Giáo trình Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access (Nghề Kỹ thuật sửa chữa, lắp ráp máy tính Trình độ Trung cấp)

1 SCMT-TC-MĐ24-HQTCSDL TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên nguồn thơng tin phép dùng nguyên trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm LỜI GIỚI THIỆU Giáo trình biên soạn dành cho sinh viên Trường Cao Đẳng Nghề Sửa Chữa Máy Tính theo chương trình khung Tổng cục dạy nghề Giáo trình biên soạn tảng Microsoft Access Nội dung giáo trình gồm bài: BÀI 1:Tổng quan hệ quản trị csdl Access BÀI 2: Xây dựng bảng BÀI 3:Truy vấn liệu BÀI 4: Xây dựng Form BÀI 5: Macro – Tập lệnh BÀI 6: Báo biểu (Report) Mặc dù cố gắng khơng thể tránh khỏi thiếu sót, mong nhận đóng góp ý kiến độc giả để giáo trình hồn thiện Xin chân thành cảm ơn! Cần Thơ, ngày 16 tháng năm 2018 Tham gia biên soạn Nguyễn Thị Thúy Lan MỤC LỤC TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN LỜI GIỚI THIỆU MỤC LỤC CHƯƠNG TRÌNH MƠ ĐUN BÀI 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ QTCSDL ACCESS Các khái niệm hệ quản trị CSDL Giới thiệu chung Access Môi trường làm việc & Các khái niệm Một số thao tác BÀI 2: XÂY DỰNG BẢNG (TABLE) 11 Các khái niệm (bảng, trường, mẫu tin, kiểu liệu, thuộc tính) 11 - Tạo lập bảng 13 Trường thuộc tính 16 Nhập liệu 21 Làm việc với liệu datasheet view 23 Quan hệ bảng 26 BÀI 3: TRUY VẤN DỮ LIỆU 34 Giới thiệu chung 34 Select query 35 Action query 42 Crosstab Query 45 Áp dụng biểu thức 47 BÀI 4: XÂY DỰNG FORM 56 Khái niệm form 56 Cách tạo form wizard 56 Tạo form từ cửa sổ Design 57 Các thuộc tính form đối tượng 58 Kỹ thuật Main/Sub Form 61 BÀI MACRO – TẬP LỆNH 69 1.Khái niệm macro 69 Tạo macro 69 Tạo nút lệnh form 71 BÀI 6: BÁO BIỂU (REPORT) 75 Giới thiệu report 75 Cách tạo sử dụng report wizard 76 Tạo sử dụng report từ cửa sổ Design 79 Thực thi report 83 TÀI LIỆU THAM KHẢO 86 CHƯƠNG TRÌNH MƠ ĐUN Tên mơ đun: HỆ QUẢN TRỊ CỞ SỞ DỮ LIỆU (MICROSOFT ACCESS) Mã số mô đun: MĐ 24 Thời gian thực mô đun: 90 (Lý thuyết 27 giờ; Thực hành, thí nghiệm, thảo luận, tập: 59 giờ; Kiểm tra: giờ) I VỊ TRÍ, TÍNH CHẤT CỦA MƠ ĐUN: - Vị trí: + Mơ đun bố trí sau học sinh học xong môn học chung, môn sở chuyên ngành đào tạo chuyên môn nghề bắt buộc + Mơ đun bố trí sau học sinh học sau môn học, mô đun: Lập trình bản, Cơ sở Dữ liệu - Tính chất: + Là mô đun chuyên ngành tự chọn II MỤC TIÊU MÔ ĐUN: - Về kiến thức:  Hiểu hệ quản trị sở liệu Microsoft Access  Xây dựng mối quan hệ bảng  Sử dụng, quản lý, bảo trì khai thác số liệu bảng -Về kỹ năng:  Thực truy vấn liệu cách nhanh chóng  Thiết kế đuợc Form thể yêu cầu người sử dụng  Viết chương trình thực chương trình máy tính - Về lực tự chủ trách nhiệm:  Rèn luyện tính tư logic quản trị Cơ sở liệu  Ý thức mức độ quan trọng liệu cơng việc III NỘI DUNG MƠ ĐUN: Nội dung tổng quát phân phối thời gian: Số TT Tên mô đun Tổng quan hệ quản trị CSDL Microsoft Access Xây dựng bảng (TABLE) Truy vấn liệu (Query) Xây dựng FORM Macro Báo biểu (Report) Cộng Tổng số 16 21 19 16 14 90 Thời gian Thực Lý thuyết hành 2 4 27 14 14 11 59 Kiểm tra* 1 1 BÀI 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ QTCSDL ACCESS Mã bài:MĐ24-01 Giới thiệu: Microsoft Access Hệ Quản Trị Cơ Sở Dữ Liệu (QTCSDL) tương tác người sử dụng chạy môi trường Windows Microsoft Access có khả thao tác liệu, khả kết xuất liệu cho phép người sử dụng thiết kế biểu mẫu báo cáo phức tạp đáp ứng đầy đủ yêu cầu quản lý, trình bày kết theo dạng thức chuyên nghiệp Mục tiêu: - Nhắc lại khái niệm hệ quản trị CSDL; - Biết xuất xứ khả ứng dụng phần mềm MS Access; - Thực thao tác cửa sổ ứng dụng Nội dung chính: Các khái niệm hệ quản trị CSDL Mục tiêu: Nắm khái niệm sở liệu, mơ hình CSDL quan hệ, HQTCSDL quan hệ a Cơ sở liệu gì? Cơ sở liệu (Database): tập hợp liệu có liên quan với chứa thơng tin tổ chức (như trường đại học, ngân hàng, công ty, nhà máy, ), lưu trữ thiết bị nhớ thứ cấp (như băng từ, đĩa từ, …) để đáp ứng nhu cầu khai thác thông tin nhiều người sử dụng với nhiều mục đích khác b Mơ hình CSDL quan hệ gì? Theo mơ hình này, liệu thể bảng Mỗi bảng gồm dịng cột, cột có tên Mỗi dịng cho thơng tin đối tượng cụ thể quản lý (mỗi dòng thường gọi ghi hay mẫu tin) c HQTCSDL quan hệ: phần mềm để tạo lập CSDL theo mô hình CSDL quan hệ thao tác CSDL - Giới thiệu chung Access Mục tiêu: Biết xuất xứ, khả năng, ứng dụng đối tượng phần mềm MS Access; Phần mềm Microsoft Access (gọi tắt Access) hệ quản trị sở liệu nằm phần mềm Microsoft Office hãng Microsoft, dùng để tạo, xử lý sở liệu Trong Microsoft Access 2010 có thêm số tính so với phiên trước, đặc biệt hỗ trợ định dạng Web-ready cho sở liệu Trong phiên trước Access cho phép sử dụng công cụ lệnh xuất cở sở liệu sang Web để truy cập liệu, Access 2010 cải tiến Web Publication giúp người dùng sử dụng dễ dàng nhờ Web Database Từ Access 2007 trở đi, giao diện người dùng thay đổi, Ribbon Cửa sổ Danh mục Thanh Ribbon thay menu công cụ từ phiên trước Cửa sổ Danh mục thay mở rộng chức cửa sổ Database a Khả Access - Cung cấp công cụ để khai báo, lưu trữ xử lý liệu: công cụ tạo bảng liệu, form giao diện chương trình, query truy vấn liệu, kết xuất báo cáo…Từ cho - phép quản lý số liệu cách thống có tổ chức, liên kết số liệu rời rạc với giúp người sử dụng thiết kế chương trình cách tự động - Access cung cấp hệ thống công cụ phát triển (Development tools) mạnh giúp nhà phát triển phần mềm đơn giản việc xây dựng trọn gói dự án phần mềm quản lý qui mô vừa nhỏ b Ứng dụng Access Access sử dụng để tạo nên phần mềm quản lý mơ hình quản lý vừa nhỏ: quản lý bán hàng, quản lý thu ngân, quản lý chi phí, quản lý vật tư, quản lý học sinh, quản lý điểm học sinh, quản lý giáo viên… c Các đối tượng Access - Các loại đối tượng Access 2010 Table, Query, Form, Report, Macro, Module Các đối tượng giới thiệu sau (hình I.1) Mơi trường làm việc & Các khái niệm Mục tiêu: Làm quen với môi trường làm việc, hệ thống menu thành phần tập tin Access 3.1 Giới thiệu môi trường làm việc a Vùng làm việc Khi khởi động Access, cửa sổ khởi động, mặc định tab File lệnh New tab File chọn, cửa sổ chia thành khung: - Khung bên trái gồm lệnh tab File -Khung giữa: chứa loại tập tin sở liệu mà bạn tạo - Khung bên phải: để nhập tên chọn vị trí lưu tập tin tạo thực thi lệnh tạo sơ liệu - Hình 1.1 : Mở cửa sổ làm việc b Thanh Quick Access Thanh công cụ Quick Access: Hiển thị bên trái tiêu đề, mặc định Quick Access gồm nút công cụ Save, Undo (Hình 1.1) Bên phải Quick Access chứa nút Hình 1.1 Customize, sở liệu mở, click nút Customize xuất menu giúp bạn định nút lệnh hiển thị Quick Access, lệnh khơng có menu, bạn có the click nút More Commands click phải Quick Access chọn Customize Quick Access Toolbar (Hình 1.2) Hình 1.2 Để thêm nút lệnh vào Quick Access, bạn chọn lệnh khung choose commands from, click nút Add-> click OK c Thanh Navigation Pane Navigation Pane khung chứa nội dung sở liệu Từ khung Navigation Pane, bạn mở Table, Query, Form, Report, Macro, Module sở liệu cách double click vào tên đối tượng (Hình 1.3) Bằng cách click phải vào tên đối tượng ương Navigation Pane, bạn thực thao tác với đối tượng như: đổi tên, chép, xóa, import, export đối tượng Nhấn phím F l click vào mũi tên kép góc bên phải khung Navigation Pane để hiển thị ẩn khung Navigation Pane Hình 1.3 3.2 Hệ thống menu Access File Home Create External Data Database Tools Không phiên trước, phiên 2010 tích hợp tồn hệ thống menu công cụ ribbon Thanh Ribbon tạo nhiều tab khác nhau, để truy cập vào tab, click nhãn tab dùng phím tắt Nhấn phím Alt F10 để hiển thị tên phím tắt tab Hầu hết tab Ribbon chia thành nhóm khác nhau, nhóm hiển thị tiêu đề bên nhóm Một số nhóm Ribbon có hiển thị nút, click nút xuất cửa sổ cho phép thiết lập thuộc tính nhóm tương ứng Cửa sổ Properties Cửa sổ Properties giúp ta hiệu chỉnh thuộc tính đối tượng, tùy theo đối tượng chọn mà cửa sổ thuộc tính chứa thuộc tính tương ứng đối tượng (Hình 1.4) Để mở cửa sổ Properties, chọn đối tượng muốn thay đổi thuộc tính, chọn tab Design nhấn tổ hợp phím Atl +Enter Cửa sổ Properties chia thành năm nhóm: - Format: Gồm thuộc tính định dạng đối Hình I.4 tượng - Data: Gồm thuộc tính truy xuất liệu đối tượng - Event: Gồm kiện (event) đối tượng Hình 1.4 - Other Gồm thuộc tính giúp bạn tạo hệ thống menu, toolbars, - All: Gồm tất thuộc tính bốn nhóm 3.3 Các thành phần tập tin CSDL access CSDL Access sở liệu quan hệ gổm thành phần: Tables, Querys, Forms, Reports, Macros, Modules Công cụ để tạo đối tượng Access tổ chức thành nhóm tab Create Ribbon (Hình 1.5) a Bảng (Tables) Table thành phần quan trọng tập tin Hình 1.5 sở liệu Access, dùng để lưu trữ liệu Do đối tượng phải tạo trước Bên bảng, liệu lưu thành nhiều cột nhiều dịng b Truy vấn (Queries) Query cơng cụ để người sử dụng truy vấn thông tin thực thao tác liệu Người sử dụng sử dụng ngơn ngữ SQL cơng cụ QBE (Query By Example) để thao tác liệu c Biểu mẫu (Forms) Form công cụ để thiết kế giao diện cho c h n g trình, dùng để cập nhật xem liệu Biểu mẫu giúp thân thiện hóa q trình nhập, thêm, sửa, xóa hiển thị liệu d Báo cáo (Reports) Report công cụ giúp người dùng tạo kết xuất liệu từ bảng, sau định dạng xếp theo khuôn dạng cho trước in hình máy in e Tập lệnh (Macros) Macro tập hợp lệnh nhằm thực loạt thao tác qui định trước Tập lệnh Access xem cơng cụ lập trình đơn giản đáp ứng tình cụ thể f Bộ mã lệnh (Modules) Là cơng cụ lập trình mơi trường Access mà ngơn ngữ tảng ngơn ngữ Visual Basic for Application Đây dạng tự động hóa chuyên sâu tập lệnh, giúp tạo hàm người dùng tự định nghĩa Bộ mã lệnh thường dành cho lập trình viên chuyên nghiệp Một số thao tác Mục tiêu: - Nắm thao tác khởi động, kết thúc chương trình - Nắm thao tác mở, tạo tập tin csdl, lưu tập tin csdl 4.1 Khởi động chương trình - Cách 1: Start -> Programs -> Microsoft Office -> Microsoft Office Access 2010 - Cách 2: Double click vào shortcut Ms Access desktop, xuất cửa sổ khởi động Access hình 4.2 Thốt khỏi Access Khi khơng làm việc với Access nữa, ứng dụng chạy cách sau: - Mở thực đơn File | Exit - Nhấn tổ hợp phím nóng Alt + F4 - Hoặc đóng nút Close cửa sổ Access mở 4.3 Tạo tập tin CSDL access − Tại cửa sổ khởi động, click nút Blank Database − File name: nhập tên tập tin sở liệu, Access 2010, tập tin sở liệu lưu với tên có phần mở rộng accdb − Nếu khơng định đường dẫn mặc định tập tin tạo lưu thư mục Document, ngược lại, click nút Browse để Hình 1.6 định vị trí lưu tập tin Click nút Create để tạo tập tin sở liệu (Hình 1.6) 4.4 Mở tập tin CSDL access có đĩa Để mở sở liệu có ta thực cách sau: − Cách 1: ∗ Tại cửa sổ khởi động, tab File → Open… ∗ Chọn tập tin sở liệu cần mở → Open − Cách 2: ∗ Double click vào tên tập tin cần mở 4.5 Lưu CSDL access Để lưu CSDL access, ta thực cách sau: - Cách 1: Vào Menu File->Save - Cách 2: Click chuột vào biểu tượng tiêu đề - Cách 3: Bấm tổ hợp phím Ctrl+S 10 CÂU HỎI KIỂM TRA Hãy phân biệt sở liệu với hệ quản trị sở liệu Các đối tượng MS access gì? Trình bày khả ứng dụng MS Acess Với Access 2010, tập tin access tạo ra, tập tin có phần mở rộng gì? 72 BÀI TẬP THỰC HÀNH Tạo form FORMDIEMSO mẫu với yêu cầu sau: Nút Xem chi tiết FORM FormDIEMTHEOMON FormDIEMTONGHOP tùy theo tùy chọn người sử dụng Nút Quay lại đóng form FORMDIEMSO trở cửa sổ giao diện chương trình 1.FORMDIEMSO Hướng dẫn: - Tại kiện (event) click nút Xem chi tiết, gán macro macroNutXemChiTiet (sửa lại Form Name cho FORMDIEMTHEOMON thay cho 4FKETQUAMON FORMDIEMTONGHOP cho 5FKETQUATONGHOP) Trong dieukhien tên điều khiển Option group 73 - Tại kiện (event) click nút Quay lại, gán macro macroNutQuayLaiCuaFDiemSo FORMDIEMTHEOMON FORMDIEMTONGHOP 74 Hướng dẫn: FORMDIEMTHEOMON FORMDIEMTONGHOP form dạng Main/Sub Form Các bước hướng dẫn làm Main/Sub xem BÀI 4, mục 75 BÀI 6: BÁO BIỂU (REPORT) Mã bài: MĐ24-06 Giới thiệu: Báo cáo phương thức hữu hiệu giúp người sử dụng trình bày liệu dưới dạng đầy đủ dễ hiểu, nhanh chóng, đẹp mắt để in ấn Người sử dụng tích hợp báo cáo dạng thức trình bày liệu khác như: hình ảnh, biểu đồ, văn Mục tiêu: - Hiểu ứng dụng report CSDL Access; - Biết cách tạo report; - Vận dụng report, biết cách thực thi report - Thực thao tác an tồn với máy tính Nội dung chính: Giới thiệu report Mục tiêu: Nắm dạng mẫu report, chế độ hiển thị thành phần report - Biết cách tạo report; 1.1 Các dạng mẫu report - Báo cáo dạng cột (columnar): báo cáo dạng trình bày theo dạng cột kèm theo phần nhãn cột liệu bên trái, dòng tương ứng với trường liệu - Báo cáo dạng hàng (Tabular): Báo cáo trình bày liệu theo dạng bảng bao gồm nhiều hàng nhiêu cột - Báo cáo dạng nhóm/ Tổng (Group/Total): Báo cáo dạng tổ chức liệu thành nhóm, nhóm trình bày liệu theo dạng Tabular Người sử dụng nhóm liệu theo cấp tính tốn giá trị tổng cho nhóm giá trị tính tổng cho tồn nhóm - Báo cáo dạng biểu đồ (Chart) - Báo cáo dạng nhãn (Label Report) - Báo cáo với báo cáo 1.2 Các chế độ hiển thị report Báo cáo trình bày theo chế độ sau: Report design: Chế độ thiết kế báo cáo Layout PreView: Chế độ trình bày liệu báo cáo Print PreView: Chế độ xem hình thức báo cáo trước in ấn 1.3 Các thành phần report - Báo cáo khơng phân nhóm (Hình 6.1) - 76 Hình 6.1 - Báo cáo có xếp và phân nhóm (Hình 6.2) Hình 6.2 Cách tạo sử dụng report wizard Mục tiêu: - Biết cách tạo report wizard Hình 6.3 77 B1: (Hình 6.3) Chọn tab Create Ribbon, nhóm lệnh Reports, click nút Report Wizard − Chọn Table/Query làm liệu nguồn cho Report − Chọn field hiển thị Report khung Available Field click nút để chọn field click nút để chọn nhiều field Click Next Hình VI.4 B2: (Hình 4.4) Nếu report lấy liệu nguồn từ bảng bỏ qua bước này, ngược lại liệu lấy từ nhiều bảng chọn field kết nhóm Click Next B3: (Hình 6.5) Chọn field muốn xếp liệu cho report Có thể xếp kết report cách kết hợp tối đa field Hình 6.5 78 Hình 6.6 B4: (Hình 6.6) Chọn dạng Report ∗ Layout: gồm dạng Columnar, Tabular, Justified ∗ Orientation:chọn hướng trang in Portrait (trang đứng), Landscape (trang ngang) Click Next B5: (Hình 6.7) Nhập tiêu đề cho report − Chọn chế độ xem report sau tạo xong * Preview the report: xem trước report vừa tạo * Modify the report’s design: mở report chế độ design để chỉnh sửa − Click Finish để kết thúc Kết quả: (Hình 6.8) Hình 6.7 Hình 6.8 Thực hành: Từ CSDL BÀI 2, thực hướng dẫn mục để tạo báo cáo Hình 6.8 79 Tạo sử dụng report từ cửa sổ Design Mục tiêu: Biết cách tạo report khơng phân nhóm report có phân nhóm từ cửa sổ design 3.1 Tạo báo cáo B1: Chọn tab Create Ribbon, nhóm lệnh Reports, click nút Report Design Xuất cửa sổ thiết kế report cửa sổ Property Sheet (Hình 6.9) - Hình 6.9 Thơng thường, report trắng xuất có phần Detail, muốn xuất phần Report Header/Footer Page Header/ Footer click chuột vào góc trái Report ngang với phần Detail để xuất lựa chọn Màn hình thiết kế báo cáo với chế độ song song tồn tại, là: - Report View: Xem hình ảnh báo cáo vừa tạo - Design View: Mở báo cáo chế độ tự thiết kế báo cáo - Print Preview: Xem hình ảnh báo cáo với kích thước thật liệu thật để in - Layout Preview: Chỉ xem hình ảnh báo cáo, cịn liệu chưa xác, Access bỏ qua điều kiện chọn, kết nối, … Trên hình thiết kế báo cáo để công cụ Toolbox Fieldlist giống cửa sổ thiết kế biểu mẫu Các thành phần cửa sổ thiết kế báo cáo gồm: - Detail: Lặp lại theo liệu (từng ghi bảng truy vấn nguồn) - Page Header/Page Footer: Lập lại trang lần Phần thường chứa số trang, ngày tháng lập báo cáo, … - Report Header/Report Footer: Mỗi báo cáo lặp lần Phần chứa tiêu đề chung toàn báo cáo dạng tổng cộng - Ngoài báo cáo có phân nhóm cịn chứa Group Header/Footer dùng làm tiêu đề dòng tổng cộng cho nhóm báo cáo B2: Chỉ định Table query làm nguồn liệu cho Report thuộc tính Record Source cửa sổ Property Sheet B3: Nhấn vào biểu tượng Add Existing Fields để xuất cửa sổ Field List, dùng chuột kéo field Field List control nhóm lệnh Controls Ribbon thả vào report Thực hành: Tạo báo cáo Danh Sách Sinh viên dạng: (Hình 6.10) 80 Hình 6.10 Hướng dẫn: Báo cáo thiết kế sau: (Hình 6.11) Hình 6.11 3.2 Thiết kế số dạng báo cáo a) Thiết kế báo cáo dạng văn Gồm văn giống gửi tới đối tượng có thơng tin CSDL Đặc trưng báo cáo dạng văn trộn lẫn với thơng tin CSDL Vì vậy, tồn thiết kế nằm phần Detail Trong báo cáo thường gồm điều khiển: - Nhãn: Chứa đoạn văn với font chữ theo yêu cầu thực tế - Textbox: Có thể chứa thơng tin lấy trực tiếp từ nguồn liệu kết xuất từ thông tin CSDL Do Text box gồm loại: bị buộc tính tốn - Ảnh: Có thể bị buộc không bị buộc b) Thiết kế báo cáo đơn giản dạng bảng - Tiêu đề: Nếu tiêu đề xuất xuất trang đầu chọn Report Header Nếu tiêu đề xuất trang chọn Page Header - Đầu cột: Thường để Page Header (trừ trường hợp dán nối trang đẻ Report Header) 81 - Text box chứa liệu nguyên dạng: Kéo liệu xuất bảng từ Field List vào phần Detail Xóa nhãn kèm điều khiển Việc chỉnh giống chỉnh điều khiển form + Nếu muốn giá trị trùng xuất lần, ví dụ tên người kèm tên ngoại ngữ mà người biết, mở thuộc tính Textbox đặt Hide Duplicate Yes + Để có textbox có độ cao giống nhau, nên chọn cách chép tác động vào thuộc tính điều khiển - Tạo Textbox (điều khiển tính toán được) chứa liệu kết xuất dạng: = Trong đặc biệt điều khiển số thứ tự Nhưng phải đặt thuộc tín Running Sum Over All - Có Textbox dùng làm trung gian để tính giá trị cho textbox khác Khi phải đặt thuộc tính Visible No - Dịng tổng cộng đặt Report Footer - Số trang ngày lập báo cáo để Page Footer Hàm Page, cho biết số trang thời Hàm Pages, cho biết tổng số trang báo cáo - Muốn kẻ khung dùng điều khiển dạng Line Muốn xác sử dụng thuộc tính left, width, top, height Tại Textbox đặt thuộc tính Border Style chọn Solid/Dashes … - Cuối báo cáo (Report Footer) thường có dịng tổng cộng điều khiển dạng tính tốn với hàm thư viện hàm thư viện có điều kiện, là: = Sum| Avg| StDev| StDevP| Var| VarP () =Count| Min| Max () = DSum| DAvg| DStDev| DStDevP| DVar| DVarP (; ; ) =DCount| DMin| DMax (;;) c) Thiết kế báo cáo thống kê Nguồn liệu báo cáo trường hợp đơn giản truy vấn dạng crosstab, ngồi dùng bảng trắng viết mã lệnh VBA để tính tốn liệu, dồn vào bảng 3.3 Sắp xếp phân nhóm báo cáo Muốn liệu xuất báo cáo xếp theo thứ tự đó, khơng thiết phải xếp truy vấn Có thể xếp báo cáo Để thực công việc này, cần mở hộp thoại Group, Sort & Totals (Có thể mở hộp thoại Group, Sort & Totals cách click nút Group & Sort nhóm lệnh Grouping & Totals) Cửa sổ Group, Sort & Totals xuất bên cửa sổ thiết kế Hình 6.12 − Click khung Add a Sort để chọn field xếp 82 − Click nút Add a group để chọn field kết nhóm, chọn field kết nhóm field list, cửa sổ thiết kế xuất group header Ví dụ: Báo cáo thiết kế hình 6.13: Hình 6.13 (Lưu ý: Nguồn liệu cho report Total query) Kết báo cáo hình 6.13 là: (Hình 6.14) Hình 6.14 Thực hành: Tạo báo cáo dạng có phân nhóm sau: (Hình 6.15) 83 Hình 6.15 Hướng dẫn: (Hình 6.16) Hình 6.16 3.4 Báo cáo phụ Cũng form, tạo báo cáo với nguồn liệu lấy từ nhiều bảng phải đảm bảo khuôn dạng thực tế, người ta phải dùng báo cáo chính-phụ, ví dụ phiếu xuất vật tư, lý lịch nhân viên, … Cách tạo báo cáo – phụ giống Form, gồm bước sau: - Tạo báo cáo - Tạo báo cáo phụ báo cáo độc lập - Mở đồng thời cửa sổ thiết kế báo cáo cửa sổ Database Kéo báo cáo phụ từ cửa sổ Database vào - Mở thuộc tính điều khiển Subreport báo cáo Kiểm tra kết nối liệu qua thuộc tính LinkMasterFields LinkChildFields Chú ý thuộc tính LinkMasterFields LinkChildFields cịn xuất biểu đồ (Không cần tạo báo cáo phụ dạng biểu đồ mà nên dùng Insert\Chart) Do liên kết liệu dạng báo cáo liệu biểu đồ Thực thi report 84 Mục tiêu: - Biết cách xem trước report để in Sau thiết kế xong, phải xem Report trước in, hình thức report xem chế độ preview hình thức in giấy Để xem report trước in, chọn cách sau: (Hình 6.17) − Chọn Tab File- Chọn Print- Print Preview − Chọn tab Home- View- Print Preview Thực hành: Thực thi báo cáo Hình 6.16 Hình 6.17 CÂU HỎI KIỂM TRA Report access gì? Trình bày thành phần report khơng phân nhóm Trong trình tạo Report, để liên kết nguồn liệu với Report, ta sử dụng thuộc tính Report? Để tạo report có xếp phân nhóm, cần gọi đến cửa sổ hộp thoại nào? Khi thiết kế báo cáo, muốn báo cáo in số trang, ngày lập báo cáo, ta cần đặt điều khiển lên báo cáo đặt phần báo cáo? Khi thiết kế báo cáo, muốn đặt điều khiển để thống kê số liệu tính tốn, ta đặt điều khiển phần báo cáo? Với nhãn (label), đặt Report Header Page Header kết khác nào? Trong trường hợp xem trước báo cáo cho kết giống nhau? Để tạo điều khiển textbox thể số thứ tự, cần thiết kế report nào? (đặt điều khiển đâu? Thiết đặt thuộc tính cho điều khiển nào?) 85 BÀI TẬP THỰC HÀNH Mở sở liệu QLSV, Thiết kế report danh sách sinh viên theo lớp, kết nhóm theo lớp Dùng sở liệu QLSV để thiết kế report theo mẫu với yêu cầu sau: - Kết nhóm theo sinh viên - Điểm kết điểm cao điểm lần điểm lần 2, khơng thi lần điểm kết điểm lần - Điểm trung bình dựa vào điểm kết - Xếp loại dựa vào điểm trung bình, cách xếp loại giống query 86 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Bùi Thế Tâm Giáo trình Ms Access nâng cao Nhà xuất giao thơng vận tải – Năm 2005 [2] Ơng Văn Thơng Quản trị sở liệu với MS Access Nhà xuất thống kê – Năm 2001 [3] Internet Giáo trình Microsoft Access 2010