Ứng dụng của hệ quản trị cơ sở dữ liệu access trong vấn đề quản lí tài chính

Đặt vấn đề Trong thập kỉ gần ngành cơng nghệ thơng tin phát triển cách nhanh chóng có nhiều bước nhảy vọt Cơng nghệ thoong tin áp dụng vào lĩnh vực đời sống xã hội Ở Việt Nam dù ngành công nghệ thông tin vừa du nhập vào non trẻ , có tốc độ nhanh áp dụng rộng rãi lĩnh vực kinh tế góp phần thúc đẩy phát triển xã hội Mục tiêu ngành tin học ứng dụng nói riêng ngành cơng nghệ thơng tin nói chung áp dụng tối đa thành khoa học kĩ thuật vào trình sản xuất kinh doanh nhằm giảm bớt sức lao động người tiếc kiệm thời gian , nâng cao độ xác Một biện phát để nâng cao hiệu kinh tế việc tổ chức hệ thống quản lí cách lơ gic chặt chẽ Để phục vụ cho mục tiêu hãng Microsoft Access hệ quản trị sở liệu mơi trường window , cài sẵn công cụ hữu hiệu tiện lợi để tực động sản sinh chương trình cho tốn thường gặp quản lí, thống kê, kế tốn Với Access người ta không dùng câu lện cụ thể Pascan hay foxpro mà tổ chức sở liệu thiết kế yêu cầu , công việc cần giải Trong đồ án môn học em trình bày ứng dụng hệ quản trị sở liệu Access vấn đề quản lí tài Do thời gian có hạn kiến thức hiểu biết hạn chế nên đồ án chỗ chưa đạt em mong nhận quan tâm bảo thầy Phân tích thiết kế sở liệu I: Chức chương trình chính: 1: Tổng quan chương trình chính: Chương trình nhập liệu Tìm kiếm In ấn Báo cáo Giúp đỡ 2: Phân tích chức thành phần chương trình chính: 2.1:Chức nhập liệu: Việc làm với hệ quản trị sở liệu cần phải có số liệu Dữ liệu nhập vào phải mang tính đầy đủ đồng thời phải mang tính tối ưu.Tức liệu nhập vào không phép thừa chức nhằm mục đích dùng Form để nhập liệu cho sở liệu Các bảng liên kế với thành thể thống nên việc nhập số liệu phải theo trình tự phải phù hợp với kiểu liệu bảng Tổng quan chức nhập liệu: nhập liệu nhập nguồn vốn nhập tài sản nhập thông tin khách hàng nhập tài khoản kế toán 2.1.1:nhập nguồn vốn dùng cập nhật thông tin v ề nguồn vốn ,chỉnh sủa ,hoàn thiện số liệu để báo cáo 2.1.2:nhập tài sản Dùng cập nhật số liệu tài sản,chỉnh sửa ,hồn thiện số liệu để báo cáo,phân tích 2.1.3:nhập thơng tin khách hàng D ùng cho việc bổ xung sửa chữa thơng tin có liên quan tới khách hàng 2.1.4:nhập tài khoản kế toán Xem xét cập nhật liệu cho tài khoản quan 2.2:chức tìm kiếm chức tìm kiếm Tìm kiếm chứng từ theo tên Tìm kiếm chứng từ theo số hiệu chứng từ Tìm kiếm phiếu chi Lý chi Ngày chi số tièn chi người chi số tiền thu người nộp Tìm kiếm phiếu thu Lý thu người thu Tìm kiếm khách hàng Theo đối tượng Theo tên Chức tìm kiếm:trên sở query , bảng liên kết với trở thành thể thống tìm vấn đề ta việc gọi bảng query tạo từ bảng có liên quan làm việc 2.1 Tìm kiếm chứng từ theo tên : Với việc biết tên chứng từ ta có the tìm thơng tin có liên quan đến chứng từ sử dụng chức 2.2 Tìm kiếm chứng từ theo số hiệu chứng từ: Khi đọc số hiệu chứng từ khơng quen thuộc bạn co thể dùng chức để tra cứu thơng tin chứng từ 2.3 Tìm kiếm phiếu chi: 2.3.1 Tìm kiếm phiếu chi theo lý chi: Bạn nhớ lí chi khoản A bạn muốn co thơng tin đầy đủ khoản chi đó.chức giúp đỡ bạn làm việc cách dễ dàng 2.3.2 tìm kiếm phiếu chi theo ngày chi: Có người hỏi bạn khoản chi ngày X bạn khơng thể có câu trả lời ầy đủ xác thời gian ngắn Nhưng dùng chức bạn dễ dàng làm đựoc điều 2.3.3 Tìm kiếm phiếu chi theo người chi: yêu cầu đặt tìm phiếu chi ơng (b à) Y kí để làm sáng tỏ việc chẳng hạn, bạn có câu trả lời dùng chức n ày 2.3.4 Tìm kiếm phiếu chi theo số tền chi: Một khoản tiền chi biết trước bạn không nhớ thơng tin có liên quan tới khoản chi dung chức n ăng bạn se có câu tr ả lời xác 2.4 tìm kiếm phiếu thu: Tương tự việc tìm kiém phiếu chi ta biết thong tin việc thu biết lí thu, ngày thu,họăc số tiền thu người nộp sử dụng chức Chức in ấn : để thực viẹc in ấn tài liệu :phiếu thu , phiếu chi, sổ , bảng cân đối kế toán , sổ đăng kí chứng từ ghi sổ Chức báo cáo: Báo cáo số dư theo tháng số dư nguồn vốn Tài sản Tình hình thu chi tài khoản đến thời điểm thời 4.1 Báo cáo số dư theo tháng Nhờ báo mà nhà quản lí tính lãi lỗ thấy tình hình cua quan 4.2 Báo cáo số dư: Đây báo cáo quan trọng dùng cho tính tốn ,hạch tốn kế tốn 4.3 Báo cáo nguồn vốn : dựa theo kết báo cáo để phân tich tình hình quan 4.4 Báo cáo tài sản: tương tự phần nguòn vốn 4.5 Báo cáo tình hình thu chi tài khoản đến thời điểm thời: Cung cấp số liệu quan trọng cho việc định hướng quan Chức giúp đỡ : Giúp tìm hiểu tác giả , đồ án Chức Có lựa chọn :Một window,hai đóng cửa sổ thời Phần II: QUÁ TRÌNH THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU Tạo bảng Có thể nói thiết kế bảng việc đàu tiên cho việc thiết kế sở liệu Đây nơi lưu dữ liệu sở liệu Các bảng phải chứa đầy đủ thông tin sở liệu Cơng việc quản lý thu chi tài cần tạo sau 1.1 Bảng chứng từ ghi sổ Bảng lưu trữ thông tin chứng từ ghi sổ Bảng chi tiết : ST tên trường kiểu độ rộng T số hiệu text 50 giải thích tên chứng từ stt TK nợ TK có Số tiền (triệu việt nam đồng ) ngày trích yếu ghi 1.2 Danh mục chứng từ kế to án : text number number number number date/ 50 integer integer integer long integer short time time text text 50 80 s ố th ứ t ự Bảng lưu tr ữ ch ứng t kế toán stt tên trường stt kiểu numbe đ ộ rộng integer tên chứng t số hiệu chứng t r text text 50 50 1.3 Đ ối t ợng kh ách h àng giải thích s ố th ứ t ự Bảng lưu tr ữ thông tin c đối tượng khách hàng nh :mã đối tượng , tên đối tượng Bảng chi tiết : stt tên trường mã DT tên DT 1.4 Khách hàng : kiểu number text độ rộng integer 50 giải thích mã đối tượng tên đối tượng Lưu thơng tin khách hàng Bảng chi tiết: stt tên trường mã KH kiểu number độ rộng long integer giải thích mã khách hàng họ tên KH Địa điện thoại stt text text text Au to 50 50 50 long integer số thứ tự mã DT number number integer mã đối tượng 1.5 Nguồn vốn: 10