PMKT vốn bằng tiền sẽ bao quát được tình hình sử dụng tiền tệ củadoanh nghiệp, giúp doanh nghiệp lưu trữ các chứng từ như phiếu thu, phiếu chi,giấy báo Nợ, giấy báo Có,… sau đó đưa ra cá
Trang 1HỌC VIỆN TÀI CHÍNH KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
Trang 2LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đồ án tốt nghiệp với đề tài “Xây dựng phần mềm kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần Ominext, Hoàng Mai, Hà Nội” là kết
quả của sự nỗ lực nghiên cứu, làm việc của bản thân em trong thời gian vừa qua
Em xin chịu trách nhiệm về toàn bộ nội dung của đồ án
Sinh viên
Đặng Lý Thu Thảo
Trang 3LỜI CẢM ƠN
Trong suốt bốn năm được học tập và rèn luyện tại Học viện Tài chính, bêncạnh sự nỗ lực không ngừng nghỉ của bản thân, em đã nhận được sự chỉ dạynhiệt tình, chu đáo và tâm huyết của các thầy cô trong Học viện nói chung và đặcbiệt là các thầy cô giáo trong khoa Hệ thống thông tin quản lý nói riêng
Học viện Tài chính trong em là những tháng ngày đầy ý nghĩa, được cácthầy, các cô dạy bảo và quan tâm Thầy, cô đã cùng chúng em bước qua sự bỡngỡ của môi trường đại học, đem lại cho em những kiến thức bổ ích Thầy, cô đãlàm cho những bài học không còn khô khan trên sách vở mà chứa đựng đầy ắpkinh nghiệm sống, kinh nghiệm làm nghề để làm hành trang vững chắc chochúng em trưởng thành hơn và sẵn sàng bước vào một môi trường mới sau khitốt nghiệp
Trong quá trình nghiên cứu và thực hiện đồ án “Xây dựng phần mềm kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần Ominext, Hoàng Mai, Hà Nội”, em đã
nhận được rất nhiều sự giúp đỡ từ rất nhiều người Trước hết, em xin chân thànhcảm ơn TS.Vũ Bá Anh đã tận tình hướng dẫn, hỗ trợ em trong suốt quá trình thựchiện và hoàn thành đồ án tốt nghiệp
Em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến Ban Giám đốc và các anh chịtrong đơn vị thực tập, đặc biệt là các anh chị thuộc Sakura Campus, Trung tâmsản xuất kinh doanh số 2 thuộc Công ty Cổ phần Ominext đã tạo điều kiện vàhướng dẫn em nhiệt tình trong suốt thời gian thực tập tại công ty
Đến nay báo cáo đồ án tốt nghiệp của em đã được cố gắng hoàn thành tốtnhất, tuy nhiên do kiến thức về PMKT vô cùng sâu rộng, kinh nghiệm của em
Trang 4sót, do đó, em rất mong sẽ nhận được các ý kiến đóng góp từ thầy, cô để em cóthể học hỏi thêm được nhiều kinh nghiệm.
Cuối cùng, em xin kính chúc Ban Giám đốc Học viện cùng Quý thầy côluôn mạnh khỏe và thành công trong sự nghiệp trồng người cao cả Kính chúcBan Giám đốc Công ty Cổ phần Ominext và các anh chị trong công ty luôn gặthái được nhiều thành công trong công việc để xây dựng Ominext ngày càng lớnmạnh hơn nữa
Em xin chân thành cảm ơn!
Trang 5MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN i
LỜI CẢM ƠN ii
MỤC LỤC iv
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT SỬ DỤNG TRONG ĐỒ ÁN vii
DANH MỤC HỒ SƠ HÌNH VẼ SỬ DỤNG TRONG ĐỒ ÁN viii
DANH MỤC BẢNG SỬ DỤNG TRONG ĐỒ ÁN x
PHẦN MỞ ĐẦU xi
Chương I LÝ LUẬN CHUNG ĐỂ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 1
1.1 Nhận thức chung để xây dựng PMKT trong doanh nghiệp 1
1.1.1 Khái niệm, vai trò và đặc điểm của PMKT 1
1.1.2 Các thành phần của PMKT 3
1.1.3 Các yêu cầu của một PMKT: 4
1.1.4 Điều kiện áp dụng PMKT 5
1.1.5 Phân loại PMKT trong DN: 6
1.1.6 Quy trình để xây dựng một PMKT trong DN 9
1.1.7 Các công cụ để tin học hóa một PMKT trong DN 24
1.2 Nhận thức chung về kế toán vốn bằng tiền trong DN: 31
1.2.1 Một số khái niệm trong kế toán vốn bằng tiền: 31
1.2.2 Đặc điểm và nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền: 32
1.2.3 Nguyên tắc hạch toán kế toán vốn bằng tiền 33
1.2.4 Kế toán tiền mặt: 34
1.2.5 Kế toán TGNH: 41
1.2.6 Kế toán tiền đang chuyển: 46
Trang 6Chương II THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VỐN BẰNG
TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN OMINEXT 50
QUẬN HOÀNG MAI, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 50
2.1 Khái quát về Công ty Cổ phần Ominext: 50
2.1.1 Giới thiệu về Công ty Cổ phần Ominext: 50
2.1.2 Sơ đồ tổ chức nhân sự của Công ty Cổ phần Ominext: 52
2.2 Thực trạng HTTT kế toán vốn bằng tiền tại công ty Cổ phần Ominext: 60
2.2.1 Các thành phần của HTTT kế toán vốn bằng tiền: 60
2.2.2 Tổ chức bộ máy kế toán: 61
2.2.3 Hệ thống tài khoản kế toán: 66
2.2.4 Hệ thống chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ: 67
2.2.5 Hệ thống sổ và báo cáo sử dụng: 69
2.2.6 Trình tự hạch toán kế toán vốn bằng tiền: 69
2.3 Đánh giá hệ thông kế toán vốn bằng tiền tại công ty cổ phần Ominext: 71
2.3.1 Về tổ chức bộ máy kế toán, cơ sở vật chất, con người: 71
2.3.2 Tài khoản sử dụng: 72
2.3.3 Quy trình hạch toán: 72
2.3.4 Chứng từ sử dụng: 73
2.3.5 Tổ chức bộ máy kế toán vốn bằng tiền: 73
2.3.6 Tổ chức hệ thống báo cáo: 74
2.3.7 Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin: 74
Chương III PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN OMINEXT (QUẬN HOÀNG MAI, THÀNH PHỐ HÀ NỘI) 75
3.1 Phân tích HTTT kế toán Vốn bằng tiền: 75
3.1.1 Xác định mục tiêu của hệ thống: 75
3.1.2 Xác định yêu cầu và mô tả bài toán: 76
Trang 73.2 Phân tích hệ thống về chức năng: 81
3.2.1 Sơ đồ ngữ cảnh: 81
3.2.2 Biểu đồ phân cấp chức năng: 83
3.3.2 Bảng câu hỏi để xác định mối quan hệ và thuộc tính của nó: 97
3.3.4 Mô hình khái niệm dữ liệu: Mô hình E – R 100
3.4 Thiết kế và thực hiện hệ thống: 101
3.4.1 Mô hình logic: 101
3.4.2 Thiết kế mô hình vật lý: 103
3.5.2 Một số form chính của của hệ thống: 110
3.5.3 Một số Sổ, Báo cáo: 116
PHẦN KẾT LUẬN 120
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 121
PHỤ LỤC 122
Trang 8DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT SỬ DỤNG TRONG ĐỒ ÁN
Trang 9Hình 1.1 Sơ đồ mô tả quy trình xây dựng một PMKT 9
Hình 1.2 Sơ đồ ngữ cảnh của hệ thống quản lý bán hàng 12
Hình 1.3 Ký pháp của một tiến trình 12
Hình 1.4 Ký pháp của một tác nhân 13
Hình 1.5 Ký pháp của một luồng dữ liệu 13
Hình 1.6 Ký pháp của một tiến trình 15
Hình 1.7 Ký pháp của một luồng dữ liệu 16
Hình 1.8 Ký pháp của một kho dữ liệu 16
Hình 1.9 Ký pháp của một tác nhân 16
Hình 1.10 Ví dụ về một mô hình thực thể liên kết 19
Hình 1.11 Sơ đồ hạch toán TK 111 (VNĐ) 36
Hình 1.12 Sơ đồ hạch toán TK 112 (VNĐ) 44
Hình 1.13 Sơ đồ hạch toán TK 112 (Ngoại tệ) 45
Bảng 1.3 Kết cấu TK 113 47
Hình 1.14 Sơ đồ hạch toán TK 113 48
Hình 2.1 Sơ đồ tổ chức Công ty Cổ phần Ominext 52
Hình 2.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty 62
Hình 3.1 Sơ đồ ngữ cảnh HTTT kế toán vốn bằng tiền 81
Hình 3.2 Biểu đồ phân cấp chức năng 83
Hình 3.4 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0 90
Hình 3.5 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 tiến trình "1.0 – Xử lý đầu kỳ" 91
Hình 3.6 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 tiến trình "2.0 – Hạch toán tiền mặt" 92
Hình 3.7 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 tiến trình "3.0 – Hạch toán TGNH" 92
Hình 3.8 Biểu đồ của tiến trình "4.0 – Xử lý chênh lệch kiểm kê và ngoại tệ" 93
Hình 3.9 Biểu đồ của tiến trình "5.0 – Lập sổ kế toán" 93
Trang 10Hình 3.2 Bảng câu hỏi để xác định mối quan hệ và thuộc tính 98
Hình 3.3 Danh sách thực thể và mối liên kết giữa chúng 100
Hình 3.11 Mô hình E - R 100
Hình 3.13 Giao diện chính của chương trình 108
Hình 3.14 Giao diện menu Hệ thống 109
Hình 3.15 Giao diện menu Danh mục 109
Hình 3.16 Giao diện menu Nghiệp vụ 109
Hình 3.17 Giao diện menu Sổ và Báo cáo 109
Hình 3.18 Form đăng nhập hệ thống 110
Hình 3.19 Form đổi mật khẩu 111
Hình 3.20 Form quản trị người dùng 112
Hình 3.21 Giao diện danh mục tài khoản 112
Hình 3.22 Giao diện danh mục đối tượng 113
Hình 3.23 Giao diện danh mục ngân hàng 113
Hình 3.25 Giao diện danh mục tiền tệ 114
Hình 3.27 Giao diện danh sách phiếu chi 114
Hình 3.28 Giao diện danh sách Giấy báo Nợ 115
Hình 3.29 Giao diện danh sách Giấy báo Có 115
Hình 3.30 Sổ quỹ tiền mặt 116
Hình 3.31 Sổ tiền gửi ngân hàng 117
Hình 3.32 Sổ cái TK 111 118
Hình 3.33 Báo cáo tồn quỹ TK111 119
Trang 11DANH MỤC BẢNG SỬ DỤNG TRONG ĐỒ ÁN
Bảng 1.1 Kết cấu TK 111
Bảng 1.2 Kết cấu TK 112
Bảng 3.1 Danh mục dữ liệu
Bảng 3.4 Bảng Danh mục nhóm đối tượng
Bảng 3.5 Bảng Danh mục đối tượng
Bảng 3.7 Bảng Danh mục ngân hàng
Bảng 3.8 Bảng Danh mục tài khoản
Bảng 3.9 Bảng Danh mục tài khoản ngân hàng
Trang 12PHẦN MỞ ĐẦU
I Lý do lựa chọn đề tài:
Nền kinh tế thế giới hiện nay đang trong bối cảnh tăng trưởng chậm lại vàtiềm ẩn nhiều yếu tố khó lường do những thay đổi trong chính sách thương mạicủa Mỹ, chiến tranh thương mại giữa các quốc gia ngày càng diễn biến phức tạpkhiến lạm phát toàn cầu có xu hướng tăng cao và thương mại toàn cầu tăngtrưởng chậm hơn só với dự báo Chính vì vậy, bên cạnh những thuận lợi mà nước
ta có được, nền kinh tế trong nước cũng đối mặt với tình hình diễn biến khá phứctạp, tác động không nhỏ tới các doanh nghiệp
Vốn bằng tiền là tiền đề cho một doanh nghiệp, là điều kiện cơ bản đểdoanh nghiệp thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, nó là một trongnhững khoản mục quan trọng của một doanh nghiệp, cơ sở để xác định khả năngthanh toán và kết quả hoạt động kinh doanh
Trong điều kiện nền kinh tế mở của, phạm vi hoạt động của doanh nghiệpkhông còn giới hạn trong nước mà đã mở rộng, tăng cường hợp tác với các quốcgia trên thế giới Do đó, quy mô và kết cấu của vốn bằng tiền rất lớn và phức tạp,việc quản lý vốn bằng tiền theo cách truyền thống không còn đáp ứng được yêucầu hiện tại Hoàn thiện HTTT kế toán vốn bằng tiền là một trong những vấn đềcấp thiết của mỗi doanh nghiệp, nó không chỉ góp phần nâng cao hiệu quả củacông tác tổ chức kế toán mà còn giúp phản ánh đầy đủ tình hình tiền tệ, từ đó cácnhà quản lý nắm bắt thông tin một cách chính xác nhất để đưa ra các quyết địnhtốt nhất cho doanh nghiệp
Việc xây dựng PMKT vốn bằng tiền là cần thiết nhằm quản lý tình hìnhtiền tệ một cách đồng bộ, hiệu quả, dễ dàng để mang lại lợi ích kinh tế cao nhấtcho doanh nghiệp Đối với công ty Cổ phần Ominext, sử dụng PMKT để quản lý
Trang 13vốn bằng tiền sẽ giúp công ty tiết kiệm được nguồn nhân lực, thời gian, quá trìnhhạch toán được diễn ra nhanh chóng và giảm thiểu tối đa chi phí quản lý doanhnghiệp PMKT vốn bằng tiền sẽ bao quát được tình hình sử dụng tiền tệ củadoanh nghiệp, giúp doanh nghiệp lưu trữ các chứng từ như phiếu thu, phiếu chi,giấy báo Nợ, giấy báo Có,… sau đó đưa ra các báo cáo, sổ sách quan trọng nhưBáo cáo thu, chi, sổ cái tài khoản tiền, sổ chi tiết tài khoản tiền,…
Xuất phát từ tầm quan trọng của HTTT kế toán vốn bằng tiền và qua quátrình thực tập và khảo sát hoạt động tại Công ty Cổ phần Ominext, em đã lựa
chọn đề tài "Xây dựng phần mềm kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần Ominext quận Hoàng Mai, thành phố Hà Nội".
II Mục đích của đề tài:
Công ty Cổ phần Ominext là một công ty cung cấp giải pháp (SolutionProvider) và tích hợp hệ thống (System Integration) thông tin y tế cho đối tácNhật Bản Công ty đang hoạt động với một trụ sở chính, hai công ty con tại HàNội, hai công ty thành viên chuyên sâu về y tế tại Tokyo (Nhật Bản) và một chinhánh tại Thành phố Hồ Chí Minh Vì vậy, vốn bằng tiền là một yếu tố đóng vaitrò quan trọng và có tính chất quyết định đến hoạt động của toàn doanh nghiệp,yêu cầu đặt ra cho công ty là quản lý và xử lý thông tin nhanh chóng, chính xác
Trang 14Mục tiêu chính của đề tài là thân thiện với người dùng, được họ chấp nhận
và thực hiện sử dụng trong quá trình quản lý và hạch toán vốn bằng tiền Do đó,phần mềm trước hết phải đáp ứng được các yêu cầu cơ bản nhất là đơn giản, đầy
đủ chức năng, thuận tiện cho việc cài đặt và sử dụng
Ngoài ra, mục tiêu cụ thể của đề tài là:
- Hệ thống cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời phục vụ choquá trình quản lý
- Hệ thống giải quyết được bài toán hạch toán vốn bằng tiền trong thực tế
- Hệ thống cung cấp đầy đủ các chức năng yêu cầu của nghiệp vụ kế toánvốn bằng tiền
- Hệ thống hỗ trợ đắc lực cho nhân viên kế toán trong việc quản lý vốnbằng tiền tại công ty
- Góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh, tiết kiệm chi phí nhờ giảm bớtđội ngũ nhân công, giảm thiểu tối đa sai sót có thể xảy ra trong quá trìnhquản lý
- Tận dụng triệt để năng lực tài nguyên (hệ thống máy tính), năng lực conngười nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý vốn bằng tiền
Đối với em, thực tập tại Công ty Cổ phần Ominext còn là cầu nối giữa lýthuyết và thực tiễn, do đó việc thực hiện đề tài này ngoài mục đích thực hiệnPMKT để giúp cho công tác quản lý vốn của công ty mà còn giúp cho bản thân
em có thêm kinh nghiệm và kiến thức làm việc thực tiễn – đây là điều vô cùngquan trọng với mỗi sinh viên chuẩn bị tốt nghiệp
III Đối tượng nghiên cứu:
Đối tượng nghiên cứu của đồ án là Hệ thống thông tin kế toán vốn bằngtiền của Công ty Cổ phần Ominext quận Hoàng Mai, thành phố Hà Nội
Trang 15IV Phạm vi nghiên cứu đề tài:
Việc phân tích, thiết kế hệ thống nhằm phục vụ công tác quản lý vốn bằngtiền tại Công ty Cổ phần Ominext một cách tốt nhất, giúp cho kế toán vốn bằngtiền giảm thiểu sai sót trong quá trình hạch toán, đưa ra được những báo cáo cầnthiết cho các nhà quản lý, phục vụ cho việc nâng cao hiệu quả hoạt động kinhdoanh của công ty ở hiện tại và tương lai
Do hạn chế về mặt thời gian nghiên cứu và khả năng tiếp cận thông tin nêntrong đồ án này em chỉ đề cập đến vốn bằng tiền với tiền mặt, TGNH, tiền đangchuyển và bỏ qua vàng, bạc, kim khí, đá quý
V Phương pháp nghiên cứu:
Phương pháp duy vật biện chứng và duy vật lịch sử, coi một sự vật haymột hiện tượng trong trạng thái luôn luôn phát triển và xem xét nó trong mốiquan hệ với các sự vật và hiện tượng khác
Phương pháp thu thập thông tin:
- Phương pháp phỏng vấn: trao đổi trực tiếp với các nhân viên trong công
ty, đặc biệt là phòng kế toán để nắm bắt được tình hình thực tế công tác kếtoán trong công ty
- Phương pháp quan sát: tiến hành quan sát kết hợp với ghi chép về quytrình xử lý các nghiệp vụ trong công ty
- Phương pháp phân tích tài liệu: thu thập các thông tin dựa trên các tàiliệu đã có sẵn
Phương pháp tập hợp: tập hợp các chứng từ, sổ sách liên quan đến côngtác kế toán vốn bằng tiền
Phương pháp so sánh, đối chiếu: so sánh giữa lý thuyết được học và thực
Trang 16Phương pháp phân tích thiết kế HTTT: Từ các nghiệp vụ kế toán của công
ty, tiến hành phân tích và thiết kế để xây dựng phần mềm phù hợp Các phươngpháp phân tích: phân tích từ trên xuống, phân tích từ dưới lên, kết hợp phân tích
từ trên xuống và từ dưới lên trên
VI Kết cấu của đồ án:
Đồ án gồm 03 phần: phần Mở đầu, phần Nội dung và phần Kết luận
Phần Nội dung được kết cấu thành 03 chương:
Chương I: Lý luận chung về xây dựng HTTT kế toán vốn bằng tiền
trong doanh nghiệp.
- Lý thuyết chung về xây dựng PMKT trong DN
- Lý thuyết chung về kế toán vốn bằng tiền trong DN
Chương II: Thực trạng HTTT kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Cổ
phần Ominext quận Hoàng Mai, thành phố Hà Nội.
- Giới thiệu khái quát về công ty Cổ phần Ominext
- Thực trạng sử dụng HTTT kế toán vốn bằng tiền tại công ty
- Đánh giá thực trạng và phương pháp phát triển HTTT kế toán vốn bằng tiền tại công ty
Chương III: Xây dựng phần mềm kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần Ominext quận Hoàng Mai, thành phố Hà Nội.
- Phân tích HTTT kế toán vốn bằng tiền
- Thiết kế và xây dựng PMKT vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần
Ominext
Trang 17Chương I
LÝ LUẬN CHUNG ĐỂ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN
VỐN BẰNG TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP
1.1 Nhận thức chung để xây dựng PMKT trong doanh nghiệp
1.1.1 Khái niệm, vai trò và đặc điểm của PMKT
1.1.1.1 Khái niệm PMKT
- PMKT là một hệ thống được tổ chức dưới dạng chương trình máy tính, đượcdùng để tự động xử lý các thông tin kế toán, bắt đầu từ khâu lập chứng từ gốc,phân loại chứng từ, ghi chép sổ sách, xử lý thông tin trên các chứng từ, sổ sáchtheo quy trình của chế độ kế toán đến khâu đưa ra báo cáo tài chính, báo cáo chitiết và các báo cáo thống kê phân tích theo quy định của kế toán DN
1.1.1.2 Vai trò của PMKT
- Một trong những lợi ích quan trọng nhất của PMKT là tự động hóa các việc mà
kế toán viên phải làm bằng tay, giúp tiết kiệm công sức và thời gian
- PMKT hỗ trợ DN theo dõi các thông tin tài chính, theo dõi các tài liệu và quytrình dòng tiền, thực hiện các tính toán phức tạp, dễ nhầm lẫn, ghi nhận giao dịch
và cung cấp các báo cáo chuyên sâu làm cơ sở cho việc ra quyết định của nhàquản trị DN
- PMKT hỗ trợ việc gia tăng khả năng sinh lời, hiệu quả vận hành, tăng hiệu suất
và giảm chi phí
- Một PMKT tốt có thể giúp DN kịp thời cập nhật các quy định về luật, về thuế
để tránh mắc phải những sai lầm không đáng có cho DN
Trang 18- Nếu PMKT được tích hợp các công cụ phân tích kinh doanh và tài chính, nó cóthể hỗ trợ DN ngày càng hoàn thiện HTTT kế toán.
- PMKT được thiết kế phải sử dụng các phương pháp kế toán:
+ Phương pháp chứng từ kế toán: là phương pháp kế toán sử dụng để phản
ánh, kiểm tra các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và hoàn thành theothời gian, địa điểm phát sinh nghiệp vụ đó, phục vụ công tác kế toán vàquản lý
+ Phương pháp tài khoản kế toán: là phương pháp kế toán sử dụng các tài
khoản kế toán để phân loại các nghiệp vụ kinh tế tài chính theo nội dungkinh tế, ghi chép phản ánh một cách thường xuyên, liên tục, có hệ thống sốhiện có và sự biến động của từng đối tượng kế toán cụ thể
+ Phương pháp tính giá: là phương pháp kế toán sử dụng thước đo tiền tệ
để xác định giá trị của các đối tượng kế toán, phục vụ quá trình thu nhận,
xử lí, hệ thống hóa, cung cấp thông tin kinh tế tài chính ở đơn vị
+ Phương pháp tổng hợp – cân đối kế toán: là phương pháp kế toán sử
dụng các báo cáo kế toán để tổng hợp số liệu từ các sổ kế toán theo cácmối quan hệ cân đối của đối tượng kế toán, cung cấp các chỉ tiêu kinh tếtài chính cho các đối tượng sử dụng thông tin kế toán
- PMKT phải có tính tuân thủ theo Luật Kế toán, các thông tư, nghị định và cácchuẩn mực kế toán, đồng thời nó phải tuân thủ các quy định của DN
Trang 19- PMKT không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán nhưng phải được in đầy
đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định
Do đó PMKT hướng cấu trúc thường được sử dụng để xây dựng phần mềm hệthống
1.1.2.2 Các thành phần của PMKT lập trình hướng đối tượng
- Trong lập trình hướng đối tượng, mỗi PMKT bao gồm sáu thành phần:
+ Cơ sở dữ liệu (Database): gồm một tệp DBC chứa tất cả các thông tin
về các tệp trong CSDL và mối quan hệ giữa các tệp, và các tệp DBF dướidạng bảng
+ Lớp (Class): là nơi lưu trữ các lớp do người sử dụng tự tạo dưới dạng
file, mỗi file có thể chứa nhiều lớp
+ Giao diện (Form): đối tượng cụ thể chứa các đối tượng, khi chạy form
tạo ra một cửa sổ để người dùng và máy giao tiếp với nhau, PMKT thườnggồm các form đăng nhập, form giao diện chính, form nhập dữ liệu…
+ Báo cáo (Report): là tài liệu được đưa ra từ cơ sở dữ liệu theo một
khuôn dạng đã định trước
Trang 20+ Thực đơn (Menu): bao gồm các lệnh được thiết kế theo một trật tự phù
hợp nhằm giúp cho người sử dụng tương tác một cách dễ dàng với phầnmềm, thường được tổ chức phân cấp từ hai đến ba cấp
+ Các thành phần khác (Others): có thể là các tệp ảnh, text…
1.1.3 Các yêu cầu của một PMKT:
- Không chỉ riêng PMKT, để đảm bảo một phần mềm được sử dụng hiệu quả vàmang lại lợi ích cho DN thì nó phải đáp ứng một số yêu cầu chung nhất định
+ PMKT phải dễ sử dụng: phải có một giao diện thân thiện với cấu trúc
phân cấp, gần gũi và dễ tiếp cận đối với người sử dụng
+ Phần mềm chống sao chép: đây là tiêu chuẩn để một phần mềm bảo vệ
được bản quyền, để được như vậy, các phần mềm khi đưa ra thị trườngkhông được để dưới dạng mã nguồn mở mà phải được biên dịch
+ PMKT phải tương thích với nhiều phần mềm khác: điều này phải được
đảm bảo với mọi phần mềm để không gây ra xung đột và không tạo ra các
sự cố khi chạy chương trình
+ Phần mềm phải được cập nhật thường xuyên: không được lạc hậu cả về
chức năng và thẩm mỹ, cần được cập nhật thường xuyên để phù hợp vớinhững thay đổi thực tế
+ Phải đảm bảo yêu cầu về bộ nhớ: các phần mềm khi được viết ra phải
quan tâm đến việc tiết kiệm bộ nhớ, giúp máy tính hoạt động nhanh hơn
- Đối với các PMKT nói riêng, bên cạnh việc thỏa mãn các yêu cầu chung củaphần mềm, người ta có thể đánh giá nó dựa trên các yêu cầu sau:
+ PMKT phải có khả năng tự động hóa cao: được thiết kế thành một hệ
thống các module chương trình để xử lý thống nhất tất cả nghiệp vụ thành
Trang 21một khâu liên hoàn, thường chỉ cần nhập dữ liệu ban đầu một lần là có thểtạo ra các báo cáo kế toán tài chính và báo cáo kế toán quản trị cần thiết.
+ PMKT phải có một cơ cấu linh hoạt: hệ thống cho phép dễ dàng điều
chỉnh khi có những thay đổi về cơ cấu tổ chức DN, cho phép DN tạo đượcbất kỳ mẫu sổ, mẫu báo cáo cần thiết để cung cấp khả năng phân tích đachiều theo nhu cầu quản trị kinh doanh, bên cạnh đó tạo khả năng uyểnchuyển cho nhu cầu quản lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
+ PMKT phải có tính bảo mật cao: cơ sở dữ liệu và các báo cáo kế toán
tuyệt đối phải được bảo mật từ chứng từ, báo cáo và phải được phân quyền
sử dụng
+ PMKT không bị phụ thuộc vào hạ tầng tin học: phải được xây dựng trên
một hạ tầng không cứng nhắc để không gây trở ngại cho việc đổi mới vànâng cấp hệ thống
+ PMKT phải cho phép tổng hợp dữ liệu từ bất kỳ một đơn vị phụ thuộc
nào để quản lý tập trung và hạch toán thống nhất trong toàn DN
+ PMKT được triển khai theo tiêu chuẩn quốc tế: đối với các DN lớn (đa
ngành hoặc đa quốc gia), tiêu chuẩn đầu tiên của một PMKT là phải triểnkhai theo tiêu chuẩn quốc tế bằng một hệ thống duy nhất, điều đó đảm báotính nhất quán về mặt quản lý và dữ liệu
+ PMKT phải có khả năng hỗ trợ tại chỗ: để đảm báo tính linh hoạt cho
người sử dụng, mỗi PMKT phải có bên trong nó những dịch vụ hỗ trợngười dùng theo từng ngữ cảnh
1.1.4 Điều kiện áp dụng PMKT
- Đảm bảo điều kiện kỹ thuật:
Trang 22+ Hệ thống thiết bị tin học được trang bị phải phù hợp với yêu cầu, trình
độ quản lý, trình độ tin học của người quản lý và đội ngũ nhân viên kếtoán
+ Phần mềm mới cần được thử nghiệm, nếu sau quá trình thử nghiệm đápứng được các tiêu chuẩn của PMKT và yêu cầu kế toán của đơn vị thì đơn
vị mới triển khai áp dụng chính thức
+ Phải có một cơ chế rõ ràng trong quản lý sử dụng PMKT như quản lýmáy chủ, quản lý dữ liệu, kiểm tra, kiểm soát việc đưa thông tin từ ngoàivào hệ thống, thực hiện sao lưu dữ liệu, phân quyền để xử lý dữ liệu
+ Trang bị đầy đủ các thiết bị lưu trữ an toàn cho hệ thống
- Đảm bảo điều kiện về con người và tổ chức bộ máy kế toán:
+ Đào tạo cán bộ kế toán có đủ trình độ chuyên môn nghiệp vụ về kế toán
và tin học
+ Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện từng khâu đúng quy trình kế toán: lậpchứng từ, kiểm tra nhập số liệu, phân tích số liệu trên sổ kế toán và báocáo tài chính, quản trị mạng và quản trị thông tin kế toán
+ Quy rõ trách nhiệm, yêu cầu bảo mật dữ liệu trên máy tính, chức năng,nhiệm vụ của từng người trong hệ thống phải rõ ràng, ban hành các quychế nhằm quản lý quyền hạn chặt chẽ
- Đảm bảo tính thống nhất trong công tác kế toán:
+ Đối với các đơn vị dự toán cấp trên phải lập BCTC tổng hợp thì cần chỉđạo các đơn vị dự toán cấp dưới sử dụng PMKT để thuận tiện trong việctrao đổi, kết nối thông tin và số liệu
Trang 231.1.5 Phân loại PMKT trong DN:
1.1.5.1 Phân loại theo độ phức tạp:
► Bảng tính:
- Một số DN thường dùng các bảng tính như Microsoft Excel hoặc GoogleSpreadsheet Bảng tính có thể tùy biến theo hầu hết các nhu cầu kế toán, chẳnghạn như liệt kê chi phí, doanh thu hoặc các dữ liệu tài chính khác, hơn nữa là xử
lý các chức năng kế toán cao cấp
- Phần lớn các DN sử dụng bảng tính cho kế toán thuộc loại nhỏ, chỉ bao gồmcác nghiệp vụ đơn giản, đối với các DN lớn, bảng tính thường được sử dụng để
hỗ trợ cho quy trình kế toán
- ERP thường tích hợp kế toán với các dịch vụ khác như quản lý dòng công việc,
BI (Business Intelligence) và hoạch định dự án
► PMKT theo yêu cầu:
- DN có thể tự làm PMKT cho riêng mình để xử lý nhiều tình huống kế toánkhác nhau, phù hợp với đặc thù của DN
1.1.5.2 Phân loại theo nhiệm vụ:
► Kế toán cốt lõi:
Trang 24Các ứng dụng căn bản theo dõi tồn kho.
► Tính tiền và lập hóa đơn:
Các ứng dụng theo dõi, quản lý doanh số sản phẩm
Tổ chức tính lương và thuế thu nhập cá nhân của các nhân viên
1.1.5.3 Phân loại theo quy mô DN
► PMKT cơ bản:
- Kế toán cơ bản phù hợp cho DN siêu nhỏ, khoảng năm hoặc sáu nhân viên
- Loại phần mềm này cung cấp các chức năng kế toán tiêu chuẩn như các khoảnphải phu, các khoản phải trả và báo cáo tài chính cơ bản
Trang 25- Loại PMKT này được thiết kế cho các tổ chức lớn, nó có điểm tương đồng với
kế DN vừa và nhỏ nhưng tính năng thì cao cấp và mạnh hơn
- PMKT DN lớn được sử dụng cho các DN lớn, có nhu cầu đặc thù mà khôngphần mềm nào trên thị trường có được
Ngoài ba cách phân loại PMKT kể trên, còn rất nhiều cách phân loại khácnhư theo loại hình DN, loại hình sản xuất kinh doanh…
1.1.6 Quy trình để xây dựng một PMKT trong DN
Hình 1.1 Sơ đồ mô tả quy trình xây dựng một PMKT
Trang 261.1.6.1 Giai đoạn 1 – Khảo sát hiện trạng và lập kế hoạch
- Khảo sát hệ thống là bước đầu tiên của tiến trình xây dựng một PMKT nhằmtìm hiểu yêu cầu nghiệp vụ và nhu cầu phát triển phần mềm, trên cơ sở đó hìnhthành nên kế hoạch xây dựng PMKT
- Trong giai đoạn 1, người thực hiện phải tập trung giải quyết được ba vấn đề chủyếu:
+ Tìm hiểu nghiệp vụ, chuyên môn, môi trường hoạt động tác động đếnquá trình xử lý thông tin
+ Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và mục tiêu cần đạt được của hệ thống.+ Đưa ra các giải pháp phân tích, thiết kế sơ bộ và xem xét tính khả thithực hiện
- Việc khảo sát hệ thống được chia nhỏ thành hai công đoạn: khảo sát sơ bộnhằm định hình hệ thống và khảo sát chi tiết nhằm thu thập thông tin chi tiết của
hệ thống, phục vụ cho việc phân tích và thiết kế hệ thống sau này
- Trên cơ sở các thông tin khảo sát được, người thiết kế hệ thống phải đánh giá,xác định được các yêu cầu một cách chính xác để lập tra kế hoạch cụ thể
1.1.6.2 Giai đoạn 2 – Phân tích hệ thống
- Việc phân tích hệ thống nhằm xác định nhu cầu thông tin của tổ chức, để cungcấp những dữ liệu là cơ sở cho việc thiết kế HTTT sau này
- Phân tích hệ thống bao gồm các công việc:
+ Xác định các dữ liệu cần lưu trữ và xử lý như hóa đơn, chứng từ, sổsách, báo cáo…
+ Xác định các chức năng, nhiệm vụ của hệ thống
+ Xác định quy trình nghiệp vụ của hệ thống
Trang 27+ Xác định các ràng buộc giữa hệ thống và môi trường.
+ Xây dựng các mô tả hệ thống về chức năng
+ Xây dựng các mô tả hệ thống về dữ liệu
+ Sau khi xác định đầy đủ các yêu cầu về hệ thống, tiến hành lập tài liệuphân tích hệ thống
1.1.6.3 Giai đoạn 3 – Thiết kế hệ thống:
- Đây là giai đoạn đưa ra các giải pháp công nghệ thông tin để đáp ứng các yêucầu đặt ra ở trên
- Trong giai đoạn Thiết kế hệ thống bao gồm 03 bước:
+ Bước 1: Phân tích hệ thống về chức năng
+ Bước 2: Phân tích hệ thống về dữ liệu
+ Bước 3: Thiết kế hệ thống
Bước 1 – Phân tích hệ thống về chức năng:
- Mô hình nghiệp vụ là một mô tả về các chức năng nghiệp vụ của một tổ chức
và những mối quan hệ bên trong giữa các chức năng đó, cũng như các mối quan
hệ của chúng với môi trường bên ngoài
- Mục đích của việc phân tích hệ thống về chức năng nhằm đi sâu vào những chitiết của hệ thống, diễn tả hệ thống theo mức logic và hình thành hệ thống mới ởmức logic
- Phương pháp chung để phân tích hệ thống về chức năng:
+ Phân rã những chức năng lớn thành những chức năng nhỏ hơn để đi vàochi tiết
+ Xem xét mối quan hệ giữa các chức năng, thông thường, đầu ra của mộtchức năng có thể trở thành đầu vào của một chức năng khác
Trang 28+ Phân tích từ tổng quát đến chi tiết, phần này ta sử dụng Biểu đồ phâncấp chức năng.
+ Phát hiện luồng dữ liệu bằng việc sử dụng Biểu đồ luồng dữ liệu
- Mô hình nghiệp vụ của hệ thống được thể hiện qua các thành phần:
+ Sơ đồ ngữ cảnh
+ Biểu đồ phân cấp chức năng
+ Ma trận thực thể chức năng
+ Biểu đồ luồng dữ liệu
+ Tài liệu đặc tả chức năng
► Sơ đồ ngữ cảnh:
- Sơ đồ ngữ cảnh là sơ đồ mô tả mối liên hệ giữa thông tin, dữ liệu giữa HTTTcần phát triển với các tác nhân bên ngoài hệ thống (tác nhân là con người, hệthống khác)
Hình 1.2 Sơ đồ ngữ cảnh của hệ thống quản lý bán hàng
- Sơ đồ ngữ cảnh bao gồm ba thành phần: tiến trình hệ thống, các tác nhân vàluồng dữ liệu
- Tiến trình hệ thống mô tả toàn bộ hệ thống
+ Biểu thị bằng một hình tròn có dây cung phân cách, ở trên ghi số 0 (mứcbiểu đồ mức 0), phía dưới là tên hệ thống
+ Tên hệ thống được biểu thị bằng một cụm động từ bắt đầu bằng từ “Hệthống”
Trang 29+ Tên của tác nhân phải là danh từ chỉ người, nhóm người hay một tổchức.
+ Ký pháp: biểu thị bằng một hình chữ nhật chứa tên tác nhân ở bên trong
Hình 1.4 Ký pháp của một tác nhân
- Các luồng dữ liệu là các dữ liệu được chuyển từ nơi này sang nơi khác
+ Tên luồng dữ liệu thường là một danh từ, khi dữ liệu di chuyển thường ởtrên vật mang tin nên thường lấy vật mang tin là tên luồng dữ liệu
+ Ký hiệu: một mũi tên, trên mũi tên có ghi tên luồng dữ liệu, tại hai đầumũi tên ghi nguồn và đích của dữ liệu
Trang 30Hình 1.5 Ký pháp của một luồng dữ liệu
► Biểu đồ phân cấp chức năng:
- Chức năng là một tập các công việc mà tổ chức cần thực hiện trong hoạt độngnghiệp vụ của mình Chức năng được xem xét ở mức tổng quát đến mức chi tiết
- Biểu đồ phân cấp chức năng (FDD – Function Decomposition Diagram): biểu
đồ dùng diễn tả hệ thống các chức năng cần thực hiện của HTTT cần phát triển
- Ký pháp biểu diễn FDD:
+ Biểu đồ phân cấp chức năng được biểu diễn dưới dạng hình cây Trong
đó, gốc của cây là chức năng chung cần thực hiện, các chức năng còn lạiđược hình thành theo sự phân rã của chức năng gốc Các chức năng ngoàicùng là chức năng lá, đây là các chức năng tương đối cụ thể, dễ hiểu, đơngiản trong thực hiện
+ Biểu đồ phân cấp chức năng được xây dựng dựa trên hai ký pháp: kýpháp biểu diễn mỗi chức năng và ký pháp biểu diễn liên kết giữa chứcnăng cha và chức năng con
+ Ký pháp biểu diễn mỗi chức năng là hình chữ nhật có ghi tên của chứcnăng cần thực hiện (ở dạng động từ kết hợp với bổ ngữ)
+ Ký pháp biểu diễn liên kết giữa chức năng cha và chức năng con là dạnghình cây gấp khúc
- Cách thức xây dựng FDD:
+ Dựa vào kết quả khảo sát nghiệp vụ hoạt động, tiến hành nghiên cứu sơ
đồ tổ chức của tổ chức và các hồ sơ dữ liệu của hệ thống để xác định cácchức năng của HTTT cần phát triển
+ Từ chức năng gốc, tiến hành phân rã các chức năng ở các mức khácnhau thành các chức năng ở mức thấp hơn, đơn giản hơn
Trang 31+ Quá trình phân rã các chức năng được thực hiện cho đến khi thu đượccác chức năng lá là các chức năng đủ đơn giản, dễ hiểu và dễ thực hiện.
- Đặc tả cách thức thực hiện cho chức năng lá:
+ Dựa trên tài liệu khảo sát về nghiệp vụ, nhà phát triển tiến hành viết tàiliệu mô tả các hoạt động cụ thể của mỗi chức năng lá, việc mô tả hoạtđộng của mỗi chức năng lá được thể hiện dưới dạng một giải thuật: input,output, giải thuật xử lý
+ Có ba cách thức đặc tả chức năng lá: ngôn ngữ tự nhiên, sơ đồ khối,ngôn ngữ giả mã
► Ma trận thực thể chức năng:
- Ma trận thực thể chức năng là một bảng bao gồm có các hàng và các cột Trong
đó mỗi cột thể hiện tương ứng với một hồ sơ dữ liệu, mỗi hàng thể hiện tươngứng với một chức năng ở mức tương đối chi tiết
- Giao giữa hàng và cột là một ô thể hiện mối quan hệ giữa chức năng và thựcthể tương ứng
- Giá trị của mỗi ô thể hiện mối quan hệ giữa hàng và cột tương ứng, giá trị củamột ô có thể là: R (read), U (update) và C (create)
- Cách thức xây dựng ma trận thực thể chức năng:
+ Liệt kê danh sách hồ sơ dữ liệu
+ Liệt kê các chức năng mức lá trong sơ đồ phân cấp chức năng
+ Xác định các mối quan hệ giữa thực thể và chức năng tương ứng
Trang 32► Biểu đồ luồng dữ liệu:
- Biểu đồ luồng dữ liệu (Data Flow Diagram – DFD) là biểu đồ biểu diễn quátrình di chuyển của các luồng dữ liệu giữa các tác nhân với các tiến trình và kho
dữ liệu của hệ thống, mỗi biểu đồ bao gồm các tiến trình, tác nhân, luồng dữ liệu,kho dữ liệu của hệ thống
+ Tiến trình là một công việc của hệ thống nhằm thao tác trên các dữ liệuđầu vào và cho kết quả dữ liệu ở đầu ra xác định
Hình 1.6 Ký pháp của một tiến trình
Trong đó: tên của tiến trình là sự kết hợp giữa động từ và bổ ngữ
+ Luồng dữ liệu là một đường truyền dẫn thông tin (hồ sơ, tập các mụcthông tin trong hồ sơ) vào hoặc ra một tiến trình nào đó Trong HTTT kếtoán, một chứng từ chính là một luồng dữ liệu Ký pháp biểu diễn:
Hình 1.7 Ký pháp của một luồng dữ liệu
Trong đó: Tên của luồng dữ liệu là sự kết hợp giữa danh từ và bổ ngữ
+ Kho dữ liệu là một đối tượng lưu một tập các dữ liệu (hoặc một tập hồ
sơ dữ liệu) cần lưu trữ và được sử dụng cho các tiến trình của hệ thống
Ký pháp biểu diễn:
Số hiệu
Tên tiến trình
Tên luồng dữ liệu
Tên kho dữ liệu
Trang 33Hình 1.8 Ký pháp của một kho dữ liệu
Trong đó: Tên của kho dữ liệu là sự kết hợp giữa danh từ và tính từ
+ Tác nhân là một thực thể (người hoặc hệ thống khác) ở bên ngoài hệthống có trao đổi thông tin với hệ thống Ký pháp biểu diễn của tác nhân làhình chữ nhật kết hợp với tên của tác nhân
Hình 1.9 Ký pháp của một tác nhân
Trong đó: Tên của tác nhân là sự kết hợp giữa danh từ và tính từ
- DFD là công cụ cho phép mô tả hệ thống toàn tiện và đầy đủ nhất
- Cách thức xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu:
+ Dựa trên biểu đồ phân cấp chức năng mà ma trận thực thể chức năng.+ Dựa vào quy trình nghiệp vụ (quy trình hoạt động của hệ thống cần pháttriển)
+ Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu ở các mức chi tiết khác nhau
Bước 2 – Phân tích hệ thống về dữ liệu
- Mục tiêu của giai đoạn này là xây dựng mô hình dữ liệu quan niệm (ConceptualData Model – CDM) CDM mô tả các dữ liệu nghiệp vụ và mối quan hệ củachúng, mô hình này không chứa các chi tiết cài đặt nên nó rất tự nhiên, dễ hiểucho người phát triển và người sử dụng CDM là cơ sở của việc thiết kế CSDL vật
lý cho HTTT
- Các bước tiến hành xây dựng mô hình dữ liệu quan hệ:
+ Tập hợp và phân tích các hồ sơ dữ liệu nghiệp vụ thu được từ giai đoạn
Tên tác nhân
Trang 34+ Lựa chọn, sắp xếp các thông tin cơ sở.
+ Xác định các thực thể dữ liệu và mối quan hệ giữa chúng
+ Xây dựng sơ đồ cho mô hình dữ liệu quan niệm
- Mô hình dữ liệu quan niệm được thể hiện ở hai mô hình sau:
+ Mô hình thực thể liên kết (E/A)
+ Mô hình dữ liệu quan hệ
► Mô hình thực thể liên kết:
- Các thành phần cơ bản của mô hình E/A:
+ Thực thể (Entity): là một đối tượng cụ thể hay trừu tượng tồn tại trongthế giới thực
+ Thuộc tính (Attribute): là một giá trị dùng để mô tả một khía cạnh củamột thực thể
+ Kiểu thuộc tính (Attribute Type): dùng để mô tả chung về một khía cạnhcủa thực thể, mỗi kiểu thuộc tính bao gồm nhiều giá trị thuộc tính khácnhau của các thực thể khác nhau Mỗi kiểu thuộc tính được xác định bởimột tên và được mô tả trong hình ovan hoặc ellipse
+ Kiểu thực thể (Entity Type): là một tập các thực thể có cùng cấu trúc(cùng được mô tả một tập các kiểu thuộc tính), mỗi kiểu thực thể được xácđịnh bởi một tên định danh, và được mô tả bởi một hình chữ nhật, mỗikiểu thực thể có thể có nhiều thuộc tính, mỗi kiểu thuộc tính được nối vớikiểu thực thể được mô tả bởi một đoạn thẳng
+ Khóa (Key): là một tập các kiểu thuộc tính của kiểu thực thể được dùng
để định danh thực thể, mà giá trị của khóa nhằm để xác định một thực thểduy nhất Các kiểu thuộc tính của khóa có tên và được mô tả trong hình
Trang 35ovan (hoặc hình tròn) có gạch chân dưới tên Một kiểu thực thể có thể cónhiều khóa, kiểu thực thể không có khóa được gọi là kiểu thực thể yếu.+ Liên kết (Relationship): là một quan hệ có ý nghĩa giữa hai hoặc nhiềuthực thể với nhau, mỗi liên kết có một ý nghĩa xác định.
+ Kiểu liên kết (Relationship Type): bản chất của kiểu liên kết là một quan
hệ toán học trên các tập thực thể E1, E2…, En được xác định bời một tậpcác liên kết xác định theo tích Đề-các E1 × E2 × … × En Mỗi kiểu liên kết
có tên xác định nhằm mô tả ý nghĩa của kiểu liên kết và được mô tả trongmột hình thoi Các loại kiểu liên kết: 1-1, 1-n, m-n (với m, n là các số tựnhiên)
Trang 36+ Không bỏ sót thông tin: các thông tin để lập nên sơ đồ E/A được lấy từcác hồ sơ, chứng từ, sổ sách, báo cáo, và các tài liệu lưu trữ dữ liệu có liênquan.
+ Không dư thừa thông tin: thông tin trong sơ đồ E/A không được trùnglặp
+ Có thể bổ sung các thông tin hỗ trợ cho việc tin học hóa như bổ sungkiểu thuộc tính làm khóa
- Xây dựng từ bảng từ điển dữ liệu:
+ Liệt kê các hồ sơ của nghiệp vụ thu được trong quá trình khảo sát, nhưcác văn bản, chứng từ, sổ sách, báo cáo…
+ Liệt kê các mục thông tin cơ sở trong mỗi hồ sơ, mỗi mục thông tin này
là kiểu thuộc tính
+ Quy định tên viết tắt cho mỗi kiểu thuộc tính
+ Xác định các kiểu thuộc tính trùng lặp giữa các hồ sơ với nhau
+ Xác định các tính chất cho các thuộc tính như: thuộc tính tên gọi, thuộctính mô tả, thuộc tính của kiểu liên kết, thuộc tính đa trị, thuộc tính phứchợp
Bước 3 – Thiết kế hệ thống
- Sau khi có thông tin chi tiết về yêu cầu của hệ thống từ việc phân tích, tiếnhành thiết kế chi tiết và lựa chọn công nghệ phù hợp cho hệ thống
- Thiết kế hệ thống chính là quá trình tìm ra giải pháp đáp ứng các yêu cầu đặt ra
ở trên Nó bao gồm các công việc:
► Thiết kế kiến trúc
Trang 37- Sơ đồ kiến trúc hệ thống được thiết lập bằng cách áp dụng phân chia hệ thốngthành các hệ thống con nhằm thuận lợi cho việc xây dựng và bảo trì chương trìnhsau này.
- Việc xác định hệ thống con bằng cách gộp các chức năng trong biểu đồ luồng
dữ liệu thường dựa vào các tiêu chí:
+ Gộp theo sự kiện giao dịch: gộp các chức năng cùng tham gia vào xử límột sự kiện giao dịch nào đó xảy ra
+ Gộp theo thực thể dữ liệu: gộp các chức năng liên quan tới một hoặcmột số thực thể dữ liệu thành một hệ thống con
+ Gộp theo sơ đồ tổ chức hoặc thích ứng với cấu hình phần cứng, phầnmềm…
+ Gộp theo vấn đề giải quyết: gộp các chức năng cùng tham gia giải quyếtmột vấn đề thành một hệ con
► Thiết kế các mô đun chương trình
- Mỗi hệ thống con trong mô tả kiến trúc của hệ thống là một Module
- Dựa trên tài liệu đặc tả chức năng từ giai đoạn phân tích hệ thống, tiến hànhxây dựng sơ đồ xử lí (giải thuật) cho từng hệ thống con (Module) theo cấu trúcsau:
+ Input: Dữ liệu vào, Output: Dữ liệu ra
+ Tên mô đun và thuật toán thực hiện
+ Cần phải bổ sung các mô đun Vào/Ra (giao diện với người dùng hoặcgiao diện với CSDL)
► Thiết kế cơ sở dữ liệu
Trang 38- Thiết kế CSDL là quá trình chuyển các đặc tả dữ liệu logic thành đặc tả dữ liệuvật lí để lưu dữ liệu, nghĩa là quá trình chuyển mô hình quan hệ thành lược đồ dữliệu vật lí.
- Các công việc của quá trình thiết kế CSDL hệ thống:
+ Phi chuẩn hóa lược đồ CSDL quan hệ
+ Bổ sung các trường thuộc tính phụ thuộc cho mỗi quan hệ trong lược đồCSDL quan hệ
+ Gộp các quan hệ có liên kết 1:1 với nhau thành một quan hệ nếu thấy cầnthiết
+ Gộp các quan hệ có liên kết 1:n với nhau thành một quan hệ nếu thấy cầnthiết
+ Thiết kế trường: trường là một thuộc tính của bảng trong mô hình quan
hệ, được đặc trưng bởi tên, kiểu, miền giá trị
+ Thiết kế logic: thiết kế hệ thống logic không gắn với bất kì hệ thốngphần cứng và phần mềm nào Nó tập trung vào khía cạnh nghiệp vụ của hệthống thực
+ Thiết kế vật lí: là quá trình chuyển mô hình logic trừu tượng thành bảnthiết kế hay các đặc tả kỹ thuật Những phần khác nhau của hệ thống đượcgắn vào những thao tác và thiết bị cần thiết để tiện lợi cho việc thu thập dữliệu, xử lí và đưa ra thông tin cần thiết cho tổ chức
► Thiết kế giao diện người dùng
- Giao diện người dùng là nơi giao tiếp hay tương tác để trao đổi thông tin giữa
hệ thống với người dùng
- Căn cứ vào mô tả cấu trúc và mô tả thiết kế đữ liệu, tiến hành thiết kế giao diệnngười dùng
Trang 39- Các đối tượng sử dụng trong thiết kế giao diện: Thực đơn, hộp thoại, lệnh, cácmẫu biểu (gồm các thành phần: nút lệnh, hộp lựa chọn…)
- Sản phẩm của thiết kế giao diện là các đặc tả giao diện như mẫu biểu, thựcđơn…
► Thiết kế báo cáo
- Đặc tả thiết kế báo cáo:
+ Tên biểu mẫu báo cáo
+ Tên người sử dụng
+ Chức năng của báo cáo
+ Mẫu báo cáo (theo mẫu của nhà nước hay quy định riêng của tổ chức)
- Các hình thức xuất báo cáo: Word, Excel, đưa ra máy in…
1.1.6.4 Giai đoạn 4 – Xây dựng phần mềm
- Sau khi thống nhất về kiến trúc, các chi tiết kĩ thuật của hệ thống và giao diện
đồ họa, có thể tiến hành xây dựng hệ thống Trong quá trình này phải luôn cậpnhật về tiến độ dự án
- Tạo lập chương trình:
+ Lựa chọn các phần nền: Hệ điều hành, hệ quản trị CSDL, ngôn ngữ lậptrình…
+ Chọn các phần mềm đóng gói cho các phần thiết kế tương ứng
+ Chuyển các đặc tả thiết kế thành các chương trình cho máy tính
- Cài đặt và chuyển đổi hệ thống:
+ Cài đặt phần cứng để làm cơ sở cho hệ thống
+ Cài đặt phần mềm
Trang 40+ Chuyển đổi hoạt động của hệ thống cũ sang hệ thống mới, gồm có:chuyển đổi dữ liệu, bố trí, sắp xếp đội ngũ cán bộ trên hệ thống mới vàđào tạo người sử dụng, khai thác hệ thống.
+ Chuẩn bị các tài liệu chi tiết thuyết minh về việc khai thác và sử dụng hệthống để phục vụ việc đào tạo và đảm bảo hoạt động của hệ thống sau này
1.1.6.5 Giai đoạn 5 – Thử nghiệm hệ thống
- Kiểm thử là việc kiểm tra chương trình bằng cách chạy thử chương trình rồi sosánh với một kết quả đúng có trước
- Mỗi khi các phần độc lập của hệ thống được xây dựng xong và đã trải qua quytrình kiểm thử bởi bộ phận kiểm thử, có thể tạo một phiên bản chạy thử chokhách hàng hay người dùng trong đơn vị
- Kiểm thử hệ thống cho đến khi đạt yêu cầu đề ra, từ kiểm thử các module chứcnăng, các hệ thống và nghiệm thu cuối cùng
1.1.6.6 Giai đoạn 6 – Thực hiện triển khai phần mềm:
- Sau khi kiểm thử toàn bộ hệ thống phần mềm, nó sẽ được chuyển giao tớingười dùng là khách hàng hoặc cán bộ nghiệp vụ của đơn vị thực hiện ứngdụng
- Sau khi sản phẩm được chuyển giao, phải tiến hành đào tạo sử dụng, vậnhành hệ thống, đảm bảo cho sản phẩm, dịch vụ được hoạt động đúng nguyêntắc đã thiết kế theo thỏa thuận của hai phía – người dùng và nhà cung cấp
1.1.6.7 Giai đoạn 7 – Bảo trì và nâng cấp:
- Trong suốt thời gian hoạt động của sản phẩm, dịch vụ, việc theo dõi, xử lí mọi yêucầu bảo hành, bảo trì phát sinh là sự cần thiết của bất kì sản phẩm nào