Quản lý dự án là một kỹ năng rất cần thiết đối với những kỹ sư công nghệ thông tin khi đi vào làm việc trong thực tế. Kỹ năng này không chỉ giúp nhà quản trị vạch ra đường hướng đúng đắn trong lựa chọn nguồn tài nguyên (con người, tư liệu), lựa chọn phương hướng kỹ thuật tiếp cận trong dự án; mà còn giúp họ ước lượng thời gian, chi phí, rủi ro, cách đánh giá, kiểm soát chất lượng nhằm có thể quản trị dự án một cách thành công về mặt thời gian, vật chất và kỹ thuật.Vì chính tầm quan trọng của kỹ năng này trong tương lai, nên nó trở thành một môn học rất cần thiết, nhằm giúp sinh viên một phần nào tiếp cận với những dự án thật sự trong tương lai. Với những kiến thức của môn học, chúng tôi đã cùng nhau thực hiện dự án CSMS (Computer Store Management Software) để áp dụng những kiến thức ấy vào thực tiễn, đánh giá và nhận biết sự khác biệt những khó khăn giữa lý thuyết và thực tiễn.
Đề tài: QUẢN LÝ DỰ ÁN Quản lý dự án TP.Hồ Chí Minh Trang 2 Quản lý dự án MỤC LỤC MỤC LỤC 3 LỜI NÓI ĐẦU 4 1.Khởi động dự án 5 1.1.Phân tích lựa chọn dự án 6 1.2.Tuyên bố dự án (Project charter) 7 1.3.Phạm vi dự án (Scope Statement) 8 1.4.Lựa chọn thành viên và tiêu chí nhóm 9 1.4.1.Thông tin thành viên (CV) 9 1.4.2.Lựa chọn nhóm trưởng 10 1.4.3.Sơ đồ tổ chức 11 1.4.4.Thông tin hội họp 11 1.4.5.Tiêu chí nhóm (Team Contact) 12 2.Lên kế hoạch 15 2.1. Phân rã công việc 15 2.1.1.Cấu trúc phân rã công việc (WBS) 15 2.1.2.Lược đồ Grantt (GranttChart) 17 2.1.3.Ma trận phân bổ trách nhiệm (RAM) 19 2.2. Phân bổ thời gian 22 2.3.Ước lượng rủi ro và giải pháp 24 2.4.Ước lượng chi phí 26 3.Thực thi và kiểm soát dự án 29 3.1.Quản lý chất lượng 29 3.1.1.Coding convention 29 3.1.2.Document convention 29 3.1.3.Quản lý source code 30 3.1.4.Quy trình áp dụng 31 Trang 3 Quản lý dự án 3.2.Cập nhật tiến độ công việc 32 4.Kết thúc dự án 32 4.1.Bài học kinh nghiệm 32 4.2.Đánh giá kết quả 33 4.3.Hướng phát triển 34 Tài liệu tham khảo 34 LỜI NÓI ĐẦU Quản lý dự án là một kỹ năng rất cần thiết đối với những kỹ sư công nghệ thông tin khi đi vào làm việc trong thực tế. Kỹ năng này không chỉ giúp nhà quản trị vạch ra đường hướng đúng đắn trong lựa chọn nguồn tài nguyên (con người, Trang 4 Quản lý dự án tư liệu), lựa chọn phương hướng kỹ thuật tiếp cận trong dự án; mà còn giúp họ ước lượng thời gian, chi phí, rủi ro, cách đánh giá, kiểm soát chất lượng nhằm có thể quản trị dự án một cách thành công về mặt thời gian, vật chất và kỹ thuật. Vì chính tầm quan trọng của kỹ năng này trong tương lai, nên nó trở thành một môn học rất cần thiết, nhằm giúp sinh viên một phần nào tiếp cận với những dự án thật sự trong tương lai. Với những kiến thức của môn học, chúng tôi đã cùng nhau thực hiện dự án CSMS (Computer Store Management Software) để áp dụng những kiến thức ấy vào thực tiễn, đánh giá và nhận biết sự khác biệt những khó khăn giữa lý thuyết và thực tiễn. Nhưng do năng lực nên không thể trình bày đầy đủ và cũng có thể gây thiếu sót, sai lầm trong cách nhận thức và trình bày. Mong thầy cô và các bạn góp ý để bài báo cáo và dự án của chúng tôi có thể hoàn thiện tốt hơn. 1. Khởi động dự án Trước khi bắt tay vào làm một dự án phần mềm ta phải có một bước gọi là bước khởi động cho dự án sắp bắt đầu . Điều này là cần thiết vì dư án cần bắt đầu với một lời tuyên bố , một cuộc họp ra mắt để các thành viên biết rõ họ đang làm về các gì . Thêm vào đó là đề ra tiêu chí hoạt động cho các thành viên trước khi bắt tay vào xây dựng dư án . Trang 5 Quản lý dự án 1.1.Phân tích lựa chọn dự án Việc lựa chọn dự án cũng là một việc rất quan trọng , người nhận dự án phải biết xem xét dự án nào phù hợp với nhóm làm việc với nhóm của mình và chi phí của dự án nào sẽ có lợi hơn . Một trong những kĩ thuật dùng trong việc lựa chọn dự án là dùng “ cây quyết định” . Cụ thể trước đó nhóm cần phân tích và quyết định lựa chọn một trong hai dự án : Quản lý cửa hàng bán linh kiện máy tính (CSMS) và Quản lý cửa hàng bán cây cảnh. Từ hai dự án trên ta lập ra hai bảng tiềm năng . Bảng này dựa trên một số tiêu chí mà nhóm đưa ra để đánh giá dự án : Bảng điểm tiềm năng của phần mềm bán linh kiện điện tử Tiêu chuẩn thành công Điểm Có kinh nghiệm về qui trình bán đồ điện tử 5/10 Nắm rõ công nghệ cần sử dụng 5/10 Chịu làm việc nặng – Nhân viên tập trung 5/10 Các công ty bạn có kinh nghiệm về đề án này 5/10 Tổng 20/40 Hình 1.1 – 1. Bảng tiềm năng của phần mềm bán linh kiện điện tử(CSMS) Bảng điểm tiềm năng của phần mềm bán cây cảnh Tiêu chuẩn thành công Điểm Có kinh nghiệm về qui trình bán cây cảnh 0/10 Nắm rõ công nghệ cần sử dụng 5/10 Chịu làm việc nặng – Nhân viên tập trung 5/10 Trang 6 Quản lý dự án Các công ty bạn có kinh nghiệm về đề án này 0/10 Tổng 10/40 Hình 1.1 – 2. Bảng tiềm năng của phần mềm bán cây cảnh Từ hai bảng trên thì nhóm cũng đã đánh giá được phần nào lợi ích của từng dự án dựa trên các tiêu chí : kinh nghiệm về dự án ,công nghệ , nhân viên… Các tiêu chí này có thể thay đổi tùy theo nhóm đề ra . Từ đó , ta có thể xây dựng một bảng như sau(thay vì vẽ dưới dạng cây): Hình 1.1 - 3. Bảng đánh giá thay cho cây quyết định Ta thấy: - Phần mềm bán linh kiện máy tính: EMV = (70.000.000 * 0.5) + (-50.000.000 * 0.5) = 10.000.000. - Phần mềm bán cây cảnh: EMV = (50.000.000 * 0.25) + (-20.000.000 * 0.75) = -2.500.000. Vì EMV của phần mềm bán linh kiện điện tử cao hơn nên làm phần mềm này độ rủi ro sẽ thấp hơn và có nhiều thuận lợi hơn nên phần mềm quản lý cửa hàng linh kiện điện tử là dự án được chọn. 1.2.Tuyên bố dự án (Project charter) Bước đến giai đoạn này , Bản tuyến bố dự án được viết là tài liệu để cho biết là dự án được bắt đầu . Nội dung văn bản này bao gồm : • Tên dự án (Cụ thể là Dự án phần mềm bán linh kiện máy tính) • Ngày bắt đầu , ngày kết thúc Trang 7 Quản lý dự án • Ngân sách phải chi cho dự án • Tên người quản lý dự án (project manager) • Các kế hoạch cho dự án : khảo sát , thiết kế , lập trình , test , triển khai • Một bảng vai trò của những người trong dự án : bên dưới là bảng gồm tên và vai trò của từng cá nhân trong dự án CSMS . Vai trò Tên Chức vụ Thông tin liên quan Người đỡ đầu dự án Phạm Thi Vương Director CIO Nguyễn T. Thanh Trúc Vice – Director Project Manager Võ Đinh Duy Senior Manager Designer Trần Công Danh Developer NguyễnThanh Hoàng Tester Đoàn Nhật Trực • Cuối cùng là chữ ký của những người tham gia 1.3.Phạm vi dự án (Scope Statement) Sau khi đã có được bản project charter , ta tiến hành lập tài liệu đề ra phạm vi dự án , một dự án nếu không giới hạn phạm vi thì dễ dàng sai lệch với yêu cầu đề ra của khách hàng .Thêm vào đó sẽ gây ra trường hợp làm dư những cái không cần thiết gây tổn hao về mặt nhân lực. Mục tiêu của Scope Statement là đưa ra những yêu cầu cho dự án , ràng buộc dự án vào một phạm vi nào đó : bao gồm cả nhu cầu chức năng lẫn phi chức năng. Với mục tiêu như thế , nhóm đã đề ra phạm vi cho dự án CSMS như sau : 1. Dễ dàng sử dụng đối với nhân viên nhập/ xuất 2. Cung cấp đầy đủ tính năng tìm kiếm, xem thông tin 3. Lưu trữ thông tin linh kiện, nhân viên, khách hàng 4. Lưu vết hóa đơn nhập hàng, xuất hàng Trang 8 Quản lý dự án 5. Lưu trữ thông tin linh kiện theo nhóm, nhà sản xuất,… với đầy đủ chi tiết về linh kiện, chi tiết nhập. 6. Phân quyền quản lý thông tin linh kiện (Admin, …) 7. Khả năng thay đổi linh hoạt một số thông tin: thông tin tiền tệ, thông tin nhà sản xuất, thông tin các nhóm được phân quyền, thông tin khách hàng… Ngoài ra , cuối bản Scope Statement còn đề ra các tài liệu liên quan đến dự án : 1. Kết quả khảo sát, phân tích và xác định yêu cầu : Kết quả tìm hiểu các hệ thống đã có ở các công ty như Hoàn Long , Phong Vũ 2. Kết quả phân tích, thiết kế hệ thống 3. Đánh giá của quản trị dự án 4. Tài liệu về bản dự án (Project Charter) 5. Tài liệu về thỏa thuận nhóm (Team contact) 6. Tài liệu về phạm vi dự án (Scope statement) 7. Tài liệu phân rã cấu trúc công việc (WBS) 8. Bảng trình bày dự án sau cùng (Final project presentation) 9. Báo cáo bài học đã gặt hái được (Lession – learned reports) 10.Các tài liệu khác. Các tài liệu trên là các tài liệu cần thiết trong quá trình làm dự án . Một số tài liệu trước khi bắt đầu dự án : Project charter , Scope Statement , Team Constract . Một số tài liệu trong quá trình thực hiện : tài liệu phân tích thiết kế , WBS . Và một số tài liệu sau khi kết thúc dự án : learned reports , Manual . 1.4.Lựa chọn thành viên và tiêu chí nhóm 1.4.1. Thông tin thành viên (CV) Để quản lý tốt nhóm tốt và nắm rõ thông tin của các thành viên trong nhóm , mỗi thành viên khi tham gia dự án đều phải có một bản CV (Thông tin các nhân ). Các thành viên có thể dựa vào bản CV này để nắm bắt thông tin của người cùng tham gia với mình Dựa vào các CV của thành viên , nhóm trưởng cũng có thể nắm được khả năng của mỗi người , điểm mạnh yếu để có thể phân công công việc một cách phù hợp với thế mạnh của người đó . Trang 9 Quản lý dự án Hình 1.4.1 – 1. Mẫu CV của thành viên trong nhóm Các CV của các thành viên cần theo một mẫu thống nhất (như trên). Vì trong một số dự án, CV của các thành viên có thể gửi cho khách hàng để tăng mức độ tin cậy. 1.4.2. Lựa chọn nhóm trưởng Một nhóm muốn hoạt động thì cần phải có nhóm trưởng để điều hành và quản lý nhóm, giao task cho các thành viên, kiểm soát được thời gian và năng lực các thành viên trong nhóm. Một nhóm trước khi hoạt động cần bầu ra một nhóm trưởng để chịu trách nhiệm cho toàn nhóm. Việc chọn nhóm trưởng trong dự án CSMS dựa trên những tiêu chí về kĩ năng chuyên môn lẫn kỹ năng mềm. Trang 10 [...]... làm việc có phát sinh một số tài liệu cần phải làm , nhưng cần phải có sự thống nhất giữa các tài liệu ( font, màu sắc , cỡ chữ ) để tài liệu mạch lạc và xuyên suốt Dưới đây là chuẩn viết tài liệu mà nhóm đề ra : Hình 3.1.2 – 1 Document convention Trang 29 Quản lý dự án 3.1.3 Quản lý source code Để quản lý Source code nhóm dùng server của Google code để tạo một project và đưa source code của cả dự... phần tính toán, ước lượng chi phí, thời gian 4.3.Hướng phát triển • Mở rộng chương trình có thể quản lý, theo dõi ngày công cùa nhân viên • Sử dụng dữ liệu khách hàng nhắm thống kế, lấy tri thức để sử dụng cho việc đưa ra các kế hoạch kinh doanh • Hỗ trợ quản lý nhiều chương trình khuyến mãi • Cải tiến giao diện chương trình, nhằm tăng tính thân thiện với người dùng./ Tài liệu tham khảo [1] Quản lý dự... ( có trên group ) • Lịch họp nhóm theo hàng tuần ( gặp trực tiếp ): sáng thứ 5 hàng tuần • Các ý kiến nêu trên group cần ngắn gọn , rõ ràng Trang 13 Quản lý dự án • Trong một thời điềm nhóm chỉ thảo luận về một vấn đề và có một thành viên ghi chú lại (không nhất thiết phải là nhóm trưởng ) Cách thức giải quyết vấn đề: • Khi gặp vấn đề với dự án , các thành viên đều tham gia giải quyết ( trực tiếp /... qua tháng thứ 3 , dự án CSMS sẽ hoàn lại vốn Trang 27 Quản lý dự án Hình 2.4 – 1 Lược đồ biểu diễn thời gian hoàn vốn Thời gian hoàn vốn là điểm giao nhau giữa hai đường biễu diễn Đây chỉ mới là ước lượng cho 3 tháng đầu của dự án CSMS , cứ mỗi tháng quản lý nhóm dự án sẽ thêm vào thông tin lợi nhuận các tháng tiếp theo 4, 5,6 … Để biêt được dự án đang lời hay lỗ Trang 28 Quản lý dự án 3 Thực thi và... giải quyết khác nhau Nhóm trưởng cần ước lượng, đánh giá thời gian hợp lý hơn, đưa ra thời gian dự trữ phù hợp R007 Quản lý source doe: Các thành gặp khó Dùng công cụ SVN để quản lý khăn trong việc sắp xếp, merge các source Trainning cách update, phiên bản source code lại với nhau commit source, các xử lý khi xảy ra Trang 25 Quản lý dự án conflic R008 Chi phí dự án: tăng cao, do chi phí vể nhân sự tăng... có đủ để hoàn thành dự án hay không Từ đó đàm phán với khách hàng nhằm giảm bớt các tính năng của hệ thống hoặc tăng thêm vốn đầu tư Điều này phụ thuộc vào sự thỏa thuận giữa hai bên Trang 26 Quản lý dự án Nhóm CSMS đã áp dụng kĩ thuật tính NPV để tính chi phí cho dự án và thời gian hoàn vốn : Hình 2.4 – 1 Bảng ước lượng chi phí cho dự án CSMS Với bảng trên thì trong tháng đầu , vốn chi phí bỏ ra là... yêu cầu mong muốn, thì sẽ đề nghị thành viên xem xét lại Ngược lại thì nhóm trưởng sẽ cập nhật tiến độ hoàn thành trong tập tin CSMS_ WBS.mpp 4 Kết thúc dự án 4.1.Bài học kinh nghiệm Sau khi dư án kết thúc cần có một bản tài liệu nhằm rút ra những kinh nghiệm sau khi trải qua dự án Mục đích của việc này là để rút ra được những sai sót Trang 32 Quản lý dự án trong quá trình quản lý dự án , tìm ra cách khắc... I I R D I D I I A A Quản lý dự án 50 51 52 53 54 55 56 Support for Acceptance Test Complete Construction & Transition Stage Termination Survey customer satisfaction Archive project asset Conduct project postmortem Close project 1 R 2 A 3 D 4 I Reviewer Approver Do Informed Trang 21 I I I I I I I A I I I I I I I I I I I I A A A A Quản lý dự án 2.2 Phân bổ thời gian Trang 22 Quản lý dự án Chúng tôi dùng... áp dụng Dự án CSMS áp dụng quy trình thác nước cải tiến Sau mỗi giai đoạn: khào sát, phân tích, thiết kế, … Đều có một bước quay lui lại để xác thực lại yêu cầu phần mềm đề ra , sau đó mới chuyển sang giai đoạn tiếp theo Hình 3.1.4 – 1 Mô hình thác nước cải tiến Trang 31 Quản lý dự án 3.2.Cập nhật tiến độ công việc Cách thức tiến hành cập nhật công việc của mỗi thành viên trong dự án CSMS như sau:... trả tăng Cần tính toán, phân chia công việc một các khao học và hợp lý hơn về thơi gian Hình 2.3 – 1: Mô hình xương cá định vị mức độ rủi ro 2.4.Ước lượng chi phí Một dự án muốn có lời thì người quản lý phải biết cách ước lượng chi phí cho dự án đó Dự án dẫn đến thất bại cũng do một phần ước lượng chi phí sai dẫn đến dự án thua lỗ Trước khi tiến hành ký kết hợp đồng , người quản lý cần ước lượng . nhóm cần phân tích và quyết định lựa chọn một trong hai dự án : Quản lý cửa hàng bán linh kiện máy tính (CSMS) và Quản lý cửa hàng bán cây cảnh. Từ hai dự án trên ta lập ra hai bảng tiềm năng nhập hàng, xuất hàng Trang 8 Quản lý dự án 5. Lưu trữ thông tin linh kiện theo nhóm, nhà sản xuất,… với đầy đủ chi tiết về linh kiện, chi tiết nhập. 6. Phân quyền quản lý thông tin linh kiện. dung văn bản này bao gồm : • Tên dự án (Cụ thể là Dự án phần mềm bán linh kiện máy tính) • Ngày bắt đầu , ngày kết thúc Trang 7 Quản lý dự án • Ngân sách phải chi cho dự án • Tên người quản lý