Giới thiệu
Lí do chọn đề tài
ĐH Đông Đô là đơn vị đào tạo bậc Đại học và Sau ĐH về các ngành Kinh tế, kỹ thuật, ngôn ngữ tại Việt Nam ĐH Đông Đô hiện đang đào tạo 23 ngành trình độ Đại học và 7 ngành đào tạo trình độ thạc sĩ, 1 ngành đào tạo trình độ tiến sĩ.
Hiện nay, trường ĐH Đông Đô chưa ứng dụng Công nghệ thông tin một cách đồng bộ trong công tác quản lý đạo tạo cũng như các công tác liên quan đến hoạt động phục vụ đào tạo như quản lý khoa học; quản lý học viên; hợp tác quốc tế, quản lý cơ sở vật chất, quản lý thông tin tư liệu - thư viện, quản lý tạp chí Điều đó ảnh hưởng đến độ chính xác của các thông tin, phân tán trong việc quản lý và vận hành, xử lý công việc thủ công và khó đáp ứng được nhu cầu mở rộng quy mô đào tạo trong tương lai.
Thông qua việc nghiên cứu ứng dụng kiến trúc tổng thể, có thể đưa ra được giải pháp xây dựng các hệ thống thông tin quản lý đồng bộ, chuyên nghiệp, đáp ứng được nhu cầu vận hành và phát triển của các đơn vị đào tạo.
Nội dung sơ lược
Hệ thống thông tin quản lý tổng thể cho trường sẽ là tập hợp của nhiều giải pháp được kết nối với nhau một cách đồng bộ, đáp ứng được nhu cầu quản lý tổng thể từ việc quản lý đào tạo, quản lý cán bộ, quản lý cơ sở vật chất, quản lý khoa học, quản lý thông tin tư liệu Hệ thống cũng phải có khả năng mở rộng để đáp ứng các nghiệp vụ vận hành và quản lý trong tương lai Hệ thống sẽ giúp tối ưu hóa quy trình quản lý đào tạo, hỗ trợ học viên học tập, tăng cường giao tiếp thông tin giữa các phòng ban, khoa đào tạo Từ đó sẽ giúp giảm bớt áp lực do sự tăng trưởng về quy mô và nâng cao chất lượng đào tạo.
Phạm vi
- Nghiên cứu về hệ thống nghiệp vụ và các hệ thống thông tin quản lý tại các đơn vị đào tạo.
- Nghiên cứu thực trạng hoạt động của trường ĐH Đông Đô.
- Đề xuất giải pháp xây dựng hệ thống thông tin tổng thể cho trường ĐH Đông Đô Phạm vi:
- Nghiên cứu các cấu phần nghiệp vụ, hệ thống thông tin và giải pháp xây dựng hệ thống thông tin tổng thể trong các đơn vị đào tạo đại học và sau đại học.
- Nghiên cứu về kiến trúc tổng thể (EA) nói chung và cách áp dụng để xây dựng hệ thống thông tin tổng thể.
- Khảo sát và đánh giá thực trạng hệ thống thông tin tại ĐH Đông Đô.
- Thời gian nghiên cứu từ tháng 11/2021 đến tháng 01/2022
Phương pháp
2.1.1 Các nguyên tắc nghiệp vụ
Các nguyên tắc nghiệp vụ là cơ sở cho sự phát triển vàp áp dụng Kiến trúc tổng thể (EA) và Kiến trúc Nghiệp vụ (BA) nói riêng.
STT Nguyên tắc Nội dung
1 Thoả mãn sự mong đợi Toàn bộ các hoạt động của trường tập trung vào của sinh viên, giảng viên việc đào tạo học viên, nâng cao chất lượng
2 Phù hợp các tiêu chuẩn Tất cả các hoạt động trong trường phải phù hợp với quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo
3 Quy trình nghiệp vụ Các quy trình nghiệp vụ quản lý và hỗ trợ hoạt thống nhất động đào tạo phải thống nhất tại tất cả các cơ sở đào tạo
4 Phối hợp giữa các tổ Các nghiệp vụ liên quan giữa các đơn vị, phòng chức, phòng ban ban phải có sự liên kết chặt chẽ, không chồng chéo
2.1.2 Kiến trúc nghiệp vụ chính
Hình 1 Kiến trúc nghiệp vụ chính
Nghiệp vụ cốt lõi của các đơn vị đào tạo đại học và sau đại học là Quản lý đào tạo Các nghiệp vụ khác sẽ phục vụ cho việc tổ chức, vận hành và bổ trợ cho nghiệp vụ Quản lý đào tạo Trong tương lai có thể phát sinh những nghiệp vụ mới nhưng vẫn phải đảm bảo tính đồng nhất và tương tác với Quản lý đào tạo.
2.2 Kiến trúc Hệ thống thông tin
2.2.1 Dữ liệu a) Các nguyên tắc dữ liệu
STT Nguyên tắc Nội dung
1 Dữ liệu là nguồn tài Dữ liệu là nguồn tài nguyên có giá trị đối với 1 tổ nguyên có giá trị chức, cụ thể trong trường ĐH là thông tin về quá trình học tập SV, các công trình khoa học, bài báo, …
2 Dữ liệu là tài sản Dữ liệu được chia sẻ trong toàn đơn vị đào tạo, người được chia sẻ dùng có thể truy cập vào dữ liệu được phân quyền để thực hiện nhiệm vụ của mình
3 Dữ liệu có thể truy Dữ liệu phù hợp có thể truy cập được và luôn sẵn có cập cho người dùng khi cần
4 Dữ liệu có thể được Dữ liệu có thể được tổng hợp để tính toán, thống kê tổng hợp liên quan đến việc đánh giá kết quả hoạt động đào tạo
5 Dữ liệu được sở Mỗi phòng ban, đơn vị đào tạo có định nghĩa cụ thể và hữu rõ rãng rõ rang về dữ liệu được sở hữu và truy cập, dữ liệu chung, dữ liệu riêng
6 Dữ liệu phải được Dữ liệu phải được xử lý, lưu trữ an toàn, trành việc bảo mật và an toàn truy cập sử dụng trái phép b) Nguyên tắc thiết kế và xây dựng cơ sở dữ liệu
Có cơ chế chống truy cập bất hợp pháp vào CSDL.
Khả năng thao tác song hành trên các bảng dữ liệu, phân vùng CSDL.
Lưu trữ được nhiều loại dữ liệu trên CSDL.
Người tạo CSDL phải là người có quyền quản trị hệ thống hoặc quản trị cơ sở dữ liệu. Người sử dụng khác không tạo ra CSDL sẽ không được phép truy cập vào hệ thống.
Người sử dụng trong ứng dụng không được phép truy cập CSDL bằng các cách ngoài thao tác trên Hệ thống.
Áp dụng cơ chế mã hóa trong suốt và hiệu quả cho toàn bộ dữ liệu và các tập tin nhật kí trên hệ thống CSDL Đặc biệt với một số dữ liệu nhạy cảm như dữ liệu điểm thi, điểm tuyển sinh, chỉ những người có quyền mới có thể được xem và sửa đổi. Trường hợp sửa đổi trái phép (ví dụ can thiệp trực tiếp vào hệ quản trị CSDL) hệ thống phải phát hiện và cảnh báo ngay lập tức.
CSDL bằng nhiều công cụ và chính sách, nhằm hỗ trợ tối đa cho chuyên viên quản trị trong việc quản lý, kiểm soát và giám sát vận hành hệ thống một cách đơn giản và nhanh chóng.
Có đầy đủ các cơ chế sao lưu dự phòng - khôi phục hệ thống CSDL theo nhiều phương pháp nhằm đối phó với các nguy cơ rủi ro xảy ra trên hệ thống.
Dựa trên số lượng người dùng, yêu cầu ước tính về xử lý và lưu trữ dữ liệu của các nghiệp vụ quản lý, hệ thống nên dùng hệ quản trị CSDL Microsoft SQL Server.
2.2.2 Kiến trúc Ứng dụng a) Các nguyên tắc đối với kiến trúc ứng dụng
- Kiến trúc Ứng dụng hướng dịch vụ, mở
- Những dịch vụ ứng dụng cần được công bố công khai
- Kiến trúc Ứng dụng phải đảm bảo những ứng dụng được tích hợp một cách dễ dàng
- Những ứng dụng phải sử dụng phần mềm hoặc các thư viện phát triển được cấp phép - Thứ tự ưu tiên cân nhắc triển khai ứng dụng: Tái sử dụng, Mua, Xây dựng
- Độc lập với hệ điều hành, có khả năng sử dụng trên nhiều hệ điều hành khác nhau - Tách biệt những nguyên tắc nghiệp vụ
- Định hướng mở rộng theo mô hình dữ liệu lớn (big data)
- Giao diện người dùng nhất quán
- Khả năng tuỳ biến các tham số: Hệ thống cho phép thay đổi các tham số quản lý để đáp ứng các yêu cầu quản lý đào tạo và các vấn đề liên quan đến đào tạo
- Độ tin cậy: là các đặc tính như là độ ổn định, độ tin cậy, an toàn và bảo mật Không gây ra các thiệt hại vật chất hay kinh tế trong trường hợp hư hỏng.
Kiến trúc cơ sở
Hình 4 Mô hình nghiệp vụ (BMC) tại trường đại học Đông Đô
Ngoài Hội đồng khoa học và đào tạo của Đại học, Ban Giám đốc, Đại học Đông Đô còn có 9 đơn vị chức năng, 23 Khoa, Bộ môn chuyên ngành, 2 tổ chức Khoa học, tổ chức phục vụ đào tạo, nghiên cứu khoa học, tổ chức dịch vụ và 2 Cơ sở:
- Cơ sở 1: Đại học Đông Đô ở Km25, quốc lộ 6, Phú Nghĩa, Chương Mỹ, TP Hà Nội
- Cơ sở 2: Tòa nhà Đại học Đông Đô, số 60B Nguyễn Huy Tưởng, Thanh Xuân, Hà Nội
Tổng số nghiên cứu sinh và học viên cao học đang học tập và nghiên cứu tại Đại học Đông Đô lên đến trên 2000 người, trong đó có trên 1300 nghiên cứu sinh và trên 700 học viên cao học Số lượng nghiên cứu sinh và học viên cao học đến Đại học Đông Đô để học tập và nghiên cứu sẽ còn tiếp tục tăng lên trong thời gian tới.
- Quản lý đào tạo: đây là một trong những nghiệp vụ chính và quan trọng nhất Trong nghiệp vụ quản lý đào tạo thường gồm một số nghiệp vụ nhỏ: Quản lý chương trình và kế hoạch đào tạo, Quản lý tuyển sinh, Quản lý hồ sơ, Quản lý quá trình học tập.
- Quản lý khoa học: quản lý các hoạt động nghiên cứu khoa học của học viên, cán bộ giảng viên, quá trình thực hiện các đề tài, chi phí thực hiện.
- Quản lý cán bộ giảng viên: quản lý các thông tin liên quan đến cán bộ giảng viên trực thuộc đơn vị đào tạo hoặc các giảng viên cộng tác (cơ hữu), đánh giá chất lượng giảng viên, thanh toán chi phí giảng dạy …
- Quản lý tài chính: quản lý quá trình thu chi học phí của học viên - Quản lý thông tin thƣ viện: quản lý thông tin về sách, giáo trình, luận văn, luận án, mượn trả sách, cập thẻ, xuất bản và phát hành sách.
- Quản lý tài sản, văn phòng: quản lý cơ sở vật chất (phòng học, trang thiết bị), công cụ dụng cụ, quá trình mua sắm, thanh lý tài sản, quản lý lịch đăng ký và sử dụng phòng học, phòng họp…
- Quản lý hợp tác quốc tế: quản lý các thông tin dự án hợp tác quốc tế, giảng viên và học viên nước ngoài, tổ chức các buổi hội thảo quốc tế, các hoạt động đối ngoại.
- Hợp tác giữa các đối tác nghiệp vụ
Là đơn vị đào tạo sau đại học, các nhiệm vụ liên quan tại đại học Đông Đô cũng tương tự các nghiệp vụ chung tại các đơn vị đào tạo Đại học và sau Đại học khác tại Việt Nam, tất nhiên cũng có một số nghiệp vụ đặc thù riêng Cụ thể, tại đại học Đông Đô có các nghiệp vụ chính sau đây:
- Quản lý hoạt động khoa học
- Quản lý phòng ban, khoa
- Quản lý cán bộ, giảng viên
- Quản lý hợp tác quốc tế
- Quản lý bổ sung kiến thức và đào tạo ngắn hạn
- Quản lý công tác học viên
- Quản lý chất lượng đào tạo
- Quản lý đảng, đoàn thể
Trong số các nghiệp vụ trên, nghiệp vụ liên quan đến Quản lý đào tạo là quan trọng nhất Tiếp theo đây sẽ phân tích rõ hơn về một số nghiệp vụ chính tại Đại học.
3.2.1 Quy trình quản lý đào tạo
Quản lý đào tạo là nghiệp vụ cốt lõi và quan trọng nhất trong các tổ chức đào tạo nói chung và đại học Đông Đô nói riêng Nó quyết định đến toàn bộ quá trình hoạt động của Đại học Đông Đô cũng như quyết định đến kết quả đào tạo Đây cũng là nghiệp vụ phức tạp nhất liên quan đến toàn bộ quá trình tuyển sinh và đào tạo một học viên từ khi tuyển sinh đến khi tốt nghiệp.
Quy trình quản lý đào tạo bao gồm nhiều quy trình nhỏ như mô tả trong hình dưới đây:
Hình 5 Các nghiệp vụ chính tại Đại học Đông Đô
3.2.1.1 Quy trình quản lý học phần, quản lý ngành đào tạo
Trước tiên, Đại học Đông Đô xây dựng chương trình và kế hoạch đào tạo trong đó quy định rõ các ngành nghề đào tạo, thời gian đào tạo, các học phần đào tạo với từng ngành nghề Thông tin của các học phần bao gồm: mã học phần, tên học phần, khoa viện giảng dạy, số tín chỉ, tổng số buổi học, số buổi được phép nghỉ học, tỉ lệ tính điểm của điểm thành phần và điểm thi hết học phần.
Hình 6 Quy trình thiết lập chương trình và kế hoạch đào tạo
3.2.1.2 Quy trình quản lý tuyển sinh
Sau khi đã có kế hoạch đào tạo sẽ tiến hành bước tuyển sinh học viên, có 2 đối tượng học viên là Học viên cao học và Nghiên cứu sinh Với mỗi đối tượng tuyển sinh sẽ có những quy trình tuyển sinh cụ thể khác nhau Với tuyển sinh thạc sỹ thì sẽ thi tuyển đầu vào, với nghiên cứu sinh thì xét duyệt qua hội đồng.
Hình 7 Quy trình tuyển sinh
Thí sinh mua 1 bộ hồ sơ từ Đại học Đông Đô và điền thông tin vào các giấy tờ trong đó có phiếu đăng ký dự thi tuyển sinh trình độ thạc sĩ hoặc tiến sỹ, sơ yếu lý lịch,đơn đăng ký dự thi tuyển sinh, bản cam kết Các giấy tờ thí sinh cần nộp
được liệt kê trong danh sách hồ sơ gồm có trong bộ hồ sơ hoàn chỉnh.
Hồ sơ khi thí sinh nộp sẽ được cán bộ phòng đào tạo kiểm tra và thu nhận Cán bộ phòng đào tạo sẽ nhập thông tin của thí sinh vào các file excel để quản lý,
thống kê danh sách thí sinh.
Kiến trúc mục tiêu
4.1 Các mục tiêu khi xây dựng HTTT tổng thể của trường Đại
- Tin học hoá, hiện đại hoá công tác quản lý đào tạo bằng cách áp dụng hệ thống quản lý đào tạo và các hệ thống thông tin quản lý liên quan được xây dựng riêng cho trường.
- Hướng tới xây dựng hệ thống thông tin tổng thể, hoàn chỉnh, khả chuyển, an toàn, bảo mật trong toàn bộ tổ chức Hệ thống được thiết kế hiện đại, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu thực tế, giúp nâng cao chất lượng đào tạo, tạo cơ sở cho giai đoạn phát triển mạnh mẽ của Đại Học Đông Đô trong tương lai.
- Quy chuẩn hoá công tác quản lý đào tạo, nâng cao chất lượng đào tạo nói riêng và hiệu quả hoạt động của nhà trường nói chung.
- Nâng cấp hạ tầng CNTT của nhà trường, đảm bảo một môi trường hoạt động hiệu quả cho hệ thống phần mềm phục vụ công tác đào tạo tại nhà trường.
- Khả năng phát triển: Hệ thống có khả năng phát triển để đáp ứng các yêu cầu quản lý đào tạo và các vấn đề liên quan đến đào tạo của nhà trường Hệ thống có khả năng mở rộng để thích ứng với các nghiệp vụ phát sinh trong tương lai một cách dễ dàng.
- Khả năng tuỳ biến các tham số: Hệ thống cho phép thay đổi các tham số quản lý để đáp ứng các yêu cầu quản lý đào tạo và các vấn đề liên quan đến đào tạo của nhà trường.
- Độ tin cậy: đó là các đặc tính như là độ ổn định, độ tin cậy, an toàn và bảo mật Hệ thống phải hoạt động ổn định và liên tục, đáp ứng được số lượng lớn người dùng đồng thời Không gây ra các thiệt hại vật chất hay kinh tế trong trường hợp hư hỏng.
- Yêu cầu về tài nguyên: Hệ thống sử dụng một cách hữu hiệu các nguồn tài nguyên như là bộ nhớ, tốc độ xử lý máy tính và đường truyền.
- Khả năng sử dụng: Đáp ứng được tối thiểu với quy mô đào tạo từ 2000 nghiên cứu sinh và học viên cao học trở lên Ngoài ra có thể đáp ứng được quy mô đào tạo từ 20.000 – 30.000 học viên trong vòng 5 đến 10 năm tới.
- Yêu cầu bảo mật: hệ thống phải đáp ứng được yêu cầu phân quyền cả về mặt chức năng và về mặt dữ liệu Với từng người dùng có vai trò khác nhau sẽ được giới hạn truy cập dữ liệu cũng như tài nguyên trong hệ thống khác nhau Hệ thống phải có cơ chế phát hiện và chống chỉnh sửa dữ liệu bằng tay (ví dụ dữ liệu về điểm, về học phí) Toàn bộ các truy cập vào hệ thống phải được lưu vết để phục vụ việc điều tra khi cần thiết.
4.2 Kiến trúc ứng dụng mục tiêu Để xây dựng hệ thống thông tin cho Trường Đại học Đông Đô một cách toàn diện, cần tiếp cận xây dựng theo hướng tiếp cận kiến trúc tổng thể như đã trình bầy trong phần hai của tài liệu này, nhắm tới việc tích hợp toàn diện các hoạt động, nghiệp vụ, thông tin của nhà trường, tiến tới xây dựng một hệ thống thông tin tổng thể như hình dưới đây:
Kiến trúc này bao gồm 04 lớp như sau:
- Lớp Giao tiếp: Xây dựng cổng thông tin nhà trường cho phép cán bộ, giảng viên và những cá nhân, tổ chức, đơn vị được cho phép truy cập vào các hệ thống thông tin và cơ sở dữ liệu của nhà trường Tùy theo từng vai trò và đặc thù nghiệp vụ liên quan, mỗi đối tượng sẽ được truy cập vào các tài nguyên khác nhau trong hệ thống.
- Lớp Ứng dụng: Bao gồm các HTTT quản lý được xây dựng phục vụ các hoạt động của nhà trường bao gồm hệ thống quản lý quản lý đào tạo, hệ thống quản lý thư viện, hệ thống quản lý thư viện, hệ thống quản lý khoa học, hệ thống quản lý cán bộ, hệ thống quản lý tài sản, hệ thống quản lý tài chính, hệ thống quản lý tạp chí và các HTTT khác theo nhu cầu phát triển của nhà trường Các HTTT sẽ khai thác thông tin, dữ liệu ở lớp cơ sở dữ liệu.
- Lớp Cơ sở dữ liệu: Quản lý thông tin, dữ liệu của nhà trường bao gồm các thông tin đào tạo, thông tin học viên, thông tin thư viện, thông tin nghiên cứu khoa học công nghệ và các thông tin khác của nhà trường Toàn bộ dữ liệu liên quan trong các hệ thống được chia sẻ dữ liệu lẫn nhau nhưng vẫn đảm bảo tính bảo mật cũng như toàn vẹn dữ liệu.
- Lớp Hạ tầng kỹ thuật: là hệ thống máy chủ, máy tính cá nhân, hệ thống an toàn an ninh thông tin, hạ tầng mạng phục vụ cho việc triển khai các lớp phía trên Hạ tầng kỹ thuật cũng cần được triển khai đồng bộ đáp ứng nhu cầu phát triển của các lớp trên.
Tổng quan về chức năng chính các HTTT cơ bản cần được xây dựng để đáp ứng các nhu cầu quản lý và vận hành nhà trường :
- Hệ thống quản lý đào tạo: Với việc quy mô đào tạo ngày càng tăng ở nhiều cơ sở đào tạo khác nhau, hệ thống quản lý đào tạo sẽ giúp quản lý hiệu quả và chính xác quá trình đào tạo học viên, qua đó giúp nâng cao chất lượng và quy mô đào tạo.
