Khái niệm văn phòng và cán bộ, nhân viên văn phòng
Khái niệm văn phòng
Trong mọi cơ quan, tổ chức, bộ phận văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc tham mưu và hỗ trợ lãnh đạo trong quản lý và điều hành Bộ phận này đảm nhận công tác hành chính, đảm bảo cơ sở vật chất và thực hiện nhiều nhiệm vụ khác Hiện nay, có nhiều định nghĩa khác nhau về văn phòng, phản ánh sự đa dạng trong chức năng và nhiệm vụ của nó.
Theo từ điển Tiếng Việt của Nguyễn Như Ý, Văn Tân và Hoàng Phê, văn phòng được định nghĩa là bộ phận phụ trách công việc văn thư và hành chính trong một cơ quan Mike Harvey cũng nhấn mạnh tầm quan trọng của quản trị hành chính văn phòng trong cuốn sách của mình, được xuất bản bởi Nhà xuất bản Thống kê.
Văn phòng được định nghĩa là một khái niệm tổng quát, bao gồm tổ chức, quản trị và quản lý một thực thể, liên quan đến việc xử lý dữ liệu và thông tin.
Văn phòng là một hệ thống bao gồm các yếu tố vật chất như nhà cửa, thiết bị, xe và con người, nhằm thực hiện mục tiêu của tổ chức Ở trạng thái động, văn phòng là quá trình vận chuyển thông tin từ đầu vào đến đầu ra trong cơ quan Hai yếu tố chính trong hoạt động văn phòng là con người và thông tin, cùng với các phương tiện, công cụ như văn bản và thiết bị xử lý thông tin Văn phòng không chỉ cung cấp thông tin đầy đủ và kịp thời mà còn hỗ trợ lãnh đạo trong việc ra quyết định quản lý Tất cả thông tin đầu vào và đầu ra đều được xử lý qua văn phòng, nơi lưu trữ "bộ nhớ" và đóng vai trò như "bộ vi xử lý" phân tích thông tin cho lãnh đạo.
Văn phòng không chỉ là nơi giao tiếp công việc với các cơ quan khác mà còn là điểm tiếp xúc với người dân và khách hàng trong và ngoài nước Tại đây, các thủ tục hành chính được thực hiện, từ đơn giản đến phức tạp, ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình giải quyết công việc của tổ chức và công dân Cách thức tổ chức của văn phòng phản ánh rõ nét trình độ làm việc và văn hóa hành chính của cơ quan, cho thấy sự minh bạch và hiệu quả trong quản lý.
Văn phòng là đơn vị công tác quan trọng, có nhiệm vụ hỗ trợ các hoạt động của cơ quan, tổ chức Các công việc chủ yếu bao gồm giúp Thủ trưởng xây dựng và triển khai chương trình, kế hoạch công tác định kỳ; thu thập, xử lý, bảo quản và cung cấp thông tin, tài liệu; tổ chức hội họp, tiếp khách; đảm bảo tài chính, phương tiện làm việc, đi lại và các điều kiện cần thiết để các thành viên hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
Trong phạm vi nghiên cứu của Luận văn này, văn phòng được hiểu là:
Bộ phận này có vai trò tham mưu và hỗ trợ lãnh đạo, đồng thời thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý Ngoài ra, nó còn đảm bảo các điều kiện và phương tiện làm việc cho cơ quan, tổ chức.
Tổ chức và hoạt động của văn phòng phụ thuộc vào quy mô và tính chất của cơ quan, tổ chức Ở những đơn vị lớn, văn phòng thường bao gồm nhiều phòng ban và cán bộ, nhân viên với trang thiết bị đầy đủ để thực hiện hoạt động độc lập và đa dạng Ngược lại, các cơ quan nhỏ hơn thường có văn phòng gọn nhẹ, với chức năng kiêm nhiệm trong quản trị nhân sự, vật tư, và tài chính Sự khác biệt này rõ ràng ở các cơ quan quản lý Nhà nước như Văn phòng Trung ương Đảng, Văn phòng Chủ tịch nước, và các văn phòng cấp tỉnh, thành phố.
* Chức năng của văn phòng Nhìn chung, văn phòng thường có ba chức năng cơ bản: Tham mưu, thông tin tổng hợp và quản trị hành chính
Để ra quyết định khoa học, lãnh đạo cần xem xét nhiều yếu tố, bao gồm ý kiến từ các cấp quản lý và trợ giúp Những ý kiến này được thu thập và chọn lọc để đưa ra kết luận chung, cung cấp thông tin và phương án cho lãnh đạo quyết định kịp thời và chính xác Hoạt động này được gọi là tham mưu cho lãnh đạo của văn phòng, với hình thức “tham mưu tổng hợp” từ các cơ quan chuyên sâu Văn phòng có chức năng tổng hợp thông tin và nắm bắt định hướng lãnh đạo, từ đó tạo điều kiện thuận lợi để thực hiện chức năng tham mưu hiệu quả.
Chức năng tham mưu tổng hợp của văn phòng không chồng chéo với các cơ quan chuyên ngành, mà bao trùm các công tác được giao Văn phòng tập trung vào việc tổ chức và điều hành công việc chung, cùng với việc xây dựng và quản lý chương trình, kế hoạch công tác Tuy nhiên, chức năng tham mưu này chỉ rõ nét ở cấp chiến lược, chiến dịch, và trở nên mờ nhạt hơn ở các cấp cơ sở.
Chức năng tham mưu của Văn phòng được kết nối chặt chẽ với chức năng thông tin tổng hợp, đây là nhiệm vụ cơ bản và bao quát nhất của Văn phòng.
Văn phòng không chỉ là nơi xử lý dữ kiện và thông tin mà còn đóng vai trò quan trọng trong lãnh đạo và quản lý Thông tin được coi là nguyên liệu, phương tiện và sản phẩm của quá trình quản lý, là tài nguyên quan trọng nhất theo Mike Harvey Nếu văn phòng không thực hiện tốt chức năng này, vai trò tham mưu và phục vụ sẽ bị hạn chế Để tham mưu chính xác cho lãnh đạo, cần có đầy đủ dữ liệu thông tin cần thiết, chính xác và kịp thời Sự phối hợp chặt chẽ giữa văn phòng và các đơn vị chức năng là cần thiết để xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ lãnh đạo hiệu quả.
Chức năng quản trị hành chính của Văn phòng bao gồm việc hỗ trợ lãnh đạo trong quản lý tài chính, tài sản và tổ chức công sở Công tác này rất đa dạng và phức tạp, đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo cơ sở vật chất cho mọi hoạt động của cơ quan, từ phương tiện làm việc đến tổ chức các cuộc họp, hội nghị và phục vụ các chuyến công tác của lãnh đạo.
Cả ba chức năng của văn phòng, bao gồm tham mưu, thông tin tổng hợp và quản trị hành chính, có mối liên hệ chặt chẽ và bổ sung cho nhau trong việc thực hiện nhiệm vụ Tham mưu không thể thiếu thông tin và ngược lại, tham mưu cũng phục vụ cho quá trình phục vụ Việc nhận thức đầy đủ về mối quan hệ này là cần thiết để khắc phục những hiểu lầm rằng văn phòng không thực hiện chức năng tham mưu do đã có các cơ quan chuyên môn, hoặc ngược lại, rằng văn phòng phải thay thế các cơ quan chuyên môn trong chức năng tham mưu.
Văn phòng có nhiệm vụ cơ bản là thực hiện chức năng tham mưu, cung cấp thông tin tổng hợp và quản trị hành chính Để hoàn thành nhiệm vụ này, văn phòng cần thực hiện các công việc cụ thể như tổ chức, quản lý hồ sơ, hỗ trợ lãnh đạo trong việc ra quyết định và đảm bảo thông tin được truyền đạt một cách hiệu quả.
Một là, giúp lãnh đạo xây dựng, quản lý chương trình, kế hoạch công tác và đôn đốc thực hiện
Khái niệm cán bộ, nhân viên văn phòng
Trong khu vực công, cán bộ và nhân viên văn phòng bao gồm công chức và viên chức làm việc tại các cơ quan Theo Nghị định số 06/2010/NĐ-CP, công chức là công dân Việt Nam được tuyển dụng và bổ nhiệm vào ngạch, chức vụ trong biên chế, hưởng lương từ ngân sách nhà nước hoặc quỹ lương của đơn vị sự nghiệp công lập, làm việc trong các tổ chức và đơn vị.
Theo Nghị định, Điều 10 quy định rằng công chức trong cơ quan, đơn vị của Quân đội nhân dân và Công an nhân dân được định nghĩa là những người làm việc tại các cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân nhưng không bao gồm sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp và công nhân quốc phòng.
Do tính chất hoạt động quân sự đặc thù, việc bố trí nhân sự trong Quân đội, đặc biệt là tại Văn phòng Bộ Quốc phòng (BQP), có sự khác biệt rõ rệt so với các cơ quan, tổ chức ngoài Quân đội Trong khi các cơ quan ngoài Quân đội phân thành các ngạch như cán bộ, công chức và viên chức nhà nước, BQP lại chia thành hai nhóm chính: cán bộ (sĩ quan) và nhân viên, bao gồm quân nhân chuyên nghiệp, công nhân viên quốc phòng, chiến sĩ (hạ sĩ quan, binh sĩ) và những người làm theo hợp đồng lao động.
Theo các quy định đã nêu, trong luận văn này, thuật ngữ “cán bộ, nhân viên Văn phòng Bộ Quốc phòng” được định nghĩa là những sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân viên quốc phòng và chiến sĩ thực hiện nhiệm vụ tại Văn phòng Bộ Quốc phòng.
Khái niệm tính chuyên nghiệp
Theo Từ điển Việt Nam (Viện Ngôn ngữ học, NXB Đà Nẵng, 2006), "chuyên nghiệp" được định nghĩa là việc thực hiện một nghề cụ thể, tập trung vào một hoạt động nhất định như là nghề chuyên môn, khác với việc làm nghiệp dư.
Từ điển Anh - Anh - Việt, NXB Văn hóa thông tin, 1999 định nghĩa "professional" (chuyên nghiệp) là việc thực hiện một công việc mà người khác chỉ làm vì sở thích hoặc hứng thú.
Chuyên nghiệp có thể được định nghĩa đơn giản là sự tập trung vào nghề nghiệp và công việc được giao Điều này thể hiện qua chuyên môn hóa, tinh thần trách nhiệm và khả năng đạt hiệu quả cao trong công việc.
Chuyên nghiệp không chỉ là việc hoàn thành nhiệm vụ mà còn là khả năng điều chỉnh công việc phù hợp với tiến độ và môi trường xung quanh, nhằm đạt hiệu quả cao nhất Điều này thể hiện qua tác phong làm việc nhanh nhạy và khoa học, dựa trên nền tảng kiến thức chuyên môn vững vàng.
Tính chuyên nghiệp không chỉ xuất hiện trong các công việc lớn và phức tạp mà còn cần được thể hiện trong những nhiệm vụ nhỏ hàng ngày Nó không chỉ được đánh giá qua những vấn đề khó khăn mà còn qua những hành động đơn giản và thường xuyên của mỗi cá nhân và tổ chức.
Từ cách hiểu về thuật ngữ "chuyên nghiệp", có thể xác định "tính chuyên nghiệp" như sau:
Tính chuyên nghiệp được thể hiện qua khả năng và trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, cũng như khả năng thực hành công việc một cách khoa học Điều này bao gồm việc tuân thủ đúng quy trình và đạt hiệu quả cao trong công việc.
- Tính chuyên nghiệp là yêu cầu về chuyên môn trong từng lĩnh vực nghề nghiệp của mỗi tổ chức, cá nhân
Tính chuyên nghiệp thể hiện qua cách tổ chức và triển khai công việc một cách hợp lý, phù hợp với điều kiện và yêu cầu thực tế, nhằm đạt được hiệu quả cao nhất.
Tính chuyên nghiệp được thể hiện qua việc nắm vững kiến thức chuyên môn và thái độ chuẩn mực trong công việc, kết hợp với tác phong làm việc nhanh nhạy và khoa học.
Tính chuyên nghiệp được thể hiện qua việc thành thạo các kỹ năng thiết yếu và thực hiện công việc theo đúng quy trình, thủ tục, nguyên tắc, nhằm đảm bảo chất lượng và hiệu quả Để nâng cao tính chuyên nghiệp của tổ chức, cần xác định rõ các vị trí công việc và yêu cầu mỗi cá nhân nắm vững nhiệm vụ của mình, thực hiện chúng một cách thành thạo Tính chuyên nghiệp của tổ chức phụ thuộc vào hành động và thái độ của từng thành viên Do đó, các tổ chức, đặc biệt là những tổ chức lớn có chức năng hoạch định chính sách và quản lý, cần xây dựng các chuẩn mực nghề nghiệp chuyên môn và yêu cầu cán bộ, nhân viên tuân thủ nghiêm túc.
Hoạt động của Văn phòng BQP cần đáp ứng các yêu cầu chung và tiêu chí đặc thù, trong đó việc chuẩn hoá đội ngũ cán bộ, nhân viên có chuyên môn cao và ý thức trách nhiệm là điều kiện tiên quyết để đảm bảo tính chuyên nghiệp Công tác tham mưu và tổng hợp cần được chuyên nghiệp hoá để cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời cho lãnh đạo, đồng thời nâng cao công tác lễ tân, văn thư, lưu trữ và tài chính - kế toán Để khẳng định tính chuyên nghiệp, cần áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008, quy trình hoá các hoạt động văn phòng và tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý chuyên môn Cần hoàn thiện biên chế, trang thiết bị và đổi mới phương pháp làm việc, nhằm xây dựng một trung tâm thông tin, tổng hợp phục vụ lãnh đạo và quản lý hiệu quả hơn.
Tính chuyên nghiệp của cán bộ, nhân viên Văn phòng được thể hiện qua trình độ chuyên môn và nghiệp vụ, cùng khả năng thực hành công việc một cách khoa học, tuân thủ quy trình và quy định, nhằm đạt hiệu quả cao.
Tính chuyên nghiệp trong công tác văn phòng đóng vai trò quan trọng đối với các cơ quan quản lý cấp điều hành, vì văn phòng là bộ phận tổng hợp, trực tiếp hỗ trợ lãnh đạo trong việc điều hành Sự chuyên nghiệp của cán bộ và nhân viên văn phòng không chỉ nâng cao hiệu quả công việc mà còn góp phần tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp cho tổ chức.
Để đảm bảo hoạt động nghiệp vụ chuyên môn hiệu quả, các chương trình và kế hoạch hoạt động của cơ quan cần được xây dựng dựa trên sự tổng hợp đề xuất từ các bộ phận khác nhau Văn phòng có trách nhiệm đôn đốc thực hiện các chương trình đã được phê duyệt, đảm bảo sự đồng bộ và nhất quán trong quá trình triển khai Sự chuyên nghiệp của cán bộ, nhân viên văn phòng sẽ góp phần duy trì hoạt động và phối hợp nhịp nhàng nhằm đạt được các mục tiêu chung của cơ quan.
Để đảm bảo hiệu quả công việc trong cơ quan, việc duy trì sự thông suốt và liên tục trong điều hành và xử lý thông tin là rất quan trọng Cán bộ, nhân viên văn phòng cần phát triển liên tục các công việc của tổ chức và từng bộ phận, tránh tình trạng đứt đoạn hoặc bỏ dở, từ đó góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động chung.
Nghiên cứu về việc nâng cao tính chuyên nghiệp của cán bộ, nhân viên văn phòng trong Bộ Quốc phòng cho thấy rằng việc duy trì tài liệu liên tục giúp các bộ phận hỗ trợ lẫn nhau, từ đó nâng cao hiệu quả công việc và tiết kiệm thời gian Quá trình kiểm tra và đánh giá thường xuyên không chỉ hạn chế tiêu cực mà còn đảm bảo sự thông suốt trong hoạt động của tổ chức Để đạt được điều này, cần có một đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, thành thạo trong các nghiệp vụ chuyên môn, đảm bảo tính liên tục trong công việc chung.
Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ Quốc phòng 22 1 Chức năng
Nhiệm vụ
Nghiên cứu tổng hợp nhằm xây dựng chương trình và kế hoạch công tác của QUTW và BQP, giúp các cơ quan này theo dõi, hướng dẫn, đôn đốc và phối hợp thực hiện chương trình, kế hoạch đã đề ra Đồng thời, việc này cũng góp phần duy trì chế độ công tác và quy chế làm việc hiệu quả.
Tổng hợp báo cáo tình hình và phối hợp với các cơ quan liên quan nhằm đề xuất các chủ trương, biện pháp lãnh đạo, quản lý và chỉ huy cho QUTW và BQP trong việc thực hiện nhiệm vụ.
Chủ trì và phối hợp soạn thảo các văn bản lãnh đạo, chỉ đạo của Quân ủy Trung ương (QUTW) và Bộ Quốc phòng (BQP) liên quan đến nhiều lĩnh vực công tác Đồng thời, thực hiện các báo cáo về tình hình thực hiện nhiệm vụ quân sự, quốc phòng và các đề án, dự án được Thường vụ QUTW và BQP giao phó.
Thẩm tra thủ tục, thể thức và nội dung văn bản từ các cơ quan, đơn vị gửi QUTW và BQP; đưa ra ý kiến đề xuất độc lập; chủ trì giải quyết các vấn đề còn ý kiến khác nhau nhằm hoàn thiện văn bản trình QUTW và BQP ban hành khi được Thường vụ QUTW và Thủ trưởng BQP ủy quyền.
Tiếp nhận và phân loại công văn, tài liệu gửi đến QUTW và BQP; nghiên cứu, đề xuất báo cáo cho Thủ trưởng BQP; chuyển giao cho các cơ quan, đơn vị để giải quyết và theo dõi, đôn đốc thực hiện; đồng thời quản lý các loại văn bản của QUTW và BQP.
- Chủ trì phối hợp với các cơ quan duy trì mối quan hệ công tác giữa
QUTW, BQP với các cơ quan Đảng, Nhà nước, các đoàn thể ở Trung ương, địa phương và các cơ quan, đơn vị thuộc BQP
Định kỳ tổng hợp thông báo về tình hình chính trị, kinh tế - xã hội, đối ngoại và việc thực hiện nhiệm vụ quân sự, quốc phòng đến các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ Quốc phòng (BQP) cùng các cơ quan của Đảng, Nhà nước theo quy định.
Hướng dẫn và bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn phòng trong toàn quân bao gồm nghiên cứu tổng hợp, quản lý văn thư bảo mật và lưu trữ, quản lý ban hành văn bản trong quân đội, đề xuất kinh phí và vật tư cho hệ thống Văn phòng toàn quân, cùng với việc quản lý và đảm bảo con dấu cho các cơ quan, đơn vị theo quy định.
- Thu thập, quản lý, bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ trong quân đội đúng chế độ quy định
- Tổ chức và bảo đảm phục vụ các cuộc họp, hội nghị của Thường vụ, QUTW, Thủ trưởng BQP theo quy định
- Truyền đạt chỉ thị, mệnh lệnh hành chính, ý kiến chỉ đạo của Thường vụ QUTW và BQP đến các cơ quan, đơn vị liên quan thực hiện
- Bảo đảm các điều kiện làm việc; phối hợp phục vụ các chuyến công tác trong nước và ngoài nước của Thủ trưởng BQP
Quản lý và chỉ huy cán bộ, nhân viên thực hiện nhiệm vụ; đồng thời, đảm bảo quản lý tài chính và tài sản của Văn phòng theo quy định của Nhà nước và Quân đội.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác được Thường vụ QUTW và BQP giao.
Cơ cấu tổ chức, biên chế của Văn phòng Bộ Quốc phòng
Văn phòng Bộ Quốc phòng hiện nay có tổ chức và biên chế bao gồm Chỉ huy văn phòng cùng 12 vụ, phòng, ban và trung tâm, trong đó có các phòng như Phòng Nghiên cứu tổng hợp, Phòng Tổng hợp bảo đảm, Phòng Đối ngoại, và Phòng Kiểm toán Biên chế của văn phòng gồm 185 thành viên, bao gồm sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp và hạ sĩ quan-binh sĩ.
Đặc điểm của Văn phòng Bộ Quốc phòng
Do tính chất hoạt động đặc thù trong môi trường quân đội, Văn phòng BQP có những đặc điểm sau:
Văn phòng Bộ Quốc phòng không chỉ thực hiện chức năng của một văn phòng hành chính mà còn đảm nhiệm nhiệm vụ của văn phòng cấp ủy, thể hiện đặc điểm riêng biệt và quan trọng của cơ quan này.
Văn phòng cấp ủy là cơ quan thuộc hệ thống các ban của Đảng, có nhiệm vụ tham mưu cho cấp ủy, đặc biệt là Ban Thường vụ và thường trực, trong việc điều hành công tác lãnh đạo Văn phòng cấp ủy Đảng chủ yếu thực hiện hai chức năng: tham mưu tổ chức công việc lãnh đạo và phối hợp hoạt động của Đảng, đồng thời đóng vai trò là trung tâm tổng hợp phục vụ cấp ủy Nội dung tham mưu bao gồm nhiều lĩnh vực, nhưng chủ yếu tập trung vào việc tổ chức và điều hành công tác lãnh đạo của cấp ủy.
Văn phòng Bộ Quốc phòng là cơ quan phục vụ trực tiếp cho hoạt động hàng ngày của cấp ủy, đặc biệt là Ban Thường vụ, với các ủy viên Đảng ủy thường là những chỉ huy chủ chốt Trong quân đội, do có quy định riêng của Điều lệ Đảng Cộng sản Việt Nam, các cơ quan như Tổng cục Chính trị và các Cục chính trị tại các Quân khu, Quân đoàn thực hiện nhiệm vụ chuyên trách về công tác đảng, chính trị Vì vậy, việc giao trách nhiệm cho Văn phòng Bộ Quốc phòng thực hiện chức năng văn phòng cấp ủy là phù hợp và đã được duy trì từ năm 1949 Bộ trưởng Bộ Quốc phòng Phùng Quang Thanh đã nhấn mạnh rằng Văn phòng Bộ Quốc phòng không chỉ thực hiện các chức năng như các văn phòng khác mà còn có những đặc điểm riêng, phục vụ đồng thời cho hoạt động lãnh đạo của các cấp ủy và quản lý của hệ thống chỉ huy.
Văn phòng trong Bộ Quốc phòng được tổ chức thành hệ thống từ Bộ Quốc phòng đến các cơ quan và đơn vị cấp Sư đoàn, Bộ Chỉ huy quân sự tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, hình thành nên ngành văn phòng trong quân đội Hệ thống tổ chức này bao gồm các văn phòng cấp trên và cấp dưới, đảm bảo sự chỉ đạo nghiệp vụ từ cấp Bộ đến các cơ quan, đơn vị.
Hệ thống Văn phòng trong Bộ Quốc phòng đã được tổ chức từ nhiều năm qua, bắt đầu từ cơ quan Bộ đến các đơn vị cấp dưới Tuy nhiên, chỉ sau khi Bộ trưởng Bộ Quốc phòng ban hành Quy định tổ chức hệ thống văn phòng các cấp vào ngày 02/8/2000 theo Quyết định số 1548/2000/QĐ-BQP, hệ thống này mới được xác định rõ ràng Cụ thể, hệ thống văn phòng được tổ chức từ Bộ đến cấp Sư đoàn, bao gồm Văn phòng Bộ Quốc phòng, đồng thời là Văn phòng Đảng ủy.
2 Công tác văn phòng trong Bộ Quốc phòng lịch sử và kinh nghiệm NXB QĐND, H 2006, trang 18, 19
Quân sự Trung ương là cơ quan đầu ngành nghiệp vụ của văn phòng các cấp trong Quân đội, theo Điều 3 của Quy định Quyết định số 68/2008/QĐ-BQP ngày 13/5/2008 của Bộ trưởng Bộ Quốc phòng đã xác định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức văn phòng các cấp trong quân đội, thay thế Quyết định số 1548/2000/QĐ-BQP Tuy nhiên, do đặc điểm riêng của từng cơ quan, đơn vị, tổ chức văn phòng ở các cấp có sự khác biệt, bên cạnh những chức năng và nhiệm vụ chung, còn có những nhiệm vụ cụ thể khác nhau, thể hiện đặc điểm riêng của hệ thống văn phòng trong Bộ Quốc phòng.
Hoạt động quản lý điều hành trong quân đội yêu cầu cao về tính khẩn trương, sẵn sàng chiến đấu và bảo mật Các hoạt động quân sự và quốc phòng mang tính chất chính trị - xã hội và đặc thù quân sự, với cơ chế điều hành dựa trên mệnh lệnh và chỉ huy Để đảm bảo hiệu quả, tổ chức văn phòng cần tinh gọn, và cán bộ, nhân viên không chỉ cần có năng lực chuyên môn mà còn phải hiểu biết về khoa học quân sự và các lĩnh vực liên quan.
Nhận thức rõ những đặc điểm của văn phòng và công tác văn phòng sẽ giúp lãnh đạo và chỉ huy tổ chức xây dựng và tổ chức văn phòng cũng như các đơn vị thực hiện chức năng và nhiệm vụ văn phòng một cách hiệu quả, đảm bảo đủ điều kiện để hoàn thành nhiệm vụ được giao.
Sự cần thiết và yêu cầu của việc xây dựng tiêu chí đánh giá tính chuyên nghiệp của cán bộ, nhân viên Văn phòng Bộ Quốc phòng
Sự cần thiết
Nghiên cứu và khảo sát cho thấy việc xây dựng tiêu chí đánh giá tính chuyên nghiệp của cán bộ, nhân viên Văn phòng Bộ Quốc phòng là cần thiết và cấp bách Điều này nhằm nâng cao hiệu quả công việc và đảm bảo chất lượng phục vụ trong ngành quốc phòng.
Thứ nhất, cho đến nay, trong các văn bản quy phạm pháp luật của Việt
Hiện tại, chưa có quy định chính thức nào về tiêu chí đánh giá tính chuyên nghiệp của cán bộ, nhân viên Văn phòng Do đó, Văn phòng Bộ Quốc phòng không có cơ sở pháp lý để áp dụng các tiêu chí này vào thực tiễn.
Việc xây dựng tiêu chí đánh giá tính chuyên nghiệp của cán bộ, nhân viên là nhiệm vụ quan trọng đối với Văn phòng Bộ Quốc phòng Để hoàn thành tốt chức năng và nhiệm vụ, Văn phòng cần đội ngũ cán bộ, nhân viên không chỉ đủ về số lượng mà còn có năng lực làm việc hiệu quả cùng tinh thần trách nhiệm Trong bối cảnh mới, nâng cao tính chuyên nghiệp và hiệu quả công tác thực tế là điều cần thiết để cán bộ, nhân viên Văn phòng BQP hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
Trong thời gian qua, Văn phòng BQP đã triển khai nhiều biện pháp và đề tài nghiên cứu nhằm nâng cao tính chuyên nghiệp của cán bộ, nhân viên Các nghiên cứu trước đã phân tích các biểu hiện của tính chuyên nghiệp và đề xuất giải pháp cải thiện Tuy nhiên, hiện vẫn chưa có văn bản chính thức quy định các tiêu chí đánh giá tính chuyên nghiệp cho cán bộ, nhân viên Văn phòng Bộ Quốc phòng Do đó, cần thiết phải nghiên cứu và đề xuất các tiêu chí đánh giá này.
Việc xây dựng tiêu chí đánh giá tính chuyên nghiệp của cán bộ, nhân viên Văn phòng Bộ Quốc phòng là cần thiết để cung cấp cơ sở lý luận và thực tiễn cho việc đề xuất quy định đánh giá Hàng năm, tất cả cán bộ, công chức đều cần được đánh giá, phân loại để nâng cao chất lượng hoạt động và tạo động lực làm việc Để có đánh giá chính xác về mức độ chuyên nghiệp, cần thiết phải có các tiêu chí cụ thể.
Tiêu chí đánh giá sẽ giúp cán bộ, công chức Văn phòng Bộ Quốc phòng tự điều chỉnh và hoàn thiện bản thân, đồng thời thực hiện việc tự đánh giá và đánh giá đồng nghiệp một cách khách quan.
Việc xây dựng tiêu chí đánh giá tính chuyên nghiệp cho cán bộ, nhân viên Văn phòng là cần thiết để Bộ Quốc phòng có cơ sở vững chắc trong công tác tuyển dụng, bố trí, đào tạo và bồi dưỡng Điều này cũng giúp xác định các chế độ khen thưởng, kỷ luật và đãi ngộ phù hợp cho cán bộ, công chức Văn phòng.
TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ TÍNH CHUYÊN NGHIỆP CỦA CÁN BỘ, NHÂN VIÊN VĂN PHÒNG BỘ QUỐC PHÒNG
Khái niệm “Tiêu chí đánh giá”
Đánh giá cán bộ, nhân viên văn phòng là một khâu quan trọng trong quản lý, giúp xác định mức độ hoàn thành nhiệm vụ và sự phù hợp với công việc Việc này không chỉ cần thiết để áp dụng chế độ thưởng phạt hợp lý mà còn góp phần nâng cao hiệu quả công tác Đánh giá tính chuyên nghiệp của đội ngũ cán bộ, nhân viên giúp động viên kịp thời và hỗ trợ họ khắc phục những thiếu sót, từ đó cải thiện chất lượng công việc.
Để đánh giá tính chuyên nghiệp của cán bộ, nhân viên một cách khách quan và chính xác không phải là điều đơn giản Do đó, mỗi cơ quan, đơn vị cần thiết lập các tiêu chí đánh giá rõ ràng nhằm đảm bảo tính khách quan và chính xác trong quá trình đánh giá.
Tiêu chí, hiểu một cách đơn giản, là các chỉ số và thang biểu giá trị dùng để đánh giá sự vật, hiện tượng hoặc hoạt động Mỗi loại công việc và hiện tượng cụ thể đều có hệ tiêu chí đánh giá riêng, phản ánh sự đa dạng trong các lĩnh vực và hoạt động khác nhau.
“đo” khác nhau; không thể sử dụng tiêu chí của hoạt động này, lĩnh vực này để đánh giá hoạt động khác, lĩnh vực khác
Tiêu chí được chia thành hai loại chính: tiêu chí định tính và tiêu chí định lượng Ngoài ra, trong cùng một tiêu chí, có thể bao gồm cả hai yếu tố định tính và định lượng.
Phần định tính bao gồm các tiêu chí và yếu tố mô tả tính chất, đặc điểm của sự vật, hiện tượng mà không thể đo đếm bằng số lượng Những yếu tố này được nhận biết và đánh giá thông qua các biểu hiện đã được mô tả, thường trả lời cho câu hỏi "như thế nào?".
Trong công việc, tinh thần trách nhiệm của cán bộ, công chức văn phòng được thể hiện qua sự hiểu biết rõ ràng về nhiệm vụ, sự tự giác trong thực hiện công việc và mong muốn hoàn thành nhiệm vụ một cách tốt nhất Mặc dù tiêu chí này khó có thể đo lường một cách cụ thể, nhưng qua các biểu hiện trong công việc, người ta có thể nhận diện được tinh thần trách nhiệm của họ.
Phần định lượng bao gồm các tiêu chí hoặc yếu tố có thể xác định, lượng hóa, đo đếm và thống kê, được thể hiện qua số liệu cụ thể Tiêu chí này thường nhằm trả lời cho câu hỏi: bao nhiêu?
Cán bộ, công chức văn phòng cần có tính kỷ luật cao, thể hiện qua việc đi làm đúng giờ quy định và hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn Tiêu chí này có thể được thống kê bằng cách theo dõi số lần đi muộn và thời gian muộn, cũng như số lần hoàn thành nhiệm vụ đúng hoặc không đúng hạn.
Trong thực tế, việc xác định tiêu chí không phải lúc nào cũng đơn giản, vì có những tiêu chí có thể vừa mang tính định tính vừa mang tính định lượng.
Cán bộ văn phòng, đặc biệt là cán bộ văn thư, cần thành thạo kỹ năng làm việc với các yếu tố định lượng như số lượng trang văn bản đánh máy trong 1 phút hoặc 10 phút, và số lượng văn bản được đóng dấu trong 1 giờ Bên cạnh đó, yếu tố định tính cũng rất quan trọng, mặc dù không thể đo lường cụ thể, nhưng có thể nhận diện qua các biểu hiện thực tế như tác phong nhanh nhẹn và khả năng ứng xử phù hợp.
Tiêu chí đánh giá tính chuyên nghiệp của cán bộ, nhân viên Văn phòng Bộ Quốc phòng bao gồm các dấu hiệu, điều kiện và đặc trưng cụ thể Những chỉ số định tính và định lượng này được sử dụng làm căn cứ để nhận biết và đánh giá mức độ chuyên nghiệp của cán bộ, nhân viên trong tổ chức.
ÁP DỤNG CÁC TIÊU CHÍ TRONG ĐÁNH GIÁ TÍNH CHUYÊN NGHIỆP CỦA CÁN BỘ, NHÂN VIÊN VĂN PHÒNG BỘ QUỐC PHÒNG
Khảo sát, đánh giá tính chuyên nghiệp của cán bộ, nhân viên Văn phòng Bộ Quốc phòng theo các tiêu chí
Để kiểm nghiệm tính phù hợp và khả thi của các tiêu chí đã đề xuất, chúng tôi tiến hành khảo sát và đánh giá tính chuyên nghiệp của cán bộ, nhân viên Văn phòng Bộ Quốc phòng Do thời gian thực hiện luận văn hạn chế, chúng tôi đã lựa chọn phương pháp khảo sát và đánh giá cụ thể.
Chúng tôi đã tiến hành thống kê ngành nghề và bậc đào tạo của cán bộ, nhân viên Văn phòng BQP tại một số đơn vị cụ thể, từ đó đưa ra những nhận xét và đánh giá ban đầu dựa trên tiêu chí định lượng cao.
Để đánh giá các tiêu chí tiếp theo, chúng tôi sử dụng phương pháp khảo sát thông qua bảng hỏi và quan sát trực tiếp, nhằm đảm bảo tính định tính cao trong quá trình thu thập dữ liệu (chi tiết bảng hỏi được trình bày trong phần phụ lục).
Gần đây, một số luận văn thạc sĩ và đề tài nghiên cứu của cán bộ Bộ Quốc Phòng đã khảo sát các tiêu chí liên quan Chúng tôi xin phép sử dụng lại kết quả khảo sát đó nhằm tránh trùng lặp và tiết kiệm thời gian, công sức.
Bên cạnh đó, để phục vụ cho mục đích nghiên cứu, tôi sử dụng các phương pháp thu thập thông tin như: Phương pháp điều tra chọn mẫu, phương
11 Trong chương này, chúng tôi tham khảo và sử dụng lại một số kết quả khảo sát được thực hiện trong các công trình sau:
Luận văn thạc sĩ của Ninh Viết Thành nghiên cứu về việc chuẩn hóa nguồn nhân lực trong lĩnh vực văn thư và lưu trữ tại Bộ Quốc phòng Tài liệu này thuộc Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, nhằm nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ và quản lý thông tin trong cơ quan nhà nước.
Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội), năm 2015
Đề tài nghiên cứu khoa học "Nâng cao tính chuyên nghiệp của cán bộ, nhân viên làm công tác văn phòng trong Bộ Quốc phòng" đã được nghiệm thu vào tháng 3 năm 2018 Nghiên cứu sử dụng phương pháp bảng hỏi, phỏng vấn nhóm và phỏng vấn chuyên gia, đồng thời phân tích các tài liệu và báo cáo từ các vụ, phòng, ban, trung tâm của Văn phòng Bộ Quốc phòng Mục tiêu của đề tài là cải thiện chất lượng và hiệu quả công tác văn phòng trong Bộ Quốc phòng.
* Về chọn mẫu Chúng tôi lựa chọn khảo sát bằng bảng hỏi những đối tượng sau:
- Chỉ huy cấp vụ, phòng, ban, trung tâm
- Trợ lý các vụ, phòng, ban, trung tâm;
- Nhân viên các vụ, phòng, ban, trung tâm
* Về bảng hỏi Chúng tôi xây dựng bảng hỏi gồm những câu hỏi, trong đó tập trung vào một số vấn đề sau:
- Tiêu chí bảo đảm tính chuyên nghiệp
- Mức độ đánh giá tính chuyên nghiệp theo một số tiêu chí;
- Vai trò của tính chuyên nghiệp trong công tác văn phòng;
- Về tinh thông, am hiểu nghề nghiệp chuyên môn
- Về ý thức kỷ luật và sự tận tâm với công việc
- Các biểu hiện của nhân viên văn phòng;
- Những hoạt động nghiệp vụ bảo đảm tính chuyên nghiệp của nhân viên văn phòng;
- Những giải pháp nâng cao tính chuyên nghiệp đối với nhân viên văn phòng;
- Việc bồi dưỡng, học tập các kỹ năng hỗ trợ cho hoạt động chuyên môn
- Các kỹ năng cần thiết để nâng cao tính chuyên nghiệp
- Các thông tin về bản thân Dưới đây là kết quả khảo sát mà chúng tôi tổng hợp được
3.1.1 Về tiêu chí thứ nhất: Cán bộ, nhân viên văn phòng có trình độ chuyên môn phù hợp với công việc được giao và vị trí đang đảm nhận Để khảo sát tiêu chí này, chúng tôi đã xin phép lấy thông tin, số liệu từ bộ phận tổ chức cán bộ Dưới đây là Bảng khảo sát trình độ chuyên môn của cán bộ, nhân viên một số đơn vị thuộc Văn phòng BQP
STT Tên phòng Ngành học
Bậc đào tạo Trường đào tạo Số lƣợng
Lưu trữ Đại học ĐHKHXHNV 06
Lưu trữ Thạc sỹ ĐHKHXHNV 02
Lưu trữ Đại học Đại học Nội vụ 01
2 Pháp chế (28) Luật Thạc sỹ Đại học Luật HN 01
Luật Đại học Đại học Luật HN 27
3 Trung tâm lưu trữ QP(19)
Lưu trữ Đại học ĐHKHXHNV 09
Lưu trữ Đại học liên thông Đại học Nội vụ 09
4 Ban Bảo đảm phục vụ (13)
Lưu trữ thông tin về Thạc sỹ Đại học Nội vụ, Đại học ĐHKHXHNV và các chương trình Đại học Nội vụ, cùng với thông tin thư viện của Đại học HV Hành chính quốc gia, là rất quan trọng để hỗ trợ nghiên cứu và học tập.
Du lịch Trung cấp CĐ Du lịch HN 04 Thông tin thư viện Sơ cấp HVHCQG 04
5 Ban Văn thư lưu trữ (13)
Lưu trữ Đại học ĐHKHXHNV 09
Lưu trữ Đại học ĐH Nội vụ 03 Lưu trữ Trung cấp ĐH Nội vụ 01
Nhận xét từ thông tin tổng hợp cho thấy rằng hầu hết các cán bộ và nhân viên trong những bộ phận được khảo sát đều sở hữu trình độ chuyên môn phù hợp với công việc của họ.
3.1.2 Về tiêu chí thứ hai: Cán bộ, nhân viên văn phòng am hiểu chuyên môn, giải quyết công việc theo đúng nguyên tắc, yêu cầu, quy trình nghiệp vụ
Kết quả khảo sát chỉ ra rằng 100% người tham gia cho rằng sự tinh thông và am hiểu nghề nghiệp trong thực hiện chức năng chuyên môn là tiêu chí quan trọng nhất của tính chuyên nghiệp Điều này chứng tỏ đội ngũ cán bộ, nhân viên văn phòng nhận thức rõ ràng về tầm quan trọng của trình độ chuyên môn nghiệp vụ.
Với câu hỏi về biểu hiện của trình độ chuyên môn nghiệp vụ, kết quả khảo sát như sau:
- Hiểu rõ các chức năng, nhiệm vụ của tổ chức và của bản thân: Có 80,6% số người được hỏi đồng ý
- Nắm bắt nhiệm vụ, phạm vi công việc, quyền hạn của cá nhân trong tổ chức: Có 92,6% số người được hỏi đồng ý
- Sự thuần thục các thao tác, quy trình thực hiện nhiệm vụ được phân công: Có 98,32% số người được hỏi đồng ý
- Có kĩ năng xử lý công việc linh hoạt, đúng nguyên tắc, đảm bảo tính quy chuẩn: Có 93,25% số người được hỏi đồng ý
Cán bộ, nhân viên văn phòng có khả năng nhận diện đúng các biểu hiện của sự tinh thông nghiệp vụ chuyên môn Nhờ vào nhận thức đầy đủ về tính chuyên nghiệp trong công tác văn phòng, họ được đánh giá cao về khả năng đáp ứng yêu cầu nghề nghiệp chuyên môn, với tỷ lệ ý kiến đồng thuận về khả năng đáp ứng tốt.
Theo kết quả khảo sát, có 67,65% cán bộ, nhân viên và 71,25% cán bộ lãnh đạo, chỉ huy cơ quan, đơn vị đánh giá hiểu rõ các chức năng, nhiệm vụ của tổ chức và bản thân ở mức tốt Trong khi đó, 27,43% cán bộ, nhân viên và 21,24% cán bộ lãnh đạo, chỉ huy đánh giá ở mức khá.
Theo khảo sát, có 62,53% cán bộ, nhân viên và 61,25% cán bộ lãnh đạo, chỉ huy cơ quan, đơn vị đánh giá việc nắm bắt nhiệm vụ, phạm vi công việc, chức trách và nhiệm vụ cá nhân trong tổ chức ở mức tốt Bên cạnh đó, 17,4% cán bộ, nhân viên và 16,20% cán bộ lãnh đạo, chỉ huy cũng đánh giá ở mức khá.
3.1.3 Về tiêu chí thứ ba: Cán bộ, nhân viên văn phòng có kỹ năng làm việc thành thạo
Theo đánh giá, có 62,62% cán bộ, nhân viên và 60,27% cán bộ lãnh đạo, chỉ huy cơ quan, đơn vị được hỏi cho rằng sự thuần thục trong các thao tác và quy trình thực hiện nhiệm vụ đạt mức tốt Trong khi đó, 12,23% cán bộ, nhân viên và 13,25% cán bộ lãnh đạo, chỉ huy cơ quan, đơn vị đánh giá ở mức khá.
Kỹ năng xử lý công việc linh hoạt, đúng nguyên tắc và đảm bảo tính quy chuẩn được đánh giá cao, với 52,45% cán bộ, nhân viên và 53,25% cán bộ lãnh đạo, chỉ huy cơ quan, đơn vị cho rằng ở mức tốt Bên cạnh đó, 23,43% cán bộ, nhân viên và 22,45% cán bộ lãnh đạo, chỉ huy cũng đánh giá kỹ năng này ở mức khá.
3.1.4 Về tiêu chí thứ tư: Cán bộ, nhân viên văn phòng có tinh thần trách nhiệm và tuân thủ kỷ luật công vụ
Tuyệt đại đa số cán bộ, nhân viên có tính kỷ luật, tinh thần trách nhiệm cao, chuyên tâm với công việc đảm nhiệm
Nhận xét chung
Kết quả khảo sát cho thấy, phần lớn cán bộ và nhân viên Văn phòng BQP nhận thức rõ vai trò và tầm quan trọng của tính chuyên nghiệp trong việc hoàn thành nhiệm vụ được giao.
Đội ngũ cán bộ, nhân viên văn phòng nhận thức rõ vai trò và tầm quan trọng của tính chuyên nghiệp trong việc thực hiện các yêu cầu và nhiệm vụ được giao.
Tính chuyên nghiệp trong công tác văn phòng được 100% cán bộ, nhân viên khảo sát công nhận là yếu tố quan trọng giúp đảm bảo hoạt động nghiệp vụ chuyên môn Hơn 98% cho rằng tính chuyên nghiệp đảm bảo sự thông suốt và liên tục trong các hoạt động của cơ quan, đồng thời 100% khẳng định rằng nó nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác tham mưu cho lãnh đạo Ngoài ra, 98,53% cho rằng tính chuyên nghiệp kết nối các bộ phận trong và ngoài cơ quan, trong khi 96,82% cho rằng nó tạo tiền đề cho các hoạt động khác Hơn nữa, 97,35% cho rằng tính chuyên nghiệp góp phần xây dựng và duy trì văn hóa công sở, và 98,82% cho rằng nó tạo dựng hình ảnh, uy tín cho tổ chức, củng cố lòng tin của cá nhân và đơn vị Điều này cho thấy nhận thức của hầu hết cán bộ, nhân viên về vai trò của tính chuyên nghiệp trong thực thi nhiệm vụ chuyên môn là hoàn toàn đúng đắn.
Mức độ đánh giá các tiêu chí ở mức tốt và khá tại văn phòng BQP đạt trên 70%, cho thấy tính chuyên nghiệp của cán bộ và nhân viên tương đối cao Tuy nhiên, do phương pháp khảo sát qua bảng hỏi mới được áp dụng, nên số liệu này chỉ mang tính chất gián tiếp và thiên về định tính, cần được kiểm chứng thêm bằng các phương pháp đánh giá trực tiếp và chính xác hơn.
Theo kết quả khảo sát ban đầu, chúng tôi đã tổng hợp một số ý kiến đánh giá về những hạn chế trong tính chuyên nghiệp của cán bộ, nhân viên Văn phòng Bộ Quốc phòng.
- Trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của một bộ phận cán bộ, nhân viên có mặt còn hạn chế
Kết quả khảo sát chất lượng đội ngũ cán bộ, nhân viên cho thấy nhiều người chưa được đào tạo đầy đủ về kỹ năng hành chính và văn phòng, chủ yếu học hỏi qua thực tiễn Điều này dẫn đến năng lực nghiên cứu, tham mưu, và tổng hợp của một số cán bộ còn hạn chế, thiếu tính chủ động và phụ thuộc vào kinh nghiệm Nhiều cán bộ có năng lực yếu, thiếu chủ động và khả năng phân tích, dự báo thông tin chưa tốt; họ chưa nỗ lực trong việc học tập và nghiên cứu, cũng như chưa thực sự dấn thân vì tổ chức và nhiệm vụ được giao.
Kết quả khảo sát chỉ ra rằng đội ngũ cán bộ, nhân viên Văn phòng còn thiếu chuyên nghiệp, thể hiện qua trình độ và năng lực chuyên môn chưa đáp ứng yêu cầu.
Một khảo sát cho thấy có 22,68% cán bộ, nhân viên và 23,15% cán bộ lãnh đạo, chỉ huy không nắm vững quy trình và kỹ năng chuyên môn Bên cạnh đó, 19,86% cán bộ, nhân viên và 20,15% cán bộ lãnh đạo cho rằng kiến thức của họ đã lạc hậu và không được cập nhật Đặc biệt, có 25,84% cán bộ, nhân viên và 31,25% cán bộ lãnh đạo phản ứng chậm với các quyết định của lãnh đạo và những thay đổi trong tổ chức.
Kết quả khảo sát cho thấy nhiều hạn chế trong hoạt động nghiệp vụ văn phòng của cán bộ, nhân viên, đặc biệt là sự thiếu nhận thức về tầm quan trọng của công tác thông tin, báo cáo phục vụ lãnh đạo Việc báo cáo thường mang tính hình thức, nội dung không đủ và thiếu chính xác, dẫn đến khó khăn trong việc xử lý vấn đề Nhiều báo cáo sơ sài, không nêu bật được những vấn đề trọng tâm cần tập trung giải quyết Khả năng tổng hợp thông tin và nhạy bén trước các vấn đề bức xúc còn hạn chế, cùng với việc chấp hành chế độ báo cáo không nghiêm, gây khó khăn cho công tác tổng hợp của các cơ quan cấp trên Chất lượng nghiên cứu và khả năng phát hiện vấn đề nhạy cảm của cán bộ văn phòng cũng còn nhiều hạn chế, trong khi ý kiến đóng góp cho các cơ quan chưa rõ ràng và thường thiếu sót trong việc đề cập đến các vấn đề liên quan.
Nhiều cơ quan vẫn chưa thống nhất trong hình thức và kỹ thuật soạn thảo văn bản, dẫn đến việc bỏ qua các lỗi như viện dẫn sai căn cứ, nội dung sơ sài, và sai chính tả Theo khảo sát, 21,52% cán bộ, nhân viên và 24,75% cán bộ lãnh đạo cho rằng việc chỉnh sửa văn bản còn xảy ra thường xuyên Mặc dù khả năng soạn thảo của cán bộ đã có tiến bộ, nhưng vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu công việc ngày càng cao, thường xuyên phải sửa chữa trước khi trình lãnh đạo, và một số văn bản không đảm bảo thời gian quy định.
Theo báo cáo nghiên cứu, hầu hết cán bộ, nhân viên văn phòng có kiến thức chuyên môn vững, nhưng còn hạn chế về kiến thức tổng hợp, đặc biệt là trong các lĩnh vực liên ngành Điều này gây khó khăn trong việc xử lý các vấn đề phức tạp mà Văn phòng Bộ thường phải đối mặt, yêu cầu kiến thức tổng hợp cao Ngoài ra, trình độ hiểu biết về khoa học xã hội, nhân văn, pháp luật, ngoại ngữ và tin học của một số cán bộ vẫn chưa thật sự vững chắc.
Trình độ nhận thức về khoa học nghệ thuật quân sự và kỹ thuật quân sự còn chưa đồng đều, với một số đồng chí thiếu kiến thức chuyên sâu cơ bản Điều này dẫn đến những hạn chế trong nghiên cứu và tham mưu các vấn đề tổng hợp liên quan đến quan điểm và chủ trương chiến lược về quân sự, quốc phòng.
Khả năng tư duy và tham mưu chiến lược của một số cán bộ, đặc biệt là cán bộ trẻ và ít kinh nghiệm, còn hạn chế Nhiều người chưa thể đưa ra những đề xuất sâu sắc, mà chỉ dừng lại ở những giải pháp kỹ thuật đơn giản, thiếu tính toàn diện khi giải quyết các vấn đề lớn và phức tạp.
Một số cán bộ chủ trì các đơn vị trực thuộc Văn phòng còn hạn chế về trình độ và năng lực quản lý, chỉ huy Tính bao quát và khả năng điều hành, phối hợp công việc chưa được phát huy đầy đủ, dẫn đến việc xây dựng đơn vị gặp khó khăn Hơn nữa, việc chăm sóc, bồi dưỡng và hướng dẫn cán bộ trong đơn vị chưa được thực hiện thường xuyên.
Chế độ bảo mật thiết bị công nghệ thông tin và quy định sử dụng mạng vẫn chưa được thực hiện nghiêm túc tại một số đơn vị Nhận thức và hiểu biết của cán bộ, nhân viên về công nghệ thông tin và vật mang tin điện tử còn hạn chế, dẫn đến việc kết nối máy tính hoặc vật mang tin không đúng yêu cầu nhiệm vụ Nhiều cơ quan chưa thực hiện đầy đủ quy định về lập và nộp hồ sơ công việc, cũng như các chế độ bảo mật thông tin, với 22,45% cán bộ, nhân viên và 27,25% cán bộ lãnh đạo thừa nhận tình trạng này Bên cạnh đó, việc quản lý tài liệu còn lộn xộn, chưa được chỉnh lý theo quy định cũng xảy ra ở một số cơ quan.
- Kỹ năng làm việc chưa cơ bản, chưa thành thạo