Đang tải... (xem toàn văn)
KHẢO SÁT ĐÁNH GIÁ VỀ CÔNG TÁC HOẠT ĐỊNH TÀI CHÍNH VÀ CƠ SỞ VẬT CHẤT CHO VĂN PHÒNG Hoạch định là quá trình xác định mục tiêu hoạt động của văn phòng cũng như các phương pháp, nguồn lực để thực hiện mục tiêu đó trong một khoảng thời gian xác định, là chức năng đầu tiên và cũng là chức năng quan trọng nhất của quá trình quản trị, vì yêu cầu của quản trị đó là phải làm đúng từ đầu.
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TÊN ĐỀ TÀI: KHẢO SÁT ĐÁNH GIÁ VỀ CƠNG TÁC HOẠT ĐỊNH TÀI CHÍNH VÀ CƠ SỞ VẬT CHẤT CHO VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN KIẾN TRÚC VÀ XÂY DỤNG VIETMEX TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Kỹ hoạch định quản trị văn phòng Mã phách: HÀ NỘI – 2023 LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan đề tài “khảo sát đánh giá cơng tác hoạch định tài sở vật chất cho văn phịng Cơng ty cổ phần Kiến trúc Xây dựng Vietmex” công trình nghiên cứu em thời gian qua Các nội dung nghiên cứu, kết đề tài hồn tồn trung thực Mọi thơng tin thân em tự thu thập Em xin chị tồn trách nhiệm, có khơng trung thực thơng tin sử dụng q trình thực tiểu luận Hà Nội, ngày 26 tháng 7năm 2023 LỜI CẢM ƠN Qua môn học “Kỹ hoạch định quản trị văn phịng” giúp em có thêm kiến thức bổ ích khái niệm, ý nghĩa, nội dung kỹ họah định , nhận thức vị trí tầm quan trọng kỹ hoạch định hoạt động quan Đồng thời, giúp em sau trường vận dụng kiến thức học để tổ chức, giúp việc cho lãnh đạo văn phòng việc hoạch định mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ vào hoạt động văn phịng, nâng cao lịng u nghề, có trách nhiệm giúp lãnh đạo văn phòng thủ trưởng quan việc, tổ chức tốt hoạt động công tác hoạch định Em xin trân trọng, gửi lời cảm ơn tới Giảng viên môn “Kỹ hoạch định quản trị văn phòng” trực tiếp giảng dạy hướng dẫn tận tình để em hoàn thành đề tài Em xin chân thành cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN A PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu .8 Phương pháp nghiên cứu Bố cục B PHẦN NỘI DUNG Chương GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN KIẾN TRÚC VÀ XÂY DỰNG VIETMEX .9 1.1 Khái quát Công ty Cổ phần kiến trúc xây dựng Vietmex 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn công ty 1.3 Cơ cấu tổ chức công ty 11 CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT ĐÁNH GIÁ HOẠCH ĐỊNH TÀI CHÍNH VÀ HOẠCH ĐỊNH CƠ SỞ VẬT CHẤT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KIẾN TRÚC VÀ XÂY DỰNG VIETMEX 13 1.Lý luận chung hoạch định tài quản trị văn phòng 13 1.1 Khái niệm hoạch định 13 1.2 Hoạch định tài 13 1.3 Mục tiêu hoạch định tài 13 1.4 Mục tiêu tài cho hoạt động văn phòng 14 1.5 Phương án,giải pháp hướng tới mục tiêu tài 14 Lý luận chung hoạch đinh sở vật chất 15 Khảo sát cơng tác hoạch định tài hoạch định sở vật chất Công ty Cổ phần Kiến trúc Xây dựng Vietmex .16 3.1 Khảo sát công tác hoạch định tài Cơng ty Cổ phần Kiến trúc Xây dựng Vietmex 16 3.1.1 Các hoạch định tài Công ty Cổ phần Kiến trúc Vietmex 16 3.1.2 Các để Vietmex hoạch định tài 17 3.1.3 Quy trình xây dựng dự tốn kinh phí Vietmex 18 3.1.4 Tạm ứng tài cho hoạt động văn phịng Vietmex 18 3.1.5 Quyết tốn tài cho hoạt động văn phòng 19 3.2 Khảo sát công tác hoạch định sở vật chất Công ty Cổ phần Kiến trúc Xây dựng Vietmex .20 3.2.1 Các loại hoạch định sở vật chất Vietmex 20 3.2.2 Căn hoạch định sở vật chất Vietmex 20 3.2.3 Quy trình hoạch định sở vật chất Vietmex cho năm 2023 21 3.3 Đánh giá cơng tác hoạch định tài hoạch định sở vật chất Vietmex 22 3.3.1 Đánh giá hoạch định tài Vietmex .22 3.3.2 Đánh giá hoạch định sở vật chất tai Vietmex .23 CHƯƠNG GIẢI PHÁP NÂNG CAO HOẠCH ĐỊNH TÀI CHÍNH VÀ HOẠCH ĐINH CƠ SỞ VẬT CHẤT CHO VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN KIẾN TRÚC VÀ XÂY DỰNG VIETMEX .25 Nguyên nhân dẫn đến hạn chế .25 Giải pháp phát huy ưu điểm, hạn chế nhược điểm hoạch định sở vật chất hoạch định tài Vietmex 26 2.1 Giải Pháp phát huy ưu điểm 26 2.2 Giải pháp khắc phục hạn chế 26 2.2.1 Nâng cao trình độ chun mơn cá nhân 26 2.2.2 Nâng cao hiểu biết kiến thức xã hội để phục vụ công tác hoạch định 26 2.2.3 Nâng cao tinh thần làm việc, khả sáng tạo cá nhân khuôn khổ cho phép nghi thức công sở .27 2.2.4 Chế độ đãi ngộ phù hợp công nhận khen thưởng nỗ lực nhân viên .27 2.2.5 Áp dụng nội quy, quy chế làm việc vào cơng sở có quy trình thăng tiến rõ ràng 28 2.2.6 Nâng cao chất lượng môi trường làm việc 28 KẾT LUẬN 31 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .32 A PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Thực tế cho thấy, công tác hậu cần quan trọng khâu tổ chức kế hoạch, chiến lược để thực nhiệm vụ, mục tiêu đề Hoạch định tài q trình phát triển kế hoạch tài ngắn hạn dài hạn nhằm đạt mục tiêu doanh nghiệp cá nhân Các kế hoạch tài có đặc trưng trình bày đơn vị đo lường chung tiền tệ Vì vậy, hệ thống kế hoạch tài đóng vai trò quan trọng, then chốt việc lập kế hoạch kiểm soát doanh nghiệp Hoạch định tài giúp xác định tính khả thi hoạt động kinh doanh, phân tích khác biệt thực tế kỳ vọng, dự báo yêu cầu tài , thu hút khoản tài trợ đầu tư Lịch sử nghiên cứu 1.Tập giảng KỸ NĂNG HOẠCH ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG - Thầy Đặng Văn Phong 2.Giáo trình Quản trị học Nguyễn Hải Sản Đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Công ty Cổ phần Kiến trúc Xây dựng Vietmex Phạm vi nghiên cứu: Văn phịng Cơng ty Cổ phần Kiến trúc Xây dựng Vietmex Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Mục đích: Làm sáng tỏ, hồn thiện kiến thức cơng tác hoạch định, vai trị văn phịng cơng tác hoạch định Nhiệm vụ nghiên cứu: Khảo sát, tìm hiểu thực trạng cơng tác hoạch định quan, tổ chức Trên sở khảo sát thực trạng rút ưu điểm, nhược điểm từ đưa số đánh giá vai trị văn phịng cơng tác hoạch định văn phịng Cơng ty Cổ phần Kiến trúc Xây dựng Vietmex Phương pháp nghiên cứu Để hồn thành đề tài nghiên cứu tơi sử dụng kết hợp nhiều phương pháp nghiên cứu như: Phương pháp tra tư logic: vận dụng lí thuyết học để tư Phương pháp nghiên cứu kiến tập thực tiễn: trực tiếp thân đến kiến tập công ty Phương pháp thống kê: thống kê số liệu công ty Phương pháp tư tra cứu tài liệu: tra cứu tài liệu công ty, tra google, sách công ty Điều tra khảo sát thực tế quan : vấn anh chị làm việc văn phịng Bố cục Ngồi phần Mở đầu, Kết luận, Danh mục tài liệu tham khảo Phụ lục đề tài chia làm chương: Chương Giới thiệu chung Công ty Cổ phần kiến trúc xây dựng Vietmex Chương 2: Khảo sát, đánh giá hoạch định tài hoạch định sở vật chất Công ty Cổ phần kiến trúc xây dựng Vietmex Chương Giải pháp nâng cao hoạch định tài hoạch đinh sở vật chất cho văn phịng Cơng ty Cổ phần kiến trúc xây dựng Vietmex B PHẦN NỘI DUNG Chương GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN KIẾN TRÚC VÀ XÂY DỰNG VIETMEX 1.1 Khái quát Công ty Cổ phần kiến trúc xây dựng Vietmex Công ty Cổ phần kiến trúc xây dựng Vietmex Sở kế hoạch đầu tư cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh ngày 15/01/2021 Hiện cơng ty ơng: Nguyễn Khắc Hồng làm đại diện pháp luật Tên Công ty: Công ty Cổ phần kiến trúc xây dựng Vietmex Tên công ty viết tiếng nước ngoài: VIETMEX ARCHITECTURE AND CONSTRUCTION JOINT STOCK COMPANY Mã số thuế doanh nghiệp: 0109496192 Địa chỉ: Số 05, ngõ 282/35 đường Kim Giang, quận Hoàng Mai, Thành phố Hà Nội, Việt Nam Điện thoại: 0968534911 Cơ quan thuế quản lý: Chi cục thuế Quận Hoàng Mai 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn công ty * Chức năng: - Trao đổi, mua bán, sản xuất, phân phối, nhập mặt hàng xây dựng - Tổ chức hoạt động sản xuất- kinh doanh đa nghành đa nghề, nghành nghề đầu tư phát triển cơng trình xây dựng phát triển kết cấu hạ tầng đô thị.a - Kiểm tra, giám sát hoạt động quản lý sử dụng vốn, tài sản, chế đọo sách, cơng ty theo quy định pháp luật, Điều lệ tổ chức công ty - Nâng cao chất lượng sống người lao động cơng ty, từ đóng góp cho ngân sách nhà nước - Tạo mối liên hệ với người tiêu dùng, đối tác kinh doanh từ nâng cao vị công ty thị trường * Nhiệm vụ quyền hạn công ty: - Trở thành cơng ty lớn mạnh, uy tín hàng đầu lĩnh vực kiến trúc xây dựng Việt Nam - Xây dựng định hướng chiến lược sản xuất kinh doanh, kế hoạch sản xuất kinh doanh dài hạn, ngắn hạn hàng năm đầu tư, xây dựng phát triển kết cấu hạ tầng đô thị, khu đô thị mới, - Trở thành đối tác cung cấp sản phẩm, giải pháp kiến trúc xây dựng đáng tin cậy khách hàng - Luôn coi khách hàng trung tâm, cung cấp sản phẩm chất lượng cao với chi phí hợp lý, tư vấn giải pháp chuyên nghiệp - Trân trọng khách hàng nỗ lực mang đến sản phẩm, giải pháp, dịch vụ tốt đáp ứng nhu cầu khách hàng - Tạo dựng môi trường làm việc tốt với nhiều hội để phát triển lực, đóng góp giá trị tạo dựng nghiệp thành đạt cho cán nhân viên - Coi trọng lợi ích cổ đông, đối tác, đề cao tinh thần hợp tác phát triển dựa tinh thần xây dựng, hữu nghị, thống hai bên - Khuyến khích nhân viên phải khơng ngừng học hỏi cơng nghệ, nâng cao lực mục tiêu phát triển chung cơng ty 3.1.3 Quy trình xây dựng dự tốn kinh phí Vietmex Bước 1: lập kế hoạch dự tốn kinh phí:Bộ phận văn phịng sau giao nhiệm vụ dự tốn kinh phí ban hành dự tốn kinh phí hàng năm theo biểu mẫu Bước Lập dự tốn kinh phí đơn vị: văn phịng tiến hành dự tốn chi phịng, ban Các biểu mẫu kèm theo thông báo quy chế chi tiêu nội quan, có nội dung chi phù hợp với nhu cầu chi thực tế Vietmex, phù hợp kế hoạch phát triển hàng năm Vietmex Bước Thẩm định kinh phí: Ở bước Giám đốc Cơng ty Nguyễn Khắc Hồng tiến hành họp với văn phịng đơn vị tồn quan Phân bổ kinh phí xem xét đồng ý nội Công ty Bước Phê duyệt ban hành dự tốn kinh phí: Sau thống việc phân bổ kinh phí sau họp tồn thể, Văn phịng tổng hợp trình Giám đốc ký phê duyệt – ban hành Sau đó, Quyết định giao kinh phí hoạt động kèm bảng dự trù kinh phí chi tiết gửi đơn vị làm hoạt động Bước Lưu hồ sơ: Văn phịng có trách nhiệm lưu hồ sơ việc, thời gian lưu hồ sơ theo quy định Nhà nước Quy chế văn thư, lưu trữ của quan Các đơn vị quan có trách nhiệm lưu để phục vụ q trình giải cơng việc kèm theo hồ sơ trình ký làm 3.1.4 Tạm ứng tài cho hoạt động văn phòng Vietmex Bước Lập phiếu đề nghị tạm ứng: Khi xuất nhu cầu chi cho tổ chức hội họp; công tác… cán văn phòng lập phiếu tạm ứng theo mẫu Mẫu số 03-TT theo thơng tư 200/2014/TT-BTC Sau đó, mẫu người lập ký xác nhận trình lãnh đạo văn phịng ký Bước Phịng Kế tốn – Tài phê duyệt: Sau phiếu tạm ứng có đầy đủ chữ ký lãnh đạo người lập văn phịng phiếu gửi xuống phịng Kế tồn – Tài Kế tốn viên tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra nội dung thể thức xem phù hợp hợp lý chưa, sau trình cho lãnh đạo phịng Kế tồn – Tài xem xét ký duyệt Bước Trình lãnh đạo phê duyệt: Nếu Bước hai thơng qua phận Kế tồn – Tài trình giám đốc xem xét ký phê duyệt chi Nếu giám đốc đồng ý chi ký gửi trả lại cho phận Kế tồn – Tài tiếp tục xử lý Bước Chi tiền tạm ứng: Sau phiếu tạm ứng có đủ phê duyệt kế toán trưởng giám đốc, kế toán viên lập phiếu chi Phiếu chi kế toán trưởng chấp thuận, thủ quỹ vào để chi tiền, thủ quỹ yêu cầu văn phòng ký vào phiếu chi đóng dấu “ĐÃ THANH TỐN” Bước Lưu hồ sơ: Sau xuất tiền, kế toán kiểm tra lại phiếu chi phiếu đề nghị tạm ứng để đảm bảo đầy đủ chữ ký Việc lưu lại hồ sơ để theo dõi thời gian làm hoàn ứng 3.1.5 Quyết tốn tài cho hoạt động văn phịng Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ hoàn ứng: Sau hồn thành cơng việc, cán văn phịng tập hợp chứng từ có liên quan, lập bảng kê tốn hồn ứng (theo mẫu giấy tốn tiền tạm ứng – Mẫu 04-TT ban hành theo thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/8/năm 2016 Bộ Tài chính) Tất loại giấy tờ xếp theo trình tự dự tốn trình lãnh đạo văn phịng ký phê duyệt vào giấy tốn tạm ứng chuyển xuống phịng kế tốn Bước Phịng Kế tồn – Tài xem xét phê duyệt: Các chứng từ kế tốn viên kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp Những khoản chi đòi hỏi phải có hố đơn giá trị gia tăng cần phải hợp lý, hợp lệ, hợp pháp; khoản chi hố đơn phải lập bảng kê Sau kiểm tra thơng tin cần thiết khơng có vấn đề gì, kế tốn viên chuyển đến kế tốn trưởng kiểm tra lại ký duyệt toán Bước Lãnh đạo phê duyệt: Kế tốn viên trình hồ sơ hồn ứng kế tốn trưởng ký duyệt lên lãnh đạo quan, lãnh đạo xem xét theo quy định công ty, quan ký duyệt hồ sơ hợp lệ trả lại không hợp lệ Bước Thu, chi tiền sau hoàn ứng: Kế toán viên nhận lại hồ sơ từ lãnh đạo quan, lập phiếu chi phiếu thu sau trình Kế toán trưởng ký duyệt chuyển cho thủ quỹ Thủ quỹ thu chi tiền sau yêu cầu người tạm ứng ký nhận đóng dấu “ĐÃ THANH TOÁN” chứng từ Thủ quỹ ký tên chuyển lại phiếu thu phiếu chi cho kế toán Bước Lưu hồ sơ: Kế tốn có trách nhiệm kiểm tra lại toàn hồ sơ lưu theo quy định quan 3.2 Khảo sát công tác hoạch định sở vật chất Công ty Cổ phần Kiến trúc Xây dựng Vietmex 3.2.1 Các loại hoạch định sở vật chất Vietmex - Hoạch định mua sắm trang thiết bị; - Hoạch định sửa chữa, cải tạo, nâng cấp sở vật chất; 3.2.2 Căn hoạch định sở vật chất Vietmex Căn vào nhu cầu hoạch định tài chính, văn phịng lập dự trù kinh phí mua sắm trang thiết bị phục vụ cho chuyên môn phịng Các phịng ban có nhu cầu chi tiêu tài sản cần đăng ký biểu mẫu đăng ký kinh phí mua sắm trang thiết bị, dự trù sửa chữa, mua sắm Căn vào dự trù kinh phí mua sắm tài sản phịng ban chun mơn, văn phịng tổng hợp trình lãnh đạo quan xem xét phê duyệt tổng hợp vào dự toán chung hàng năm quan Hoạch định sở vật chất Vietmex hoạch định theo năm theo công việc cụ thể