TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000 TRONG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN MƯỜNG LA

PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn chủ đề Văn phòng với chức năng tham mưu giúp việc tổng hợp phục vụ sự quản lý, chỉ đạo điều hành và là đầu mối tổng hợp thu thập và xử lý thông tin của của mỗi cơ quan, tổ chức. Với vai trò là một bộ phận của công tác hành chính văn phòng, công tác văn thư, lưu trữ có ý nghĩa quan trọng đối với thành công trong hoạt động của cơ quan, tổ chức. Công tác văn thư, lưu trữ gắn liền với hầu hết các hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, góp phần quan trọng vào việc đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, đặc biệt là việc soạn thảo ban hành văn bản. Soạn thảo ban hành văn bản đóng một vai trò rất quan trọng trong công tác văn thư lưu trữ nói chung và quản lý hành chính nói riêng. Do vậy việc áp dụng ISO 9000 vào quản lý hành chính là nhằm xây dựng một hệ thống quản lý, hoạt động có chất lượng, đảm bảo nhu cầu về thông tin. Vì vậy, tôi lựa chọn chủ đề: “Tình hình ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Ủy ban nhân dân huyện Mường La” để tìm hiểu, nghiên cứu. 2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng: ứng dụng ISO 9000 trong công tác soạn thảo, ban hành văn bản tại Ủy ban nhân dân huyện Mường La. Phạm vi: Ủy ban nhân dân huyện Mường La. 3. Mục đích nghiên cứu: Tìm hiểu việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Ủy ban nhân dân huyện Mường La. 4. Phương pháp nghiên cứu: Tìm hiểu, nghiên cứu tài liệu Kế thừa các nghiên cứu trước Tổng hợp thông tin 5. Bố cục Ngoài phần mở đầu và kết luận, đề tài của tôi gồm 3 chương: Chương 1: Cở sở lý luận về hệ thống quản lý chất lượng theo bộ tiêu chuẩn ISO 9000. Chương 2: Thực trạng ứng dụng ISO 9000 trong soạn thảo và ban hành văn bản của Ủy ban nhân dân huyện Mường La. Chương 3: Đánh giá việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000 trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Ủy ban nhân dân huyện Mường La.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

ĐỀ TÀI: TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000

TRONG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI

ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN MƯỜNG LA

BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN

Học phần: Ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong công tác văn phòng

Mã phách

Hà Nội - 2022

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn chủ đề 1

2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 1

3 Mục đích nghiên cứu: 1

4 Phương pháp nghiên cứu: 1

5 Bố cục 1

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000 2

1.1 Khái quát chung về quản lý chất lượng, hệ thống quản lý chất lượng 2

1.1.1 Khái niệm chất lượng 2

1.1.2 Khái niệm quản lý chất lượng 2

1.1.3 Khái niệm Hệ thống quản lý chất lượng 3

1.1.4 Các nguyên tắc của quản lý chất lượng 3

1.2 Khái quát về bộ tiêu chuẩn ISO 9000 4

1.2.1 Giới thiệu về tổ chức ISO 4

1.2.2 Khái quát chung về bộ tiêu chuẩn ISO 9000 5

1.2.3 Nội dung của tiêu chuẩn ISO 9001:2015 6

1.3 Yêu cầu áp dụng ISO 9001:2015 trong quản trị văn phòng 7

1.4 Vai trò áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 trong công tác văn phòng 8

1.5 Nội dung áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 trong công tác văn phòng .9 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG ISO 9000 TRONG SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN MƯỜNG LA 11

2.1 Sơ lược về Ủy ban nhân dân huyện Mường La 11

2.1.1 Chức năng 11

2.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 11

2.1.3 Cơ cấu tổ chức 12

2.2 Khái quát về công tác soạn thảo và ban hành văn bản 14

2.2.1 Khái niệm 14

2.2.2 Sự cần thiết của việc áp dụng ISO 9000 trong Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 14

2.2.3 Quy trình xây dựng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 trong Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 14

2.3 Mục đích, yêu cầu , nội dung và trình tự áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 vào công tác soạn thảo và ban hành văn

bản 14

2.4 Thực trạng việc ứng dụng ISO 9001:2015 trong Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Ủy ban nhân dân huyện Mường La 15

2.4.1 Các quy định 15

2.4.2 Giải thích lưu đồ 17

2.5 Những kết quả trong bước đầu xây dựng và áp dụng ISO 9001:2015 20

CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ VIỆC ÁP DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9000 TRONG CÔNG TÁC SOẠN THẢO BAN HÀNH VĂN BẢN CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN MƯỜNG LA 22

3.1 Nhận xét, đánh giá 22

3.1.1 Ưu điểm 22

3.1.2 Nhược điểm 22

3.1.3 Nguyên nhân 23

3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu của thực thiện việc ứng dụng ISO 9001:2015 trong Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Ủy ban nhân dân huyện Mường La 23

KẾT LUẬN 24

TÀI LIỆU THAM KHẢO 25

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn chủ đề

Văn phòng với chức năng tham mưu giúp việc tổng hợp phục vụ sự quản

lý, chỉ đạo điều hành và là đầu mối tổng hợp thu thập và xử lý thông tin của củamỗi cơ quan, tổ chức Với vai trò là một bộ phận của công tác hành chính vănphòng, công tác văn thư, lưu trữ có ý nghĩa quan trọng đối với thành công tronghoạt động của cơ quan, tổ chức Công tác văn thư, lưu trữ gắn liền với hầu hếtcác hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, góp phần quan trọng vào việcđảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, đặc biệt là việc soạn thảo ban hànhvăn bản

Soạn thảo ban hành văn bản đóng một vai trò rất quan trọng trong côngtác văn thư lưu trữ nói chung và quản lý hành chính nói riêng Do vậy việc ápdụng ISO 9000 vào quản lý hành chính là nhằm xây dựng một hệ thống quản lý,hoạt động có chất lượng, đảm bảo nhu cầu về thông tin

Vì vậy, tôi lựa chọn chủ đề: “Tình hình ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO

9000 trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Ủy ban nhân dân huyện Mường La” để tìm hiểu, nghiên cứu.

2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng: ứng dụng ISO 9000 trong công tác soạn thảo, ban hành vănbản tại Ủy ban nhân dân huyện Mường La

- Phạm vi: Ủy ban nhân dân huyện Mường La

3 Mục đích nghiên cứu:

Tìm hiểu việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 trong công tác soạn thảo vàban hành văn bản tại Ủy ban nhân dân huyện Mường La

4 Phương pháp nghiên cứu:

- Tìm hiểu, nghiên cứu tài liệu

- Kế thừa các nghiên cứu trước

- Tổng hợp thông tin

5 Bố cục

Ngoài phần mở đầu và kết luận, đề tài của tôi gồm 3 chương:

Chương 1: Cở sở lý luận về hệ thống quản lý chất lượng theo bộ tiêu

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT

LƯỢNG THEO BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000 1.1 Khái quát chung về quản lý chất lượng, hệ thống quản lý chất lượng

1.1.1 Khái niệm chất lượng

Chất lượng hay đúng ra phẩm chất là một phạm trù phức tạp và có nhiềuđịnh nghĩa khác nhau Có rất nhiều quan điểm khác nhau về chất lượng Hiệnnay có một số định nghĩa về chất lượng đã được các chuyên gia chất lượng đưa

Trong mỗi lĩnh vực khác nhau, với mục đích khác nhau nên có nhiều quanđiểm về chất lượng khác nhau Tuy nhiên, có một định nghĩa về chất lượng đượcthừa nhận ở phạm vi quốc tế, đó là định nghĩa của Tổ chức Tiêu chuẩn hoá Quốc

tế Theo điều 3.1.1 của tiêu chuẩn ISO 9000:2005 định nghĩa chất lượng là:

"Mức độ đáp ứng các yêu cầu của một tập hợp có đặc tính vốn có"

Như vậy, có thể hiểu một cách đơn giản thì chất lượng là khả năng tậphợp các tính chất, đặc trưng của một sản phẩm, một hệ thống hay một quá trìnhtheo xu hướng cải tiến nhằm đáp ứng những nhu cầu thỏa mãn của khách hàng

1.1.2 Khái niệm quản lý chất lượng

Khái niệm quản lý chất lượng đã có rất nhiều tác giả quan tâm và đượcnhiều tổ chức nghiên cứu

Theo GOST 15467-70 “Quản trị chất lượng là xây dựng, đảm bảo và duy trì mức chất lượng tất yếu của sản phẩm khi thiết kế, chế tạo, lưu thông và tiêu dung” Điều nay được thể hiện bằng cách kiểm tra chất lượng có hệ thống cũng

như sự tác động tích cực đến các nhân tố, điều kiện ảnh hưởng đến sản phẩm

Theo Giáo sư, tiến sĩ Kaoru Ishikawa, một chuyên gia nổi tiếng trong lĩnh

vực quản trị chất lượng của Nhật Bản cho rằng “Quản trị chất lượng là quá trình nghiên cứu triển khai, thiết kế sản xuất và bảo dưỡng một số sản phẩm có chất lượng, kinh tế nhất, có ích nhất cho người tiêu dùng và không ngừng thỏa mãn nhu cầu của người tiêu dung”

- Tổ chức Tiêu chuẩn hóa quốc tế ISO (International Standard

Organization) trong bộ tiêu chuẩn ISO 9000 cho rằng: “Quản trị chất lượng là hoạt động có chức năng quản lý chung nhằm đề ra mục tiêu chất lượng, chính sách chất lượng và thực hiện chúng bằng các biện pháp như hoạch định chất

lượng, kiểm soát chất lượng, đảm bảo chất lượng và cải tiến chất lượng trong khuôn khổ một nhất định”

1.1.3 Khái niệm Hệ thống quản lý chất lượng

Hệ thống quản lý chất lượng là một tập hợp các yếu tố liên quan và tươngtác để lập chính sách và mục tiêu chất lượng và đạt được mục tiêu đó

Tập hợp trên bao gồm các yếu tố:

- Cơ cấu tổ chức

- Các quá trình có liên quan đến chất lượng sản phẩm, dịch vụ

- Các quy tắc điều hành tác nghiệp

- Nguồn lực bao gồm: cơ sở hạ tầng, nhân lực

- Theo Tổ chức quốc tế về Tiêu chuẩn hóa thì: “Hệ thống quản trị chất

lượng bao gồm các yếu tố: Cơ cấu tổ chức; các quy định mà tổ chức tuân thủ; các quá trình”.

Như vậy, có tác động qua lại với các hệ thống khác như hệ thống quản

lý nhân lực, hệ thống quản lý tài chính Trong mối quan hệ này, vừa đặt yêucầu cho hệ thống quản lý khác vừa chịu sự tác động của hệ thống quản lý khác

1.1.4 Các nguyên tắc của quản lý chất lượng

Khi thực hiện quản lý chất lượng, cần tuân thủ các nguyên tắc sau:

Thứ nhất, quản lý chất lượng phải đảm bảo định hướng khách hàng

- Trong cơ chế thị trường, khách hàng là người chấp nhận và tiêu thụ sảnphẩm Khách hàng có những yêu cầu về sản phẩm, chất lượng và giá cả sảnphẩm Để tồn tại và phát triển, doanh nghiệp sản xuất ra các sản phầm phảihướng tới khách hàng, đáp ứng nhu cầu của khách hàng, được khách hàng chấpnhận và tin dùng

Thứ hai, coi trọng con người trong quản lý chất lượng

- Con người giữ vị trí quan trọng hàng đầu trong quá trình hình thành,đảm bảo, nâng cao chất lượng sản phẩm Vì vậy, trong công tác quản trị chấtlượng cần áp dụng các biện pháp và phương pháp thích hợp để huy động hếtnguồn lực, tài năng của con người ở mọi cấp, mọi ngành vào việc đảm bảo vànâng cao chất lượng

Thứ ba, quản lý chất lượng phải thực hiện đồng bộ, toàn diện

- Chất lượng sản phẩm là kết quả tổng hợp của các lĩnh vực kinh tế, tổchức, kỹ thuật, xã hội liên quan đến các hoạt động như nghiên cứu thị trường,xây dựng chính sách chất lượng, thiết kế, chế tạo, kiểm tra, dịch vụ sau khi bán

Nó cũng là kết quả của những cố gắng, nỗ lực chung của các ngành, các cấp địaphương và từng con người Do vậy, đòi hỏi phải đảm bảo tính toàn diện và sựđồng bộ trong các mặt hoạt động liên quan đến đảm bảo và nâng cao chất lượng

Thứ tư, quản lý chất lượng phải thực hiện đồng thời với các yêu cầu đảm

bảo và cải tiến chất lượng

- Đảm bảo và cải tiến chất lượng là sự phát triển liên tục, không ngừngcủa công tác quản lý chất lượng Đảm bảo chất lượng bao hàm việc duy trì vàcải tiến để đáp ứng nhu cầu khách hàng Cải tiến chất lượng bao hàm việc đảmbảo chất lượng và nâng cao hiệu quả, hiệu suất của chất lượng nhằm thỏa mãnnhu cầu của khách hàng Muốn tồn tại và phát triển trong cạnh tranh, doanhnghiệp phải đảm bảo chất lượng và cải tiến chất lượng không ngừng

Thứ năm, quản lý chất lượng phải đảm bảo tính quá trình

“Trên thực tế, doanh nghiệp đang áp dụng hai cách quản trị đang thịnh hành trênthế giới:

- Quản trị theo quá trình (MBP): Quản trị chất lượng ở mọi khâu liênquan tới việc hình thành chất lượng Đó là các khâu nghiên cứu nhu cầu kháchhàng, thiết kế sản phẩm, dịch vụ sau bán hàng

- Quản trị theo mục tiêu (MBO): Doanh nghiệp chỉ chú trọng tới kết quả

cuối cùng cần phải đạt”.

Vì vậy, cần thực hiện quản lý chất lượng theo quá trình để phòng ngừa làchính, ngăn chặn kịp thời các nguyên nhân để chất lượng kém, giảm đáng kể chiphí kiểm tra, sai sót trong kiểm tra, phát huy các nguồn lực sẵn có của doanhnghiệp

Thứ sáu, nguyên tắc kiểm tra

- Kiểm tra là khâu rất quan trọng của bất kỳ một hệ thống quản lý nào.Không có kiểm tra sẽ không có hoàn thiện, không có đi lên Trong quản lý chấtlượng cũng vậy, kiểm tra nhằm mục đích hạn chế, ngăn chặn sai sót, tìm biệnpháp khắc phục khâu yếu, phát huy cái mạnh để đảm bảo nâng cao chất lượngsản phẩm ngày một hoàn thiện hơn, đáp ứng nhu cầu của thị trường

Những nguyên tắc nêu trên được coi là kim chỉ nam cho quản lý chất lượng đểcác cơ quan, tổ chức có thể áp dụng một cách đúng đắn nhất, đạt hiệu quả tốtnhất khi áp dụng các hoặc các phương pháp quản lý chất lượng

Thứ bảy, nguyên tắc cải tiến liên tục

Nguyên tắc cải tiến liên tục trong quá trình áp dụng tiêu chuẩn ISO là mộtđiều vô cùng quan trọng, nguyên tắc này đảm bảo cho việc không ngừng nângcao chất lượng của việc áp dụng tiêu chuẩn ISO

1.2 Khái quát về bộ tiêu chuẩn ISO 9000

1.2.1 Giới thiệu về tổ chức ISO

ISO là chữ viết tắt của International Standadition Organization dịch là

“Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế”.

ISO là tổ chức phi chính phủ, thành lập từ năm 1947, trụ sở tại Geneva,Thụy Sỹ gồm 178 quốc gia thành viên (Việt Nam là thành viên chính thức năm1977)

Nhiệm vụ: Ban hành các tiêu chuẩn quốc tế (bao quát gần như tất cả các

ngành từ công nghiệp, an toàn thực phẩm, nông nghiệp và y tế,…và liên quanđến hầu hết mọi lĩnh vực từ hệ thống quản lý, sản phẩm, dịch vụ, con người,…)

ISO xây dựng và ban hành rất nhiều bộ tiêu chuẩn và cấp chứng nhận tiêuchuẩn với số lượng chứng chỉ khá lớn cho các tổ chức, doanh nghiệp áp dụng

(Theo ISO Survey of Management System Standard Certifications – 2013)

Trong bảng tổng kết trên, chúng ta nhận thấy chứng nhận tiêu chuẩn ISO

9001 đã cấp đạt 1.129.446 chứng chỉ Điều này cho thấy, các doanh nghiệp đangngày càng quan tâm nhiều hơn đến tiêu chuẩn hóa và mang sản phẩm, hàng hóa,dịch vụ của mình đến gần hơn với các nước trên thế giới

1.2.2 Khái quát chung về bộ tiêu chuẩn ISO 9000

Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 do ban kỹ thuật tiêu chuẩn 176 ban hành lần đầuvào năm 1987, được sửa đổi ba lần năm 1994, năm 2000, năm 2008 ISO 9000

là bộ tiêu chuẩn quốc tế và các hướng dẫn về quản lý chất lượng áp dụng tronglĩnh vực sản xuất, kinh doanh, dịch vụ ISO 9000 đưa ra các chuẩn mực cho hệthống quản lý chất lượng không phải là tiêu chuẩn cho sản phẩm và được ápdụng cho hình thức kinh doanh, dịch vụ với mọi quy mô khác nhau ISO 9000 là

bộ tiêu chuẩn được đúc kết dựa trên các các kinh nghiệm quản lý tốt trên toànthế giới Mục đích của bộ tiêu chuẩn ISO 9000 là giúp tổ chức hoạt động có hiệuquả, tạo ra những quy định chung, đảm bảo các tổ chức áp dụng nó có khả năngcung cấp một cách ổn định các sản phẩm đáp ứng các yêu cầu về chất lượng củakhách hàng

Hiện nay ISO đã soạn thảo và ban hành gần 16.000 tiêu chuẩn cho sảnphẩm, dịch vụ, hệ thống quản lý, thuật ngữ, phương pháp…

Gia đình tiêu chuẩn ISO 9000 bao gồm những tiêu chuẩn sau:

+ ISO 9000:2005 Hệ thống quản lý chất lượng – cơ sở và từ vựng: tiêu

chuẩn này mô tả cơ sở của các hệ thống quản lý chất lượng và quy định cácthuật ngữ cho các hệ thống quản lý chất lượng, nó chứa đựng những ngôn ngữcốt lõi của bộ tiêu chuẩn ISO 9000.

+ ISO 9001:2008 Hệ thống quản lý chất lượng – Các yêu cầu: Đây là tiêuchuẩn trung tâm quan trọng nhất của Bộ tiêu chuẩn ISO 9000, nó sử dụng ở bất

kỳ tổ chức mà thiết kế, phát triển, sản xuất, lắp đặt hay phục vụ cho bất kỳ sảnphẩm nào hoặc cung cấp bất kỳ kiểu dịch vụ nào Nó đem lại số lượng yêu cầu

mà các tổ chức cần phải hoàn thành nó làm vừa lòng khách hàng thông quanhững sản phẩm và dịch vụ hoàn chỉnh mà làm thỏa mãn mong chờ của kháchhàng Đây chỉ là sự thực hiện một cách đầy đủ đối với bên kiểm soát thứ ba màtrao bằng chứng nhận

+ ISO 9004:2009 Quản trị sự thành công bền vững của một tổ chức

+ ISO 19011:2011 Hướng dẫn đánh giá các hệ thống quản lý

Hiện nay đã có thêm phiên bản ISO mới nhất năm 2015 Phương châmcủa gia đình tiêu chuẩn ISO 9000 là “Nếu một tổ chức có hệ thống quản trị chấtlượng tốt thì sản phẩm mà tổ chức này sản xuất ra hoặc dịch vụ mà tổ chức nàycung ứng cũng sẽ có chất lượng tốt nhất” Kể từ khi ban hành cho đến nay bộtiêu chuẩn ISO 9000 đã qua bốn lần soát xét lần lượt từ 1994, 2000, 2008, 2015.Mỗi lần soát xét lại xuất hiện một phiên bản mới tương đương với năm ISO tổchức soát xét

1.2.3 Nội dung của tiêu chuẩn ISO 9001:2015

Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 thuộc bộ tiêu chuẩn ISO 9000 Quy định cácyêu cầu đối với hệ thống quản lý chất lượng khi một tổ chức cần chứng tỏ nănglực của mình trong việc cung cấp sản phẩm đáp ứng yêu cầu của khách hàng vàcác yêu cầu chế định tương ứng nhằm nâng cao thỏa mãn của khách hàng

Nội dung tiêu chuẩn ISO 9001:2015 [13, 96] gồm các nhóm sau:

Nhóm 1 Yêu cầu về hệ thống quản lý chất lượng gồm:

+ Các yêu cầu chung

+ Các yêu cầu về hệ thống tài liệu

Nhóm 2 Yêu cầu về trách nhiệm lãnh đạo gồm:

+ Cam kết của lãnh đạo

+ Hướng vào khách hàng

+ Chính sách chất lượng

+ Hoạch định

+ Trách nhiệm quyền hạn và trao đổi thông tin

+ Xem xét của lãnh đạo

Nhóm 3 Yêu cầu về quản lý nguồn lực gồm:

+ Cung cấp nguồn lực

+ Nguồn nhân lực

+ Cơ sở hạ tầng

+ Môi trường làm việc

Nhóm 4 Yêu cầu về tạo sản phẩm gồm:

+ Hoạch định việc tạo sản phẩm

+ Các quá trình có liên quan đến khách hàng

+ Thiết kế và phát triển

+ Mua hàng

+ Sản xuất và cung cấp dịch vụ

+ Kiểm soát phương tiện theo dõi và đo lường

Nhóm 5 Yêu cầu về đo lường giám sát và cải tiến gồm:

+ Các yêu cầu chung

+ Theo dõi và đo lường

+ Kiểm soát sản phẩm không phù hợp

+ Phân tích dữ liệu

+ Cải tiến

1.3 Yêu cầu áp dụng ISO 9001:2015 trong quản trị văn phòng

- Yêu cầu về hệ thống văn bản mô tả quy trình: Hệ thống các văn bản mô

tả quy trình quản lý chất lượng phải viết một cách đơn giản, dễ hiểu, đồng bộ, cóhiệu lực và tương thích với các điều kiện thực tế

- Yêu cầu về con người: Yếu tố con người luôn là yếu tố quan trọng nhất,

có tính chất quyết định của mọi cơ quan, tổ chức Áp dụng ISO phải có sự thamgia tích cực tự giác của tất cả các đối tượng có liên quan Khi ban hành các quytrình áp dụng ISO, tất cả các đối tượng phải thực hiện theo đúng như các mô tả

đã được biên soạn và phê duyệt, phải có sự tự giác của tất cả các đối tượng

- Yêu cầu về công nghệ thiết bị, cơ sở vật chất: Công tác hành chính ngày

nay không còn đơn thuần là nghề bàn giấy một cách đơn thuần, các yếu tố côngnghệ thông tin góp phần quan trọng trong công tác hành chính ngày càng hiệnđại, việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 vào công tác hành chính cũng đòihỏi những trang thiết bị hiện đại để phát huy tối đa hiệu quả của việc áp dụngtiêu chuẩn ISO 9001:2015

- Yêu cầu về quy mô cơ quan, doanh nghiệp: Yếu tố quy mô tổ chức: Bộ

tiêu chuẩn ISO 9000 có thể áp dụng cho mọi loại hình tổ chức trong mọi lĩnhvực sản xuất, kinh doanh, dịch vụ…và cho mọi quy mô hoạt động Tuy nhiên,khi biên soạn, xây dựng quy trình vẫn phải bám sát quy mô, cơ cấu của tổ chức

để tối ưu hóa các khâu công việc để tạo được hiệu quả cao nhất, phát huy tối đanhất nguồn lực của tổ chức

- Yêu cầu đảm bảo tính công khai minh bạch: Trong quá trình áp dụng

ISO trong công tác văn phòng, sự công khai minh bạch thể hiện ở chỗ các tàiliệu viện dẫn, các lưu đồ, quy trình đều phải phổ biến rộng rãi cho toàn bộ nhânviên trong văn phòng thậm chí trong toàn cơ quan

- Yêu cầu đảm bảo tính thống nhất: Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015

phải đảm bảo tính thống nhất bất cứ một cơ quan, tổ chức nào muốn áp dụngcác hệ thống quản lý chất lượng nói chung để cải thiện chất lượng công việc đềuphải đảm bảo nguyên tắc này Sự thống nhất về tư duy, phương pháp làm việc là

cơ sở dẫn đến sự thành công của tổ chức, tạo guồng máy làm việc trôi chảy,chính xác

- Yêu cầu đảm bảo tính cải tiến liên tục: Việc áp dụng ISO 9001:2015

trong công tác văn phòng phải đảm bảo tính liên tục vì nếu như các doanhnghiệp áp dụng một cách ngắt quãng thì hiệu quả mang lại không cao, thậm chílàm cho quá trình giải quyết công việc gặp nhiều khó khăn hơn

Để việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 vào công tác văn phòng của

cơ quan, tổ chức được hiệu quả thì mỗi cơ quan cần phải xây dựng kế hoạch,những định hướng và nghiêm túc thực hiện, có như vậy việc ứng dụng ISOtrong công tác văn phòng mới đạt được kết quả cao

1.4 Vai trò áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 trong công tác văn phòng

Việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 có thể do nhiều mục đích khácnhau tùy theo yêu cầu của mỗi cơ quan, tổ chức Chúng ta có thể dễ dàng nhậnthấy một số vai trò cơ bản cho cơ quan, tổ chức như sau:

- Các nghiệp vụ văn phòng khi áp dụng tiêu chuẩn ISO đều được thiết lậpcác quy trình làm việc cụ thể cho hoạt động của các hoạt động của các bộ phậnhoặc cá nhân Quy trình xử lý công việc cho các cơ quan, tổ chức hầu hết đượctiêu chuẩn hóa khoa học, hợp lý và đúng luật theo cơ chế một cửa

- Một trong những nguyên tắc khi áp dụng ISO 9001:2015 là các cơ quan,

tổ chức phải minh bạch và công khai hóa quy trình và thủ tục xử lý công việccho tổ chức và công dân (hoặc khách hàng) Điều này đã tạo điều kiện thuận lợicho người dân cơ hội kiểm tra

- Giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp xác đinh được các

cơ chế giám sát quản lý để hướng công tác văn phòng vào các khâu nghiệp vụ

cụ thể đảm bảo cho việc thực hiện các mục tiêu chung Từ đó lãnh đạo cơ quan

sẽ kiểm soát được quá trình giải quyết công việc trong nội bộ tổ chức của mình

để có chỉ đạo kịp thời

- Nâng cao hiệu lực và hiệu quả công tác quản lý và cung cấp dịch vụcông theo mục tiêu cải tiến thường xuyên theo yêu cầu của tiêu chuẩn - Xâydựng được hệ thống văn bản một cách rõ ràng là cơ sở để hướng dẫn nguồnnhân lực và cải tiến công việc

- Tạo ra phong cách làm việc khoa học và nâng cao tính chất phục vụ

nâng cao chất lượng hành chính.

- Khắc phục được mối quan hệ giữa các cơ quan, doanh nghiệp với nhau.Nâng cao năng lực và trách nhiệm của các bộ phận và người thực hiện cácnhiệm vụ được giao (cụ thể là các nghiệp vụ công tác văn phòng) nhằm thỏamãn nhu cầu của khách hàng

- Khắc phục được sự điều chỉnh trong công việc Bên cạnh đó khi áp dụngtiêu chuẩn ISO 9001:2015 trong công tác văn phòng còn có các lợi ích như sau:

 Hệ thống văn bản các quy trình và thủ tục hành chính được kiện toàntạo cơ hội xác định rõ người rõ việc nâng cao hiệu suất giải quyết công việcđồng thời có được cơ sở tài liệu để đào tạo và tuyển dụng công chức, viên chức

 Lãnh đạo không sa vào công tác sự vụ, ủy thác trách nhiệm nhiều hơncho cấp thuộc quyền và có nhiều thời gian để đầu tư cho công tác phát triển cơquan

 Đo lường, đánh giá được hệ thống, quá trình, chất lượng công việc và

sự hài lòng của khách hàng theo các chuẩn mực hay mục tiêu chất lượng cụ thể

 Làm cho công chức, viên chức có nhận thức tốt hơn về chất lương côngviệc và thực hiện các thủ tục nhất quán trong toàn cơ quan vì mục tiêu cải cáchhành chính

 Khuyến khích công chức, viên chức chủ động hướng đến việc nâng caothành tích của đơn vị cơ quan  Đánh giá được hiệu lực và các chủ trươngchính sách và các bản pháp lý được thi hành trong thực tế để đề xuất với cơ quanchủ quản có các biện pháp cải tiến hoặc đổi mới cho thích hợp với tình hình pháttriển

 Thúc đẩy nhanh việc thực hiện các quy chế dân chủ trong các mặt hoạtđộng của cơ quan và tạo cơ hội để các thành viên có liên quan tham gia đónggóp ý các định hướng, mục tiêu, chiến lược và các thủ tục, quy trình giải quyếtcông việc hành chính

Với những lợi ích thiết thực đem lại hiệu quả thực sự các cơ quan, tổ chứctrên thế giới và Việt Nam đã và đang áp dụng thành công ISO trong công tácvăn phòng

1.5 Nội dung áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 trong công tác văn phòng

Trong công tác văn phòng không phải nội dung nào cũng có thể áp dụngtiêu chuẩn ISO 9001:2015 Những nội dung có thể áp dụng tiêu chuẩn ISO9001:2015 trong văn phòng căn cứ vào những văn bản hướng dẫn nghiệp vụ đã

có, từ thực tế triển khai các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ đó cùng với các quyđịnh của nhà nước về hướng dẫn nghiệp vụ, xác định rõ được trách nhiệm của cánhân tham gia vào quy trình đồng thời cũng thỏa mãn được yêu cầu của tiêuchuẩn ISO Hiện nay, công tác văn phòng ở một số cơ quan, doanh nghiệp đãtriển khai áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 đối với các nghiệp vụ:

- Soạn thảo và ban hành văn bản

- Quản lý văn bản đến

- Quản lý nhân sự

- Tổ chức sự kiện

- Kiểm soát tài liệu

- Kiểm soát công việc

Ngoài những nội dung áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cho công tácvăn phòng, các bộ phận, phòng ban chuyên môn khác cũng áp dụng tiêu chuẩnISO 9001:2015 trong xử lý công nợ, , theo dõi và xử lý phản hồi của nhân dân,đấu thầu,…

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG ISO 9000 TRONG SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN

MƯỜNG LA 2.1 Sơ lược về Ủy ban nhân dân huyện Mường La

2.1.1 Chức năng

UBND huyện do HĐND cùng cấp bầu ra là cơ quan chấp hành củaHĐND, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương chịu trách nhiệm thi hànhhiến pháp, luật và các văn bản của cơ quan, Nhà nước cấp trên và Nghị quyếtcủa HĐND huyện, UBND huyện thực hiện chức năng quản lí Nhà nước trên địabàn huyện Đồng thời báo cáo tình hình thực hiện của mình trước HĐND huyện;

UBND huyện giải quyết công việc theo nhiệm vụ,quyền hạn,quy định tạiLuật Tổ chức HĐND và UBND năm 2003 UBND huyện thảo luận tập thể vàquyết định theo đa số các vấn đề được quy định tại điều 124 Luật Tổ chứcHĐND và UBND năm 2003 và những vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộcthẩm quyền của UBND huyện;

UBND huyện phối hợp cùng UBND tỉnh, thường trực HĐND và các bancủa HĐND cùng cấp chuẩn bị nội dung các kỳ họp HĐND, xây dựng đề án đểHĐND xem xét và quyết định

2.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn

UBND huyện thực hiện các nhiệm vụ của mình bằng những văn bản quản

lý, tổ chức chỉ đạo các phòng, ban trong huyện thực hiện nhiệm vụ theo từnglĩnh vực chuyên môn UBND huyện vừa thực hiện chức năng quản lý hànhchính, vừa thực hiện chức năng quản lý kinh tế - xã hội cụ thể là:

- Tổ chức và chỉ đạo việc thi hành hiến pháp, luật, các văn bản của các cơquan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND huyện Đồng thời chỉ đạohoạt động của cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện và UBND các xã, thịtrấn;

Trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn do pháp luật quy định, UBND huyện

ra các quyết định, chỉ thị và tổ chức thực hiện, kiểm tra việc thi hành các vănbản đó

- Quản lý nhà nước ở địa phương trong các lĩnh vực nông nghiệp, lâmnghiệp, ngư nghiệp, công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, thương mại, dịch vụ, vănhoá, giáo dục, y tế, khoa học, công nghệ và môi trường, thể dục, thể thao, báochí, phát thanh, truyền hình và các lĩnh vực xã hội khác, quản lý Nhà nước vềđất đai và các nguồn tài nguyên thiên nhiên khác, quản lý việc thực hiện tiêuchuẩn đo lường chất lượng sản phẩm hàng hoá;

- Phối hợp với thường trực HĐND huyện và các ban của HĐND huyệnchuẩn bị nội dung các kỳ họp của HĐND; xây dựng các đề án trình HĐND xemxét, quyết định;