báo cáo quản lý khách sạn diệu linh

MỤC LỤC 1 Thực hành chuyên ngành DANH MỤC HÌNH DANH MỤC BẢNG SVTH: Tạ Tiến Thành- Quách Thu Thảo 2 Quản lý khách sạn Diệu Linh NG 1. CƠ SỞ LÝ THUYẾT 1.1. Giới thiệu bài toán Cùng với sự phát triển của các lĩnh vực kinh tế, xã hội, nhu cầu ứng dụng công nghệ thông tin ngày càng cao và không ngừng biến đổi. Khi hệ thống càng phát triển, càng phức tạp thì các phương thức quản lý cổ điển truyền thống sẽ trở nên cồng kềnh và khó có thể đáp ứng được yêu cầu ngày càng cao của hệ thống. Để xử lý các thông tin một cách nhanh chóng, chính xác và có hiệu quả, đòi hỏi phải có sự hỗ trợ của một công cụ hiện đại, đó chính là công nghệ thông tin. Sự phát triển nhảy vọt của công nghệ thông tin đã tác động mạnh mẽ đến các hoạt động xã hội, làm thay đổi một cách sâu sắc đến phong cách sống làm việc của một xã hội. Công nghệ thông tin đã trở thành trụ cột chính của nền kinh tế tri thức. ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý các hoạt động xã hội và nghiên cứu khoa học được nhiều người quan tâm. Phạm vi ứng dụng của công nghệ thông tin ngày càng mở rộng trên nhiều lĩnh vực: truyền thông, đo lường, tự động hoá, quản lý các hoạt động của con người và xã hội… Những lợi ích mà các phần mềm ứng dụng mang lại là đáng kể: xử lý thông tin nhanh chóng, chính xác, khoa học, giảm bớt nhân lực và công sức, phí tổn thấp và hiệu quả công việc nâng cao một cách rõ rệt. Trong lĩnh vực công nghệ thông tin, các ngôn ngữ lập trình, các hệ quản trị cơ sở dữ liệu không ngừng phát triển và đổi mới, cho phép chúng ta xây dựng các phần mềm ứng dụng hỗ trợ việc quản lý các hoạt động xã hội một cách tốt nhất. Với tầm quan trọng của ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nên tôi tìm hiểu ngôn ngữ lập trình Visual Basic để xây dựng phần mềm “Quản lý các dịch vụ khách sạn Diệu Linh ”. 1.2. Giới thiệu Visual Basic.Net SVTH: Tạ Tiến Thành- Quách Thu Thảo 3 Thực hành chuyên ngành Visual Basic.Net là một sản phẩm của Microsoft, được phát triển từ Visual Basic và là một chương trình 32 bit chỉ chạy trên nền Win 95 trở lên. Visual Basic.Net là một ngôn ngữ lập trình theo kiểu hướng đối tượng. − Có thể lấy ngay được thao tác khi thiết kế. − Cho phép chỉnh sửa dễ dàng.  From: From là một mẫu thiết kế dùng trong chương trình. Khi bạn thiết kế một chương trình tức là bạn đã tạo ra một hay nhiều cửa sổ cho chương trình đó. Một chương trình Windows ban đầu thường có một cửa sổ chính là trong quá trình làm việc có thể phát triển thêm cửa sổ con. Khi bạn gọi Visual Basic.Net, ban đầu luôn có một From cho thiết kế.  Project: Khi bạn thiết kế một chương trình bằng Visual Basic.Net bạn luôn phải qua hai bước chính:  Thiết kế giao diện Tức là thiết kế hình dạng của Form, bố trí các Control trên đó như thế nào.  Viết lệnh Dùng các lệnh của Visual Basic.Net để quy định các ứng xử cho mỗi form và cho mỗi control. Chỉ viết form như vậy tức là bạn đã tạo nên một dự án bao gồm tất cả các yếu tố để tạo nên chương trình. Mỗi dự án bao gồm nhiều form, mỗi form sẽ được tạo thành một file trên đĩa.  Đối tượng và cách sử dụng đối tượng Ngoài ra bạn cần tạo ra một vài Form để chứa mã lệnh riêng để xử lý một số thao tác đặc biêt, một File nữa dùng để quản lý toàn bộ dự án chương trình. • Đối tượng (Object) Visual Basic.Net là một ngôn ngữ lập trình kiểu đối tượng, làm việc với Visual Basic chính là làm việc với các đối tượng. Bất cứ khi nào bạn truy xuất đối tượng đều được viết theo cú pháp sau: SVTH: Tạ Tiến Thành- Quách Thu Thảo 4 Quản lý khách sạn Diệu Linh <tên đối tượng> . <tên Property hay method>. • Biến Biến được dùng được lưu tạm thời các giá trị tính toán trong quá trình xử lý chương trình. − Muốn sử dụng biến phải tạo ra chúng gọi là khai báo. − Cách khai báo biến và sử dụng biến, thời gian sống. − Khai báo biến trong chương trình bằng một trong các dòng lệnh.  Các dữ liệu trong Visual Basic Dim/ Static/ Public/ Global < Tên biến> as < kiểu dữ liệu> Visual Basic.Net cho phép bạn khai báo biến với những kiểu dữ liệu chuẩn như sau: Byte, Integer, Long, Single, Double, Cure, Boolean, String, Date, Variant … 1.3. Giới thiệu về Access Để thực hiện một chương trình quản lý viết bằng Visual Basic cần phải có các Table từ một cơ sở dữ liệu nào đó (Từ Foxpro, Access…) trong Visual Basic thường dùng đến Access. Khi đã có cơ sở dữ liệu rồi ta phải sử dụng các điều khiển trong Visual Basic để kết nối tới CSDL. Vậy cơ sở dữ liệu là gì? Cơ sở dữ liệu là một kho chứa thông tin liên quan đến một chủ đề hay một mục đích quản lý nào đó. Hiện nay cơ sở dữ liệu quan hệ là cơ sở dữ liệu phổ biến nhất. Cơ sở dữ liệu quan hệ cho ta lấy về các tập hợp dữ liệu từ các table với nhau nhằm truy cập các mẩu tin liên quan chứa trong các table khác nhau. Microsoft Access là phần mềm trong bộ phần mềm Microsoft Office, là hệ quản trị cơ sở dữ liệu mạnh, dễ sử dụng, có nhiều ưu điểm với nhiều công cụ tường minh (Winzard), cho phép người sử dụng có thể thiết kế các đối tượng một cách nhanh chóng. Là phần mềm có cơ sở dữ liệu được bảo mật tốt, và ứng dụng có thể sử dụng trên môi trường mạng. Là phầm mềm có khả năng trao đổi dữ liệu qua lại với các ứng dụng khác. SVTH: Tạ Tiến Thành- Quách Thu Thảo 5 Thực hành chuyên ngành Microsoft Access đã cung cấp các công cụ hữu hiệu và tiện lợi để tự động sản sinh chương trình, giải quyết hàng loạt vấn đề then chốt trong việc quản trị cơ sở dữ liệu. Nói cách khác, với Microsoft Access ta có thể không cần viết chương trình mà vẫn nhanh chóng có được một phần mềm hoàn chỉnh với giao diện thuận tiện cho khá nhiều bài toán trong quản lý, kế toán, thống kê. SVTH: Tạ Tiến Thành- Quách Thu Thảo 6 Quản lý khách sạn Diệu Linh CHƯƠNG 2. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 2.1. Khảo sát hệ thống Khi khách hàng có nhu cầu ở khách sạn khách hàng có thể đặt phòng trực tiếp tại khách sạn hoặc có thể gọi điện để đặt phòng. Khi khách hàng đến đặt phòng nhân viên lễ tân sẽ ghi chép thông tin đặt phòng của khách hàng vào phiếu đặt phòng : thông tin về khách hàng, số phòng đặt, loại phòng, ngày đến nhận phòng. Nhận được phiếu đặt phòng nhân viên lễ tân sẽ kiểm tra tình trạng phòng để đưa ra thông báo cho việc đặt phòng của khách hàng. Ngoài những thông tin cá nhân khách hàng cũng phải đặt trước tiền cho khách sạn. Trong trường hợp khách hàng ở xa và là khách hàng thường xuyên thì chỉ cần gọi điện đặt phòng. Khi khách hàng đến nhận phòng hoặc có nhu cầu muốn thuê phòng tại khách sạn nhân viên lễ tân sẽ tiếp nhận, kiểm tra và đưa ra các danh sách thông tin về phòng để khách hàng có thể lựa chọn phù hợp với yêu cầu của khách hàng. Nhân viên lễ tân sẽ lập phiếu đăng kí thuê phòng, cập nhật thông tin khách: họ tên, địa chỉ, số điện thoại, số chứng minh nhân dân, khoảng thời gian dự kiến sẽ ở lại khách sạn… Sau đó nhân viên lễ tân sẽ ghi chép vào sổ thông tin khách hàng. Trong quá trình sử dụng phòng khách hàng có thể yêu cầu khách sạn cho đổi phòng. Việc đổi phòng trong các khách sạn diễn ra khá phổ biến, điều đó có thể đáp ứng được nhu cầu sử dụng của khách hàng. Khi khách yêu cầu sử dụng dịch vụ, nhân viên phục vụ sẽ cung cấp cho khách hàng một số các dịch vụ như: ăn uống, phương tiện đi lại, điện thoại… Ngoài ra cần cung cấp các dịch vụ khác như: cho thuê hội trường để tổ chức hội nghị, tổ chức tiệc… chi phí của các dịch vụ tương ứng và sẽ lưu lại thông tin của các khách hàng đó sử dụng dịch vụ đó để phục vụ cho việc thanh toán sau này. SVTH: Tạ Tiến Thành- Quách Thu Thảo 7 Thực hành chuyên ngành Khi khách yêu cầu trả phòng nhân viên lễ tân sẽ lập chi tiết phiếu thanh toán: tiền phòng, tiền các dịch vụ đã sử dụng. Sau đó sẽ chuyển sang bộ phận kế toán lập hóa đơn thanh toán cho khách. Khi khách sạn cần cập nhật, sửa chữa, nâng cấp tiện nghi và dịch vụ… Nhân viên các bộ phận sẽ phải kiểm tra xem bộ phận mình cần sửa sang, nâng cấp tiện nghi và dịch vụ gì? Sau đó lập danh sách rồi chuyển qua bộ phận kế toán để lập phiếu và gửi cho giám đốc phê duyệt. Hàng tháng nhân viên kế toán sẽ phải tiến hàng kiểm kê thu, chi, danh sách khách hàng thuê phòng,… gửi lên giám đốc. Giám đốc xem xét, theo dõi tình hình hoạt động chung của khách sạn trong tháng vừa qua để đưa ra những kế hoạch, những cải tiến nhằm nâng cao chất lượng phục vụ cho khách sạn. Trước đây, khi công nghệ thông tin còn chưa phát triển, công việc quản lý các dịch vụ của khách sạn thực hiện chủ yếu bằng phương pháp thủ công vì vậy tiêu tốn rất nhiều thời gian và nhân lực, bên cạnh đó nhiều khi thông tin còn bị sai lệch, thiếu sót hoặc khó khăn trong việc sửa đổi thông tin. Và vấn đề quan trọng nhất là gặp nhiều khó khăn trong việc truy cập, tìm kiếm thông tin khách hàng, thông tin … phải mất nhiều thời gian. Vấn đề đổi phòng cho khách cũng gặp rất nhiều sai xót và nhầm lẫn. Nhân viên lễ tân phải đau đầu khi phải dò tìm trong sổ sách thông tin thuê phòng của khách hàng để xóa và cập nhật lại phòng mới cho khách. Mỗi khi nâng cấp phòng, tiện nghi, dịch vụ nhân viên lại phải thay toàn bộ sổ sách, và phải làm lại menu, danh sách phòng cũ. Điều đó làm tốn rất nhiều thời gian, chi phí cho việc sửa sang và cập nhật tiện nghi, dịch vụ mà hiệu quả đem lại không cao. Đặc biệt, vấn đề lưu trữ hóa đơn, tổng hợp khách hàng, tổng hợp thu chi mất khá nhiều thời gian, tính toán những con số rất phức tạp, đôi khi còn sai xót rất nghiêm trọng. Thời gian hoàn thành những công việc trên mất khoảng SVTH: Tạ Tiến Thành- Quách Thu Thảo 8 Quản lý khách sạn Diệu Linh tuần, thậm chí là một tháng thì mới có thể tổng hợp xong để gửi danh sách lên cho giám đốc. Để công việc quản lý các dịch vụ khách sạn được chính xác và nhanh chóng ta sẽ xây dựng một phần mềm quản lý các dịch vụ khách sạn bằng máy tính để các công việc tìm kiếm phòng, tìm kiếm thông tin khách hàng, cập nhật các dịch vụ, thống kê báo cáo, tổng hợp thu, chi thực hiện một cách dễ dàng, nhanh chóng và độ chính xác cao. Chương trình quản lý thực hiện các chức năng sau: - Quản lý giao dịch - Quản lý khách hàng - Quản lý trạng thái phòng - Quản lý các dịch vụ - Quản lý tiện nghi - Báo cáo 2.2. Phân tích hệ thống 2.2.1. Biểu đồ phân cấp chức năng Quản lý khách hàng SVTH: Tạ Tiến Thành- Quách Thu Thảo 9 Hình 1: Biểu đồ phân cấp chức năng Thực hành chuyên ngành Cung cấp dịch vụ Báo cáo doanh thu Báo cáo tổng hợp Quản lý các dịch vụ khách sạn Quản lý phòng Quản lý dịch vụ Báo cáo Thêm thông tin Tìm kiếm phòng Quản lý giao dịch Quản lý tiện nghi Cập nhật tiện nghi Tìm kiếm tiện nghi Tìm kiếm Xoá thông tin Sửa thông tin Thêm dịch vụ Xoá TT dịch vụ Sửa TT dịch vụ Đặt phòng Thuê phòng Thanh toán Đổi phòng Sửa thông tin Xóa thông tin SVTH: Tạ Tiến Thành- Quách Thu Thảo 10 [...]... năng báo cáo SVTH: Tạ Tiến Thành- Quách Thu Thảo 31 Quản lý khách sạn Diệu Linh Hình 27: Chức năng báo cáo 3.2.6.1 Báo cáo danh sách khách hàng SVTH: Tạ Tiến Thành- Quách Thu Thảo 32 Quản lý khách sạn Diệu Linh Hình 28: Form báo cáo danh sách khách hàng Hình 29: Danh sách khách hàng xuất ra excel 3.2.6.2 Báo cáo tổng hợp SVTH: Tạ Tiến Thành- Quách Thu Thảo 33 Quản lý khách sạn Diệu Linh Hình 30: Form báo. .. Tiến Thành- Quách Thu Thảo 26 Quản lý khách sạn Diệu Linh 3.2.4.1 Chức năng quản lý khách hàng Hình 18: Form quản lý khách hàng 3.2.4.2 Chức năng quản lý phòng Hình 19: Form quản lý phòng SVTH: Tạ Tiến Thành- Quách Thu Thảo 27 Thực hành chuyên ngành 3.2.4.3 Chức năng quản lý tiện nghi Hình 20: Form quản lý tiện nghi 3.2.4.4 Chức năng quản lý dịch vụ Hình 21: Form quản lý dịch vụ 3.2.5 Chức năng tìm... giản hơn so với cách quản lý bằng sổ sách trước đây Với đề tài “ Quản lý các dịch vụ khách sạn Diệu Linh em sẽ cố gắng hết mình để xây dựng nên một phần mềm hoàn thiện Trong thời gian tới và trong quá trình học tập sau này em sẽ phát triển bài báo để vấn đề quản lý khách sạn trở nên dễ dàng, tiện lợi hơn và quy mô quản lý khách sạn sẽ lớn hơn giúp cho các nhà quản lý có thể quản lý cập nhật, sửa đổi... Tiến Thành- Quách Thu Thảo 28 Quản lý khách sạn Diệu Linh Hình 22: Menu tìm kiếm SVTH: Tạ Tiến Thành- Quách Thu Thảo 29 Quản lý khách sạn Diệu Linh 3.2.5.1 Tìm kiếm thông tin khách hàng Hình 23: Tìm kiếm thông tin khách hàng 3.2.5.2 Tìm kiếm phòng Hình 24: Tìm kiếm thông tin phòng 3.2.5.3 Tìm kiếm tiện nghi SVTH: Tạ Tiến Thành- Quách Thu Thảo 30 Quản lý khách sạn Diệu Linh Hình 25: Tìm kiếm tiện nghi... Quản lý tiện nghi” Thông tin tiện nghi Cập nhật tiện nghi Tổ buồng Tiện nghi Yêu cầu tiện nghi Tìm kiếm tiện nghi Khách hàng Thông tin tiện nghi yêu cầu Hình 8: Biểu đồ phân dã chức năng quản lý tiện nghi Phân dã chức năng Báo cáo Dịch vụ Tiện nghi TT Phòng Báo cáo doanh thu SD Dịch vụ Phòng Hóa đơn • Giám đốc Báo cáo doanh thu Báo cáo tổng hợp Báo cáo tổng Hình 9: Biểu đồ phân dã chức năng báo cáo. .. chương trình quản lý các dịch vụ khách sạn đã nâng cao được hiệu quả kinh doanh cũng như chất lượng phục vụ đối với khách hàng Trong bài báo cáo này chúng em đã thực hiện được: − − − − Khảo sát và đánh giá hiện trạng của hệ thống cũ Phân tích và thiết kế hệ thống mới Xây dựng cơ sở dữ liệu Xây dựng phần mềm quản lý khách sạn Diệu Linh Giúp cho việc cập nhật, tìm kiếm các dịch vụ, và quản lý khách hàng... Quách Thu Thảo 33 Quản lý khách sạn Diệu Linh Hình 30: Form báo cáo tổng hợp Hình 31: Báo cáo tổng hợp xuất ra excel 3.2.7 Menu tiện ích SVTH: Tạ Tiến Thành- Quách Thu Thảo 34 Quản lý khách sạn Diệu Linh Hình 32: Menu tiện ích 3.2.8 Menu trợ giúp Hình 33 : Thông tin tác giả SVTH: Tạ Tiến Thành- Quách Thu Thảo 35 Quản lý khách sạn Diệu Linh KẾT LUẬN VÀ HƯỚNG PHÁT TRIỂN Ngày nay ngành du lịch, dịch vụ... Thu Thảo 12 Quản lý khách sạn Diệu Linh 2.2.2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh Phân dã chức năng Quản lý giao dịch”TT khách hàng SD dịch vụ TT đổi phòng Tiề TT đặt phòng Thuê phòng n Hóa đơn mặt Phòng Hó a đơn , TT khách hàng Thô Khách hàng • séc Thanh toán ng tin cá nhâ n Th Đặt phòng ông tin phò ng TT đặt phòng Đổi phòng Khách hàng TT yêu cầu Hình 4: Biểu đồ Tiền đặt cọc năng Quản lý giao dịch.. .Quản lý khách sạn Diệu Linh 2.2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu 2.2.2.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh Yêu cầu khách hàng Hóa đơn Quản lý Tiền mặt, séc Khách hàng Kế hoạch các dịch vụ khách sạn Thông tin yêu cầu Báo cáo thống kê Hình 2: Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh SVTH: Tạ Tiến Thành- Quách Thu Thảo... dã chức năng quản lý phòng SVTH: Tạ Tiến Thành- Quách Thu Thảo Sửa thông tin 14 Quản lý khách sạn Diệu Linh • Phân dã chức năng Quản lý dịch vụ” Dịch vụ được yêu Dịch vụ TT dịch vụ bị hủy SD dịch vụ Tổ dịch vụ Xóa TT dịch vụ Cung cấp dịch vụ TT dịch vụ yêu cầu Yê u cầu dịc h Khách hàng Thêm dịch vụ TT dịch vụ thê m Sửa TT dịch vụ TT dịc h vụ sửa Hình 7: Biểu đồ phân dã chức năng quản lý dịch vụ Tổ . cao. Chương trình quản lý thực hiện các chức năng sau: - Quản lý giao dịch - Quản lý khách hàng - Quản lý trạng thái phòng - Quản lý các dịch vụ - Quản lý tiện nghi - Báo cáo 2.2. Phân tích. trong quản lý, kế toán, thống kê. SVTH: Tạ Tiến Thành- Quách Thu Thảo 6 Quản lý khách sạn Diệu Linh CHƯƠNG 2. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 2.1. Khảo sát hệ thống Khi khách hàng có nhu cầu ở khách sạn khách. thu Báo cáo tổng hợp Quản lý các dịch vụ khách sạn Quản lý phòng Quản lý dịch vụ Báo cáo Thêm thông tin Tìm kiếm phòng Quản lý giao dịch Quản lý tiện nghi Cập nhật tiện nghi Tìm kiếm tiện nghi Tìm