Tiểu luận môn học kiểm toán hoạt động

Các bên liên quan Quản lý lương hưu Quốc phòngQuản lý lương hưu Quốc phòng chủ yếu dựa trên 4 bộ phận chính bao gồm: i Các Văn phòng Lưu trữ ROs - lưu trữ hồ sơ về thời gian phục vụ tron

ĐẠI HỌC UEH TRƯỜNG KINH DOANH KHOA KẾ TOÁN

TIỂU LUẬNMôn học: Kiểm toán Hoạt động

Giảng viên: Đoàn Văn Hoạt

Mã lớp học phần: 23C1ACC50708204

Nhóm 5:

Trương Tấn Phát - 31211023816 Nguyễn Lê Minh Phước - 31211026076Nguyễn Trần Minh Duy - 31211022092Nguyễn Hữu Minh Nhật - 31211022137Bùi Tố Tuấn Phong - 31211022143Khóa – Lớp: Khóa 47 - AU001

TP HCM, ngày 21 tháng 11 năm 2023

MỤC LỤC

I GIỚI THIỆU CHUNG 5

1 Lương hưu Quốc phòng 5

2 Các bên liên quan Quản lý lương hưu Quốc phòng 5

3 Phạm vi kiểm toán 6

4 Mục tiêu kiểm toán 6

6 Phương pháp kiểm toán 7

6.1 7

6.2 9

6.3 9

6.4 9

6.5 10

6.6 10

CHƯƠNG II: QUẢN LÝ TÀI CHÍNH 11

1 Giới thiệu 11

1.1 11

2 Phân Bổ Ngân sách và Chi Tiêu Cho lương hưu Quốc Phòng 11

2.1 Khoản Tiền Hỗ Trợ lương hưu Quốc Phòng 11

2.2 Khoản Tiền Hỗ Trợ lương hưu Dân Sự 12

3 Việc không đầy đủ trong kế toán cho khoản chi lương hưu 13

3.1 13

3.2 14

3.3 14

3.4 15

4 Kết luận và Đề xuất 15

CHƯƠNG III: ỦY QUYỀN THANH TOÁN LƯƠNG HƯU 16

1 Giới thiệu 16

1.1 16

1.2 16

2 Sự chậm trễ trong việc xử lý và ủy quyền lương hưu 16

3 Trễ Trong Việc Thanh Toán DCRG Do Trễ Trong Việc Phát Hành PPO 18

4 Sự bất thường trong yêu cầu thanh toán lương hưu (PPO) 18

4.1 Phê duyệt cho cả trợ cấp y tế cố định và việc đóng góp cho chương trình y tế cho cựu chiến binh (ECHS) 18

4.2 Phê chuẩn lương hưu bởi PCDA (Navy) Mumbai 19

5 Cần xem xét lại quy trình phê chuẩn lương hưu 19

5.1 19

5.2 19

6 Kết luận và khuyến nghị 20

CHƯƠNG 4: CHI TRẢ LƯƠNG HƯU 22

1 Giới thiệu 22

1.1 22

1.2 22

1.3 22

2 Chi trả thiếu lương hưu 23

3 Chi trả vượt mức lương hưu 24

4 Chi trả hai lần (trùng lặp) 27

5 Trường hợp khác về sai sót trong việc chi trả tiền lương hưu 27

6 Chậm trễ trong việc thu hồi số tiền thanh toán nhiều hơn số tiền thực tế phải trả 28

7 Thiếu sót trong dữ liệu của người hưởng lương hưu 28

8 Việc trả lương hưu bởi các văn phòng trả lương hưu Quốc phòng (DPDO) 30

9 Không khấu trừ thuế thu nhập từ người hưởng lương hưu 31

10 Sự xác minh của life Certificates (không biết dịch… ) 32

11.Ý kiến khác 32

12 Kết luận và kiến nghị 33

CHƯƠNG 5: KIỂM SOÁT NỘI BỘ 34

1 Những điểm yếu kiểm soát trong Văn phòng lưu trữ 34

2 Thiếu sót kiểm soát trong PCDA (P) 35

2.1 Sự khác biệt về số lượng người nghỉ hưu 35

2.2 Những thiếu sót trong kiểm soát kế toán chi tiêu 35

2.3 Kiểm toán thanh toán lương hưu không đầy đủ 36

2.4 Giám sát không đầy đủ các khoản thanh toán vượt mức và thanh toán giả/gian lận 36

2.5 Giám sát không đầy đủ các yêu cầu bồi thường từ bên ngoài của các Quốc gia khác .38

2.6 Khiếu nại của người nghỉ hưu 38

2.7 Phòng giải quyết khiếu nại về lương Adalat 39

3 Điểm yếu kiểm soát trong RBI 39

3.1 Thiếu kiểm soát chi tiêu 39

3.2 Những thiếu sót trong Báo cáo DMA 40

4 Kết luận và khuyến nghị 41

CHƯƠNG 6: NHẬN XÉT 43

I Nhận xét về tổng quát về Báo cáo Kiểm toán Hoạt động: 43

1 Về tổng quan 43

2 Các điểm nổi bật 43

II Nhận xét về Kiểm toán Quy trình Quản lý Tài chính 43

III Nhận xét Kiểm toán Quy trình Phê chuẩn Lương hưu 44

IV Nhận xét về Kiểm toán Quy trình Thanh toán Lương Hưu 44

V Nhận xét về Kiểm toán đánh giá Hệ thống Kiểm soát nội bộ 44

TÀI LIỆU THAM KHẢO 45

PHỤC LỤC 46

I GIỚI THIỆU CHUNG

1 Lương hưu Quốc phòng

Đến tháng 4 năm 2016, lương hưu Quốc phòng được chi trả cho hơn 2,5 triệu người cựu quân nhân với chi phí hàng năm hơn 60.000x10.000.000 Cục tài chính Quốc phòng (DAD) là cơ quan trung tâm quản lý Lương hưu đối với Lực lượng Quốc phòng và các tổ chức khác thuộc Bộ Quốc phòng Phòng kiểm soát Tài chính Quốc phòng (Lương hưu), tại thành phố Allahabad [PCDA (P)]chịu trách nhiệm về việc phê chuẩn, kế toán, kiểm toán, v.v., của lương hưu của nhân viên Lực lượng Quốc phòng cũng như của lực lượng dân sự của ba lực lượng: kỹ sư quân đội, cảnh sát biển, điều dưỡng Quân đội Đối với Không quân và Hải quân, các trường hợp lương hưu được xử

lý bởi Phòng kiểm soát Tài chính Quốc phòng (Không quân), tại New Delhi và Phòng kiểm soát của Tài chính Quốc phòng (Hải quân), tại Mumbai Báo cáo này bao gồm một số đánh giá về độ hiệu quả của hệ thống lương hưu Quốc phòng trong khoảng thời gian từ 2011-2012 đến 2015-

2016

2 Các bên liên quan Quản lý lương hưu Quốc phòng

Quản lý lương hưu Quốc phòng chủ yếu dựa trên 4 bộ phận chính bao gồm: (i) Các Văn phòng Lưu trữ (ROs) - lưu trữ hồ sơ về thời gian phục vụ trong quân ngũ, thông báo Lệnh Xuất Ngũ đến các đơn vị và gửi đề xuất lương hưu đến các cơ quan phê duyệt sau khi hoàn thành thủ tục bao gồm xác minh từ các đơn vị, (ii) Các cơ quan phê chuẩn lương hưu (PSA) - quyền phê duyệt lương hưu và phát hành Yêu cầu Thanh Toán Lương hưu (PPO), (iii) Các cơ quan thanh toán lương hưu (PDA) như Ngân hàng, Văn phòng Thanh toán Lương hưu Quốc phòng (DPDOs),Kho bạc và Bưu điện, ở Kathua chi trả lương hưu và gửi bản ghi chép thanh toán chi tiết đến PCDA (P) - ở Allahabad để kế toán, và (iv) Ngân hàng Dự trữ Ấn Độ (RBI) quản lý số dư tiền mặt của chính phủ, hoàn lại tiền lương hưu cho các ngân hàng chi trả bởi họ và gửi chi tiết thanh toán đến PCDA (P) - thực hiện kế toán chi phí

“Sơ đồ 1” là biểu diễn hệ thống quản lý lương hưu Ngoài việc là cơ quan phê chuẩn lương hưu cho quân đội, PCDA (P) - Allahabad cũng lưu trữ hồ sơ về các trường hợp lương hưu được phê duyệt bởi các cơ quan PSA của Không quân và Hải quân, họ gửi một bản sao của tất cả các PPO được phát ra bởi họ đến PCDA (P) - Allahabad

PCDA (P) - Allahabad là đơn vị chịu trách nhiệm quản lý tất cả các khoản chi trả lương hưu, trừ những khoản được thực hiện bởi các cơ quan thanh toán lương hưu quân đội (DPDOs) gửi thông tin thanh toán đến CDA (Pension Disbursement), Meerut và CDA, Chennai để kế toán.

3 Phạm vi kiểm toán

Cuộc kiểm toán hoạt động quản lý lương hưu Quốc phòng đã được tiến hành với mục tiêu kiểm tra tính hữu hiệu và hiệu quả của việc quản lý lương hưu Quốc phòng Cuộc kiểm toán hoạt động bao gồm giai đoạn từ năm 2011-2012 đến năm 2015-2016 nhưng không bao gồm chương trình One Rank và One Pension (OROP) được chính phủ công bố vào tháng 2 năm 2016

4 Mục tiêu kiểm toán

- Kiểm toán hoạt động tập trung vào:

+ Liệu rằng nguồn ngân sách cho lương hưu Quốc phòng có đủ và việc kế toán chi phí lương hưu

Quốc phòng đã được thực hiện đúng cách (Hữu hiệu);

+ Liệu rằng việc phê chuẩn lương hưu và việc gửi yêu cầu thanh toán lương hưu được thực hiện

kịp thời (Hữu hiệu);

+ Các cơ quan thanh toán lương hưu có đang thanh toán lương hưu đúng cách không (Hiệu quả);

+ Hệ thống kiểm soát nội bộ và hệ thống giải quyết khiếu nại của người hưởng lương hưu có hoạt

động hữu hiệu hay không (Hữu hiệu);

+ Công nghệ thông tin được sử dụng bởi cơ quan phê chuẩn lương hưu và cơ quan thanh toán

5 Tiêu chuẩn kiểm toán

Kiểm toán hoạt động dựa trên các tiêu chuẩn được lấy từ những điều dưới đây:

1.Hướng dẫn chi tiêu ngân sách Nhà nước được ban hành bởi Bộ Tài chính

2 Thông tư và hướng dẫn được ban hành bởi Ngân hàng Dự trữ Ấn Độ

3 Quy định -Vụ tài chính Quốc phòng Phần II, Tập I

4 Quy định - Vụ tài chính Quốc phòng Phần IV, Tập I đến V

5 Quy chế Tài chính Phần I

6 Sổ tay RDR để phân loại các khoản chi trả hưu

7 Quy định Lương hưu Phần I cho Lục quân/ Hải quân/ Không quân

8 Quy tắc CCS ( Dịch vụ công Trung ương)( Lương hưu) 1972

9 Văn bản của Chính phủ Ấn Độ, Bộ Quốc phòng, Bộ phận ESW ( Ex-servicement Welfare- phúc lợi cựu quân nhân) số 17 (4) / 2008 (2)/D(pen)/policy ngày 12/11/2008 và các chỉ thị sửa đổi lương hưu được ban hành từ thời gian này sang thời gian khác

10 Hướng dẫn Thanh toán lương hưu Quốc phòng 2013

11 Kế hoạch Hoạt động hàng năm của Bộ Quốc phòng cho các phiên hội thảo về vấn đề lương hưu

6 Phương pháp kiểm toán

6.1.

Cuộc kiểm toán hoạt động bắt đầu bằng một buổi họp gặp mặt được tổ chức vào tháng 4 năm

2016 tại Bộ Quốc phòng (MoD) Kiểm toán thực nghiệm đã được tiến hành từ tháng 4 đến tháng 9năm 2016 thông qua việc kiểm tra mẫu các số hồ sơ của các ROs, PSAs, PDAs và RBI; thông tin được thu thập thông qua các biên bản kiểm toán và bảng câu hỏi; và phân tích dữ liệu trên các hệ thống máy tính của PDAs và PSAs Một mẫu gồm 300 người hưởng lương hưu, được lựa chọn bằng phương pháp Lấy Mẫu Ngẫu Nhiên Hệ Thống, đã được kiểm tra thử trong quá trình kiểm trathủ công các hồ sơ trong mỗi PDA (cơ quan chi trả lương hưu) được lựa chọn Chi tiết về các đơn

vị đã được kiểm toán và mẫu được lựa chọn để xem xét được liệt kê trong Bảng 1.1 dưới đây

Bảng 1.1 : Bảng chi tiết về đối tượng được kiểm toán và mẫu được chọn

Sl.

No.

Đơn vị được kiểm toán Số

lượng tổng

Được chọn để kiểm toán

Lưu ý

1 Văn phòng lưu trữ (ROs) 54 10 Kiểm tra thời gian dùng để gửi yêu

cầu thanh toán lương hưu ( PPO) đến PBORs và PDAs

2 Cơ quan phê chuẩn lương

hưu (PSA)

-PCDA(P) Allahabad

-PCDA(Navy) Mumbai

-CDA(Air Force) Delhi

03 03 Chịu trách nhiệm phê duyệt lương

hưu Quốc phòng PCDA (P) cũng chịu trách nhiệm làm kế toán và kiểm toán cho tất cả các khoản lương hưu Quốc phòng

Cơ quan thanh toán lương

hưu

(PDAs)

3 -Ngân hàng nhà nước 51 16 Chiếm 74.8% trên tổng số quân nhân

-DPDO/CDA(PD)/ZO(PD) 63 12 Chiếm 18.5% trên tổng số cựu quân

nhân

- Đại sự quán Ấn Độ, Nepal 03 03 Chiếm 3.9 % trên tổng số cựu quân

nhân-Kho bạc Quốc gia 640 08 Chiếm 2.44 % trên tổng số cựu quân

nhân-Bưu điện, Kathua, J&K 01 01 Chiếm 0.2 % trên tổng số cựu quân

nhân

4 Các đơn vị khác:

-RBI

-CGDA

-MoD

03 Các đơn vị cấp cao chịu trách nhiệm

đối với việc đưa ra các chính sách, lập ngân sách, quản lý tiền mặt và kế toán cho lương hưu Quốc phòng

Tota

l

54

6.2.

Công cụ CNTT đã được sử dụng để phân tích dữ liệu điện tử của ROs, PSAs và PDAs Tương

tự, hồ sơ của người hưởng lương hưu và dữ liệu chứng từ điện tử trong 16 (trong số 51) Ngân hàng Nhà nước và 63 DPDOs cũng đã được phân tích Dữ liệu chứng từ điên tử cho giai đoạn 2011-2012 đến 2015-2016 nhận được từ PDAs tại PCDA (P) và chứa 71,531,468 bản ghi đã đượctổng hợp Ngoài ra, dữ liệu của người hưởng lương hưu được đăng ký với ECHS cũng đã được sử dụng cho phân tích Cỡ mẫu của dữ liệu được phân tích được thể hiện trong Bảng 1.2 dưới đây:

Table 1.2 : Cỡ mẫu phân tích

6.4.

Vì tính xác thực của dữ liệu nằm trong tay các cơ quan quản lý dữ liệu nên kết quả của phân tích sẽ cần được xác minh độc lập bởi các cơ quan này trước khi tiến hành hành động thích hợp

Bản báo cáo sơ bộ đã được gửi đến Bộ Quốc phòng vào ngày 30 tháng 12 năm 2016 Một cuộc họp cuối cùng đã được tổ chức vào ngày 23/02/2017 với Cố vấn, Phòng Phúc lợi Cựu quân nhân, Bộ Quốc phòng, các phát hiện kiểm toán chính và các đề xuất kiểm toán đã được thảo luận Những ý kiến của Bộ Quốc phòng, nhận được vào tháng 3 năm 2017, đã được tích hợp vào báo cáo – vào những chỗ áp dụng khả thi, và bản chỉnh sửa của báo cáo đã được gửi đến Bộ Quốc phòng vào ngày 08 tháng 6 năm 2017 Báo cáo này đã được cập nhật thêm để bao gồm phản hồi của Bộ Quốc phòng ngày 28 tháng 6 năm 2017

6.6.

Bộ phận Kiểm toán hoạt động ghi nhận sự hợp tác của các sĩ quan và nhân viên của Bộ Quốc phòng, Bộ Tài khoản Quốc phòng, Bộ Tài chính, Ngân hàng Dự trữ Ấn Độ, các Ngân hàng Công, Văn phòng Kho bạc và Bưu điện được lựa chọn trong kiểm toán

CHƯƠNG II: QUẢN LÝ TÀI CHÍNH

1 Giới thiệu

1.1

Ngân sách Lương hưu Quốc phòng được chuẩn bị bởi PCDA (P) thành hai phần, một phần dành cho người nhận lương hưu Quốc phòng và phần còn lại dành cho người nhận lương hưu dân

sự của Bộ Quốc phòng (MoD) và được gửi đến CGDA ( Tổng cục kế toán Quốc phòng) , người

mà sẽ gửi ước tính về hưu trí Quốc phòng đến MoD và ước tính về hưu trí dân sự đến Văn phòng

Kế toán Hưu trí Trung ương (CPAO), MoF, để được chấp thuận của Quốc hội Biểu đồ 2 dưới đây

mô tả tổng quan ngân sách hưu trí Quốc phòng:

(Note: PBOR-Personnel below Officers Rank, DAD-Defence Accounts Department, BROBorder Roads Organisation, CGO- Coast Guard Organisation, JAKLI- Jammu and Kashmir Light

Infantry)

2 Phân Bổ Ngân sách và Chi Tiêu Cho lương hưu Quốc Phòng

2.1 Khoản Tiền Hỗ Trợ lương hưu Quốc Phòng

Chi tiết về Ngân sách lương hưu Quốc phòng cho các năm 2011-12 đến 2015-16 được cung cấp trong Bảng 2.1 dưới đây:

Bảng 2.1 cho thấy chi tiêu vượt quá của 03 trong tổng số 05 năm từ 2011-12 đến 2015-16 Có những tiết kiệm nhỏ vào các năm 2013-14 và 2015-16 Bộ Quốc phòng cho biết PCDA (P) không thể đảm bảo được nguồn lực đủ trong ngân sách lương hưu Quốc phòng.

2.2 Khoản Tiền Hỗ Trợ lương hưu Dân Sự

Ngân sách lương hưu Dân sự cho các năm 2011-12 đến 2015-16 được thể hiện trong Bảng 2.2dưới đây:

Bảng 2.2: Ước Tính Ngân sách và Chi Tiêu Thực Tế Cho lương hưu Dân Sự

Khoản chi về lương hưu đều vượt mức trong tất cả các năm ngoại trừ năm 2014-15 Bộ Quốc phòng trả lời rằng khoản chi vượt mức/ tiết kiệm nằm trong giới hạn cho phép là 5% của Kế hoạch Tài chính đã được phê duyệt, nhưng không cung cấp bất kỳ bằng chứng nào để chứng minh

sự cho phép của sự chênh lệch năm phần trăm đó

3 Việc không đầy đủ trong kế toán cho khoản chi lương hưu

Thông tin được cung cấp bởi PCDA (P) cho thấy một lượng đáng kể chi lương hưu mỗi năm không được ghi vào khoản chi trả lương hưu của năm đó và chi tiêu của các năm trước đó đang ở dạng "RBI suspense unclassified" (Bảng 2.3 được hiển thị dưới đây), vì các ngân hàng chưa cung cấp cho PCDA (P) các chứng từ thanh toán lương chi tiết cái mà dựa trên đó PCDA sẽ ghi số tiền vào khoản chi tiêu cuối cùng Bộ Quốc phòng cho biết vào cuối mỗi năm tài chính, ít nhất 07 đến

10 phần trăm của các bảng thanh toán lương hưu không được nhận được tại PCDA (P)

Thông tin được cung cấp bởi PCDA (P) cũng cho thấy rằng số tiền trong mục "suspense" được chuyển tiếp qua nhiều năm, như có thể thấy trong Bảng 2.4 dưới đây:

Bảng 2.4: Phân loại của "RBI Suspense (unclassified)" vào cuối năm 2014-15

3.1

Số dư nợ trong mục "suspense" cho thấy rằng chi tiêu được ghi vào tài khoản của chính phủ không phản ánh đúng hình ảnh về chi tiêu trong năm tương ứng

3.2

Đánh giá của Bộ phận Kiểm toán hoạt động chỉ ra rằng một phần của vấn đề này có thể được truy vết đến hệ thống mà Ngân hàng Dự trữ Ấn Độ (RBI) đã đề ra để hoàn trả số tiền đã chi trả bởi các ngân hàng Cho đến tháng 3 năm 2007, các ngân hàng được hoàn trả số tiền họ đã chi trả cho "Kế hoạch Thanh toán lương hưu cho người hưởng lương hưu Quốc phòng bởi Ngân hàng dựtrữ Ấn Độ" được Bộ Quốc phòng triển khai từ ngày 01 tháng 01 năm 1987 Trong kế hoạch này, RBI hoặc Ngân hàng Nhà nước Ấn Độ (SBI) hoặc các chi nhánh của nó thực hiện giao dịch doanhnghiệp của chính phủ và chịu trách nhiệm kiểm tra bảng thanh toán lương hưu nhận được từ các ngân hàng, hoàn trả cho họ số tiền thuần của lương hưu đã chi trả bởi họ và gửi một bản sao của biên nhận nợ kèm theo bảng thanh toán lương gốc nhận được từ các ngân hàng đến PCDA (P) để

kế toán RBI đã sửa đổi kế hoạch này kể từ ngày 01 tháng 04 năm 2007, giới thiệu Hệ thống một cửa sổ, trong đó việc hoàn trả chỉ được thực hiện bởi Bộ phận Tài khoản Trung ương (CAS) của RBI tại Nagpur và các ngân hàng đại lý được yêu cầu gửi chứng từ thanh toán lương hưu trực tiếpđến PCDA (P) Theo thỏa thuận này, PCDA (P) ban đầu ghi nhận các thanh toán, theo sự hướng dẫn của RBI, trong mục "RBI Suspense Unclassified", để được giải quyết khi nhận được bảng thanh toán lương hưu từ các ngân hàng thanh toán Vì hệ thống mới đã cho phép các ngân hàng nhận được sự hoàn trả từ RBI dựa trên thông báo mà họ đã gửi đến RBI, bất kể họ đã gửi chứng

từ thanh toán lương hưu đến PCDA (P) hay không, do đó có ít động lực cho các ngân hàng gửi chứng từ thanh toán lương hưu đến PCDA (P) đúng hạn Hệ thống mới này dẫn đến sự kiểm soát yếu kém của RBI lẫn PCDA về việc gửi bảng thanh toán bởi ngân hàng

"suspense" được giải quyết trong năm 2015-16 Vấn đề này đã được nêu lên trong Báo cáo của Cơ quan Kiểm toán và Kiểm soát (CAG) về Tài khoản Chính phủ Liên bang 2014-15

như đã nêu trong Đoạn 4.14 của Báo cáo Kiểm toán Số 50 năm 2015 (Kiểm toán Tài chính)

 Vì việc hoàn trả được thực hiện bởi RBI thông qua việc vận hành số dư tiền mặt của chính phủ, bất kỳ hoàn trả nào được thực hiện cho các ngân hàng dựa trên các yêu cầu không chính xác sẽ không chỉ ảnh hưởng đến số dư tiền mặt của chính phủ mà còn không được phát hiện cho đến khi bảng cuộn thanh toán được gửi đến và được kiểm tra bởi PCDA

3.4.

Do ngân hàng chi trả lương hưu thông qua Hệ thống Ngân hàng Cơ bản Tự động của họ, việc tạo và gửi bảng thanh toán trong thời gian ngắn sau khi chi trả có thể được đảm bảo Điều này sẽ đồng thời đảm bảo rằng chi phí chi trả lương hưu trong bất kỳ năm nào sẽ được ghi nhận trong năm đó vì tài khoản Chính phủ vẫn mở để ghi chi phí sau khi năm kết thúc Điều này cũng sẽ đảmbảo rằng PCDA (P) có thể kiểm tra bảng cuộn một cách kịp thời để xác định bất kỳ lỗi nào của sự

bỏ sót và thực hiện, bao gồm cả việc thanh toán thiếu và thanh toán thừa

Đề xuất rằng Bộ Quốc phòng nên hợp tác với Ngân hàng Dự trữ Ấn Độ (RBI) để xem xét hướng dẫn của RBI năm 2007 và tích hợp các động cơ/động cản đủ để đảm bảo rằng các ngân hàng đều đặn và đúng hạn gửi bảng cuộn thanh toán đến PCDA (P) Điều này có thể thực hiện theo hai cách:

 RBI nên thực hiện việc hoàn trả cho các ngân hàng với điều kiện có bằng chứng về việc gửi bảng thanh toán tới PCDA (P), ví dụ: biên nhận điện tử hoặc xác nhận tải lên báo cáo

 Hoặc, RBI nên đưa ra các biện pháp hạn chế tài chính đối với việc không gửi chứng từ thanh toán điện tử đến PCDA (P), ví dụ như khấu trừ một tỷ lệ nhất định của số tiền hoàn trả như là mức phạt cho việc không gửi các bảng thanh toán trước đó

Bộ Quốc phòng (Tháng 6 năm 2017) đã đồng ý với các đề xuất này.

CHƯƠNG III: ỦY QUYỀN THANH TOÁN LƯƠNG HƯU

1 Giới thiệu

1.1

Các Văn phòng Lưu trữ (ROs) là nơi lưu trữ thông tin liên quan đến các quân nhân dưới cấp sĩquan Cơ quan này chịu trách nhiệm đề xuất lương hưu thông qua các quyết định Xuất ngũ được gửi đến các Đơn vị quân đội, nhận tài liệu đã hoàn chỉnh từ các Đơn vị quân đội trước tám tháng (Lục quân), nhận xác nhận từ PAO (OR) về giấy chứng nhận chi lần cuối (LPC) kèm theo bảng

dữ liệu, cuối cùng gửi những giấy tờ này đến các cơ quan phê chuẩn lương hưu tương ứng (PSA)

và gửi PPO đến người nhận lương hưu và các cơ quan chi trả lương hưu (PDAs) sau khi chúng được nhận từ PSA Trong trường hợp của lục quân, đơn vị có liên quan gửi tới Văn phòng Lưu trữbản xuất ngũ của cá nhân, cùng với các giấy tờ liên quan khác như Báo cáo Kiểm tra Y tế và thông tin về đề quyết định bổ nhiệm,

2 Sự chậm trễ trong việc xử lý và ủy quyền lương hưu

(i) Tại Văn phòng Ghi chép Trung đoàn JAT, Bareilly, hồ sơ lương hưu đã được nhận muộn

từ các đơn vị trong 81 trường hợp trên tổng số 94 trường hợp nhận được vào tháng 2 năm 2015 vàtrong 95 trường hợp trên tổng số 127 trường hợp nhận được vào tháng 2 năm 2016

(ii) Tại Văn phòng Ghi chép Trung đoàn JAT, Bareilly, 26.77% PPO trong năm 2011-12 và 32.27% PPO trong năm 2012-13 được gửi đi sau ngày xuất ngũ Ngày gửi không được ghi chép lại trong cột quy định của Bảng theo dõi tiến trình PPO cho các năm 2013-14 đến 2015-16, vì vậy không thể xác định được mức độ trễ

(iv) Tại văn phòng lưu trữ ASC (phía nam), Bangalore và văn phòng lưu EME Secunderabad,trong số 1040 và 985 trường hợp được kiểm tra, lần lượt có 762 và 736 trường hợp chưa giải quyết đến ngày 31 tháng 8 năm 2016 để hoàn tất yêu cầu trợ cấp gia đình, vì thiếu thông tin từ người thụ hưởng chính (NOK)

(v) Tại Sở cựu chiến binh không quân (DAV)11, New Delhi, trong số 21,340 PPOs nhận từ PSA, tức là JCDA (AF) từ năm 2011-12 đến 2015-16, 6658 PPOs (31.20%) được nhận sau ngày xuất ngũ của người hưởng lương hưu Phân tích về sự chậm trễ trong việc nhận biên lai từ PSA sau ngày xuất ngũ được thể hiện trong Biểu đồ 3 dưới đây:

Biểu đồ 3: Sự trễ tại DAV trong việc nhận và gửi đi PPO sau ngày xuất ngũ

(vi) Trong số 225 PPO được kiểm tra, tất cả 216 PPO được nhận ở DAV trước ngày xuất ngũ

đã được gửi đến PDAs và người lương hưu sau ngày xuất ngũ DAV quy việc chậm trễ này là do gửi hồ sơ muộn từ các Văn phòng lưu trữ không quân (AFRO) do các giám sát được đặt ra bởi CDA (AF), việc nhận chậm hồ sơ lương hưu từ các đơn vị quân đội và các giám sát được đặt ra bởi các cơ quan kiểm toán (Bộ Quốc phòng)

Bộ Quốc phòng khẳng định rằng đã ban hành quy định (tháng 11 năm 2013) đến ROs về việc nộp đơn yêu cầu đến các PSA từ rất sớm trước ngày xuất ngũ/ngày nhận lương Tuy nhiên, các kết quả kiểm toán cho thấy rằng những quy định đó không được áp dụng trong những trường hợp trên.

3 Trễ Trong Việc Thanh Toán DCRG Do Trễ Trong Việc Phát Hành PPO

Đoạn 49 của Quy định lương hưu cho Lục quân, Phần II quy định rằng nếu việc thanh toán Tiền thưởng lương hưu trong trường hợp nghỉ hưu thông thường đã được phê chuẩn sau ba tháng

kể từ ngày xuất ngũ, có thể được phép thanh toán lãi suất vượt quá thời kỳ ba tháng kể từ ngày xuất ngũ; và trong tất cả các trường hợp đã thanh toán lãi suất, cần thực hiện để xác định trách nhiệm về sự trễ trong việc thanh toán Tiền thưởng và thực hiện biện pháp kỷ luật đối với các quanchức chịu trách nhiệm Bộ phận Kiểm toán hoạt động nhận thấy rằng trong số 21,340 PPO được phát hành tại DAV từ ngày 01/04/2011 đến ngày 31/03/2016, có 237 PPO được phát hành sau hơn

ba tháng kể từ ngày xuất ngũ (DOD), gây ra không chỉ khó khăn tài chính cho người hưu trí, mà còn có nguy cơ phải chịu trách nhiệm về lãi suất do việc thanh toán tiền thưởng bị trễ

4 Sự bất thường trong yêu cầu thanh toán lương hưu (PPO)

4.1 Phê duyệt cho cả trợ cấp y tế cố định và việc đóng góp cho chương trình y tế cho cựu chiến binh (ECHS)

Các cựu chiến binh được xuất ngũ vào hoặc sau ngày 1/4/2003 phải bắt buộc trở thành thành viên của Chương trình Y tế có đóng góp tiền lương (ECHS) và không được phép nhận Trợ cấp y

tế cố định (FMA) Những người hưởng lương hưu hiện tại chọn ECHS cũng sẽ không được nhận FMA

Cuộc kiểm toán thử nghiệm của Bộ phận Kiểm toán hoạt động đã phát hiện ra rằng Trợ cấp y

tế cố định (FMA) đã được phê duyệt ngay cả khi người hưởng lương hưu đã chọn ECHS trong sáu PPOs được phát hành bởi PCDA (P) và năm PPOs được phát hành bởi JCDA (AF)

Bộ Quốc phòng (MoD) đã tuyên bố rằng các biện pháp kiểm tra tính hợp lệ đã được áp dụng để ngăn chặn việc thông báo đồng thời cả FMA và khoản đóng góp ECHS Tuy nhiên, phân tích dữ liệu mềm của PCDA (P) cppho thấy rằng PCDA (P) đã chấp thuận cả FMA và ECHS trong 2.579 trường hợp, điều này cho thấy rằng các biện pháp kiểm tra tính hợp lệ cần phải được xác nhận lại

và tiến hành xác minh thêm trong các trường hợp được xác định để đảm bảo không dẫn đến việc hưởng lợi ích kép.

4.2 Phê chuẩn lương hưu bởi PCDA (Navy) Mumbai

Khoản trợ cấp vật giá không được phép đưa vào phụ cấp cấp bậc (classification allowance) khi tính toán khoản Tiền trợ cấp khi về hưu/qua đời (DCRG) Hồ sơ của 606 người hưởng lương hưu hải quân (thuỷ thủ nghỉ hưu sau năm 2006) tại Principal CDA (Navy), Mumbai tiết lộ rằng có

56 trường hợp khoản trợ cấp vật giá được tính vào phụ cấp cấp bậc khi đang tính lương cho khoảnDCRG Principal CDA (Navy), Mumbai tuyên bố rằng các PPOs sửa đổi sẽ được phát hành trong những trường hợp đó Việc thu hồi số tiền đã trả vượt mức trong những trường hợp hợp này cần được theo dõi

5 Cần xem xét lại quy trình phê chuẩn lương hưu

 Tương tự, trong Hải quân, một trường hợp lương hưu đi qua bốn cơ quan và sáu giai đoạn trước khi đến tay PDAs và người hưởng lương hưu; thời gian quy định cho điều này là mười hai tháng (Phụ lục-4C)

Bộ phận Kiểm toán hoạt động cũng ghi nhận rằng đối với PBORs (nhân viên dưới cấp sĩ quan), các PPOs được gửi bởi PSAs (cơ quan phê chuẩn lương hưu) đến ROs (văn phòng Lưu trữ)

để chuyển đến PDAs (cơ quan chi trả lương hưu) và người hưởng lương hưu, trong khi đối với các sĩ quan, PSAs gửi PPOs trực tiếp đến PDAs

Bộ phận Kiểm toán hoạt động đã quan sát thấy rằng thông tin được chuyển thủ công từ RO đến PCDA (P) trong các bảng dữ liệu kèm LPC, ở dạng bản cứng cũng như CDs, nơi nó được chuyển đến hệ thống PCDA’s sau khi kiểm tra bản cứng Sau khi nhận được từ PCD (P), các PPOs được gửi thủ công bởi ROs đến PDAs và người hưởng lương hưu Tương tự, sau khi nhận bản cứng của PPOs, PDAs sao chép dữ liệu thủ công vào hệ thống của họ để xây dựng cơ sở dữ liệu của hồ sơ khách hàng bao gồm những thông tin cơ bản cần thiết để thanh toán lương hưu cho người hưởng lương hưu Không có bất kì một kết nối trực tuyến nào giữa ROs, PSAs và PDAs,

ba trụ cột quan trọng nhất của hệ thống quản lý lương hưu trong Quốc phòng Hệ thống này khôngchỉ không hiệu quả, tốn thời gian mà còn dễ phạm lỗi sai sót khi sao chép tại các giai đoạn khác nhau Nếu kết nối trực tuyến, cùng với những biện pháp phù hợp để kiểm tra tính hợp lệ, luồng thông tin có thể nhanh chóng và hiệu quả hơn Nó cũng sẽ bảo đảm rằng chỉ dữ liệu đã được xác thực mới được chuyển từ điểm xuất phát (RO) đến điểm đích (PDA), mà không có bất cứ sự can thiệp thủ công nào các điểm khác trong chuỗi truyền tin này Kết nối trực tuyến của ba trụ cột và luồng thông tin đã được xác thực tự động ở chế độ an toàn sẽ loại bỏ nhu cầu nhập dữ liệu tại nhiều điểm và các lỗi sai sót khi sao chép

Bộ Quốc phòng đã tuyên bố rằng các biện pháp đề xuất về kết nối trực tuyến, luồng thông tin

tự động,… đang được thực hiện và một đơn đề nghị mời thầu đã được phát hành

6 Kết luận và khuyến nghị

Quá trình phê chuẩn lương hưu Quốc phòng dường như có một số điểm không hiệu quả bao gồm những thủ tục kéo dài, thiếu sự giám sát cần thiết và thiếu một chuỗi truyền thông tin tích hợp giữa các bên liên quan cho phép luồng thông được xác nhận tự động, tránh khỏi sai sót do ghichép thủ công Khi đã giải quyết được những điểm không hiệu quả này sẽ cải thiện đáng kể tính hiệu quả và hữu hiệu của hệ thống quản lý lương hưu Quốc phòng

Trong những năm qua, quá trình phê chuẩn lương hưu ở phía dân sự đã được đơn giản hóa đáng kể và quyền xét duyệt lương hưu đã được uỷ quyền cho các trưởng phòng/ban Vấn đề cần được kiểm tra kỹ hơn là xem xét liệu rằng có thể tích hợp một số phương pháp tốt nhất từ phê chuẩn lương hưu ở phía dân sự vào quá trình phê chuẩn lương hưu Quốc phòng, nhằm cải thiện cho quá trình trở nên đơn giản và hiệu quả hơn Bộ Quốc phòng tuyên bố rằng lương hưu Quốc

chuẩn lương hưu Hơn nữa, Viện Quản trị Thông minh Quốc gia (NISG), được bổ nhiệm làm tư vấn để xem xét quá trình xét duyệt và chi trả lương hưu, cũng không đưa ra đề xuất là nên phân quyền.

Dựa trên những điều đã nêu trên, đề xuất được đưa ra:

 Hệ thống giám sát hiện tại cho việc phê chuẩn lương hưu cần phải được củng cố Cần phải thắt chặt thời gian quy định cho quy trình giải quyết lương hưu cũng như gửi các PPOs đến những người hưởng lương hưu và đến các PDAs

 Ngoài nghiên cứu của NISG, thủ tục hiện tại của việc phê chuẩn lương hưu cần được xem xét bởi một cơ quan chuyên gia để xem xét xem liệu có cách nào đơn giản hoá để làm quy trình tinh gọn và tiết kiệm thời gian hơn Về phía lương hưu dân sự, các trưởngphòng được uỷ quyền để xét duyệt lương hưu và Văn phòng Kế toán lương hưu Trung ương hoạt động như một cầu nối giữa các phòng ban và ngân hàng Nếu có thể áp dụng những cách tương tự trên cho lương hưu Quốc phòng sẽ tạo ra quy trình với những thủ tục đơn giản hơn

 Ba trụ cột chính – ROs, PSAs và PDAs, cần được kết nối trực tuyến , cho phép dòng thông tin tự động trong chuỗi truyền thông, với các biện pháp kiểm tra xác thực và bảo mật đúng đắn, đảm bảo rằng chỉ có dữ liệu đã được xác thực mới được chuyền từ ROs đến PSAs và từ PSAs đến PDAs ở chế độ bảo mật

 PSAs nên phát triển hệ thống để PPOs điện tử trực tiếp đến PDAs mà không cần phải chuyển thông qua ROs Điều này sẽ giảm đáng kể thời gian gửi PPOs đến PDAs và tiết kiệm thời gian đáng kể của PDAs trong việc ghi chép thủ công dữ liệu PPOs vào hệ thống của họ - việc dễ gây ra sai sót khi ghi chép Dự án PPOs điện tử của PCDA (P) nên được triển khai một cách nhanh chóng

 Hệ thống tự động được đề xuất nên tạo ra một hệ thống quản lý thông tin (MIS) để theodõi tốt hơn sự chậm trễ ở mỗi giai đoạn của quá trình xử lý lương hưu Điều này sẽ tạo điều kiện cho cho việc can thiệp kịp thời và tập trung

CHƯƠNG 4: CHI TRẢ LƯƠNG HƯU

1 Giới thiệu

1.1

Lương hưu được chi trả thông qua các cơ quan thanh toán lương hưu (PDAs) bao gồm ngân hàng, văn phòng thanh toán lương hưu Quốc phòng (DPDOs), kho bạc, văn phòng thanh toán chi phí (PAOs) và bưu điện, Kathua Đa số người hưởng lương hưu nhận tiền lương hưu thông qua ngân hàng (khoảng 74,8%) hoặc DPDOs (18,5%) Các ngân hàng đã thành lập trung tâm xử lý lương hưu tập trung (CPPCs), đây là điểm tập trung trong mỗi ngân hàng để giải quyết các vấn đề

về lương hưu

1.2.

Theo thỏa thuận hiện tại, các ngân hàng chi trả tiền lương hưu từ nguồn vốn của họ và yêu cầuhoàn lại từ Ngân hàng Dự trữ Ấn Độ (RBI) mỗi ngày Họ phải gửi Biên bản Chi trả Tiền lương hưu chi tiết đến PCDA (P) để hạch toán các khoản chi Các ngân hàng cũng được ủy quyền sửa đổi số tiền lương hưu dựa trên các hướng dẫn của chính phủ ban hành qua các năm RBI trả hoa hồng cho các ngân hàng dựa trên số giao dịch họ xử lý Các DPDOs thực hiện thanh toán bằng cách trực tiếp vận hành tài khoản chính phủ Phần mềm Aashraya được sử dụng bởi DPDOs hỗ trợ cho việc thanh toán tiền lương hưu và chứa cơ sở dữ liệu điện tử về tiền lương hưu được chi trả bởi DPDOs Các khoản chi trả được thực hiện bởi các PDAs khác như kho bạc và Bưu điện, Kathua sẽ được điều chỉnh sau thông qua Accountants General (A&E) hoặc Cục trưởng (Tổng Cục bưu điện)

1.3

Bộ phận Kiểm toán hoạt động đã kiểm tra việc chi trả lương hưu đã qua kiểm duyệt tại 16 CPPCs của các ngân hàng công, 10 DPDOs của Cục tài chính Quốc phòng và 8 văn phòng kho bạc của các bang nhằm mục tiêu kiểm tra việc chi trả lương hưu đúng hạn và chính xác Mẫu vật chất bao gồm ít nhất 300 trường hợp từ mỗi PDA Ngoài ra, lượng lớn dữ liệu mềm được duy trì bởi 16 CPPC và 63 DPDO được phân tích bằng các kỹ thuật phân tích dữ liệu Các phát hiện sẽ được trình bày trong các bảng sau