Trang 1 LỜI MỞ ĐẦUVới mức độ hội nhập với thị trường ngày càng mạnh, các tập đoàn cũngnhư các tổ chức có xu thế phát triển mạnh mẽ và có cơ cấu tổ chức phức tạphơn, nhiều các công ty hay
LỜI MỞ ĐẦU Với mức độ hội nhập với thị trường ngày mạnh, tập đoàn tổ chức có xu phát triển mạnh mẽ có cấu tổ chức phức tạp hơn, nhiều công ty hay tổ chức lớn nhỏ thành lập, mức độ phân quyền xảy phổ biến việc thực nhiệm vụ trao chuyên trách cho người hay tổ chức nhỏ thực Quyền hạn tổ chức chẳng qua mức độ độc lập dành cho người thông qua việc trao cho họ quyền định Vậy quyền hạn nên tập trung hay phân tán tổ chức mức độ nào? Khi nhà lãnh đạo phải đối mặt với q nhiều cơng việc hồn cảnh cần am hiểu từ người có kinh nghiệm, chuyên gia cần tới giúp đỡ định cấp Và nhằm giảm bớt công việc cho lãnh đạo cấp sử dụng phương thức phân quyền ủy quyền Uỷ quyền quyền dân quan trọng chủ thể cụ thể mối quan hệ pháp luật định Uỷ quyền pháp luật quy định bảo đảm thực quyền Trong quan hệ pháp luật dân sự, chế định đại diện theo uỷ quyền đại diện đương nhiên theo pháp luật quy định đầy đủ từ Điều 140 đến 143 Bộ Luật Dân năm 2005 Trong quan hệ hợp đồng, hợp đồng uỷ quyền quy định riêng Mục 12 Chương XVIII Luật Dân 2005 Ủy quyền nghệ thuật mà nhà lãnh đạo giỏi phải nắm vững Khơng ủy quyền nhà lãnh đạo có nguy ngập lụt cơng việc lẽ họ khơng phải làm; cịn ủy quyền không tốt khiến công ty tốn nhiều nguồn lực khơng đạt kết mong muốn, cịn tinh thần nhân viên trở nên sa sút Đồng thời ủy quyền giúp thăng tiến thuộc viên (cho họ quyền hạn để họ thực biết, hay giải việc khó khăn thi hành nhiệm vụ Như ủy quyền cần thiết quan trọng quản lý Tuy vấn đề ủy quyền mẻ cần đơn vị, tổ chức hay doanh nghiệp nói chung Nhận thấy tính cấp thiết quan trọng vấn đề trên, em chọn đề tài “Vấn đề ủy quyền quản lý” Kết cấu viết gồm phần : Chương I: Khái niệm Chương II: Nguyên tắc Ủy quyền Chương III: Q trình ủy quyền Do cịn nhiều hạn chế, viết chắn không tránh khỏi sai sót Vì vây, em mong góp ý thầy bạn để viết hồn thiện Xin cảm ơn hướng dẫn, giúp đỡ tận tình giúp đỡ em hồn thành viết I Khái niệm chung Khái niệm Ủy quyền khơng phải giao cho hồn thành công việc từ bỏ quyền lực người lãnh đạo, xa rời cơng việc phó mặc cho cấp Nó khơng phải đơn đặt vấn đề hướng dẫn cấp thực Mà ủy quyền ủy nhiệm số quyền hạn định cho người khác thay thực số cơng việc mà phải làm Như thấy ủy quyền bao gồm yếu tố: yêu cầu kết cần đạt trao quyền lực cho người thụ ủy thực Như vậy, ủy quyền quản lý tổ chức hành vi cấp trao cho cấp số quyền hạn để họ nhân danh thực công việc định 1.1 Các mức độ ủy quyền Ủy quyền toàn Nhân viên có lực kiểm nghiệm Việc không quan trọng, nhiệm vụ rõ ràng Thông báo nhiệm vụ, thời hạn hoàn thành Người giao toàn quyền định 1.2 Ủy quyền bước Giải thích nhiệm vụ đặt thời hạn Giao toàn quyền lựa chọn phương án thực Bắt buộc đặt lịch gặp gỡ để xem xét tiến trình Người quản lý có trách nhiệm tư vấn cần 1.3 Ủy quyền giới hạn Giải thích công việc, yêu cầu đưa phương án Chấp nhận sửa chữa phương án Bác bỏ đưa phương án thức Có kiểm sốt chặt chẽ tiến trình thực Ngồi ra, cịn hai mức độ ủy quyền cuối : ủy quyền tối thiểu khơng ủy quyền hai trường hợp này, nhà quản lý lệnh cho nhân viên phải làm làm khơng ủy quyền chút II Nguyên tắc Ủy quyền Để cho công việc ủy quyền đạt kết tốt cần phải chấp hành nguyên tắc sau : Nguyên tắc “Mức độ quyền hạn” : Người giao quyền cần quyền định lĩnh vực uỷ quyền mà không cần phải xin ý kiến cấp Quyền lực giao đủ để đảm bảo nhiệm vụ hồn thành u cầu đặt Nguyên tắc “thống mệnh lệnh” : Chỉ chịu trách nhiệm trước người giao quyền Là người đưa định Nguyên tắc trách nhiệm tuyệt đối : Người giao quyền : có trách nhiệm hồn thành công việc Người giao quyền : chịu trách nhiệm : Toàn hoạt động, Hành vi, Kết ủy quyền không làm thu nhỏ trách nhiệm người ủy quyền Nguyên tắc “Cân quyền hạn trách nhiệm” Chỉ có quyền mà khơng có trách nhiệm quyền dễ tạo cho người ta làm việc thiếu tinh thần trách nhiệm, lợi dụng quyền hạn giao; ngược lại, có trách nhiệm mà khơng có quyền lợi thiếu động lực thúc đẩy Xác định ranh giới quyền hạn, nhiệm vụ cách rõ ràng biện pháp tốt nhằm lạm dụng quyền hạn, giúp cho người thụ ủy dễ thực công việc mình, đồng thời làm tăng thêm khả kiểm soát người ủy quyền Nguyên tắc “Xác định rõ, chi tiết công việc cần thực văn giao quyền” Nên đưa tiêu chuẩn thời hạn chất lượng cụ thể Trao quyền chủ động cho nhân viên đề xuất cách thức hợp lý để hồn thành cơng việc Đưa dẫn công việc đầy đủ Trước hết, cần đảm bảo nhân viên biết chấp nhận uỷ quyền Tiếp theo, bạn cần cung cấp đầy đủ thông tin chế tiếp nhận xử lý thông tin phản hồi để nhân viên hồn thành nhiệm vụ Ủy quyền phải tự giác, không áp đặt : Bởi áp đặt tạo tâm lý khơng thoải mái, khó làm tốt nhiệm vụ giao Cịn có người khác có khả Nhà quản trị thường có xu hướng cho có họ hồn thành cơng việc Đây tâm lý cần loại bỏ Có nhiều trường hợp, cách thức nhân viên lại tỏ ưu việt nhà lãnh đạo 10 Hãy 'quản lý', đừng 'làm' Nhiều nhà lãnh đạo thường thích tự thực cơng việc Việc dẫn đến bao biện, làm thay cho nhân viên, mặt khác, hiệu mang lại thường lại khơng cao Cịn nhân viên lại sinh tính thụ động 11 Uỷ quyền cách dạy kỹ : Việc uỷ quyền thích hợp tạo hội cho nhân viên học hỏi thêm kỹ cách chủ động Nhưng bạn phải biết cách uỷ quyền biết cách xử lý sai sót nhân viên Nhân viên thường tỏ miễn cưỡng nhận nhiệm vụ có nguy bị phạt có sai sót Do đó, họ cần phải khuyến khích đảm nhận nhiệm vụ 12 Giám sát Vấn đề nhân viên chủ động thực công việc, bạn cần phải kiểm sốt tiến trình cơng việc Tìm xử lý kịp thời điểm khúc mắc nhân viên 13 Khen ngợi kịp thời nỗ lực nhân viên Mỗi nỗ lực ghi nhận nhân viên động lực để họ tiếp tục phấn đấu Việc thực đơn giản, văn nói chuỵên trực tiếp, chí mẩu tin nhắn 14 Không quản lý tuỳ hứng Hãy liên tục uỷ quyền theo sát việc thực Quản lý tuỳ hứng làm cho công việc trục trặc, gây ảnh hưởng không tốt đến tinh thần thái độ nhân viên 15 Tránh uỷ quyền ngược Rất không thực được, nhân viên trao ngược lại công việc cho ông chủ Hãy thực uỷ nhiệm hiệu hơn, thay để nhân viên trao nhiệm vụ lại cho mình, giúp họ giải vấn đề 16 Ủng hộ nhân viên Uỷ quyền rõ ràng Cung cấp thông tin nguồn lực đầy đủ Trao đổi thường xuyên Nói rõ mong đợi bạn Cho nhân viên thấy họ nhận ủng hộ trao đổi cần thiết 17 Đúng người việc Hãy uỷ quyền cho nhân viên gần với cơng việc Những kỹ năng, kinh nghiệm sẵn có họ yếu tố quan trọng nâng cao khả hoàn thành cơng việc III Quy trình ủy quyền Phân tích Trước tiến hành ủy quyền, cần phải trả lời câu hỏi sau: ♦ Có cần phải làm khơng? (Nhằm mục đích gì?) ♦ Có cần phải làm khơng? (Có xảy chưa làm hay hỗn lại?) ♦ Có bắt buộc phải tự ta làm khơng? (Có thể giao quyền cho người khác thực hiện?) ♦ Xác định mức độ đóng góp người ủy quyền người ủy quyền Mức Mức Cấp (Người ủy quyền) Cấp (Người ủy quyền) Mức Mức - Giải thích yêu - Giải thích cầu yêu cầu - Giải thích - Xác định kết - Xác định kết yêu cầu quả - Xác định kết - Quyết định - Quyết định cần làm cần làm - Quyết định cách thức - Thực công việc - Quyết định cách thức - Thực công việc - Quyết định cần làm - Quyết định cách thức - Thực cơng việc - Giải thích u cầu - Xác định kết - Quyết định cần làm - Quyết định cách thức -Thực cơng việc Quá trình ủy quyền Chuẩn bị Lựa chọn Gặp gỡ Hợp đồng Kiểm soát Tổng kết Chuẩn bị : Xác định mục tiêu nhiệm vụ Xác định kết mong muốn Xác lập phương pháp đo lường kết Xác định khía cạnh đặc biệt Xác định thời lượng để hoàn thành Xác định nguồn lực cần thiết để hoàn thành Xác định quyền lực cần có để hồn thành Xác định số lượng nhân cần thiết Lựa chọn người ủy quyền: Người làm cơng việc Người phát triển tốt qua việc Người cần trao thêm trách nhiệm Người cần thử thách Người phù hợp với cơng việc Người có yếu điểm khắc phục thông qua việc thực công việc Người cần nâng cao lòng tự tin Người diện đề bạt, thăng tiến Người cần phát triển kỹ đặc biệt Gặp gỡ người ủy quyền: Thảo luận chi tiết mục đích cơng việc Đảm bảo hiểu cần thiết nhiệm vụ Thảo luận với họ kết tổ chức mong đợi Thảo luận tiêu chuẩn đánh giá kết Thảo luận thống quỹ thời gian Đảm bảo hiểu rõ vấn đề Người lựa chọn phải nhận thức nguồn lực Người lựa chọn xác định giới hạn quyền lực Phải chuẩn bị hướng dẫn chi tiết nhiệm vụ Phải gặp gỡ trực tiếp người lựa chọn Sẵn sàng giải đáp thắc mắc Nói rõ nguyên nhân lựa chọn họ để giao quyền Hợp đồng,văn ủy quyền: Bản chất phạm vi nhiệm vụ giao Kết mong muốn Cách đánh giá kết thực Thời lượng cho phép Giới hạn quyền lực Kiểm tra, giám sát: Chỉ kiểm tra điểm kiểm tra thỏa thuận Sẵn sàng trợ giúp hướng dẫn cần Tạo đủ nguồn lực để hồn thành cơng việc Ln động viên khuyến khích nhân viên Tổng kết: Về nhiệm vụ : Những hồn thành với mục tiêu Các tiêu chưa hoàn thành, nguyên nhân Về người giao quyền : Có tiến sau hồn thành cơng việc? Có nhận thấy thành cơng, mặt tồn tại? Về người giao quyền : Có cảm thấy thuận lợi cơng việc? Những lợi ích việc giao quyền đem lại? 10 MỤC LỤC Lời mở đầu I Khái niệm chung .3 Khái niệm .3 Các mức độ ủy quyền II.Nguyên tắc Ủy quyền .4 Nguyên tắc “Mức độ quyền hạn” : .4 Nguyên tắc “thống mệnh lệnh” : Nguyên tắc trách nhiệm tuyệt đối : 4 Sự ủy quyền không làm thu nhỏ trách nhiệm người ủy quyền Nguyên tắc “Cân quyền hạn trách nhiệm” Nguyên tắc “Xác định rõ, chi tiết công việc cần thực văn giao quyền” Đưa dẫn công việc đầy đủ Ủy quyền phải tự giác, không áp đặt : Cịn có người khác có khả .5 10 Hãy 'quản lý', đừng 'làm' 11 Uỷ quyền cách dạy kỹ : 12.Giám sát 13 Khen ngợi kịp thời nỗ lực nhân viên 14 Không quản lý tuỳ hứng .6 15 Tránh uỷ quyền ngược .6 16 Ủng hộ nhân viên 17 Đúng người việc III.Quy trình ủy quyền Phân tích 2.Quá trình ủy quyền Tổng kết 10 11 12