Giáo trình hệ quản trị cơ sở dữ liệu microsoft access (nghề kỹ thuật sửa chữa, lắp ráp máy tính trình độ trung cấp)

TỔNG QUAN VỀ HỆ QTCSDL ACCESS

Các khái niệm cơ bản về hệ quản trị CSDL

- Nắm được khái niệm cơ sở dữ liệu, mô hình CSDL quan hệ, HQTCSDL quan hệ a Cơ sở dữ liệu là gì?

Cơ sở dữ liệu (CSDL) là tập hợp các dữ liệu liên quan, chứa thông tin về tổ chức như trường đại học, ngân hàng, công ty hay nhà máy Dữ liệu này được lưu trữ trên thiết bị nhớ thứ cấp như băng từ và đĩa từ, nhằm phục vụ nhu cầu khai thác thông tin của nhiều người dùng với mục đích khác nhau Mô hình CSDL quan hệ là một cách tổ chức dữ liệu trong đó thông tin được lưu trữ dưới dạng bảng, cho phép truy xuất và quản lý dữ liệu một cách hiệu quả.

Theo mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ, dữ liệu được tổ chức thành các bảng, trong đó mỗi bảng bao gồm các dòng và cột, với mỗi cột mang một tên duy nhất Mỗi dòng cung cấp thông tin về một đối tượng cụ thể trong quản lý, thường được gọi là bản ghi hoặc mẫu tin Phần mềm HQTCSDL quan hệ được sử dụng để xây dựng và thao tác trên cơ sở dữ liệu theo mô hình này.

Giới thiệu chung về Access

- Biết được xuất xứ, khả năng, ứng dụng và các đối tượng của phần mềm MS Access;

Phần mềm Microsoft Access, viết tắt là Access, là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu thuộc bộ Microsoft Office của Microsoft, được sử dụng để tạo và quản lý các cơ sở dữ liệu hiệu quả.

Microsoft Access 2010 giới thiệu nhiều tính năng mới, đặc biệt là hỗ trợ định dạng Web-ready cho cơ sở dữ liệu Khác với các phiên bản trước, Access 2010 cải tiến khả năng xuất dữ liệu lên Web thông qua Web Database, giúp người dùng dễ dàng truy cập và quản lý thông tin hơn.

Từ phiên bản Access 2007, giao diện người dùng đã được cải tiến với sự xuất hiện của thanh Ribbon và cửa sổ Danh mục chính, thay thế cho các menu và thanh công cụ cũ Cửa sổ Danh mục chính không chỉ thay thế mà còn mở rộng các chức năng của cửa sổ Database, mang lại khả năng sử dụng linh hoạt hơn cho người dùng.

Cung cấp công cụ khai báo, lưu trữ và xử lý dữ liệu như bảng dữ liệu, form giao diện, truy vấn dữ liệu và báo cáo, giúp quản lý số liệu một cách thống nhất và có tổ chức Những công cụ này liên kết các số liệu rời rạc, cho phép người dùng thiết kế chương trình một cách tự động và hiệu quả.

Access cung cấp một hệ thống công cụ phát triển mạnh mẽ, giúp các nhà phát triển phần mềm dễ dàng xây dựng các dự án quản lý qui mô vừa và nhỏ Với những ứng dụng đa dạng, Access là lựa chọn lý tưởng cho việc phát triển phần mềm hiệu quả.

Access là công cụ hiệu quả để phát triển phần mềm quản lý cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, bao gồm các lĩnh vực như quản lý bán hàng, quản lý thu ngân, quản lý chi phí, quản lý vật tư, quản lý học sinh, quản lý điểm học sinh và quản lý giáo viên.

- Các loại đối tượng chính trong Access 2010 là Table, Query, Form, Report, Macro, Module Các đối tượng này sẽ được giới thiệu lần lượt ở các bài sau (hình I.1)

Môi trường làm việc & Các khái niệm cơ bản

- Làm quen với môi trường làm việc, hệ thống menu và các thành phần cơ bản của một tập tin Access

3.1 Giới thiệu môi trường làm việc a Vùng làm việc

Khi khởi động Access, trong cửa sổ khởi động, mặc định tab File và lệnh New trong tab File được chọn, cửa sổ được chia thành 3 khung:

- Khung bên trái gồm các lệnh trong tab File -Khung giữa: chứa các loại tập tin cơ sở dữ liệu mà bạn có thể tạo mới

- Khung bên phải: để nhập tên và chọn vị trí lưu tập tin mới tạo và thực thi lệnh tạo mới cơ sơ dữ liệu

Hình 1.1 : Mở cửa sổ làm việc b Thanh Quick Access

Thanh công cụ Quick Access: Hiển thị bên trái của thanh tiêu đề, mặc định thanh Quick

Access gồm các nút công cụ Save, Undo (Hình 1.1)

Khi cơ sở dữ liệu đang mở, nhấn nút Customize để hiển thị menu cho phép bạn chỉ định các nút lệnh trên thanh Quick Access Nếu không tìm thấy lệnh cần thiết trong menu, bạn có thể nhấn nút More để thêm.

Commands hoặc click phải trên thanh Quick

Access chọn Customize Quick Access Toolbar

(Hình 1.2) Để thêm nút lệnh vào Quick Access, bạn chọn lệnh trong khung choose commands from, click nút Add-> click OK c Thanh Navigation Pane

Navigation Pane là khung chứa nội dung chính của cơ sở dữ liệu Từ khung Navigation

Pane, bạn có thể mở bất kỳ Table, Query, Form,

Report, Macro, hoặc Module trong cơ sở dữ liệu bằng cách double click vào tên của đối tượng

Bằng cách click phải vào tên của đối tượng ương

Navigation Pane, bạn có thể thực hiện các thao tác với đối tượng như: đổi tên, sao chép, xóa, import, export một đối tượng

Nhấn phím F l 1 hoặc click vào mũi tên kép ở góc trên bên phải của khung Navigation Pane để hiển thị hoặc ẩn khung Navigation Pane

3.2 Hệ thống menu chính của Access.

Phiên bản 2010 khác biệt so với các phiên bản trước nhờ vào việc tích hợp toàn bộ hệ thống menu vào một thanh công cụ ribbon Thanh Ribbon bao gồm nhiều tab, cho phép người dùng truy cập dễ dàng bằng cách nhấp vào nhãn tab hoặc sử dụng phím tắt Để hiển thị tên các phím tắt của các tab, người dùng chỉ cần nhấn phím Alt hoặc F10.

Các tab trên Ribbon được phân chia thành các nhóm khác nhau, mỗi nhóm có tiêu đề con riêng Một số nhóm có nút hiển thị, cho phép người dùng nhấn để mở cửa sổ thiết lập các thuộc tính tương ứng.

Cửa sổ Properties cho phép hiệu chỉnh các thuộc tính của đối tượng được chọn, với các thuộc tính tương ứng hiển thị trong cửa sổ Để mở cửa sổ này, người dùng cần chọn đối tượng muốn thay đổi và sau đó chọn tab Design hoặc sử dụng tổ hợp phím.

Cửa sổ Properties được chia thành năm nhóm:

- Format: Gồm các thuộc tính định dạng đối tượng

- Data: Gồm các thuộc tính truy xuất dữ liệu của đối tượng.

- Event: Gồm các sự kiện (event) của đối tượng

- Other Gồm các thuộc tính giúp bạn tạo hệ thống menu, toolbars,

- All: Gồm tất cả các thuộc tính của bốn nhóm trên

3.3 Các thành phần cơ bản của một tập tin CSDL access

CSDL trong Access là cơ sở dữ liệu quan hệ gổm các thành phần: Tables, Querys,

Công cụ để tạo các đối tượng trong Access được tổ chức thành từng nhóm trong tab

Create của thanh Ribbon (Hình

Bảng là thành phần quan trọng nhất trong cơ sở dữ liệu Access, dùng để lưu trữ dữ liệu và cần được tạo ra đầu tiên Trong một bảng, dữ liệu được tổ chức thành nhiều cột và dòng Truy vấn (Queries) cho phép người dùng truy xuất và xử lý dữ liệu hiệu quả.

Query là công cụ giúp người dùng truy vấn thông tin và thao tác trên dữ liệu, cho phép sử dụng ngôn ngữ SQL hoặc công cụ QBE (Query By Example).

By Example) để thao tác trên dữ liệu c Biểu mẫu (Forms)

Form là công cụ thiết kế giao diện chương trình, hỗ trợ cập nhật và xem dữ liệu Biểu mẫu giúp tối ưu hóa quy trình nhập, thêm, sửa, xóa và hiển thị thông tin một cách thân thiện.

Báo cáo là công cụ hỗ trợ người dùng trong việc tạo các bản kết xuất dữ liệu từ bảng, đồng thời cho phép định dạng và sắp xếp theo một khuôn mẫu nhất định, có thể in ra màn hình hoặc máy in Tập lệnh (Macros) cũng được sử dụng để tự động hóa quy trình này.

Macro là một tập hợp các lệnh nhằm thực hiện một loạt các thao tác được qui

Tập lệnh của Access là một công cụ lập trình đơn giản, giúp đáp ứng các tình huống cụ thể trong việc xử lý dữ liệu Bộ mã lệnh (Modules) trong Access đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa và tự động hóa quy trình làm việc.

Lập trình trong môi trường Access sử dụng ngôn ngữ Visual Basic for Application, cho phép tự động hóa nâng cao hơn so với các lệnh thông thường Công cụ này giúp tạo ra các hàm tự định nghĩa, thường được sử dụng bởi các lập trình viên chuyên nghiệp.

Một số thao tác cơ bản

- Nắm được các thao tác khởi động, kết thúc chương trình

- Nắm được các thao tác mở, tạo mới một tập tin csdl, lưu tập tin csdl.

- Cách 1: Start -> Programs -> Microsoft Office -> Microsoft Office Access 2010

- Cách 2: Double click vào shortcut Ms Access trên desktop, xuất hiện cửa sổ khởi động Access như hình.

Khi không làm việc với Access nữa, thoát ứng dụng đang chạy bằng một trong những cách sau:

- Mở thực đơn File | Exit

- Nhấn tổ hợp phím nóng Alt + F4

- Hoặc đóng nút Close trên cửa sổ Access đang mở

4.3 Tạo mới 1 tập tin CSDL access

− Tại cửa sổ khởi động, click nút Blank

− File name: nhập tên tập tin cơ sở dữ liệu, trong Access 2010, tập tin cơ sở dữ liệu được lưu với tên có phần mở rộng là accdb

−Nếu không chỉ định đường dẫn thì mặc định tập tin mới tạo sẽ được lưu trong thư mục

Document, ngược lại, click nút Browse để chỉ định vị trí lưu tập tin Click nút Create để tạo tập tin cơ sở dữ liệu (Hình 1.6)

4.4 Mở một tập tin CSDL access đã có trên đĩa. Để mở một cơ sở dữ liệu đã có ta thực hiện một trong các cách sau:

∗Tại cửa sổ khởi động, trong tab File → Open…

∗ Chọn tập tin cơ sở dữ liệu cần mở → Open

∗ Double click vào tên tập tin cần mở

4.5 Lưu CSDL access Để lưu CSDL access, ta có thể thực hiện một trong các cách sau:

- Cách 1: Vào Menu File->Save

- Cách 2: Click chuột vào biểu tượng trên thanh tiêu đề

- Cách 3: Bấm tổ hợp phím Ctrl+S

1 Hãy phân biệt cơ sở dữ liệu với hệ quản trị cơ sở dữ liệu

2 Các đối tượng trong MS access là gì?

3 Trình bày khả năng và các ứng dụng của MS Acess

4 Với Access 2010, khi tập tin access được tạo ra, tập tin đó sẽ có phần mở rộng là gì?

XÂY DỰNG BẢNG (TABLE)

Các khái niệm (bảng, trường, mẫu tin, kiểu dữ liệu, thuộc tính)

- Hiểu được các khái niệm bảng, trường, mẫu tin, kiểu dữ liệu, thuộc tính

Bảng là thành phần cơ bản và thiết yếu trong cơ sở dữ liệu (CSDL) của Access, nơi lưu trữ dữ liệu về các đối tượng thông tin như danh mục nhân viên và phòng ban Mỗi hàng trong bảng đại diện cho một mẫu tin (record) với các thông tin riêng biệt, và tất cả các mẫu tin đều có cấu trúc chung với các trường (field) tương ứng.

Trong cơ sở dữ liệu (CSDL), có thể chứa nhiều bảng, mỗi bảng lưu trữ thông tin về một đối tượng cụ thể Mỗi thông tin đều có những đặc trưng riêng, và trong Access, các đặc trưng này được xác định bằng các kiểu dữ liệu cụ thể, chẳng hạn như cột TEN có kiểu Text.

Mỗi trường trong bảng đại diện cho một thuộc tính của đối tượng cần quản lý, và tùy thuộc vào tính chất của từng thuộc tính, các kiểu dữ liệu của trường có thể khác nhau.

Khóa chính (Primary key) là trường trong bảng cơ sở dữ liệu, đảm bảo rằng giá trị của các mẫu tin là duy nhất và khác nhau Nó có vai trò quan trọng trong việc phân biệt các mẫu tin trong cùng một bảng Khóa chính có thể được xác định bởi một trường đơn lẻ hoặc là sự kết hợp của nhiều trường khác nhau.

Trường khóa ngoại (Foreign key): là trường khóa chính của một bảng khác có quan hệ với bảng chứa nó

Mỗi mẫu tin trong bảng đại diện cho một hàng chứa dữ liệu về các thuộc tính của đối tượng được quản lý, và tất cả các mẫu tin này đều có cấu trúc đồng nhất, bao gồm các trường dữ liệu và kiểu dữ liệu tương ứng.

(record) liệu, thuộc tính dữ liệu)

Trong access mỗi Field có thể nhận một trong các kiểu dữ liệu sau:

Kiểu dữ liệu Dữ liệu Kích thước

Text Văn bản Tối đa 255 ký tự

Memo Văn bản nhiều dòng, nhiều trang Tối đa 65.535 ký tự Number

Kiểu số, bao gồm số nguyên và số thực, được sử dụng để thực hiện các phép tính Các định dạng dữ liệu kiểu số được thiết lập trong Control Panel với kích thước 1, 2, 4 hoặc 8 byte.

Dữ liệu kiểu Date và Time Các định dạng của dữ liệu Date/Time được thiết lập trong Control

Currency Kiểu tiền tệ, mặc định là $ 8 byte

Access sẽ tự động tăng tuần tự hoặc ngẫu nhiên khi một mẫu tin mới được tạo, không thể xóa, sửa 4 byte

Yes/no Kiểu luận lý (Boolean) Chỉ chấp nhận dữ liệu có giá trị Yes/No, True/False, On/Off 1bit

OLE Object Dữ liệu là các đối tượng được tạo từ các phần mềm khác Tối đa 1 GB

HyperLink Dữ liệu của field là các link

Lookup Wizard không phải là một kiểu dữ liệu mà là một tính năng giúp tạo danh sách, cho phép nhập giá trị thủ công hoặc tham chiếu từ một bảng khác trong cơ sở dữ liệu.

Để thay đổi định dạng mặc định của các kiểu dữ liệu trong môi trường Windows, bạn cần truy cập vào Start, sau đó chọn Control Panel, tiếp theo là Regional and Language, và cuối cùng là Customize Lưu ý rằng bạn có thể đính kèm dữ liệu từ các chương trình khác, nhưng không thể nhập văn bản hoặc dữ liệu số.

− Tab Numbers để thay đổi định dạng số như dấu thập phân, phân cách hàng ngàn…

− Tab Date/Time để thay đổi định dạng ngày/giờ

− Tab Currency để thay đổi đơn vị tiền tệ

Thuộc tính là những đặc tính riêng của từng đối tượng

Mỗi trường dữ liệu (cột), các đối tượng điều khiển trên form/report, form/report đều có bảng thuộc tính riêng của nó

- Biết cách tạo bảng bằng wizard

- Biết cách tự tạo bảng ở chế độ Design view

2.1 Lập bảng nhờ sự trợ giúp Wizard

Bước 1: Trong cửa sổ làm việc của Access, trên thanh

Ribbon, click tab Create, trong nhóm lệnh Table, click nút lệnh Table, xuất hiện cửa sổ thiết kế bảng, bao gồm

Cột ID là khóa chính mặc định với kiểu Autonumber, và có một cột trống để thêm dữ liệu Để đổi tên cột ID, bạn chỉ cần nhấn chuột phải vào tên cột và chọn "Rename Field".

Bước 2: Để thêm một cột mới, click chuột vào ô Click to

Add Lúc này sẽ xuất hiện bảng lựa chọn các kiểu dữ liệu cho cột mới thêm vào

Bước 3: Thêm dữ liệu vào bảng mới tạo

Bước 4: Đóng bảng và lưu bảng

Nếu muốn sửa đổi lại bảng vừa thiết kế, chuyển đổi bảng sang chế độ Design View bằng cách chọn menu

Home - chọn View – chọn Design View như hình 2.2

2.2 Tạo bảng bằng chức năng Table Design

Bước 1: Trong cửa sổ làm việc của Access, trên thanh Ribbon, click tab Create, trong nhóm lệnh Table, click nút lệnh Table

Design (Hình 2.3), xuất hiện cửa sổ thiết kế bảng gồm các thành phần: (Hình 2.4)

− Field Name: định nghĩa các fields trong bảng

− Data Type: chọn kiểu dữ liệu để lưu trữ dữ liệu của field tương ứng

− Description: dùng để chú thích ý nghĩa của field

− Field Properties: thiết lập các thuộc tính của Field, gồm có hai nhóm:

− General: là phần định dạng dữ liệu cho field trong cột Field Name

∗ Lookup: là phần quy định dạng hiển thị / nhập dữ liệu cho Field

Bước 2: Trong cửa sổ thiết kế, thực hiện các công việc sau:

Nhập tên field vào cột field Name, cho phép khoảng trắng và không phân biệt chữ hoa, chữ thường Tên field nên ngắn gọn, dễ nhớ, mang tính gợi ý và không chứa khoảng trắng.

− Chọn kiểu dữ liệu cho field trong cột Data Type

− Chú thích cho field trong cột Description

− Chỉ định thuộc tính cho field trong khung Field Properties.

Bước 3: Xác định khóa chính cho bảng:

− Đặt trỏ tại field được chọn làm khóa chính (hoặc chọn các field đồng thời làm khóa)

− Click nút Primary key trên thanh công cụ Table (Table

Tools), hoặc click phải trên tên field, chọn lệnh Primary key

Bước 4: Lưu bảng vừa tạo bằng cách:

− Click vào nút trên thanh Quick Access

− Nhập tên cho bảng trong hộp thoại Save as như hình (trong trường hợp Table mới tạo, chưa đặt tên)

Lưu ý: Nếu bảng chưa được đặt khóa chính thì Access sẽ hiển thị một hộp thoại thông báo:

* Nhấn nút Cancel để trở lại cửa sổ thiết kế, đặt khoá chính cho bảng

* Nhấn nút No để lưu mà không cần đặt khóa chính, có thể đặt sau

* Nhấn nút Yes để Access tự tạo khoá chính có tên là ID, kiểu Autonumber

2.3 Chuyển qua chế độ Datasheet View

Có thểtạo bảng bằng cách định nghĩa trực tiếp các cột trong chếđộ DataSheet View như sau:

− Trong cửa sổ làm việc của

Access, chọn tab Create trên thanh

Ribbon, trong nhóm lệnh Table, click nút Table, xuất hiện bảng mới ở chế độ Datasheet View

− Thanh Ribbon chuyển sang tab Field với nhóm lệnh Add & Delete giúp bạn chọn kiểu dữ liệu cho Field mới khi thêm Field vào bảng

− Đặt trỏ trong ô bên dưới Field mới (Click to Add), sau đó chọn một trong các kiểu dữ liệu trong nhóm Add & Delete trên thanh Ribbon

Hoặc click chuột trên Click to Add, chọn kiểu dữ liệu trong menu Có thể click nút More Fields để chọn các kiểu dữ liệu khác

− Nhập tên cho Field mới

Khi thiết kế bảng ở chế độ DataSheet View, bạn có thể tạo một Field tính toán mới, là kết quả của biểu thức tính toán từ các Field trước.

* Click tiêu đề Click to Add của Field mới như hình trên

* Chọn lệnh Calculated Field, xuất hiện cửa sổ Expression Builder

* Nhập biểu thức tính toán.

Trường và các thuộc tính

Hiểu rõ chức năng của các thuộc tính trường là rất quan trọng vì nó ảnh hưởng đến độ rộng dữ liệu trong bảng và định dạng dữ liệu nhập vào Mỗi kiểu dữ liệu có những thuộc tính và đặc trưng riêng, do đó việc nắm bắt các thuộc tính định dạng là cần thiết để quản lý dữ liệu hiệu quả.

3.1 Các thuộc tính trường (Field Properties)

Quy định kích thước của field, tuỳ thuộc vào kiểu dữ liệu Chỉ có hiệu lực với các Field có kiểu là Text hoặc Number

− Dữ iệu kiểu text: giới hạn kích thước từ 0- 255 ký tự, mặc định là 50 ký tự.

− Dữ liệu kiểu Memo: giới hạn kích thước từ 0- 65.535 ký tự

− Đối với kiểu dữ liệu Number: kiểu Number bao gồm một số kiểu con, giới hạn kích thước kiểu Number chính là xác định kiểu con

Field size Miền giá trị Số lẻ tối đa

Quy định số chữ số thập phân (chỉ sử dụng trong trường hợp số có dạng single, double) đối với kiểu Currency, Fixed, Percent luôn luôn decimal places là 2

Quy định định dạng hiển thị dữ liệu trên màn hình hoặc máy in phụ thuộc vào kiểu dữ liệu Người dùng có thể chọn các định dạng có sẵn từ Access hoặc tự tạo chuỗi ký tự định dạng riêng Đối với kiểu dữ liệu Text, việc lựa chọn định dạng phù hợp là rất quan trọng để đảm bảo thông tin được trình bày rõ ràng và dễ hiểu.

Các ký tự định dạng kiểu dữ liệu Text

Ký tự định dạng Tác dụng

> đổi toàn bộ ký tự ra chữ hoa

< đổi toàn bộ ký tự ra chữ thường

“chuỗi ký tự” Chuỗi ký tự giữa 2 dấu nháy

\ Ký tự nằm sau dấu \

Màu (ký hiệu màu theo sau một trong các ký tự định dạng chuỗi phía trên)

Ví dụ: định dạng Dữ liệu nhập Hiển thị

> Lý Tự Trọng LÝ TỰ TRỌNG

< Lý Tự Trọng lý tự trọng b) Định dạng dữ liệu kiểu number

+ Các kiểu định dạng Access cung cấp sẵn

General Number Hiển thị đúng như số nhập vào

Currency Có dấu phân cách, dấu thập phân và ký hiệu tiền tệ

Fixed Hiển thị giống như cách định dạng trong Regional

Settings của Control Panel, phần số lẻ thập phân phụ thuộc vào Decimal

Standard Giống như dạng Fix, nhưng có dấu phân cách hàng ngàn

Percent Hiển thị số dạng phần trăm (%)

Scientific Hiển thị số dạng khoa học

Dạng Dữ liệu nhập vào Hiển thị

Scientific 1234.5 1.23E+03 c) Các ký tự định dạng đối với dữ liệu kiểu số:

.(period) Dấu chấm thập phân

,(comma) Dấu phân cách ngàn

# Số hoặc khoảng trắng (blank)

Khoảng trắng (blank) Khoảng trắng d) Định dạng dữ liệu kiểu Data/Time:

+ Các kiểuđịnh dạng Access cung cấp sẵn:

+ Các ký tự định dạng: e) Định dạng dữ liệu kiểu Yes/No: định dạng Ý nghĩa

Chuỗi ký tự định dạng kiểu yes/no gồm 3 phần: First; Second; Third

− First: bỏ trống, định dạng trong mục này không ảnh hưởng đến dữ liệu kiểu Yes/No.

− Second: field hợp nội dung field mang giá trị đúng

− Third: field hợp nội dung field mang giá trị sai

Hiển thị Field (True) Field (Fasle)

Thưc hành: Tạo một bảng VIDU gồm các trường CotText, CotNumber,

CotYesNo tương ứng có kiểu dữ liệu lần lượt là Text, Number, Yes/No

- Thiết đặt thuộc tính Format cho các trường này theo các ví dụ ở mục a, b, e

- Nhập 3 mẫu tin cho bảng VIDU

- Xem và kiểm tra kết quả ở chế độ Datasheet View

3.2 Chi tiết một số thuộc tính Field

- Hiểu được chi tiết và cách sử dụng các thuộc tính cơ bản: input mask, Validation rule, Validation text, Required, AllowZeroLength, Index, Caption, Default Value

3.2.1 Input Mask (mặt nạ nhập liệu):

Quy định khuôn định dạng dữ liệu Người sử dụng khi nhập dữ liệu vào bảng bắt buộc phải tuân theo đúng định dạng đó

Khi thiết lập Input Mask cho bảng, cần lưu ý rằng các quy định này sẽ ảnh hưởng đến cả biểu mẫu, truy vấn và báo cáo Nếu bạn chỉ muốn áp dụng quy định Input Mask cho một biểu mẫu hoặc báo cáo cụ thể, hãy thiết lập quy định riêng cho biểu mẫu hoặc báo cáo đó.

Trong Access, khi một trường được thiết lập với thuộc tính Format và Input Mask cùng lúc, dữ liệu sẽ hiển thị theo định dạng trong thuộc tính Format Tuy nhiên, khi người dùng điều chỉnh dữ liệu thông qua biểu mẫu, Access sẽ áp dụng định dạng được chỉ định trong thuộc tính Input Mask.

− Các ký tự dùng định dạng trong Input Mask

0 Ký tự số từ 0-9, không cho phép nhập dấu (bắt buộc nhập)

9 Kự số hoặc khoảng trắng, không cho phép nhập dấu (không bắt buộc nhập)

# Nhập số 0-9, khoảng trắng, dấu + - (không bắt buộc nhập)

L Ký tự A-Z (bắt buộc nhập)

? Ký tự chữ A-Z (không bắt buộc nhập)

A Ký tự chữ hoặc số (bắt buộc nhập) a Ký tự chữ hoặc số (không bắt buộc nhập)

Bất kỳ ký tự nào, khoảng trắng (bắt buộc nhập)

C Bất kỳ ký tự nào, khoảng trắng (không bắt buộc nhập)

Chuyển tất cả các ký tự sang chữ thường

Chuyển tất cả các ký tự sang chữ hoa

3.2.2 Validation rule (Quy tắc hợp lệ):

Kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu khi nhập liệu là rất quan trọng Nếu dữ liệu không đáp ứng các điều kiện đã được thiết lập, Access sẽ hiển thị một thông báo với nội dung được quy định trong văn bản xác thực Trong quy tắc xác thực, có thể sử dụng các phép toán để đảm bảo dữ liệu nhập vào đúng yêu cầu.

− Phép toán quan hệ: or; and; not

− Phép toán về chuỗi: toán tử Like (giống như).Có thể sử dụng toán tử Like kèm với các ký tự thay thế như:

* Dấu *: thay thế tất cả các ký tự

* Dấu #: thay thế các ký tự số

* Dấu ?: thay thế ký tự tại vị trí có dấu ?

3.2.3 Validation text (Thông báo lỗi):

Chuỗi thông báo xuất hiện khi dữ liệu nhập vào không thoả điều kiện của Validation Rule, chuỗi trong validation text có độ dài tối đa 255 ký tự

Có yêu cầu bắt buộc nhập dữ liệu cho một field hay có thể để trống

Quy định về trường có kiểu text hoặc Memo cho phép chuỗi có độ dài bằng không (Zero) tồn tại, với điều kiện là trường đó không phải là trường khoá, trong trường hợp trường là khoá, thuộc tính này sẽ là không (No).

Cần phân biệt giữa field có giá trị null (trống chưa có dữ liệu) và field chứa chuỗi có độ dài bằng zero (chuỗi “”) Mặc dù khi hiển thị trên màn hình, cả hai đều có hình thức giống nhau, nhưng chúng mang ý nghĩa khác nhau trong cơ sở dữ liệu.

3.2.6 Index ( Chỉ mục/ Sắp xếp)

Quy định thuộc tính Index để tạo chỉ mục đơn (chỉ mục trên một field)

− Nếu chọn No thì không sắp xếp dữ liệu

− Nếu chọn Yes (No Duplicates) thì tạo chỉ mục (sắp xếp) trên field và không cho phép các giá trị trùng nhau

− Nếu chọn Yes (Duplicates Yes) thì tạo chỉ mục (sắp xếp) trên field và cho phép các giá trị trùng nhau

3.2.7 Caption: Định nhãn là một chuỗi ký tự xuất hiện tại dòng tên field Chuỗi này cũng xuất hiện tại tiêu đề của các điều khiển trong các biểu mẫu hoặc báo cáo Nếu giá trị này bỏ trống thì Access sẽ lấy tên field làm tiêu đề

Trong Access, giá trị mặc nhiên cho cột sẽ được tự động gán khi người dùng thêm mẩu tin mới Người sử dụng cũng có khả năng gán một biểu thức cho thuộc tính này để tùy chỉnh giá trị.

Thực hành: Với bảng VIDU ở mục 3, thực hiện các yêu cầu sau: a Trường CotText bao gồm 5 ký tự, trong đó 2 ký tự đầu là chữ cái bắt buộc nhập,

3 ký tự sau là chữ số bắt buộc nhập b Trường CotNumber phải là số từ 0 đến 100 Nếu nhập sai sẽ hiển thị ra thông báo:

“Nhập sai CotNumber chỉ nhận các giá trị từ 0 đến 100” c Trường Yes/No có giá trị mặc định là “Nam”.

Hướng dẫn: a input mask: LL000 b validation rule: between 0 and 100 và validation text: Nhập sai CotNumber chỉ nhận các giá trị từ 0 đến 100 c Tab Lookup - Display Control: Textbox

Format: “Nam”;”Nữ” và Default: “Nam”.

Nhập liệu

Khi làm việc trên form, để thêm một record mới bạn thực hiện như sau:

− Mở form ở chế độ form view

− click nút New Record trên thanh Navigation button bên dưới cửa sổ form

− Form sẽ chuyển đến record trống, cho phép bạn nhập dữ liệu

Tuy nhiên khi nhập dữ liệu phải thỏa mãn các ràng buộc trong cơ sở dữ liệu

4.2 Xóa record: Di chuyểnđến record cần xóa

− Trong nhóm lệnh Record trên thanh Ribbon, chọn lệnh Delete-Chọn Delete Record (Hình 2.12)

Tuy nhiên khi xóa record phải xem xét ảnh hưởng đến các

4.3 Tìm kiếm dữ liệu: để tìm một giá trị trong bảng ta click nút Find trong nhóm lệnh Find trên thanh Ribbon

− Xuất hiện cửa sổ Find and Replace

* Find What: Nhập giá trị cần tìm

* Look In: Phạm vi tìm kiếm

* Kiểu so trùng giá trị cần tìm với giá trị trong ô

* Match Case: Tìm phân biệt chữ hoa và chữ thường

Click nút Find Next để thực hiện tìm kiếm, nếu tìm hết access sẽ cho xuất hiện hộp thông báo hoàn tất việc tìm kiếm

− Trong cửa sổ Find and Replace, nếu muốn thay thế các giá trị được tìm thấy bằng một giá trị khác ta chọn tab Replace

− Replace With: Nhập giá trị cần thay thế

− Click nút Replace để thay thế giá trị được tìm thấy hiện tại

− Click nút Replace All để thay thế toàn bộ các giá trị được tìm thấy

4.5 Sao chép và di chuyển dữ liệu.

− Click phải chuột lên thành viên cần chép

− Chọn mục copy để chép đối tượng vào Clipboard

− Click nút Paste trên thanh Menu để chép vào cửa sổ database

− Nhập tên cho đối tượng sao chép

− Đối với kiểu đối tượng Table, ta có thể lựa chọn 1 trong 3 kiểu sao chép

∗ Structure only: Chỉ sao chép cấu trúc

∗ Structure and data: Sao chép cấu trúc và dữ liệu

∗ Append Data to Exiting Table: Thêm dữ liệu vào một bảng đang tồn tại

Thực hành thêm ba mẫu tin vào bảng VIDU trong mục 3 bằng cách thực hiện các yêu cầu sau: tìm kiếm mẫu tin, sao chép, di chuyển dữ liệu, thay thế dữ liệu và xóa mẫu tin.

Hướng dẫn: Xem hướng dẫn ở mục 4

Làm việc với dữ liệu trong datasheet view

− Trên thanh Ribbon chọn tab Home

− Trong nhóm lệnh Text Formatting, chọn font chữ cho Table và các định dạng khác

− Click nút trên nhóm Text Formatting sẽ xuất hiện cửa sổ Datasheet Formatting cho phép bạn hiệu chỉnh các thuộc tính của Datasheet như màu nền , màu lưới, …

5.2 Thay đổi vị trí cột

− Click vào tiêu đề cột

Drag để thay đổivị trí cột(chuột vẫnđangở tại tiêu đề cột)

− Trên thanh Ribbon, trong nhóm −

Để hiển thị cột bị ẩn, bạn thực hiện tương tự như khi ẩn cột, nhưng trong menu lệnh của nút More, hãy chọn lệnh Unhide fields Đối với việc ẩn cột, bạn vào lệnh Records, nhấn nút More và chọn lệnh Hide fields.

− Chọn cột cần cố định

− Trên thanh Ribbon, trong nhóm lệnh Records, click nút More, chọn lệnh Freeze Fields

− Ngược lại, muốn bỏ cố định cột ta chọn lệnh UnFreeze All Fields

5.5 Điều chỉnh chiều cao dòng

− Đặt con trỏ vào đường biên của dòng sao cho xuất hiện mũi tên 2 chiều, Drag để thay đổi chiều cao của dòng

 Đổi tên cột: Nhấp chuột tại cột cần đổi tên Chọn menu Fields trên thanh

Ribbon, chọn Name & Caption (Hình

Xuất hiện cửa sổ Enter Field Properties, đặt tên mới cho cột tại ô Name (Hình 2.22)

5.7 Sắp xếp record a) Sắp xếp theo một field

− Đặt trỏ tại field chứa dữ liệu cần sắp xếp

− Click nút sort Ascending (sắp xếp tăng dần)/Sort Descending (sắp xếp giảm dần) trong nhóm lệnh sort & Filter trên thanh Ribbon

Hình 2.22 b) Sắp xếp theo nhiều fields để sắp xếp theo nhiều field, trong nhóm lệnh sort

& Filter trên thanh Ribbon, click nút lệnh

− Chọn lệnh -Advanced Filter/Sort

−Xuất hiện cửa sổ Filter- Double click chọn các field chứa dữ liệu cần sắp xếp, thứtựưu tiên từ trái sang phải.

− Ở mục Sort- chọn kiểu sắp xếp

− Để thực hiện sắp xếp ta chọn lệnh Apply Filter/Sort

Filter by selection giúp bạn chọn ra những

Record dựa trên một giá trị hiện hành Cách thực hiện:

− đặt trỏ tại field chứa giá trị lọc,chọn giá trị làm điều kiện lọc

− Click nút lệnh Seletion trong nhóm lệnh Sort

- chọn một trong các lệnh trong menu:

- Equals….: lọc các records có giá trị bằng với giá trị được chọn

Does NotEquals….: lọc các records có giá trị khác với giá trị được chọn

∗ Contains …: lọc các records chứa giá trị được chọn

∗ Does Not Contains …: lọc các records không chứa giá trị được chọn

− Ngoài ra, cũng có thể lọc bằng cách click nút công cụ Selection button bên phải tên field

− Đánh dấu check vào giá trị làm điều kiện lọc

Thực hành: Thực hiện các thao tác ẩn cột, đổi tên cột, chỉnh chiều cao dòng, sắp xếp mẫu tin trong bảng VIDU ở mục 4 để rõ hơn

Hướng dẫn: Xem hướng dẫn ở mục 5

Quan hệ giữa các bảng

Sau khi hoàn thiện thiết kế các bảng, cần thiết lập mối quan hệ giữa chúng để MS Access có thể quản lý dữ liệu một cách hiệu quả hơn Việc này không chỉ giúp tổ chức thông tin tốt hơn mà còn bảo vệ các ràng buộc toàn vẹn của dữ liệu trong quá trình nhập liệu.

- Để thiết lập được quan hệ thì các field dùng liên kết giữa các Table phải có cùng kiểu dữ liệu.

Trong Access tồn tại 2 kiểu quan hệ: quan hệ 1-1 (một-một) và quan hệ 1-n (một-nhiều)

Quan hệ 1-1: một record của bảng này sẽ liên kết với duy nhất một record của bảng kia và ngược lại

Quan hệ 1-n: mỗi record củabảng 1sẽ liên kếtvớimộthoặc nhiều record của bảng n, ngược lại một record của bảng n chỉ liên kết với duy nhất một record trong bảng 1

Thể hiện dữ liệu của quan hệ 1-n

6.2 Khai báo quan hệ giữa các Bảng

− Tại cửa sổ làm việc của Access, chọn tab Database Tools trên thanh Ribbon,

Hình 2.28 Hình 2.27 click nút Relationships

− Nếu là lần đầu tiên (CSDL chưa có quan hệ) thì hộp thoại Show Tables sẽ xuất hiện (Hình 2.29)

− Nếu không có cửa sổ Show Table thì Click nút

Show Table trên thanh Ribbon

∗Tab Tables: hiển thị tất cả các bảng trong cơ sở dữ liệu

∗ Tab Queries: hiển thị các truy vấn đã tạo trong cơ sơ dữ liệu

∗ Tab Both: hiển thị tất cả Table và Query

− Chọn bảng hoặc Query cần thiết lập quan hệ, click Add

− Click nút Close đóng cửa sổ Show Table

− Cửa sổ RelationShips chứa các bảng muốn thiết lập quan hệ

− Drag chuột kéo field quan hệtừbảng này sang bảng kia (vd: Kéo field MaSV từ bảng SINHVIEN sang

MaSV của bảng KETQUA) Xuất hiện cửa sổ Edit

RelationShips với các tùy chọn: (Hình 2.31)

To enforce Referential Integrity, it is essential for establishing relationships that maintain integrity constraints Such relationships ensure the consistency and accuracy of data across the database, preventing orphaned records and enhancing overall data quality.

Khi nhập dữ liệu, các giá trị trong trường tham gia quan hệ tại bảng "nhiều" (bảng con) cần phải tồn tại trong bảng "một" (bảng cha) Chẳng hạn, để thêm một sinh viên vào bảng KETQUA, mã số sinh viên (MaSV) phải được ghi nhận trong bảng cha.

+ Không thể xóa những mẩu tin trong bảng “một” khi những mẩu tin trong bảng “nhiều” có quan hệ với mẩu tin bên “một

Nếu vi phạm các nguyên tắc, Access sẽ không nhận dữ liệu và thông báo lỗi Tính năng Cascade Update Related Field cho phép sửa giá trị khóa chính trong bảng cha, tự động cập nhật sự thay đổi vào các trường tương ứng trên các bảng con mà không báo lỗi.

Cascade Delete Related Records cho phép xóa mẩu tin trong bảng cha của quan hệ mà không gặp lỗi Khi thực hiện xóa, Access sẽ tự động xóa tất cả các mẩu tin liên quan trong bảng con, đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu.

Khi cả hai trường tham gia liên kết đều là khóa chính, Access sẽ tạo ra mối quan hệ 1-1 (One to one), nghĩa là mỗi bản ghi trong bảng này sẽ liên kết với đúng một bản ghi trong bảng kia.

Khi một bên là khóa chính và bên kia là khóa ngoại, Access sẽ thiết lập mối quan hệ 1-nhiều Điều này có nghĩa là mỗi bản ghi trong bảng "một" (bảng cha) có thể liên kết với nhiều bản ghi trong bảng "nhiều" (bảng con), trong khi mỗi bản ghi trong bảng "nhiều" chỉ có thể liên kết với một bản ghi duy nhất trong bảng "một".

“nhiều” chỉ được quyền quan hệ với một mẩu tin trong bảng “một”

Muốn xóa quan hệ giữa 2 bảng, ta Click phải mối quan hệ muốn xóa, chọn Delete, hoặc chọn mối quan hệ và nhấn phím Delete (Hình 2.32)

− Nếu nhập dữ liệu trước khi tạo quan hệ thì khi nhập liệu ta có thể nhập dữ liệu cho các bảng theo trình tự tùy ý

− Ngược lại, nếu tạo quan hệ trước, nhập liệu sau thì khi nhập liệu ta phải nhập bảng 1 (bảng cha) trước và bảng n (bảng con) sau

1 Tạo một cơ sở dữ liệu mới tên QLSV.accdb với các đặc tả sau:

Chương trình chỉ quản lý sinh viên của một trung tâm hoặc một khoa

Lớp được phân biệt bằng MaLop

Mỗi lớp có nhiều sinh viên, các sinh viên được phân biệt nhau bằng MaSV, một sinh viên chỉ thuộcmộtlớp.

Một sinh viên học nhiều môn học, mỗi môn học được phân biệt bằng MaMH và mỗi môn học được học bởi nhiều sinh viên

Mỗi sinh viên ứng với mỗi môn học được thi hai lần và ứng với mỗi lần thi thì chỉ có một kết quả duy nhất

2 Tạo các bảng trong CSDL đồng thời thiết lập khóa chính cho mỗi bảng như sau:

LOP field Name Data Type Description Field Properties

MaLop Text Mã Lớp Field size 10

TenLop Text Tên lớp Field size: 30

GVCN Text Giáo viên CN

Field size: 30 Caption: Giáo viên CN

MONHOC field Name Data Type Description Field Properties

MaMH Text Mã môn học Field size: 10

Format: >[Red] caption: Mã môn học

TeNMH Text Tên môn học Field size: 30

SoTC Number Số tín chỉ Field size: byte

SINHVIEN field Name Data Type Description Field Properties

MaSV Text Mã sinh viên

Field size 10 Format >[Red] Caption: Mã Sinh viên

HoSV Text Họ sinh viên Field size: 30

TenSV Text Tên sinh viên Field size: 20

Phai Yes/No Phái Format: ;”Nam”; “Nữ”

NgaySinh Date/time Ngày sinh

Format : short date Input mask: 00/00/00 Caption: Ngày sinh

DiaChi Text Địa chỉ Field size: 50

DienThoai Text Điện Thoại Field size:14

Input Mark: !\(999") "0000000;;* Caption: Điện thoại

MaLop Text Mã lơp Field size: 10

KETQUA field Name Data Type Description Field Properties

(Lookup Wizard ) Mã sinh viên

Field size 10 Format >[Blue] Caption:

(Lookup Wizard ) Mã môn học Field size: 10

Field size: Double Caption: Điểm lần 1 Validation Rule: >=0 and < Validation Text: Điểm phải >=0 và <

Field size: Double Caption: Điểm lần 2 Validation Rule: >=0 and < Validation Text: Điểm phải >=0 và <

Mã Sinh viên Mã Môn h ọ c Điể m l ầ n 1 Điể m L ầ n 2

3 Nhậpdữ liệu cho các bảng:

Mã ớp Tên Lớp GV Chủ ệ Mã Môn ọ Tên Môn học Số Tín

CSDL Cơ Sở Dữ Liệu 4 CDTH1

Thắng CTDL Cấu Trúc Dữ Liệu 4

2A Lê Thanh Hùng CTR Chính trị 3

Tùng DHOA Đồ họa máy tính 4

Hạnh JAVA Lập trình JAVA 5

NMTH Nhập môn tin học 4 TCTH36

36A Trần Văn Hải PPLT Phương Pháp Lập

Mã sinh Họ Sinh Tên

Sinh Địa chỉ Điện oạ Mã

A101 Lê Kiều Oanh Nữ 12/10/ ớp

CDTH1 B102 Phạm thị Hoa Nữ 09/09/ B

80 12 Phan văn Trị GV CDTH1

CDTH2 B202 Trần thị Dung Nữ 10/01/ B

C3502 Lê thị Tường Vi Nữ 15/09/

TCTH3 C3505 Nguyễn Văn Cường Na 5B m 12/11/

12/A Võ thị Sáu Q3 TCTH36 E3602 Nguyễn A

TCTH3 E3606 Phạm Hoàng Long Na 6B m

4 Thiết lập mối quan hệ giữa các bảng: A

Mã Sinh Mã Môn ọ Điểm ầ Điểm Lần 2

Bảng nào không có tham chiếu tạo trước, bảng nào có khóa ngoại tham chiếu thì tạo sau Cụ thể, thứ tự tạo các bảng như sau:

Trong cơ sở dữ liệu, trường Malop trong bảng SINHVIEN là khóa ngoại tham chiếu đến trường MaLop của bảng LOP Tương tự, trường MaSV trong bảng KETQUA là khóa ngoại tham chiếu đến trường MaSV của bảng SINHVIEN, và trường MaMH trong bảng KETQUA là khóa ngoại tham chiếu đến trường MaMH của bảng MONHOC Ba trường khóa ngoại này đều có kiểu dữ liệu là Lookup wizard.

Sau khi tạo xong các bảng, truy cập vào menu Database Tools và chọn Relationships Nhấp chuột phải vào các dây quan hệ và đánh dấu vào ba hộp kiểm để đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu Cuối cùng, tiến hành nhập dữ liệu theo yêu cầu.

TRUY VẤN DỮ LIỆU

Giới thiệu chung

- Hiểu khái niệm truy vấn dữ liệu (query) và chức năng của các loại query trong access;

Query là lệnh truy vấn dữ liệu nhằm phục vụ nhu cầu tra cứu và xử lý thông tin từ các bảng trong cơ sở dữ liệu Bản chất của query là các câu lệnh SQL (Structured Query Language), một ngôn ngữ truy vấn dữ liệu có cấu trúc, được sử dụng rộng rãi trong hầu hết các hệ quản trị cơ sở dữ liệu hiện nay.

1.2 Các loại query trong Access

Truy vấn lựa chọn (select query) là phương thức lấy thông tin từ một hoặc nhiều bảng, tạo ra recordset Dữ liệu trả về từ truy vấn này có thể được cập nhật và thường được sử dụng để hiển thị trên các form và báo cáo.

 Total Query: là loại truy vấn dùng dùng để tính toán dữ liệu theo từng nhóm: có tính chất tổng cộng, thống kê tổng hợp số liệu

Ví dụ: Tính tổng tiền học bổng của học sinh theo từng lớp

- Query có tham số: là loại truy vấn sẽ được thực hiện với giá trị tham số được nhập từ bàn phím cho kết quả hoặc điều kiện

Crosstab Query là một loại truy vấn dùng để tổng hợp dữ liệu, trong đó giá trị của một số trường trong bảng hoặc truy vấn nguồn được sử dụng làm tiêu đề dòng Giá trị của một trường hoặc biểu thức được dùng làm tiêu đề cột, và giá trị tổng hợp của một trường hoặc biểu thức sẽ được hiển thị trong các ô của Crosstab Query.

Action query: có 4 loại query

Append Query là phương pháp thêm các bản ghi từ các bảng hoặc truy vấn khác vào một bảng cụ thể Để thực hiện việc này, bảng đích phải tồn tại trong cơ sở dữ liệu (CSDL) Các bản ghi có thể được thêm vào bảng trong CSDL hiện tại hoặc vào bảng thuộc CSDL khác Loại truy vấn này thường được sử dụng để lưu trữ thông tin nhằm theo dõi và duy trì dữ liệu trong một bảng đã có.

+ Lưu lại các hóa đơn đã thực hiện trong năm 2008

+ Lưu lại những nhân viên có doanh số bán hàng cao nhất trong năm 2008. + Lưu lại những học sinh đạt thủ khoa của khóa 2008

- Delete Query: là loại truy vấn dùng để xóa các bản ghi thỏa điều kiện nào đó

- Update Query: là loại truy vấn dùng để sửa đổi dữ liệu cho nhiều record ở nhiều bảng theo điều kiện

Lệnh Make Table Query được sử dụng để tạo ra một bảng mới từ dữ liệu lấy từ các bảng hoặc truy vấn khác Khi thực hiện các truy vấn như Select, Total, hay Crosstab, chúng ta nhận được kết quả dưới dạng bảng dữ liệu tạm thời tại thời điểm đó Tuy nhiên, nếu cơ sở dữ liệu có sự thay đổi, kết quả có thể không còn chính xác Để lưu lại kết quả tại thời điểm thực thi truy vấn, lệnh Make Table là lựa chọn phù hợp.

Select query

 Tạo được select query bằng wizard

 Tự tạo select query ở chế độ thiết kế

2.1 Tạo select query bằng wizard.

B1: Để tạo query, chọn tab

Create trên thanh Ribbon, click nút Query Wizard trong nhóm lệnh Queries (Hình 3.2) Xuất hiện cửa sổ New Query

B2: Chọn Simple query wizard Click OK

Để chọn trường dữ liệu, bạn cần lấy thông tin từ bảng hoặc truy vấn trong hộp thoại xổ xuống Tables/Queries Nếu dữ liệu cần hiển thị liên quan đến nhiều bảng, bạn có thể chọn nhiều bảng hoặc truy vấn tại bước này.

B4: Đặt tên query Tại bước này có 2 tùy chọn:

+ Open the query to view information: xem kết quả query

+ Modify the query design: mở query ở chế độ thiết kế để chỉnh sửa query

Thực hành : Tạo một query hiển thị danh sách điểm của các sinh viên bằng công cụ wizard Thông tin bao gồm:

Hướng dẫn : Làm theo các bước ở mục 2.1

2.2 Tự tạo select query ở chế độ thiết kế (Design view)

2.2.1 Các bước tạo select query ở chế độ thiết kế

B1: Để tạo query, chọn tab Create trên thanh Ribbon, click nút query Design trong nhóm lệnh Queries

Xuất hiện cửa sổ thiết kế query và cửa sổ Show table cho phép chọn các bảng hoặc query tham gia truy vấn (Hình 3.5)

B2: Chọn Tables hoặc Queries hoặc cả hai tham gia vấn tin tại hộp thoại Show Table

Muốn chọn nhiều bảng cùng lúc, nhấn nút Shift hoặc Ctrl và nhấp chọn Sau đó nhấn Add  nhấn Close

B3: Xác định các nội dung vấn tin tại phần dưới của cửa sổ Select Query:

Để chọn các trường hiển thị trong kết quả, bạn có thể kéo thả tên trường từ danh sách trường vào lưới thiết kế hoặc nhấp đúp vào tên trường Nếu bạn cần tạo một trường mới không có sẵn trong các bảng, bạn có thể thực hiện bằng cách sử dụng cú pháp: : .

− Sort: sắp xếp dữ liệu hay không Có 3 tùy chọn trong Sort:

+ Ascending: Sắp xếp tăng dần

+ Decending: Sắp xếp giảm dần

+ No Sort: Không sắp xếp

Hiển thị trường trên bảng kết quả sau khi thực hiện truy vấn có thể được điều chỉnh bằng cách đánh dấu kiểm Nếu ô kiểm được đánh dấu, trường sẽ được hiển thị; ngược lại, nếu không đánh dấu, trường đó sẽ bị ẩn đi.

- Nhập điều kiện lọc tại dòng Criteria

Để áp dụng các điều kiện lọc, bạn cần sử dụng phép OR cho các điều kiện nằm trên các dòng khác nhau Ngược lại, nếu các biểu thức điều kiện ở cùng một dòng, chúng sẽ tương ứng với phép AND.

B4: Xem kết quả, thực thi và lưu query

− Click nút View để xem trướckếtquả, click nút Run để thực thi (Hình 3.6)

Để lưu query, bạn có thể vào Menu File và chọn Save, hoặc sử dụng tổ hợp phím Ctrl+S, hoặc nhấn vào biểu tượng lưu Nếu đây là lần đầu tiên bạn lưu, hãy đặt tên cho query của bạn.

Thực hành: Tạo query cho xem điểm thi của các sinh viên, thông tin bao gồm: MaSV, HoTen:[HoSV]&”“&[TenSV], TenMH,

DiemLan1, DiemLan2, kết quả sắp xếp theo MaSV

Hướng dẫn: Thiết kế bảng như Hình 3.7:

2.2.2 Cách nhập biểu thức điều kiện tại dòng Criteria

Biểu thức điều kiện là các quy tắc lọc dữ liệu khi được chiết xuất từ cơ sở dữ liệu, giúp giới hạn số lượng mẫu tin trả về từ truy vấn.

Hình 3.6 a Dấu bọc các loại dữ liệu dates, times, text, và giá trị trong biểu thức điều kiện:

Kiểu dữ liệu Dấu bọc Ví dụ

Text “giá trị văn bản“ “CDT1A”

Date #giá trị ngày tháng# #1-Feb-2010#

Time #giá trị giờ# #12:00AM#

Number Không có dấu bọc 10

Field name [tên trường] [MaSV] b Toán tử được sử dụng trong biểu thức điều kiện:

Is [not] null Is null

In(v1, v2, …) In(“java”, “c++”) c Một số ví dụ thực hành về cách đặt điều kiện trong query

Ví dụ 1: xem thông tin về các sinh viên của một lớp CDTHA (Hình 3.8)

Ví dụ 2: T ìm nh ữ ng sinh viên có điể m môn CSDL >=5 (Hình 3.9)

Ví dụ 3: Tìm những sinh viên có điểm môn “CSDL” hoặc “CTDL” >=5 (Hình 3.10)

2.3 Tự tạo select query có tính chất thống kê (total query)

Total Query có khả năng nhóm các bản ghi và thực hiện thống kê dữ liệu trên các nhóm này Các hàm cơ bản như count, sum, min, max và avg được sử dụng trong Total Query để xử lý dữ liệu hiệu quả.

Ví dụ: Đếm tất cả các học sinh trong mỗi lớp

Kếtquảcủa query trước khi tổnghợpdữ liệu (Hình 3.11)

Sau khi tổng hợp dữ liệu ta có kết quả:

2.3.2 Các bước tạo Total query

B1: Tạo một query mới bằng Design view

B2: Chọn Tables hoặc Queries hoặc cả hai tham gia vấn tin tại hộp thoại Show Table B3: Chọn các field chứa dữ liệu cần thống kê vào lưới thiết kế

B4: Chọn Query Tools, chọn tab Design

− Trong nhóm lệnh Show/Hide, click nút

− Trên lưới thiết kế query xuất hiện thêm dòng Total (Hình 3.14)

− Tại mỗi field, chọn các tùy chọn trên dòng Total

− Đặt điều kiện ở dòng Criteria (nếu có)

Dòng Total: có các hàm sau:

+ Group by: Gộp các cột có giá trị giống nhau trên cột thành một nhóm

+ Sum: Hàm tính tổng các giá trị trên cột của nhóm

+ Count: Hàm đếm số record có trong nhóm mà tại đó cột có giá trị

+ Min: Lấy giá trị nhỏ nhất trong các giá trị trên cột của nhóm

+ Max: Lấy giá trị lớn nhất trong các giá trị trên cột của nhóm

+ First: Tìm giá trị đầu tiên trong các giá trị trên cột của nhóm

+ Last: Tìm giá trị cuối cùng trong các giá trị trên cột của nhóm.

+ Expression: Cho biết cột là một biểu thức tính toán

+ Where: Cho biết cột là một biểu thức điều kiện dùng để lọc Record trước khi tính toán và không hiện nội dung khi xem kết quả

B5: Xem kết quả, thực thi và lưu query (giống Select query)

Thực hành : Tạo query “Đếm tất cả các học sinh trong mỗi lớp” Thông tin bao gồm MaLop, Ten Lop, TongsoSV

Hướng dẫn : Màn hình lưới thiết kế của câu querynhư Hình 3.16

2.4 Tự tạo select query có tham số.

 Tạo được select query có tham số

Query tham số là query nhắc người dùng nhập điều kiện cho query tại thời điểm query thực thi

B1: Trong cửa sổ thiết kế query, chọn các bảng/query tham gia truy vấn.

B2: - Chọn các field hiển thị trong kết quả

- Tại field chứa điều kiện lọc, nhập câu nhắc trên dòng Critetia và đặt trong cặp dấu [ ]

B3: - Xem kết quả, thực thi và lưu query

Thực hành : Tạo query xem thông tin điểm của một sinh viên tùy ý Thông tin bao gồm Masv, TenSV, MaMH, DiemLan1

Hướng dẫn : Thiết kế query như Hình 3.17, thực thi query được kết quả như H 3.18

− Khi thực thi query, Chương trình yêu cầu nhập giá trị cho masv (Hình 3.18)

Action query

 Tạo được Update query, Append query, Delete query, Make table query

3.1 Cách tạo một query Update

B1: Trong cửa sổ làm việc của Access, trên thanh Ribbon chọn tab Create, trong nhóm lệnh Queries, click nút Query Design

B2: Chọn các bảng chứa dữ liệu muốn cập nhật

− Thanh Ribbon chuyển sang tab Design

B3: Trong nhóm lệnh Query Type, Click nút Update (Hình 3.19) Trong lưới thiết kế xuất hiện dòng Update to

− Chọn field chứa dữ liệu cần cập nhật và các field chứa điều kiện đưa vào lưới thiết kế

− Tại cột field chứa dữ liệu muốn cập nhật và trên dòngUpdate to ta nhập biểuthức cập nhật dữ liệu

B4: Thực thi và lưu query

Thực hành: Tăng số tín chỉ của môn học CSDL lên 1

Hướng dẫn: Thiết kế query như Hình 3.20

B2: Chọn các bảng hoặc query làm dữ liệu nguồn cho Append Query Thanh Ribbon chuyển sang tab Design

B3: Chọn các field chứa dữ liệu nối vào bảng có sẵn, các field được chọn phải tương ứng với các field trong bảng muốn nối dữ liệu vào.

− Click nút Append trong nhóm lệnh Query Type.

− Xuất hiện hộp thoại Append-Chọn bảng muốn nối dữ liệu vào.

− Trong lưới thiết kế xuất hiện dòng Append to, chứa tên các field tương ứng trong bảng có sẵn.

Thực hành : Thêm một môn học mới gồm các thông tin sau:

• Tên môn học: Xử lý ảnh

Hướng dẫn : Chọn menu Create-Query Design-Append-Append to Table

Thiết kế query như hình 3.21

B2: Chọn bảng hoặc query chứa dữ liệu cần xóa

Thanh Ribbon chuyển sang tab Design

B3: Click nút Delete trong nhóm Query Type

- Chọn field chứa điều kiện xóa, lưới thiết kế xuất hiện dòng Delete→tại field chứa điều kiện xóa ta chọn where

- Nhập điều kiện xóa trên dòng Criteria

Thực hành: Xoá tất cả những sinh viên trong bảng SINHVIEN sinh trước tháng 5 năm 1988

- Chọn menu Create - Query Design - chọn bảng SINHVIEN - chọn Delete trong nhóm lệnh Query type

- Thiết kế query như Hình 3.23:

3.4 Cách tạo câu lệnh Make-Table query

B1: Trong cửa sổ làm việc của Access, trên thanh Ribbon chọn tab Create, trong nhóm lệnh

Queries, click nút Query Design

B2: Chọn các bảng hoặc query làm dữ liệu nguồn cho Make-Table Thanh Ribbon chuyển sang tab Design

B3: Chọn các field muốn hiển thị trong bảng mới.

− Trong nhóm lệnh Query Type, click nút Make-Table (Hình 3.24)

− Xuất hiện hộp thoại Make Table với các tùy chọn:

∗ Table name: Nhập tên bảng mới

∗ CurrentDatabase: Bảng mới được lưu trong cơ sở dữ liệu hiện hành

∗ Another Database: Bảng mới được lưu trong một cơ sở dữ liệu khác, click nút browse để tìm cơ sở dữ liệu chứa bảng mới

− Click nút OK để tạo Make-Table

Thực hành: Thực hiện lưu kết quả thực thi của query ở Hình 3.15 (giả sử tên query là query5) vào một bảng có tên BANGQUERY5

To create a new table in your database, navigate to the Create menu and select Query Design Then, go to the Queries tab and choose Query5 In the Query Type group, select Make Table, and input the new table name as BANGQUERY5 Finally, click OK to complete the process.

Trong lưới thiết kế truy vấn, hãy chọn * để lấy tất cả các trường từ truy vấn 5 Nhấn Run để thực hiện truy vấn Sau đó, quay lại mục Bảng Đối Tượng để kiểm tra nội dung của bảng BANGQUERY5.

Crosstab Query

Mục tiêu: Tạo được crosstab query

Một crosstab query cần ít nhất là 3 field:

− Một field để lấy giá trị làm tiêu đề cho cột gọi là column heading

− Một field (hoặc nhiều field) để lấy giá trị làm tiêu đề cho dòng gọi là row heading

− Một field chứa dữ liệu thống kê (Value) (Hình 3.25)

4.1 Tạo query Crosstab bằng wizard

B1: Trên thanh Ribbon, click nút Create

− Trong nhóm lệnh Query, chọn Query Wizard

− Trong cửa sổ New Query, chọn Crosstab

B2: Chọn dữ liệu nguồn cho Crosstab Query, có thể là table hoặc Query→Next

B3: Chọn field làm Row heading trong khung

− Click nút > để chọn field →Click Next

B4: Chọn field làm column heading→Next

B5: − Chọn field chứa dữ liệu thống kê trong khung Fields

− Chọn hàm thống kê trong khung Function→Next

B6: Nhập tên cho query và click nút Finish để kết thúc

4.2 Tạo query Crosstab bằng lệnh Crosstab query

B1: Trong cửa sổ thiết kế Query, trên thanh Ribbon, chọn Query Tools, chọn Tab Design Trong nhóm lệnh Query Type, chọn Crosstab (Hình 3.7

−Trong lưới thiết kế query xuất hiện thêm dòng Crosstab và dòng Total

B2: − Dòng Crosstab có các lựa chọn sau:

+ Row Heading: Chọn trường làm tiêu đê dòng

+ Column Heading: Chọn trường làm tiêu đề cột

+ Value: Chọn trường làm giá trị hiển thị ở các ô

− Dòng Total có các lựa chọn như trong Total query

− Đặt điều kiện để thay đổi ở dòng Criteria (nếu có), chọn các hàm tính toán trong phần Total và chọn cách thức hiển thị tại dòng Crosstab

B3 : Thực thi và lưu query

Thực hành thống kê số lượng sinh viên đạt và không đạt theo từng môn học Cụ thể, sinh viên sẽ được coi là đạt nếu điểm thi lần 1 đạt từ 5 điểm trở lên; ngược lại, nếu điểm thi dưới 5, sinh viên sẽ không đạt.

Để bắt đầu, bạn hãy chọn menu Create, sau đó chọn Query Design Tiếp theo, chọn bảng KETQUA và bảng MONHOC để thêm vào lưới thiết kế Cuối cùng, chọn Crosstab trong nhóm lệnh Query type để thiết kế truy vấn theo hướng dẫn.

Áp dụng biểu thức

- Hiểu được thế nào là biểu thức

Để làm chủ Microsoft Access, bạn cần nắm rõ các phép toán và cú pháp của những hàm thông dụng Biểu thức trong Access được hình thành từ sự kết hợp giữa các toán tử, các toán hạng và các cặp dấu ngoặc đơn, tuân theo một trật tự nhất định.

Mỗi toán hạng trong biểu thức có thể là một hằng, một biến, một hàm hoặc một biểu thức khác Để xác định thứ tự thực hiện của các toán tử, ta sử dụng cặp dấu ngoặc đơn ().

5.1.1 Các hàm xử lý dữ liệu kiểu Text

Hàm Ý nghĩa Ví dụ Kết quả

Left(chuỗi, n) Trích ra n ký tự tính từ bên trái của chuỗi string

Right(chuỗi, n) Trích ra n ký tự tính từ bên phải của chuỗi string

Mid(chuỗi,m,n) Trích ra n ký tự tính từ vị trí thứ m trong chuỗi string

Len(chuỗi) Trả về độ dài của chuỗi string Len("ABCDEF") 6 Format(exp) Định dạng biểu thức theo các dạng thức thích hợp

Format(Date(), “dd- mm-yyyy” )

Hàm UCase(chuỗi) chuyển đổi chuỗi thành chữ in hoa, ví dụ: UCase(“Ngọc Lan”) trả về “NGỌC LAN” Hàm LCase(chuỗi) chuyển đổi chuỗi thành chữ in thường, như LCase(“Ngọc Lan”) trả về “ngọc lan” Hàm Str(số) chuyển đổi một số thành chuỗi số tương ứng.

_số) trả về một số được chuyển từ một chuỗi số

5.1.2 Các hàm về ngày giờ

Hàm Ý nghĩ Ví dụ Kết quảqu ảưuqu ả

Date() Hàm trả về kết quả là ngày hiện hành của máy

Date() Ngày hiện hành của máy

Day(date) Trả về ngày trong tháng Day(#6/12/2012#) 6

Month(date) Trả về kết quả là tháng trong biểu thức ngày

Year(exp) Trả về kết quả là năm trong biểu thức ngày

Năm 2012, hàm datePart trong SQL cho phép bạn trích xuất các thành phần của ngày từ biểu thức ngày Cụ thể, tham số "d" trả về ngày, "m" trả về tháng, "ww" trả về tuần, "q" trả về quý, và "yyyy" trả về năm trong biểu thức ngày.

Cú pháp của hàm IIF là: IIF (, , ) Hàm này có ý nghĩa là trả về giá trị 1 khi biểu thức điều kiện đúng, và trả về giá trị 2 khi biểu thức điều kiện sai.

Ví dụ: IIF([Diem]>=5, “Đậu”, “Rớt”)

5.1.4 Hàm cơ sở dữ liệu

Các hàm xử lý dữ liệu dựa trên bảng, bao gồm cả Table và Query, thường bắt đầu bằng chữ D, tiếp theo là tên hàm, chẳng hạn như DSUM.

Các hàm này có chung cú pháp như sau:

TÊN HÀM (biểu thức, nguồn, [điều kiện])

- Biểu thức: là một chuỗi thể hiện một biểu thức thường là một biến trường hoặc phép tính trên các biến trường.(ví dụ: ''[HOLOT] + [TEN]'')

- Nguồn: là một chuỗi mang tên bảng dữ liệu hoặc tên truy vấn

Điều kiện là một chuỗi biểu thức điều kiện dùng để lựa chọn các mẫu tin Nếu không có điều kiện, hàm sẽ thực hiện tính toán trên tất cả các mẫu tin có sẵn.

Sau đây là một bảng dữ liệu cơ sở được sử dụng trong ví dụ dưới :

STT MANV HỌ TÊN PHÒNG CVỤ LƯƠNG

450000 Một số hàm cơ sở dữ liệu thông dụng:

DSUM là hàm dùng để tính tổng các giá trị từ một tập hợp mẫu tin trong bảng hoặc truy vấn Ví dụ, để tính tổng tiền lương phải trả cho nhân viên trong phòng hành chính (HC), bạn có thể sử dụng hàm DSUM để lấy kết quả chính xác.

DSUM("[LUONG]","BANG LUONG","[PHONG]='HC'")

Ví dụ 2: Tính tổng tiền lương phải trả cho toàn bộ nhân viên

DSUM("[LUONG]","BANG LUONG","[PHONG] Like'*' ")

Hoặc DSUM("[LUONG]","BANG LUONG")

* DCOUNT: Đếm số mẫu tin

Ví dụ: Đếm số nhân viên tại phòng vật tư (VT)

DCOUNT("[STT]","BANG LUONG","[PHONG]='VT'")

Lưu ý: chỉ đếm các mẫu tin mà giá giá trị trong trường [STT] là không rỗng

* DMAX: Trả về giá trị lớn nhất trên Biểu_Thức từ tập hợp các mẫu tin có trong bảng

Ví dụ: Tìm số tiền lương lớn nhất trong bảng lương

* DMIN: Trả về giá trị nhỏ nhất trên Biểu_Thức từ tập hợp các mẫu tin có trong bảng

Ví dụ: Tìm số tiền lương phải trả nhỏ nhất trong bảng lương

* DAVG: Trả về giá trị trung bình trên Biểu_Thức từ tập hợp các mẫu tin từ bảng

* DLOOKUP: Trả về giá trị trên Biểu_Thức từ tập hợp các mẫu tin từ bảng

Ví dụ 1: Trả về tên nhân viên có mã nhân viên là "C02"

DLOOKUP("[TEN]","BANG LUONG","[MANV]='C02'")

Ví dụ 2: trả về họ và tên nhân viên có mã nhân viên là "C02"

DLOOKUP("[HO]+" "+[TEN]","BANG LUONG","[MANV]='C02'")

5.2 Các phép toán sử dụng trong biểu thức

5.2.1 Các phép toán số học

Ký hiệu Tên Cú pháp Ví dụ Thứ tự ưu tiên

MOD Phép chia lấy dư A MOD B 8 mod 5 =3 5

Chú ý: Để thay đổi thứ tự ưu tiên ta sử dụng các dấu ( )

Cú pháp: &

Công dụng: ghép vào biểu thức chuỗi 2>

Kết quả của một phép toán so sánh là một giá trị kiểu logic: True hoặc False

Ký hiệu Tên Ví dụ Kết quả

>= Lớn hơn hoặc bằng 3>=2 True

OR

5.2.5 Các phép toán so sánh khác

In IN (, =5 thì đạt, ngược lại thì không đạt

6 Tạo query để xem điểm tổng kết của sinh viên gồm các thông tin MaLop, MaSV, HoTen, TenMH, DiemKQ Trong đó DiemKQ được tính như sau:

Nếu DiemLan1>=5 thì DiemLan1 là DiemKQ

Ngược lại, nếu DiemLan2null thì DiemKQ là điểm cao nhất của DiemLan1 và DiemLan2

Ngược lại nếu DiemLan2 = Null thì DiemKQ là 0

7 Tạo query xem danh sách những sinh viên học lại gồm các thông tin: MaSV, HoTen, MaLop, TenMH, Hoclai, trong đó field Hoclai được xét như sau: Nếu DiemKQ=0 thì học lại, ngược lại thì để trống (nghĩa là nếu thi lần 1 nz([diemlan2],0),[diemlan1],[diemlan2])),1)

(Hàm NZ(exp,valueifnull): Chuyển giá trị null thành 0)

Nếu DiemTB >=8, xếp loạiGiỏi 8> DiemTB >=6.5, xếp loại Khá 6.5> DiemTB>=5, xếp loại Trung bình Còn lại là loại Yếu

Kết nhóm theo MaSV, HoTen

3) Tạo query để xem danh sách các sinh viên đạt họcbổng, thông tin bao gồm MaSV, HoTen, MaLop, Hocbong với yêu cầu sau: những sinh viên có DiemTB >=8.5 và DiemLan1 của tất cả các môn phải >5 thì đạt học bổng 500000, ngược lại thì học bổng là 0 Cách tính điểm trung bình tương tự câu số 2

4) Tạo query cho biết tổng số sinh viên thi lại theo lớp, thông tin bao gồm MaLop, TenLop, TSSV_thilan2, nhóm theo MaLop, TenLop

5) Tạo query cho biết tổng số sinh viên thi lại theo môn học, thông tin bao gồm MaMH, TenMH, TSSV_thilan2, nhóm theo MaMH, TenMH

Hướng dẫn: Xem ở BÀI 3, mục 2.2.

1 Tạo query cho xem danh sách các sinh viên thuộc lớp tùy ý gồm các field MaSV, HoTen, Phai, NgaySinh, DiaChi

2 Tạo query để xem điểm của một sinh viên tùy ý gồm các thông tin: MaSV, HoTen, MaMH, DiemLan1, DiemLan2

3 Hiển thị bảng điểm của các sinh viên đạt yêu cầu (DiemLan1>=5) của một môn học tùy ý, thông tin gồm MaSV, HoTen, MaLop, TenMH

XÂY DỰNG FORM

Khái niệm về form

 Nắm được khái niệm form và các thành phần trong một form

 Tự tạo select query ở chế độ thiết kế

Form là giao diện chính của chương trình, nơi người dùng tương tác chủ yếu thông qua các hộp thoại và cửa sổ Trong lập trình, cả hai thành phần này đều được gọi là Form.

Có 2 cách chính để tạo Form trong Access:

Sử dụng trình Form Wizard là một phương pháp hiệu quả để tạo form thông qua các bước trung gian với các câu hỏi gợi ý, giúp bạn dễ dàng lựa chọn và xây dựng form phù hợp Công cụ này mang lại sự đơn giản, nhanh chóng và dễ sử dụng trong quá trình tạo form Tuy nhiên, các form được tạo ra có thể gặp nhiều hạn chế và không hoàn toàn đáp ứng được yêu cầu của người dùng.

- Sử dụng trình Form Design View - một công cụ tương đối hoàn chỉnh để tạo ra các form đáp ứng nhiều yêu cầu khác nhau của người sử dụng

Ngoài ra Access 2010 còn có thêm 2 lựa chọn tạo form nhanh nữa là Blank Form và Navigation Form

Tạo một form trống cho phép bạn bắt đầu thiết kế mà không bị ràng buộc với nguồn dữ liệu nào Form mới sẽ mở trong chế độ Layout View, giúp bạn dễ dàng chỉ định nguồn dữ liệu từ bảng hoặc truy vấn Bạn có thể tùy chỉnh form bằng cách thêm các điều khiển từ danh sách trường để hoàn thiện thiết kế.

Navigation Form là một tính năng mới trong Access 2010, cho phép thiết kế các form điều hướng với nhiều tab Mỗi tab có thể chứa một form hoặc báo cáo, giúp người dùng dễ dàng chuyển đổi giữa các form và báo cáo khác nhau chỉ trong một giao diện duy nhất.

- Các thành phần trong một form:

+ Form Header: tiêu đề đầu của Form

+ Page Header: tiêu đề đầu của trang

+ Detail: chứa nội dung chính của form, phần này hiển thị nội dung trong dữ liệu nguồn của form hoặc các control đưa vào từ toolbox

+ Page Footer: Tiêu đề cuối của trang

+ Form Footer: Tiêu đề cuối của Form, thường đặt các ô tính toán thống kê dữ liệu cho form trong phần form footer

Cách tạo form bằng wizard

 Tạo được single form bằng wizard

B1: Trong cửa sổ làm việc của Access, chọn tab Create trên thanh Ribbon

− Click nút Form Wizard trong nhóm lệnh Forms (Hình 4.1)

Xuất hiện cửa sổ Form Wizard (Hình

B2: Chọn Table hoặc Query làm dữ liệu nguồn cho form

− Chọn các field hiển thị trên form trong khung Available Fields, click nút để chọn một field, click nút để chọn tất cả các field trong

Table/Query dữ liệu nguồn, có thể chọn nhiều fields trên nhiều bảng Click Next

B3: Chọn dạng form gồm các dạng:

Columnar là một kiểu hiển thị trong Access, nơi form tự động sắp xếp các trường theo thứ tự từ trái qua phải Với dạng này, cửa sổ của form chỉ hiển thị một mẫu tin duy nhất tại thời điểm, trong đó tất cả các giá trị của các trường trong nguồn dữ liệu được trình bày một cách đầy đủ.

Access will automatically create a table format that displays all records from the data source, showcasing the complete values of all fields within each record.

Access automatically generates a datasheet form that displays all records from the data source This format ensures that the values of all fields from the data source are fully presented for each record.

B4: Nhập tiêu đề cho form Finish.

Tạo form từ cửa sổ Design

 Tự tạo single form ở chế độ thiết kế

Công cụ Form và Form Wizard cho phép thiết kế form một cách nhanh chóng và dễ dàng Trong chế độ Design view, người dùng có thể tự tay thiết kế form mà không cần sự hỗ trợ từ Access Có hai phương pháp để thiết kế form trong Design view: Form Design và Layout View (Blank Form).

Với thiết kế này, chúng ta có khả năng can thiệp vào các điều khiển như textbox, checkbox, và label, cho phép di chuyển, thay đổi kích thước, cũng như thêm hoặc loại bỏ các thành phần một cách linh hoạt.

Hình 4.3 khiển Layout view làm cho việc sắp xếp các control trở nên dễ dàng hơn

B1: Chọn tab Create trên thanh Ribbon, click nút Blank Form trong nhóm lệnh Forms (Hình 4.1) Xuất hiện một form trắng ở chế độ Layout view

In the Property Sheet window, specify the data source for the form, which can be a table or query Click the Add Existing Fields icon on the Ribbon to display the Field List.

B3: Drag chuột kéo các field từ field list vào form

B4: Click nút View trên thanh Ribbon  chọn Form View để xem kết quả b) Design view

Khi thiết kế form bằng Design view thì các control khi thả vào form nó không tựđộng canh theo hàng và cột như Blank Form

B1: Chọn tab Create trên thanh Ribbon, click nút Form

Design trong nhóm lệnh Forms

(Hình 4.1) Xuất hiện một form trắng ở chế độ Design view và sheet thuộc tính của form Form trắng thông thường chỉ có phần

Để chỉnh sửa tiêu đề trang, chân trang, tiêu đề form hoặc chân form, bạn cần nhấp chuột phải vào góc trái trên của form, ngay tại phần Detail (theo hình 4.5) Sau đó, bạn sẽ thấy các tùy chọn Page Header/Footer và Form Header/Footer.

In the Property Sheet window, specify the data source for the form, which can be a table or a query Click on the "Add Existing Fields" icon in the Ribbon to display the Field List.

B3: Drag chuột kéo các field từ field list vào form (Hình 4.6)

B4: Click nút View trên thanh Ribbon  chọn Form View để xem kết quả.

Các thuộc tính trên form và trên đối tượng

 Nắm được các thuộc tính trên form

 Nắm được các thuộc tính trên đối tượng

4.1 Các thuộc tính trên form.

Để xem và chỉnh sửa thuộc tính của form, bạn có thể kích đúp chuột vào ô vuông ở đầu thước, hoặc nhấn chuột phải và chọn "Properties", hoặc nhấn nút "Properties Sheet" Cửa sổ "Properties Sheet" sẽ xuất hiện như hình 4.7.

Caption: Nội dung hiển thị trên thanh tiêu đề của cửa sổ trình bày form

Default View: Quy định cách biểu diễn của form

+ Single form: Tại một thời điểm, cửa sổ form chỉ biểu diễn dữ liệu của 1 record mà thôi

In a continuous form view, records are displayed sequentially within the form window, while a datasheet view presents records in a spreadsheet format similar to Excel Additionally, the "Views Allowed" setting determines which users are permitted to access the form in specific modes.

+ Form: chỉ được xem form ở chế độ Form View

+ Datasheet: xem form ở chế độ dạng sheet như excel

+ Both: Được xem form ở cả 2 chế độ

Cho phép chỉnh sửa dữ liệu: Người sử dụng có thể sửa dữ liệu hay không (Có/Không) Cho phép xóa mẫu tin: Người sử dụng có thể xóa mẫu tin hay không (Có/Không) Cho phép thêm mẫu tin: Người sử dụng có thể thêm mẫu tin hay không (Có/Không) Hiển thị thanh trượt: Có hiển thị các thanh trượt hay không.

+ Neither: Không hiển thị các thanh trượt

+ Vertical Only: Chỉ hiển thị thanh trượt đứng

+ Horizontal Only: Chỉ hiển thị thanh trượt ngang

+ Both: Hiển thị cả 2 thanh trượt

Record Selectors: Có hay không (Yes/No) hiển thị dấu hiệu chỉ định mẫu tin hiện thời

Navigation Buttons: Có hay không (Yes/No) hiển thị thanh điều hướng mẫu tin trên form

Trong chế độ xem Form View, có thể hiển thị đường ngăn cách giữa các mẫu tin hay không (Có/Không) Thuộc tính này thường được áp dụng cho kiểu xem form mặc định là Continuous forms.

Auto Resize: tự động điều chỉnh cửa sổ form tự động

Auto center: Có hay không (Yes/No) form sẽ xuất hiện tại trung tâm của ứng dụng khi được mở

Nguồn dữ liệu của form có thể là bảng hoặc truy vấn Khi chọn nguồn dữ liệu, thuộc tính này sẽ tự động điền mã SQL tương ứng với lựa chọn của bạn.

Filter: cho phép đặt 1 điều kiện lọc các mẫu tin từ nguồn dữ liệu để xuất hiện trên form Chức năng lọc sẽ xuất hiện khi xem form.

Order by: Có hay không sắp xếp dữ liệu theo trường nào đó, nếu có nhiều trường cần sắp xếp thứ tự phân cách bằng dấu “;”

Allow filters: Nếu thiết lập là No, các tùy chọn Filter trên toolbar hay trên Record Menu bị ngừng kích hoạt

Cho phép chỉnh sửa dữ liệu: Người sử dụng có thể sửa dữ liệu hay không (Có/Không) Cho phép xóa mẫu tin: Người sử dụng có thể xóa mẫu tin hay không (Có/Không) Cho phép thêm mẫu tin: Người sử dụng có thể thêm mẫu tin hay không (Có/Không) Mặc định, việc nhập dữ liệu được thiết lập là Không Nếu thiết lập là Có, khi chạy form, những mẫu tin đã tồn tại sẽ không xuất hiện, mà thay vào đó là một mẫu tin trống để người dùng có thể thêm mới Thuộc tính này hữu ích khi người dùng cần nhập dữ liệu vào form mà không cần truy cập vào các mẫu tin đã có.

Pop Up là một loại form hiển thị trên các cửa sổ khác, với khả năng xuất hiện tràn màn hình khi ở chế độ tối đa, che lấp hoàn toàn các form khác Khi ở chế độ thu nhỏ, form Pop Up vẫn giữ vị trí trên cùng, đảm bảo người dùng luôn nhìn thấy nó.

Modal: Khi một form được thiết lập với thuộc tính modal, người dùng phải đóng form này trước khi quay lại làm việc với form gọi nó hoặc trở lại cửa sổ cơ sở dữ liệu Để minh họa sự khác nhau giữa hai thuộc tính, chúng ta tạo một form mới có tên là Form1.

1 nút lệnh để mở form thứ 2 là Form2 Ta đặt thuộc tính Pop up và Modal lần lượt là Yes, No cho Form2 rồi lần lượt cho thực thi

4.2 Các thuộc tính trên đối tượng. a) Đối tượng Check Box/ Option Button/ Toggle Button

Control Source: quy định trường liên kết với đối tượng b) Đối tượng Option Group

Option Value: Quy định giá trị cho các thành phần của đối tượng

Control Source: Quy định trường dữ liệu để lưu các giá trị của các đối tượng được chọn vào trường đó c) Đối tượng Combo Box (hay List Box)

Control Source: quy định trường liên kết với đối tượng

+ Table/Query: danh sách lây từ dữ liệu của table hoặc quẻy.

+ Value List: tự định giá trị cho danh sách

+ Field List: danh sách là tên các field trong 1 table/query

Row Source: Nguồn giá trị trong danh sách (là câu lệnh SQL để lấy về mẫu tin xuất, các giá trị cách nhau bởi dấu phẩy ",")

Bound Column: Cột được lấy làm giá trị của field

Column Count: Số cột sẽ được hiển thị trong danh sách

Column Heads: Có sử dụng không tên field hay dữ liệu dòng đầu tiên trong danh sách làm tiêu đề cho các cột trong danh sách

Column Widths: Độ rộng các cột trong danh sách

List Row: Số dòng hiển thị trong danh sách

List Width: Tổng độ rộng các cột trình bày trong danh sách

Danh sách giới hạn: Nếu chọn Yes, giá trị nhập vào phải nằm trong danh sách đã định sẵn Ngược lại, nếu chọn No, người dùng có thể nhập một giá trị không có trong danh sách cho trường dữ liệu Điều này áp dụng cho đối tượng Tab Control.

Caption: Tiêu đề của các trang tab

Picture: Hình ảnh trên các trang tab e) Đối tượng Command.

Caption: Tiêu đề xuất hiện trên nút lệnh

Picture: Hình ảnh trên nút lệnh

Onclick: Thiết lập hành động cho nút lệnh (đoạn mã VBA) f) Đối tượng Bound Object Image

Control Source: quy định trường liên kết với đối tượng.

Kỹ thuật Main/Sub Form

 Tạo được main/sub form bằng wizard

 Tạo được main/sub form ở chế độ design view.

Main Form là biểu mẫu chính mà người dùng đang làm việc, trong khi Sub Form là biểu mẫu con được tích hợp bên trong Main Form Thông thường, Sub Form được sử dụng để hiển thị các bản ghi tương ứng với một giá trị cụ thể của trường chính trong Main Form.

Access utilizes the LinkMasterFields and LinkChildFields properties of a subform to establish a connection between the Mainform and Subform, allowing for the selection of records in the subform that are related to each record in the Mainform.

Hình sau minh họa cho một Main/Sub Form ( Hình 4.8)

5.1 Tạo Main/Sub Form bằng wizard

B1: Chọn create trên thanh ribbonForm wizard Xuất hiện cửa sổ form wizard (Hình 4.9)

B2: (Hình 4.10) Chọn nguồn dữ liệu cho Main form tại combo box

Tables/Queries bằng cách chỉ định bảng hoặc query

- Chọn các trường trong danh sách

Available Fields muốn xuất hiện trên main form, nhấn vào nút > để đưa vào danh sách trường được chọn

Để chọn các trường trong Selected Fields, bạn có thể nhấn vào nút >> để chọn tất cả Nếu muốn bỏ chọn một trường cụ thể, chỉ cần nhấn nút < Để hủy chọn tất cả các trường, hãy nhấn nút tương ứng.

- Chọn nguồn dữ liệu cho Subform tại combobox

Tables/Queries bằng cách chỉ định bảng hoặc query

- Chọn các trường trong danh sách Available Fields muốn hiển thị trên subform (cách chọn như main form ở trên)

B3: (Hình 4.11)Chọn cách thức muốn xem dữ liệu.

- Chọn tùy chọn Form with subform(s)

B4: (Hình 4.12) Chọn kiểu trình bày cho subform:

+ Dạng Tabular: là dạng bảng

+ Dạng Datasheet : là dạng lưới như excel

B5: (Hình 4.13) Đặt tiêu đề cho Form và Sub Form Tại đây có 2 lựa chọn:

+ Open the form to view or enter information: mở form để xem và nhập dữ liệu + Modify the form’s design: mở form ở chế độ thiết kế để chỉnh sửa.

Kết quả được form dạng Main/sub như sau: (Hình 4.14)

Thực hành : Từ CSDL QLSV ở BÀI 2, tạo form dạng Main/Sub như hình 4.14

Hướng dẫn : Xem ở mục 5.1

5.2 Tạo Main/Sub Form ở chế độ Design View.

B1: Tạo Subform bằng wizard hoặc design như mục 2 và 3 ở trên

B2:Chọn create trên thanh Ribbon  Form

Design Xuất hiện một form trắng ở chế độ

Desgin view và sheet thuộc tính của form

(Hình 4.15) Form trắng thông thường chỉ có phần

Để chỉnh sửa phần tiêu đề trang, chân trang, tiêu đề form hoặc chân form trong mục Detail, bạn chỉ cần nhấp chuột phải vào góc trái trên của form, ngay tại vị trí tương ứng với phần Detail (như trong hình 4.16), sau đó chọn tùy chọn Page Header/Footer hoặc Form Header/Footer.

In B3, specify the data source for the main form using the Record Source property Click on the Add Existing Fields icon in the Ribbon to display the Field List.

- Kéo các trường trong field list muốn hiển thị trên main form vào Form đang thiết kế

B4: (Hình 4.19) Kéo subform đã tạo ở bước B1 vào phần Detail của form

B5: Nhấn vào biểu tượng View trên thanh

Ribbon chọn Form View để xem kết quả Kết quả có được giống kết quả tạo được bằng Wizard ở trên

Thực hành: Tạo form dạng Main/Sub như Hình 4.14 ở chế độ Design View Hướng dẫn: Thực hiện các bước hướng dẫn như ở mục 5.2

1 Đối tượng Form trong Access là gì? Có bao nhiêu cách tạo Form trong MS Access?

2 Trình bày công dụng của các công cụ sau trên thanh Toolbox của Access: Selected Object, Control Wizard, Label, Text box, Option Group, Option button, Check box, Combo box, List box, Command button

3 Hãy nêu khái niệm Main Form và Sub Form Trình bày các bước tạo 1 main/sub form bằng wizard

4 Trong việc tạo Form, để gán nguồn dữ liệu cho Form ta sử dụng thuộc tính nào của Form?

5 Muốn Form hiển thị toàn bộ bản ghi tại cùng một thời điểm, ta thiết lập thuộc tính cuả Form như thế nào?

6 Trong quá trình tạo Form, để thiết đặt trường liên kết với một đối tượng trên Form ta sử dụng thuộc tính nào của đối tượng?

7 Phân biệt sự khác nhau giữa Form dạng Pop Up và Form dạng Modal

8 Giữa Mainform và Subform có một mối liên kết với nhau thông qua thuộc tính nào?

1 Tạo form bằng chức năng Auto, lấy dữ liệu nguồn từ bảng LOP, form sẽ hiển thị danh sách các record quan hệcủa bảng lớp dướidạng subform

2 Thiết kế form có dạng sau:

Main form chứa thông tin về lớp và tổng số sinh viên của lớp

Subform chứa danh sách các sinh viên của từng lớp

Nút đóng form thiết kế bằng wizard, dùng để đóng form

3 Thiết kế form thông tin sinh viên có dạng sau:

Mẫu chính chứa thông tin sinh viên và sử dụng công cụ Nhóm Tùy Chọn (Option Group) để phân loại Mẫu phụ cung cấp thông tin về điểm số của tất cả các môn học mà sinh viên đó đã học Từ đó, có thể tính toán trung bình điểm của sinh viên.

=Round(Avg(IIf([diemlan1]>nz([diemlan2],0),[diemlan1],[diemlan2])),1) Xếploại dựa vào điểm trung bình tính như trong phần query

4 Form Main-sub, gồm 2 Subform đặt trong tabControl

Thiết kế form theo mẫu dưới đây với yêu cầu sau:

− Main form chứa combobox chọn mã lớp

− Subform1 hiển thị danh sách sinh viên của lớp được chọn

− Subform2 hiển thị điểm của từng sinh viên trong subform1, và thông tin điểm trung bình, xếp loại.

MACRO – TẬP LỆNH

Tạo macro

 Tạo được một macro đơn giản

 Tạo được một nhóm các macro

 Tạo được một macro có điều kiện

− Chọn tab Create trên thanh Ribbon, trong nhóm lệnh Macro & Code, click nút Macro (Hình 5.2)

− Xuất hiện cửa sổ thiết kế Macro với các thành phần:

* Khung bên trái dùng đểchọn các action trong Macro

* Khung bên phải chứa các Action theo nhóm và các đối tượng trong cơ sở dữ liệu đã được gán macro

− Chọn Action trong khung Add New Action

− Ứng với những Action khác nhau thì xuất hiện các ô để chọn hoặc nhập các argument tương ứng

− Ví dụ: khi chọn Action là GotoRecord thì sẽ xuất hiện các Argument như hình 5.5

− Tiếp tục chọn Action tiếp theo bằng cách click Add new Action

Macro tổng hợp chứa nhiều macro con, giúp giảm số lượng macro với tên gọi khác nhau Việc nhóm các macro này lại không chỉ giảm bớt sự phức tạp mà còn tạo thuận lợi trong quá trình sử dụng, miễn là chúng có mối liên hệ với nhau.

Có thể có nhiều Macro trong nhóm có cùng hành động, tuy nhiên chúng được phân biệt bởi tên Macro Đặt tên cho Macro ta thực hiện:

+ Tại chế độ thiết kế Macro: View/Macro name + Đặt tên cho Macro tại cột Macro name

Cách thực hiện 1 macro trong macro name:

.

2.3 Tạo macro có điều kiện.

Là macro có chứa các điều kiện thi hành cho mỗi hành động

Cách tạo Macro có điều kiện:

+ Tại chế độ thiết kế Macro: Chọn View/Conditions

+ Tại cột Condition : Đặt điều kiện thi hành cho mỗi hành động

Để thực thi một macro không gán cho sự kiện của một đối tượng cụ thể, bạn chỉ cần chọn tên macro và nhấn nút chạy hoặc double click vào tên macro Phương pháp này thường được áp dụng cho các macro chứa lệnh Open.

Ví dụ: macro mở form

Để thực thi macro chỉ trên một đối tượng cụ thể trong form hoặc report, sau khi tạo và lưu macro, bạn cần gán macro đó cho sự kiện của đối tượng đó Cách thực hiện này đảm bảo rằng macro sẽ hoạt động đúng cách và mang lại hiệu quả mong muốn.

∗ Mở form hoặc report chứa đối tượng cần gán macro

∗ Click phải trên đối tượng chọn properties, hoặc chọn đối tượng-Mở properties Sheet (Hình 5.6)

∗ Chọn tab Event, chọn sự kiện (event)

∗ Trong danh sách xổ xuống chọn tên Macro.

Tạo các nút lệnh trên form

 Nắm được các thuộc tính của một nút lệnh trên form

 Nắm được cách gán macro vào các thuộc tính của nút lệnh.

3.1 Quy tắc chung khi gọi một đối tượng trên form Đối với form : Forms![Tên form]![Tên đối tượng] Đối với Report : Reports![Tên Report]![Tên đối tượng]

3.2 Các thuộctính của một nút lệnh trên form.

Để gắn một nút lệnh trên biểu mẫu hoặc báo cáo với một Macro, bạn cần nhấp chuột phải vào nút lệnh, chọn Properties và sau đó gán Macro vào các hành động tương ứng.

On Enter: Macro thi hành khi nhấn Enter vào bên trong đối tượng

On Exit: Macro thi hành khi thoát khỏi đối tượng

On Got Focus: Thiết lập nhận biết khi có di chuyển con trỏ đến một form hoặc 1 trường trên form đang mở

On Click: Macro thi hành khi click vào đối tượng

On Dbl Click: Macro thi hành khi Double click vào đối tượng

On Mouse Down: Macro thi hành khi ấn và giữ chuột tại đối tượng

On Mouse Move: Macro thi hành khi di chuyển chuột ra khỏi đối tượng

On Mouse Up: Macro thi hành khi nhã chuột ra khỏi đối tượng

On Key Down: Macro thi hành khi ấn và giữ một phím đối tượng

On Key Press: Macro thi hành khi ấn một phím đối tượng

On Key Up: Macro thi hành khi nhã một phím đối tượng

Tạo form FORMDIEMSO như mẫu với yêu cầu như sau:

Nút Xem chi tiết sẽ hiện ra FORM FormDIEMTHEOMON hoặc FormDIEMTONGHOP tùy theo tùy chọn của người sử dụng

Nút Quay lại sẽ đóng form FORMDIEMSO và trở về cửa sổ giao diện chương trình chính

Tại sự kiện nhấn nút "Xem chi tiết", hãy gán macro macroNutXemChiTiet, đồng thời sửa lại tên Form cho đúng: FORMDIEMTHEOMON thay cho 4FKETQUAMON và FORMDIEMTONGHOP thay cho 5FKETQUATONGHOP Trong đó, "dieukhien" là tên của điều khiển nhóm tùy chọn.

- Tại sự kiện (event) click của nút Quay lại, gán macro macroNutQuayLaiCuaFDiemSo

Hướng dẫn: FORMDIEMTHEOMON và FORMDIEMTONGHOP là form dạng Main/Sub Form Các bước hướng dẫn làm Main/Sub xem ở BÀI 4, mục 5.

BÁO BIỂU (REPORT)

Giới thiệu report

- Nắm được các dạng mẫu của report, các chế độ hiển thị và các thành phần của một report

- Biết cách tạo ra các report;

1.1 Các dạng mẫu của report

Báo cáo dạng cột (columnar) được trình bày dưới dạng một cột với nhãn cho mỗi cột dữ liệu nằm bên trái Mỗi dòng trong báo cáo tương ứng với một trường dữ liệu cụ thể.

- Báo cáo dạng hàng (Tabular): Báo cáo sẽ trình bày dữ liệu theo dạng bảng bao gồm nhiều hàng và nhiêu cột

Báo cáo dạng nhóm/tổng tổ chức dữ liệu thành các nhóm và trình bày dưới dạng bảng Người dùng có thể nhóm dữ liệu theo cấp độ và tính toán giá trị tổng cho từng nhóm, cũng như tổng giá trị cho toàn bộ các nhóm.

- Báo cáo dạng biểu đồ (Chart)

- Báo cáo dạng nhãn (Label Report)

- Báo cáo với báo cáo con

1.2 Các chế độ hiển thị của report.

Báo cáo có thể được trình bày theo 3 chế độ sau:

Report design: Chế độ thiết kế báo cáo

Layout PreView: Chế độ trình bày dữ liệu trong báo cáo

Print PreView: Chế độ xem hình thức báo cáo trước khi in ấn

1.3 Các thành phần trong một report.

- Báo cáo không phân nhóm (Hình 6.1)

- Báo cáo có sắp xếp và phân nhóm (Hình 6.2)

Cách tạo và sử dụng report bằng wizard

- Biết cách tạo ra các report bằng wizard

B1: (Hình 6.3) Chọn tab Create trên thanh Ribbon, trong nhóm lệnh Reports, click nút Report Wizard

− Chọn Table/Query làm dữ liệu nguồn cho Report

− Chọn các field hiển thị trên Report trong khung Available Field click nút để chọn một field và click nút để chọn nhiều field Click Next

Nếu báo cáo lấy dữ liệu từ một bảng, bạn có thể bỏ qua bước này Tuy nhiên, nếu dữ liệu được lấy từ nhiều bảng, hãy chọn trường để kết nhóm và sau đó nhấn Next.

B3: (Hình 6.5) Chọn field muốn sắp xếp dữ liệu cho report Có thể sắp xếp kết quả trong report bằng cách kết hợp tối đa là 4 field

∗ Layout: gồm 3 dạng Columnar, Tabular, Justified

∗ Orientation:chọn hướng trang in Portrait (trang đứng), Landscape (trang ngang) Click Next

B5: (Hình 6.7) Nhập tiêu đề cho report

− Chọn chế độ xem report sau khi tạo xong

* Preview the report: xem trước report vừa tạo

* Modify the report’s design: mở report ở chế độ design để chỉnh sửa

− Click Finish để kết thúc

Hình 6.8 Thực hành : Từ CSDL ở BÀI 2, thực hiện hướng dẫn ở mục 2 để tạo báo cáo như

Tạo và sử dụng report từ cửa sổ Design

- Biết cách tạo ra các report không phân nhóm và report có phân nhóm từ cửa sổ design.

B1: Chọn tab Create trên thanh Ribbon, trong nhóm lệnh Reports, click nút Report Design Xuất hiện cửa sổ thiết kế report và cửa sổ Property Sheet (Hình 6.9)

Typically, a blank report displays only the Detail section To include the Report Header/Footer and Page Header/Footer, click in the upper left corner of the report, aligned with the Detail section, to reveal these options.

Màn hình thiết kế báo cáo hiện ra với 4 chế độ song song tồn tại, đó là:

- Report View: Xem hình ảnh báo cáo vừa tạo

- Design View: Mở báo cáo ở chế độ tự thiết kế báo cáo

- Print Preview: Xem hình ảnh của báo cáo với kích thước thật và dữ liệu thật để in ra

- Layout Preview: Chỉ xem hình ảnh của báo cáo, còn dữ liệu chưa chắc chính xác, vì Access có thể bỏ qua các điều kiện chọn, kết nối, …

Trên màn hình thiết kế báo cáo, luôn có hai công cụ là Toolbox và Fieldlist, tương tự như trong cửa sổ thiết kế biểu mẫu Các thành phần trong cửa sổ thiết kế báo cáo bao gồm các yếu tố cần thiết để tạo ra báo cáo hiệu quả.

- Detail: Lặp lại theo từng bộ dữ liệu (từng bản ghi trong bảng hoặc truy vấn nguồn)

- Page Header/Page Footer: Lập lại mỗi trang một lần Phần này thường chứa số trang, ngày tháng lập báo cáo, …

- Report Header/Report Footer: Mỗi báo cáo lặp một lần Phần này chứa tiêu đề chung của toàn báo cáo và các dạng tổng cộng

- Ngoài ra các báo cáo có phân nhóm còn chứa Group Header/Footer dùng làm tiêu đề và các dòng tổng cộng cho từng nhóm trong báo cáo.

B2: Chỉ định Table hoặc query làm nguồn dữ liệu cho Report tại thuộc tính

Record Source ở cửa sổ Property Sheet

Để thêm các trường vào báo cáo, hãy nhấn vào biểu tượng "Add Existing Fields" để mở cửa sổ "Field List" Sau đó, bạn có thể kéo thả các trường từ "Field List" hoặc các điều khiển trong nhóm lệnh "Controls" trên thanh Ribbon vào báo cáo.

T hực hành : Tạo báo cáo Danh Sách Sinh viên dạng: (Hình 6.10)

Hình 6.10 Hướng dẫn : Báo cáo được thiết kế như sau: (Hình 6.11)

3.2 Thiết kế các một số dạng báo cáo a) Thiết kế báo cáo dạng văn bản

Báo cáo dạng này bao gồm các văn bản giống nhau được gửi đến từng đối tượng có thông tin trong cơ sở dữ liệu (CSDL) Đặc trưng của báo cáo là việc trộn lẫn văn bản với thông tin từ CSDL, do đó, toàn bộ thiết kế tập trung vào phần Chi tiết Trong báo cáo thường có các điều khiển cần thiết để hiển thị thông tin một cách hiệu quả.

- Nhãn: Chứa các đoạn văn bản với font chữ theo yêu cầu thực tế

Textbox có thể chứa thông tin trực tiếp từ nguồn dữ liệu hoặc kết xuất từ cơ sở dữ liệu (CSDL) Do đó, textbox được chia thành hai loại: textbox bị buộc và textbox tính toán được.

- Ảnh: Có thể bị buộc hoặc không bị buộc b) Thiết kế báo cáo đơn giản dạng bảng

- Tiêu đề: Nếu tiêu đề xuất chỉ xuất hiện ở trang đầu chọn Report Header Nếu tiêu đề xuất hiện trên mọi trang chọn Page Header

- Đầu cột: Thường để ở Page Header (trừ trường hợp dán nối các trang thì đẻ ở Report Header)

Để tạo một text box chứa dữ liệu nguyên dạng, bạn cần kéo các dữ liệu từ bảng trong Field List vào phần Detail Sau đó, hãy xóa nhãn đi kèm với điều khiển và thực hiện việc căn chỉnh giống như cách bạn căn chỉnh các điều khiển khác trên form.

Để đảm bảo các giá trị trùng lặp chỉ xuất hiện một lần, như tên người kèm theo tên ngoại ngữ mà họ biết, bạn cần mở thuộc tính của Textbox và đặt Hide Duplicate thành Yes.

+ Để có các textbox có độ cao giống nhau, nên chọn cách sao chép hoặc tác động vào thuộc tính của điều khiển

Để tạo các Textbox điều khiển tính toán được, bạn cần chứa dữ liệu kết xuất dưới dạng , đặc biệt chú ý đến điều khiển số thứ tự Quan trọng là phải thiết lập thuộc tính Running Sum thành Over All để đảm bảo tính chính xác trong việc tính toán.

- Có những Textbox được dùng làm trung gian để tính giá trị cho những textbox khác Khi ấy phải đặt thuộc tính Visible là No

- Dòng tổng cộng đặt tại Report Footer.

The report's page number or date can be placed in the page footer The Page function indicates the current page number, while the Pages function shows the total number of pages in the report.

To create a frame, use Line controls for precision by setting the properties of left, width, top, and height In the Textbox, select the Border Style option to choose between Solid or Dashes.

Cuối báo cáo thường bao gồm các dòng tổng cộng, được tính toán bằng các hàm thư viện hoặc hàm thư viện có điều kiện.

= Sum| Avg| StDev| StDevP| Var| VarP ()

=Count| Min| Max ()

Trong thiết kế báo cáo thống kê, các hàm DSum, DAvg, DStDev, DStDevP, DVar, và DVarP được sử dụng để tính toán các giá trị tổng hợp từ nguồn dữ liệu với điều kiện cụ thể Ngoài ra, các hàm DMin và DMax giúp xác định giá trị nhỏ nhất và lớn nhất trong tập dữ liệu Việc áp dụng các biểu thức số và tên nguồn dữ liệu là cần thiết để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong việc phân tích số liệu.

Các báo cáo này chủ yếu được xây dựng từ các truy vấn crosstab, bên cạnh đó, có thể sử dụng bảng trắng và mã lệnh VBA để thực hiện tính toán dữ liệu và tổng hợp vào bảng.

3.3 Sắp xếp và phân nhóm trên báo cáo

Để sắp xếp dữ liệu trong báo cáo theo thứ tự mong muốn mà không cần phải sắp xếp trên truy vấn, bạn có thể thực hiện việc này trực tiếp trong báo cáo Để bắt đầu, hãy mở hộp thoại Group, Sort & Totals.

Sort & Totals bằng cách click nút Group & Sort trong nhóm lệnh Grouping & Totals)

Cửa sổ Group, Sort & Totals xuất hiện bên dưới cửa sổ thiết kế

− Click khung Add a Sort để chọn field sắp xếp

− Click nút Add a group để chọn field kết nhóm, chọn field kết nhóm trong field list, trên cửa sổ thiết kế xuất hiện thanh group header

Ví dụ: Báo cáo được thiết kế như hình 6.13:

(Lưu ý: Nguồn dữ liệu cho report này là một Total query)

Kết quả của báo cáo ở hình 6.13 là: (Hình 6.14)

Hình 6.14 Thực hành: Tạo một báo cáo dạng có phân nhóm như sau : (Hình 6.15)

Khi tạo báo cáo từ nhiều bảng dữ liệu, cần đảm bảo định dạng chính xác bằng cách sử dụng báo cáo chính-phụ, chẳng hạn như phiếu xuất vật tư hoặc lý lịch nhân viên.

Cách tạo báo cáo chính –phụ cũng giống như trên Form, gồm các bước sau:

- Tạo báo cáo phụ như một báo cáo độc lập

- Mở đồng thời cửa sổ thiết kế báo cáo chính và cửa sổ Database Kéo báo cáo phụ từ cửa sổ Database vào

Thực thi report

- Biết cách xem trước report để in

Sau khi hoàn tất thiết kế, cần kiểm tra báo cáo trước khi in Hình thức của báo cáo trong chế độ xem trước sẽ phản ánh chính xác cách in ra giấy Để xem báo cáo trước khi in, bạn có thể chọn một trong các phương pháp sau đây.

−Chọn Tab File- Chọn Print- Print Preview

− Chọn tab Home- View- Print Preview

Thực hành : Thực thi báo cáo ở Hình 6.16

1 Report trong access là gì? Trình bày các thành phần trong một report không phân nhóm

2 Trong quá trình tạo Report, để liên kết nguồn dữ liệu với Report, ta sử dụng thuộc tính nào của Report?

3 Để tạo report có sắp xếp và phân nhóm, cần gọi đến cửa sổ hộp thoại nào?

4 Khi thiết kế báo cáo, muốn báo cáo in ra số trang, ngày lập báo cáo, ta cần đặt điều khiển gì lên báo cáo và đặt ở phần nào của báo cáo?

5 Khi thiết kế báo cáo, muốn đặt một điều khiển để thống kê số liệu tính toán, ta đặt điều khiển ở phần nào của báo cáo?

6 Với cùng một nhãn (label), nếu đặt ở Report Header và Page Header thì kết quả khác nhau như thế nào? Trong trường hợp nào thì khi xem trước báo cáo sẽ cho kết quả giống nhau?

7 Để tạo một điều khiển textbox thể hiện số thứ tự, cần thiết kế report như thế nào? (đặt điều khiển ở đâu? Thiết đặt thuộc tính cho điều khiển như thế nào?)

1 Mở cơ sở dữ liệu QLSV, Thiết kế report danh sách sinh viên theo lớp, kết nhóm theo lớp

2 Dùng cơ sở dữ liệu QLSV để thiết kế report theo mẫu với các yêu cầu như sau:

- Kết nhóm theo sinh viên

- Điểm kết quả là điểm cao nhất của điểm lần 1 và điểm lần 2, nếu không thi lần 2 thì điểm kết quả là điểm lần 1

- Điểm trung bình dựa vào điểm kết quả

- Xếp loại dựa vào điểm trung bình, cách xếp loại giống như trong query.

Tiêu đề	Giáo Trình Hệ Quản Trị Cơ Sở Dữ Liệu Microsoft Access
Tác giả	Nguyễn Thị Thúy Lan
Trường học	Trường Cao Đẳng Nghề Sửa Chữa Máy Tính
Thể loại	giáo trình
Năm xuất bản	2018
Thành phố	Cần Thơ

Định dạng
Số trang	86
Dung lượng	2,68 MB