Nhiệm vụ của đề tài
Để thực hiện những mục tiêu trên, luận văn đặt ra và giải quyết các nhiệm vụ chủ yếu sau:
Tối ưu hóa Phông Lưu trữ là một quá trình quan trọng trong quản lý tài liệu, bao gồm việc nâng cấp phông, xác định lại giá trị tài liệu và thu thập, bổ sung các thuật ngữ chuyên ngành liên quan Việc hiểu rõ các khái niệm và lý luận này giúp cải thiện hiệu quả lưu trữ và truy xuất thông tin, đồng thời nâng cao chất lượng quản lý tài liệu trong các tổ chức.
- Tìm hiểu chức năng nhiệm vụ của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bắc Giang, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang;
Khảo sát đánh giá thực trạng về thành phần và nội dung của tài liệu lưu trữ tại Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang là rất cần thiết Nghiên cứu này không chỉ xác định ý nghĩa của các tài liệu mà còn làm rõ tầm quan trọng của chúng trong việc bảo tồn di sản văn hóa và lịch sử của địa phương Việc đánh giá này góp phần nâng cao nhận thức về giá trị của tài liệu lưu trữ, từ đó thúc đẩy công tác quản lý và phát huy hiệu quả sử dụng tài liệu trong nghiên cứu và giáo dục.
- Khảo sát, đánh giá các biện pháp đã áp dụng để tối ưu hóa các Phông Lưu trữ đóng tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang;
- Đề xuất các biện pháp tối ưu hóa các Phông lưu trữ của các cơ quan đã ngừng hoạt động tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang
Tác giả tập trung nghiên cứu vấn đề tối ưu hóa các phông lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang, đặc biệt là những cơ quan đã ngừng hoạt động.
Trong bài viết này, tác giả nghiên cứu phương pháp xác định giá trị hồ sơ của một số Phông lưu trữ đóng tại Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang, chủ yếu từ năm 1996 trở về trước Những Phông này chủ yếu là tài liệu của các cơ quan đã ngừng hoạt động, có giá trị lớn đối với lịch sử hình thành và phát triển của tỉnh Hà Bắc và Bắc Giang Sau khi chia tách tỉnh, Bắc Giang được ủy quyền lưu giữ toàn bộ tài liệu của tỉnh Hà Bắc, khiến hồ sơ lịch sử của tỉnh này tập trung tại đây Tác giả nhấn mạnh sự cần thiết phải thực hiện các bước nghiệp vụ để tối ưu hóa và nâng cấp Phông lưu trữ, đảm bảo tính hoàn thiện và khoa học Qua việc đánh giá một số Phông tiêu biểu như Phông Bắc Giang I, Phông Hà Bắc, và các Phông khác, tác giả đưa ra nhận xét và đề xuất nhằm cải thiện phương pháp lưu trữ, nhằm phát huy giá trị tài liệu một cách hiệu quả nhất.
6 Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Tối ưu hóa Phông Lưu trữ của các cơ quan đã ngừng hoạt động tại lưu trữ lịch sử là một vấn đề được nhiều nhà nghiên cứu quan tâm Quá trình này bao gồm việc xác định giới hạn phông, rà soát sự hoàn thiện, và đánh giá giá trị tài liệu cho từng khối và Phông lưu trữ Cần xác định rõ ràng thành phần tài liệu cần lưu giữ và những tài liệu cần thu thập, bổ sung vào các Phông Lưu trữ đã đóng Việc này giúp nâng cao giá trị của từng hồ sơ và tài liệu trong phông, đồng thời đảm bảo tính hiệu quả trong công tác lưu trữ.
Hệ thống lý luận và văn bản hướng dẫn trong ngành lưu trữ hiện tại đã có những tài liệu cơ bản như giáo trình “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của Đào Xuân Chúc và các tác giả khác, tuy nhiên, các văn bản này chỉ đề cập đến các khái niệm và quy định chung mà chưa đi sâu vào các nghiệp vụ cụ thể Việc tối ưu hóa Phông Lưu trữ tại Kho lưu trữ lịch sử tỉnh là một nhiệm vụ phức tạp, đòi hỏi sự đồng bộ trong thực hiện, nhưng hiện tại chưa có lý luận hay quy định nào đầy đủ và khoa học để hướng dẫn Điều này đã tạo ra sự trăn trở không chỉ cho tác giả mà còn cho nhiều nhà nghiên cứu khác, họ mong muốn có một hệ thống lý luận và văn bản hướng dẫn chi tiết, tổng quát và dài hơi hơn để đáp ứng nhu cầu thực tiễn trong công tác lưu trữ.
Theo khảo sát, nhiều tác giả đã nghiên cứu sâu về các vấn đề lý luận và thực tiễn liên quan đến nghiệp vụ lưu trữ Nhiều công trình nghiên cứu tập trung vào các đề tài cụ thể, như luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ học, ví dụ như "Xác định thành phần và nội dung tài liệu hình thành trong hoạt động của Bộ Y tế cần nộp vào Trung tâm lưu trữ quốc gia III" của Nguyễn Thị Kim Chi, và "Xác định nguồn và thành phần tài liệu của các cơ quan tổ chức thuộc diện nộp lưu vào Kho Lưu trữ huyện ủy."
Nguyễn Ngọc Quý đã giới thiệu về tổ chức khoa học tài liệu kho Lưu trữ Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh, trong bài viết của Trịnh Thị Năm Bài viết này được đăng trên tạp chí, nhấn mạnh tầm quan trọng của việc quản lý và lưu trữ tài liệu trong công tác thanh niên.
Văn thư - Lưu trữ Việt Nam đã có nhiều bài viết và trao đổi về việc xác định giá trị tài liệu và nguồn tài liệu nộp lưu, nhưng vẫn thiếu các bài viết chuyên sâu và tổng kết thực tiễn Tại các buổi tọa đàm của Cục VTLT Nhà nước, nhiều ý kiến từ chuyên gia và nhà quản lý đã được đưa ra, tuy nhiên, việc áp dụng những nội dung này vào thực tiễn còn gặp nhiều khó khăn và phụ thuộc vào nhiều yếu tố Hơn nữa, vẫn còn nhiều khóa luận tốt nghiệp và nghiên cứu khoa học từ sinh viên Khoa Lưu trữ học chưa được khai thác triệt để.
Quản trị văn phòng liên quan đến việc thu thập, xác định giá trị và nguồn tài liệu để lưu trữ tại cơ quan Tuy nhiên, các nghiên cứu hiện tại chỉ dừng lại ở những bước nghiệp vụ cụ thể mà chưa có cái nhìn tổng quan về thành phần tài liệu trong kho lưu trữ Điều này dẫn đến việc thiếu những nhận xét, dự báo và đề xuất nhằm tối ưu hóa các Phông lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử.
Nghiên cứu của Lê Thị Thu Hương trong luận văn thạc sỹ chuyên ngành Lưu trữ học tập trung vào việc đề xuất giải pháp tối ưu hóa Phông lưu trữ của UBND thành phố Hà Nội Công trình này góp phần quan trọng vào việc nâng cao hiệu quả quản lý và bảo tồn tài liệu lưu trữ tại địa phương.
Công trình này đã bước đầu nghiên cứu về tối ưu hóa thành phần tài liệu trong
Đề tài nghiên cứu về tối ưu hóa thành phần tài liệu trong Phông lưu trữ của UBND thành phố Hà Nội đã chỉ ra tầm quan trọng của việc này, đồng thời đưa ra các khái niệm liên quan đến tối ưu hóa và đánh giá chất lượng hồ sơ Mặc dù phạm vi nghiên cứu chỉ tập trung vào một Phông lưu trữ cụ thể, nhưng những kết quả đạt được có giá trị tham khảo, giúp tiết kiệm thời gian và phát triển các quan điểm cá nhân về tối ưu hóa tài liệu Nghiên cứu này đã được hội đồng khoa học nghiệm thu, khẳng định tính đáng tin cậy và giá trị của các luận điểm, luận cứ được trình bày.
Chưa có nghiên cứu tổng quát nào về tối ưu hóa các Phông Lưu trữ đóng tại Lưu trữ lịch sử, đặc biệt là tại tỉnh Bắc Giang Vấn đề này đang được các nhà nghiên cứu và chuyên gia thảo luận sôi nổi, và tác giả mong muốn đi sâu vào nghiên cứu, đánh giá thực trạng và đề xuất biện pháp giải quyết tình trạng trùng lặp tài liệu trong Kho Lưu trữ lịch sử của tỉnh Bắc Giang Nội dung nghiên cứu sẽ tổng hợp, đối chiếu, so sánh và đánh giá hiệu quả triển khai tối ưu hóa Phông Lưu trữ đóng, đây là điểm mới của đề tài Nghiên cứu kế thừa thông tin từ các kết quả trước đó mà không có sự trùng lặp hay sao chép từ bất kỳ nguồn tài liệu nào.
Mục tiêu của nghiên cứu này là cung cấp thông tin đáng tin cậy về thực trạng và giải pháp tối ưu hóa các Phông Lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang Nghiên cứu nhằm tạo ra nền tảng cho các nhà nghiên cứu, nhà hoạch định chiến lược và chuyên gia trong và ngoài ngành có thể thảo luận, trao đổi ý kiến để tìm ra giải pháp hiệu quả nhất cho các vấn đề liên quan.
Từ mục tiêu và các nhiệm vụ đề ra, chúng tôi lựa chọn các phương pháp nghiên cứu sau:
Đề tài này được xây dựng dựa trên phương pháp luận duy vật biện chứng và duy vật lịch sử, sử dụng học thuyết Mác - Lê Nin, tư tưởng Hồ Chí Minh cùng các quan điểm của Đảng làm nền tảng lý luận.
Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Tối ưu hóa Phông Lưu trữ của các cơ quan đã ngừng hoạt động tại lưu trữ lịch sử là một vấn đề đã được nhiều nhà nghiên cứu thảo luận, với nhiều nghiên cứu có phạm vi từ nhỏ đến lớn Quá trình này bao gồm các bước nghiệp vụ như xác định giới hạn phông, rà soát sự hoàn thiện, và đánh giá giá trị tài liệu cho từng khối và từng Phông lưu trữ Đồng thời, cần xác định rõ ràng thành phần tài liệu cần lưu giữ và những tài liệu cần thu thập, bổ sung vào các Phông Lưu trữ đóng, cũng như giá trị của từng hồ sơ, tài liệu trong phông.
Hệ thống lý luận và văn bản hướng dẫn trong ngành lưu trữ hiện nay đã có những tài liệu quan trọng như giáo trình “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của Đào Xuân Chúc và các tác giả khác, tuy nhiên, các văn bản này chỉ cung cấp khái niệm và quy định chung mà chưa đi sâu vào các nghiệp vụ cụ thể Việc tối ưu hóa Phông Lưu trữ tại Kho lưu trữ lịch sử tỉnh là một nhiệm vụ phức tạp, đòi hỏi sự đồng bộ trong thực hiện, nhưng hiện tại vẫn thiếu một hệ thống lý luận và quy định tổng quát, khoa học Các nhà nghiên cứu và tác giả mong muốn có một hệ thống lý luận đầy đủ, với các văn bản hướng dẫn chi tiết hơn để đáp ứng nhu cầu thực tiễn trong công tác lưu trữ.
Kết quả khảo sát cho thấy nhiều tác giả đã nghiên cứu sâu về các vấn đề cụ thể liên quan đến nghiệp vụ lưu trữ, với giá trị lý luận và thực tiễn Nhiều đề tài nghiên cứu có phạm vi nhỏ hơn, điển hình là các luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ học Ví dụ, Nguyễn Thị Kim Chi đã thực hiện luận văn "Xác định thành phần và nội dung tài liệu hình thành trong hoạt động của Bộ Y tế cần nộp vào Trung tâm lưu trữ quốc gia III", trong khi một nghiên cứu khác tập trung vào "Xác định nguồn và thành phần tài liệu của các cơ quan tổ chức thuộc diện nộp lưu vào Kho Lưu trữ huyện ủy".
Nguyễn Ngọc Quý và Trịnh Thị Năm đã có những đóng góp quan trọng trong việc tổ chức khoa học tài liệu tại kho Lưu trữ Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh Các nghiên cứu và bài viết của họ trên tạp chí đã làm nổi bật vai trò của việc lưu trữ tài liệu trong việc bảo tồn di sản văn hóa và lịch sử của tổ chức.
Văn thư - Lưu trữ Việt Nam đã có nhiều bài viết và trao đổi về xác định giá trị tài liệu, nhưng vẫn thiếu các nghiên cứu chuyên sâu và tổng kết thực tiễn Tại các buổi tọa đàm và hội thảo của Cục VTLT Nhà nước, nhiều ý kiến từ chuyên gia và nhà quản lý đã được thảo luận, nhưng việc áp dụng những nội dung này vào thực tiễn vẫn gặp khó khăn và cần thời gian Hơn nữa, còn nhiều khóa luận tốt nghiệp và nghiên cứu khoa học từ sinh viên Khoa Lưu trữ học cần được xem xét và phát triển thêm.
Quản trị văn phòng liên quan đến việc thu thập, xác định giá trị và nguồn gốc tài liệu lưu trữ, nhưng hiện tại các nghiên cứu mới chỉ dừng lại ở từng bước nghiệp vụ cụ thể mà chưa có cái nhìn tổng quan về thành phần tài liệu trong kho lưu trữ Điều này dẫn đến thiếu sót trong việc đánh giá và tối ưu hóa các Phông lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử, cũng như chưa đưa ra được những nhận xét và dự báo cần thiết để cải thiện hiệu quả quản lý lưu trữ.
Một nghiên cứu thạc sĩ của Lê Thị Thu Hương trong lĩnh vực Lưu trữ học đã được thực hiện, tập trung vào việc đề xuất giải pháp tối ưu hóa Phông lưu trữ của UBND thành phố Hà Nội.
Công trình này đã bước đầu nghiên cứu về tối ưu hóa thành phần tài liệu trong
Đề tài nghiên cứu này tập trung vào việc tối ưu hóa thành phần tài liệu trong Phông lưu trữ của UBND thành phố Hà Nội, với mục tiêu làm rõ lý do cần thiết cho quá trình này Nghiên cứu cung cấp các khái niệm về tối ưu hóa, đánh giá chất lượng hồ sơ và xác định giá trị tài liệu Mặc dù phạm vi nghiên cứu chỉ dừng lại ở một Phông lưu trữ cụ thể mà chưa so sánh hay đánh giá tổng quát giữa các Phông khác, nhưng đây là một công trình đã được hội đồng khoa học nghiệm thu Kết quả nghiên cứu có thể được sử dụng như nguồn tài liệu tham khảo đáng tin cậy, giúp tiết kiệm thời gian và phát triển các quan điểm cá nhân về tối ưu hóa tài liệu.
Chưa có nghiên cứu tổng quát nào về tối ưu hóa các Phông Lưu trữ đóng tại Lưu trữ lịch sử, đặc biệt là tại tỉnh Bắc Giang Vấn đề này đang gây tranh luận trong giới nghiên cứu và chuyên gia, và tác giả mong muốn đi sâu vào đánh giá thực trạng, đồng thời đề xuất biện pháp giải quyết tình trạng trùng lặp tài liệu trong Kho Lưu trữ lịch sử của tỉnh Bắc Giang Nghiên cứu sẽ sử dụng phương pháp tổng hợp, đối chiếu, so sánh và đánh giá hiệu quả triển khai tối ưu hóa Phông Lưu trữ đóng, đây là điểm mới của đề tài Đề tài kế thừa thông tin từ các nghiên cứu trước nhưng không có nội dung trùng lặp hay sao chép từ bất kỳ nguồn tài liệu nào.
Mục tiêu của nghiên cứu này là cung cấp thông tin đáng tin cậy về thực trạng và giải pháp tối ưu hóa các Phông Lưu trữ đóng tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang Nghiên cứu sẽ đưa ra quan điểm cho các nhà nghiên cứu, nhà hoạch định chiến lược và chuyên gia trong và ngoài ngành, tạo điều kiện cho việc tranh luận và trao đổi nhằm tìm ra giải pháp hiệu quả nhất cho các vấn đề liên quan.
Phương pháp nghiên cứu
Từ mục tiêu và các nhiệm vụ đề ra, chúng tôi lựa chọn các phương pháp nghiên cứu sau:
Đề tài này được xây dựng dựa trên phương pháp luận duy vật biện chứng và duy vật lịch sử, sử dụng học thuyết Mác - Lê Nin, tư tưởng Hồ Chí Minh cùng các quan điểm của Đảng làm nền tảng lý luận.
Phương pháp luận đi đôi với các phương pháp nghiên cứu cụ thể như sử liệu học, hệ thống, phân tích chức năng, đối chiếu, so sánh, khảo sát, đánh giá thực tế, phỏng vấn và tham vấn ý kiến chuyên gia Đặc biệt, phương pháp sử liệu học được áp dụng để đánh giá và kế thừa các công trình nghiên cứu đã được nghiệm thu, coi đây là nguồn thông tin đáng tin cậy Qua đó, chúng tôi phân tích, xác định và vận dụng hệ thống lý luận cùng quan điểm chỉ đạo của cơ quan nhà nước, nhằm tạo cơ sở thực tiễn cho việc giải quyết các vấn đề hiện tại.
Phương pháp hệ thống là cách tiếp cận cơ bản trong nghiên cứu đề tài, giúp chúng tôi tổ chức và phân tích các tài liệu lý luận, văn bản hướng dẫn và tài liệu lưu trữ Chúng tôi đã thiết lập các mối liên hệ chặt chẽ giữa các cơ quan quản lý ngành, cơ quan quản lý Kho Lưu trữ, các Phông lưu trữ và các thành phần tài liệu trong từng phông, từ đó tạo ra một cái nhìn tổng thể về hệ thống lưu trữ.
Phương pháp phân tích chức năng cho phép tác giả thực hiện một phân tích chi tiết và chính xác về nhiệm vụ của từng cơ quan, đơn vị hình thành phông Qua đó, phương pháp này giúp xác định rõ thành phần và loại hình tài liệu chủ yếu được sản sinh ra từ từng phông lưu trữ.
Tôi áp dụng các phương pháp khảo sát, quan sát, thống kê và so sánh để tìm ra những giải pháp tối ưu hóa thành phần tài liệu trong các Phông Lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang.
Tác giả áp dụng đồng thời và linh hoạt nhiều phương pháp khác nhau trong quá trình thực hiện đề tài, nhằm đạt được kết quả nghiên cứu tối ưu và hiệu quả nhất.
Để thực hiện đề tài này, tác giả đã tham khảo và sử dụng nhiều nguồn tài liệu và tư liệu tham khảo đa dạng, đảm bảo tính chính xác và độ tin cậy của thông tin.
- Các giáo trình, sách chuyên khảo; các công trình nghiên cứu, k yếu hội thảo khoa học, các bài viết trên tạp chí ngành Văn thư Lưu trữ…;
Các văn bản và tài liệu của các cơ quan nhà nước liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của một số cơ quan, đơn vị được hình thành làm nền tảng Bao gồm các văn bản như kế hoạch và báo cáo của CCVT-LT và TTLTLS tỉnh Bắc Giang.
Các thông tin liên quan từ các Website
9 Dự kiến cấu trúc của đề tài
Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Danh mục tài liệu tham khảo và Phụ lục, phần nội dung chính của Luận văn dự kiến gồm 3 chương:
Chương 1: Sự cần thiết của việc tối ưu hóa các Phông lưu trữ đã ngừng hoạt động tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang nêu rõ tầm quan trọng của việc cải thiện các tài liệu này Chương này cung cấp nền tảng cho nội dung chính trong chương 2 và chương 3, tập trung vào việc phân tích thực trạng và yêu cầu cấp thiết trong việc tối ưu hóa các Phông lưu trữ không còn hoạt động Việc tìm hiểu thực trạng các Phông lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang là bước đầu tiên để xác định nhu cầu và lý do cần thiết cho quá trình tối ưu hóa.
Chương 2: Công tác tối ưu hóa Phông lưu trữ của các cơ quan đã ngừng hoạt động tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang
Trong chương này, chúng tôi khảo sát và đánh giá hiện trạng các Phông tài liệu tại Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang, bao gồm thành phần hồ sơ, thời hạn bảo quản và nội dung tài liệu Bài viết đưa ra những nhận xét khách quan về việc xác định lại thời hạn bảo quản hồ sơ lưu trữ, đồng thời phân tích ưu, nhược điểm của việc tối ưu hóa các Phông lưu trữ Tác giả chỉ ra hiệu quả của quá trình này và tìm hiểu nguyên nhân dẫn đến những tồn tại, hạn chế, từ đó làm cơ sở cho các đề xuất kiến nghị trong chương 3.
Chương 3 của luận văn tập trung vào việc đánh giá và đưa ra giải pháp nâng cao hiệu quả tối ưu hóa các Phông Lưu trữ của các cơ quan đã ngừng hoạt động tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang Dựa trên những phân tích từ chương 1 và tình hình thực tiễn ở chương 2, tác giả đề xuất các giải pháp nhằm cải thiện quy trình quản lý và tổ chức khai thác tài liệu lưu trữ, từ đó giải quyết những tồn tại và hạn chế hiện có, đảm bảo việc bảo quản và sử dụng tài liệu được hiệu quả hơn.
10 Đóng góp của đề tài
Hoàn thành những mục tiêu và nhiệm vụ đề ra, đề tài có một số đóng góp về hai phương diện: Lý luận và thực tiễn
Vấn đề tối ưu hóa phông lưu trữ vẫn còn nhiều tranh luận và chưa có sự thống nhất trong nghiên cứu Bài viết này nhằm làm rõ khái niệm "tối ưu hóa phông lưu trữ" và so sánh với các khái niệm liên quan Qua đó, bài viết sẽ khái quát quy trình tổ chức thực hiện tối ưu hóa các phông lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh.
Đề tài này sẽ phân tích những tồn tại, ưu và nhược điểm trong việc quản lý các Phông lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang Ngoài ra, bài viết cũng sẽ trình bày những kết quả đạt được trong công tác xác định lại giá trị tài liệu của các Phông tại Kho Lưu trữ lịch sử.
Bài viết đánh giá những mặt tích cực và hạn chế của các bước nghiệp vụ trong việc tối ưu hóa các Phông Lưu trữ đóng Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hồ sơ, tài liệu, giúp tiết kiệm diện tích kho tàng và tổ chức khoa học tài liệu với tính thống nhất cao Tác giả mong rằng luận văn sẽ trở thành nguồn thông tin đáng tin cậy, hỗ trợ các nhà quản lý lưu trữ địa phương trong việc tổ chức và thực hiện tối ưu hóa hồ sơ, tài liệu hiệu quả.
CHƯƠNG 1 SỰ CẦN THIẾT CỦA VIỆC TỐI ƯU HÓA PHÔNG LƯU TRỮ CỦA CÁC CƠ QUAN ĐÃ NGỪNG HOẠT ĐỘNG
TẠI LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH BẮC GIANG
1.1 Khái quát chung về Chi cục Văn thư Lưu trữ và Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang
1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Chi cục Văn thư - Lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang
Theo Thông tư số 09/BT ngày 08/5/1965 của Phủ Thủ tướng, ngày 06/9/1965, Ủy ban hành chính tỉnh Hà Bắc đã ban hành Quyết định số 603/TC-DC thành lập Kho Lưu trữ tỉnh Tiếp theo, vào ngày 30/3/1998, Ủy ban nhân dân tỉnh Bắc Giang căn cứ Thông tư số 40/TT-TCCP đã ban hành Quyết định số 25/1998/QĐ-UB thành lập Trung tâm Lưu trữ tỉnh Theo Nghị định số 13/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008, ngày 30/6/2008, UBND tỉnh Bắc Giang đã ban hành Quyết định số 57/2008/QĐ-UBND chuyển Trung tâm Lưu trữ tỉnh từ Văn phòng UBND tỉnh sang Sở Nội vụ Cuối cùng, ngày 30/7/2010, UBND tỉnh Bắc Giang ban hành Quyết định số 79/QĐ-UBND thành lập Chi cục Văn thư - Lưu trữ.
Sở Nội vụ trên cơ sở sáp nhập nguyên trạng Phòng Quản lý nhà nước về văn thư lưu trữ và Trung tâm lưu trữ trực thuộc Sở
Dự kiến cấu trúc của đề tài
Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Danh mục tài liệu tham khảo và Phụ lục, phần nội dung chính của Luận văn dự kiến gồm 3 chương:
Chương 1: Sự cần thiết của việc tối ưu hóa các Phông lưu trữ đã ngừng hoạt động tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang là phần dẫn luận quan trọng cho nội dung ở chương 2 và 3 Chương này tập trung vào việc phân tích nhu cầu thực tiễn và yêu cầu tối ưu hóa các Phông lưu trữ đã ngừng hoạt động, nhằm cải thiện tình trạng hiện tại của chúng Việc khảo sát thực trạng các Phông lưu trữ không còn hoạt động tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang sẽ làm rõ nhu cầu cấp thiết trong việc thực hiện tối ưu hóa các tài liệu này.
Chương 2: Công tác tối ưu hóa Phông lưu trữ của các cơ quan đã ngừng hoạt động tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang
Trong chương này, chúng tôi khảo sát và đánh giá hiện trạng các Phông tài liệu tại Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang, bao gồm thành phần hồ sơ, thời hạn bảo quản và nội dung tài liệu Chúng tôi đưa ra nhận xét khách quan về việc xác định lại thời hạn bảo quản hồ sơ lưu trữ và phân tích ưu, nhược điểm của việc tối ưu hóa các Phông lưu trữ Bên cạnh đó, chúng tôi cũng tìm hiểu nguyên nhân dẫn đến những tồn tại và hạn chế trong quá trình này, từ đó làm cơ sở cho những đề xuất kiến nghị ở chương 3.
Chương 3 của luận văn tập trung vào việc đánh giá và đề xuất giải pháp nhằm tối ưu hóa Phông Lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang Dựa trên những phân tích từ chương 1 và tình hình thực tiễn ở chương 2, tác giả đưa ra các giải pháp để nâng cao hiệu quả quản lý và tổ chức khai thác tài liệu lưu trữ Mục tiêu là giải quyết các tồn tại, hạn chế hiện có, từ đó cải thiện việc bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ một cách hiệu quả nhất.
Đóng góp của đề tài
Hoàn thành những mục tiêu và nhiệm vụ đề ra, đề tài có một số đóng góp về hai phương diện: Lý luận và thực tiễn
Vấn đề tối ưu hóa phông lưu trữ vẫn đang gây nhiều tranh luận và chưa có sự thống nhất trong lý luận Bài viết này nhằm làm rõ khái niệm "tối ưu hóa phông lưu trữ" và so sánh nó với các khái niệm liên quan Qua đó, chúng tôi sẽ tổng quát quy trình tổ chức thực hiện tối ưu hóa các phông lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh.
Bài viết sẽ phân tích những tồn tại cũng như ưu và nhược điểm trong công tác tổ chức và quản lý các Phông lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang Đồng thời, bài viết cũng nêu bật những kết quả đạt được trong việc xác định lại giá trị tài liệu của các Phông tại Kho Lưu trữ lịch sử, từ đó cung cấp cái nhìn tổng quan về tình hình hiện tại.
Bài viết đánh giá những mặt tích cực và hạn chế của các bước nghiệp vụ lưu trữ, đồng thời đề xuất giải pháp tối ưu hóa các Phông Lưu trữ đóng nhằm nâng cao chất lượng hồ sơ và tài liệu Mục tiêu là tinh gọn thành phần tài liệu, tiết kiệm diện tích kho tàng và tổ chức khoa học tài liệu để đảm bảo tính thống nhất Tác giả hy vọng luận văn sẽ trở thành nguồn thông tin đáng tin cậy, cung cấp những đánh giá thực tế và là tài liệu tham khảo hữu ích cho các nhà quản lý lưu trữ địa phương trong việc tổ chức và tối ưu hóa hồ sơ, tài liệu.
SỰ CẦN THIẾT CỦA VIỆC TỐI ƯU HÓA PHÔNG LƯU TRỮ CỦA CÁC CƠ QUAN ĐÃ NGỪNG HOẠT ĐỘNG TẠI LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH BẮC GIANG
Khái quát chung về Chi cục Văn thư Lưu trữ và Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang
1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Chi cục Văn thư - Lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang
Theo Thông tư số 09/BT ngày 08/5/1965 của Phủ Thủ tướng, ngày 06/9/1965, Ủy ban hành chính tỉnh Hà Bắc đã thành lập Kho Lưu trữ tỉnh theo Quyết định số 603/TC-DC Vào ngày 30/3/1998, Ủy ban nhân dân tỉnh Bắc Giang ban hành Quyết định số 25/1998/QĐ-UB, thành lập Trung tâm Lưu trữ tỉnh theo Thông tư số 40/TT-TCCP Theo Nghị định số 13/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008, vào ngày 30/6/2008, UBND tỉnh Bắc Giang đã chuyển Trung tâm Lưu trữ tỉnh từ Văn phòng UBND sang Sở Nội vụ tỉnh Cuối cùng, ngày 30/7/2010, UBND tỉnh Bắc Giang ban hành Quyết định số 79/QĐ-UBND để thành lập Chi cục Văn thư - Lưu trữ.
Sở Nội vụ trên cơ sở sáp nhập nguyên trạng Phòng Quản lý nhà nước về văn thư lưu trữ và Trung tâm lưu trữ trực thuộc Sở
1.1.2 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư Lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang
Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Bắc Giang
Vào ngày 22 tháng 1 năm 2015, UBND tỉnh Bắc Giang đã ban hành Quyết định số 27/2015/QĐ-UBND, quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ tỉnh Bắc Giang Theo quyết định này, Chi cục Văn thư Lưu trữ có nhiệm vụ hỗ trợ Sở Nội vụ trong việc thực hiện một số chức năng và nhiệm vụ quan trọng.
Tham mưu cho UBND tỉnh trong việc ban hành và hướng dẫn thực hiện các chế độ, quy định liên quan đến công tác văn thư lưu trữ theo đúng quy định của pháp luật.
Tham mưu và hỗ trợ Ủy ban nhân dân tỉnh trong việc quản lý lưu trữ thông tin số tại các cơ quan, đơn vị nhà nước theo quy định pháp luật.
Trình cấp có thẩm quyền sẽ phê duyệt Danh mục tài liệu hết giá trị của Lưu trữ lịch sử tỉnh và quyết định hủy tài liệu hết giá trị theo quy định của pháp luật.
Thẩm định danh mục tài liệu hết giá trị cần hủy tại Lưu trữ cơ quan là quy trình quan trọng đối với các cơ quan, tổ chức nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh Quy trình này bao gồm việc quyết định hủy tài liệu có thông tin trùng lặp tại Lưu trữ lịch sử của tỉnh, tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành.
Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ;
Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với đội ngũ công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ;
Kiểm tra việc thực hiện các quy định về công tác văn thư và lưu trữ là cần thiết để đảm bảo tính chính xác và hợp pháp Việc giải quyết các khiếu nại, tố cáo liên quan đến lĩnh vực này phải được thực hiện đúng thẩm quyền, hoặc báo cáo lên cấp có thẩm quyền để xem xét và xử lý các vi phạm pháp luật.
Thực hiện công tác báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật;
Lưu trữ lịch sử của tỉnh thực hiện nhiệm vụ quan trọng như trình cấp có thẩm quyền ban hành Danh mục cơ quan, tổ chức nộp lưu tài liệu và phê duyệt Danh mục tài liệu nộp lưu Đồng thời, cơ quan này hướng dẫn các tổ chức chuẩn bị tài liệu nộp lưu, thu thập và chỉnh lý tài liệu, xác định giá trị, thống kê, tu bổ phục chế và bảo quản tài liệu Ngoài ra, Lưu trữ lịch sử còn thực hiện giải mật tài liệu và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định pháp luật.
Cấp, cấp lại, thu hồi chứng chỉ hành nghề lưu trữ cho cá nhân có đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật;
Thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật
Chi cục Văn thư Lưu trữ được tổ chức gồm 01 Phòng Hành chính tổng hợp, 01 Phòng Nghiệp vụ văn thư lưu trữ và 01 Trung tâm Lưu trữ lịch sử Tổng biên chế của đơn vị là 18 công chức, viên chức, bao gồm 06 viên chức hành chính, 01 hợp đồng 68 và 11 viên chức làm việc tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh.
Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh
Vào ngày 14/10/2015, Giám đốc Sở Nội vụ đã ký Quyết định số 654/QĐ-SNV, ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Trung tâm Lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục Văn thư Lưu trữ Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh được thành lập theo quyết định của UBND tỉnh và hoạt động dựa trên Quy chế đã được Giám đốc Sở phê duyệt.
Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang hỗ trợ Chi Cục trưởng và Giám đốc Sở Nội vụ trong việc thực hiện nhiệm vụ lưu trữ, bao gồm việc xây dựng và phê duyệt Danh mục các cơ quan nộp tài liệu Trung tâm cũng phối hợp hướng dẫn các cơ quan chuẩn bị tài liệu nộp lưu, thực hiện thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, tu bổ, bảo quản và giải mật tài liệu lưu trữ Ngoài ra, Trung tâm còn tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định pháp luật và thực hiện các dịch vụ lưu trữ khác.
Trung tâm Lưu trữ lịch sử có trách nhiệm đề xuất Chi cục Trưởng Chi cục Văn thư Lưu trữ nhằm hỗ trợ Giám đốc Sở thực hiện nhiệm vụ liên quan đến Lưu trữ lịch sử tỉnh.
Tham mưu Giám đốc Sở đề xuất Chủ tịch UBND tỉnh ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm nộp lưu tài liệu, đồng thời phê duyệt Danh mục tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.
- Tham mưu Giám đốc Sở Nội vụ hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu chuẩn bị tài liệu nộp lưu;
Thẩm định và trình phê duyệt danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh là một quy trình quan trọng đối với các cơ quan và tổ chức Việc này đảm bảo rằng các tài liệu được lưu trữ một cách hợp pháp và có giá trị cho việc nghiên cứu và bảo tồn lịch sử Các cơ quan, tổ chức cần tuân thủ quy định để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của danh mục tài liệu nộp lưu.
- Tham mưu ban hành các quy định về thẩm quyền, thủ tục khai thác sử dụng tài liệu; Quy định về Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng;
Khái quát về khối lượng, thành phần, nội dung, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ hiện đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh
1.2.1 Khối lượng, thành phần tài liệu lưu trữ
Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang đã hình thành và phát triển cùng với quá trình thu thập và bảo quản khối lượng lớn các phông lưu trữ Tuy nhiên, do hạn chế về diện tích, Kho Lưu trữ lịch sử hiện nay được bố trí trong trụ sở làm việc của UBND tỉnh, với tổng diện tích khoảng 254m2 và 997 mét giá tài liệu Việc bố trí kho tàng và trang thiết bị hiện tại gây khó khăn trong bảo quản tài liệu lưu trữ, đặc biệt là các phông lưu trữ có giá trị cao đang được bảo quản tại tầng trệt, dễ bị ảnh hưởng bởi độ ẩm và mốc Trong thời gian tới, công tác bảo quản tài liệu lưu trữ sẽ tiếp tục giữ nguyên hiện trạng cho đến khi Kho Lưu trữ lịch sử chuyên dụng của tỉnh được hoàn thiện.
Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang hiện đang bảo quản 37 phông lưu trữ, bao gồm 25 phông đóng và 12 phông mở, với tổng chiều dài 997 mét giá, tương ứng với 7979 hộp và 55.641 hồ sơ, tài liệu Những tài liệu này có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, lâu dài và tạm thời Các phông lưu trữ được phân chia theo các thời kỳ khác nhau tại Kho Lưu trữ lịch sử của tỉnh Bắc Giang.
- Thời kỳ Bắc Giang I, giai đoạn từ năm 1948 đến năm 1962: 01 phông;
- Thời kỳ Hà Bắc, giai đoạn từ 1963 đến hết năm 1996: 24 phông;
Thời kỳ Bắc Giang II, từ năm 1997 đến nay, đã ghi nhận 12 phông tài liệu Trong khi đó, thời kỳ Bắc Giang I và Hà Bắc đã kết thúc hoạt động, không còn phát sinh tài liệu mới, với tổng cộng 25 phông tài liệu đã được thu thập và chỉnh lý theo quy trình nghiệp vụ lưu trữ cơ bản.
Hiện tại, các phông tài liệu tại Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang đang được quản lý với nhiều mức độ chỉnh lý khác nhau qua các giai đoạn lịch sử Điều này dẫn đến sự không đồng đều trong chất lượng lập hồ sơ và xác định giá trị tài liệu Trong từng phông, có nhiều sổ mục lục với các thời hạn bảo quản khác nhau, bao gồm vĩnh viễn, lâu dài và tạm thời Đặc biệt, một số hồ sơ trong các phông có thời hạn bảo quản lâu dài nhưng không xác định số năm cụ thể, và một số tài liệu đã hết hạn bảo quản nhưng vẫn chưa được thống kê và làm thủ tục tiêu hủy.
Tài liệu lưu trữ có thời hạn bảo quản lâu dài của các cơ quan, tổ chức, cá nhân hiện nay rất đa dạng và phong phú Việc xác định giá trị và thời hạn bảo quản cho tài liệu lưu trữ ở mỗi giai đoạn, thời kỳ lịch sử lại có những nguyên nhân khác nhau, bao gồm cả hành lang pháp lý, trình độ cán bộ lưu trữ, đầu tư kinh phí và nhân lực Một ví dụ cụ thể là thời kỳ Bắc Giang I, từ năm 1946 đến năm 1962, khi Ủy ban kháng chiến hành chính tỉnh Bắc Giang được thành lập và Phông UBKCHC tỉnh cũng được hình thành Phông Bắc Giang I hiện có 22,2 mét giá tài liệu với 156 hộp, tương ứng 1938 hồ sơ, phản ánh quá trình hoạt động của cơ quan UBKCHC tỉnh Bắc Giang, bao gồm cả công tác lãnh đạo, chỉ đạo về quân sự, kinh tế, xã hội và chính trị tư tưởng.
Tài liệu chủ yếu bao gồm các văn bản hành chính từ các cơ quan Trung ương như Phủ Thủ tướng, các Bộ và các cơ quan Trung ương khác, cùng với văn bản hành chính của chính quyền địa phương như tỉnh, huyện, các sở, ngành và các cơ quan liên quan.
Thời hạn bảo quản tài liệu được phân loại thành ba mức: vĩnh viễn, lâu dài và tạm thời Tuy nhiên, khảo sát cho thấy việc xác định thời hạn bảo quản tại Phông Bắc Giang I chưa được thực hiện nghiêm túc và đầy đủ Nhiều hồ sơ được ghi nhận là vĩnh viễn, nhưng thực tế nội dung và thành phần tài liệu không đủ điều kiện, thậm chí một số tài liệu còn thiếu sót, không thể xác định là vĩnh viễn Đặc biệt, trong thời kỳ Hà Bắc (giai đoạn 1963 - hết năm 1996), vấn đề này càng trở nên nghiêm trọng.
Vào ngày 27/10/1962, Quốc hội Việt Nam Dân chủ Cộng hòa quyết định hợp nhất hai tỉnh Bắc Giang và Bắc Ninh thành tỉnh Hà Bắc Ngày 27/02/1963, tại kỳ họp thứ nhất HĐND tỉnh Hà Bắc, Ủy ban hành chính tỉnh Hà Bắc được thành lập Trong những ngày đầu hợp nhất, UBHC tỉnh Hà Bắc đã triển khai nhiều nhiệm vụ quan trọng nhằm hoàn thiện tổ chức bộ máy, nhân sự, và xây dựng các chương trình, kế hoạch để ổn định chính trị, phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội Trong giai đoạn lịch sử này, tỉnh Hà Bắc vừa xây dựng chủ nghĩa xã hội vừa kháng chiến chống Mỹ, bảo vệ quê hương, đồng thời đẩy mạnh sản xuất, phát triển kinh tế xã hội để hỗ trợ cho tiền tuyến miền Nam, góp phần vào công cuộc thống nhất đất nước Sau thắng lợi mùa Xuân năm 1975, miền Nam được giải phóng hoàn toàn, đất nước độc lập và thống nhất, tiến lên chủ nghĩa xã hội.
Hà Bắc cùng các cơ quan chuyên môn đã góp phần ổn định chính trị và khắc phục hậu quả chiến tranh, đặc biệt hỗ trợ tỉnh Lạng Sơn UBHC tỉnh đã tích cực đổi mới nền kinh tế, phát triển nông nghiệp, thủy lợi và chăn nuôi, đồng thời khuyến khích các loại hình kinh tế khác Tỉnh cũng chú trọng phát triển giáo dục, trợ cấp cho giáo viên và đào tạo nguồn nhân lực cho các vùng dân tộc thiểu số, thực hiện phổ cập giáo dục Qua các hệ thống chính quyền và đoàn thể, Hà Bắc đã đạt nhiều kết quả trong giải quyết việc làm, xóa đói giảm nghèo, xây dựng phong trào thi đua và bảo vệ di sản văn hóa.
Quá trình hình thành và phát triển tỉnh Hà Bắc đã tạo ra một khối lượng tài liệu lớn từ các cơ quan, tổ chức trong khu vực Tại Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang hiện đang lưu trữ 24 phông tài liệu từ thời kỳ Hà Bắc, với tổng chiều dài 547.6 mét, 4537 hộp và 33.666 hồ sơ Các phông lưu trữ này đã được chỉnh lý và phân loại theo mức độ vĩnh viễn, lâu dài và tạm thời, phản ánh tình hình chính trị - kinh tế - xã hội của cả tỉnh Bắc Giang và Bắc Ninh trong giai đoạn còn hợp nhất Sau khi chia tách tỉnh vào năm 1997, tài liệu lưu trữ thời kỳ Hà Bắc được giao cho Trung tâm Lưu trữ tỉnh Bắc Giang để bảo quản và khai thác Đây là nguồn tài liệu quan trọng cho việc nghiên cứu lịch sử, chính sách và văn hóa của tỉnh Hà Bắc cũng như các địa phương trong khu vực Đặc biệt, nhằm bảo vệ tài liệu lưu trữ sau khi chia tách, Trung tâm Lưu trữ tỉnh Bắc Giang đã thu thập và bảo quản toàn bộ tài liệu rời lẻ từ các cơ quan liên quan, đảm bảo an toàn và tránh thất lạc.
Phông lưu trữ thời kỳ Hà Bắc có sự đa dạng và phong phú với tài liệu từ các cơ quan trung ương và địa phương Tài liệu của cơ quan trung ương chủ yếu bao gồm Nghị quyết, Quyết định và Công văn từ Phủ Thủ tướng cùng các Bộ, ngành, với hình thức chủ yếu là tài liệu giấy, trong khi các loại hình tài liệu khác rất ít Nổi bật trong số các phông lưu trữ này là những phông có khối lượng lớn và nội dung quan trọng, điển hình cho thời kỳ Hà Bắc.
Phông Ủy ban hành chính tỉnh Hà Bắc (Phông Hà Bắc) giai đoạn
Từ năm 1963 đến 1996, tài liệu gồm 134 mét, 978 hộp, tương ứng với 8647 hồ sơ, phản ánh quá trình hình thành và phát triển của tỉnh Hà Bắc Tài liệu này có giá trị cao, giúp hiểu rõ chủ trương, chính sách và quá trình thực hiện công cuộc đấu tranh, xây dựng và đổi mới của tỉnh Nội dung chính bao gồm các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn từ Chính phủ và các cơ quan trung ương, tài liệu họp HĐND các huyện, quy hoạch ngành và xây dựng cơ sở hạ tầng như cầu, cống, và đường giao thông Ngoài ra, còn có tài liệu lịch sử, giấy phép đăng ký hộ khẩu, hồ sơ thành lập công ty tư nhân, dự án viện trợ, và các công văn trao đổi của các cơ quan trong tỉnh.
Phông Ban Tổ chức chính quyền tỉnh Hà Bắc (1963-1996) gồm 61 mét, 535 hộp, chứa 4238 hồ sơ Tài liệu chủ yếu bao gồm các văn bản liên quan đến tổ chức bộ máy, cán bộ, xây dựng chính quyền cấp xã, bầu cử Đại biểu Quốc hội và HĐND các cấp, cũng như địa giới hành chính cấp xã.
Phông Ty Tài chính tỉnh Hà Bắc giai đoạn 1963-1996 là một tài liệu quý giá, liên quan chặt chẽ đến quá trình cải tạo và phát triển kinh tế xã hội của tỉnh Tài liệu này đảm bảo sự ổn định tài chính cho các cơ quan và tổ chức địa phương, với tổng khối lượng lên tới 75,4 mét, tương đương 122 hộp và 2727 hồ sơ Nội dung chủ yếu bao gồm các văn bản, sổ sách và biểu mẫu liên quan đến công tác tài chính, phê duyệt, cấp phát, điều chỉnh ngân sách, cũng như phân bổ và quản lý nguồn ngân sách của tỉnh.
Phông Ty Giáo dục Hà Bắc đóng vai trò quan trọng trong công tác giáo dục giai đoạn Hà Bắc Hiện tại, khối tài liệu được bảo quản tại Phông Ty này từ năm 1963 đến 1996 chỉ đạt 17 mét.
Ý nghĩa của việc tối ưu hóa các Phông lưu trữ của các cơ quan đã ngừng hoạt động tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang
1.3.1 Một số quan niệm về tối ưu hóa
Công tác lưu trữ ngày càng trở nên quan trọng trong việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu, đặc biệt trong các lĩnh vực xã hội Thông tin trong tài liệu lưu trữ có tính chính xác cao, được Nhà nước quản lý và bảo quản theo quy định pháp luật Tài liệu lưu trữ không chỉ chứa đựng thông tin quá khứ mà còn phản ánh hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân Việc thực hiện tốt công tác lưu trữ sẽ góp phần tạo ra một nền công vụ hiệu quả và một nền hành chính hiện đại.
Trong lĩnh vực Lưu trữ, thuật ngữ "tối ưu" và "tối ưu hóa" vẫn chưa được định nghĩa rõ ràng và sử dụng phổ biến Các nhà nghiên cứu và khoa học đang tiếp tục thảo luận về ý nghĩa và phương pháp tối ưu hóa Tuy nhiên, từ các tài liệu chuyên khảo và nghiên cứu ngành, chúng ta có thể hiểu phần nào về thuật ngữ này để tìm ra biện pháp áp dụng hiệu quả trong thực tiễn.
TS Nguyễn Thị Chinh đã trích dẫn quan điểm của tác giả Massi tại Hội thảo khoa học của Cục Văn thư & Lưu trữ nhà nước năm 2017, nhấn mạnh rằng chúng ta đang phải đối mặt với tình trạng quá tải tài liệu giấy Tác giả đặt ra những câu hỏi quan trọng: Chúng ta có thực sự đã đọc hết những tài liệu mình đã ký? Có cần thiết phải giữ lại tất cả các giấy tờ đó không? Nếu có, thời gian lưu giữ là bao lâu? Việc tìm ra câu trả lời cho những câu hỏi này là một thách thức lớn đối với mỗi người.
Tiến sĩ Nguyễn Thị Chinh đã chỉ ra mối quan ngại của tác giả McCafferty về tình trạng quá tải tài liệu giấy, gây ảnh hưởng đến không gian làm việc của các cơ quan, tổ chức Mặc dù nhiều nhà nghiên cứu, quản lý và nhân viên văn phòng đã lên tiếng về vấn đề này, họ vẫn chưa tìm ra giải pháp tối ưu Những cảnh báo này đã khiến nhiều nhà nghiên cứu lo lắng về việc lưu trữ tài liệu tại các cơ quan, đặc biệt là các cơ quan lưu trữ lịch sử.
Việc chưa tối ưu hóa các phông và thành phần tài liệu trong Lưu trữ lịch sử có thể dẫn đến nguy cơ quá tải tài liệu Nếu ngành lưu trữ không nghiêm túc trong việc lựa chọn những tài liệu có giá trị lịch sử, rất có thể các cơ quan, tổ chức sẽ lợi dụng lưu trữ như một giải pháp để giải phóng khối tài liệu quá tải, vừa bảo toàn tài liệu vừa giảm bớt không gian văn phòng.
Thuật ngữ "tối ưu" được định nghĩa trong Từ điển Tiếng Việt của Viện Ngôn ngữ học năm 2000 là "tốt nhất", mang lại hiệu quả cao nhất Từ "tối ưu" ngụ ý sự lựa chọn phương pháp tốt nhất nhằm đạt được hiệu quả, năng suất và chất lượng tối đa.
Theo PGS.TS Nguyễn Hải Thanh (2006) Tối ưu hóa: Giáo trình cho ngành Tin học và Công nghệ thông tin Việt Nam: Nhà xuất bản Bách Khoa -
Hà Nội, tối ưu hóa là một lĩnh vực quan trọng trong toán học, ảnh hưởng đến nhiều lĩnh vực khoa học khác nhau Việc tìm kiếm giải pháp tối ưu có vai trò thiết yếu trong việc thực hiện các công việc và nhiệm vụ cụ thể Tối ưu hóa được hiểu là
Tối ưu hóa là quá trình tìm kiếm phương án hợp lý nhất và tiết kiệm chi phí, tài nguyên, nguồn lực, đồng thời mang lại hiệu quả cao nhất trong thực hiện nhiệm vụ Theo tác giả Phạm Quang Tuấn (2010), có nhiều cách hiểu khác nhau về thuật ngữ này, nhưng chung quy lại, tối ưu hóa chính là lựa chọn phương án tốt nhất trong số những phương án khả thi để đạt được hiệu quả tối đa.
Tối ưu hóa là một khái niệm quan trọng trong mọi lĩnh vực, nhằm tiết kiệm nguồn lực và đạt hiệu quả cao nhất Thuật ngữ này đã trở nên quen thuộc, nhưng mỗi ngành lại có cách hiểu riêng Trong ngành Lưu trữ học, tối ưu hóa được áp dụng để cải thiện hiệu quả bảo quản và khai thác tài liệu lưu trữ Mặc dù thuật ngữ này đã xuất hiện trong vài năm gần đây, nhưng chưa có nghiên cứu tổng quan nào về tối ưu hóa trong công tác lưu trữ tại Việt Nam Tối ưu hóa phông lưu trữ được hiểu là việc áp dụng các biện pháp nghiệp vụ theo nguyên tắc của lưu trữ học, nhằm bảo đảm an toàn và hiệu quả trong việc tổ chức tài liệu Điều này tương tự như chỉnh lý, nhưng ở góc độ cơ quan Lưu trữ lịch sử, khái niệm tối ưu hóa còn mở rộng hơn, liên quan đến sự giao thoa giữa các phông lưu trữ.
Chỉnh lý và xác định giá trị tài liệu là quá trình tối ưu hóa, nhằm thực hiện các bước nghiệp vụ một cách hoàn chỉnh và hiệu quả nhất Điều này đảm bảo công tác khai thác và sử dụng tài liệu diễn ra nhanh chóng, kinh tế và phục vụ tốt nhất cho nhu cầu của người dùng.
Cần hiểu khái niệm "chất lượng tốt nhất" một cách linh hoạt và tương đối, không nên cứng nhắc hay tuyệt đối hóa Để đánh giá và thực hiện chất lượng, cần xem xét trong bối cảnh và điều kiện cụ thể của Phông Lưu trữ Điều này được nhấn mạnh trong luận văn thạc sỹ của Lê Thị Thu Hương về việc tối ưu hóa Phông lưu trữ UBND thành phố Hà Nội.
Tối ưu hóa phông lưu trữ có thể được xem xét từ hai góc độ: quản lý và khai thác Từ góc độ quản lý, tối ưu hóa yêu cầu đánh giá tính hoàn chỉnh của phông theo thời gian và không gian tài liệu, đặc biệt là việc xác định chính xác các mốc thời gian cho các phông đóng, từ khi cơ quan được thành lập đến khi ngừng hoạt động Ngoài ra, cần tổ chức khoa học tài liệu dựa trên việc rà soát áp dụng phương án phân loại hồ sơ, xây dựng lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông Từ góc độ khai thác, cần chú ý đến sổ mục lục, hệ thống công cụ tra cứu, mức độ hoàn thiện và chất lượng hồ sơ trong phông, cũng như trang thiết bị bảo quản tài liệu.
Tối ưu hóa phông lưu trữ là quá trình tổng hợp các bước nghiệp vụ để hoàn thiện các phông lưu trữ tại Kho Lưu trữ lịch sử, nhằm nâng cao hiệu quả khai thác và sử dụng tài liệu.
Mục đích của tối ưu hóa phông lưu trữ là xác định rõ giới hạn, khối lượng và tình trạng tài liệu dựa trên các văn bản quyết định thành lập và quy định chức năng của từng cơ quan Việc này bao gồm hoàn thiện phương án phân loại và hồ sơ tài liệu, giữ lại những tài liệu phản ánh đầy đủ chức năng và hoạt động của tổ chức, đảm bảo cung cấp thông tin chính xác, nhanh chóng khi cần thiết Thông tin trong tài liệu lưu trữ phải đảm bảo chất lượng, "tinh gọn", tránh tình trạng thừa thiếu, đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin đầy đủ và kịp thời Đồng thời, cần hoàn thiện các công cụ tra cứu và thống kê hồ sơ để giúp cán bộ và độc giả dễ dàng tiếp cận tài liệu cần tra cứu một cách hiệu quả.
Tối ưu hóa phông lưu trữ là hoạt động cần thực hiện một cách thống nhất và đồng bộ trong từng phông cũng như giữa các phông lưu trữ tại Kho Lưu trữ lịch sử Việc này yêu cầu tuân thủ các nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn của ngành Lưu trữ, được đặt lên hàng đầu trong quá trình xây dựng và tổ chức thực hiện Nguyên tắc kinh tế và hiệu quả cũng đóng vai trò quan trọng, nhằm nâng cao chất lượng phông và phục vụ tốt nhất cho nhu cầu khai thác của độc giả.
1.3.2 Một số nội dung thực hiện tối ưu hóa phông lưu trữ của các cơ quan đã ngừng hoạt động tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang
Kết quả tổng quát công tác tối ưu hóa các Phông lưu trữ đóng tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang
Từ năm 2012 đến nay, đã có 12 Phông tài liệu được tối ưu hóa trong Kho Lưu trữ lịch sử của tỉnh, với tổng chiều dài khoảng 305 mét và 22.534 hồ sơ có thời hạn bảo quản khác nhau Trong số này, chỉ khoảng dưới 1.000 hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, trong khi phần lớn còn lại là hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài và tạm thời Điều này cho thấy số lượng hồ sơ vĩnh viễn cần xác định lại giá trị tài liệu là rất nhỏ, trong khi hầu hết các hồ sơ khác đều cần được rà soát và kiểm tra để xác định giá trị tài liệu chính xác.
Tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang, các hồ sơ thuộc Phông lưu trữ đóng có thể được nâng thời hạn bảo quản lên mức vĩnh viễn sau khi được xem xét và đánh giá Sau quá trình tối ưu hóa, hiện tại chỉ còn một mức thời hạn bảo quản vĩnh viễn cho tất cả hồ sơ, bao gồm cả những hồ sơ đã được xác định trước và những hồ sơ mới được nâng cấp.
Trong tổng số 22.534 hồ sơ của các Phông, sau khi thực hiện tối ưu hóa và xác định lại giá trị tài liệu, chúng ta giữ lại 18.893 hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, tương ứng với 441,5 mét giá tài liệu Phần lớn hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài đã được nâng giá trị lên mức bảo quản vĩnh viễn Sự gia tăng này xuất phát từ các quy định trước Luật, chủ yếu xác định thời hạn bảo quản lâu dài một cách chung chung, không rõ ràng, dẫn đến hồ sơ có giá trị cao lẫn thấp đều có thể được xác định là lâu dài Một số loại hồ sơ tiêu biểu đã được nâng giá trị lên bảo quản vĩnh viễn.
- Hồ sơ về tổ chức bộ máy, xây dựng chính quyền địa phương;
- Hồ sơ về tổ chức cán bộ;
- Hồ sơ về địa giới hành chính;
- Hồ sơ về công tác quân sự, an ninh quốc phòng, việt quốc việt cách;
- Hồ sơ về cho nhận con nuôi đối với người nước ngoài
Một số hồ sơ được xác định là lâu dài nhưng thực chất lại mang giá trị vĩnh viễn và có ý nghĩa lịch sử cao, chẳng hạn như Phông UBHC tỉnh Hà Bắc và hộp số.
Hồ sơ 447 và 4373, 4374 ghi nhận "Quyết định của UBHC tỉnh về cấp đất và chuyển giao trụ sở làm việc, hợp pháp hóa đất cho các cơ quan năm 1989" Hộp số 643, hồ sơ 5993 liên quan đến "Quyết định của UBHC tỉnh Hà Bắc về việc giao kế hoạch thu chi ngân sách năm 1994" Phông Ban Tổ chức chính quyền tỉnh Hà Bắc, hồ sơ số 354 cung cấp thông tin về "Tổng kết đánh giá công tác xây dựng chính quyền địa phương trên địa bàn tỉnh Hà Bắc năm 1981" Cuối cùng, hồ sơ số 767 ghi nhận "Hồ sơ về việc xác định địa giới hành chính khi chia tách tỉnh Hà Bắc năm 1996".
Giáo dục Hà Bắc đã ghi nhận nhiều hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời nhưng thực sự có giá trị cao, được nâng lên thành thời hạn bảo quản vĩnh viễn Chẳng hạn, hồ sơ 156 liên quan đến "Quyết định của Trưởng Ty Giáo dục Hà Bắc về việc phân phối giáo viên về huyện Lạng Giang năm 1972" là một ví dụ điển hình cho sự quan trọng này.
Trong quá trình quản lý hồ sơ, có khoảng 3.600 tài liệu được xác định là trùng lặp và không còn giá trị lịch sử, đang được lập danh mục để đề nghị tiêu hủy tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Đặc biệt, trong phông UBHC tỉnh Hà Bắc, nhiều tài liệu trùng lặp giữa các hồ sơ có thời hạn bảo quản khác nhau, như hồ sơ thành lập doanh nghiệp và điều động cán bộ Đối với những hồ sơ có tài liệu trùng lặp nhưng vẫn có giá trị lịch sử, sẽ được lưu giữ dưới dạng kẹp lại cùng với văn bản gốc để khai thác hiệu quả Hầu hết các hồ sơ hết giá trị phục vụ nghiên cứu lịch sử đã được lập danh mục và đề nghị tiêu hủy Cụ thể, Phông UBHC tỉnh Bắc Giang có 411 hồ sơ, Phông Ty Tài chính Hà Bắc có 174 hồ sơ, và Phông Ty Giáo dục Hà Bắc có 446 hồ sơ đề nghị tiêu hủy Một số hồ sơ cụ thể như hồ sơ số 171 của Phông Ty Tài chính Hà Bắc chứa các tài liệu không còn giá trị lưu trữ, và hồ sơ 1334 của UBHC tỉnh Hà Bắc chỉ là hồ sơ cá nhân mà không có văn bản xác nhận từ cơ quan liên quan.
Từ năm 2012, Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Bắc Giang đã tiến hành tối ưu hóa và nâng cấp các phông lưu trữ của các cơ quan đã ngừng hoạt động tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Mặc dù chưa có hướng dẫn cụ thể từ cấp trên, nhưng dựa trên Luật Lưu trữ và thực trạng tài liệu, Lưu trữ lịch sử tỉnh đã xây dựng kế hoạch và thực hiện quy trình một cách hiệu quả Kết quả là, các phông lưu trữ hiện chỉ còn một mức thời hạn bảo quản vĩnh viễn, bao gồm hồ sơ đã được xác định và hồ sơ mới được nâng lên mức này Bên cạnh đó, những tài liệu hết thời hạn bảo quản đã được lập danh mục và đề nghị tiêu hủy theo quy định Để nâng cao chất lượng và hiệu quả trong hoạt động tối ưu hóa, chúng tôi sẽ trình bày chi tiết trong chương 3 của Luận văn này.
ĐÁNH GIÁ VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO VIỆC TỐI ƯU HÓA PHÔNG LƯU TRỮ CỦA CÁC CƠ QUAN ĐÃ NGỪNG HOẠT ĐỘNG TẠI LƯU TRỮ LỊCH SỬ
Đánh giá kết quả tối ưu hóa
Sau một thời gian thực hiện tối ưu hóa các phông lưu trữ tại Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang, đã đạt được những kết quả đáng ghi nhận.
Thứ nhất, về góc độ tổ chức quản lý công tác tối ưu hóa, Chi cục VTLT
Sở Nội vụ đã định hướng và đưa vào kế hoạch công tác hàng năm nhằm tối ưu hóa và nâng cấp phông lưu trữ tại Kho Lưu trữ lịch sử của tỉnh Chi cục VTLT tham mưu cho Lãnh đạo Sở trình Chủ tịch UBND tỉnh kế hoạch văn thư lưu trữ, bao gồm cả nhiệm vụ cụ thể cho Kho Lưu trữ lịch sử Từ đó, Chi cục VTLT và Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh đã chủ động xây dựng kế hoạch chi tiết để nâng cấp từng phông lưu trữ hiện có.
Thứ hai, về góc độ nghiệp vụ, tối ưu hóa các phông lưu trữ đóng tại
Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang đã đạt nhiều kết quả tích cực trong việc lập hồ sơ và tối ưu hóa phông lưu trữ, nâng cao chất lượng hồ sơ và đảm bảo tính thống nhất Các phông lưu trữ đã được hoàn thiện với lịch sử đơn vị hình thành, hệ thống sổ sách và công cụ tra cứu Việc xác định lại giá trị tài liệu đã giúp loại bỏ những tài liệu không còn giá trị, giữ lại những hồ sơ có giá trị cao phục vụ nghiên cứu và hoạt động thực tiễn Hồ sơ được kiểm soát chặt chẽ từ nội dung đến tiêu đề, đảm bảo tính hoàn chỉnh Công tác phân loại và hệ thống hóa hồ sơ cũng được thực hiện để giảm thiểu tình trạng trùng lặp giữa các cơ quan chuyên môn Đồng thời, việc xác định giá trị tài liệu được thực hiện song song với kiểm tra hồ sơ, đảm bảo tính khách quan và đúng quy trình Cuối cùng, công tác bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ đã góp phần giảm thiểu diện tích kho và trang thiết bị bảo quản, với nhiều hồ sơ được đề nghị tiêu hủy để tối ưu hóa không gian lưu trữ.
Trong quá trình quản lý tài liệu, Ty Tài chính Hà Bắc đã loại ra 379 hồ sơ và tài liệu, tương ứng với 4,5 mét, đạt tỷ lệ loại ra 23% so với tài liệu giữ lại Tương tự, 530 hồ sơ và tài liệu đã bị loại bỏ, tương ứng với 18 mét, cũng với tỷ lệ loại ra 23% Kho tàng bảo quản tài liệu hiện nay được thiết kế thoáng đãng và rộng rãi hơn, đảm bảo tài liệu có không gian "thở", không bị chèn ép hay xếp chồng chất như trước Điều này không chỉ nâng cao độ an toàn trong việc bảo quản tài liệu lưu trữ mà còn giúp giảm chi phí đầu tư cho giá sắt, hộp và bìa hồ sơ mới sau khi xác định lại giá trị tài liệu.
Mục tiêu cuối cùng của công tác lưu trữ là cải thiện việc bảo quản và tổ chức khai thác tài liệu lưu trữ Chất lượng hồ sơ và tài liệu được nâng cao thông qua việc tối ưu hóa và xác định lại giá trị tài liệu Điều này bao gồm việc tiêu đề hồ sơ rõ ràng, tài liệu bên trong được sắp xếp khoa học, và thực hiện đầy đủ việc đánh số tờ, biên mục mục lục Hồ sơ được hệ thống hóa theo một phương án thống nhất, giảm thiểu sự phân tán và bảo quản rời lẻ Hệ thống công cụ tra cứu đầy đủ giúp người làm công tác bảo quản dễ dàng quản lý, theo dõi và khai thác hồ sơ, tài liệu phục vụ độc giả một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Tối ưu hóa các phông lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh đã đóng góp tích cực vào việc số hóa tài liệu lưu trữ, yêu cầu các phông phải được chỉnh lý hoàn chỉnh và biên mục đầy đủ Công tác số hóa tài liệu cần đảm bảo chất lượng để phục vụ độc giả hiệu quả, liên quan đến đầu tư cơ sở vật chất và nhân lực Nếu không đánh giá và nâng cấp phông lưu trữ, việc số hóa sẽ không thể thực hiện Để đảm bảo chất lượng, cần xác định rõ số thứ tự và thông tin bên trong hồ sơ, tránh lãng phí tài nguyên trong ứng dụng công nghệ thông tin và phần mềm lưu trữ.
Mặc dù công tác tối ưu hóa và xác định lại giá trị tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang đã đạt được nhiều ưu điểm, vẫn tồn tại một số vấn đề cần khắc phục Những vấn đề này có thể xuất phát từ cả yếu tố khách quan và chủ quan Đồng thời, đây cũng là những tồn tại chung của các Lưu trữ lịch sử trong quá trình thực hiện công tác tối ưu hóa các phông lưu trữ đóng.
Một là, công tác tổ chức quản lý tối ưu hóa các phông lưu trữ đóng tại
Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang chưa được thực hiện đầy đủ theo khái niệm đã đề ra, mặc dù đã có Luật Lưu trữ và hệ thống văn bản pháp lý tương đối rộng Hiện nay, vấn đề tối ưu hóa các phông lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử chưa có hướng dẫn cụ thể từ Bộ Nội vụ và Cục VT<NN Tại Bắc Giang, công tác tối ưu hóa mới chỉ dừng lại ở chủ trương và kế hoạch hàng năm mà chưa có văn bản hướng dẫn cụ thể cho việc thực hiện Điều này dẫn đến khó khăn trong việc triển khai tối ưu hóa và nâng cấp các phông lưu trữ, khiến Trung tâm Lưu trữ lịch sử không thể thực hiện đồng loạt theo một quy trình thống nhất Quy trình xác định lại giá trị tài liệu cũng chưa được thực hiện đồng nhất, dẫn đến mỗi phông có cách thức tổ chức và thực hiện khác nhau, mặc dù vẫn đạt được mục đích tối ưu hóa chung.
Hiện tại, chưa có quy định về định mức kinh tế - kỹ thuật cho việc tối ưu hóa tài liệu sau chỉnh lý, khiến Trung tâm Lưu trữ lịch sử không thể thực hiện tối ưu hóa đồng loạt các phông lưu trữ Điều này dẫn đến chất lượng công tác tối ưu hóa các phông lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh chưa đạt hiệu quả cao.
Đội ngũ công chức, viên chức làm công tác lưu trữ hiện nay chưa được đào tạo chuyên ngành, dẫn đến sự thiếu đồng đều về trình độ chuyên môn và kinh nghiệm Trong quá trình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ như chỉnh lý, bảo quản và xác định giá trị tài liệu, họ gặp nhiều khó khăn, đặc biệt trong việc tối ưu hóa các phông lưu trữ tại Kho Lưu trữ lịch sử Việc xác định "tuổi thọ" của hồ sơ thường phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó bảng thời hạn bảo quản của bộ, ngành là rất quan trọng, nhưng nhiều hồ sơ không có quy định cụ thể, gây khó khăn cho công tác lưu trữ Hơn nữa, nhiều bộ, ngành vẫn chưa ban hành bảng thời hạn bảo quản, dẫn đến việc xác định giá trị và thời hạn bảo quản chủ yếu dựa vào cảm quan cá nhân, thiếu cơ sở khoa học Điều này có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến chất lượng và "sinh mạng" của hồ sơ, vì một quyết định sai có thể loại bỏ hồ sơ có giá trị lịch sử Mặc dù chất lượng hồ sơ được nâng cao, nhưng nhiều tài liệu vẫn chưa đủ điều kiện để bảo quản vĩnh viễn hoặc để tiêu hủy.
Luật Lưu trữ và các Thông tư hướng dẫn hiện hành đã tạo ra một hệ thống văn bản tương đối đầy đủ cho việc quản lý tài liệu hiện tại, thể hiện sự nâng cao ý thức trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức trong công tác văn thư lưu trữ Tuy nhiên, đối với hồ sơ, tài liệu từ trước khi Luật Lưu trữ có hiệu lực, không thể áp dụng các quy định mới để xác định giá trị và thời hạn bảo quản, vì phần lớn tài liệu này không đáp ứng đủ tiêu chuẩn về tính đầy đủ và khoa học Điều này đặt ra câu hỏi về giá trị bảo quản của những tài liệu này trong Kho Lưu trữ lịch sử, cũng như khả năng phản ánh đầy đủ quá trình phát triển của các ngành, lĩnh vực trong lịch sử Mỗi giai đoạn lịch sử có những đặc điểm và nhận thức riêng, do đó việc áp dụng các quy định hiện hành cho tài liệu trước đó là không hợp lý Mặc dù hồ sơ lưu trữ trước đây có thể không hoàn thiện, nhưng chúng vẫn đóng góp vào bức tranh lịch sử của từng giai đoạn phát triển tại địa phương.
Công tác tối ưu hóa các Phông lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang còn tồn tại một số vấn đề cơ bản, đặc biệt trong việc xác định giới hạn phông, bao gồm thời gian và thành phần tài liệu Hiện tại, việc xác định chủ yếu tập trung vào giới hạn thời gian, trong khi sự giao thoa và trùng lặp tài liệu giữa các phông vẫn rất phổ biến Công tác lập và hoàn thiện hồ sơ cũng chưa được thực hiện đầy đủ, đặc biệt là việc viết lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông Trong hai năm qua, chỉ có 4/12 phông được tối ưu hóa, và sự thống nhất trong việc xử lý hồ sơ còn thiếu, dẫn đến việc nhiều hồ sơ trùng lặp vẫn được lưu giữ mà không có sự chọn lọc Cuối cùng, công tác xác định giá trị tài liệu và thống kê hồ sơ cũng gặp nhiều khó khăn trong việc phân loại tài liệu có thời hạn bảo quản khác nhau.
Trong hệ thống quản lý hồ sơ, việc ghi chép thời hạn bảo quản cần phải thống nhất giữa các tài liệu và sổ mục lục để tránh gây khó khăn trong quá trình rà soát và báo cáo Hiện tượng ghi chép khác nhau giữa sổ mục lục và bìa hồ sơ thường xảy ra, dẫn đến nhầm lẫn cho người làm lưu trữ Ngoài ra, một số hồ sơ được đóng dấu mức độ mật nhưng giá trị thực tế không cao, do đó cần có quy định cụ thể hơn về việc giải mật hoặc điều chỉnh mức độ mật để đảm bảo tính chính xác và hợp lý trong việc xác định thời hạn bảo quản.
Ngoài ra, điều kiện kho tàng, cơ sở vật chất, trang thiết bị trong Kho
Lưu trữ lịch sử của tỉnh Bắc Giang đang gặp nhiều khó khăn do việc sắp xếp phông lưu trữ lộn xộn giữa phông đóng và phông mở, gây trở ngại cho công tác quản lý và khai thác tài liệu Điều kiện về diện tích và cơ sở vật chất hạn chế khiến việc bố trí các phông lưu trữ một cách khoa học trở nên khó khăn Nếu các phông đóng được tập trung vào một kho riêng biệt và các phông mở được sắp xếp riêng với biển chỉ dẫn rõ ràng, sẽ tạo ra sự thống nhất và thuận lợi trong việc quản lý và sử dụng tài liệu Hơn nữa, trang thiết bị bảo quản tài liệu hiện tại còn lạc hậu và nhiều thiết bị như điều hòa, máy hút ẩm không còn hoạt động hiệu quả, ảnh hưởng đến chất lượng lưu trữ.
Hệ thống máy tính và máy chủ của Lưu trữ lịch sử tỉnh hiện chưa được đầu tư đồng bộ và chất lượng, chủ yếu dựa vào thiết bị cũ từ dự án 112 Các máy tính, máy in và máy quét đều có tốc độ chậm, thường xuyên hỏng hóc, không đáp ứng được yêu cầu phục vụ công tác chuyên môn.
Giải pháp nâng cao hơn nữa hiệu quả việc tối ưu hóa các phông lưu trữ đóng tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang
Để nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác tối ưu hóa phông lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang, tác giả đề xuất một số giải pháp cụ thể Những giải pháp này nhằm đảm bảo việc bảo quản và quản lý các phông lưu trữ được thực hiện một cách nghiêm túc và hiệu quả, không chỉ tại Lưu trữ tỉnh mà còn cho các Lưu trữ lịch sử khác.
Theo tác giả, các giải pháp cần được thực hiện một cách đồng bộ, tránh tình trạng thực hiện rời rạc ở từng giai đoạn, vì chúng có mối quan hệ biện chứng và ảnh hưởng lẫn nhau.
3.2.1 Giải pháp cụ thể nhằm nâng cao chất lượng tối ưu hóa các phông lưu trữ đóng tại Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh
Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang đang nỗ lực tối ưu hóa các phông lưu trữ hiện có Để thực hiện nhiệm vụ này một cách hiệu quả, tác giả đề xuất một số giải pháp cụ thể, bao gồm việc đánh giá lại các hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài và phân loại tài liệu theo thời hạn bảo quản Cụ thể, những tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn sẽ được tách riêng để bảo quản khác với các tài liệu có thời hạn bảo quản ngắn hạn Phương án này giúp chia rõ ràng các tài liệu thành hai khối cơ bản: khối tài liệu vĩnh viễn và khối tài liệu có thời hạn, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý và bảo tồn tài liệu tại Lưu trữ lịch sử.
Thứ nhất, về mặt tổ chức quản lý, Cục VT<NN cần tham mưu cho
Bộ Nội vụ cần ban hành hướng dẫn tối ưu hóa các phông lưu trữ tại các Lưu trữ lịch sử để thống nhất hoạt động nghiệp vụ trên toàn quốc Trong trường hợp chưa có văn bản hướng dẫn từ cơ quan quản lý ngành Trung ương, UBND tỉnh Bắc Giang và Sở Nội vụ cần chỉ đạo và hướng dẫn triển khai công tác tối ưu hóa, nâng cấp chất lượng phông lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định của Luật Lưu trữ Việc này là cấp bách nhằm đảm bảo quy định thống nhất, đồng bộ, nâng cao chất lượng phông lưu trữ, và phục vụ hiệu quả cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
Công tác tối ưu hóa phông lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang cần xây dựng quy trình khoa học và thống nhất, xác định số lượng và thành phần phông lưu trữ theo từng giai đoạn lịch sử Cần nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của từng phông để lập phương án bổ sung tài liệu kịp thời, tránh bỏ sót Mỗi hồ sơ cần được xem xét chi tiết về tiêu đề, thành phần tài liệu, thời hạn bảo quản và biên mục Kế hoạch chi tiết về nhân lực, thời gian và kinh phí cần được lập để tối ưu hóa phông lưu trữ Đồng thời, cần rà soát và thống kê toàn bộ phông, xác định giới hạn thời gian và hoàn thiện lịch sử hình thành phông Việc xác định giá trị tài liệu cần có Hội đồng làm việc thường xuyên, đồng thời xác định giới hạn về thành phần tài liệu trong từng phông và giữa các phông Cuối cùng, cần biên soạn hướng dẫn cụ thể và duy trì sự trao đổi giữa các bên liên quan trong quá trình xác định lại giá trị tài liệu.
Việc đánh giá giá trị của các tài liệu có thời hạn bảo quản là rất quan trọng trong nghiên cứu lịch sử địa phương Nhiều hồ sơ chỉ có giá trị nhất định về nội dung, nhưng khi so sánh với tình hình địa phương, đặc biệt trong những giai đoạn thiếu hụt tài liệu, chúng trở thành nguồn tư liệu quý giá Do đó, Chi cục cần thực hiện đánh giá kỹ lưỡng để nâng thời hạn bảo quản, nhằm bảo vệ tài liệu có giá trị lịch sử và tránh việc tiêu hủy chúng.
Việc xử lý hồ sơ và tài liệu tại Lưu trữ lịch sử của tỉnh được thực hiện theo hai mức thời hạn bảo quản: vĩnh viễn và có thời hạn Tài liệu vĩnh viễn sẽ có mục lục riêng và được bổ sung hàng năm từ các đơn vị nộp lưu, đồng thời xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ cho nhu cầu sử dụng lâu dài Đối với tài liệu có thời hạn bảo quản, chúng được lưu giữ ở khu vực riêng và sẽ được đánh giá định kỳ để quyết định việc tiêu hủy hoặc nâng mức thời hạn bảo quản dựa trên các yếu tố chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội và quan điểm quản lý.
Tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị cần lập danh mục và thuyết minh cho các tài liệu trùng lặp, hết giá trị và hết thời hạn bảo quản, thực hiện theo quy định tại Điều 28 Luật Lưu trữ năm 2011 Công tác hoàn thiện hồ sơ và hệ thống hóa tài liệu trong từng phông lưu trữ bao gồm biên mục lại hồ sơ, lập mục lục công cụ tra cứu và hoàn chỉnh hồ sơ phông theo các quy định hiện hành Đồng thời, cần viết lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông của các phông lưu trữ đã được tối ưu hóa, triển khai đồng bộ việc viết lịch sử cho các phông bắt đầu tối ưu hóa và nâng cấp Cuối cùng, căn cứ vào từng đề mục lớn và nhỏ trong mục lục hồ sơ cũ, cần sắp xếp thứ tự và cố định trật tự cho từng hồ sơ và nhóm hồ sơ.
3.2.2 Giải pháp về cơ chế chính sách
Giải pháp đầu tiên là rà soát và hoàn thiện hành lang pháp lý cùng với hệ thống lý luận, văn bản quản lý và hướng dẫn nghiệp vụ liên quan đến văn thư lưu trữ Điều này đặc biệt quan trọng cho công tác tối ưu hóa hồ sơ và tài liệu lưu trữ.
Nhóm giải pháp này nhằm tăng cường kiểm tra và hệ thống hóa văn bản hiện có để sửa đổi, bổ sung, đồng thời nghiên cứu và xây dựng hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn làm cơ sở pháp lý cho tổ chức khoa học tài liệu Sau khi Luật Lưu trữ ban hành, hệ thống văn bản dưới Luật chưa hoàn thiện, với nhiều quy định không còn phù hợp Bộ Nội vụ cần đẩy mạnh tuyên truyền giáo dục pháp luật lưu trữ và thực hiện đánh giá, sơ kết Luật Lưu trữ sau 5 năm để rà soát, sửa đổi, bổ sung và ban hành hệ thống văn bản mới, nhằm tạo sự đồng bộ và tránh tình trạng khập khiễng hiện nay.
Việc tối ưu hóa các phông lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử đòi hỏi các văn bản quy định và hướng dẫn cụ thể để các Lưu trữ lịch sử trung ương và địa phương thực hiện thống nhất Năm 2017, Cục Văn thư & Lưu trữ Nhà nước đã tổ chức hội thảo về xử lý tài liệu có thời hạn bảo quản lâu dài, một trong những vấn đề quan trọng của công tác tối ưu hóa Tuy nhiên, Bộ Nội vụ vẫn chưa có văn bản hướng dẫn riêng cho việc này Do đó, Bộ Nội vụ cần nhanh chóng ban hành các quy định và hướng dẫn về phương pháp, cách thức tổ chức, và quy trình nghiệp vụ nhằm đảm bảo việc tối ưu hóa phông lưu trữ diễn ra đồng bộ và thống nhất trên toàn quốc, tránh tình trạng làm việc thiếu hiệu quả trong bối cảnh lịch sử đa dạng.
3.2.3 Giải pháp về công tác tổ chức bộ máy, tổ chức nhân sự làm công tác lưu trữ tại địa phương
Nhóm giải pháp này tập trung vào việc thống nhất tổ chức bộ máy quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ Hội nghị BCH TW Đảng lần thứ 6, khóa XII đã ban hành Nghị quyết 18-NQ/TW nhằm đổi mới và sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị theo hướng tinh gọn và hiệu quả Đồng thời, Nghị quyết 19-NQ/TW cũng được ban hành để tiếp tục cải cách hệ thống tổ chức và quản lý, nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động của các đơn vị sự nghiệp công lập.
Theo Nghị quyết TW VI khóa XII, việc đổi mới và sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị cần phải được thực hiện một cách tinh gọn, hiệu lực và hiệu quả, xem đây là nhiệm vụ cấp bách và mang ý nghĩa quan trọng hàng đầu.
Bộ máy ngành văn thư lưu trữ đang có xu hướng tinh gọn từ trung ương đến địa phương, với dự kiến không còn mô hình Chi cục Văn thư - Lưu trữ như hiện nay Thay vào đó, phòng quản lý nghiệp vụ văn thư lưu trữ sẽ tách ra và trở thành phòng chuyên môn thuộc Văn phòng Sở, trong khi Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh sẽ trở thành đơn vị sự nghiệp trực thuộc Sở Mô hình tổ chức mới này sẽ nâng cao vai trò của Trung tâm trong việc thu thập, quản lý và khai thác tài liệu lưu trữ, đồng thời thực hiện các dịch vụ lưu trữ hiệu quả hơn Sự ổn định trong tổ chức bộ máy là điều kiện quan trọng để đảm bảo công tác lưu trữ được thực hiện một cách thống nhất, khoa học và đúng quy định pháp luật.
Để nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ, cần chú trọng đến tuyển dụng, sắp xếp và đào tạo cán bộ, công chức, viên chức, nhằm nâng cao nhận thức về vai trò của tài liệu lưu trữ Việc bố trí công chức làm văn thư, lưu trữ theo đề án vị trí việc làm là cần thiết để phát huy năng lực chuyên môn Cần thực hiện chính sách phát huy khả năng của cán bộ được đào tạo đúng chuyên ngành Trung tâm Lưu trữ lịch sử cần có kế hoạch phân công sử dụng cán bộ hợp lý, khoa học, phù hợp với nhiệm vụ cụ thể Đối với công chức làm lưu trữ không đúng chuyên ngành, cần có chính sách đào tạo và cấp chứng chỉ nghiệp vụ để nâng cao trình độ Để tối ưu hóa phông lưu trữ, cần phân công rõ ràng nhiệm vụ và giám sát quá trình thực hiện, đảm bảo chất lượng và hiệu quả công việc.
3.2.4 Giải pháp về cơ sở vật chất, trang thiết bị, tài chính đối với công tác lưu trữ