1 Tuyên bố bản quyền Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể được phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo Mọi mục đích khác mang tí[.]
Tuyên bố quyền Tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên nguồn thơng tin phép dùng nguyên trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm LỜI GIỚI THIỆU Microsoft Access Hệ quản trị sở liệu chạy Windows, giúp cho người sử dụng quản lý, bảo trì khai thác CSDL cách nhanh chóng dễ dàng Với Microsoft Access giúp cho khả thao tác liệu, khả liên kết kết hợp với công cụ hỗ trợ mạnh mẽ giúp trình tạo, thiết kế tìm kiếm thơng tin nhanh Với chương trình môn học Hệ quản trị sở liệu Microsoft Access cung cấp cho nội dung sau: Bài mở đầu : Khởi đầu với Access Chương 1: Làm việc với bảng Chương 2: Truy vấn liệu Chương 3: Làm việc với Form Chương 4: Làm việc với báo cáo Chương 5: Làm việc với macro Chương 6: Làm việc với modul Trong q trình biên soạn dù cố gắng, song khơng tránh khỏi sai sótvà hạn chế Rất mong nhận đóng góp đồng nghiệp để giáo trình ngày hoàn thiện An Giang, ngày tháng năm 2020 Tham gia biên soạn Huỳnh Việt Anh Thƣ MỤC LỤC LỜI GIỚI THIỆU Bài Mở Đầu: Khởi Đầu Với Access Định nghĩa phần mềm sở liệu: Một Số Thuật Ngữ Khởi Động Với Access Và Thoát khỏi Access .7 Bài Tập Chƣơng Làm việc với bảng 10 1.Các khái niệm bản: 10 Tạo lập bảng: .11 Nhập liệu vào bảng: .13 Quan hệ bảng: .14 Bài tập : 16 Tạo sở liệu sau: 16 Chƣơng Truy vấn liệu 18 Giới thiệu chung: 18 Select query: ( Truy vấn chọn lựa) 18 Action query 21 CrossTab query 23 Bài Tập 24 Chƣơng Biểu Mẫu Dữ Liệu 35 1.Khái niệm Form: 35 2.Tạo form chức Form Wizard 36 Tạo Form Design 36 Các thuộc tính Form đối tƣợng: 37 Bài Tập 54 Chƣơng 4: Làm Việc Với Báo Cáo 68 1.Giới thiệu Report .68 2.Tạo report Wizard .68 3.Tạo report Design .69 4.Thực thi report 70 Bài Tập 71 Chƣơng : Làm việc macro 75 1.Khái niệm macro .75 * MỘT SỐ HÀNH ĐỘNG TRONG MACRO: .80 Tạo macro đơn macro có điều kiện .86 Tạo macro nhóm (Macro Group) 88 Tạo nút lệnh form, thực thu macro nút lệnh 91 Bài Tập 96 Chƣơng 6: Tạo Lập Module 101 Khái niệm module 101 Tạo lập module 101 Tạo nút lệnh form, thực thi module nút lệnh 110 Bài tập 114 TÀI LIỆU THAM KHẢO .124 THUẬT NGỮ CHUYÊN MÔN…………………………………………………………… 133 GIÁO TR NH MƠN HỌC Tên mơn học: HỆ QUẢN TRỊ MICROSOFT ACCESS M m n học: MH24 I VỊ TR , T NH CHẤT CỦA MÔN HỌC Vị trí: - Thuộc nhóm mơn: chun ngành - Được bố trí sau mơn: sau học xong môn học chung, môn sở chuyên ngành đào tạo chun mơn nghề Tính chất: Là mơ học bắt buộc II MỤC TIÊU CỦA MÔN HỌC 1.Về kiến thức: -Trình bày việc cài đặt hệ quản trị - Xây dựng mối quan hệ bảng - Sử dụng, quản lý, bảo trì khai thác số liệu bảng - Trình bày thành phần mô đun, macro Về kỹ năng: -Thực truy vấn liệu cách nhanh chóng - Thiết kế Form thể yêu cầu người sử dụng - Viết chương trình thực chương trình máy tính - Thực tạo macro, moddun cách nhanh chóng - Thiết kế đuợc nút lệnh thể yêu cầu người sử dụng Về lực tự chủ trách nhiệm: - Nghiêm túc, tỉ mỉ công việc - Yêu nghề, yêu công việc - Rèn luyện tư logic để phân tích, tổng hợp BÀI MỞ ĐẦU: KHỞI ĐẦU VỚI ACCESS Giới thiệu: Microsoft Access phần mềm ứng dụng tích hợp Office hãng Microsoft, phần khởi đầu với access gồm nội dung: - Các khái niệm sở liệu (CSDL), hệ quản trị CSDL - Bảng biểu, dòng, cột - Các thành phần giao diện access - Thao tác tạo CSDL, mở CSDL Mục tiêu: Nắm ứng dụng access, cài đặt phần mềm Access, thực thao tác hệ quản trị sở liệu access Nội dung chính: Định nghĩa phần mềm sở liệu: Nguồn gốc mơ hình sở liệu quan hệ tiến sĩ E.F.Codd thiết kế, cơng bố rộng rãi tạp chí vào tháng 07/1970 với " Mơ hình liệu quan hệ cho ngân hàng liệu lớn" Theo mơ hình này, liệu lưu vào máy tính dạng bảng hai chiều gọi quan hệ bảng có mối quan hệ định nghĩa, nhằm phản ánh mối liên kết thật đối tượng liệu bên ngồi giới thật Trong mơ hình có số khái niệm sau: Bảng (Table): Gồm nhiều dịng nhiều cột Trong bảng phải có cột Cột (Column) hay trƣờng (Field): Nằm bảng - Trong bảng khơng thể có hai cột trùng tên - Trên cột lưu loại liệu - Thứ tự trước sau cột bảng không quan trọng Các thuộc tính sở trường là: - Tên trường (Field name): MaHV, HoTen, Phai, Ngaysinh - Kiểu liệu (Data Type): Text, Number, Yes/No, Date/Time - Độ rộng (Field Size): 50, 4,7 Dòng (Row) hay mẫu tin (Record): Nằm bảng - Trong bảng khơng thể có hai dịng trùng lặp thông tin - Thứ tự trước sau dịng bảng khơng quan trọng Khóa (Primary Key): Là hay nhiều trường bảng mà dựa vào trường ta xác định mẫu tin (xác định trường lại) - Khóa bắt buộc phải có liệu (khơng để trống) - Khóa khơng trùng lặp (Tính liệu) Khóa ngoại (Foreign Key): hay nhiều trường bảng mà trường khóa bảng khác - Dữ liệu cột bắt buộc phải tồn bảng khác (Tính tồn liệu) - Khố ngoại dùng để thiết lập quan hệ với bảng khác - Là tập hợp số liệu, liệu liên quan đến chủ đề cần quản lý, khai thác Ví dụ: hóa đơn bán hàng, danh mục khách hàng, phiếu nhập xuất, chứng từ kế toán… liệu CSDL Kế toán - Được tổ chức lưu trữ máy tính theo mơ hình định Nhằm thực tối ưu ba thao tác sau: - Mô tả liệu (tạo liệu) - Cập nhật, thêm, xóa liệu - Tìm kiếm truy vấn liệu Thí dụ : Để lưu trữ quản lý thông tin sinh viên ta tổ chức bảng sau: - Bảng môn học : Lưu trữ thông tin môn học Tên Môn Mã Môn Cơ sở liệu 01 Vật lý đại cương 02 Kỹ thuật đồ họa 03 - Bảng Sinh viên : Lưu trữ thông tin sinh viên : mã số, họ tên,ngày sinh … Thông tin Mã số Họ tên Ngày sinh khác Dòng A01 Cơng Danh 15/08/1978 A02 Thành Đạt 20/05/1980 Q U Cột Q U A N H EÄ A N H EÄ M số A01 A01 A02 A02 Điểm Mã môn 6.00 01 5.00 02 8.00 02 7.00 03 + Bảng điểm : Lưu trữ điểm thi môn học sinh viên Một Số Thuật Ngữ Khái niệm hệ quản trị sở liệu quan hệ: hệ thống chương trình hỗ trợ tác vụ quản lý, khai thác liệu theo mơ hình sở liệu quan hệ Microsoft Access hệ quản trị sở liệu (HQTCSDL) giúp cho người sử dụng quản lý, bảo trì khai thác sở liệu cách nhanh chóng dễ dàng So với số HQTCSDL khác Access có số ưu điểm vượt trội hơn, sau: - Hỗ trợ chế tự động kiểm tra khóa chính, phụ thuộc tồn tại, miền giá trị - Có cơng cụ trình thơng minh (Wizard) cho phép người sử dụng thiết kế đối tượng cách nhanh chóng - Với cơng cụ truy vấn ví dụ QBE (Query By Example) hỗ trợ người sử dụng thực truy vấn mà không cần quan tâm đến cú pháp câu lệnh truy vấn (SQL) - Kiểu trường đối tượng liên kết nhúng OLE (Object Linking and Embeding) cho phép lưu trữ liệu khác như: hình ảnh, âm thanh, đoạn phim - Dữ liệu lưu trọn gói tập tin (*.accdb) - Hỗ trợ mạnh cho mơi trường mạng, nhiều người dùng - Có khả trao đổi liệu qua lại với nhiều ứng dụng khác Khởi Động Với Access Và Thoát khỏi Access *Khởi động Microsoft Access: - Cách : Start\Programs\ Microsoft Office\ Microsoft Access 2010 - Cách : Nhấp đúp chuột vào biểu tượng Màn hình Microsoft Access vừa khởi động: Tạo tập tin Access Sau khởi động xong chương trình Access, cửa sổ Microsoft Access thực tạo tệp Access theo trình tự sau: Click chọn Blank Database Click chọn vào biểu trượng Folder xuất hộp thoại Chọn thư mục lưu chương trình hộp Save in Đặt tên tệp chương trình hộp File Name OK Tạo CSDL (trắng) Click chọn Create xuất cửa sổ Database Đây cửa sổ quan trọng Access để thực thao tác với sở liệu * Nếu cửa sổ Database muốn tạo tệp Access Click chọn vào nút Office Button New xuất cửa sổ Microsoft Access thực hai bước tạo tệp Table (Bảng): Là thành phần CSDL Access Đây nơi chứa liệu, liệu lưu trữ dạng bảng, bao gồm nhiều dòng (mẫu tin – Record) nhiều cột (trường – Field) Query (Truy vấn) : Tạo công cụ dùng để truy vấn thông tin thực thao tác cập nhật liệu (sửa, xóa, thêm) nhiều bảng Form (Biểu mẫu) : dùng để thiết kế hình nhập liệu, cập nhật xem liệu lưu bảng cách nhanh chống, xác hiệu Report (Báo cáo): cho phép người sử dụng tạo kết xuất từ liệu lưu bảng thành báo cáo theo khuôn dạng cho trước sau hiển thị hình máy in Macro (Tập lệnh): Là công cụ cung cấp cho người sử dụng tạo hành động đơn giản mà không cần quan tâm đến câu lệnh lập trình Module (Bộ mã lệnh): dùng để viết thủ tục hàm tự tạo ngơn ngữ lập trình Visual Basic 3.Thốt khỏi Access * Đóng sở liệu làm việc: Click vào nút lệnh Office Button Close Database * Thoát khỏi môi trường Access: Click vào nút lệnh Office Button Exit Access Hoặc: Click vào biểu tượng (Close) góc bên phải hình Bài Tập 1/ Hãy cho biết nguồn gốc mơ hình liệu quan hệ 2/ Trình bày đặc điểm Bảng (Table), Dịng (Row), cột (Column) 3/ Trình bày thao tác tạo CSDL, mở CSDL có CHƢƠNG LÀM VIỆC VỚI BẢNG Giới thiệu: Trước thực cơng việc quản lý theo chủ đề việc thiết kế mơ hình quan hệ liệu thực việc thiết kế bảng tạo mối liên kết liệu Mục tiêu: Hiểu khái niệm bảng liệu; Tạo lập bảng; Thiết lập trường, thuộc tính; Thao tác với liệu datasheet view Thực thao tác an tồn với máy tính Nội dung chính: 1.Các khái niệm bản: Sau phân tích thiết kế ứng dụng tin học bước bắt tay vào công việc cài đặt ứng dụng người lập trình phải tạo tất cấu trúc bảng chứa tập tin sở liệu Access định nghĩa phần thiết kế để lưu trữ thông tin liệu mà ứng dụng quản lý -Bảng: bảng hai chiều dùng lưu trữ thông tin liệu Access, bảng có cấu trúc gồm nhiều cột dòng -Cột (Field trƣờng): Trong cột bảng, cho phép chứa loại liệu chẳng hạn số, văn bản, ngày, logic… Một số đặc trƣng cột gồm: -Tên cột ( Field Name) -Loại liệu mà cột lưu trữ ( Data type) -Chiều dài tối đa liệu lưu trữ cột (Field Size) -Giá trị mặc định ban đầu cột (Default Value) -Dữ liệu cột có cho phép rỗng khơng … Dịng ( đƣợc gọi Record hay mẫu tin): tập hợp nhiều field mà liệu khơng trùng lắp *Khóa chính( Primary key) bảng: tập hợp nhiều cột mà liệu không trùng lắp không phép rỗng bảng *Khóa ngoại ( Foreign key) bảng: thân khóa ngoại khóa ngoại bảng khóa bảng khác, trong1 table có nhiều khóa ngoại 10 Tạo lập bảng: * Các bƣớc tạo cấu trúc bảng: Chọn menu Create\biểu tượng Màn Hình Thiết Kế Table Như Sau: + Cột Field Name để đặt tên cột (bắt buộc phải nhập) + Cột Data Type để chọn kiểu số liệu (bắt buộc chọn) + Cột Discription mô tả công dụng hay ý nghĩa cột (phần khơng bắt buộc) + Thuộc tính Field Properties * Một Số Nguyên Tắc Khi Nhập Cột Field Name : + Tên có chiều dài tối đa 64 ký tự + Tên không bắt đầu khoảng trắng + Trong Table khơng có tên trùng + Tên không chứa số ký tự đặc biệt (trong bảng mã ASCII từ - -> 21) + Tên bao gồm chữ cái, chữ số, khoảng trắng số ký tự đặc biệt ngoại trừ : dấu chấm(.), dấu chấm cảm(!), ( [ ]) * Một Số Kiểu Th ng Dụng Trong Data Type : + Text : Chứa ký tự bất kỳ, chiều dài tối đa 256 ký tự + Memo : Bất kỳ nội dung gì, có tối đa 64.000 ký tự + Number : Chứa trị số + Date/Time : Chứa ngày + Currency : Tiền tệ + AutoNumber : Số liên tục Access tự gán không đổi + Yes/No : Trị logic (True) sai (False) * Với cột Field Name Data Type thường phải định thêm thuộc tính thành phần quy định Field Properties gồm thuộc tính chung (General) thuộc tính nhập liệu (Lookup) * Thuộc Tính Chung (General) : - Thuộc tính Field Text gồm : + Field Size : Chiều dài tối đa cho phép nhập liệu + Format : Cách hiển thị số liệu (không bắt buộc) + Input Mask : Quy định mặt mạ (mẫu) nhập liệu (không bắt buộc) + Caption : Một diễn đạt khác cho Field (không bắt buộc) + Default Value : Giá trị + Validation Rule : Biểu thức kiểm chứng số liệu nhập + Validation Text : Thông báo nhập số liệu không thỏa Validation Rule + Required : Nếu chọn Yes bắt buộc phải nhập liệu cho Field + Allow Zero Length : Nếu chọn Yes, chấp nhận trị chuỗi rỗng + Indexed : Nếu chọn No không lập mục ; chọn Yes, Duplicate OK có mục, cho phép trùng ; chọn Yes, No Duplicate có mục khơng cho phép trùng - Thuộc Tính Field Number Gồm : + Field Size : Chọn Byte, Integer, Long Integer, Single, Double + Format : General, Currency, Standard, Fix,Percent 11 + Decimal Places : Cách hiển thị số lẻ; Auto : tự động + Input Mask : Quy định mặt mạ (mẫu) nhập liệu (không bắt buộc) + Caption : Một diễn đạt khác cho Field (không bắt buộc) + Default Value : Giá trị + Validation Rule : Biểu thức kiểm chứng số liệu nhập + Validation Text : Thông báo nhập số liệu không thỏa Validation Rule + Required : Nếu chọn Yes bắt buộc phải nhập liệu cho Field + Indexed : Nếu chọn No không lập mục ; chọn Yes, Duplicate OK có mục, cho phép trùng ; chọn Yes, No Duplicate có mục khơng cho phép trùng - Thuộc Tính Field Date/Time Gồm : + Format : General Data, Long Data, ngày tháng chọn dd/mm/yyyy + Input Mask : Quy định mặt mạ (mẫu) nhập liệu (không bắt buộc) + Caption : Một diễn đạt khác cho Field (không bắt buộc) + Default Value : Giá trị + Validation Rule : Biểu thức kiểm chứng số liệu nhập + Validation Text : Thông báo nhập số liệu không thỏa Validation Rule + Required : Nếu chọn Yes bắt buộc phải nhập liệu cho Field + Indexed : Nếu chọn No không lập mục ; chọn Yes, Duplicate OK có mục, cho phép trùng ; chọn Yes, No Duplicate có mục khơng cho phép trùng * Thuộc Tính Nhập Liệu (Lookup) : Dislay Control : Textbox : Tạo điều khiển Textbox Listbox : Tạo điều khiển dạng hộp danh sách Listbox Combo box : tạo điều khiển hộp Combo box + Row Source Type : Chọn kiểu liệu nguồn - Table/Query : cho phép lấy liệu từ Table/Query - Value List : lấy liệu từ danh sách nhập sẵn + Row Source :Chọn tên Table/Query nguồn nhập sẵn danh sách * Tạo khóa cho bảng : - Tại cửa sổ thiết kế bảng, chọn nhiều cột làm khóa - Chọn biểu tượng Primary Key nhấp chuột phải lên cột làm khóa chọn Primary Key (Muốn xóa khóa cách chọn khóa khác, làm lại bước giống lúc chọn khóa chính) * Lƣu lại cấu trúc bảng : - Chọn nút Office Button\Save bấm Ctrl + S - Sau nhập vào tên Table chọn OK Lưu ý: Nếu trường hợp lưu bảng mà qn chọn khóa chính, Access thông báo yêu cầu chọn lựa sau: 12 -Yes : Access tự động tạo khóa cho bảng (thêm cột ID kiểu AutoNumber) - No : bảng khơng có khóa - Cancel : hủy bỏ lệnh Save * Đóng cửa sổ thiết kế bảng : - Chọn Ctrl + W chọn biểu tượng cửa sổ tạo cấu trúc * CHỈNH SỬA BẢNG: - Bước 1: Chọn bảng cần chỉnh sửa - Bước 2: Nhấp phải chuột chọn Design View - Bước 3: Chỉnh sửa thành phần bảng - Bước 4: Lưu lại * ĐỊNH DẠNG TRANG DỮ LIỆU : - Chọn nhiều dịng : Đưa chuột vào vị trí đầu dịng sau nhấp kéo chuột để chọn cột (nếu chọn dịng khơng liên tục, giữ phím Ctrl chọn dịng) - Chèn thêm dịng: + Di chuyển nháy đến vị trí muốn chèn + Nhấp phải chọn Insert Rows - Xố nhiều dịng: + Chọn nhiều cột cần xóa + Nhấp phải chọn Delete Rows - Phục hồi thao tác xóa cột : + Chọn biểu tƣợng (hoặc Ctrl + Z) + Hoặc đóng bảng không lưu - Cắt, dán, chép cột : + Nhấp phải chọn Cut ( Ctrl + X) : cắt cột + Nhấp phải chọn Copy ( Ctrl + C) : chép cột + Nhấp phải chọn Paste ( Ctrl + V) : dán cột - Lƣu lại thay đổi cấu trúc bảng : Chọn nút Office Button \Save click * LƢU Ý : Khi thay đổi , xóa, sửa đổi kích thước khóa bảng mà bảng có thiết lập quan hệ với bảng khác Access thông báo lỗi không cho sửa đổi (nếu muốn sửa đổi phải hủy bỏ mối quan hệ này) Nhập liệu vào bảng: Có nhiều cách nhập liệu vào bảng: nhập trực tiếp gián tiếp qua Query, Form - Mở bảng chế độ nhập liệu (Datasheet View) : - Ở cửa sổ Database, bạn chọn tên Table cần mở chọn nút Open (hoặc nhấp lần tên Table) - Hoặc cửa sổ thiết kế bảng (Table Design), bạn click nút - Access hiển thị hình nhập liệu (Datasheet View), giống bảng tính Excel Cho phép bạn nhập liệu vào 13 dòng Chú ý: Khi nhập liệu ta dựa vào sơ đồ mối quan hệ bảng để nhập cho bảng bên nhánh trước, sau đến bảng bên nhánh nhiều - Định font chữ cho bảng: - Chọn Font, sau thay đổi Font cở chữ -Thay đổi độ rộng, chiều cao dòng cột : - Chọn Row Height (Dòng) Column Width (Cột) - Ghi vào số xác định chiều cao, độ rộng dịng cột bảng Có nhiều cách nhập liệu vào bảng: nhập trực tiếp gián tiếp qua Query, Form Quan hệ bảng: * Mục đích việc thiết lập quan hệ : Sau tạo cấu trúc cho bảng, bước thiết lập quan hệ cho bảng Mục đích báo cho Access biết mối quan hệ bảng Access quản lý liệu chặt chẽ hơn, đồng thời thông qua quan hệ trao đổi qua lại thơng tin bảng có quan hệ Ví dụ: Giữa bảng SINHVIEN bảng KETQUATHI có mối quan hệ với nhau: "một sinh viên có nhiều kết thi" Và bảng MONHOC có quan hệ với bảng KETQUATHI: "một mơn có nhiều kết quả" SINHVIEN MONHOC KETQUATHI * Các loại quan hệ : - Quan hệ Một - Một (One To One) : Nếu tương ứng với mẫu tin Table1 có mẫu tin Table2 ngược lại tương với mẫu tin Table2 có mẫu tin Table1 mối quan hệ gọi quan hệ Một - Một Ví dụ : quan hệ chủ nhiệm lớp thời điểm "một giáo viên chủ nhiệm lớp lớp giáo viên chủ nhiệm" GVCHUNHIEM 1 LOPHOC - Quan hệ Một - Nhiều (One To Many) : Nếu tương ứng với mẫu tin Table1 có nhiều mẫu tin Table2, ngược lại tương với mẫu tin Table2 có mẫu tin Table1 mối quan hệ gọi quan hệ Một - Nhiều Ví dụ: quan hệ Table SINHVIEN KETQUATHI quan hệ - nhiều "một sinh viên có nhiều kết thi, kết thi thuộc sinh viên" SINHVIEN KETQUATHI 14 * Các bƣớc thiết lập quan hệ : Trên menu chọn Database Tools\Relationships Trong cửa sổ chọn Table cần thiết lập quan hệ cách chọn Table click Add - Ngăn Tables hiển thị Table có CSDL - Ngăn Queries hiển thị truy vấn có - Ngăn Both hiển thị hai Table Query - Tại cửa sổ Relationships, thao tác kéo - thả để thiết lập quan hệ cho bảng: dùng chuột "gắp" Field quan hệ bảng thứ "thả" vào Field quan hệ bảng thứ Sau Access hiển thị cửa sổ Edit Relationships, yêu cầu chọn : *Mục Enforce Referential Integrity: có kiểm tra ràng buộc tồn vẹn *Mục Cascade Update Related Fields: tự động cập nhật cột quan hệ bên nhánh nhiều cột quan hệ bên nhánh bị thay đổi *Mục Cascade Delete Related Records: tự động xóa mẫu tin có quan hệ bên nhánh nhiều xóa mẫu tin bên nhánh Thơng thường để tránh trường hợp sai lầm xóa người ta không chọn mục * Chọn xong nhấp Create để tạo mối quan hệ, nút Join Type… để thay đổi tính chất quan hệ (sẽ đề cập vấn đề phần sau) 15 Bài tập : Tạo sở liệu sau: Tên tập tin CSDL Baitap1.accdb Các Field gạch dưới, in đậm nghiêng khóa bảng GIAOTRINH (GIÁO TRÌNH) Field Field Type Field Size Format Description Name MaGT Text Mã giáo trình TenGT Text 50 Tên giáo trình NamXB Number Integer Năm xuất GIAOVIEN (GIÁO VIÊN) Field Field Type Field Size Format Description Name MaGV Text Mã Giáo viên HOGV Text 25 Họ giáo viên TENGV Text 10 Tên giáo viên LOPHOC (LỚP HỌC) Field Field Type Field Size Format Description Name MALH Text Mã lớp học MAGV Text Mã giáo viên KHOA Text Khóa học SISO Number Byte Sỉ số PHIEUGN (PHIẾU GIAO NHẬN) Field Name Field Type Field Format Description Size STT AutoNumber Long Số thứ tự Integer MALH Text Mã lớp học MAGT Text Mã giáo trình NGAY Date/Time Dd/mm/yyyy Ngày giao nhận SOLUONG Number Integer Số lượng NHAN Yes/No Yes/No Yes:nhận;No:Không Quan hệ bảng : 16 Dữ liệu mẫu : 17 CHƢƠNG TRUY VẤN DỮ LIỆU Giới thiệu: Trước thực công việc quản lý theo chủ đề việc thiết kế mơ hình quan hệ liệu thực số phép toán truy vấn Đó nội dung chương Mục tiêu: -Hiểu khái niệm truy vấn liệu; -Tạo áp dụng truy vấn dựa bảng liệu; -Áp dụng biểu thức xây dựng truy vấn liệu -Thực thao tác an tồn với máy tính Nội dung chính: Giới thiệu chung: Mục đích sở liệu lưu trữ trích lọc thơng tin Thơng tin lấy từ sở liệu sau liệu thêm vào Tất nhiên, lấy thông tin từ bảng sở liệu đòi hỏi kiến thức cách thức mà sở liệu thiết kế Query câu lệnh SQL (Structured Query Language - ngôn ngữ truy vấn mang tính cấu trúc) loại ngôn ngữ phổ biến để tạo, hiệu chỉnh, truy vấn liệu từ sở liệu quan hệ Trong access, Query công cụ mạnh dùng để khai thác xử lý liệu, đáp ứng nhu cầu tra cứu liệu, gồm loại query: Simple Select Queries, Parameter Queries, Crosstab Queries Action Queries Select query: ( Truy vấn chọn lựa) a) Truy vấn chọn lựa Cách tạo Select query Design view Để tạo Query bạn chọn Tab Create Ribbon, Click nút Query Design nhóm lệnh Queries Xuất cửa sổ thiết kế query cửa sổ Show Table cho phép chọn bảng query tham gia truy vấn - Chọn bảng chứa field mà bạn muốn hiển thị kết quả, field cần biểu thức tính tốn - Click nút Add để thêm bảng vào cửa sổ thiết kế query - Sau chọn đủ bảng query cần thiết, Click nút Close để đóng cửa sổ Show Table 18 - Chọn field cần hiển thị kết vào lưới thiết kế cách drag chuột kéo tên field field list Double Click vào tên field - Nhập điều kiện lọc dòng Criteria Click nút View để xem trước kết quả, Click nút Run để thực thi Các thành phần cửa sổ thiết kế query Cửa sổ thiết kế query gồm phần: - Table/query pane: khung chứa bảng query tham gia truy vấn - Lƣới thiết kế (Query by Example: QBE): Chứa tên field tham gia vào truy vấn tiêu chuẩn sử dụng để chọn records Mỗi cột lưới QBE chứa thông tin field từ bảng query Table/query pane Lưới thiết kế bao gồm thành phần: + Field: nơi mà tên field tạo vào thêm vào hiển thị kết truy vấn + Table: hiển thị tên bảng chứa field tương ứng dòng Field + Sort: định kiểu xếp liệu field query + Show: định để hiển thị field Recordset + Criteria: Nhập điều kiện lọc record + Or: thêm điều kiện lọc tương ứng với phép OR, biểu thức điều kiện field đặt dòng tương ứng với phép AND Các thao tác cửa sổ thiết kế query - Chọn field lƣới thiết kế: để chọn field nhiều field lưới thiết kế, ta đưa chuột lên tên field chuột có dạng mũi tên màu đen hướng xuống Click chuột để chọn, drag chuột để chọn nhiều field - Di chuyển field: Drag chuột tên field để di chuyển - Chèn thêm field xóa field + Chèn thêm field: Click nút Insert Columns, mặc định cột chèn vào trước field hành + Xóa field: chọn field cần xóa, Click nút Delete Columns Tạo nh n cho field: để làm cho bảng liệu truy vấn dễ dàng để đọc, bạn cung cấp nhãn cho field truy vấn điều không ảnh hưởng đến tên field cách liệu lưu trữ sử dụng truy cập + Click phải tên field, chọn Properties + Tại thuộc tính Caption, nhập nhãn cho field - Thêm Table/Query vào truy vấn: Khi thiết kế query, cần chọn thêm bảng, Click nút Show Table nhóm lệnh Query Setup - Xóa Table/Query khỏi truy vấn: Click phải Table/Query cần xóa, chọn Remove Table Cách nhập biểu thức điều kiện Ngoài việc sử dụng truy vấn để chọn field hiển thị thơng tin cần thiết, bạn cịn sử dụng truy vấn để hiển thị số record theo điều kiện 19 Biểu thức điều kiện quy tắc lọc áp dụng cho liệu chúng chiết xuất từ sở liệu, nhằm giới hạn record trả truy vấn Ví dụ: Chuỗi điều kiện "Tin học" giá trị field TenKhoa, chuỗi "Tin học" nhập dịng Critetia cột TenKhoa Truy vấn có nhiều điều kiện nhiều fields Khi bạn muốn giới hạn records dựa nhiều điều kiện nhiều field khác nhau, Access kết hợp điều kiện lại với cách sử dụng toán tử And Or, cho hai trường hợp: - Nếu điều kiện phải thoả mãn đồng thời điều kiện phải liên kết phép AND, cách nhập điều kiện dòng Criteria lưới thiết kế query Ví dụ: Tìm sinh viên có điểm mơn “Cơ sở liệu” từ trở lên - Nếu cần thỏa mãn điều kiện điều kiện liên kết phép OR, cách nhập điều kiện dòng khác lưới thiết kế query Ví dụ: Tìm sinh viên có điểm mơn "Cơ sở liệu" "Đồ họa" >=5 Tạo field tính tốn query Access thực phép toán query, form, report, macro Tuy nhiên field tính tốn thường thực query, từ đó, form, report, macro có sử dụng truy vấn tự động truy cập tính giá trị Để làm phép tính truy vấn, bạn tạo field tính tốn query Tên field tính tốn khơng trùng với tên field bảng Cú pháp: Field Name: Expression Ví dụ: Tạo Field ThanhTien:[SoLuong]*[DonGiaBan] b)Truy vấn gom nhóm tính tốn ( Total queries) C ng dụng Total queries truy vấn tính tốn nhóm Đầu tiên thực phân nhóm ghi theo điều kiện, sau thực phép tính nhóm Cách tạo Total Query Để tạo Total query, bạn thực bước sau: B1: Tạo query Design view B2: Chọn Table cần sử dụng query từ cửa sổ Show Table B3: Chọn field chứa liệu cần thống kê vào lưới thiết kế B4: Chọn Query Tools, chọn Tab Design Trong nhóm lệnh Show/Hide, Click nút Totals 20 ... niệm hệ quản trị sở liệu quan hệ: hệ thống chương trình hỗ trợ tác vụ quản lý, khai thác liệu theo mơ hình sở liệu quan hệ Microsoft Access hệ quản trị sở liệu (HQTCSDL) giúp cho người sử dụng quản. .. Query, Form Quan hệ bảng: * Mục đích việc thiết lập quan hệ : Sau tạo cấu trúc cho bảng, bước thiết lập quan hệ cho bảng Mục đích báo cho Access biết mối quan hệ bảng Access quản lý liệu chặt chẽ... giao diện access - Thao tác tạo CSDL, mở CSDL Mục tiêu: Nắm ứng dụng access, cài đặt phần mềm Access, thực thao tác hệ quản trị sở liệu access Nội dung chính: Định nghĩa phần mềm sở liệu: Nguồn