Giới thiệu
Lí do chọn đề tài
Đại học Đông Đô là cơ sở giáo dục tại Việt Nam chuyên đào tạo các ngành Kinh tế, Kỹ thuật và Ngôn ngữ Hiện tại, trường cung cấp 23 chương trình đào tạo bậc Đại học, 7 chương trình Thạc sĩ và 1 chương trình Tiến sĩ.
Trường ĐH Đông Đô hiện chưa áp dụng Công nghệ thông tin một cách đồng bộ trong quản lý đào tạo và các hoạt động hỗ trợ như quản lý khoa học, học viên, hợp tác quốc tế, cơ sở vật chất, thông tin tư liệu - thư viện, và tạp chí Tình trạng này dẫn đến độ chính xác thông tin thấp, quản lý phân tán, và khó khăn trong xử lý công việc thủ công, không đáp ứng được nhu cầu mở rộng quy mô đào tạo trong tương lai Nghiên cứu và ứng dụng kiến trúc tổng thể sẽ giúp xây dựng các hệ thống thông tin quản lý đồng bộ, chuyên nghiệp, phù hợp với yêu cầu vận hành và phát triển của các đơn vị đào tạo.
Nội dung sơ lược
Hệ thống thông tin quản lý tổng thể cho trường sẽ kết nối nhiều giải pháp đồng bộ, đáp ứng nhu cầu quản lý đào tạo, cán bộ, cơ sở vật chất, khoa học và thông tin tư liệu Hệ thống cần có khả năng mở rộng để phục vụ các nghiệp vụ trong tương lai, tối ưu hóa quy trình quản lý đào tạo, hỗ trợ học viên và tăng cường giao tiếp giữa các phòng ban Điều này giúp giảm áp lực do sự tăng trưởng quy mô và nâng cao chất lượng đào tạo.
Phạm vi
- Nghiên cứu về hệ thống nghiệp vụ và các hệ thống thông tin quản lý tại các đơn vị đào tạo
- Nghiên cứu thực trạng hoạt động của trường ĐH Đông Đô
- Đề xuất giải pháp xây dựng hệ thống thông tin tổng thể cho trường ĐH Đông Đô Phạm vi:
Nghiên cứu các thành phần nghiệp vụ và hệ thống thông tin là cần thiết để xây dựng một hệ thống thông tin tổng thể hiệu quả cho các đơn vị đào tạo đại học và sau đại học Việc áp dụng các giải pháp phù hợp sẽ giúp cải thiện quy trình quản lý, nâng cao chất lượng đào tạo và đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của sinh viên và thị trường lao động.
- Nghiên cứu về kiến trúc tổng thể (EA) nói chung và cách áp dụng để xây dựng hệ thống thông tin tổng thể
- Khảo sát và đánh giá thực trạng hệ thống thông tin tại ĐH Đông Đô
- Thời gian nghiên cứu từ tháng 11/2021 đến tháng 01/2022
Phương pháp
2.1.1 Các nguyên tắc nghiệp vụ
Các nguyên tắc nghiệp vụ là cơ sở cho sự phát triển vàp áp dụng Kiến trúc tổng thể (EA) và Kiến trúc Nghiệp vụ (BA) nói riêng
STT Nguyên tắc Nội dung
1 Thoả mãn sự mong đợi của sinh viên, giảng viên
Toàn bộ các hoạt động của trường tập trung vào việc đào tạo học viên, nâng cao chất lượng
2 Phù hợp các tiêu chuẩn Tất cả các hoạt động trong trường phải phù hợp với quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo
3 Quy trình nghiệp vụ thống nhất
Các quy trình nghiệp vụ quản lý và hỗ trợ hoạt động đào tạo phải thống nhất tại tất cả các cơ sở đào tạo
4 Phối hợp giữa các tổ chức, phòng ban
Các nghiệp vụ liên quan giữa các đơn vị, phòng ban phải có sự liên kết chặt chẽ, không chồng chéo
2.1.2 Kiến trúc nghiệp vụ chính
Hình 1 Kiến trúc nghiệp vụ chính
Nghiệp vụ cốt lõi của các đơn vị đào tạo đại học và sau đại học là Quản lý đào tạo, trong khi các nghiệp vụ khác hỗ trợ cho việc tổ chức và vận hành hoạt động này Dù có thể xuất hiện những nghiệp vụ mới trong tương lai, nhưng vẫn cần đảm bảo tính đồng nhất và tương tác chặt chẽ với Quản lý đào tạo.
2.2 Kiến trúc Hệ thống thông tin
2.2.1 Dữ liệu a) Các nguyên tắc dữ liệu STT Nguyên tắc Nội dung
1 Dữ liệu là nguồn tài nguyên có giá trị
Dữ liệu là tài nguyên quý giá cho tổ chức, đặc biệt trong môi trường đại học, bao gồm thông tin về quá trình học tập của sinh viên, các công trình nghiên cứu và bài báo khoa học.
2 Dữ liệu là tài sản được chia sẻ
Dữ liệu được chia sẻ trong toàn bộ đơn vị đào tạo, cho phép người dùng truy cập vào các dữ liệu đã được phân quyền nhằm thực hiện nhiệm vụ của mình một cách hiệu quả.
3 Dữ liệu có thể truy cập
Dữ liệu phù hợp có thể truy cập được và luôn sẵn có cho người dùng khi cần
4 Dữ liệu có thể được tổng hợp
Dữ liệu có thể được tổng hợp để tính toán, thống kê liên quan đến việc đánh giá kết quả hoạt động đào tạo
5 Dữ liệu được sở hữu rõ rãng
Mỗi phòng ban và đơn vị đào tạo cần xác định rõ ràng và cụ thể về quyền sở hữu và truy cập dữ liệu, bao gồm dữ liệu chung và dữ liệu riêng.
6 Dữ liệu phải được bảo mật và an toàn
Dữ liệu phải được xử lý, lưu trữ an toàn, trành việc truy cập sử dụng trái phép b) Nguyên tắc thiết kế và xây dựng cơ sở dữ liệu
Có cơ chế chống truy cập bất hợp pháp vào CSDL
Khả năng thao tác song hành trên các bảng dữ liệu, phân vùng CSDL
Lưu trữ được nhiều loại dữ liệu trên CSDL
Người tạo cơ sở dữ liệu phải là quản trị viên hệ thống hoặc quản trị cơ sở dữ liệu, trong khi những người dùng khác không có quyền tạo cơ sở dữ liệu sẽ không được phép truy cập vào hệ thống.
Người sử dụng trong ứng dụng không được phép truy cập CSDL bằng các cách ngoài thao tác trên Hệ thống
Áp dụng cơ chế mã hóa hiệu quả cho toàn bộ dữ liệu và tập tin nhật ký trong hệ thống CSDL, đặc biệt cho các dữ liệu nhạy cảm như điểm thi và điểm tuyển sinh, chỉ những người có quyền mới có thể truy cập và chỉnh sửa Hệ thống cần phát hiện và cảnh báo ngay lập tức trong trường hợp có sửa đổi trái phép, như can thiệp vào hệ quản trị CSDL.
CSDL được xây dựng với nhiều công cụ và chính sách hỗ trợ chuyên viên quản trị, giúp họ dễ dàng quản lý, kiểm soát và giám sát hệ thống một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Hệ thống CSDL được trang bị đầy đủ các cơ chế sao lưu và khôi phục dự phòng, áp dụng nhiều phương pháp khác nhau để ứng phó hiệu quả với các nguy cơ rủi ro có thể xảy ra.
Dựa trên số lượng người dùng và yêu cầu ước tính về xử lý cũng như lưu trữ dữ liệu cho các nghiệp vụ quản lý, hệ thống nên lựa chọn sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft SQL Server.
2.2.2 Kiến trúc Ứng dụng a) Các nguyên tắc đối với kiến trúc ứng dụng
- Kiến trúc Ứng dụng hướng dịch vụ, mở
- Những dịch vụ ứng dụng cần được công bố công khai
- Kiến trúc Ứng dụng phải đảm bảo những ứng dụng được tích hợp một cách dễ dàng
- Những ứng dụng phải sử dụng phần mềm hoặc các thư viện phát triển được cấp phép
- Thứ tự ưu tiên cân nhắc triển khai ứng dụng: Tái sử dụng, Mua, Xây dựng
- Độc lập với hệ điều hành, có khả năng sử dụng trên nhiều hệ điều hành khác nhau
- Tách biệt những nguyên tắc nghiệp vụ
- Định hướng mở rộng theo mô hình dữ liệu lớn (big data)
- Giao diện người dùng nhất quán
Hệ thống cung cấp khả năng tùy biến cao cho các tham số quản lý, giúp điều chỉnh linh hoạt để đáp ứng nhu cầu quản lý đào tạo và giải quyết các vấn đề liên quan đến đào tạo một cách hiệu quả.
Độ tin cậy đề cập đến các đặc tính quan trọng như ổn định, an toàn và bảo mật Điều này đảm bảo rằng trong trường hợp xảy ra sự cố, không gây ra thiệt hại vật chất hay kinh tế.
Cơ chế làm việc của trình soạn thảo nội dung theo giao diện WYSIWYG cho phép người dùng thấy ngay những thay đổi mà họ vừa thực hiện, mang lại trải nghiệm biên tập tương tác tức thời và dễ dàng.
- Tương thích với các trình duyệt Web thông dụng
- Đáp ứng đầy đủ các yêu cầu kỹ thuật đối với hệ thống
- Đáp ứng đầy đủ các yêu cầu chức năng và phi chức năng cần xây dựng cho hệ thống phần mềm cổng thông tin
Chúng tôi cam kết đáp ứng đầy đủ các yêu cầu dịch vụ kỹ thuật liên quan đến chuyển đổi hệ thống cơ sở dữ liệu, bao gồm đào tạo và chuyển giao công nghệ, cũng như bảo hành và bảo trì hệ thống.
Để đảm bảo an toàn thông tin, cần thực hiện các cơ chế xác thực và cấp phép truy cập qua tên tài khoản và mật khẩu Hệ thống cũng nên có cơ chế chống dò mật khẩu tự động và cho phép người dùng đặt câu hỏi khôi phục mật khẩu.
Để đảm bảo an toàn bảo mật cho hệ thống, các dữ liệu quan trọng như tên tài khoản và mật khẩu cần được mã hóa khi truyền qua mạng Điều này giúp bảo vệ thông tin nhạy cảm khỏi các mối đe dọa tiềm ẩn Hơn nữa, nền tảng công nghệ và môi trường triển khai cũng đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì tính bảo mật của hệ thống.
Các nền tảng công nghệ hỗ trợ phát triển các HTTT quản lý trong các trường đại học gồm:
Kiến trúc cơ sở
Hình 4 Mô hình nghiệp vụ (BMC) tại trường đại học Đông Đô
Đại học Đông Đô có một cơ cấu tổ chức đa dạng bao gồm Hội đồng khoa học và đào tạo, Ban Giám đốc, 9 đơn vị chức năng, 23 Khoa và Bộ môn chuyên ngành, cùng với 2 tổ chức Khoa học Ngoài ra, trường còn có tổ chức phục vụ đào tạo, nghiên cứu khoa học, dịch vụ và 2 Cơ sở.
- Cơ sở 1: Đại học Đông Đô ở Km25, quốc lộ 6, Phú Nghĩa, Chương Mỹ, TP Hà Nội
- Cơ sở 2: Tòa nhà Đại học Đông Đô, số 60B Nguyễn Huy Tưởng, Thanh Xuân, Hà Nội
Đại học Đông Đô hiện có hơn 2000 nghiên cứu sinh và học viên cao học, bao gồm trên 1300 nghiên cứu sinh và hơn 700 học viên cao học Dự kiến, số lượng này sẽ tiếp tục tăng trong thời gian tới.
Dịch vụ nghiệp vụ Một số nghiệp vụ chính của các đơn vị đào tạo đại học:
Quản lý đào tạo là một trong những nghiệp vụ chính và quan trọng nhất trong lĩnh vực giáo dục Nghiệp vụ này bao gồm một số khía cạnh nhỏ như quản lý chương trình và kế hoạch đào tạo, quản lý tuyển sinh, quản lý hồ sơ học viên, và quản lý quá trình học tập.
Quản lý khoa học là việc tổ chức và giám sát các hoạt động nghiên cứu của học viên và cán bộ giảng viên, bao gồm cả quá trình thực hiện các đề tài nghiên cứu và quản lý chi phí liên quan.
Quản lý cán bộ giảng viên bao gồm việc theo dõi và quản lý thông tin của giảng viên thuộc đơn vị đào tạo cũng như giảng viên cộng tác Quy trình này không chỉ đánh giá chất lượng giảng viên mà còn đảm bảo việc thanh toán chi phí giảng dạy diễn ra một cách hiệu quả.
Quản lý tài chính trong giáo dục là quá trình theo dõi và kiểm soát thu chi học phí của học viên, đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả Đồng thời, việc quản lý thông tin thư viện cũng rất quan trọng, bao gồm việc quản lý dữ liệu về sách, giáo trình, luận văn, luận án, quy trình mượn trả sách, cập nhật thẻ, cũng như xuất bản và phát hành sách.
Quản lý tài sản và văn phòng bao gồm việc quản lý cơ sở vật chất như phòng học và trang thiết bị, cũng như công cụ dụng cụ Quy trình này còn liên quan đến việc mua sắm và thanh lý tài sản, đồng thời quản lý lịch đăng ký và sử dụng các phòng học, phòng họp để đảm bảo hiệu quả trong công việc.
Quản lý hợp tác quốc tế bao gồm việc quản lý thông tin về các dự án hợp tác quốc tế, giảng viên và học viên nước ngoài, cũng như tổ chức các hội thảo quốc tế và các hoạt động đối ngoại.
- Hợp tác giữa các đối tác nghiệp vụ
Đại học Đông Đô, với vai trò là đơn vị đào tạo sau đại học, thực hiện các nhiệm vụ tương tự như các cơ sở đào tạo đại học và sau đại học khác tại Việt Nam, bên cạnh đó còn có một số nghiệp vụ đặc thù riêng biệt.
Cụ thể, tại đại học Đông Đô có các nghiệp vụ chính sau đây:
- Quản lý hoạt động khoa học
- Quản lý phòng ban, khoa
- Quản lý cán bộ, giảng viên
- Quản lý hợp tác quốc tế
- Quản lý bổ sung kiến thức và đào tạo ngắn hạn
- Quản lý công tác học viên
- Quản lý chất lượng đào tạo
Quản lý đảng, đoàn thể là một trong những nghiệp vụ quan trọng tại Đại học, trong đó Quản lý đào tạo đóng vai trò then chốt Bài viết này sẽ phân tích chi tiết các nghiệp vụ chính liên quan đến quản lý đào tạo trong môi trường giáo dục.
3.2.1 Quy trình quản lý đào tạo
Quản lý đào tạo là yếu tố cốt lõi và quan trọng nhất trong các tổ chức giáo dục, đặc biệt là tại Đại học Đông Đô Nó không chỉ quyết định toàn bộ hoạt động của trường mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả đào tạo Quy trình quản lý đào tạo cũng rất phức tạp, bao gồm tất cả các bước từ tuyển sinh đến khi sinh viên tốt nghiệp.
Quy trình quản lý đào tạo bao gồm nhiều quy trình nhỏ như mô tả trong hình dưới đây:
Hình 5 Các nghiệp vụ chính tại Đại học Đông Đô
3.2.1.1 Quy trình quản lý học phần, quản lý ngành đào tạo
Đại học Đông Đô thiết kế chương trình đào tạo chi tiết, xác định rõ các ngành nghề, thời gian và học phần cho từng ngành Thông tin học phần bao gồm mã học phần, tên học phần, khoa giảng dạy, số tín chỉ, tổng số buổi học, số buổi nghỉ phép và tỷ lệ điểm thành phần so với điểm thi cuối học phần.
3.2.1.2 Quy trình quản lý tuyển sinh
Sau khi lập kế hoạch đào tạo, bước tiếp theo là tuyển sinh học viên, bao gồm hai đối tượng chính: Học viên cao học và Nghiên cứu sinh Mỗi đối tượng sẽ có quy trình tuyển sinh riêng, trong đó học viên cao học sẽ trải qua kỳ thi tuyển đầu vào, trong khi nghiên cứu sinh sẽ được xét duyệt thông qua hội đồng.
Hình 7 Quy trình tuyển sinh
Thí sinh cần mua một bộ hồ sơ từ Đại học Đông Đô và điền đầy đủ thông tin vào các giấy tờ, bao gồm phiếu đăng ký dự thi tuyển sinh trình độ thạc sĩ hoặc tiến sĩ, sơ yếu lý lịch, đơn đăng ký dự thi và bản cam kết Danh sách các giấy tờ cần nộp sẽ được liệt kê trong bộ hồ sơ hoàn chỉnh.
Khi thí sinh nộp hồ sơ, cán bộ phòng đào tạo sẽ tiến hành kiểm tra và thu nhận hồ sơ Sau đó, thông tin của thí sinh sẽ được nhập vào các file excel để phục vụ cho việc quản lý và thống kê danh sách thí sinh.
Kiến trúc mục tiêu
4.1 Các mục tiêu khi xây dựng HTTT tổng thể của trường Đại Học Đông Đô
Tin học hoá và hiện đại hoá công tác quản lý đào tạo là cần thiết để nâng cao hiệu quả giáo dục Việc áp dụng hệ thống quản lý đào tạo cùng các hệ thống thông tin quản lý liên quan, được thiết kế riêng cho trường, sẽ giúp tối ưu hóa quy trình quản lý và nâng cao chất lượng đào tạo.
Đại học Đông Đô hướng tới xây dựng một hệ thống thông tin tổng thể, hoàn chỉnh, an toàn và bảo mật, nhằm nâng cao chất lượng đào tạo Hệ thống hiện đại này sẽ đáp ứng đầy đủ các yêu cầu thực tế, tạo nền tảng vững chắc cho giai đoạn phát triển mạnh mẽ trong tương lai.
- Quy chuẩn hoá công tác quản lý đào tạo, nâng cao chất lượng đào tạo nói riêng và hiệu quả hoạt động của nhà trường nói chung
Nâng cấp hạ tầng CNTT của nhà trường là cần thiết để tạo ra một môi trường hoạt động hiệu quả cho hệ thống phần mềm, từ đó hỗ trợ tốt hơn cho công tác đào tạo.
Hệ thống được thiết kế với khả năng phát triển linh hoạt, đáp ứng hiệu quả các yêu cầu quản lý đào tạo và các vấn đề liên quan đến giáo dục của nhà trường Nó có khả năng mở rộng dễ dàng để thích ứng với các nghiệp vụ mới phát sinh trong tương lai.
Hệ thống này cung cấp khả năng tùy biến các tham số quản lý, giúp điều chỉnh linh hoạt để đáp ứng các yêu cầu trong quản lý đào tạo và giải quyết các vấn đề liên quan đến đào tạo của nhà trường.
Độ tin cậy của hệ thống bao gồm các yếu tố như ổn định, an toàn và bảo mật Hệ thống cần hoạt động liên tục và ổn định, có khả năng phục vụ một số lượng lớn người dùng đồng thời mà không gây ra thiệt hại vật chất hay kinh tế khi xảy ra sự cố.
Hệ thống tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên như bộ nhớ, tốc độ xử lý máy tính và đường truyền, đảm bảo hiệu quả cao trong quá trình vận hành.
Khả năng sử dụng hệ thống đào tạo có thể đáp ứng tối thiểu 2000 nghiên cứu sinh và học viên cao học, đồng thời có tiềm năng mở rộng để phục vụ từ 20.000 đến 30.000 học viên trong vòng 5 đến 10 năm tới.
Hệ thống cần đảm bảo yêu cầu bảo mật bằng cách phân quyền chức năng và dữ liệu cho từng người dùng theo vai trò của họ, giới hạn truy cập vào dữ liệu và tài nguyên tương ứng Ngoài ra, cần có cơ chế phát hiện và ngăn chặn việc chỉnh sửa dữ liệu thủ công, như dữ liệu điểm số và học phí Tất cả các truy cập vào hệ thống phải được ghi lại để phục vụ cho việc điều tra khi cần thiết.
4.2 Kiến trúc ứng dụng mục tiêu Để xây dựng hệ thống thông tin cho Trường Đại học Đông Đô một cách toàn diện, cần tiếp cận xây dựng theo hướng tiếp cận kiến trúc tổng thể như đã trình bầy trong phần hai của tài liệu này, nhắm tới việc tích hợp toàn diện các hoạt động, nghiệp vụ, thông tin của nhà trường, tiến tới xây dựng một hệ thống thông tin tổng thể như hình dưới đây:
Kiến trúc này bao gồm 04 lớp như sau:
Lớp Giao tiếp tạo ra một cổng thông tin nhà trường, cho phép cán bộ, giảng viên cùng các cá nhân, tổ chức được phép truy cập vào hệ thống thông tin và cơ sở dữ liệu của nhà trường Mỗi đối tượng sẽ có quyền truy cập khác nhau vào các tài nguyên trong hệ thống, tùy thuộc vào vai trò và đặc thù nghiệp vụ của họ.
Lớp Ứng dụng bao gồm các hệ thống thông tin quản lý (HTTT) được thiết kế để hỗ trợ các hoạt động của nhà trường Các hệ thống này bao gồm: hệ thống quản lý đào tạo, hệ thống quản lý thư viện, hệ thống quản lý khoa học, hệ thống quản lý cán bộ, hệ thống quản lý tài sản, hệ thống quản lý tài chính, và hệ thống quản lý tạp chí, cùng với các HTTT khác tùy theo nhu cầu cụ thể của từng cơ sở giáo dục.
Lớp Cơ sở dữ liệu quản lý thông tin và dữ liệu của nhà trường, bao gồm thông tin đào tạo, học viên, thư viện, nghiên cứu khoa học công nghệ và các thông tin khác Tất cả dữ liệu trong hệ thống được chia sẻ lẫn nhau, đồng thời đảm bảo tính bảo mật và toàn vẹn dữ liệu.
Lớp hạ tầng kỹ thuật bao gồm hệ thống máy chủ, máy tính cá nhân, an ninh thông tin và hạ tầng mạng, đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ các lớp ứng dụng phía trên Để đáp ứng nhu cầu phát triển của các lớp này, hạ tầng kỹ thuật cần được triển khai một cách đồng bộ và hiệu quả.
Tổng quan về chức năng chính các HTTT cơ bản cần được xây dựng để đáp ứng các nhu cầu quản lý và vận hành nhà trường :
Hệ thống quản lý đào tạo ngày càng trở nên cần thiết trong bối cảnh quy mô đào tạo tại các cơ sở giáo dục tăng lên Hệ thống này không chỉ giúp quản lý hiệu quả và chính xác quá trình đào tạo học viên mà còn nâng cao chất lượng và quy mô đào tạo.