Các em hãy giải thích ý nghĩa từng mục (lớn và nhỏ) và mối quan hệ giữa các mục có liên quan đến câu hỏi whathowwhy của các chương sau đây

ĐẠI HỌC KINH TẾ TRƯỜNG KINH DOANH KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH TIỂU LUẬN BỘ MÔN QUẢN TRỊ HỌC Đề: Các em giải thích ý nghĩa mục (lớn nhỏ) mối quan hệ mục có liên quan đến câu hỏi What/How/Why chương sau (Theo tài liệu Kỷ nguyên quản trị Tác giả: Richard L Daft) Chương quản trị thời kì bất ổn Chương đạo đức trách nghiệm xã hội Chương hoạch định thiết lập mục tiêu Chương 10 thiết kế tổ chức thích nghi Họ tên: Bùi Ngơ Tồn Thắng MSSV: 31231025875 Giảng viên: T.S Nguyễn Hữu Nhuận LỜI CẢM ƠN: Lời đầu tiên, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Đại học Kinh tế TP.HCM đưa môn Quản trị học vào chương trình giảng dạy để em có hội tiếp cận với lượng kiến thức giúp ích cho việc tham gia học ngành học Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến giảng viên môn Thầy Nguyễn Hữu Nhuận dạy dỗ truyền đạt kiến thức bổ ích quý báu cho em suốt thời gian tham gia học vừa qua Trong thời gian tham dự lớp học thầy, em tiếp thu thêm nhiều kiến thức, bồi dưỡng nhận thức tinh thần làm việc hiệu quả, nghiêm túc Đây thực điều cần thiết giúp ích cho trình học tập làm việc em sau Bộ môn Quản trị học môn học thú vị,vơ bổ ích sinh viên Vì thời gian học tập chưa nhiều hiểu biết, tiếp thu môn học thân cịn nhiều hạn chế, luận em khó tránh khỏi thiếu sót điểm chưa chuẩn xác, mong thầy xem xét góp ý giúp làm em hồn thiện Em xin chân thành cảm ơn! MỤC LỤC Chương I: QUẢN TRỊ TRONG THỜI KÌ BẤT ỔN “BẠN ĐÃ CHUẨN BỊ ĐỂ TRỞ THÀNH MỘT NHÀ QUẢN TRỊ?” .5 Ý nghĩa mục: “TẠI SAO ĐỔI MỚI LÀ MỘT VẤN ĐỀ QUAN TRỌNG” Ý nghĩa mục: ĐỊNH NGHĨA VỀ QUẢN TRỊ Ý nghĩa mục: CÁC CHỨC NĂNG CỦA QUẢN TRỊ .6 Ý nghĩa mục: KẾT QUẢ THỰC HIỆN HOẠT ĐỘNG CỦA TỔ CHỨC Ý nghĩa mục: 6 CÁC KỸ NĂNG QUẢN TRỊ Ý nghĩa mục: 7 PHÂN LOẠI NHÀ QUẢN TRỊ Ý nghĩa mục: 8 NHỮNG ĐẶC TRƯNG CỦA MỘT NHÀ QUẢN TRỊ Ý nghĩa mục: 9 QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ CÁC TỔ CHỨC PHI LỢI NHUẬN 10 Ý nghĩa mục: 10 10 NĂNG LỰC QUẢN TRỊ HIỆN ĐẠI 10 Ý nghĩa mục: nickvu 10 CHƯƠNG V: ĐẠO ĐỨC VÀ TRÁCH NHIỆM XÃ HỘI 11 “BẠN SẼ TRỞ THÀNH NHÀ QUẢN TRỊ DŨNG CẢM?” 11 Ý nghĩa mục: 11 ĐẠO ĐỨC QUẢN TRỊ LÀ GÌ? 11 Ý nghĩa mục: 11 QUẢN TRỊ CÓ ĐẠO ĐỨC TRONG THỜI ĐẠI HIỆN NAY 11 Ý nghĩa mục: 12 NHỮNG VẤN ĐỀ LƯỠNG NAN ĐẠO ĐỨC: BẠN SẼ LÀM GÌ? .12 Ý nghĩa mục: 12 CÁC TIÊU CHUẨN RA QUYẾT ĐỊNH ĐẠO ĐỨC 12 Ý nghĩa mục: 13 Ý nghĩa mục: 13 TRÁCH NHIỆM XÃ HỘI CỦA CƠNG TY LÀ GÌ? .13 Ý nghĩa mục: 13 Phong trào xanh: 14 ĐÁNH GIÁ TRÁCH NHIỆM XÃ HỘI CỦA CÔNG TY .14 Ý nghĩa mục: 14 QUẢN TRỊ ĐẠO ĐỨC CÔNG TY VÀ TRÁCH NHIỆM XÃ HỘI 14 Ý nghĩa mục: 14 CÁC TÌNH HUỐNG KINH DOANH VỀ ĐẠO ĐỨC VÀ TRÁCH NHIỆM XÃ HỘI 15 Ý nghĩa mục: 15 Chương VII: HOẠCH ĐỊNH VÀ THIẾT LẬP MỤC TIÊU .16 Phong cách quản trị bạn có phù hợp với thiết lập mục tiêu hay không .16 Tổng quan việc thiết lập mục tiêu hoạch định 16 Thiết lập mục tiêu tổ chức WHAT 17 Hoạch định điều hành WHAT .18 11 Hoạch định môi trường bất ổn 21 Chương X: Thiết kế tổ chức thích nghi 26 Niềm tin bạn hoạt động lãnh đạo gì? 26 Thiết lập cấu trúc theo chiều dọc .26 Thiết kế phận cấu trúc tổ chức .26 BÀI LÀM: TỔNG QUAN: Tất chương tập trung vào việc khảo sát hoạt động phức tạp, kỹ song hành với chức vấn đề môi trường, cạnh tranh tồn cầu, vấn đề đạo đức có tác động đến cách thức nhà quản trị thực chức Vào cuối chương, bạn nhận thức số kỹ mà nhà quản trị sử dụng để giữ cho tổ chức hướng, bạn bắt đầu thông hiểu cách thức nhà quản trị đạt kết đáng ngạc nhiên thông qua người Chương I: QUẢN TRỊ TRONG THỜI KÌ BẤT ỔN Trả lời cho câu hỏi WHAT:Mục 1-8 Các mục bổ sung lẫn nhau, mục nhỏ bổ sung cho mục lớn “BẠN ĐÃ CHUẨN BỊ ĐỂ TRỞ THÀNH MỘT NHÀ QUẢN TRỊ?” Ý nghĩa mục: qua bảng câu hỏi giúp bạn nhận thấy thứ tự ưu tiên có thích ứng với nhu cầu đặt cho nhà quản trị ngày hay không “TẠI SAO ĐỔI MỚI LÀ MỘT VẤN ĐỀ QUAN TRỌNG” Ý nghĩa mục: Nhấn mạnh tầm quan trọng việc đổi “Các ngành công nghiệp, công nghệ, kinh tế, phủ xã hội trải qua chuyển đổi liên tục, đòi hỏi nhà quản lý phải đảm nhận vai trò hướng dẫn tổ chức theo quỹ đạo bối cảnh không dự đốn trước khả thích ứng linh hoạt đổi Khơng cơng ty tồn theo thời gian.” ĐỊNH NGHĨA VỀ QUẢN TRỊ Việc đổi phải đôi với khả quản trị (mục bổ sung cho mục trên) Ý nghĩa mục: Mô tả chức quản trị loại hoạt động quản trị tương ứng với chức chức quản trị: “Hoạch định (thiết lập mục tiêu định hoạt động), tổ chức (tổ chức hoạt động người), lãnh đạo (động viên, truyền thông với người khác, phát triển người), kiểm soát (thiết lập mục tiêu đo lường thực hiện)” Từ đưa khái niệm quản trị Định nghĩa Quản trị bao gồm hai ý tưởng quan trọng: “(1) chức quản trị; (2) cần phải đạt mục tiêu tổ chức theo cách thức có hiệu hiệu suất cao” CÁC CHỨC NĂNG CỦA QUẢN TRỊ Ý nghĩa mục: tiếp tục bổ sung cho mục trước phân tích rõ đặc trưng chức liệt kê trên, kèm với ví dụ minh họa thực tế Mỗi chức có mối quan hệ đan xen bổ sung lẫn nhau:  Hoạch định: “Hoạch định đề cập đến việc nhận dạng mục tiêu thực tương lai tổ chức, định công việc sử dụng nguồn lực cần thiết để đạt mục tiêu Nói cách khác, hoạch định thể việc tổ chức muốn đến đâu tương lai làm để đến đó”  Tổ chức: “Hoạt động tổ chức thường sau hoạch định phản ánh cách thức mà tổ chức nỗ lực để hoàn thành kế hoạch Tổ chức bao hàm việc phân cơng cơng việc, hợp nhóm công việc vào phận, ủy quyền, phân bổ nguồn lực toàn tổ chức”  Lãnh đạo: “Lãnh đạo thể việc sử dụng ảnh hưởng để động viên nhân viên đạt mục tiêu tổ chức Lãnh đạo bao hàm việc tạo giá trị văn hóa chia sẻ, truyền thơng mục tiêu đến người tồn tổ chức, truyền cảm hứng đến nhân viên với mong muốn họ thực công việc với kết cao hơn”  Kiểm soát: “bao hàm việc giám sát hoạt động nhân viên, xác định tổ chức có hướng q trình thực mục tiêu hay không, tiến hành điều chỉnh cần thiết” Tất nhà quản trị thực chức chức danh, chức vụ hay loại hình cơng việc Cơng việc quản trị chia phân cơng chun mơn hóa, thông qua việc thực chức quản trị mà hoàn thành mục tiêu đề tổ chức KẾT QUẢ THỰC HIỆN HOẠT ĐỘNG CỦA TỔ CHỨC Ý nghĩa mục: Mục tiếp tục đề cập đến khía cạnh định nghĩa quản trị việc đạt mục tiêu tổ chức theo cách thức có hiệu hiệu suất Các tổ chức diện rộng khắp xã hội nhiệm vụ nhà quản trị tổ chức phải đảm bảo nguồn lực sử dụng cách tốt để đạt mục tiêu tổ chức Giải thích khác biệt hiệu hiệu suất tầm quan trọng kết tổ chức  Hiệu tổ chức (organizational effectiveness) “thể mức độ đạt mục tiêu tuyên bố tổ chức hay mức độ thành công việc hồn thành mà tổ chức nỗ lực thực hiện”  Hiệu suất tổ chức (organizational efficiency) “thể mức độ nguồn lực sử dụng để đạt mục tiêu tổ chức, hay xác định số lượng nguồn lực sử dụng để sản xuất sản phẩm hay dịch vụ” Hiệu suất hiệu đồng thời đạt mức cao tổ chức CÁC KỸ NĂNG QUẢN TRỊ Ý nghĩa mục: tiếp tục nối tiếp bổ sung cho mục - muốn đạt kết địi hỏi nhà quản trị cần có loạt kỹ cần thiết “Mặc dù mức độ kỹ yêu cầu cấp quản trị khác thay đổi nhà quản trị cần phải sở hữu kỹ lĩnh vực quan trọng để thực công việc cách hiệu quả” Việc phát triển kỹ nhằm đối phó phức tạp tổ chức bối cảnh, môi trường bất ổn Mô tả kỹ nhận thức, quan hệ người, kỹ chun mơn thích ứng kỹ với nhà quản trị:  Kỹ nhận thức (phân tích & tư duy): khả hiểu biết để xem xét tổ chức góc nhìn tổng thể mối quan hệ phận cấu thành nên tổng thể  Kỹ quan hệ người (nhân sự, tương tác cá nhân): khả nhà quản trị tiến hành công việc với thông qua người khác để thực công việc cách có hiệu với tư cách thành viên nhóm  Kỹ chun mơn (kỹ thuật): thông hiểu thành thạo việc thực công việc phương pháp, kỹ thuật, công cụ làm việc hay kiến thức chuyên “Khi thất bại việc sử dụng kỹ năng”: Ý nghĩa mục : Mục đưa xảy nhà quản trị thất bại việc vận dụng kỹ cách có hiệu để đáp ứng yêu cầu bất ổn, thay đổi nhanh chóng giới Đồng thời, liệt kê tác nhân gây thất bại nhà quản trị Trong thời kỳ bất ổn nhà quản trị thật phải đứng chông chênh áp dụng kỹ lực mà đảm bảo lợi ích cho tổ chức đối tác hữu quan Nhiều ví dụ xảy nhà quản trị thất bại việc vận dụng kỹ năng: vụ bê bối đạo đức tài chính, khủng hoảng, lừa dối tham lam công ty… 10 yếu tố hàng đầu làm cho nhà quản trị thất bại:  “Kỹ thực tiễn truyền thông  Mối quan hệ làm việc/tương tác cá nhân  Sự khơng thích ứng người cơng việc  Thất bại việc định rõ phương hướng hay kỳ vọng kết  Thất bại việc điều chỉnh xóa bỏ thói quen cũ  Thất bại việc ủy giao quyền  Khơng đủ liêm cá nhân đáng tin cậy  Khơng có khả phát triển hợp tác làm việc theo đội/nhóm  Khơng có khả lãnh đạo hay động viên người khác  Thực hoạch định kém/hành vi thụ động” PHÂN LOẠI NHÀ QUẢN TRỊ Ý nghĩa mục: Từ mục đưa loại kỹ năng, nhà quản trị sử dụng chúng để thực chức quản trị (hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm sốt) tổ chức - có quy mơ lớn hay nhỏ, chế biến hay dịch vụ, lợi nhuận hay phi lợi nhuận, truyền thống hay dựa Internet, công việc tất nhà quản trị Các nhà quản trị chịu trách nhiệm hoạt động phận khác nhau, làm việc cấp khác cấu tổ chức, phải thỏa mãn yêu cầu khác để đạt kết thực công việc cao Hệ thống cấp bậc chia là: Nhà quản trị cấp cao, Nhà quản trị cấp trung, Nhà quản trị cấp sở Tổng quan, tất nhà quản trị thực hoạt động hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát, mức độ phương thức thực có khác Sự khác biệt chủ yếu công việc quản trị xuất theo chiều ngang chiều dọc: Phân loại nhà quản trị theo chiều dọc:  Nhà quản trị cấp sở “chủ yếu hỗ trợ cho việc thực công việc người lao động (hoạt động đội, nhân viên), chịu trách nhiệm sản xuất hàng hóa & dịch vụ”  Nhà quản trị cấp trung “chịu trách nhiệm triển khai chiến lược tổng thể, sách xác định từ nhà quản trị cấp cao, liên kết nhóm làm việc, đơn vị kinh doanh (phân bổ nguồn lực, phối hợp hoạt động đội, triển khai kế hoạch nhà quản trị cấp cao xuyên suốt phận tổ chức)”  Nhà quản trị dự án “chịu trách nhiệm việc hiểu sai tín hiệu”  Nhà quản trị cấp cao “tập trung chủ yếu vào việc giám sát môi trường bên xác định chiến lược tốt để tổ chức có tính cạnh tranh (chịu trách nhiệm toàn tổ chức)” Phân loại nhà quản trị theo chiều ngang:  Các nhà quản trị chức (functional managers) “chịu trách nhiệm phận chuyên thực chức đơn lẻ phận chức bao gồm người có kỹ lĩnh vực đào tạo”  Các nhà quản trị theo tuyến (Line manager): “đóng góp trực tiếp cho kết đầu ra” (vd: phận sản xuất, marketing sản phẩm, dịch vụ)  Các nhà quản trị tham mưu (staff manager): “lãnh đạo đơn vị chuyên môn nhằm tư vấn, hỗ trợ” (vd: phận tài nguồn nhân lực)  Các nhà quản trị điều hành (General manager) “chịu trách nhiệm hoạt động nhiều phận thực chức khác Một nhà quản trị điều hành chịu trách nhiệm hoạt động đơn vị độc lập” NHỮNG ĐẶC TRƯNG CỦA MỘT NHÀ QUẢN TRỊ “Tiến hành nhảy vọt: Những bước ban đầu trở thành nhà quản trị” Các hoạt động nhà quản trị:  Nặng nhọc căng thẳng  Đối mặt giao tiếp qua lời nói  Đa dạng không liên tục  Đồng người bên ngoài/khách hàng => Phải lập kế hoạch cho hoạt động, việc cần làm ngày (lịch làm việc) Việc học tập cách thức quản trị thời gian có hiệu thách thức lớn mà nhà quản trị nhận nhiệm vụ phải đối mặt Vai trò nhà quản trị Ý nghĩa mục: Mục giúp xác định 10 vai trò nhà quản trị, phân chia vào ba nhóm khái quát: thông tin (quản trị thông tin), tương tác cá nhân (quản trị thông qua người), định (quản trị thơng qua hành động) Mỗi vai trị thể hoạt động mà nhà quản trị thực để cuối hoàn thành chức quản trị  “Nhóm vai trị thơng tin: người đại diện, người lãnh đạo, người liên kết”  “Nhóm vai trị tương tác: người thu thập thơng tin (giám sát), người phổ biến thông tin (đối nội), người phát ngơn (đối ngoại)”  “Nhóm vai trị định: người phân bổ nguồn lực, người giải mâu thuẫn, người khởi xuất kinh doanh, người thương thảo” => Hiểu rõ vai trò nhà quản trị yếu tố quan trọng, chúng hoạt động có mối liên kết bổ trợ cho không rời rạc Trả lời cho câu hỏi HOW: mục 9, 10 Bổ trợ cho tiền đề mục trả lời câu hỏi WHAT, đưa chiến lược thực tiễn QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ CÁC TỔ CHỨC PHI LỢI NHUẬN Ý nghĩa mục: giúp ta đánh giá vai trò nhà quản trị doanh nghiệp nhỏ tổ chức phi lợi nhuận, vận dụng hoạt động, cách thức xác định trước vận dụng vào mơi trường thực tế  Các doanh nghiệp nhỏ phát triển: cần có kỹ quản trị đầy đủ để thúc đẩy doanh nghiệp  Các tổ chức phi lợi nhuận cần tài quản trị 10 NĂNG LỰC QUẢN TRỊ HIỆN ĐẠI Ý nghĩa mục: nickvu  Giúp hiểu thách thức cá nhân thay đổi mà người gặp phải trở thành nhà quản trị  “Thế giới ngày liên tục thay đổi thành công lệ thuộc vào đổi cải tiến liên tục => đưa lực cải tiến cần thiết để trở thành nhà quản trị thành công môi trường ngày nay”:  Hợp tác xuyên chức năng, cấp độ, khách hàng công ty  Thử nghiệm học tập quan trọng  Chia sẻ kiến thức thông tin  Thay “quản trị cách kiểm tra”, nhà quản trị ngày phải sử dụng “phong cách tiếp cận quản lý trao quyền” cho nhân viên Môi trường làm việc chủ yếu nhấn mạnh nỗ lực hợp tác theo nhóm đóng góp cá nhân nhất, địi hỏi nhà quản trị phải sở hữu khả lãnh đạo theo định hướng nhóm 10  “Bộ quy tắc đạo đức: giá trị liên quan đến vấn đề đạo đức, trách nhiệm xã hội dựa nguyên tắc cốt lõi sách tảng xác định cốt lõi triết lý tổng quát trách nhiệm công ty, chất lượng sản phẩm, cách thức đối xử với lao động Từ đưa quy trình sử dụng tình đạo đức cụ thể Khi nhà quản trị cấp cao hỗ trợ thực quy tắc này, bầu khơng khí đạo đức công ty thúc đẩy sâu sắc  “Cấu trúc đạo đức: hệ thống, luận điểm chương trình khác cơng ty thực để khuyến khích hỗ trợ hành vi đạo đức Các nhà quản trị giám sát tất khía cạnh đạo đức pháp lý, áp dụng truyền đạt rộng rãi tiêu chuẩn đạo đức cung cấp đào tạo đạo đức.”  “Hoạt động thổi còi: việc người nhân viên phơi bày thực tiễn phi đạo đức, vi phạm pháp luật khơng đáng nhà quản lý/ơng chủ Các nhà quản trị cần đào tạo để nhìn nhận hoạt động thổi cịi đẹm lại lợi ích khơng phải đe đọa cho công ty, Các hệ thống, quy định cần thiết lập để bảo vệ người mạnh dạn báo cáo hành vi phi đạo đức vi phạm pháp luật.” CÁC TÌNH HUỐNG KINH DOANH VỀ ĐẠO ĐỨC VÀ TRÁCH NHIỆM XÃ HỘI Ý nghĩa mục: Các tình giúp cho nhận mối quan hệ đạo đức công ty, trách nhiệm xã hội với kết tài cơng ty mối quan tâm nhà quản trị học giả nghiên cứu quản trị Các nghiên cứu nhìn chung cómột “mối quan hệ chiều hành vi có đạo đức trách nhiệm xã hội với kết hành doanh nghiệp”  Các nhà quản trị ngày cần “nhận thức việc quan tâm đến đạo đức trách nhiệm xã hội quan trọng việc quan tâm đến chi phí, lợi nhuận, tăng trưởng”  Các công ty cố gắng để đo lường yếu tố phi tài tạo giá trị  Các nhà quản lý có tầm nhìn xa nhận thức việc trì mối quan hệ kinh doanh thành cơng có lợi nhuận phụ thuộc nhiều vào nguyên tắc liêm trung thực Những nguyên tắc gắn liền với tảng trực tuyến thông tin sử dụng nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp đối tác khác Mặc dù lợi ích tài lúc kết hành động đạo đức, nhiều nhà quản lý trì niềm tin phát triển mức độ tin cậy đáng kể dẫn đến lợi cạnh tranh Lợi giá trị vô tiền bạc mua 15 Chương VII: HOẠCH ĐỊNH VÀ THIẾT LẬP MỤC TIÊU Chương giới thiệu cho ta biết quy trình hoạch định thiết lập mục tiêu tổ chức Trong việc sử dụng đồ chiến lược để liên kết mục tiêu lại với vô quan trọng Chương đem đến cho ta góc nhìn thực tế chất xã hội mục tiêu, ví dụ mục tiêu cần phải hợp lý tạo động lực tốt cho người lao động, đồng thời đưa số cách thức để thiết lập mục tiêu hiệu Bên cạnh đó, chương cung cấp cho người đọc biết lợi ích điểm hạn chế việc hoạch định thiết lập mục tiêu, đưa khái niệm quản trị phương tiện (MBM), góc nhìn thực tế đầy chi tiết hoạch định khủng hoảng cách thức hoạch định theo kịch Cuối cùng, chương đưa cách tiếp cận sáng tạo việc hoạch định mà nhà quản trị áp dụng sử dụng bảng đo lường thực hoạt động, triển khai đội thu thập thơng tin tình báo để tiến hành quy trình hoạch định mơi trường vô biến động Phong cách quản trị bạn có phù hợp với thiết lập mục tiêu hay không Ý nghĩa mục: qua bảng câu hỏi giúp bạn nhận thấy thứ tự ưu tiên có thích ứng với nhu cầu đặt cho việc hoạch định thiết lập mục tiêu Tổng quan việc thiết lập mục tiêu hoạch định Ý nghĩa mục: Định nghĩa: Mục tiêu mong đợi tương lai mà tổ chức cần thực Kế hoạch trình bày chi tiết cách để đạt mục tiêu xác định phân bổ nguồn lực, lịch trình, nhiệm vụ hành đồng cần thiết khác  Các cấp độ kế hoạch mức độ mục tiêu: (Thứ tự từ cao đến thấp) Tuyên bố sứ mệnh=> Các kế hoạch mục tiêu chiến lược- Nhà quản trị cấp cao toàn tổ chức=> Các kế hoạch mục tiêu chiến thuật nhà quản trị cấp trung (lập cho đơn vị trực thuộc chức năng)=> Các kế hoạch mục tiêu hoạt động (nhà quản trị cấp thấp cá nhân) Nhờ vào cấp độ trên, đề bước xác lập mục tiêu phương án hành động có hiệu Sau học tìm hiểu phần tổng quan hoạch định, em có bước đề thực mục tiêu:  Quy trình hoạch định tổ chức sau: Bước 1: Phát triển kế hoạch ( Xác định tầm nhìn, sứ mệnh, xác định mục tiêu) 16 Bước 2: Chuyển hóa kế hoạch ( Xác định kế hoạch mục tiêu chiến thuật, phát triển sơ đồ chiến lược, phát triển kế hoạch kịch bản) Bước 3: Xây dựng kế hoạch mục tiêu hoạt động Bước 4: Triển khai kế hoạch Bước 5: Giám sát học tập  Quy trình hoạch định tổ chức mang ý nghĩa sau:  Giúp ngăn ngừa tư ngắn hạn quan tâm đến hoạt động ngày nhà quản trị  Giúp nhà quản trị chuyển hóa từ kế hoạch thành hành động, cơng việc có kế hoạch rõ ràng nên khơng bị đình trệ  Đây phương pháp quản trị hiệu quả, nhằm tạo nên phương án hoạt động liền mạch, tạo động lực, mục tiêu phát triển tương lai lâu dài Thiết lập mục tiêu tổ chức WHAT Những lý cần thiết lập mục tiêu tổ chức:  Thiết lập mục tiêu tạo tập trung liên kết tổ chức Nếu bạn không thiết lập mục tiêu chung cho tồn cơng ty, phịng ban, phận, nhân viên khó trì tập trung họ vào công việc Bởi khơng có mục tiêu rõ ràng nhân viên nỗ lực theo cách mà họ nghĩ họ Do đó, giá trị mục tiêu khơng nằm thân mục tiêu mà giúp cá nhân, tổ chức cải thiện khả tập trung vào công việc  Thiết lập mục tiêu nâng cao hiệu suất công việc Theo lý thuyết mục tiêu Edwin Locke công bố 1960 rằng: nhân viên trì tập trung, nỗ lực cao cơng việc có mục tiêu công việc rõ ràng Muốn thiết lập mục tiêu xác, có khả ảnh hưởng đến nhiều đối tượng phải đảm bảo yếu tố sau: Tính cụ thể, tính đo lường, tính khả thi, tính liên quan giới hạn thời gian  Thiết lập mục tiêu giúp đo lường khối lượng công việc Thiết lập mục tiêu hiệu gắn kết, trì động lực làm việc cho tổ chức, nhân viên bạn Tuy nhiên, mục tiêu mang tính chất động viên, đầy tham vọng khơng thiết lập nhà quản trị mà chúng hình thành phát triển liên minh Dưới bước để trở thành nhà quản trị có lực liên minh hiệu quả: 17 Bước 1: Luôn lắng nghe, đưa ý kiến, thảo luận suy nghĩ, mong muốn thân với khách hàng nhà quản trị khác Bước 2: Tập trung giải xung đột Bước 3: Phá vỡ rào cản thực phối hợp phận => Những học kỹ cần có nhà quản trị là: theo đuổi mục tiêu quan trọng cần lắng nghe, thấu hiểu, sẵn sàng thảo luận để thiết lập liên kết liên minh vững Cần có kỹ đàm phán thảo luận để trở thành nhà quản trị hiệu Hoạch định điều hành WHAT Vấn đề mà nhà quản trị luôn đau đầu suy nghĩ làm cách thiết lập mục tiêu có hiệu Sau đó, nhà quản trị sử dụng số cách tiếp cận hoạch định quản trị theo mục tiêu, kế hoạch đơn dụng kế hoạch đa dụng  Tiêu chuẩn mục tiêu có hiệu quả: (Sử dụng nguyên tắc SMART) Specific (cụ thể) – Measurable (đo lường) – Achievable (khả thi) – Relevant (liên quan) – Time bound (giới hạn thời gian)  Tiêu chuẩn đo lường mục tiêu có hiệu theo lý thuyết thiết lập mục tiêu (Goal Setting) Locke: Commitment (cam kết)- Clarity (sự rõ ràng )- Challenging (Sự thách thức)- Task Complexity (sự phức tạp nhiệm vụ)- Feedback (Phản hồi) Quản trị theo mục tiêu (MBO – Management By Objectives) phương pháp quản lý nhà quản lý nhân viên thiết lập, ghi nhận giám sát mục tiêu khoảng thời gian cụ thể Mục đích MBO  Phương pháp quản trị theo mục tiêu đặt mục tiêu cá nhân đo lường dựa mục tiêu tổ chức  Triển khai MBO, nhà quản lý cần giám sát, quản lý để tất mục tiêu riêng lẻ phối hợp để hướng tới mục tiêu chung tổ chức  Có thể hình dung mục tiêu riêng lẻ mảnh ghép riêng cần giám sát, quản lý để hợp thành tranh chung, tổng thể, phù hợp  Mục đích MBO quản lý mục tiêu cá nhân để hướng tới đạt mục tiêu chung tồn tổ chức Đặc điểm MBO: 18  Các mục tiêu đặt văn hàng năm nhà quản lý liên tục theo dõi để kiểm tra tiến độ thực  Phần thưởng dành cho nhân viên theo mức độ hoàn thành mục tiêu  Thiết lập mục tiêu đánh giá hiệu công việc nhà quản lý liên quan thực  Mục tiêu MBO thiết lập cho tất cấp tổ chức  Chuyển từ mục tiêu chung tổ chức thành mục tiêu cá nhân để tăng mức độ cam kết hoàn thành hướng tới hiệu suất công việc, trách nhiệm công việc cao  Có đánh giá định kỳ hiệu suất, nhân viên cung cấp thông tin hiệu suất thực tế so với hiệu suất mục tiêu để có nhìn rõ hiệu cơng việc Quy trình MBO: • Bước 1: Thiết lập mục tiêu • Bước 2: Lên kế hoạch hành động • Bước 3: Theo dõi tiến độ • Bước 4: Đánh giá hiệu suất Ưu điểm MBO:  Hiệu suất công việc cải thiện  Giúp nhân viên có ý thức cao q trình hồn thành cơng việc  Giúp đánh giá chuẩn xác hiệu công việc dựa kết cơng việc hồn thành  Giúp sử dụng hiệu nguồn lực tổ chức  Tạo môi trường làm việc minh bạch, cởi mở Lợi ích hạn chế hoạch định WHAT Một câu hỏi khiến nhà quản trị băn khoăn việc hoạch định đem lại nhiều lợi ích hoạch định làm hạn chế việc thực cá nhân tổchức? Sau tìm hiểu giảng sách quản trị học, em rút lợi ích hoạch định sau: Giúp nhà quản trị: Phát hội Lường trước né tránh bất trắc tương lai Vạch hành động hữu hiệu Nhận thức rõ rủi ro hoạt động tổ chức Cải tiến, đổi mới, nâng cao lực cạnh tranh Đảm bảo tổ chức hoạt động cách có hiệu mơi trường thay đổi Sự phối hợp tốt hơn: 19  Nền tảng cho phối hợp hoạt động  Định rõ trách nhiệm phận phối hợp hoạt động  Định hướng nỗ lực thành viên phận theo hướng  Hiệu phối hợp nhóm Tập trung suy nghĩ tương lai:  Luôn cân nhắc nguồn lực cần thiết  Các hội rủi ro tiềm tàng  Gợi mở sàng lọc để vượt qua trở ngại ngắn hạn  Chuẩn bị cho tổ chức vận hành hiệu tương lai Kích thích tham gia:  Thành cơng địi hỏi tham gia tất thành viên  Tạo lập tảng chuyên môn kiến thức rộng việc lập kế hoạch  Nhân viên nỗ lực việc thực kế hoạch Hệ thống kiểm tra hiệu  Nền tảng tiêu chuẩn rõ ràng cho đánh giá  Nhân viên biết rõ phải làm  Tổ chức nhận rõ khoảng cách mục tiêu thực Hạn chế hoạch định sau:  Gị bó việc thực hiện, không linh hoạt, làm hạn chế sáng tạo  Đôi kết đạt hoạch định không phản ánh tiềm vốn có doanh nghiệp (Vd: Sản lượng đạt cao nhiều so với mực thực tế hoạch định)  Tính bảo thủ người làm hoạch định: Đây vấn đề tế nhị, nhà quản trị thường cố gắng bảo vệ hoạch định mà khơng dũng cảm nhận vô lý số điểm  Không rõ điểm bất cập hoạch định (Vd: Cơ sở vật chất lạc hậu, tay nghề lao động thấp,…)  Thông tin để hoạch định cũ, hay khơng xác Ý nghĩa mục 5: Trong điều kiện môi trường biến động, nội tổ chức ln chứa đựng rủi ro tiềm ẩn, để thích nghi với biến động môi trường tối thiểu hóa rủi ro bên trước hết nhà quản trị cần sử dụng đến chức hoạch định đem lại cho tổ chức tác dụng sau đây: 20  Nhận diện thời (cơ hội) kinh doanh tương lai  Có kế hoạch né tránh tối thiểu hóa nguy cơ, khó khăn  Triển khai kịp thời chương trình hành động, có nghĩa tạo tính chủ động thực  Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm tra dễ dàng, thuận lợi 11 Hoạch định môi trường bất ổn a Hoạch định tình - Là dự định trước tình xảy lên kế hoạch dự phịng, kế hoạch tình Đồng thời, phát triển phương án tương lai đa dạng để hình thành kế hoạch có tính thích ứng - Để hoạch định tình mơi trường bất ổn, nhà quản trị cần phải: + Nhận dạng yếu tố quan trọng thuộc mơi trường kinh tế suy thối, quy mô thị trường giảm sút, gia tăng chi phí nguồn hàng nhập vào,… + Dự báo danh mục phản ứng linh hoạt thay đổi cho tình tác động từ cao đến thấp, đặc biệt tình xấu b Xây dựng kịch - Là kỹ thuật dự báo với phiên mở rộng hoạch định tình Kỹ thuật giúp nhà quản trị chuẩn bị kịch cho tình hoạch định cách tiếp cận hoạch định tình - Kỹ thuật yêu cầu xem xét xu hướng khả mang tính khơng liên tục hình dung trước tương lai - Các nhà quản trị cần tư lẽ phải xuất thay tư yếu tố thuộc khứ hay thứ hữu - Đồng thời, môi trường đầy bất ổn nay, để giúp công ty đương đầu với biến số tác động đầy phức tạp, nhà quản trị có thể:  Thực diễn tập phạm vi mơ hình với kịch khác để thử ứng biến với biến cố, khủng hoảng xảy  Sử dụng kịch nhận biết phạm vi toàn cầu khủng hoảng nợ, suy thối kinh tế, nóng lên trái đất để phân tích mơ hình lực tác động đến ngành 21  Tiến hành khởi đầu câu hỏi "Điều xảy nếu?'' để gia tăng thông hiểu trước phác thảo kịch  Phác thảo từ đến kịch cho tập hợp biến số, xem xét chúng bối cảnh từ lạc quan đến bi quan  Luôn thực diễn tập kịch nhận thức phải xây dựng phương án khác trường hợp kế hoạch đặt bị sụp đổ  Xây dựng mối quan hệ mở đáng tin cậy với đối tác hữu quan then chốt như: khách hàng, người lao động, nhà cung cấp, nhà nước, nghiệp đoàn lao động cộng đồng c Quản trị khủng hoảng - Là trình chuẩn bị kế hoạch ứng phó cho tình khẩn cấp hay kiện khơng mong đợi xuất cách bất ngờ, mang tính tàn phá Những khủng hoảng hủy hoại cơng ty nhà quản trị không chuẩn bị hành động phản ứng nhanh chóng thích hợp - Tính chất khủng hoảng xảy khác nhau, nhiên kế hoạch hồn chỉnh có phối hợp tính tốn cẩn thận ứng phó với khủng hoảng - Việc thiết lập kế hoạch quản trị khủng hoảng giúp giảm thiểu phạm vi bị hệ luỵ, ảnh hưởng tiêu cực thảm hoạ Đồng thời giúp tổ chức trì uy tín thương hiệu với khách hàng đối tác hữu quan kể thời điểm khủng hoảng - Hoạch định khủng hoảng có hai giai đoạn: + Ngăn ngừa khủng hoảng: hoạt động nhà quản trị thực để ngăn khủng hoảng, đồng thời nhận biết tín hiệu cảnh báo khủng hoảng từ môi trường xung quanh Trong giai đoạn này, bước quan trọng xây dựng mối quan hệ mở đáng tin cậy với đối tác hữu quan then chốt người lao động, khách hàng, nhà cung ứng, nhà nước, nghiệp đoàn lao động, cộng đồng Việc vơ hữu ích giúp nhà quản trị ngăn ngừa dễ dàng phản ứng nhanh với khủng hoảng + Chuẩn bị khủng hoảng: hoạt động hoạch định chi tiết hành động cần thực để xử lý khủng hoảng chúng xảy Giai đoạn thứ gồm có ba bước:  Bước 1: Thiết lập đội quản trị khủng hoảng cử người phát ngơn thể tiếng nói thức công ty thời kỳ khủng hoảng  Bước 2: Xây dựng kế hoạch quản trị khủng hoảng chi tiết Bảng kế hoạch nên đa dạng dạng khủng hoảng khác thiên tai, khủng bố, khủng hoảng kinh tế,…  Bước 3: Thiết lập hệ thống truyền thông hiệu 22 - Một điều quan trọng cần lưu ý xây dựng kế hoạch quản trị khủng hoảng liên tục xem xét, tiến hành thao diễn để thực số chỉnh sửa cải tiến cần thiết Các cách tiếp cận sáng tạo hoạch định Trong môi trường kinh doanh có biến đổi liên tục vơ phức tạp cạnh tranh, cần có cách tiếp cận sáng tạo để xử lý vấn đề, thúc đẩy phân quyền mạnh mẽ hoạch định Vì vậy, việc khuyến khích người lao động tham gia vào tư xây dựng triển khai chiến lược điều kỳ vọng Dưới số công cụ cần thiết hỗ trợ cho việc hoạch định sáng tạo a Thiết lập mục tiêu có tính mở rộng để đạt tuyệt hảo o Mục tiêu mở rộng mục tiêu phù hợp đầy tham vọng Các mục tiêu mở rộng rõ ràng, hấp dẫn dễ kích thích nhân viên tạo tuyệt hảo Chúng mục tiêu không xa vời thực tế nhiên mang tính thách thức giúp thúc đẩy người trở nên sáng tạo việc tìm phương thức hồn thành o Mục tiêu lớn đầy tính táo bạo (BHAGBig hairy audacious goal) khái niệm mơ tả mục tiêu lớn có tính chất truyền cảm hứng, mục tiêu tác động mạnh mẽ đến lịng tự tơn người, đơi tổn thương lịng tự trọng để họ tập trung tâm trí vào việc thực thay đổi tư o Các nhà quản trị sử dụng công cụ mục tiêu mở rộng BHAG để thúc đẩy nhân viên tạo nên cách thức gây bùng nổ tư sáng tạo mức độ mạo hiểm cao b Sử dụng bảng đo lường thực hoạt động o Công cụ bảng đo lường thực hoạt động kinh doanh (business performance dashboard) ngày nhiều tổ chức sử dụng công cụ để nhà quản trị cấp cao theo dõi tiến độ thực hoạt động kinh doanh, xem xét chúng có hướng hay khơng dựa số tiêu chí đo lường chủ yếu: Tỷ lệ nhận gọi đến phận chăm sóc khách hàng giải khoảng thời gian cụ thể 23 - Bảng đo lường thực hoạt động thực phát huy hết tác dụng sức mạnh chúng công cụ áp dụng quy mơ tồn tổ chức, nhà máy, phận bán hàng,… công ty Khi đó, tất người lao động tổ chức theo dõi bám sát vào việc hồn thành mục tiêu, đồng thời tìm kiếm biện pháp sáng tạo để cam kết việc hoạt động bám sát mục tiêu đề c Triển khai đội thu thập thơng tin tình báo - Số lượng công ty hàng đầu sử dụng đội thu thập thơng tin tình báo để đáp ứng thách thức việc lựa chọn kế hoạch, mục tiêu điều kiện không đầy đủ thông tin ngày tăng - Một đội thu thập thơng tin tình báo thành lập cách kết hợp nhà quản trị nhân viên thuộc phận chức khác nhau, thường dẫn dắt chuyên gia thông tin cạnh tranh - Những thành viên đội làm việc để hiểu sâu sắc vấn đề kinh doanh cụ thể cần quan tâm, từ làm sáng tỏ, nhận dạng biến cố xảy Sau đó, đội đưa khuyến cáo kế hoạch mục tiêu liên quan đến vấn đề kinh doanh Các đội thu thập thơng tin tình báo mang lợi ích lớn cho tổ chức phải đối mặt với thách thức lớn thông tin thiếu nguồn tin hay bị nhiễu loạn thơng tin Khi nhận thấy đơn vị có khuynh hướng trở thành đối thủ cạnh tranh trực tiếp với doanh nghiệp, nhà quản trị lập đội thu thập thơng tin tình báo để: + Nhận dạng điều xảy ra? - Bằng cách thức điều xảy ra? - Mức độ tác động đến cơng ty nào? - Những thông tin sản phẩm đối thủ (có vượt trội so với sản phẩm tổ chức, …)Những việc làm giúp cung cấp góc nhìn sáng tỏ giúp cho nhà quản trị định có đầy đủ thơng tin mục tiêu Đồng thời, hình thành kế hoạch tình kịch liên quan đến vấn đề có tính chiến lược quan trọng Why: Những lý mà nhà quản trị cần đặt quan tâm lớn đến hoạt động thiết lập mục tiêu: - Thiết lập mục tiêu hoạt động tảng hoạch định - Việc thiết lập mục tiêu giúp nhà quản trị có thước đo cụ thể để đo lường mức độ hiệu phát triển tổ chức - Thiết lập mục tiêu giúp nhân viên hiểu vai trò, trách nhiệm thấy giá trị đóng góp họ phát triển công ty 24 - Mục tiêu hợp lý có tính thách thức hiệu giúp nhà quản trị người lao động giữ lửa trì động lực Những lý mà nhà quản trị cần đặt quan tâm lớn đến hoạt động hoạch định: Sau thiết lập mục tiêu, việc hoạch định giúp nhà quản trị xác định phương hướng phát triển cho doanh nghiệp để có chiến lược phù hợp tương lai Hoạch định giúp thiết kế hoạt động, phương sách cách thức cụ thể để thống phận tổ chức hướng đến mục tiêu đề Việc hoạch định làm giảm thiểu rủi ro, sai sót phịng tránh tổ chức Bên cạnh đó, việc hoạch định khủng hoảng giúp tổ chức đủ cứng cáp lĩnh vượt qua xảy thảm hoạ lường trước được, đồng thời đảm bảo hiệu ổn định hoạt động tổ chức môi trường kinh doanh bất ổn Hoạt động hoạch định giúp nhà quản trị thiết lập tiêu chuẩn để bên kiểm định hiệu dễ dàng kiểm soát, đánh giá tiến độ hoạt động nhân viên Đồng thời nhân viên bám sát tiêu chuẩn để đảm bảo hiệu cơng việc Trong q trình hoạch định, nhà quản trị có nhiều khả phát hội, tiềm dấu hiệu cảnh báo khủng hoảng để lường trước 25 Chương X: Thiết kế tổ chức thích nghi Niềm tin bạn hoạt động lãnh đạo gì? Mục cho người học biết niềm tin họ cho vị trí lãnh đạo Có thể có nhiều ý kiến khác bạn cần tìm bạn thuộc nhóm số Ví dụ có người cho người tài trung thành đặt vào vị trí lãnh đạo họ nhận lấy trách nhiệm lực cho nhóm hay tổ chứ, có người có niềm tin lãnh đạo khơng dựa vào hệ thống cấp bậc quyền lực Ngoài mục dẫn dắt bạn đến với thuộc thiết kế tổ chức tổ chức, doanh nghiệp Thiết lập cấu trúc theo chiều dọc Những mục truyền đạt cho người học định nghĩa cấu trúc tổ chức thảo luận đặc trưng hoạt động tổ chức thông qua khái niệm chuyên môn hóa cơng việc, chụỗi mệnh lệnh, phạm vi quản trị, tập trung phi tập trung Chun mơn hóa cơng việc cho phép tổ chức sử dụng lao động cách có hiệu Một nhân viên thực cơng việc định dành tồn nguồn lực cho cơng việc đó, họ có hiệu suất hiệu cao Chuỗi mệnh lệnh dựa hai nguyên tắc bản: tính mệnh lệnh tính đa hướng Chuỗi mệnh lệnh bao gồm quyền lực, trách nhiệm, ủy quyền quyền lực tuyến quyền lực tham mưu Phạm vi quản trị nhỏ nhà quản trị gần gũi với nhân viên, ngược lại nhà quản trị xa cách gần gũi với cấp họ phạm vi quản trị mở rộng Tập trung quyền lực nghĩa quyền định giao cho nhà quản trị cấp cao, phân tán quyền lực nghĩa định chuyển giao cho cấp thấp Thiết kế phận cấu trúc tổ chức Người học nắm rõ hai cách tiếp cận có tính đổi cấu trúc tổ chức theo đội theo mạng lưới ảo, cách tiếp cận hình thành để đáp ứng nhu cầu thay đổi tổ chức bối cảnh môi trường tồn cầu chứa nhiểu bất ổn Mục cịn mơ tả hệ thống cấu trúc tổ chức theo đội theo mạng lưới ảo giải thích lý mà chúng theo đuổi tổ chức doanh nghiệp 26 Tổ chức phối hợp theo chiều ngang Ở cấu trúc tổ chức theo chiều ngang, người học cần hiểu nhu cầu phối hợp, lực lượng đặc nhiệm, đội quản trị theo dự án, phối hợp mối quan hệ Cụ thể, nhu cầu phối hợp nhu cầu liên kết, đồng tất phận lại với nhau; lực lượng đặc nhiệm, đội quản trị theo dự án nghĩa giải công việc liên quan đến nhiều phận; phối hợp mối quan hệ nhờ mối quan hệ người mục tiêu chia sẻ truyền thơng giải mục tiêu lúc thích hợp Các cơng ty cần có tầm nhìn linh hoạt so với cấu trúc chiều dọc để đáp ứng thay đổi nhanh chóng liên tục mơi trường, phá vỡ rào cản phận, đáp ứng cần thiết phải liên kết phối hợp phận, cần hiểu lý tổ chức cần phối hợp phận cấp, mô tả chế sử dụng để đạt phối hợp Các yếu tố định hình cấu trúc Người học biết làm nhà quản trị biết có nên thiết kế cấu tổ chức mà nhấn mạnh đến hệ thống cấp bậc thức theo chiều dọc hay cấu định hướng truyền thông theo chiều ngang cộng tác Ở cấu trúc tương thích với chiến lược, nhà quản trị phải cố gắng nhiều để đưa lựa chọn chiến lược cấu trúc cho chúng phù hợp với Hai thuật ngữ cấu trúc học hữu sử dụng để giải thích cách thiết kế cấu trúc tổ chức để tạo phù hợp với chiến lược môi trường Ở cấu trúc thích hợp với cơng nghệ, nhà quản trị phải phân tích rủi ro, thách thức, đưa mục tiêu cụ thể, đo đếm được, đồng thời đánh giá công nghệ phù hợp với cơng ty Họ phải nhận định chuyển đổi số chiến lược thực theo giai đoạn o Câu hỏi Why Thiết kế tổ chức khái niệm vô quan trọng, người lãnh đạo cần hiểu rõ cấu doanh nghiệp nguyên tắc tái thiết kế tổ chức quan trọng để thực thành công mục tiêu, dự định doanh nghiệp Nếu không nắm rõ thiết kế tổ chức, người quản trị dẫn đến mâu thuẫn doanh nghiệp mình, vấn đề xảy liên tục nhà lãnh đạo thường không hay biết đến phớt lờ chúng o Vận dụng nội dung vào thực tiễn quản trị Như nói, thiết kế tổ chức có vai trò quan trọng quản trị Hiểu thiết kế tổ chức nhà quản trị, nhà lãnh đạo áp dụng vào mơ hình tổ chức doanh nghiệp cách đắn Nhà quản trị áp dụng nguyên tắc thiết kế cấu tổ chức vào doanh nghiệp nguyên tắc gắn với mục tiêu, thống huy, hiệu kinh tế, cân đối, nguyên tắc tin 27 tưởng Ví dụ, phân cơng nhiệm vụ cho phịng ban, nhà quản trị đảm bảo cân đối quyền hạn trách nhiệm phận, cá nhân Những giao trách nhiệm hồn thành cơng việc phải giao quyền hạn xứng đáng cho việc điều phối, phân phối công việc Hoặc là, nhà quản trị hiểu công việc cần đảm bảo thành viên nhận mệnh lệnh báo cáo cho cá nhân phận phụ trách dự án 28 29