Quy trinh ve trien khai hop dong dien tu phap che doanh ngiep 2023 duoc xay dung boi phap che co kinh nghiep lam viec tai tap doan da nghanh nghe, xay dung ve viec trien khai, kiem soat, ra soat, sua loi hop dong dien tu nam 2023
CƠNG TY CỔ PHẦN – TẬP ĐỒN UBG QUY TRÌNH VỀ HỢP ĐỒNG ĐIỆN TỬ Số:………./2022/QT/UBG NĂM 2022 QUY TRÌNH VỀ HỢP ĐỒNG ĐIỆN TỬ MỤC LỤC I Mục đích II Phạm vi áp dụng III Nội dung Trách nhiệm Phòng, Ban chức Các website liên quan đến hợp đồng điện tử Quy tắc đánh số hợp đồng điện tử Quy trình phối hợp Phòng, Ban chức Các quy trình riêng: a Quy trình đăng ký tài khoản đầu tư https://cophan.ubg.vn/ b Quy trình cập nhật thơng tin khách hàng hợp đồng lên google driver c Quy trình cập nhật, theo dõi thơng tin khách hàng hợp đồng website: https://ubgmart.com/admincp/login d Quy trình khởi tạo, ký kết, lưu trữ theo dõi hợp đồng điện tử website: https://econtract.fpt.com.vn/app/login e Sơ đồ thực IV Văn kèm theo (Các văn bản, hình ảnh minh họa cụ thể đính kèm dạng hyperlink) LƯU HÀNH NỘI BỘ QUY TRÌNH VỀ HỢP ĐỒNG ĐIỆN TỬ I MỤC ĐÍCH - Hướng dẫn Phịng, Ban, Cá nhân công ty nắm kỹ quy trình liên quan đến Hợp đồng điện tử Từ phối hợp để thực hướng dẫn, giải đáp thắc mắc khách hàng hợp đồng điện tử II PHẠM VI ÁP DỤNG - III Áp dụng cho tồn thể nhân viên cơng ty NỘI DUNG TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC PHÒNG, BAN CHỨC NĂNG - Bộ phận CS (Customer Service): Hướng dẫn Khách hàng ký Thỏa thuận đặt mua ký hợp đồng chuyển nhượng cổ phầnmua chung phụ lục; Cập nhật thông tin khách hàng theo dõi Hợp đồng điện tử lên google driver; Viết phiếu thu/phiếu xác nhận nhận tiền cho Khách hàng; Theo dõi chăm sóc khách hàng; Phối hợp với Phịng, Ban khác cơng ty - Phòng Pháp chế: Giám sát theo dõi danh sách thông tin khách hàng hợp đồng điện tử driver CS cập nhật; Hỗ trợ cập nhật thơng tin khách hàng; Kiểm tra thơng tin, sách Hợp đồng điện tử ký; Trình ký Hợp đồng điện tử; Phối hợp với Phòng, Ban khác cơng ty - Phịng Kế tốn: Giám sát theo dõi danh sách thông tin khách hàng hợp đồng điện tử driver CS cập nhật; Kiểm tra, đối chiếu việc toán khách hàng; Ký Hợp đồng điện tử sau Khách hàng toán đủ; Lưu Hợp đồng điện tử; ; Phối hợp với Phịng, Ban khác cơng ty - Phòng IT: Phối hợp với CS, Pháp chế, Kế tốn phịng, ban khác việc thực công việc liên quan đến công nghệ thông tin - Các phòng ban khác: Phối hợp với CS, Pháp chế, Kế tốn phịng, ban khác cơng ty thuộc phạm vi quản lý LƯU HÀNH NỘI BỘ QUY TRÌNH VỀ HỢP ĐỒNG ĐIỆN TỬ CÁC WEBSITE LIÊN QUAN ĐẾN HỢP ĐỒNG ĐIỆN TỬ ST Đường link T https://cophan.ubg.vn/ Quy ước tên gọi Web cổ phần 1hNgKKjeqRLe1kVWgKbi0kkelxKsYVmBm/ Driver edit#gid=1996083773 Quyền truy cập Để đăng ký mua cổ phần Để cập nhật, bổ sung thơng https://docs.google.com/spreadsheets/d/ Mục đích tin khách hàng hợp đồng lên google Mọi người Chỉ cấp quyền driver Để theo dõi, cập nhật thông tin khách hàng, tình https://ubgmart.com/admincp/login Web Admin trạng ký kết, toán Chỉ cấp quyền truy cập xuất file hợp đồng điện tử (word) Để khởi tạo, https://econtract.fpt.com.vn/app/login Econtract chỉnh sửa, lưu, Chỉ theo dõi, gửi cấp bên tham quyền truy gia hợp đồng cập điện tử để ký LƯU HÀNH NỘI BỘ QUY TRÌNH VỀ HỢP ĐỒNG ĐIỆN TỬ QUY TẮC ĐÁNH SỐ HỢP ĐỒNG ĐIỆN TỬ Việc đánh số hợp đồng bắt buộc phải tuân theo quy tắc: Mã Vùng/Số Hợp đồng/CNCP/UBG/Tháng/Năm Trong đó: “Mã vùng” đánh số tương đương với 63 tỉnh, thành Việt Nam ( Quy ước đánh số tỉnh thành Việt Nam đính kèm theo quy trình này) Ví dụ: HCM mã vùng 79, số HĐ 200, khởi tạo tháng năm 2022 số hợp đồng là: 79/200/CNCP/UBG/8/2022 Theo QUY ƯỚC ĐÁNH SỐ TỈNH VIỆT NAM.pdf “” quy ước tên viết tắc công ty hệ sinh thái UBG theo BẢN QUY ƯỚC TÊN VIẾT TẮC CÔNG TY.pdf LƯU HÀNH NỘI BỘ QUY TRÌNH VỀ HỢP ĐỒNG ĐIỆN TỬ QUY TRÌNH PHỐI HỢP GIỮA CÁC PHỊNG, BAN CHỨC NĂNG Trách nhiệm Quy trình riêng Quy trình CS photo CMND/CCCD KH để lưu hồ sơ CS* Bước 1: CS cho KH ký thỏa thuận đặt mua CS* Bước 2: CS cho KH ký Bookng (file giấy) HĐ CNCP mua chung phụ lục (cho KH ký tên trước – file điện tử) CS cập nhật thông tin KH file theo dõi hợp đồng CS*, Kế toán, Pháp chế Bước 3: CS viết phiếu thu/Phiếu xác nhận nhận tiền cho KH Kế toán Pháp chế giám sát theo dõỗi danh sách thơng tin CS*, Kế tốn, Pháp chế Bước 4: Chuyển HĐ Phụ lục (nếu khách yêu cầu thêm HĐ giấy), Giấy chứng nhận Phịng Kế tốn Kế tốn kiểm tra đối chiếu, KH hồn tất tốn chuyển cho Pháp chế Kế toán, Pháp chế Bước 5: HĐ điện tử: Kế toán kiểm tra tiến độ toán: Nếu Khách hàng hồn tất tốn thực ký HĐ HĐ Giấy GCN: Kế toán chuyển hồ sơ Bước cho Pháp chế kiểm tra trình ký HĐ điện tử: Pháp chế kiểm tra thông tin hệ thống HĐ Giấy GCN: Pháp chế kiểm tra HĐ/GCN ký xác thơng tin, sách chưa CS*, Kế toán, Pháp chế Bước 6: Pháp chế chuyển trả Hồ sơ ký cho Kế tốn Nếu xác trình ký Nếu chưa xác chuyển trả cho Kế toán yêu cầu CS viết lại Kế toán, CS* Bước 7: Kế toán lưu Hồ sơ chuyển hồ sơ cho CS Kế toán pháp lý lưu theo dõi HĐ điện tử trang FPT đồng tải tải máy tính để lưu trữ Quy trình Quy trình Quy trình Quy trình Quy trình 4’ LƯU HÀNH NỘI BỘ QUY TRÌNH VỀ HỢP ĐỒNG ĐIỆN TỬ CS* Bước 8: CS gửi hồ sơ cho KH CS lưu theo dõi HĐ điện tử trang FPT đồng tải tải máy tính để lưu trữ (*) Hiện chưa có đội ngũ CS nên việc phối hợp thực Phòng IT cơng ty đảm nhận có định sử dụng đội ngũ CS CÁC QUY TRÌNH RIÊNG: a Quy trình 1: Quy trình đăng ký tài khoản đầu tư https://cophan.ubg.vn/ Bước 1: KH đăng nhập/tạo tài khoản qua https://ubgmart.com Bước 2: Tại góc phải phía cửa sổ website, KH chọn Tài khoản Quản lý cổ phần Bước 3: Chọn hội đầu tư Bước 4: Chọn gói đầu tư - Cổ phần UBG Group Bước 5: Chọn tham gia gói cổ phần theo nhu cầu KH Bước 6: Cập nhật lại thông tin để đầy đủ; xác nhận ký hợp đồng tốn (Hướng dẫn minh họa đính kèm theo văn này:BẢN QUY TRÌNH WEB CỔ PHẦN.pdf) b Quy trình 2: Quy trình cập nhật thơng tin khách hàng hợp đồng lên google driver Bước 1: Đăng nhập vào Gmail Bước 2: Truy cập vào đường dẫn https://docs.google.com/spreadsheets/d/1hNgKKjeqRLe1kVWgKbi0kke lxKsYVmBm/edit#gid=1996083773 Trường hợp người truy cập chưa cấp quyền truy cập liên hệ Pháp chế để cấp quyền Bước 3: Cập nhập thông tin khách hàng, hợp đồng vào sheet “ Tổng hợp HĐ” để Kế toán, Pháp chế giám sát, theo dõi c Quy trình 3: Quy trình cập nhật, theo dõi thông tin khách hàng hợp đồng website: https://ubgmart.com/admincp/login LƯU HÀNH NỘI BỘ QUY TRÌNH VỀ HỢP ĐỒNG ĐIỆN TỬ Bước 1: Đăng nhập web https://ubgmart.com/admincp/login Bước 2: Vào mục Quản lý hợp đồng Chọn Lịch sử cổ phần Bước 3: Đến lọc tìm hợp đồng tích vào sửa Bước 4: Kiểm tra thông tin khách hàng cung cấp đúng, đủ, rõ ràng ( Họ, tên, email, số điện thoại, hình ảnh CMND/CCCD, địa chỉ) không đáp ứng yêu cầu khách hàng cập nhập lại hệ thống tài khoản khách hàng web https://cophan.ubg.vn/ Bước 5: Truy cập vào Econtract FPT (quy trình 4) để khởi tạo hợp đồng gửi khách ký hợp đồng (quy trình 4’) ( sau báo kế toán xác nhận tiền vào tài khoản công ty) Bước 6: Sau KH ký xong CS liên hệ báo với kế toán Thống khung để kế toán đăng nhập ký hợp đồng Định kỳ ngày lần CS truy cập vào Econtract FPT để tải hợp đồng upload lên https://cophan.ubg.vn/ Bước 7: Đăng nhập lại https://ubgmart.com/admincp/login theo bước tải lên hợp đồng vừa tải về, cập nhật lại trạng thái ký trạng thái toán Lưu (Hướng dẫn minh họa đính kèm theo văn này: BẢN QUY TRÌNH WEB CỔ PHẦN.pdf) d Quy trình 4: Quy trình khởi tạo, ký kết, lưu trữ theo dõi hợp đồng điện tử website: https://econtract.fpt.com.vn/app/login Bước 1: Đăng nhập tài khoản người dùng FPT kích hoạt Bước 2: Vào mục “Tài liệu” chọn “Tạo tài liệu” Bước 3: Chọn loại tài liệu Bước 4: Tải tài liệu Bước 5: Xác định người ký Bước 6: Thiết kế tài liệu Bước 6: Xác nhận hoàn tất LƯU HÀNH NỘI BỘ QUY TRÌNH VỀ HỢP ĐỒNG ĐIỆN TỬ (Hướng dẫn minh họa đính kèm theo văn này:BẢN QUY TRÌNH TRIỂN KHAI HỢP ĐỒNG ĐIỆN TỬ TRÊN HỆ THỐNG FPT.pdf) Quy trình 4’: Quy trình ký hợp đồng điện tử dành cho khách hàng Hình thức 1: Thơng qua hình thức SMS Bước 1: Khách hàng nhấp vào link gửi kèm qua tin nhắn Bước 2: Khách hàng đăng nhập số điện thoại/email với mã gửi qua tin nhắn Bước 3: Xác nhận đăng ký chứng thư số lần để ký Bước 4: Tiến hành ký hợp đồng điện tử Hình thức qua email: Thực hình thức (Hướng dẫn minh họa đính kèm theo văn này:QUY TRÌNH KÝ HỢP ĐỒNG ĐIỆN TỬ DÀNH CHO KHÁCH HÀNG.pdf) e Sơ đồ thực Bước Bước Bước Đăng ký tài khoản đầu tư Web cổ phần Cập nhật thông tin khách hàng hợp đồng lên Driver Cập nhật, theo dõi thông tin khách hàng hợp đồng Web admin Quy trình Quy trình CS* phối hợp với Pháp chế, Kế toán thực Quy trình CS* hướng dẫn KH thực quy trình CS* thực Bước Khởi tạo, ký kết, lưu trữ theo dõi hợp đồng điện tử website Econtract Quy trình CS* phối hợp với Pháp chế, Kế tốn thực Quy trình 4’ Gửi yêu cầu ký HĐ cho KH CS* hướng dẫn KH thực LƯU HÀNH NỘI BỘ QUY TRÌNH VỀ HỢP ĐỒNG ĐIỆN TỬ quy trình (*) Hiện chưa có đội ngũ CS nên việc phối hợp thực Phịng IT cơng ty đảm nhận có định sử dụng đội ngũ CS 10 LƯU HÀNH NỘI BỘ