(Tiểu luận) văn hóa đàm phán của nhật bản và những lưu ý chodoanh nghiệp việt nam

Vì vậy, ngay khi chỉ mới làm quen mà đặt quá nhiều câu hỏi liên quan đếnđời sống cá nhân đối với họ đây lại là một hành động huênh hoang và khiếm nhã.Ở Nhật Bản, cuộc sống mang tính nghi

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI

KHOA NGÔN NGỮ ANH - -

ĐỀ TÀI THẢO LUẬN HỌC PHẦN ĐÀM PHÁN THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ

VĂN HÓA ĐÀM PHÁN CỦA NHẬT BẢN VÀ NHỮNG LƯU Ý CHO

DOANH NGHIỆP VIỆT NAM

GIẢNG VIÊN: TS Lê Thị Việt Nga

LỚP HP: 231ITOM1621_02

NHÓM: 1

Hà Nội - Năm 2023.

MỤC LỤC

MỤC LỤC i

PHẦN NỘI DUNG 1

1 Giới thiệu sơ lược về Nhật Bản 1

1.1 Tổng quan về Nhật Bản 1

1.2 Vài nét về văn hóa và con người Nhật Bản 1

2 Văn hóa đàm phán của Nhật Bản 2

2.1 Phong cách cá nhân 2

2.2 Mức độ nhạy cảm với thời gian 3

2.3 Giao tiếp 3

2.4 Mục tiêu đàm phán 5

2.5 Phương pháp tiếp cận đàm phán 5

2.6 Chiến lược đàm phán 6

2.7 Mức độ ảnh hưởng của cảm xúc 7

2.8 Mức độ chấp nhận rủi ro 9

2.9 Thỏa thuận và hợp đồng 9

2.10 Tổ chức nhóm hợp tác 10

3 Những lưu ý cho doanh nghiệp Việt Nam khi đàm phán với đối tác Nhật Bản 11

3.1 Trước khi đàm phán 11

3.2 Trong khi đàm phán 13

3.3 Kết thúc đàm phán và sau đàm phán 17

PHẦN NỘI DUNG

1 Giới thiệu sơ lược về Nhật Bản

1.1 Tổng quan về Nhật Bản

Vị trí địa lý và điều kiện tự nhiên

Nhật Bản là quốc gia hải đảo, nằm ở phía Đông của châu Á, phía Tây của TháiBình Dương Lãnh thổ Nhật Bản có khoảng 3.900 đảo nhỏ trong đó 4 đảo chính làHonshu, Hokkaido, Kyushu, Shikoku

Nhật Bản nằm trong vùng khí hậu ôn hòa có 4 mùa Xuân – Hạ – Thu – Đông rõrệt, vì vậy, phong cảnh cũng thay đổi theo từng mùa tạo nên một diện mạo Nhật Bảnmới mỗi thời điểm giao mùa

Kinh tế

Nhật Bản là quốc gia phát triển có nền kinh tế đứng thứ 3 thế giới theo GDPdanh nghĩa sau Mỹ và Trung Quốc Từ một quốc gia hầu như bị phá hủy sau chiếntranh, Nhật Bản đã không ngừng vươn lên, tạo ra “Sự thần kỳ kinh tế Nhật Bản trongnhững năm 70 (kinh tế đứng thứ 2 thế giới lúc bấy giờ sau Mỹ) Nhật Bản là một trongnhững cường quốc trong ngành công nghiệp ô tô, hàng điện tử, đóng tàu…

Chính trị

Hệ thống chính trị ở Nhật Bản là quân chủ lập hiến và hệ thống đa đảng lưỡngviện (thượng viện và hạ viện) Thủ tướng đứng đầu Chính phủ và chính Đảng đa số.Thiên hoàng chỉ mang tính biểu tượng, không giữ bất kỳ quyền lực chính trị nào

1.2 Vài nét về văn hóa và con người Nhật Bản

Con người Nhật Bản đầy tính kỷ luật, tự giác, chăm chỉ, người Nhật luôn khiếnthế giới phải thán phục trước những hành động nhỏ nhất của mình Họ còn là nhữngcon người nhạy cảm với nền văn hóa nước ngoài, ham học hỏi và tìm tòi với óc sáng

Người Nhật luôn có tinh thần trách nhiệm cao, tiết kiệm, trung thành và luônluôn quý trọng thời gian Mỗi khi đi đâu họ đều gọi điện trước để giữ đúng giờ Họluôn tới trước giờ hẹn và cho rằng việc đến trễ sẽ làm mất lòng tin đối với người khác

1

Người Nhật tôn trọng lời hứa và nếu không chắc chắn về một điều gì đó thì họ sẽkhông hứa hẹn

Trong giao tiếp, người Nhật không muốn đối đầu, họ tin tưởng sự thỏa hiệp vàhòa giải Tin tưởng tuyệt đối vào quyết định của tập thể, không nói ra cảm xúc thật vìmuốn duy trì sự hòa thuận Tỏ thái độ bất đồng được xem là thô thiển, họ thích nói nhẹnhàng và lịch sự

Người dân Nhật Bản được biết đến với tính cách đặc trưng là riêng tư và kíntiếng Trong khi làm việc, họ rất coi trọng sự riêng tư, họ xem như đó là một phép lịch

sự tối thiểu Vì vậy, ngay khi chỉ mới làm quen mà đặt quá nhiều câu hỏi liên quan đếnđời sống cá nhân đối với họ đây lại là một hành động huênh hoang và khiếm nhã

Ở Nhật Bản, cuộc sống mang tính nghi thức rất cao và bạn có rất nhiều nghi lễ.Tại đám cưới, đám tang, trong công sở, tại cuộc gặp quan trọng và các sự kiện xã hộikhác, những gì mọi người mặc và cách mọi người nên cư xử được quy định rất chi tiếttrong các sách xã giao

Người Nhật thường không muốn làm những việc không có tiền lệ Nhật Bản tốnrất nhiều thời gian và nỗ lực vào nghiên cứu tính khả thi và tất cả các yếu tố rủi ro phảiđược xử lý trước khi bất kỳ dự án nào có thể bắt đầu

2 Văn hóa đàm phán của Nhật Bản

2.1 Phong cách cá nhân

Xã hội Nhật Bản luôn được biết đến như là một xã hội chính thống, ý thức đẳngcấp rất cao, nó buộc mọi người phải có lễ nghi và trật tự thứ bậc trong quan hệ khôngchỉ trong gia đình mà còn trong cả các mối quan hệ xã hội Điều này cũng được thểhiện trong đàm phán giao dịch ngoại thương Người Nhật luôn coi đàm phán như mộtcuộc đấu tranh nhưng đồng thời người Nhật lại không thích tranh luận chính diện vớiđối thủ đàm phán Họ chú tâm gìn giữ sự hoà hợp đến mức nhiều khi lờ đi sự thật, bởidưới con mắt người Nhật, giữ gìn sự nhất trí, thể diện và uy tín là vấn đề cốt tử Khi họcho rằng mình đúng mà đối phương tiếp tục tranh luận thì họ nhất định sẽ không phátbiểu thêm Họ cũng tránh xung đột bằng cách thỏa hiệp và không áp dụng hành độngnếu như họ cho rằng họ chưa suy nghĩ được thấu đáo mọi vấn đề

2

Coi trọng hình thức: Chú ý đến hình thức là biểu hiện của phép lịch sự và rấtđược coi trọng trong môi trường kinh doanh Nhật Bản Tùy vào ngành nghề và loạicông việc mà có trang phục khác nhau Trang phục sạch sẽ, phù hợp với hoàn cảnhkhông chỉ ảnh hưởng tới uy tín cá nhân mà còn ảnh hưởng đến uy tín công ty Thậmchí có công ty còn quy định chi tiết đến cách để đầu tóc, móng tay, cà vạt…Compleđược dùng phổ biến, ngay cả đối với những người không làm việc trong văn phòng.Giao dịch, tiếp khách trong kinh doanh: Việc giao dịch, trao đổi trong kinhdoanh không nhất thiết phải tiến hành ở văn phòng Không ít những cuộc thỏa thuậnđược tiến hành dưới hình thức những bữa ăn tối Điều này đã trở thành 1 tập quántrong đời sống kinh doanh của người Nhật Có khi người Nhật vừa chuốc rượu vừabàn chuyện kinh doanh đến tận những chi tiết cụ thể

2.2 Mức độ nhạy cảm với thời gian

Người Nhật nổi tiếng là những người đúng giờ nhưng trong khi đàm phán, họlại không phải là những người vội vàng, chạy đua với thời gian mà thong thả, từ tốn,cẩn thận xem xét để đưa ra quyết định cuối cùng Mục tiêu đàm phán có tác động đếnmức độ nhạy cảm với thời gian Mục tiêu đàm phán của người Nhật là xây dựng mốiquan hệ, không phải là ký được hợp đồng, cho nên độ nhạy cảm với thời gian là thấp.Nhưng tầm quan trọng của đúng giờ trong văn hóa Nhật vẫn luôn ở mức rất cao và nếumuốn được đánh giá cao, bạn không thể bỏ qua nó

2.3 Giao tiếp

Cách thức giao tiếp

Người Nhật thiên về cách thức giao tiếp gián tiếp Họ theo chiều hướng nóigiảm nói tránh, hạn chế thậm chí nói không với cãi vã và xung đột, luôn muốn duy trìmọi việc trong không khí hài hoà, ổn định Đặc điểm này trong đàm phán kinh doanhcủa người Nhật bị ảnh hưởng bởi khía cạnh văn hoá mang khuynh hướng ngữ cảnh caocủa họ

Không tranh cãi: người Nhật không quen với việc tranh luận bởi vì họ khôngtách mình ra khỏi tập thể Tỏ thái độ bất đồng được xem là thô thiển, họ thích nói nhẹnhàng, lịch sự

3

Cách nói giảm nói tránh: Người Nhật luôn chủ động hạn chế những tình huốngđối đầu, vì thế lời nói và phép tắc giao tiếp của họ được kết hợp nhằm tránh gây hiềmkhích đồng nghiệp cũng như đối tác Thay vì đi thẳng vào vấn đề, người Nhật thườnggợi ý nhẹ nhàng, nói bóng gió Đôi lúc, họ nói một cách rõ ràng hơn nhưng càng cẩntrọng để không làm người khác bị phật ý hay tức giận Họ sẽ tìm mọi cách để thể hiệnrằng họ đang không áp đặt ý chí của bản thân lên những người khác.

Coi trọng sự kín đáo và tinh tế trong giao tiếp: Trong một xã hội văn hóa lấychữ hòa làm trọng, người Nhật chỉ nói cái người nghe thích nghe Khi phát ngôn, họquan tâm đến nghi thức hơn nội dung phát ngôn Người Nhật thường không biểu lộcảm xúc qua nét mặt, thường giữ im lặng rất lâu, tránh nói “không” trực tiếp… nênviệc tìm hiểu thực sự không dễ dàng Xây dựng quan hệ cá nhân trong giao dịch vớingười Nhật là vô cùng quan trọng Với những truyền thống và lễ nghi chặt chẽ, ngườingoài khó có thể thấu hiểu hết, nên xã hội Nhật Bản thường được các nhà nghiên cứucho là “xã hội đóng” với người nước ngoài

Chào hỏi

Người Nhật đặc biệt chú trọng đến nghệ thuật cúi đầu, bởi nếu cúi đầu quá sâutrong hoàn cảnh không đúng sẽ bị cho là hành động kỳ quặc Khi bắt tay đối phươngkhông nên siết mạnh và không được giao tiếp bằng mắt Khi giao tiếp không đượccười thoải mái, cần nói nhỏ nhẹ với thái độ chững chạc

Cụ thể nghi thức này sẽ được thực hiện theo những quy tắc sau:

- Chào những người cấp dưới và nhỏ tuổi trước sau đó mới tới người cao tuổi

- Gặp ai trước sẽ chào hỏi trước

- Người dân Nhật Bản không có thói quen bắt tay nhau khi chào hỏi

- Khi chào hỏi hai người sẽ đứng cách xa nhau

Người Nhật sử dụng hai kiểu chào phổ biến sau trong đàm phán kinh doanh :

- Kiểu cúi chào bình thường: thân mình cúi xuống 20-30 độ và giữ nguyên 2-3 giây.Nếu đang ngồi trên sàn nhà mà muốn chào thì đặt hai tay xuống sàn, lòng bàn tay úpsấp cách nhau 10-20cm, đầu cúi thấp cách sàn nhà 10-15cm

4

Đàm phán

Thương mại None

1

Các mô hình nghiên cứu lý thuyết và tổ…

6

- Kiểu khẽ cúi chào: thân mình và đầu chỉ hơi cúi khoảng một giây, hai tay để bênhông.

Quà tặng

Tặng quà là một trong những yếu tố quan trọng trong kinh doanh ở Nhật ỞNhật tặng là một nghệ thuật, thể hiện tình bạn, sự kính trọng, thái độ ngưỡng mộ Khinhận quà từ đối tác không nên mở trước mặt người tặng quà Quà tặng không nên có

số 4, 9 hoặc những vật nhọn, đồ vật được tượng trưng là không may mắn ở Nhật.Danh thiếp

Nhật Bản là một trong những nước sử dụng danh thiếp nhiều nhất Thế giới.Danh thiếp ở Nhật được gọi là Meishi – việc trao danh thiếp được tiến hành trangtrọng bởi nghi lễ gọi là Meishi Kokan

Vì vậy nếu bạn có ý định trao đổi làm ăn với họ thì nên chuẩn bị kĩ danh thiếpcủa mình và trao danh thiếp ở lần gặp đầu tiên Khi trao và nhận phải cầm bằng hai tay

và luôn để trên bàn Kết thúc cuộc gặp nên cất vào ví và không được bỏ sau túi quần

2.4 Mục tiêu đàm phán

Mục tiêu đàm phán của người Nhật Bản là hướng đến xây dựng mối quan hệhợp tác lâu dài thay vì chỉ đơn giản là ký kết một hợp đồng Người Nhật Bản có xuhướng cho rằng việc xây dựng mối quan hệ cá nhân lâu dài và tin cậy đóng vai trò kháquan trọng Vì vậy họ luôn muốn xây dựng mối quan hệ ngay khi bắt đầu gặp gỡ hơn là

để mối quan hệ ấy dần dần hình thành trong quá trình kinh doanh Do đó, tại buổi đàmphán đầu tiên, mục đích chỉ là để hai bên hiểu thêm về nhau, bắt đầu xây dựng mốiquan hệ và thu thập thông tin như mối quan tâm, mục tiêu, điểm yếu của nhau làm cơ

sở cho giai đoạn tiếp theo của quá trình đàm phán

2.5 Phương pháp tiếp cận đàm phán

Coi đàm phán như một cuộc đấu tranh: Người Nhật luôn tỏ ra ôn hòa không làmmất lòng đối phương, tuy nhiên phía sau biểu hiện đó lại ẩn chứa một phong cách đàmphán đúng nghĩa “Tôi thắng anh bại” Vì vậy, người Nhật coi đàm phán là một cuộcđấu tranh hoặc thắng hoặc bại, có thể nói là họ theo chiến lược đàm phán kiểu “cứng”

5

Đàm phánThương mại None

NHÓM 6 đàm phán Bài thảo luận đàm…

-Đàm phánThương mại None

21

Tuy nhiên, khi họ đưa ra yêu cầu thì những yêu cầu đó vừa phải đảm bảo khả năngthắng lợi cao song cũng phải đảm bảo lễ nghi, lịch sự theo đúng truyền thống của họ.Khi đối mặt hoặc công khai đấu tranh trong đàm phán với đối phương, họ không tỏ raphản ứng ngay mà họ biết cách sử dụng khéo léo những tài liệu có trong tay để giảiquyết những vấn đề sao cho có lợi nhất về phía họ

Tìm hiểu rõ đối tác trước đàm phán là thói quen của người Nhật trước khi bướcvào đàm phán Họ luôn quan niệm “trước hết tìm hiểu rõ đối tác là ai, mới ngồi lạiđàm phán” chứ không phải “ngồi vào bàn đàm phán trước rồi mới làm rõ đó là ai”.Người Nhật có thể tiến hành tìm hiểu đầy đủ tình hình thông tin nước ngoài muốn làm

ăn với họ Không chỉ bao gồm phương thức làm ăn của công ty đó mà cả bạn hàng củacông ty đó Trước khi đàm phán chính thức, thương gia Nhật thường có thể mời đốitác dùng tiệc hoặc tham gia dạ hội, mục đích là để thăm dò họ trong những hình thứckhông chính thức như vậy, tìm hiểu cá tính và độ tin cậy của những đối tác này

2.6 Chiến lược đàm phán

Với phong cách coi đàm phán như một cuộc đấu tranh thắng bại, người Nhậtchủ yếu đi theo chiến lược đàm phán kiểu cứng Đây là kiểu đàm phán chỉ theo đuổilợi ích của mình, dùng phương pháp và thái độ cứng rắn để đè bẹp đối phương và đạtđược mục đích Được sử dụng khi thế lực nghiêng về một phía, do cá tính hoặc lợi íchhoàn toàn đối lập

Chiến lược tiêu hao

Trước hết cứ làm vừa lòng họ, rồi xỏ vào mũi họ mà dắt đi Khi mới bắt đầuđàm phán họ tìm cách lảng tránh, hoặc khéo léo đưa đẩy cho qua những đòi hỏi phi lý

mà phía bên kia nêu ra trong thế bắt nạt mình Qua mấy lần giằng co như thế, sẽ làmcho những kẻ kênh kiệu trong đàm phán bị mất dần nhuệ khí, nhà doanh nghiệp quansát thấy lúc nào đối thủ thực sự mệt mỏi, đầu váng mắt hoa rồi, là lúc có thể ra tayđánh trả, biến thế thủ thành thế công, nêu rõ quan điểm của mình ra, thúc ép phía bênkia phải chấp nhận yêu cầu và điều kiện của mình, giành thắng lợi trong đàm phán.Người Nhật vốn rất giỏi về đàm phán và trong đàm phán, khiến cho đối thủđàm phán phải sốt ruột mà trở nên nóng vội, còn họ thì thủng thẳng thả mồi buông câu

6

với tư thế một người chiến thắng Họ hiểu rất rõ rằng cuộc đàm phán nào cũng có một

kỳ hạn cuối cùng Bất cứ một người đàm phán nào trong lòng nói chung cũng có một

sự tính toán là trước thời điểm ấy sẽ đi đến một thỏa thuận về một điều gì đó Ngườitham gia đàm phán thường hay đợi đến thời hạn cuối cùng mới chịu nhượng bộ hoặcthỏa hiệp Bởi vậy, trong khi đàm phán, các nhà buôn Nhật luôn luôn tỏ ra phớt lờ, cómột sự kiên nhẫn rất lớn, để chờ thời cơ chín muồi, cái khéo léo này được các nhàbuôn Nhật áp dụng rộng rãi

Chiến lược lợi dụng điểm yếu của đối thủ

Một điểm quan trọng trong chiến lược đàm phán của các doanh nghiệp Nhật là

họ luôn lợi dụng điểm yếu của đối thủ Ngoài mặt họ tỏ ra khiêm nhường, kính trọngnhưng trên thực tế thì lại rất nhiều mưu kế toan tính bên trong, rất khó đối phó Họluôn mong đợi đối phương đưa vấn đề ra trước Thái độ của họ rất lịch sự, hiếu khách,đợi cho đối tác nói ra hết đầy đủ vấn đề thì họ mới bắt đầu hỏi liên tiếp Trong quátrình đàm phán có khi họ im lặng trong thời gian dài, có lúc tưởng họ ngủ gật, nhưngđiều đó không có nghĩa là họ không lịch sự, không tập trung vào cuộc đàm phán mà đó

là tập quán của người Nhật, họ cảm thấy cần thời gian để suy nghĩ Nếu không biếtđược những đặc điểm này của các doanh nghiệp Nhật mà đối tác cảm thấy bực mìnhkhó chịu, cần thì cắt đứt đàm phán, hoặc nói lại lập trường của mình, do đó đối tác rất

dễ bị đẩy vào tình thế bị động và bất lợi về phía mình

2.7 Mức độ ảnh hưởng của cảm xúc

Về cử chỉ, người Nhật khá cứng nhắc trong giao tiếp và đặc biệt và đàm phán

Họ thường không khua tay múa chân, không ngồi vắt chân hay chống tay lên cằm; họcũng ít nhìn lâu vào mắt đối tác để tránh hiểu lầm rằng đó là một ý đồ không tốt.Những người có địa vị thấp hơn thường ít nhìn trực diện vào người đối thoại màthường nhìn thấp xuống và hơi cúi để tỏ sự kính trọng Ngoài ra khi đàm phán, thườngđối tác người Nhật hay giữ một khuôn mặt lạnh Họ nói giọng trầm xuống, không biểuhiện nhiều cảm xúc và cũng không cười đùa

Trong đàm phán, người Nhật luôn tỏ ra lịch lãm, khiêm nhường; họ giữ mộtkhông khí ôn hoà và thường không trực tiếp phản đối đối tác, tuy nhiên như vậy cũng

7

không hẳn là họ đồng ý Họ sẽ thường tránh nói “không” hay “không thể” mà dùngnhững từ ám chỉ lịch sự hơn như “khó quá”, “chúng tôi rất muốn, nhưng ” và đôi khicách nói “để tôi nghĩ thêm đã” cũng mang nghĩa “không thể”

Họ sẽ cố gắng che giấu và kiểm soát cảm xúc thật của bản thân và luôn thậntrọng để ý quan sát người xung quanh, biểu hiện ra ngoài có thể khác với suy nghĩtrong họ Người Nhật cũng có thói quen “xem tướng” đối tác kinh doanh thông quaviệc quan sát, đây cũng được coi là chiến lược đàm phán tạo cho doanh nghiệp nhiều

cơ hội kinh doanh thành công Trong đó gồm 2 bước để nhanh chóng nắm bắt đượcđối tác

Phân loại nhanh tính cách:

- Loại hay ưu tư, cáu kỉnh: thường là những người có gương mặt xương xẩu, xươnghình chữ nhật và màu da tái Những người này thường thẳng thắn và chờ đợi ở họnhững lời giải thích đơn giản và rõ ràng, không hoa mỹ

- Loại nóng nảy: thường có gương mặt tròn, da sẫm và thịt rắn, những người nàynghiêng về hành vi mang tính hơi cực đoan; nên tránh nghịch ý hay cản trở họ

- Loại dễ bị kích động: thường có gương mặt hình tam giác với vầng trán rộng Luônluôn cử động, chờ sự trình bày cặn kẽ, đầy đủ với những chi tiết và ví dụ thuyết phục

- Loại phớt tỉnh: có gương mặt tròn hình trái lê, với dáng mềm mại và hơi diễn cảm.Tất cả những gì có thể mang đến cho người có tính cách này là nhiều an toàn và nhiềutiện nghi sẽ được hoan nghênh

Quan sát chi tiết thái độ, cử chỉ của đối phương:

- Gương mặt: Nhìn về bạn, chân mày hơi nhíu là dấu hiệu quan tâm và thích thú Mắt

mơ màng, không nhìn vào bạn có thể là dấu hiệu của sự phiền muộn, bực mình;…

- Cánh tay: Nếu đang nói mà đối tác bất chợt khoanh tay lại có nghĩa là có một sự phật

ý nho nhỏ, cánh tay chắp lại phía sau biểu thị ý muốn chi phối hay căng thẳng Ở tưthế ngồi, các cùi chỏ đưa về sau, thân người trong tư thế “sẵn sàng lao tới” là một sựphản đối thẳng thắn của đối tác…

8