SmartBiz tích hợp phần mềm quản lý kho với các phần mềm khác

Case study Kinh nghiệm quản lý kho thông minh từ 3 doanh nghiệp lớn thành công: Sức mạnh của tích hợp phần mềm Bạn có bao giờ tưởng tượng được sự hiệu quả khi phần mềm quản lý kho thông minh được tích hợp hoặc liên kết một cách tuyệt vời với các phần mềm doanh nghiệp bạn đang sử dụng? Trong case study này sẽ tiết lộ cho bạn những bí quyết và chiến lược mà các doanh nghiệp đã áp dụng để tận dụng lợi thế của các hệ thống. Bạn sẽ tìm hiểu cách họ đã tạo ra một quy trình liên kết mạnh mẽ giữa quản lý kho thông minh với các phần mềm khác. Sự liên kết này đã tạo ra một cơ sở hạ tầng mạnh mẽ, cho phép các doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc, tăng cường sự nhất quán dữ liệu và giảm thiểu sai sót. Đừng để vấn đề quản lý kho làm trì hoãn sự phát triển và khả năng mở rộng của bạn. Hãy khám phá các case study này để tìm ra giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp của bạn, vừa đáp ứng yêu cầu hiện tại vừa tạo nền tảng cho sự phát triển trong tương lai.

[Case study] Kinh nghiệm quản lý kho thông minh từ 3 doanh nghiệp lớn thành công: Sức mạnh của tích hợp phần mềm!

https://sbiz.vn

[Case study] Kinh nghiệm quản lý kho thông minh từ 3 doanh nghiệp lớn thành công: Sức mạnh của tích hợp phần mềm!

Bạn có bao giờ tưởng tượng được sự hiệu quả khi phần mềm quản lý kho thông minh được tích hợp hoặc liên kết một cách tuyệt vời với các phần mềm doanh nghiệp bạn đang sử dụng?

Trong case study này sẽ tiết lộ cho bạn những bí quyết và chiến lược mà các doanh nghiệp đã áp dụng để tận dụng lợi thế của các hệ thống Bạn sẽ tìm hiểu cách họ đã tạo ra một quy trình liên kết mạnh mẽ giữa quản lý kho thông minh với các phần mềm khác Sự liên kết này đã tạo ra một cơ sở hạ tầng mạnh mẽ, cho phép các doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc, tăng cường sự nhất quán dữ liệu và giảm thiểu sai sót

Đừng để vấn đề quản lý kho làm trì hoãn sự phát triển và khả năng mở rộng của bạn Hãy khám phá các case study này để tìm ra giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp của bạn, vừa đáp ứng yêu cầu hiện tại vừa tạo nền tảng cho sự phát triển trong tương lai

[Case study #1] Quản lý kho thông minh với Phần mềm Bravo

Đây là Case study của một doanh nghiệp đang dẫn đầu trong ngành công nghiệp sản xuất bia, và họ đang sử dụng phần mềm Bravo để nắm vững quy trình quản lý bán hàng và kế toán Tuy nhiên, như rất nhiều doanh nghiệp khác, họ đang gặp một thách thức quan trọng: quản lý kho bằng mã vạch Vì thế, họ đang trăn trở và tìm kiếm một giải pháp quản lý kho thông minh, sử dụng mã vạch để nâng cao hiệu suất

và khả năng quản lý kho của mình

Bằng cách áp dụng công nghệ mã vạch vào quy trình quản lý kho, doanh nghiệp sẽ tận dụng được sự tự động hóa để giảm thiểu sai sót, tăng cường độ chính xác và nâng cao năng suất Họ tin rằng giải pháp này sẽ mang lại một sự thay đổi tích cực

và đưa công ty của họ tiến thêm một bước trong hành trình vươn tới sự thành công

Chúng ta hãy cùng khám phá và tìm hiểu về trường hợp này để hiểu rõ hơn về sự quan trọng và tiềm năng của giải pháp quản lý kho thông minh bằng mã vạch trong ngành sản xuất

Giới thiệu về Doanh nghiệp

Chi Nhánh Công ty Cổ phần Bia S** G** thuộc tổng Công ty cổ phần Bia – Rượu – Nước giải khát S****O S****O đã trải qua 145 năm lịch sử nguồn gốc, 43 năm xây

dựng và phát triển thương hiệu Với sản phẩm Bia S** G** và Bia *** vẫn đang là thương hiệu Việt dẫn đầu thị trường bia Việt Nam và đang trên đường chinh phục các thị trường khó tính như Đức, Mỹ, Nhật, Hà Lan v v

Hiện trạng về việc quản lý kho

 Hệ thống phần mềm đang được chi nhánh sử dụng là: phần mềm Bravo để quản

lý bán hàng và kế toán Phần mềm quản lý sản xuất để quản lý sản xuất và kho Các phần mềm này được áp dụng chung, thống nhất cho cả Tổng công ty Tuy nhiên phần mềm quản lý sản xuất hiện tại chưa hỗ trợ quản lý kho bằng mã vạch

và đang có nhiều bất cập

 Chi nhánh phân cấp quản lý kho thành 4 kho lớn gồm: kho phụ tùng- vật tư; kho hoá chất, kho bao bì và kho thành phẩm

 Nghiệp vụ điều hành kho nhập/xuất/điều chuyển hàng hóa hiện chi nhánh đang thực hiện thủ công, các hoạt động kho đang được ghi chép số liệu trên excel

 Hàng hóa vật tư của chi nhánh chủ yếu là các phụ tùng, thiết bị máy móc, bao bì, hoá chất, văn phòng phẩm phục vụ cho khâu sản xuất Với số lượng hiện tại khoảng 2000 mã sản phẩm

 Hàng hoá trong kho chưa được quản lý bằng mã vạch

 Hoạt động xuất nhập kho hiện đang tốn nhiều thời gian trong việc tạo mã và nhập liệu giữa các phần mềm (file excel, phần mềm Bravo, phần mềm quản lý sản xuất)

 Hàng hoá trong kho chưa được cập nhập vị trí quản lý, khi cần lấy hàng mất nhiều thời gian tìm kiếm

 Dữ liệu hàng tồn kho không được cập nhập tức thời

Yêu cầu của Khách hàng

 Yêu cầu hàng hoá trong kho được quản lý bằng mã vạch hoặc QR Code, các dãy ô kệ phải được quy định mã vạch để quản lý vị trí

 Trong các nghiệp vụ kho như xuất/nhập/điều chuyển/kiểm kê kho thực hiện bằng thiết bị quét mã vạch để giảm thao tác nhập liệu của người dùng, đảm bảo tính chính xác của dữ liệu

 Giảm bớt thời gian cho khâu nhập hàng khi tạo mã và in mã hàng hoá trên phần mềm Bravo

 Yêu cầu dễ dàng trong việc tìm kiếm, truy xuất các hàng hoá trong kho chính xác

vị trí đang được lưu trữ hoặc khi tìm kiếm hàng hoá xuất cho bộ phận sản xuất

 Quản lý hàng tồn kho hiệu quả và chính xác, khi xuất sản xuất hệ thống phải thống kê được số lượng hàng hoá còn tồn lại, dữ liệu được cập nhập tức thời

Giải pháp

Để giải quyết những vấn đề hiện trạng và đáp ứng yêu cầu của Doanh nghiệp, Giải

pháp quản lý kho thông minh được đề xuất Tương ứng với mỗi kho và với mỗi

nhóm nguyên liệu, vật tư hay thành phẩm sẽ là những đề xuất phương án khác nhau để đảm báo tính đặc thù, chính xác và giải quyết được vấn đề, bài toán của

khách hàng Dưới đây là tóm tắt giải pháp dành cho kho Phụ tùng- vật tư như sau:

1 Thiết kế và tổ chức vị trí kho và sản phẩm

Tổ chức Kho và sản phẩm là bước quan trọng nhất để cải thiện hoạt động của doanh nghiệp sẽ mất ít thời gian hơn để chọn hoặc lưu trữ sản phẩm Một doanh

nghiệp được tổ chức tốt cũng làm cho việc tích hợp sử dụng phần mềm vào các quy trình dễ quản lý hơn

STT Khoản mục Diễn giải

1 Vị trí trong kho Theo như Layout kho của doanh nghiệp, kho

hàng hoá có các vị trí cần quản lý gồm:

 Vị trí tập kết hàng hoá

 Vị trí lưu kho: văn phòng phẩm, vật tư dụng

cụ, vật tư thiết bị…được chia thành các ô kệ: A; B; C…)

2 Tổ chức các vị trí

trong kho và sản phẩm

Sử dụng các vị trí phân cấp để tổ chức kho của doanh nghiệp theo khu, hàng, kệ, thùng…

 Vật tư hay Văn phòng phẩm không theo dõi theo số Serial sẽ được quản lý theo mã Gói/Thùng/ Khay và được gắn tem mã vạch cho các Gói/ Thùng này

 Hàng hoá là Phụ tùng có thể được quản lý theo mã sản phẩm hoặc theo số serial của sản phẩm

3 Nhóm sản phẩm Quản lý và phân loại nhóm sản phẩm, có thiết

lập nhóm sản phẩm theo:

 Phương thức nhập trước xuất trước (FIFO)

 Tuyến cung ứng

 Vị trí gần nhất

2 Thiết lập Layout kho

Mô hình hoá Layout kho của doanh nghiệp với các khu vực trong kho, vị trí dòng hàng và trạng thái của hàng hoá, vật tư Các thông tin về sản phẩm, tỷ lệ lấp đầy tại các vị trí, địa điểm kho là bao nhiêu %, nơi nào đang trống, nơi nào quá tải…có thể hiển thị trực quan trên màn hình

Với giao diện Layout kho trên phần mềm giúp hiển thị trực quan và tìm kiếm nhanh chóng hàng hoá trong đó bao gồm:

 Kiểm tra trạng thái vật tư, phụ tùng đang lưu trữ: hàng hoá đang trống, hoặc quá tải…

 Tra cứu vị trí lưu trữ hàng hoá bằng cách quét mã vạch của sản phẩm hoặc mã thùng/gói để biết được chúng đang hoặc cần được lưu trữ/ lấy hàng ở đâu

 Hiển thị các đơn hàng nhập, xuất cần thực hiện hàng ngày

3 Quản lý các hoạt động kho

Dựa theo mô tả về quy trình nhập, xuất và kiểm kê hàng hoá hiện tại của Chi nhánh cung cấp SmartBiz đề xuất tới khách hàng giải pháp tối ưu để quản lý các hoạt động kho như sau:

Hoạt động Nhập kho

Luồng quy trình Nhập kho

Mô tả luồng Nhập kho

STT Khoản mục Diễn giải

1 Đơn mua hàng/ Yêu

cầu nhập kho

 Bộ phận mua hàng gửi thông tin đơn hàng mua cần nhập kho

2 Tạo lệnh Nhập kho

trên phần mềm quản

lý kho thông minh

 Người vận hành kho căn cứ đơn hàng hoặc yêu cầu nhập kho thực hiện tạo Lệnh nhập kho trên phần mềm kho thông minh

 Đối với những hàng hoá đã có mã sẽ sử dụng

mã có sẵn Trường hợp những hàng hoá mới chưa có mã sẽ thực hiện tạo mã trên phần mềm SmartBiz theo quy tắc tạo mã của Chi nhánh

 Với hàng hoá là vật tư, phụ tùng có số serial có thể quản lý theo số Serial của sản phẩm

3 Kiểm tra và nhận

hàng tại vị trí tập kết

 Khi hàng hoá được giao/chuyển đến (vị trí tập kết hoặc vị trí nhận chờ nhập hàng), người vận hành kho thực hiện kiểm đếm số lượng bằng thiết bị quyét mã vạch (thiết bị PDA)

 Đối với những hàng hoá không quản lý theo số Serial thực hiện kiểm đếm và cập nhập số lượng

vào thiết bị PDA Khi đã kiểm đếm số lượng đầy

đủ người vận hành kho chọn đóng gói hàng hoá, máy in sẽ tự động in ra mã vạch Gói/ Thùng/Khay (Package) để dán lên thùng hàng giúp định danh và kiểm soát số lượng hàng hoá

sẽ Nhập – Xuất- Tồn trong Gói/ Thùng/Khay này

 Với hàng hoá theo dõi theo số serial thực hiện quét mã serial của sản phẩm để nhận hàng Số serial sẽ cập nhật vào phần mềm thông qua thiết

bị quét mã vạch thay vì phải nhập bằng tay

 Sau khi xác nhận số lượng nhập kho số lượng tồn kho sẽ tự động được cập nhật theo thời gian thực trên phần mềm

4 Điều chuyển hàng

hoá về vị trí lưu trữ

 Thực hiện điều chuyển hàng hoá từ vị trí tập kết nhận hàng về các vị trí lưu kho bằng thiết bị quét

mã vạch Việc điều chuyển, sắp xếp được thực hiện bằng cách sau:

o Thiết lập chỉ định vị trí lưu kho cho các hàng hoá

o Theo sắp xếp của thủ kho

 In phiếu Nhập kho, ký xác nhận và gửi cho bộ phận kế toán để ghi nhận số lượng nhập kho trên phần mềm Bravo

Hoạt động Xuất kho

Luồng quy trình Xuất kho

Mô tả luồng Xuất kho

STT Khoản mục Diễn giải

1 Yêu cầu xuất từ các  Các bộ phận gửi yêu cầu xuất kho hàng hoá sử

bộ phận sử dụng dụng

2 Tạo lệnh Xuất kho

trên phần mềm quản

lý kho thông minh

 Người vận hành kho căn cứ yêu cầu xuất kho của các bộ phận sử dụng thực hiện tạo Lệnh xuất kho trên phần mềm kho Hệ thống tự động

đề xuất vị trí lưu trữ hàng hoá cần lấy để xuất

3 Lấy hàng/nhặt hàng/

soạn hàng

 Người vận hành kho thực hiện lấy hàng bằng cách sử dụng thiết bị quyét mã vạch, trên thiết bị PDA hiện thị các thông tin phiếu xuất, mặt hàng

và vị trí hàng hoá cần lấy

 Sau khi lấy đủ số lượng hàng hoá cần xuất người vận hành kho sẽ thực hiện xác nhận hoàn thành việc lấy hàng trên PDA

4 Xuất hàng ra khỏi

kho

 Điều chuyển hàng hoá đã được lấy từ vị trí soạn hàng hoặc đóng gói ra vị trí chờ xuất hàng Sau khi xác nhận phần mềm sẽ tự động trừ tồn kho

 In phiếu Xuất kho, ký xác nhận và gửi cho bộ phận kế toán để ghi nhận số lượng xuất kho trên phần mềm Bravo

4 Truy xuất hàng hoá

Truy xuất hàng hóa trong phần mềm quản lý kho đóng vai trò rất quan trọng trong việc quản lý kho hàng Nó giúp cho các doanh nghiệp có thể kiểm soát và theo dõi chính xác lượng hàng hóa đang có trong kho, vị trí của chúng và số lượng còn lại để đáp ứng nhu cầu của khách hàng

Khi cần phải tra cứu, kiểm tra thông tin sản phẩm hệ thống cho phép truy xuất theo

mã sản phẩm, theo số Lô, số Serial, số Thùng/Pallet/Gói như sau:

 Tra cứu bằng Mã sản phẩm:

Thực hiện quét mã hàng hoá sẽ hiện thị hiện hàng hoá đang ở vị trí nào, Lô nào,

số lượng tồn kho

 Tra cứu bằng số Lô/ số Serial

Cung cấp các thông tin về ngày hết hạn, ngày sản xuất, lô đó có bao nhiêu sản phẩm, hoặc thông tin về đơn đặt hàng… một cách dễ dàng

 Tra cứu theo số thùng/Pallet/Gói:

Người thực hiện quét mã vạch trên các thùng/Pallet/Gói này, hệ thống sẽ cung cấp số lượng thực tế, giữ hàng và sẵn hàng trong thùng là bao nhiêu? Có những mặt hàng gì? Vị trí của thùng, gói ở đâu? Và tự động cập nhật số lượng hoặc khối lượng trong thùng, gói khi nhập hoặc xuất hàng trong nó mà không phải kiểm đếm lại hoặc tạo lại mã cho thùng/gói

Sự khác biệt giữa giải pháp và trước đó

Sự khác biệt giữa Giải pháp được đề xuất và theo cách vận hành trước đó của Chi nhánh:

Về việc tạo dữ liệu:

 Mã sản phẩm của các sản phẩm mới sẽ được tạo ra từ phần mềm quản lý kho thông minh theo quy tắc của Chi nhánh thay vì được tạo từ phần mềm Bravo trước đó Điều này giúp bộ phận kho chủ động xử lý công việc và giảm thời gian chờ đợi tạo mã từ phần mềm Bravo (trước đó thời gian chờ để có được mã sản phẩm từ phần mềm Bravo đôi khi mất 2~3 ngày)

 Phiếu/Lệnh nhập, xuất kho sẽ được tạo trực tiếp từ phần mềm kho thông minh Sau khi bộ phận kho nhận hoặc lấy hàng và cập nhật số lượng đã nhận hoặc lấy hàng trên phần mềm (sử dụng mã vạch và thiết bị quét mã vạch để nhận hoặc lấy hàng) Thực hiện in phiếu nhập/xuất kho gửi tới bộ phận kế toán để ghi nhận số lượng nhập, xuất kho vào phần mềm Bravo giúp giảm thời gian luân chuyển chứng từ nhiều bước, tiết kiệm rất lớn thời gian cũng như độ chính xác

và xử lý kịp thời các yêu cầu nhập, xuất vật tư, hàng hoá

Trước đó hàng vào kho, bộ phận mua hàng sẽ đưa hồ sơ để kho và bộ phận sử dụng kiểm tra xác nhân Sau đó bộ phận kho thực hiện nhận hàng Hồ sơ đầy

đủ đưa kế toán làm nhập kho lên bravo, mua hàng nhận lại hồ sơ đưa lại cho thủ kho nhập lên phần mềm quản lý sản xuất

 Việc nhập/xuất hàng và cập nhật số lượng vào phần mềm được diễn ra đồng thời và theo thời gian thực bằng thiết bị quét mã vạch cung cấp thông tin tồn kho nhanh chóng và chính xác

Về phương thức thực hiện

 Sử dụng thiết bị quyét mã vạch để thực hiện nhập xuất hàng hoá giúp thao tác nhanh hơn, tăng độ chính xác lên đến 99% và tăng hiệu suất xử lý các yêu cầu nhập, xuất hàng hoá lên đến 50%

 Theo dõi chính xác vị trí hàng hoá giúp cho việc tìm kiếm nhanh chóng, tiết kiệm thời gian

Đánh giá của khách hàng

Giải pháp quản lý kho thông minh bằng mã vạch là một sự thay đổi lớn trong quy trình và cách thức vận hành của chi nhánh Giải pháp nhận được sự đánh giá cao từ Giám đốc chi nhánh và bộ phận kho đã làm tăng sự tin tưởng và khẳng định về tính hiệu quả của giải pháp này Thậm chí, giải pháp này đã được đề xuất để triển khai cho toàn tập đoàn

Sự tin tưởng này đến từ những lợi ích rõ ràng mà giải pháp mang lại Việc áp dụng công nghệ mã vạch vào quản lý kho đã giúp tăng cường hiệu suất và tiết kiệm thời gian cho khách hàng Quy trình quản lý hàng tồn kho trở nên tự động hóa, từ việc theo dõi và kiểm kê hàng hóa, đến việc xử lý đơn hàng và quản lý xuất nhập kho Nhờ vào việc sử dụng mã vạch, quản lý hàng hoá bằng Layout kho các hoạt động này diễn ra nhanh chóng và chính xác, giúp giảm thiểu sai sót và tăng cường độ chính xác

[Case study #2] Quản lý kho thông minh với Phần mềm Quản lý sản xuất

Khi hệ thống Quản lý sản xuất của bạn đã hoạt động tốt và đang được áp dụng thống nhất trên toàn tập đoàn từ công ty mẹ bên Nhật, nhưng vấn đề quản lý kho thông minh lại là một thách thức lớn Bạn cần tìm kiếm một giải pháp sáng tạo để đáp ứng yêu cầu quản lý kho thông minh nhưng vẫn có thể sử dụng phần mềm quản lý sản xuất hiện tại?

Bạn đừng lo lắng, chúng tôi đã chuẩn bị cho bạn một case study đặc biệt từ một doanh nghiệp hàng đầu trong ngành may mặc Đây là câu chuyện thú vị về giải pháp tối ưu đến từ thực tế của họ Bạn sẽ được chứng kiến sự tinh tế và sự hiệu quả của cách họ tối ưu hóa quy trình sản xuất và kiểm soát tồn kho thông minh và biết cách tận dụng lợi ích của việc tích hợp các phần mềm để đạt được hiệu suất tối đa và tăng trưởng bền vững

Giới thiệu về Doanh nghiệp

CÔNG TY TNHH W***A VIỆT NAM thuộc tập đoàn W***A có trụ sở chính ở Nhật Bản Tập đoàn được thành lập từ khoảng 50 năm trước là doanh nghiệp chuyên sản

xuất Nội Y Nữ hàng đầu thế giới Tập đoàn đã mở rộng phạm vi của mình lên tầm toàn cầu bằng việc thành lập các chi nhánh, các công ty con ở khắp nơi: khu vực châu Á như Đài Loan, Hong Kong, Trung Quốc…, khu vực Đông Nam Á Việt Nam, Singapore, Malaysia…, khu vực châu Âu Anh, Pháp, Đức, Ý…, khu vực châu Mỹ Hoa Kỳ, Canada