ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐỒNG THÁP TRƢỜNG CAO ĐẲNG CỘNG ĐỒNG ĐỒNG THÁP GIÁO TRÌNH MÔN HỌC HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU MS ACCESS NGÀNH, NGHỀ TRUYỀN THÔNG VÀ MẠNG MÁY TÍNH TRÌNH ĐỘ TRUNG CẤP (Ban hành kèm the[.]
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐỒNG THÁP TRƢỜNG CAO ĐẲNG CỘNG ĐỒNG ĐỒNG THÁP GIÁO TRÌNH MƠN HỌC: HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU MS ACCESS NGÀNH, NGHỀ: TRUYỀN THƠNG VÀ MẠNG MÁY TÍNH TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP (Ban hành kèm theo Quyết định số: /QĐ-CĐCĐ ngày tháng năm 201 Hiệu trƣởng trƣờng Cao đẳng Cộng đồng Đồng Tháp) Đồng Tháp, năm 2017 LỜI NÓI ĐẦU Bài giảng Hệ quản trị sở liệu MS ACCESS đƣợc biên soạn dùng cho học sinh ngành Quản trị mạng máy tính bậc Trung cấp trƣờng, mục đích giảng giúp đỡ ngƣời bắt đầu làm quen với mơi trƣờng lập trình Windows thơng qua MS Access Bài giảng bao gồm chƣơng: Chƣơng 1: Tổng quan Hệ quản trị sở liệu MicroSoft Access Chƣơng 2: Xây dựng sở liệu Chƣơng 3: Truy vấn liệu Chƣơng 4: Thiết kế giao diện Chƣơng 5: Thiết kế báo cáo Chƣơng 6: Macro Chƣơng 7: Module Bài giảng khơng có ý định trình bày đầy đủ kỹ thuật để xây dựng phần mềm thực tế Những vấn đề đƣợc trình bày giảng kiến thức sở cần thiết cho lập trình viên tƣơng lai, trƣớc tiếp tục nghiên cứu kỹ thuật lập trình ứng dụng thực tế Tuy nhiên, ứng dụng thực tế không phức tạp, kiến thức kỹ trình bày giảng giúp cho giải trọn vẹn vấn đề Bài giảng đƣợc chỉnh sửa lại theo đề cƣơng hành, q trình chỉnh sửa khơng tránh khỏi thiếu sót, kính mong bạn đọc q đồng nghiệp góp ý, phê bình để giảng đƣợc hồn thiện tốt GIÁO TRÌNH MƠN HỌC/MƠ ĐUN Tên môn học: HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU MICROSOFT ACCESS Mã môn học: MH 10 Thời gian thực môn học: 75 giờ; (Lý thuyết: 12 giờ; Thực hành, thí nghiệm, thảo luận, tập: 59 giờ; Kiểm tra: giờ) I Vị trí, tính chất mơn học: − Vị trí: Mơn học Hệ quản trị sở liệu Microsoft Access thuộc nhóm mơn học sở bắt buộc, đƣợc bố trí giảng dạy sau học xong học phần chung môn Tin học văn phịng − Tính chất: Là mơn học sở bắt buộc ngành cao trung cấp Quản trị mạng máy tính, cung cấp cho ngƣời học kiến thức sử dụng phần mềm Microsoft Access II Mục tiêu môn học: − Về kiến thức: Hiểu đƣợc khái niệm sở liệu hệ quản trị sở liệu; Trình bày đƣợc cách tạo đối tƣợng MS Access − Về kỹ năng: Sử dụng thành thạo phần mềm MS Access − Về lực tự chủ trách nhiệm Hình thành ý thức tự học, có trách nhiệm sáng tạo công việc III Nội dung môn học: Nội dung tổng quát phân bổ thời gian: Số TT Tên chƣơng, mục Thời gian (giờ) Thực hành, thí Tổng Lý nghiệm, số thuyết thảo luận, tập Chƣơng 1: Tổng quan hệ quản trị sở liệu MicroSoft Access Chƣơng 2: Xây dựng sở liệu 12 Chƣơng 3: Truy vấn liệu 12 Chƣơng 4: Thiết kế giao diện 12 Chƣơng 5: Thiết kế báo cáo 16 Chƣơng 6: Macro 21 Tổng 75 Kiểm tra 0 2 2 12 10 10 14 17 59 0 MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU MỤC LỤC CHƢƠNG TỔNG QUAN VỀ HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU MICROSOFT ACCESS 1.1 Giới thiệu Hệ quản trị CSDL Microsoft Access 1.1.1 Cơ Sở Dữ Liệu 1.1.2 Mơ hình Cơ Sở Dữ Liệu quan hệ 1.1.3 Hệ Quản Trị Cơ Sở Dữ Liệu quan hệ 1.1.4 Đặc điểm Microsoft Access 1.1.5 Khởi động Microsoft Access 1.1.6 Các thành phần Microsoft Access 1.2 Tạo tập tin sở liệu 1.3 Các thao tác tập tin sở liệu 1.3.1 Mở sở liệu 1.3.2 Thu gọn chỉnh sửa sở liệu (Compact & Repair Database) 1.3.3 Tạo password 1.3.4 Gở bỏ password 1.4 Các đối tƣợng sở liệu 10 BÀI TẬP CHƢƠNG 11 CHƢƠNG 12 XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU 12 2.1 Khái niệm sở liệu 12 2.2 Đối tƣợng Table 12 2.2.1 Cấu trúc Table 14 1.2.2 Một số thuộc tính Field (cột trƣờng ) 16 1.2.3 Các thao tác Table 22 2.3 Thiết lập mối quan hệ bảng 24 2.3.1 Các loại quan hệ 24 2.3.2 Cách tạo quan hệ 25 2.4 Các thao tác bảng liệu 30 2.4.1 Sao chép liệu 30 2.4.2 Sắp xếp liệu 31 2.4.3 Tìm kiếm thay 32 2.4.4 Lọc liệu 33 BÀI TẬP THỰC HÀNH CHƢƠNG 36 CHƢƠNG 46 TRUY VẤN DỮ LIỆU 46 3.1 Khái niệm truy vấn liệu 46 3.2 Các loại truy vấn liệu 46 3.3 Tạo truy vấn Select Query ngôn ngữ SQL 47 3.3.1 Các bƣớc thực 47 3.3.2 Một số toán tử thƣờng dùng truy vấn 47 3.3.3 Select query 47 3.3.4 Sử dụng phép toán hàm mệnh đề Select 54 3.3.5 Tính tốn thống kê Select Query 58 3.4 Tạo truy vấn lƣới QBE 62 3.4.1 Các thành phần hình lƣới QBE 62 3.4.2 Một số thao tác để tạo truy vấn QBE 63 3.4.3 Select Query 64 3.4.4 Tính tốn thống kê 65 3.4.5 Truy vấn tham số 68 3.4.6 Crosstab Query 69 3.4.7 Make Table Query 71 3.4.8 Append Query 72 3.4.9 Delete Query 74 3.4.10 Update Query 75 BÀI TẬP THỰC HÀNH CHƢƠNG 78 CHƢƠNG 84 THIẾT KẾ GIAO DIỆN 84 4.1 Giới thiệu đối tƣợng Form 84 4.1.1 Cửa sổ thuộc tính 84 4.1.2 Thành phần thuộc tính 85 4.2 Các thuộc tính form 85 4.3 Thiết kế Form 86 4.3.1 Thiết kế Form Wizard 86 4.3.2 Thiết kế Form design view 89 4.3.3 Các dạng Form thƣờng gặp 92 4.4 Các điều khiển form 93 4.4.1 Label 93 4.4.2 Text Box 93 4.4.3 Command Button 94 4.4.4 Check Box 96 4.4.5 Option Button Option Group 97 4.4.6 Combo Box 98 4.4.7 List Box 98 4.4.8 Tab Control 99 4.4.9 Subform 100 BÀI TẬP THỰC HÀNH CHƢƠNG 102 CHƢƠNG 110 THIẾT KẾ BÁO CÁO 110 5.1 Giới thiệu Report 110 5.2 Các dạng Report 110 5.3 Tạo Report công cụ Report Wizard 112 5.4 Chỉnh sửa Report Design View 116 5.4.1 Các thành phần Report 116 5.4.2 Thiết kế Report Design view 118 5.4.3 Các điều khiển thƣờng dùng Report 119 5.4.4 Các thao tác chung điều khiển 120 5.5 Một số kỹ thuật thƣờng dùng thiết kế 121 5.5.1 Ẩn thành phần báo cáo 121 5.5.2 Tạo số thứ tự cho báo cáo 122 5.5.3 Ẩn field trùng lắp 123 5.5.4 Đánh số trang 123 5.5.5 Ngắt trang 124 BÀI TẬP THỰC HÀNH CHƢƠNG 125 CHƢƠNG 129 MACRO 129 6.1 Giới thiệu Macro 129 6.2 Khái niệm thuộc tính, hành động kiện 129 6.2.1 Thuộc tính 129 6.2.2 Hành động 129 6.2.3 Sự kiện 129 6.3 Cách tạo Macro 130 6.4 Các tập lệnh thƣờng dùng 132 6.5 Macro có điều kiện 134 BÀI TẬP THỰC HÀNH CHƢƠNG 136 CHƢƠNG 138 MODULE 138 7.1 Giới thiệu Module 138 7.1.1 Visual Basic 138 7.1.2 Khi sử dụng tập lệnh Visual Basic 138 7.2 Cách tạo Module 139 7.3 Các kiểu liệu 142 7.3.1 Các kiểu liệu 142 7.3.2 Khai báo biến 143 7.3.3 Hằng cách sử dụng 144 7.3.4 Phạm vi hoạt động 144 7.4 Các cấu trúc lệnh 145 7.4.1 Cấu trúc IF END IF 145 7.4.2 Cấu trúc điều kiện SELECT CASE END SELECT 146 7.4.3 Cấu trúc FOR…NEXT 148 7.4.4 Cấu trúc WHILE…WEND 149 7.4.5 Cấu trúc DOWHILE…LOOP 149 7.4.6 Cấu trúc DO…LOOP WHILE 150 7.5 Một số hàm thông dụng 150 7.6 Đối tƣợng DoCmd 156 7.6.1 Thiết kế hình di chuyển liệu 159 7.6.2 Thiết kế hình tìm kiếm liệu 160 7.6.3 Thiết kế hình thao tác liệu 162 BÀI TẬP THỰC HÀNH CHƢƠNG 165 TÀI LIỆU THAM KHẢO 178 CHƢƠNG TỔNG QUAN VỀ HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU MICROSOFT ACCESS Mục đích : Cung cấp cho sinh viên nhìn tổng quan phần mềm Microsoft Access , đối tƣợng phần mềm đồng thời trình bày cho sinh viên mơ hình liệu quan hệ đƣợc quản lý Access 1.1 Giới thiệu Hệ quản trị CSDL Microsoft Access Microsoft Access hệ quản trị sở liệu quan hệ, trợ giúp cho ngƣời sử dụng lƣu trữ thông tin liệu bên ngồi vào máy tính dƣới dạng bảng tính tốn, xử lý liệu bảng lƣu trữ 1.1.1 Cơ Sở Dữ Liệu Là tập hợp liệu đƣợc lƣu trữ cách có tổ chức nhằm giúp việc xem, tìm kiếm, lấy thơng tin đƣợc nhanh chóng xác 1.1.2 Mơ hình Cơ Sở Dữ Liệu quan hệ: Dữ liệu bên ngồi đƣợc đƣa vào máy tính thể bảng Mỗi bảng gồm nhiều cột nhiều dịng Mỗi cột có tên mơ tả thuộc tính thực thể mà ta quản lý gọi trƣờng vùng (field) Mỗi dòng mơ tả thơng tin chi tiết thuộc tính đối tƣợng cụ thể quản lý gọi ghi hay (Record) 1.1.3 Hệ Quản Trị Cơ Sở Dữ Liệu quan hệ: Là phần mềm dùng để tạo lập Cơ Sở Dữ Liệu theo mơ hình Cơ Sở Dữ Liệu quan hệ thao tác CSDL 1.1.4 Đặc điểm Microsoft Access Hỗ trợ chế tự động kiểm tra khóa chính, miền giá trị liệu bên bảng Với cơng cụ trình thơng minh (wizard ) cho phép ngƣời dùng sử dụng thiết kế đối tƣợng Microsoft Access cách nhanh chóng Công cụ QBE hỗ trợ cho ngƣời sử dụng thực truy vấn mà không cần quan tâm đến cú pháp câu lệnh ngôn ngữ truy vấn SQL Trang Đối tƣợng kết nhúng OLE cho phép ngƣời sử dụng đƣa vào bên tập tin sở liệu Access khác nhƣ Word, Excel, âm thanh, hình ảnh … Tất đối tƣợng ứng dụng đƣợc lƣu tập tin sở liệu có phần mở rộng mdb 1.1.5 Khởi động Microsoft Access Start \ Programs \ Microsoft Office \ Microsoft Access 2013 hay khởi động shortcut Microsoff Access 2013 từ Desktop 1.1.6 Các thành phần Microsoft Access Trong cửa sổ làm việc Access gồm có thành phần ứng dụng Windows (hình 1.1) Ribbon Navigation Pane Hình 1 Cửa sổ Navigation Pane Thanh Ribbon chứa Tab lệnh : Home, Create, External Data, Database Tools, Tab chứa nhóm lệnh liên quan Tab Home chứa chức sau : Chọn chế độ hiển thị Sao chép dán từ clipboard Định dạng font chữ Thao tác record Trang Lọc xếp liệu record Tab Create chứa chức sau : Tạo Table Tạo Table sử dụng Template Tạo Table trống chế độ Design view Tạo Form từ Table Query Tạo Report từ Table Query Tạo Macro Module Tab External Data chứa chức sau : Import liên kết liệu với bên Kết xuất liệu Thu thập cập nhật liệu từ Email Làm việc với danh sách offline SharePoint Tab Database Tools chứa chức sau : Chạy Visual Basic hay Macro Tạo hiển thị mối liên kết bảng Ẩn hiển đối tƣợng Di chuyển liệu tới MS – SQL sever tới sở liệu khác Một thành phần đặc biệt quan trọng Access Navigation Pane, cửa sổ nằm vùng làm việc Access gồm đối tƣợng : Table, Query, Form, Report, Macro Module 1.2 Tạo tập tin sở liệu Tạo sở liệu rỗng: − Tại cửa sổ khởi động, click nút Blank Desktop Database − File name: nhập tên tập tin sở liệu, Access 2013, tập tin sở liệu đƣợc lƣu với tên có phần mở rộng accdb − Nếu khơng định đƣờng dẫn mặc định tập tin tạo đƣợc lƣu thƣ mục Document, ngƣợc lại, click biểu tƣợng thƣ mục để định vị trí lƣu tập tin Click nút Create để tạo tập tin sở liệu Trang 1.3 Các thao tác tập tin sở liệu 1.3.1 Mở sở liệu Tại cửa sổ khởi động, tab File\ Open… Chọn tập tin sở liệu cần mở\Open 1.3.2 Thu gọn chỉnh sửa sở liệu (Compact & Repair Database) Khi tạo thêm đối tƣợng sở liệu dung lƣợng tập tin sở liệu tăng lên, xóa đối tƣợng vùng nhớ rỗng, nhƣng khơng sử Trang dụng đƣợc Chức Compact & Repair Database giúp thu hồi lại phần nhớ bị rỗng, làm cho tập tin sở liệu gọn lại Cách thực hiện: − Mở sở liệu cần thu gọn chỉnh sửa − File \Info Chọn nút Compact & Repair Database 1.3.3 Tạo password Mở sở liệu chế độ Exclusive cách: − File\ Open\ Open Exclusive − Chọn tab File\ Chọn lệnh Info\ Click nút Encrypt with Password − Nhập Password lần\ OK 1.3.4 Gở bỏ password − Mở sở liệu chế độ Exclusive: File\ Open\ Open Exclusive − Trong tab File, chọn lệnh Info\ Click nút Decrypt Database Trang 1.4 Các đối tƣợng sở liệu Table : Dùng để lƣu trữ liệu, cấu trúc sở liệu đối tƣợng cần phải đƣợc tạo trƣớc, bên bảng liệu đƣợc lƣu thành nhiều cột nhiều dòng Lƣu ý : Không đƣợc đặt tên bảng trùng Không nên bỏ dấu tạo khoảng cách đặt tên bảng Không sử dụng ký tự đặc biệt đặt tên bảng Query : Là công cụ cho phép ngƣời sử dụng dùng ngôn ngữ truy vấn SQL QBE để thực truy vấn rút trích, chọn lựa liệu cập nhật liệu Form : Là đối tƣợng dùng để xây dựng hình làm việc dạng cửa sổ giúp ngƣời sử dụng xem nhập thông tin vào sở liệu dễ dàng tiện dụng Report : Là đối tƣợng dùng để tổ chức lại cách hiển thị thông tin có sở liệu in cho ngƣời sử dụng xem Macro : Là công cụ cung cấp cho ngƣời sử dụng tạo hành động đơn giản Microsoft Access nhƣ mở biểu mẫu, báo cáo, thực truy vấn, mà không cần phải biết ngơn ngữ lập trình VBA Module: Đây nơi quản lý đoạn lệnh sử dụng cho tất đối tƣợng sở liệu, chúng đƣợc viết theo ngôn ngữ Microsoft Visual Basic Trang 10 BÀI TẬP CHƢƠNG 1 Thanh Ribbon gồm có Tab? Cho biết chức Tab ? Cho biết đối tƣợng cửa sổ Navigation Panel ? Chức đối tƣợng ? Thực tạo sở liệu rỗng đặt tên QLDiem lƣu vào ỗ đĩa D Tạo password cho sở liệu vừa tạo Gở bỏ password cho sở liệu Trang 11 CHƢƠNG XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU Xây dựng sở liệu cơng việc quan trọng tồn qui trình phát triển ứng dụng Access Một sở liệu thiết kế xây dựng tốt thuận lợi trình phát triển ứng dụng Mục đích : Cung cấp cho sinh viên kiến thức nhƣ : Cách thiết kế Cấu trúc bảng, thiết lập mối quan hệ bảng, cách nhập liệu vào bảng thiết kế, số thao tác bảng xử lý số lỗi thƣờng gặp thiết kế 2.1 Khái niệm sở liệu Một sở liệu Access bao gồm tập hợp bảng liệu có quan hệ chặt chẽ, phù hợp để phục vụ lƣu trữ liệu cho ứng dụng quản lý Ví dụ: Một sở liệu Quản lý sinh viên bao gồm tập hợp bảng liệu: SINHVIEN, LOP, MONHOC, KETQUA đƣợc kết nối cách phù hợp phục vụ việc lƣu trữ liệu cho ứng dụng quản lý sinh viên 2.2 Đối tƣợng Table Table thành phần quan trọng sở liệu Nó đƣợc thiết kế dƣới dạng bảng dùng để lƣu trữ thông tin chi tiết thực thể mà chƣơng trình quản lý ta quan tâm tới Thông tin loại thực thể đƣợc lƣu trữ bên Table Tùy theo chƣơng trình quản lý ta có liên quan đến loại thực thể mà ta có nhiêu Table để chứa thơng tin tƣơng ứng Nó ghi tất biến động phát sinh thông tin thực thể trình làm việc Cách tạo Table : Click chọn đối tƣợng Table cửa sổ Navigation Panel Chọn Tab Create Ribbon Chọn biểu tƣợng Table Design nhóm Table (Hình 1) Trang 12 Hình Tab Create Ribbon Xuất bảng để tạo cấu trúc bảng Nhập tên field tƣơng ứng vào Field Name chọn kiểu liệu tƣơng ứng khung Data Type Tạo khóa cho field Tab Design Hình 2 Màn hình hƣớng dẫn tạo khóa cho bảng Nhấn CTRL +S click vào biểu tƣợng Save Quick Access để lƣu lại cấu trúc bảng (Hình 3) Trang 13 Hình Màn hình tạo cấu trúc bảng Ngồi tạo bảng cách chọn Table Table Templates, nhập liệu chế độ Datasheet, MS Access tự động tạo kiểu liệu phù hợp ngƣời dùng nhập liệu Nếu muốn chỉnh sửa lại cấu trúc bảng ta chọn lại chế độ Design view để thực chỉnh sửa Cách hiển thị qua lại Datasheet Design View : Chọn tab Home / click vào biểu tƣợng View (xem Hình 4) Hình Chuyển đổi dạng hiển thị bảng 2.2.1 Cấu trúc Table Field (cột trƣờng ) : Cấu trúc table đƣợc xây dựng dựa field, table có field Mỗi field phải có kiểu liệu Kiểu liệu field quy định giá trị đƣợc lƣu field Record (dòng mẫu tin ) : Table lƣu trữ liệu theo record, record chứa giá trị tất field có bảng Primary Key(khóa ): Là tập hợp nhiều cột mà liệu khơng trùng lắp không đƣợc phép rỗng bảng Foreign key (khóa ngoại ) : Là hay nhiều cột cột khóa bảng khác Field Name (tên cột) : Giá trị field name phải bảng (tối đa 255 ký tự ) Trang 14 Data Type : Kiểu liệu Field Name (Xem Hình 5, bảng 2.1) Hình Các kiểu liệu Field Name Kiểu liệu Ý nghĩa Short Text Kiểu chuỗi tối đa 255 ký tự (có thể sử dụng cho số nhƣng khơng thể tính tốn) Kiểu văn gồm nhiều ký tự so với kiểu Short Text Long Text Từ 63 đến 999 ký tự Number Kiểu số (số nguyên số thực) Date / Time Kiểu ngày tháng năm Currency Kiểu số có định dạng theo tiền tệ AutoNumber Kiểu số (tự động tăng thêm mẫu tin mới) Yes/No Kiểu logic(chỉ có giá trị TRUE hay FALSE ) OLE Object Kết nối đến đối tƣợng file khác ( word , Excel, picture …) tối đa 2GB Hyperlink Kiểu chuỗi đƣờng dẫn đến địa Attachment Lƣu trữ file đính kèm tối đa 2GB Lookup Wizard Tạo cột để chọn giá trị tìm kiếm từ bảng khác Bảng Các kiểu liệu Field Name Trang 15 Description (mơ tả cột ): Giải thích ý nghĩa field đƣợc hiển thị dƣới trạng thái nhập liệu (không bắt buộc ) 1.2.2 Một số thuộc tính Field (cột trƣờng ) Field Size( độ rộng cột ) :Xác định kích thƣớc tối đa lƣu trữ cột, hiển thị với kiểu liệu Short Text Number (Xem Hình 6) Hình Các thuộc tính field Với kiểu Short Text: Xác định số ký tự tối đa chuỗi Với kiểu Number : chọn kiểu sau Byte: Kiểu số nguyên, chứa số có giá trị từ ( 0-> 225 ) Integer: Kiểu số nguyên, khoảng -32000->32000 Long integer: Kiểu số nguyên dài Single: Kiểu số thực Trang 16 ... VỀ HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU MICROSOFT ACCESS 1.1 Giới thiệu Hệ quản trị CSDL Microsoft Access 1.1.1 Cơ Sở Dữ Liệu 1.1.2 Mơ hình Cơ Sở Dữ Liệu quan hệ 1.1.3 Hệ Quản Trị. .. chi tiết thuộc tính đối tƣợng cụ thể quản lý gọi ghi hay (Record) 1.1.3 Hệ Quản Trị Cơ Sở Dữ Liệu quan hệ: Là phần mềm dùng để tạo lập Cơ Sở Dữ Liệu theo mơ hình Cơ Sở Dữ Liệu quan hệ thao tác CSDL... phần mềm đồng thời trình bày cho sinh viên mơ hình liệu quan hệ đƣợc quản lý Access 1.1 Giới thiệu Hệ quản trị CSDL Microsoft Access Microsoft Access hệ quản trị sở liệu quan hệ, trợ giúp cho ngƣời