(Tiểu luận) văn hóa đàm phán của nhật bản và những lưu ý chodoanh nghiệp việt nam

Vì vậy, ngay khi chỉ mới làm quen mà đặt quá nhiều câu hỏi liên quan đếnđời sống cá nhân đối với họ đây lại là một hành động huênh hoang và khiếm nhã.Ở Nhật Bản, cuộc sống mang tính nghi

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA NGÔN NGỮ ANH  ĐỀ TÀI THẢO LUẬN HỌC PHẦN ĐÀM PHÁN THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ VĂN HÓA ĐÀM PHÁN CỦA NHẬT BẢN VÀ NHỮNG LƯU Ý CHO DOANH NGHIỆP VIỆT NAM GIẢNG VIÊN: TS Lê Thị Việt Nga LỚP HP: 231ITOM1621_02 NHÓM: Hà Nội - Năm 2023 MỤC LỤC MỤC LỤC i PHẦN NỘI DUNG 1 Giới thiệu sơ lược Nhật Bản 1.1 Tổng quan Nhật Bản 1.2 Vài nét văn hóa người Nhật Bản Văn hóa đàm phán Nhật Bản .2 2.1 Phong cách cá nhân .2 2.2 Mức độ nhạy cảm với thời gian 2.3 Giao tiếp 2.4 Mục tiêu đàm phán .5 2.5 Phương pháp tiếp cận đàm phán 2.6 Chiến lược đàm phán 2.7 Mức độ ảnh hưởng cảm xúc 2.8 Mức độ chấp nhận rủi ro .9 2.9 Thỏa thuận hợp đồng 2.10 Tổ chức nhóm hợp tác 10 Những lưu ý cho doanh nghiệp Việt Nam đàm phán với đối tác Nhật Bản .11 3.1 Trước đàm phán 11 3.2 Trong đàm phán 13 3.3 Kết thúc đàm phán sau đàm phán 17 i PHẦN NỘI DUNG Giới thiệu sơ lược Nhật Bản 1.1 Tổng quan Nhật Bản Vị trí địa lý điều kiện tự nhiên Nhật Bản quốc gia hải đảo, nằm phía Đơng châu Á, phía Tây Thái Bình Dương Lãnh thổ Nhật Bản có khoảng 3.900 đảo nhỏ đảo Honshu, Hokkaido, Kyushu, Shikoku Nhật Bản nằm vùng khí hậu ơn hịa có mùa Xn – Hạ – Thu – Đơng rõ rệt, vậy, phong cảnh thay đổi theo mùa tạo nên diện mạo Nhật Bản thời điểm giao mùa Kinh tế Nhật Bản quốc gia phát triển có kinh tế đứng thứ giới theo GDP danh nghĩa sau Mỹ Trung Quốc Từ quốc gia bị phá hủy sau chiến tranh, Nhật Bản không ngừng vươn lên, tạo “Sự thần kỳ kinh tế Nhật Bản năm 70 (kinh tế đứng thứ giới lúc sau Mỹ) Nhật Bản cường quốc ngành cơng nghiệp tơ, hàng điện tử, đóng tàu… Chính trị Hệ thống trị Nhật Bản quân chủ lập hiến hệ thống đa đảng lưỡng viện (thượng viện hạ viện) Thủ tướng đứng đầu Chính phủ Đảng đa số Thiên hồng mang tính biểu tượng, khơng giữ quyền lực trị 1.2 Vài nét văn hóa người Nhật Bản Con người Nhật Bản đầy tính kỷ luật, tự giác, chăm chỉ, người Nhật ln khiến giới phải thán phục trước hành động nhỏ Họ cịn người nhạy cảm với văn hóa nước ngồi, ham học hỏi tìm tịi với óc sáng tạo thiên bẩm Người Nhật ln có tinh thần trách nhiệm cao, tiết kiệm, trung thành luôn quý trọng thời gian Mỗi đâu họ gọi điện trước để giữ Họ tới trước hẹn cho việc đến trễ làm lòng tin người khác Người Nhật tôn trọng lời hứa khơng chắn điều họ khơng hứa hẹn Trong giao tiếp, người Nhật không muốn đối đầu, họ tin tưởng thỏa hiệp hòa giải Tin tưởng tuyệt đối vào định tập thể, khơng nói cảm xúc thật muốn trì hịa thuận Tỏ thái độ bất đồng xem thơ thiển, họ thích nói nhẹ nhàng lịch Người dân Nhật Bản biết đến với tính cách đặc trưng riêng tư kín tiếng Trong làm việc, họ coi trọng riêng tư, họ xem phép lịch tối thiểu Vì vậy, làm quen mà đặt nhiều câu hỏi liên quan đến đời sống cá nhân họ lại hành động huênh hoang khiếm nhã Ở Nhật Bản, sống mang tính nghi thức cao bạn có nhiều nghi lễ Tại đám cưới, đám tang, công sở, gặp quan trọng kiện xã hội khác, người mặc cách người nên cư xử quy định chi tiết sách xã giao Người Nhật thường không muốn làm việc khơng có tiền lệ Nhật Bản tốn nhiều thời gian nỗ lực vào nghiên cứu tính khả thi tất yếu tố rủi ro phải xử lý trước dự án bắt đầu Văn hóa đàm phán Nhật Bản 2.1 Phong cách cá nhân Xã hội Nhật Bản ln biết đến xã hội thống, ý thức đẳng cấp cao, buộc người phải có lễ nghi trật tự thứ bậc quan hệ khơng gia đình mà cịn mối quan hệ xã hội Điều thể đàm phán giao dịch ngoại thương Người Nhật coi đàm phán đấu tranh đồng thời người Nhật lại khơng thích tranh luận diện với đối thủ đàm phán Họ tâm gìn giữ hồ hợp đến mức nhiều lờ thật, mắt người Nhật, giữ gìn trí, thể diện uy tín vấn đề cốt tử Khi họ cho mà đối phương tiếp tục tranh luận họ định không phát biểu thêm Họ tránh xung đột cách thỏa hiệp không áp dụng hành động họ cho họ chưa suy nghĩ thấu đáo vấn đề Coi trọng hình thức: Chú ý đến hình thức biểu phép lịch coi trọng môi trường kinh doanh Nhật Bản Tùy vào ngành nghề loại cơng việc mà có trang phục khác Trang phục sẽ, phù hợp với hoàn cảnh khơng ảnh hưởng tới uy tín cá nhân mà cịn ảnh hưởng đến uy tín cơng ty Thậm chí có cơng ty cịn quy định chi tiết đến cách để đầu tóc, móng tay, cà vạt…Comple dùng phổ biến, người không làm việc văn phòng Giao dịch, tiếp khách kinh doanh: Việc giao dịch, trao đổi kinh doanh không thiết phải tiến hành văn phịng Khơng thỏa thuận tiến hành hình thức bữa ăn tối Điều trở thành tập quán đời sống kinh doanh người Nhật Có người Nhật vừa chuốc rượu vừa bàn chuyện kinh doanh đến tận chi tiết cụ thể 2.2 Mức độ nhạy cảm với thời gian Người Nhật tiếng người đàm phán, họ lại người vội vàng, chạy đua với thời gian mà thong thả, từ tốn, cẩn thận xem xét để đưa định cuối Mục tiêu đàm phán có tác động đến mức độ nhạy cảm với thời gian Mục tiêu đàm phán người Nhật xây dựng mối quan hệ, ký hợp đồng, độ nhạy cảm với thời gian thấp Nhưng tầm quan trọng văn hóa Nhật ln mức cao muốn đánh giá cao, bạn khơng thể bỏ qua 2.3 Giao tiếp Cách thức giao tiếp Người Nhật thiên cách thức giao tiếp gián tiếp Họ theo chiều hướng nói giảm nói tránh, hạn chế chí nói khơng với cãi vã xung đột, ln muốn trì việc khơng khí hài hồ, ổn định Đặc điểm đàm phán kinh doanh người Nhật bị ảnh hưởng khía cạnh văn hố mang khuynh hướng ngữ cảnh cao họ Không tranh cãi: người Nhật không quen với việc tranh luận họ khơng tách khỏi tập thể Tỏ thái độ bất đồng xem thơ thiển, họ thích nói nhẹ nhàng, lịch Cách nói giảm nói tránh: Người Nhật ln chủ động hạn chế tình đối đầu, lời nói phép tắc giao tiếp họ kết hợp nhằm tránh gây hiềm khích đồng nghiệp đối tác Thay thẳng vào vấn đề, người Nhật thường gợi ý nhẹ nhàng, nói bóng gió Đơi lúc, họ nói cách rõ ràng cẩn trọng để không làm người khác bị phật ý hay tức giận Họ tìm cách để thể họ khơng áp đặt ý chí thân lên người khác Coi trọng kín đáo tinh tế giao tiếp: Trong xã hội văn hóa lấy chữ hịa làm trọng, người Nhật nói người nghe thích nghe Khi phát ngôn, họ quan tâm đến nghi thức nội dung phát ngôn Người Nhật thường không biểu lộ cảm xúc qua nét mặt, thường giữ im lặng lâu, tránh nói “khơng” trực tiếp… nên việc tìm hiểu thực không dễ dàng Xây dựng quan hệ cá nhân giao dịch với người Nhật vô quan trọng Với truyền thống lễ nghi chặt chẽ, người ngồi khó thấu hiểu hết, nên xã hội Nhật Bản thường nhà nghiên cứu cho “xã hội đóng” với người nước ngồi Chào hỏi Người Nhật đặc biệt trọng đến nghệ thuật cúi đầu, cúi đầu q sâu hồn cảnh khơng bị cho hành động kỳ quặc Khi bắt tay đối phương không nên siết mạnh không giao tiếp mắt Khi giao tiếp không cười thoải mái, cần nói nhỏ nhẹ với thái độ chững chạc Cụ thể nghi thức thực theo quy tắc sau: - Chào người cấp nhỏ tuổi trước sau tới người cao tuổi - Gặp trước chào hỏi trước - Người dân Nhật Bản khơng có thói quen bắt tay chào hỏi - Khi chào hỏi hai người đứng cách xa Người Nhật sử dụng hai kiểu chào phổ biến sau đàm phán kinh doanh : - Kiểu cúi chào bình thường: thân cúi xuống 20-30 độ giữ nguyên 2-3 giây Nếu ngồi sàn nhà mà muốn chào đặt hai tay xuống sàn, lòng bàn tay úp sấp cách 10-20cm, đầu cúi thấp cách sàn nhà 10-15cm Document continues below Discover more from:phán Đàm Thương mại Trường Đại học… 15 documents Go to course Văn hóa đàm phán 27 Mỹ điều… Đàm phán Thương… 100% (4) VĂN HÓA ĐÀM PHÁN 26 NHẬT BẢN các… Đàm phán Thương… 100% (4) Copy of gt dam phan 171 thuong mai quoc te Đàm phán Thương mại None Đàm phán thương mại quốc tế Đàm phán Thương mại None Các mơ hình nghiên cứu lý thuyết tổ… Đàm phán Thương mại None NHÓM đàm phán - - Kiểu khẽ cúi chào: thân đầu cúi khoảng giây, hai tay để bên 21 hông Quà tặng Bài thảo luận đàm… Đàm phán Thương mại None Tặng quà yếu tố quan trọng kinh doanh Nhật Ở Nhật tặng nghệ thuật, thể tình bạn, kính trọng, thái độ ngưỡng mộ Khi nhận quà từ đối tác không nên mở trước mặt người tặng q Q tặng khơng nên có số 4, vật nhọn, đồ vật tượng trưng không may mắn Nhật Danh thiếp Nhật Bản nước sử dụng danh thiếp nhiều Thế giới Danh thiếp Nhật gọi Meishi – việc trao danh thiếp tiến hành trang trọng nghi lễ gọi Meishi Kokan Vì bạn có ý định trao đổi làm ăn với họ nên chuẩn bị kĩ danh thiếp trao danh thiếp lần gặp Khi trao nhận phải cầm hai tay để bàn Kết thúc gặp nên cất vào ví không bỏ sau túi quần 2.4 Mục tiêu đàm phán Mục tiêu đàm phán người Nhật Bản hướng đến xây dựng mối quan hệ hợp tác lâu dài thay đơn giản ký kết hợp đồng Người Nhật Bản có xu hướng cho việc xây dựng mối quan hệ cá nhân lâu dài tin cậy đóng vai trị quan trọng Vì họ muốn xây dựng mối quan hệ bắt đầu gặp gỡ để mối quan hệ hình thành trình kinh doanh Do đó, buổi đàm phán đầu tiên, mục đích để hai bên hiểu thêm nhau, bắt đầu xây dựng mối quan hệ thu thập thông tin mối quan tâm, mục tiêu, điểm yếu làm sở cho giai đoạn trình đàm phán 2.5 Phương pháp tiếp cận đàm phán Coi đàm phán đấu tranh: Người Nhật ln tỏ ơn hịa khơng làm lịng đối phương, nhiên phía sau biểu lại ẩn chứa phong cách đàm phán nghĩa “Tơi thắng anh bại” Vì vậy, người Nhật coi đàm phán đấu tranh thắng bại, nói họ theo chiến lược đàm phán kiểu “cứng” Tuy nhiên, họ đưa yêu cầu u cầu vừa phải đảm bảo khả thắng lợi cao song phải đảm bảo lễ nghi, lịch theo truyền thống họ Khi đối mặt công khai đấu tranh đàm phán với đối phương, họ không tỏ phản ứng mà họ biết cách sử dụng khéo léo tài liệu có tay để giải vấn đề cho có lợi phía họ Tìm hiểu rõ đối tác trước đàm phán thói quen người Nhật trước bước vào đàm phán Họ ln quan niệm “trước hết tìm hiểu rõ đối tác ai, ngồi lại đàm phán” “ngồi vào bàn đàm phán trước làm rõ ai” Người Nhật tiến hành tìm hiểu đầy đủ tình hình thơng tin nước ngồi muốn làm ăn với họ Không bao gồm phương thức làm ăn cơng ty mà bạn hàng cơng ty Trước đàm phán thức, thương gia Nhật thường mời đối tác dùng tiệc tham gia hội, mục đích để thăm dị họ hình thức khơng thức vậy, tìm hiểu cá tính độ tin cậy đối tác 2.6 Chiến lược đàm phán Với phong cách coi đàm phán đấu tranh thắng bại, người Nhật chủ yếu theo chiến lược đàm phán kiểu cứng Đây kiểu đàm phán theo đuổi lợi ích mình, dùng phương pháp thái độ cứng rắn để đè bẹp đối phương đạt mục đích Được sử dụng lực nghiêng phía, cá tính lợi ích hoàn toàn đối lập Chiến lược tiêu hao Trước hết làm vừa lòng họ, xỏ vào mũi họ mà dắt Khi bắt đầu đàm phán họ tìm cách lảng tránh, khéo léo đưa đẩy cho qua địi hỏi phi lý mà phía bên nêu bắt nạt Qua lần giằng co thế, làm cho kẻ kênh kiệu đàm phán bị dần nhuệ khí, nhà doanh nghiệp quan sát thấy lúc đối thủ thực mệt mỏi, đầu váng mắt hoa rồi, lúc tay đánh trả, biến thủ thành cơng, nêu rõ quan điểm ra, thúc ép phía bên phải chấp nhận yêu cầu điều kiện mình, giành thắng lợi đàm phán Người Nhật vốn giỏi đàm phán đàm phán, khiến cho đối thủ đàm phán phải sốt ruột mà trở nên nóng vội, cịn họ thủng thẳng thả mồi buông câu với tư người chiến thắng Họ hiểu rõ đàm phán có kỳ hạn cuối Bất người đàm phán lịng nói chung có tính tốn trước thời điểm đến thỏa thuận điều Người tham gia đàm phán thường hay đợi đến thời hạn cuối chịu nhượng thỏa hiệp Bởi vậy, đàm phán, nhà bn Nhật ln ln tỏ phớt lờ, có kiên nhẫn lớn, để chờ thời chín muồi, khéo léo nhà bn Nhật áp dụng rộng rãi Chiến lược lợi dụng điểm yếu đối thủ Một điểm quan trọng chiến lược đàm phán doanh nghiệp Nhật họ ln lợi dụng điểm yếu đối thủ Ngồi mặt họ tỏ khiêm nhường, kính trọng thực tế lại nhiều mưu kế toan tính bên trong, khó đối phó Họ ln mong đợi đối phương đưa vấn đề trước Thái độ họ lịch sự, hiếu khách, đợi cho đối tác nói hết đầy đủ vấn đề họ bắt đầu hỏi liên tiếp Trong q trình đàm phán có họ im lặng thời gian dài, có lúc tưởng họ ngủ gật, điều khơng có nghĩa họ không lịch sự, không tập trung vào đàm phán mà tập quán người Nhật, họ cảm thấy cần thời gian để suy nghĩ Nếu đặc điểm doanh nghiệp Nhật mà đối tác cảm thấy bực khó chịu, cần cắt đứt đàm phán, nói lại lập trường mình, đối tác dễ bị đẩy vào tình bị động bất lợi phía 2.7 Mức độ ảnh hưởng cảm xúc Về cử chỉ, người Nhật cứng nhắc giao tiếp đặc biệt đàm phán Họ thường không khua tay múa chân, không ngồi vắt chân hay chống tay lên cằm; họ nhìn lâu vào mắt đối tác để tránh hiểu lầm ý đồ khơng tốt Những người có địa vị thấp thường nhìn trực diện vào người đối thoại mà thường nhìn thấp xuống cúi để tỏ kính trọng Ngồi đàm phán, thường đối tác người Nhật hay giữ khuôn mặt lạnh Họ nói giọng trầm xuống, khơng biểu nhiều cảm xúc không cười đùa Trong đàm phán, người Nhật tỏ lịch lãm, khiêm nhường; họ giữ khơng khí ơn hồ thường khơng trực tiếp phản đối đối tác, nhiên không họ đồng ý Họ thường tránh nói “khơng” hay “khơng thể” mà dùng từ ám lịch “khó q”, “chúng tơi muốn, ” đơi cách nói “để tơi nghĩ thêm đã” mang nghĩa “không thể” Họ cố gắng che giấu kiểm soát cảm xúc thật thân thận trọng để ý quan sát người xung quanh, biểu ngồi khác với suy nghĩ họ Người Nhật có thói quen “xem tướng” đối tác kinh doanh thơng qua việc quan sát, coi chiến lược đàm phán tạo cho doanh nghiệp nhiều hội kinh doanh thành cơng Trong gồm bước để nhanh chóng nắm bắt đối tác Phân loại nhanh tính cách: - Loại hay ưu tư, cáu kỉnh: thường người có gương mặt xương xẩu, xương hình chữ nhật màu da tái Những người thường thẳng thắn chờ đợi họ lời giải thích đơn giản rõ ràng, không hoa mỹ - Loại nóng nảy: thường có gương mặt trịn, da sẫm thịt rắn, người nghiêng hành vi mang tính cực đoan; nên tránh nghịch ý hay cản trở họ - Loại dễ bị kích động: thường có gương mặt hình tam giác với vầng trán rộng Ln ln cử động, chờ trình bày cặn kẽ, đầy đủ với chi tiết ví dụ thuyết phục - Loại phớt tỉnh: có gương mặt trịn hình trái lê, với dáng mềm mại diễn cảm Tất mang đến cho người có tính cách nhiều an tồn nhiều tiện nghi hoan nghênh Quan sát chi tiết thái độ, cử đối phương: - Gương mặt: Nhìn bạn, chân mày nhíu dấu hiệu quan tâm thích thú Mắt mơ màng, khơng nhìn vào bạn dấu hiệu phiền muộn, bực mình;… - Cánh tay: Nếu nói mà đối tác khoanh tay lại có nghĩa có phật ý nho nhỏ, cánh tay chắp lại phía sau biểu thị ý muốn chi phối hay căng thẳng Ở tư ngồi, cùi chỏ đưa sau, thân người tư “sẵn sàng lao tới” phản đối thẳng thắn đối tác… - Bàn tay: Bàn tay xòe ra, thư giãn thoải mái dấu hiệu đàm phán điều kiện thuận lợi nhất; nắm tay siết lại, bàn tay đan chéo phản ứng tiêu cực; bàn tay để trước miệng nói, kéo tai hay để sau tai, ngón tay chạm nhẹ vào mũi dẫn nghi ngờ; - Thân người: Nếu ngồi thẳng nghiêng phía trước tức tất ổn; ngược lại, lui phía sau có phản đối; 2.8 Mức độ chấp nhận rủi ro Người Nhật ln lo lắng tình bất trắc họ người cẩn thận dè dặt Họ mong muốn cầu tồn, thích an toàn chắn mạo hiểm, bất trắc Với người Nhật, mục tiêu họ đàm phán thu thập nhiều thông tin tốt, chế định thường phức tạp dựa đồng thuận nhóm nên họ thường muốn chắn tránh rủi ro Người Nhật cẩn trọng đàm phán, họ sẵn sàng lật lật lại vấn đề nhiều lần nhằm đảm bảo bên hiểu rõ vấn đề, tránh tình trạng lầm lẫn xảy sau Đối tác Nhật không định hợp tác kinh doanh sau vài lần gặp Ngoài trước đàm phán, bên Nhật có nhiều đoàn tham khảo, nghiên cứu, đoàn hỏi vấn đề đánh giá đoàn lại theo khía cạnh khác Đó thói quen thể họ cần chắn, không dám mạo hiểm hay đưa định vội vàng Sau chọn đối tác, họ làm ăn lâu dài đến mức gần khơng thay đổi dù đối tác giá rẻ nhiều ưu đãi 2.9 Thỏa thuận hợp đồng Người Nhật hướng đến mục tiêu phát triển mối quan hệ lâu dài gắn bó lợi ích bên nên họ thích hợp đồng chứa đựng thỏa thuận mang tính nguyên tắc điều khoản chi tiết cụ thể Vì mà nảy sinh vấn đề thực hợp đồng, bên cần linh hoạt dựa mối quan hệ bên mà tìm phương án giải cho phù hợp đảm bảo lợi ích cho hai phía, thay giải cứng nhắc theo điều khoản hợp đồng quy định Theo mà người Nhật thường khơng mặc giá điều khoản khác cách kỹ lưỡng.Thông thường hợp đồng Nhật, mục cuối thường xuất danh mục “Các điều khoản khác: Những điều khoản khác không ghi hợp đồng quy định vào thoả thuận hai bên” Ngoài ra, với người Nhật, đơi hình thức hợp đồng khơng thiết phải văn mà lời nói, họ quan niệm rằng: “chữ tín cịn quan trọng hợp đồng thành văn” Người Nhật coi trọng chữ tín, nói coi vấn đề cam kết Người Nhật có xu hướng thẳng vào nội dung cụ thể hợp đồng Hay nói cách khác, họ coi quy trình đàm phán danh sách dài nội dung cần phải thương lượng cách để đạt đồng thuận bên tham gia đàm phán Người Nhật đưa vấn đề riêng để bàn bạc, điều khoản cụ thể thay cần có thỏa thuận chung trước đó; mức lợi ích từ mức tối thiểu cho điều kiện sau tăng dần lên đối tác chấp nhận điều kiện bổ sung thêm Khi ký hợp đồng phải rõ ràng, khơng có mập mờ Vì thế, việc xác định việc rõ ràng đàm phán với thương nhân Nhật Bản cần thiết Họ kỹ lưỡng, tỉ mỉ đến mức sau đàm phán hay thống vấn đề đó, dù khơng quan trọng lắm, làm tóm tắt nội dung thống trước gửi lại cho đối tác 2.10 Tổ chức nhóm hợp tác Người Nhật có xu hướng tổ chức nhóm đàm phán theo vai trị tập thể, dựa đồng thuận nhóm Họ đàm phán theo nhóm thành viên nhóm có vai trị riêng, cá nhân khơng thể tự nêu quan điểm riêng mà khơng qua bàn bạc, trao đổi với thành viên nhóm Nhật Bản quốc gia ln nhấn mạnh “Chúng tơi” thay “Tơi” Các định quan trọng thường thảo luận có trí tồn thành viên đưa Cũng kết nỗ lực tập thể nên không phù hợp khen ngợi cá nhân Thành công nỗ lực nhóm, khơng tự thành công Người Nhật hiểu rõ điều nhấn mạnh việc cần phải có người làm việc Họ ưu tiên quy trình thảo luận mang 10 tính hợp tác mà đơi làm chậm tiến độ, đảm bảo điều tất người có tiếng nói chung đích đến Người Nhật thường tham khảo ý kiến từ người mạng lưới, nhóm trước hành động, cần phải chắn định kinh doanh họ tạo lợi nhuận cho tất thành viên Nếu không, họ vui vẻ bước khỏi bàn đàm phán vào lúc Những lưu ý cho doanh nghiệp Việt Nam đàm phán với đối tác Nhật Bản 3.1 Trước đàm phán Tiến hành thăm dị kỹ lưỡng thị trường Nhật Bản Những thơng tin thị trường thiếu trước tiến hành thương vụ Do đó, muốn làm ăn với đối tác Nhật Bản, doanh nghiệp phải tiến hành thăm dò nghiên cứu cách toàn diện thị trường Nhật Bản Nội dung nghiên cứu thị trường bao gồm: dung lượng thị trường, tình hình cung cầu, yếu tố mơi trường kinh doanh luật pháp, sách, tình hình trị , tập qn cảng biển, tập quán buôn bán ngành hàng Trên sở đó, xác định sản phẩm định vị thị trường Nhật nào, khối lượng sản phẩm, giá nhóm khách hàng Ngồi ra, cần phải nghiên cứu văn hoá văn hoá kinh doanh thị trường Nhật để phần hiểu cách suy nghĩ, phán đốn tình có ứng xử thích hợp q trình đàm phán Các doanh nghiệp cần phải nghiên cứu đối thủ cạnh tranh bên đối tác muốn lựa chọn nhiều bạn hàng khác Chuẩn bị đầy đủ tài liệu, thơng tin cho bên đối tác Một phép lịch bên sẵn sàng với tài liệu, cặp cá nhân để giữ thứ ngăn nắp Trong trường hợp tài liệu in, lý tưởng cung cấp cho người tham dự họp Nhưng khơng phải lúc cố định số lượng người tham dự, nên hỏi cộng bên khoảng thời gian 11 thích hợp trước họp, chẳng hạn hai ngày trước đó, để chuẩn bị tài liệu Doanh nhân Nhật không quan tâm tới giá sản phẩm mà quan tâm tới điều kiện giao dịch khác chất lượng sản phẩm khả cung cấp hàng hóa ổn định đối tác Vì vậy, phía đối tác nên chuẩn bị đầy đủ tài liệu bao gồm số liệu khả sản xuất cơng nghệ cơng ty để đảm bảo thuyết phục phía Nhật Người Nhật thích xem hàng trực tiếp thư chào Người Nhật thích việc đối tác cung cấp cho mẫu sản phẩm, tài liệu cơng nghệ, máy móc trang thiết bị sản xuất nguyên liệu dùng cho sản xuất Những việc làm họ đánh giá cao tạo sở cho tin tưởng doanh nghiệp đối tác Chuẩn bị địa điểm Người Nhật ưa gọn gàng, ngăn nắp, sáng sủa Họ đánh giá sơ tiềm doanh nghiệp qua việc quan sát quy mơ trụ sở cơng ty, cách trí phịng đàm phán cách tiếp đón, phục vụ nhân viên lễ tân Những chi tiết dù nhỏ nhặt họ quan sát tỉ mỉ hình thành nên gọi ấn tượng ban đầu đối tác mắt người Nhật Trang phục Bất công ty vậy, trang phục gọn gàng, lịch tiêu chuẩn Ngày trước, văn hóa cơng sở Nhật khắt khe nam phải mặc comple tối màu, áo sơ mi trắng, thắt cà vạt Nữ phải mặc blazer chân váy công sở áo sơ mi, không mang giày cao gót Tuy nhiên thời gian trở lại đây, trang phục cơng sở thoải mái phái nữ Khi gặp đối tác người Nhật, trang phục nên lưu ý: - Nam: suit đen, sơ mi trắng, cà vạt, giày da - Nữ: trang phục tối màu, lịch, độ dài váy không ngắn, không mang nhiều trang sức trang điểm đậm 12 - Về giày dép: nên chọn loại giày có chiều cao vừa phải để tiện lại Khi đi, cần nhẹ nhàng, tránh tạo tiếng động lớn Ăn mặc lịch không giúp thân thêm gọn gàng, chu công việc mà đánh chuyên nghiệp doanh nghiệp Những đối tác, khách hàng nhìn vào phong thái trang phục nhân viên để đánh giá mặt cơng ty Chú trọng thời gian Với người Nhật, chuyện giấc đặt lên hàng đầu Nếu Việt Nam, muộn – 10 phút bỏ qua với công ty Nhật, phút muộn Đúng người Nhật phải có mặt trước từ 10 đến 15 phút, Tắc đường, kẹt xe, mưa bão không chấp nhận lý đáng người Nhật ln có thói quen xem dự báo thời tiết tình hình giao thơng, nhờ có cố họ ln chủ động sớm từ 30 phút đến tiếng để không bị ảnh hưởng đến cơng việc Chính lẽ này, vấn đề liên quan đến thời gian bạn phải cẩn trọng Ngôn ngữ Người Nhật đánh giá cao việc đàm phán tiếng Nhật thay tiếng Anh văn hóa họ Tiếng Anh thường không trọng hay sử dụng làm ngơn ngữ giao tiếp hàng ngày Vì buổi đàm phán với người Nhật nên có phiên dịch viên tiếng Nhật (nên có tảng ngành nghề kinh doanh) để việc giao tiếp hai bên suôn sẻ thuận lợi Lưu ý tài liệu liên quan buổi đàm phán nên cẩn thận chuẩn bị tiếng Anh tiếng Nhật 3.2 Trong đàm phán Cử điệu Người Nhật thường cười mỉm Há miệng q rộng xem thơ lỗ, họ thường che miệng cười, biểu thị ngạc nhiên hay ngờ vực Nụ cười hay tiếng cười người Nhật họ cảm thấy bối rối khó chịu, khơng 13 mang nghĩa họ vui Đối tác người Nhật có thói quen ăn nói nhỏ nhẹ, thái độ chững chạc Đây biểu cá tính yếu đuối mà họ xem biểu khôn ngoan, kinh nghiệm tuổi tác Vì vậy, cần phải có thái độ ơn hịa, mềm mỏng làm việc với người Nhật, tránh tỏ thái độ bực dọc, nóng nảy Điều mối quan hệ tốt đẹp hai bên Tư ngồi điều quan trọng việc gặp gỡ tiếp xúc Người trẻ tuổi nên ngồi với tay đặt lên đùi, đầu vai nghiêng phía trước chút để tỏ tơn kính người lớn tuổi Cách diễn đạt ngôn ngữ Người Nhật thường tránh nói lên cảm giác thật để giữ hồ khí đàm phán Chính vậy, việc hiểu rõ đối tác người Nhật thực muốn điều khó khăn Cách tốt nên làm trường hợp hỏi thêm để hiểu xác ý kiến thực họ vấn đề Tuy nhiên hỏi cần ý nên đặt câu hỏi mang tính mở chừng mực mang tính gián tiếp để tránh gây khó chịu cho đối tác người Nhật Người đàm phán không nên tập trung tất ý vào người nói tiếng Anh đồn đàm phán người Nhật, người thường người trẻ tuổi có ảnh hưởng Nếu khơng quan tâm đến người có quyền chức đồn tức xúc phạm họ Cần phải quan sát xem phía họ tỏ thái độ kính nể người để có ứng xử thích hợp Thơng thường người có tuổi người quan trọng Trong đàm phán người Nhật ln tỏ ơn hồ, lịch lãm, khiêm nhường, thái độ bình tĩnh cung kính, ẩn náu đằng sau vẻ bề ngồi ý nghĩ “tôi thắng, anh bại” Họ coi đàm phán đấu tranh thắng - bại, vừa phải giành chiến thắng, vừa giữ nghi lễ, thể diện Họ khơng thích đối đầu trực diện, mà thường dùng chiến lược chiến thuật đặc biệt như: thay đổi thị trường, đưa sản phẩm mới, đề xuất điều khoản, điều kiện đặc biệt… Trong văn hoá kinh doanh người Nhật danh tiếng địa vị xã hội người tỉ lệ thuận với thể diện Khi đối tác làm thể diện họ hay đơn giản gây cho họ bối rối, dù khơng cố ý nguy hiểm cho đàm phán Để giữ hoà khí thể diện cho đối tác, người Nhật khơng nói khơng cách trực tiếp Tiếng “khơng” xem 14 thơ lỗ Do cần nói khơng, phía đối tác phải dùng lối nói vòng vo, gián tiếp để tránh đối đầu xúc phạm đến người đối thoại Các nhà đàm phán Việt Nam lựa chọn cách diễn đạt khác: “tơi xin lỗi, không phép định vấn đề này”, “tơi muốn, điều khó q” Nhiều người đàm phán phải nhắc lại lời đề nghị vài lần cách khác để nhận câu trả lời hay cam kết người Nhật Trong suốt buổi đàm phán tốt nên giữ thái độ điềm tĩnh lịch Tránh thể giận dữ, nóng nảy hay sốt ruột bàn đàm phán người Nhật cho đối tác có ý đồ xấu Hãy che dấu cảm xúc theo cách người Nhật, nụ cười Nụ cười họ không đồng nghĩa với vui vẻ Họ cười để che đậy sốt ruột, xấu hổ, bối rối, sốc không đồng tình Người Nhật quen có cử vừa gầm gừ cổ họng vừa lắc đầu Họ thường làm cảm thấy khó chịu, dấu hiệu cho thấy họ không đồng ý Tiếng cười mỉa mai nói lên tình khó khăn Người Nhật thường tránh nhìn lâu vào mắt cử coi hăm doạ Những người trẻ hay cương vị thấp nhìn thẳng vào mắt người đối thoại mà thường nhìn xuống dưới, đầu cúi xuống để tỏ kính trọng Không nên suy cử thiếu tin cậy, thiếu trung thực hay không thành thật Cách xưng hơ với đối tác Hãy gọi tên xác đối tác Nhật Bản ghi danh thiếp Xuất phát từ truyền thống lịch sử văn hóa lâu đời mình, người Nhật dựa vào danh thiếp đế gọi xác tên người giao dịch họ tên người Nhật phức tạp Giai đoạn thương lượng Các đàm phán với người Nhật thường bắt đầu giới thiệu sản phẩm mẫu sau tiến tới thảo luận điều kiện giao dịch Người Nhật quen đưa vấn đề để bàn bạc không đưa loạt vấn đề Cách thời gian phía đối tác nên làm theo họ Các định người có chức vị cao họ đưa ra, tùy thuộc vào quy mô giao dịch nội dung hợp đồng Một vấn đề đưa vượt q khả định người việc 15 định dựa nguyên tắc thống Việc định kiểu thường nhiều thời gian, phía đối tác phải kiên nhẫn chờ đợi Khi phát biểu đàm phán Nên trì thái độ yên lặng, từ tốn lịch Giữ nét mặt bình thản điểm quan trọng Trong văn hóa kinh doanh Nhật Bản, danh tiếng vị trí xã hội người Nhật thể khái niệm Khi người đánh bình tĩnh hay lúng túng, điều thảm họa cho đàm phán Ở Nhật, tuổi tác đồng nghĩa với khơn ngoan kinh nghiệm Do người Nhật cảm thấy khó khăn đàm phán thương lượng với người nước ngồi nhỏ tuổi thiếu lịch lãm Nếu bạn gặp phải trường hợp trên, nỗ lực tạo tôn trọng lòng tin cậy lẫn Bạn sắc sảo, khoa trương hay thơ lỗ Phải kiên trì nói nhỏ nhẹ, thái độ phải hịa nhã, nghiêm túc đàm phán Hãy tỏ tôn trọng người đối thoại tuổi tác cương vị cơng ty Nếu bạn u cầu hỗ trợ đồng có tuổi nên có người đứng tuổi đứng giới thiệu bạn Khi nhận câu hỏi, người Nhật thường không hấp tấp trả lời mà phải dành thời gian suy nghĩ, với họ, vừa trả lời xong mà lại sửa câu trả lời không đảm bảo quán câu trả lời biểu cho thiếu chân thực đối tác thông tin đưa trình đàm phán Ngược lại, doanh nhân Nhật Bản thường yêu cầu đối tác trả lời thẳng vào vấn đề mà khơng vịng vo, dấu diếm Ngồi ra, thương lượng, người Nhật quan tâm đến giọng nói tượng trưng cho tính cách khí chất người.Nếu muốn hỏi đối tác Nhật Bản vấn đề đó, phía đối tác Việt Nam cần nêu câu hỏi cụ thể, mạch lạc Nếu không muốn trả lời câu hỏi họ, người đàm phán lảng tránh cách viện lý chưa đủ thông tin, tài liệu phớt lờ câu hỏi Tuy nhiên, có nguyên tắc cần phải nhớ kiên nhẫn chờ họ nói hết câu, khơng nên cắt ngang câu nói đối tác Nhật Bản, điều khiến họ cảm thấy khó chịu khơng tơn trọng Khi đưa thỏa thuận giao dịch 16 Người Nhật không mặc giá điều khoản khác cách kỹ lưỡng người láng giềng châu Á khác Thế đừng mà đưa nhân nhượng nhanh làm họ tự hỏi trung thực lời đề nghị ban đầu bạn Nếu để đối tác Nhật đưa nhân nhượng trước Người Nhật quen đưa vấn đề để bàn bạc không đưa loạt vấn đề để thảo luận Với người Nhật chữ tín cịn quan trọng hợp đồng thành văn Tuy nhiên hợp đồng hợp pháp đảm bảo quyền lợi bên Vì vậy, doanh nhân Việt Nam nói chuẩn mực làm việc cơng ty ghi chi tiết điều khoản cụ thể điều hồn tồn khơng phải khơng tin tưởng vào công ty Nhật, hợp đồng thành văn bảo vệ quyền lợi phía cơng ty Nhật 3.3 Kết thúc đàm phán sau đàm phán Về ký kết hợp đồng Đặc điểm bật làm việc với doanh nghiệp Nhật Bản giữ chữ tín, giữ lời hứa dù việc nhỏ Một thống thoả thuận chắn nội dung thoả thuận ghi vào hợp đồng đối tác Nhật cố gắng thực thật đúng, thật xác theo điều khoản Các doanh nghiệp hợp tác với Nhật Bản cần đặc biệt ý đến điều này, nhiều người, thỏa thuận miệng thường khơng có giá trị không coi trọng Các cam kết miệng thường bị thay đổi chí trường hợp hai bên có thỏa thuận mang tính ngun tắc Trong đàm phán với đối tác Nhật Bản, tuỳ tiện phía đối tác nguy hiểm, dẫn đến lịng tin quan hệ hợp tác tan vỡ Về việc thực hợp đồng Người Nhật lại khẩn trương, linh hoạt việc bắt tay vào thực hợp đồng Một điều quan trọng thực hợp đồng với đối tác Nhật Bản đảm bảo thời hạn giao hàng thoả thuận Các doanh nghiệp cần phải khắc phục điểm này, học tập tác phong người Nhật, đảm bảo giao hàng hẹn, nâng cao uy tín doanh nghiệp với đối tác người tiêu dùng Nhật Bản 17