lý do chọn phân tích hoạt động truyền thông nội bộ của tập đoàn fpt

Truyền thông nội bộ cũng vậy, khi gắn kết những nhân viên trong công ty một cách hiệu quả sẽ giúp cho doanh nghiệp đoàn kết và bền vững từ chính cốt lõi bên trong.. Truyền thông nội bộ

GV: Đinh Thị Len

Họ và tên: Hồ Phương Thảo

Lớp: CQ59/06.07

STT:22

II)PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT -TTNB: Truyền thông nội bộ -CBNV: Cán bộ nhân viên -CNTT: Công nghệ thông tin

LỜI MỞ ĐẦU 1.Tính cấp thiết của đề tài

Trên thực tế, dựa theo những số liệu được nghiên cứu bởi công ty tư vấn DG&A của Mỹ, số nhân viên nắm rõ được mục đích và lý do của những tiêu mà công ty đang theo đuổi chỉ chiếm 37%, số nhân viên hiểu được tầm quan trọng của bản thân đối với sự phát triển của công ty chỉ chiếm 20% và chỉ khoảng 1/3 số nhân viên có mong muốn đóng góp để xây dựng công ty.

Trong khi đó, số nhân viên trốn tránh những vấn đề liên quan đến trách nhiệm lên đến 50% và số nhân viên không nhiệt tình tham gia phát triển của công ty là 20% Đây là những con số rất đáng lo ngại cho một công ty đặc biệt công ty đã trên đà phát triển.

Ngoài ra những nghiên cứu cũng chỉ ra rằng, những công ty có thực hiện truyền thông nội bộ sẽ dễ dàng giữ chân các nhân sự hơn cũng như dễ duy trì tính ổn định của các nhân sự trong tương lai.

Như vậy, một tổ chức công tác truyền thông nội bộ tốt không chỉ nhắm đến việc thông báo hay truyền đạt được thông điệp mà còn nhắm đến mục tiêu cao hơn là kết nối chiến lược kinh doanh với vai trò giá hiệu quả nhân viên Doanh nghiệp truyền thông nội bộ tốt sẽ tạo sự khác biệt, gia tăng năng suất và sử dụng hiệu quả nguồn lực tốt hơn.

2.Lý do chọn phân tích hoạt động truyền thông nội bộ của tập đoàn FPT

Truyền thông là một trong những công cụ quan trọng để doanh nghiệp làm quen, tiếp cận và giữ mối quan hệ tốt với khách hàng Một doanh nghiệp làm truyền

thông tốt sẽ khiến khách hàng vui vẻ và muốn gắn bó với mình lâu dài hơn Truyền

thông nội bộ cũng vậy, khi gắn kết những nhân viên trong công ty một cách hiệu

quả sẽ giúp cho doanh nghiệp đoàn kết và bền vững từ chính cốt lõi bên

trong Truyền thông nội bộ không những là chất xúc tác gắn kết các nhân viên

trong công ty mà còn giúp thương hiệu doanh nghiệp lan tỏa nhanh đến khách hàng Vậy truyền thông nội bộ là gì ?

1.Cơ sở lý luận 1.1.Khái niệm

Truyền thông nội bộ hay còn được biết với tên gọi khác bằng tiếng anh là Internal communications là hoạt động xây dựng, duy trì và củng cố mối quan hệ tốt giữa

các thành viên trong cùng công ty Truyền thông nội bộ giúp truyền tải thông điệp

và tầm nhìn của lãnh đạo tới các nhân viên Nếu truyền thông nội bộ không đạt hiệu quả, thiếu thông suốt, các nhân viên sẽ không ý thức được tầm quan trọng của việc đóng góp sức lực giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu đề ra.

Trong giai đoạn xáo trộn, biến cố đặc biệt ở những doanh nghiệp đang phát triển, việc thiếu gắn kết giữa các nhân viên sẽ dẫn đến những hậu quả khó lường Vì vậy, việc công khai các mục tiêu chung, tầm nhìn, sứ mệnh của doanh nghiệp trên mọi phương diện nội bộ là điều cần thiết Doanh nghiệp của bạn có những sản phẩm nội bộ nào? Tạp chí, bản tin, email….? Hãy đảm bảo mục tiêu chung của doanh nghiệp được xuất hiện trên mọi công cụ này Khi đó, mỗi cá nhân, bộ phận trong doanh nghiệp đều ý thức được nhiệm vụ của bản thân trong tiến trình chèo lái doanh nghiệp tiến về phía trước Từ đó, gia tăng sự gắn kết, cải thiện hiệu quả làm việc của mỗi nhân viên.

1.2 Nhiệm vụ của TTNB 1.3 Phương tiện TTNB

Bảng tin nội bộ: Phương tiện truyền thông nội bộ này xuất hiện sớm trong các

doanh nghiệp, cho đến nay vẫn là lựa chọn hàng đầu của các nhà quản trị, có hiệu quả cao.

Các ấn phẩm nội bộ như: Tạp chí, báo nội bộ, sách, cẩm nang cùng các file tài

liệu cũng giúp doanh nghiệp dễ dàng lan truyền các thông tin nội bộ.

Áp phích, banner, biển quảng cáo nội bộ: Những công cụ truyền tải bằng hình

ảnh này thường dễ dàng thu hút sự chú ý của các nhân viên.

Bản tin qua Email: Hình thức này thường được áp dụng trong trường hợp doanh

nghiệp thông báo về sự kiện, chính sách kinh doanh mới, ra mắt sản phẩm,…

Radio: Sản xuất các chương trình radio hàng tuần là cơ hội để mọi người trong

doanh nghiệp có thể gửi gắm tâm sự, khích lệ lẫn nhau hoặc phát các bài hát được yêu cầu để nâng cao tinh thần làm việc.

Các chương trình tổng kết tuần/tháng: Trong những chương trình này, hoạt động

tổng kết, thông báo tin mới, vinh danh cá nhân hoặc phòng ban xuất sắc sẽ được triển khai Đây là động lực để các nhân viên, phòng ban nỗ lực phấn đấu hơn.

1.4 Thông tin TTNB đề cập 1.5 Vai trò của truyền thông nội bộ Củng cố tầm nhìn cho nhân viên và các giá trị, văn hóa doanh nghiệp

Truyền thông nội bộ giữ vai trò củng cố tầm nhìn cùng các giá trị, văn hóa của doanh nghiệp cho nhân viên, để nhân viên hiểu được và có thể truyền tải nó ở ngay trong nội bộ cũng như bên ngoài.

Truyền thông nội bộ thường bám sát những hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp và triển khai trên các kênh thông tin để nhân viên nắm được tình hình nơi làm việc của mình, đồng thời cũng kết nối thông tin giữa nhân viên và các cán bộ quản lý.

Thông tin đa chiều, minh bạch và rõ ràng

Thông qua các hoạt động truyền thông nội bộ, mọi thông tin đều được trao đổi minh bạch, rõ ràng, đầy đủ, giúp các nhân viên nắm rõ mục tiêu và nhiệm vụ của mình.

Đồng thời, hoạt động này còn giúp thông tin nội bộ trong doanh nghiệp thống nhất hơn, các phòng ban phối hợp nhịp nhàng trong công việc, hạn chế tối đa các mâu thuẫn nội bộ.

Ngoài ra, đây cũng là cơ hội để lan tỏa thông tin, gắn kết các bộ phận, thúc đẩy phát triển những giá trị tích cực, tốt đẹp.

Củng cố tinh thần đoàn kết trong tập thể

Tính đoàn kết luôn là yếu tố quan trọng trong một tập thể, yếu tố này góp phần tạo nên sức mạnh doanh nghiệp Hoạt động truyền thông nội bộ sẽ tạo ra sợi dây gắn kết các nhân viên, phòng ban với nhau, để mọi người cùng nhận thức được mục tiêu chung.

Tinh thần đoàn kết còn tạo ra sự thấu hiểu và chia sẻ lẫn nhau, giúp mọi người biết

hỗ trợ và cùng nhau đi lên.

Thu hút và giữ chân nhân viên

Thực hiện tốt hoạt động truyền thông nội bộ sẽ khiến các thành viên yêu thích môi trường làm việc của mình hơn, họ cảm thấy được tôn trọng và quan tâm đến Do đó

sẽ chủ động làm việc nhiệt huyết, tích cực và gắn bó lâu dài với công ty, thậm chí giới thiệu bạn bè, người thân cùng vào làm.

Ngoài ra, một môi trường làm việc được chính các nhân viên đánh giá tốt sẽ là điểm cộng cho doanh nghiệp thu hút nhân tài.

1.6 Những lưu ý khi truyền thông nội bộ

2 Thực trạng hoạt động TTNB tại tập đoàn FPT 2.1 Khái quát tập đoàn FPT

Thành lập ngày 13/09/1988, FPT hoạt động trong 03 lĩnh vực kinh doanh cốt lõi gồm: Công nghệ, Viễn thông và Giáo dục FPT sở hữu hạ tầng viễn thông phủ khắp 59/63 tỉnh thành tại Việt Nam và không ngừng mở rộng hoạt động trên thị trường toàn cầu với 48 văn phòng tại 26 quốc gia và vùng lãnh thổ bên ngoài Việt Nam.

Trong suốt quá trình hoạt động, FPT luôn nỗ lực với mục tiêu cao nhất là mang lại

sự hài lòng cho khách hàng thông qua những dịch vụ, sản phẩm và giải pháp công nghệ tối ưu nhất Đồng thời, FPT không ngừng nghiên cứu và tiên phong trong các

xu hướng công nghệ mới góp phần khẳng định vị thế của Việt Nam trong cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ 4 - Cuộc cách mạng số FPT sẽ tiên phong cung cấp dịch vụ chuyển đổi số toàn diện cho các tổ chức, doanh nghiệp trên quy mô toàn cầu

Đối với định hướng phát triển của tập đoàn, chủ tịch Trương Gia Bình nhận định:

"FPT mong muốn trở thành một tổ chức kiểu mới, giàu mạnh bằng nỗ lực lao động sáng tạo trong khoa học kỹ thuật và công nghệ, làm khách hàng hài lòng, góp phần hưng ghịnh quốc gia, đem lại cho mỗi thành viên của mình điều kiện phát triển tài năng tốt nhất và một cuộc sống đầy đủ về vật chất phong phú về tinh thần".

Về văn hóa, Văn hóa FPT trước hết là văn hóa ứng xử là tinh thần mà người FPT hướng tới: Người FPT " Tôn trọng cá nhân-Đổi mới-Đồng đội Lãnh đạo FPT cần

"Chí Công- Gương mẫu- Sáng suốt" điểm khác biệt cốt lõi của FPT là chấp nhận mọi người như họ vốn có: cả mặt mạnh, mặt yếu, cả điểm tốt và không tốt FPT luôn tôn trọng lắng nghe và tạo điều kiện để mỗi thành viên được là chính mình

2.2 TTNB của FPT

Các hoạt động truyền thông nội bộ tập đoàn do Ban truyền thông và Ban văn hóa-đoàn thể tập hóa-đoàn (FCC) tổ chức, thực hiện qua các kênh truyền thông có thể kể đến như: Trang tin Chungta.vn, Bản tin FPT News, Bản tin và nhóm (group) trên FPT Workplace hoặc Facebook của các công ty thành viên…

Trang tin nội bộ Chungta.vn ra mắt phiên bản điện tử vào tháng 7 năm 2009 với 15.000 lượt truy cập (pageviews)/ngày và 5 nghìn độc giả thường xuyên Ngoài việc đưa tin đầy đủ, nhanh chóng về các sự kiện ở các lĩnh vực kinh doanh, đời

sống, giải trí, thể thao trong FPT, báo còn là nơi tổ chức các chương trình giao lưu trực tuyến, các cuộc thi, bình bầu lãnh đạo của năm đặc biệt cuộc thi ghép ảnh avarta nhân dịp Báo Chúng ta tròn 20 tuổi đã nhận được hiệu ứng mạnh mẽ từ phía các CBNV trong tập đoàn Bản tin FPT New phát hành 3 số/tuần vào các ngày thứ Hai, thứ Tư, thứ Sáu điểm tin các sự kiện trong tuần cũng được người FPT quan tâm, đón nhận Ngoài các bản tin, chungta.vn còn nhiều nội dung sáng tạo, phong phú đa dạng như các phần lưu trữ ảnh, video của các CBNV, các hoạt động, các sự kiện,… của tập đoàn; các video âm nhạc,các bài hát về con người, về “ ngôi nhà” FPT hay các loạt podcast với phương châm “ Nghe người F nói chuyện nhà F” giúp mọi thành viên trau dồi them kiến thức, tăng cường sự hiểu biết lẫn nhau, càng thêm tin yêu gắn kết với tổ chức của mình dù có cách xa nhau về mặt địa lý Chungta.vn với giao diện bắt mắt, thân thiện với người dùng có thể chiếm được sự chú ý, cảm tình của người đọc ngay từ cái nhìn đầu tiên Từ đó có thể rõ rang thấy được tâm huyết, sự nhiệt tình muốn đưa những thông tin của “nhà F” của những người làm truyền thông nội bộ muốn lan tỏa tới mọi thành viên.

Bên cạnh các website nội bộ, tập đoàn còn sử dụng các mạng xã hội để truyền thông Đặc biệt, 2016 là năm tập đoàn ban hành quy định sử dụng mạng xã hội doanh nghiệp - Facebook Workplace - như một công cụ làm việc, nhằm tăng cường truyền thông doanh nghiệp, tạo một môi trường làm việc kết nối, chia sẻ tài liệu và kiến thức, CBNV gần gũi nhau hơn Dù mới ở bước khởi đầu, nhưng sau 6 tháng vận hành, trung bình mỗi tuần có gần 6.000 CBNV trao đổi công việc thường

xuyên với gần 400 group hoạt động tích cực trên mạng xã hội này

FPT Software là đơn vị đầu tiên sử dụng Facebook Workplace trong công việc.

Theo đại diện đơn vị, việc sử dụng mạng xã hội vào công việc tại FPT Software thời gian qua đã giúp thông tin truyền đi nhanh hơn; các phản hồi, thông điệp trở nên rõ ràng và cụ thể hơn so với hình thức email truyền thống.

Ngoài việc được sử dụng như một kênh trao đổi thông tin công việc, chính sách, đào tạo , FPT Software còn sử dụng các tương tác nghiệp vụ như lập những nhóm chuyên biệt gồm: QA, IT Services, HR Helpdesk để hỗ trợ nội bộ Điều này đã làm giảm bớt tần suất sử dụng email, chủ yếu dùng trong những công việc cần phải trình bày, chỉn chu trong giao tiếp với khách hàng

Ngoài Facebook Workplace, tập đoàn còn có kênh youtube cho riêng mình: FPT Văn hóa (Fun4Fun) Fun4 Fun Là kênh truyền hình giải trí do ban văn hóa-đoàn thể công ty sản xuất và thực hiện mọi thông tin về cuộc sống và con người FPT được truyền tải dưới góc nhìn dí dỏm và dễ hiểu Fun4Fun được phát sóng định kỳ hàng tuần gồm các chuyên mục:

- Fun News: tin tức và sự kiện trong FPT

- Fun Forecast: dự báo về các hoạt động của FPT

- Fun story: phóng sự về cuộc sống, con người FPT

- Fun Relax: các tiểu phẩm văn hóa FPT

- Fun Box: hộp thư truyền hình giải đáp các vấn đề Tính tới nay, Fun4Fun đã có 26,8 nghìn subcribers.

Thêm vào đó, các hoạt động TTNB của tập đoàn còn đa dạng dưới nhiều hình thức như các cuộc họp và giao ban nội bộ, sách báo (Sử ký 25 năm-Niềm tin FPT ¼ thế

kỷ, FPT 100), thư từ (các lãnh đạo gửi thư chúc mừng CBNV trong các ngày lễ…),

hệ thống phát thanh(FPT FM- Người FPT lên tiếng: http://www.fpt.fm) và hệ thống màn hình trong tòa nhà.

Gần đây nhất là sự xuất hiện của app myFPT do Ban Công nghệ thông tin FPT và ngành dọc phối hợp với nhóm phát triển Dự án myFPT để hướng dẫn cài đặt, sử dụng, đảm bảo an toàn, bảo mật và thuận tiện cho CBNV khi sử dụng.

Ứng dụng myFPT được thiết kế với 5 tính năng chính: News (Tin tức); Wiki (Tra cứu thông tin); Work (thao tác ghi nhận khen thưởng và kỷ luật); Game (Trò chơi); Utilities (Tiện ích).

Với phần Tin tức trên ứng dụng có thể hỗ trợ cho kênh truyền thông nội bộ Hiện tại, ứng dụng đã cập nhật tin tức từ các trang tin tập đoàn và đơn vị như: Chungta.vn, FoxNews (FPT Telecom); Cucumber (FPT Software) Tại phần Wiki, CBNV có thể kiểm tra thông tin cá nhân, hồ sơ bao gồm: Họ tên, đơn vị, email…

mà không cần tìm kiếm thông qua đơn vị/cá nhân khác.

Đặc biệt, sự tương tác, ghi nhận kịp thời giữa lãnh đạo và nhân viên được đánh giá cao tại phần Work, gồm: Recognition (Ghi nhận) và Discipline (Kỷ luật) Lãnh đạo

có thể kịp thời động viên, khen thưởng đối với CBNV khi có thành tích xứng đáng bằng việc sử dụng Gold trong myFPT Gold có thể quy đổi ra tiền mặt với giá trị 1 Gold = 1.000 đồng Việc đổi ra tiền mặt được tiến hành 2 lần trong năm và được trả vào lương tháng của cá nhân Bên cạnh đó, Gold còn quy ra Utop, mang đến nhiều ưu đãi xem phim, cafe, ăn uống… cho người F, với 1 Gold = 1 Utop

Phần Game trong myFPT cũng là tính năng hữu ích kết nối người nhà F trên toàn cầu Ra mắt từ ngày 15/1/2018, myFPT là công cụ để tổ chức nhiều chương trình quy mô lớn: Hội làng FPT; Nhận lì xì từ Chủ tịch Trương Gia Bình với "Thần tài FPT"; Khai báo y tế trong Covid với hơn 12.000 lượt thực hiện/ngày… Hiện tại, trên ứng dụng đang diễn ra hoạt động đi bộ bổ ích Solarace Chương trình được phát động thông qua ứng dụng này thu hút hơn 3.880 người tham gia với trên 336 triệu bước chân trong một tháng ra mắt Chương trình thu hút sự hưởng ứng của người nhà F trong dự án đi bộ để nâng cao sức khỏe và bảo vệ môi trường.

Với ứng dụng "Made by FPT" này, người nhà F có thể tìm kiếm và tải app trên hai

hệ điều hành Android và iOS Sau khi tải ứng dụng, CBNV dễ dàng đăng nhập bằng tài khoản công ty để trải nghiệm nhiều tính năng của myFPT Truy cập thông

tin cá nhân, check-in, nhận động viên khen thưởng của lãnh đạo/đồng nghiệp tức thời; tiếp cận thông tin nhanh chóng, tìm hiểu thông tin của công ty qua nhiều trò chơi , tất cả đều được tích hợp trên ứng dụng này.

2.3 Những ưu điểm, nhược điểm, kết quả đạt được, hạn chế còn tồn tại và giải pháp

Với những yếu tố thuận lợi sẵn có như có định hướng tốt từ lãnh đạo và nguồn nhân sự trẻ, sẵn sàng đổi mới,… hoạt động truyền thông nội bộ của tập đoàn phát triển tốt, với những ưu điểm như đa dạng các loại hình, sáng tạo, liên tục đổi mới, được triển khai liên tục, thường xuyên, tập trung thể hiện văn hóa của FPT Là 1 công ty đi đầu trong CNTT & Viễn thông, công ty có ưu thế vượt trội trong việc áp dụng các thành tựu KHKT, CNTT trong TTNB, luôn dẫn đầu trong việc đưa vào sử dụng những cái mới trong TTNB như Facebook Workplace và app myFPT.

Khi đưa ra để so sánh với những phương pháp giao tiếp truyền thống, Facebook Workplace có sự tương tác nhanh, minh bạch và thú vị hơn, giúp CBNV trong công ty vui vẻ và thoải mái tương tự như dùng các loại mạng xã hội Facebook, Twitter,… mà lại phát huy được hiệu quả trong công việc Chẳng hạn, khi gửi email tới 1000 người, có thể chỉ vài người đọc, nhưng đăng trên mạng xã hội doanh nghiệp này, tỉ lệ tiếp cận cao hơn rất nhiều.

Ứng dụng my FPT với nhiều chức năng mới lạ và thu hút, myFPT giúp điều chỉnh hành vi của CBNV qua tổ chức các chiến dịch và chức năng công nhận tức thì myFPT có tính năng hỗ trợ trải nghiệm của CBNV

myFPT sử dụng trên toàn cầu và giúp khoảng cách giữa cấp trên và cấp dưới được rút ngắn Sự rút ngắn thể hiện ở điểm CBNV có thể nhận khen thưởng, cảm ơn, đánh giá tức thì hoặc nhanh chóng gặp cấp trên qua thao tác trên ứng dụng.

Nhờ đó, mọi vướng mắc của CBNV được giải quyết nhanh chóng Khác với trước đây, việc gặp quản lý khó khăn hơn do quy trình thường phải qua gửi email hoặc gọi điện, nhắn tin trực tiếp

myFPT hỗ trợ TTNB thông qua quản lý trên ứng dụng kênh truyền thông nội bộ được hỗ trợ mức cao Qua đó truyền thông có thể quản lý tốt các kênh thông tin và tin tức, đồng thời mở trang tra cứu, gắn kết CBNV qua các trò chơi.

Trước đây tin tức nội bộ có thể tiếp cận CBNV qua ba kênh: website chính thức, Workplace và email Thói quen người dùng với mỗi kênh khác nhau, chưa kênh nào có thể khẳng định tiếp cận tuyệt đối người dùng

Với myFPT, những tin nội bộ nổi bật từ các đơn vị thành viên sẽ được đẩy trên ứng dụng Khả năng tổng hợp mọi tiện ích CBNV cần sẽ giúp hình thành thói quen sử