Khảo sát, đánh giá về công tác hoạch định các cuộc hội họp cho cơ quan tại văn phòng HĐND UBND thị xã Sơn Tây, Hội họp là nơi để phát huy quyền làm chủ của mọi người để mọi người bày tỏ quan điểm, bàn bạc đóng góp ý kiến giúp cho lãnh đạo có quyết định đúng đắn. Qua hội họp, một số quyết định mới được ban hành, một số tư tưởng quan điểm mới được thừa nhận. Hội họp còn là nơi bàn bạc triển khai thực hiện các quyết định, tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc, phát hiện, phổ biến những ưu điểm, những lệch lạc trong quản lý, trong thực hiện nhiệm vụ, từ đó có biện pháp phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm, thúc đẩy sự việc phát triển. bài này 8,5đ
Họ tên: Phùng Thị Trang Dung MSV: 2005QTVC010 Học phần: Kỹ tổ chức kiểm tra quản trị văn phòng BÀI KIỂM TRA KẾT THÚC HỌC PHẦN Đề bài: Anh (chị) đánh giá trách nhiệm lãnh đạo văn phịng tổ chức, quản lý cơng tác văn thư, lưu trữ quan cụ thể Bài làm: Đánh giá trách nhiệm lãnh đạo văn phịng tổ chức, quản lý cơng tác văn thư, lưu trữ UBND thị xã Sơn Tây I TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG ĐỐI TRONG TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CƠNG TÁC VĂN THƯ-LƯU TRỮ Cơng tác văn thư bao gồm nhiều nội dung với nhiều mức độ phức tạp khác Tuỳ thuộc vào cương vị công tác khả năng, người quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội tham gia vào nội dung định Để cơng việc thực thuận lợi, cần phải có phân công nhiệm vụ cụ thể cho người, phận quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội Trách nhiệm lãnh đạo quan Lãnh đạo quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội có trách nhiệm quản lý công tác văn thư quan, tổ chức đạo nghiệp vụ cơng tác văn thư cho quan cấp đơn vị trực thuộc Công tác văn thư quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội có làm tốt trách nhiệm hay không, trước hết phụ thuộc vào lãnh đạo quan, tổ chức Để làm nhiệm vụ này, lãnh đạo quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội giao cho chánh văn phịng trưởng phịng hành (ở quan khơng có văn phịng) tổ chức quản lý cơng tác văn thư phạm vi trách nhiệm Lãnh đạo quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội có trách nhiệm giải kịp thời xác văn đến quan, tổ chức Có thể giao cho cán cấp giải văn cần thiết, phải chịu trách nhiệm chung việc giải văn Lãnh đạo quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội phải ký văn quan trọng quan, tổ chức theo quy định Đảng, Nhà nước theo quy chế làm việc quan, tổ chức Ngồi ra, tuỳ vào điều kiện cụ thể quan, tổ chức mà lãnh đạo quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội làm số công việc cụ thể xem xét cho ý kiến việc phân phối, giải văn đến quan, tham gia vào việc soạn thảo văn bản, kiểm tra việc chấp hành chế độ quy định công tác văn thư quan, quan cấp đơn vị trực thuộc Trách nhiệm chánh văn phòng Chánh văn phòng người trực tiếp giúp lãnh đạo thực nhiệm vụ công tác văn thư quan, tổ chức trực tiếp đạo nghiệp vụ công tác văn thư quan, tổ chức cấp đơn vị trực thuộc Chánh văn phòng phải trực tiếp làm công việc sau: – Xem xét tồn văn đến để phân cơng cho đơn vị, cá nhân báo cáo với lãnh đạo quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội công việc quan trọng – Ký thừa lệnh lãnh đạo quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội số văn lãnh đạo giao ký văn văn phòng trực tiếp ban hành – Tham gia xây dựng văn theo yêu cầu lãnh đạo quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội – Xem xét thể thức văn trước trình lãnh đạo ký ban hành – Tổ chức đánh máy, nhân văn – Trong điều kiện cụ thể, lãnh đạo quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội giao trách nhiệm thực số việc thuộc nhiệm vụ văn thư chun trách – Chánh văn phịng giao cho cấp phó cấp thực số nhiệm vụ cụ thể phạm vi quyền hạn Tóm lại: Cơng tác văn thư-lưu trữ nhiệm vụ quan trọng thiếu quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội Vì vậy, quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội cần quan tâm làm tốt cơng tác văn thư-lưu trữ để góp phần đẩy mạnh hoạt động quan, tổ chức mình, giữ gìn bí mật Đảng, Nhà nước… II TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHỊNG TRONG CƠNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI UBND THỊ XÃ SƠN TÂY 1.Trách nhiệm tổ chức, quản lý phận văn thư – lưu trữ Văn phòng – thống kê UBND thị xã Sơn Tây nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý Uỷ ban dự án hoạt động, tạo điều kiện tốt cho việc tham mưu tổng hợp cho lãnh đạo thơng tin xử lý nhanh nhất, có hiệu công việc chăm lo cho lĩnh vực dịch vụ, hậu cần, đảm bảo điều kiện sở vật chất cho hoạt động Ủy ban Tại đây, phận văn thư - lưu trữ thuộc Văn phòng – thống kê phường phụ trách Quản lý công tác văn thư – lưu trữ UBND thuộc chức quản lý Văn phòng – thống kê, Chánh văn phịng người đứng đầu, người quản lý hoạt động văn thư – thư lưu trữ phận để báo cáo lên lãnh đạo quan, tham mưu, trợ giúp cho lãnh đạo xây dựng phận văn thư – lưu trữ thực theo quy định pháp luật văn thư – lưu trữ Tổ chức công tác Văn thư quan tổ chức theo hình thức Văn thư tập trung Văn phịng có cán Văn thư chun trách có trình độ chuyên môn, đào tạo bản, sử dụng tốt công nghệ đại phục vụ cho công tác văn thư Phòng Văn thư Chánh văn phòng bố trí tầng thuận lợi cho việc chuyển giao cơng văn, giấy tờ Phịng làm việc Văn thư phịng độc lập bố trí cạnh phịng Chánh Văn phịng, vị trí thuận lợi cho công việc tiếp nhận văn đến tiếp cận thơng tin với người Hình thức Văn thư tập trung, giúp cho việc tập hợp, quản lý, bảo quản phục vụ tra tìm tài liệu diễn cách dễ dàng, thuận lợi Theo cấu tổ chức UBND thị xã Sơn Tây mơ hình tổ chức văn thư tập trung phù hợp Chánh văn phòng UBND tham mưu, đề xuất cho lãnh đạo quan xây dựng phận lưu trữ gồm 01 cán làm công tác lưu trữ, đồng thời đạo, kiểm tra, hướng dẫn tổ chức việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ hành; Công tác lưu trữ Văn phòng lãnh đạo văn phòng quan tâm đạo thực tương đối tốt Kho lưu trữ bố trí tầng đảm bảo điều kiện nhiệt độ, độ ẩm, tránh ánh sáng, mưa lũ, hạn chế cháy nổ, tác động côn trùng Tài liệu bảo quản kho lưu trữ, sử dụng trang thiết bị, biện pháp bảo quản khoa học đảm bảo thời hạn bảo quản, tình trạng vật lý tài liệu, không để tài liệu bị ố, nấm mốc, mờ… Thường xuyên làm vệ sinh kho quét dọn, hút ẩm… Các phương tiện, dụng cụ phục vụ công tác lưu trữ trang bị đầy đủ đại đảm bảo hiệu giải công việc quan Văn thư – lưu trữ UBND thị xã Sơn Tây phân công nhiệm vụ rõ ràng với chuyên môn nghiệp vụ Điều cho thấy người lãnh đạo văn phịng có quan tâm mực tới phận quan Trách nhiệm tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, đánh giá văn thư - lưu trữ a, Trách nhiệm lãnh đạo văn phòng tổ chức, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư – lưu trữ Nhận thức ý nghĩa quan trọng công tác văn thư hoạt động quản lý nói riêng hoạt động tồn quan nói chung, lãnh đạo văn phịng UBND thị xã Sơn Tây có quan tâm có biện pháp đề xuất cho lãnh đạo đạo phù hợp để thúc đẩy phát triển công tác văn thư Sự đạo thể qua hình thức như: + Phổ biến,chỉ đạo thực nghiệp vụ công tác văn thư – lưu trữ Thực theo văn quy phạm pháp luật nhà nước công tác văn thư – lưu trữ văn hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ UBND thị xã, lãnh đạo văn phòng ln có ý thức đạo, cập nhật bổ biến văn hướng dẫn thực công tác văn thư – lưu trữ quan Bên cạnh đó, Chánh văn phịng quan tâm đến việc đề xuất ban hành văn hướng dẫn tổ chức thực nghiệp vụ văn thư – lưu trữ, đạo tổ chức soạn thảo đề xuất ban hành văn quy định công tác văn thư – lưu trữ quan + Tập huấn hướng dẫn thực nghiệp vụ theo quy định văn thư- lưu trữ: Việc tập huấn hướng dẫn quy trình nghiệp vụ văn thư lưu trữ UBND thị xã thường thự lãnh đạo văn phòng cập nhật quy định theo quy định pháp luật, quy chế, quy định, hướng dẫn quan, quy định văn thư – lưu trữ thường sửa đổi, bổ sung theo thời gian nên việc tập huấn UBND thị xã thường không xác định thời gian cụ thể Căn theo tình hình thực tế mà Chánh văn phòng tổ chức, đạo tập huấn trường hợp để bổ sung kiến thức để trang bị kiến thức b, Trách nhiệm lãnh đạo văn phòng kiểm tra, đánh giá công tác văn thư – lưu trữ + Kiểm tra, giám sát: Kiểm tra, đánh giá công tác văn thư lưu trữ công việc mà quan phải thực để tổng kết lại làm được, đánh giá chất lượng cơng việc, đánh giá cán cơng chức có hồn thành nhiệm vụ hay khơng, hồn thành mức độ nào, tổng kết nêu ưu điểm để phát huy hạn chế tồn để khắc phục Trên thực tế, lãnh đạo văn phịng có quan tâm đến vấn đề hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư – lưu trữ quan, nhiều yếu tố, tình trạng sai phạm thực công tác văn thư thường diễn không cán văn thư thực chức trách mình.Nhờ có hoạt động kiểm tra giám sát lãnh đạo văn phòng mà hoạt động phận văn thư – lưu trữ UBND thị xã ngày vào nếp + Công tác đánh giá, thi đua – khen thưởng: Trên sở công tác kiểm tra, giám sát, lãnh đạo văn phòng UBND thị xã có nhìn khách quan, cơng công tác đánh giá Là người lãnh đạo phận Văn phòng quan, Chánh văn phòng người đưa tiêu đánh giá xếp loại cán bộ, cơng chức văn phịng, bao gồm phận văn thư – lưu trữ chuyên trách theo thời gian 06 tháng lần, năm hai lần đánh giá Bên cạnh nêu gương khen thưởng cá nhân, phận hoàn thành tốt nhiệm vụ, thực quy chế, hướng dẫn quan, nâng cao tinh thần trách nhiệm cá nhân việc thực nhiệm vụ Đào tạo, bồi dưỡng công tác văn thư – lưu trữ Hoạt động đào tạo, bồi dưỡng công tác văn thư lưu trữ UBND thị xã Sơn Tây tiến hành hàng năm Văn phòng – thống kê phận có trách nhiệm tổ chức , đánh giá báo cáo kết thực công tác với lãnh đạo quan.Việc đào tạo, bồi dưỡng cho cán công chức UBND thực có u cầu cần phải bồi dưỡng, ví dụ văn quan Nhà nước có thay đổi, cập nhật quy định cơng tác văn thư – lưu trữ lãnh đạo văn phòng đề xuất đối tượng cần bồi dưỡng, đạo tạo lại để bổ sung kiến thức với lãnh đạo quan, tổ chức cho cán cộ công chức học lớp bổ sung ngắn hạn vào cuối tuần, đào tạo lại cán bộ, công chức chưa đáp ứng yêu cầu công việc, học hỏi từ mơ hình cơng tác văn thư – lưu trữ áp dụng vào quan, xây dựng phận văn thư tiến bộ, đại III ĐÁNH GIÁ VÀ ĐƯA RA GIẢI PHÁP NÂNG CAO TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI UBND THỊ XÃ SƠN TÂY Đánh giá trách nhiệm lãnh đạo văn phòng tổ chức, quản lý công tác văn thư – lưu trữ UBND thị xã Sơn Tây -Ưu điểm: Lãnh đạo văn phịng UBND giúp cho cơng tác văn thư – lưu trữ UBND bước đầu vào nề nếp, có ưu điểm đáng ghi nhận: +Lãnh đạo văn phòng ý thức ý nghĩa phân công rõ ràng, công tác văn thư lưu trữ luôn gắn liền liên quan tới lãnh đạo tổ chức phân công cán chuyên môn phụ trách công việc, tránh trường hợp quy trách nhiệm khơng +Lãnh đạo văn phịng tham mưu, đề xuất cho lãnh đạo quan ban hành quy chế, UBND bước đầu ban hành Quy chế công tác văn thư – lưu trữ Nhận thức vai trị, ý nghĩa tác dụng cơng tác văn thư – lưu trữ hoạt động UBND nói chung cán bộ, cơng chức quan tổ chức nói riêng, Lãnh đạo văn phịng quan tâm đến việc ban hành văn để quản lý, đạo cơng tác Trong văn quan trọng tạo sở cho việc thiết lập, quản lý tổ chức thực hoạt động văn thư – lưu trữ UBND thị xã điều chỉnh cách tương đối đầy đủ, tồn diện cụ thể cơng tác văn thư, lưu trữ +Lãnh đạo văn phòng quan tâm tới việc đạo, tập huấn nghiệp vụ công tác văn thư, nên công tác thực tương đối tốt Công tác soạn thảo ban hành văn bước đầu vào nề nếp -Hạn chế: Bên cạnh ưu điểm, trách nhiệm lãnh đạo văn phịng cơng tác văn thư – lưu trữ UBND tồn hạn chế đinh sau: +Công tác kiểm tra, đánh giá hiệu công tác văn thư – lưu trữ chưa lãnh đạo thực nghiêm túc, phần chế tài chưa đủ mạnh ý thức chấp hành cán chuyên môn chưa thật cao, số đơn vị làm sai văn văn thư trả làm lại biện pháp xử lý, nhân viên văn thư phát lỗi sai thể thức, phông chữ đóng dấu vào văn mà khơng có ý kiến tham mưu, góp ý cho lãnh đạo văn phòng Điều cho thấy lãnh đạo văn phòng chưa đủ sát xao chưa đưa chế tài đủ mạnh để nâng cao hiệu công tác +Lãnh đạo văn phòng chưa quan tâm đến việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư - lưu trữ UBND thị xã Vì vậy, việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin cịn hạn chế, sở hạ tầng cơng nghệ thơng tin hình thành, chưa đồng bộ, lãnh đạo văn phòng chưa đề xuất phổ biến, áp dụng rộng rãi, từ dẫn đến hiệu khơng cao Việc quản lý, tra tìm tài liệu lưu trữ áp dụng theo phương pháp truyền thống nhiều thời gian mà không hiệu +Trong việc kiểm tra, đánh giá thi đua, khen thưởng, xử lý vi phạm công tác văn thư – lưu trữ chưa lãnh đạo văn phòng tiến hành thường xuyên, nghiêm túc Một số giải pháp nhằm nâng cao trách nhiệm lãnh đạo văn phịng tổ chức, quản lý cơng tác văn thư – lưu trữ UBND thị xã Sơn Tây Để phát huy kết đạt khắc phục tồn nhằm làm cho công tác tổ chức, quản lý văn thư, lưu trữ ngày hoàn thiện trách nhiệm lãnh đạo văn phòng ngày nâng cao, phục vụ đắc lực cho hoạt động đạo, điều hành Lãnh đạo UBND thị xã Sơn Tây, xin đưa số giải pháp: +Lãnh đạo văn phòng đề xuất lãnh đạo quan tổ chức tập huấn, hướng dẫn quy chế, quy định cho cán làm công tác văn thư – lưu trữ quan; +Tổ chức đạo, phổ biến quy chế văn thư – lưu trữ, văn hưởng dẫn quan nghiệp vụ văn thư – lưu trữ cho cán bộ, công chức UBND Chỉ đạo thực nghiêm chỉnh theo quy định pháp luật quan văn thư – lưu trữ; +Tăng cường kiểm tra, đánh giá, khen thưởng xử lý vi phạm công tác văn thư Cần tiến hành kiểm tra thường xuyên đột xuất để kịp thời phát hiện, xử lý vi phạm +Tiếp tục đạo, đẩy mạnh ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư phần mềm quản lý văn đi, văn đến, quản lý văn lập hồ sơ môi trường mạng nhằm tiết kiệm thời gian, công sức Ứng dụng công nghệ vào công tác lưu trữ để quản lý, thống kê, tra tìm hồ sơ, tài liệu nhanh chóng, hiệu nhằm nâng cao khả hội nhập theo kịp tốc độ phát triển thời đại