Quản lý cửa hàng điện thoại

KHẢO SÁT , ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG HIỆN TẠI

Giới thiệu công tác quản lý cửa hàng điện thoại

Chiếc điện thoại, đặc biệt là điện thoại di động, đã mang lại nhiều tiện ích cho con người, với khả năng giao tiếp nhanh chóng và dễ dàng là tính năng quan trọng nhất Ngoài ra, điện thoại còn có nhiều chức năng ưu việt như truy cập Internet, gửi và tra cứu email, và định vị toàn cầu, khiến nó trở thành vật dụng thiết yếu cho hầu hết mọi người Ngành công nghiệp sản xuất và kinh doanh điện thoại tại Việt Nam đang phát triển nhanh chóng, với sự gia tăng của nhiều cửa hàng kinh doanh điện thoại và phụ kiện Tuy nhiên, hầu hết các cửa hàng vẫn chưa áp dụng hệ thống quản lý hiện đại và chuyên nghiệp.

Cửa hàng điện thoại Hiepmobile chuyên cung cấp điện thoại và phụ kiện với nguồn hàng đa dạng Giá cả sản phẩm tại cửa hàng thay đổi theo từng lần mua bán, tuy nhiên, hàng tháng cửa hàng sẽ công bố bảng giá chuẩn để làm cơ sở cho việc nhập và bán hàng Giá thực tế trên mỗi hóa đơn có thể khác biệt so với bảng giá này.

Nguyễn Đức Hiếu -Lớp IT04 Trang 2

Khách hàng của cửa hàng bao gồm cá nhân, công ty và các tổ chức khác nhau, với mỗi khách hàng có thể đóng vai trò vừa là nhà cung cấp (người bán) vừa là đại lý tiêu thụ (người mua).

Khi mua hàng, cửa hàng có thể nợ tiền hàng và thanh toán một phần hoặc toàn bộ Tương tự, khách hàng cũng có thể nợ tiền hàng khi xuất hàng hóa, với khả năng thanh toán một phần hoặc toàn bộ Các chi tiết giao dịch được lưu trữ trong chứng từ gốc khi nhập hàng và trong chứng từ xuất khi xuất hàng Khi nhận tiền thanh toán mà không có giao dịch mua hàng, phiếu thu được sử dụng, trong khi phiếu chi được dùng khi thanh toán cho người bán Đối với khách lẻ, số tiền thanh toán phải bằng tổng tiền hóa đơn và không được phép nợ.

Hàng xuất thường được xác định theo giá chuẩn đã quy định, tuy nhiên có thể xảy ra sự chênh lệch, cả nhỏ lẫn lớn, so với giá này Định kỳ, cán bộ quản lý có trách nhiệm tổng hợp các báo cáo liên quan.

- Báo cáo xuất tổng hợp.

- Báo cáo nhập tổng hợp.

- Báo cáo nhập , xuất từng mặt hàng.

Ngoài ra , khi có yêu cầu của lãnh đạo ( chủ cửa hàng ) cần rút ra các thông tin để theo dõi tình hình kinh doanh như:

-Báo cáo chi tiết một khách hàng nào đó.

Việc quản lý ở các cửa hàng điện thoại chủ yếu diễn ra thủ công, bắt đầu từ việc nhập hàng khi chủ cửa hàng cùng nhân viên ghi chép thông tin vào Sổ cái và sau đó chuyển vào máy tính để lưu trữ Sau khi thông tin hàng hóa mới được lưu, sản phẩm sẽ được đưa ra bán Khi có khách hàng mua, hóa đơn sẽ được lập và thông tin lại được nhập vào Sổ cái và máy tính để lưu trữ Cuối kỳ, chủ cửa hàng phải sử dụng Sổ cái để tính toán số hàng tồn và lợi nhuận, gây khó khăn trong việc quản lý hàng hóa và lựa chọn nhà cung cấp Hệ thống hiện tại thiếu chính xác, an toàn và không đáp ứng được nhu cầu lưu trữ, xử lý và tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng và hiệu quả.

1.1.2 Yêu cầu đối với một hệ thống quản lý cửa hàng.

-Mô phỏng quá trình quản lý của một cửa hàng điện thoại và các linh kiện điện thoại.

Để đảm bảo tính chính xác, cần thống nhất lưu trữ và quản lý thông tin về sản phẩm, khách hàng cung cấp sản phẩm và khách hàng mua sản phẩm Dữ liệu lưu trữ trong hệ thống phải được kiểm soát chặt chẽ để cung cấp thông tin đáng tin cậy.

-Thông tin được cập nhật, lưu trữ trong hệ thống phải đầy đủ và chính xác. -Thông tin đưa ra phải rõ ràng và trình bày đẹp.

PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CỬA HÀNG ĐIỆN THOẠI

Phân tích và thiết kế hệ thống

 Biểu đồ phân cấp chức năng:

Quản lý cửa hàng điện thoại

Cập nhật Tìm kiếm Báo cáo

Tìm hàng nhập theo tên

Tìm hàng xuất theo tên

Tìm khách hàng nhập theo tên

Báo cáo nhập tổng hợp

Tìm khách hàng xuất theo tên

Báo cáo xuất tổng hợp

Báo cáo nhập theo ngày

Báo cáo xuất theo ngày

 Nhiệm vụ cơ bản của một số chức năng:

Chức năng cập nhật

Mỗi loại hàng có một số thông tin cần cập nhât như: Mã hàng , Tên hàng , Đơn vị tính. b.Cập nhật khách hàng:

Những thông tin về khách hàng như: Mã khách hàng , Tên khách hàng , Địa chỉ , Số điện thoại , Mã số thuế c.Cập nhật hóa đơn nhập , hóa đơn xuất:

Bao gồm : Số hóa đơn , Ngày , Mã khách hàng , Số tiền thành toán. d.Cập nhật hóa đơn xuất:

Bao gồm : Số hóa đơn , Ngày phát sinh , Mã khách hàng , Số tiền thành toán. e.Cập nhật chi tiết hóa đơn nhập :

Bao gồm : Id , Số hóa đơn , Mã hàng , Số lượng , Giá nhập. g.Cập nhật chi tiết hóa đơn xuất:

Bao gồm : Id , Số hóa đơn , Mã hàng , Số lượng , Giá xuất.

Chức năng tìm kiếm

Chức năng chính của hệ thống là khai thác dữ liệu đã được cập nhật, nhằm cung cấp thông tin cho người dùng, bao gồm cả thông tin về nhà sản xuất.

Có rất nhiều câu hỏi đặt ra nhưng quy chung lại có thể phân làm hai loại:

- Câu hỏi yêu cầu cung cấp thông tin về một đối tượng nào đó.

- Câu hỏi yêu cầu cung cấp thông tin về một nhóm đối tượng nào đó.

Loại thứ nhất có câu hỏi như sau:

+ Cung cấp thông tin tổng hợp về một mặt hàng , khách hàng.

Loại thứ hai có một số câu hỏi như sau:

+ Cung cấp thông tin tổng hợp về nhập hàng , xuất hàng

Chức năng tổng hợp báo cáo

Đưa ra các báo cáo sau:

- Báo cáo tổng hợp về nhập hàng

- Báo cáo tổng hợp về xuất hàng.

- Báo cáo nhập theo ngày.

- Báo cáo xuất theo ngày.

 Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu:

Phần này nhiêm vụ phải đưa ra được những biểu đồ luồng dữ liệu ở mức khung cảnh , mức đỉnh và mức dưới đỉnh.

Một biểu đồ luồng dữ liệu được cấu tạo bởi các thành phần sau:

+ Chức năng xử lý : Ký hiệu

+ Luồng dữ liệu : Ký hiệu

+ Kho dữ liệu : Ký hiệu

+ Tác nhân ngoài: Ký hiệu

 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh

 Biểu đồ luồng dữ liệu đỉnh:

Quản lý cửa hàng điện thoại

Các thông tin sản phẩm

Hóa đơn nhập Hóa đơn xuất

Khách hàng Chủ cửa hàng

Tìm hàng theo tên Thông tin yêu cầu

Tìm khách hàng theo tên

Chức năng 1 : Nhập thông tin

Là một chức năng cập nhật danh mục như :

Chức năng 2 : Tìm kiếm thông tin

Là chức năng quan trọng và không thể thiếu được trong hệ thống Quản lý cửa hàng máy tính , gồm các chức năng sau :

-Tìm kiếm khách hàng nhập theo tên.

-Tìm kiếm khách hàng xuất theo tên.

-Tìm kiếm hàng nhập theo tên.

-Tìm kiếm hàng xuất theo tên.

Chức năng 3 : Tổng hợp báo cáo

Chức năng thông báo và báo cáo trong hệ thống Quản lý cửa hàng máy tính là rất quan trọng, giúp cung cấp thông tin cho khách hàng và tổng hợp dữ liệu cho Chủ cửa hàng Chức năng này không chỉ xử lý thông tin mà còn tạo ra các báo cáo như phiếu báo cáo tổng hợp nhập hàng, báo cáo tổng hợp xuất hàng, báo cáo chi tiết theo từng khách hàng, cùng với báo cáo nhập và xuất hàng theo ngày.

 Biểu đồ dữ liệu mức dưới đỉnh:

Chức năng 2 : Tìm kiếm thông tin

Cập nhật thông tin khách hàng

Cập nhật hóa đơn xuất (1.4)

Cập nhật hóa đơn nhập (1.3)

Hóa đơn xuất Danh mục khách hàng

Cập nhật phiếu thu chi (1.1)

Thông tin yêu cầuHóa đơn nhập

Khách hàng Chủ cửa hàng

Thông tin trả lời lêi

Tìm hàng nhập theo tên (2.1)

Tìm khách hàng nhập theo tên

Tìm hàng xuất theo tên (2.1)

Danh mục khách hàng Tên hàng

Chi tiết hóa đơn xuất Tìm khách hàng xuất theo tên

Chi tiết hóa đơn nhập

Biểu đồ này phân rã chức năng tìm kiếm thông tin thành bốn chức năng chính: tìm thông tin khách hàng theo tên, tìm thông tin khách hàng xuất theo tên, tìm hàng nhập theo tên và tìm hàng xuất theo tên.

Chức năng 3:Tổng hợp báo cáo

Danh mục hàng Chi tiết hóa đơn nhập

Chi tiết hóa đơn xuất

Biểu đồ này được xây dựng từ chức năng thống kê, bao gồm các báo cáo tổng hợp về nhập và xuất hàng, báo cáo theo ngày, và chịu ảnh hưởng từ khách hàng và chủ cửa hàng Dữ liệu được lấy từ kho dữ liệu gồm danh mục khách hàng, danh mục hàng, hóa đơn xuất, hóa đơn nhập, chi tiết hóa đơn nhập và chi tiết hóa đơn xuất.

Quan hệ thực thể liên kết

Phthuchi sophieu ngayps makh sotien diengiai loai dmhang mahang tenhang dvtinh dmkh makh tenkh Dchi Sdt Masothue hdxuat sohd ngayps makh sotientt hdnhap sohd ngayps makh sotientt cthdxuat

Id sohd mahang soluong giaxuat cthdnhap

Id sohd mahang soluong gianhap

THIẾT KẾ VÀ CÀI ĐẶT CHƯƠNG TRÌNH

Chọn ngôn ngữ

3.1.1.Ngôn ngữ xây dựng chương trình : CSDL Access

Hiện nay, Microsof Access là một hệ quản lý cơ sở dữ liệu mạnh mẽ, giúp người dùng tương tác dễ dàng trong môi trường Windows Nó cung cấp khả năng truy cập trực quan đến dữ liệu, cho phép xem và truy vấn thông tin một cách đơn giản Với các công cụ mạnh mẽ và khả năng kết nối, Microsof Access hỗ trợ tìm kiếm thông tin nhanh chóng và thiết kế các FORM cùng báo cáo phức tạp Đặc biệt, việc sử dụng Access Wizard và các tập lệnh (Macro) trong Access giúp tự động hóa công việc mà không cần lập trình Tuy nhiên, để quản lý dữ liệu lớn, người dùng cần có trình độ chuyên môn cao.

 Cách xây dựng CSDL trong Microsoft Access :

Khi thiết kế cơ sở dữ liệu (CSDL) trong Microsoft Access, cần phân tách thông tin thành các đối tượng riêng biệt và xác định mối quan hệ giữa chúng Dựa trên các mối quan hệ này, Microsoft Access có khả năng liên kết các đối tượng và rút ra dữ liệu tổng hợp cần thiết.

 Các bước thiết kế một CSDL:

Bước 1: Xác định mục tiêu khai thác CSDL Điều này quyết định các loại sự kiện sẽ đưa vào Microsof Access.

Bước 2: Xác định các bảng cần thiết Để khai thác thông tin về sản phẩm máy tính, cần chú ý đến các mặt hàng mà cửa hàng kinh doanh và thông tin về khách hàng, đặc biệt là những khách hàng cung cấp.

Nguyễn Đức Hiếu - Lớp IT04 Trang 18 đề cập đến các bảng cần thiết trong quy trình cấp sản phẩm, bao gồm danh mục hàng, danh mục khách hàng, hóa đơn nhập và hóa đơn xuất.

Bước 3: Xác định các trường cần thiết trong các bảng đã chọn, ví dụ như trong Danh mục hàng (dmhang) bao gồm các trường mahang, tenhang, dvtinh Mỗi trường phải liên quan trực tiếp đến đối tượng trong bảng, tránh đưa vào các trường chứa thông tin có thể rút ra từ các trường khác hoặc là kết quả có thể tính toán Hệ quản lý cơ sở dữ liệu như Microsoft Access cho phép tìm và trích xuất dữ liệu nhanh chóng từ nhiều bảng khác nhau Để đạt được hiệu quả, mỗi bảng cần có một trường hoặc tập hợp các trường làm khóa, nhằm xác định duy nhất một mẫu tin trong nhiều mẫu tin có trong bảng.

Access dùng trường khoá chính để kết nối dữ liệu nhanh chóng từ nhiều bảng và xuất đưa ra kết quả mong muốn

Bước 4: Xác định các mối quan hệ giữa các bảng dữ liệu Cần xem xét cách mà dữ liệu trong từng bảng tương tác với dữ liệu ở các bảng khác Nếu cần thiết, có thể bổ sung thêm trường hoặc tạo bảng mới để làm rõ những mối quan hệ này.

Microsoft Access là một hệ quản lý cơ sở dữ liệu quan hệ, cho phép lưu trữ dữ liệu có mối liên hệ trong các bảng riêng biệt Việc định nghĩa các mối quan hệ giữa các bảng giúp hệ thống truy tìm và kết hợp thông tin một cách có trật tự.

Bước 5: Tinh chỉnh thiết kế cơ sở dữ liệu bằng cách chuẩn hóa dữ liệu về dạng chuẩn 3 Tạo bảng dữ liệu và nhập một số bản ghi để kiểm tra khả năng xử lý của cơ sở dữ liệu đã được thiết kế.

Nguyễn Đức Hiếu - Lớp IT04 Trang 19 yêu cầu truy xuất dữ liệu để kiểm tra tính chính xác của kết quả từ các bảng đã thiết lập Nếu cần thiết, thực hiện việc chỉnh sửa và bổ sung thiết kế cho phù hợp.

 Các đối tượng truy nhập CSDL trong Microsof Access Để thực hiện việc truy cập và xử lý thông tin trong Microsof Access ,

Microsof đưa ra cho người khai thác phần mềm Microsof Access các công cụ quan trọng sau : a) Bảng ( Table ) : Lưu trữ dữ liệu :

Cơ sở dữ liệu quan hệ lưu trữ dữ liệu trong các bảng, mỗi bảng được tổ chức thành các cột và dòng Các cột, hay còn gọi là trường (Field), được xác định bởi tên, kiểu dữ liệu và chiều dài tối đa Một dòng trong bảng, thể hiện tất cả các trường, được gọi là bản ghi (Record) Microsoft Access cung cấp công cụ hỗ trợ người dùng dễ dàng tạo lập và sửa đổi cấu trúc bảng.

Sau khi tạo bảng trong Microsoft Access, người dùng có thể định nghĩa mối quan hệ giữa các bảng thông qua công cụ Relationship Công cụ này sử dụng đồ họa để xác định mối quan hệ, cho phép người dùng dễ dàng tạo mối quan hệ bằng cách kéo thả chuột từ trường chung của bảng đích Hơn nữa, tính năng Hỏi đáp (Query) giúp khai thác cơ sở dữ liệu một cách hiệu quả.

Một bảng hỏi đáp là một công cụ truy xuất dữ liệu từ một hoặc nhiều bảng trong các hệ quản trị cơ sở dữ liệu, dựa trên các điều kiện cụ thể Nó giúp mô tả yêu cầu truy vấn một cách rõ ràng và hiệu quả.

Nguyễn Đức Hiếu - Lớp IT04 Trang 20 trình bày rằng ngôn ngữ SQL trong Microsoft Access cho phép người dùng dễ dàng mô tả dữ liệu thông qua công cụ QBE Công cụ này sử dụng giao diện đồ họa để định nghĩa các mối quan hệ, giúp người dùng thực hiện các thao tác kéo thả để xác định phạm vi câu hỏi mà không cần viết câu lệnh SQL Tuy nhiên, Microsoft Access cũng hỗ trợ việc mô tả câu hỏi bằng ngôn ngữ SQL.

Thiết lập một quy trình thiết kế cơ sở dữ liệu hiệu quả giúp tạo ra một CSDL tối ưu, cung cấp thông tin một cách thuận lợi Với thiết kế vững chắc, thời gian xây dựng CSDL sẽ được rút ngắn, mang lại kết quả chính xác Bí quyết để thiết kế CSDL hiệu quả là nắm rõ thông tin cần lưu trữ và các mối quan hệ trong hệ thống quản trị CSDL Để cung cấp thông tin chính xác, cần tổ chức các đối tượng khác nhau trong các bảng riêng biệt Tệp CSDL có thể được xây dựng trong Microsoft Access với các bảng.

1) Bảng Danh mục hàng ( dmhang ):

Tên trường Kiểu Độ rộng Ý nghĩa Kiểm soát mahang AutoNumber Long

Mã hàng tenhang Text 30 Tên hàng s0,Validation

Rule:"" ,Validation Text:"Ten hang khong duoc rong" dvtinh Text 6 Đơn vị tính

2) Bảng Danh mục khách hàng ( dmkh )

Tên trường Kiểu Độ rộng Ý nghĩa Kiểm soát makh AutoNumber Long Integer Mã khách hàng tenkh Text 30 Tên giáo viên s0,Validation

Rule:"" ,Vali dation Text:"Ten khach khong duoc rong"

Sdt Text 15 Số điện thoại

Masothue Text 10 Mã số thuế

3) Bảng Hóa đơn nhập ( hdnhap )

Tên trường Kiểu Độ rộng Ý nghĩa Kiểm soát sohd AutoNumber Long Integer Số hóa đơn ngay Date/Time Ngày Default Value

Rule:=0 ,V alidation Text: " So tien tt khong duoc nho hon 0"

4) Bảng Hóa đơn xuất ( hdxuat )

Tên trường Kiểu Độ rộng Ý nghĩa Kiểm soát sohd AutoNumber Long Integer Số hóa đơn ngayps Date/Time Ngày phát sinh "Ngay phai

0" gianhap Number Long Integer Giá nhập

6) Bảng Chi tiết hóa đơn xuất ( cthdxuat )

Tiêu đề	Quản Lý Cửa Hàng Điện Thoại
Tác giả	Nguyễn Đức Hiếu
Người hướng dẫn	Thầy Giáo Hoàng Xuân Thảo
Trường học	Trường Đại học Kinh Doanh & Công Nghệ Hà Nội
Chuyên ngành	Tin học
Thể loại	Báo Cáo Thực Tập Tốt Nghiệp
Năm xuất bản	2011
Thành phố	Hà Nội

Định dạng
Số trang	49
Dung lượng	3,46 MB