Cỏc nhà quản trị luụn nghĩ rằng lợinhuận thu được chớnh là việc sử dụng hiệu quả cỏc chi phớ bỏ ra nờn họ luụn quantõm đến chi phớ như: Tớnh toỏn chi phớ, lập dự toỏn cũng như xõy dựng đ
LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN TRỊ CHI PHÍ SẢN XUẤT
Khái niệm chi phí và phân loại chi phí sản xuất
Chi phí sản xuất là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ hao phí về lao động sống, lao động vật hóa và các chi phí khác mà doanh nghiệp đã chi ra để tiến hành các hoạt động sản xuất trong một thời kỳ nhất định.
1.1.2 Phân loại chi phí sản xuất
1.1.2.1 Phân loại chi phí sản xuất theo nội dung, tính chất kinh tế của chi phí
Theo cách phân loại này, toàn bộ chi phí sản xuất trong kỳ của doanh nghiệp được chia thành 5 yếu tố chi phí sau:
+ Chi phí nguyên vật liệu: bao gồm các chi phí về các loại nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, vật liệu thiết bị xây dựng cơ bản mà doanh nghiệp đã sử dụng cho hoạt động sản xuất trong kỳ.
+ Chi phí nhân công: bao gồm các chi phí về tiền công phải trả, tiền trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn của công nhân viên và nhân viên hoạt động sản xuất trong doanh nghiệp.
+ Chi phí dịch vụ mua ngoài: bao gồm toàn bộ số tiền doanh nghiệp đã chi trả về các loại dịch vụ mua từ bên ngoài như: tiền điện, tiền nước, tiền bưu phí phục vụ cho hoạt động sản xuất của doanh nghiệp.
+ Chi phí khác bằng tiền: bao gồm toàn bộ số chi phí khác với những chi phí đã nêu trên mà doanh nghiệp đã bỏ ra để tiêu dùng cho hoạt động sản xuất trong kỳ.
1.1.2.2 Phân loại theo mục đích và công dụng kinh tế của chi phí.
Theo cách phân loại này chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ được chia ra thành
3 khoản mục chi phí sau:
+ Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp: bao gồm chi phí về nguyên liệu, vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu sử dụng vào mục đích trực tiếp sản xuất sản phẩm Không bao gồm những chi phí về nguyên liệu, vật liệu sử dụng vào mục đích
+ Chi phí nhân công trực tiếp: bao gồm toàn bộ chi phí về tiền công, tiền trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và kinh phí công đoàn của công nhân trực tiếp sản xuất sản phẩm Khoản mục chi phí này không bao gồm những chi phí về tiền công, tiền trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và kinh phí công đoàn của nhân viên sản xuất chung, nhân viên quản lý và nhân viên bán hàng.
+ Chi phí sản xuất chung: khoản mục chi phí này bao gồm toàn bộ những chi phí dùng cho hoạt động sản xuất chung ở các xưởng, đội, trại sản xuất ngoài 2 khoản mục trên Khoản mục này bao gồm những điều khoản như sau:
- Chi phí nhân viên (xưởng, đội, trại sản xuất)
- Chi phí dụng cụ sản xuất
- Chi phí khấu hao TSCĐ
- Chi phí dịch vụ mua ngoài
- Chi phí bằng tiền khác
1.1.2.3 Các cách phân loại khác
+ Phân loại chi phí sản xuất theo mối quan hệ với khối lượng sản phẩm công việc, lao vụ sản xuất trong kỳ
+ Phân loại chi phí sản xuất theo phương pháp tập hợp chi phí sản xuất và mối quan hệ với đối tượng chịu chi phí.
+ Phân loại chi phí sản xuất theo nội dung cấu thành của chi phí
Quản trị chi phí và bản chất của quản trị chi phí
Quản trị chi phí là phương pháp và cách thức của nhà quản lí trong hoạch định kế hoạch dài hạn, ngắn hạn và những quyết định mang tính chất quản lí để vừa làm tăng giá trị đồng thời giảm giá thành sản phẩm, dịch vụ
1.2.2 Bản chất của quản trị chi phí
Thông qua các chức năng quản lí mà nhà quản trị có thể kiểm tra, giám sát việc sử dụng chi phí và tính toán hiệu quả của việc bỏ chi phí với hiệu quả SXKD Các doanh nghiệp có thể hoạt động ở các phạm vi, lĩnh vực khác nhau nhưng việc bỏ ra chi phí luôn gắn liền với các quá trình cung cấp, sản xuất thi công chế tạo sản phẩm hay thực hiện các lao vụ dịch vụ và quá trình bán hàng hay tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá dịch vụ Mục đích quản lí có hiệu quả hoạt động SXKD của các nhà quản trị là đạt được lợi nhuận tối đa với chi phí ít nhất Các nhà quản trị luôn nghĩ rằng lợi nhuận thu được chính là việc sử dụng hiệu quả các chi phí bỏ ra nên họ luôn quan tâm đến chi phí như: Tính toán chi phí, lập dự toán cũng như xây dựng định mức chi phí làm cơ sở cho kiểm soát và kiểm tra việc thực hiện định mức và dự toán chi phí. Nếu như thông tin kế toán chi phí cung cấp là những thông tin quá khứ, thì thông tin quản trị chi phí từ các nhà quản trị là quá trình phân tích các thông tin quá khứ và những thông tin có tính dự báo thông qua việc lập kế hoạch và dự toán trên cơ sở định mức chi phí nhằm kiểm soát chi phí thực tế, đồng thời là cơ sở để nhà quản trị lãnh đạo doanh nghiệp ra quyết định về việc lựa chọn các quyết định về giá bán sản phẩm, kí kết hợp đồng, tiếp tục sản xuất hay thuê ngoài
Quản trị chi phí phải nhận diện được chi phí theo nhiều phương diện khác nhau để đáp ứng nhu cầu thông tin trong hoạch định, tổ chức thực hiện, kiểm soát và ra quyết định Quản trị chi phí nhấn mạnh đến việc dự báo của thông tin và trách nhiệm của các nhà quản trị các cấp nhằm gắn trách nhiệm của họ với chi phí phát sinh thông qua hệ thống thông tin chi phí được cung cấp theo các trung tâm chi phí được hình thành trong các đơn vị Bộ phận quản trị chi phí sẽ trả lời chi phí là bao nhiêu, biến động như thế nào khi có sự thay đổi của một hay một số nhân tố nào đó, bộ phận nào chịu trách nhiệm giải thích những thay đổi bất lợi của chi phí và đưa ra giải pháp điều chỉnh một cách kịp thời Điều này cho thấy quản trị chi phí là một bộ phận quản trị doanh nghiệp thực hiện xử lí và cung cấp các thông tin về chi phí nhằm thực hiện các chức năng quản trị
1.2.3 Chức năng của quản trị tài chính
Là xây dựng các mục tiêu phải đạt được cho từng giai đoạn công việc cụ thể,vạch ra các bước, phương pháp thực hiện để đạt được các mục tiêu đó Kế hoạch mà các nhà quản trị lập thường có dạng dự toán Dự toán là những tính toán liên kết các mục tiêu lại với nhau và chỉ rõ cách thức huy động và sử dụng các nguồn lực sẵn có toán thực sự đem lại hiệu quả thì cần dựa trên những thông tin hợp lí và có cơ sở do bộ phận kế toán quản trị chi phí cung cấp Thông tin chi phí là cơ sở để đưa ra quyết định phù hợp.
Quản trị chi phí phải dựa trên cơ sở hệ thống thông tin quá khứ và dự toán tương lai tiến hành phân loại, lựa chọn, tổng hợp và cung cấp những thông tin cần thiết liên quan đến chi phí thích hợp cho việc ra quyết định Chức năng ra quyết định được vận dụng trong suốt quá trình hoạt động bao gồm những quyết định ngắn hạn và những quyết định dài hạn Căn cứ vào các số liệu thông tin được cung cấp nhà quản trị chi phí thực hiện việc phân tích đánh giá và nêu các kiến nghị đề xuất cũng như tham gia vào việc lập dự toán SXKD hay tư vấn cho các nhà quản trị lãnh đạo đưa ra quyết định phù hợp
Quản trị chi phí cung cấp các thông tin để tổ chức thực hiện chi phí thông qua việc thiết lập các bộ phận, xác lập quyền hạn và trách nhiệm của các bộ phận cũng như con người cụ thể để có biện pháp kịp thời điều chỉnh kế hoạch nhằm sử dụng một cách có hiệu quả các nguồn lực Các thông tin về chi phí sản xuất, phương án thi công, giá vốn công trình, chi phí nghiệm thu, bảo hành sửa chữa công trình, chi phí quản lí doanh nghiệp.
1.2.3.4 Kiểm tra, kiểm soát Để thực hiện chức năng kiểm tra và đánh giá các nhà quản trị dùng những thông tin do kế toán quản trị cung cấp dưới dạng các báo cáo chi phí, báo cáo thực hiện định mức hay dự toán chi phí…Các chi phí phát sinh có nội dung, tính chất kinh tế, công dụng, mục đích khác nhau cũng như ảnh hưởng của chúng quá trình và kết quả kinh doanh cũng khác nhau Thông thường người ta sẽ so sánh số liệu kế hoạch,dự toán hoặc định mức với số liệu thực tế thực hiện.
Nội dung quản trị chi phí trong doanh nghiệp xây lắp
1.3.1 Hoạch định quản trị chi phí trong doanh nghiệp xây lắp
1.3.1.1 Lập phương án thiết kế tổ chức thi công
Xây dựng công trình cũng giống như sản xuất một sản phẩm công nghiệp, phải có thiết kế sản phẩm và quá trình tổ chức sản xuất ra sản phẩm theo thiết kế. Ngoài thiết kế kĩ thuật trong hồ sơ mời thầu của chủ đầu tư, các công trình chỉ có thể tiến hành xây dựng sau khi nhà thầu thiết kế bản vẽ thi công, có dự toán chi tiết theo khối lượng thực tế theo bản vẽ thi công được duyệt Công tác thiết kế tổ chức thi công là việc làm đầu tiên của quá trình tổ chức xây dựng công trình, nó chính là việc hoạch định những giải pháp thi công dựa trên những điều kiện cho phép về kết cấu kĩ thuật, công trình về điều kiện thổ nhưỡng khí hậu, thời gian thi công, về phương pháp kĩ thuật thi công, khả năng cung cấp vật tư, về lao động, tài chính nhằm mục tiêu tổ chức quá trình thi công có hiệu quả nhất. a Căn cứ của thiết kế tổ chức thi công ( Tài liệu ban đầu )
Những tài liệu có liên quan đến quá trình thiết kế tổ chức thi công xây lắp một công trình là những căn cứ cơ bản, giữ một vai trò quan trọng đảm bảo tính chính xác của công tác thiết kế bản vẽ thi công.
- Hồ sơ thiết kế kĩ thuật công trình: đây là hồ sơ mời thầu do chủ đầu tư cung cấp được lập thông qua công ty tư vấn thiết kế có kinh nghiệm, nó là cơ sở chủ yếu để xác định khối lượng công tác thi công, các yêu cầu của hồ sơ mời thầu thực hiện công trình về công nghệ giải pháp, tiến độ thi công.
- Khả năng sử dụng mặt bằng thi công vướng mắc về công tác giải phóng mặt bằng như: ruộng vườn, dân cư, đưòng điện hoặc rà phá bom mìn, cáp quang , nguồn cung cấp điện và cung cấp nước cho quá trình thi công để có biện pháp thi công phù hợp.
- Nguồn cung cấp vật liệu trên thị trường Nếu có những vật tư được cung cấp theo thời vụ, hay phải nhập khẩu đòi hỏi phải có giải pháp cung cấp hay dự trữ hợp lí Nếu vật liệu sẵn có trên thị trường và không bị biến động giá lớn thì
- Điều kiện giao thông vận tải trong vùng và khả năng di chuyển đi lại trên công trường (công trình giao thông nếu thi công hoàn toàn mới đi lại di chuyển rất khó khăn) là căn cứ quan trọng trong việc lựa chọn các giải pháp thi công b Những nguyên tắc cơ bản thiết kế tổ chức thi công
Như tất cả mọi doanh nghiệp hoạt động kinh doanh trong nền kinh tế thị trường các doanh nghiệp xây dựng cũng phải quan tâm đến hiệu quả khi tổ chức thi công, thiết kế tổ chức thi công là quá trình chủ động hoạch định công nghệ xây dựng một công trình, hiệu quả của quá trình tổ chức thi công đạt đến mức độ nào thì chất lượng của công tác thiết kế bản vẽ thi công có tác động quan trọng đầu tiên Vì vậy, khi tiến hành công tác này phải quán triệt những nguyên tắc cơ bản sau:
- Thiết kế tổ chức thi công phải đảm bảo tăng cường cơ giới hoá đồng bộ công tác thi công xây lắp Quá trình sản xuất xây lắp chỉ có thể đạt được năng suất cao, rút ngắn được thời gian thi công và nâng cao được chất lượng công trình khi mọi khâu sản xuất đều được cơ giới hoá, hiện đại hoá.
- Tăng cường khả năng chuyên môn hoá trong quá trình thi công, chủ động tạo điều kiện phân chia những loại công việc giống nhau về cấu tạo sản phẩm về phương pháp sản xuất vào từng nhóm công việc như: nhóm thi công nền, thi công móng, nhóm công việc cốt thép, nhóm công việc bê tông để tiện bố trí chuyên môn hoá thiết bị và công nhân kĩ thuật.
- Thiết kế tổ chức thi công phải tạo điều kiện thi công liên tục và bố trí công việc hợp lí cho thời gian khi thời tiết không tốt do mưa bão do thi công xây dưng giao thông chủ yếu phải tiến hành ngoài trời Điều kiện tự nhiên còn ảnh hưởng đến việc khai thác vật liêu: cát đá Ảnh hưởng đến giao thông vận chuyển vật tư, thiết bị và gây sự cố lún sụt, hư hỏng công trình đang thi công Để thi công được liên tục nhà quản trị cũng cần lưu ý hoạch định về khả năng cung cấp công nhân kĩ thuật, khả năng đáp ứng nhu cầu về vốn có ảnh hưởng rất lớn đến tiến độ và chất lượng công trình.
- Các điều kiện kiểm soát chất lượng vật liệu đầu vào và chất lượng các c Nội dung chủ yếu của thiết kế tổ chức thi công
* Xác định tiến độ thi công
Tiến độ thi công công trình bao gồm tổng tiến độ thi công và tiến độ thi công từng hạng mục giai đoạn Từ khối lượng công việc, tính chất công việc và thời hạn thi công cho phép mà lựa chọn các biện pháp thi công cho phù hợp Tiến độ thi công có thể lập theo sơ đồ ngang hay so đồ mạng, dựa vào thiết kế kĩ thuật mà xác định khối lượng công việc cụ thể cho từng giai đoạn, từ đó chỉ rõ tên và khối lượng của từng công việc, phân loại thi công, trình tự của công tác thi công và các nhu cầu vật chất khác.
* Thuyết minh về các giải pháp tổ chức thi công
Giới thiệu tóm tắt những đặc điểm cơ bản công trình sẽ được xây dựng, nêu các phương án, giải pháp kĩ thuật tổ chức thi công những phần việc chủ yếu và phức tạp nhất, nêu rõ các phương pháp so sánh để lựa chọn phương án tối ưư nhất Thuyết minh rõ ràng việc tổ chức trang bị và sử dụng máy móc cho thi công Nêu rõ về điều kiện cơ sở hạ tầng như điện nước, mặt bằng, dân cư, đường sá giao thông mà quá trình xây lắp công trình có thể sử dụng được.
1.3.1.2 Lập kế hoạch, dự toán cung cấp các yếu tố đầu vào cho quá trình thực hiện xây lắp công trình
Lập dự toán chi phí xây lắp là xác định toàn bộ chi phí để xây dựng một khối lượng công trình hoặc hạng mục công trình mà doanh nghiệp đã kí hợp đồng từ trước Chi phí để xây lắp công trình bao gồm: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí máy móc thiết bị và chi phí nhân công, vì vậy nhằm quản trị chi phí trong quá trình thi công được hiệu quả cần phải lập dự toán chi phí xây lắp. a Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Yêu cầu sử dụng vật liệu chủ yếu của công trình giao thông xuất phát từ thiết kế và kết cấu công trình, ngoài ra các giải pháp tổ chức kĩ thuật thi công cũng chi phối nhiều đến chủng loại và lượng tiêu hao của vật liệu Dự toán chi phí nguyên vât liệu trực tiếp là phản ánh tất cả chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cần thiết để đáp ứng yêu cầu xây lắp đã được thể hiện trên dự toán khối lượng bản vẽ tổ chức thi công. Để lập dự toán nguyên vật liệu trực tiếp cần xác định:
- Định mức tiêu hao nguyên vật liệu để sản xuất một khối lượng sản phẩm xây lắp
- Đơn giá xuất nguyên vật liệu
- Mức độ dự trữ nguyên vật liệu trực tiếp vào cuối kì dự toán được tính toán trên cơ sở lí thuyết quản trị tồn kho
Lượng NVL Định mức tiêu hao Khối lượng công tác cần dùng NVL cho 1 đơn vị thi công theo thiết kế thi công công việc Trong thực tế, bất cứ lượng vật liệu nào cũng có một lượng hao hụt nhất định do quá trình vận chuyển, bảo quản và quá trình sử dụng gây nên Lượng vật tư hao hụt thường được xác định bằng tỷ lệ phần trăm so với lượng vật tư cần dùng Lượng NVL cung cấp bao gồm lượng NVL cần dùng và lượng NVL hao hụt.
Lượng NVL Lượng NVL Lượng NVL cần cung cấp cần dùng hao hụt tự nhiên
Và dự toán nguyên vật liệu trực tiếp xuất dùng cho sản xuất sẽ là:
Dự toán chi phí Dự toán chi phí Đơn giá xuất
NVL trực tiếp NVL sử dụng NVL
* Dự toán nguyên vật liệu dự trữ
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ CHI PHÍ SẢN TẠI
Đặc điểm, tình hình chung về Chi nhánh CIPC - Xí nghiệp Xây lắp và
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển
Là một đơn vị đã có hơn 40 năm tuổi, với ngành nghề kinh doanh phong phú và đa dạng như: xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp đến quy mô lớn, sản xuất kết cấu thép, bê tông thương phẩm, xây lắp điện, dịch vụ thương mại khác Trải qua nhiều giai đoạn lịch sử thăng trầm, cùng sự chuyển biến mạnh mẽ của xã hội, chi nhánh CIPC - Xí nghiệp xây lắp và thi công cơ giới cũng đang dần thay đổi để hội nhập và lớn mạnh đủ sức cạnh tranh với các doanh nghiệp thương mại khác trong xã hội Sau hơn 2 năm cổ phần hóa kể từ đầu năm 2006, đến nay chi nhánh CIPC đã đi vào ổn định và trên đà phát triển.
Bên cạnh những thuận lợi đó là sự tồn tại lâu đời với những mối quan hệ bền chặt, uy tín và thương hiệu đã được khẳng định qua các sản phẩm cung cấp đã tạo được sự tin tưởng từ phía khách hàng quen thuộc Ngày nay muốn mở rộng thị trường doanh nghiệp cũng gặp phải những khó khăn nhất định như: các khoản nợ quá hạn ở các công trình xây dựng nhiều nên chu kỳ luân chuyển vốn chậm, bộ máy quản lý cồng kềnh, máy móc thiết bị cũ Trong tương lai nhiều khả năng là doanh nghiệp sẽ khai thác vào các thị trường năng động hơn như: bất động sản, kinh doanh nhà ở và văn phòng cho thuê với nhiều dự án đang được triển khai.
2.1.2 Đặc điểm tổ chức SXKD và quy trình công nghệ
Quy trình SXKD của DN được chia thành 2 loại hình chính:
- Quản lý tập chung đối với một số công trình trọng điểm và 2 xưởng: xưởng cơ khí và xưởng bê tông
- Khoán chi phí sản xuất đối với các công trình khác cho các đội có khả năng về vốn và nhân lực (khoán cũng có nhiều phương án khác nhau nhằm tạo thuận lợi cho đội thực hiện và DN quản lý)
Với những ngành nghề kinh doanh đa đạng và phong phú như vậy nên địa bàn hoạt động của đơn vị là rất rộng, không cố định và gần như phụ thuộc hoàn toàn vào vị trí của các công trình thi công.
Do khối cơ quan thường cách xa nơi thi công các công trình nên công việc quản lý giảm sát thường được thực hiện ở tầm vĩ mô nhiều hơn so với các đơn vị sản xuất sản phẩm cố định Còn phần lớn trách nhiệm được khoán cho đội trưởng.
Do vậy mỗi đội được tổ chức như một khối cơ quan nhỏ, mà đứng đầu là các đội trưởng đội trưởng có trách nhiệm giám sát quản lý chặt chẽ hoạt động sản xuất kinh doanh của đội mình. Điều kiện sản xuất của các đội xây lắp thường gặp nhiều khó khăn, ngoài ra,tiến độ công trình còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố khách quan như: điều kiện thời tiết, tiến độ giải phóng mặt bằng,
2.1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý
2.1.3.1 Công tác tổ chức bộ máy quản lý của Xí nghiệp được thể htiện qua sơ đồ sau
Sơ đồ 2 : Sơ đồ bộ máy quản lý của xí nghiệp xây lắp và thi công cơ giới
2.1.3.2 Chức năng và nhiệm vụ các bộ phận:
Qua sơ đồ ta có thể thấy được sự điều hành của Giám đốc đến với các đơn vị trong cơ quan, mặt khác trong ban giám đốc đã có sự phân giao nhiệm vụ rất rõ ràng, các Phó giám đốc nhận ủy quyền từ Giám đốc để điều hành trực tiếp các công việc trong DN Bên cạnh đó ta cũng có thể thấy rất rõ mối quan hệ giữa các phòng ban và các Đội, Xưởng sản xuất trong DN là đan xen theo chức năng, nhiệm vụ của từng phòng, điều này chứng tỏ sự chặt chẽ trong các khâu thanh quyết toán cũng như các chứng từ quản trị có liên quan, cụ thể như sau:
+ Phòng Tổ chức hành chính:
- Lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo và bồi dưỡng nguồn nhân lực
Phòng TCHC Phòng TCKT Phòng KHTT Phòng
Các đội xây dựngXưởng bê tông Xưởng Cơ khí
- Tham mưu với Giám đốc về đề xuất, lập và ban hành các quy chế, chế tài trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Đơn vị cũng như các phương án sản xuất cho phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của Đơn vị.
- Lập quỹ tiền lương trong năm kế hoạch, tính đơn giá tiền lương từng loại sản phẩm, giám sát việc chi trả tiền lương cho người lao động.
- Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ theo đúng chức năng của Phòng
+ Phòng Kế hoạch thị trường:
- Lập phương án, tổ chức sản xuất kinh doanh, giao nhiệm vụ cho các Đội sản xuất trong Xí nghiệp.
- Tổ chức lập Hồ sơ thầu, tham gia đấu thầu, nghiệm thu, thanh quyết toán khối lượng theo giai đoạn và quyết toán công trình.
- Theo dõi, chỉ đạo sản xuất, lập báo cáo sản lượng hàng tháng.
- Tham mưu với Giám đốc về việc ký kết hợp đồng kinh tế và ban hành các định mức giao khoán cho các Xưởng và các đội.
+ Phòng Tài chính quản trị:
- Lập kế hoạch tài chính trong năm, đáp ứng các nguồn vốn cho kế hoạch sản xuất kinh doanh.
- Chỉ đạo hướng dẫn về cách hạch toán theo đúng quy định của Nhà nước đến các đơn vị trong Xí nghiệp
- Theo dõi, quản lý nguồn vốn cấp cho các đơn vị trong Xí nghiệp.
- Hạch toán các nghiệp vụ phát sinh của Xí nghiệp hàng tháng, hàng quý và cả năm Lập các báo cáo trình Giám đốc và gửi về Công ty theo quy định Chịu trách nhiệm về công tác quản trị của Xí nghiệp trước Giám đốc Xí nghiệp và Nhà nước. Giúp lãnh đạo nắm bắt được những thông tin một cách nhanh chóng và chính xác về tình hình hoạt động của Xí nghiệp cũng như những cơ hội kinh tế từ đó có những quyết sách phù hợp, kịp thời.
+ Phòng Vật tư thiết bị:
- Quản lý toàn bộ thiết bị của Xí nghiệp về sử dụng, cho thuê,
- Cung ứng vật tư cho các Xưởng và các Công trình quản lý tập trung của đơn vị
- Tham mưu với Giám đốc về các phương án đầu tư, thanh lý các máy móc thiết bị của Chi nhánh Lập và quyết toán các Dự án đầu tư trên.
- Theo dõi, giám sát chỉ đạo các đơn vị thực hiện an toàn lao động.
Thực trạng công tác quản trị chi phí sản xuất tại Chi nhánh CIPC - Xí nghiệp Xây lắp và Thi công Cơ giới
2.2.1 Thực trạng công tác hoạch định quản trị chi phí tại công ty
2.2.1.1 Lập phương án tiến độ tổ chức thi công
Do đặc thù của nghành giao thông công trình thi công thường có tính kĩ thuật và địa hình tương đối phức tạp, khi dự án được xây dựng hoàn toàn mới chưa có đường giao thông đi qua nên việc khảo sát thiết kế của đơn vị thiết kế trong hồ sơ mời thầu ban đầu của chủ đầu tư có thể sẽ có rất nhiều khác biệt về địa chất và nhiều hạng mục công trình phát sinh so với ban đầu Vì vậy, đối với các công trình có tính chất kĩ thuật phức tạp sau khi triển khai thi công nhà thầu phải có trách nhiệm lập bản vẽ thi công và lập lại dự toán của công trình Dự toán công trình này có thể cao hơn hoặc thấp hơn giá trị gói thầu đã kí hợp đồng phụ thuộc hoàn toàn vào tính chính xác của khối lượng các hạng mục công trình thực tế nhà thầu sẽ thi công Sau khi có dự toán điều chỉnh và hồ sơ bản vẽ thi công được chủ đầu tư chấp thuận nhà thầu sẽ lập tiến độ chi tiết các hạng mục công việc thực tế thi công trên công trường theo trình tự các điểm dừng kĩ thuật từ khi huy động nhân lực thiết bị cho đến khi kết thúc công trình nhưng không được vượt thời gian cho phép đã đăng kí trong hồ sơ dự thầu Nếu khối lượng phát sinh lớn hơn 20% khối lượng mời thầu theo luật XDCB nhà thầu có quyền yêu cầu chủ đầu tư điều chỉnh tiến độ thi công cho phù hợp và thương thảo lại đơn giá dự thầu cũng như điều chỉnh lại hợp đồng đã kí bằng bổ sung phụ lục hợp đồng.
Sau khi nhận mặt bằng, hồ sơ kĩ thuật công trình cần phải kiểm tra kĩ tính chính xác của hồ sơ thiết kế đã được chủ đầu tư bàn giao nhà thầu mới tiến hành thi công Theo nghị định 16/2005/NĐ-CP tuỳ theo qui mô, tính chất của công trình xây dựng, việc thiết kế bản vẽ thi công xây dựng công trình có thể được thực hiện theo
- Thiết kế một bước là thiết kế bản vẽ thi công áp dụng với công trình chỉ lập báo cáo kinh tế - kĩ thuật.
- Thiết kế hai bước bao gồm bước thiết kế cơ sở và thiết kế bản vẽ thi công
- Thiết kế ba bước bao gồm bước thiết kế cơ sở, thiết kế kĩ thuật và thiết kế bản vẽ thi công.
Trường hợp thực hiện thiết kế hai bước hoặc ba bước thì các bước thiết kế tiếp theo phải phù hợp với bước thiết kế mời thầu đã được phê duyệt.
2.2.1.2.Thực trạng hoạch định kế hoạch, lập dự toán quản trị chi phí xây lắp công trình. a Kế hoạch cung cấp nguyên vật liệu
* Các căn cứ lập kế hoạch cung cấp nguyên vật liệu chính:
- Các phương án tổ chức thi công do nhà thầu phụ lập bản vẽ thi công đề xuất và phòng kỹ thuật kiểm tra xong chuyển phòng kế hoạch tính toán khối lượng vật tư tổng thể cần thiết cho thi công công trình.
- Theo tiến độ thi công đã lập phòng kế hoạch sẽ lập kế hoạch cung cấp vật liệu và dự toán vật liệu hàng tháng hoặc hàng quí phục vụ thi công công trình
- Trong quá trình thi công kế hoạch đã lập là cơ sở để phòng vật tư cung ứng vật tư cho ĐVTC, dự toán vật liệu là cơ sở cho phòng tài chính kế toán cung cấp tài chính để phòng vật tư mua nguyên vật liệu
* Bộ phận thực hiện công tác mua và dự trữ nguyên vật liệu:
- Phòng vật tư là bộ phận chịu trách nhiệm chính thực hiện công tác thu mua và dự trữ nguyên vật liệu và lựa chọn nhà cung cấp
- Lựa chọn nhà cung cấp: Căn cứ kế hoạch cung cấp và dự toán nguyên vật liệu do phòng kế hoạch lập phòng vật tư tiến hành thủ tục kiểm tra giá thực tế trên thị trường thông qua các hình thức chào giá cạnh tranh của các nhà cung cấp vật tư và tham khảo các thông báo giá liên sở tài chính vật giá tại địa phương để lựa chọn nhà cung cấp.
- Phòng vật tư phối hợp phòng tài chính kế toán tiến hành thương thảo và kí hợp đồng mua bán vật tư gồm các điều khoản về số lượng, giá cả, chất lượng,
- Căn cứ hợp đồng phòng tài chính kế toán sẽ lập kế hoạch cung cấp tài chính cho công trình theo từng tháng theo tiến độ thi công.
- Vật tư sẽ được nhà cung cấp giao nhập kho công ty sau đó xuất cho công trường theo hình thức nhập trước xuất trước đối với các vật tư biến động giá lớn
Bảng 1 : Kế hoạch cung cấp vật liệu chính
Stt Loại vật tư Đvt Tháng
( Nguồn phòng kế hoạch công ty lập cho công trình Nam Quảng Nam)
Bảng 2 : Dự toán vật liệu chính
Stt Vật tư, vật liệu Đơn vị Khối lượng Đơn giá Thành tiền
( Nguồn phòng kế hoạch lập dự toán vật liệu công trình Nam Quảng Nam ) b Kế hoạch huy động thiết bị máy thi công
* Các căn cứ lập kế hoạch huy động thiết bị máy thi công
- Theo các phương án tổ chức thi công do nhà thầu phụ đề xuất và phòng kỹ thuật kiểm tra xong chuyển phòng kế hoạch tính toán khối lượng ca máy, loại thiết bị máy móc cần thiết phục vụ thi công công trình.
- Theo tiến độ thi công đã lập phòng kế hoạch sẽ lập kế hoạch cung cấp thiết bị hàng tháng hoặc hàng quí phục vụ thi công công trình Kế hoạch cung cấp các thiết bị như: lu, ủi, máy đào các loại được lập chi tiết theo tiến độ thi công từng tháng, quí theo từng hạng mục công việc
- Căn cứ khả năng thiết bị hiện có còn hoạt động tại công ty
- Trong quá trình thi công kế hoạch đã lập là cơ sở để phòng vật tư thiết bị chuẩn bị sửa chữa bảo dưỡng thiết bị hiện có của công ty và cung ứng các thiết bị thuê ngoài cho ĐVTC nếu công ty thiếu thiết bị, dự toán thiết bị là cơ sở cho phòng tài chính kế toán cung cấp tài chính để phòng vật tư mua nhiên liệu hoặc hợp đồng thuê thiết bị
*Bộ phận thực hiện công tác huy động và thuê thiết bị
- Bộ phận chịu trách nhiệm huy động và thuê thiết bị là phòng vật tư thiết bị
- Căn cứ kế hoạch cung cấp và dự toán thiết bị do phòng kế hoạch lập phòng vật tư tiến hành thủ tục kiểm tra giá thực tế trên thị trường thông qua các hình thức chào giá cạnh tranh của các nhà cung cấp thiết bị nếu thuê ngoài để lựa chọn nhà cung cấp
- Phòng vật tư phối hợp phòng tài chính kế toán tiến hành thương thảo và kí hợp đồng mua thuê thiết bị gồm các điều khoản về số lượng ca máy, hoặc theo tháng giá cả, chất lượng, điều khoản tín dụng, thanh toán sửa chữa thiết bị khi hư hỏng, phạt hợp đồng
- Căn cứ hợp đồng phòng tài chính sẽ lập kế hoạch cung cấp tài chính và lập nguồn khấu hao tài sản cố định cho các thiết bị của công ty.
- Thiết bị của công ty và thiết bị thuê ngoài sẽ được nhà cung cấp giao cho ĐVTC tại chân công trường
Bảng 3: Kế hoạch huy động thiết bị thi công chính
Stt Loại vật tư Đvt Tháng
Bảng 4 : Dự toán thiết bị chính
Stt Máy thi công Đơn vị Khối lượng Đơn giá Thành tiền
Nhận xét chung về công tác quản trị chi phí sản xuất xây lắp tại Chi nhánh CIPC - Xí nghiệp Xây lắp và TCCG
Qua thời gian thực tập tại Chi nhánh CIPC - Xí nghiệp xây lắp và thi công cơ giới với việc nghiên cứu đề tài “Quản trị tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Xí nghiệp” em xin có một vài nhận xét như sau:
Xí nghiệp xây lắp và thi công cơ giới đã xây dựng được một mô hình quản lý và hạch toán khoa học, hợp lý phù hợp với yêu cầu của nền kinh tế thị trường, chủ động trong sản xuất kinh doanh Từ công việc hạch toán ban đầu đến việc kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ được tiến hành rất đầy đủ và chặt chẽ đảm bảo cho số liệu hạch toán có cơ sở pháp lý, tránh được sự phản ánh sai lệch các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Việc lập và lưu chuyển chứng từ theo đúng chế độ hiện hành, cung cấp khá kịp thời số liêu cho phòng quản trị cập nhật.
Với một bộ máy quản trị gọn nhẹ, hợp lý, các phòng ban chức năng phục vụ có hiệu quả cho ban lãnh đạo xí nghiệp trong việc giám sát sản xuất thi công, quản lý kinh tế Công tác tổ chức sản xuất, tổ chức hạch toán được tiến hành phù hợp với tình hình thực tế hiện nay Đặc biệt với sự phân công chức năng nhiệm vụ của từng người rất rõ ràng, cụ thể công với trình độ năng lực và sự nhiệt tình trong công việc của các cán bộ phòng tài chính quản trị đã đóng góp đắc lựuc vào công tác hạch toán và quản lý sản xuất của xí nghiệp Mặt khác, phòng quản trị đã xây dựng được hệ thống sổ sách quản trị, cách thức ghi chép, phương pháp hạch toán một cách khoa học, phù hợp với yêu cầu chế độ quản trị mới Điều này đã làm giảm bớt khối lượng công việc ghi chép sổ sách quản trị, đáp ứng yêu cầu cung cấp kịp thời, chính xác các thông tin phục vụ cho quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị cũng như các đối tượng khác có nhu cầu sử dụng thông tin của đơn vi. Ở xí nghiệp, việc ứng dụng tin học vào công tác quản trị đã tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản trị, hệ thống hóa được từ khâu cập nhật chứng từ ban đầu đến việc tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, làm tăng hiệu quả của công tác quản trị, giảm các công việc không cần thiết, đảm bảo đưa ra được các báo cáo tài chính tại bất cứ thời điểm nào theo yêu cầu của công tác quản lý.
Bên cạnh những ưu điểm đã kể ở trên, xí nghiệp xây lắp và thi công cơ giới cũng còn tồn tại một vài mặt hạn chế nhất định trong việc tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm như việc phân bổ khấu hao TSCĐ, việc tập hợp chi phí của các công trình chưa kịp thời, nên việc tổng hợp chi phí và tính giá thành cho từng sản phẩm (công trình, hạng mục công trình) là thiếu chính xác, chưa kịp thời. Cùng với xu thế biến động liên tục của thị trường sẽ làm ảnh hưởng không nhỏ đến việc xác định kết quả sản xuất kinh doanh của đơn vị.
3.1.3 Những nguyên nhân tác động đến công tác quản trị chi phí sản xuất tại công ty
3.1.3.1 Biến động giá cả các yếu tố đầu vào của quá trình xây lắp
Như đã phân tích ở trên, các yếu tố đầu vào của quá trình xây lắp chủ yếu gồm: nguyên vật liệu, nhân công, máy thi công Do đặc điểm của quá trình xây dựng giao thông thời gian xây dựng và hoàn thành các sản phẩm kéo dài nhiều năm, do đó chi phí sản xuất chịu tác động của giá cả các yếu tố đầu vào Đối với nước ta là nước đang phát triển giá cả hàng hóa dịch vụ có xu hướng tăng dần hàng năm do nhiều nguyên nhân: lạm phát, cung cầu trên thị trường Trong xây dựng giao thông thì vật tư sử dụng chủ yếu là : xi măng, sắt thép, xăng dầu, nhựa đường và đây cũng chính là các mặt hàng có sự biến động giá cả mang tính đột biến trong thời gian qua.Với tỉ trọng chi phí vật liệu chiếm từ 40-70% thì sự biến động này có ảnh hưởng nghiêm trọng đến tình hình thi công cũng như chi phí của dự án.
Tiến độ thi công thể hiện thời gian để hoàn thành công trình theo quy định (hợp đồng giữa chủ đầu tư và nhà thầu xây lắp) và trình tự tiến hành công việc, mối quan hệ ràng buộc giữa các công tác với nhau và xác định nhu cầu về nhân lực, vật liệu, máy móc thiết bị cần thiết phục vụ cho thi công theo những thời gian qui định. Tiến độ thi công gắn liền với tiến độ huy động nhân lực, thiết bị máy móc, nguyên vật liệu, tiến độ thi công sẽ chỉ ra khi nào thì huy động loại gì với số lượng là bao nhiêu, thời gian huy động bao lâu việc huy động hợp lý sẽ góp phần khai thác tối đa năng lực thiết bị, nhân lực đồng thời giảm thời gian ứ đọng vốn trong nguyên vật liệu từ đó góp phần giảm chi phí các yếu tố đầu vào.
3.1.3.3 Chất lượng công trình Đối với chủ đầu tư chất lượng công trình đảm bảo thì tuổi thọ của công trình kéo dài, các công năng của công trình mới phát huy nhằm đạt được các mục tiêu của dự án đã đề ra Đối với nhà thầu chất lượng công trình chính là uy tín của doanh nghiệp với chủ đầu tư Khi chất lượng công trình không đảm bảo thì nhà thầu phải khắc phục, chi phí cho việc sửa chữa khắc phục rất tốn kém, nhiều khi chi phí này còn tốn kém hơn chi phí xây dựng mới Để đảm bảo chất lượng công trình bên cạnh việc phải tuân thủ các qui trình qui phạm kỹ thuật, hồ sơ thiết kế, chỉ dẫn của chủ đầu tư, tư vấn giám sát, tư vấn thiết kế thì nhà thầu cần phải quan tâm đặc biệt đến hệ thống quản lý chất lượng nội bộ Hệ thống quản lý chất lượng tốt sẽ giúp cho doanh nghiệp ngăn ngừa và hạn chế những rủi ro, sai sót trong quá trình thực hiện
3.1.3.4 Các yếu tố về điều kiện tự nhiên
Xây dựng giao thông có đặc điểm là sản phẩm và công trường sản xuất ở ngoài tự nhiên nên chịu tác động lớn của điều kiện tự nhiên :
Về khí hậu khi trời mưa sẽ không thể thi công ngoài hiện trường nên tiến độ thi công sẽ bị ảnh hưởng, bên cạnh đó mưa bão, lũ lụt gây sụt lở, hư hỏng công trình Mặt khác qui trình công nghệ của thi công cầu đường chịu tác động của khí hậu như độ ẩm cao của không khí sẽ ảnh hưởng đến công tác nền đất, nắng và nhiệt
Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị chi phí sản xuất xây lắp tai Chi nhánh Công ty CP Xây lắp và Sản xuất công nghiệp - Xí nghiệp Xây lắp và Thi công Cơ giới
Về địa hình cũng tác động đến việc tăng giảm chi phí như : đào sâu, đắp cao thì phải mở đường công vụ, làm đường tránh
Về địa chất là tác động rõ nét nhất đến việc tăng giảm chi phí, địa chất ổn định thì các giải pháp thiết kế kỹ thuật đơn giản ít phức tạp, thi công thuận tiện hơn, nếu địa chất yếu, không ổn định thì phải có các giải pháp thiết kế kỹ thuật đặc biệt, các công nghệ phức tạp để xử lý khi đó chi phí sẽ phát sinh tăng Địa chất khu vực cũng có thể cho phép khai thác và sử dụng vật liệu tại chỗ, nếu không thể khai thác và sử dụng vật liệu tại chỗ thì phải khai thác và vận chuyển từ nơi khác đến, như vậy chi phí sẽ tăng rất nhiều
3.2 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị chi phí sản xuất xây lắp tai Chi nhánh Công ty CP Xây lắp và Sản xuất công nghiệp - Xí nghiệp Xây lắp và Thi công Cơ giới.
3.2.1 Nhóm giải pháp hoàn thiện công tác hoạch định và quyết định quản trị chi phí
3.2.1.1 Lập thiết kế bản vẽ thi công
Phòng kỹ thuật phối hợp đơn vị thi công:
- Lập đề cương khảo sát và thực hiện công tác khảo sát bước thiết kế bản vẽ thi công
- Thực hiện việc lập thiết kế bản vẽ thi công
- Lập bảng so sánh khối lượng hồ sơ mời thầu và khối lượng bản vẽ thi công
- Trình duyệt hồ sơ thiết kế bản vẽ thi công
- Lập dự toán thiết kế bản vẽ thi công
- So sánh giá trị dự toán bản vẽ thi công với giá trị hợp đồng đã kí, nếu có
- Hoạch định lập kế hoạch dự toán cung cấp vật liệu, huy động thiết bị, nhân công, lập dự kiến về mức lãi kế hoạch của công trình
- Kí hợp đồng giao việc cho đội thi công hoặc thầu phụ căn cứ vào kế hoạch đã dự kiến.
3.2.1.2 xây dựng kế hoạch cung cấp nguyên vật liệu đầu vào hợp lí
- Lập dự toán vốn bằng tiền, cân đối vốn lưu động để mua nguyên vật liệu dự trữ
- Lập kế hoạch cung cấp nguyên vật liệu bao gồm số lượng, chất lượng, qui cách, chủng loại và thời gian đáp ứng (dựa trên tiến độ thi công của phương án tổ chức thi công được lựa chọn).
-Phòng kế hoạch dự đoán xu thế biến động giá vật liệu và lập kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu
-Phòng tài chính kế toán lập dự toán vốn bằng tiền và huy đông nguồn vốn để thực hiện theo kế hoạch đã dự kiến
- Phòng vật tư thiết bị căn cứ kế hoạch cung cấp vật tư do phòng kế hoạch lập triển khai lựa chọn ký hợp đồng cung cấp vật tư không tự sản xuất với khách hàng.
- Đội sản xuất vật liệu của công ty thực hiện việc sản xuất vật liệu đáp ứng yêu cầu của dự án.
- Các ban điều hành công trường thực hiện công tác xây dựng kho bãi công trường để dự trữ vật tư.
- Các ban điều hành công trường hoặc đội trưởng đội thi công thực hiện việc quản lý, cấp phát vật tư theo các thủ tục qui định
3.2.2 Nhóm giải pháp hoàn thiện công tác tổ chức thực hiện quản trị chi phí 3.2.2.1 Xây dựng hệ thống định mức chi phí nội bộ a Định mức nhân công trực tiếp
- Căn cứ vào định mức cơ bản của nhà nước thực hiện phân tích kỹ thuật để tương ứng với công việc cụ thể theo phân công của công ty cho từng đối tượng người lao động.
- Tổ chức việc theo dõi, thống kê theo phương pháp bấm giờ để xác định số giờ công lao động thực tế mà người lao động thực hiện các thao tác kỹ thuật của công việc tương ứng (lựa chọn đối tương người lao động có tay nghề ở mức trung bình của công ty).
- Thực hiện việc so sánh kết quả của phương pháp phân tích kỹ thuật và phương pháp bấm giờ ở trên, sau đó phân tích, đánh giá và lựa chọn định mức giờ công để áp dụng
- Áp dụng định mức chi phí lao động của công ty thông qua hình thức khoán sản phẩm lao động, khoán ngày công cho một công việc cụ thể.
- Tổng kết đánh giá kết quả khoán sản phẩm hoặc khoán ngày công cho người lao động để tiếp tục hoàn thiện định mức lao động b Định mức nguyên nhiên vật liệu
- Thống kê và lên danh mục những nguyên vật liệu chính chiếm tỉ trọng lớn và thường xuyên được sử dụng trong xây dựng giao thông để tiến hành xây dựng định mức (đất, đá, cát, xi măng, sắt thép, nhựa đường)
- Đối với từng hạng mục công việc trước tiên lấy mẫu nguyên vật liệu để thí nghiệm và thiết kế thành phần đảm bảo các yêu cầu kỹ thuật đề ra Nội dung thiết kế thành phần sẽ chỉ rõ khối lượng từng loại nguyên vật liệu đầu vào để cho ra 1 đơn vị sản phẩm đầu ra.
- Tiến hành làm thử, làm thí điểm trên cơ sở hồ sơ thiết kế kỹ thuật Xác định khối lượng nguyên vật liệu đầu vào thực tế.
- Tiến hành đo đạc kích thước hình học của khối lượng để xác định khối lượng nguyên vật liệu thành phẩm
- Tính tỉ lệ nguyên vật liệu thi công giữa khối lượng nguyên vật liệu thi công thử thực tế và khối lượng nguyên vật liệu theo thiết kế thành phần.
- Xác định tỉ lệ hao hụt do quá trình vận chuyển : sẽ căn cứ vào khối lượng thực tế nhận tại công trường và khối lượng xuất kho, trong trường hợp khó xác định thì tham khảo định mức vật tư được ban hành theo nghị định, công văn của Nhà nước. c Định mức chi phí máy Định mức chi phí máy của doanh nghiệp thực chất là xác định chi phí trong giá ca máy để làm cơ sở lập dự toán Giá ca máy là mức chi phí dự tính cần thiết cho máy và thiết bị thi công làm việc trong một ca.
Các khoản mục chi phí được tính vào giá ca máy bao gồm: chi phí khấu hao, chi phí sửa chữa, chi phí nhiên liệu, năng lượng, tiền lương thợ điều khiển máy và chi phí khác của máy.
Căn cứ vào tính năng kỹ thuật của từng loại máy do nhà sản xuất hướng dẫn để xác định các chi phí sửa chữa, năng lượng, nhiên liệu
3.2.3 Nhóm giải pháp về kiểm soát và phòng ngừa rủi ro trong quản trị chi phí
3.2.3.1 Xây dựng quy chế nội bộ để gắn trách nhiệm của các bộ phận có liên quan đến quản trị chi phí Để hoàn thiện công tác quản trị chi phí xây lắp cần phải xây dựng bổ sung các qui chế để gắn trách nhiệm của từng bộ phận, cá nhân có liên quan, do đó cần tập trung xây dựng và hoàn thiện các qui chế sau :
- Qui chế sử dụng thiết bị máy móc của công ty.
- Qui chế tổ chức hoạt động của các công trường, ban điều hành dự án.
- Qui chế quản lý vật tư, tiền vốn của công ty
- Qui chế khen thưởng cho tập thể và các cá nhân gắn liền với công việc được giao.
- Qui chế cá nhân về nhiệm vụ và quyền hạn của chỉ huy trưởng công trường, giám đốc điều hành dự án.
3.2.3.2 Quản lý chất lượng trong quá trình thi công