phí trư ớ c khi hình thành TSCĐ, nhân viên k ế toán ph ụ trách s ẽ t ạ o mã Chi phí xây d ự ng d ở dang đ ể t ậ p h ợ p chi phí Đ ề tài : Xây d ự ng Phân h ệ K ế toán trong ER P GVHD: ThS Nguy ễ n Th ế Xuân Ly S VTH : Võ Như Hoàn Trang 13 Bư ớ c 3 2 2 T ậ p h ợ p chi phí phát sinh CPXD DD K ế toán Khi có ch ứ ng t ừ h ạ ch toán liên quan đ ế n chi phí xây d ự ng cơ b ả n d ở dang, K ế toán s ẽ ch ọ n mã CPXDDD đ ể t ổ ng h ợ p chi phí hình th ành nên TSCĐ Bư ớ c 4 Ghi tăng TSCĐ K ế toán Sau khi đ ủ b ộ ch ứ ng t ừ hình thành TSCĐ, K ế toán l ậ p khai báo tăng tài s ả n đ ể b ắ t đ ầ u theo dõi TSCĐ và tính kh ấ u hao, phân b ổ t ừ ng tháng Bư ớ c 5 Đi ề u chuy ể n TSCĐ K ế toán, Phòng thi ế t b ị Trong quá trình s ử d ụ ng, khi TSCĐ có đi ề u chuy ể n t ừ phòng ban này qua phòng ban khác, nhân viên ph ụ trách theo dõi TSCĐ s ẽ l ậ p phi ế u đi ề u chuy ể n TSCĐ Bư ớ c 6 Kh ấ u hao TSCĐ K ế toán Cu ố i m ỗ i tháng, k ế toán s ẽ th ự c hi ệ n bút toán ch ạ y kh ấ u hao TSCĐ đ ể ghi nh ậ n kh ấ u hao vào chi phí hàng tháng Bư ớ c 7 L ậ p đ ề xu ấ t thanh lý TSCĐ Phòng ban s ử d ụ ng Khi TSCĐ không còn s ử d ụ ng đư ợ c n ữ a ho ặ c b ị hư h ỏ ng c ầ n ph ả i thanh lý thì các phòng ban s ử d ụ ng đ ề xu ấ t thanh lý TSCĐ Bư ớ c 8 Duy ệ t đ ề xu ấ t K ế toán trư ở ng/ BGĐ Căn c ứ vào yêu c ầ u thanh lý TSCĐ, BG Đ duy ệ t thanh lý theo quy đ ị nh Bư ớ c 9 Ghi gi ả m TSCĐ K ế toán D ự a trên đ ề xu ấ t đư ợ c duy ệ t, k ế toán khai báo gi ả m TSCĐ không theo dõi TSCĐ và h ạ ch toán k ế toán liên quan TSCĐ khai báo gi ả m Bư ớ c 10 Xu ấ t hóa đơn K ế toán TSCĐ đã khai báo gi ả m n ế u bán TSCĐ ra bên ngoài, k ế toán s ẽ xu ấ t hóa đơn và thu ti ề n thanh lý Đ ề tài : Xây d ự ng Phân h ệ K ế toán trong ER P GVHD: ThS Nguy ễ n Th ế Xuân Ly S VTH : Võ Như Hoàn Trang 14 1 7 5 Quy trình qu ả n lý Công c ụ d ụ ng c ụ Hình 1 7 Quy trình qu ả n lý Công c ụ d ụ ng c ụ B ả ng 1 5 Các bư ớ c th ự c hi ệ n quy trình qu ả n lý Công c ụ d ụ ng c ụ Bư ớ c th ự c hi ệ n Công vi ệ c Ngư ờ i th ự c hi ệ n Mô t ả bư ớ c th ự c hi ệ n Bư ớ c 1 L ậ p yêu c ầ u mua CCDC Phòng ban Các phòng ban căn c ứ vào nhu c ầ u v ề CCDC c ầ n dùng đ ể ph ụ c v ụ công vi ệ c l ậ p yêu c ầ u mua CCDC trình lên BGD duy ệ t Bư ớ c 2 Duy ệ t mua CCDC K ế toán trư ở ng/ BG Đ Căn c ứ theo yêu c ầ u mua CCDC, BG Đ duy ệ t mua CCDC d ự a theo quy đ ị nh và tình hình ho ạ t đ ộ ng Bư ớ c 3 1 1 Quy trình mua hàng Mua hàng Th ự c hi ệ n quy trình mua hàng đ ể mua CCDC vào kho Bư ớ c 3 1 2 T ạ o phi ế u xu ấ t dùng CCDC K ế toán, Phòng thi ế t b ị Phòng thi ế t b ị căn c ứ theo yêu c ầ u đ ề xu ấ t CCDC, c ấ p phát cho ngư ờ i s ử d ụ ng và th ự c hi ệ n xu ấ t kho CCDC Bư ớ c 3 2 H ạ ch toán k ế toán không theo dõi t ồ n kho K ế toán CCDC không theo dõi hàng t ồ n kho, k ế toán h ạ ch toán ghi nh ậ n giá tr ị CCDC Đ ề tài : Xây d ự ng Phân h ệ K ế toán trong ER P GVHD: ThS Nguy ễ n Th ế Xuân Ly S VTH : Võ Như Hoàn Trang 15 Bư ớ c 4 Hình thành CCDC K ế toán K ế toán ph ụ trách s ẽ t ổ ng h ợ p ch ứ ng t ừ , khai báo hình thành CCDC T ạ o mã th ẻ CCDC nh ằ m theo dõi CCDC và phân b ổ vào chi phí hàng tháng Bư ớ c 5 T ạ o phi ế u đi ề u chuy ể n CCDC Phòng thi ế t b ị , k ế toán Khi thay đ ổ i ngư ờ i s ử d ụ ng CCDC, nhân viên ph ụ trách theo dõi th ự c hi ệ n khai báo đi ề u chuy ể n ngư ờ i s ử d ụ ng CCDC Bư ớ c 6 Ch ạ y Phân b ổ CCDC K ế toán Hàng tháng, k ế toán s ẽ ch ạ y phân b ổ CCDC đ ể ghi nh ậ n vào chi phí Bư ớ c 7 L ậ p đ ề xu ấ t thanh lý CCDC Phòng ban Căn c ứ vào các CCDC không còn s ử d ụ ng đư ợ c, nhân viên ph ụ trách báo h ỏ ng , l ậ p đ ề xu ấ t thanh lý công c ụ d ụ ng c ụ Bư ớ c 8 Duy ệ t đ ề xu ấ t thanh lý K ế toán trư ở ng / BGĐ Căn c ứ vào đ ề xu ấ t thanh lý CCDC và tình hình th ự c t ế , BG Đ xét duy ệ t thanh lý theo quy đ ị nh c ủ a doanh nghi ệ p Bư ớ c 9 Ghi gi ả m CCDC K ế toán D ự a trên đ ề xu ấ t đư ợ c duy ệ t, k ế toán khai báo gi ả m CCDC không theo dõi CCDC và h ạ ch toán k ế toán liên quan khai báo gi ả m Bư ớ c 10 Xu ấ t hóa đơn K ế toán N ế u CCDC đư ợ c bán ra ngoài, k ế toán s ẽ xu ấ t hóa đơn bán CCDC và thu ti ề n thanh lý CCDC Đ ề tài : Xây d ự ng Phân h ệ K ế toán trong ER P GVHD: ThS Nguy ễ n Th ế Xuân Ly S VTH : Võ Như Hoàn Trang 16 CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH VÀ THI Ế T K Ế H Ệ TH Ố NG 2 1 Kh ả o sát th ự c t ế Sau khi th ự c hi ệ n kh ả o sát th ự c t ế t ạ i doanh nghi ệ p Thành Vinh , b ộ ph ậ n kh ả o sát khách hàng c ủ a BYS nh ậ n th ấ y r ằ ng đa ph ầ n các quy trình trong phân h ệ k ế toán t ạ i Thành Vinh đư ợ c th ự c hi ệ n trên m ộ t ph ầ n m ề m k ế toán đ ộ c l ậ p v ớ i nh ữ ng phân h ệ khác Phân h ệ k ế toán v ẫ n chưa có s ự liên k ế t ch ặ t ch ẽ v ớ i phân h ệ mua bán hàn g hóa, s ả n xu ấ t, nhân s ự … nên vi ệ c qu ả n lý v ẫ n t ồ n t ạ i nh ữ ng khó khăn, chưa có s ự nh ấ t quán B ứ c tranh t ổ ng quát v ề k ế toán ở doanh nghi ệ p Thành Vinh v ẫ n chưa th ậ t s ự rõ ràng Các quy trình qu ả n lý TSCĐ, qu ả n lý CCDC, qu ả n lý Qu ỹ - ngân sách ho ạ t đ ộ ng khá ổ n đ ị nh do đư ợ c ch ạ y trên ph ầ n m ề m k ế toán riêng bi ệ t (ph ầ n m ề m k ế toán Misa) , tuy nhiên các quy trình khác như qu ả n lý công n ợ mua, công n ợ bán, tính giá thành, h ạ ch toán lương , t ạ m ứ ng mua hàng … v ẫ n còn t ồ n t ạ i nhi ề u v ấ n đ ề do chưa th ể đ ồ ng b ộ hóa v ớ i c ác phân h ệ khác liên quan H ệ th ố ng báo cáo v ẫ n chưa th ậ t s ự đáp ứ ng đ ầ y đ ủ nh ữ ng yêu c ầ u mà đ ộ i ngũ qu ả n lý c ủ a Thành Vinh đ ặ t ra, d ẫ n đ ế n vi ệ c qu ả n lý và ho ạ ch đ ị nh chi ế n lư ợ c phát tri ể n cho doanh nghi ệ p v ẫ n chưa th ậ t s ự hi ệ u qu ả Trong b ố i c ả nh c ụ c Thu ế , chi c ụ c thu ế trên đ ị a bàn thành ph ố H ồ Chí Minh ch ỉ đ ạ o b ắ t bu ộ c tri ể n khai hóa đơn đi ệ n t ử t ừ tháng 05/2019 đ ể phù h ợ p v ớ i l ộ trình b ắ t bu ộ c s ử d ụ ng hóa đơn đi ệ n t ử c ủ a t ấ t c ả các doanh nghi ệ p, t ổ ch ứ c kinh t ế , h ộ , cá nhân kinh doanh t ạ i Ngh ị đ ị nh 119/2 018/NĐ - CP Đây là yêu c ầ u b ắ t bu ộ c tri ể n khai hóa đơn đi ệ n t ử đã đư ợ c nêu rõ t ạ i Ngh ị quy ế t 01/NQ - CP: “ M ở r ộ ng áp d ụ ng hóa đơn đi ệ n t ử , cơ b ả n hoàn thành trong năm 2019 ở Hà N ộ i, thành ph ố H ồ Chí Minh ” Tuy nhiên đ ế n th ờ i đi ể m kh ả o sát (tháng 6 /2019) doanh nghi ệ p Thành Vinh v ẫ n chưa s ử d ụ ng d ị ch v ụ hóa đơn đi ệ n t ử , đây là v ấ n đ ề c ầ n ph ả i đư ợ c gi ả i quy ế t k ị p th ờ i trư ớ c tháng 12 năm 2019 đ ể tu ầ n th ủ đúng ch ỉ đ ạ o c ủ a chi c ụ c Thu ế thành ph ố , đ ồ ng th ờ i ti ế t ki ệ m chi phí và ti ệ n l ợ i cho doanh nghi ệ p trong vi ệ c kê khai thu ế H ệ th ố ng m ạ ng n ộ i b ộ cũng như đư ờ ng truy ề n Internet t ạ i các cơ s ở c ủ a Thành Vinh tương đ ố i t ố t, đáp ứ ng đư ợ c vi ệ c k ế t n ố i qua l ạ i gi ữ a các chi nhánh v ớ i server đ ể đ ả m b ả o vi ệ c đ ồ ng b ộ d ữ li ệ u đư ợ c chính xác Các máy tính trong doanh nghi ệ p đa ph ầ n có c ấ u hình đ ả m b ả o cho vi ệ c cài đ ặ t ph ầ n m ề m Các nhân viên ở phòng k ế toán đã có th ờ i gian ti ế p xúc lâu v ớ i các ph ầ n m ề m k ế toán khác nên vi ệ c thao tác trên ph ầ n m ề m không g ặ p nhi ề u khó khăn Tuy nhiên nhân viên ở các b ộ ph ậ n liên quan khác v ẫ n chưa quen v ớ i vi ệ c s ử d ụ ng ph ầ n m ề m trong quy trình ho ạ t đ ộ ng nên c ầ n có th ờ i gian đ ể đào t ạ o và s ử d ụ ng chính xác và linh ho ạ t các ch ứ c năng đ ể có hi ệ u qu ả t ố t nh ấ t Đ ề tài : Xây d ự ng Phân h ệ K ế toán trong ER P GVHD: ThS Nguy ễ n Th ế Xuân Ly S VTH : Võ Như Hoàn Trang 17 2 2 Mô t ả bài toán Phân h ệ k ế toán trong ERP là m ộ t phân h ệ r ấ t quan tr ọ ng vì ph ầ n l ớ n ho ạ t đ ộ ng c ủ a các b ộ ph ậ n đ ề u liên quan đ ế n k ế toán, đích đ ế n cu ố i cùng c ủ a m ộ t doanh nghi ệ p v ẫ n là doanh thu, l ợ i nhu ậ n K ế toán trong ERP có quy mô r ộ ng hơn và ph ứ c t ạ p hơn so v ớ i m ộ t ph ầ n m ề m k ế toán chuyên d ụ ng, b ở i vì k ế toán trong ERP ph ả i có s ự liên k ế t, k ế th ừ a và đ ồ ng b ộ d ữ li ệ u t ừ các phân h ệ khác đ ể t ạ o thành m ộ t quy trình t ổ ng th ể chu ẩ n m ự c trong doanh nghi ệ p Nh ờ s ự đ ồ ng b ộ và k ế th ừ a qua l ạ i gi ữ a các thành ph ầ n trong ERP mà phân h ệ k ế toán nói chung cũng như các phân h ệ khác nói riêng luôn đư ợ c c ậ p nh ậ t s ố li ệ u thư ờ ng xuyên và đ ồ ng nh ấ t nên s ố li ệ u s ẽ c ự c kì chính xác Đ ể đáp ứ ng đư ợ c yêu c ầ u chung như trên, các thành ph ầ n c ủ a k ế toán trong ERP ph ả i gi ả i quy ế t đư ợ c các v ấ n đ ề c ụ th ể như: - K ế toán công n ợ bán và công n ợ mua: đ ả m b ả o vi ệ c qu ả n lý chính xác và hi ệ u qu ả quá trình thanh toán công n ợ theo hóa đơn, theo đ ố i tư ợ ng thông qua các ch ứ c năng thu chi ti ề n m ặ t, báo n ợ báo có ngân hàng, c ấ n tr ừ và bù tr ừ công n ợ linh ho ạ t V ớ i các tính năng tra c ứ u và các báo cáo chi ti ế t, ngư ờ i qu ả n t r ị có th ể tìm ki ế m nhanh chóng các thông tin công n ợ chi ti ế t c ủ a t ừ ng đ ố i tư ợ ng m ộ t cách chính xác và đưa ra các quy ế t đ ị nh thanh toán nhanh chóng và phù h ợ p, có l ợ i nh ấ t cho doanh nghi ệ p cũng như đ ề xu ấ t các kho ả n thanh toán phù h ợ p cho t ừ ng doanh nghi ệ p và cho t ừ ng khách hàng - K ế toán thanh toán – t ạ m ứ ng: qu ả n lý vi ệ c thanh toán và t ạ m ứ ng m ộ t cách ch ặ t ch ẽ , rõ ràng, chính xác Linh ho ạ t trong vi ệ c thu chi t ạ m ứ ng mua hàng đ ể giúp cho vi ệ c mua hàng nhanh chóng, d ễ dàng, k ị p th ờ i đáp ứ ng nhu c ầ u c ủ a b ộ ph ậ n kinh doanh Xác đ ị nh đư ợ c kho ả n chênh l ệ ch t ỷ giá trong quá trình thanh toán ngo ạ i t ệ nh ằ m xác đ ị nh đư ợ c lãi l ỗ đ ể h ạ ch toán cho phù h ợ p - K ế toán tài s ả n (bao g ồ m TSCĐ và CCDC) qu ả n lý đ ầ y đ ủ , chính xác và ch ặ t ch ẽ s ố lư ợ ng cũng như giá tr ị c ủ a tài s ả n đ ể ch ạ y kh ấ u hao và phân b ổ chi phí cho h ợ p lý - K ế toán giá thành ph ả i ph ố i h ợ p ch ặ t ch ẽ v ớ i quy trình s ả n xu ấ t đ ể tính toán chính xác giá bán cho các s ả n ph ẩ m nh ằ m đ ả m b ả o s ố li ệ u đ ầ u vào cho quy trình bán hàng, giúp cho vi ệ c kinh doanh có hi ệ u qu ả , đem l ạ i l ợ i nhu ậ n - K ế toán t ổ ng h ợ p ph ả i đ ả m b ả o đ ầ y đ ủ và chính xác các ch ứ c năng x ử lý s ố li ệ u cu ố i k ỳ đ ể làm cơ s ở cho các báo cáo th ố ng kê c ủ a h ệ th ố ng - H ệ th ố ng báo cáo ph ả i đ ầ y đ ủ và chính xác nh ằ m giúp cho ban lãnh đ ạ o có cái nhìn t ổ ng quan v ề tình hình ho ạ t đ ộ ng c ủ a doanh nghi ệ p, đ ể đưa ra các chi ế n lư ợ c phát tri ể n cho doanh nghi ệ p trong tương lai Đ ề tài : Xây d ự ng Phân h ệ K ế toán trong ER P GVH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP NGÀNH: CÔNG NGHỆ THÔNG TIN CHUYÊN NGÀNH: AN TOÀN THÔNG TIN

ĐỀ TÀI:

XÂY DỰNG PHÂN HỆ KẾ TOÁN

TRONG HỆ THỐNG ERP

CỦA DOANH NGHIỆP THÀNH VINH

Người hướng dẫn: ThS NGUYỄN THẾ XUÂN LY Sinh viên thực hiện: VÕ NHƯ HOÀN

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP NGÀNH: CÔNG NGHỆ THÔNG TIN CHUYÊN NGÀNH: AN TOÀN THÔNG TIN

ĐỀ TÀI:

XÂY DỰNG PHÂN HỆ KẾ TOÁN

TRONG HỆ THỐNG ERP CỦA DOANH NGHIỆP THÀNH VINH

Người hướng dẫn: ThS NGUYỄN THẾ XUÂN LY Sinh viên thực hiện: VÕ NHƯ HOÀN

Số thẻ sinh viên: 102150098

Lớp: 15T2

Đà Nẵng, 12/2019

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

NHẬN XÉT ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

I Thông tin chung:

1 Họ và tên sinh viên: Võ Như Hoàn

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

NHẬN XÉT PHẢN BIỆN ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

I Thông tin chung:

1 Họ và tên sinh viên: Võ Như Hoàn

2 Lớp: 15T2 Số thẻ SV: 102150098

3 Đề tài: Xây dựng phân hệ Kế toán trong hệ thống ERP của doanh nghiệp Thành Vinh

4 Người phản biện: ……….……… Học hàm/ học vị: ………

II Nhận xét, đánh giá đồ án tốt nghiệp:

tối đa

Điểm trừ

Điểm còn lại

1 Sinh viên có phương pháp nghiên cứu phù hợp, giải quyết

1a - Hiểu và vận dụng được kiến thức Toán và khoa học tự nhiên trong

1b - Hiểu và vận dụng được kiến thức cơ sở và chuyên ngành trong

1c - Có kỹ năng vận dụng thành thạo các phần mềm mô phỏng, tính

1d - Có kỹ năng đọc, hiểu tài liệu bằng tiếng nước ngoài ứng dụng

1e - Có kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng giải quyết vấn đề 10

1f - Đề tài có giá trị khoa học, công nghệ; có thể ứng dụng thực tiễn: 10

2a - Bố cục hợp lý, lập luận rõ ràng, chặt chẽ, lời văn súc tích 15

2b - Thuyết minh đồ án không có lỗi chính tả, in ấn, định dạng 5

3 Tổng điểm đánh giá: theo thang 100

Quy về thang 10 (lấy đến 1 số lẻ)

4 Các tồn tại, thiếu sót cần bổ sung, chỉnh sửa:

TÓM TẮT ĐỒ ÁN

Đề tài: Xây dựng phân hệ Kế toán trong hệ thống ERP của doanh nghiệp Thành Vinh

Sinh viên thực hiện: Võ Như Hoàn

Số thẻ SV: 102150098 Lớp: 15T2

Tóm tắt nội dung đồ án:

Qua thời gian học tập ở trường và thực tập hơn 1 năm ở môi người doanh nghiệp, em nhận thấy quy trình quản lý của các doanh nghiệp Việt Nam vẫn còn quá thô sơ, chưa áp dụng được sự tiết bộ của khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin Để góp phần tăng hiệu quả công việc, tăng lợi nhuận của công ty đòi hỏi bộ phận quản lý phải hiểu rõ được họạt động, tài chính hiện tại của công ty một cách nhanh chóng kịp thời để có thể đưa ra giải pháp, chiến lượt kinh doanh cho phù hợp

Vì vậy, công nghệ hóa, chuẩn hóa quy trình kinh doanh, từ đó xây dựng phân hệ kế toán hoàn chỉnh, phù hợp với quy định của Nhà nước cũng như dễ dạng trong việc thống

kê tình hình kinh doanh của doanh nghiệp, thuận tiện thực hiện nghĩa vụ khai báo thuế với Nhà nước là nhu cầu tất yếu của các doanh nghiệp hiện nay ERP là một trong những lựa chọn của doanh nghiệp vừa và lớn nhằm hoạch định được nguồn lực của doanh nghiệp Trong phạm vi đồ án tốt nghiệp, vì thời gian, nguồn lực có giới hạn nên em chọn “Phân hệ

Kế toán” trong một hệ thống ERP của doanh nghiệp Thành Vinh - FURNITURE để xây dựng và phát triển Hệ thống sau khi xây dựng xong hứa hẹn sẽ đáp ứng được cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ trong việc quản lý tình hình kế toán của doanh nghiệp thông qua các tính năng chính như sau:

- Quản lý tình hình tài chính của doanh nghiệp một cách chặt chẽ và chính xác Đảm bảo thống kê đầy đủ các nguồn tiền và sự luôn chuyển của dòng tiền trong doanh nghiệp cũng như với bên ngoài

- Quản lý công nợ bán và công nợ mua thông qua 2 sổ cái công nợ Việc quản lý hóa đơn trở nên dễ dàng và chính xác hơn, giúp doanh nghiệp linh hoạt trong việc thu chi tiền cũng như bù trừ công nợ hợp lý, đảm bảo tính chính xác cũng như có cái nhìn trực quan nhất về tình hình công nợ

- Quản lý tài sản trong doanh nghiệp chặt chẽ, đảm bảo tính toán chính xác giá trị khấu hao của tài sản để có kế hoạch sử dụng phù hợp, tránh lãng phí

- Khai báo thuế dễ dàng với cục Thuế nhờ việc tích hợp dịch vụ Hóa đơn điện tử của BKAV thông qua module Hóa đơn điện tử Giúp cho việc kê khai thuế của doanh nghiệp được kiểm soát chặt chẽ, trở nên thuận tiện, nhanh chóng và minh bạch hơn

- Đảm bảo được các nghiệp vụ tổng hợp riêng biệt của ngành kế toán

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

CỘNG HÒA XÃ HÔI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

NHIỆM VỤ ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

Họ tên sinh viên: Võ Như Hoàn Số thẻ sinh viên: 102150098 Lớp: 15T2 Khoa: Công Nghệ Thông Tin Ngành: An Toàn Thông Tin

1 Đề tài: Xây dựng phân hệ Kế toán trong hệ thống ERP của doanh nghiệp Thành Vinh

2 Đề tài thuộc diện: ☐ Có ký kết thỏa thuận sở hữu trí tuệ đối với kết quả thực hiện

3 Các số liệu và dữ liệu ban đầu:

……… ……… ……

………

……….… ……… ………

Nội dung các phần thuyết minh và tính toán: … ………

… ………

… ………

… ………

… ………

4 Các bản vẽ, đồ thị ( ghi rõ các loại và kích thước bản vẽ ): … ………

… ………

… ………

… ………

5 Họ tên người hướng dẫn: Phần/ Nội dung: 6 Ngày giao nhiệm vụ đồ án: …… /……./2019

7 Ngày hoàn thành đồ án: …… /……./2019

Đà Nẵng, ngày tháng 12 năm 2019

LỜI NÓI ĐẦU

Trong suốt thời gian thực hiện và hoàn thành đồ án này, em đã nhận được sự giúp đỡ

và hướng dẫn tận tình của các Thầy, các Cô và các bạn trong Khoa Công nghệ Thông tin Trường Đại học Bách khoa - Đại học Đà Nẵng Em xin gửi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc tới các Thầy Cô trong Khoa đã giảng dạy và truyền đạt những kiến thức cần thiết, những kinh nghiệm quý báu cho chúng em có thể thực hiện đồ án này

Trước tiên, em xin chân thành cảm ơn thầy giáo ThS.Nguyễn Thế Xuân Ly giảng viên khoa công nghệ thông tin – Trường Đại Học Bách Khoa Đà Nẵng đã chỉ bảo tận tình, giúp đỡ em trong suốt quá trình học tập và thực hiện đề tài này

Thứ hai, em xin chân thành cảm ơn Công ty cổ phần BYS đã tạo điều kiện giúp đỡ

em trong quá trình thực tập cũng như hỗ trợ tối đa để em có thể hoàn thành đồ án này Mặc dù đã có cố gắng hoàn thiện đồ án trong phạm vi và khả năng cho phép nhưng không tránh khỏi những thiếu sót, rất mong nhận được sự ý kiến đóng góp, nhận xét đánh giá của quý Thầy Cô

Em chân thành cảm ơn!

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan:

1 Nội dung trong đồ án này là do tôi thực hiện dưới sự hướng dẫn trực tiếp của thầy ThS Nguyễn Thế Xuân Ly, cùng với sự hỗ trợ từ Công ty cổ phần BYS

2 Các tham khảo dùng trong đồ án đều được trích dẫn rõ ràng tên tác giả, tên công trình, thời gian, địa điểm công bố

3 Nếu có những sao chép không hợp lệ, vi phạm, tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm

Sinh viên thực hiện

Võ Như Hoàn

MỤC LỤC NHẬN XÉT PHẢN BIỆN ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

TÓM TẮT ĐỒ ÁN

LỜI NÓI ĐẦU I

LỜI CAM ĐOAN II

MỤC LỤC III

DANH MỤC HÌNH ẢNH VI

DANH MỤC BẢNG BIỂU VIII

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 2: TỔNG QUAN ĐỀ TÀI 3

1.1 Giới thiệu đề tài 3

1.2 Mục tiêu của đề tài 4

1.3 Xác định phạm vi thực hiện 4

1.4 Xác định phạm vi của đề tài 5

1.5 Giải pháp thực hiện 5

1.6 Giới thiệu về hệ thống ERP 5

1.6.1 ERP là gì? 5

1.6.2 Những lợi ích mà ERP mang lại cho doanh nghiệp 6

1.6.3 Một số hệ thống ERP hiện nay 6

1.7 Giới thiệu tổng quan về Kế toán trong doanh nghiệp Thành Vinh 7

1.7.1 Quy trình quản lý công nợ phải trả 8

1.7.2 Quy trình quản lý công nợ phải thu 9

1.7.3 Quy trình quản lý Tạm ứng 10

1.7.4 Quy trình quản lý Tài sản cố định 12

1.7.5 Quy trình quản lý Công cụ dụng cụ 14

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG 16

2.1 Khảo sát thực tế 16

2.2 Mô tả bài toán 17

2.3 Các loại yêu cầu 18

2.3.1 Yêu cầu nghiệp vụ 18

2.3.2 Yêu cầu người dùng 18

2.3.3 Yêu cầu của phân hệ kế toán trong hệ thống 18

2.4 Sơ đồ ngữ cảnh 19

2.5 Sơ đồ phân rã chức năng 19

2.6 Mô hình Use Case 21

2.6.1 Sơ đồ Use Case tổng quát 21

2.6.2 Sơ đồ Use Case Nhân viên kế toán tài sản 23

2.6.3 Sơ đồ Use Case Nhân viên kế toán công nợ 24

2.6.4 Sơ đồ Use Case Nhân viên kế toán thanh toán 25

2.6.5 Sơ đồ Use Case Kế toán trưởng 26

2.6.6 Sơ đồ Use Case Admin 26

2.7 Sơ đồ hoạt động (Activity Diagram): 27

2.8 Thiết kế cơ sở dữ liệu: 32

2.8.1 Quy tắc đặt tên 32

2.8.2 Mô tả một số bảng dữ liệu chính trong phân hệ Kế toán 32

CHƯƠNG 4: TRIỂN KHAI XÂY DỰNG HỆ THỐNG 51

3.1 Triển khai xây dựng hệ thống 51

3.1.1 Các công cụ để xây dựng hệ thống 51

3.1.2 Kiến trúc hệ thống 51

3.1.3 Kiểm thử hệ thống 52

3.2 Một số kết quả đạt được 53

CHƯƠNG 5: KẾT LUẬN 64

4.1 Kết quả đạt được 64

4.2 Hạn chế của ứng dụng 64

4.3 Hướng phát triển trong tương lai 65

TÀI LIỆU THAM KHẢO 66

PHỤ LỤC 67

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 1.1 Tổng quan về ERP 5

Hình 1.2 Các thành phần của phân hệ Kế toán trong ERP 7

Hình 1.3 Quy trình công nợ phải trả 8

Hình 1.4 Quy trình công nợ phải thu 9

Hình 1.5 Quy trình tạm ứng 10

Hình 1.6 Quy trình quản lý Tài sản cố định 12

Hình 1.7 Quy trình quản lý Công cụ dụng cụ 14

Hình 2.1 Sơ đồ ngữ cảnh phân hệ Kế toán 19

Hình 2.2 Sơ đồ phân rã chức năng 20

Hình 2.3 Sơ đồ use case tổng quát 21

Hình 2.4 Sơ đồ use case nhân viên kế toán tài sản 23

Hình 2.5 Sơ đồ use case nhân viên kế toán công nợ 24

Hình 2.6 Sơ đồ use case nhân viên kế toán thanh toán 25

Hình 2.7 Sơ đồ use case Kế toán trưởng 26

Hình 2.8 Sơ đồ use case Admin hệ thống 26

Hình 2.9 Sơ đồ hoạt động chức năng đăng nhập 27

Hình 2.10 Sơ đồ hoạt động chức năng quản lý đơn bán hàng 27

Hình 2.11 Sơ đồ hoạt động chức năng quản lý hóa đơn bán hàng 28

Hình 2.12 Sơ đồ hoạt động chức năng quản lý người dùng 28

Hình 2.13 Sơ đồ hoạt động chức năng phân quyền hệ thống 29

Hình 2.14 Sơ đồ hoạt động chức năng tạo mới 29

Hình 2.15 Sơ đồ hoạt động chức năng chỉnh sửa 30

Hình 2.16 Sơ đồ hoạt động chức năng duyệt 30

Hình 2.17 Sơ đồ hoạt động chức năng post sổ 31

Hình 2.18 Sơ đồ hoạt động chức năng Unpost sổ 31

Hình 3.1 Màn hình đăng nhập hệ thống 53

Hình 3.2 Màn hình trang chủ hệ thống 53

Hình 3.3 Quản lý danh mục tài khoản 54

Hình 3.4 Cấu hình loại chứng từ 54

Hình 3.5 Quản lý đơn bán hàng 55

Hình 3.6 Quản lý hóa đơn bán hàng 55

Hình 3.7 Cấn trừ phiếu thu 56

Hình 3.8 Phân bổ tiền cho hóa đơn bán hàng 56

Hình 3.9 Đề nghị thu tiền 57

Hình 3.10 Thu tiền khách hàng 57

Hình 3.11 Phiếu chi 58

Hình 3.12 Phiếu thu 58

Hình 3.13 Tạm ứng 59

Hình 3.14 Phiếu hoàn ứng 59

Hình 3.15 Báo có ngân hàng 60

Hình 3.16 Báo nợ ngân hàng 60

Hình 3.17 Tài sản cố định 61

Hình 3.18 Công cụ dụng cụ 61

Hình 3.19 Phiếu kế toán 62

Hình 3.20 Bù trừ công nợ trên chứng từ 62

Hình 3.21 Nghiệp vụ tổng hợp (Khấu hao tài sản) 63

Hình 3.22 Hóa đơn điện tử 63

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 1.1 Các bước thực hiện quy trình công nợ phải trả 8

Bảng 1.2 Các bước thực hiện quy trình công nợ phải thu 9

Bảng 1.3 Các bước thực hiện quy trình quản lý Tạm ứng 10

Bảng 1.4 Các bước thực hiện quy trình quản lý Tài sản cố định 12

Bảng 1.5 Các bước thực hiện quy trình quản lý Công cụ dụng cụ 14

Bảng 2.1 Mô tả chi tiết sơ đồ Use case tổng quát 22

Bảng 2.2 ADUserGroups (Nhóm người dùng) 32

Bảng 2.3 ADUsers (Người dùng) 33

Bảng 2.4 HREmployees (Nhân viên) 33

Bảng 2.5 ARCustomers (Khách hàng) 34

Bảng 2.6 APSuppliers (Nhà cung cấp) 34

Bảng 2.7 ICProducts (Sản phẩm) 35

Bảng 2.8 ACAccounts (Danh mục tài khoản) 36

Bảng 2.9 ACDocumentTypes (Loại chứng từ) 36

Bảng 2.10 ACEntryTypes (Loại bút toán) 36

Bảng 2.11 GECurrencyUnits (Loại tiền tệ) 36

Bảng 2.12 CSCashFunds (Quỹ tiền mặt) 37

Bảng 2.13 CSCompanyBanks (Ngân hàng) 37

Bảng 2.14 APPaymentVouchers (Phiếu chi) 37

Bảng 2.15 APPaymentVoucherItems (Item phiếu chi) 38

Bảng 2.16 ARReceiptVouchers (Phiếu thu) 38

Bảng 2.17 ARReceiptVoucherItems (Item phiếu thu) 39

Bảng 2.18 ACBankTransactions (Báo nợ/ Báo có ngân hàng) 39

Bảng 2.19 ACBankTransactionItems (Item báo nợ/ báo có) 40

Bảng 2.20 HRAdvanceRequests (Tạm ứng) 40

Bảng 2.21 HRAdvanceRequestItems (Item tạm ứng) 41

Bảng 2.22 HRAdvanceRefunds (Phiếu hoàn ứng) 41

Bảng 2.23 HRAdvanceRefundItemInvoices (Item hóa đơn của Phiếu hoàn ứng) 42

Bảng 2.24 HRAdvanceRefundItemRequests (Item tạm ứng của Phiếu hoàn ứng) 42

Bảng 2.25 ARSaleOrders (Đơn bán hàng) 43

Bảng 2.26 ARSaleOrderItems (Item đơn bán hàng) 44

Bảng 2.27 ARInvoices (Hóa đơn bán hàng) 45

Bảng 2.28 ARInvoiceItems (Item hóa đơn bán hàng) 46

Bảng 2.29 ARPaymentProposals (Đề nghị thu tiền) 47

Bảng 2.30 ARPaymentProposalItems (Item đề nghị thu tiền) 47

Bảng 2.31 ARClearingDetails (Cấn trừ phiếu thu) 48

Bảng 2.32 ARCustomerPayments (Thu tiền khách hàng) 48

Bảng 2.33 ARCustomerPaymentTimePayments (Item thu tiền khách hàng) 48

Bảng 2.34 ARClearInvoices (Phân bổ tiền hóa đơn bán hàng) 49

Bảng 2.35 ARClearInvoiceInvoices (Item hóa đơn Phân bổ tiền) 49

Bảng 2.36 ARClearInvoiceDocuments (Item chứng từ của Phân bổ tiền hóa đơn) 50

LỜI MỞ ĐẦU

Thành lập tại Việt Nam năm 2010, Công ty cổ phần BYS chuyên cung cấp dịch vụ

tư vấn triển khai giải pháp Quản lý tổng thể doanh nghiệp (ERP) Được thành lập bởi các chuyên gia nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực Công nghệ thông tin & Tư vấn triển khai ERP

có nhiều năm làm việc tại Đức và Úc, cộng với sự hỗ trợ về công nghệ, đào tạo và chuyển giao giải pháp từ Nhà cung cấp giải pháp ERP của nước ngoài Với lợi thế đó, đội ngũ nhân viên BYS luôn không ngừng nỗ lực, sáng tạo và nâng cao chất lượng giải pháp nhằm xây

dựng một giải pháp ERP của người Việt với sứ mệnh: “Tôn trọng và cam kết mang đến

cho khách hàng giải pháp quản lý tốt nhất với chi phí hợp lý Đồng thời, xây dựng mối quan hệ tin cậy, uy tín, hợp tác cùng phát triển với các đối tác trong lĩnh vực Công nghệ thông tin.”

Thành Vinh là công ty hàng đầu Việt Nam chuyên về thiết kế, sản xuất đồ gỗ, trang trí nội thất, thi công hệ thống điện, mạng, lạnh và xây dựng được thành lập ngày 04/02/1992 Hơn 22 năm kinh nghiệm là nhà tiên phong trong ngành trang trí nội thất, với

2 showroom trưng bày đa dạng các sản phẩm phục vụ cho nhiều đối tượng và 1 nhà xưởng tại TP.HCM, cùng đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và thân thiện Sau thời gian tìm hiểu, Ban giám đốc Thành Vinh quyết định ký kết với Công ty CP BYS dự án: “Tư vấn & triển khai Giải pháp quản lý BYS ERP”, dự án được Kick off vào ngày 17/01/2019 với mô hình BYS WOOD - Giải pháp quản lý tổng thể và chuyên sâu nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý của các doanh nghiệp từ SẢN XUẤT, GIA CÔNG đến THIẾT KẾ, PHÂN PHỐI, BÁN

LẺ, THI CÔNG NỘI NGOẠI THẤT

Qua thời gian hơn 1 năm học tập và làm việc trong môi trường chuyên nghiệp tại công ty BYS, em đã được các anh chị tại đây truyền đạt những kiến thức về ERP như: các nghiệp vụ của quy trình mua bán hàng, nghiệp vụ kế toán cơ bản, các kiến thức về ERP đặc thù của ngành gỗ… bên cạnh đó em còn được tìm hiểu và sử dụng các bộ công cụ phát triển của công ty, tham gia thảo luận, phân tích và đưa ra các giải pháp nhằm đáp ứng yêu cầu của khách hàng Sau thời gian dài được trau dồi kiến thức và trải qua các bài kiểm tra năng lực ở công ty, em đã được tham gia vào đội ngũ phát triển dự án “Tư vấn & triển khai Giải pháp quản lý BYS ERP cho doanh nghiệp Thành Vinh” Cụ thể, trong dự án này, em được phân công đảm nhiệm công việc xây dựng và phát triển phân hệ Kế toán Đây là một phân hệ rất quan trọng trong dự án ERP, vì nó quản lý toàn bộ các giao dịch của một công

ty, cũng như những biến chuyển về tài chính, nền móng để có thể xây dựng những báo cáo thống kê nhằm có cái nhìn tổng quan và chính xác về tình hình kinh doanh của một doanh nghiệp

Qua sự thống nhất hỗ trợ giữa công ty BYS với cá nhân em, trong báo cáo này em xin trình bày về những vấn đề mà em đã tham gia tại công ty, cụ thể là các quy trình trong phân hệ kế toán Những thành phần được trình bày trong báo cáo chưa phải là toàn bộ phân

hệ kế toán mà chỉ là những phần nhỏ trong phân hệ, là nền móng cơ sở để phát triển hệ thống báo cáo một cách chính xác và trực quan nhất Báo cáo gồm có 4 chương:

Chương 1: “Tổng quan đề tài”: Mô tả tổng quan về phân hệ Kế toán trong hệ thống ERP, mục tiêu và phạm vi thực hiện của đề tài để đáp ứng những yêu cầu đặt

ra của doanh nghiệp

Chương 2: “Phân tích và thiết kế hệ thống”: Dựa vào những nghiệp vụ cơ bản của Kế toán cũng như quá trình khảo sát thực tế ở doanh nghiệp, tiến hành phân tích nghiệp vụ, chỉ rõ các yêu cầu của hệ thống

Chương 3: “Triển khai xây dựng hệ thống”: Giới thiệu các công cụ áp dụng, giới thiệu giao diện các quy trình đã thực hiện được

Chương 4: “Kết luận”: Nêu rõ kết quả mà sản phẩm đạt được là gì, điều gì chưa giải quyết được, hướng phát triển của sản phẩm trong tương lai

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN ĐỀ TÀI

1.1 Giới thiệu đề tài

Dự án “Tư vấn & triển khai Giải pháp quản lý BYS ERP cho doanh nghiệp Thành Vinh” được xây dựng dựa trên BYS WOOD – giải pháp quản lý tổng thể và chuyên sâu nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý của các doanh nghiệp từ sản xuất, gia công đến thiết kế, phân phối, bán lẻ, thi công nội ngoại thất với mô hình hệ thống áp dụng như sau:

- Quản lý Giao nhận và lắp đặt ( Mobile App)

- Quản lý Nhân sự - Chấm công tính lương ( Mobile App)

- Quản lý Kế toán - Tài Chính - Giá thành dự án

- Quản lý Bán hàng (dự án)

- Quản lý Mua hàng

- Quản lý kho & hàng tồn kho (Mobile App)

- Quản lý Kế hoạch sản xuất

- Quản lý lệnh sản xuất

- Quản lý Năng suất và Mobile App thống kê sản xuất

Trong báo cáo đồ án tốt nghiệp này, em xin trình bày phần Quản lý Kế toán – Tài chính (Phân hệ kế toán) – là phân hệ mà em đảm nhận trực tiếp trong dự án này Vì giới hạn thời gian thực hiện đồ án cũng như tiến độ thực tế của dự án nên em xin phép chỉ giới thiệu các phần cơ bản của phân hệ kế toán, bao gồm:

1 Kế toán quỹ - ngân sách: quản lý các khoản thu, khoản chi, báo nợ, báo có, theo dõi việc quản lý các quỹ tiền mặt, tài khoản ngân hàng, tình hình nhận nợ và trả nợ vay ngân hàng của doanh nghiệp

2 Kế toán công nợ phải thu: theo dõi chi tiết các khoản nợ phải thu từ khách hàng

3 Kế toán công nợ phải trả: theo dõi chi tiết các khoản nợ phải trả cho nhà cung cấp trong quá trình mua hàng

4 Kế toán tài sản cố định: quản lý và theo dõi số lượng của TSCĐ, các chi phí xây dựng cơ bản dở dang (CPXDCBDD) cấu thành nên tài sản, thực hiện chạy khấu hao tài sản định kỳ

5 Kế toán công cụ dụng cụ: quản lý việc xuất nhập kho, cấp CCDC cho các phòng ban, bộ phận, cá nhân theo mã định danh, chạy phân bổ CCDC định kỳ

6 Kế toán tổng hợp: quản lý và kê khai các hóa đơn giá trị gia tăng của doanh nghiệp cho chi cục thuế, thực hiện các nghiệp vụ tổng hợp khác

1.2 Mục tiêu của đề tài

Hiện nay tại Việt Nam có rất nhiều hệ thống quản lý, hoạch định nguồn lực như Bravo, Oracle, SAP ERP,… được các doanh nghiệp triển khai Tuy nhiên, để áp dụng được các hệ thống này vào bộ máy quản lý của doanh nghiệp thì chi phí bỏ ra không hề nhỏ (từ 2000-5000$ cho user/năm), đây chính là rào cản lớn để các doanh nghiệp ở Việt Nam có thể tiếp cận được với các hệ thống này

Để giải quyết bài toán chi phí bỏ ra cho một hệ thống quản lý tổng thể doanh nghiệp nhưng vẫn đáp ứng được những yêu cầu cơ bản và hoạt động hiệu quả của một hệ thống ERP, ứng dụng cẩn phải xây dựng được quy trình thống nhất và rõ ràng, phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp, bên cạnh đó cần phải có giao diện thân thiện và dễ sử dụng

để đem lại những trải nghiệm thỏa mái cho người sử dụng Riêng phân hệ Kế toán, cần phải quản lý đầy đủ và chính xác các số liệu liên quan đến công nợ cũng như tình hình tài chính của doanh nghiệp, thể hiện trực quan các số liệu thông qua các báo cáo thống

kê để người quản trị có cái nhìn tổng quan cũng như làm cơ sở để khai báo với các cơ quan quản lý Nhà nước

Trong báo cáo này sẽ tập trung giải quyết vấn đề của các lĩnh vực cơ bản của Kế toán như: Kế toán thanh toán (Quỹ - ngân hàng), quản lý công nợ mua, quản lý công nợ bán, quản lý tài sản cố định, công cụ dụng cụ, kế toán thuế (khai báo các hóa đơn VAT với chi cục thuế) cùng một số nghiệp vụ của kế toán tổng hợp

- Để đảm bảo yêu cầu bảo mật của doanh nghiệp, ứng dụng chỉ có thể dùng được khi máy tính của người dùng truy cập vào mạng nội bộ của doanh nghiệp

- Ứng dụng có hỗ trợ người dùng khai báo các hóa đơn VAT với chi cục thuế thông qua module Hóa đơn điện tử với điều kiện doanh nghiệp phải đăng ký sử dụng dịch vụ Hóa đơn điện tử với bên thứ 3, cụ thể là BKAV và quản trị viên phải cài đặt các thông tin cần thiết ở module Cấu hình hóa đơn điện tử

1.4 Xác định phạm vi của đề tài

Đối với người quản lý (admin): Hệ thống cung cấp cho người quản lý các module

để thực hiện việc khai báo và cấu hình các thông số cần thiết cũng như phân quyền sử

dụng các module cho người dùng tùy vào nhiệm vụ và cấp bậc của người dùng

Đối với người dùng (nhân viên): Cho phép người sử dụng các module đã được

phân quyền bởi người quản lý để thực hiện các nghiệp vụ được phân công

1.5 Giải pháp thực hiện

- Tìm kiếm, thu thập tài liệu về quy trình kế toán cơ bản của một doanh nghiệp

- Khảo sát và phân tích quy trình kế toán tại doanh nghiệp Thành Vinh Dựa vào

những dữ liệu doanh nghiệp cung cấp và tài liệu khảo sát thực tiễn, tiến hành phân

tích, xây dựng giải pháp cho phân hệ kế toán của công ty Thành Vinh

- Xây dựng tài liệu đặc tả

- Xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu

- Phân tích, thiết kế và xây dựng hệ thống

1.6 Giới thiệu về hệ thống ERP

1.6.1 ERP là gì?

ERP (Enterprise Resource Planning) là hệ thống quản lý hoạch định tài nguyên

doanh nghiệp giúp công ty hoạt động hiệu quả, thúc đẩy quá trình phát triển Phần mềm

ERP đem đến sự chuyên nghiệp và chuẩn hóa các quy trình hoạt động cho doanh nghiệp

Hình 1.1 Tổng quan về ERP

Phần mềm ERP là một mô hình ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý hoạt động kinh doanh, thu thập dữ liệu, lưu trữ, phân tích diễn giải Bộ tích hợp bao gồm nhiều công cụ: kế hoạch sản phẩm, chi phí sản xuất, kế toán, tiếp thị, bán hàng, mua hàng, quản lý kho quỹ,… phù hợp với các tập đoàn, công ty lớn

Thường thì trong các doanh nghiệp nếu không sử dụng ERP, mỗi phòng ban sẽ sử dụng một phần mềm khác nhau Khi dùng từng phần mềm một cách riêng lẻ như vậy, việc kết nối các dữ liệu lại với nhau gặp rất nhiều khó khăn cũng như không có sự đồng

bộ hóa dữ liệu nội bộ Đối với dữ liệu lớn thì việc phối hợp giữa các bộ phận trở nên khó khăn hơn và vô cùng tốn kém Hệ thống ERP sẽ gom nhóm tất cả các thành phần riêng lẻ lại với nhau trên một cơ sở dữ liệu hợp nhất, mọi phòng ban đều có thể truy cập

và chia sẽ dữ liệu cho nhau tạo nên một hệ thống đồng bộ

1.6.2 Những lợi ích mà ERP mang lại cho doanh nghiệp

- Chuẩn hóa quy trình hoạt động cho doanh nghiệp

- Người quản lý có thể kiểm soát được hoạt động của tất cả các phòng ban nhằm ngăn chặn các rủi ro có thể xảy ra

- Hoạch định nguồn lực, tăng hiệu suất hoạt động tổng thể của doanh nghiệp

- Giảm thiểu chi phí, tăng doanh thu và lợi nhuận

- Bảo mật thông tin khách hàng và doanh nghiệp

1.6.3 Một số hệ thống ERP hiện nay

a) Phần mềm ERP đóng gói: là một loại phần mềm được các nhà sản xuất đầu tư

nghiên cứu, tổng hợp từ rất nhiều khảo sát nhu cầu thực tế các nghiệp vụ hoặc một số lĩnh vực nào đó của doanh nghiệp Từ những dữ liệu thu thập được kết hợp với những chuẩn mực, nghiệp vụ đặc trưng của doanh nghiệp, nhà sản xuất sẽ tập hợp thành những điểm chung và xây dựng nên một mô hình tổng thể Phần mềm ERP đóng gói với những chức năng cố định ứng dụng cho nhiều doanh nghiệp ở các lĩnh vực khác nhau

- Ưu điểm: Chi phí hợp lý, dễ sử dụng, thời gian triển khai nhanh, được cập nhật thường xuyên dựa trên phân tích những yêu cầu mới của khách hàng

- Nhược điểm: Không đáp ứng được hoàn toàn những yêu cầu đặc thù của doanh nghiệp, của ngành Do đó, những công ty có đặc thù quá khác biệt thường lựa chọn sử dụng phần mềm viết theo yêu cầu

b) Phần mềm ERP viết theo yêu cầu: là loại phần mềm được các nhà sản xuất

thiết kế, xây dựng thích ứng những đặc điểm, yêu cầu đặc thù theo quy trình hoạt động

mà doanh nghiệp đang áp dụng, do chính doanh nghiệp đưa ra đề xuất phát triển

- Ưu điểm: Đáp ứng 100% yêu cầu của khách hàng, đồng thời nhận được sự hỗ trợ chu đáo trong công tác triễn khai, bảo trì và nâng cấp phần mềm

- Nhược điểm: Thời gian triển khai lâu hơn và chi phí cao hơn

c) Phần mềm ERP nước ngoài: Hiện nay có rất nhiều phần mềm ERP nước ngoài

được sử dụng rộng rãi tại Việt Nam có thể kể đến như ERP SAP, Oracle ERP, Microsoft Dynamics, Sage ERP

- Ưu điểm: Quy trình được chuẩn hóa và được xây dựng trên nền tảng công nghê

cao, đã triển khai thành công tại nhiều doanh nghiệp trên thế giới

- Nhược điểm: Chi phí đắt đỏ nên các doanh nghiệp vừa và nhỏ khó có thể sử dụng,

bên cạnh đó các phần mềm ERP này lại không đáp ứng được các chuẩn mực Kế toán cũng như đặc thù hoạt động của các doanh nghiệp tại Việt Nam

1.7 Giới thiệu tổng quan về Kế toán trong doanh nghiệp Thành Vinh

Hình 1.2 Các thành phần của phân hệ Kế toán trong ERP

Với vai trò là trung tâm lưu trữ mọi thông tin liên quan đến tài chính kế toán của toàn bộ hệ thống, phân hệ kế toán sẽ kế thừa thông tin từ các phân hệ khác trong ERP,

từ đó tổng hợp và xử lý số liệu để phục vụ cho các nghiệp vụ tiếp theo liên quan đến công nợ, giá thành, quỹ tiền,… cuối cùng là đưa ra cái nhìn tổng quan về tình hình kinh doanh của doanh nghiệp dựa trên các báo cáo thống kê Dưới đây là quy trình cơ bản của các thành phần chính trong phân hệ Kế toán theo tài liệu do doanh nghiệp Thành Vinh cung cấp, đang được áp dụng thực tế tại doanh nghiệp:

1.7.1 Quy trình quản lý công nợ phải trả

Hình 1.3 Quy trình công nợ phải trả Bảng 1.1 Các bước thực hiện quy trình công nợ phải trả

mua hàng

Phòng ban Căn cứ vào nhu cầu các phòng ban, Nhân

viên phòng ban lập đề nghị mua hàng để phục vụ công việc

Bước 2 Tạo đơn

mua hàng

Phòng mua hàng

Căn cứ theo Đề nghị mua hàng dịch vụ đã được duyệt, Phòng mua hàng lựa chọn nhà cung cấp, gửi đơn đặt hàng cho nhà cung cấp

và cập nhật đơn hàng mua vào hệ thống để theo tiến độ mua hàng

Bước 3

Nhập Hóa đơn mua hàng

Kế toán công nợ phải trả

Dựa trên hóa đơn mua hàng do NCC gửi, kế toán công nợ phải trả cập nhật hóa đơn và hạch toán kế toán vào hệ thống

Bước

4.1.1

Tạo Đề nghị thanh toán

Kế toán công nợ phải trả

Căn cứ vào đơn hàng, hợp đồng và điều khoản thanh toán trên hợp đồng Kế toán công nợ phải trả lập đề nghị thanh toán trình BGD duyệt

Bước

4.1.2

Tạo phiếu chi/UNC

Kế toán thanh toán

Căn cứ vào DNTT đã duyệt, Kế toán thanh toán lập Phiếu chi, UNC trả tiền cho NCC

Bước 4.2

Tạo phiếu Cấn trừ/

Bù trừ công nợ

Kế toán công nợ phải trả

Căn cứ vào hóa đơn, tình hình công nợ của NCC và các phiếu chi cọc, Kế toán công nợ phải trả thực hiện Cấn trừ/ Bù trừ công nợ cho hóa đơn mua hàng

Bước 5 Xác nhận

thực chi Quỹ

Dựa trên DNTT và Phiếu chi/UNC, Chứng

từ Cấn trừ/Bù trừ, Thủ quỹ chi tiền hoặc chuyển khoản và xác nhận thực chi, xác nhận

bù trừ sau khi đã hoàn tất

1.7.2 Quy trình quản lý công nợ phải thu

Hình 1.4 Quy trình công nợ phải thu

Bảng 1.2 Các bước thực hiện quy trình công nợ phải thu

Bước 1

Chốt báo giá, hợp đồng bán

Khách hàng

Theo quy trình CRM, nhân viên kinh doanh chăm sóc khách hàng và chốt báo giá với khách hàng

Bước 2 Tạo đơn

bán hàng

Kinh doanh

Nhân viên kinh doanh dựa trên hợp đồng và báo giá, cập nhật thông tin đơn hàng để theo dõi tiến độ bán hàng

Bước 3

Tạo Hóa đơn bán hàng

Kế toán công nợ phải thu

Căn cứ vào đơn hàng bán, kế toán công nợ phải thu lập hóa đơn và hạch toán ghi nhận công nợ phải thu và doanh thu bán hàng

Bước

4.1.1

Tạo Đề nghị thu tiền

Kế toán công nợ phải thu

Căn cứ vào điều khoản hợp đồng bán, đơn bán hàng hoặc hóa đơn bán hàng đến hạn thanh toán, kế toán phải thu lập Đề nghị thu tiền gửi khách hàng yêu cầu thanh toán

Bước

4.1.2

Tạo phiếu thu/ Giấy báo có

Kế toán thanh toán

Khi khách hàng trả tiền, kế toán thanh toán lập phiếu thu/Giấy báo có để ghi nhận việc thu tiền khách hàng

Bước 4.2

Tạo phiếu Cấn trừ/

Bù trừ công nợ

Kế toán công nợ phải thu

Căn cứ vào hóa đơn, tình hình công nợ của khách hàng và các phiếu thu cọc, Kế toán công nợ phải thu thực hiện Cấn trừ/ Bù trừ công nợ cho hóa đơn bán hàng

Bước 5 Xác nhận

thực thu Quỹ

Dựa trên Phiếu thu, tình hình thu tiền thực tế, các Chứng từ Cấn trừ/Bù trừ, Thủ quỹ xác nhận thực thu, bù trừ sau khi đã hoàn tất

1.7.3 Quy trình quản lý Tạm ứng

Hình 1.5 Quy trình tạm ứng Bảng 1.3 Các bước thực hiện quy trình quản lý Tạm ứng

Bước 1.1

Đề nghị tạm ứng lương

Phòng ban Nhân viên căn cứ theo quy định về tạm ứng

lương, lập đề nghị tạm ứng lương

Bước 1.2

Đề nghị tạm ứng công tác, mua hàng

Phòng ban

Nhân viên được giao công việc đi công tác hoặc mua hàng cho công ty Căn cứ theo quy định công tác lập Đề nghị tạm ứng

Bước 2 Duyệt Kế toán

trưởng

Căn cứ theo Đề nghị tạm ứng và công việc giao cho nhân viên, Kế toán trưởng hoặc Ban giám đốc dựa theo quy định duyệt Đề nghị tạm ứng đúng so với quy định

Bước 3 Tạo Phiếu

chi/ UNC Kế toán

Dựa theo phiếu Đề nghị tạm ứng đã duyệt,

Kế toán lập phiếu chi/ UNC và hạch toán kế toán, in phiếu chi để BGĐ hoặc Kế toán trưởng ký duyệt và chuyển Thủ quỹ thực hiện việc chi tiền

Bước 4 Thực chi Thủ quỹ

Dựa vào Đề nghị tạm ứng và Phiếu chi đã được ký duyệt, Thủ quỹ thực hiện việc chi tiền và xác nhận thực chi trên hệ thống

Bước 5

Lập Đề nghị hoàn ứng

Phòng ban

Căn cứ vào công việc được giao, tập hợp các chứng từ gốc liên quan đến thanh toán (hóa đơn, vé, Bill bán lẻ ) tổng hợp lập đề nghị hoàn ứng so với Đề nghị tạm ứng trước đó

Bước 6 Duyệt Kế toán

trưởng

Căn cứ vào Đề nghị hoàn ứng, công việc được giao của nhân viên đã hoàn thành và theo quy định của công ty thực hiện việc Duyệt chứng từ trên hệ thống

Bước 7 Hạch toán kế toán Kế toán

Dựa vào Đề nghị hoàn ứng đã duyệt cập nhật thông tin để hạch toán kế toán và kiểm tra phần chênh lệch:

- + Sử dụng không hết thì thu lại phần tiền dư + Chi thêm nếu sử dụng vượt quá số tiền đã được tạm ứng

Bước 8.1

Phiếu thu

sử dụng không hết

Kế toán

Căn cứ chênh lệch: Tạm ứng lớn hơn Hoàn ứng: Kế toán lập và in phiếu thu do không sử dụng hết để Kế toán trưởng ký duyệt

Bước 8.2 Chi thêm Kế toán

Căn cứ chênh lệch: Tạm ứng nhỏ hơn Hoàn ứng: Kế toán lập và in phiếu chi để Kế toán trưởng ký duyệt

Bước 9 Thực chi Thủ quỹ

Căn cứ theo chứng từ thu, chi đã ký, Thủ quỹ thực hiện việc thu, chi tiền và xác nhận trên

hệ thống

1.7.4 Quy trình quản lý Tài sản cố định

Hình 1.6 Quy trình quản lý Tài sản cố định Bảng 1.4 Các bước thực hiện quy trình quản lý Tài sản cố định

Bước 1

Lập yêu cầu mua TSCĐ

Phòng ban

Các phòng ban căn cứ vào nhu cầu về TSCĐ cần dùng để phục vụ công việc lập yêu cầu mua TSCĐ trình lên BGD duyệt

Bước 2 Duyệt mua TSCĐ

Kế toán trưởng/

BGĐ

Dựa trên đề xuất yêu cầu mua TSCĐ, tình hình hoạt động thực tế và quy định của công

ty BGĐ duyệt yêu cầu mua TSCĐ

Bước 3.1 Tạo mã TSCĐ Kế toán

Dựa trên yêu cầu mua TSCĐ, đối với TSCĐ mua về sử dụng không cần phải tập hợp nhiều chi phí và thời gian dài để hình thành TSCĐ, Nhân viên kế toán phụ trách sẽ tạo

mã TSCĐ và thông báo phòng mua hàng mua TSCĐ

Bước

3.2.1

Tạo mã CPXDDD Kế toán

Dựa trên yêu cầu TSCĐ, đối với TSCĐ được hình thành lâu dài, cần phải tập hợp chi phí trước khi hình thành TSCĐ, nhân viên kế toán phụ trách sẽ tạo mã Chi phí xây dựng

Bước

3.2.2

Tập hợp chi phí phát sinh CPXDDD

Kế toán

Khi có chứng từ hạch toán liên quan đến chi phí xây dựng cơ bản dở dang, Kế toán sẽ chọn mã CPXDDD để tổng hợp chi phí hình thành nên TSCĐ

Bước 4 Ghi tăng TSCĐ Kế toán

Sau khi đủ bộ chứng từ hình thành TSCĐ,

Kế toán lập khai báo tăng tài sản để bắt đầu theo dõi TSCĐ và tính khấu hao, phân bổ từng tháng

Bước 5 chuyển Điều

TSCĐ

Kế toán, Phòng thiết bị

Trong quá trình sử dụng, khi TSCĐ có điều chuyển từ phòng ban này qua phòng ban khác, nhân viên phụ trách theo dõi TSCĐ sẽ lập phiếu điều chuyển TSCĐ

Bước 6 Khấu hao TSCĐ Kế toán

Cuối mỗi tháng, kế toán sẽ thực hiện bút toán chạy khấu hao TSCĐ để ghi nhận khấu hao vào chi phí hàng tháng

Bước 7

Lập đề xuất thanh

Bước 8 đề xuất Duyệt

Kế toán trưởng/

BGĐ

Căn cứ vào yêu cầu thanh lý TSCĐ, BGĐ duyệt thanh lý theo quy định

Bước 9 Ghi giảm TSCĐ Kế toán

Dựa trên đề xuất được duyệt, kế toán khai báo giảm TSCĐ không theo dõi TSCĐ và hạch toán kế toán liên quan TSCĐ khai báo giảm

Bước 10 Xuất hóa đơn Kế toán

TSCĐ đã khai báo giảm nếu bán TSCĐ ra bên ngoài, kế toán sẽ xuất hóa đơn và thu tiền thanh lý

1.7.5 Quy trình quản lý Công cụ dụng cụ

Hình 1.7 Quy trình quản lý Công cụ dụng cụ Bảng 1.5 Các bước thực hiện quy trình quản lý Công cụ dụng cụ

Bước 1 Lập yêu cầu

mua CCDC Phòng ban

Các phòng ban căn cứ vào nhu cầu về CCDC cần dùng để phục vụ công việc lập yêu cầu mua CCDC trình lên BGD duyệt

Bước 2 Duyệt mua

CCDC

Kế toán trưởng/

BGĐ

Căn cứ theo yêu cầu mua CCDC, BGĐ duyệt mua CCDC dựa theo quy định và tình hình hoạt động

Bước

3.1.1

Quy trình mua hàng Mua hàng

Thực hiện quy trình mua hàng để mua CCDC vào kho

Bước

3.1.2

Tạo phiếu xuất dùng CCDC

Kế toán, Phòng thiết bị

Phòng thiết bị căn cứ theo yêu cầu đề xuất CCDC, cấp phát cho người sử dụng và thực hiện xuất kho CCDC

Bước

3.2

Hạch toán

kế toán không theo dõi tồn kho

Kế toán CCDC không theo dõi hàng tồn kho, kế toán

hạch toán ghi nhận giá trị CCDC

Bước 4 Hình thành

CCDC Kế toán

Kế toán phụ trách sẽ tổng hợp chứng từ, khai báo hình thành CCDC Tạo mã thẻ CCDC nhằm theo dõi CCDC và phân bổ vào chi phí hàng tháng

Bước 5

Tạo phiếu điều chuyển CCDC

Phòng thiết bị, kế toán

Khi thay đổi người sử dụng CCDC, nhân viên phụ trách theo dõi thực hiện khai báo điều chuyển người sử dụng CCDC

Bước 6 Chạy Phân

bổ CCDC Kế toán

Hàng tháng, kế toán sẽ chạy phân bổ CCDC

để ghi nhận vào chi phí

Bước 7

Lập đề xuất thanh lý CCDC

Phòng ban

Căn cứ vào các CCDC không còn sử dụng được, nhân viên phụ trách báo hỏng, lập đề xuất thanh lý công cụ dụng cụ

Bước 8

Duyệt đề xuất thanh

lý

Kế toán trưởng / BGĐ

Căn cứ vào đề xuất thanh lý CCDC và tình hình thực tế, BGĐ xét duyệt thanh lý theo quy định của doanh nghiệp

Bước 9 Ghi giảm

CCDC Kế toán

Dựa trên đề xuất được duyệt, kế toán khai báo giảm CCDC không theo dõi CCDC và hạch toán kế toán liên quan khai báo giảm

Bước 10 Xuất hóa đơn Kế toán

Nếu CCDC được bán ra ngoài, kế toán sẽ xuất hóa đơn bán CCDC và thu tiền thanh lý CCDC

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG

2.1 Khảo sát thực tế

Sau khi thực hiện khảo sát thực tế tại doanh nghiệp Thành Vinh, bộ phận khảo sát khách hàng của BYS nhận thấy rằng đa phần các quy trình trong phân hệ kế toán tại Thành Vinh được thực hiện trên một phần mềm kế toán độc lập với những phân hệ khác Phân hệ kế toán vẫn chưa có sự liên kết chặt chẽ với phân hệ mua bán hàng hóa, sản xuất, nhân sự… nên việc quản lý vẫn tồn tại những khó khăn, chưa có sự nhất quán Bức tranh tổng quát về kế toán ở doanh nghiệp Thành Vinh vẫn chưa thật sự rõ ràng Các quy trình quản lý TSCĐ, quản lý CCDC, quản lý Quỹ - ngân sách hoạt động khá ổn định do được chạy trên phần mềm kế toán riêng biệt (phần mềm kế toán Misa), tuy nhiên các quy trình khác như quản lý công nợ mua, công nợ bán, tính giá thành, hạch toán lương, tạm ứng mua hàng… vẫn còn tồn tại nhiều vấn đề do chưa thể đồng

bộ hóa với các phân hệ khác liên quan Hệ thống báo cáo vẫn chưa thật sự đáp ứng đầy

đủ những yêu cầu mà đội ngũ quản lý của Thành Vinh đặt ra, dẫn đến việc quản lý và hoạch định chiến lược phát triển cho doanh nghiệp vẫn chưa thật sự hiệu quả

Trong bối cảnh cục Thuế, chi cục thuế trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh chỉ đạo bắt buộc triển khai hóa đơn điện tử từ tháng 05/2019 để phù hợp với lộ trình bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử của tất cả các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP Đây là yêu cầu bắt buộc triển khai hóa đơn

điện tử đã được nêu rõ tại Nghị quyết 01/NQ-CP: “Mở rộng áp dụng hóa đơn điện tử,

cơ bản hoàn thành trong năm 2019 ở Hà Nội, thành phố Hồ Chí Minh” Tuy nhiên đến

thời điểm khảo sát (tháng 6/2019) doanh nghiệp Thành Vinh vẫn chưa sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử, đây là vấn đề cần phải được giải quyết kịp thời trước tháng 12 năm

2019 để tuần thủ đúng chỉ đạo của chi cục Thuế thành phố, đồng thời tiết kiệm chi phí

và tiện lợi cho doanh nghiệp trong việc kê khai thuế

Hệ thống mạng nội bộ cũng như đường truyền Internet tại các cơ sở của Thành Vinh tương đối tốt, đáp ứng được việc kết nối qua lại giữa các chi nhánh với server để đảm bảo việc đồng bộ dữ liệu được chính xác Các máy tính trong doanh nghiệp đa phần có cấu hình đảm bảo cho việc cài đặt phần mềm Các nhân viên ở phòng kế toán

đã có thời gian tiếp xúc lâu với các phần mềm kế toán khác nên việc thao tác trên phần mềm không gặp nhiều khó khăn Tuy nhiên nhân viên ở các bộ phận liên quan khác vẫn chưa quen với việc sử dụng phần mềm trong quy trình hoạt động nên cần có thời gian

để đào tạo và sử dụng chính xác và linh hoạt các chức năng để có hiệu quả tốt nhất

2.2 Mô tả bài toán

Phân hệ kế toán trong ERP là một phân hệ rất quan trọng vì phần lớn hoạt động của các bộ phận đều liên quan đến kế toán, đích đến cuối cùng của một doanh nghiệp vẫn là doanh thu, lợi nhuận Kế toán trong ERP có quy mô rộng hơn và phức tạp hơn

so với một phần mềm kế toán chuyên dụng, bởi vì kế toán trong ERP phải có sự liên kết, kế thừa và đồng bộ dữ liệu từ các phân hệ khác để tạo thành một quy trình tổng thể chuẩn mực trong doanh nghiệp Nhờ sự đồng bộ và kế thừa qua lại giữa các thành phần trong ERP mà phân hệ kế toán nói chung cũng như các phân hệ khác nói riêng luôn được cập nhật số liệu thường xuyên và đồng nhất nên số liệu sẽ cực kì chính xác

Để đáp ứng được yêu cầu chung như trên, các thành phần của kế toán trong ERP phải giải quyết được các vấn đề cụ thể như:

- Kế toán công nợ bán và công nợ mua: đảm bảo việc quản lý chính xác và hiệu quả quá trình thanh toán công nợ theo hóa đơn, theo đối tượng thông qua các chức năng thu chi tiền mặt, báo nợ báo có ngân hàng, cấn trừ và bù trừ công nợ linh hoạt Với các tính năng tra cứu và các báo cáo chi tiết, người quản trị có thể tìm kiếm nhanh chóng các thông tin công nợ chi tiết của từng đối tượng một cách chính xác và đưa ra các quyết định thanh toán nhanh chóng và phù hợp, có lợi nhất cho doanh nghiệp cũng như đề xuất các khoản thanh toán phù hợp cho từng doanh nghiệp và cho từng khách hàng

- Kế toán thanh toán – tạm ứng: quản lý việc thanh toán và tạm ứng một cách chặt chẽ, rõ ràng, chính xác Linh hoạt trong việc thu chi tạm ứng mua hàng để giúp cho việc mua hàng nhanh chóng, dễ dàng, kịp thời đáp ứng nhu cầu của bộ phận kinh doanh Xác định được khoản chênh lệch tỷ giá trong quá trình thanh toán ngoại tệ nhằm xác định được lãi lỗ để hạch toán cho phù hợp

- Kế toán tài sản (bao gồm TSCĐ và CCDC) quản lý đầy đủ, chính xác và chặt chẽ

số lượng cũng như giá trị của tài sản để chạy khấu hao và phân bổ chi phí cho hợp lý

- Kế toán giá thành phải phối hợp chặt chẽ với quy trình sản xuất để tính toán chính xác giá bán cho các sản phẩm nhằm đảm bảo số liệu đầu vào cho quy trình bán hàng, giúp cho việc kinh doanh có hiệu quả, đem lại lợi nhuận

- Kế toán tổng hợp phải đảm bảo đầy đủ và chính xác các chức năng xử lý số liệu cuối kỳ để làm cơ sở cho các báo cáo thống kê của hệ thống

- Hệ thống báo cáo phải đầy đủ và chính xác nhằm giúp cho ban lãnh đạo có cái nhìn tổng quan về tình hình hoạt động của doanh nghiệp, để đưa ra các chiến lược phát triển cho doanh nghiệp trong tương lai

2.3 Các loại yêu cầu

2.3.1 Yêu cầu nghiệp vụ

- Công ty Thành Vinh sẽ sử dụng Data thuế và Data nội bộ riêng biệt

- Hệ thống tài khoản: Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC của Bộ tài chính

- Năm tài chính áp dụng bắt đầu: 1/1

- Kỳ kế toán: Theo tháng (12 kỳ)

- Sổ sách kế toán: Theo hình thức nhật ký chung

- Đơn vị tiền tệ hạch toán: VND, làm tròn không số lẻ

- Đơn vị tiền tệ giao dịch khác: USD, EUR… thể hiện số lẻ 2 số thập phân

- Phương pháp đánh giá chênh lệch tỷ giá: Đích danh theo từng hóa đơn

- Phương pháp tính giá hàng tồn kho: Bình quân cuối tháng

- Phương pháp tính khấu hao TSCĐ: Theo đường thẳng

- Phương pháp phân bổ CCDC: Theo đường thẳng

- Phương pháp phân bổ chi phí: Theo đường thẳng

- Tích hợp hóa đơn điện tử vào hóa đơn bán hàng

2.3.2 Yêu cầu người dùng

- Để sử dụng được hệ thống ERP, máy người dùng cần đảm bảo cấu hình: RAM 8GB, ổ cứng tối thiểu 256GB , hệ điều hành Windows 7 trở lên, có kết nối Internet

2.3.3 Yêu cầu của phân hệ kế toán trong hệ thống

- Người quản lý sẽ phân quyền sử dụng các module cũng như các chức năng khác cho các nhân viên tùy theo nhiệm vụ và cấp bậc của mỗi cá nhân

- Quản lý thông tin khách hàng và NCC theo chi nhánh, tùy theo phân quyền cho người dùng mà có thể quản lý được khách hàng và NCC ở những chi nhánh nào

- Cập nhật công nợ cùng lúc với sổ cái kế toán để số liệu được đồng nhất

- Đối với các chứng từ thanh toán chưa được cập nhật vô sổ công nợ, số tiền thanh toán ở các chứng từ này phải ở trạng thái chờ thanh toán để đảm bảo không chồng chéo trong quá trình thanh toán dẫn đến sai số công nợ

- Tích hợp Hóa đơn điện tử của BKAV

2.4 Sơ đồ ngữ cảnh

Hình 2.1 Sơ đồ ngữ cảnh phân hệ Kế toán

2.5 Sơ đồ phân rã chức năng

Phân hệ Kế toán trong hệ thống ERP có các các nhóm module chính như sau:

- Cấu hình: Cấu hình loại chứng từ, Cấu hình công thức kế toán, Cấu hình hóa

đơn điện tử, Danh mục tài khoản, Cập nhật hóa đơn phải thu đầu kỳ, Cập nhật hóa đơn phải trả đầu kỳ

- Công nợ phải thu: Đơn bán hàng, Hóa đơn bán hàng, Đề nghị thu tiền, Thu

tiền khách hàng, Hàng bán trả lại, Phân bổ tiền cho hóa đơn bán hàng

- Công nợ phải trả: Đơn mua hàng, Hóa đơn mua hàng, Đề nghị thanh toán,

Trả tiền nhà cung cấp, Trả hàng nhà cung cấp, Phân bổ tiền cho hóa đơn mua hàng

- Quỹ tiền mặt: Phiếu thu, Phiếu chi, Tạm ứng, Phiếu hoàn ứng

- Ngân hàng: Báo nợ ngân hàng, Báo có ngân hàng, Danh sách tài khoản ngân

hàng, Hợp đồng vay, Khế ước vay

- Tài sản cố định: Tài sản cố định, Tăng tài sản, Điều chuyển tài sản, Giảm tài

sản, Chi phí xây dựng cơ bản dở dang

- Công cụ dụng cụ: Công cụ dụng cụ, Nhập kho CCDC, Xuất kho CCDC, Ghi

tăng CCDC, Ghi giảm CCDC, Điều chuyển CCDC

- Tổng hợp: Phiếu kế toán, Bù trừ công nợ trên chứng từ, Nghiệp vụ tổng hợp,

Báo cáo thống kê, Hóa đơn điện tử

Sơ đồ dưới đây phân nhóm các chức năng con của phân hệ kế toán theo sự tương đồng về mặc logic và cách xử lý Các nhóm chức năng gồm Tạo mới chứng từ, Chỉnh sửa chứng từ, Xử lý chứng từ, Cấn trừ công nợ Chức năng được gồm thành nhóm, tuy nhiên nó lại xử lý một nghiệp vụ đặc thù riêng tùy theo từng module Sơ đồ này thực tế chỉ mô tả những chức năng trong phần quản lý công nợ của kế toán, các chức năng ở các module khác cũng tương tự nên sẽ không được liệt kê ra đây để tóm gọn báo cáo

Hình 2.2 Sơ đồ phân rã chức năng

2.6 Mô hình Use Case

2.6.1 Sơ đồ Use Case tổng quát

Phân hệ Kế toán trong hệ thống ERP của doanh nghiệp Thành Vinh có 5 tác nhân chính là: Admin, Kế toán trưởng, Nhân viên kế toan thanh toán, Nhân viên kế toán công

nợ (công nợ phải trả và công nợ phải thu), Nhân viên kế toán tài sản (TSCĐ và CCDC) Bảng dưới mô tả tất cả các tác nhân và quyền hạn tương ứng của các tác nhân đó trong

hệ thống:

Hình 2.3 Sơ đồ use case tổng quát

Bảng 2.1 Mô tả chi tiết sơ đồ Use case tổng quát

Nhân viên

Kế toán

tài sản

- Xem danh sách, thêm mới, chỉnh sửa thông tin TSCĐ (CCDC)

- Xem danh sách, thêm mới, chỉnh sửa thông tin chứng từ ghi tăng

- Xem danh sách, thêm mới, chỉnh sửa thông tin chứng từ ghi giảm

- Xem danh sách, thêm mới, chỉnh sửa thông tin chứng từ điều chuyển

Nhân viên

Kế toán

công nợ

- Xem danh sách, thêm mới, chỉnh sửa thông tin, cấn trừ hóa đơn

- Xem danh sách, thêm mới, chỉnh sửa thông tin đề nghị thanh toán

- Post sổ chứng từ thanh toán

- Xem danh sách, thêm mới, chỉnh sửa thông tin, post sổ phân bổ tiền

- Xem danh sách, thêm mới, chỉnh sửa thông tin, post sổ bù trừ công nợ

Nhân viên

Kế toán

thanh toán

- Xem danh sách, thêm mới, chỉnh sửa thông tin, post sổ phiếu thu

- Xem danh sách, thêm mới, chỉnh sửa thông tin, post sổ phiếu chi

- Xem danh sách, thêm mới, chỉnh sửa thông tin, post sổ báo có ngân hàng

- Xem danh sách, thêm mới, chỉnh sửa thông tin, post sổ báo nợ ngân hàng

Kế toán

trưởng

- Có toàn bộ quyền kế toán tài sản, kế toán thanh toán và kế toán công nợ

- Xem danh sách, thêm mới, chỉnh sửa thông tin, post sổ phiếu kế toán

- Xem danh sách, thêm mới, chỉnh sửa thông tin, post sổ NV tổng hợp

- Hoàn tất chứng từ Tạm ứng, Đề nghị hoàn ứng,

- Hoàn tất chứng từ Phân bổ tiền, Bù trừ công nợ

- Duyệt chứng từ Ghi tăng tài sản

- Xem danh sách, thêm mới, chỉnh sửa hệ thống tài khoản

- Cấu hình loại chứng từ, Cấu hình công thức kế toán Admin - Có tất cả các quyền của Kế toán trưởng

- Xem danh sách, thêm mới, chỉnh sửa thông tin người dùng

- Phân quyền người dùng

2.6.2 Sơ đồ Use Case Nhân viên kế toán tài sản

Hình 2.4 Sơ đồ use case nhân viên kế toán tài sản

2.6.3 Sơ đồ Use Case Nhân viên kế toán công nợ

Hình 2.5 Sơ đồ use case nhân viên kế toán công nợ

2.6.4 Sơ đồ Use Case Nhân viên kế toán thanh toán

Hình 2.6 Sơ đồ use case nhân viên kế toán thanh toán