KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ XÁC LẬP DỰ ÁN
Khảo sát hiện trạng
Đề tài: quản lý cửa hàng điện thoại MS mobile
Hiện nay, Dân số nước ta hiện nay đạt mức hơn 100 triệu người Cùng với việc gia tang dân số nhanh, thì nhu cầu về việc mua bán, đặc biệt là nhu cầu về các thiết bị di động ngày càng tăng Tuy nhiên, hệ thống quản lý bằng sổ sách của nhiều cửa hàng, công ty đã không còn phù hợp Cửa hàng điện thoại MS mobile cũng vậy, tuy đã có áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý nhưng mới chỉ ở mức đơn giản, cần một hệ thống mới giúp cho việc quản lý và bán hàng dễ dàng hơn.
1.1.1 Giới thiệu về cửa hàng điện thoại MS mobile:
Tên cửa hàng: MS mobile
Tổng số nhân viên: 26 người
Thời gian làm việc: sáng: 8h00 – 13h00
Chiều: 13h00 – 17h00 Tối: 17h00 – 21h30 Doanh thu hàng tháng: 300.000.000 VNĐ – 700.000.000 VNĐ Địa chỉ: 127 Phố Vọng, quận Hai Bà Trưng, Hà Nội
Facebook: facebook.com/MS-mobile-3541324684615
Chức năng và nhiệm vụ các bộ phận:
-Quản lý cửa hàng: Là bộ phận chức vụ cáo nhất trong cửa hàng, không trực tiếp tham gia bán hàng nhưng chịu trách nghiệm tổ chức và đưa ra các phương án phát triển cửa hàng.
-Quản lý nhân viên: quyết định về việc tuyển nhân sự, phân ca, chấm công và trả lương cho nhân viên theo sự chỉ đạo của quản lý cửa hàng
-Bộ phận bán hàng: là bộ phận tư vấn, tiếp nhận các yêu cầu của khách và xử lý hóa đơn của khách.
-Bộ phận kho: Tiếp nhận yêu cầu của quản lý về việc nhập hàng kiểm tra số lượng, chất lượng hàng nhập Chuyển hàng vào kho và xuất phiếu chi.
1.1.1.3 Giới thiệu mặt hàng, dịch vụ:
Với sự phát triển của thời đại công nghệ 4.0, nhiều trang thiết bị hiện đại đang được sử dụng để nâng cao chất lượng cuộc sống của con người Điện thoại thông minh là một sự lựa chọn phù hợp để các bạn có giải trí cũng như bắt kịp với thời đại MS mobile sẽ là nơi phù hợp để các bạn lựa chọn cho mình một chiếc Smartphone với hàng chính hãng 100% cùng các bảo hành và ưu đãi khác.
Hình thức kinh doanh: Mặt hàng kinh doanh chủ yếu của cửa hàng là các sản phẩm điện thoại di động, máy tính bảng và các sản phẩm khác như tai nghe, sạc dự phòng, cáp sạc,…
1.1.1.4 Trang thiết bị của cửa hàng:
03 máy tính, 02 máy in, 06 camera an ninh,…
- Quy trình nhập hàng: vào ngày cuối cùng của tháng bộ phận kho sẽ kiểm tra kho để thống kê xem sản phẩm nào sắp hết để thông báo cho giản lý gửi yêu cầu nhập cho nhà cung cấp:
+ Điện thoại: dưới 10 sản phẩm mỗi loại
+ Phụ kiện: dưới 5 sản phẩm mỗi loại
- Sau khi nhận thông tin từ bộ phận kho, quản lý cửa hàng sẽ liên hệ cho nhà cung cấp gửi yêu cầu nhập hàng Hàng nhập sẽ được bộ phận kho kiểm tra chất lượng và số lượng.
Nếu hàng đúng, đủ số lượng và chất lượng sẽ được chuyển vào kho Sau đó bộ phận kho sẽ xuất phiếu nhập cho bộ phận bán hàng thanh toán cho đại lí.
+ Sản phẩm còn nguyên seal, tem bảo vệ
+ hộp đựng sản phẩm ko có dấu hiệu bị rơi làm vỡ ,móp sản phẩm bên trong Giá nhập kho = đơn giá*số lượng
- Quy trình bán hàng:Khách hàng vào cửa hàng sẽ được nhân viên tư vấn sản phẩm dựa trên nhu cầu và mức giá khách hàng mong muốn Sau khi khách hàng đã chọn được sản phẩm ưng ý qua việc trải nghiệm thử sản phẩm, nhận, kiểm tra sản phẩm và yêu cầu thanh toán thì nhân viên sẽ tổng hợp lại các sản phẩm khách mua và các dịch vụ đi kèm (nếu có) để đưa ra hóa đơn cho khách và nhận tiền thanh toán từ khách.
Quản lý cửa hàng sẽ tổng hợp các doanh thu, phiếu nhập, … để lập báo cáo định kỳ hàng ngày, hàng tháng, hàng quý, hàng năm Bộ phận bán hàng và kho sẽ thống kê các mặt hàng bán chạy, mặt hàng không bán chạy để quản lý lập phương hướng phát triển của cửa hàng tháng tiếp theo.
Nhân viên của cửa hàng bao gồm 1 quản lý, 1 nhân viên kho, 2 nhân viên bán hàng, 4 nhân viên bảo hành và 1 nhân viên bảo vệ Thông tin của nhân viên được lưu vào sổ để chấm công và phát lương Công của nhân viên được tính theo ca làm việc đối với nhân viên parttime, ngày làm việc đối với nhân viên full time.
Part time: + Ca sáng: 8h00 - 13h00 : 80.000 đồng / ca
Một tháng nhân viên full time được nghỉ phép 2 ngày Báo trước cho quản lý
1 ngày Nhân viên part time có thể đổi ca linh hoạt cho nhau Trong trường hợp xin nghỉ hẳn phải báo cho quản lý trước 2 tuần để quản lý có thời gian bố sung nhân sự kịp thời.
Trường hợp đi muộn bị trừ 1% lương / lần / tháng Nghỉ không xin phép 10% lương / lần / tháng Nếu diễn ra nhiều lần sẽ bị buộc thôi việc.
Lương của nhân viên được trả định kì vào ngày cuối cùng của tháng và được tính theo công thức: lương = Ca * số ngày công + thưởng – phạt
Mỗi khi bộ phận bán hàng lấy hàng thì bộ phận kho sẽ xuất phiếu xuất kho bao gồm số lượng và tên các mặt hàng để quản lý dễ nắm bắt tình hình cũng như thuận tiện cho việc quản lý hàng hóa cùng với giấy bảo hành cùng thông tin sản phẩm để khách hàng giữ.
Giá của sản phẩm được tính:
Giá bán = Tổng giá nhập + 50% lợi nhuận + 1% mặt bằng
1.1.3 Ưu nhược của hệ thống hiện tại:
- Đơn giản, dễ sử dụng không yêu cầu cao về trình độ tin học.
- Giá cả thấp, kinh phí đầu tư vào việc quản lý không cao.
- Do dùng hóa đơn viết tay và excel nên hệ thống quản lý còn thủ công, đơn giản với dữ liệu lớn dễ gây thất thoát, nhầm lẫn, việc sao lưu phục hồi dữ liệu khó khăn.
- Tốn nhiều thời gian gây khó khăn trong việc quản lý đồng bộ.
- Tìm kiếm, sửa chữa, thêm thông tin, lập báo cáo thống kê khó khăn.
- Tốc độ xử lý chậm.
- Chưa thực sự có một hệ thống đánh giá năng lực của nhân viên
Xác lập dự án mới
1.2.1 Mục tiêu dự án mới:
- Góp phần nâng cao hiệu quả công việc, thúc đẩy phát triển hoạt động cửa hàng.
- Giúp cho công việc quản lý trở nên dễ dàng, tiện dụng và chính xác hơn.
- Giảm bớt chi phí, thời gian và sức lực.
1.2.2 Yêu cầu hệ thống mới:
-Thực hiện tốt các chứng năng chính hiện tại.
-Tốc độ xử lý thông tin nhanh, đảm bảo chính xác, kịp thời -Theo dõi chi tiết hàng nhập.
-Có đầy đủ các chức năng của hệ thống quản lý.
-Hệ thống phải có chế độ sao lưu phục hồi dữ liệu, nhằm đảm bảo an toàn dữ liệu. -Có thêm chức năng ghi nhận phản hồi và đánh giá dịch vụ của khách hàng.
1.2.3 Phạm vi thực hiện dự án
Các chức năng chính của dự án:
Xây dựng hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu hệ quản trị SQL server (SQL server 2014).
Trình biên dịch : Visual Studio 2014.
- Chi phí 1 hệ thống máy tính : 22.000.000 đồng
- Chi phí dự trù bảo trì và nâng cấp : 10.000.000 đồng
- Chi phí đường truyền mạng : 390.000 đồng / tháng
- Chi phí cho người viết phần mềm : 8.000.000 đồng=> Tổng chi phí 40.390.000 đồng.
PHÂN TÍCH HỆ THỐNG
Biểu đồ luồng dữ liệu
Hình 2.2:Biểu đồ ngữ cảnh cửa hàng MS mobile
2,2,2 Biều đồ luồng dữ liệu mức đỉnh:
10 hình 2.3: biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh của hàng MS mobile
2.2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh.
2.2.3.1 Biểu đồ luồng dữ liệu cho chức năng quản lý nhân viên
Hình 2.4: biểu đồ luồng dữ liệuc chức năng quản lý nhân viên
2.2.3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu cho chức năng quản lý bán hàng
Hình 2.5: biểu đò luồng dữ liệu chứ năng quản lý bán hàng
2.2.3.3 Biểu đồ luồng dữ liệu cho chức năng quản lý kho
Hình 2.6: biểu đò luồng dữ liệu chức năng quản lý kho
2.2.3.4 Biểu đồ luồng dữ liệu cho chức năng báo cáo
Hình 2.7: biểu đồ luồng dữ liệu chức năng báo cáo
Mô hình E-R
3.2.1 Liệt kê, chính xác hóa và lựa chọn thông tin
Tên được chính xác của các Viết gọn tên đặc Đánh dấu loại ở đặc trưng trưng mỗi bước
-Mã nhà cung cấp -MaNCC √
-Tên nhà cung cấp -TenNCC √
-Mã nhà cung cấp -MaNCC √
-Tên nhà cung cấp -TenNCC √
H.Thông tin Nhà Cung Cấp
-Mã nhà cung cấp -MaNCC √
-Tên nhà cung cấp -TenNCC √
* Chú thích: dấu “√ “đánh dấu mục tin được loại / chọn ở bước thứ i
1 Thuộc tính cần phải đặc trưng cho lớp các đối tượng được xét.
2 Chọn thuộc tính một lần Nếu lặp lại thì bỏ qua.
3 Một thuộc tính phải là sơ cấp (nếu giá trị của nó có thể suy ra từ giá trị khác thì bỏ qua).
2.3.2 Xác định thực thể, gán thuộc tính cho nó và xác định định danh
Thực thể Thuộc tính Định danh
Nhân Viên - Mã nhân viên X
- Số điện thoại -Hệ số lương
Bảng Lương -Mã nhân viên X
-Ngày công -Thưởng -Phạt -Tổng lương
Phiếu Nhập -Mã phiếu nhập X
-Ngày nhập -Mã nhà cung cấp -Tiền nhập
Hàng Nhập -Mã hàng nhập X
-Tên hàng nhập -Đơn vị tính -Loại
Chi Tiết -Mã phiếu nhập X
-Số lượng -Đơn giá -Thành tiền
Phiếu Xuất -Mã phiếu xuất X
-Ngày xuất -Mã nhân viên
Chi Tiết -Mã phiếu xuất X
Phiếu Xuất -Mã hàng nhập
Hóa Đơn -Mã hóa đơn X
-Ngày bán -Mã nhân viên
-Tên hàng -Loại -Đơn giá
Chi Tiết Hóa -Mã hóa đơn X Đơn -Mã hàng X
Nhà Cung -Mã nhà cung cấp X
Cấp -Tên nhà cung cấp
-Địa chỉ -Số điện thoại
Bảng 1.1: 2.2.3.Xác định các mối quan hệ và thuộc tính 2.3.3 Xác định các mối quan hệ và thuộc tính
Mối quan hệ tương tác Động từ: Bán
Bán gì? Bán hàng (điện thoại, phụ kiện)
Bán hàng ở đâu? Cửa hàng
Ai bán hàng? Bộ phận bán hàng Động từ: Quản lí
Quản lí như thế nào? Động từ: Tính
Tính cái gì? Ở đâu? Ai tính? Động từ: Tạo
Mối quan hệ phụ thuộc sở hữu
Bộ phận kho kiểm soát số lượng mặt hàng nhập xuất tính lương nhân viên
Cửa hàng Quản lí cửa hàng
Hóa đơn, file xuất nhập hàng hóa
Bộ phận bán hàng, bộ phận kho xét cặp thực thẻ Mối quan hệ
Bảng lương Nhân viên Nhập
Tổng lương Quản lí quán Tính
Hóa đơn bán hàng Nhân viên Tạo
Hóa đơn Thông tin khách hàng Nhập
Hóa đơn Sản phẩm Gồm
Thông tin sản phẩm Phiếu nhập Nhập
Thông tin sản phẩm Phiếu xuất Nhập
3.2.2 Mô hình thực thể liên kết E –R
THIẾT KẾ ……………………………………………….…………22 3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu
Mô hình dữ liệu vật lý
Thiết kế cơ sở dữ liệu
Các bảng cơ sở dữ liệu
Thiết kế giao diện
Hình 3.13 Cập nhật thông tin nhân viên
Hình 3.14 Chi tiết phiếu nhập
Hình 3.16 Chi tiết hóa đơn
Hình 3.17 Giấy xuất hàng kiêm hóa đơn
