Nếu khôngcó những kỹ năng giao tiếp hiệu quả, người quản lý hoặc điều hành cấp cao sẽ thiếu sựtự tin khi trao đổi với cấp trên và sẽ gặp nhiều khó khăn để điều hành đội ngũ nhânviên dưới
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC THĂNG LONG -o0o - BÀI TIỂU LUẬN MÔN KỸ NĂNG LÃNH ĐẠO ĐỀ TÀI: Kỹ giao tiếp nhà lãnh đạo, quản lý Các nhà lãnh đạo, quản lý Việt Nam cần có kỹ giao tiếp để điều hành doanh nghiệp hiệu Tiểu luận môn học Gv: Ts Nguyễn Thị Thanh Trì Họ Tên Nguyễn Văn Hải Tạ Tương Huy MSV A34238 A34420 Hà Nội - 2021 Mức độ đóng góp 100% 100% MỤC LỤC PHẦN GIAO TIẾP TRONG LÃNH ĐẠO .1 1.1 Khái niệm giao tiếp 1.2 Ý nghĩa giao tiếp lãnh đạo .1 1.3 Vai trò giao tiếp lãnh đạo 1.4 Đặc điểm giao tiếp lãnh đạo tổ chức 1.4.1 Tính mục đích định hướng: 1.4.2 Tính tổ chức cơng khai: 1.4.3 Tính phức tạp: 1.4.4 Tính chuẩn mực liên tục: 1.5 Nghệ thuật giao tiếp người lãnh đạo PHẦN NỘI DUNG CỦA KỸ NĂNG GIAO TIẾP TRONG LÃNH ĐẠO 2.1 Quá trình giao tiếp .6 2.2 Các rào cản giao tiếp Tiểu luận mơn học 2.2.1 Văn hóa, kiến thức, ý kiến chủ quan 2.2.2 Tiếng ồn 2.2.3 Bản thân 2.2.4 Nhận thức 2.2.5 Thông điệp .7 2.2.6 Môi trường 2.2.7 Hạn chế .7 2.2.8 Căng thẳng 2.3 Chủ động lắng nghe 2.4 Phản hồi 2.5 Hành vi phi ngôn ngữ giao tiếp PHẦN QUẢN TRỊ GIAO TIẾP CỦA NHÀ LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ TRONG DOANH NGHIỆP .11 3.1 Chiến lược giao tiếp 11 3.1.1 Thứ tự giao tiếp 11 3.1.2 Nội dung giao tiếp .11 3.1.3 Chiều giao tiếp 11 3.1.4 Đào tạo giao tiếp .11 3.1.5 Ngân sách giao tiếp 11 3.1.6 Đánh giá chất lượng giao tiếp 11 3.2 Đối tượng giao tiếp 12 3.3 Phương tiện giao tiếp 12 3.4 Nội dung giao tiếp .14 3.4.1 Tầm nhìn sứ mệnh 14 3.4.2 Chính sách, nội quy hoạt động 15 3.4.3 Quy trình cơng việc 15 3.4.4 Giao tiếp thường nhật 15 PHẦN GIAO TIẾP TRONG LÃNH ĐẠO CỦA DOANH NHÂN TRƯƠNG GIA BÌNH .16 PHẦN KẾT LUẬN VÀ TRẢ LỜI CÂU HỎI 18 Tiểu luận môn học LỜI MỞ ĐẦU Hệ thống giao tiếp tổ chức giống hệ thống mạch máu thể người Khơng có hệ thống tổ chức vận động tồn Ở phạm vi xã hội, giao tiếp tảng cho tồn phát triển xã hội, sở cho hình thành phát triển nhân cách người Để dẫn dắt người khác, bạn phải chứng tỏ kỹ giao tiếp hiệu Nếu khơng có kỹ giao tiếp hiệu quả, người quản lý điều hành cấp cao thiếu tự tin trao đổi với cấp gặp nhiều khó khăn để điều hành đội ngũ nhân viên quyền họ Người quản lý giao tiếp tốt có nhiều khả trở thành người giải vấn đề tốt, kỹ cần thiết để hoạt động tốt môi trường làm việc chuyên nghiệp, với nhiều nhân viên người nước ngồI Những nhân viên có khả giao tiếp lời nói văn có xu hướng dễ thăng tiến công ty Để dẫn dắt người khác, bạn phải chứng tỏ kỹ giao tiếp hiệu Nếu khơng có kỹ giao tiếp hiệu quả, người quản lý điều hành cấp cao thiếu tự tin trao đổi với cấp gặp nhiều khó khăn để điều hành đội ngũ nhân viên quyền họ Tiểu luận mơn học Người quản lý giao tiếp tốt có nhiều khả trở thành người giải vấn đề tốt, kỹ cần thiết để hoạt động tốt môi trường làm việc chuyên nghiệp, với nhiều nhân viên người nước Nhiều khảo sát rằng, kỹ giao tiếp thuộc tính cần thiết nhà quản trị, định thành cơng cơng việc thành đạt nghiệp, đặc biệt với người lãnh đạo Kỹ liên quan tới nhiều hoạt động, từ kỹ viết đến kỹ nói, kết hợp với tư thế, cử chỉ, động tác để diễn tả quan điểm mục đích vấn đề muốn đề cập Người ta thấy rằng, có 80% thời gian nhà quản trị dùng cho giao tiếp lời Hầu hết nhà quản trị thường gặp vấn đề giao tiếp Tuy nhiên, họ thường không nhận cố tình khơng thừa nhận giao tiếp hiệu Vì vậy, lợi ích giao tiếp, định thành công quản trị, dường bị nhà quản trị bỏ qua họ không cảm thấy cấp thiết phải nâng cao trình độ kỹ giao tiếp Trang PHẦN GIAO TIẾP TRONG LÃNH ĐẠO 1.1 Khái niệm giao tiếp Giao tiếp trình tiếp xúc tâm lý người định xã hội nhằm trao đổi thông tin, tình cảm, hiểu biết, vốn sống… tạo nên ảnh hưởng, tác động qua lại để người đánh giá, điều chỉnh phối hợp với cơng việc Giao tiếp q trình người ý thức mục đích, nội dung phương tiện cần đạt tiếp xúc với người khác Giao tiếp quan hệ mang tính xã hội, người vừa chủ thể, vừa khách thể giao tiếp 1.2 Ý nghĩa giao tiếp lãnh đạo Kỹ giao tiếp tốt chìa khóa để đạt thành công sống, công việc mối quan hệ Nếu khơng có thơng tin liên lạc hiệu quả, tin nhắn biến thành nhầm lẫn, hiểu lầm, gây thất vọng, chí thảm họa bị hiểu sai Thơng qua giao tiếp vói đối tượng quản lý mà chủ thể quản lý xây dựng mối quan hệ với người khác, với tập thể, tạo gắn bó chặt chẽ cấp cấp dưói, chủ thể quản lý đối tượng quản lý, góp phần hồn thiện nhân cách, nâng cao uy tín, phong cách người lãnh đạo Đồng thời qua cịn hình thành kĩ kĩ xảo, nghệ thuật ứng xử công tác lãnh đạo, quản lý Tiểu luận môn học Nhờ giao tiếp với cấp mà chủ thể lãnh đạo quản lý hiểu tâm tư nguyện vọng, tình cảm, ý chí, lực, thói quen họ Từ lựa chọn, bố trí xếp, đề đạt, bổ nhiệm, phân công công việc phù hợp với người để sử dụng họ cách tốt nhằm nâng cao suất lao động cá nhân tổ chức Giao tiếp điều kiện tất yếu cho tồn phát triển mồi người Vì để hồn thiện nhân cách, mồi người cần phải tích cực tham gia vào hoạt động đa dạng, tích cực gia nhập vào mối quan hệ giao tiếp lành mạnh, biết né tránh nhũng mối quan hệ giao tiếp không lành mạnh Dám nhìn thẳng vào khuyết điểm phải dũng cảm sửa chữa khuyết điểm để trở thành người hồn hảo 1.3 Vai trị giao tiếp lãnh đạo Trong sống đại ngày nay, xã hội ngày phát triển, đời sống người ngày cải thiện, thế, việc tương tác với người xung quanh việc khơng thể tránh khỏi Chính thế, giao tiếp việc vơ quan trọng cá nhân, đặc biệt người lĩnh vực kinh doanh Trang Giao tiếp điều kiện bảo đảm cho tồn phát triển công ty, doanh nghiệp Doanh nghiệp, cơng ty cịn tập hợp người có mối quan hệ ảnh hưởng qua lại với Chúng ta thử hình dung xem xã hội người tồn khơng có kết nối với nhau, cá nhân biết mà khơng biết, bỏ lơ, khơng có mối liên lạc với người xung quanh? không đơn giản môi trường mà tập hợp rời rạc cá nhân đơn lẻ, kết nối chặt chẽ với tập thể điều kiện để giúp cho doanh nghiệp, công ty tăng trưởng Đối với nhà lãnh đạo, quản lý, giao tiếp nhu cầu Trong hoạt động điều hành quản lý, giao tiếp có mặt tất khâu hoạt động quản lý (trực tiếp hay gián tiếp) Có thể nói, phần lớn thời gian ngày làm việc người lãnh đạo, quản lý dành cho việc giao tiếp với người khác, với đơn vị Việc hoàn thành nhiệm vụ họ phụ thuộc nhiều vào hoạt động này: - Giao tiếp công cụ quan trọng giúp nhà quản lý điều hành, đạo hoạt động tổ chức - Giao tiếp hội để nhà quản lý tạo ảnh hưởng thể trội so với nhà quản lý khác, làm cho cấp “tâm phục, phục” mà hành động theo đạo nhà quản lý - Giao tiếp sở để đánh giá lực phẩm chất người lãnh đạo, quản lý Tiểu luận mơn học Khơng thể nói tơi người lãnh đạo có lực mà giao tiếp vụng về, thiếu tự tin, tác động đến người khác nào, khơng biết trình bày cách lôgic, rõ ràng ý kiến, quan điểm mình, lúc phụ thuộc vào văn 1.4 Đặc điểm giao tiếp lãnh đạo tổ chức 1.4.1 Tính mục đích định hướng: Hoạt động quản lý hoạt động có tính mục đích, có chương trình mục tiêu Vì vậy, giao tiếp tổ chức phải có mục đích Trong quản lý, hoạt động giao tiếp phải hướng tới mục tiêu định giao tiếp “tầm phào”, vô bổ Giao tiếp tổ chức phải hướng tới việc phục vụ đạt mục tiêu tổ chức đáp ứng nhu cầu đáng thành viên tổ chức Các nỗ lực giao tiếp hướng vào việc thực chức năng, nhiệm vụ cá nhân, đơn vị Trong họp, việc cung cấp thông tin, chia sẻ quan điểm hay tranh luận nhằm đưa định quản lý Ngay cá nhân nói chuyện với cách khơng thức q trình làm việc, cho dù có lúc Trang vượt khỏi khn khổ công việc, xoay quanh khía cạnh cơng việc đơn vị 1.4.2 Tính tổ chức công khai: Giao tiếp tổ chức có tính tổ chức cao Việc trao đổi thơng tin đưa vào kế hoạch, chương trình hành động cá nhân tổ chức Đồng thời cá nhân, tổ chức thực thu nhận hay truyền đạt thông tin phạm vi chức năng, nhiệm vụ Đặc điểm cơng khai bao gồm hai khía cạnh Một là, hoạt động giao tiếp công vụ diễn địa điểm công cộng, bao gồm có cơng sở Hai là, giao tiếp quản lý hướng tới việc công khai mục tiêu, quy trình, thủ tục cách thức hoạt động tổ chức 1.4.3 Tính phức tạp: Đa dạng, phức tạp đặc tính quan trọng giúp phân biệt giao tiếp tổ chức với hình thức giao tiếp khác xã hội Nó xuất phát từ phạm vi hoạt động tổ chức công, đa dạng, phức tạp đối tượng phục vụ 1.4.4 Tính chuẩn mực liên tục: Hoạt động giao tiếp hành tổ chức phải dựa sở pháp luật tuân thủ quy định pháp luật Tính chuẩn mực cịn thể hình thức giao tiếp Giao tiếp hành khơng thể giao tiếp luộm thuộm, tùy tiện, xuê xoa, gia đình chủ nghĩa; thái độ cửa quyền, hách dịch, ban ơn, vịi vĩnh… Giao tiếp hành tổ chức phải hướng tới chuẩn mực văn hóa, văn minh, lịch sự… Tiểu luận mơn học 1.5 Nghệ thuật giao tiếp người lãnh đạo Việc uy tín trước nhân viên, cấp ác mộng nhà lãnh đạo Chỉ cần lần lỡ lời hay thiếu sót dù nhỏ làm tan biến lịng tin ủng hộ họ thân Lời khuyên dành cho lãnh đạo công ty: nghiên cứu kỹ yếu tố có tác động lớn đến giao tiếp sau: Nội dung cần truyền đạt: Tạo thói quen nêu bật nội dung muốn truyền đạt từ đầu nói chuyện nêu lên vấn đề mà thính giả bạn quan tâm để thu hút ý Rõ ràng, mạch lạc: Cố gắng truyền đạt cách thuyết phục hấp dẫn nội dung xác định, làm cho thính giả hiểu họ cần phải lưu tâm đến điều nói Trang Diễn đạt cử chỉ: Hãy nhớ nhìn thấy trải qua tạo ấn tượng với bạn sâu đậm bạn nghe hay đọc nhiều Vì vậy, cần ý đến chi tiết khác nói âm điệu, cử chỉ, tư đứng âm lượng Kênh giao tiếp: Trước tiên cần xác định mục đích nói chuyện gì, để thơng báo, cam kết hay thuyết phục? Sau tìm hiểu xem người nghe thích giao tiếp kênh nào, trực tiếp hay qua điện thoại, hay thư điện tử? Khi có chuyện cần bàn bạc với cổ đơng bạn dùng kênh giao tiếp trực tiếp, sau xác định lại văn Nếu bạn muốn người khác lắng nghe, bạn phải nói theo cách họ Có nghĩa bạn cần thể bạn quan tâm đến người nghe hiểu họ muốn gì, cần Khả giao tiếp giám đốc định sống cịn doanh nghiệp Vì người lãnh đạo giỏi cần phải: Hiểu rõ ảnh hưởng thái độ hành động người lãnh đạo tác động đến văn hố cơng ty tâm lý nhân viên để có trách nhiệm với thân Nâng cao khả giao tiếp truyền đạt quan điểm mục tiêu doanh nghiệp Tiểu luận môn học Nâng cao nhận thức ban giám đốc nhân viên tầm quan trọng việc truyền đạt giao tiếp, vai trị họ việc tạo mơi trường giao tiếp lành mạnh hiệu công ty Xác định rõ tầm nhìn, giá trị cốt lõi, chiến lược doanh nghiệp hành động cụ thể: Cần phải làm rõ doanh nghiệp muốn gì, điều lại quan trọng cách thức thực Người lãnh đạo có nhiệm vụ giúp ban giám đốc lập kế hoạch thực hố dự tính Tạo điều kiện cho ban giám đốc trao đổi tự thoải mái vấn đề dù lớn hay nhỏ công ty mà không cần phải tổ chức họp trường hợp Qua đó, giám đốc phải rèn luyện khả giao tiếp, thuyết phục đồng nghiệp Tìm nhân vật trung tâm để truyền đạt thông tin cấp động viên nhân viên cấp thấp Những người phải đào tạo tốt kỹ để truyền đạt thông tin cách ngắn gọn, súc tích mà đầy đủ nội dung dễ hiểu, trường hợp cần thiết tổ chức thảo luận để lấy ý kiến Ln nhớ tóm tắt lại nội dung định đạt văn gửi đến tất nhân viên Trang Thường xuyên nhận xét góp ý: cần tìm hiểu thái độ phản ứng cổ đông thay đổi công ty hiệu việc truyền đạt theo cách thức hoạt động công ty để điều chỉnh kịp thời Tiểu luận môn học Trang PHẦN NỘI DUNG CỦA KỸ NĂNG GIAO TIẾP TRONG LÃNH ĐẠO 2.1 Quá trình giao tiếp Giao tiếp với người khác bao gồm ba bước chính: Thứ nhất, thơng tin lưu trữ tâm trí người gửi hình dạng khái niệm, ý tưởng, thông tin, cảm xúc Thứ hai mã hóa, thơng tin sau truyền đạt đến người nhận ngôn từ biểu tượng khác Thứ ba giải mã: Cuối cùng, người nhận diễn giải từ ngữ biểu tượng khái niệm hay thơng tin mà họ hiểu Khi thơng điệp truyền tải lúc có hai yếu tố gửi đi: nội dung ngữ cảnh Nội dung hiểu từ ngữ kí hiệu hay cịn gọi ngơn ngữ Ngơn ngữ câu nói viết cho có ý nghĩa ngữ pháp Tuy nhiên từ ngữ bao hàm nhiều ý nghĩa khác nhau, cách mà người tiếp nhận phiên dịch ý nghĩa ngôn từ khác nhau, dẫn đến hiểu sai ý thơng điệp đơn giản Ngữ cảnh cách thức thông điệp truyền tải hay gọi yếu tố phi ngôn ngữ giọng điệu, ánh mắt, ngôn ngữ thể, cử tay chân, trạng thái cảm xúc (giận dữ, sợ hãi, không chắn, tự tin, vv) mà người nghe nhận thấy Nhiều yếu tố phi ngơn ngữ gây hiểu lầm người nghe (vì người thường bị hình ảnh chi phối nhiều âm thanh) phương thức giao tiếp hiệu khiến cho hiểu Tiểu luận môn học Các lãnh đạo hay gặp phải tình trạng chung, dù họ nhiều thời gian để truyền đạt thông tin cho nhân viên cuối cơng việc khơng hồn thành ý muốn Đó cấp hiểu sai hồn toàn ý bạn Vậy làm để chắn việc trao đổi bạn nhân viên thực hiệu quả? Hãy áp dụng phương pháp Tích cực phản hồi cách để kiểm tra liệu người nghe có hiểu ý người nói hay không Vậy nên giao tiếp tương tác hai chiều khơng phải đến từ phía, tất bên tham gia phải có trách nhiệm trao đổi thông tin 2.2 Các rào cản giao tiếp Rào cản giao tiếp bao gồm yếu tố tâm lý yếu tố vật lý 2.2.1 Văn hóa, kiến thức, ý kiến chủ quan Đơi tiếp nhận thơng tin góc nhìn chủ quan thân - văn hóa, kiến thức, ý kiến cá nhân Chúng hỗ trợ hiểu thông điệp Trang sở trải nghiệm vốn có Mặt khác chúng can thiệp vào q trình giao tiếp khiến cho thơng điệp bị hiểu khác 2.2.2 Tiếng ồn Tiếng ồn đến từ môi trường hay thiết bị xung quanh gây cản trở lớn đến việc giao tiếp bạn 2.2.3 Bản thân Chỉ tập trung vào thân mà khơng tập trung vào người khác dẫn đến hiểu nhầm, chí xung đột Cái "Tơi" cần phải gạt sang bên để việc giao tiếp trở nên hiệu Có thể kể đến vài yếu tố gây việc đề cao tơi q mức phịng vệ (cảm thấy có cơng chúng ta), ưu (cảm thấy hiểu biết người), ngã (cảm thấy trung tâm vũ trụ) 2.2.4 Nhận thức Nếu cảm thấy đối tác nói q nhanh, khơng trơi chảy, khơng rõ ràng, v v, khơng nghe người nói Ngoài định kiến cá nhân ảnh hưởng đến khả lắng nghe Chúng ta thường lắng nghe người có địa vị cao mà khơng ý đến lời nói người có địa vị thấp 2.2.5 Thông điệp Tiểu luận môn học Bạn thường dễ tập trung cố hiểu tiểu tiết thay ý đến tồn thơng điệp mà người nói muốn truyền đạt Khoa học chứng minh nhãng xảy đến bạn nghe thấy từ khác so với dự đoán bạn Như việc nắm bắt thông điệp sai lệch xảy sử dụng từ ngữ khơng giống với từ mà bạn thường dùng 2.2.6 Môi trường Đèn sáng, việc bất thường xảy ra, nhân vật bật,…đều tác nhân khiến cho bạn nhãng 2.2.7 Hạn chế Chúng ta sai lầm cho thơng tin hữu ích tự động truyền Hơn thường mặc định thơng tin khơng có giá trị với số người cho họ biết trước thơng tin Tất sai lầm gây cản trở cho việc truyền thông tin Trang 2.2.8 Căng thẳng Người ta thường không sáng suốt nhìn nhận việc bị căng thẳng Những thấy tin tưởng thời điểm định bị ảnh hưởng tâm lý - niềm tin, giá trị, kiến thức, kinh nghiệm mục tiêu Những rào cản kể giống chắn Những thông tin trao đổi người nói người nghe phải qua chắn Do việc giao tiếp hiệu dễ xảy Và cách để vượt qua rào cản chủ động lắng nghe phản hồi tích cực 2.3 Chủ động lắng nghe Nghe lắng nghe không giống Nghe hành vi tiếp nhận âm qua tai cách khơng có chủ đích Trong đó, lắng nghe hoạt động có chọn lọc bao gồm việc tiếp nhận giải thích ý nghĩa âm đó, hay nói cách khác, việc giải mã âm cho có ý nghĩa Nghe chia thành hai loại chính: chủ động thụ động Nghe thụ động xảy người nhận thông điệp có động lực để lắng nghe cách cẩn thận, nghe nhạc, xem truyền hình, cần tỏ lịch Mỗi phút người nói khoảng 100-175 từ, lắng nghe có chủ đích họ nghe 600-800 từ Chúng ta thường rơi vào trạng thái tai nghe mà đầu lại nghĩ sang việc khác khơng phải tồn tâm trí tập trung vào câu chuyện Để cải thiện vấn đề bạn học cách chủ động lắng nghe hay lắng nghe có chủ đích Lắng nghe có chủ đích bạn muốn nắm bắt thơng tin, giải vấn đề, tâm sự, giúp đỡ,… Điều đòi hỏi người nghe (người nhận) phải ý tới lời nói thái độ người nói (người gửi) Hơn địi hỏi người nhận nghe hiểu thơng điệp khác nhau, sau xác nhận lại điều nghe cách gửi thơng tin phản hồi Lắng nghe có chủ đích tiêu tốn nhiều lượng, chí việc nói Sau vài đặc điểm người nghe chủ động: Tiểu luận môn học - Dành nhiều thời gian lắng nghe nói chuyện Khơng ngắt lời nói người khác Không trả lời câu hỏi câu hỏi Nhận thức định kiến Bởi nhiều có định kiến nên cần thiết phải kiểm sốt chúng Khơng để lời nói người gửi lấn át gây ảnh hưởng đến suy nghĩ Trang - Để người khác có hội nói Khơng nói phần họ Phản hồi sau người khác nói xong, khơng phải lúc họ nói Có phản hồi tương tác với người nói khơng ngắt lời họ Xem xét khía cạnh vấn đề, đặt câu hỏi mở đến kết luận Tiếp tục nội dung câu chuyện chủ đề nói đến, không lan man Ghi ngắn gọn Điều buộc họ phải tập trung vào điều nói 2.4 Phản hồi Phản hồi người nghe diễn đạt lại nội dung người nói góc nhìn để thơng điệp trở nên rõ ràng hai bên Phản hồi có hai dạng: ngơn ngữ phi ngôn ngữ Cụ thể, phản hồi việc nhắc lại lời nói, cảm xúc hay ý kiến người gửi theo cách bạn, nhắc lại y nguyên lời nói họ Khi bạn nên đặt câu hỏi là: "Tơi hiểu cảm xúc bạn có khơng?" Ngồi phản hồi không bao gồm phản ứng lời nói, mà cịn phản ứng khơng lời Ví dụ gật đầu bắt tay thể đồng tình, nheo mày cho thấy bạn khơng hiểu ý người nói, hít sâu, thở dài thể bạn cảm thấy khơng hài lịng Carl Rogers (1957) liệt kê năm loại việc phản hồi thông tin Chúng liệt kê theo tần suất xảy đối thoại hàng ngày (lưu ý có thói quen đánh giá người khác cố gắng thông cảm cho họ): Tiểu luận môn học Đánh giá: Đánh giá lời phát biểu người khác dựa tiêu chí giá trị, điểm mạnh, hay mức độ phù hợp Diễn giải: Diễn giải để giải thích lại lời phát biểu người khác Hỗ trợ: Cố gắng hỗ trợ, khuyến khích người khác đưa ý kiến cá nhân Thăm dị: Cố gắng tiếp thu thêm thơng tin, tiếp tục thảo luận, làm sáng tỏ luận điểm Hiểu biết: Cố gắng hiểu hoàn toàn nội dung lời phát biểu người khác 2.5 Hành vi phi ngôn ngữ giao tiếp Để truyền đạt thông điệp cách đầy đủ nhất, bạn sử dụng hành vi phi ngôn ngữ, cách làm tăng kênh giao tiếp cá nhân: Giao tiếp mắt: Điều giúp điều chỉnh dịng chảy thơng tin Nó khiến cho người nghe cảm thấy thích thú người nói trở nên đáng tin cậy Người biết sử dụng “Giao tiếp mắt” mở dòng chảy thông tin truyền tải đến người nghe quan tâm, thích thú, ấm áp, tin tưởng Trang Biểu cảm khuôn mặt: Mỉm cười tín hiệu mạnh mẽ truyền hạnh phúc, thân thiện, ấm áp, thích thú Vì vậy, người cho bạn đáng yêu, thân thiện, ấm áp gần gũi bạn cười thường xuyên Nụ cười có tính lan truyền khiến cho người có cảm xúc tích cực Họ cảm thấy thoải mái xung quanh bạn muốn lắng nghe bạn nhiều Cử chỉ: Nếu nói chuyện khơng sử dụng cử chỉ, bạn bị coi nhàm chán cứng nhắc Một phong cách nói sinh động thu hút ý khiến cho câu chuyện trở nên thú vị dễ hiểu Tư thế: Bạn truyền tải nhiều thông điệp thông qua cách bạn nói chuyện di chuyển Đứng thẳng hướng thể phía người nghe khiến bạn trở nên gần gũi thân thiện Bạn nên nhớ gần gũi tương tác tăng lên mà bạn người nghe nhìn Trong nói chuyện bạn nên tránh nhìn xuống chân nhìn lên trần nhà điều khiến cho câu chuyện bạn trở nên hấp dẫn Sự gần gũi: Mỗi văn hóa lại tồn chuẩn mực định khoảng cách giao tiếp Có tín hiệu báo động với bạn bạn xâm phạm vào không gian riêng tư người khác khiến họ khó chịu Một số hành động làm người khác khó chịu là: đung đưa người chân, va chạm nhìn chằm chằm khơng thiện ý Tiểu luận mơn học Giọng nói: Dấu hiệu giao tiếp phi ngôn ngữ bao gồm yếu tố liên quan đến giọng nói như: giọng điệu, cường độ, nhịp điệu, âm sắc, độ lớn, ngữ điệu Nhiều người bị phàn nàn giọng nói họ đều khiến cho người nghe cảm thấy nhàm chán không tập trung vào họ nói Để tối đa hiệu giao tiếp, học cách thay đổi sáu yếu tố làm nên giọng nói bạn Trang 10 PHẦN QUẢN TRỊ GIAO TIẾP CỦA NHÀ LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ TRONG DOANH NGHIỆP 3.1 Chiến lược giao tiếp Một chiến lược giao tiếp hoạt động quản trị phải xây dựng nhằm phục vụ tảng kế hoạch kinh doanh, sứ mệnh, tầm nhìn giá trị doanh nghiệp Cụ thể, phải bao quát đảm bảo đáp ứng nguyên tắc sau: 3.1.1 Thứ tự giao tiếp Ngoại trừ hoạt động giao tiếp thường nhật, thơng tin mang tính thống, liên quan đến công việc cần ưu tiên truyền đạt từ xuống dưới, xoay quanh triết lý, tầm nhìn doanh nghiệp, máy lãnh đạo nhà quản lý 3.1.2 Nội dung giao tiếp Nội dung thơng điệp truyền tải phải có quán với Đồng thời, chúng cần xét duyệt, thơng qua tỉ mỉ từ phía cá nhân có thẩm quyền Việc xét duyệt đưa để nhằm giảm thiểu phát tán nội dung khơng thống, sai lệch với tầm nhìn, sứ mệnh giá trị doanh nghiệp 3.1.3 Chiều giao tiếp Thông tin truyền tải từ xuống dưới, khơng có nghĩa chúng cố định theo chiều Giao tiếp, chất vốn hoạt động tương tác hai chiều, doanh nghiệp phải tạo điều kiện cho nhân viên để họ đưa phản hồi, góp ý mặt Với việc thụ hưởng góc nhìn đa chiều từ đội ngũ nhân cơng, cấp quản lý có thêm liệu để hoàn thiện điểm trừ tổ chức Tiểu luận môn học 3.1.4 Đào tạo giao tiếp Không phải cá nhân sở hữu đầy đủ thông tin hay kỹ cần thiết để xây dựng đối thoại, giao tiếp chất lượng Bởi vậy, hoạt động đào tạo nội bộ, trang bị cho nhân viên kiến thức cần thiết ln phải góp mặt chiến lược giao tiếp hiệu 3.1.5 Ngân sách giao tiếp Để tối ưu việc tiếp nhận thông tin đội ngũ nhân viên, doanh nghiệp phải có ngân sách dự trữ, cho phép sử dụng phương tiện truyền đạt tối ưu cho loại thông điệp, nội dung cụ thể 3.1.6 Đánh giá chất lượng giao tiếp Việc đánh giá chất lượng giao tiếp tương đối khó khăn chúng khơng sở hữu số đo lường cụ thể Tuy nhiên, doanh nghiệp thu thập liệu định tính, thái độ, tâm lý nhân viên hay định lượng tỉ lệ turnover, hiệu Trang 11 suất làm việc, để khái quát nhận định độ hiệu chiến lược giao tiếp 3.2 Đối tượng giao tiếp Xác định đối tượng tham gia giao tiếp nhiệm vụ thiết yếu việc đảm bảo hiệu hoạt động quản trị Đối tượng tất nhân viên hoạt động doanh nghiệp, có ảnh hướng bị ảnh hưởng thông tin truyền đạt, chia sẻ Mỗi cá nhân, vị trí lại có vai trị cụ thể riêng, như: Ban lãnh đạo công ty chịu trách nhiệm thiết lập văn hóa giao tiếp định hướng nội dung, thông điệp doanh nghiệp Bởi vậy, nhà quản lý chủ chốt nên đào tạo, huấn luyện vai trò họ việc đảm bảo giao tiếp tồn cơng ty hiệu Các nhà quản lý cấp trung có trách nhiệm trao đổi hàng ngày với nhân viên mình, đồng thời hỗ trợ kết nối nhân viên lại với Tất nhân viên có trách nhiệm lắng nghe thơng điệp quản lý ban lãnh đạo, từ cung cấp góp ý, phản hồi nói lên mối quan tâm Ngồi việc xác định nhóm đối tượng, để hoạt động giao tiếp diễn hiệu quả, doanh nghiệp cần điểm qua yếu tố số lượng người tham gia Số lượng người tham gia giao tiếp phải phù hợp với thơng tin chia sẻ Ví dụ, doanh nghiệp bạn cần xây dựng chiến lược phát triển kinh doanh quan trọng, hiển nhiên, có cá nhân có kinh nghiệm chun mơn cao đối tượng xác để thụ hưởng thông tin đưa ý kiến phản hồi thỏa đáng Tiểu luận môn học 3.3 Phương tiện giao tiếp Việc lựa chọn phương tiện giao tiếp phù hợp để truyền tải thông điệp cụ thể thách thức lớn hoạt động quản trị Với số lượng phương tiện ngày nhiều, từ nói chuyện trực tiếp, họp hành, giao tiếp qua văn hay đại phần mềm trực tuyến, việc lựa chọn trở nên khó khăn Trong trình lựa chọn phương tiện giao tiếp, nhà quản lý nên cân nhắc tới vấn đề sau: Thời điểm: Thời điểm đưa thơng tin yếu tố định lựa chọn phương tiện giao tiếp Chẳng hạn tình khẩn cấp, bạn chắn cần đến phương tiện liên lạc nhanh chóng, mạnh mẽ gọi điện thoại, thay rề rà ngồi gõ email Địa điểm: Địa điểm nhân viên yếu tố ảnh hưởng đến lựa chọn phương tiện giao tiếp Không phải nhân viên làm việc địa điểm thời điểm, hay nhóm nhân viên cơng tác làm việc từ xa chí Trang 12 chẳng đến văn phòng Với nhóm người địa điểm khác nhau, tất nhiên có phương tiện, hình thức giao tiếp khác Nội dung, thông điệp: Một vấn đề khác ảnh hưởng đến định lựa chọn độ quan trọng tính nhạy cảm thơng tin Ví dụ thông tin sa thải chấm dứt hợp đồng, hầu hết nhà quản lý đồng ý việc mặt trực tiếp phương án tối ưu, giúp giảm thiểu nhiều rủi ro Dưới phương tiện giao tiếp phổ biến doanh nghiệp gợi ý cách lựa chọn chúng cho phù hợp với loại thông điệp cụ thể Sổ tay nhân viên Sổ tay nhân viên sử dụng để truyền đạt quy trình, sách nội quy hoạt động tiêu chuẩn doanh nghiệp Nó phương tiện tuyệt vời để giao tiếp sứ mệnh, tầm nhìn giá trị tổ chức với nhân viên, giúp thiết lập văn hóa làm việc lành mạnh Thông thường, sổ tay nhân viên sản xuất theo định dạng in truyền thống Tuy nhiên, nhiều tổ chức sản xuất chúng định dạng điện tử, lợi dễ dàng cập nhật chỉnh sửa tài liệu Bản tin nội Bản tin nội sử dụng để truyền đạt thơng tin cập nhật tình hình kinh doanh, sản phẩm dịch vụ doanh nghiệp Bản tin thường sản xuất hình thức điện tử để cơng bố rộng rãi tới nhân viên Trong vài trường hợp, có điểm thơng báo cập nhật quan trọng, tin xuất hình thức giấy Ngồi việc xuất bản tin nên tiến hành thường xuyên theo lịch trình cố định (hàng tuần/ hàng tháng hàng quý) để đảm bảo nhân viên cập nhật thông tin Tiểu luận môn học Email Email phương tiện giao tiếp giúp doanh nghiệp tiếp cận nhiều nhân viên lúc nhanh chóng, dễ dàng Phương tiện hiệu bạn cần thông báo thông tin rộng rãi, không thiết địi hỏi tương tác ngược lại từ phía nhân viên Họp mặt trực tiếp (Họp 1-1) Họp mặt trực tiếp với nhân viên cách tốt để truyền đạt thông tin cá nhân, nhạy cảm Những họp thường ưu tiên sử dụng hoạt động đánh giá kết công việc, xử lý kỷ luật hay với cho việc, sa thải Gọi điện thoại Trang 13 Gọi điện thoại phương tiện truyền đạt thông tin nhanh chóng, đặc biệt hữu hiệu tình khẩn cấp, địi hỏi phản hồi thơng tin nhanh Thêm vào đó, thơng tin khơng truyền đạt hiệu thơng qua hình thức văn bản, mơ tả chi tiết gọi điện, có góp mặt biểu đạt ngữ cảnh qua giọng nói Biểu mẫu khảo sát/ Thăm dò ý kiến Đây phương tiện để đẩy mạnh chiến thuật cộng tác hai chiều cấp lãnh đạo đội ngũ nhân viên Trong trường hợp cần chỉnh sửa sách, hay đơn giản muốn lắng nghe ý kiến đa chiều từ phía người lao động vấn đề đó, bạn sử dụng biểu mẫu khảo sát/ thăm dò ý kiến để thu thập thơng tin, góp ý nhanh chóng Mạng xã hội Nhiều cá nhân thường xuyên sử dụng trang truyền thông xã hội Twitter, LinkedIn Facebook, không cho mục đích giải trí mà cịn cơng cụ giao tiếp kinh doanh Do vậy, doanh nghiệp tận dụng phương tiện để thực giao tiếp bên ngồi, xây dựng thương hiệu tìm kiếm ứng viên hàng đầu Tuy nhiên, mạng xã hội trở thành dao lưỡi với doanh nghiệp, nên bạn cần phải xây dựng sách sử dụng phù hợp định lựa chọn triển khai phương tiện giao tiếp Tiểu luận môn học Ứng dụng chat Các ứng dụng chat Slack hay Zalo, với khả truyền đạt thông tin nhanh chóng mạnh mẽ nhiều so với email, nhiều doanh nghiệp lựa chọn làm công cụ giao tiếp, công tác công việc Tuy nhiên, khơng sử dụng cách, chúng gây tổn hại tới hiệu suất làm việc nhân viên Vậy nên, trước vào triển khai ứng dụng này, đào tạo nhân viên cách sử dụng chúng cho hiệu 3.4 Nội dung giao tiếp Thông điệp, nội dung yếu tố cuối việc quản trị giao tiếp Chúng sở để xác định đối tượng phương tiện giao tiếp xác hoạt động vận hành Các loại nội dung giao tiếp thường gặp doanh nghiệp bao gồm tầng từ xuống theo thứ tự: 3.4.1 Tầm nhìn sứ mệnh Tầm nhìn sứ mệnh tầng nội dung mang tính chất quan trọng, định hình nên doanh nghiệp cách thức hoạt động mang lại giá trị bạn Do vậy, giao tiếp nội dung tới tổ chức, chúng phải thể quán, mang tính điều hướng hành động cao để đảm bảo đội ngũ nhân viên thấu hiểu làm theo Do Trang 14 vậy, có nhiều cách để truyền đạt nội dung đến nhân viên, họp định hướng hay đào tạo, sổ tay nhân viên phương tiện truyền tải tốt nhất, có tính qn khả lưu trữ, lưu truyền rộng rãi 3.4.2 Chính sách, nội quy hoạt động Nội quy, sách doanh nghiệp khung quy chiếu cho nhân viên thực trách nhiệm tổ chức Bởi chúng phải truyền tải song hành hoạt động nhân viên, doanh nghiệp để giảm thiểu tối đa sai sót xảy Khi giao tiếp tầng nội dung này, điểm quan trọng chúng phải ban hành tập trung địa điểm để dễ dàng tìm kiếm, chia sẻ lưu trữ Ngồi ra, sách nội quy nội dung thường xuyên ban hành chỉnh sửa, nên phương tiện giao tiếp nên có khả cập nhật liệu nhanh chóng 3.4.3 Quy trình cơng việc Đây tầng nội dung giao tiếp diễn xung quanh nhiệm vụ hàng ngày thành viên doanh nghiệp Cụ thể hơn, chúng xoay quanh mơ hình như: - Theo dự án, dự án có danh sách đầu việc tương tự khác biệt Theo quy trình cố định, khách hàng qua giai đoạn quy trình Theo phòng ban, cá nhân giao cơng việc khác nhau, lặp lại ngày phát sinh đột xuất Hoặc kết hợp ba Tiểu luận môn học Tầng nội dung truyền tải qua nhiều phương tiện khác nhau, tùy thuộc vào tính chất, mức độ quan trọng địa điểm làm việc cá nhân tổ chức 3.4.4 Giao tiếp thường nhật Là tầng nội dung giao tiếp cuối cùng, với ý nghĩa luồng thông tin đơn giản, xoay quanh tất trao đổi công việc, tiến hành cá nhân tổ chức Giá trị mặt nội dung tầng ý nghĩa không lớn, nên phương tiện giao tiếp cần đáp ứng yếu tố thuận tiện công cụ bối cảnh Trang 15 PHẦN GIAO TIẾP TRONG LÃNH ĐẠO CỦA DOANH NHÂN TRƯƠNG GIA BÌNH Trương Gia Bình CEO tiếng giới doanh nhân không kinh nghiệm sáng lập điều hành tập đoàn hàng đầu Việt Nam cơng nghệ thơng tin, truyền thơng – FPT mà cịn “Tư người chủ” giúp doanh nghiệp tiếp cận với phát triển bền vững Không tiếng nhà điều hành lĩnh tập đoàn FPT, Trương Gia Bình cịn số CEO tiếng doanh nghiệp lớn Việt Nam thường xuyên có buổi hội thảo, trao đổi với doanh nhân trẻ Tại diễn đàn, ông chia sẻ FPT câu chuyện lớn đời bí dẫn dắt FPT đến thành cơng hơm nhờ phần vào kỹ giao tiếp lãnh đạo Đối với doanh nghiệp, tăng trưởng lợi nhuận giá cổ phiếu giữ mức cao cố gắng nỗ lực nhà lãnh đạo Nhưng tồn phát triển doanh nghiệp cần nhiều thế, cụ thể mối quan hệ gắn bó ban lãnh đạo, nhân viên, cổ đông, khách hàng bạn hàng chiến lược Sự gắn bó tạo qua giao tiếp Sâu xa nữa, điều phụ thuộc vào khả nhìn nhận người lãnh đạo đứng đầu Vì vậy, ơng thành cơng với kỹ giao tiếp để đưa tập đồn FPT trở lên vững mạnh ngày hơm Tiểu luận mơn học Ơng hiểu rõ ảnh hưởng thái độ hành động người lãnh đạo tác động đến văn hố cơng ty tâm lý nhân viên để có trách nhiệm với thân Ơng ln ln nâng cao khả giao tiếp truyền đạt quan điểm mục tiêu doanh nghiệp đến cấp Ông nâng cao nhận thức ban giám đốc nhân viên tầm quan trọng việc truyền đạt giao tiếp, vai trị họ việc tạo môi trường giao tiếp lành mạnh hiệu cơng ty Ơng ln xác định rõ tầm nhìn, giá trị cốt lõi, chiến lược doanh nghiệp hành động cụ thể: Cần phải làm rõ doanh nghiệp muốn gì, điều lại quan trọng cách thức thực Người lãnh đạo cấp có nhiệm vụ giúp ban giám đốc lập kế hoạch thực hố dự tính Tạo điều kiện cho ban giám đốc trao đổi tự thoải mái vấn đề dù lớn hay nhỏ công ty mà không cần phải tổ chức họp trường hợp Qua đó, giám đốc phải rèn luyện khả giao tiếp, thuyết phục đồng nghiệp Trang 16