Giáo trình kỹ năng giao tiếp và nghệ thuật ứng xử (nghề tin học văn phòng trình độ trung cấp)

THVP-TC-MĐ26-KNGT&NTUX TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên nguồn thơng tin phép dùng nguyên trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm LỜI GIỚI THIỆU Ở thời đại, xã hội, giao tiếp, ứng xử người người diễn liên tục lĩnh vực sống, sinh hoạt đời thường cơng việc Giao tiếp vừa biểu văn hóa người vừa biểu mức độ văn minh xã hội Chính giao tiếp ứng xử mặt công tác giáo dục đào tạo “Tiên học lễ, hậu học văn” lời răn dạy người xưa từ lâu trở thành nguyên tắc công tác giáo dục đào tạo nước ta Cùng với phát triển xã hội, kinh tế hoàng hóa, lĩnh hội kỹ giao tiếp trở thành địi hỏi cấp thiết nhiều nghề có lĩnh vực kinh doanh văn phòng, điều kiện thành đạt lĩnh vực Nhằm đáp ứng nhu cầu học tập học sinh trường Cao đẳng nghề Cần Thơ, quan tâm lãnh đạo Nhà trường, biên soạn giới thiệu giáo trình “Kỹ giao tiếp nghệ thuật ứng xử” Trong giáo trình chúng tơi tổng hợp lý luận giao tiếp tác giả nước thời gian gần đây, đồng thời hướng dẫn thực hành rèn luyện kỹ giao tiếp cần thiết cho nhân viên văn phòng, người thư ký văn phòng đại Chúng xin chân thành cảm ơn Lãnh đạo Ban Giám Hiệu Nhà trường, quý thầy cô anh chị đồng nghiệp tạo điều kiện để biên soạn giáo trình Chúng tơi mong nhận góp ý chân thành em học sinh, sinh viên đồng nghiệp để giáo trình ngày hồn thiện Cần Thơ, ngày tháng Tham gia biên soạn 1.Trương Thanh Nghi 2.Lê Hoàng Phúc năm 2017 MỤC LỤC Trang Lời giới thiệu Mục lục Giáo trình mơn học/mơ đun CHƯƠNG I - Khoa học giao tiếp hành vi giao tiếp Bài Những vấn đề chung giao tiếp Bài Các cách tiếp cận tượng giao tiếp 12 Bài Cấu trúc hành vi giao tiếp 17 CHƯƠNG II - Nội dung hình thức giao tiếp 23 Bài Nội dung giao tiếp 24 Bài Ngôn ngữ giao tiếp 29 Bài Khoảng cách giao tiếp 34 CHƯƠNG III - Bản chất xã hội hiệu giao tiếp 38 Bài Quá trình trao đổi thơng tin giao tiếp 39 Bài Sự tác động qua lại giao tiếp 43 Bài Giao tiếp có hiệu 49 Bài 10 Một số đặc điểm văn hóa giao tiếp người Việt Nam người nước 56 CHƯƠNG IV – Tìm kiếm thơng tin mạng nghệ thuật xây dựng lịch biểu, lịch trình 64 Bài 11 Nghệ thuật tìm kiếm kỹ giao tiếp thơng tin mạng 65 Bài 12 Nghệ thuật xây dựng lịch biểu, lịch trình 81 Tài liệu tham khảo 96 GIÁO TRÌNH MƠN HỌC/MƠ ĐUN Tên mơn học/mơ đun: Kỹ giao tiếp nghệ thuật ứng xử Mã mơn học/mơ đun: MĐ26 Vị trí, tính chất, ý nghĩa vai trị mơn học/mơ đun: - Vị trí: Là mơ đun thuộc nhóm kiến thức sở nghề Tin học văn phòng Sau học sinh hồn thành mơn học/ mơ đun học chung kỹ thuật sở - Tính chất: Kỹ giao tiếp nghệ thuật ứng xử mô đun lý thuyết kết hợp với thực hành Kiểm tra kết thúc mô đun để đánh giá kết học tập - Ý nghĩa vai trị mơn học/mơ đun: Mơ đun sử dụng nhiều công cụ phương tiện để phân tích, lý giải mặt lượng vấn đề, tượng hoạt động giao tiếp, cung cấp cơng cụ đại có hiệu đối tượng môn khoa học khác Với vai trị mơ đun độc lập xây dựng phát triển học thuyết giao tiếp giúp người học vận dụng tốt vào chuyên môn nghề sống Mục tiêu môn học/mô đun: Sau học xong mô đun học sinh Về kiến thức: + Ứng xử thành thạo giao tiếp; + Thu thập loại văn bản, xử lý loại văn bản; + Xử lý loại lịch biểu, lịch trình; + Xử lý tốt tình giao tiếp ứng xử nơi cơng sở; Về kỹ năng: + Trình bày vấn đề trước đám đông; + Đàm phán kinh doanh; + Sử dụng thơng thạo hình thức giao tiếp: ngơn ngữ nói, ngơn ngữ viết, Về lực tự chủ trách nhiệm + Rèn luyện tính kỷ luật, kiên trì, cẩn thận, tích cực, chủ động sáng tạo học tập + Rèn luyện tinh thần trách nhiệm cơng việc, có tinh thần hợp tác, giúp đỡ lẫn + Rèn luyện tính xác, khoa học tác phong cơng nghiệp + Hình thành tư khoa học, phát triển lực làm việctheo nhóm Nội dung mơn học/mơ đun: Có thể chia nội dung mô đun kỹ giao tiếp nghệ thuật ứng xử thành hai phần: phần chung phần riêng Phần chung giới thiệu kiến thức lý luận chung giao tiếp như: khái niệm, vai trò, chức năng, cấu trúc giao tiếp, phương tiện giao tiếp Phần riêng nhằm rèn kỹ Phần lý luận trình bày lý thuyết,những nguyên tắc, đặc điểm chung làm sở cho phần kỹ Còn phần kỹ giới thiệu quy trình, cách thức, phương pháp để tổ chức tiến hành tiếp xúc có hiệu Ngồi mơ đun cịn cung cấp cho học sinh cách thu thập loại văn bản, xử lý loại văn bản; xử lý loại lịch biểu, lịch trình; cách tìm kiếm thơng tin kỹ giao tiếp mạng Để giúp học sinh đánh giá kết học tập mình, đồng thời giúp củng cố kiến thức rèn luyện kỹ năng, đầu chương có mục tiêu nội dung tóm tắt chương, cuối chương có phần câu hỏi tập tình để thực hành Ngồi ra, cuối giáo trình cịn có phần ơn tập, hướng dẫn giải đưa đáp án tập tình giới thiệu số trắc nhiệm giao tiếp Để tập tình phát huy hiệu tối đa, học sinh nên xem phần hướng dẫn cuối sách sau giải thử tập Hơn nữa, tình có nhiều phương án giải quyết, phần hướng dẫn nêu phương án mà kinh nghiệm cho thấy tối ưu CHƯƠNG I KHOA HỌC GIAO TIẾP VÀ HÀNH VI GIAO TIẾP Mã chương M26-01 MỤC TIÊU Học sinh phát biểu khái niệm: giao tiếp, hành vi giao tiếp nêu đặc điểm thành tố hành vi giao tiếp Học sinh phân tích đối tác giao tiếp tâm nào, mức độ nào, thuộc văn hóa nào… Học sinh thiết lập cho thân quan niệm giao tiếp đắn, thái độ ứng xử thích hợp trường hợp giao tiếp cụ thể NỘI DUNG CHÍNH Chương I gồm bài: Bài 1: Giao tiếp việc nghiên cứu vấn đề giao tiếp Bài 2: Các cách tiếp cận tương giao tiếp Bài 3: Cấu trúc hành vi giao tiếp Với này, chương I truyền tải nội dung sau: Giao tiếp hoạt động xác lập vận hành mối quan hệ xã hội người với người người yếu tố xã hội khác, nhằm thỏa mãn nhu cầu định Giao tiếp thể cụ thể thông qua hành vi Hành vi giao tiếp chuỗi hành động thúc đẩy mục đích muốn thỏa mãn nhu cầu Các thành tố hành vi giao tiếp là: chủ thể giao tiếp, thông điệp, kênh truyền, bối cảnh giao tiếp yếu tố nhiễu Có cách tiếp cận để hiểu chất hành vi giao tiếp: tiếp cận từ yếu tố tâm lý, tiếp cận từ yếu tố văn hóa, xã hội, tiếp cận từ yếu tố triết học Bài NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ GIAO TIẾP 1.1 KHÁI NIỆM GIAO TIẾP 1.1.1 Giao tiếp ? Sự tồn phát triển người gắn liền với tồn phát triển cộng đồng xã hội định Khơng sống, hoạt động ngồi gia đình, bạn bè, địa phương, tập thể, dân tộc, tức xã hội Người La Tinh nói rằng: “Ai người thánh nhân, quỉ sứ” Trong trình sống hoạt động, với người khác tồn nhiều mối quan hệ Đó mối quan hệ dịng họ, huyết thống, quan hệ họ hàng, thơn xóm, quan hệ hành – công việc, quan hệ bạn bè… Trong mối quan hệ số có sẵn từ cất tiếng khóc chào đời (quan hệ huyết thống, họ hàng), đa số quan hệ cịn lại chủ yếu hình thành, phát triển trình sống hoạt động cộng đồng xã hội, thơng qua hình thức tiếp xúc, gặp gỡ, liên lạc đa dạng với người khác mà thường gọi giao tiếp Vậy, giao tiếp gì? Giao tiếp hoạt động xác lập vận hành mối quan hệ xã hội người với người người yếu tố xã hội khác, nhằm thỏa mãn nhu cầu định Giao tiếp bao hàm hàng loạt yếu tố trao đổi thông tin, xây dựng hoạt động chiến lược phối hợp, tự nhận biết tìm hiểu người khác Tương ứng với yếu tố trên, giao tiếp có khía cạnh chính: giao lưu, tác động qua lại tri giác 1.1.2 Các mức độ giao tiếp Trao Đổi thân tình Trao Đổi cảm nghĩ Trao Đổi tư tưởng Chuyện phiếm Xã giao Hình 1.1 Các mức độ giao tiếp 1.1.3 Phân loại giao tiếp 1.1.3.1 Phân loại theo phương tiện giao tiếp * Giao tiếp ngôn từ: Bao gồm lời nói chữ viết * Giao tiếp phi ngôn từ: Bao gồm hành vi, biểu tượng, sắc thái, đồ vật… biểu thái độ, tâm lí, tình cảm 1.1.3.2 Phân loại theo khoảng cách * Giao tiếp trực tiếp: loại giao tiếp mặt giáp mặt giũa chủ thể giao tiếp, không gian Đây loại hình giao tiếp phổ biến đời sống người * Giao tiếp gián tiếp: Là loại giao tiếp chủ thể tiếp xúc với thông qua người khác thông qua phương tiện truyền tin 1.1.3.3 Phân loại theo qui cách * Giao tiếp thức: Là loại giao tiếp mang tính chất cơng vụ, theo chức trách, quy định, thể chế Ví dụ: hội họp, mít tinh, giảng bài… Trong giao tiếp thức, vấn đề cần trao đổi, bàn bạc thường xác định trước, thơng tin thường có tính xác cao * Giao tiếp khơng thức: Là loại giao tiếp mang tính cá nhân, không câu nệ vào thể thức, chủ yếu dựa hiểu biết chủ thể Ví dụ: Bạn bè, đồng nghiệp trị chuyện… giao tiếp thông qua người thứ ba - “tam thất bản” Ưu điểm giao tiếp khơng thức gợi khơng khí thân tình, cởi mở tự trao đổi vấn đề mà muốn Trong sống, cần biết sử dụng kết hợp giao tiếp khơng thức với giao tiếp thức để tạo khơng khí thân mật, cởi mở gần gũi nhau, tạo điều kiện thuận lợi cho giao tiếp thức đạt kết 1.1.4 Chức giao tiếp Các nhà khoa học có nhìn nhận khác chức giao tiếp Verderber (1990) cho giao tiếp có ba chức 1.1.4.1 Chức tâm lí Giao tiếp để đáp ứng nhu cầu, để nâng cao trì ý thức thân I.1.4.2 Chức xã hội Giao tiếp để phát triển quan hệ hoàn thành nghĩa vụ xã hội 1.1.4.3 Chức lập định Giao tiếp để trao đổi, đánh giá thông tin tạo ảnh hưởng người khác Trong sống chúng ta, quan hệ giao tiếp không thực đầy đủ chức khơng ảnh hưởng tiêu cực đến sống hoạt động , mà để lại dấu ấn tiêu cực phát triển tâm lí, nhân cách 1.2 VAI TRÒ CỦA GIAO TIẾP Giao tiếp có vai trị đặc biệt quan trọng đời sống xã hội, đời sống người 1.2.1 Giao tiếp tiền đề cho phát triển sức khỏe 1.2.1.1 Kỹ giao tiếp vụng ảnh hưởng xấu đến sức khỏe, đến sống - Người khơng có kỹ giao tiếp tốt khơng thổ lộ tâm trạng, khơng có người hiểu tâm tình nên dễ rơi vào trạng thái cô đơn dù sống đám đông - Sự cô đơn, biệt lập làm cho người dễ bị suy sụp thể chất, tinh thần, dễ mắc phải bệnh tim mạch, tâm thần có ý định tiêu cực, bế tắc tự tử Để khẳng định mạnh mẽ vai trò to lớn giao tiếp sống, David W Johnson tác phẩm Reaching Out (Với tới tha nhân) mượn lời nhân vật lên rằng:”Chúng ta phải thương yêu chết” 1.2.1.2 Mối quan hệ tốt đẹp với người chung quanh mang lại sống tốt đẹp - Con người có mối quan hệ tốt đẹp với sống chung quanh nhận niềm vui, hỗ trợ để có chỗ đứng vững vàng xã hội, nghiệp tìm thấy hạnh phúc tương lai rộng mở - Mối quan hệ tốt đẹp với sống chung quanh mang lại tuổi thọ cho người: theo số điều tra công bố rộng rãi, nam giới độ tuổi 47, ly dị hay góa vợ tỷ lệ tử vong cao nhiều lần so với người có sống hạnh phúc - Mối quan hệ với sống chung quanh ảnh hưởng rõ rệt đến sức khỏe thể chất người: kinh nghiệm điều tra chứng minh có hỗ trợ người thân, xã hội bệnh nhân phục hồi nhanh chóng dễ dàng 1.2.2 Giao tiếp xã hội tạo điều kiện cho người hình thành, hồn thiện nhân cách - Qua giao tiếp, từ đáp ứng phản hồi người chung quanh, người tiếp nhận kiến thức giới, thân để hình thành nên nhân cách - Con người tự thể nhân cách, tiếp tục điều chỉnh hoàn thiện nhân cách thân nhờ vào trình giao tiếp Sự hoàn thiện nầy diễn liên tục suốt đời người 1.1.3 Giao tiếp tốt tạo quan hệ thuận lợi cho công làm ăn, chung sống - Giao tiếp tốt điều kiện thuận lợi cho công làm ăn phát triển: người có mối quan hệ tốt với người chung quanh nhận yêu thương, hỗ trợ, có chỗ đứng vững vàng sống dễ dàng có bước thăng tiến nghiệp - Một xã hội xây dựng tảng mối giao tiếp chặt chẽ, tốt đẹp có bước phát triển mạnh mẽ Dễ dàng nhận thấy xã hội phát triển, mối tương tác thành viên xã hội mờ nhạt, giao tiếp xã hội nhiều hạn chế, kinh tế thường rơi vào tình trạng manh mún, sống tự cung tự cấp chủ yếu 1.3 TỪ NGHỆ THUẬT THỜI CỔ ĐẾN CÁC QUAN NIỆM TRIẾT HỌC HIỆN ĐẠI VỀ GIAO TIẾP 1.3.1 Quan niệm Phật giáo “Kẻ tặng người khác hồng, tay kẻ phảng phất mùi thơm” Cuộc sống hạnh phúc ln dành cho người sẵn sàng mở lịng, trao tặng người khác điều tốt đẹp, khái niệm “cho” ln bao hàm khái niệm “nhận” 1.3.2 Quan niệm Nho giáo Theo Khổng Tử:“Cùng tắc biến, biến tắc thông, thông tắc cứ” (Cùng đường có biến, có biến thơng, có thơng lâu bền được) Nguyên tắc quan trọng đạo xử Khổng Tử phải biết biến Biến ứng xử, giải tình cho phù hợp với tình huống, đối tượng giao tiếp Trong đời, lúc nguyên tắc cứng nhắc khó có thành cơng Đơi khi, thiếu uyển chuyển mang đến cho người ta thất bại thảm hại Truyện cổ dân gian Việt Nam có câu truyện cười “Làm theo lời vợ dặn”có thể xem học ý nhị minh họa cho phép xử Khổng Tử: phải biết biến chết Cùng ý nghĩa với quan niệm trên, Kinh Thánh đạo Thiên Chúa có dạy đời đóng sập cánh cửa trước mặt ta có nghĩa có cánh cửa khác mở Tuy nhiên, biến chưa dẫn người tới chỗ thông người chưa trang bị tốt kỹ sống Danh ngôn phương Tây có câu nói hay đường ln có chân người giàu nghị lực Hay nói khác đi, để sống sống tốt, phải vững vàng vào sống, hòa nhập với sống tâm người Khi đó, kỹ giao tiếp tốt với cộng đồng giúp tìm đường thơng suốt cho thân Như vậy, đạo xử hay mối quan hệ người với hay giao tiếp xã hội phải có thay đổi, điều chỉnh uyển chuyển cho phù hợp với thay đổi môi trường sống người tồn tại, phát triển với xã hội Hoặc theo Tử Phòng (người giúp Lưu Bang xây dựng đồ nhà Hán để nghiệp lớn hồn thành, ơng từ bỏ quan trường lên núi tìm đường tu tiên), sống 10 “Hoả tốc” hẹn giờ), phải báo cáo cho người giao trách nhiệm giúp người đứng đầu quan, tổ chức quản lý công tác văn thư (sau gọi tắt người giao trách nhiệm); trường hợp cần thiết, phải lập biên với người đưa văn Đối với văn đến chuyển phát qua máy Fax qua mạng, cán văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang văn bản, v.v ; trường hợp phát có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi báo cáo người giao trách nhiệm xem xét, giải b) Phân loại sơ bộ, bóc bì văn đến Sau tiếp nhận, bì văn đến phân loại sơ xử lý sau: - Loại khơng bóc bì: bao gồm bì văn gửi cho tổ chức Đảng, đoàn thể quan, tổ chức bì văn gửi đích danh người nhận, chuyển tiếp cho nơi nhận Đối với bì văn gửi đích danh người nhận, văn liên quan đến công việc chung quan, tổ chức cá nhân nhận văn có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký - Loại cán văn thư bóc bì: bao gồm tất loại bì cịn lại, trừ bì văn có đóng dấu chữ ký hiệu độ mật (bì văn mật); - Đối với bì văn mật, việc bóc bì thực theo quy định Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng năm 2002 Bộ Công an hướng dẫn thực Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng năm 2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước quy định cụ thể quan, tổ chức Khi bóc bì văn cần lưu ý: - Những bì có đóng dấu độ khẩn cần bóc trước để giải kịp thời; - Không gây hư hại văn bì; khơng làm số, ký hiệu văn bản, địa quan gửi dấu bưu điện; cần sốt lại bì, tránh để sót văn bản; - Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngồi bì với số, ký hiệu văn bì; trường hợp phát có sai sót, cần thơng báo cho nơi gửi biết để giải quyết; - Nếu văn đến có kèm theo phiếu gửi phải đối chiếu văn bì với phiếu gửi; nhận xong, phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi gửi trả lại cho nơi gửi văn bản; - Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo văn cần kiểm tra, xác minh điểm văn mà ngày nhận cách xa ngày tháng văn cần giữ lại bì đính kèm với văn để làm chứng c) Đóng dấu “Đến”, ghi số ngày đến Văn đến quan, tổ chức phải đăng ký tập trung văn thư, trừ loại văn đăng ký riêng theo quy định pháp luật quy định cụ thể quan, tổ chức hoá đơn, chứng từ kế toán v.v… Tất văn đến thuộc diện đăng ký văn thư phải đóng dấu “Đến”; ghi số đến ngày đến (kể đến trường hợp cần thiết) Đối với Fax cần chụp lại trước đóng dấu “Đến”; văn đến chuyển phát qua mạng, trường hợp cần thiết, in làm thủ tục đóng dấu “Đến” 82 Đối với văn đến không thuộc diện đăng ký văn thư khơng phải đóng dấu “Đến” mà chuyển cho đơn vị cá nhân có trách nhiệm theo dõi, giải Dấu “Đến” đóng rõ ràng, ngắn vào khoảng giấy trống, số, ký hiệu (đối với văn có ghi tên loại), trích yếu nội dung (đối với cơng văn) vào khoảng giấy trống phía ngày, tháng, năm ban hành văn Mẫu dấu “Đến” việc ghi thông tin dấu “Đến” thực theo hướng dẫn Phụ lục I - Dấu “Đến” kèm theo Công văn d) Đăng ký văn đến Văn đến đăng ký vào sổ đăng ký văn sở liệu văn đến máy vi tính - Đăng ký văn đến sổ + Lập sổ đăng ký văn đến Tuỳ theo số lượng văn đến hàng năm, quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập loại sổ đăng ký cho phù hợp Đối với quan, tổ chức tiếp nhận 2000 văn đến năm cần lập hai loại sổ sau: + Sổ đăng ký văn đến (dùng để đăng ký tất loại văn bản, trừ văn mật); + Sổ đăng ký văn mật đến Những quan, tổ chức tiếp nhận từ 2000 đến 5000 văn đến năm, nên lập loại sổ sau: + Sổ đăng ký văn đến Bộ, ngành, quan trung ương; + Sổ đăng ký văn đến quan, tổ chức khác; + Sổ đăng ký văn mật đến Đối với quan, tổ chức tiếp nhận 5000 văn đến năm cần lập sổ đăng ký chi tiết hơn, theo số nhóm quan giao dịch định sổ đăng ký văn mật đến Những quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận nhiều đơn, thư khiếu nại, tố cáo lập sổ đăng ký đơn, thư riêng; trường hợp số lượng đơn, thư khơng nhiều nên sử dụng sổ đăng ký văn đến để đăng ký Đối với quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận, giải số lượng lớn u cầu dịch vụ hành cơng yêu cầu, đề nghị khác quan, tổ chức cơng dân cần lập thêm sổ đăng ký yêu cầu dịch vụ theo quy định pháp luật + Đăng ký văn đến Mẫu sổ việc đăng ký văn đến, kể văn mật đến, thực theo hướng dẫn Phụ lục II - Sổ đăng ký văn Mẫu sổ việc đăng ký đơn, thư thực theo hướng dẫn Phụ lục III Sổ đăng ký đơn, thư - Đăng ký văn máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn + Yêu cầu chung việc xây dựng sở liệu văn đến thực theo Bản hướng dẫn ứng dụng công nghệ thông tin văn thư - lưu trữ ban hành 83 kèm theo Công văn số 608/LTNN-TTNC ngày 19 tháng 11 năm 1999 Cục Lưu trữ Nhà nước (nay Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước) + Việc đăng ký (cập nhật) văn đến vào sở liệu văn đến thực theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm - Khi đăng ký văn bản, cần bảo đảm rõ ràng, xác; khơng viết bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt từ, cụm từ không thông dụng 12.3.2 Trình chuyển giao văn đến a) Trình văn đến Sau đăng ký, văn đến phải kịp thời trình cho người đứng đầu quan, tổ chức người người đứng đầu quan, tổ chức giao trách nhiệm (sau gọi chung người có thẩm quyền) xem xét cho ý kiến phân phối, đạo giải Người có thẩm quyền, vào nội dung văn đến; quy chế làm việc quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ kế hoạch công tác giao cho đơn vị, cá nhân, cho ý kiến phân phối văn bản, ý kiến đạo giải (nếu có) thời hạn giải văn (trong trường hợp cần thiết) Đối với văn đến liên quan đến nhiều đơn vị nhiều cá nhân cần xác định rõ đơn vị cá nhân chủ trì, đơn vị cá nhân tham gia thời hạn giải đơn vị, cá nhân (nếu cần) Ý kiến phân phối văn ghi vào mục “chuyển” dấu “Đến” Ý kiến đạo giải (nếu có) thời hạn giải văn đến (nếu có) cần ghi vào phiếu riêng Mẫu phiếu giải văn đến quan, tổ chức quy định cụ thể (có thể tham khảo mẫu “Phiếu giải văn đến” Phụ lục IV) Sau có ý kiến phân phối, ý kiến đạo giải (nếu có) người có thẩm quyền, văn đến chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký văn đến, sổ đăng ký đơn, thư (trong trường hợp đơn thư vào sổ đăng ký riêng) vào trường tương ứng sở liệu văn đến b) Chuyển giao văn đến Văn đến chuyển giao cho đơn vị cá nhân giải vào ý kiến người có thẩm quyền Việc chuyển giao văn đến cần bảo đảm yêu cầu sau: - Nhanh chóng: văn cần chuyển cho đơn vị cá nhân có trách nhiệm giải ngày, chậm ngày làm việc tiếp theo; - Đúng đối tượng: văn phải chuyển cho người nhận; - Chặt chẽ: chuyển giao văn bản, phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu người nhận văn phải ký nhận; văn đến có đóng dấu “Thượng khẩn” “Hoả tốc” (kể “Hoả tốc” hẹn giờ) cần ghi rõ thời gian chuyển Cán văn thư đơn vị người thủ trưởng đơn vị giao trách nhiệm, sau tiếp nhận văn đến, phải vào sổ đăng ký đơn vị, trình thủ trưởng đơn vị xem xét cho ý kiến phân phối, ý kiến đạo giải (nếu có) Căn vào ý kiến thủ trưởng đơn vị, văn đến chuyển cho cá nhân trực dõi, giải 84 Khi nhận Fax văn chuyển qua mạng, cán văn thư phải đóng dấu “Đến”, ghi số ngày đến (số đến ngày đến số thứ tự ngày, tháng, năm đăng ký Fax, văn chuyển qua mạng) chuyển cho đơn vị cá nhân nhận Fax, văn chuyển qua mạng Tuỳ theo số lượng văn đến hàng năm, quan, tổ chức định việc lập sổ chuyển giao văn đến theo hướng dẫn sau: - Đối với quan, tổ chức tiếp nhận 2000 văn đến năm nên sử dụng sổ đăng ký văn đến để chuyển giao văn bản; - Những quan, tổ chức tiếp nhận 2000 văn đến năm cần lập sổ chuyển giao văn đến (mẫu sổ cách ghi thực theo hướng dẫn Phụ lục V - Sổ chuyển giao văn đến kèm theo Công văn này) 12.3.3 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến a) Giải văn đến Khi nhận văn đến, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải kịp thời theo thời hạn pháp luật quy định theo quy định cụ thể quan, tổ chức; văn đến có đóng dấu độ khẩn, phải giải khẩn trương, khơng chậm trễ Khi trình người đứng đầu quan, tổ chức cho ý kiến đạo giải quyết, đơn vị, cá nhân cần đính kèm phiếu giải văn đến có ý kiến đề xuất đơn vị, cá nhân (mẫu phiếu tham khảo Phụ lục IV) Đối với văn đến có liên quan đến đơn vị cá nhân khác, đơn vị cá nhân chủ trì giải cần gửi văn văn (kèm theo phiếu giải văn đến có ý kiến đạo giải người có thẩm quyền) để lấy ý kiến đơn vị, cá nhân Khi trình người đứng đầu quan, tổ chức xem xét, định, đơn vị cá nhân chủ trì phải trình kèm văn tham gia ý kiến đơn vị, cá nhân có liên quan b) Theo dõi, đơn đốc việc giải văn đến Tất văn đến có ấn định thời hạn giải theo quy định pháp luật quy định quan, tổ chức phải theo dõi, đôn đốc thời hạn giải Trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến: - Người giao trách nhiệm có nhiệm vụ theo dõi, đơn đốc đơn vị, cá nhân giải văn đến theo thời hạn quy định; - Căn quy định cụ thể quan, tổ chức, cán văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu văn đến, bao gồm: tổng số văn đến; văn đến giải quyết; văn đến đến hạn chưa giải v.v để báo cáo cho người giao trách nhiệm Trường hợp quan, tổ chức chưa ứng dụng máy vi tính để theo dõi việc giải văn đến cán văn thư cần lập sổ để theo dõi việc giải văn đến (mẫu sổ cách ghi sổ thực theo hướng dẫn Phụ lục VI - Sổ theo dõi giải văn đến kèm theo Công văn này); + Đối với văn đến có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, cán văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi gửi trả lại nơi gửi theo thời hạn quy định 85 12.4 Quản lý văn 12.4.1 Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày; ghi số ngày, tháng văn a) Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn Trước thực công việc để phát hành văn bản, cán văn thư cần kiểm tra lại thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn bản; phát có sai sót, phải kịp thời báo cáo người giao trách nhiệm xem xét, giải b) Ghi số ngày, tháng văn - Ghi số văn Tất văn quan, tổ chức, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, đánh số theo hệ thống số chung quan, tổ chức văn thư thống quản lý Việc đánh số văn quy phạm pháp luật thực theo quy định điểm a khoản Mục II Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng năm 2005 Bộ Nội vụ Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn Việc đánh số văn hành thực theo quy định điểm b khoản Mục II Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP hướng dẫn Công văn Tuỳ theo tổng số văn số lượng loại văn hành quan, tổ chức ban hành năm mà lựa chọn phương pháp đánh số đăng ký văn cho phù hợp, cụ thể sau: + Đối với quan, tổ chức ban hành 500 văn năm đánh số đăng ký chung cho tất loại văn hành chính; + Những quan, tổ chức ban hành từ 500 đến 2000 văn năm, lựa chọn phương pháp đánh số đăng ký hỗn hợp, vừa theo loại văn hành (áp dụng số loại văn định (cá biệt), thị (cá biệt), giấy giới thiệu, giấy đường, v.v ); vừa theo nhóm văn định (nhóm văn có ghi tên loại chương trình, kế hoạch, báo cáo, v.v…, nhóm cơng văn); + Đối với quan, tổ chức ban hành 2000 văn năm nên đánh số đăng ký riêng, theo loại văn hành Văn mật đánh số đăng ký riêng - Ghi ngày, tháng văn Việc ghi ngày, tháng văn thực theo quy định điểm b khoản Mục II Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP c) Nhân Văn nhân theo số lượng thời gian quy định Việc nhân văn mật thực theo quy định khoản Điều Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng năm 2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước 12.4.2 Đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật a) Đóng dấu quan 86 Việc đóng dấu lên chữ ký lên phụ lục kèm theo văn thực theo quy định khoản Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư Việc đóng dấu giáp lai văn bản, tài liệu chuyên ngành phụ lục kèm theo thực theo quy định khoản Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐCP Dấu đóng vào khoảng mép phải văn phụ lục văn bản, trùm lên phần tờ giấy b) Đóng dấu độ khẩn, mật Việc đóng dấu độ khẩn (“Hoả tốc” (kể “Hoả tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” “Khẩn”) văn thực theo quy định điểm a khoản 10 Mục II Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP Việc đóng dấu độ mật (“Tuyệt mật”, “Tối mật” “Mật”), dấu “Tài liệu thu hồi” văn thực theo quy định khoản Thơng tư số 12/2002/TT-BCA (A11) Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật dấu “Tài liệu thu hồi” văn thực theo quy định điểm k khoản Mục III Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP 12.4.3 Đăng ký văn Văn đăng ký vào sổ đăng ký văn sở liệu văn máy vi tính a) Đăng ký văn sổ - Lập sổ đăng ký văn Căn tổng số số lượng loại văn hàng năm, quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn cho phù hợp Tuy nhiên, không nên lập nhiều sổ mà sử dụng sổ chia thành nhiều phần để đăng ký loại văn tuỳ theo phương pháp đánh số đăng ký văn mà quan, tổ chức áp dụng theo hướng dẫn điểm b khoản Mục này, cụ thể sau: + Đối với quan, tổ chức ban hành 500 văn năm nên lập hai loại sổ sau: · Sổ đăng ký văn (loại thường); · Sổ đăng ký văn mật + Những quan, tổ chức ban hành từ 500 đến 2000 văn năm lập loại sổ sau: · Sổ đăng ký văn quy phạm pháp luật (nếu có) định (cá biệt), thị (cá biệt) (loại thường); · Sổ đăng ký văn hành có ghi tên loại khác công văn (loại thường); · Sổ đăng ký văn mật + Đối với quan, tổ chức ban hành 2000 văn năm cần lập loại sổ sau: · Sổ đăng ký văn quy phạm pháp luật (nếu có) định (cá biệt), thị (cá biệt) (loại thường); · Sổ đăng ký văn hành có ghi tên loại khác (loại thường); 87 · Sổ đăng ký công văn (loại thường); · Sổ đăng ký văn mật - Đăng ký văn Mẫu sổ việc đăng ký văn đi, kể văn văn mật, thực theo hướng dẫn Phụ lục VII - Sổ đăng ký văn kèm theo Công văn b) Đăng ký văn máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn Yêu cầu chung việc xây dựng sở liệu văn thực theo Bản hướng dẫn ứng dụng công nghệ thông tin văn thư - lưu trữ ban hành kèm theo Công văn số 608/LTNN-TTNC ngày 19 tháng 11 năm 1999 Cục Lưu trữ Nhà nước (nay Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước) Việc đăng ký (cập nhật) văn vào sở liệu văn thực theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm 12.4.4 Làm thủ tục, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn a) Làm thủ tục phát hành văn - Lựa chọn bì Tuỳ theo số lượng, độ dày khổ giấy văn mà lựa chọn loại bì kích thước bì cho phù hợp Bì văn cần có kích thước lớn kích thước văn vào bì (ở dạng để nguyên khổ giấy gấp lại) để vào bì cách dễ dàng (chi tiết xem hướng dẫn Phục lục VIII - Bì văn kèm theo Cơng văn này) Bì văn cần làm loại giấy dai, bền, khó thấm nước, khơng nhìn thấu qua có định lượng từ 80gram/m2 trở lên Bì văn mật thực theo quy định khoản Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) - Trình bày bì viết bì Mẫu trình bày bì văn cách viết bì thực theo hướng dẫn Phụ lục VIII - Bì văn kèm theo Cơng văn - Vào bì dán bì: Tuỳ theo số lượng độ dày văn mà lựa chọn cách gấp văn để vào bì Khi gấp văn cần lưu ý để mặt giấy có chữ vào Khi vào bì, cần tránh làm nhàu văn Khi dán bì, cần lưu ý khơng để hồ dán dính vào văn bản; hồ phải dính đều; mép bì phải dán kín khơng bị nhăn Hồ dùng để dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc - Đóng dấu độ khẩn, dấu chữ ký hiệu độ mật dấu khác lên bì Trên bì văn khẩn phải đóng dấu độ khẩn dấu độ khẩn đóng văn bì Việc đóng dấu “Chỉ người có tên bóc bì” dấu chữ ký hiệu độ mật bì văn mật thực theo quy định khoản Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) b) Chuyển phát văn - Chuyển giao trực tiếp cho đơn vị, cá nhân nội quan, tổ chức 88 Tuỳ theo số lượng văn chuyển giao trực tiếp cho đơn vị, cá nhân nội quan, tổ chức cách tổ chức chuyển giao (được thực văn thư cán văn thư trực tiếp chuyển đến đơn vị, cá nhân), quan, tổ chức định lập sổ riêng sử dụng sổ đăng ký văn để chuyển giao văn theo hướng dẫn đây: + Những quan, tổ chức có số lượng văn chuyển giao nội nhiều việc chuyển giao văn thực tập trung văn thư cần lập sổ chuyển giao riêng (mẫu sổ việc vào sổ thực theo hướng dẫn Phụ lục IX - Sổ chuyển giao văn kèm theo Công văn này) + Đối với quan, tổ chức có số lượng văn chuyển giao việc chuyển giao văn cán văn thư trực tiếp thực nên sử dụng sổ đăng ký văn để chuyển giao văn bản, cần bổ sung cột “Ký nhận” vào sau cột (5) “Nơi nhận văn bản” Khi chuyển giao văn cho đơn vị, cá nhân nội bộ, người nhận văn phải ký nhận vào sổ - Chuyển giao trực tiếp cho quan, tổ chức khác Tất văn cán văn thư giao liên quan, tổ chức chuyển trực tiếp cho quan, tổ chức khác phải đăng ký vào sổ (mẫu sổ việc vào sổ thực theo hướng dẫn Phụ lục IX - Sổ chuyển giao văn đi) Khi chuyển giao văn bản, phải yêu cầu người nhận ký nhận vào sổ - Chuyển phát văn qua bưu điện Tất văn chuyển phát qua hệ thống bưu điện phải đăng ký vào sổ (mẫu sổ việc vào sổ thực theo hướng dẫn Phụ lục X - Sổ gửi văn bưu điện kèm theo Cơng văn này) Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận đóng dấu vào sổ (nếu có) - Chuyển phát văn máy Fax, qua mạng Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn chuyển cho nơi nhận máy Fax chuyển qua mạng, sau phải gửi văn có giá trị lưu trữ - Chuyển phát văn mật Việc chuyển phát văn mật thực theo quy định Điều 10 Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP quy định khoản Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) c) Theo dõi việc chuyển phát văn Cán văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn đi, cụ thể sau: - Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn theo yêu cầu người ký văn Việc xác định văn cần lập phiếu gửi đơn vị cá nhân soạn thảo văn đề xuất, trình người ký văn định; - Đối với văn có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi thời hạn; nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn không bị thiếu thất lạc; 89 - Đối với bì văn gửi lý (do khơng có người nhận, thay đổi địa chỉ, v.v ) mà bưu điện trả lại phải chuyển cho đơn vị cá nhân soạn thảo văn đó; đồng thời, ghi vào sổ gửi văn bưu điện để kiểm tra, xác minh cần thiết; - Trường hợp phát văn bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người giao trách nhiệm xem xét, giải 12.4.5 Lưu văn Việc lưu văn thực theo quy định Điều 19 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP Bản lưu văn thư có chữ ký trực tiếp người có thẩm quyền Bản lưu văn văn thư xếp theo thứ tự đăng ký Những văn đánh số đăng ký chung xếp chung; đánh số đăng ký riêng theo loại văn theo nhóm văn xếp riêng, theo số thứ tự văn Các quan, tổ chức cần trang bị đầy đủ phương tiện cần thiết để bảo vệ, bảo quản an toàn lưu văn thư Cán văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng lưu văn thư theo quy định pháp luật quy định cụ thể quan, tổ chức Mẫu sổ việc ghi sổ thực theo hướng dẫn Phụ lục XI - Sổ sử dụng lưu kèm theo Công văn Việc lưu giữ, bảo vệ, bảo quản sử dụng lưu văn có đóng dấu độ mật thực theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước 12.5 Nghệ thuật xây dựng Lịch biểu, lịch trình 12.5.1 Khái niệm, vai trị chương trình, kế hoạch cơng tác, lịch làm việc quan, tổ chức a) Khái niệm - Khái niệm chương trình Chương trình tồn việc cần làm lĩnh vực công tác tất mặt công tác quan, ngành chủ quản hay Nhà nước nói chung theo trình tự định thời gian định Đối với chương trình quan trọng, cần có phê duyệt định ban hành quan có thẩm quyền Sau phê duyệt ban hành quan, tổ chức có liên quan phải tổ chức thực nghiêm túc - Khái niệm kế hoạch Kế hoạch công tác việc xác định phương hướng, nhiệm vụ, tiêu, biện pháp tiến hành lĩnh vực, nhiệm vụ công tác Nhà nước nói chung ngành, quan, đơn vị, địa phương nói riêng Kế hoạch thường xây dựng cho thời gian định theo niên hạn như: kế hoạch dài hạn (5 năm, 10 năm, 20 năm…); kế hoạch trung hạn (2 – năm), kế hoạch ngắn hạn (1 năm, tháng, quý) Theo nguyên tắc, kế hoạch cấp có thẩm quyền phê duyệt bắt buộc quan, đơn vị hữu quan triển khai thực hoàn thành thời hạn Kế hoạch đề (hoặc giao) có hồn thành tốt thời hạn 90 hay không chủ yếu để đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ giao quan, đơn vị - Khái niệm lịch làm việc: ghi ngày thực công việc theo dự kiến kế hoạch b) Vai trị - Chương trình, kế hoạch có vai trò quan trọng tổ chức hoạt động quan, tổ chức cá nhân + Chương trình, kế hoạch giúp cho quan, tổ chức đạt mục tiêu cách tương đối xác Chương trình, kế hoạch góp phần đảm bảo tính ổn định hoạt động quan, tổ chức + Chương trình, kế hoạch giúp tăng tính hiệu làm việc quan, tổ chức: có chương trình, kế hoạch tốt giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, nhân lực cho quan, tổ chức hoạt động; có chương trình, kế hoạch tốt hạn chế rủi ro trình hoạt động Làm việc theo chương trình, kế hoạch giúp cho quan chủ động cơng việc, biết làm việc trước, việc sau, khơng bỏ sót cơng việc + Chương trình, kế hoạch giúp nhà quản lý chủ động ứng phó với thay đổi trình điều hành quan, tổ chức cách linh hoạt mà đạt mục tiêu đề Chương trình, kế hoạch giúp cho lãnh đạo quan phân bổ sử dụng hợp lý quỹ thời gian, huy động đơn vị giúp việc; bố trí lực lượng tập trung theo kế hoạch thống nhất; phối hợp đồng bộ, nhịp nhàng đơn vị để thực có hiệu nhiệm vụ đề Chương trình, kế hoạch đảm bảo cho thủ trưởng quan điều hành hoạt động thống nhất, tránh chồng chéo mâu thuẫn việc lãnh đạo, đạo, phát huy trí tuệ tập thể lãnh đạo quan + Chương trình, kế hoạch làm sở cho việc kiểm tra, giám sát, đánh giá hoạt động quan, tổ chức - Lịch làm việc đóng vai trị quan trọng để thực hoạt động quan, tổ chức cách khoa học, nề nếp hiệu Lịch làm việc cá nhân giúp cho cá nhân quản trị thời gian cá nhân thực công việc giao cách hiệu 12.5.2 Những u cầu chương trình, kế hoạch cơng tác, lịch làm việc a) u cầu chương trình cơng tác - Đảm bảo bám sát đường lối, chủ trương, sách Đảng Nhà nước - Đảm bảo tính trọng tâm, trọng điểm: xác định định hướng công tác, mục tiêu, trọng tâm cơng tác thời gian – Đảm bảo tính đồng bộ: triển khai đồng tất lĩnh vực công tác quan Trên sở xếp theo thứ tự ưu tiên việc - Tính thẩm quyền: Xác định vấn đề thuộc tập thể lãnh đạo, bàn bạc trước quyết; vấn đề phải xin ý kiến cấp cấp uỷ đảng trước định Đối với nội dung công việc chương trình phải xác định rõ quan, đơn vị chịu trách nhiệm chủ trì quan, đơn vị chịu trách nhiệm phối hợp - Đảm bảo tính khả thi: Chương trình phải phù hợp với khả thời gian thực Tránh đưa nhiều vấn đề vào chương trình để khơng thực Khi lập chương trình cần có quỹ thời gian dự trữ, dự phòng việc đột xuất 91 - Đảm bảo tính hệ thống: tất Bộ, quan ngang Bộ, quan trực thuộc Chính phủ UBND cấp tỉnh phải xây dựng chương trình cơng tác phù hợp với chương trình cơng tác Chính phủ Phải đảm bảo ăn khớp chương trình cấp uỷ đảng cấp với chương trình quan Bảo đảm tính hệ thống chương trình năm, tháng với chương trình tháng, tuần b) Yêu cầu kế hoạch công tác - Kế hoạch phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ quan tổ chức - Kế hoạch phải đáp ứng chủ trương định cấp - Nội dung kế hoạch cần rõ danh mục công việc dự kiến, nguồn lực (nhân lực, vật lực, tài lực) phải thể rõ mục tiêu, nhiệm vụ, biện pháp tiến độ cụ thể việc - Các công việc phải xếp có hệ thống (tất Bộ, quan ngang Bộ, quan trực thuộc Chính phủ Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phải xây dựng kế hoạch công tác năm, tháng, quý tháng phù hợp với chương trình cơng tác Chính phủ), có trọng tâm, trọng điểm - Các kế hoạch phải cân đối ăn khớp với - Phải đảm bảo tính khả thi, tránh ơm đồm q nhiều cơng việc c) Yêu cầu lịch làm việc - Đảm bảo tính xác xây dựng lịch làm việc: xác tên cơng việc; xác ngày, thực hiện; xác địa điểm thực hiện; xác tên người thực hiện… – Đảm bảo khơng có trùng lặp: không trùng lặp thời gian, địa điểm, người thực công việc - Đảm bảo không bỏ sót: khơng bỏ sót việc; khơng bỏ sót yếu tố: thời gian, địa điểm, thành phần… - Đảm bảo tính khả thi: xây dựng lịch phải tính tốn, dự phịng thật sát thực tế Tránh tối đa thay đổi, điều chỉnh lịch làm việc Tuy nhiên, trường hợp bất khả kháng phải có điều chỉnh lịch Nhưng điều chỉnh cần có tính tốn đến yếu tố đảm bảo thực thời gian, người… - Đảm bảo tính hiệu thực hiện: từ xây dựng lịch cần tính đến yếu tố ưu tiên: việc quan trọng hay không quan trọng, cần thiết hay khơng cần thiết để ưu tiên bố trí người, địa điểm thời gian, …Đồng thời, để đảm bảo khâu thực hiệu quả, từ xây dựng lịch cần tính đến yếu tố dự phòng: dự phòng thời gian, địa điểm, nhân sự… 12.5.3 Phân loại chương trình, kế hoạch, lịch trình 12.5.3.1 Phân loại chương trình a) Phân loại theo cấp lãnh đạo - Chương trình quản lý cấp lãnh đạo lãnh đạo Trung ương hoạch định - Chương trình quản lý cấp trung gian lãnh đạo cấp tỉnh, thành phố, quận, huyện đưa - Chương trình cấp thừa hành lãnh đạo cơng sở, phịng ban chuyên môn đưa b) Phân loại theo thời gian - Chương trình cơng tác năm: thể mục tiêu, định hướng, nhiệm vụ giải pháp lớn, quan trọng hoạt động quan, đơn vị năm 92 - Chương tình cơng tác nửa năm: có chương trình cơng tác tháng đầu năm chương trình cơng tác tháng cuối năm Thơng thường, loại chương trình áp dụng cho quan lớn với nhiều nhiệm vụ khác cần phải tiến hành kiểm sốt cơng việc chặt chẽ – Chương trình cơng tác q: để triển khai chương trình cơng tác năm Loại chương trình cơng tác có tính cụ thể chương trình năm - Chương trình cơng tác tháng: cụ thể hóa mục tiêu chương trình cơng tác q, thể cơng việc phải làm tháng - Chương trình cơng tác tuần: để xác định cụ thể, xác hoạt động cần làm quan lãnh đạo tuần - Ngoài ra, đặc điểm hoạt động số quan có loại chương trình cơng tác nhiệm kỳ 12.5.3.2 Phân loại kế hoạch công tác a) Theo thời gian dự kiến thực - Kế hoạch dài hạn: kế hoạch có nội dung lớn, quan trọng, có phạm vi ảnh hưởng rộng thời gian tác động lâu dài (5 năm, 10 năm, 20 năm) với quan, tổ chức - Kế hoạch trung hạn: kế hoạch cụ thể hóa kế hoạch dài hạn, chiến lược khoảng thời gian không dài Thông thường, kế hoạch năm - Kế hoạch ngắn hạn: kế hoạch cụ thể hóa kế hoạch trung hạn, công việc cụ thể, thiết lập để thực mục tiêu ngắn hạn, cụ thể hóa hoạt động trực tiếp làm sản sinh kết Các kế hoạch loại thường kế hoạch nửa năm, kế hoạch quý, kế hoạch tháng hay kế hoạch tuần Tuy nhiên, tất phân loại kế hoạch mang tính tương đối b) Theo phạm vi tác động - Kế hoạch chiến lược: loại kế hoạch đề cập đến mục tiêu có tính tổng qt cao Loại kế hoạch có tầm tác động rộng lớn, bao quát nhiều khía cạnh khác tổ chức định hướng chung cho phát triển chung quan, tổ chức - Kế hoạch tác nghiệp: loại kế hoạch cụ thể mục tiêu kế hoạch chiến lược thành mục tiêu cụ thể, xác việc cần phải làm cách thức tiến hành cơng việc c) Theo lĩnh vực hoạt động - Kế hoạch hoạt động quan - Kế hoạch công tác lãnh đạo - Kế hoạch hoạt động văn phòng… 12.5.3.3 Phân loại lịch làm việc a) Theo chủ thể hoạt động - Lịch làm việc quan, đơn vị; - Lịch làm việc cá nhân b) Theo thời gian - Lịch làm việc tuần (lịch công tác tuần) - Lịch làm việc hàng ngày: thường áp dụng cho cá nhân 12.5.4 Kỹ xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác, lịch làm việc quan tổ chức 12.5.4.1 Căn để lập chương trình, kế hoạch cơng tác 93 - Căn vào chức năng, nhiệm vụ chung quan: giúp việc xây dựng nội dung chương trình, kế hoạch cơng tác khơng bị trái thẩm quyền - Căn vào chủ trương chung cấp trên: chủ trương, sách Đảng Nhà nước thời kỳ - Căn vào chương trình, kế hoạch cơng tác giao u cầu quan quản lý cấp hoạt động tổ chức - Căn vào đề nghị quan, đơn vị cấp - Căn vào quy mơ, tính chất u cầu thực tiễn cơng việc: đặc điểm tình hình chung quan tất lĩnh vực công tác Trong đó, ý tới cơng tác tồn đọng từ thời gian trước chuyển sang - Căn vào điều kiện, nguồn lực khả quan, tổ chức: kinh phí; phương tiện làm việc; quỹ thời gian; nhân lực (số lượng trình độ cán bộ) có khoảng thời gian thực chương trình, kế hoạch 12.5.4.2 Quy trình lập chương trình, kế hoạch cơng tác a) Quy trình lập chương trình cơng tác Bước 1: Yêu cầu đơn vị gửi đăng ký khối lượng công việc thuộc thẩm quyền giải thủ trưởng quan Bước 2: Xây dựng dự thảo chương trình làm việc Bước 3: Lấy ý kiến góp ý (nếu có) Bước 4: Thơng qua chương trình Bước 5: Ban hành, gửi quan, đơn vị để thực hiện; lưu trữ theo quy định b) Quy trình lập kế hoạch cơng tác; Quy trình lập kế hoạch gồm bước sau: Bước 1: Nghiên cứu, chọn lựa dự kiến nội dung đưa vào kế hoạch Đây giai đoạn tìm kiếm thơng tin, nắm bắt hội Bước 2: Xác định mục tiêu – Cần phải xác định cụ thể xác Bước 3: Phân tích nguồn lực - Xác định hỗ trợ từ cấp (chủ trương, sách, quy định hành Đảng Nhà nước); - Phân tích khả quan, tổ chức thời gian, kinh phí, nhân lực, phương tiện… - Phân tích yếu tố khách quan khác: điều kiện kinh tế, văn hóa xã hội, môi trường… Bước 4: Xây dựng phương án hành động: Xây dựng hệ thống hoạt động để thực mục tiêu Bước 5: Soạn thảo kế hoạch; thông qua kế hoạch đưa vào thực 12.5.4.3 Bố cục chương trình, kế hoạch cơng tác Ngồi thành phần thể thức theo quy định, riêng bố cục nội dung chương trình, kế hoạch cơng tác gồm ba phần sau đây: a) Phần mở đầu - Trình bày khái quát vấn đề xác định sở khoa học cho việc xây dựng chương trình, kế hoạch - Trình bày khái quát thuận lợi khó khăn - Nêu rõ pháp lý cho việc xây dựng chương trình, kế hoạch - Trình bày mục đích lập chương trình, kế hoạch b) Phần nội dung - Nêu rõ mục tiêu, nhiệm vụ chương trình, kế hoạch biện pháp thực 94 - Các điều kiện, phương tiện thực - Các đối tượng phân công thực - Trình tự triển khai, tổ chức thực hiện…, biện pháp đảm bảo thực hiện, chế độ trách nhiệm - Thời gian kiểm tra, đánh giá, sơ kết, tổng kết Các hình thức khen thưởng, kỷ luật c) Phần kết luận - Trình bày triển vọng việc thực kế hoạch - Nêu đề xuất, kiến nghị 12.5.4.4 Bố cục lịch công tác hàng tuần - Bố cục lịch làm việc quan (lịch công tác tuần) Đảm bảo nội dung thể yếu tố sau: + Tên cơng việc: cần ghi xác tên công việc + Thời gian thực hiện: cần ghi xác ngày, tháng, năm, giờ, phút + Địa điểm thực hiện: xác tên phịng, số phịng, tên nhà, số nhà + Nhân sự: ghi xác thành phần - Bố cục lịch làm việc đơn vị cá nhân hàng tuần Đảm bảo nội dung thể hoạt động lãnh đạo tham gia đơn vị, cá nhân liên quan; thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc; địa điểm; thành phần; người chủ trì, cá nhân đơn vị chịu trách nhiệm tài liệu, hậu cần… 95 TÀI LIỆU THAM KHẢO Luật giáo dục nghề nghiệp Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt nam số 74/2014/QH13 Chiến lược phát triển giáo dục 2011-2020, NXB GD, Hà Nội Quyết định Thủ Tướng Chính phủ số 711/2012/QĐ-TTG -13/6/2012 việc phê duyệt “Chiến lược phát triển giáo dục 2011-2020” Nghị trung ương khóa X - Hội nghị TW9-01/2009 TS Thái Trí Dũng, Kỹ giao tiếp thương lượng kinh doanh, NXB Thống Kê, 1998 Spencer Johnson, Phan Hoàng Phương Thủy dịch , Chuyện ngụ ngôn miếng phô mát, NXB Trẻ, 2004 Nguyệt Hạ biên soạn, Nghệ thuật nhận biết tâm lý qua nét mặt, NXB Thanh Hóa, 2006 Nguyễn Ngọc Lâm, Khoa học giao tiếp, Ban XB ĐHMBC TPHCM, 1998 Phan Thanh Lâm, Gíao trình Kỹ thuật thương lượng, Ban XB Đại học Hoa Sen, 2008 10 Phan Thanh Lâm, Gíao trình Tâm lý giao tiếp kinh doanh, Ban XB Đại học Hoa Sen, 2008 11 Nguyễn Lư biên soạn, Chuyện nhỏ, gợi ý lớn, NXB Lao động xã hội, 2008 11 André Maurois (người dịch Hoàng Thu Đơng) Một nghệ thuật sống, NXB Thanh Hóa, 2000 12 Nguyễn Thị Oanh, Tâm lý truyền thông giao tiếp, Ban XB ÑHMBC TPHCM, 1995 13 Allan Pease, Trần Duy Châu dịch, Thuật xét người qua điệu bộ, NXB Trẻ ,2006 14 Trúc Viên biên soạn, Tìm hiểu nhân tướng học, NXB Văn hóa thơng tin, 2000 15 Tập giảng Kỹ giao tiếp, Ban XB Đại học Công nghệ Sài Gòn 2008 16 Tài liệu học tập Tâm lý học Ban XB Trường CBQLGD- ĐTII 2004 17 Tài liệu học tập Cơ sở Tâm lý học hoạt động dạy học Ban XB Trường CBQLGD-ĐT II 2005 96