I. TỔNG QUAN 3 II. QUI TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ DỰ ÁN 4 1. DANH MỤC HỒ SƠ CẦN KIỂM SOÁT 4 2. SƠ ĐỒ TỔ CHỨC 7 3. QUY ĐỊNH MÃ HÓA TÀI LIỆU 8 4. LƯU TRỮ VÀ PHÁT HÀNH HỒ SƠ 13 5. THỜI GIAN PHÊ DUYỆT VÀ PHẢN HỒI 14 6. PHỐI HỢP THỰC HIỆN 18 7. DANH MỤC HỒ SƠ CÁC LOẠI 19 8. BÁO CÁO CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ 24 III. KIỂM SOÁT THỰC HIỆN QUI TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ 24 1. KIỂM SOÁT HỒ SƠ TỚI VÀ GỬI ĐI 24 2. TRẠNG THÁI HỒ SƠ 25 3. XỬ LÝ CÁC SAI SÓT TRONG QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN 26 IV. DANH MỤC HỒ SƠ ĐÍNH KÈM 26
TỔNG QUAN
ANDES hiểu rằng việc quản lý chặt chẽ thông tin trong quá trình giao tiếp giữa các bên là rất quan trọng trong các dự án, đặc biệt là do tính phức tạp và các thời hạn phải tuân thủ trong chuỗi hoạt động của dự án.
Mục đích của quy trình này là thiết lập các quy định chung cho việc mã hóa tài liệu và bản vẽ thiết kế trong suốt quá trình triển khai dự án, bao gồm các quy trình phê duyệt hồ sơ, giao nhận và lưu trữ tài liệu.
Qui trình này được trình bày chi tiết để hướng dẫn nhân viên ANDES, đặc biệt là các cấp quản lý dự án, thư ký dự án, chủ đầu tư và nhà thầu, giúp họ hiểu rõ cách thực hiện các công việc liên quan đến hồ sơ Mục tiêu là đảm bảo hồ sơ tài liệu được trao đổi, lưu trữ và xử lý một cách nhanh chóng, chặt chẽ, dễ dàng tìm kiếm và không bị thất lạc.
Quản lý hồ sơ theo đúng quy trình là yếu tố quan trọng giúp dự án hoạt động hiệu quả từ đầu đến cuối, đóng góp lớn vào sự thành công của từng dự án.
QUI TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ DỰ ÁN
DANH MỤC HỒ SƠ CẦN KIỂM SOÁT
a Danh mục hồ sơ dự án
1 Hồ sơ đấu thầu Bảng tiên lượng khối lượng và giá trị; thông báo trúng thầu, hợp đồng…
2 Hồ sơ bản vẽ thiết kế Thiết kế cơ sở, thiết kế thi công đã được thẩm tra, thẩm duyệt
3 Hồ sơ pháp lý Chi tiết như nêu ở mục II.7.a dưới đây
4 Hồ sơ an toàn lao động Chi tiết như nêu ở mục II.7.b dưới đây
5 Hồ sơ quản lý chất lượng Chi tiết như nêu ở mục II.7.c dưới đây
6 Hồ sơ thanh toán Chi tiết như nêu ở mục II.7.d dưới đây
7 Biên bản họp Biên bản họp khởi động dự án, họp tuần, họp đột xuất…
8 Báo cáo nhà thầu gửi ANDES Báo cáo ngày, báo cáo tuần, báo cáo tháng
9 Báo cáo ANDES gửi chủ đầu tư
Báo cáo tuần, báo cáo sự cố (nếu có)
10 Thư Thư từ trao đổi qua lại giữa các bên trong suốt quá trình thực hiện dự án
11 Hệ thống qui trình dự án Đầu dự án, ANDES gửi chủ đầu tư phê duyệt và nhà thầu để thực hiện
12 Phiếu yêu cầu cung cấp thông tin Vướng mắc của các bên trong quá trình thực hiện dự án được gửi tới chủ đầu tư, đơn vị thiết kế để được làm rõ
13 Phiếu yêu cầu thay đổi Đề xuất của các bên nhằm mục đích tiết kiệm thời gian, chi phí.
14 Chỉ thị của ANDES, Chủ đầu tư
Các yêu cầu từ ANDES hoặc chủ đầu tư gửi tới nhà thầu
15 Biên bản bàn giao tài liệu
Danh sách hồ sơ cần phê duyệt trước khi triển khai dự án sẽ được cập nhật và bổ sung theo thực tế và yêu cầu của từng dự án cụ thể.
1 Danh sách Bản vẽ shop Bảng có hạng mục, thời gian đệ trình dự kiến.
2 Danh sách vật tư, vật liệu cần phê duyệt trước khi thi công.
Bảng có hạng mục, thời gian đệ trình dự kiến.
3 Danh sách Biện pháp thi công Bảng có hạng mục, thời gian đệ trình dự kiến.
4 Kế hoạch sắp xếp công trường; kế huy động
- Mặt bằng thi công, công trình tạm
- Kế hoạch huy động máy móc thiết bị, vật tư vật liệu, huy động nhân lực
5 Chi tiết kế hoạch an toàn Kế hoạch đảm bảo an toàn, có đóng dấu và chữ ký của giám đốc nhà thầu
6 Tiến độ thi công chi tiết -
7 Kế hoạch nghiệm thu và kiểm tra/ Mô tả tóm tắt:
Chi tiết các bước thí nghiệm, thi công/nghiệm thu và trình tự.
Biểu mẫu biên bản nghiệm thu Đối với từng loại nghiệm thu, từng hạng mục.
8 Nguồn lực của Nhà thầu:
Hồ sơ nhân lực quản lý Kinh nghiệm làm việc, bằng cấp, chứng chỉ hành nghề bản sao công chứng.
Nguồn lực thiết bị, hồ sơ an toàn, chứng chỉ, thí nghiệm, chứng chỉ vận hành.
Kiểm định máy, hồ sơ máy, giấy phép của người vận hành cũng như các bản sao công chứng có liên quan.
Danh sách đào tạo an toàn cho công nhân Danh sách công nhân kèm theo chữ ký xác nhận tham gia đào tạo an toàn.
Bảo hiểm (trách nhiệm của bên thứ ba, bồi thường cho công nhân).
Có danh sách công nhân được bảo hiểm đính kèm
9 Các nguồn lực bên ngoài: thầu phụ (nếu có)
Hồ sơ năng lực, chứng chỉ và phạm vi thi công của thầu phụ là những yếu tố quan trọng cần xem xét Danh sách các hồ sơ cần phê duyệt trước khi triển khai hạng mục công trình cũng cần được xác định rõ ràng để đảm bảo tiến độ và chất lượng dự án.
1 Bản vẽ shop Tên bản vẽ, ngày tháng, phiên bản, tham chiếu thiết kế
2 Vật liệu thí nghiệm Nhãn hiệu, mã, bản gốc kết quả kiểm tra, chứng chỉ nhà máy, mẫu
3 Mẫu vật liệu Nhãn hiệu, mã, thông số kỹ thuật, chứng chỉ nhà máy, mẫu
4 Biện pháp thi công Tên, ngày tháng, phiên bản, tham chiếu các tiêu chuẩn áp dụng, tính toán, người kiểm tra độc lập để đánh giá các tính toán.
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC
a Sơ đồ tổ chức quản lý hồ sơ
Ghi chú: số lượng giám sát xây dựng tùy thuộc vào qui mô của dự án b Nhân lực, chức năng, nhiệm vụ từng thành viên
Vị trí Chức năng – nhiệm vụ về quản lý hồ sơ Thời gian tham gia dự án
- Có trách nhiệm theo dõi, kiểm tra việc thực hiện quản lý hồ sơ của thư ký;
- Đảm bảo qui trình quản lý hồ sơ của công ty được thực hiện một cách triệt để cho dự án.
(Theo hợp đồng giữa ANDES và chủ đầu tư)
Thư ký dự án có nhiệm vụ tiếp nhận và tập hợp hồ sơ dự án từ các bên liên quan cũng như từ các thành viên trong đoàn TVGS, theo hợp đồng đã ký kết giữa ANDES và chủ đầu tư.
- Sắp xếp, lưu trữ hồ sơ theo từng file;
- Scan toàn bộ hồ sơ của dự án, lưu file trên máy tính;
- Phát hành hồ sơ theo yêu cầu của giám sát trưởng và quản lý dự án;
- Thư ký các cuộc họp, ghi chép toàn bộ nội dung các cuộc họp. đầu tư)
- Giao nộp các hồ sơ trong quá trình làm việc tới thư ký dự án để lưu trữ.
- Hỗ trợ công việc của thư ký dự án trong những ngày nghỉ hoặc chủ nhật, ngày lễ.
(Theo hợp đồng giữa ANDES và chủ đầu tư)
Ghi chú: - Số lượng giám sát xây dựng phụ thuộc vào qui mô của từng dự án.
QUY ĐỊNH MÃ HÓA TÀI LIỆU
Mã hóa là yếu tố quan trọng trong việc tìm kiếm tài liệu trong cơ sở dữ liệu dự án, cũng như trong quy trình nộp hồ sơ và lưu trữ Tất cả tài liệu sẽ được mã hóa, ngoại trừ bản vẽ, sẽ có hệ thống mã hóa riêng được trình bày ở phần sau.
Cấu trúc mã hóa cho tất cả các tài liệu như sau:
Lưu ý: Các đơn vị mã khác nhau được ngăn cách bởi một điểm "."
Ngày phải tham chiếu theo ngày phát hành của tài liệu "YY" đề cập đến năm, "MM" đề cập đến tháng và "DD" đề cập đến ngày
Mã phân loại tài liệu
Mã phân loại theo nhóm
Số Sê-ri Phiên bản
YY MM DD XXX XXX XXX XXX XXX X
6 con số 3 ký tự 3 ký tự 3 ký tự 3 ký tự 3 con số 1 ký tự
Ví dụ: 200626.BHD.AD.RFA.SHD.001.A
(Phiếu yêu cầu phê duyệt số 001 bản vẽ shopdraing phiên bản thứ nhất ngày 26 tháng 06 năm
2020 dự án BW Hải Dương)
Mã mỗi dự án là viết tắt 3 chữ cái tên của dự án.
Là viết tắt 3 chữ cái tên công ty phát hành tài liệu Danh sách mã công ty như sau:
Code Công ty Chức năng
AD … Tư vấn Quản lý dự án
XXX … Tư vấn thiết kế
Khác … Sẽ được bổ sung
Mã theo chức năng từng loại văn bản
Ký hiệu bởi 3 chữ cái tương ứng với chức năng của từng loại văn bản được phát hành Danh sách mã của từng loại văn bản như sau:
Mã tài liệu Loại văn bản Mã tài liệu Loại văn bản
Các tổ chức chung Đấu thầu
SCH Lịch làm việc RFP Yêu cầu đề xuất
AGD Chương trình họp TDR Hồ sơ đấu thầu
MOM Biên bản cuộc họp SHL Danh sách rút ngọn
REP Báo cáo SOW Phạm vi công việc
LET Thư BOQ Bảng tiên lượng
MEM Ghi nhớ dự án LOI Thư mời quan tâm
PEP Kế hoạch thực hiện dự án LOA Thông báo trúng thầu
PPS Hệ thống quy trình dự án CDO Hợp đồng
QAP Kế hoạch bảo đảm chất lượng
RFI Yêu cầu thông tin
RFA Yêu cầu phê duyệt
RFC Yêu cầu thay đổi
EIS Chỉ thị của giám sát
VOR Phiếu phê duyệt thay đổi giá trị
TRN Biên bản bàn giao
WIR Yêu cầu nghiệm thu công việc
HSE Tài liệu liên quan đến sức khỏe, an toàn và môi trường IPC Chứng chỉ thanh toán tạm thời
Mã tài liệu theo nhóm
Ký hiệu bởi 3 chữ cái tương ứng với liên kết nhỏ hơn của các tài liệu cho từng dạng riêng biệt. Danh sách các mã như sau:
Mã tài liệu Nhóm tài liệu
MAS Tiến độ tổng thể
DET Tiến độ chi tiết
CSL Đơn vị tư vấn
MON Báo cáo hằng tháng
WKL Báo cáo hằng tuần
TST Báo cáo kiểm tra
MES Biện pháp thi công
Ghi chú: Danh sách này có thể được tiếp tục cập nhật với các mã khác nếu cần thiết
Là số gồm 3 chữ số được tăng thứ tự thời gian theo việc tạo ra các tài liệu
ABC là các tài liệu đã được chỉnh sửa, trong đó chữ "A" được sử dụng cho các phiên bản đầu tiên, trong khi "B" và "C" sẽ được áp dụng cho các phiên bản tiếp theo Bên cạnh đó, việc mã hóa bản vẽ cũng là một yếu tố quan trọng trong quy trình này.
Mã hóa là cần thiết để tìm kiếm các bản vẽ trên cơ sở dữ liệu của dự án để kiểm tra, xem xét, bổ sung và lưu giữ.
Cấu trúc mã hóa cho tất cả các bản vẽ như sau:
Mã dự án Giai đoạn thiết kế Mã công ty phát hành Mã gói Chuyên ngành dự án
XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX X
3 ký tự 3 ký tự 3 ký tự 3 ký tự 3 ký tự 3 ký tự 3 con số 1 ký tự
Ví dụ: BHD.COS.ANDES.OFF.ARC.SEC.001.A
Bản vẽ thiết kế thi công số 001 mặt cắt kiến trúc nhà văn phòng phiên bản thứ nhất thuộc dự án BW Hải Dương Các đơn vị mã khác nhau được phân tách bằng dấu chấm ".".
Mã dự án Được ký hiệu bởi 3 chữ cái viết tắt tên của dự án.
Mã giai đoạn thiết kế Được ký hiệu bởi 3 chữ cái viết hoa tương ứng với từng giai đoạn thiết kế Mã giai đoạn thiết kế như sau:
Mã bản vẽ Giai đoạn thiết kế
CDS Giai đoạn phác họa ý tưởng thiết kế BDS Giai đoạn thiết kế sơ lược
CDS Giai đoạn thiết kế chi tiết TES Giai đoạn đấu thầu COS Giai đoạn xây dựng ABD Giai đoạn hoàn công
Mã công ty phát hành tài liệu được biểu thị bằng ba chữ cái viết hoa, tương ứng với tên của công ty đó Danh sách các mã này đã được nêu rõ trong mục II.3.a.
Mã theo khu vực dự án, gói thầu
Nó tương ứng với từng khu vực của dự án, từng giai đoạn dự án Danh sách như sau:
Mã bản vẽ Khu vực
GEN Tổng thể dự án
INF Cơ sở hạ tầng
Ghi chú:danh sách được bổ sung tùy theo từng dự án
Mã theo lĩnh vực thiết kế
Nó tương ứng với từng lĩnh vực thiết kế, được liệt kê theo danh sách như sau:
Mã bản vẽ Lĩnh vực thiết kế
ARC Thiết kế kiến trúc STR Thiết kế kết cấu
LNS Bản vẽ ngoại cảnh INT Bản vẽ thiết kế nội thất SST Thiết kế kết cấu thép
Mã theo loại bản vẽ
Nó tương ứng với từng loại bản vẽ, được liệt kê theo danh sách dưới đây:
Mã bản vẽ Loại bản vẽ
SLD Sơ đồ một sợi MAT Bảng nguyên vật liệu
Mã số bản vẽ Được tăng thứ tự thời gian theo danh mục bản vẽ.
Phiên bản tương ứng với mã sửa đổi của bản vẽ, cho biết số lần một phiên bản đã được thực hiện từ tài liệu gốc Phiên bản sẽ được tăng theo thứ tự ABC khi tài liệu được sửa đổi, với chữ "A" được sử dụng cho các phiên bản đầu tiên và "B" cho các phiên bản tiếp theo.
Để quản lý hồ sơ chất lượng dự án xây dựng hiệu quả, việc mã hóa hồ sơ là rất cần thiết do khối lượng tài liệu lớn Cần thiết lập một quy định chung và thống nhất để dễ dàng quản lý, tìm kiếm và lưu trữ Cấu trúc mã hóa sẽ được áp dụng cho tất cả các biên bản nghiệm thu vật liệu đầu vào.
Mã dự án Mã nhà thầu
Mã hạng mục vật liệu
Số thứ tự biên bản
Ví dụ: BHD.VEC.MST.REI.001
"Biên bản nghiệm thu vật liệu thép xây dựng về công trường số 001 dự án BW Hải Dương - nhà thầu Vinaincon"
Mã mỗi dự án là viết tắt 3 chữ cái tên của dự án.
Là viết tắt 3 chữ cái tên nhà thầu xây dựng.
Mã hạng mục vật liệu
Là viết tắt 3 chữ cái tưng ứng với từng hạng mục, như bảng sau:
MST Material Delivery Inspection of STructure - Vật liệu kết cấu
MFI Material Delivery Inspection of FInishing- Vật liệu hoàn thiện
MME Material Delivery Inspection of MEP - Vật liệu cơ điện
MIF Material Delivery Inspection of INfrastructure - Vật liệu hạ tầng
Mã chủng loại vật liệu
Là viết tắt 3 chữ cái tưng ứng với từng chủng loại vật liệu và được qui định như bảng sau:
Mã Vật liệu kết cấu Mã Vật liệu hoàn thiện
REI Reinforcemnt - Thép xây dựng ALU Aluminium - Nhôm
CEM Cement - Xi măng BRI Brick - Gạch
STE Steel - Thép kết cấu CEI Ceiling - Trần
PUR Purlin- xà gồ CEM Cement - Ximăng
TOL Tole - tôn CER Ceramic - Gạch ceramic
WAP Water proofing - chống thấm DOO Door - Cửa
Mã Vật liệu hạ tầng GRA Granite - Đá granite
CUL Culvert - Cống HAN Handrail - Lan can
PIP Pipe - Đường ống MET Metal - Kim loại
BAS Base - đá base SAN Sand - Cát
SAN Sand - cát STA Stainless Steel - Thép không rỉ
SOI Soil- đất STO Stone - Đá
Mã Vật liệu cơ điện WIN Window - Cửa sổ
WIR Wire - cáp điện PAI Paint - Sơn
PIP Pipe - Đường ống WIN Window - Cửa sổ
DBO Distribution board - tủ điện PAR Partition - Vách ngăn
MAC Machine - máy móc thiết bị SHU Shutter door - Cửa cuốn
Mã số bản vẽ được sắp xếp theo thứ tự thời gian trong danh mục bản vẽ Cấu trúc mã hóa áp dụng cho tất cả các biên bản nghiệm thu công việc được quy định như sau:
Mã dự án Mã nhà thầu
Khu vực nghiệm thu Cấu kiện
Tên công tác nghiệm thu
Số thứ tự hồ sơ
XXX XXX XXX XXX XXX 001
Ví dụ: BHD.VEC.FAC.SLA.FOR.001
"Biên bản nghiệm thu ván khuân sàn nhà xưởng số 001 dự án BW Hải Dương - nhà thầu Vinaincon"
(*) Mã mẫu kiện chỉ áp dụng đối với biên bản nghiệm thu kết cấu, các biên bản khác bỏ qua mã này
Mã mỗi dự án là viết tắt 3 chữ cái tên của dự án.
Là viết tắt 3 chữ cái tên nhà thầu xây dựng.
Khu vực nghiệm thu Được chia theo từng khu vực như dưới đây:
Mã bản vẽ Khu vực
GEN Tổng thể dự án
INF Cơ sở hạ tầng
Ghi chú:danh sách được bổ sung tùy theo từng dự án
Chỉ áp dụng đối với biên bản nghiệm thu kết cấu bê tông cốt thép và kết cấu thép Cấu kiện được mã hóa như dưới đây:
Các công tác nghiệm thu được chia theo từng công việc như dưới đây:
Mã Công tác thi công kế cấu Mã Công tác thi công hoàn thiện
RCW Reinforcemnt Concrete Work - Công tác BTCT ALU Aluminium Work - Công tác nhôm
FOW FormWork - Công tác coffa BRI Brick Work - Công tác xây gạch PRC Pre Concrete - Trước khi đổ bê tông CEI Ceiling Work - Công tác trần
POC Post Concrete - Sau khi đổ bê tông CUR Curtain Work - Công tác vách kính
… … DOO Door Work - Công tác cửa đi
Mã Công tác thi công hạ tầng EPO Epoxy Work - Công tác sơn
CUL Culvert - Công tác lắp đặt cống MET Metal Work - Công tác kim loại
PIP Pipe - Công tác lắp đặt đường ống PAI Painting Work - Công tác sơn nước
BAS Base - Công tác đầm chặt lớp base PLA Plastering Work - Công tác tô
SAN Sand - Công tác đầm chặt lớp cát SCR Screeding Work - Công tác cán nền
SOI Soil- Công tác đầm chặt lớp đất STA Stainless Steel Work - Công tác thép không rỉ
ASP Asphant- Công tác thi công rải asphalt TIL Tiling Work - Công tác ốp lát PAV Paving- Công tác thi công lát đường TIM Timber Work - Công tác gỗ
CUR Curb- Công tác thi công bó vỉa WAT Water Proofing Work - Công tác chống thấm
Mã Công tác thi công cơ điện
WIR Wire - Kéo cáp điện
PIP Pipe - Lắp đặt đường ống
DBO Distribution board - Lắp đặt tủ điện
MAC Machine - Lắp đặt máy móc thiết bị
AIR Airconditional - Lắp đặt điều hòa
DUC Duct - Lắp đặt ống gió
LIG Ligting - Lắp đặt đèn
LƯU TRỮ VÀ PHÁT HÀNH HỒ SƠ
- Toàn bộ hồ sơ của dự án sẽ được soạn thảo theo các biểu mẫu đã có sẵn của ANDES.
Hồ sơ sẽ được thư ký dự án phân loại theo mã và sắp xếp theo thứ tự thời gian Trước khi kẹp vào file, thư ký cần kiểm tra xem hồ sơ có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan hay không.
Khi lựa chọn kích thước các file, cần đảm bảo phù hợp với khổ giấy và kích thước hồ sơ để tránh tình trạng kẹp file quá lớn trong khi số lượng hồ sơ lại ít, hoặc ngược lại là kích thước hồ sơ nhỏ nhưng file lại quá lớn.
Mỗi hồ sơ sẽ được gắn giấy note bên ngoài hoặc sử dụng tờ chia file, giúp việc kiểm tra và tìm lại hồ sơ trở nên thuận tiện và nhanh chóng khi cần thiết.
- Một danh sách liệt kê các hồ sơ trong file được đính kèm ở trang đầu tiên của file.
- Mỗi file hồ sơ sẽ được dán gáy ghi rõ tên dự án, chủng loại, số lượng hồ sơ, số thứ tự hồ sơ
Ban hành Chỉ thị công trường tới Nhà thầu ANDES
Xác nhận đã nhận và đưa ra chi tiết thực hiện b Phát hành hồ sơ
- Hồ sơ được chuẩn bị bằng các biểu mẫu có sẵn của ANDES và được đánh số thứ tự, mã hồ sơ trước khi phát hành tới các bên
Sau khi hồ sơ được giám sát trưởng hoặc quản lý dự án của ANDES kiểm tra, thư ký dự án sẽ phát hành thông tin và hồ sơ qua email hoặc giao nhận bản cứng, hoặc cả hai hình thức.
Đối với phát hành hồ sơ qua email cần thực hiện những điều sau:
Thư ký dự án sử dụng email của ANDES lập cho mỗi dự án
Khi gửi email, cần xác định rõ người nhận chính và những người được Cc Quản lý dự án, giám đốc dự án và giám sát trưởng của ANDES luôn là những người sẽ nhận được email này.
Tiêu đề của email luôn luôn phải bắt đầu bằng mã dự án, tiếp theo là nội dung email
Ví dụ: BWHD – Biên bản họp tuần số 03
Đối với cách thức phát hành hồ sơ bằng giao nhận bản cứng trực tiếp thì thư ký dự án cần thực hiện những điều sau:
Chuẩn bị mẫu biên bản bàn giao hồ sơ
Bàn giao hồ sơ tới các bên Bên nhận hồ sơ được yêu cầu ký nhận vào biên bản bàn giao, ghi rõ ngày giờ nhận.
Để quản lý biên bản bàn giao lưu hiệu quả, hãy quét biên bản và lưu trữ dưới dạng file số Nội dung biên bản, bao gồm ngày giờ gửi, ngày giờ nhận và mã biên bản, cần được nhập vào file theo dõi Đặc biệt, hãy tạo hyperlink tới bản scan để dễ dàng truy cập khi cần thiết.
Biên bản bàn giao hồ sơ được lưu file theo đúng qui trình lưu trữ hồ sơ
THỜI GIAN PHÊ DUYỆT VÀ PHẢN HỒI
a Chỉ thị thay đổi từ chủ đầu tư
Các yêu cầu thiết kế cụ thể do Chủ đầu tư chuyển tiếp trong quá trình thi công được xem là chỉ thị thay đổi Những thay đổi này về chi phí và tiến độ sẽ được Chủ đầu tư ghi nhận và chịu trách nhiệm Các chỉ thị gửi tới Nhà thầu liên quan đến việc triển khai công việc sẽ do ANDES đảm nhận.
- Bản theo dõi thiết kế và chỉ thị công trường SI cũng sẽ được cập nhật theo
Sơ đồ về chỉ thị thay đổi:
Ban hành Chỉ thị thay đổi (bao gồm thiết kế và thông số kỹ thuật)
AD.QAP.DOC.001.A Kế hoạch quản lý và kiểm soát hồ sơ Page 16 of 30
Thời gian đã qua Thời lượng
- b Yêu cầu thay đổi từ Nhà thầu, hoặc từ ANDES hay Chủ đầu tư
- Khi nhận thấy nhu cầu hoặc lợi ích của việc thay đổi thiết kế, trong đó (giữa các bên có liên quan)
- Nhà thầu nhận thấy sự cần thiết của việc thay đổi nhằm tiết kiệm thời gian hoặc chi phí.
- Chủ đầu tư hoặc ANDES nhận thấy có thể có lợi ích phát sinh.
- Các kết quả về chi phí/tiến độ của những yêu cầu thay đổi sẽ được kiểm tra trước khi trình lên Chủ đầu tư quyết định.
(VUI LÒNG XEM TRANG TIẾP THEO) Đồng ý Đánh giá về mặt chi phí, tiến độ và các khía cạnh khác
Quyết định phê duyệt hoặc không
CHỦ ĐẦU TƯ Để xuất yêu cầu thay đổi
Chỉ thị/ thông tin tới các bên liên quan
Sơ đồ về sự thay đổi: c Sơ đồ yêu cầu phê duyệt từ phía nhà thầu
Hồ sơ đệ trình bao gồm bản vẽ triển khai thi công, phê duyệt vật liệu, biện pháp thi công và nhà thầu phụ sẽ được phê duyệt theo trình tự và thời gian như sơ đồ dưới đây.
- Ngày 0 ĐỆ TRÌNH HỒ SƠ
Kiểm tra xem đầy đủ, phù hợp
Thời lượng Thời gian đã qua
2 ngày Ngày 5 d Sơ đồ nghiệm thu
- Kế hoạch nghiệm thu và thí nghiệm (ITP) cho từng hạng mục sẽ được nhà thầu trình và ANDES phê duyệt trước khi.
- Sơ đồ dưới đây đưa ra cách thức và thời gian tiến hành nghiệm thu:
Thời Lượng Thời gian qua
1 ngày Ngày 3 e Sơ đồ phiếu yêu cầu cung cấp thông tin
YÊU CẦU NGHIỆM THU (NHÀ
Xem xét PHIẾU YÊU CẦU NGHIỆM THU
Kết thúc Nghiệm thu Chủ đầu tư phê duyệt
Phát hành tài liệu (ANDES)
Nhà thầu hoặc tư vấn giám sát ANDES cần làm rõ các vấn đề liên quan đến bản vẽ, vui lòng gửi phiếu yêu cầu cung cấp thông tin theo mẫu có sẵn.
Sơ đồ về phiếu yêu cầu cung cấp thông tin:
(VUI LÒNG XEM TRANG TIẾP THEO)
Thời Lượng Thời gian qua
PHỐI HỢP THỰC HIỆN
Qui trình quản lý hồ sơ sẽ được phổ biến rộng rãi tới chủ đầu tư và nhà thầu ngay trong cuộc họp khởi động dự án, đồng thời gửi bản photo tới các bên liên quan để đảm bảo tất cả thành phần tham gia dự án nắm rõ cách thức quản lý hồ sơ và cùng nhau phối hợp tuân thủ.
Trong giai đoạn đầu của dự án, thư ký ANDES đóng vai trò quan trọng trong việc hướng dẫn chi tiết các bên liên quan về quy trình làm việc.
Các file Excel theo dõi hồ sơ được cập nhật hàng ngày Đối với những hồ sơ sắp đến hạn trả, thư ký dự án sẽ nhắc nhở giám sát trưởng, quản lý dự án hoặc nhà thầu thực hiện theo quy trình đã đề ra.
Giám sát trưởng và Quản lý dự án của ANDES định kỳ kiểm tra công tác quản lý hồ sơ của thư ký dự án hai lần mỗi tuần để phát hiện và kịp thời sửa chữa những sai sót.
Yêu cầu cung cấp thông tin
Tư vấn Quản lý dự án/ Chủ đầu tư
Tư vấn thiết kế/ Chủ đầu tư
Tư vấn Quản lý dự án/ Chủ đầu tư
DANH MỤC HỒ SƠ CÁC LOẠI
a Hồ sơ pháp lý dự án
Danh mục hồ sơ pháp lý của dự án Ghi chú
Giai đoạn chuẩn bị đầu tư
1 Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của chủ đầu tư (ERC)
Bản gốc hoặc bản công chứng
2 Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (IRC)
3 Hợp đồng thuê lại đất hoặc mua bán đất
4 Biên bản Bàn giao đất (kèm tài liệu liên quan)
5 Giấy xác nhận đăng ký kế hoạch bảo vệ môi trường
6 Quyết định về việc quy hoạch chi tiết xây dựng TL1/500
7 Giấy chứng nhận thẩm duyệt thiết kế về phòng cháy và chữa cháy của
Phòng cảnh sát PCCC&CNCH
8 Thông báo kết quả thẩm định Thiết kế cơ sở xây dựng
9 Thông báo kết quả thẩm định Thiết kế bản vẽ thi công
Hồ sơ năng lực các nhà thầu
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
Chứng chỉ năng lực hoạt động xây dựng:
Các chứng chỉ cá nhân liên quan
Hợp đồng thiết kế giữa nhà thầu thiết kế và chủ đầu tư
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
Chứng chỉ năng lực hoạt động xây dựng:
Các chứng chỉ cá nhân liên quan
Hợp đồng thiết kế giữa nhà thầu thẩm tra thiết kế và chủ đầu tư
3 Nhà thầu khảo sát xây dựng:
Bản gốc hoặc bản công chứng
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
Chứng chỉ năng lực hoạt động xây dựng:
Các chứng chỉ cá nhân liên quan
Hợp đồng thiết kế giữa nhà thầu thẩm tra thiết kế và chủ đầu tư
Giấy chứng nhận đủ điều kiện hoạt động thí nghiệm chuyên ngành xây dựng
4 Nhà thầu giám sát xây dựng:
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
Chứng chỉ năng lực hoạt động xây dựng
Hợp đồng giữa nhà thầu giám sát xây dựng và chủ đầu tư
Quyết định thành lập đoàn tư vấn giám sát và sơ đồ tổ chức
Quyết định bổ nhiệm giám đốc dự án
Quyết định bổ nhiệm Trưởng đoàn tư vấn giám sát
Chứng chỉ giám sát của các thành viên đoàn tư vấn giám sát
Báo cáo hoàn thành giám sát
5 Nhà thầu thi công xây dựng:
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
Chứng chỉ năng lực hoạt động xây dựng
Thư chấp thuận trao thầu
Hợp đồng giữa nhà thầu giám sát xây dựng và chủ đầu tư
Hồ sơ năng lực nhà thầu
Quyết định thành lập ban chỉ huy công trường, ban an toàn lao động
Quyết định bổ nhiệm giám đốc dự án, chỉ huy trưởng nhà thầu
Bằng cấp, chứng chỉ của các thành viên ban chỉ huy công trường
Hồ sơ pháp lý giai đoạn thi công
Bản gốc hoặc bản công chứng
Bảo hiểm trách nhiệm công cộng
Bảo hiểm tai nạn cá nhân (Có danh sách họ tên kèm theo)
Bảo hiểm máy móc thiết bị chủ thầu
Quy trình vận hành, bảo trì
Biên bản nghiệm thu hoàn thành gia đoạn, bàn giao công trình đưa vào sử dụng
BB kiểm tra về PCCC, Chữa cháy, Cứu nạn, cứu hộ và bản vẽ hoàn công PCCC
Kết quả Nghiệm thu PCCC
Bản vẽ hòan công xây dựng, cơ điện
Thỏa thuận đấu nối điện và biên bản kiểm tra đóng điện với điện lực
Thỏa thuận đấu nối nước thải, nước mưa, nước cấp b Hồ sơ quản lý an toàn lao động
1 Quyết định thành lập ban chỉ huy công trường, ban
ATLĐ, ban PCCN kèm theo bằng cấp, chứng chỉ ATLĐ của các thành viên BCH
Kèm theo bảng kê khai năng lực của CHT và CBAT
2 Cam kết đảm bảo an toàn lao động, VSMT, PCCN của nhà thầu
Giám đốc ký, đóng dấu
3 Nội qui ATLĐ, PCCN, VSMT tai công trường Qui định về sử dụng từng loại máy móc trên công trường.
4 Hồ sơ đơn vị vận chuyển bùn đất, rác thải (giấy phép bãi đổ, hợp đồng của nhà thầu với đơn vị xử lý chất thải)
5 Quyết định thành lập đội sơ cấp cứu và một số phương pháp sơ cấp cứu tại công trường Bảng thống kê các thiết bị sơ cấp cứu, PCCN
6 Hợp đồng giữa người sử dụng lao động và người lao động Hoặc giấy ủy quyền ký
HĐLĐ cho người chủ thầu ký với nhà thầu thi công
7 Danh sách công nhân làm việc trên công trường do giám đốc doanh nghiệp xây dựng ký tên, đóng dấu Đầy đủ tên họ, quê quán, năm sinh
8 Giấy chứng nhận đảm bảo sức khỏe làm việc của các công nhân làm việc trên công trường do cơ quan y tế cấp Còn thời hạn 6 tháng
9 Giấy chứng nhận các công nhân làm việc trên công trường đã học và kiểm tra đạt yêu cầu về ATLĐ do giám đốc doanh nghiệp xác nhận
10.Giấy chứng nhận đã mua bảo hiểm cho các công nhân làm việc trên công trường Có danh sách công nhân đính kèm
11 Hồ sơ kỹ thuật của các lọai xe, máy xây dựng phục vụ trên công trường
12 Giấy chứng nhận kiểm định, đăng ký và bảo hiểm của các lọai xe, máy xây dựng phục vụ trên công trường
13 Bằng cấp, chứng chỉ đã qua các lớp đào tạo về việc điều khiển xe, máy thi công và công tác điện
14 Bản vẽ mặt bằng thoát hiểm, sơ đồ bố trí công trường
15 Các phương án và biện pháp an toàn thi công
16 Sổ an toàn lao động công trường
17.Tài liệu về đào tạo an toàn bao gồm có nội dung đào tạo, danh sách tham dự, bài thu hoạch cuối buổi của các học viên
18.Báo cáo tai nạn, sự cố c Hồ sơ quản lý chất lượng
Danh mục hồ sơ quản lý chất lượng Ghi chú
1 Bản vẽ triển khai thi công (shopdrawing) đã được ANDES và chủ đầu tư phê duyệt
Trước khi thi công mỗi hạng mục, nhà thầu có trách nhiệm triển khai bản vẽ chi tiết trình nộp ANDES và Chủ đầu tư phê duyệt
2 Biện pháp thi công các hạng mục đã được
ANDES và chủ đầu tư phê duyệt
3 Hồ sơ phê duyệt vật liệu, nhà cung cấp Tất cả các loại vật liệu trước khi nhà thầu chuyển về công trường phải được ANDES và chủ đầu tư phê duyệt chủng loại, thông số kỹ thuật, nhà sản xuất, nhà cung cấp…
4 Hồ sơ phê duyệt phòng thí nghiệm
5 Hồ sơ nghiệm thu vật liệu đầu vào gồm có:
Trước khi tiến hành gia công chế tạo, việc nghiệm thu vật liệu là rất quan trọng, đặc biệt là đối với bê tông Cụ thể, cần nghiệm thu các thành phần như cát, đá, xi măng, phụ gia và nước dựa trên kết quả thí nghiệm mẫu được lấy tại trạm trộn.
Nghiệm thu vật liệu trong quá trình gia công chế tạo là bước quan trọng để đảm bảo chất lượng sản phẩm Ví dụ, đối với nghiệm thu kết cấu thép tại nhà máy, cần dựa trên bản vẽ thiết kế, yêu cầu kỹ thuật và kết quả thí nghiệm đường hàn Việc này giúp xác nhận rằng các vật liệu và quy trình gia công đáp ứng tiêu chuẩn đã đề ra, từ đó đảm bảo an toàn và hiệu quả cho công trình.
Nghiệm thu vật liệu thành phẩm là quy trình quan trọng trong xây dựng, ví dụ như đối với kết cấu thép, cần tiến hành nghiệm thu từng cấu kiện sau khi đã gia công xong trước khi vận chuyển về công trường.
+ Nghiệm thu vật liệu về công trường trước khi gia công, lắp đặt
Ví dụ đối với thép xây dựng khi vận chuyển về công trường phải lấy mẫu thí nghệm và thí nghiệm trước khi gia công cắt thép
+ Các kết quả thí nghiệm đối với từng giai đoạn trên
Tùy thuộc vào từng loại vật liệu mà các bước nghiệm thu này có thể được giảm bớt hoặc loại bỏ hoàn toàn
6 Các báo cáo không tuân thủ (NCR) về chất lượng ANDES đã bàn hành
Kèm theo các báo cáo giải tỏa NCR của nhà thầu
7 Bản vẽ hoàn công d Hồ sơ thanh toán
Danh mục hồ sơ thanh toán Ghi chú
1 Phiếu yêu cầu thanh toán của nhà thầu Người đại diện pháp luật của nhà thầu ký, đóng dấu.
2 Chứng chỉ thanh toán định kỳ Người đại diện pháp luật của các bên ký, đóng dấu.
3 Bảng diễn dải tính toán chi tiết khối lượng và giá trị từng hạng mục.
Có xác nhận của ANDES, nhà thầu và chủ đầu tư
Hồ sơ nghiệm thu công việc xây dựng Đầy đủ các hạng mục được thanh toán
Hồ sơ nghiệm thu vật liệu, kết quả thí nghiệm kiểm chứng vật liệu -
5 Các hồ sơ khác theo yêu cầu của hợp đồng
BÁO CÁO CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ
- Bảng theo dõi hồ sơ đến và đi, hồ sơ phê duyệt, sẽ được được đính kèm vào trong bản báo cáo tuần và gửi đến chủ đầu tư.
KIỂM SOÁT THỰC HIỆN QUI TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ
KIỂM SOÁT HỒ SƠ TỚI VÀ GỬI ĐI
a Hồ sơ tới b Hồ sơ đi
Thư ký dự án ANDES scan và lưu trữ hồ sơ
Thư ký dự án ANDES ký và nhận hồ sơ, đóng dấu “ANDES
Thư ký dự án ANDES nhập thông tin hồ sơ vào bảng theo dõi
Quản lý dự án hoặc Giám sát trưởng tiếp nhận Đối với hồ sơ không cần phê duyệt
Thư ký trả hồ sơ cho nhà thầu Phê duyệt
Thư ký dự án chuyển hồ sơ đến chủ đầu tư
Thư ký gửi email thông báo kèm file mềm
Thư ký dự án thông báo đến đến đơn vị nhận hồ sơ qua đi
TRẠNG THÁI HỒ SƠ
a Trạng thái hồ sơ trong bảng theo dõi
- Hồ sơ các loại phải được cập nhập hằng ngày vào file excel theo dõi bằng các biểu mẫu có sẵn của ANDES
- Trong từng file theo dõi này có cột trạng thái hồ sơ được ký hiệu bởi các chữ cái
B = Approved with comment (đã phê duyệt kèm theo yêu cầu sửa chữa)
C = Revise and resubmit (yêu cầu sửa lại và đệ trình lại)
D = Rejected (đã từ chối phê duyệt)
- Trong file theo dõi sẽ có cột ngày hồ sơ đến và ngày phải phản hồi Một cột bên cạnh có tiêu đề
“thời gian phê duyệt còn lại” được thiết lập với hàm =”Ngày phê duyệt” - today() b Trạng thái hồ sơ lưu trữ file cứng
- Đối với bản vẽ cũ phải được đóng dấu “ Đã thay thế “ để tránh gây nhầm lẫn.
- Hồ sơ, bản vẽ đã được phê duyệt và kèm theo một số yêu cầu sẽ được đóng dấu “ Approved with comment”.
- Hồ sơ, bản vẽ đã được phê duyệt cuối cùng sẽ được đóng dấu “Approved”.
- Hồ sơ, bản vẽ ANDES từ chối phê duyệt sẽ được thư ký dự án đóng dấu “ Rejected”.
XỬ LÝ CÁC SAI SÓT TRONG QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN
Việc giám sát trưởng và quản lý dự án ANDES thực hiện kiểm tra định kỳ hai lần mỗi tuần đối với công tác quản lý hồ sơ của thư ký dự án nhằm hạn chế sai sót và kịp thời sửa chữa nếu có vấn đề xảy ra.
- Tuy nhiên, một số sự cố ngoài ý muốn vẫn có thể xảy ra như sau:
Trường hợp hồ sơ bị thất lạc hoặc có hỏa hoạn xảy ra làm cháy hồ sơ lưu trữ:
Thư ký dự án chuẩn bị biên bản bàn giao hồ sơ Đại diện chủ đầu tư, nhà thầu tiếp nhận hồ sơ và ký biên bản giao nhận
Thư ký dự án scan, lưu file biên bản giao nhận,
Cập nhật file theo dõi hồ sơ
Trường hợp nhà thầu làm mất hồ sơ:
Tất cả hồ sơ dự án sẽ được cung cấp tối thiểu 3 bản gốc cho chủ đầu tư, nhà thầu và ANDES Trong trường hợp nhà thầu làm mất hồ sơ hoặc mượn hồ sơ từ ANDES và làm mất, nhà thầu có trách nhiệm khôi phục lại hồ sơ dựa trên file mềm mà ANDES đã lưu trữ.
Trường hợp Chủ đầu tư làm mất hồ sơ:
Trong trường hợp chủ đầu tư làm mất hồ sơ, nhà thầu và ANDES sẽ có trách nhiệm phối hợp để khôi phục lại hồ sơ đã bị mất và gửi lại cho chủ đầu tư.