PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn chủ đề Văn phòng với chức năng tham mưu giúp việc tổng hợp phục vụ sự quản lý, chỉ đạo điều hành và là đầu mối tổng hợp thu thập và xử lý thông tin của của mỗi cơ quan, tổ chức. Với vai trò là một bộ phận của công tác hành chính văn phòng, công tác văn thư, lưu trữ có ý nghĩa quan trọng đối với thành công trong hoạt động của cơ quan, tổ chức. Công tác văn thư, lưu trữ gắn liền với hầu hết các hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, góp phần quan trọng vào việc đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, đặc biệt là việc soạn thảo ban hành văn bản. Soạn thảo ban hành văn bản đóng một vai trò rất quan trọng trong công tác văn thư lưu trữ nói chung và quản lý hành chính nói riêng. Do vậy việc áp dụng ISO 9000 vào quản lý hành chính là nhằm xây dựng một hệ thống quản lý, hoạt động có chất lượng, đảm bảo nhu cầu về thông tin. Vì vậy, tôi lựa chọn chủ đề: “Tình hình ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Ủy ban nhân dân huyện Mường La” để tìm hiểu, nghiên cứu. 2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng: ứng dụng ISO 9000 trong công tác soạn thảo, ban hành văn bản tại Ủy ban nhân dân huyện Mường La. Phạm vi: Ủy ban nhân dân huyện Mường La. 3. Mục đích nghiên cứu: Tìm hiểu việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Ủy ban nhân dân huyện Mường La. 4. Phương pháp nghiên cứu: Tìm hiểu, nghiên cứu tài liệu Kế thừa các nghiên cứu trước Tổng hợp thông tin 5. Bố cục Ngoài phần mở đầu và kết luận, đề tài của tôi gồm 3 chương: Chương 1: Cở sở lý luận về hệ thống quản lý chất lượng theo bộ tiêu chuẩn ISO 9000. Chương 2: Thực trạng ứng dụng ISO 9000 trong soạn thảo và ban hành văn bản của Ủy ban nhân dân huyện Mường La. Chương 3: Đánh giá việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000 trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Ủy ban nhân dân huyện Mường La.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG ĐỀ TÀI: TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000 TRONG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN MƯỜNG LA BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 công tác văn phòng Mã phách Hà Nội - 2022 MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn chủ đề .1 Đối tượng phạm vi nghiên cứu .1 Mục đích nghiên cứu: Phương pháp nghiên cứu: Bố cục CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000 1.1 Khái quát chung quản lý chất lượng, hệ thống quản lý chất lượng .2 1.1.1 Khái niệm chất lượng 1.1.2 Khái niệm quản lý chất lượng 1.1.3 Khái niệm Hệ thống quản lý chất lượng 1.1.4 Các nguyên tắc quản lý chất lượng 1.2 Khái quát tiêu chuẩn ISO 9000 1.2.1 Giới thiệu tổ chức ISO 1.2.2 Khái quát chung tiêu chuẩn ISO 9000 .5 1.2.3 Nội dung tiêu chuẩn ISO 9001:2015 1.3 Yêu cầu áp dụng ISO 9001:2015 quản trị văn phòng .7 1.4 Vai trò áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 công tác văn phòng 1.5 Nội dung áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 cơng tác văn phịng .9 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG ISO 9000 TRONG SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN MƯỜNG LA 11 2.1 Sơ lược Ủy ban nhân dân huyện Mường La 11 2.1.1 Chức .11 2.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn .11 2.1.3 Cơ cấu tổ chức 12 2.2 Khái quát công tác soạn thảo ban hành văn 14 2.2.1 Khái niệm 14 2.2.2 Sự cần thiết việc áp dụng ISO 9000 Công tác soạn thảo ban hành văn 14 2.2.3 Quy trình xây dựng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 Công tác soạn thảo ban hành văn .14 2.3 Mục đích, yêu cầu , nội dung trình tự áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 vào công tác soạn thảo ban hành văn 14 2.4 Thực trạng việc ứng dụng ISO 9001:2015 Công tác soạn thảo ban hành văn Ủy ban nhân dân huyện Mường La .15 2.4.1 Các quy định 15 2.4.2 Giải thích lưu đồ .17 2.5 Những kết bước đầu xây dựng áp dụng ISO 9001:2015 20 CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ VIỆC ÁP DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9000 TRONG CÔNG TÁC SOẠN THẢO BAN HÀNH VĂN BẢN CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN MƯỜNG LA .22 3.1 Nhận xét, đánh giá 22 3.1.1 Ưu điểm 22 3.1.2 Nhược điểm .22 3.1.3 Nguyên nhân 23 3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu thực thiện việc ứng dụng ISO 9001:2015 Công tác soạn thảo ban hành văn Ủy ban nhân dân huyện Mường La 23 KẾT LUẬN .24 TÀI LIỆU THAM KHẢO 25 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn chủ đề Văn phòng với chức tham mưu giúp việc tổng hợp phục vụ quản lý, đạo điều hành đầu mối tổng hợp thu thập xử lý thông tin của quan, tổ chức Với vai trò phận cơng tác hành văn phịng, cơng tác văn thư, lưu trữ có ý nghĩa quan trọng thành công hoạt động quan, tổ chức Công tác văn thư, lưu trữ gắn liền với hầu hết hoạt động quản lý, điều hành quan, góp phần quan trọng vào việc đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, đặc biệt việc soạn thảo ban hành văn Soạn thảo ban hành văn đóng vai trị quan trọng cơng tác văn thư lưu trữ nói chung quản lý hành nói riêng Do việc áp dụng ISO 9000 vào quản lý hành nhằm xây dựng hệ thống quản lý, hoạt động có chất lượng, đảm bảo nhu cầu thông tin Vì vậy, tơi lựa chọn chủ đề: “Tình hình ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 công tác soạn thảo ban hành văn Ủy ban nhân dân huyện Mường La” để tìm hiểu, nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng: ứng dụng ISO 9000 công tác soạn thảo, ban hành văn Ủy ban nhân dân huyện Mường La - Phạm vi: Ủy ban nhân dân huyện Mường La Mục đích nghiên cứu: Tìm hiểu việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 công tác soạn thảo ban hành văn Ủy ban nhân dân huyện Mường La Phương pháp nghiên cứu: - Tìm hiểu, nghiên cứu tài liệu - Kế thừa nghiên cứu trước - Tổng hợp thơng tin Bố cục Ngồi phần mở đầu kết luận, đề tài gồm chương: Chương 1: Cở sở lý luận hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 Chương 2: Thực trạng ứng dụng ISO 9000 soạn thảo ban hành văn Ủy ban nhân dân huyện Mường La Chương 3: Đánh giá việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000 công tác soạn thảo ban hành văn Ủy ban nhân dân huyện Mường La CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000 1.1 Khái quát chung quản lý chất lượng, hệ thống quản lý chất lượng 1.1.1 Khái niệm chất lượng Chất lượng hay phẩm chất phạm trù phức tạp có nhiều định nghĩa khác Có nhiều quan điểm khác chất lượng Hiện có số định nghĩa chất lượng chuyên gia chất lượng đưa sau: "Chất lượng phù hợp với nhu cầu" (theo Juran - Giáo sư người Mỹ) "Chất lượng phù hợp với yêu cầu hay đặc tính định" Theo Giáo sư Crosby "Chất lượng sự thoả mãn nhu cầu thị trường với chi phí thấp nhất" Theo Giáo sư người Nhật – Ishikawa Trong lĩnh vực khác nhau, với mục đích khác nên có nhiều quan điểm chất lượng khác Tuy nhiên, có định nghĩa chất lượng thừa nhận phạm vi quốc tế, định nghĩa Tổ chức Tiêu chuẩn hoá Quốc tế Theo điều 3.1.1 tiêu chuẩn ISO 9000:2005 định nghĩa chất lượng là: "Mức độ đáp ứng yêu cầu tập hợp có đặc tính vốn có" Như vậy, hiểu cách đơn giản thì chất lượng khả tập hợp tính chất, đặc trưng sản phẩm, hệ thống hay trình theo xu hướng cải tiến nhằm đáp ứng nhu cầu thỏa mãn khách hàng 1.1.2 Khái niệm quản lý chất lượng Khái niệm quản lý chất lượng có nhiều tác giả quan tâm nhiều tổ chức nghiên cứu Theo GOST 15467-70 “Quản trị chất lượng xây dựng, đảm bảo trì mức chất lượng tất yếu sản phẩm thiết kế, chế tạo, lưu thông tiêu dung” Điều thể cách kiểm tra chất lượng có hệ thống tác động tích cực đến nhân tố, điều kiện ảnh hưởng đến sản phẩm Theo Giáo sư, tiến sĩ Kaoru Ishikawa, chuyên gia tiếng lĩnh vực quản trị chất lượng Nhật Bản cho “Quản trị chất lượng trình nghiên cứu triển khai, thiết kế sản xuất bảo dưỡng số sản phẩm có chất lượng, kinh tế nhất, có ích cho người tiêu dùng không ngừng thỏa mãn nhu cầu người tiêu dung” - Tổ chức Tiêu chuẩn hóa quốc tế ISO (International Standard Organization) tiêu chuẩn ISO 9000 cho rằng: “Quản trị chất lượng hoạt động có chức quản lý chung nhằm đề mục tiêu chất lượng, sách chất lượng thực chúng biện pháp hoạch định chất lượng, kiểm soát chất lượng, đảm bảo chất lượng cải tiến chất lượng khuôn khổ định” 1.1.3 Khái niệm Hệ thống quản lý chất lượng Hệ thống quản lý chất lượng tập hợp yếu tố liên quan tương tác để lập sách mục tiêu chất lượng đạt mục tiêu Tập hợp bao gồm yếu tố: - Cơ cấu tổ chức - Các trình có liên quan đến chất lượng sản phẩm, dịch vụ - Các quy tắc điều hành tác nghiệp - Nguồn lực bao gồm: sở hạ tầng, nhân lực - Theo Tổ chức quốc tế Tiêu chuẩn hóa thì: “Hệ thống quản trị chất lượng bao gồm yếu tố: Cơ cấu tổ chức; quy định mà tổ chức tuân thủ; trình” Như vậy, có tác động qua lại với hệ thống khác hệ thống quản lý nhân lực, hệ thống quản lý tài Trong mối quan hệ này, vừa đặt yêu cầu cho hệ thống quản lý khác vừa chịu tác động hệ thống quản lý khác 1.1.4 Các nguyên tắc quản lý chất lượng Khi thực quản lý chất lượng, cần tuân thủ nguyên tắc sau: Thứ nhất, quản lý chất lượng phải đảm bảo định hướng khách hàng - Trong chế thị trường, khách hàng người chấp nhận tiêu thụ sản phẩm Khách hàng có yêu cầu sản phẩm, chất lượng giá sản phẩm Để tồn phát triển, doanh nghiệp sản xuất sản phầm phải hướng tới khách hàng, đáp ứng nhu cầu khách hàng, khách hàng chấp nhận tin dùng Thứ hai, coi trọng người quản lý chất lượng - Con người giữ vị trí quan trọng hàng đầu trình hình thành, đảm bảo, nâng cao chất lượng sản phẩm Vì vậy, công tác quản trị chất lượng cần áp dụng biện pháp phương pháp thích hợp để huy động hết nguồn lực, tài người cấp, ngành vào việc đảm bảo nâng cao chất lượng Thứ ba, quản lý chất lượng phải thực đồng bộ, toàn diện - Chất lượng sản phẩm kết tổng hợp lĩnh vực kinh tế, tổ chức, kỹ thuật, xã hội liên quan đến hoạt động nghiên cứu thị trường, xây dựng sách chất lượng, thiết kế, chế tạo, kiểm tra, dịch vụ sau bán Nó kết cố gắng, nỗ lực chung ngành, cấp địa phương người Do vậy, địi hỏi phải đảm bảo tính tồn diện đồng mặt hoạt động liên quan đến đảm bảo nâng cao chất lượng Thứ tư, quản lý chất lượng phải thực đồng thời với yêu cầu đảm bảo cải tiến chất lượng - Đảm bảo cải tiến chất lượng phát triển liên tục, không ngừng công tác quản lý chất lượng Đảm bảo chất lượng bao hàm việc trì cải tiến để đáp ứng nhu cầu khách hàng Cải tiến chất lượng bao hàm việc đảm bảo chất lượng nâng cao hiệu quả, hiệu suất chất lượng nhằm thỏa mãn nhu cầu khách hàng Muốn tồn phát triển cạnh tranh, doanh nghiệp phải đảm bảo chất lượng cải tiến chất lượng không ngừng Thứ năm, quản lý chất lượng phải đảm bảo tính q trình “Trên thực tế, doanh nghiệp áp dụng hai cách quản trị thịnh hành giới: - Quản trị theo trình (MBP): Quản trị chất lượng khâu liên quan tới việc hình thành chất lượng Đó khâu nghiên cứu nhu cầu khách hàng, thiết kế sản phẩm, dịch vụ sau bán hàng - Quản trị theo mục tiêu (MBO): Doanh nghiệp trọng tới kết cuối cần phải đạt” Vì vậy, cần thực quản lý chất lượng theo trình để phòng ngừa chính, ngăn chặn kịp thời nguyên nhân để chất lượng kém, giảm đáng kể chi phí kiểm tra, sai sót kiểm tra, phát huy nguồn lực sẵn có doanh nghiệp Thứ sáu, nguyên tắc kiểm tra - Kiểm tra khâu quan trọng hệ thống quản lý Không có kiểm tra khơng có hồn thiện, khơng có lên Trong quản lý chất lượng vậy, kiểm tra nhằm mục đích hạn chế, ngăn chặn sai sót, tìm biện pháp khắc phục khâu yếu, phát huy mạnh để đảm bảo nâng cao chất lượng sản phẩm ngày hoàn thiện hơn, đáp ứng nhu cầu thị trường Những nguyên tắc nêu coi kim nam cho quản lý chất lượng để quan, tổ chức áp dụng cách đắn nhất, đạt hiệu tốt áp dụng phương pháp quản lý chất lượng Thứ bảy, nguyên tắc cải tiến liên tục Nguyên tắc cải tiến liên tục trình áp dụng tiêu chuẩn ISO điều vô quan trọng, nguyên tắc đảm bảo cho việc không ngừng nâng cao chất lượng việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 1.2 Khái quát tiêu chuẩn ISO 9000 1.2.1 Giới thiệu tổ chức ISO ISO chữ viết tắt International Standadition Organization dịch “Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế” ISO tổ chức phi phủ, thành lập từ năm 1947, trụ sở Geneva, Thụy Sỹ gồm 178 quốc gia thành viên (Việt Nam thành viên thức năm 1977) Nhiệm vụ: Ban hành tiêu chuẩn quốc tế (bao quát gần tất ngành từ cơng nghiệp, an tồn thực phẩm, nông nghiệp y tế,…và liên quan đến hầu hết lĩnh vực từ hệ thống quản lý, sản phẩm, dịch vụ, người,…) ISO xây dựng ban hành nhiều tiêu chuẩn cấp chứng nhận tiêu chuẩn với số lượng chứng lớn cho tổ chức, doanh nghiệp áp dụng Tiêu chuẩn Số chứng nhận năm 2013 ISO 9001 1.129.446 ISO 14001 301.647 ISO 50001 4.826 ISO 27001 22.293 ISO 22000 26.847 ISO/TS 16949 53.723 ISO 13485 25.666 Tổng cộng (Theo ISO Survey of Management System Standard Certifications – 2013) Trong bảng tổng kết trên, nhận thấy chứng nhận tiêu chuẩn ISO 9001 cấp đạt 1.129.446 chứng Điều cho thấy, doanh nghiệp ngày quan tâm nhiều đến tiêu chuẩn hóa mang sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ mình đến gần với nước giới 1.2.2 Khái quát chung tiêu chuẩn ISO 9000 Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 ban kỹ thuật tiêu chuẩn 176 ban hành lần đầu vào năm 1987, sửa đổi ba lần năm 1994, năm 2000, năm 2008 ISO 9000 tiêu chuẩn quốc tế hướng dẫn quản lý chất lượng áp dụng lĩnh vực sản xuất, kinh doanh, dịch vụ ISO 9000 đưa chuẩn mực cho hệ thống quản lý chất lượng tiêu chuẩn cho sản phẩm áp dụng cho hình thức kinh doanh, dịch vụ với quy mô khác ISO 9000 tiêu chuẩn đúc kết dựa các kinh nghiệm quản lý tốt tồn giới Mục đích tiêu chuẩn ISO 9000 giúp tổ chức hoạt động có hiệu quả, tạo quy định chung, đảm bảo tổ chức áp dụng có khả cung cấp cách ổn định sản phẩm đáp ứng yêu cầu chất lượng khách hàng Hiện ISO soạn thảo ban hành gần 16.000 tiêu chuẩn cho sản phẩm, dịch vụ, hệ thống quản lý, thuật ngữ, phương pháp… Gia đình tiêu chuẩn ISO 9000 bao gồm tiêu chuẩn sau: + ISO 9000:2005 Hệ thống quản lý chất lượng – sở từ vựng: tiêu chuẩn mô tả sở hệ thống quản lý chất lượng quy định thuật ngữ cho hệ thống quản lý chất lượng, chứa đựng ngơn ngữ cốt lõi tiêu chuẩn ISO 9000 + ISO 9001:2008 Hệ thống quản lý chất lượng – Các yêu cầu: Đây tiêu chuẩn trung tâm quan trọng Bộ tiêu chuẩn ISO 9000, sử dụng tổ chức mà thiết kế, phát triển, sản xuất, lắp đặt hay phục vụ cho sản phẩm cung cấp kiểu dịch vụ Nó đem lại số lượng yêu cầu mà tổ chức cần phải hồn thành làm vừa lịng khách hàng thơng qua sản phẩm dịch vụ hồn chỉnh mà làm thỏa mãn mong chờ khách hàng Đây thực cách đầy đủ bên kiểm soát thứ ba mà trao chứng nhận + ISO 9004:2009 Quản trị thành công bền vững tổ chức + ISO 19011:2011 Hướng dẫn đánh giá hệ thống quản lý Hiện có thêm phiên ISO năm 2015 Phương châm gia đình tiêu chuẩn ISO 9000 “Nếu tổ chức có hệ thống quản trị chất lượng tốt thì sản phẩm mà tổ chức sản xuất dịch vụ mà tổ chức cung ứng có chất lượng tốt nhất” Kể từ ban hành tiêu chuẩn ISO 9000 qua bốn lần soát xét từ 1994, 2000, 2008, 2015 Mỗi lần soát xét lại xuất phiên tương đương với năm ISO tổ chức soát xét 1.2.3 Nội dung tiêu chuẩn ISO 9001:2015 Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 thuộc tiêu chuẩn ISO 9000 Quy định yêu cầu hệ thống quản lý chất lượng tổ chức cần chứng tỏ lực mình việc cung cấp sản phẩm đáp ứng yêu cầu khách hàng yêu cầu chế định tương ứng nhằm nâng cao thỏa mãn khách hàng Nội dung tiêu chuẩn ISO 9001:2015 [13, 96] gồm nhóm sau: Nhóm Yêu cầu hệ thống quản lý chất lượng gồm: + Các yêu cầu chung + Các yêu cầu hệ thống tài liệu Nhóm Yêu cầu trách nhiệm lãnh đạo gồm: + Cam kết lãnh đạo + Hướng vào khách hàng + Chính sách chất lượng + Hoạch định + Trách nhiệm quyền hạn trao đổi thông tin + Xem xét lãnh đạo Nhóm Yêu cầu quản lý nguồn lực gồm: + Cung cấp nguồn lực + Nguồn nhân lực + Cơ sở hạ tầng + Mơi trường làm việc Nhóm u cầu tạo sản phẩm gồm: + Hoạch định việc tạo sản phẩm + Các trình có liên quan đến khách hàng + Thiết kế phát triển + Mua hàng + Sản xuất cung cấp dịch vụ + Kiểm soát phương tiện theo dõi đo lường Nhóm Yêu cầu đo lường giám sát cải tiến gồm: + Các yêu cầu chung + Theo dõi đo lường + Kiểm sốt sản phẩm khơng phù hợp + Phân tích liệu + Cải tiến 1.3 Yêu cầu áp dụng ISO 9001:2015 quản trị văn phòng - Yêu cầu hệ thống văn mơ tả quy trình: Hệ thống văn mơ tả quy trình quản lý chất lượng phải viết cách đơn giản, dễ hiểu, đồng bộ, có hiệu lực tương thích với điều kiện thực tế - Yêu cầu người: Yếu tố người yếu tố quan trọng nhất, có tính chất định quan, tổ chức Áp dụng ISO phải có tham gia tích cực tự giác tất đối tượng có liên quan Khi ban hành quy trình áp dụng ISO, tất đối tượng phải thực theo mô tả biên soạn phê duyệt, phải có tự giác tất đối tượng - Yêu cầu công nghệ thiết bị, sở vật chất: Cơng tác hành ngày khơng cịn đơn nghề bàn giấy cách đơn thuần, yếu tố cơng nghệ thơng tin góp phần quan trọng cơng tác hành ngày đại, việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 vào công tác hành địi hỏi trang thiết bị phát huy tối đa hiệu việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 - Yêu cầu quy mô quan, doanh nghiệp: Yếu tố quy mô tổ chức: Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 áp dụng cho loại hình tổ chức lĩnh vực sản xuất, kinh doanh, dịch vụ…và cho quy mô hoạt động Tuy nhiên, biên soạn, xây dựng quy trình phải bám sát quy mô, cấu tổ chức để tối ưu hóa khâu cơng việc để tạo hiệu cao nhất, phát huy tối đa nguồn lực tổ chức CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG ISO 9000 TRONG SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN MƯỜNG LA 2.1 Sơ lược Ủy ban nhân dân huyện Mường La 2.1.1 Chức UBND huyện HĐND cấp bầu quan chấp hành HĐND, quan hành nhà nước địa phương chịu trách nhiệm thi hành hiến pháp, luật văn quan, Nhà nước cấp Nghị HĐND huyện, UBND huyện thực chức quản lí Nhà nước địa bàn huyện Đồng thời báo cáo tình hình thực mình trước HĐND huyện; UBND huyện giải công việc theo nhiệm vụ,quyền hạn,quy định Luật Tổ chức HĐND UBND năm 2003 UBND huyện thảo luận tập thể định theo đa số vấn đề quy định điều 124 Luật Tổ chức HĐND UBND năm 2003 vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền UBND huyện; UBND huyện phối hợp UBND tỉnh, thường trực HĐND ban HĐND cấp chuẩn bị nội dung kỳ họp HĐND, xây dựng đề án để HĐND xem xét định 2.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn UBND huyện thực nhiệm vụ mình văn quản lý, tổ chức đạo phòng, ban huyện thực nhiệm vụ theo lĩnh vực chuyên môn UBND huyện vừa thực chức quản lý hành chính, vừa thực chức quản lý kinh tế - xã hội cụ thể là: - Tổ chức đạo việc thi hành hiến pháp, luật, văn quan Nhà nước cấp Nghị HĐND huyện Đồng thời đạo hoạt động quan chuyên môn thuộc UBND huyện UBND xã, thị trấn; Trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn pháp luật quy định, UBND huyện định, thị tổ chức thực hiện, kiểm tra việc thi hành văn - Quản lý nhà nước địa phương lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, thương mại, dịch vụ, văn hố, giáo dục, y tế, khoa học, cơng nghệ mơi trường, thể dục, thể thao, báo chí, phát thanh, truyền hình lĩnh vực xã hội khác, quản lý Nhà nước đất đai nguồn tài nguyên thiên nhiên khác, quản lý việc thực tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm hàng hoá; - Phối hợp với thường trực HĐND huyện ban HĐND huyện chuẩn bị nội dung kỳ họp HĐND; xây dựng đề án trình HĐND xem xét, định; 11 - Tuyên truyền giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành hiến pháp, luật, văn quan Nhà nước cấp Nghị HĐND cẩp quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân công dân huyện; - Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản nhà nước công dân, chống tham nhũng, buôn lậu, làm hàng giả tệ nạn khác; - Đảm bảo an ninh trị, trật tự, an toàn xã hội, thực nhiệm vụ xây dựng lực lượng vũ trang xây dựng quốc phịng tồn dân; thực chế độ nghĩa vụ quân sự, nhiệm vụ hậu cần chỗ, quản lý hộ khẩu, hộ tịch địa phương, quản lý việc cư trú, lại người nước địa phương; - Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động tiền lương, đào tạo đội ngũ viên chức nhà nước cán cấp xã, bảo hiểm xã hội theo phân cấp phủ; - Tổ chức đạo thực công tác thi hành án địa phương theo quy định pháp luật; - Tổ chức thực việc thu chi ngân sách địa phương theo quy định pháp luật; - UBND huyện chịu trách nhiệm báo cáo công tác trước HĐND huyện UBND Tỉnh; - Quản lý địa giới hành địa phương; xây dựng đề án phân vạch, điều chỉnh địa giới đơn vị hành địa phương đưa HĐND huyện thông qua để trình cấp xét 2.1.3 Cơ cấu tổ chức Để đảm bảo thực tốt nhiệm vụ quyền hạn UBND huyện theo quy định pháp luật, cấu tổ chức máy UBND huyện Mường La sau: - Chủ Tịch UBND đạo, điều hành chung; - Phó Chủ Tịch UBND phụ trách kinh tế; - Phó Chủ Tịch UBND phụ trách văn hoá - xã hội; - Uỷ viên uỷ ban: Trưởng công an huyện, huy trưởng ban chấp hành quân huyện, chánh văn phòng HĐND UBND huyện, Chánh tra huyện; - Các phòng ban trực thuộc huyện gồm 13 phòng ban, chịu đạo UBND huyện công tác chuyên môn tham mưu đề xuất vấn đề quan trọng liên quan đến lợi ích địa phương UBND huyện lĩnh vực hoạt động ngành; - Các quan thuộc ngành: Công an, Quân sự, Giáo dục, Y tế, Văn hoá vừa chịu đạo quản lý UBND huyện quản lý Nhà nước thuộc thẩm quyền của địa phương UBND huyện lĩnh vực hoạt động ngành; 12 - Cơ quan tư pháp: Toà án, Viện Kiểm sát quan hoạt động xét xử giám sát việc chấp hành pháp luật có mối quan hệ chặt chẽ với UBND huyện nhằm phối hợp kiểm tra thường xuyên việc thực pháp luật, tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa, giữ nghiêm kỷ luật, kỷ cương Sơ đồ cấu tổ chức máy UBND huyện Mường La CHỦ TỊCH UBND HUYỆN PHÒNG NỘI VỤ PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO PHỊNG TÀI CHÍNH KẾ HOẠCH PHỊNG TƯ PHÁP PHÒNG KINH TẾ HẠ TẦNG PHÒNG TÀI NGUYÊN - MT PHÒNG NN & PTNT PHÒNG LĐTB - XH THANH TRA HUYỆN VĂN PHÒNG HĐND - UBND BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN 13 PHỊNG VĂN HĨA – THƠNG TIN PHÓ CHỦ TỊCH KINH TẾ PHÓ CHỦ TỊCH VĂN HÓA – XÃ HỘI 2.2 Khái quát công tác soạn thảo ban hành văn 2.2.1 Khái niệm - Khái niệm văn bản: Văn phương tiện ghi tin truyền đạt thông tin ngôn ngữ (hay ký hiệu) định Tùy theo lĩnh vực hoạt động quản lý mặt đời sống xã hội mà văn sản sinh với nội dung hình thức khác - Khái niệm công tác soạn thảo ban hành văn bản: Công tác soạn thảo ban hành văn tất cơng việc có liên quan đến q trình xây dựng, kiểm duyệt ban hành văn đến phòng ban, đơn vị 2.2.2 Sự cần thiết việc áp dụng ISO 9000 Công tác soạn thảo ban hành văn - Soạn thảo ban hành văn hoạt động thiếu giữ vị trí, vai trị quan trọng hoạt động phận văn thư quan Để công tác soạn thảo ban hành văn có hiệu thì việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 vào quan không đòi hỏi cấp thiết, bước tất yếu xu mà cịn có tính khả thi cao góp phần nâng cao ý thức, trách nhiệm cán bộ, nhân viên việc tổ chức thực nhiệm vụ công việc nội - Việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 góp phần nâng cao chất lượng hoạt động quan - Nhằm khắc phục thiếu sót cơng tác soạn thảo ban hành văn bản, tạo điều kiện để Lãnh đạo quan kiểm sốt cơng việc dễ dàng 2.2.3 Quy trình xây dựng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 Công tác soạn thảo ban hành văn - Để xây dựng quy trình nghiệp vụ soạn thảo ban hành văn xác hiệu theo tiêu chuẩn ISO phù hợp với tình hình thực tế quan, cần chuẩn bị bước sau: - Xác định tên gọi xác tiêu chuẩn - Xác định mục đích chủ yếu mục đích thứ yếu việc xây dựng tiêu chuẩn - Xác định cách xác đối tượng có trách nhiệm chính, trách nhiệm phịng, ban, cá nhân có liên quan việc thực tiêu chuẩn 2.3 Mục đích, yêu cầu , nội dung trình tự áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 vào công tác soạn thảo ban hành văn - Mục đích: Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001: 2015 vào công tác soạn thảo ban hành văn nhằm xừy dựng thực quy trình xử lý công việc thuộc nội dung công tác soạn thảo ban hành văn 14 cách khoa học, đồng thời tạo điều kiện để lãnh đạo quan kiểm sốt cơng việc dễ dàng - u cầu: Để việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2015 vào công tác soạn thảo ban hành văn đạt hiệu cần phải đáp ứng yêu cầu sau: - Quy trình xử lý cơng việc phải cụ thể hố q trình hoạt động thành bước xếp theo trình tự định, tương ứng với thực tế phù hợp - Quy trình xây dựng phải rõ trách nhiệm cụ thể cá nhân tham gia vào quy trình Điều khơng giúp cho lãnh đạo quan, đơn vị kiểm soát cơng việc mà chứng để kiểm tra, đánh giá chất lượng, hiệu công việc cá nhân quan - Các quy trình xây dựng phải xem quy chế quan, buộc đối tượng có liên quan phải thực - Nội dung: Nội dung áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001: 2015 vào công tác soạn thảo ban hành văn Đối với công tác soạn thảo ban hành văn bao gồm công việc xác định nội dung thể loại văn bản, thu thập tài liệu để xây dựng văn bản, phác thảo đề cương, trình duyệt sửa chữa văn bản, hoàn thiện văn bản, ban hành văn - Trình tự áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 vào công tác soạn thảo ban hành văn bản: Để nâng cao chất lượng hiệu công tác soạn thảo ban hành văn bản, cần áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 vào việc xây dựng thực quy trình sau: - Quy trình xây dựng văn - Quy trình tìm tài liệu soạn thảo văn - Quy trình ban hành văn 2.4 Thực trạng việc ứng dụng ISO 9001:2015 Công tác soạn thảo ban hành văn Ủy ban nhân dân huyện Mường La 2.4.1 Các quy định - Mục đích: Nhằm thống trình ban hành văn quy phạm pháp luật, đảm bảo văn ban hành theo quy định pháp luật hành, phục vụ công việc quản lý nhà nước công cải cách hành địa bàn huyện - Phạm vi áp dụng: 15 - Quy trình áp dụng cho việc ban hành văn quy phạm pháp luật Lãnh đạo quan thực - Các phòng ban, đơn vị thuộc trực thuộc áp dụng quy trình trình tham mưu xây dựng ban hành văn QPPL liên quan đến chức năng, nhiệm vụ phòng mình * Lưu đồ việc soạn thảo ban hành văn Ủy ban nhân dân huyện Mường La STT Trách nhiệm Trình tự cơng việc Lãnh đạo phịng, ban chun mơn Văn phịng UBND huyện Xác định nhu cầu Tổng hợp nhu cầu trình Lãnh đạo Mô tả/Biểu mẫu 2.4.2.1 2.4.2.2 2.4.2.3 Phê duyệt Chủ tịch/ Phó Chủ tịch 2.4.2.4 Lãnh đạo phịng, ban chun mơn Phân công xây dựng văn Cán phân công Thu thập tài liệu liên quan Cán phân công Xây dựng dự thảo 2.4.2.5 2.4.2.6 16 Cơ quan chủ trì, đơn vị liên quan Lấy ý kiến đóng góp hồn thiện dự thảo Thẩm định 2.4.2.7 2.4.2.8 Ban pháp chế 10 Chủ tịch/ Phó Chủ tịch Phê duyệt, ký ban hành Các phận, đơn vị liên quan Tổ chức triển khai, thực Chánh Văn phòng Theo dõi thực đánh giá 11 2.4.2.9 2.4.2.10 2.4.2.11 2.4.2 Giải thích lưu đồ 2.4.2.1 Xác định nhu cầu Hằng năm, với việc xây dựng kế hoạch hoạt động năm, phịng ban có nhu cầu thì xây dựng kế hoạch ban hành văn bản, văn quy phạm pháp luật theo biểu mẫu BM.TP.01.01,… để xây dựng kế hoạch thực tiễn công tác quản lý thời gian qua, định hướng phát triển năm tiếp theo, yêu cầu quan cấp trên, đời văn cấp cao (luật, nghị định, thơng tư,…) cần có văn cấp để triển khai thực Cần xác định rõ nhu cầu cần ban hành loại văn gì, tên văn bản, phòng chủ trì soạn thảo, phòng phối hợp, thời gian ban hành Lãnh đạo phòng, ban chịu trách nhiệm kiểm tra tính đầy đủ, xác loại văn cần tham mưu trước gửi Lãnh đạo đơn vị Ngồi ra, cịn có nhu cầu ban hành văn quy phạm pháp luật đột xuất 2.4.2.2 Tổng hợp nhu cầu, trình Lãnh đạo Văn phòng tổng hợp nhu cầu trình Lãnh đạo phê duyệt kế hoạch Phê duyệt/ ký ban hành Tổ chức triển khai Theo dõi thực đánh giá hiệu lực xây dựng ban hành văn quy phạm pháp luật Bộ phận Văn phòng tổng hợp nhu cầu từ đơn vị phận, dự thảo kế 17