Quản lý nhà nước đối với các văn phòng công chứng trên địa bàn thành phố hà nội

6 Xem Khoản 3 Điều 22 Luật công chứng năm 2014 Trang 22 13 - Mô hình tổ chức của văn phòng công chứng giống với mô hình tổ chức của các công ty hợp danh, do đó, việc hợp nhất, sáp

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

………/…………

BỘ NỘI VỤ

……/…

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

PHÍ THỊ HUYỀN TRANG

QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC ĐỐI VỚI CÁC VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HÀ NỘI

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG

HÀ NỘI – NĂM 2023

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

………/…………

BỘ NỘI VỤ

……/…

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

PHÍ THỊ HUYỀN TRANG

QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC ĐỐI VỚI CÁC VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HÀ NỘI

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG

Chuyên ngành: Quản lý công

Mã số: 8340403

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS BÙI HUY TÙNG

HÀ NỘI – NĂM 2023

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan rằng những thông tin số liệu, nội dung được trình bày trong luận văn này là hoàn toàn trung thực, có nguồn gốc rõ ràng và xuất phát từ việc tổng hợp, nghiên cứu thực tiễn tình hình tổ chức và hoạt động của các văn phòng công chứng trên địa bàn thành phố Hà Nội, do tôi thực hiện nghiên cứu dưới sự hướng dẫn của TS Bùi Huy Tùng./

Hà Nội, ngày tháng năm 2023

Tác giả

Phí Thị Huyền Trang

ii

LỜI CẢM ƠN

iii

iv

v

vi

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

công chứng trên địa bàn và kết quả thu được

64

1

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài luận văn

Hoạt động công chứng đóng vai trò vô cùng quan trọng trong sự phát triển kinh tế - xã hội của quốc gia, hợp tác giao lưu thương mại quốc tế, thúc đẩy phòng ngừa tranh chấp dân sự, giảm hành vi vi phạm pháp luật bởi nó tạo ra sự

an toàn pháp lý cho hợp đồng, giao dịch dân sự trong bối cảnh nền kinh tế thị trường hiện nay

Chính sách xã hội hóa dịch vụ công, trong đó có công chứng đã tạo nền tảng chính trị - pháp lý cho sự ra đời và hoạt động của các văn phòng công chứng Tuy nhiên, thực tế trong quá trình thực hiện đã chỉ ra rằng các văn phòng công chứng, một mặt, đem lại sự tiện lợi cho người dân trong tiếp cận dịch vụ công chứng, mặt khác, đã bộc lộ nhiều hạn chế, vướng mắc, thậm chí có nhiều sai phạm trong hoạt động của các văn phòng công chứng trong thời gian gần đây

Các văn phòng công chứng đang ngày càng tăng về số lượng, chất lượng

và cũng bộc lộ nhiều bất cập trong quá trình hoạt động Bên cạnh đó, những thay đổi nhanh và mạnh mẽ trong bối cảnh chuyển đổi số đòi hỏi phải có những tiếp cận mới trong việc quản lý các văn phòng công chứng trên địa bàn Hà Nội nhằm đáp ứng tốt hơn nhu cầu của người dân và doanh nghiệp trong hoạt động công chứng

Thủ đô Hà Nội là nơi tập trung của cả nước về kinh tế, chính trị, văn hóa,

xã hội và cũng là nơi diễn ra nhiều giao dịch cần đến hoạt động công chứng, do đó, tác giả đã chọn thành phố Hà Nội là địa bàn nghiên cứu cho luận văn

Chính vì các lý do trên, tác giả đã quyết định lựa chọn đề tài nghiên cứu

cho luận văn của mình là “Quản lý nhà nước đối với các văn phòng công

chứng trên địa bàn thành phố Hà Nội”

2 Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn

2

3

giá thực trạng công chứng, chứng thực các giao dịch về đất đai trên địa bàn quận Đống Đa, thành phố Hà Nội" của tác giả Hà Lan Hương năm 2013; Luận văn thạc sĩ "Thực hiện pháp luật công chứng trên địa bàn thành phố Hà Nội" của tác giả Nguyễn Thanh Hà năm 2014; Luận văn thạc sĩ “Tổ chức và hoạt động của các văn phòng công chứng trên địa bàn thành phố Hà Nội” của tác giả Lê Phương Nga năm 2016

Cũng có thể nhắc đến một số nghiên cứu được đăng trên các tạp chí như: Bài viết “Bàn về bản chất của công chứng dưới góc độ là hoạt động bảo trợ tư pháp” (đăng tại Tạp chí Kiểm sát, số 4/2007, trang 35 – 41) của tác giả Tuấn Đạo Thanh đã phân tích, làm rõ bản chất hoạt động công chứng là hoạt động bổ trợ tư pháp mang tính công quyền, khác với quan điểm khác cho rằng đó là hoạt động hành chính tư pháp

Bài viết của tác giả Tuấn Đạo Thanh về “Bàn về chức năng của hoạt động công chứng, chứng thực” (đăng tại Tạp chí Nhà nước và Pháp luật, số 2/2006, trang 26 – 32); về “Bàn về hai mô hình tổ chức công chứng” tại Tạp chí Dân chủ và Pháp luật, số 9/2006, trang 15 - 22 đã phân tích những chức năng cơ bản của hoạt động công chứng, chứng thực, gồm: chức năng soạn thảo

và chứng nhận, chứng thực các văn bản công chứng, chứng thực; chức năng tư vấn cho người có yêu cầu công chứng, chứng thực và chức năng lưu trữ, cấp bản sao các văn bản, hợp đồng

Bài viết của tác giả Lại Thị Bích Ngà về “Bàn về một số điểm mới của Luật Công chứng năm 2014” tại Tạp chí Nghề Luật, Số 6/2014, trang 70 – 71: Tác giả trao đổi một số ý kiến về vấn đề triển khai trên thực tế liên quan đến phạm vi công chứng, tiêu chuẩn bổ nhiệm công chứng viên, một số chế định đối với tổ chức hành nghề công chứng chưa hợp lý

Bài viết của tác giả Nguyễn Văn Mích về “Bàn về tên gọi của Văn phòng công chứng” tại Tạp chí Nghề luật, Số 5/2016, trang 58 – 60: Bài viết đi sâu

4

phân tích, chỉ ra những bất hợp lý về tên gọi với Văn phòng công chứng được quy định trong Luật Công chứng, từ đó đưa ra kiến nghị nhằm khắc phục những hạn chế trên

Bài viết của tác giả Minh Hà về “Bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp của công chứng viên” tại Tạp chí Dân chủ và Pháp luật, số chuyên đề 5/2014, trang

9 - 13

Bài viết của tác giả Nguyễn Huy Cường về “Bất cập trong quy định về miễn nhiệm công chứng viên của Luật Công chứng năm 2014 và kiến nghị hoàn thiện” tại Tạp chí Nhà nước và Pháp luật, 2019, số 9, trang 9-13 Bài viết đã phân tích các bất cập của hai trường hợp miễn nhiệm công chứng viên do "kiêm nhiệm công việc thường xuyên khác" và "tiếp tục vi phạm dù đã bị xử phạt vi phạm hành chính trong hoạt động hành nghề đến lần thứ hai”, qua đó đưa ra một số kiến nghị hoàn thiện

Bài viết của tác giả Trần Tiến Hải về “Giải pháp nâng cao hiệu quả quản

lý nhà nước về công chứng ở tỉnh Quảng Bình” tại Tạp chí Dân chủ và Pháp luật, số 8/2016, tr 46 – 51: Dựa trên những kết quả đạt được trong công tác quản lý nhà nước về công chứng thực tiễn tại tỉnh Quảng Bình, bài viết đã đưa

ra một số khó khăn, thiếu sót còn tồn tại và đưa những giải pháp hoàn thiện

Có thể nói, các công trình nghiên cứu kể trên đã tập trung phân tích thực tiễn của hoạt động công chứng, các hình thức, phương pháp quản lý nhà nước đối với các tổ chức hành nghề công chứng trong phạm vi cả nước nói chung và tại một số địa bàn cụ thể, một số công trình đã nghiên cứu về tình hình hoạt động của các văn phòng công chứng trên địa bàn thành phố Hà Nội kể từ khi Luật Công chứng năm 2014 được ban hành, cũng như công tác quản lý nhà nước đối với các văn phòng này tuy nhiên các số liệu vẫn chưa thực sự được tổng hợp, phân tích cụ thể và đầy đủ trong một khoảng thời gian dài Luận văn

sẽ tập trung nghiên cứu tình hình và kết quả thực hiện hoạt động công chứng

5

trên thực tiễn của các văn phòng công chứng trên địa bàn thành phố Hà Nội, cũng như quản lý nhà nước đối với các tổ chức này trong bối cảnh của mô hình quản trị nhà nước hiện đại

- Nhiệm vụ nghiên cứu:

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của luận văn

6

- Đối tượng nghiên cứu: Luận văn này chú trọng vào việc nghiên cứu

về cách thức quản lý của nhà nước đối với các văn phòng công chứng tại thành phố Hà Nội

6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn

6.1 Ý nghĩa lý luận:

Luận văn đóng góp một phần làm rõ thêm những vấn đề lý luận về quản

lý nhà nước đối với văn phòng công chứng, là cơ sở khoa học nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước đối với văn phòng công chứng trong bối cảnh hiện nay

6.2 Ý nghĩa thực tiễn:

Thứ nhất, luận văn đưa ra được những đánh giá thực chất dựa trên tổng

kết kết quả hoạt động của các văn phòng công chứng trên địa bàn thành phố Hà Nội, cũng như thực tiễn quản lý nhà nước đối với hoạt động của các tổ chức này trong những năm gần đây

Thứ hai, những ý kiến và giải pháp được trình bày trong luận văn này

mang tính chất khoa học, đóng góp vào việc cải thiện hiệu suất và hiệu quả

7

trong quản lý của nhà nước đối với các văn phòng công chứng Điều này không chỉ tác động tích cực đến lĩnh vực công chứng ở Hà Nội mà còn ảnh hưởng lớn đến sự phát triển của ngành này trên toàn quốc

Thứ ba, kết quả nghiên cứu trong luận văn này cũng có thể được xem là

nguồn tài liệu tham khảo quý giá cho các cơ quan quản lý nhà nước liên quan đến công chứng

7 Kết cấu của luận văn

Luận văn bao gồm 3 chương:

8

Chương 1:

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC ĐỐI VỚI

CÁC VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG

1.1 Một số vấn đề chung về công chứng và văn phòng công chứng

1.1.1 Khái niệm công chứng và văn phòng công chứng

Khái niệm “Công chứng”:

Khái niệm “công chứng” được hiểu theo nhiều cách khác nhau tại mỗi quốc gia, mỗi hệ thống pháp luật trên thế giới nhưng vẫn bao hàm nội dung cơ bản là “làm chứng” và “được ghi chép lại bằng văn bản”

Ở Việt Nam, định nghĩa về công chứng được thay đổi qua các giai đoạn lịch sử Từ năm 1991 trở lại đây, đã có tới 05 định nghĩa được ghi nhận:

- Điều 1 trong Nghị định số 45-HĐBT, được Hội đồng Bộ trưởng phê duyệt vào ngày 27 tháng 2 năm 1991, đưa ra các quy định chi tiết về vai trò và mục tiêu của công chứng Nhà nước Trong đó, công chứng Nhà nước được định nghĩa là quá trình kiểm chứng tính chính xác và tuân thủ pháp luật của các giao dịch và tài liệu, nhằm mục đích bảo vệ quyền lợi chính đáng của cá nhân, các

cơ quan nhà nước, và các đơn vị khác trong lĩnh vực kinh tế và xã hội Hoạt động này nhằm mục tiêu phòng ngừa vi phạm pháp luật và củng cố hệ thống pháp chế trong xã hội chủ nghĩa1

- Nghị định số 31/CP do Chính phủ ban hành vào ngày 18 tháng 5 năm

1996, trong Điều 1 của mình, mô tả công chứng là quá trình xác thực tính pháp

lý và độ chính xác của các hợp đồng và tài liệu theo quy định pháp luật Mục đích của quá trình này là để đảm bảo quyền lợi và lợi ích của cá nhân, các cơ quan nhà nước và các tổ chức khác trong các lĩnh vực kinh tế và xã hội Việc

1 Xem Điều 1 Nghị định 45-HĐBT ngày 27/02/1991 của Hội đồng Bộ trưởng về tổ chức và hoạt động công chứng nhà nước

hệ xã hội khác Nghị định này cũng mở rộng nhiệm vụ của Phòng công chứng, bao gồm các công việc khác theo quy định3

- Trong Điều 2 của Luật Công chứng số 82/2006/QH11, được thông qua ngày 29/11/2006, có quy định rằng công chứng là hoạt động mà trong đó công chứng viên xác nhận tính chính xác và tính pháp lý của các hợp đồng và giao dịch (được gọi chung là hợp đồng, giao dịch) thông qua văn bản Điều này áp dụng cho các hợp đồng, giao dịch mà theo pháp luật cần phải được công chứng, hoặc trong trường hợp cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng4

- Điều 2 của Luật Công chứng số 53/2014/QH13, ban hành ngày 20/6/2014, định nghĩa công chứng là nhiệm vụ được thực hiện bởi công chứng viên thuộc một tổ chức hành nghề công chứng Trong quá trình này, công chứng viên chứng nhận tính xác thực và hợp pháp của các hợp đồng và giao dịch dân

sự khác bằng văn bản (gọi chung là hợp đồng, giao dịch) Ngoài ra, công chứng viên cũng xác nhận tính chính xác và hợp pháp, đồng thời đảm bảo không trái với đạo đức xã hội của việc dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc ngược lại, trong trường hợp pháp luật yêu cầu công chứng hoặc theo yêu cầu tự nguyện của cá nhân, tổ chức5

2 Xem Điều 1 Nghị định số 31/CP ngày 18/05/1996 của Chính phủ về tổ chức và hoạt động công chứng nhà nước

3 Xem Điều 2 Nghị định 75/2000/NĐ-CP ngày 8/12/2000 của Chính phủ về công chứng, chứng thực

4 Xem Điều 2 Luật Công chứng số 82/2006/QH 11 ngày 29/11/2006

5 Xem Điều 2 Luật Công chứng số 53/2014/QH 13 ngày 20/6/2014

10

Từ những khái niệm qua các thời kỳ nêu trên, có thể thấy, công chứng được coi là hoạt động bổ trợ tư pháp do công chứng viên, với vai trò là chủ thể có thẩm quyền, theo yêu cầu của cá nhân, tổ chức, thực hiện chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự bằng văn bản, bản dịch giấy

tờ (từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài và ngược lại), nhằm tạo ra những bảo đảm pháp lý, phòng ngừa vi phạm pháp luật, là cơ sở pháp lý để giải quyết tranh chấp, phòng ngừa gian lận, lừa đảo, bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của các bên liên quan tham gia vào hoạt động công chứng

Dựa vào các quy định pháp luật hiện hành, có thể hiểu rằng văn phòng công chứng hoạt động như một tổ chức hành nghề công chứng, với cách tổ chức

và vận hành tương tự như một công ty hợp danh Do đó, hoạt động của các văn phòng công chứng phải tuân thủ chặt chẽ theo những quy định được đặt ra bởi Luật Công chứng và các luật liên quan khác áp dụng cho công ty hợp danh Tất

cả các công chứng viên làm việc tại những văn phòng này đều có trách nhiệm, quyền hạn và nghĩa vụ như nhau trong việc xác nhận độ chính xác và tính pháp

lý của các hợp đồng, giao dịch dân sự cũng như việc dịch các giấy tờ từ tiếng Việt sang ngôn ngữ khác hoặc ngược lại, theo yêu cầu của các cá nhân hay tổ chức Mục đích của hoạt động này là để tạo ra các bảo đảm pháp lý, ngăn chặn

vi phạm pháp luật, đồng thời là cơ sở pháp lý quan trọng để giải quyết tranh chấp, phòng ngừa gian lận và lừa đảo, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các bên tham gia

11

1.1.2 Đặc điểm của văn phòng công chứng

Dựa vào quy định của Luật Công chứng năm 2014, văn phòng công chứng có thể được hiểu rõ hơn về các đặc trưng như sau:

- Văn phòng công chứng được xem là một dạng tổ chức trong nghề công chứng, hoạt động dưới hình thức công ty hợp danh Trong mỗi văn phòng, phải có ít nhất hai công chứng viên hợp danh, mỗi người đều có quyền hạn và nghĩa

vụ ngang nhau trong việc quản lý và điều hành Họ cũng chịu trách nhiệm không giới hạn về các khoản nợ và nghĩa vụ tài chính của văn phòng, và có nghĩa vụ chung thanh toán mọi khoản nợ còn lại nếu tài sản của văn phòng không đủ Một điểm đặc biệt của văn phòng công chứng, theo Luật Công chứng, là không có thành viên góp vốn, điều này tạo nên sự khác biệt so với các công ty hợp danh thông thường, nơi mà các thành viên có thể đóng góp vốn

- Mặc dù hoạt động dưới mô hình công ty hợp danh nhưng Văn phòng công chứng lại có điểm khác so với các công ty hợp danh thông thường, Trưởng Văn phòng công chứng là người đại diện pháp luật duy nhất của Văn phòng, phải đáp ứng điều kiện tiên quyết là công chứng viên hợp danh đang làm việc tại Văn phòng đó và có kinh nghiệm hành nghề từ hai năm trở lên (Khoản 2 Điều 22 Luật Công chứng) Trong các công ty hợp danh thông thường, bất kỳ thành viên hợp danh nào cũng là người đại diện theo pháp luật của công ty hợp danh trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác và thỏa thuận này phải được thông báo cho bên thứ ba biết

- Theo quy định Khoản 3 Điều 22 Luật công chứng năm 2014 về tên gọi, tên gọi của Văn phòng cần bao gồm cụm từ “Văn phòng công chứng”, kèm theo đó là tên của Trường Văn phòng/ công chứng viên hợp danh khác (theo thỏa thuận giữa các công chứng viên hợp danh) nhưng phải đáp ứng không

- Thành viên hợp danh của Văn phòng công chứng có thể thay đổi theo hai cách thức chính là: (1) công chứng viên hợp danh chấm dứt tư cách thành viên hợp danh của mình tại Văn phòng công chứng theo nguyện vọng cá nhân theo quy định của Luật công chứng và theo các trường hợp khác theo quy định của Luật doanh nghiệp liên quan đến công ty hợp danh, sau khi xem xét các khoản lợi ích mà công chứng viên hợp danh được hưởng khi chấm dứt tư cách thành viên hợp danh, các khoản nợ của với văn phòng công chứng/ công ty hợp danh và trách nhiệm của công chứng viên hợp danh với các khoản nợ, nghĩa vụ tài chính của Văn phòng; (2) công chứng viên hợp danh mới cần có được sự chấp thuận của các công chứng viên hợp danh còn lại của Văn phòng công chứng để được nhận vào làm việc tại Văn phòng, kể cả trong trường hợp công chứng viên hợp danh của Văn phòng đó chết hoặc bị Tòa án tuyên bố là đã chết, người thừa kế của công chứng viên hợp danh đó được thừa hưởng phần giá trị tài sản còn lại tại Văn phòng (sau khi đã trừ đi phần nợ thuộc trách nhiệm của công chứng viên đã chết đó) và có thể trở thành công chứng viên hợp danh mới của Văn phòng chỉ khi đáp ứng điều kiện “là công chứng viên” và “được các công chứng viên hợp danh còn lại chấp thuận”7

6 Xem Khoản 3 Điều 22 Luật công chứng năm 2014

7 Xem Điều 27 Luật Công chứng 2014 về thay đổi thành viên hợp danh của Văn phòng công chứng

13

- Mô hình tổ chức của văn phòng công chứng giống với mô hình tổ chức của các công ty hợp danh, do đó, việc hợp nhất, sáp nhập của văn phòng công chứng cũng tuân theo các nguyên tắc về hợp nhất, sáp nhập doanh nghiệp được quy định trong Luật doanh nghiệp: (1) hai hay nhiều văn phòng công chứng được hợp nhất thành một văn phòng công chứng mới bằng cách chấm dứt toàn

bộ hoạt động của các văn phòng công chứng cũ bị hợp nhất và đồng thời chuyển toàn bộ tài sản, quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp sang văn phòng công chứng mới được hợp nhất; (2) văn phòng công chứng đã hoạt động từ 02 năm có thể được chuyển nhượng cho các công chứng viên khác nếu các công chứng viên đó đáp ứng đủ điều kiện “có 2 năm kinh nghiệm hành nghề công chứng trở lên”

và “cam kết làm việc và thừa kế toàn bộ quyền và nghĩa vụ của Văn phòng này”8

- Hoạt động của văn phòng công chứng là hoạt động mang tính công quyền (nhân danh Nhà nước, phục vụ lợi ích Nhà nước) và cũng mang tính chất dịch vụ công (cung ứng dịch vụ công, dịch vụ pháp lý về công chứng theo ủy nhiệm của Nhà nước, nhằm đáp ứng nhu cầu công chứng của cá nhân, tổ chức tham gia giao dịch, hướng đến lợi ích của: (1) Nhà nước: giúp giảm gánh nặng ngân sách, phát huy tối đa các nguồn lực trong xã hội; (2) Các bên tham gia giao dịch: hỗ trợ giao dịch thuận lợi, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các bên; (3) Văn phòng công chứng: thu phí và thù lao công chứng theo quy định của Nhà nước trong quá trình thực hiện hoạt động công chứng

- Văn phòng công chứng hoạt động theo nguyên tắc tự chủ tài chính, tự chủ trong việc sử dụng các nguồn thu được quy định tại Khoản 2 Điều 32 Luật Công chứng9 như: kinh phí đóng góp chung của công chứng viên hợp danh để tạo dựng và vận hành văn phòng công chứng; phí công chứng 10 (thu phí đối

8 Xem Điều 28 Luật Công chứng 2014 về hợp nhất, sáp nhập Văn phòng công chứng

9 Xem Khoản 2 Điều 32 Luật Công chứng 2014 về quyền của tổ chức hành nghề công chứng

10 Xem Điều 66 Luật Công chứng 2014 về phí công chứng

14

với hoạt động công chứng hợp đồng, giao dịch, lưu giữ di chúc, cấp bản sao văn bản công chứng theo mức thu do Bộ Tài chính và Bộ Tư pháp (BTP) quy định); thù lao công chứng11 theo mức văn phòng công chứng tự xác đinh đối với việc soạn thảo hợp đồng, giao dịch, đánh máy, sao chụp, dịch giấy tờ hoặc các công việc khác liên quan đến công chứng theo yêu cầu của người yêu cầu công chứng; các nguồn thu khác12 với mức phí do người yêu cầu công chứng

và văn phòng công chứng tự thỏa thuận đối với việc thực hiện yêu cầu xác minh, giám định và thực hiện hoạt động công chứng ngoài trụ sở đặt văn phòng

1.1.3 Vị trí, vai trò của văn phòng công chứng

Việc thực hiện xác thực, chứng nhận tính chính xác, hợp pháp của các hợp đồng, giao dịch dân sự, văn bản, giấy tờ buộc phải công chứng theo quy định của pháp luật hoặc cần được công chứng theo yêu cầu công chứng của cá nhân, tổ chức của văn phòng công chứng có ý nghĩa quan trọng đối với Nhà nước và các bên liên quan tham gia giao dịch Sự ra đời cũng như việc thực hiện hoạt động công chứng của văn phòng công chứng tư nhân đã giúp Nhà nước giảm đáng kể khối lượng công việc của các cơ quan hành chính nhà nước liên quan đến công chứng (Ủy ban nhân dân cấp xã, Phòng Tư pháp cấp huyện, Tòa án) thông qua việc cung cấp tài liệu có giá trị chứng cứ pháp lý sử dụng trong quá trình xét xử của Tòa án, giúp quá trình xem xét, xử lý, giải quyết các

vụ án, tranh chấp dân sự được nhanh chóng, chính xác, hạn chế tình trạng hợp đồng, giao dịch vi phạm pháp luật, chưa đúng quy định của pháp luật, góp phần giảm tranh chấp dân sự trong xã hội, giảm số lượng vụ việc vi phạm pháp luật

mà Tòa án phải thụ lý; giúp các bên liên quan tham gia vào hoạt động công chứng có thể thực hiện hợp đồng và giao dịch một cách thuận lợi, nhanh chóng đúng pháp luật, được bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp Có thể thấy được các

11 Xem Điều 67 Luật Công chứng 2014 về thù lao công chứng

12 Xem Điều 68 Luật Công chứng 2014 về chi phí khác

15

vai trò của văn phòng công chứng như sau:

Thứ nhất, văn phòng công chứng xác thực nhân thân và tư cách pháp

nhân của các bên giao dịch Trước khi đặt quan hệ hợp tác, các bên đối tác cần tìm hiểu về cá nhân hay tổ chức mình dự định hợp tác Với đầy đủ các giấy tờ chứng minh nhân thân, văn bản liên quan đến tư cách pháp nhân và tài sản thuộc quyền sở hữu đã được công chứng, xác nhận tính hợp pháp, các cá nhân,

tổ chức đăng ký, xin phép hành nghề sẽ tạo được sự tin cậy cho đối tác, dễ dàng khẳng định được mình với đối tác, dễ được cơ quan nhà nước chấp thuận và phê duyệt hồ sơ hơn Việc công chứng các bản dịch, bản sao của giấy tờ tùy thân nhằm chứng minh nhân thân như chứng minh thư, căn cước công dân, giấy đăng kí kết hôn, văn bằng, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, giấy phép hành nghề, giấy đăng ký, là cơ sở pháp lý đầu tiên chứng minh tư cách của cá nhân,

tổ chức, bảo đảm sự hợp tác ổn định lâu dài giữa các bên đối tác

Thứ hai, văn phòng công chứng tiến hành hoạt động công chứng nhằm

bảo đảm giá trị pháp lý của hợp đồng, giao dịch, bản dịch, bản sao được sử dụng trong giao kết hợp đồng, giao dịch, buộc các bên liên quan phải có trách nhiệm và nghĩa vụ tuân thủ, thực hiện nghiêm chỉnh và đầy đủ các nội dung hợp đồng, giao dịch đã cam kết (mỗi bên có nghĩa vụ, trách nhiệm, quyền hạn

và quyền lợi được quy định rõ trong văn bản hợp đồng, giao dịch đã được công chứng và có hiệu lực pháp lý) Luật pháp quy định một số loại hợp đồng, giao dịch buộc phải công chứng thì mới có giá trị pháp lý, nếu không thực hiện thì hợp đồng giao dịch sẽ vô hiệu như: Hợp đồng liên quan đến nhà ở 13, Hợp đồng liên quan đến quyền sử dụng đất14, Hợp đồng tặng cho tài sản15, di chúc, văn bản thừa kế…, tuy nhiên, đối với một số hợp đồng, giao dịch dân sự mà pháp luật không yêu cầu công chứng nhưng nếu các bên tự nguyện yêu cầu công

13 Xem Điều 167 Luật Đất đai 2013

14 Xem Điều 122 Luật Nhà ở 2014

15 Xem Điều 455 Bộ luật Dân sự 2015

16

chứng thì càng được bảo đảm về giá trị pháp lý và cam kết của các bên có giá trị pháp lý vững chắc khi thỏa mãn được các điều kiện “nội dung, cam kết phù hợp với pháp luật” và “được công chứng” bởi công chứng viên và lưu trữ tại nơi lưu trữ của Nhà nước

Thứ ba, công chứng được sử dụng như một trong những biện pháp hữu

hiệu nhằm phòng ngừa gian lận, lừa đảo trong thực hiện hợp đồng, giao dịch, thiết lập các quan hệ dân sự, kinh tế, lao động, thực hiện xác thực bản sao, bản dịch thông qua hoạt động thẩm tra, rà soát của công chứng viên làm việc tại văn phòng công chứng, những người có kiến thức chuyên môn cao, kỹ năng vận dụng kiến thức pháp luật, kỹ năng nghiệp vụ, có kinh nghiệm thực tiễn, dễ dàng phát hiện dấu hiệu sửa đổi, tẩy xoá, nguỵ tạo nội dung của văn bản, văn bằng được yêu cầu công chứng; có quyền yêu cầu giám định đối với các trường hợp có nghi ngờ, nghi vấn; có quyền yêu cầu cơ quan cấp văn bằng, văn bản tiến hành đối chiếu, kiểm tra tính xác thực của văn bản được yêu cầu công chứng đó; có quyền tư vấn, rà soát, hướng dẫn sửa đổi, loại bỏ những nội dung còn chưa rõ ràng, mập mờ, dễ gây nhầm lẫn, chưa chặt chẽ của thỏa thuận nhằm phòng, tránh tranh chấp có thể xảy ra trong quá trình thực hiện sau này, phòng ngừa tối đa tình trạng gian lận, lợi dụng sơ hở để tiến hành hành vi lừa đảo

Thứ tư, văn bản được công chứng tại các văn phòng công chứng có gia

trị chứng cứ và được sử dụng như căn cứ pháp lý để giải quyết đúng đắn các tranh chấp, bởi lẽ, đối với từng trường hợp cụ thể, Tòa án và cơ quan trọng tài, ngoài việc căn cứ vào pháp luật, còn phải căn cứ vào thỏa thuận và cam kết cụ thể của các bên trong hợp đồng đã được công chứng để phân định được bên vi phạm trách nhiệm, nghĩa vụ đã cam kết, mức độ vi phạm cũng như động cơ vi phạm là có thiện chí, vô ý, cố ý hay bất khả kháng để từ đó đưa ra quyết định đúng đắn nhất, bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của các bên Việc xét xử, giải quyết tranh chấp cũng gặp khó khăn đối với trường hợp giấy tờ viết tay

17

hoặc trường hợp hợp đồng mà pháp luật quy định bắt buộc công chứng mà các bên không thực hiện, hợp đồng sẽ trở nên vô hiệu, không thể được sử dụng như căn cứ pháp lý để xét xử

Thứ năm, công chứng có vai trò quan trọng trong việc tăng cường nguồn

thu cho ngân sách nhà nước, thông qua việc thu phí dịch vụ công chứng Ngoài

ra, yêu cầu công chứng bắt buộc cho một số loại hợp đồng cũng góp phần kiểm soát việc trốn thuế và các hành vi rửa tiền, giúp Nhà nước quản lý tốt hơn các giao dịch tài chính

1.2 Quản lý nhà nước đối với các văn phòng công chứng ở Việt Nam

Quản lý nhà nước được thực hiện thông qua sự can thiệp của các cơ quan có quyền lực nhà nước, bao gồm cả những cá nhân được uỷ quyền, thông qua việc áp dụng pháp luật lên các đối tượng cần quản lý như cơ quan, tổ chức và

cá nhân Mục tiêu của việc quản lý này là để đảm bảo thực hiện các chức năng nội bộ và quốc tế của Nhà nước, cũng như để điều chỉnh các mối quan hệ xã hội, nhằm duy trì trật tự xã hội theo định hướng của Nhà nước

Việc quản lý nhà nước đối với văn phòng công chứng là trách nhiệm của các cơ quan hành chính nhà nước như Chính phủ, Ủy ban Nhân dân các cấp,

Bộ Tư pháp, Sở Tư pháp, Phòng Tư pháp và các cơ quan liên quan khác theo luật định Các quan chức có thẩm quyền trong những cơ quan này sử dụng nhiều phương tiện và cách thức quản lý khác nhau để hướng dẫn và ảnh hưởng đến hoạt động của văn phòng công chứng và công chứng viên Mục tiêu là đảm bảo rằng các công chứng viên thực hiện chức năng của mình một cách chính xác và hợp pháp, đồng thời bảo đảm quyền lợi hợp pháp của những cá nhân và

tổ chức liên quan Quy trình này cũng đảm bảo rằng hoạt động công chứng diễn

18

ra theo đúng quy định pháp luật và phù hợp với sự phát triển kinh tế - xã hội, cũng như đảm bảo sự quản lý thống nhất từ các cấp quản lý nhà nước từ trung ương đến địa phương

Trong quá trình hoạt động, văn phòng công chứng phải tuân theo sự điều chỉnh của Nhà nước dựa trên các hướng dẫn pháp lý Điều này bao gồm hai phần chính: (1) Các quy định liên quan đến thủ tục, bao gồm toàn bộ quy trình pháp lý cho việc thành lập, đăng ký, sáp nhập, chấm dứt hoạt động của văn phòng, cũng như các quy định về quyền hạn, trách nhiệm và cách thức xử lý khi có vi phạm liên quan đến công chứng; (2) Các quy định về nội dung, định

ra các chính sách, chế độ liên quan đến phí và lệ phí trong quá trình công chứng

1.2.1.2 Đặc điểm quản lý nhà nước đối với văn phòng công chứng

Quản lý nhà nước đối với văn phòng công chứng có các đặc điểm sau: – Quản lý nhà nước trong lĩnh vực công chứng được thực hiện với quyền lực của Nhà nước Các cơ quan hành chính nhà nước, được ủy quyền quyền lực này, phát hành các văn bản pháp luật như Hiến pháp, Luật, Nghị định, Nghị quyết, Thông tư, và Quyết định để thể hiện ý chí của Nhà nước Các cơ quan cấp cao hơn sẽ ban hành kế hoạch triển khai hoặc văn bản hướng dẫn, cung cấp

cơ sở cho cơ quan cấp dưới trong việc tổ chức và quản lý Quy trình này nhằm đảm bảo rằng tất cả các văn phòng công chứng phải hoạt động theo các quy định pháp luật hiện hành

– Quản lý nhà nước đối với văn phòng công chứng là hoạt động không chỉ

có tính chấp hành bởi các hoạt động của văn phòng công chứng buộc phải tuân theo quy định pháp luật, không được vượt quá khuôn khổ pháp luật, thể hiện qua việc chấp hành thực hiện theo hướng dẫn của các văn bản quản lý của cơ quan quản lý nhà nước, mà còn là hoạt động có tính điều hành bởi chủ thể quản

lý nhà nước là các cơ quan hành chính nhà nước có thẩm quyền sẽ ban hành các văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản quản lý để tiến hành chỉ đạo

19

hoạt động của các văn phòng công chứng để việc tổ chức và hoạt động được thực hiện theo quy trình thống nhất chung trên phạm vi cả nước và luôn phải đáp ứng tiêu chí là tuân thủ Hiến pháp và pháp luật

– Quản lý nhà nước đối với văn phòng công chứng cần được thực hiện liên tục, phối hợp chặt chẽ, thống nhất từ cơ quan trung ương đến địa phương, kịp thời, linh hoạt nhằm đáp ứng vận động không những của đời sống xã hội Hoạt động quản lý cần được tiến hành theo nguyên tắc thống nhất, tập trung dân chủ, cơ quan cấp dưới có trách nhiệm thực thi và chịu sự kiểm tra của cơ quan cấp trên, cơ quan cấp trên cần lắng nghe ý kiến đóng góp, góp ý, đề xuất của cơ quan cấp dưới

– Bộ máy hành chính nhà nước là cơ quan có thẩm quyền và thực hiện công tác quản lý đối với văn phòng công chứng, luôn có cơ chế phối hợp chặt chẽ với nhau trong quá trình quản lý, nhằm đảm bảo tính liên tục, ổn định của hoạt động quản lý Các cơ quan đó là Chính phủ, Bộ tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, Sở tư pháp… với những chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn riêng biệt đối với việc quản lý tổ chức và hoạt động của văn phòng công chứng Phòng công chứng và Văn phòng công chứng là hai dạng thức của tổ chức hành nghề công chứng, ngoài những đặc điểm chung, hai loại hình tổ chức này cũng có đặc điểm khác nhau, dẫn đến có sự khác biệt trong hoạt động quản lý nhà nước đối với Văn phòng công chứng (với tư cách là doanh nghiệp) và đối với Phòng công chứng (với tư cách là đơn vị sự nghiệp công lập) thể hiện trong các quy định về tiêu chuẩn thành lập, cấp phép thành lập, bổ nhiệm công chứng viên, giám sát, kiểm tra, thanh tra và xử lý vi phạm, giải quyết tranh chấp và đánh giá thực hiện hoạt động công chứng nhằm tạo khuôn khổ pháp lý cho các

tổ chức này tổ chức và hoạt động ổn định và phát triển mạnh mẽ nhưng vẫn đảm bảo dưới sự quản lý của cơ quan hành chính nhà nước có thẩm quyền Khi hoạt động dưới sự quản lý của Sở Tư pháp như một đơn vị sự nghiệp

20

công lập, phòng công chứng tuân theo các quy định của Luật Công chứng 2014

và Luật Viên chức 2010 Những đặc điểm nổi bật của phòng công chứng bao gồm: sở hữu trụ sở, con dấu và tài khoản riêng, có quyền tự chủ về tài chính,

và được hỗ trợ về cơ sở vật chất từ Nhà nước Cán bộ làm việc ở phòng công chứng được coi là viên chức và nhận lương theo quy định của đơn vị sự nghiệp công lập Trưởng phòng công chứng, người đại diện pháp lý cho phòng, là công chứng viên được bổ nhiệm, miễn nhiệm hoặc cách chức bởi Chủ tịch Ủy ban Nhân dân cấp tỉnh Phòng công chứng chỉ có thể ngừng hoạt động khi có quyết định giải thể từ Ủy ban Nhân dân cấp tỉnh

Văn phòng công chứng khác biệt so với Phòng công chứng ở chỗ chúng hoạt động như một tổ chức được Nhà nước ủy quyền cung cấp dịch vụ công như công chứng, nhưng lại được cấu trúc theo mô hình của công ty hợp danh, một dạng doanh nghiệp đặc thù Theo đó, cách thức hoạt động và tổ chức của chúng tuân theo quy định trong Luật Công chứng 2014 và Luật Doanh nghiệp (được cập nhật là Luật Doanh nghiệp 2020) Một số đặc điểm của Văn phòng công chứng bao gồm: được thành lập bởi ít nhất hai công chứng viên hợp danh theo nhu cầu cá nhân; hoạt động một cách tự chủ về mọi mặt từ cơ sở vật chất đến nhân sự và ngân sách; Trưởng Văn phòng công chứng, được bầu từ các công chứng viên hợp danh, phải có ít nhất hai năm kinh nghiệm công chứng và đại diện pháp lý cho văn phòng; và Văn phòng có thể tự giải thể, hợp nhất, sáp nhập, hoặc bị thu hồi giấy phép hoạt động

Luật Công chứng không quy định cụ thể, chi tiết về cơ cấu tổ chức, vận hành và hoạt động của văn phòng công chứng, tuy nhiên, trong đó có ghi nhận việc văn phòng công chứng hoạt động theo hình thức công ty hợp danh, do đó,

cơ cấu tổ chức, vận hành và hoạt động của văn phòng công chứng sẽ tuân theo các quy định của Luật Doanh nghiệp, theo đó, tất cả các công chứng viên hợp danh của văn phòng công chứng sẽ có vai trò tương đương như các thành viên

21

hợp danh của công ty hợp danh, có địa vị, trách nhiệm, nghĩa vụ và quyền hạn tương đương với nhau, có quyền nhân danh văn phòng thực hiện các hoạt động, cùng nhau bàn bạc, thỏa thuận, đưa ra những quyết định quan trọng liên quan đến việc tổ chức, hoạt động, nhân sự (việc tiếp nhận công chứng viên mới hoặc chấm dứt tư cách thành viên hợp danh của công chứng viên hợp danh cần có

sự đồng thuận của tất cả các công chứng viên hợp danh khác của văn phòng) Bên cạnh đó, ngoài việc thực hiện chức năng cung cấp dịch vụ công theo ủy quyền của Nhà nước, văn phòng công chứng, giống với các tổ chức kinh tế khác, mang bản chất, đặc thù của doanh nghiệp, được các công chứng viên hợp danh thành lập nhằm tìm kiếm lợi nhuận từ hoạt động công chứng của mình,

do đó, không thể tránh khỏi sự cạnh tranh lẫn nhau trong quá trình hoạt động nhằm thu hút khách hàng trong khuôn khổ cho phép của pháp luật, đòi hỏi sự quản lý chặt chẽ, nghiêm ngặt hơn của Nhà nước

1.2.1.3 Thẩm quyền quản lý nhà nước đối với văn phòng công chứng

Trách nhiệm, nhiệm vụ và quyền hạn của từng chủ thể quản lý nhà nước (Chính phủ, Bộ Tư pháp và các bộ, ngành có liên quan, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, Sở Tư pháp) trong việc quản lý tổ chức và hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng (trong đó bao gồm văn phòng công chứng) và công chứng viên đang hành nghề trong các tổ chức đó được quy định rõ trong Chương III của Luật Công chứng 2014, cụ thể như sau16:

Thứ nhất, thẩm quyền quản lý của Chính phủ: Chính phủ nước cộng hòa

xã hội chủ nghĩa Việt Nam là cơ quan điều hành cao nhất, có nhiệm vụ thống nhất quản lý nhà nước về mọi mặt đời sống xã hội và trong đó có hoạt động công chứng, là chủ thể quản lý mang tính đại diện cao nhất, điều hành ở tầm vĩ

mô thông qua việc ban hành các chính sách, pháp luật, không trực tiếp thực hiện quyền quản lý cụ thể của mình mà giao Bộ Tư pháp là cơ quan trực tiếp

16 Xem Chương III, Điều 69, 70 của Luật Công chứng năm 2014 và Luật Công chứng 2018

22

thực hiện17

Thứ hai, thẩm quyền quản lý của Bộ Tư pháp: Khoản 2 Điều 69 Luật

Công chứng quy định rõ các nội dung liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm, thẩm quyền của Bộ Tư pháp đối với công tác quản lý nhà nước về công chứng, cụ thể như sau: ban hành hoặc trình cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật về công chứng; xây dựng và trình Chính phủ chính sách phát triển nghề công chứng; chủ trì, phối hợp với bộ, ngành trong công tác hướng dẫn, quản lý hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng; thực hiện tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công chứng, chính sách phát triển nghề công chứng; ra quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm công chứng viên; phê duyệt điều lệ của tổ chức xã hội – nghề nghiệp của công chứng viên; tiến hành kiểm tra, thanh tra, xử lý vi phạm, giải quyết khiếu nại, tố cáo về công chứng; quản lý và thực hiện hợp tác quốc tế về công chứng; tiếp nhận báo cáo định kì về hoạt động công chứng của cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài

và là đầu mối tổng kết, báo cáo Chính phủ về tình hình hoạt động công chứng của các cơ quan trong và ngoài nước18

Thứ ba, thẩm quyền quản lý của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh: Nhiệm vụ,

quyền hạn của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh về quản lý nhà nước về công chứng được quy định tại Khoản 1 Điều 70 Luật Công chứng với các nội dung cụ thể như sau: tổ chức thi hành, tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công chứng, chính sách phát triển nghề công chứng; thành lập, giải thể, chuyển nhượng, sáp nhập, hợp nhất văn phòng công chứng trên địa bàn; ban hành mức trần thù lao công chứng tại địa bàn do UBND cấp tỉnh quản lý; kiểm tra, thanh tra, xử lý vi phạm và giải quyết khiếu nại, tố cáo liên quan đến tổ chức và hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng và công chứng viên trên địa bàn quản lý;

17 Xem Khoản 1 Điều 69 Luật Công chứng 2014 và Luật Công chứng 2018

18 Xem Khoản 2 Điều 69 Luật Công chứng 2014 và Luật Công chứng 2018

23

báo cáo tổng hợp tình hình tổ chức, hoạt động công chứng tại địa bàn quản lý gửi Bộ Tư pháp tổng hợp báo cáo Chính phủ19

Thứ tư, thẩm quyền quản lý của Sở Tư pháp: Sở Tư pháp là cơ quan tham

mưu, giúp Ủy ban Nhân dân cấp tỉnh trong việc xây dựng, trình để Ủy ban phê duyệt đề án phát triển các tổ chức hành nghề công chứng tại địa phương và tổ chức thực hiện đề án đó sau khi được phê duyệt; tiếp nhận, xem xét, kiểm tra

hồ sơ đề nghị thành lập, chuyển đổi, giải thể văn phòng công chứng và trình

Ủy ban Nhân dân cấp tỉnh ra quyết định; hỗ trợ tiếp nhận hồ sơ đăng ký tập sự hành nghề công chứng và bố trí tập sự; tiếp nhận hồ sơ yêu cầu bổ nhiệm, miễn nhiệm công chứng viên đề nghị Bộ trưởng Bộ Tư pháp ra quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm; đình chỉ hành nghề tạm thời công chứng viên; thực hiện đăng ký hành nghề và cấp Thẻ công chứng viên; tham mưu các biện pháp hỗ trợ phát triển tổ chức hành nghề công chứng; tổng hợp báo cáo tình hình tổ chức, hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng; thanh tra, kiểm tra thường xuyên

và đột xuất theo yêu cầu khi phát hiện hành vi vi phạm; giải quyết khiếu nại, tố cáo về tổ chức, hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng20

Nhà nước luôn chú trọng, sát sao việc tổ chức và hoạt động của các văn phòng công chứng cũng như việc hành nghề các công chứng viên và hoạt động quản lý nhà nước đối với văn phòng công chứng được thể hiện qua các nội dung chính như sau: (1) xây dựng, ban hành văn bản quản lý nhà nước đối với văn phòng công chứng; (2) tổ chức thi hành, tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công chứng, chính sách phát triển nghề công chứng; (3) kiểm tra, thanh tra, xử

lý vi phạm và giải quyết khiếu nại, tố cáo về tổ chức, hoạt động công chứng

19 Xem Khoản 1 Điều 70 Luật Công chứng 2014 và Luật Công chứng 2018

20 Xeam Khoản 1 Điều 70 Luật Công chứng 2014 và Luật Công chứng 2018

24

của văn phòng công chứng theo thẩm quyền; (4) chỉ đạo, hướng dẫn, bồi dưỡng, nâng cao chuyên môn nghiệp vụ cho công chứng viên và cán bộ quản lý nhà nước về công chứng

Thứ nhất, uu tiên hàng đầu của các cơ quan hành chính nhà nước là phát

triển và ban hành kịp thời các quy định pháp luật và hướng dẫn thực hiện liên quan đến công chứng Mục đích là để xây dựng một khung pháp lý vững chắc, cung cấp cơ sở pháp lý cho việc quản lý hiệu quả và cho hoạt động của văn phòng công chứng Các văn bản pháp lý này bao gồm quy định về cách thức tổ chức và vận hành của văn phòng công chứng, tiêu chuẩn và điều kiện cho việc thành lập, chuyển nhượng, sáp nhập, hay giải thể văn phòng, cũng như các thủ tục nghiệp vụ công chứng cần thực hiện Quy định này giúp đảm bảo rằng các văn phòng công chứng hoạt động tuân thủ pháp luật, được phân bổ một cách hợp lý, phục vụ nhu cầu công chứng của người dân hiệu quả, đồng thời phòng ngừa tranh chấp và rủi ro, hạn chế các hành vi vi phạm pháp luật trong lĩnh vực công chứng Ngoài ra, điều này cũng giúp các cơ quan nhà nước quản lý các văn phòng công chứng một cách chặt chẽ, thống nhất và hiệu quả, tạo điều kiện cho sự phối hợp giữa văn phòng công chứng và các cơ quan quản lý trong quá trình hoạt động

Thứ hai, các cơ quan quản lý nhà nước liên quan đến hoạt động công

chứng như Bộ Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, Sở Tư pháp không chỉ có trách nhiệm ban hành các văn bản hướng dẫn tổ chức thực hiện mà còn có trách nhiệm tiến hành tổ chức thi hành, tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công chứng, chính sách phát triển nghề công chứng, đưa những nội dung cụ thể về pháp luật và chính sách về công chứng này tới các cán bộ làm công tác quản

lý, công chứng viên và đặc biệt là người dân để họ có nhận thức chính xác, đầy đủ về ý nghĩa, vai trò của hoạt động công chứng, về nội dung cơ bản của pháp luật công chứng để có thể tự quyết định hành vi của mình, có tinh thần tự giác

25

thực hiện, nghiêm túc tuân thủ các quy định của pháp luật, hiểu biết rõ về trách nhiệm, nghĩa vụ, quyền lợi hợp pháp của mình trong quá trình tham gia vào hoạt động công chứng

Thứ ba, cơ quan quản lý nhà nước (Bộ Tư pháp, Cục Bổ trợ tư pháp, Ủy

ban nhân dân cấp tỉnh, Sở Tư pháp …) tiến hành kiểm tra, thanh tra thường xuyên hoặc đột xuất, xử lý vi phạm về hoạt động công chứng của văn phòng công chứng Trong Thông tư 01/2021/TT-BTP ban hành ngày 03/02/2021, Bộ

Tư pháp đã quy định thẩm quyền kiểm tra về tổ chức và hoạt động công chứng thuộc về Sở Tư pháp (giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện kiểm tra tại địa phương) và Cục Bổ trợ tư pháp (giúp Bộ trưởng Bộ Tư pháp thực hiện kiểm tra trong phạm vi toàn quốc) đối với việc kiểm tra đột xuất, phát hiện dấu hiệu vi phạm pháp luật, giải quyết khiếu nại, tố cáo, đặc biệt, việc kiểm tra thường xuyên, định kỳ phải được lên kế hoạch, thông báo thời gian, nội dung kiểm tra bằng văn bản cho đối tượng kiểm tra tối thiểu 15 ngày trước khi tiến hành kiểm tra và chỉ thực hiện các nội dung kiểm tra đối với một số hoạt động theo quy định như: kiểm tra việc giải quyết các yêu cầu công chứng; kiểm tra việc thực hiện quy định về báo cáo, lao động, thuế, tài chính, kế toán, thống kê, lưu trữ

hồ sơ, tài liệu, giấy tờ; kiểm tra việc thực hiện các quyền, nghĩa vụ của văn phòng công chứng, công chứng viên hành nghề; kiểm tra việc đăng ký hoạt động, đăng ký hành nghề và cấp Thẻ công chứng viên.21

Công tác giải quyết khiếu nại, tố cáo về hoạt động công chứng và xử lý hành vi vi phạm pháp luật (áp dụng hình thức xử phạt hành chính hoặc các hình phạt bổ sung khác) đối với các văn phòng công chứng và công chứng viên thực hiện hành vi vi phạm pháp luật công chứng trong quá trình hoạt động hành nghề công chứng là một trong những nội dung của hoạt động quản lý nhà nước nhằm

21 Xem Khoản 1 và Khoản 2 Điều 28 Thông tư 01/2021/TT-BTP ngày 03/02/2021 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng

26

bảo đảm quyền khiếu nại, tố cáo của công dân, quyền và lợi ích hợp pháp của các cá nhân, tổ chức có liên quan trong quá trình tham gia hoạt động công chứng khi có dấu hiệu bị xâm phạm, phát huy tinh thần tự do dân chủ, tăng cường hiệu lực quản lý nhà nước về công chứng, đồng thời góp phần đảm bảo tính nghiêm minh trong thực thi pháp luật

Bên cạnh công tác kiểm tra, thanh tra, xử lý vi phạm trong quá trình hoạt động công chứng của văn phòng công chứng và công chứng viên, sau một khoảng thời gian nhất định, các cơ quan quản lý nhà nước tiếp tục tiến hành sơ kết, tổng kết, đánh giá công tác quản lý nhà nước đối với công chứng nhằm đạt được những mục đích cơ bản sau: Nắm bắt thông tin, số liệu thực tế về tổ chức

và hoạt động công chứng, giúp cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân có chức năng nhiệm vụ trong lĩnh vực này kịp thời xây dựng, điều chỉnh chiến lược, quy hoạch, xây dựng kế hoạch phát triển trong thời gian tới

Thứ tư, bồi dưỡng, nâng cao kỹ năng, chuyên môn, nghiệp vụ đối với

không chỉ đội ngũ làm công tác quản lý nhà nước về công chứng mà còn đối với đội ngũ công chứng viên cần được chú trọng, quan tâm do tính chất phức tạp cũng như vai trò quan trọng của công chứng trong đời sống xã hội Bộ Tư pháp và Sở Tư pháp cần tăng cường hơn nữa việc tổ chức các hội nghị, hội thảo thường niên nhằm triển khai, tập huấn pháp luật về công chứng, mở các lớp bồi dưỡng chính trị, các lớp đào tạo sau đại học để nâng cao trình độ chuyên môn, củng cố bản lĩnh chính trị, rèn luyện đạo đức công vụ cho đội ngũ cán bộ quản

lý nhà nước về công chứng trong quá trình công tác, bảo đảm hoạt động quản

lý và tham mưu đạt hiệu quả cao; tổ chức các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hàng năm dành cho công chứng viên nhằm bổ sung kịp thời kiến thức pháp luật về công chứng và các lĩnh vực liên quan khác, nâng cao kỹ năng hành nghề và giải quyết vướng mắc trong quá trình hành nghề cho công chứng viên

tổ chức và hoạt động của các văn phòng công chứng

- Quản lý nhà nước đối với việc tổ chức và hoạt động của văn phòng công chứng là vô cùng quan trọng bởi Nhà nước sử dụng các công cụ quản lý của mình nhằm tổ chức, điều hành, tác động vào hoạt động của các văn phòng công chứng nói chung và công chứng viên nói riêng trong việc chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của các giao dịch, hợp đồng, văn bản, tài liệu nhằm bảo đảm việc công chứng của văn phòng công chứng và công chứng viên được thực hiện đúng theo quy định của pháp luật, theo định hướng, mục tiêu đã đề ra của Nhà nước, phù hợp với xu thế phát triển của nền kinh tế - xã hội, bảo đảm an toàn pháp lý của hợp đồng, giao dịch, văn bản, tài liệu đã được công chứng, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các chủ thể tham gia hợp đồng, giao dịch, giảm thiểu rủi ro, giải quyết tranh chấp của các bên tham gia giao dịch một cách nhanh chóng, chính xác

- Quản lý nhà nước đối với tổ chức, hoạt động của văn phòng công chứng có tác động mạnh mẽ đối với việc thúc đẩy sự phát triển kinh tế - xã hội, tăng

28

cường hội nhập kinh tế quốc tế bởi khi hoạt động quản lý có hiệu lực, đạt hiệu quả cao sẽ góp phần bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của công dân khi tham gia hoạt động công chứng, hỗ trợ việc gia tăng số lượng giao dịch, hợp đồng dân sự, kinh tế, lao động, thúc đẩy nền kinh tế phát triển, là tiền đề quan trọng để xúc tiến giao lưu kinh tế và thương mại quốc tế với các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước trong bối cảnh hội nhập hiện nay

Thứ nhất, đường lối của Đảng, thể chế chính trị, chính sách, pháp luật:

Đảng Cộng sản Việt Nam đóng vai trò lãnh đạo đối với hoạt động của Nhà nước trên mọi phương diện bằng cách đưa ra các quyết sách chính trị (chủ trương, đường lối, chính sách, cương lĩnh, nghị quyết) làm căn cứ tiền đề để Nhà nước thực hiện hoạt động định hướng, chỉ đạo và điều hành hoạt động quản lý nhà nước trên mọi lĩnh vực (trong đó có hoạt động công chứng), đồng thời thực hiện chỉ đạo, kiểm tra, giám sát việc triển khai thực hiện các chủ trương, đường lối, chính sách đó Những quyết sách đó cũng tạo cơ sở pháp lý nền tảng để Nhà nước ban hành và tổ chức thực thi các chính sách, pháp luật nhằm đưa các mục tiêu của Đảng vào đời sống, tác động trực tiếp đến quản lý nhà nước đối với văn phòng công chứng Việc các chủ trương, đường lối phù hợp, chính sách pháp luật đầy đủ, thống nhất sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho các văn phòng công chứng phát triển và vận hành, giúp nhà nước quản lý hiệu quả hơn tổ chức và hoạt động của các văn phòng này, góp phần thúc đẩy phát triển kinh tế - xã hội, trái lại, những chủ trương, đường lối, chính sách, quy định pháp luật thiếu sót, không hợp lý, không phù hợp điều kiện thực tiễn sẽ không tạo được nền tảng pháp lý vững chắc, cản trở sự phát triển của văn phòng công chứng, khiến việc quản lý nhà nước đối với các tổ chức này gặp khó khăn, kém

29

hiệu quả Nhà nước sử dụng các công cụ quản lý là chính sách, pháp luật, quy

định pháp luật để điều tiết và định hướng sự phát triển, tổ chức và hoạt động

của các văn phòng công chứng; tạo hành lang pháp lý để các văn phòng công chứng thuận lợi hoạt động và cũng là cơ sở để giải quyết các tranh chấp, vi phạm, bảo đảm nâng cao chất lượng hoạt động công chứng, hiệu quả quản lý nhà nước; bảo đảm sự bình đẳng trước pháp luật của các bên tham gia hoạt động công chứng; ngăn ngừa và xử lý các vi phạm pháp luật của cá nhân, tổ chức trong quá trình tham gia vào hoạt động công chứng

Thể chế được hiểu là tập hợp các quy định, nguyên tắc và luật lệ do các

cơ quan có thẩm quyền ban hành, tạo nên khung pháp lý quy định cách thức tổ chức và hoạt động của các tổ chức Điều này xác lập vị thế pháp lý và xác định

rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của cơ quan quản lý nhà nước và cơ quan hành chính Mục tiêu là tạo dựng môi trường pháp lý ổn định với các văn bản quản lý được ban hành đúng thẩm quyền, toàn diện và phù hợp với yêu cầu quản lý cũng như tương thích với trình độ phát triển của quan hệ kinh tế - xã hội Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động quản lý nhà nước, hướng dẫn và định hướng phát triển, cũng như tổ chức và hoạt động của các cơ quan, tổ chức Việc phân công, phân cấp rõ ràng địa vị pháp lý, chức năng, thẩm quyền, trách nhiệm của từng cơ quan quản lý nhà nước đối với việc

tổ chức và hoạt động của văn phòng công chứng sẽ làm giảm tình trạng quản

lý chồng chéo của các cơ quan nhà nước đối với tổ chức và hoạt động của văn phòng công chứng

Chính sách xã hội hóa dịch vụ công của Nhà nước, phát triển các hình thức tự quản xã hội, kết hợp quản lý nhà nước với quản lý của các tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp sẽ đem lại những lợi ích thiết thực, làm cho

bộ máy nhà nước được tinh giản gọn nhẹ, nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý,

30

nhưng cũng đồng thời thúc đẩy cạnh tranh, nâng cao chất lượng dịch vụ, đáp ứng nhu cầu của người dân cũng như nhu cầu phát triển kinh tế - xã hội

Thứ hai, điều kiện kinh tế - xã hội:

Trình độ phát triển kinh tế - xã hội của đất nước trong từng giai đoạn ảnh hưởng trực tiếp đến sự quản lý nhà nước đối với hoạt động công chứng, đặc biệt là trong bối cảnh nền kinh tế vận hành theo cơ chế thị trường định hướng

xã hội chủ nghĩa và chịu sự tác động của cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ

tư, yêu cầu sự tham gia điều tiết của Nhà nước đối với hoạt động công chứng để kìm hãm, hạn chế hậu quả do mặt trái của cơ chế thị trường đem lại, bởi sự phát triển mạnh mẽ của các quan hệ dân sự, kinh tế, thương mại sẽ dẫn đến việc các hợp đồng, giao dịch cần được công chứng ngày càng tăng về số lượng, có tính chất ngày càng đa dạng, phức tạp, các hành vi lừa đảo, gian dối, cạnh tranh không lành mạnh liên quan đến công chứng ngày càng nhiều, đem lại rủi ro cho hoạt động công chứng cũng như cá nhân, tổ chức tham gia vào hoạt động công chứng Trong bối cảnh nền kinh tế - xã hội luôn có nhiều biến động và thay đổi,

sự quản lý của nhà nước đối với các văn phòng công chứng là vô cùng cấp thiết, cần thắt chặt và hoàn thiện hơn nữa các quy định của pháp luật về hoạt động công chứng để đảm bảo cho hoạt động công chứng phát triển lành mạnh, đúng định hướng, tạo ra được hành lang pháp lý, bảo đảm an toàn pháp lý cho các hợp đồng, giao dịch cần công chứng, đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp của các bên liên quan tham gia vào hoạt động công chứng

Thứ ba, số lượng và chất lượng của đội ngũ cán bộ quản lý và công chứng

viên hoạt động trong các văn phòng công chứng:

Trong bối cảnh của quản lý nhà nước về hoạt động công chứng, yếu tố quyết định đến hiệu quả và hiệu lực quản lý chính là chất lượng và số lượng của đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức Để nâng cao hiệu suất công tác quản

lý, đội ngũ này cần được trang bị một tư duy khoa học, khả năng nghiên cứu và

31

học tập độc lập, đồng thời không ngừng cập nhật kiến thức trong quá trình làm việc Sự am hiểu sâu rộng về các chính sách và quy định pháp luật, cùng với kinh nghiệm thực tiễn, là yếu tố không thể thiếu Họ cũng cần được đánh giá, kiểm tra định kỳ về năng lực và trình độ chuyên môn, tham gia các khóa đào tạo và tập huấn để nâng cao khả năng chuyên môn Việc tham gia các sự kiện như hội nghị hay hội thảo chuyên ngành cũng quan trọng để học hỏi và trao đổi kinh nghiệm Môi trường làm việc cũng cần được cải thiện với cơ sở vật chất đầy đủ, trang thiết bị công nghệ thông tin hiện đại để hỗ trợ công tác quản lý, giúp tăng cường hiệu quả, nâng cao chất lượng dịch vụ công chứng

Đội ngũ công chứng viên là những người trực tiếp thực hiện hoạt động công chứng trong các văn phòng công chứng, chất lượng làm việc của họ là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động quản lý nhà nước đối với các văn phòng công chứng, do đó, số lượng đội ngũ công chứng viên cần được phân bổ hợp lý, phù hợp với nhu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch của địa phương (tránh tình trạng, nơi thì tập trung quá nhiều công chứng viên nhưng nhu cầu công chứng giao dịch thấp; nơi thì thiếu hụt công chứng viên nhưng nhu cầu công chứng giao dịch cao; số lượng công chứng viên dồn và tập trung về các thành phố lớn, thiếu hụt công chứng viên tại các địa bàn điều kiện khó khăn Công chứng viên, những người trực tiếp thực hiện hoạt động công chứng, có kiến thức nghiệp vụ chuyên môn, có đạo đức nghề nghiệp, cần nắm vững quy định của pháp luật, thực hiện đúng các quy định của pháp luật về trình tự, thủ tục công chứng, nghiêm túc thực hiện quy tắc đạo đức hành nghề, khách quan, trung thực, không tiếp tay cho các hành vi vi phạm pháp luật của văn phòng công chứng bởi nếu công chứng viên có sai sót trong quá trình hành nghề, không tuân thủ đạo đức nghề nghiệp, chưa có nhận thức đúng đắn về việc bảo

vệ uy tín, hình ảnh nghề công chứng, có hành vi hoặc cố ý vi phạm trình tự thực hiện thủ tục công chứng theo quy định của pháp luật, bất chấp tất cả chạy theo