HIỆN TRẠNG CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ HANADA
GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ
Tên công ty bằng tiếng Việt: CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ HANADA
Tên công ty bằng tiếng Anh: HANADA TRADING AND SERVICES LIMITED LIABILITY COMPANY
Tên công ty viết tắt: CÔNG TY TNHH TMDV HANADA
Hình 2.1 Logo công ty TNHH TMDV Hanada
Mã số thuế doanh nghiệp: 0316489073
Người đại diện theo pháp luật: Võ Quốc Huy
Loại hình doanh nghiệp: Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Ngoài Nhà nước
Tổng số lao động trong công ty hiện nay: 25 người Địa chỉ trụ sở chính: 386/2A Lê Văn Sỹ, Phường 14, Quận 3, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam. Điện thoại: 0906.45.45.89
Lĩnh vực hoạt động: Buôn bán đồ dùng khác cho gia đình.
2.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH TMDV
Vào tháng 9 năm 2020, Công ty TNHH Thương mại dịch vụ Hanada được thành lập với đội ngũ kinh doanh nhiệt huyết và mạnh mẽ Công ty đã khởi công xây dựng cơ sở kinh doanh đầu tiên tại quận 3, Thành phố Hồ Chí Minh.
Vào tháng 10/2020, công ty đã mở rộng hoạt động kinh doanh tại các trung tâm thương mại lớn như Aeon Bình Tân, Aeon Tân Phú và Takashimaya, từ đó nâng cao đáng kể mức độ nhận diện thương hiệu.
Tháng 1/2021, công ty tiếp tục đầu tư vào mở rộng thị trường thông qua xây dựng thêm chi nhánh ở quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh
Tháng 2/2022, công ty xâm nhập vào thị trường thương mại điện cụ thể sàn Shopee và Lazada từ khi dịch Covid bùng nổ với lượt tiếp cận đáng kể
Tháng 6/2023, Hanada bắt đầu hoạt động kinh doanh trên nền tảng TikTok với mong muốn tăng số lượng đơn hàng và mở rộng phạm vi kinh doanh
Hiện nay, Hanada là thương hiệu hàng đầu tại Thành phố Hồ Chí Minh, chuyên cung cấp và chế tác trang sức vàng bạc uy tín.
2.1.3 Sứ mệnh – Tầm nhìn – Giá trị cốt lõi của công ty TNHH TMDV
Sứ mệnh của Hanada là mang đến trải nghiệm tuyệt vời trong lĩnh vực trang sức, kết hợp sự tận tâm và chuyên nghiệp để tạo ra những câu chuyện độc đáo ẩn chứa trong từng món trang sức cao cấp Tầm nhìn của Hanada là trở thành thương hiệu hàng đầu tại Việt Nam trong việc thiết kế, gia công và cung cấp trang sức vàng bạc, đồng thời mở rộng thị trường ra quốc tế.
Giá trị cốt lõi của Hanada bao gồm uy tín và sự tận tâm Uy tín là tiêu chí hàng đầu mà Hanada cam kết nhằm nâng cao trải nghiệm mua sắm của khách hàng, trong khi sự tận tâm thể hiện qua việc chăm sóc chu đáo từng đơn hàng, tạo nên mối liên kết bền vững giữa công ty và khách hàng.
Hanada cam kết xây dựng một phong cách làm việc chuyên nghiệp, yếu tố này không chỉ góp phần vào sự thành công của công ty mà còn nâng cao độ nhận diện thương hiệu của chúng tôi.
2.1.4 Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH TMDV Hanada
Hình 2.2 Sơ đồ bộ máy tổ chức tại công ty TNHH TMDV Hanada
Chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận và phòng ban:
Để nâng cao hiệu quả quản trị doanh nghiệp, cần thiết lập các hệ thống quản trị rõ ràng, bao gồm việc ban hành và phê duyệt các nội quy mới cũng như ra quyết định trong quản trị nguồn nhân lực cho nhân viên mới.
Xây dựng và triển khai kế hoạch kinh doanh phù hợp với định hướng chiến lược của công ty là rất quan trọng Đánh giá hiệu quả thực hiện kế hoạch giúp đảm bảo rằng các mục tiêu phát triển được đạt được, từ đó thúc đẩy sự tăng trưởng bền vững cho doanh nghiệp.
Tiếp nhận hồ sơ, quản lý thông tin của toàn bộ nhân viên trong công ty
Chấm công, thực hiện toàn bộ chức năng quản trị nhân lực cho công ty
Xây dựng kế hoạch tuyển dụng lao động, đào tạo, kế hoạch tiền lương
Quản lý toàn bộ tài sản, trang thiết bị văn phòng của công ty
Tổ chức và quản lý toàn bộ các hoạt động kế toán, tài chính của công ty theo phân cấp và các quy chế, quy định
Thực hiện chế độ báo cáo tài chính và lưu trữ, bảo quản đầy đủ chứng từ kế toán ban đầu theo quy định hiện hành
Xây dựng kế hoạch tài chính hằng năm
Xây dựng các chiến dịch quảng bá sản phẩm mới
Quản lý các kênh truyền thông như Facebook, Instagram, TikTok và các sàn thương mại điện tử như Shopee, Lazada
Xây dựng và thực hiện kế hoạch chiến lược Marketing
Thiết lập và duy trì phát triển quan hệ kinh doanh của doanh nghiệp
Nghiên cứu và lên kế hoạch phát triển các sản phẩm hàng hóa
Tiếp nhận và xử lý các vấn đề, khiếu nại của khách hàng liên quan đến sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp
Tư vấn giải pháp phù hợp để giải quyết vấn đề cho khách hàng
Phân tích và làm rõ nguyên nhân dẫn đến những thắc mắc, khiếu nại của khách hàng
Xây dựng, tìm hiểu và phát triển cơ sở dữ liệu khách hàng
Giám sát, báo cáo, theo dõi hoạt động kinh doanh
Tư vấn và chịu trách nhiệm hoạt động kinh doanh tại cửa hàng
Lưu trữ các giấy tờ, hóa đơn, chứng từ, … cho cấp trên
Quản lý số lượng hàng hóa tồn kho, sắp xếp hàng hóa trong kho
Quản lý mã hàng, thực hiện hoạt động xuất nhập hàng, đảm bảo tiêu chuẩn hàng hóa
In đơn, đóng gói và bàn giao cho đơn vị vận chuyển
Xác định đầu vào cho hoạt động sản xuất, xây dựng lịch trình sản xuất
Tìm ra biện pháp làm giảm chi phí sản xuất, đảm bảo chất lượng sản phẩm
Thực hiện quá trình sản xuất, bảo quản, vận chuyển, giao nhận hàng hóa phục vụ cho nhu cầu kinh doanh
Phát triển các công nghệ, nghiên cứu cải tiến sản phẩm Đề xuất các mặt hàng và nguồn hàng mới phù hợp cho công ty
Thiết lập và quản lý toàn bộ hệ thống kỹ thuật của doanh nghiệp là một nhiệm vụ quan trọng Điều này bao gồm việc nghiên cứu, thiết kế và thực hiện các hệ thống kỹ thuật và công nghệ hiệu quả.
2.1.5 Đặc điểm nguồn nhân lực của Công ty TNHH TMDV Hanada Bảng 2.1 Tình hình nhân sự tại Công ty TNHH TMDV Hanada trong giai đoạn 2020 – 2022 Đơn vị tính: người
(Nguồn: Công ty TNHH Thương mại dịch vụ Hanada)
Dựa vào bảng 2.2, ta có thể thấy tình hình nhân sự tại công ty có nhiều biến động theo từng giai đoạn, cụ thể:
Năm 2020, nhóm nhân sự từ 1994 đến 2000, là đội ngũ trẻ năng động và chuyên nghiệp trong lĩnh vực kinh doanh, có xu hướng phát triển nhanh chóng nhờ vào khả năng tiếp cận công nghệ và tư duy linh hoạt Công ty đang mở rộng tại các khu trung tâm thương mại, với đa số nhân lực là học sinh, sinh viên hoặc người mới ra trường, do đó thời gian làm việc chủ yếu là bán thời gian, phù hợp với yêu cầu công việc hiện tại.
Năm 2021, công ty đã giảm nhân sự mạnh mẽ xuống còn 15 người, tương đương với mức giảm 31,8% so với năm 2020, do ảnh hưởng nghiêm trọng của dịch Covid-19 Lực lượng lao động chủ yếu từ năm 1996 đến 2000, với đa số nhân viên đã làm việc hơn 6 tháng tại công ty, tiếp tục đóng góp vào việc cải thiện tình hình kinh doanh Họ là những người tràn đầy năng lượng, nhiệt huyết và sẵn sàng đối mặt với thử thách, chính những yếu tố này đã giúp công ty phục hồi sau giai đoạn khó khăn do dịch bệnh.
Năm 2022 đánh dấu giai đoạn phát triển nhanh chóng của công ty với sự mở rộng đội ngũ nhân lực, cụ thể là tăng độ tuổi từ 1996 – 2002, đưa tổng số nhân sự lên 25 người, tăng 66,7% so với năm 2021 Đến giữa năm 2023, công ty tiến hành tái cấu trúc nhân sự nhằm nâng cao chất lượng quản lý và nguồn nhân lực, qua đó rà soát và hoàn thiện chức năng, nhiệm vụ, điều chỉnh phân cấp và phân quyền Quá trình này bao gồm cắt giảm, điều động và tuyển dụng nhân sự mới, dẫn đến sự biến động trong số lượng nhân sự Kết quả là số lượng nhân sự tuyển dụng mới tăng thêm 2 người so với lượng nhân sự cắt giảm, nâng tổng số nhân sự lên 27 người.
Hiện nay, công ty đang tích cực tuyển dụng nhân sự từ độ tuổi 1999 – 2004, nhóm tuổi này được xem là nguồn nhân lực trẻ, năng động và sẵn sàng học hỏi Họ có tinh thần nhiệt huyết trong công việc và mong muốn thể hiện bản thân, điều này khiến họ trở thành những nhân tố tiềm năng trong bối cảnh hiện đại hóa nhanh chóng Việc cập nhật kiến thức và kỹ năng mới mẻ là rất cần thiết trong thời đại hiện nay.
2.1.6 Hoạt động kinh doanh của công ty TNHH TMDV Hanada
Bảng 2.2 Kết quả hoạt động kinh doanh Công ty TNHH TMDV Hanada trong giai đoạn 2020 – 2022 Đơn vị tính: Tỷ đồng
(Nguồn: Công ty TNHH Thương mại dịch vụ Hanada)
Bảng kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH TMDV Hanada giai đoạn 2020-2022 cho thấy sự biến động rõ rệt trong doanh thu và chi phí qua các năm.
Năm 2020, Hanada được thành lập và nhanh chóng thu hút sự chú ý của thị trường nhờ đội ngũ nhân sự trẻ, tài năng Công ty áp dụng chiến lược giá thâm nhập với sản phẩm chất lượng cao, giá rẻ hơn, đạt doanh thu 11,401 tỷ đồng trong năm đầu hoạt động Tuy nhiên, chi phí đầu tư ban đầu lên tới 7,818 tỷ đồng do chưa tối ưu hóa được nguồn lực Mặc dù vậy, hoạt động kinh doanh năm 2020 vẫn được coi là thành công Đến năm 2021, dịch Covid-19 bùng phát đã ảnh hưởng tiêu cực đến nền kinh tế toàn cầu và Việt Nam, khiến doanh thu của Hanada giảm mạnh từ 11,401 tỷ xuống còn 7,991 tỷ đồng, tương đương 30% so với năm trước Tổng chi phí cũng giảm 3,061 tỷ đồng, tương đương 38,6%, nhờ cắt giảm nhân sự và tiết kiệm chi phí văn phòng Dù gặp nhiều thách thức, Hanada đã nhanh chóng thích nghi và vượt qua đại dịch.
TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG TẠI CÔNG TY
2.2.1 Tổng quan chung về bộ phận nhân sự công ty Hanada
Hiện tại, quy mô công ty còn nhỏ với dưới 30 nhân viên, do đó bộ phận nhân sự chỉ có 2 nhân sự cố định, bao gồm một trưởng phòng và một chuyên viên Ngoài ra, trong quá trình hoạt động, bộ phận này thường có thêm 1-2 thực tập sinh không cố định làm việc trong thời gian ngắn Mỗi nhân sự được phân công thực hiện các công việc chức năng khác nhau.
Bảng 2.3 Bảng phân công công việc chức năng cụ thể cho từng vị trí bộ phận nhân sự công ty TNHH Hanada
Vị trí công việc Công việc cụ thể
Thực hiện đa phần các công việc hỗ trợ chuyên viên nhân sự chủ yếu ở mảng tuyển dụng, hành chính và một phần nhỏ công việc mảng đào tạo:
- Tuyển dụng: tiếp nhận và tổng hợp nhu cầu, chuẩn bị bài đăng tuyển, tiếp nhận và hỗ trợ lọc CV, liên lạc ứng viên,…
Trong lĩnh vực hành chính, nhiệm vụ chính bao gồm việc thực hiện các nghiệp vụ cơ bản như hỗ trợ sắp xếp tài liệu, thiết bị và phòng họp khi có yêu cầu Ngoài ra, việc đặt hàng bổ sung các văn phòng phẩm cần thiết cũng là một phần quan trọng trong công việc này.
- Đào tạo: hỗ trợ một phần nhỏ trong đào tạo hội nhập nhân sự mới như giới thiệu văn hoá, nội quy,…
Nắm chính hầu hết tất cả các công việc và có vị trí vô cùng quan trọng ở bộ phận nhân sự
- Tuyển dụng: duyệt và đăng bài truyền thông; lọc CV; sắp xếp phỏng vấn; thông báo cho trưởng bộ phận nhân sự và Ban GĐ,…
Hành chính đóng vai trò quan trọng trong việc tìm kiếm và cung cấp trang thiết bị cũng như văn phòng phẩm theo yêu cầu Bên cạnh đó, quản lý tài sản và trang thiết bị của công ty là nhiệm vụ thiết yếu, cùng với việc lưu trữ hồ sơ và giấy tờ một cách khoa học và hiệu quả.
- Đào tạo: đào tạo hội nhập cho nhân viên mới, trực tiếp hướng dẫn và hỗ trợ các thực tập sinh nhân sự…
- Lương thưởng – phúc lợi: hỗ trợ trưởng bộ phận theo dõi và tổng hợp bảng chấm công nhân viên công ty,…
Trưởng phòng nhân sự Đứng đầu bộ phận nhân sự, thường theo dõi, phân công và xét duyệt tất cả các đầu công việc của bộ phận nhân sự:
- Tuyển dụng: trực tiếp báo cáo với ban GĐ về nhu cầu tuyển dụng sau khi được tổng hợp, trao đổi với
GĐ và các bộ phận khác về yêu cầu ứng viên, trực tiếp tham gia phỏng vấn và đánh giá ứng viên,…
- Hành chính: duyệt yêu cầu mua hàng, kiểm tra hồ sơ vị trí lưu trữ hồ sơ,…
- Đào tạo: nghiên cứu và tìm hiểu các khoá đào tạo chuyên môn cho nhân sự các bộ phận khi có yêu cầu
Bộ phận nhân sự đảm nhiệm nhiều công việc quan trọng, bao gồm lập kế hoạch cho tất cả các mảng hoạt động, phân công nhiệm vụ cho từng thành viên trong đội ngũ, và xử lý các rủi ro, bất trắc liên quan đến nhân sự một cách hiệu quả.
2.2.2 Công tác tuyển dụng nhân sự cấp thấp tại công ty Hanada
Công tác tuyển dụng nhân sự cấp thấp tại công ty TNHH TMDV Hanada hiện vẫn còn đơn giản và nhanh chóng, không có kế hoạch cụ thể Do quy mô công ty nhỏ, nhiều nhân viên cấp thấp đã gắn bó từ khi còn là sinh viên, nên ít xảy ra biến động Hoạt động tuyển dụng chỉ được thực hiện khi có nhu cầu phát sinh, với một số trường hợp thường xuyên.
Công ty đang phục hồi sau đại dịch Covid-19 và có kế hoạch mở rộng phát triển, dẫn đến khối lượng công việc gia tăng ở mỗi bộ phận Do đó, cần bổ sung thêm nhân lực để đáp ứng nhu cầu công việc ngày càng tăng.
14 bạn đến thời điểm sẽ có những định hướng phát triển mới nên quyết định rời đi
Khi các trường hợp cần thiết xảy ra, trưởng bộ phận có trách nhiệm theo dõi và đánh giá tình hình của bộ phận mình Nếu nhận thấy nhu cầu bổ sung nguồn lực, họ sẽ thông báo cho bộ phận nhân sự Đây là bước đầu tiên trong quy trình tuyển dụng, cụ thể là xác định nhu cầu tuyển dụng Quy trình tuyển dụng nhân sự cấp thấp tại công ty TNHH TMDV Hanada được thực hiện như sau:
Hình 2.3 Quy trình tuyển dụng nhân sự cấp thấp Công ty TNHH TMDV Hanada
Bước 1: Xác định nhu cầu tuyển dụng
Trưởng các bộ phận có trách nhiệm theo dõi và xác định nhu cầu tuyển dụng của bộ phận mình Khi phát hiện thiếu hụt nhân sự, họ sẽ thông báo ngay cho bộ phận nhân sự để kịp thời xử lý.
Thực tập sinh nhân sự sẽ tiếp nhận thông tin về nhu cầu tuyển dụng, bao gồm vị trí cần tuyển, yêu cầu ứng viên, yêu cầu công việc và số lượng nhân sự cần tuyển Sau đó, họ sẽ tổng hợp thông tin và thông báo cho trưởng bộ phận nhân sự.
Trưởng bộ phận nhân sự báo cáo trực tiếp lên Ban giám đốc, và ngay khi nhận được báo cáo, Ban giám đốc sẽ xem xét yêu cầu và đưa ra quyết định Sau đó, họ chỉ đạo bộ phận nhân sự bắt đầu quá trình tìm kiếm ứng viên.
15 duyệt nhu cầu sẽ diễn ra ngay trong ngày để bộ phận nhân sự có thể nhanh chóng chuẩn bị các công việc tiếp theo
Bước 2: Tìm kiếm ứng viên
Sau khi nhận được yêu cầu tuyển dụng từ Ban GĐ, bộ phận nhân sự tiến hành các công việc tìm kiếm ứng viên thông qua ba hình thức:
Đăng tuyển trên fanpage Facebook là nhiệm vụ của thực tập sinh, bao gồm việc soạn nội dung và thiết kế ấn phẩm để thu hút ứng viên Công ty yêu cầu bài đăng tuyển dụng chỉ cần cung cấp thông tin cần thiết như vị trí, yêu cầu công việc, quyền lợi, cách thức ứng tuyển và phương thức liên lạc Tất cả các thông tin tuyển dụng sẽ được công bố qua kênh duy nhất là fanpage Facebook của công ty: Hanada – Trang sức Vàng Bạc.
Hình 2.4 Bài đăng tuyển dụng nhân sự cấp thấp của công ty TNHH TMDV
(Nguồn: fanpage Facebook công ty)
Nhờ vào sự giới thiệu từ nhân viên nội bộ, công ty có quy mô nhỏ giúp mỗi nhân viên hiểu rõ nhiệm vụ của các bộ phận khác nhau Điều này tạo ra một môi trường làm việc gắn kết và hiệu quả, khi mọi người đều có thể hỗ trợ lẫn nhau trong công việc.
Khi công ty cần tuyển dụng nhân sự mới, trưởng bộ phận nhân sự sẽ thông báo cho nhân viên qua truyền miệng hoặc nhóm chat nội bộ Nếu có nhân viên nào biết người quen phù hợp, họ sẽ trao đổi thông tin liên lạc và yêu cầu công việc, hướng dẫn ứng viên cách thức ứng tuyển.
ƯU, NHƯỢC ĐIỂM CỦA CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG TẠI HANADA
Trong quá trình thực tập tại Công ty TNHH TMDV Hanada, tôi đã tìm hiểu và tham gia vào công tác tuyển dụng, qua đó nhận thấy rằng quy trình tuyển dụng tại công ty này có những ưu điểm nổi bật như sự chuyên nghiệp và nhanh chóng, nhưng cũng tồn tại một số khuyết điểm như thiếu tính minh bạch và chưa tối ưu hóa trải nghiệm ứng viên.
Quy trình tuyển dụng của công ty được thực hiện nhanh chóng và không phức tạp, chỉ bao gồm năm bước cơ bản Việc báo cáo và yêu cầu không cần phải trải qua nhiều bước, nhiều người hay bộ phận, giúp rút ngắn thời gian tuyển dụng hiệu quả.
Trong quá trình làm việc, mọi báo cáo và yêu cầu xét duyệt được xử lý ngay lập tức để đảm bảo tiến độ công việc diễn ra nhanh chóng Người phụ trách luôn nỗ lực hoàn thành nhiệm vụ trong thời gian ngắn nhất Do đó, khi các bộ phận cần nhân sự gấp, việc bổ sung nhân sự sẽ được thực hiện ngay để đảm bảo công việc diễn ra suôn sẻ.
Tận dụng nguồn ứng viên nội bộ, bao gồm những người được giới thiệu và thăng tiến từ vị trí thực tập sinh, mang lại nhiều lợi ích cho công ty Việc này giúp tiết kiệm thời gian và chi phí trong quy trình tuyển dụng Các ứng viên này đã hiểu rõ yêu cầu công việc và văn hóa công ty, do đó thường đáp ứng được các tiêu chí cần thiết Hơn nữa, nguồn ứng viên từ người quen của nhân viên nội bộ có độ tin cậy cao, vì họ sẽ hành động đúng mực để không làm ảnh hưởng đến danh dự của người giới thiệu, trong khi các thực tập sinh đã có thời gian làm việc cùng công ty cũng là nguồn ứng viên đáng tin cậy.
Vào thứ tư, doanh nghiệp có thể tiếp cận và sở hữu ứng viên tiềm năng thông qua hoạt động sàng lọc CV Khi nhận được CV, công ty cần phản hồi ngay lập tức để không làm ứng viên chờ đợi lâu Ứng viên thường có nhiều lựa chọn để gửi CV, trong đó có nhiều ứng viên tiềm năng mà doanh nghiệp nào cũng mong muốn Việc phản hồi nhanh chóng giúp công ty trở thành lựa chọn hàng đầu của ứng viên, từ đó tăng khả năng tiếp cận và sở hữu những ứng viên phù hợp cho vị trí cần tuyển.
Bên cạnh những ưu điểm trên, công tác tuyển dụng nhân sự cấp thấp tại Công ty TNHH TMDV Hanada vẫn còn một số hạn chế:
Số lượng ứng viên cho vị trí nhân sự cấp thấp tại công ty hiện đang rất hạn chế, mặc dù yêu cầu công việc khá đơn giản và không đòi hỏi nhiều kinh nghiệm Trong khi đó, thị trường lao động đang chứng kiến nhiều ứng viên thiếu việc làm tìm kiếm các vị trí tương tự.
Công ty gặp khó khăn trong việc nhận được số lượng CV ứng viên, điều này gây cản trở lớn cho việc tiếp cận nguồn nhân lực chất lượng và làm giảm cơ hội thu hút nhân tài.
Một số đầu công việc trong quy trình tuyển dụng chưa được phân bổ thời gian rõ ràng, mặc dù các hoạt động như xét duyệt yêu cầu bổ sung nhân sự và sàng lọc CV được thực hiện nhanh chóng Sau khi sàng lọc, quá trình phỏng vấn kéo dài có thể dẫn đến việc mất ứng viên tiềm năng do chờ đợi phản hồi quá lâu Điều này không chỉ ảnh hưởng đến tiến độ tuyển dụng mà còn làm chậm trễ các hoạt động khác của công ty do thiếu hụt nhân sự.
Mô tả chi tiết vị trí tuyển dụng là rất quan trọng, vì nó giúp tránh hiểu lầm trong quá trình phỏng vấn Nếu người phỏng vấn không xác định đúng nhu cầu của bộ phận, điều này có thể ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng ứng viên được lựa chọn.
Hoạt động phỏng vấn và đánh giá ứng viên hiện nay còn mang tính cảm tính và chủ quan, chủ yếu dựa vào kinh nghiệm cá nhân của tổng Giám đốc và trưởng bộ phận nhân sự Thiếu bảng điểm đánh giá cụ thể khiến người phỏng vấn dễ bị ảnh hưởng bởi các yếu tố bên ngoài như tình trạng cảm xúc, sức khỏe, quan điểm cá nhân và sự thiên vị Điều này làm giảm chất lượng nhân sự được tuyển dụng, dẫn đến việc ứng viên không phù hợp với vị trí công việc, thường nghỉ việc trong quá trình thử việc, gây lãng phí thời gian, công sức và nguồn lực của công ty.
NGUYÊN NHÂN
Nguyên nhân chính gây ra bốn hạn chế trong tuyển dụng tại công ty là do thiếu bảng mô tả công việc và khung đánh giá năng lực cụ thể cho từng vị trí Hi
Mô tả công việc không rõ ràng có thể khiến công ty bỏ lỡ nhiều nhân tài và ứng viên phù hợp, do họ chưa bị thuyết phục bởi nội dung mô tả Hơn nữa, sự thiếu cụ thể trong mô tả công việc có thể dẫn đến hiểu lầm giữa ứng viên và công ty về yêu cầu và nhiệm vụ của vị trí, gây lãng phí thời gian và công sức cho cả hai bên, đồng thời ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả tuyển dụng.
Mô tả công việc không rõ ràng ảnh hưởng lớn đến quá trình phỏng vấn và đánh giá ứng viên Thiếu bản mô tả cụ thể khiến tiêu chí tuyển dụng trở nên mơ hồ, làm cho công ty không thể thiết kế bảng đánh giá năng lực ứng viên một cách chính xác Điều này dẫn đến nhiều hạn chế trong quy trình phỏng vấn, khiến hoạt động đánh giá trở nên cảm tính và thiếu khách quan Hơn nữa, các tiêu chí kỹ năng không được chú trọng, dẫn đến việc sắp xếp nhân lực phỏng vấn chưa tối ưu Kết quả là hoạt động phỏng vấn kéo dài và không có thời gian cố định, chỉ kết thúc khi tìm ra ứng viên phù hợp.
Sự thiếu rõ ràng trong mô tả công việc và việc công ty Hanada chưa khai thác hiệu quả nguồn ứng viên bên ngoài là hai yếu tố chính ảnh hưởng đến số lượng ứng viên tham gia ứng tuyển Nguồn ứng viên bên ngoài không chỉ phong phú mà còn dễ tiếp cận, đáp ứng tốt nhu cầu về số lượng và chất lượng Hiện tại, Hanada chủ yếu tìm kiếm ứng viên từ nội bộ và chỉ đăng tin tuyển dụng trên trang Facebook, nơi mà lượt theo dõi và tương tác còn thấp Đối tượng theo dõi chủ yếu là những người yêu thích thời trang và trang sức, trong khi công ty chưa đa dạng hóa kênh tuyển dụng của mình.
22 truyền thông sản phẩm nên bảng tin nên những bài đăng tuyển dụng vẫn chưa tiếp cận được nhiều ứng viên
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG TẠI CÔNG
KHAI THÁC TRIỆT ĐỂ NGUỒN ỨNG VIÊN BÊN NGOÀI & ĐA DẠNG HÓA KÊNH TUYỂN DỤNG
Công ty đang khai thác hiệu quả nguồn ứng viên nội bộ thông qua sự giới thiệu của nhân viên và tạo cơ hội thăng tiến cho thực tập sinh Tuy nhiên, để mở rộng nguồn ứng viên bên ngoài, công ty cần áp dụng nhiều phương pháp tiếp cận và đa dạng hóa kênh tuyển dụng Điều này sẽ giúp tiếp cận một lượng lớn ứng viên tiềm năng, phù hợp với doanh nghiệp, từ đó nâng cao hiệu quả của quy trình tuyển dụng Công ty có thể tìm kiếm ứng viên bên ngoài thông qua hai phương pháp chính.
3.1.1 Liên kết với các trường cao đẳng, đại học
Phương pháp này giúp doanh nghiệp tiếp cận nguồn ứng viên trẻ, nhiệt huyết và ham học hỏi, phù hợp với nhu cầu tuyển dụng nhân viên cấp thấp Doanh nghiệp có nhiều cách để liên kết với các trường, tạo cơ hội hợp tác hiệu quả.
Trong quá trình học tập, sinh viên đại học và cao đẳng thường tham gia một đến hai đợt thực tập hoặc kiến tập kéo dài từ 2-3 tháng Các trường thường hỗ trợ sinh viên bằng cách giới thiệu những doanh nghiệp có chương trình thực tập, giúp sinh viên tiếp cận và trải nghiệm môi trường làm việc thực tế.
24 những doanh nghiệp cần tuyển thực tập sinh cũng có thể tiết kiệm được rất nhiều thời gian, chi phí và công sức tuyển dụng thực tập sinh
Tham gia các sự kiện tuyển dụng do trường tổ chức là cơ hội tuyệt vời cho sinh viên tìm kiếm việc làm Các trường đại học và cao đẳng thường xuyên tổ chức những sự kiện giới thiệu việc làm, thu hút đông đảo sinh viên Sự hiện diện của công ty không chỉ giúp tiếp cận nguồn ứng viên tiềm năng mà còn nâng cao thương hiệu tuyển dụng.
Tạo mối quan hệ với giảng viên và cố vấn từ các trường đại học là rất quan trọng, vì họ thường mời đại diện doanh nghiệp đến chia sẻ kinh nghiệm với sinh viên Những buổi trao đổi này không chỉ giúp sinh viên hiểu rõ hơn về ngành học mà còn tạo cơ hội cho các công ty giới thiệu vị trí tuyển dụng Giảng viên cũng có thể giới thiệu sinh viên phù hợp với các vị trí cần tuyển Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lưu ý rằng ứng viên từ sinh viên thường thiếu kinh nghiệm làm việc thực tế và cần thời gian để thích nghi và đào tạo.
3.1.2 Đa dạng hóa kênh tuyển dụng
Với sự bùng nổ của internet, việc tuyển dụng qua các trang web và mạng xã hội ngày càng trở nên phổ biến, thu hút lượng lớn ứng viên Doanh nghiệp có thể khai thác hiệu quả các trang đăng tin tuyển dụng và nền tảng mạng xã hội để tiếp cận nhiều ứng viên tiềm năng.
Tuyển dụng qua các trang web tuyển dụng là phương pháp phổ biến cho doanh nghiệp và ứng viên, với các trang uy tín như Vietnamwork, TopCV, Vn.indeed.com, và YBOX Phương pháp này giúp công ty thu hút nhiều hồ sơ từ ứng viên chất lượng Tuy nhiên, nó cũng có một số hạn chế như tốn thời gian và công sức trong việc sàng lọc hồ sơ.
Để thu hút ứng viên, cần đầu tư thời gian và công sức vào việc sàng lọc CV và tạo bài đăng đầy đủ thông tin và nổi bật Một số trang web có thể yêu cầu phí để đăng bài.
HOÀN THIỆN QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ CẤP THẤP TẠI CÔNG TY
Để tăng cường hiệu quả tuyển dụng qua các nền tảng mạng xã hội, các công ty nên chia sẻ bài truyền thông tuyển dụng vào các hội/nhóm tìm kiếm việc làm nhằm mở rộng lượng tiếp cận Tuy nhiên, việc đầu tư vào nội dung bài đăng là yếu tố quan trọng để thu hút ứng viên một cách hiệu quả.
Sử dụng hình ảnh, video với nội dung thu hút, cung cấp thông tin đầy đủ, hấp dẫn ứng viên nhưng phải ngắn gọn
3.2 HOÀN THIỆN QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ CẤP THẤP TẠI CÔNG TY
3.2.1 Thiết kế và xây dựng bản mô tả công việc cụ thể theo từng vị trí Để quy trình tuyển dụng nhân sự cấp thấp tại công ty TNHH TMDV Hanada được hoàn thiện và mang lại hiệu quả cao thì công ty cần nhanh chóng thiết kế và xây dựng những bản mô tả công việc thật cụ thể và rõ ràng cho từng vị trí tuyển dụng Để tiến hành hoạt động xây dựng bản mô tả công việc một cách nhanh chóng và phù hợp với tình hình hoạt động của công ty, công ty có thể áp dụng phương pháp sử dụng bảng câu hỏi hoặc phiếu điều tra để gửi cho nhân viên ở từng vị trí điền vào phiếu Bảng câu hỏi hoặc phiếu điều tra yêu cầu phải dễ hiểu và đáp ứng được mục tiêu khai thác đầy đủ tất cả thông tin về công việc, nhiệm vụ, trách nhiệm, kỹ năng, kinh nghiệm và yêu cầu công việc của các vị trí trong công ty
Sau khi nhân sự hoàn thành phiếu thông tin, bộ phận nhân sự sẽ tổng hợp dữ liệu từ các mẫu phiếu theo từng bộ phận để tạo ra bản mô tả công việc hoàn chỉnh Bản mô tả này sẽ được gửi đến trưởng các bộ phận để kiểm tra, xét duyệt và bổ sung Để đảm bảo thông tin đầy đủ, trưởng các bộ phận cần kết hợp với dữ liệu từ báo cáo công việc.
Nhân viên hàng ngày cần đảm bảo rằng thông tin trong bản mô tả công việc chính thức được cập nhật một cách chính xác, khách quan và phù hợp với yêu cầu của bộ phận mình.
Sau khi trưởng bộ phận nhân sự phê duyệt, bản mô tả công việc sẽ được gửi lại cho bộ phận nhân sự để hoàn thiện và sau đó nộp lên Ban Giám Đốc để xem xét lần hai.
- Bản mô tả công việc đã đạt yêu cầu sẽ gửi lại về bộ phận nhân sự để lưu trữ và sử dụng trong lần tuyển dụng kế tiếp
Ban GĐ sẽ trực tiếp làm việc với trưởng bộ phận để chỉnh sửa và bổ sung bản mô tả công việc chưa đạt yêu cầu Sau khi thống nhất, bản mô tả này sẽ được gửi lại cho bộ phận nhân sự để hoàn thiện, lưu trữ và sử dụng trong tương lai.
Việc xây dựng bản mô tả công việc từ bảng câu hỏi hoặc phiếu điều tra thường tốn nhiều thời gian cho việc thiết kế, thu thập và tổng hợp thông tin Do đó, cần lên kế hoạch và dự trù thời gian hợp lý cho hoạt động này.
3.2.2 Xác định tiêu chuẩn công việc đưa vào đánh giá năng lực ứng viên
Đánh giá ứng viên dựa trên cảm tính và kinh nghiệm của hội đồng phỏng vấn có thể gây bất lợi cho quy trình tuyển dụng và hoạt động của công ty Do đó, việc xây dựng tiêu chuẩn công việc để đánh giá năng lực ứng viên là cần thiết Tiêu chuẩn này nên được bổ sung vào bước đầu tiên của quy trình tuyển dụng, đó là xác định nhu cầu tuyển dụng.
Để đảm bảo quy trình tuyển dụng hiệu quả, công ty cần xây dựng bản mô tả công việc cụ thể cho từng vị trí Mỗi bộ phận sẽ dựa vào bản mô tả này để xác định tiêu chí lựa chọn ứng viên, bao gồm trình độ học vấn, kỹ năng chuyên môn, kinh nghiệm làm việc và kỹ năng mềm Trong quá trình phỏng vấn, các tiêu chí này có thể thay đổi linh hoạt, yêu cầu có thể cao hơn hoặc thấp hơn Do đó, việc thiết lập tiêu chuẩn công việc cần được thực hiện ngay từ đầu quy trình tuyển dụng nhằm tăng cường tính nhanh chóng, khách quan và hiệu quả.
3.2.3 Sắp xếp, bổ sung những người có năng lực chuyên môn cùng tham gia vào hội đồng phỏng vấn
Mặc dù có tiêu chuẩn công việc, việc đánh giá ứng viên vẫn cần sự chính xác Do đó, công ty nên mời trưởng bộ phận có nhu cầu tuyển dụng tham gia phỏng vấn để đánh giá kỹ năng và kiến thức chuyên môn của ứng viên Qua tương tác trực tiếp, trưởng bộ phận có thể xác định sự phù hợp của ứng viên với bộ phận Hơn nữa, khi ứng viên có thắc mắc về công việc, trưởng bộ phận có thể cung cấp thông tin ngay lập tức, giúp ứng viên định hướng rõ ràng hơn Sự tham gia của trưởng bộ phận sẽ nâng cao khả năng lựa chọn ứng viên phù hợp cho cả bộ phận và công ty, đảm bảo kết quả khách quan và chính xác.
Việc để trưởng bộ phận tham gia phỏng vấn tuyển dụng không chỉ giúp họ có trách nhiệm với quyết định của mình mà còn đảm bảo rằng ứng viên phù hợp với yêu cầu công việc Ứng viên được tuyển sẽ làm việc trực tiếp dưới sự quản lý của trưởng bộ phận, vì vậy việc này giúp giảm thiểu rủi ro xảy ra mâu thuẫn trong trường hợp nhân sự không phù hợp sau thời gian thử việc Điều này cũng giúp tránh tình trạng đổ lỗi giữa các bên liên quan trong quá trình tuyển chọn.
MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỀ XUẤT KHÁC
3.3.1 Đầu tư vào việc đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn cho người làm công tác nhân sự
Nhân sự chính thức tại bộ phận nhân sự là những nhân viên gắn bó lâu dài với công ty và có cơ hội thăng tiến trong sự nghiệp Họ sở hữu kiến thức chuyên môn từ bậc đại học, nhưng qua thời gian làm việc, họ đã tích lũy được kinh nghiệm quý giá trong việc vận hành và quản lý công việc tại bộ phận của mình.
Để công ty phát triển bền vững, mỗi bộ phận cần xây dựng chiến lược và kế hoạch cụ thể với mục tiêu rõ ràng Chiến lược nhân sự dài hạn yêu cầu những người làm công tác này phải có trình độ chuyên môn vững chắc Do đó, đầu tư vào đào tạo và nâng cao kiến thức cho bộ phận nhân sự là một khoản đầu tư cần thiết và quan trọng.
3.3.2 Khen thưởng, động viên cho các nhân viên giới thiệu nhân sự thành công
Nguồn ứng viên từ sự giới thiệu của nhân viên công ty là một nguồn phong phú và dễ khai thác, đặc biệt khi nhân sự cấp thấp thường là sinh viên đang học hoặc mới tốt nghiệp, có mối quan hệ rộng rãi với những người cùng định hướng nghề nghiệp Việc giới thiệu thành công không chỉ mang lại nhân sự đáng tin cậy mà còn giúp công ty tiết kiệm thời gian và chi phí, nâng cao hiệu quả tuyển dụng Do đó, công ty nên áp dụng các hình thức khen thưởng để công nhận và khích lệ sự đóng góp của nhân viên, như tiền thưởng, giấy khen, vật lưu niệm, hoặc đơn giản là lời tuyên dương công khai Điều này không chỉ tạo động lực cho nhân viên đã giới thiệu thành công mà còn khuyến khích toàn bộ nhân viên tiếp tục giới thiệu những ứng viên phù hợp trong tương lai.