Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán...192.3 Tổ chức phần hành kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanhtại Công ty...192.3.1 Chứng từ và thủ tục bán hàng hàng tại Công ty...19 Trang
TỔNG QUAN VỀ ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY TNHH TM & XNK ĐỨC HẠNH
Lịch sử hình thành và phát triển của công ty
Công ty TNHH Thương Mại và Xuất Nhập Khẩu Đức Hạnh, tên giao dịch là Duc Hanh Export-Import and Trading Company Limited, có trụ sở chính tại Đình Vỹ, Yên Thường, Gia Lâm, Hà Nội.
Văn phòng đại diện: SN12 ngõ 29/62/16 Khương Hạ- Khương Đình- Thanh Xuân- Hà Nội Điện thoại: 0435 572 655-0435 577 833
Email: tc.nguyenchi@Gmail.com
Tài khoản: 2802201008130 tại ngân hang NN&PTNT Việt Nam- CN
Mã số ĐKDN: 0105968824 Đại diện pháp Luật: Ông Nguyễn Đức Dũng Chức vụ: Giám đốc Quá trình hình thành và phát triển
Công ty TNHH Thương Mại và Xuất Nhập Khẩu Đức Hạnh là doanh nghiệp được thành lập vào ngày 15/8/2012, với giấy phép đăng ký kinh doanh số 43378 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp Công ty hoạt động với mô hình công ty TNHH hai thành viên trở lên, có vốn điều lệ là 1.900.000.000 VND, được góp vốn bởi 2 thành viên sáng lập.
1 Ông Nguyễn Đức Dũng góp: 1.425.000.000 VND chiếm 75% vốn góp
2 Bà Nguyễn Thị Nhung góp : 475.000.000 VND chiếm 25% vốn góp
Trong giai đoạn đầu hoạt động, Công ty gặp khó khăn trong kinh doanh do quy mô hạn hẹp và chủ yếu dựa vào việc thăm dò thị trường thông qua mối quan hệ cá nhân, dẫn đến hiệu quả kinh doanh không cao Tuy nhiên, sau hơn ba năm hoạt động, Công ty đã thực hiện nhiều cải cách, mở rộng bằng cách thành lập thêm một văn phòng đại diện và nhiều phòng ban, nhằm phù hợp hơn với tình hình kinh doanh hiện tại.
Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty
1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của công ty
Ngành nghề kinh doanh của công ty bao gồm những ngành sau:
- Bán buôn thiết bị và linh kiện điện tử, viễn thong
- Bán buôn máy vi tính, thiết bị ngoại vi và phần mềm
- Bán lẻ máy vi tính, thiết bị ngoại vi, phần mềm và thiết bị viễn thong trong các cửa hang chuyên doanh
- Bán lẻ thiết bị nghe nhìn trong các cửa hang chuyên doanh
- Lập trình máy vi tính
- Hoạt động dịch vụ công nghệ thong tin và dịch vụ khác lien quan đến máy vi tính
Kể từ khi thành lập, Công ty đã liên tục phát triển và trở thành một trong những doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực cung cấp thiết bị máy văn phòng tại miền Bắc và toàn quốc Danh tiếng và uy tín của Công ty ngày càng được khẳng định nhờ vào sự tin tưởng của khách hàng đã từng mua sắm, lắp đặt và sử dụng dịch vụ của chúng tôi.
Công ty không chỉ tập trung vào hoạt động kinh doanh mà còn cam kết tạo ra công ăn việc làm ổn định cho người lao động, bảo đảm quyền lợi và tuân thủ đầy đủ các quy định về tài chính, kế toán và pháp luật Điều này góp phần giảm tỷ lệ thất nghiệp trong xã hội, đồng thời trả lương xứng đáng cho những đóng góp của nhân viên, giúp họ có một cuộc sống tinh thần phong phú.
Hàng năm công ty còn đóng góp nghĩa vụ thuế đầy đủ vào ngân sách nhà nước
1.2.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty
Hoạt động chính của công ty là kinh doanh máy tính, thiết bị ngoại vi và phần mềm hỗ trợ máy tính, đáp ứng nhu cầu công nghệ thông tin của khách hàng Với vai trò là một công ty thương mại, chúng tôi tập trung vào việc cung cấp các sản phẩm công nghệ chất lượng cao, bao gồm máy tính, thiết bị ngoại vi và giải pháp phần mềm toàn diện.
Mô tả quy trình tổ chức bộ máy kinh doanh của công ty
Các mặt hàng kinh doanh của Công ty TNHH Thuơng Mại và Xuất Nhập Khẩu Đức Hạnh
Nhóm thiết bị tin học và truyền thông bao gồm các sản phẩm như máy tính xách tay, máy tính để bàn, máy fax, máy chủ, thiết bị mạng, thiết bị kết nối và thiết bị thu phát.
Nhóm thiết bị sao chụp cung cấp các loại máy photocopy hiện đại nhất mang thương hiệu Xerox, máy in kỹ thuật số DUPLO với tốc độ siêu nhanh, cùng với máy chia xếp tài liệu và dập ghim chuyên dụng UCHIDA, cũng như máy huỷ tài liệu UCHIDA.
Nhóm thiết bị in ấn bao gồm máy in laser văn phòng, máy in mạng và máy in kỹ thuật số, tất cả đều sử dụng công nghệ mới nhất từ các thương hiệu nổi tiếng như Xerox, Canon, HP và Samsung.
Nhóm thiết bị phục vụ hội thảo và phòng họp bao gồm máy chiếu giao diện, máy chiếu phim dương bản, máy chiếu hắt, cùng với các thiết bị trang âm và máy chiếu vật thể Những thiết bị này đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ giảng dạy và đào tạo hiệu quả.
Nhóm thiết bị khác bao gồm máy đếm tiền, máy kiểm tra tiền, máy đánh chữ, máy chấm công và các thiết bị chuyên dụng như máy kiểm tra hành lý trong ngành Hải quan và máy in passbook phục vụ cho ngân hàng, giáo dục, công an.
Máy photocopy văn phòng & công nghiệp (máy in siêu tốc)
- Các Model hiện đại nhất của Hãng
1.1.1.1Máy chủ, máy tính các loại
- Máy tính Compaq, IBM, Acer, Đông Nam á
- Máy chủ HP, COMPAQ, IBM
1.1.1.2 Máy phối giấy và xếp giấy tự động.
- Kỹ thuật vi tính Kết hợp nhịp nhàng với máy Foto giúp công việc hiệu quả.
- Phù hợp với các công việc đòi hỏi tính chuyên nghiệp.
1.1.1.3Máy in laser, in kim, in phun các loại
- Máy laser, in kim, in phun màu của Xerox, Olivetti, Epson,
- Máy in PassBook Olivetti: in sổ tiết kiệm ngân hàng, in hộ chiếu, bằng tốt nghiệp,
1.1.1.4 Máy fax giấy thường, giấy nhiệt
- Máy Fax in Laser:,Xerox, Olivetti
- Máy Fax in phun: Olivetti
- Máy Fax nhiệt: Panasonic, Canon
- Máy đa chức năng (in, fax, scan, copy)
- Kết hợp hoàn hảo giữa in, fax, photo, scanner bằng kỹ thuật số của Xerox, Olivetti
1.1.1.6Máy hủy tài liệu văn phòng và công nghiệp
1.1.1.7Máy chiếu (đa chủng loại, đa tính năng)
- Máy chiếu đa năng, Overhead, Slight của Panasonic, Uchida, Leisegang,
- Vật tư, phụ tùng thay thế của các loại máy Photo ,máy tính,máy in và các thiết bị máy văn phòng khác.
- Mực máy photo, máy in, máy fax các loại.
- Văn phòng phẩm các loại.
- Dịch vụ sửa chữa máy tính để bàn,máy tính xách tay,thiết bị mạng
- Dịch vụ bảo dưỡng ,sửa chữa máy photo, in, máy fax.
- Tư vấn, giải đáp về kỹ thuật.
- Dịch vụ cho thuê máy photocopy.
Công ty TNHH Thương Mại và Xuất Nhập Khẩu Đức Hạnh tự hào là nhà phân phối uy tín, luôn cam kết mang đến hiệu quả cao và chất lượng phục vụ vượt trội, đáp ứng sự tin tưởng của mọi khách hàng trong suốt quá trình hoạt động của mình.
Những đối tác chiến lược của Công ty: Đối tác trong nước:
- Công ty Cổ phần FPT
- Tập đoàn công nghệ CMC
- Công ty Cổ phần thế giới số Trần Anh
- Công ty TNHH máy tính Mai Hoàng
- Công ty CP máy tính Ben
- Công ty TNHH Công Nghệ Phúc Anh
- … và rất nhiều công ty khác Đối tác nước ngoài
Hiện tại Công ty là nhà phân phối sản phẩm của các đối tác nước ngoài như:
- … Và rất nhiều hang có tên tuổi khác.
Tổ chức quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty
Công ty là một doanh nghiệp vừa và nhỏ, đã xây dựng bộ máy tổ chức quản lý phù hợp với trình độ và năng lực của các nhà quản lý Để nâng cao hiệu quả kinh doanh, công ty sắp xếp hợp lý nhân sự theo đúng trình độ và chức năng của từng cá nhân.
- Tổ chức quản lý hoạt động sản xuất- kinh doanh của công ty bao gồm các phòng ban:
+ Phòng kinh doanh + Phòng kế toán.
Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty
- Trong đó chức năng và nhiệm vụ của phòng là khác nhau, cụ thể:
- Phòng kinh doanh: Đóng vai trò quan trọng trong hoạt động Công ty.
Bộ phận kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện các hoạt động kinh doanh của công ty, bao gồm cả việc tìm hiểu thị trường, thu thập thông tin về khách hàng và nhà cung cấp tiềm năng Bên cạnh đó, bộ phận này cũng chịu trách nhiệm chào hàng tới các khách hàng tiềm năng, lựa chọn nhà cung cấp phù hợp và thực hiện các hợp đồng mua bán một cách hiệu quả.
Phòng tài chính kế toán chịu trách nhiệm quản lý hoạt động tài chính của Công ty, bao gồm lập kế hoạch tài chính hàng tháng, hàng quý và hàng năm Đồng thời, phòng cũng thực hiện báo cáo định kỳ hoặc theo yêu cầu của Giám đốc về tình hình tài chính của Công ty.
Quản lý nguồn vốn và nguyên vật liệu của Công ty, đồng thời đảm bảo hệ thống lương được vận hành hiệu quả Ngoài ra, cần lưu trữ và bảo quản chứng từ, sổ sách kế toán một cách an toàn, đồng thời quản lý hệ thống cơ sở kế toán và bảo mật thông tin kế toán để duy trì tính chính xác và bảo mật trong hoạt động tài chính.
- Phòng kỹ thuật: Chịu trách nhiệm giải quyết các thắc mắc và tư vấn kỹ thuật của máy phân phối cho khách hàng khi khách hàng có nhu cầu.
PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN
+ Nếu vấn đề nảy sinh có thể được giải quyết ngay các cán bộ kỹ thuật sẽ khôi phục trong một khoảng thời gian ngắn
+ Nếu vấn đề nảy sinh chưa được giải quyết ngay, các cán bộ kỹ thuật phải tạm thời thay thế các thiết bị tương đương cho khách hàng.
Nếu gặp sự cố phần cứng, kỹ sư cần hỗ trợ khách hàng lưu giữ thông tin trước khi thay thế thiết bị Tuy nhiên, trong trường hợp ổ cứng bị hỏng nặng, việc khôi phục thông tin có thể không khả thi.
+ Sau khi các thiết bị hỏng hóc được xử lý, các cán bộ kỹ thuật phải lắp đặt chính xác các thiết bị đó trở lại cho khách hàng.
Nếu vấn đề phát sinh trong phần mềm ứng dụng và khách hàng không có hợp đồng bảo trì với Đức Hạnh, khách hàng sẽ phải trả phí xử lý Tuy nhiên, trong thời gian bảo hành, dịch vụ này sẽ được cung cấp miễn phí.
- Phòng bảo hành: Có trách nhiệm quản lý toàn bộ quy trình sửa chữa bảo hành, bảo trì
+ Giải quyết bất kỳ vấn đề mà trung tâm đó phụ trách
+ Liên hệ yêu cầu sự trợ giúp của nhà sản xuất
+ Một số quy tắc cơ bản của các trung tâm dịch vụ của Đức Hạnh
+ Đáp ứng yêu cầu của khách hàng với chất lượng cao nhất
Thay thế thiết bị hỏng bằng một thiết bị mới hoặc tương đương giúp hệ thống của khách hàng hoạt động hiệu quả và liên tục.
Tình hình tài chính và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công
Bảng : Tình hình tài chính và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty ĐVT: triệu đồng
Năm Chênh lệch tăng, giảm
4 Các khoản giảm trừ doanh thu
14 Tổng lợi nhuận trước thuế
15 Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp
Qua bảng phân tích trên ta thấy:
- Tài sản của doanh nghiệp không ngừng tăng lên qua các năm: năm
2014 so với năm 2013 tăng 60 triệu đồng tương ứng tốc độ tăng 0.4%, năm
2015 so với năm 2014 tăng 1,070 triệu đồng tương ứng tốc độ tăng 7.8%
- Vốn chủ sở hữu của DN vẫn giữ vững qua 3 năm không đổi
Doanh thu của doanh nghiệp đã có sự biến đổi phức tạp trong ba năm qua Cụ thể, năm 2014 so với năm 2013, doanh thu tăng 1.770 triệu đồng, tương ứng với tốc độ tăng 11,38% Tuy nhiên, năm 2015 so với năm 2016, doanh thu chỉ tăng 1.570 triệu đồng, với tốc độ tăng giảm còn 9,06%.
Trong ba năm qua, lợi nhuận chưa phân phối của công ty đã có sự biến động đáng kể Cụ thể, năm 2014 so với năm 2013, lợi nhuận tăng 140 triệu, tương ứng với tỷ lệ tăng 20,9% Tiếp theo, năm 2015 so với năm 2014, lợi nhuận tiếp tục tăng 260 triệu, với tỷ lệ tăng 39,4%.
Công ty đã đạt được sự tăng trưởng liên tục trong bối cảnh nền kinh tế thị trường suy thoái, nhờ vào nỗ lực không ngừng của tập thể cán bộ, công nhân viên Doanh thu năm 2015 chỉ tăng 1.570 triệu đồng, tương ứng với tỷ lệ 9.06%, so với mức tăng 1.770 triệu đồng và 11.38% của năm 2014 so với 2013 Lợi nhuận năm 2014 tăng 140 triệu đồng (26.9%), trong khi năm 2015 tăng 260 triệu đồng (39.4%) Điều này cho thấy công ty đã hoạt động hiệu quả hơn, tiết kiệm chi phí và nâng cao lợi nhuận Do đó, doanh nghiệp cần duy trì và phát huy hiệu quả kinh doanh này trong những năm tới.
TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH TM & XNK ĐỨC HẠNH
Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty TNHH TM & XNK Đức Hạnh
Dựa trên quy mô và địa bàn hoạt động của công ty, mô hình tổ chức quản lý và phân cấp tài chính, bộ máy kế toán được thiết lập để xác định số lượng và nhiệm vụ của từng nhân viên cũng như mối quan hệ giữa các bộ phận kế toán và các phòng ban khác Để phù hợp với cơ cấu tổ chức sản xuất kinh doanh, bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức tập trung và áp dụng phần mềm kế toán nhằm nâng cao hiệu quả theo dõi và quản lý.
Nhiệm vụ của kế toán Công ty là:
+ Lập các báo cáo tài chính gửi các cơ quan chức năng và ban giám đốc Công ty
+Tổ chức hệ thống chứng từ, tài khoản và sổ sách kế toán
+ Tổ chức bộ máy kế toán phù hợp với quy mô, đặc điểm kinh doanh của Công ty.
+ Theo dõi kịp thời biến động về tình hình tài chính của Công ty
+ Phản ánh đầy đủ các quan hệ kinh tế - pháp lý phát sinh trong quá trình Công ty hoạt động kinh doanh
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty:
Thủ quỹ Kế toán kho,
Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán trong công ty:
Kế toán thanh toán công nợ đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi sổ chi tiết thanh toán cho từng khách hàng, đảm bảo đối chiếu chính xác lệnh thu chi Công việc này bao gồm lập các chứng từ giao dịch với ngân hàng, theo dõi và hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, cũng như quản lý tình hình công nợ và thanh toán Ngoài ra, kế toán còn phải quyết toán các khoản tạm ứng trong tháng, cùng với các khoản thu và phải trả trong kỳ, nhằm đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.
Kế toán tiền lương đảm nhiệm việc thanh toán lương, thưởng và các khoản trích theo lương cho toàn bộ cán bộ công nhân viên trong Công ty Công việc này bao gồm lập bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội, mở sổ thanh toán lương cho từng cá nhân theo bộ phận và phòng ban, cùng với sổ tổng hợp thanh toán lương Ngoài ra, kế toán tiền lương cũng thực hiện ghi chép các khoản trích và thanh toán bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, cùng các khoản thanh toán lương khác cho cán bộ công nhân viên.
Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh là quá trình quan trọng trong việc theo dõi và hạch toán kho thành phẩm tiêu thụ Qua đó, công ty có thể xác định được kết quả kinh doanh, từ đó biết được tình hình lãi hay lỗ của doanh nghiệp.
Thủ quỹ có trách nhiệm thu chi tiền mặt theo phiếu đúng quy định và thực hiện giao dịch với Ngân hàng để nộp, rút tiền về quỹ theo quy định của nhà nước
Tổ chức hệ thống kế toán tại Công ty TNHH TM&XNK Đức Hạnh
2.2.1 Các chính sách kế toán chung
Công ty TNHH TM&XNK Đức Hạnh hiện đang áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, được ban hành ngày 22/12/2014 bởi Bộ Tài chính.
Niên độ kế toán: được xác định theo năm dương lịch từ ngày 1/1 đến 31/12 năm đó.
Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: đồng tiền Việt Nam.
Hình thức kế toán áp dụng: Nhật ký chung.
Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Được ghi nhận theo giá gốc được quy định trong chuẩn mực kế toán.
Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: Áp dụng phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ
= Số lượng VL, CCDC xuất kho trong tháng x Đơn giá thực tế bình quân gia quyền cuối tháng
Giá trị thực tế Số lượng VL, CCDC Đơn giá thực tế bình quân
Trong tháng x, việc xuất kho VL, CCDC được thực hiện với giá quyền cuối tháng Tồn kho trong tháng được tính dựa trên đơn giá thực tế và trị giá thực tế của VL, CCDC Để xác định bình quân gia của VL, CCDC, cần xem xét tồn kho đầu tháng, số lượng VL, CCDC nhập kho trong tháng, và trị giá thực tế của hàng tồn kho cuối tháng.
Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên.
Phương pháp kế toán tài sản cố định: phương pháp đường thẳng
Mức tính khấu hao trung = Nguyên giá bình hàng năm của TSCĐ Thời gian sử dụng
Mức tính khấu hao trung Mức tính khấu hao trung bình hàng tháng của TSCĐ bình hàng tháng của TSCĐ = 12
Mức tính khấu hao hàng ngày = Mức tính khấu hao trung bình hàng tháng của TSĐ
Số ngày dương lịch của tháng
Chi phí lãi vay được ghi nhận vào chi phí tài chính trong năm phát sinh hoặc được vốn hóa, và việc phân bổ chi phí này phải tuân theo các chuẩn mực kế toán hiện hành.
Nguyên tắc ghi nhận chi phí phải trả: Theo chuẩn mực kế toán.
Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận các khoản dự phòng phải trả: Theo chuẩn mực kế toán.
Nguyên tắc ghi nhận chênh lệch tỷ giá: Ghi nhận theo tỷ giá liên ngân hàng.
* Phương pháp tính thuế GTGT :
Theo phương pháp khấu trừ, hàng quý công ty phải nộp tờ khai thuế GTGT
Hàng quý công ty phải lập tờ khai thuế TNDN và nộp thuế thu nhập doanh nghiệp.
Vào cuối năm công ty lập quyết toán thuế TNDN theo đúng quy định
2.2.2 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán áp dụng:
Chứng từ kế toán trong công ty phải tuân theo quy định của Bộ Tài Chính Công ty sử dụng mẫu hóa đơn tự in, đã được sự chấp thuận của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Hệ thống chứng từ của công ty gồm những chứng từ sau:
Kế toán bán hàng bao gồm các tài liệu quan trọng như hóa đơn bán hàng, hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT), bảng kê bán hàng, hợp đồng kinh tế, biên bản bàn giao, biên bản thanh lý hợp đồng và đơn đặt hàng Những tài liệu này không chỉ hỗ trợ trong việc quản lý doanh thu mà còn đảm bảo tính hợp lệ và minh bạch trong các giao dịch thương mại Việc nắm rõ và sử dụng chính xác các loại hóa đơn và hợp đồng sẽ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật và tối ưu hóa quy trình kế toán.
Kế toán lao động tiền lương bao gồm các tài liệu quan trọng như bảng chấm công để ghi nhận thời gian làm việc, bảng thanh toán tiền lương để tính toán số tiền phải trả cho nhân viên, phiếu nghỉ hưởng BHXH để xác nhận thời gian nghỉ việc có hưởng bảo hiểm xã hội, bảng thanh toán BHXH để ghi nhận các khoản đóng bảo hiểm, bảng thanh toán tiền thưởng để phân bổ các khoản thưởng cho nhân viên, hợp đồng lao động để xác định quyền lợi và nghĩa vụ của cả hai bên, và biên bản thanh lý hợp đồng để hoàn tất các thủ tục khi chấm dứt hợp đồng lao động.
Kế toán tiền tệ bao gồm các tài liệu quan trọng như phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy xin thanh toán, giấy thanh toán tiền tạm ứng, bản kiểm kê quỹ, ủy nhiệm chi, giấy lĩnh tiền mặt và séc Những chứng từ này đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và theo dõi dòng tiền của doanh nghiệp, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong các giao dịch tài chính.
Kế toán vật tư và tài sản cố định (TSCĐ) bao gồm các tài liệu quan trọng như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản kiểm nghiệm, thẻ kho, biên bản giao nhận TSCĐ, thẻ TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ, biên bản giao nhận TSCĐ sau sửa chữa lớn hoàn thành, và biên bản đánh giá lại TSCĐ Những tài liệu này đảm bảo quy trình quản lý và theo dõi tài sản hiệu quả trong doanh nghiệp.
Cách tổ chức và quản lý chứng từ kế toán tại công ty:
- Tổ chức lập chứng từ: Chứng từ được hình thành từ 2 nguồn:
+ Chứng từ Doanh nghiệp tự lập
+ Chứng từ tiếp nhận từ bên ngoài
- Tổ chức kiểm tra chứng từ kế toán: Kiểm tra yếu tố cơ bản của chứng từ: Gồm các yếu tố sau:
+ Các thông tin của khách hàng như: tên, địa chỉ của đơn vị, cá nhân có liên quan đến nghiệp vụ
+ Ngày và số hiệu chứng từ
+ Nội dung kinh tế cụ thể của nghiệp vụ
+ Quy mô của nghiệp vụ về số lượng, giá trị
+ Chữ ký của người chịu trách nhiệm thi hành và phê duyệt nghiệp vụ Kiểm tra các yếu tố bổ sung:
- Trình tự luân chuyển chứng từ tại Công ty TNHH TM & XNK Đức Hạnh theo quy định chung bao gồm:
Lập Chứng từ tuỳ theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ mà sử dụng Chứng từ thích hợp.
Kiểm tra Chứng từ, khi nhận Chứng từ phải kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp và hợp lý của Chứng từ.
Sử dụng Chứng từ cho Lãnh đạo nghiệp vụ và ghi sổ kế toán.
Chứng từ là tài liệu pháp lý quan trọng để ghi sổ kế toán Sau khi hoàn tất việc ghi sổ và kết thúc kỳ hạch toán, chứng từ cần được lưu trữ một cách an toàn Khi hết thời gian lưu trữ, chứng từ sẽ được hủy bỏ để đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật.
2.2.3 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Công ty TNHH TM & XNK Đức Hạnh hiện đang áp dụng chế độ tài khoản kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, được ban hành ngày 22/12/2014 bởi Bộ Tài chính.
2.2.4 Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán
Hình thức kế toán áp dụng tại đơn vị là hình thức Nhật ký chung
Công ty áp dụng hình thức kế toán máy, cho phép các kế toán viên nhập liệu từ chứng từ gốc vào phần mềm kế toán, giúp tự động xử lý và cập nhật sổ sách kế toán Tuy nhiên, do đặc thù hoạt động, công ty chỉ sử dụng một số loại sổ nhất định.
- Sổ cái một số tài khoản như: TK 111, 112, 131, 156, 331, 3331, 411,
- Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn
Sơ đồ: Hệ thống ghi sổ
Công ty sử dụng hình thức kế toán máy trên nền nhật ký chung với phần mềm kế toán Việt, cho phép nhân viên kế toán nhập tất cả các nghiệp vụ kinh tế theo trình tự thời gian và nội dung phát sinh Hệ thống tự động cập nhật dữ liệu vào sổ nhật ký chung cùng các sổ và thẻ kế toán chi tiết liên quan Cuối tháng, kế toán viên in số liệu để lưu trữ.
Mỗi ngày, kế toán sử dụng các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp các chứng từ cùng loại đã được kiểm tra để làm căn cứ ghi sổ.
Sổ quỹ Nhật ký chung Sổ kế toán chi tiết
Sổ cái tài khoản Bảng tổng hợp chi tiết tài khoản
Bảng cân đối phát số phát sinh
BCTC, TMBCTC, BCLCTT, và BCĐKT là các tài liệu quan trọng trong việc xác định tài khoản ghi Nợ và tài khoản ghi Có, giúp nhập dữ liệu vào máy tính theo các biểu mẫu đã được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
Theo quy trình của phần mềm kế toán, thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ thẻ kế toán liên quan, giúp tối ưu hóa quy trình ghi chép và quản lý dữ liệu tài chính.
Tổ chức phần hành kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty
2.3.1 Chứng từ và thủ tục bán hàng hàng tại Công ty
Căn cứ để hạch toán doanh thu tiêu thụ là hoá đơn GTGT và một số chừng từ liên quan như :
Phiếu thu theo mẫu số 01-TT Ban hành theo Thông tư số 200/TT-BTC ngày 22/12/2014 của BTC.
Giấy báo có, séc chuyển khoản, séc thanh toán, và uỷ nhiệm thu là những tài liệu quan trọng trong giao dịch ngân hàng Giấy báo có của ngân hàng và bảng sao kê ngân hàng theo mẫu của ngân hàng NN&PTNT Việt Nam cũng đóng vai trò thiết yếu trong việc quản lý tài chính Ngoài ra, phiếu xuất kho cũng là một phần không thể thiếu trong quy trình thanh toán và kiểm soát hàng hóa.
Khi khách hàng có nhu cầu mua sản phẩm tại công ty dựa vào đơn đặt hàng, công ty thực hiện xuất kho hàng hóa chuyển cho khách hàng.
2.3.2 Tài khoản sử dụng trong hạch toán doanh thu và xác định kết quả kinh doanh của công ty
Công ty hiện đang sử dụng một số tài khoản như sau:
- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
- Tài khoản 632: Giá vốn hàng bán
- Tài khoản 641: Chi phí bán hàng.
- Tài khoản 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp.
- Tài khoản 911: Xác định kết quả kinh doanh
CHƯƠNG 3 MỘT SỐ ĐÁNH GIÁ VỀ TÌNH HÌNH TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH TM&XNK ĐỨC
Đánh giá bộ máy kế toán của công ty TNHH TM&XNK Đức Hạnh
Kế toán tập trung là hình thức thường được áp dụng tại các công ty vừa và nhỏ, nơi có quy mô sản xuất kinh doanh tập trung trong một khu vực nhất định Hình thức này giúp đảm bảo việc luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận sản xuất kinh doanh một cách nhanh chóng và kịp thời.
Hình thức tổ chức kế toán trung tâm chỉ cần một phòng kế toán duy nhất, nơi thực hiện tất cả các công việc như phân loại và kiểm tra chứng từ, định khoản kế toán, ghi sổ tổng hợp chi tiết, tính giá thành, và lập báo cáo kinh tế Các bộ phận trực thuộc chỉ cần thực hiện ghi chép ban đầu và một số ghi chép trung gian cần thiết để phục vụ cho sự chỉ đạo của người phụ trách.
Đảm bảo sự tập trung và thống nhất trong công tác chỉ đạo kế toán giúp đơn vị kiểm tra và chỉ đạo sản xuất một cách kịp thời Điều này không chỉ chuyên môn hóa cán bộ mà còn giảm nhẹ biên chế, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc ứng dụng hiệu quả các phương tiện tính toán hiện đại.
Bộ máy kế toán của Công ty TNHH TM & XNK Đức Hạnh được tổ chức một cách hợp lý và phân công nhiệm vụ rõ ràng theo từng phần hành Mỗi kế toán viên đảm nhận các phần hành khác nhau, giúp nâng cao trình độ chuyên môn và chuyên sâu, đồng thời khắc phục tình trạng chồng chéo trong công tác kế toán.
Công ty gặp khó khăn trong việc cung cấp kịp thời số liệu cần thiết cho các đơn vị trực thuộc, đặc biệt khi địa bàn hoạt động rộng Hiện tại, bộ máy kế toán vẫn tồn tại tình trạng một kế toán kiêm nhiều phần hành, dẫn đến áp lực công việc cao Nếu Công ty mở rộng quy mô kinh doanh trong tương lai, khối lượng công việc của bộ phận kế toán sẽ gia tăng, gây thêm áp lực cho nhân viên.
Đánh giá về tổ chức công tác kế toán của Công ty TNHH TM & XNK Đức Hạnh
Công việc chính tại phòng kế toán bao gồm phân loại chứng từ hợp lý, kiểm tra tính hợp pháp và hợp lý của chúng, sau đó nhập dữ liệu vào máy tính Việc ghi sổ, chuyển sổ và đối chiếu giữa các sổ chi tiết với sổ tổng hợp, cũng như báo cáo tổng hợp, chủ yếu được thực hiện thông qua phần mềm kế toán Tất cả các chứng từ trong quá trình hạch toán đều phải đáp ứng yêu cầu kinh tế và pháp lý, và được sử dụng theo đúng mẫu quy định.
Bộ Tài chính yêu cầu ghi chép thông tin đầy đủ và chính xác về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, với chứng từ được lưu giữ cẩn thận theo nguyên tắc phân công rõ ràng Quy trình luân chuyển chứng từ từ khâu bán hàng sang phòng kế toán diễn ra khẩn trương và liên tục, đảm bảo tuân thủ quy định của Nhà nước Chứng từ kế toán được sắp xếp theo thứ tự theo nội dung, tháng và quý, giúp phản ánh kịp thời các nghiệp vụ kinh tế trong công tác hoạch toán vốn và thanh toán, thuận tiện cho kiểm tra đối chiếu Công ty áp dụng hệ thống tài khoản thống nhất theo quy định của Bộ Tài chính và phản ánh chi tiết, phù hợp với yêu cầu quản lý Cuối quý và năm, kế toán lập báo cáo đầy đủ và nộp cho cơ quan chức năng.
Tổ chức hệ thống sổ kế toán là nghệ thuật ứng dụng hệ thống tài khoản kế toán, và việc lựa chọn hình thức ghi sổ phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp là rất quan trọng Công ty cần xây dựng một hệ thống sổ sách hợp lý, hoàn chỉnh và gọn nhẹ, đảm bảo độ tin cậy cao Việc mở sổ tổng hợp giúp kiểm tra và đối chiếu số liệu một cách khách quan, nhanh chóng, thuận lợi cho việc phân tích hoạt động kinh tế.
Hiện tại, Công ty không sử dụng tài khoản 1562 để ghi nhận chi phí vận chuyển hàng hóa, mà thay vào đó, các khoản chi phí này được ghi vào tài khoản 6428, điều này vi phạm nguyên tắc kế toán Trong việc tính giá vốn hàng xuất kho, Công ty áp dụng phương pháp bình quân gia quyền, phương pháp này tuy đơn giản nhưng không mang lại độ chính xác cao và không phản ánh được tình hình biến động giá cả.
Do trình độ chuyên môn nghiệp vụ và kinh nghiệm còn hạn chế lên khi có nghiệp vụ kinh tế khó, kế toán công ty xử lý còn chậm.
Trong mô hình công ty nhỏ, thường một cá nhân phải đảm nhiệm nhiều nhiệm vụ, điều này có thể dẫn đến sự trì trệ trong công việc và ảnh hưởng tiêu cực đến tiến độ chung của dự án.
Những những kiến nghị và giải pháp nhằm hoàn thiện bộ máy kế toán hạch ở công ty
Trong bối cảnh kinh tế biến động hiện nay, doanh nghiệp cần nâng cao tính cạnh tranh và có thông tin chính xác về tình hình tài chính để vững vàng trên thị trường Thông tin kế toán đóng vai trò quan trọng trong quản lý, vì vậy, các công ty cần thực hiện những thay đổi cần thiết để phát triển hoạt động kế toán.
- Công ty cần củng cố nâng cao trình độ nghiệp vụ, trình độ chuyên môn của cán bộ nhân viên kế toán trong công ty.
Đào tạo cán bộ kế toán có năng lực vững vàng là yếu tố quan trọng giúp tăng cường quản lý nhân lực, đồng thời ứng phó kịp thời với biến động tình hình tài chính của công ty và các doanh nghiệp trong cùng ngành, phù hợp với điều kiện kinh tế xã hội hiện tại.
- Đẩy mạnh công tác thi đua khen thưởng, xây dựng chế độ tiền lương hợp lý.
3.3.2 Giải pháp nhằm hoàn thiện bộ máy kế toán tại công ty
Dựa trên thời gian thực tập và kinh nghiệm thực tế tại công ty, cùng với kiến thức đã học, tôi xin đề xuất một số giải pháp cá nhân nhằm cải thiện hiệu quả hoạt động của bộ máy kế toán tại công ty.
- Công ty nên tuyển thêm nhân viên kế toán nhằm tránh tình trạng chồng chéo công việc
Phòng kinh doanh của công ty cần chủ động đề xuất các giải pháp kinh doanh và chiến lược quảng cáo hiệu quả để tối ưu hóa hiệu suất kinh doanh, từ đó gia tăng lợi nhuận cho công ty.
Để đưa ra phương án kinh doanh hợp lý, cần thường xuyên theo dõi tình hình biến động của tiền mặt và tài khoản ngân hàng, giúp nắm bắt số lượng tồn kho của công ty.
- Công ty nên có biện pháp quản lý chặt chẽ hơn các khoản phải thu phải trả của khách hàng và khoản tạm ứng cho nhân viên