THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN TIÊU THỤ HÀNG HOÁ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY TNHH HUY PHONG
Giới thiệu khái quát về công ty
1.1.1Quá trình hình thành và phát triển của công ty Để đáp ứng nhu cầu của xã hội trong nền kinh tế thị trường việc trao đổi lưu thông hàng hoá,dịch vụ thiết yếu của xã hội Vì vậy ngày 18/06/1996 công ty TNHH Huy Phong ra đời và được thành lập theo quyết định số 1138/ QĐ-UB GP/TLDN UBND Thành phố Hà Nội được Sở kế hoạch và Đầu tư cấp giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh số 0540454 ngày 28/06/1996.
Tên giao dịch của công ty là: Công ty Trách nhiệm hữu hạn Huy Phong Viết tắt là Huy Phong Co., LTD
Vốn điều lệ là: 2.500.000.000 VNĐ( Hai tỷ năm trăm triệu đồng )
Vốn kinh doanh: 8.500.000.000 VNĐ( Tám tỷ năm trăm triệu đồng)
Trụ sở giao dịch của công ty số 4 – Hoàng Ngọc Phách - Đống Đa – Hà Nội. Tài khoản giao dịch 1:41100010007 Ngân hàng Đầu tư và phát triển Cầu giấy.
Tài khoản giao dịch 2: 431101004007 Ngân hàng Đầu tư và phát triển Cầu giấy
Công ty TNHH Huy Phong ngay từ khi mới thành lập đã xác định được rõ vai trò từ khi mới thành lập công ty còn gặp nhiều khó khăn về nguồn nhân lực cả về mặt số lượng và chất lượng; về công tác tổ chức quản lí và về cơ sở vật chất kĩ thuật Song do sự cố gắng phấn đấu của các công nhân viên trong công ty cùng với sự phát triển không ngừng của đất nước Công ty đã không ngừng mở rộng quy mô kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh, nguồn nhân lực cũng không ngừng được tăng lên về cả số lượng và trình độ chuyên môn nghiệp vụ…Đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu của khách hàng Vì thế mối quan hệ của công ty không chỉ với bạn hàng trong Tỉnh và còn mở rộng sang các Tỉnh ở phía Bắc Công ty đã đóng góp một phần lớn vào nền kinh tế củaTỉnh
Quá trình hình thành và phát triển của công ty bao gồm các giai đoạn như sau:
Giai đoạn từ năm 1996 đến năm 2000: Đây là giai đoạn xây dựng và trưởng thành Những ngày đầu mới thành lập, công ty còn gặp nhiều khó khăn về nguồn nhân lực cả về mặt số lượng và chất lượng, về công tác tổ chức và về cơ sở vật chất kĩ thuật Trong giai đoạn này công ty mới chỉ kinh doanh một số mặt hàng như máy móc ,thiết bị, phụ tùng xe máy phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng…Mặc dù còn gặp nhiều khó khăn song giai đoạn này công ty cũng đã đạt được những thành tựu đáng kể Năm 2000 với số lượng nhân viên khoảng 15 người, doanh thu của công ty đạt được là 8 tỷ đồng Từ một cơ sở nhỏ công ty đã mở rộng quy mô hoạt động kinh doanh với nhiều chi nhánh ở các tỉnh trong nước, mối quan hệ với các khách hàng cũng được mở rộng…
Giai đoạn từ năm 2000 đến đầu năm 2003: Đây là giai đoạn phát triển Sau nhiều năm chuẩn bị cơ sở vật chất, điều chỉnh bộ máy tổ chức. Song song với việc xây dựng cơ sở vật chất, kĩ thuật, công ty có kế hoạch từng bước đào tạo đội ngũ nhân viên, gửi nhân viên đào tạo, có thêm nhiều chính sách thu hút nhân lực bên ngoài Vì vậy, nguồn nhân lực trong giai đoạn này đã tăng lên cả về mặt số lượng lẫn trình độ chuyên môn nghiệp vụ, năm 2003 số lượng nhân viên là 25 người, doanh thu đạt khoảng 16 tỷ đồng, cao gấp 2 lần so với năm 2000 Với đội ngũ nhân viên lành nghề có trình độ chuyên môn , công ty đã đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu của khách hàng.
Vì vậy, từ chỗ quan hệ với các bạn hàng trong Tỉnh đến các bạn hàng ngoài tỉnh,công ty dã được đông đảo khách hàng biết đến,hình thành nền nhiều hợp đồng mua hàng ở ngoài tỉnh Đây là thời kì đánh dấu sự trưởng thành vượt bậc của công ty, vững và bước sang một thời kì mới, đặt nền tảng cho sự phát triển lâu dài của công ty.
Giai đoạn từ năm 2003 đến nay: Ngày 30/2/2003 do nhu cầu của thị trường ngày càng tăng tiềm lực công ty Công ty đã quyết định mở rộng quy mô hoạt động kinh doanh, tăng vốn kinh doanh mở rộng thị trường trong các Tỉnh phía Bắc Từ đó tới nay vẫn trên đà phát triển với tốc độ cao.
Qua sự cố gắng, nỗ lực của ban lãnh đạo, các phòng ban cùng toàn bộ công nhân viên trong công ty, công ty kịp thời thay đổi về mọi mặt, không chỉ cải tiến, trang bị máy móc thiết bị hiện đại đáp ứng nhu cầu kinh doanh mà còn không ngừng cải thiện điều kiện làm việc của nhân viên, áp dụng các biện pháp khuyến khích vật chất và tinh thần đặc biệt là khuyến khích vật chất cho người lao động Trong đó tiền lương là một biện pháp khuyến khích hữu hiệu Công ty áp dụng chính sách trả lương theo thời gian làm việc, trình độ lành nghề, trách nhiệm công việc Đây là một hình thức trả lương khoa học và phù hợp với chính sách tiền lương của Nhà nước.
1.1.2 Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh :
Công ty có chức năng tìm hiểu thị trường tiêu thụ nhằm thoả mãn nhu cầu hàng hoá,dịch vụ.
1.1.2.1 Loại hình doanh nghiệp và lĩnh vực kinh doanh Đây là công ty TNHH 3 thành viên với hình thức sở hữu tài sản là sở hữu tư nhân Công ty được thực hiện chế độ hạch toán độc lập, tự chủ về tài chính,có tư cách pháp nhân, được mở tài khoản giao dịch tại các ngân hàng và được sử dụng con dấu riêng theo thể thức quy định của Nhà nước Công ty chịu trách nhiệm kinh tế và dân sự về các hoạt động bằng tài sản của mình. Công ty hoạt động theo pháp luật Nhà nước nói chung, Luật doanh nghiệp và Luật thương mại nói riêng Với nhiệm vụ kinh doanh là:
* Kinh doanh,buôn bán cung cấp phụ tùng xe máy chính hiệu SYM do Công ty VMEP uỷ nhiệm
* Đại lí mua, bán, đại lí kí gửi.
* Buôn bán, sửa chữa , lắp ráp lắp máy móc, thiết bị phụ tùng xe máy máy
* Bảo hành, bảo trì xe máy: có hệ thống bảo hành rộng khắp với đội ngũ cán bộ, kĩ thuật viên có trình độ và nhiều kinh nghiệm, được đào tạo cơ bản , sẵn sàng đáp ứng các yêu cầu của khách hàng trong thời gian ngắn nhất
Hoạt động trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ nhưng chủ yếu là kinh doanh mặt hàng chủ yếu là phụ tùng xe máy:Săm ,lốp, ắc quy,dầu… Quá trình lưu chuyển hàng hoá này bao gồm hai giai đoạn là mua hàng và bán hàng.
Mua hàng là khâu đầu tiên của quá trình lưu chuyển hàng hoá Vì vậy, việc mua hàng được tổ chức tốt hay không sẽ ảnh hưởng rất lớn đến việc tiêu thụ hàng hoá và kết quả của hoạt động sản xuất kinh doanh sau này Hàng hoá cho luân chuyển được mua chủ yếu từ nơi sản xuất đến đơn vị bán buôn.Hàng hoá mua vào được thực hiện theo phương thức như: mua hàng trực tiếp, mua theo hợp đồng cung cấp, theo phương thức gửi hàng…
+ Với phương thức mua hàng trực tiếp: Công ty có nhu cầu mua hàng thì cử người đến tận nơi cung cấp để mua hàng, xác định phương thức thanh toán và vận chuyển hàng hoá về nhập kho.
+ Với phương thức mua hàng theo gửi hàng: Công ty có nhu cầu mua hàng, liên lạc với nhà cung cấp bằng điện thoại, fax, hợp đồng cung cấp những thông tin về nhu cầu hàng hoá của mình cho nhà cung cấp Công ty sẽ kiểm hàng, nhập kho và thanh toán cho người bán.
+ Với phương thức mua hàng gửi tiền vào tài khoản qua ngân hàng: người mua hàng sẽ làm đơn hàng sau đó Fax đơn hàng về Công ty và chuyển tiền gửi vào tài khoản thông qua Ngân hàng Sau khi đã thoả thuận với nhau thì bên cung cấp hàng hoá sẽ chuyển hàng cho công ty thông qua phương tiện vận tải
Tiền hàng được thanh toán trên cơ sở hoá đơn, hợp đồng kinh tế Công ty có thể trả trước, trả ngay, trả chậm và bù trừ Các phương thức thanh toán, quy định chi phí vận chuyển, thời gian giao nhận hàng tuỳ theo sự thoả thuận giữa hai bên trên hợp đồng kinh tế.
1.1.3 Đặc điểm bộ máy quản lí
1.1.3.1.Mô hình quản lí theo kiểu chức năng
Hạch toán tiêu thụ hàng hoá tại công ty
1.2.1.Các phương thức tiêu thụ hàng hoá tại Công ty
Bán hàng của công ty được thực hiện theo hai phương thức bán buôn và bán lẻ.
Bán lẻ: Là việc cung cấp hàng cho người tiêu dùng cuối cùng Giá trị hàng hoá cung cấp thường là nhỏ lẻ, phương thức bán lẻ chủ yếu là bán hàng thu tiền tại chỗ:
Bán buôn: Đây là một hình thức bán hàng chủ yếu của công ty vì là một doanh nghiệp thương mại có uy tín trên thị trường về việc cung cấp các sản phẩm hàng hóa và dịch vụ sau bán hàng nên lượng khách hàng không chỉ là các cá nhân, đơn vị mà còn có các doanh nghiệp thương mại khác mua hàng về để tiếp tục quá trình lưu chuyển hàng hoá Gồm có bán buôn qua kho trực tiếp và bán buôn qua kho theo phương thức gửi hàng.
Với bán buôn qua kho trực tiếp: Người mua hàng tới tận công ty để mua hàng, thanh toán và đưa hàng về.
Với bán buôn qua kho theo phương thức gửi hàng: Dựa trên các hợp đồng kinh tế kí kết, công ty sẽ là người vận chuyển hàng hoá tới tận người mua, khách hàng kiểm nhận hàng hoá và chấp nhận thanh toán thì lúc đó việc giao dịch hàng hoá mới được thực hiện và ghi nhận doanh thu
Bán buôn hàng hoá qua kho là một phương thức mà công ty cho rằng phù hợp với quy mô, trình độ, đặc điểm kinh doanh của công ty Nhờ vậy, trong những năm qua công ty đã thúc đẩy hoạt động kinh doanh của mình ngày càng phát triển mạnh và đạt được hiệu quả cao.
1.2.2.Hạch toán mua hàng và phải trả nhà cung cấp
Công ty mua hàng tại Tổng công ty sản xuất và phân phối phụ tùng SYM Công ty lập đơn đơn đặt hàng.Sau khi Lập xong nhân viên kế toán tiến hành chuỷển phát nhanh tới tổng Công ty.
Khi giao nhận hàng mà Công ty đã lập đơn đặt hàng sẽ được nhận 1 Hoá đơnGTGT của bên bán.
Biểu 1.1: Hoá đơn giá trị gia tăng
HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên2:Giao cho khách hàng Ngày 02 tháng 12.năm 2005
Số 0256 Đơn vị bán hàng Địa chỉ:
Số tài khoản Điện thoại
Họ tên người mua hàng
Tên đơn vị Công ty TNHH Huy Phong Địa chỉ:
Số 4 –Hoàng Ngọc phách - Đống Đa –
Hình thức thanh toán MS: 2600237639
STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
Cộng tiền hàng 64000000 Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT
Tổng cộng tiền thanh toán 70400000
Số tiền viết bằng chữ
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(Ký ghi rõ họ tên) (Ký ghi rõ họ tên) (Ký ghi rõ họ tên)
(Cần kiểm tra đối chiếu khi lập ,giao nhận hoá đơn) Đây là chứng từ để ghi nhận giá trị hàng nhập kho
Công ty TNHH Huy Phong
Các chi phí thu mua liên quan như chi phí vận chuyển, bốc dỡ; chi phí lệ phí cầu đường, chi phí môi giới liên quan đến việc mua hàng…không được tính vào giá vốn hàng mua mà được tập hợp trên tài khoản 642 – Chi phí quản lí doanh nghiệp
Như vậy, giá thực tế hàng nhập kho được tính theo công thức như sau:
Giá thực tế nhập kho Giá mua trên hoáđơn -
Các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá được hưởng
Hàng hóa sau khi kiểm nhận đủ về số lượng, đồng bộ về quy cách sẽ được nhập kho Thủ kho nhập kho hàng hóa, ghi ngày tháng năm nhập vào Phiếu nhập kho rồi cùng người nhập ký phiếu Phiếu nhập kho lập thành 2 liên: Liên
1 lưu, liên 2 được dùng để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho kế toán ghi sổ Phiếu nhập kho có mẫu như sau:
Biểu 1.2: Phiếu nhập kho PHIẾU NHẬP KHO
Có :… 112 Họ,tên người giao hàng: Nguyễn Văn Ban
Theo HĐ số 256 ngày 01tháng 12năm 2005
Nhập tại kho: Số 4 –Hoàng ngọc Phách-Đống Đa – Hà Nội
Tên sản phẩm,hàng hoá
Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá T tiền
1 Bo den pha VA2 bo 300 200000 60000000
Tổng cộng tiền thanh toán: 70400000
Cộng thành tiền(Viết bằng chữ):
Kế toán Kế toán trưởng Người giao hàng Thủ kho
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
* Sổ sách và quy trình ghi sổ
Việc hạch toán mua hàng và thanh toán với người bán sử dụng các sổ sách như sau: Sổ chi tiết hàng hoá, sổ chi tiết thanh toán với người bán, bảng tổng hợp số dư công nợ, sổ chứng từ ghi sổ, sổ đăng kí chứng từ ghi sổ, Thẻ kho, bảng tổng hợp nhập, xuất tồn…
Phiếu nhập kho trên là căn cứ để thủ kho ghi vào thẻ kho Thẻ kho dùng để theo dõi tình hình nhập, xuất tồn của từng loại hàng hoá về mặt số lượng
Công ty TNHH Huy Phong
Số 4 –hoàng ngọc phách- Đống Đa – Hà Nội
Tên,nhãn hiệu quy cách hàng hoá: Bộ đèn pha
Trang số:03 Đơn vị tính: Bộ
Khi quá trình nhập kho đã hoàn tất, tất cả các chứng từ liên quan đến hợp đồng mua hàng sẽ được gửi đến phòng kế toán.Kế toán định khoản và ghi sổ kế toán
Biểu 1.4.Chứng từ ghi sổ
Kèm theo 1bảng kê và 8 chứng từ gốc
Người lập biểu Kế toán trưởng
(Chữ ký và họ tên) (chữ ký và họ tên)
Sau khi có đủ chữ ký của người lập và chữ ký xét duyệt của kế toán trưởng ,kết toán nhập số liệu từ chứng từ ghi sổ vào máy tính để lưu trữ số liệu Một số sổ kế toán sử dụng trong nghiệp vụ mua hàng gồm có:
Sổ hạch toán chi tiết hàng hoá
Công ty TNHH Huy Phong
Số 4 –Hoàng ngọc phách ddĐ
Công ty TNHH Huy Phong
Sổ hạch toán chi tiết hàng hoá được lập để theo dõi hàng hoá ở từng kho Công ty đang hạch toán chi tiết hàng hoá theo phương pháp thẻ song song theo đó ,các chứng từ nhập xuất kho vừa được dùng làm căn cứ ghi thẻ kho (thủ kho ghi) vừa được kế toán sử dụng để ghi Sổ hạch toán chi tiết hàng hoá Cuối kỳ, kế toán và thủ kho đối chiếu với nhau về mặt số lượng nhằm giúp cho việc quản lý hàng hoá được chặt chẽ.
Biểu 1.5:Sổ chi tiết tài khoản 156
SỔ KẾ TOÁN CHI TIẾT HÀNG HOÁ
Tên hàng Lốp trước(SYM)
Chứng từ Nội dung Đơn giá Nhập Xuất Tồn
SH NT SL ST SL ST SL ST
Ngời ghi sổ Kế toán trởng
(Chữ ký và họ tên) (chữ ký và họ tên)
Công ty TNHH Huy Phong số4 hoàng ngọc phách Hà
Sổ hạch toán chi tiết với người bán
Biểu 1.6 :Sổ chi tiết tài khoản 331
Tài khoản 331: Phải trả cho ngời bán
Chứng từ Nội dung TKĐƯ Phát sinh Số dư
SH NT Nợ Có Nợ Có
Mua hàng từ tổng Công ty 1561 64000000
NGƯấi lập biểu Kế toán trởng
(Chữ ký và họ tên) (chữ ký và họ tên)
Sổ cái tài khoản hàng hoá
Biểu 1.7: Sổ cái tài khoản 156
Từ ngày 1/10/2005 đến 31/12/2005 Tên tài khoản:156_Hàng hoá
Công ty TNHH Huy Phong
Công ty TNHH Huy phong
Số4 hoàng ngọc phách đống đa –Hà nội
(Chữ ký và họ tên) (chữ ký và họ tên)
1.2.3.Hạch toán bán hàng, các khoản phải thu và xác định kết quả Quy trình hạch toán nghiệp vụ bán hàng tại Công ty:
Chứng từ gốc về bán hàng
Sổ chi tiết tài khoản
Sổ đăng ký chứng từ
Bảng tổng hợp chứng từ
Bảng cân đối số phát sinh
Bảng tổng hợp chi tiết
Chú dẫn: Ghi hàng ngày
Quan hệ đối chiếu kiểm tra
Tài khoản và chứng từ sử dụng
Tài khoản sử dụng: Ngoài tài khoản hàng hoá còn có tài khoản sau:
Tài khoản 131- Phải thu khách hàng Tài khoản này được mở chi tiết theo từng khách hàng công nợ
Tài khoản 642- Chi phí quản lí doanh nghiệp
Tài khoản 632- Giá vốn hàng bán
Tài khoản 511- Doanh thu bán hàng hoá
Tài khoản 911- Xác định kết quả
Tài khoản 421- Lợi nhuận chưa phân phối
Kết cấu ghi chép các tài khoản này theo đúng chế độ kế toán
Chứng từ sử dụng cho nghiệp vụ bán hàng tại Công ty bao gồm: Đơn đề nghị mua hàng ,Hoá đơn GTGT,phiếu xuất kho ,biên bản giao nhận hàng hoá biên bản thanh lý hợp đồng Trong trường hợp phát sinh nghiệp vụ bán lẻ trực tiếp, kế toán còn sử dụng báo cáo bán hàng làm căn cứ ghi sổ Trình tự luân chuỷen chứng từ đối với nghiệp vụ xuất kho bán hàng thường bắt đầu từ các hợp đồng kinh tế hoặc đơn đặt hàng do phòng kinh doanh gửi đến cho phòng Tài chính Để thuận lợi cho việc hạch toán các nghiệp vụ bán hàng, chi phí bán hàng và xác định kết quả, công ty sử dụng các sổ sách kế toán như sau: Ngoài các sổ sách liên quan đến hàng hoá còn có các sổ sách như: Sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết phải thu khách hàng, sổ chi tiết chi phí, bảng quyết toán tình hình thanh toán với Nhà nước, tờ khai thuế giá trị gia tăng…
1.2.3.1.Hạch toán giá vốn hàng bán
Giá vốn hàng hoá tiêu thụ là giá thực tế của hàng xuất kho bao gồm cả chi phí mua hàng phân bổ cho hàng hoá đã bán ra trong kỳ.
Tài khoản sử dụng để phản ánh giá vốn hàng tiêu thụ tại công ty là TK 632 Nội dung phản ánh vào tài khoản này như sau:
Phản ánh giá vốn của hàng đã tiêu thụ trong kỳ
Phản ánh kết chuyển trị giá vốn của số hàng đã bán vào tài khoản kết quả.
Tài khoản này không có số dư cuối kỳ.
Ngày 18/12/2005 Công ty xuất kho bán cho công ty TNHH Sơn Hồng
1500 Lốp trước(SYM)với giá tính thuế là:60000đ/1chiếc và 100 thùng dầu xuất kho hàng hoá chứng từ sử dụng cho nghiệp vụ này là phiếu xuất kho Từ phiếu xuất kho này kế toán ghi định khoản và ghi vào sổ chứng từ ghi sổ với giá: 240000đ/1thùng
Thuế giá trị gia tăng là 10%
MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY
Đánh giá khái quát về công tác tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty TNHH Huy Phong
Công ty TNHH Huy Phong từ khi thành lập đến nay đã trải qua nhiều biến động thăng trầm.Công ty đã đạt được những thành tựu đáng kể:Thị trường ngày càng được mở rộng,doanh thu tăng hàng năm,ngày càng đáp ứng được đày đủ nhu cầu của khách hàng.Để có được thành công đó Công ty đã tổ chức bộ máy quản lý gọn nhẹ có sự phân công phân nhiệm rõ ràng giữa các phòng ban.Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình trực tuyến chức năng là phù hợp ,đảm bảo sự thống nhất của cấp trên đối với cấp dưới,tránh sự trùng lập trong khâu tổ chức
Bộ máy kế toán của công ty bao gồm các nhân viên có trình độ chuyên môn, nắm vững chế độ kế toán hiện hành và chuẩn mực kế toán Vì vậy, mà phản ánh nhanh chóng, chính xác kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các chứng từ, sổ sách có liên quan, giúp cho việc hạch toán chính xác, cung cấp đầy đủ thông tin cho ban giám đốc cũng như cho các cơ quan chủ quản để giúp cho ban giám đốc đưa ra các quyết định kịp thời, chính xác Bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình tập trung, trình tự luân chuyển chứng từ cũng như trình tự ghi sổ được ghi theo hình thức chứng từ ghi sổ là rất phù hợp với đặc điểm kinh doanh, quy mô, yêu cầu quản lí, trình độ của kế toán; các báo cáo tài chính được lập theo đúng quy định của Bộ Tài chính về cả mặt hình thức và thời gian
Nhìn chung bộ máy kế toán của công ty khá hoàn thiện vối tổ chức phân công hợp lí đã góp phần tích cực vào sự phất triển công ty.
Đánh giá khái quát về hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá
a.Những thành tựu đạt được:
Hạch toán tiêu thụ là một trong những phần hành kế toán quan trọng liên quan tới nhiều vấn đề quan trọng trong Công ty vì vậy việc tổ chức hợp lí có ý nghĩa hết sức to lớn.Qua quá trình tìm hiểu Công ty TNHH Huy Phong em nhận thấy công tác hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả có nhiều thành tựu quan trọng.
Về chứng từ và luân chuyển chứng từ :Hệ thống chứng từ đã được xây dựng phù hợp theo đúng biểu mẫu nhà nước quy định và tổ chức luân chuyển hợp lí tạo điều kiện cho việc kê khai và nộp thuế thuận lợi.Các chứng từ như Lệnh xuất ,giấy đề nghị xuất hàng,phiếu chi hay phiếu thu đều phải có chữ kí duyệt của Giám đốc.Sau quá trình luân chuyển chứng từ này được bảo quản ,lưu trữ tại phòng kế toán theo đúng chế độ
Hình thức sổ kế toán Công ty đang sử dụng hiện nay là hình thức chứng từ ghi sổ Công ty đã tuân theo đúng thủ tục hạch toán của hình thức ghi sổ này.Để hạch toán nghiệp vụ mua hàng và bán hàng ,kế toán đã lập các Sổ chi tiết hàng hoá và sổ chi tieets thanh toán với người bán ,sổ chi tiết thanh toán với người mua,từ đó giúp cung cấp những thông tin cụ thể về hàng hoá cũng như tình hình thanh toán với nhà cung cấp khi mua hàng và công nợ với khách hàng khi bán hàng
Về hệ thống tài khoản sử dụng
Hiện nay ,công ty đang sử dụng hệ thống tài khoản thống nhất theo quy định của Bộ tài chính ,ngoài ra ,đẻ thuận tiện cho việc hạch toán và quản lý thông tin kế toán ,công ty còn chi tiết thêm một số tài khoản Trong hệ thống tài khoảnn sử dụng cho kế toán kinh doanh hàng hoà xác định kết quả,một số tài khoản cũng được mở thêm tài khoản cấp 3,cấp 4 như:
Các tài khoản 156,131,331 được mở chi tiết thông qua việc đặt mã nhóm hàng ,mã khách hàng ,mã công nợ.Đặc biệt do phương thức kinh doanh hàng hoá tại Công ty phần lớn là kinh doanh thương vụ (theo hợp đồng)nên tài khoản 1561 ngoài việc chi tiết theo nhóm hàng còn được chi tiết theo từng hợp đồng để thuận tiện trong việc theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng.
Về báo cáo sử dụng
Các báo cáo tài chính theo quy định đều được Công ty lập và nộp đúng thời hạn ,mẫu báo cáo tuân theo đúng hướng dẫn của Bộ tài chính ,kỳ lập báo cáo của công ty là theo từng quý và từng năm Ngoài ra Công ty còn quy định lập bảng cân đối số phát sinh của từng trung tâm theo từng năm để thực hiện mục đích quản trị nội bộ.
Như vậy ,Công tác kế toán nói chung và kế toán kinh doanh hàng hoá nói riêng tại Công ty đã được thực hiện khá đầy đủ ,đúng quy định ,đóng góp không nhỏ vào việc nâng cao kết quả kinh doanh của toàn công ty >Mặc dù vậy ,bên cạnh những ưu điểm trên,hiện nay trong kế toán hàng há của công ty vẫn cồn một vài hạn chế b.Hạn chế
Trong quá trình hoạt động kinh doanh công ty đã đạt được những thành tựu to lớn Song bên cạnh đó cũng tồn tại một số hạn chế nhất định như sau:
Về tài khoản sử dụng
Hiện nay mọi chi phí hoạt động của công ty được tập hợp trên tài khoản 642 – Chi phí quản lí doanh nghiệp, kể cả các khoản chi phí thu mua hàng trong nước Việc tập này mặc dù giảm bớt được công việc kế toán trong việc ghi chép và phân loại chi phân loại chi phí, tổng lợi nhuận thuần trước thuế là không thay đổi, nhưng làm cho lãi gộp sẽ thay đổi Việc này sẽ làm ảnh hưởng đến các quyết định kinh doanh, điều chỉnh các khoản chi phí trong quá trình hoạt động của công ty
Về hạch toán chi tiết
Hiện nay kế toán Công ty không lập bảng tổng hợp Nhập –Xuất –Tồn hàng hoá.Do vậy cácthông tin chi tiết về tình hình hàng hoá mới chỉ được theo dõi riêng trên sổ chi tiết hàng hoá mà chưa được tổng hợp lại để giúp người quản lý có cái nhìn bao quát khi đưa ra những quyết định.
Trong công ty ,số lượng hàng hoá rất nhiều,các mã hàng hoá xây dựng còn thiếu tính gợi nhớ và chưa thể hiện được mục đích quản lý hàng hoá theo các tiêu thức khác nhau ,từ đó gây khó khăn cho việc nhận diện và hạch toán.
Về hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu
Trong quá trình bán hàng mặc dù đã có nhiều biện pháp để khuyến khích tiêu dùng của khác hàng, nhưng công ty chưa có chương trình chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, chiết khấu thanh toán Đây là hai chính sách rất hữu hiệu trong việc khuyến khích khách hàng mua số lượng lớn, thanh toán nợ trước hạn
Trong quá trình mua hàng, bán hàng, các phương thức thanh toán của người mua cũng rất đa dạng như: Thanh toán ngay bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, nợ, bù trừ Đối với những khách hàng mua nhiều và quen thuộc thì công ty thường áp dụng hình thức thanh toán nợ và bù trừ nợ Hiện nay công ty không lập các khoản dự phòng khoản phải thu khó đòi, giảm giá hàng bán.
Vì vậy, nếu có trường hợp rủi ro xảy ra thì không có một khoản dự trữ để bù đắp cho các khoản mất mát đó.
Do tốc độ phát triển của Khoa học và Công nghệ, nên một số thiết bị ,phụ tùng xe máy của công ty bị lỗi thời và có thể bị giảm giá.Tuy nhiên ,hiện nay kế toán chưa trích lập dự phòng giảm giá cho số hàng này
Phương hướng nhằm hoàn thiện hạch toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tại công ty TNHH Huy Phong
2.3.1Sự cần thiết phải hoàn thiện
Công ty TNHH Huy Phong có đội ngũ kế toán đồng đều về trình độ ,luôn đoàn kết thống nhất với nhau để hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình ,cung cấp đầy đủ thông tin cho ban quản lí,góp phần không nhỏ vào sự phát triển của công ty Tuy nhiên,những tồn tại là tất yếu trong bất kì một bộ máy nào kể cả bộ máy kế toán do vậy yêu cầu hoàn thiện luôn được đặt ra
Bộ phận kế toán là bộ phận quan trọng không thể thiếu trong bất kì doanh nghiệp nào Nó thu thập ,tổng hợp ,xử lí và cung cấp thông tin hữu ích cho toàn doanh nghiệp.Do vậy nó phải ngày càng được hoàn thiện để đáp ứng tốt hơn với từng sự thay đổi của doanh nghiệp ,của chế độ kế toán để công tác kế toán luôn là người hỗ trợ đắc lực cho lãnh đạo công ty ,cho các cơ quan quản lý Nhà nước.
Tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ là một trong những phần hành quan trọng nhất của công tác kế toán Nó xác định toàn bộ những nỗ lực của Công ty trong công tác tổ chức tiêu thụ.Vì vậy ,yêu cầu hạch toán đúng ,đầy đủ theo pháp luật được đặt cao hơn so với các phần hành khác vì mỗi một tồn tại nhỏ trong quá trình hạch toán đều ảnh hưởng kết quả chung của toàn bộ doanh nhiệp.
Việc Hạch toán đúng phần hành này không ngững xác định đúng kết quả doanh nghiệp đã đạt được trong kì mà còn có tác dụng nâng cao hiệu quả hoạt động của các bộ phận trong Công ty bởi thông tin kế toán là thông tin tổng hợp tác động đến tất cả các hoạt động của Công ty
Do vậy yêu cầu hoàn thiện hạch toán phần này là búc thiết.
Do tầm quan trọng của phần hành tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá nên hoàn thiện phải đảm bảo các yêu cầu sau :
Hoàn thiện phải dựa trên cơ sở tôn trọng cơ chế tài chính tôn trọng chế độ kế toán
Hoàn thiện trên cơ sở đảm bảo công tác kế toán phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty và đáp ứng nhu cầu cung cấp thông tin kịp thời ,chíng xác, phù hợp với yêu cầu quản lí của công ty.
Trong thời gian thực tập tại công tyTNHH Huy Phong ,em đã tìm hiểu thực tế công tác hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá.Với mong muốn góp phần hoàn thiện hơn công tác kế toán phần hành này em xin mạnh dạn đưa ra một số ý kiến
Một số ý kiến nhằm hoàn thiện hoàn thiện hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty
Lập dự phòng giảm giá và phải thu khó đòi
Như đã nói ở trên tuy Công ty kiểm tra đối tác cung cấp rất tốt và các mặt hàng mà các nhà cung cấp cũng rất tốt Song, mặt hàng của Công ty là các mặt hàng về công nghệ cả phần cứng lẫn phần mềm vì vậy nó mang tính lỗi thời cũng rất nhanh chóng trứơc sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ Vì vậy, các mặt hàng đó có thể bị giảm giá so với thị trường khi nhập vào Vì vậy, để tránh khỏi việc cung cấp thông tin không chính xác cho những người sử dụng báo cáo tài chính, cuối mỗi niên độ kế toán nên tiến hành trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho những mặt hàng có khả năng bị giảm giá.
Nợ TK 632: Ghi tăng giá vốn hàng bán
Có TK 159: Trích lập dự phòng giảm giá HTK
Năm sau, nếu hàng hoá không bị giảm giá và được bán, ngoài bút toán phản ánh giá trị hàng tồn kho đã dùng hay đã bán, kế toán còn phải hoàn nhập dự phòng giảm giá đã lập bằng bút toán:
Nợ TK 159: Hoan nhập số dự phòng còn lại
Có TK 632: Ghi giảm giá vốn hàng bán
Cuối niên độ kế toán tiếp theo, tính mức dự phòng hàng tồn kho cần lập, so sánh số dự phòng năm cũ còn lại với số dự phòng cần lập cho niên độ kế toán mới:
- Nếu số dự phòng còn lại lớn hơn số dự phòng cần lập cho niên độ kế toán mới, kế toán tiến hành hoàn nhập số chênh lệch lớn hơn bằng cách ghi giảm giá vốn hàng bán:
Nợ TK 159: Hoàn nhập dự phòng còn lại
Có TK 632: Ghi giảm giá vốn hàng tiêu thụ
- Ngược lại, nếu số dự phòng còn lại nhỏ hơn số dự phòng cân lập cho niên độ mới, kế toán tiến hành trích lập số chênh lệch lớn hơn:
Nợ TK 632: Ghi tăng giá vốn hàng tiêu thụ
Có TK 632: Trích lập dự phòng HTK
Không những hàng tồn kho mà cả các khoản phải thu khó đòi cũng nên lập dự phòng.
Số dự phòng cần Tổng số tiền Tỷ lệ phải thu lập năm mới hàng bán chịu khó đòi ước tính
Nợ TK 642: Ghi tăng chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 139: Dự phòng phải thu khó đòi
Cuối năm, doanh nghiệp bắt đầu nghiệp vụ lập dự phòng phải thu khó đòi, kế toán ghi:
Nợ TK 642: Ghi tăng chi phí quản lý doanh
Có TK 139: Dự phòng phải thu khó đòi
- Nếu khách hàng trả được số nợ đã lập dự phòng thì kế toán tiến hành hoàn nhập dự phòng bằng cách ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp:
Nợ TK 139: Số dự phòng hoàn nhập
Có TK 642: Ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp
- Nếu xẩy ra nợ thất thu không đòi được thi doanh nghiệp tiến hành xoá nợ bằng cách sau khi ghi trừ vào số dự phòng mà vẫn chưa hết thì số còn lại sẽ tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp:
Nợ TK liên quan: Số tiền thu hồi được
Nợ TK 139: Trừ vào số dự phòng
Nợ TK 642: Số tiền thiệt hại còn lại khi bị xoá sổ
Có TK 131: Toàn bộ số nợ xoá sổ Đến cuối niên độ kế toán tiếp theo, kế toán tính ra số dự phòng cần lập cho năm tiếp theo so sánh số dự phòng còn lại từ năm trước với số cần lập cho niên độ năm tới.
- Nếu số dự phòng còn lại lớn hơn số dự phòng cần lập cho niên độ tới
Nợ TK 139: Số dự phòng hoàn nhập
Có TK 642: Ghi giảm chi phí QLDN
- Ngược lại nếu số dự phòng còn lại nhỏ hơn số dự phòng cần trích lập cho niên độ tiếp theo
Nợ TK 642: Ghi tăng chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 139: Trích lập số dự phòng bổ sung
Một số biện pháp tăng cường doanh thu tiêu thụ và lợi nhuận hoạt động kinh doanh tại công ty
2.5.1.Thực hiện chiết khấu toán:
Tại công ty TNHH không thực hiện chế độ chiết khấu thanh toán trong trường hợp khách hàng thanh toán tiền ngay hoặc thanh toán trước hạn hay đúng hạn khách hàng vẫn phải trả đầy đủ số tiền mua hàng của công ty nên các khách hàng muốn giữ lại tiền của mình mà không trả ngay Do vậy nó ảnh hưởng đến tình hình công nợ,ảnh hưởng đến vốn bằng tiền của công ty,tăng rủi ro trong kinh doanh Công ty có thể khuyến khích các khách hàng thanh toán ngay hoặc thanh toán trước thời hạn bằng một khoản chiết khấu Hạn thanh toán của công ty thường là 1tháng đến 2 tháng tuỳ vào mối quan hệ của công ty với khách hàng Khoản chiết khấu của công ty dành cho khách hàng phải căn cứ vào lãi suất của ngân hàng ,căn cứ vào mối quan hệ mà đưa ra mức chiết khấu phù hợp,khuyến khích được khách hàng thanh toán ngay,thanh toán trước thời hạn kế toán sẽ hạch toán như sau:
Khi thực hiện chiết khấu thanh toán
Cuối tháng ,kết chuyển chi phí hoạt động tài chính sang tài khoản 911
Thực hiện chiết khấu thanh toán như vậy sẽ thúc đẩy việc thu hồi vốn nhanh giảm bớt tình trạng chiếm dụng vốn và giảm rủi ro trong kinh doanh.
2.5.2 Thực hiện chiết khấu thương mại
Ngoài việc thực hiện chiết khấu thanh toán ,Công ty có thể áp dụng thêm hình thức chiết khấu thương mại.Đây là hình thức giảm giá đối với khách hàng mua với số lượng lớn Chính sách này áp dụng sẽ có tác dụng kích thích tăng lượng hàng hoá tiêu thụ ,giảm lượng hàng tồn đọng trong kho ,tạo thêm nhiều việc làm cho người lao động và thúc đẩy quay vòng vốn nhanh.
Khi thực hiện chiết khấu cho khách hàng ,kế toán ghi
Nợ TK 521 Chiết khấu thương mại
Nợ TK 3331 Thuế GTGT đầu ra
Cuối tháng kế toán ghi giảm doanh thu bán hàng
Chiết khấu thương mại muốn đạt được hiệu quả thì phải có chính sách rõ ràng như :mua số lượng bao nhiêu thì được hưởng chiết khấu thương mại.Mua một lần hay nhiều lần? Mua ít hay nhiều?Tỷ lệ chiết khấu tương ứng với số lượng mua đó.Đồng thời người bán phải cung cấp đầy đủ thông tin với khách hàng về chiết khấu đó ,có như vậy mới khuyến khích được người mua.
2.5.3.Tăng cường quản lí chi phí quản lí doanh ngh iệp Đây là lí do quan trọng khiến cho kết quả kinh doanh của công ty bị giảm đáng kể do vậy muốn tăng kết quả tiêu thụ phải quản lí tốt chi phí quản lí doanh nghiệp Chi phí này được theo dõi trên TK 642 vàkhông được chi tiết theo từng khoản mục do đó việc theo dõi ,so sánh và giải trình các chi phí cụ thể giữa các tháng ,các quý rất khó khăn Do vậy,việc chi tiết TK 642 theo quy định là rất cần thiết Hơn nữa ,kế toán cần tiến hành phân bổ chính xác chi phí trả trước để đảm bảo nguyên tắc phù hợp giữa chi phí,doanh thu,kiểm soát chặt chẽ các chi phí như chi phí tiếp khách ,chi phí văn phòng…để giảm thiểu chi phí quản lí,góp phần giảm giá bán ,tăng kết quả tiêu thụ.
2.5.4.Tăng cường hoạt động quảng cáo ,tổ chức các đợt khuyến mại :
Ngày nay ,cùng với sự phát triển của Khoa học và kĩ thuật,các phương tiện quảng cáo cũng đa dạng và thuận tiện hơn.Công ty có thể quảng cáo bằng cách lập một trang web riêng trên mạng internet,sử dụng hai thứ tiếng Anh và tiếng Việt Đây là một phương thức quảng bá hình ảnh đơn giản và mạng lại hiệu quả,giúp người có nhu cầu có thể tiếp cận được thông tin về hàng hoá của công ty